UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS …produccion-uc.bc.uc.edu.ve › documentos › trabajos › 63002886.pdfdelante de ti; el estará contigo, no te dejara, ni te desamparara;

UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES

ESCUELA DE ADMINISTRACION COMERCIAL Y CONTADURIA PÚBLICA CAMPUS BARBULA

DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA GESTION DEL FLUJO DE CAJA PARA MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS EN CUANTO AL MANEJO DEL EFECTIVO EN POLICLINICAS ELOHIM

VALENCIA, C.A

Autoras: Guedez, Alexaida Salom, Ana

Bárbula, Noviembre de 2009

ii



DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA GESTION DEL FLUJO DE CAJA PARA MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS

EN CUANTO AL MANEJO DEL EFECTIVO EN POLICLINICAS ELOHIM VALENCIA, C.A

Autoras:

Guedez, Alexaida Salom, Ana Trabajo de Grado presentado ante la Universidad de Carabobo para optar al titulo de:

Licenciado en Administración Comercial

Bárbula, Noviembre de 2009

iii



Nosotros miembros del Jurado designado para la evaluación del Trabajo de Grado

titulado “Diseño de un manual de normas y procedimientos en la gestión del flujo de

caja para mejorar los procedimientos en cuanto al manejo del efectivo en Policlínicas

Elohim Valencia, C.A.”, presentado por: Guedez, Alexaida Cédula de Identidad

15.657.139 y Salom Ana, Cédula de Identidad 15.419.377, para optar al Título de:

Licenciadas en Administración Comercial, estimamos que el mismo reúne los

requisitos para ser considerado como:____________________________ a los

__________días del mes de _____________ del año ________.

Barbula, Noviembre de 2009

Coordinador

Prof. García, Audimar

Miembro Principal

Prof. González, Manuel

Miembro Principal Prof. Juan, Pedro

iv

DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso por haberme otorgado la vida, voluntad, dedicación y

una familia maravillosa, que ha estado presente en todo momento dándome la

inteligencia y las fuerzas necesaria para seguir adelante y no dejarme caer ante las

adversidades que se me presentan.

A mi Madre por su gran amor por ese apoyo incondicional y por enseñarme el

valor de seguir adelante en los momentos más difíciles, por la confianza que has

puesto en mí para así lograr las metas que me he propuesto a pesar de todos esos

momentos de adversidades siempre estas allí nunca me dejas caer. A mi Padre por su

amor y por enseñarme hacer responsable y honesta por darme una carrera para mi

futuro y por emprender en mí una carrera de pista donde se puede conseguir muchos

obstáculos y que solo los vencemos poniéndole mucho amor y esfuerzo.

A mi hermana por estar presente en esos momentos difíciles dándome animo y

apoyo para seguir siempre adelante para así alcanzar la meta que me propuse por

esas palabras de cariño y por su gran amor, a mi sobrino por esa alegría y ese amor

que me trasmite eres unos de mis tesoros, a mi cuñado por sus consejos y su ayuda

incondicional gracias por estar a mi lado y que valió la pena todas esas noches

desvelada por el esfuerzo y sacrificio para así obtener una meta que ya logre.

Para concluir quiero dedicarles a todas las personas, amigas, amigos,

compañeros de trabajos y en especial a la Lcda. Alicia Ávila que de una u otra forma

estuvieron apoyándome en este gran reto que es el comienzo de una nueva etapa de

mi vida.

Alexaida N. Guedez M.

v

DEDICATORIA

A mi padre celestial por impulsarme a seguir adelante y tener la fe que

demuestra que querer es poder. “Mira que te mando que te esfuerces y seas valiente;

no temas ni desmayes, porque Jehová tu Dios estará contigo en dondequiera que

vayas” Josué 1:9.

A mis padres Carmen y Felipe por brindarme su amor, ayuda, consejos,

confianza y entusiasmo. Siempre apostando por mí, creyendo inclusive antes que yo,

que puedo alcanzar mis metas. Puedo decirles que como padres han hecho un

excelente trabajo. “Corrige a tu hijo, y te dará descanso, y dará alegría a tu alma”.

Proverbios 29:17.

A mis hermanos Lisette, Ivette y Felipe por ser mis compañeros de toda la vida.

Nunca abandonen sus sueños, ni dejen de intentarlo. Dios los bendiga. “Y Jehová va

delante de ti; el estará contigo, no te dejara, ni te desamparara; no temas ni te

intimides” Deuteronomio 31:8.

A mis sobrinos Anthony de Jesús y Felipe Emanuel, por ser dos bendiciones en

mi vida que cada día me enseñan que por su pureza e inocencia los mejores maestros

son los niños. “Dejad a los niños venir a mi, y no se lo impidáis; porque de los tales

es el reino de Dios” Lucas 18:16.

A mi novio y futuro esposo Sairio José por brindarme su amistad, amor y

apoyo. Eres indudablemente mi ayuda idónea. Dios te bendiga. Te Amo. “Las

muchas aguas no podrán apagar el amor” Cantares 8:7.

A mi persona por tener el coraje de vivir intensamente este reto. “Dios es el que

me ciñe de poder, y quien hace perfecto mi camino;…” Salmo 18:32.

Ana M. Salom H.

vi

AGRADECIMIENTOS

Ante todo agradezco a Dios Todopoderoso por iluminarme, guiarme y darme la

inteligencia necesaria para la culminación de este gran reto.

La culminación del trabajo de grado fue posible gracias a la contribución de

familiares, amigos (as), compañeros de trabajo y profesores, en especial al tutor Econ.

Pedro, Juan; quienes con sus valiosos aportes, sugerencias, estímulos y disposición

lograron que el mismo llegara a un feliz término.

Doy gracias al personal de Policlínicas Elohim Valencia, C.A. por su

cooperación, por aportar la información requerida y el apoyo brindado para la

realización del trabajo de grado.

A mi gran amigo Carlos Gómez por apoyarme en todo momento durante la

realización del trabajo de grado, por esas palabras de aliento, consejos,

recomendaciones que me ayudaron de mucho y esas noches de desvelo que valió la

pena.

