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Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantías
DESCRIPCION DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS
POR PAGAR EN EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE LA
EMPRESA FERRETERÍA Y MATERIALES EL EMPERADOR, C.A
Informe de pasantía presentado como requisito para optar al Título de Licenciado
en Contaduría Pública
Autor:
García Bermúdez, Jessica Vanessa
Tutor Académico: Tutor Industrial:
Mary Muñoz Claudia Matamoros
Puerto Ordaz, octubre 2011
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Vicerrectorado Académico
Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantías
APROBACIÓN DE TUTORES:
En mi carácter de Tutor del Trabajo Especial de Grado, presentado por la alumna:
García Jessica, titular de la C.I. 18.885.163, para optar al Título de Licenciado en
Contaduría Pública, considero que el mismo reúne los requisitos y méritos
suficientes en la elaboración y presentación del presente Trabajo.
TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADÉMICO
__________________ ___________________
Claudia Matamoros Mary Muñoz
JURADO
_______________
DEDICATORIA
A Dios principalmente por haberme dado una maravillosa familia.
A mi madre Adriana Bermúdez y a mi padre Ferney García por haberme dado
la vida por su amor, respeto, cariño y apoyo incondicional que me ha brindado
durante mi carrera.
A mis hermanos (a) Uberly García y Michelle García.
A Juan Matamoros por siempre estar a mi lado, y por darme siempre su apoyo.
A mis compañeras de clase y amigas por su ayuda y colaboración,
A los Profesores de la UNEG por haberme transmitido todos sus
conocimientos, en especial a la Profesora Mary Muñoz por ser mi tutor
académico.
AGRADECIMIENTO
La presente Tesis es un esfuerzo en el cual, hubo varias personas involucradas
acompañándome en todo momento en la elaboración de la misma.
Antes que nada darle gracias a Dios por sus bendiciones.
Agradezco a mi familia, en especial a mi madre y hermana por ser mis
compañeras de vida.
A mi novio por ser mi apoyo incondicional.
A mis amigos por su confianza y lealtad.
A mis maestros por su disposición y ayudas brindadas.
Gracias a todos.
ÍNDICE GENERAL
Pág.
APROBACIÓN DE JURADO----------------------------------------------------------ii
DEDICATORIA---------------------------------------------------------------------------iii
AGRADECIMIENTO--------------------------------------------------------------------iv
INTRODUCCIÓN-------------------------------------------------------------------------7
CAPÍTULO I – El PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema---------------------------------------------------------- 9
1.2 Objetivo General-----------------------------------------------------------------------12
1.2.1 Objetivos Específicos---------------------------------------------------------------12
1.3 Delimitación del Problema-----------------------------------------------------------12
CAPÍTULO II – MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Empresa ---------------------------------------------------------14
2.2 Antecedentes de la Investigación----------------------------------------------------17
2.3 Marco Referencial---------------------------------------------------------------------18
2.4 Marco Conceptual --------------------------------------------------------------------34
CAPÍTULO III – MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipos de Investigación----------------------------------------------------------------37
3.2 Diseño de la Investigación-----------------------------------------------------------38
3.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos-------------------------------39
CAPITULO IV – RESULTADOS
4.1 Diagnóstico de la Situación Actual del Sistema de Control Interno de las
Cuentas Por Pagar -----------------------------------------------------------------------41
4.2 Descripción del Sistema de Control Interno de las Cuentas por Pagar Utilizado
en la Empresa.------------------------------------------------------------------------------42
4.3 Detección de las Fallas del Sistema de Control Interno de las Cuentas por
Pagar-----------------------------------------------------------------------------------------43
4.4 Determinación de las normas adecuadas para el Sistema de Control Interno de
Cuentas por Pagar.-------------------------------------------------------------------------44
4.5 Indagación con el Personal del Departamento sobre su Percepción en cuanto a
la Eficacia del Sistema de Control Interno de las Cuentas Por Pagar.--------------46
CONCLUSIONES-----------------------------------------------------------------------48
RECOMENDACIONES----------------------------------------------------------------49
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ----------------------------------------------50
ANEXOS-----------------------------------------------------------------------------------51
INTRODUCIÓN
El control interno es una expresión que se utiliza para describir todas las
medidas adoptadas por los propietarios y directores de empresas o por
administradores y gerentes para dirigir y controlar las operaciones de las
organizaciones bajo su responsabilidad. El diseño, la implantación, el desarrollo,
la revisión permanente y el fortalecimiento del sistema de control interno en las
diferentes organizaciones debe ser responsabilidad del representante legal o
máximo directivo. Cada empresa es responsable de establecer sus propias medidas
que le ayuden al logro de operaciones eficientes, eficaces y económicas.
La presente investigación tiene como propósito fundamental concientizar al
Departamento de Administración y a la gerencia sobre la importancia que tiene el
control interno de sus operaciones diarias y al mismo tiempo darles una
herramienta que les permita minimizar los errores en gran medida.
Esta investigación está estructurada por cuatro (4) capítulos fundamentales, los
cuales son:
Capítulo I, donde se descubre la problemática presentada en la empresa, su
objetivo general y objetivos específicos y la delimitación del problema.
Capítulo II, que comprende los antecedentes de la empresa que es la reseña
histórica de la misma; los antecedentes de la investigación que son todos aquellos
informes que guardan relación con este trabajo; el marco referencial donde se
establece todo el basamento teórico por medio del cual se sustentó la
investigación y el marco conceptual que son las definiciones que ayudan a
comprender el lenguaje técnico.
Capítulo III, donde se enmarcó la metodología empleada en el transcurso de la
investigación; así como también las técnicas e instrumentos utilizados para
recolectar los datos.
Capítulo IV, donde se presentan los resultados obtenidos en el CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema.
El Hombre con su paso a través del tiempo, siempre ha buscado la forma de
superarse y adaptarse a las circunstancias con miras a un progreso y desarrollo
constante en la búsqueda de la optimización de los procesos organizacionales. A
nivel empresarial la realidad del cambio se ha manifestado claramente. Para
confirmarlo tan solo basta observar la vasta gama de empresas que hasta ayer eran
prototipos mundiales de prosperidad y que hoy han desaparecido, se han
minimizado o han tenido que asociarse para sobrevivir. En todo el planeta, las
líneas aéreas, empresas automovilísticas, de servicios, tiendas de consumo
masivo, líderes en el campo fotográfico, que parecían eternas hoy atraviesan por
una crisis estructural. Cabe destacar que solo han tenido éxito aquellas empresas
que han adoptado su manera de hacer las cosas a las nuevas realidades; las cuales
consisten en mantener un sistema de control interno eficiente que comprenda la
aplicación de procedimientos, métodos y planes adaptados a las necesidades
específicas de cada organización.
