ACCESS 2010

ALVAREZ VARGAS WILMER JAIRANGARITA CLAVIJO CARLOS ANDRES

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRAEDIFICAMOS FUTURO

DEPARTAMENTO INTEGRADOAREA DE TECNOLOGIA INFORMATICA

BOGOTA D.C2014

ACCESS 2010

ALVAREZ VARGAS WILMER JAIRANGARITA CLAVIJO CARLOS ANDRES

TRABAJO PRESANTADO COMO REQUISITO DE TERCER PERIODO

JHON ALEXANDER CARABLLO ACOSTADocente en tecnología e informática

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA

EDIFICAMOS FUTURODEPARTAMENTO INTEGRADO

AREA DE TECNOLOGIA INFORMATICABOGOTA

2014

Tabla de contenido1. INTRODUCCION..............................................................................................................5

2. MICROSOFT ACCESS 2010............................................................................................6

2.1 conceptos básicos.............................................................................................................6

3. COMO CREAR UNA BASE DE DATOS, PASÓ A PASO...............................................7

3.1 ponle el encabezado de tu empresa...............................................................................7

3.2: crea una base de datos.......................................................................................................8

3.2.1: Vista hoja de datos.....................................................................................................11

3.2.2: Vista diseño.................................................................................................................11

4. RELACIONES.................................................................................................................11

4.1. Crear la primera relación..................................................................................................12

5. INFORMES.....................................................................................................................14

6: FORMULARIOS..............................................................................................................17

6.2 Para modificar el formulario:..............................................................................................20

7: CONCLUCIONES...........................................................................................................20

Objetivo General

Comprender las funciones de cada u no de los conceptos básicos de Access 2010.

Tener conocimiento acerca de los conceptos básicos de Access 2010, identificar las funciones de cada una de estas.

Objetivos: Tablas

Tener conocimiento acerca de la importancia de las tablas en Access 2010 para una empresa, conocer acerca de todas sus funciones.

Objetivos: Relaciones

Crear un código en común que relacione so o más tablas realizando un diagrama que explique la misma, utilizando para ello dos o más tablas.

Objetivo: Formulario

Manejar el asistente de formularios, añadiendo campos lograr modificar el formulario.

Objetivo: informes

Manejar el panel de navegación, comprender el uso necesario de esta función, aplicar y crear informes seleccionando los necesarios.

Objetivo: consultas

Buscar información de una de las tablas encontrando información detallada, usar filtros para encontrar esos datos.

1. INTRODUCCION

La base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar que se llama un Sistema Gestor de Datos. Las tablas almacenan información sobre un tema como lo es clientes, inventarios o productos que obtienen dichas empresas. En la base de datos podemos almacenar varias tablas, con un sistema de información relacionada entre sí.

Una base de datos puede ayudar a una empresa para: añadir información a una base de datos, como se podría hacer en una tabla de inventario agregando productos.Eliminar información como al vender un activo de una empresa se deberá eliminar los productos del inventario.

A través de Access, puede manejar información desde un único archivo de base de datos.La importancia de Access se centra en que posee Tablas para almacenar los datos.Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.Informes para analizar o imprimir los datos con una programación específica.

En Access podemos observar, que se es necesario y practico manejar Access ya que es útil para el funcionamiento de una empresa, negocio local y hasta es útil en la administración de un colegio activos propios o del hogar, Access guarda una gran capacidad de tablas y por ende es práctica para dichas situaciones.

*BASE DE DATOS*

TABLAS DE DATOS

CONSULTAS

FORMULARIOS

INFORMES

PAGINAS

MACROS

COMPUESTAS

2. MICROSOFT ACCESS 2010

2.1 conceptos básicos

Ilustración 1-Elementos de una base de datos

Las bases de datos es un conjunto organizados para la administración ágil y segura de datos de una corporación, universidad locas o de algún comerciante; las bases de datos en Access 2010 tiene como fin que en esta se guarde la información utilizando la opción de Access “relaciones “; con esto se quiere decir que ordena y almacena los datos de los cliente, empleados, inventario y producto. Las bases de datos se diseñan para recolectar y organizar información diversa; luego mostrarla de manera dinámica; hacer cálculos y análisis para la toma de decisiones.

3. COMO CREAR UNA BASE DE DATOS, PASÓ A PASO.

¿Que son las tablas? ; Modificación de tablas; vista de diseño; vista de hoja de datos; modificar datos.Las bases de datos están conformadas por tablas.Las tablas de las bases de datos son las que almacenan información sobre un tema como los clientes de un almacén, los proveedores y los empleados. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto en particular, como los productos que ofrece una tienda, según su distribuidor comercial o según sus marcas, o los clientes de un almacén según sus preferencias a la hora de comprar.Modificar una tabla (tener en cuenta que para modificar una tabla o un dato ya se tiene una tabla hecha) es asignarle o establecer el tipo de campo según las alternativas que nos presenta el programa

3.1 ponle el encabezado de tu empresa

Ilustración 2-Encabezado de la empresa

Para crear una base de datos debes abrir Access 2010 y te aparecerá una imagen:

3.2: crea una base de datos

Inicia colocándole a tu base de datos el nombre de tu empresa

Ahora debes titular cada tabla de tu base de datos.

Haz clic en vista de diseño para asignarle el nombre a la tabla.

Ilustración 3-nombre de la base de datos

Ilustración 4- para insertar el nombre a la tabla.

Como ejemplo yo le puse el nombre de “clientes”

Ilustración 5- nombre de la tabla

Ponle nombres a los campos según tu necesidad.