Alexaida N. Guedez M.

vii

AGRADECIMIENTOS

Primeramente a mi Dios por darme capacidades para llevar a cabo este sueño

tan anhelado por mi y mi familia, llenándome de compromiso y confianza.

A mis padres por ayudarme incondicionalmente en mi educación desde mi

niñez hasta llegar a esta etapa importante de mi vida profesional.

A mi alma mater Universidad de Carabobo (FACES) por darme la oportunidad

de demostrarme a mi misma que mi sueño de ser Licenciada esta por ser una realidad.

A nuestro tutor Pedro Juan por haber aceptado y brindado ayuda en la realización de

nuestro trabajo de grado.

A mi compañera de tesis Alexaida Guedez por brindarme su amistad y haber

aceptado plasmar conmigo nuestros conocimientos académicos en este trabajo de

grado. A Carlos Gómez por habernos brindado ayuda en la realización de nuestro

trabajo de grado.

A Policlínicas ELOHIM Valencia; C.A. por brindarme la oportunidad de crecer

profesionalmente.

A los licenciados Richard Colmenarez, Edilma Jacome, Sandra Capote por

habernos ayudado a que se obtuviera la información necesaria para llevar a cabo el

estudio de los departamentos de contabilidad, tesorería y cobranzas.

Al personal de caja, a los analistas contables y de tesorería por brindarnos su

ayuda para encontrar la información necesaria.

Ana M. Salom H.

viii


ESCUELA DE ADMINISTRACION COMERCIAL Y CONTADURIA PÚ BLICA CAMPUS BARBULA

Diseño de un manual de normas y procedimientos en la gestión del flujo de caja para mejorar los procedimientos en cuanto al manejo del efectivo en Policlínicas

Elohim Valencia, C.A.

Autoras: Guedez, Alexaida y Salom, Ana Tutor: Pedro, Juan

Fecha: Noviembre, 2009

RESUMEN El presente trabajo de grado surgió con el estudio de la importancia que tiene el flujo de caja como herramienta del efectivo en las empresas de servicios, y la problemática que presenta Policlínicas Elohim Valencia; C.A. debido a que no maneja un control y planificación estratégica razonable de las actividades relacionadas con las entradas y salidas de efectivo. El objetivo principal fue realizar un manual de normas y procedimientos en la gestión del flujo de caja para mejorar los procedimientos en cuanto al manejo del efectivo. El diseño de la investigación fue de tipo no experimental, se observo los hechos tal y cual se presentan en su contexto real. El tipo de investigación fue de campo. En cuanto a la muestra para este estudio, estuvo conformada por Trece (13) personas. La técnica para desarrollar dicha propuesta fue la encuesta, como instrumento se utilizó el cuestionario y la entrevista estructurada. Con respecto a los resultados obtenidos, se concluyó que la organización objeto de estudio presenta una evidente debilidad en las normas y los procedimientos contables y administrativos en la gestión del flujo de caja, esto debido a que no cuenta con un manual que contenga de forma sustancial las herramientas necesarias para que cada empleado cuente con un recurso que le permita llevar de una manera eficaz su trabajo. Con base a los resultados, se diseño un manual de normas y procedimientos en cuanto al rubro del efectivo, en el que se especifica de manera detallada la descripción de cargos, funciones, las normas y procedimientos más importantes, así como los formularios a utilizar, para lograr la mayor eficiencia de las operaciones en la gestión de flujo de caja. Palabras Claves: Flujo de Caja, Manual de Normas y Procedimientos, Procedimientos Contables y Administrativos, Policlínicas Elohim.

ix

UNIVERSIDAD DE CARABOBO Facultad de Ciencias Económicas y Sociales

Escuela de Administración Comercial y Contaduría Pública Oficina de Apoyo a la Investigación

CRONOGRÁMA PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS ETAPAS DEL P ROYECTO

Asignatura: Trabajo de Grado

Tutor de Contenido: Prof. Pedro, Juan Tutor Metodológico: Prof. Víctor Campos

Título del Trabajo: DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA GESTION DEL FLUJO DE CAJA PARA MEJORAR LOS

PROCEDIMIENTOS EN CUANTO AL MANEJO DEL EFECTIVO EN POLICLINICAS ELOHIM VALENCIA C.A

CAPÍTULO I Sesión FECHA OBSERVACIONES FIRMA El Problema

Planteamiento del Problema, Objetivos y Justificación de la Investigación

1.-

11-05-2009

Corrección del Planteamiento del Problema, puntualizando y especificando en que áreas radica la deficiencia para lograr la elaboración del flujo de caja.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

2.-

18-05-2009

Breve modificación de los objetivos y redacción de la formulación del problema

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

3.-

21-05-2009

Corrección de la Justificación

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

4.-

27-05-2009

Revisión del capitulo completo para continuar con los siguientes capítulos.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

Recomendaciones: 1.- Debe asistir la totalidad del Equipo/ Investigador a cada sesión. 2.- Debe anexar este formato en su Trabajo Final de Grado, debidamente llenado y firmado. 3.- Para la validación del Capítulo se requiere de tres (03) encuentros como mínimo. 4.- El Instrumento debe ser evaluado por dos (02) expertos en el contenido del trabajo y un (01) profesor de estadística. 5.- Revisar periódicamente la Fuente de Información Bibliográfica

Nº Expediente: 1021______

Período Lectivo: _1S/2009___

x





Tutor de Contenido: Prof. Pedro, Juan Tutor Metodológico: _________ Prof. Víctor Campos ___



CAPÍTULO I I Sesión FECHA OBSERVACIONES FIRMA Marco Teórico

Antecedentes de la Investigación, Fundmentacion Teórica y Cuadro Técnico Operativo

1.-

02-06-2009

Discusión sobre los antecedentes de la investigación y asignación de agregar otro.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

2.-

16-06-2009

Entrega de bases teóricas, el tutor facilita libros para agregar bases teóricas y ampliar teoría que sustenten la investigación.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

3.-

25-06-2009

Discusión y revisión de toda la Fundamentación teórica

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

4.-

29-06-2009

Revisión del capitulo completo y de la lista de referencias utilizadas hasta estos puntos.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest. Recomendaciones: 1.- Debe asistir la totalidad del Equipo/ Investigador a cada sesión. 2.- Debe anexar este formato en su Trabajo Final de Grado, debidamente llenado y firmado. 3.- Para la validación del Capítulo se requiere de tres (03) encuentros como mínimo. 4.- El Instrumento debe ser evaluado por dos (02) expertos en el contenido del trabajo y un (01) profesor de estadística. 5.- Revisar periódicamente la Fuente de Información Bibliográfica



xi





Tutor de Contenido: Prof. Pedro, Juan Tutor Metodológico: ___________ Prof. Víctor Campos ______



CAPÍTULO I II Sesión FECHA OBSERVACIONES FIRMA

Marco Metodológico

Diseño, tipo y nivel de Investigación, población y muestra, Técnicas e Instrumentos de recolección de datos.