Ferretería y Materiales El Emperador C.A, está ubicada en San Félix – Estado
Bolívar, y tiene como función primordial abarcar todo lo relacionado con la
compra y venta al mayor y al detal de materiales para la construcción, herrería,
agricultura, materiales eléctricos, entre otros. La empresa se encuentra
estructurada a nivel ejecutivo de la siguiente manera: Presidente, Vicepresidente,
Gerente General, Departamento de Compras, Almacén, Departamento de
Administración. Además para la atención al cliente la ferretería cuenta con un
total de doce (12) empleados los cuales se distribuyen en: cuatro (4) cajeros, cinco
(5) asistentes de piso y tres (3) almacenistas.
No obstante, en el Departamento de Administración de esta empresa se han
venido suscitando desde principios del año 2005 una serie de deficiencias en
cuanto al sistema de control interno implementado en el proceso de cuentas por
pagar lo cual es notable debido a que las facturas se extravían y el pago a
proveedores se atrasa, aunado a que no se tienen los saldos reales a la fecha; el
mayor de cuentas por pagar se encuentra saturado de información dificultando así
la ubicación de un monto de deuda específico con un determinado proveedor, en
la fase de registro muchas veces se produce el doble ingreso de la misma factura
en el sistema acrecentando así el mayor de cuentas por pagar y el desembolso
mayor de efectivo; al momento de la elaboración de los estados financieros la
información manejada por su contador discrepa con la que tiene el Departamento
de Administración y se complica el proceso de cierre económico de la empresa.
Un sistema de control interno inadecuado a las operaciones del negocio
seguido de un desconocimiento de normas, principios y procedimientos básicos de
control interno al momento de la creación de éste son los factores claves en la
problemática actual de la empresa. Existe carencia de personal calificado en el
Departamento de Administración que lleve actividades de control pertinentes en el
proceso de cuentas por pagar; además no hay una adecuada división del trabajo
para que desarrollen las actividades a cabalidad y de forma equitativa; el sistema
de archivo es deficiente por cuanto a que todas las facturas son archivadas en la
misma carpeta sin ningún tipo de orden lógico ni correlativo con las que se
puedan ubicar con facilidad, no se emplea el uso de libros auxiliares de cuentas
por pagar que detallen el monto adeudado con cada proveedor; todo esto trae
como consecuencia que la empresa no cumpla con el pago establecido con sus
proveedores por no contar con los saldos correctos y claros ya que, el mayor de
cuentas por pagar se congestiona y no muestra detalle de deudas individualizadas
de cada proveedor creando así un descontrol en las operaciones.
De no afrontar de una manera eficiente este problema administrativo, llegará
el momento en el que los proveedores podrán cobrar a esta empresa la cantidad
que mejor les parezca, a razón del extravío de facturas de compras se originarán
multas de sumas considerables en caso de una auditoria solicitada por el Servicio
Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (S.E.N.I.A.T.);
todos estos inconvenientes representarán erogaciones relevantes en términos
monetarios; los propietarios no podrán tener conocimiento exacto y real de su
situación financiera en el momento que lo deseen, y de continuar este tipo de
problemas la empresa presentará pérdidas en sus ejercicios económicos futuros
hasta llegar el momento del cierre parcial o total negocio.
La solución de este problema beneficiará principalmente a los dueños de este
establecimiento, ya que es primordial para ellos que no existan desembolsos
indebidos de fondos; al Departamento de Administración y de igual manera en la
parte contable debido a que podrán realizar su actividad y presentar los saldos
reales de las cuentas por pagar de una manera eficaz y eficiente; los proveedores
tendrán la posibilidad de verificar el monto real de las cuentas por cobrar que
tiene con El Emperador C.A. Para frenar esta problemática se debe practicar una
evaluación al sistema de control interno de las cuentas por pagar utilizado
actualmente en la ferretería para determinar las fallas existentes y sugerir mejoras;
además realizar la capacitación adecuada del personal encargado de llevar el
control de las cuentas por pagar; también sería recomendable archivar de manera
más ordenada las facturas y documentos, además para esto es fundamental la
segregación de funciones para el personal existente dentro del área
administrativa.
1.2 Objetivo General
Evaluar el sistema de control interno de las cuentas por pagar en la Ferretería y
Materiales “El Emperador C.A”
1.2.1 Objetivos Específicos
Describir el sistema de control interno de las cuentas por pagar utilizado
actualmente en la empresa.
Diagnosticar la situación actual del sistema de control interno de las cuentas
por pagar.
Determinar las fallas en el sistema de control interno de las cuentas por pagar
actual.
Proponer mejoras al sistema de control interno de las cuentas por pagar.
1.3 Delimitación del Problema
La presente investigación se realizó en la Ferretería y Materiales El
EMPERADOR, C.A. ubicada en Bella Vista, Avenida Manuel Carlos Piar, UD.
126, Parroquia Dalla Costa, San Félix, Estado Bolívar; específicamente en el área
administrativa de esta empresa donde se realizó una evaluación del control
interno de las cuentas por pagar utilizado por la administración de la ferretería;
cuya finalidad es mejorar y garantizar el cumplimiento adecuado del control en el
área administrativa de la empresa. La mencionada investigación se realizó en un
lapso de tiempo que abarcó de mayo a septiembre de 2011.
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Empresa.
Ferretería y Materiales El EMPERADOR, C.A. fue fundada como empresa
suministradora de materiales de herrería y construcción en general, a los quince
(15) días del mes de octubre de Dos Mil (2000). Dicha empresa fue presentada
ante el Registro Mercantil por el abogado Fermín machado, representante
legal de la empresa para esos momentos. Los propietarios de esta ferretería
son Juan Carlos Gómez Gutiérrez como presidente y María Josefa de Gómez
como vicepresidenta; para el mes de abril del año 2002 ingresa como
accionista el señor José Alberto Gómez Gutiérrez hermano del presidente
de esta empresa, el cual ocupa el puesto de gerente general.
Visión
Ser una empresa modelo para otras empresas que se dediquen al ramo
ferretero, además ser conocida a nivel nacional como suministradora de materiales
de ferretería y construcción en general de calidad y eficiencia garantizada.
Misión
Satisfacer y cubrir las necesidades de miles de personas que requieren
materiales y suministros de calidad, ofreciendo un trato amable al cliente y una
atención eficiente y eficaz.
Políticas de calidad
Garantizar materiales de comprobable calidad, una atención agradable al
cliente, facilidades de pago y cuotas de pago adaptables a las comodidades y
posibilidad del cliente.
Organigrama
Ferretería y Materiales “EL EMPERADOR, C.A.” presenta un
organigrama lineal el cual está estructurado de la siguiente forma: un
Presidente, un vicepresidente, Gerente General, Dpto. de Compras, Dpto. de
Administración, Almacenistas y cajeros. Ver figura 1.
Organigrama de Ferretería y Materiales El Emperador, C.A
Fig. 1
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
GERENTE GENERAL
Dpto. de Compras Dpto. de Administración
Almacén Cajas
2.2 Antecedentes de la Investigación.
Luego de haber realizado una búsqueda exhaustiva en las bibliotecas que hacen
vida en la zona, se localizaron trabajos de grado que guardan relación con esta
investigación. Los trabajos de grado que se encontraron fueron realizados por
alumnos para optar por el título de Técnico Superior en Administración Mención
Contabilidad y Finanzas.