Ilustración 6*-llenar campos

Establece el tipo de dato

Acuérdate siempre de guardar todo lo que hagas.

Listo, es hora de llenar la base de datos. Debes ir a “vista” hoja de datos.

Así:

Establecemos el tipo de dato que llevará el registro, acorde al campo.

Ilustración 7-registro de campo

Ilustración 8-llenar tabla

Ilustración 10-vista de diseño

Ilustración 9-propiedades del campo

3.2.1: Vista hoja de datos: te da la opción de ver tu tabla para configurar o cambiar los campos en total “vista de hoja de datos” es una opción para configurar tu tabla.

3.2.2: Vista diseño: te da la opción de ver tu tabla para llenar los campos según tu necesidad.

4. RELACIONES

Ilustración 11- mapa conceptual de las relaciones.

Relaciones access 2010

Registro de una tabla solo puede estar relacionado con un registro de la otra

tabla y viceversa

tipos de Relaciones

Relacion de varios a varios:cuando un registro de una

tabla puede estar relacionado con mas de un registro de la otra tabla y

viceversa

Es la relacion de datos de mas de una tabla

se puede evitar la duplicidad de datos

se debe especificar un campo en común

Relacion uno a varios :cuando un registro de una tabla

solo puede estar relacionada con un unico registro de la otra tabla y un r registro de la o de la otra tabla puede tener mas de un registro relacionado en la

primera tabla

4.1. Crear la primera relación

Para crear las relaciones de Access 2010 se dirige a la barra de herramientas de base de datos; donde la dará clic en relaciones.

Ilustración 12- barra de herramientas, clic en relaciones

Una vez este en relaciones dará clic en mostrar tabla y seleccionara la tabla que desee.

Ilustración 13- para poder ver la tabla

Selecciona las tablas que necesita relacionar.

Ilustración 14- seleccionamos las tablas

Luego se deberá modificar la relación con los caracteres que desee.

5. INFORMES

Ilustración 15- modificamos la relación Ilustración 16- modificamos la relación

Ilustración 17- después de modificar las relaciones quedaría a si

Se basa en crear automáticamente un informe que tenga los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Navegación.

Para crear un informe debemos seleccionar en la pestaña crear en el grupo de

informes y veremos una ventana así:

En esta ventana se escoge la tabla que se desee informar y luego pasarlos a los campos seleccionados.

Primero seleccionamos la tabla de donde escogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas y así se empieza el informe.

Ilustración 18- para crear un informe

Ilustración 19- tabla de asistente para informes

Después escogemos los campos que necesitamos para el informe haciendo clic en el campo y luego haciendo clic en

Y oprimimos siguiente:

Ilustración 20- para mover el campo que necesitemos

Esta ventana te da la opción de elegir los niveles de agrupamientos. Si queremos cambiar el orden de los grupos hacemos clic en los botones

Ilustración 21- asistente para informes.

Como dice la imagen acá se puede ordenar los registros hasta por cuatro campos, en orden ascendente o descendente como usted lo desee.

Selecciona finalizar y ya su informe esta creado.

6: FORMULARIOS

Sirve para definir pantallas, usualmente para editar los registros de una tabla o consulta.

6.1 Para crear un formulario:

Se dirige al menú crear

Seleccionamos el asistente para formularios.

Ilustración 22- informe terminado

Ilustración 23- crear asistente para formulario

Se selecciona la tabla que se desee.

Y añadimos campos al formulario

Y añadimos campos al formulario

Ilustración 25- añadimos los campos

Ilustración 26- después de haber añadido los campos al formulario

Luego presione siguiente para avanzar

Ilustración 27- opciones para tu formulario

Y aparecería una tabla así:

Ilustración 28- opciones para tu formulario: título y diseño

Y queda un formulario de esta manera

Ilustración 29- final formulario

6.2 Para modificar el formulario:

Debemos:

Hacer clic derecho en la parte superior de la tabla.

Seleccione la opción de “Vista de Diseño”

7: CONCLUCIONES

Sin los conceptos (tablas, consultas, formularios e informes) no podemos crear las bases de datos, no podemos organizar la información. Por ejemplo de una empresa, negocio o un supermercado. En total sería más difícil organizar la información y si es necesario imprimirla.

La información se puede organizar fácilmente y como nosotros queramos gracias a las tablas y los campos y el “tipo de dato” es mucho más sencillo organizar la información por ejemplo de una empresa, un negocio o un supermercado.

Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa. Con las relaciones podemos relacionar tablas o la información de esas tablas.

Ilustración 30- modificar el formulario

Con los formularios podemos ver la información de una tabla desde otra perspectiva. Los formularios nos muestran la información por ejemplo de un cliente (como es el apellido, nombre, identificación, fecha de nacimiento, teléfono, e-mail, etc.) en una sola hoja.

Con los informes podemos ver la información de una tabla desde otra perspectiva. Los informes nos muestran la información de toda la tabla pero en posición de imprimir es decir más bonita la información.

Concepto: los conceptos de Access son: base de datos, tablas de datos, consultas, formularios, informes, paginas, macros y módulos.

Tablas: una tabla de datos es un objeto que organiza y almacena los datos como pueden ser los clientes de una empresa, los empleados, los productos, el inventario, etc. Con las tablas se crean las bases de datos.

Relación: las relaciones como dice el nombre son relaciones que se crean de una tabla a otra como por ejemplo: cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra.

Formularios: son la principal interfaz de comunicación entre el usuario y la aplicación de base de datos. A través de ellos visualizamos y editamos los datos.