Yếu tố Thành công đối với Tương tác Người dùng Cuối Office 365Các yếu tố thành công chủ chốt tác động đến quá trình áp dụng Office 365 và cách vận dụng chúng thành công vào triển khai của bạn

Office 365 thay đổi cách tổ chức bạn làm việc khi cho phép các cá nhân và nhóm làm việc hiệu quả hơn. Chúng tôi biết rằng thay đổi này có thể tác động tới cả nhân viên lẫn toàn bộ tổ chức. Do đó, việc hiểu rõ những yếu tố thành công then chốt góp phần thúc đẩy thành công cho quá trình áp dụng Office 365 của người dùng cuối đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Thúc đẩy quá trình áp dụng của người dùng cuối nghĩa là đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức bạn đều hiểu được lợi ích sẽ đạt được khi làm việc theo một cách mới với Office 365. Để hiện thực hóa những lợi ích này, điều quan trọng là cần xem xét một số câu hỏi trọng tâm sẽ giúp bạn tiếp cận với quá trình triển khai Office 365 theo đúng cách:

• Bên liên quan chủ chốt cần tham gia vào quá trình triển khai Office 365 gồm những ai?

• Như thế nào là thành công? Tôi cần cân nhắc mục tiêu và kết quả kinh doanh nào cho tổ chức mình khi sử dụng Office 365?

• Làm cách nào để tôi phổ biến và đào tạo mọi người một cách hiệu quả để họ tương tác với công nghệ mới?

Vậy bạn làm cách nào để xử lý hiệu quả những cân nhắc này nhằm đảo bảo bạn triển khai thành công cũng như tối đa hóa lợi nhuận đầu tư vào Office 365?

Hãy đọc tiếp để biết câu trả lời.

2

3

2.6

2.0

1.8

Số Hoạt động Trung bình Trên mỗi Khách hàng

Hình 1

Các tổ chức Chủ động Thúc đẩy Quá trình Áp dụng Office 365 Có nhiều Người dùng hơnSố hoạt động áp dụng trung bình trên mỗi khách hàng tương quan với mức độ sử dụng

Nghiên cứu về Mức độ Sử dụng Microsoft Office 365, tháng 5 năm 2015

Khi triển khai Office 365, điều tối quan trọng là bạn phải hiểu được ý nghĩa của việc đầu tư nhằm thúc đẩy quá trình áp dụng. Nghiên cứu cho thấy rằng các tổ chức vừa chủ động thúc đẩy quá trình áp dụng, vừa đầu tư vào những hoạt động cụ thể để tăng cường sự tương tác thì sẽ có nhiều người dùng Office 365 hơn. Những tổ chức đầu tư từ hai hoạt động liên quan đến việc áp dụng Office 365 trở lên sẽ nhận được nhiều tương tác người dùng hơn (Hình 1).

Chúng tôi đã xác định được các yếu tố thành công quan trọng nhất để thúc đẩy quá trình áp dụng của người dùng cuối. Hiểu được từng yếu tố thành công này có thể tác động như thế nào đến việc sử dụng công nghệ mới cũng như cách bạn có thể sử dụng chúng để tạo lợi thế khi triển khai Office 365 trong tổ chức là điều vô cùng quan trọng.

01. Bên liên quan

02. Kịch bản

03. Đào tạo và Nhận thức

Yếu tố Thành công

4

MỨC ĐỘ SỬ DỤNG TH

ẤPMỨC

ĐỘ

SỬ

DỤN

G CA

O

MỨC ĐỘ SỬ DỤNG VỪA PHẢI

Đảm bảo những người quan trọng trong tổ chức đều tham gia

Việc đảm bảo bạn xác định, nhận được sự ủng hộ của tập thể và sự tham gia của những bên liên quan chủ chốt có quan hệ mật thiết với kết quả của quá trình triển khai Office 365. Trong quá trình này, một trong những bước quan trọng nhất đó là chọn một 'Chủ sở hữu Thành công' từ trong tổ chức, người đó sẽ sở hữu và thúc đẩy kết quả kinh doanh bạn mong muốn từ Office 365. Chủ sở hữu Thành công có thể đến từ bất kỳ bộ phận nào trong tổ chức, kể cả CNTT, với điều kiện là họ coi trọng việc hiện thực hóa giá trị kinh doanh từ Office 365 chứ không đơn thuần là việc triển khai công nghệ.

Điều quan trọng là cần thực hiện phương pháp có tính cộng tác cao, với sự tham gia của không chỉ Chủ sở hữu Thành công, Nhà bảo trợ Cấp cao và Người tiên phong mà còn những người từ các bộ phận không thể thiếu khác của doanh nghiệp như Nhân sự, An ninh và Pháp lý.