González Yamile (2000), estudiante de la Universidad de Oriente (UDO) en
su trabajo titulado “Análisis del procedimiento utilizado para el control de las
cuentas por pagar en SUMAO, C.A.” San Félix, Estado bolívar, concluyó que:
En el departamento administrativo no se archivan de manera adecuada las
facturas de compras .Los registros en los mayores analíticos se realizan de
forma empírica. Los procedimientos en las compras a crédito no exigen
todos los papeles reglaméntales para llevar un buen control de las cuentas
por pagar.
Mendoza José y Ruiz Fernando (2002), estudiantes de la Universidad
Bicentenaria en su trabajo de grado titulado “Diseño de un manual para el control
interno en el área administrativa de la empresa Repuestos de Refrigeración, C.A.”
Puerto Ordaz, Estado Bolívar, determinaron que:
El no contar con un manual que explique los procedimientos a realizar en
el área administrativa acarrea con los inconvenientes presentados en la
señalada empresa. Las funciones para el personal del área administrativa
no están específicamente definidas, los que ocasiona dificultades al
momento de presentar los estados financieros.
Salazar Yohana (2002), estudiante de la Universidad Antonio José de Sucre en
su trabajo titulado “implementación de un control interno en la firma contable
“Blanco & Velásquez asociados, S.A.” San Félix, Estado Bolívar, concluyó que:
La empresa no posee un manual de control interno que permita visualizar
los pasos para la realización de los trabajos por parte del personal
subcontratado, lo que permite que los trabajos se hagan de una forma no
uniforme. El no contar con suficientes estantes para el archivo de los
documentos de las empresas ocasiona atrasos al momento de ubicar los
papeles de una empresa.
De todo esto se desprende que esta investigación guarda estrecha relación con
los trabajos anteriores ya que, los trabajos pertenecen al área administrativa, la
cual es la columna vertebral de toda empresa, debido a que, la organización
efectiva de cada operación que realice la empresa determina en gran medida la
situación financiera del ente en un momento determinado, para que de esta manera
se tomen decisiones que vayan en pro del desarrollo de la empresa. Por otro lado
se aprecia en todos los trabajos expuestos, la desorganización existente y la falta
de capacitación del personal que ejecuta las funciones de registro y control de
datos y operaciones. Igualmente se establece la deficiencia o ausencia de técnicas
y métodos para ordenar y archivar los documentos, lo cual da problemas al
contador para registrar las operaciones mercantiles de forma correcta; obteniendo
así cuantiosas pérdidas para la empresa. En pocas palabras, la relación que tiene
esta investigación y los trabajos de grado antes mencionados, es que carecen de la
aplicación de los principios administrativos.
2.3 Marco Referencial.
Este capítulo aporta el basamento teórico necesario para comprender el
desarrollo de la investigación; para el investigador es necesario tener una
perspectiva clara de la relevancia que tiene para una empresa el hecho de
implementar un control en todos sus departamentos. Un área fundamental en
toda empresa es la administrativa; la cual es la encargada primordial del control de
las cuentas por pagar, éstas representan las obligaciones que la empresa adquiere
con terceras personas (proveedores), con relación a estas cuentas Catacora (1996)
comenta que:
Las cuentas por pagar se originan por la necesidad del financiamiento que
tiene una empresa para la adquisición de bienes y/o servicios necesarios, que le
permitan llevar a cabo el proceso de producción, o mantener operativamente
las funciones de apoyos de servicios a las distintas unidades del negocio. (Pág.
213).
Control Interno
Se entiende por control interno el conjunto de planes, métodos y
procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar que los
activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y
que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con las
políticas trazadas por la gerencia en atención a las metas y los objetivos previstos.
Debe tenerse en cuenta que el Sistema de Control Interno (SCI) no es una
oficina es una actitud, un compromiso de todas y cada una de las personas de la
organización, desde la gerencia hasta el nivel organizacional más bajo.
El SCI es un mecanismo de apoyo gerencial orientado hacia una meta o fin;
pero no es un objetivo o un fin en sí mismo. Los controles administrativos se
relacionan con normas y procedimientos relativos a la eficiencia operativa y a la
adhesión a las políticas prescritas por la administración. Estos controles sólo
influyen indirectamente en los registros contables.
El SCI provee una garantía razonable del logro de los objetivos y las metas
organizacionales no una garantía absoluta. Un adecuado SCI podrá alertar
oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá
transformar o convertir una administración deficiente en una administración
destacada. En este sentido, el control interno es sólo uno de los componentes
básicos de la labor gerencia.
Las organizaciones deben hacer el máximo esfuerzo para asegurar que el
Sistema de Control Interno que diseñen e implementen se ajuste a su misión y
generen efectivamente los resultados esperados.
El ejercicio del control interno debe consultar los principios de igualdad,
moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración
de costos ambientales. En consecuencia, se deberá concebir y organizar de tal
manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los
cargos existentes en la organización.
El control interno se expresa a través de las políticas aprobadas por los niveles
de dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y aplicación
de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones
administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de
información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.
Importancia del Control Interno
La importancia del Sistema de Control Interno se manifestó inicialmente en el
sector privado, donde se reconoció como fundamental e indispensable, en virtud
del crecimiento de las organizaciones, el volumen de las operaciones, los niveles
de riesgo, la complejidad de los sistemas de información y el aumento en los
niveles de riesgos reales y potenciales.
De igual manera, la consideración sobre el funcionamiento del control interno
de las organizaciones se constituyó en factor prioritario dentro de las normas de
auditoría; con tal fin se han desarrollado diferentes enfoques orientados a lograr
mecanismos ágiles de evaluación del control interno, cuyos resultados,
debidamente ponderados, sirvan de herramienta básica para que el auditor
proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la extensión de los procedimientos
de auditoría por aplicar.
En el sector público, además de las necesidades y conveniencias existe la
obligación de implantar estos mecanismos y herramientas, que la reforma
constitucional de 1991 estableció, en sus artículos 209 y 269, el deber de la
administración pública de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control,
de los cuales hace parte la unidad de control interno o auditoría interna cuya
calidad y eficiencia será evaluada por la Contraloría General de la República.
Objetivos del Sistema de Control Interno (SCI)
El diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente y el
fortalecimiento del SGI se debe orientar de manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos:
1.- Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración
ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar control interno contable.
2.- Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades establecidas (control interno administrativo).
3.- Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén
dirigidos al cumplimiento de los objetivos previstos (control interno
administrativo).
4.- Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la
organización (control interno administrativo).
5.- Asegurar la oportunidad claridad, utilidad y confiabilidad de la información y
los registros que respaldan la gestión de la organización (control interno contable).
6.- Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y
corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan
comprometer el logro de los objetivos programados (control interno
administrativo).
7.- Garantizar que el SGI disponga de sus propios mecanismos de verificación y
evaluación, de los cuales hace parte la auditoría interna (control interno
administrativo).
8.- Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de
planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su
naturaleza, estructura, características y funciones (control interno administrativo).
