43
Using Google Docs http://docs.google.com !" #$%&’$

Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

  • Upload
    others

  • View
    15

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Using Google DocsUsing Google Docshttp://docs.google.com

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 2: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

This is what Google Docs This is what Google Docs

looks like when you login looks like when you login

for the first time.

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

for the first time.

Page 3: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 4: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 5: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

“Document" is similar to is similar to Microsoft TMMicrosoft

Word

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 6: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Access from anywhere!Access from anywhere!

• Create new documents,

Access from anywhere!Access from anywhere!

• Create new documents, presentations, spreadsheets, or formsspreadsheets, or forms

• Upload existing items to your Google Docs account your Google Docs account (including PDFs)

• Access them from • Access them from anywhere you have a connection to the internet.

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

connection to the internet.

Page 7: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 8: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Google Docs will automatically save as you

go – which is why sometimes the “Save”

option is not clickable; it has already saved

after the last time you made any changes or

additions.

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

additions.

Page 9: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Give your document a name

at any point by clicking in the

“Untitled document” box…

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 10: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 11: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 12: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Close your browser tab to close

the document and go back to the

main Google Docs page.

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 13: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

If at any time you want to change

the name of a file, simply click in

the box next to the file and then

click the “Rename” button.click the “Rename” button.

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 14: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Type in your new name; press Enter.

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 15: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 16: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Similarities to Microsoft TM

~ Word

~ PowerPoint~ PowerPoint

~ Excel~ Excel

Form Form lets you send questions & collect the results in a Google Docs spreadsheet

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 17: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

FormsForms

• Will send an email asking recipients to • Will send an email asking recipients to answer the questions.

• Thank-you message will be sent when • Thank-you message will be sent when someone submits answers.

• Answers will go into a spreadsheet in your Google Docs account.

• Once someone submits answers, you cannot alter the questionnaire without

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

cannot alter the questionnaire without losing previously submitted data.

Page 18: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

[email protected]

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 19: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

DrawingDrawing

• Create drawings, organizational charts, • Create drawings, organizational charts, diagrams, and flow charts.

• Insert them into your documents, spreadsheets, presentations and web pages.pages.

• Collaborate in real time, as with all other • Collaborate in real time, as with all other Google Docs items: building and chatting.

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

• Not limited to working inside Documents or Presentations.

Page 20: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 21: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 22: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Sharing & PublishingSharing & Publishing• Share

– Private – Private (only you see it)

– Require Login (adds the item to Collaborators’ Google Docs files list; can be set to View or Edit for each individual)Google Docs files list; can be set to View or Edit for each individual)

– No Login (also allows you to let people Edit)

• Anyone with the link to it can View• Anyone with the link to it can View• or, Public on the web

• Publish / Embed• Publish / Embed– Share with everyone by publishing

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

– Get code to embed it into a web page or blog

Page 23: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 24: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 25: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 26: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

URL so others can view the itemview the item

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 27: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Invite people to edit Invite people to edit the item

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 28: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 29: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 30: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 31: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 32: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

CollaboratingCollaborating

• Allow others to edit a shared document• Allow others to edit a shared document

• Real-time viewing/editing• Real-time viewing/editing

• Chat to discuss your edits

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 33: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

This pops up if a collaborator is logged in

and looking at or editing the document.

Click on the little down arrows in that popup Click on the little down arrows in that popup

to open the ‘chat’ column…

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 34: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

Type in the blue box at the bottom of the

‘chat’ column and hit “Enter” to send your ‘chat’ column and hit “Enter” to send your

message to the other collaborator(s) working

on the document at that moment.

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 35: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

UploadingUploading

Uploading existing

documents to Google Docs…

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 36: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 37: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 38: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 39: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 40: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 41: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 42: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

Page 43: Using Google Docs - APLdb.apl.org/comp/GoogleDocs_Slides.pdf · Google Docs will automatically save as you go – which is why sometimes the “Save” option is not clickable; it

������������������� ������������ ������������������������������������������������� ��!"�#$�%&�'$����������������������� �� ������

The End