1.-

01-07-2009

Revisión del marco metodológico

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

2.-

03-07-2009

Correcciones de los Instrumentos diseñados para la recolección de datos

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

3.-

06-07-2009 al 13-07-2009

Aplicación del Instrumento, conjuntamente revisando los datos de que iban suministrando el personal de Policlínicas Elohim Valencia C.A

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

4.-

15-07-2009 al 21-07-2009

Discusión y revisión de los resultados, análisis e interpretación de datos arrojados.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.




xii





Tutor de Contenido: Prof. Pedro, Juan Tutor Metodológico: _____________ Prof. Víctor Campos _____________________



CAPÍTULO IV

Sesión FECHA OBSERVACIONES FIRMA Diagnostico de la situación e interpretación de los resultados.

1.-

23-07-2009

Revisión definitiva de los datos arrojados por los instrumentos aplicados

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest. Est./Invest.

2.-

28-07-2009

Revisión de las graficas, cuadro de frecuencia y sus respectivos análisis

Tutor:

Est./Invest.


3.-

03-08-2009

Revisión de la situación actual de la Organización, haciendo énfasis en las áreas claves o secundarias que presentan deficiencias para desarrollar dicho estudio.

Tutor:

Est./Invest.


4.-

12-08-2009

Revisión del capitulo completo con algunas observaciones por parte del tutor.

Tutor:

Est./Invest.


Recomendaciones: 1.- Debe asistir la totalidad del Equipo/ Investigador a cada sesión. 2.- Debe anexar este formato en su Trabajo Final de Grado, debidamente llenado y firmado. 3.- Para la validación del Capítulo se requiere de tres (03) encuentros como mínimo. 4.- El Instrumento debe ser evaluado por dos (02) expertos en el contenido del trabajo y un (01) profesor de estadística. 5.- Revisar periódicamente la Fuente de Información Bibliográfica



xiii





Tutor de Contenido: Prof. Pedro, Juan Tutor Metodológico: _________ Prof. Víctor Campos __________



CAPÍTULO V Sesión FECHA OBSERVACIONES FIRMA La Propuesta

Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos en la gestión del flujo de caja para mejorar los procedimientos contables y administrativos.

1.-

18-08-2009

Discusión del material, información y formatos a utilizar para el desarrollo de la propuesta planteada.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

2.-

24-08-2009

Revisión de la descripción de cargos, normas y/o políticas por departamentos. Con algunas observaciones por parte del tutor.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

3.-

08-10-2009

Revisión de los procedimientos y flujogramas propuestos. Con algunas observaciones por parte del tutor.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

4.-

15-10-2009

Revisión de el diseño de la propuesta completa

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.




xiv





Tutor de Contenido: Prof. Pedro, Juan Tutor Metodológico: __________ Prof. Víctor Campos _________



CAPÍTULO VI Sesión FECHA OBSERVACIONES FIRMA

Conclusiones y Recomendaciones

Conclusiones y Recomendaciones.

1.-

18-10-2009

Sugerencias por parte del tutor para realizar las conclusiones y recomendaciones

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

2.-

22-10-2009

Revisión de las conclusiones y recomendaciones, asignadas algunas observaciones por parte del tutor.

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

3.-

25-10-2009

Revisión del capitulo y trabajo de grado completo

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.

Est./Invest.

4.-

Tutor:

Est./Invest.

Est./Invest.




INDICE GENERAL

Pág.

Dedicatoria……………………………………………….……………….………… .iv

Agradecimiento………………………………………………………….…………....vi

Resumen…………………………………………………………….…..…………..viii

Control de etapas del Trabajo de Grado………………………………………….…..ix

Índice de Cuadros........................................................................................................xv

Índice de gráficos...................................................................................................... xvii

Introducción................................................................................................................xix

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema...................................................................................21

Objetivo General....................................................................................................26

Objetivos Específicos.............................................................................................26

Justificación de la Investigación.............................................................................27

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación.............................................................................29

Bases Teóricas........................................................................................................32

Flujo de Caja…................................................................................................32

Flujo de Caja Libre………..…………….......................................................32

El estado de flujo de efectivo….......................................................................33

Ciclo del efectivo..............................................................................................33

La Gerencia del Efectivo..................................................................................35

Normas y procedimientos

Conceptualización….......................................................................................36

Pág.

Importancia …………………………………...................................................36

Objetivos ……….………………………………................................................37

Estructura ……………………...........................................................................38

Simbología de Asme……...................................................................................40

Tesorería……......................................................................................................42

Estado de flujo de tesorería.................................................................................43

Áreas de Finanzas y Control...............................................................................44

El centro de planificación del efectivo................................................................48

Métodos utilizados para desarrollar un presupuesto de efectivo o de caja.........51

Método de los ingresos y los desembolsos de efectivo………………………...51

Planificación de los pagos de efectivo................................................................52

Control de la posición de efectivo.......................................................................53

Técnicas para mejorar el flujo de efectivo...........................................................54

Procedimientos Contables y Administrativos.....................................................55

Cuentas por Cobrar…………………………......................................................56

Obtención de Información de Crédito………......................................................57

Políticas de Cobro…….………………….…......................................................58

Razones financieras..............................................................................................58

Análisis DOFA………………….……………....................................................60

Bases Legales.......................................................................................................62

Definición de Términos Básicos..........................................................................65

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Consideraciones generales.....................................................................................67

Diseño de Investigación......................................................................................67

Tipo de Investigación…….................................................................................68

Pág.