Características del Sistema de Control Interno (SCI)
Las principales características del SCI son las siguientes:
El SCI está conformado por los sistemas contables, financieros, de planeación,
de verificación, información y operacionales de la respectiva organización.
Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el SCI, que debe adecuarse a la naturaleza,
la estructura, las características y la misión de la organización.
La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar de
forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del
SCI de la organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva
organización las recomendaciones para mejorarlo.
El control intento es inherente al desarrollo de las actividades de la
organización (Como la sal en la preparación de las comidas).
Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
conciliaciones estén debidamente separadas.
Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las
normas de la organización.
No mide desviaciones; permite identificarlas.
Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.
La auditoría interna es una medida de control y un elemento del SCI.
Elementos del Sistema de Control Interno
Toda organización, bajo la responsabilidad de sus directivos, debe establecer,
por lo menos, los siguientes aspectos que orientarán la aplicación del control
interno:
Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como específicas,
además de la formulación de los planes operativos que sean necesarios.
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos pan la
ejecución de los procesos.
Adopción de un sistema de organización adecuado pan ejecutar los planes.
Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Adopción de para la protección y utilización racional de los recursos.
Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema
de evaluación.
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control
interno.
Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer
las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión
y el control.
Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal de la organización.
Simplificación y actualización de normas y procedimientos. Los elementos
más importantes en los que se basa un adecuado SCI son: el ambiente de
control, los sistemas de contabilidad, los controles contables internos y los
controles administrativos internos.
Principios del Sistema de Control Interno
El ejercicio del control interno implica que éste se debe hacer siguiendo los
principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad,
publicidad y valoración de los costos ambientales.
Principio de igualdad consiste en que el SCI debe velar porque las
actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés
general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.
Principio de moralidad, dice que todas las operaciones se deben realizar no
sólo acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y
morales que rigen la sociedad.
Principio de eficiencia vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se ingá al mínimo costo, con la
máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
Principio de economía vigila que la asignación de los recursos sea la más
adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.
Principio de celeridad consiste en que uno de los principales aspectos sujeto a
control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la organización,
a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
Principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda
sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en
oportunidades como en acceso a la información.
Principio de valoración de costos ambientales consiste en que la reducción al
mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma
de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas
organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.
Un control interno eficiente, presupone necesariamente la existencia de
objetivos y metas en la organización. Si éstos no están definidos adecuadamente,
la organización carecerá de rumbo y, por tanto, de un marco de referencia contra
e1 cual pueda medir los resultados obtenidos. Sin este marco, las actividades de
control corren el riesgo de quedar solamente en el nivel tramitacional,
convirtiéndose en un ejercicio estéril sin posibilidad alguna de influir realmente
en el desempeño de la organización.
Responsabilidad del Control Interno
El Control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial,
desarrolla da en forma autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe
ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organización. Además, el SCI
difiere entre Organizaciones.
La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios
delegados, por lo cual es necesario establecer un SCI que les permita tener una
seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se ajustan en todo a
las normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización.
Desde el punto de vista del cumplimiento del objeto social y las funciones
asignadas a las organizaciones, el control interno es parte indispensable e
indelegable de la responsabilidad gerencial, ya que ésta no termina con la
formulación de objetivos y metas, sino con la verificación de que éstos se han
cumplido.
El SCI debe ser un conjunto armónico, conformado por el sistema de
planeación, las normas, los métodos, los procedimientos utilizados para el
desarrollo de las funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de
seguimiento y evaluación que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.
Esta característica es fundamental, pues es la que permite que todos los
estamentos de la organización participen activamente en el ejercicio del control: la
gerencia a través de la orientación general y la evaluación global de resultados; las
áreas ejecutivas a través del establecimiento de normas y procedimientos para
desarrollar sus actividades, y las dependencias de apoyo, mediante el uso
adecuado de procesos administrativos tales como la planeación, el control de
gestión y la evaluación del desempeño del recurso humano de la organización.
Tipos de Control
Existen seis tipos de control: el gerencial, el contable, el administrativo u
operativo, el operativo de gestión, el presupuestario y el de informática.
Control gerencial está orientado a las personas con el objetivo de influir en
los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con los
objetivos de la organización. Los elementos propios del control gerencial interno
son:
Definición clara y precisa de metas, objetivos y valores.
Sistemas de administración participativa.
Comunicaciones abiertas.
Motivación.
La gerencia de la organización es responsable de este tipo de controles.
Control contable comprende tanto las normas y procedimientos contables
establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o están
relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la
confiabilidad de los registros contables, presupuéstales y financieros de las
organizaciones. Los objetivos el control contable interno son:
La integridad de la información: que todas las operaciones efectuadas
queden incluidas en los registros contables.
La validez de la información: que todas las operaciones registradas
representen acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y
fueron debidamente autorizados.
La exactitud de la información: que las operaciones se registren por su
importe correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
El mantenimiento de la información: que los registros contables, una vez
asentadas todas las operaciones siguen reflejando los resultados y la
situación financiera del negocio.
La seguridad física: que el acceso a los activos y a los documentos que
controlan su movimiento esté restringido al personal autorizado.
Control administrativo u operativo está orientado a las políticas
administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos que
están relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las
disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de
dirección y administración y, en segundo lugar, con la eficiencia de las
operaciones.
Control administrativo interno debe incluir controles tales como análisis,
estadísticas, informes de actuación, programas de entrenamiento del personal y
controles de calidad. Los elementos del control administrativo interno son:
Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.
Clara definición de funciones y responsabilidades.
Un mecanismo de comprobación interna.
Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de operación con
el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la máxima protección
contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregularidades.
El mantenimiento, dentro de la organización, de la actividad de evaluación
independiente, representada por la auditoría interna a cargo de la
responsabilidad de revisar políticas, disposiciones legales y
reglamentarias, prácticas financieras y operaciones en general como un
servicio constructivo y de protección para los niveles de dirección y
administración.
La disposición de los controles anteriores de tal manera que estimulen y
obtengan una completa y continúa participación de los recursos humanos
de las entidades y de sus habilidades específicas.
Control Operativo de gestión, orientado a procesos y tareas ya ejecutados.
Se trata de procedimientos diseñados para tener un control permanente sobre los
procesos con el fin de velar por el mantenimiento de ciertos estándares de
desempeño y calidad que sirvan como base de comparación con lo presupuestado.
Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se
necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.
Control de gestión debe incluir el fomento de los principios de economía,
eficiencia y eficacia en todas las actividades para producir el máximo de
utilidades, bienes y servicios. Los elementos del control operativo de gestión son:
Fijación de estándares de trabajo de acuerdo con la actividad.
Fijación de indicadores de gestión.
Un sistema de evaluación de resultados y de análisis de desviaciones.
Definición clara y precisa de procedimientos, normas y políticas.
Planificación estratégica de elementos funcionales de la organización
mediante un sistema que provea mecanismos de control de las operaciones
a corto, mediano y largo plazo.
Estudios de productividad y eficiencia operacionales y administrativas.