01. Bên liên quan

5

Hình 2

Mức độ Tham gia Quá trình Chuyển đổi của CEO hoặc Lãnh đạo Bộ phận Doanh nghiệpGiá trị của Mức độ Tham gia

Thành công của Chuyển đổi

Không Thành công Có phần Thành công Rất Thành công Vô cùng Thành công

Hoàn toàn không tham gia 23% 6% 3% 1%

Không tích cực tham gia 29% 22% 10% 13%

Tham gia tương đối 32% 37% 31% 25%

Tham gia rất tích cực 16% 35% 56% 61%

Kết quả tổng hợp từ khảo sát "Tạo ra chuyển đổi tổ chức", tháng 7 năm 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.comBản quyền© 2008 McKinsey & Company. Bảo lưu mọi quyền. Được phép in lại.

Bảo trợ Cấp cao

Việc có một nhà bảo trợ cấp cao tích cực tương tác, là một CEO hoặc lãnh đạo bộ phận của doanh nghiệp, là một trong những động lực hàng đầu cho một dự án thành công. Một nhà bảo trợ cấp cao có thể đem đến sự hậu thuẫn từ cấp quản lý cao nhất và sự tham gia của họ rất thiết yếu trong việc thúc đẩy nhân viên áp dụng công nghệ mới.

Nhà bảo trợ cấp cao tạo ra những chiến lược phù hợp với tổ chức bằng cách giúp đặt ra tầm nhìn bao quát cho Office 365 trong tổ chức bạn và gắn tầm nhìn đó với mục tiêu chung của tổ chức, đồng thời truyền đạt tầm nhìn đó cho các nhà lãnh đạo khác trong tổ chức. Họ cũng có thể trực tiếp phổ biến cho người dùng cuối về ý nghĩa của việc áp dụng cũng như giá trị và lợi ích của Office 365, đồng thời làm mẫu hành vi mong muốn trong quá trình sử dụng Office 365 của chính họ.

Nghiên cứu chỉ ra rằng các dự án chuyển đổi thành công hơn khi có sự tham gia tích cực của nhà bảo trợ cấp cao (Hình 2). Hơn 85% số người trả lời cho biết rằng khi CEO tham gia tích cực hoặc rất tích cực, thì dự án chuyển đổi được xem là rất thành công hoặc cực kỳ thành công.

Để biết thêm thông tin về cách nhà bảo trợ cấp cao có thể đóng góp vào quá trình triển khai thành công dự án Office 365, hãy xem tài nguyên sau:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

6

Người tiên phong

Đề cử và khai thác tầm ảnh hưởng của Người tiên phong dùng Office 365 trong tổ chức, đó là một nhóm bên liên quan quan trọng khác để thúc đẩy áp dụng Office 365.

Một nghiên cứu về Người dùng Cuối của Microsoft đã chỉ ra rằng học hỏi từ đồng nghiệp là một trong những phương pháp hiệu quả nhất và thường dùng nhất để tìm hiểu một công nghệ mới (Hình 3).

Những phương pháp này không được vận dụng triệt để (mức độ sử dụng thấp nhưng có hiệu quả cao)

Học hỏi qua đồng nghiệp là một trong những phương pháp hiệu quả nhất và thường dùng nhất

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55%

% Sử dụng phương pháp để học

% S

ố ng

ười n

ói p

hươn

g ph

áp n

ày "

rất h

ữu íc

h"

Nghiên cứu về Người dùng Cuối SharePoint, tháng 4 năm 2013, Microsoft Corporation

Hình 3

Phương pháp Tìm hiểu Công nghệ Mới Hiệu quả cho Người dùng Cuối

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Quản lý của tôi Nhân viên CNTT

Đào tạo chính thức (bên ngoài)

Đào tạo chính thức (nội bộ)

Diễn đàn cộng đồng

Trang web của Microsoft

Đồng nghiệp (không phải người quản lý, không ở bộ phận CNTT)

Tự thân, làm thử và rút kinh nghiệmSổ tay hoặc hướng dẫn người dùng

Hướng dẫn trực tuyếnCông cụ tìm kiếm

Tự học ít có hiệu quả, nhưng nhiều người hiện vẫn dùng cách này

Việc tận dụng sức ảnh hưởng mà các đồng nghiệp có thể có khi tạo chương trình người tiên phong Office 365 chính thức đem lại ý nghĩa to lớn. Người tiên phong không chỉ đam mê tìm hiểu cách họ có thể sử dụng Office 365, mà họ còn sẵn lòng phổ biến kiến thức và giúp đồng nghiệp tìm hiểu thêm về Office 365.

Nhận được sự ủng hộ của mọi người dùng trên khắp tổ chức là một thách thức. Người tiên phong có thể giúp giảm bớt thách thức này và đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng Office 365. Họ là người am hiểu, cam kết nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như sẵn sàng cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ đồng nghiệp.