Nivel de Investigación.................................................................................................68

Población.....................................................................................................................69

Muestra........................................................................................................................70

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos......................................................71

Validez del Instrumento...............................................................................................72

Técnicas de Análisis y presentación de la Información...............................................72

CAPÍTULO IV

ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS.............................74

CAPÍTULO V

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA...........................................................128

Fundamentación...................................................................................................129

Objetivos de la propuesta.....................................................................................129

Justificación….…………....................................................................................130

Estructura............................................................................................................130

Factibilidad de la Propuesta………………………………………….…………131

Desarrollo de la Propuesta……………………………………………….…….133

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................................205

LISTA DE REFERENCIAS............................................................................. 208

ANEXOS...........................................................................................................211

xv

INDICE DE CUADROS

Pág.

Cuadro 1. La Matriz DOFA.......................................................................................61

Cuadro 2. Población o Universo de estudio...............................................................69

Cuadro 3. Distribución de la Muestra.........................................................................70

Cuadro 4. Situación Actual de Policlínicas Elohim Valencia C.A.............................89

Parte I Analista de Contabilidad

Cuadro 5. Registros Contables debidamente soportados Ítem 1......................91

Cuadro 6. Reporte de Caja Ítem 2.....................93

Cuadro 7.Verificación de la relación de depósitos Ítem 3.....................94

Cuadro 8. Rinde cuenta a un solo supervisor Ítem 4………….…95

Cuadro 9. Contabilización Independiente de los Ingresos Ítem 5.....................97

Cuadro 10. Registro, Clasificación, Resumen e interpretación Ítem 6.....................98

Cuadro 11. Información oportuna suministrada por el sistema Ítem 7.....................99

Cuadro 12. Conciliación de cuentas bancarias Ítem 8...................100

Cuadro 13. Conocimiento de las políticas de la Organización Ítem 9..................101

Cuadro 14. Responsabilidad y función definidas Ítem 10.................102

Cuadro 15. Importancia de la implementación Ítem 11................103

Parte II Cajeros de emergencia y plan salud

Cuadro 16. Funciones claramente definidas Ítem 1...................104

Cuadro 17. Pagos con el efectivo ingresado en Caja Ítem 2...................105

Cuadro 18. Cheques de persona natural Ítem 3...................106

Cuadro 19. Cheques autorizados por supervisores Ítem 4...................107

Cuadro 20. Arqueo de caja sorpresivo Ítem 5...................108

Cuadro 21. Análisis e interpretación del procedimiento Ítem 6...................109

Cuadro 22. Cuidado y precisión Ítem 7...................110

Cuadro 23. Información confiable y oportuna Ítem 8...................111

Cuadro 24. Planilla y depósito del banco Ítem 9...................112

xvi

Pág.

Cuadro 25. Depósitos diarios e intactos Ítem 10...........113

Cuadro 26. Conocimiento de las políticas de la organización Ítem 11..........114

Cuadro 27. Elaboración de un manual de normas y procedimientos Ítem 12..........115

xvii

INDICE DE GRÁFICOS Y FIGURAS

Figuras Pág. Figura 1. El Ciclo del Flujo de Efectivo………………………………….................34

Figura 2. Organigrama lugar que ocupa el gerente de finanzas.……………………46

Figura 3. Las funciones del Gerente de finanzas…………………………………....47

Gráficos Parte I Analista de Contabilidad Pág.

Grafico 1. Registros contables debidamente soportados Ítem 1……...…91 Grafico 2. Reporte de caja Ítem 2…….….93 Grafico 3. Verificación de la relación de depósitos Ítem 3………..94

Grafico 4. Rinde cuenta a un solo supervisor Ítem 4……..….95

Grafico 5. Contabilización independiente de los ingresos Ítem 5…….….97 Grafico 6. Registro, Clasificación, Resumen e Interpretación Ítem 6…….….98 Grafico 7. Información oportuna suministrada por el sistema Ítem 7…….….99

Grafico 8. Conciliación de cuentas bancarias Ítem 8……….100 Grafico 9. Conocimiento de las políticas de la organización Ítem 9…… .101 Grafico 10. Responsabilidad y funciones definidas Ítem 10……..102 Grafico 11. Importancia de la implementación de un manual de normas y procedimientos Ítem 11……..103

xviii

Parte II Cajeros de emergencia y plan salud Pág.

Grafico 12. Funciones claramente definidas Ítem 1……………..104 Grafico 13. Pago con el efectivo que ha ingresado en caja Ítem 2……….…….105

Grafico 14. Cheques de persona natural Ítem 3……………..106

Grafico 15. Cheques autorizados por el supervisor Ítem 4……………..107

Grafico 16. Arqueo de caja sorpresivo Ítem 5…………......108 Grafico 17. Análisis e interpretación del procedimiento Ítem 6……….…….109 Grafico 18. Cuidado y Precisión Ítem 7………….….110

Grafico 19. Información confiable y oportuna Ítem 8………..……111 Grafico 20. Planilla y depósitos del banco Ítem 9…………….112 Grafico 21. Depósitos diarios e intactos Ítem 10………..…..113 Grafico 22. Conocimiento de las políticas de la organización Ítem 11…………...114 Grafico 23. Elaboración e implementación de un manual de normas y procedimientos Ítem 12…..………..115

xix

INTRODUCCION

En la administración de las organizaciones actualmente es muy importante el

énfasis que los directores, gerentes o supervisores colocan sobre las actividades que

van ligadas al proceso de control, como parte del ciclo administrativo que también

contempla previamente las etapas de Planificación, clave que puede hacer que las

mismas sean encarriladas hacia el éxito financiero, o caso contrario, condenarlas al

fracaso producto de un manejo negligente de los recursos que conforman el capital de

las mismas. De allí que la función de control radica en la observancia y seguimiento

que se pueda aplicar sobre las actividades fundamentales de la organización de modo

que se garantice que lo planificado, lo organizado y lo dirigido cumpla efectivamente

los objetivos planteados, al igual que busca limitar cierto tipo de desviaciones

indeseables que ponen en riesgo la estabilidad y el bienestar general de la compañía.