Normas de calidad y rendimiento claramente definidas y comunicadas a
los funcionarios
Un sistema de informes para los niveles de la administración y los niveles
de operación, basado en los datos de los registros y documentos contables
y presupuéstales, diseñado para presentar un resumen informativo de estas
operaciones, así como para informar a la a factores favorables y adversos.
Control presupuestario es una herramienta técnica en la que se apoya el
control de gestión, basado en la dirección por objetivos, Como uno de los
objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar determinada rentabilidad, la
eficiencia de la gestión, en relación con las desviaciones hacia esa rentabilidad se
puede controlar recurriendo al control presupuestario.
El control presupuestario consiste en confrontar periódicamente el presupuesto
frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en
evidencia las desviaciones.
Para poder realizar su misión comparativa analítica, el control presupuestario
supone la distribución de ingresos y gastos por centros de costo, registrados por la
contabilidad general y la fijación de estándares.
Este reparto lo realiza la contabilidad analítica que constituye así el instrumento
esencial del control presupuestario. Los elementos del control presupuestario son:
Un presupuesto.
Una constatación de las realizaciones.
Un aviso de las desviaciones producidas.
Control de informática está orientado a lograr el uso de la tecnología y la
informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles
automáticos efectivos y Oportunos sobre las operaciones. Los elementos del
control de informática son:
Definición clara y precisa de las transacciones que se han de sistematizar.
Fijación de diferentes niveles de acceso a la información.
Control Interno de las Operaciones Básicas Administrativas y Contables
Las funciones y operaciones que se celebran en una empresa requieren de la
observación de aspectos básicos de control interno que como mínimo deben
cubrirse para lograr eficiencia y efectividad, contribuyendo así al cumplimiento de
objetivos.
La indiferencia al establecimiento y revisión de controles básicos y
sofisticados ocasiona problemas que pudieron haberse prevenido y su acción
correctiva obviamente resulta más onerosa.
El establecimiento y respeto a las disposiciones del control interno le dan
certeza a los resultados de la operación, en tal forma que conlleven positivamente
en la obtención de resultados esperados.
A continuación se detallan dos operaciones básicas de una empresa y sus
respectivos puntos básicos de control interno:
Compras: Un adecuado control interno de las compras requiere un
departamento o funcionario, que se dedique exclusivamente a realizar las compras
de materiales y servicios, requeridos por la empresa. Las funciones de compras,
recepción y registro, deberán estar separadas y asignados a departamentos
independientes.
Deberán preparase ordenes de compras pre numeradas, enviándose copias a los
departamentos de contabilidad y de recepción de mercancía. El departamento de
recepción, preparará un informe, por escrito, sobre qué fue recibido, cuándo y
quién, y de esta forma habrá constancia de que la mercancía realmente fue
recibida.
Antes de que una factura de compra la aprueben para su pago, debe existir
evidencia de que los bienes de la factura fueron solicitados a través de una orden
de compra, que fueron recibidos y reportados por el departamento de recepción y
se verificaron aritméticamente dichas facturas.
La revisión del sistema de control interno de las compras considerará los
siguientes factores:
Autorización: se deben establecer los procedimientos a seguir, para la
solicitud y autorización de pedidos de compras. Los formularios de los
pedidos deben ser guardados en un lugar seguro.
Recepción de Mercancías: se anotará la cantidad de mercancía recibida
desde su recepción, inspección, aceptación y transferencia a los distintos
departamentos. Debe hacerse una comprobación de los pedidos de
compras, frente a las mercancías recibidas.
Contabilidad: la distribución adecuada está dada por: la comprobación de
facturas recibidas, registro de compras y devoluciones de compras,
comparar la cuenta de control del libro mayor con el libro auxiliar de los
proveedores y la autorización del pago asegurándose previamente de que
las mercancías fueron pedidas y recibidas en la forma adecuada y con
cualquier descuento del que pudieran beneficiarse.
Cuentas por Pagar: de acuerdo con la Universidad Nacional Abierta (2000),
“el pasivo corriente comprende todas las obligaciones que vencen en un año, o
dentro del ciclo de operación de la empresa si es mayor de un año.” (Pág. 351).
Los puntos que debe incluir un sistema de control interno de los pasivos
circulantes son:
El sistema de autorizaciones para crear cuentas por pagar debe ser
adecuado.
Que se evite el registro y pago de las cuentas por pagar no autorizadas.
Que al final del año del precise claramente los pasivos del ejercicio actual
y los del año siguiente.
Que estén separadas las funciones de verificación, aprobaciones y
desembolsos de las cuentas por pagar.
Métodos de Evaluación del Control Interno
Los métodos conocidos para la evaluación del control interno se mencionan a
continuación:
Método de Cuestionarios: Representa uno de los utilizados para la evaluación
del control interno y habrá que recordar que si en el proceso de obtención de
información fueron utilizados, los datos ahí obtenidos son significativos en el
proceso de evaluación. Es conveniente que el cuestionario sea estructurado y que
en las mismas respuestas se proporcionen indicativos de la eficiencia de los
sistemas de control interno. El cuestionario incluirá los aspectos inherentes de
control, ya sea los básicos o específicos, mismos que serán planteados por las
personas responsables del trabajo y contestados por los funcionarios y empleados,
siempre enmarcados en la función de la empresa.
El cuestionario como método de evaluación de control interno tiene las
siguientes ventajas:
Hace factible el orden en la obtención de la información.
Permite comprender una función y el ciclo respectivo en una sola
actividad.
Propicia la evaluación de los sistemas de control apoyándose en el diseño
del cuestionario.
Permite validar la información obtenida.
Método Descriptivo: Consiste en detallar por escrito el proceso de las
actividades, incluyendo prácticas de trabajo, métodos, políticas establecidas,
programas de calidad y funciones, entre otros aspectos. Este método es utilizable
en gran medida en procedimientos pequeños y sencillos, requiriendo como punto
preliminar & conocimiento de éste, ya que eso facilita la exposición. La ventaja
primordial del método radica en el hecho de que se amplía en la medida que sea
necesario, no existiendo Imites para ello.
Método Gráfico: El diagrama de flujo representa un mecanismo gráfico que
ilustra en forma secuencial y ordenada las operaciones que integran un proceso o
procedimiento, así como también el recorrido o flujo de información y
naturalmente la documentación que se origina en él y las diferentes áreas de la
empresa que intervienen y contribuyen a su desarrollo, por lo que en realidad es
una herramienta relevante en el examen y evaluación del control interno.
La utilización de éste método brinda innumerables beneficios a la actividad
evaluatoria del control interno, estando dentro de ellos las siguientes ventajas:
Identifica la división de funciones en las diferentes áreas.
Señala la posibilidad de errores o duplicidades.
Delimita cargas de trabajo.
Presenta el desarrollo de un proceso desde su inicio a la terminación.
2.4 Marco Conceptual.
Archivo Conjunto de registros que guardan relación. Al registro se le puede
considerar como la información básica a la que se puede acceder en bloque y al
archivo como una organización de los registros. (J.M. Rosenberg, 1994, Pág. 76).
