Standar Operasional Prosedur Perpustakaan

mahmudin@lib.itb.ac.id

Disampaikan pada pembekalan mahasiswa D3 Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi UNPAD

8 Nopember 2009

Istilah

Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe

Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures

SOP

prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten

pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

Definisi

dokumen prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis

Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

SOP: asal usul

SOP medik, penanganam pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan

SOP Tugas rutin yang mengandung resiko

SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawat terbang

SOP : manfaat di perpus

sarana acuan: penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan

sarana pelatihan bagi pustakawan yang baru bekerja sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan

sarana audit sistem informasi perpustakaan : katalog, denda dll.

Persiapan SOP

SOP disusun tim pustakawan memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidang pekerjaan di perpustakaan

SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang

ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan

Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten.

Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

Kemutakhiran SOP Adanya perubahan internal maupun eksternal

perpustakaan Perlu ditinjau kembali agar tetap mutakhir,

perubahan kebijakan di perpustakaan : pergantian pimpinan perpustakaan.

Apakah kebijakan dan prosedur masih berlaku, masih relevan atau bahkan SOP sudah tidak diperlukan?.

SOP perlu dibaca, dimengerti dan dilaksanakan oleh semua pustakawan.

SOP Perpustakaan

Perpustakaan integral dari suatu organisasi pendididikan

Bagian dari sistem informasi manajemen perpustakaan

untuk dapat meningkatkan mutu layanan perpustakaan

SOP Perpustakaan : pekerjaan rutin

Pengembangan koleksi Pengolahan bahan pustaka Menyimpan dan melestarikan

bahan pustaka Pelayanan informasi

SOP : bentuk

Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow

chart)

Flowchart : diagram alir menggambarkan sebuah algoritma

yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain

Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis

Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

Flowchart : diagram alir Diagram alir digambarkan dengan

orientasi dari atas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir

dinyatakan secara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari

satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir

Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol-simbol: diagram alir Proses :

Pencabangan (keputusan):

Mulai/Terminator (start/hatl)

Penguhubung (Connector) Off-Page Connector

Format SOP

Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart

Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka

1. Tujuan : Menyediakan koleksi buku terbaru di perpustakaan

2. Cakupan: Mahasiswa S1, S2, S3 dan staf sivitas akademika.

3. Acuan : Peraturan Perpustakaan. 4. Alat Bantu: Teknologi informasi

komputer berbasis on-line, dan ATK

5.Proses pelaksanaan

Pengembangan perpustakan : Pengadaan Pustaka 5.Proses pelaksanaan :

Mengirimkan surat edaran ke staf pengajar melalui ketua/direktur Prodi tentang rencana pengadaan pustaka baru.

Ketua prodi mengumpulkan data usulan pesanan buku staf pengajar.

Menerima usulan berupa daftar buku dari ketua prodi. Data direkapitulasi, dan di cek di data base catalog on-line

perpustakaan. Jika sudah ada di data base, data pesananan dibatalkan.

Lengkapi data bibliografi: pengarang, judul, impressum, kolasi, ISBN, harga satuan buku dalam satuan US $.Alat bantu toko buku www.amazon.com

Perpustakaan menyerahkan data yang sudah direkapitulasi ke Biro Perencanaan untuk ditenderkan.

Infomasi dari rekanan, buku yang dipesan secara bertahap sudah dapat diadakan. Buku-kuku yang belum dapat diadakan karena berbagai alasan, diberi tengat waktu sampai sampai akhir tahun.

Pengolahan bahan pustaka

1. Tujuan: Melakukan proses pengkalogan buku

2. Ruang lingkup: Buku baru untuk diproses

3. Acuan: Peraturan perpustakaan 4. Sarana: Komputer, DDC, AACR

dan ATK.

5. Prosedur Buku diterima dari sumbangan/hadiah dan

pembelian. Petugas memberi stempel perpustakaan

dan stampel induk pada buku Petugas mengecek di database katalog Bila data sudah ada, diberi cap pada

halaman verso buku, tulis nomor induk dan no klasifikasinya.

Bila tidak ada, cari no kelas dari sistem klasifikasi DDC.

Lakukan pengakatalogan dengan acuan AARC II, tentukan tajuk entri utama (TEU) dan tajuk entri tambahan (TET) dan kelengkapan data bibliografis lainya.

Tentukan subyek buku dan dan kata kuncinya

Tempelkan no Barcode buku tersebut.

Layanan informasi : Bebas Pinjam 1. Tujuan: Mahasiswa diwajibkan

mengembalikan semua pinjaman bukunya sebagai syarat bebas pinjaman.

2. Ruang ligkup: Semua mahasiwa S1, S2 dan

S3 yang akan wisuda. 3. Acuan : Peraturan Universitas/Institut 4. Sarana: Proses transaksi ke bagian

peminjaman-pengembalian buku.

5. Proses: Periksa kartu perpustakaan dan kartu

mahasiswa apakah masih berlaku. Periksa pada kartu perpustakaan ada

pinjaman buku, baik di perpustaan pusat atau perpustakaan Prodi.

Bila masih ada pinjaman, mahasiswa diwajibkan mengembalikan bukunya baik yang dipinjam perpus pusat/ prodi.

Jika masih ada pinjaman, pembuatan surat bebas ditolak dan mahasiswa harus mengembalikan semua pinjaman bukunya

Kartu perpustakan dinyatakan bebas pinjam, petugas memberikan cap bebas pinjam

KEGIATAN PUSTAKAWAN

Pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi;

Pemasyarakatan perpusdokinfo;

Terimakasih