En relación a lo mencionado anteriormente, hay un tópico que dentro de la

gestión de los activos toma la mayor parte de la atención de quienes tienen la

responsabilidad de administrar el negocio, se trata del efectivo y todo lo concerniente

al flujo de caja, que representa a grosso modo, las entradas y salidas de dinero a la

tesorería de una organización, lo que va a comprender dentro de los balances

contables parte del activo circulante. Para hacer un estudio más detallado de tan

importante activo, es necesario realizar un análisis e interpretación de los datos que

puede aportar un estado de flujo del efectivo, sin embargo, esto refleja solamente la

situación financiera de la empresa con respecto al efectivo para un momento

determinado, obviando que toda la información que allí se encuentra descrita sea el

reflejo de lo que realmente esta sucediendo con el manejo de los recursos monetarios

de la organización.

xx

Lo que se quiso realizar con esta investigación fue, una vez diagnosticado los

problemas que se están presentando en Policlínicas Elohim Valencia, C.A, con

respecto a que la operación del flujo de caja que no está debidamente sistematizado,

lo cual conlleva a que la información no sea procesada a tiempo y en consecuencia la

misma no resulte confiable, se propone un manual de normas y procedimientos que

permita establecer los lineamientos mínimos para ejecutar las operaciones diarias con

un orden lógico y consecuente con los principios contables y administrativos que

ameritan una buena gestión financiera, para ello a continuación se hace una breve

descripción de los capítulos en que se dividió esta investigación:

En el Capitulo I, se planteó el problema, especificando las causas, sistemas, la

formulación y los objetivos ha alcanzar. Además de presentar las razones que

justifican la investigación. El Capitulo II incluyó los antecedentes de la investigación

y el desarrollo del marco teórico en que se fundamenta este estudio, es decir, todo lo

relativo a la gestión del flujo de caja, manuales de normas y procedimientos. El

Capitulo III especifica el diseño, tipo y nivel de la investigación, detallando la

población objeto de estudio, técnicas e instrumentos de los datos así como los

factores que hacen factible la realización de este proyecto. El Capitulo IV estuvo

referido a la presentación y análisis de los datos obtenidos mediante los instrumentos

ejecutados. El Capitulo V, abarcó la propuesta para la solución de la problemática y

finalmente el Capitulo VI destaca las conclusiones y recomendaciones dirigidas a la

organización como valor agregado para el mejoramiento de sus actividades.

21

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

La administración del efectivo es el principal factor de importancia a nivel

mundial para cualquier negocio, ya que es el medio más seguro para obtener bienes y

servicios, por tanto, se requiere de una cuidadosa contabilización de las operaciones

con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido, ya que la

administración de este tipo de dinero generalmente se centra alrededor de las áreas

del presupuesto de efectivo y del control interno de contabilidad. Para Gracia y

Thielen (2002) destacan:

El presupuesto y control como los planes que expresan los resultados esperados en términos numéricos y constituyen valiosos instrumentos de control al proporcionar una base para comparar las realizaciones con las previsiones. Especifican las cantidades de ingresos y gastos que se anticipan para un periodo. (p. 96).

Por consiguiente, es importante indicar, que el efectivo es el activo más líquido

de un negocio, en el que radica la necesidad de procedimientos óptimos que

garanticen una efectiva administración y contabilización de las operaciones, estos son

de vital importancia en las organizaciones, ya que el efectivo puede ser rápidamente

invertido, razón por la cual su estudio generalmente se centra alrededor del flujo de

caja.

22

No obstante, el autor: Bedoya, J.(2008: 50) indica “Para asegurar que el efectivo

sea utilizado para propósitos propios de la empresa y no sea desperdiciado, mal

invertido o hurtado, se requiere la aplicación de controles que permitan que los

procedimientos administrativos y contables sean cada día más eficaces”.

Estableciendo metodologías de trabajo, para maximizar la efectividad en la entrega

oportuna de la información, con lo cual se podrá realizar la planificación efectiva y

por ende la realización del trabajo, integrando los sistemas de información, que

permitirá que la evaluación de las finanzas y la toma de decisiones sean las más

acertadas, ya que la planificación financiera a corto y largo plazo son elementos

necesarios para administrar los fondos cuando el dinero en forma de efectivo,

cheques, o pagos de tarjetas de crédito se intercambia por bienes y\o servicios.

Logrando así que la empresa reciba los ingresos, sin que se desvíe nada. Aun cuando

una empresa sea saludable en los demás aspectos puede ser muy vulnerable al fracaso

desde adentro por falta de controles internos. En este mismo orden de ideas Gracia y

Thielen (2002) señalan:

La planificación financiera minimiza costos al concentrar los esfuerzos hacia una meta predeterminada, permite aprovechar al máximo los recursos de la empresa y reduce el trabajo improductivo. Si tenemos planes donde se especifique las actividades a realizar, su tiempo y costo podemos ir seguros hacia la meta evitando así dar “pasos en falso”, al azar, que resultan sumamente costosos a la organización. (p. 74).

Así mismo, el movimiento de la cuenta caja de cada organización puede

controlarse mediante la observación del flujo de caja, por cuanto realizarle un análisis

a esta actividad sólo hay que medir las entradas menos las salidas de dinero e

interpretarlas apropiadamente. Ahora bien, afirma el autor Santoma, J. (2000:85)

“Una herramienta utilizada para la proyección del flujo de caja es la hoja de trabajo

que constituye la herramienta clave para el administrador”, ya que permite el

23

monitoreo de la cantidad de efectivo que se espera recibir, de manera que pueda

planificar cómo se piensa utilizar, ya sea para cancelar obligaciones, para el

financiamiento de deudas o en nuevas inversiones, en los períodos que la

organización así lo determine, según las necesidades operativas de la empresa.

En Venezuela, las pequeñas y medianas empresas, como consecuencia de la

actividad comercial, sus ingresos tienden a crecer muy rápidamente, lo que hace que

sus estructuras funcionales administrativas no puedan controlar sus ingresos de

manera efectiva, por lo cual, en ocasiones, ciertas actividades financieras no son

realizadas efectivamente debido a que en apariencia son complejas o engorrosas; sin

embargo, con herramientas apropiadas y una conveniente planificación estratégica,

pueden resumirse y ejecutarse dichas actividades de manera eficaz, para así obtener el

éxito a través de juicios de negocios premeditados.