Auditoría: examen objetivo, sistemático, profesional e independiente,
aplicando a una organización por un auditor competente. Auditoría y Control
Interno, Pág. 58
Auditoría Interna es una revisión continua de los registros y procedimientos
de un negocio, llevada a cabo por su propio personal para determinar si los
procedimientos establecidos y las directrices administrativas se están siguiendo.
(Catacora, 1986, Pág. 156).
Auxiliar de Cuentas por Pagar es el mayor auxiliar que incluye una cuenta
para cada proveedor. (Mejias, 1997, Pág. 52).
Control: es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que
ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será
necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. (Auditoría y
Control Interno, Pág. 10)
Cuenta de Control es La cuenta del mayor general que controla las cuentas de
un mayor auxiliar (Catacora, 1986, Pág. 306).
Cuenta por Pagar es la deuda que se tiene con un acreedor, por la compra a
crédito de bienes o servicios. La forma utilizada para resumir una transacción, o
su aprobación, su registro y su pago. (Catacora, 1986, Pág. 307).
Eficacia: capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los
recursos disponibles en un tiempo predeterminado. (Sistemas y Procedimientos
Contables, Pág. 12).
Eficiencia: Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el
mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización. (Sistemas y
Procedimientos Contables, Pág. 12).
Normas: regla que determina las condiciones de ejecución de una actividad.
Son requisitos de calidad relativos al trabajo que realiza el auditor y a la emisión
de su opinión. (Elementos de la Administración, Pág. 33)
Organización: unión voluntaria de una serie de individuos; está integrada por
múltiples vínculos contractuales entre factores (personas, productos y procesos)
con una función de asignación eficiente de los recursos y bajo la dirección y
coordinación de una autoridad entidad. (Principios de Administración, Pág. 16)
Políticas: conjunto de criterios generales que establecen el marco de referencia
para el desempeño de las actividades en materia de obra y servicios relacionados
con la misma. (Elementos de la Administración, Pág. 34)
Procedimientos: sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí,
que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad o
tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. (Sistemas y
Procedimientos Contables, Pág. 18)
Proveedor: es el individuo o empresa que vende algún bien o servicio.
(Enciclopedia Larousse, Pág. 506).
Registros Contables: aquellos documentos o soportes en los cuales se
escritura, archiva o expone información contable. (Sistemas y Procedimientos
Contables, Pág. 20).
Registro de Cuentas por Pagar es una anotación en el diario en el cual se
registran las cuentas por pagar, debidamente aprobadas. (Mejias, 1997, Pág. 402).
Sistema: conjunto de procesos o elementos interrelacionados con un medio
para formar una totalidad encauzada hacia un objetivo común. (Sistemas y
Procedimientos Contables, Pág. 8)
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
La metodología es un seguimiento de pasos y procesos unidos entre sí, para
obtener el logro de todos los objetivos propuestos. Además la metodología es de
gran ayuda para el investigador ya que lo orienta a la selección de procedimientos
lógicos, instrumentos, métodos y técnicas que facilitan el proceso de
investigación, obteniendo así la recolección de datos que sostengan la
investigación.
3.1 Tipos de Investigación.
Descriptiva: mediante la utilización de este tipo de investigación se evidenció
de forma clara, precisa y detallada la situación actual de la empresa en cuanto a la
manera de manejar el control interno sobre las cuentas por pagar, así como
también se identificaron los factores que inciden negativamente sobre el mismo
como las deficiencias en el archivo de las facturas, la falta de auxiliares de cuentas
por pagar. Al respecto Sabino (1996) comenta “la investigación descriptiva
comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza
actual, composición o proceso de los fenómenos estudiados; trabaja sobre las
realidades de hechos, y su característica fundamental es la de presentar una
investigación correcta” (Pág. 120).
Aplicada: Se empleó esta técnica porque a través de la evaluación del control
interno de las cuentas por pagar del Emperador C.A, se detectaron las fallas que
presentaba el sistema, y posteriormente se propuso mejoras y recomendaciones
que abastecieran las necesidades de control del Departamento de Administración
en cuanto a cuentas por pagar, y de esta forma dar solución a la problemática
presentada en la ferretería. Por lo anteriormente expuesto Tamayo y Tamayo
(1992) sostiene que:
Este tipo de investigación también recibe el nombre de práctica o empírica.
Se caracteriza porque busca la aplicación o utilización de los conocimientos
que se adquieren. La investigación aplicada se encuentra estrechamente
vinculada con la investigación básica pues depende de los resultados y avances
de esta última puesto que toda investigación aplicada requiere de un marco
teórico. Sin embargo, en una investigación empírica, lo que le interesa al
investigador primordialmente, son las consecuencias prácticas. (Pág. 62)
3.2Diseño de la Investigación.
De Campo: Fue factor determinante en el desarrollo de la investigación
debido a que la información de los proveedores, el método de archivo de facturas,
la forma de pago de deudas, los saldos de las cuentas por pagar y todos datos que
fueron necesarios para el estudio de la problemática fueron obtenidos en la
empresa, permitiendo de esta manera trabajar bajo un marco real. Sabino Carlos
(1992) opina:
Se basa en informaciones o datos primarios obtenidos directamente de la
realidad. Su innegable valor reside en que a través de ellos el investigador puede
cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han conseguido los datos,
haciendo posibles su revisión modificación en el caso de que surjan dudas al
respecto a su calidad. Esto en general, garantiza un nivel mayor de confianza para
el conjunto de la información obtenida. No obstante, los diseños de campos
presentan la clara limitación de su reducido alcance. Son mucho los datos que no
se pueden alcanzar por esta vía, ya sea por restricciones espaciales o temporales,
por carencias de recursos o por diversas otras razones. Las investigaciones de
campos quedan así reducidas a un sector más pequeño de la realidad, aunque esta
se pueda abordar con mayor precisión o seguridad. (Pág36).
3.3 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos.
Constituye el conjunto organizado de procedimientos que se utilizan durante el
proceso de recabación de datos, es decir, recursos o medios que el investigador
emplea para ésta; en esta investigación fueron necesarios los siguientes
instrumentos de recolección:
Observación Directa no Participante: Pese a que los investigadores no
pertenecían a la entidad afectada fue necesario el uso de esta técnica para recopilar
toda la información relevante y necesaria que hiciera posible la evaluación del
control interno de las cuentas por pagar del Emperador C.A. De igual manera cabe
destacar esta técnica fue de gran utilidad ya que permitió percibir las técnicas de
registro de pagos, cancelación de deudas, métodos de clasificación y archivo,
condiciones de pagos, líneas de crédito y todas las demás actividades realizadas
en el Departamento. Castro (1996) señala: “la observación directa no participante
tiene la ventaja de utilizar la objetividad a un grado más elevado puesto que este
no pertenece al área afectada y solo toma los datos necesarios para su estudio”
(Pág. 85).
Entrevista Estructurada: Se hizo necesario el empleo de este instrumento de
recolección de datos para captar la percepción que tenía el Departamento de
Administración sobre el control interno aplicado a las cuentas por pagar de la
ferretería a través de una serie de preguntas previamente elaboradas y ordenadas
lógica y sistemáticamente. Sobre esto Sabino (1995) comenta que “es una técnica
en la que se caracteriza de una persona (encuestador), que solicita información a
otra (encuestado) para obtener datos sobre el problema específico” (Pág. 89). Ver
anexo 2.