Bạn sẽ cần cân nhắc nhiều vấn đề để đảm bảo xây dựng chương trình người tiên phong thành công. Người tiên phong sẽ cần được đào tạo chính thức, được khuyến khích và trao quyền giảng dạy, đồng thời, họ cũng cần một kế hoạch rõ ràng về những việc cần thực hiện.

Để xem thêm tài nguyên về cách xây dựng chương trình người tiên phong Office 365 của riêng bạn và một số tài liệu để trợ giúp bạn, hãy tải xuống hướng dẫn này:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794

7

Hình 4

Câu nào Sau đây Mô tả Đúng nhất Mục tiêu Công ty Bạn Đặt ra để Xác định Thành công cho Chuyển đổi?Nhắm mục tiêu Thành công

Thành công của Chuyển đổi

Không Thành công Có phần Thành công Rất Thành công Vô cùng Thành công

Được xác định chính xác về mặt hoạt động hoặc tài chính cũng như thể hiện một cấp độ hiệu suất mới thực sự

16% 36% 72% 80%

Được xác định chính xác về mặt hoạt động hoặc tài chính nhưng không tạo bước tiến lớn cho công ty

20% 32% 20% 13%

Được xác định không chính xác 65% 32% 8% 8%

Kết quả tổng hợp từ Khảo sát "Tạo ra chuyển đổi tổ chức", tháng 7 năm 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.comBản quyền (c) 2008 McKinsey & Company. Bảo lưu mọi quyền. Được phép in lại.

Xác định thành công và đặt mục tiêu rõ ràng

Mọi dự án chuyển đổi yêu cầu đặt mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu. Xác định chính xác mục tiêu đem lại cơ hội thành công cao hơn (Hình 4). 80% số người trả lời trong Khảo sát Toàn cầu của McKinsey chỉ ra rằng việc xác định chính xác bộ mục tiêu hoạt động và tài chính đã mở đường cho quá trình chuyển đổi 'vô cùng thành công'.

01.

Quá trình xác định và tạo các kịch bản kinh doanh thiết thực cho đợt triển khai Office 365 của bạn:

Xác định kịch bản kinh doanh. Điều quan trọng là cần xác định và định nghĩa kịch bản kinh doanh của bạn trong bối cảnh các sáng kiến rộng hơn trong tổ chức. Làm việc với các bên liên quan chính để xác định kết quả hoặc mục tiêu kinh doanh mà bạn muốn hiện thực hóa với Office 365.

02. Khám phá kịch bản sử dụng. Sau khi xác định kịch bản kinh doanh, bạn có thể bắt đầu khám phá kịch bản sử dụng Office 365 cụ thể để giúp hiện thực mục tiêu đã đặt ra. Kịch bản sử dụng bên dưới có thể giúp bạn bắt đầu trợ giúp người dùng cuối cải thiện năng suất của họ với Office 365.

Để biết thêm thông tin về cách xác định kịch bản, hãy xem tài nguyên sau:https://aka.ms/office365scenarios

02. Kịch bản

Khi lên kế hoạch triển khai Office 365, bạn cần xác định kịch bản kinh doanh cho các tổ chức của mình. Đó là những mục tiêu trọng tâm mà bạn muốn tổ chức mình đạt được với Office 365.

8

Kịch bản Sử dụng Lợi ích

Hoàn thành công việc từ mọi nơiOffice 365 cấp cho mọi người trên khắp tổ chức của bạn quyền truy nhập

vào mọi thứ họ cần để hoàn tất công việc từ bất cứ nơi đâu.

Email và Lịch khi di chuyểnOffice 365 là nơi hội tụ cho email, lịch, các tệp,

người liên hệ và nhiệm vụ – tất cả đều có sẵn dù bạn đang di chuyển.

Cộng tác trên nội dung

Office 365 đem đến cho bạn khả năng kết nối với tài liệu và thông tin bạn cần bất cứ lúc nào. Cộng tác trên

tài liệu cùng với thành viên nhóm, chia sẻ báo cáo và kết nối với khách hàng – từ hầu hết mọi thiết bị.

Làm cho các cuộc họp trở nên hiệu quả

Skype for Business giúp mọi người dễ dàng hội họp và kết nối trực tuyến trên nhiều thiết bị ở mọi nơi. Video HD, chia sẻ màn hình và ghi chú thời

gian thực giúp các cuộc họp trở nên hiệu quả.

Gắn kết nhóm của bạn

Yammer giúp tổ chức của bạn lắng nghe, thích ứng và phát triển theo cách thức mới bằng cách hoạt động như một mạng lưới. Ứng dụng này tăng

cường sự đồng nhất và đổi mới bằng cách cho phép mọi người tìm hiểu, chia sẻ và được lắng nghe.