Por lo antes indicado, se puede decir que Policlínicas Elohim Valencia C.A.,

ubicada en Valencia Estado Carabobo, empresa privada perteneciente al sector salud,

no escapa de esta realidad, donde en sus últimos años ha venido atravesando un

proceso de crecimiento acelerado, razón por la cual es necesario implementar mejoras

en los procedimientos administrativos y financieros, donde el manejo del efectivo

juega un papel muy preponderante para el cumplimiento de sus metas con el

crecimiento antes mencionado. Es por ello, que la ejecución del flujo de caja en la

organización es importante para la optimización de los procedimientos relacionados

con el manejo de efectivo. Así mismo, es importante para Policlínicas Elohim

Valencia, C.A, contar con la elaboración del flujo de caja, como parte integral tanto

en la planeación a corto y largo plazo. Desde sus inicios la organización ha realizado

esfuerzos, tanto en el Departamento de Contabilidad como en Tesorería y Finanzas

quienes elaboran y revisan conjuntamente un flujo de caja pero no con la profundidad

24

metodológica que este requiere. La gerencia depende del suministro de información

en forma efectiva, por cuanto esta es la encargada de realizar los procedimientos

correspondientes sobre relaciones bancarias, pagos, e ingresos en efectivos, los cuales

una vez organizados permitirán como recopilar datos para luego transformarlos y

discriminarlos en los diferentes ingresos y egresos que se efectúan en un determinado

período.

La organización actualmente está atravesando problemas operativos al no

procesar el flujo de caja en el tiempo requerido con información confiable, ya que los

procedimientos que alimentan esencialmente el flujo de caja no están debidamente

sistematizados, lo que origina que al requerir la información para la elaboración de

este proceso, la misma no sea oportuna, lo que puede ocasionar que la organización

corra riesgo de no tomar decisiones tales como compromisos de pago, inversiones,

control de ingresos, entre otros.

En Policlínica Elohim Valencia, C.A., el flujo de caja es generado por los

ingresos provenientes de pacientes del área de emergencia (Adultos-Niños), Plan

Salud (Medicina Preventiva), alquileres de consultorios, alquileres de espacios

ociosos (Espacio para Congresos). Actualmente esta organización cuenta con un

Sistema Integral de Clínicas y Hospitales (SICLHOS), el cual es diseñado según su

filosofía bajo la concepción de un modelo funcional hospitalario automatizado, capaz

de captar, dirigir y procesar información inherente al paciente con la organización

antes, durante y después de una hospitalización, consulta externa y/ o emergencia de

manera veraz y oportuna. La organización depende de sus empleados para obtener

resultados esperados ya que el sistema no ejecutará su trabajo sin la ayuda del

personal capacitado en los procedimientos del flujo de caja de manera correcta y con

bajo nivel de errores.

25

En el área de gestión administrativa de la organización el flujo de caja es

deficiente ya que no hace énfasis en los medios a utilizar, es decir, no se realizan

correctamente los procedimientos, no se resuelven los problemas a tiempo, por otra

parte, no existe seguimiento continuo para evaluar a través de sus resultados los

objetivos propuestos, a su vez, el personal desconoce las funciones requeridas.

En tal sentido, se puede decir, que al no optimizar efectivamente los

procedimientos administrativos y contables para la gestión del flujo de caja, los

resultados serán entregados a los Departamentos de Contabilidad y el de Tesorería y

Finanzas de forma tardía, lo que además se traduciría, en que al realizar el flujo de

caja de forma manual, se corre el riesgo de cometer el error humano, restándole

confiabilidad al momento de evaluar la información por parte de la gerencia, lo cual

no es recomendable para la organización.

En otro orden de ideas, es necesario que las personas involucradas en el flujo de

caja conozcan las normativas de la empresa y la manera correcta de realizar su

trabajo, de este modo Policlínicas Elohim Valencia, C.A., no cuenta con un manual

de normas y procedimientos en las aéreas claves o secundarias en la gestión del flujo

de caja, es por ello que no tienen políticas establecidas, descripción detallada de los

cargos y departamentos, que permita un debido entrenamiento, adaptación y

evaluación en los procedimientos en el que se detecten las debilidades y se puedan

atacar para fortalecer el aprendizaje, el cual al culminar el entrenamiento, se logre un

margen de seguridad, y que el proceso se de con un alto nivel de eficiencia y eficacia,

para así obtener resultados en los procedimientos lo más cercano posible a la realidad

donde los riesgos que se produzcan sean los mínimos posibles.

26

Por lo expuesto anteriormente, el propósito de esta investigación es diseñar un

manual de normas y procedimientos relacionado con la gestión del flujo de caja, de

manera detallada y sencilla a tal fin de solventar los problemas cotidianos para lograr

eficientemente la elaboración de dicho flujo, tomando en cuenta la variedad de

factores que inducen al descontrol en la gestión del flujo de caja en la organización.

Formulación del Problema

Ante toda la situación anteriormente expuesta surge la siguiente interrogante: ¿Es posible aplicar un Manual de Normas y Procedimientos en la gestión del

flujo de caja para mejorar los procedimientos en cuanto al manejo del efectivo en

Policlínicas Elohim Valencia C.A?

Objetivos de la Investigación Objetivo General

Diseñar un manual de normas y procedimientos en la gestión del flujo de caja

para mejorar los procedimientos en cuanto al manejo del efectivo en Policlínicas


Objetivos Específicos

� Analizar los procedimientos contables y administrativos llevados

actualmente por los departamentos de Contabilidad, Tesorería y Finanzas.

� Identificar las debilidades en el de flujo de caja.

27

� Diagnosticar los índices de eficiencia o de gestión del efectivo.

Justificación de la Investigación

Con el desarrollo de la presente investigación, se hace necesario proponer

herramientas que optimicen la gestión del flujo de caja para la eficacia en la toma de

decisiones, por cuanto la misma está basada en la generación de información que

circula en los departamentos de Contabilidad, Tesorería y Finanzas.