Revisión Documental: Se requirió acudir a este instrumento porque fue
necesario recurrir a los textos, tesis, informes y cualquier tipo de información
bibliográfica que hicieran mención al tema del control interno y cuentas por pagar
a los fines de sustentar con bases firmes la investigación. Castro Abelardo (2001)
señala que “la revisión documental es el estudio del problema con el propósito de
ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo principalmente
en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos,
audiovisuales o electrónicos”. (Pág. 60)
CAPITULO IV
RESULTADOS
Seguidamente se presentará en este capítulo el desarrollo de los objetivos que
hicieron posible la consecución satisfactoria del objetivo general. Se mostrará a
fondo la situación actual del sistema de control interno de cuentas por pagar de
“El Emperador C.A” así como también las fallas localizadas y las posibles
mejoras al mismo; es de hacer notar que el fiel cumplimiento de los
procedimientos en una organización es de vital importancia para que ésta
funcione eficazmente y de esta manera lograr las metas establecidas, aunado a
que todas las actividades y funciones deben tener todo delimitado para que cada
empleado desarrolle y tome así las decisiones más convenientes para la empresa.
El control interno se define como el plan de organización de todos los métodos y
medidas coordinadas adaptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus
activos, y mantenerse en el mercado como una empresa confiable.
4.1 Descripción del Sistema de Control Interno de las Cuentas por Pagar
Utilizado en la Empresa.
A continuación se presenta la manera en la cual el Departamento controla el
proceso de las cuentas por pagar:
Los pagos serán solicitados y autorizados por los empleados del
Departamento.
Las facturas deben ser canceladas a los treinta (30) días.
Los saldos de los proveedores se arrojan directamente al mayor de Cuentas
por Pagar.
La contabilización de la deuda se realiza una vez contraída la obligación.
Archivar las facturas en las carpetas de cuentas por pagar.
Archivar los estados de cuentas de los proveedores.
Los saldos de las cuentas por pagar reflejados en los Estados Financieros
estarán sujetos a un control de vencimientos indicando: Nombre del
Proveedor, fecha de Vencimiento de la factura.
4.2 Diagnóstico de la Situación Actual del Sistema de Control Interno de las
Cuentas Por Pagar.
Luego de haber revisado las actividades de control interno en cuanto a cuentas
por pagar de Ferretería y Materiales “El Emperador C.A” se obtuvo lo siguiente:
El sistema de control interno de cuentas por pagar no se adecua a las
operaciones de la empresa, puesto que, existen actividades que quedan
fuera del control de este. Tal es el caso del archivo de las facturas. La
normativa contempla que deben archivarse las facturas en la carpeta de
Cuentas por Pagar pero no está el mecanismo que verifique que se está
ejecutando a cabalidad
No existe un orden lógico en el archivo de las factura de proveedores.
Ausencia de segregación de funciones.
El mayor de cuentas por pagar se encuentra sobresaturado por tantos
movimientos.
No existen mecanismos que aprovechen los descuentos por pronto pago.
Las deudas no son contabilizadas en su totalidad.
Las funciones de registro, contabilización, verificación y aprobación
recaen en una sola persona.
Por todo lo anteriormente expuesto se establece que, el actual sistema control
interno carece de normas y procedimientos firmes para el control de las
operaciones de la empresa ya que, la carencia del orden y el detalle es notable,
tienen una política definida en cuanto al pago a proveedores; sin embargo, ésta es
recesiva y no aplica los mecanismos del pronto pago lo cual generaría una
disminución notable en el monto de cuentas por pagar, en resumen, es un sistema
que ya no abastece las necesidades de control de la empresa que debe modificarse
para reducir el impacto económico negativo que éste ha venido ocasionando.
4.3 Determinación de las Fallas del Sistema de Control Interno de las
Cuentas por Pagar.
En el sistema de control interno de las cuentas por pagar se encontraron las
siguientes debilidades:
Falta de Personal Capacitado: el número de empleados en el
Departamento no basta para llevar a cabo todas las actividades que allí se
realizan.
Ausencia de Libros Auxiliares de Cuentas por Pagar: el Departamento
registra todas sus deudas a proveedores directamente en el mayor de
cuentas por pagar lo cual acarrea en primer lugar, una desorganización por
cuanto a que no se especifica el monto de la deuda a la hora de buscar el
saldo con algún proveedor y, en segundo lugar, el congestionamiento de
esta partida debido a que son demasiadas transacciones.
Control Inadecuado en las Funciones de Registro, Contabilización,
Verificación y Aprobación: estas funciones son desempeñadas por la
misma persona trayendo como consecuencia la pérdida de la objetividad y
la transparencia del proceso.
Sistema de Archivo Deficiente: las facturas son archivadas en carpetas
sin identificación adecuadas, no son ordenadas de acuerdo a fecha y
proveedores, creando descontrol al momento de cancelación de
obligaciones con proveedores en el sentido de que no tienen la certeza de
cuál es la factura que les corresponde saldar.
Control Inadecuado en la Contabilización de las Cuentas por Pagar: al
no tener un orden lógico en el archivo, en ocasiones las facturas no son
contabilizadas ya que no se localizan, en otras oportunidades ocurre la
doble contabilización; es decir, la misma factura es registrada nuevamente
en el mayor de cuentas por pagar incrementándose de esta manera el
monto de este rubro.
Ausencia del Aprovechamiento de Descuentos por Pronto Pago: las
facturas son canceladas a los treinta (30) días y pierden la oportunidad de
aprovechar descuentos en sus obligaciones por cancelar antes de la fecha,
y además desaprovechan el privilegio de aumentar su línea de crédito con
sus proveedores.
4.4 Propuesta de Mejoras al Sistema de Control Interno de Cuentas por
Pagar.
Considerando el diagnóstico practicado y las fallas encontradas en este sistema
se sugieren un conjunto de medidas a través de las cuales puede optimizarse dicho
sistema minimizando así las pérdidas, los errores y la desorganización. Estas
mejoras son:
Los pagos sólo serán solicitados y autorizados por la persona designada
por la gerencia para tal fin.
No se deben realizar registros ni pagos de pasivos no autorizados.
Las cuentas por pagar deben manejarse de tal forma que, sean liquidadas
oportunamente, aprovechando los descuentos por pronto pago.
Mantener una buena línea de crédito, evitar sanciones por no cancelar
obligaciones legales a tiempo.
La contabilización de las cuentas por pagar se realizará con documentos
pre numerados, y con previa revisión de los asientos contables por parte
del responsable de cuentas por pagar.
Implementar el uso de libros auxiliares de cuentas por pagar por cada
proveedor, de tal forma que se descongestione el mayor de cuentas por
pagar y exista orden al momento de ubicar un monto de un proveedor
específico.
Se realizarán conciliaciones periódicas de los saldos de las cuentas
auxiliares de proveedores con los saldos del mayor general.