Bạn cũng có thể sử dụng Thư viện Năng suất để đối chiếu nhiệm vụ cụ thể với các khả năng của Office 365 ở đây:http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

9

Thường chỉ có 34% người dùng sẵn sàng áp dụng các triển khai công nghệ mới*. Sử dụng kết hợp các chiến dịch nội bộ và đào tạo để nâng cao nhận thức cũng như đảm bảo sự sẵn sàng của người dùng cuối là điều tối quan trọng để vượt qua sự thờ ơ thường gặp đối với các triển khai công nghệ mới.*Cơ sở dữ liệu về Năng suất Doanh nghiệp của Ban Lãnh đạo CIO

Tối đa hóa Tác động và Áp dụng

3b. Đào tạoĐào tạo là một phần thiết yếu trong triển khai Office 365 của bạn nhằm giúp người dùng cuối hiểu cách sử dụng Office 365 hiệu quả. Các loại hình đào tạo có thể khác nhau, từ phiên đào tạo kiểu lớp học đến hướng dẫn 'Bắt đầu' tự học.

03. Đào tạo và Nhận thức

3a. Nhận thứcXây dựng nhận thức là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng bạn đang tối đa hóa tầm ảnh hưởng và thúc đẩy việc áp dụng Office 365. Một chiến dịch nhận thức có thể bao gồm các công bố nội bộ, bản tin, sự kiện khởi xướng, cuộc họp tại hội trường, cuộc thi và tặng quà để thông báo và tạo sự hào hứng cho người dùng về cách Office 365 sẽ giúp họ.

10

Hình 5

Ba Hoạt động Hàng đầu để Thúc đẩy Áp dụng Thành công

% S

ố ng

ười đ

ã tr

iển

khai

hoạ

t độn

g 100%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Hoạt động đã triển khai để thúc đẩy áp dụng

Cung cấ

p đào tạ

o cho

người d

ùng cu

ối

Nâng ca

o nhận

thức

thông

qua ch

iến dịch

đa

kênh

nội b

ộ

Nhận đ

ược

sự hậ

u thu

ẫn ch

ủ động

từ

nhóm lã

nh đạo

cấp ca

o

Nghiên cứu về Mức độ Sử dụng Microsoft Office 365, tháng 5 năm 2015

Khách hàng có mức độ sử dụng cao

Khách hàng có mức độ sử dụng trung bình

Khách hàng có mức độ sử dụng thấp

Việc hiểu và áp dụng những yếu tố thành công này gắn liền với đợt triển khai Office 365 thành công. Điểm mấu chốt của thành công này nằm ở việc chọn Người sở hữu Thành công, người sẽ thúc đẩy quá trình áp dụng liên tục cách làm việc mới này, để bắt đầu. Xác định các bên liên quan chính và nhận được sự hậu thuẫn của nhà bảo trợ cấp cao khi xây dựng tầm nhìn sẽ tạo ra tiền đề vững chắc để bám sát triển khai. Xác định kịch bản kinh doanh sẽ giúp bạn thống nhất mục tiêu kinh doanh với Office 365, thiết lập con đường để gắn kết người dùng cuối. Do đó, điều quan trọng là hoạch định các chiến dịch nhận thức và chiến lược đào tạo để đảm bảo việc sử dụng liên tục.

Cách tốt nhất để bắt đầu hành trình Office 365 của bạn đó là tận dụng Microsoft FastTrack dành cho Office 365, một dịch vụ thành công cho khách hàng được thiết kế nhằm giúp bạn chuyển sang Office 365 một cách trơn tru và tự tin, cũng như đạt được các giá trị kinh doanh nhanh hơn.

Như một phần của cam kết với khách hàng đủ điều kiện*, Microsoft FastTrack dành cho Office 365 sẽ cung cấp cho khách hàng hướng dẫn, nội dung và các thực tiễn tốt nhất về cách lập kế hoạch áp dụng Office 365 thành công.

Tìm hiểu thêm tại http://fasttrack.office.com

* Khách hàng đủ điều kiện có ít nhất 50 giấy phép SKU Office 365 Enterprise/Business cũng như SKU Chính phủ trả phí, Kiosk SKU và SKU phi lợi nhuận

© 2017 Microsoft Corporation. Bảo lưu mọi quyền. Tài liệu này được cung cấp "nguyên gốc". Thông tin và quan điểm được trình bày trong tài liệu này, bao gồm URL và các Trang web tham khảo khác trên Internet, có thể thay đổi mà không cần thông báo. Bạn phải tự chịu rủi ro khi sử dụng tài liệu này.

Tài liệu này không cấp cho bạn bất kỳ quyền pháp lý nào đối với bất kỳ tài sản trí tuệ nào trong bất kỳ sản phẩm nào của Microsoft. Bạn có thể sao chép và sử dụng tài liệu này cho mục đích tham khảo trong nội bộ.