A través de este estudio se tiene como propósito obtener conocimientos de la

calidad, operatividad y debilidades del flujo de caja, para que de esta manera se

apliquen normas adecuadas a su ejecución, ya que es de gran interés para la

organización e investigadores, el proporcionar a la gerencia y departamentos de

contabilidad, tesorería y finanzas una formación de alta calidad, integral con medios,

métodos efectivos y productivos. En consecuencia, el beneficio que se obtiene una

vez optimizados los procedimientos contables y administrativos no solo sería para la

organización, sino a cada uno de sus integrantes, dado que ellos al ser las personas

directamente relacionadas con la gestión del flujo de caja, minimizarían el retrabajo

de los datos requeridos para tal proceso.

Por otra parte, es importante para los profesionales en el área de finanzas, dado

que contiene aspectos contables y administrativos, contribuyendo a la formación de

estudiantes y profesionales de la Administración Comercial y Contaduría Publica, y

en particular a futuros especialistas en el campo financiero. En tal sentido, es

importante señalar además, la finalidad de brindarle a los profesionales del área

comercial, el uso correcto y familiarización con procedimientos dentro de su

organización, lo que se traducirá en beneficio colectivo organización-empleado.

28

Finalmente, en cuanto a las autoras se refiere, la presente investigación servirá

de apoyo en las líneas de investigación relacionadas con el área de estudio de

pregrado de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales en la escuela de

Administración Comercial y Contaduría Pública, por otra parte, a la Universidad de

Carabobo, por cuanto a la misma le servirá de soporte, sumando antecedentes en su

institución para las futuras investigaciones de los estudiantes de pregrado.

29

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

Antecedentes de la Investigación

La actual investigación permitió la revisión bibliografica y documental con la

existencia de buenas fuentes de información y trabajos que presentan enfoques

diferentes pero mantienen la misma línea de investigación.

Arredondo, J. Key, F. y Useche, M. (2005), presentan en su trabajo de grado

titulado “El Pronóstico del Flujo de Caja como Herramienta de Control del

Efectivo en las Empresas de Servicios Caso Coffee Market, C.A.”, optando por el

título de licenciado en Contaduría Publica de la Universidad de Carabobo, teniendo

como objeto de estudio la situación de liquidez, así como su capacidad de pago para

las nuevas obligaciones contraídas e igualmente determinar hasta que nivel podrán

adquirir nuevos compromisos sin ver amenazada su capacidad operativa. En

conclusión esta investigación presentó propuestas de implementación de control de

ingresos para obtener mayor rentabilidad ya que existían deficiencias en el manejo

del efectivo porque carecían de un departamento de tesorería y personal capacitado

para llevar el debido control en la organización.

El presente trabajo se vincula con la investigación al considerar la importancia

del flujo de caja como herramienta del efectivo en las empresas de servicios, ya que

es el activo más líquido de un negocio, el cual requiere una cuidadosa contabilización

de las operaciones con el mismo, de tal modo que permitan una adecuada toma de

30

decisiones y una planificación estratégica razonable de las actividades relacionadas

con las entradas y salidas de efectivo.

Bracho, S. Guzmán, J. Salcedo, M. (2005), en su trabajo de pregrado titulado

“Flujo de Caja como Herramienta para la Evaluación de Proyectos en la

Empresa Privada Caso Petroquim C.A.”, presentada en la Universidad de

Carabobo optando al título de licenciado en Contaduría Publica. Dicha investigación

tiene como objeto de estudio la falta de liquidez que presenta la organización, debido

a que no tienen una planificación de los recursos requeridos en sus operaciones, como

la materia prima, la cual es adquirida en el exterior y que de alguna manera la falta de

programación del efectivo impide cumplir con las obligaciones que ha contraído la

organización. En conclusión, proponen como utilizar el flujo de caja de manera que

ésta sirva como herramienta clave para que la organización pueda cumplir con las

operaciones u obligaciones, y a su vez pueda invertir y evaluar proyectos futuros

donde la gerencia tome las mejores decisiones financieras.

Este trabajo está relacionado con la presente investigación porque señala la

importancia de analizar la situación del flujo de caja, ya que a través de él se puede

lograr la base a la hora de tomar decisiones financieras más favorables, a su vez

conocer los pronósticos de la organización al momento de realizar inversiones para

que estas no tenga resultados negativos al momento de ser evaluados.

Franco, M. (2003), presenta el trabajo de grado titulado “Diseño de un Nuevo

Perfil Estratégico en la Tesorería como Factor Relevante en el Éxito Financiero

en las Organizaciones”, Caso de Estudio Venepal C.A.” para optar al titulo

Magíster en Administración de Empresas mención Finanzas, en la Universidad de

Carabobo. Teniendo como objeto de estudio la incertidumbre económica-financiera,

que vivió el sector industrial y específicamente el sector papelero pasando por unos

de los más críticos momentos en su historia empresarial en los años 1996-1998,

31

donde se propició una alta reducción en volúmenes y pagos, quiebras y morosidad en

las operaciones crediticias, sin olvidar que es precisamente en épocas así aplicar una

correcta estrategia financiera, que conllevaría a evitar el desequilibrio y la aceptación

de riesgo. En conclusión, el aporte de esta investigación es proponer un diseño

estratégico para el área de tesorería en el que los administradores financieros tomen

en consideración las condiciones en las que se están desarrollando las actividades que

influyen a la organización, es decir, como esta operando el entorno que los rodea y

obtener herramientas que garanticen mantener un equilibrio financiero a pesar de la

crisis económica que pueda suscitarse y que no se genere un gran impacto en contra

de la estabilidad financiera de la organización.

Dicha investigación está vinculada al trabajo, debido a que tiene mucha relación

con el Departamento de Tesorería y a su vez con el administrador financiero donde es

importante asumir retos e implementar desde el arranque de una organización las

herramientas oportunas que reflejen en un momento dado la situación de la misma.

Destacando que toda organización tiene relación o es dependiente de otra, es decir, si

cualquier sector industrial esta mal los otros sectores también lo estarán; es así que la

economía Venezolana esta supeditada e interrelacionada con el ambiente interno y

externo, en donde los nuevos ejecutivos y administradores deban asumir el reto de

canalizar y analizar la información que genere el entorno, para que de allí tomen las

mejores decisiones.