Se comparará regularmente los estados de cuenta de los proveedores con el
pasivo registrado.
Al final de cada año se debe precisar con claridad los pasivos
correspondientes al periodo actual y los pertenecientes al ejercicio
siguiente.
Verificar la correcta contabilización de las cuentas por pagar.
Comparar los documentos utilizados en el proceso de pago con los
anotados en los registros contables.
El Departamento deberá recibir del área de Compras y de Almacén al final
de cada mes, una relación de mercancías recibidas y devueltas.
Las funciones de registro y contabilización de pagos deberán separarse de
la verificación y aprobación con el fin de evitar posibles irregularidades.
El control interno es una herramienta de vital importancia para toda empresa ya
que mide el nivel de eficiencia y calidad con el cual se desempeñan las
operaciones de la organización, además su oportuna ejecución corrige las fallas y
debilidades que pueda presentar la empresa en cualquiera de sus procedimientos.
Por lo tanto es necesario tomar en consideración la implementación progresiva de
estas medidas propuestas para lograr un aumento en la eficiencia del
departamento.
4.5 Indagación con el Personal del Departamento sobre su Percepción en
cuanto a la Eficacia del Sistema de Control Interno de las Cuentas Por Pagar.
Durante el desarrollo de la investigación se realizaron varias visitas a
Ferretería y Materiales EL EMPERADOR, C.A. en las cuales se realizó una
entrevista a empleados de esta empresa, a través de la misma se recopilaron los
datos necesarios para el efectivo desarrollo de la investigación; dicha entrevista
fue aplicada al Gerente General y al Administrador. De este personal se obtuvo la
siguiente información:
El Gerente General manifestó que Ferretería y Materiales EL
EMPERADOR, C.A. tiene establecido un sistema de Control Interno, también
resaltó que el mismo presenta los procedimientos de una forma generalizada y
además precisó que este sistema ha sido utilizado desde la puesta en marcha del
negocio y que a pesar del relevante crecimiento económico que ha tenido esta
empresa con el pasar de los años no ha sido adaptado a las necesidades de la
organización; comentó que se presentan retrasos al momento de cancelar las
deudas a los proveedores por no poseer un registro organizado de las deudas
contraídas perdiendo la posibilidad de obtener descuentos por pronto pago y
causando intereses de mora.
Las facturas de las compras a crédito son archivadas en la carpeta de cuentas
por pagar, la cual no permite conservar separadamente las facturas ni por
proveedor ni por fecha de vencimiento de dichas facturas, así lo reveló el
Administrador de la empresa. También manifestó que existen extravíos de
facturas de compras y por esta razón se produce pérdida de crédito fiscal y
sanciones en las auditorías realizadas por el SENIAT y organismos competentes.
Además expresó que las funciones de registro, verificación y aprobación para la
adquisición de deudas recaen sobre la misma persona.
El registro de las cuentas por pagar se realiza directamente en el mayor de
cuentas por pagar sin utilizar auxiliares por cada proveedor, lo que acarrea la
saturación del mayor de cuentas por pagar e imprecisión con relación al saldo y
vencimiento de cada deuda. También expresó que por la ausencia de una adecuada
segregación de funciones del personal administrativo de la empresa no existe
responsabilidad por la solicitud y autorización de cancelación de obligaciones
debido a que todos los empleados del departamento tienen la potestad de solicitar
y autorizar los respectivos pagos.
CONCLUSIONES.
El lapso para pagar las facturas a proveedores es demasiado largo y la
empresa pierde la oportunidad del beneficio del descuento por pronto
pago.
En el Departamento de Administración todos los integrantes tienen la
potestad de autorizar los pagos a proveedores lo cual genera una total
desorganización ya que no se tiene un responsable que asuma esa función
de control.
El sistema de control interno de las cuentas por pagar en El Emperador
C.A no abastece las necesidades de control que amerita la empresa ya que
muchas de las actividades que realizan son propias para un negocio
sumamente pequeño y que no tenga tantos movimientos como esta
organización.
La congestión del mayor de cuentas por pagar de la empresa tiene una
carga muy fuerte en los estados financieros porque arroja saldos
demasiado elevados y en su mayoría incorrectos producto de un desorden
en el ingreso de datos en el sistema y el desorden en el archivo de facturas.
El Departamento de Administración no cuenta con libros auxiliares de
cuentas por pagar que les permita visualizar los montos adeudados con
cada uno de sus proveedores.
No existe una separación de funciones de control porque el registro,
contabilización, verificación y aprobación de cuentas por pagar son
ejecutadas por la misma persona lo cual compromete la transparencia del
proceso.
RECOMENDACIONES.
Implementar mecanismos para el aprovechamiento de los descuentos por
pronto pago lo cual le abriría las puertas a la empresa para ampliar su línea
de crédito con sus proveedores.
La gerencia general debe asignar un responsable en el Departamento de
Administración para que autorice los pagos a proveedores, de la misma
forma no autorizarlos sin tener el soporte adecuado.
Implementar de forma progresiva las mejoras propuestas en el presente
trabajo de investigación.
Ingresar en el mayor de cuentas por pagar solo los montos totales de
deuda, asimismo tomar en cuenta para la toma de decisiones la
información de las cuenta pendiente de pago, clasificar las facturas por
fecha y proveedor para evitar errores en el ingreso de datos en el sistema.
Integrar al sistema de control interno el uso de libros auxiliares de cuentas
por pagar de tal manera que se tenga un auxiliar por cada proveedor donde
se detalle el monto real que se adeuda.
Separar las funciones de registro y contabilización de las de verificación y
control y asegurar que sean realizadas por personas diferentes.
BIBLIOGRAFÍA
Trabajos de Grado:
González Yamile (2000). Analisis del procedimiento utilizado para el control de
las cuentas por pagar en SUMAO, C.A San Félix, Estado Bolívar. Universidad de
Oriente.
Mendoza José y Ruiz Fernando (2002). Diseño de un manual para el control
interno en el área administrativa de la empresa Repuestos de Refrigeración, C.A,
Puerto Ordaz, Estado Bolívar. Universidad Bicentenaria.
Salazar Yohana (2002). Implementación de un control interno en la firma contable
Blanco & Velázquez asociados, S.A, San Félix, Estado Bolívar. Universidad
Antonio José de Sucre.
ENTREVISTA ESTRUCTURADA
1. ¿Considera usted que el Sistema de control interno de cuentas por pagar
utilizado por la empresa cubre las necesidades de ésta? Explique.
2. ¿la empresa cancela sus compras a crédito al vencimiento de las mismas,
aprovechan descuentos por pronto pago? Explique.
3. ¿De qué forma se realiza el registro de las facturas de compras a crédito?
Explique.
4. ¿Los proveedores ofrecen a la ferretería facilidades de pago? Explique
5. ¿Cómo es el procedimiento utilizado por la empresa para el registro y
contabilización de las cuentas por pagar? Explique.
6. ¿Al momento de cancelar las deudas se poseen los saldos correctos y fecha
de vencimiento de las mismas? Explique.