Martínez, F. Vergara, J. Vergara, J. (2001), presenta en su trabajo de grado

titulado. “Diseño de un manual de normas y procedimientos contable-

administrativo para la empresa ARAGON Sistemas Tecno-Administrativos

C.A” , para optar al titulo de licenciado en Contaduría Publica, presentado en la

Universidad de Carabobo Núcleo la Morita. El objeto de estudio es diseñar un

32

manual de normas y procedimientos que busca la simplificación de los procesos y un

mayor conocimiento de las actividades y funciones que realiza el personal de Aragón

Sistemas. Dicha investigación esta vinculada debido a que busca cubrir una necesidad

existente en la empresa, diseñando un manual de normas y procedimientos que la

misma logre describir y desarrollar con claridad, calidad y de manera uniforme las

operaciones respectivas dentro de la organización.

Bases Teóricas Flujo de Caja

Son utilizados para analizar proyectos a través de información contable, la cual

se necesita ser ajustada antes de ser utilizada, ya que contablemente toman en cuenta

el dinero que ingresará en el futuro y lo que realmente se necesita saber es el dinero

que ya ingreso en la organización, es decir, el dinero es el común denominador o

unidad de medida de las transacciones de la empresa. Por otra parte el autor Garay. U

y González. M (2005:51), indican que también se debe tomar en cuenta “Los costos y

gastos que se sufragan inmediatamente y no los que son erogados en el futuro ya que

estos no forman parte del flujo de caja”.

Flujo de Caja Libre

A través del flujo de caja libre, se refleja el valor de la organización ya que este

tiene como objetivo cubrir el servicio de la deuda y cubrir el reparto de las utilidades.

Asociado con el crecimiento de dicho flujo está la demanda del efectivo y la

participación de mercado (clientes, proveedores e Instituciones financieras).

Destacando, que el flujo de caja libre determina el rendimiento del capital y la

recuperación de la inversión. Se ha convertido hoy en día en la medida financiera que

33

muestra verdaderamente el valor de una organización. Según los autores Brigham

Eugene, Houston Joel. F (2005:52) “Una vez que la compañía ha realizado todas sus

inversiones en activo fijo, en productos nuevos y en el capital de trabajo necesario

para sostener las operaciones, lo que facilita una visión del futuro financiero y

muestra realmente el efectivo disponible”.

El estado de flujo de efectivo

El resumen del dinero que entra y sale de una organización es el estado

financiero empleado para evaluar las fuentes del efectivo, en particular el estado de

flujo de efectivo según los autores Garay. U y González. M (2005:56), “Es un estado

financiero que permite conocer el origen y los usos de los fondos en efectivo de la

empresa. Dicho estado registra los cobros y pagos que la empresa realiza en efectivo

y ofrece a los gerentes, analistas una forma de identificar problemas de efectivo y

evaluar la viabilidad financiera de la organización. Se dividen en tres grupos: Flujo de

efectivo por actividades de operación, es decir, lo relativo a la prestación de servicios;

Flujo de efectivo por actividades de inversión, es decir, lo relativo a la compra y

venta de activo fijo; Flujo de efectivo de actividades financieras, es decir, lo relativo

al financiamiento de obligaciones y capital contable.

Ciclo del Efectivo

Los saldos de efectivo se determinan principalmente por el efectivo que fluye a

través de la organización sobre una base diaria, semanal y mensual; Dependiendo del

patrón de pagos de los clientes, de la velocidad a la cual los proveedores y los

acreedores procesen los cheques, y de la eficiencia del sistema bancario. “La

principal consideración que debe tenerse al administrar el ciclo del flujo de efectivo

es asegurarse de que los flujos de entrada y salida de fondos se sincronicen

34

adecuadamente para los propósitos relacionados con la realización de transacciones”.

Stanley B, Geoffrey A, (2005, p.170, 171).

El ciclo del flujo de efectivo y el presupuesto de efectivo indican las entradas y

salidas, los pagos de efectivo y las necesidades de financiamiento que deberán

concertarse para satisfacer los requerimientos. Estos son impulsados por la prestación

del servicio en el cual influye el tipo de cliente.

Figura Nº 1 El Ciclo del Flujo de Efectivo

Fuente: Stanley B, Geoffrey A, (2005)

Clientes

35

La teoría antes mencionada y la figura que se ilustra, está vinculado con la

investigación ya que el administrador financiero debe tomar en cuenta las etapas de

dicho ciclo como base a la hora de prestar un servicio, el cual, puede convertirse en

efectivo o en cuenta por cobrar que se hará efectivo en un futuro, este será utilizado

para la compra y producción de inventario o invertirlo para la ampliación y mejora de

la capacidad instalada.

La Gerencia del Efectivo

Uno de los conceptos más fascinantes en los negocios es el valor. Si bien el

concepto es muy antiguo, su aplicación es mas bien reciente, según el autor Franco

M. (2003) “Gerenciar significa, hoy, identificar aquellos procesos que crean valor y

aquellos que los destruyen, para maximizar los primeros y minimizar los segundos”.

El incremento del valor se ve reflejado en la caja, el efectivo, el dinero. Con respecto

a lo antes mencionado, no importa el tipo de negocio ni el tipo de producto, las

empresas se crean con el fin de generar la mayor cantidad de valor, en el menor

tiempo posible, y los empresarios las crearán en las áreas que conozcan mas, donde

sean competentes, donde sea mínima la perdida de valor en el arranque y durante el

periodo de aprendiz.

La administración financiera es el arte y la ciencia de administrar el dinero de

una organización para que pueda alcanzar sus metas y no es responsabilidad

exclusiva del departamento de finanzas, todas las decisiones tienen consecuencias

financieras. Los gerentes de todos los departamentos deben trabajar estrechamente

con el personal de finanzas.

36

Normas y Procedimientos Conceptualización

Citado por el autor Gómez (1994: 378) lo define como “Un impreso que

presenta en forma sistemática y cronológica una serie de elementos administrativos,

el cual, en función de los objetivos trazados y las políticas establecidas, compila un

cuerpo normativo otorgando legalidad a las acciones en el descritas”. Se indica

subsecuentemente: lo que se debe hacer, como debe hacerse, y quien es el

responsable de hacerlo, tanto en forma textual como grafica (flujogramas) a ser

utilizados por los usuarios y/o integrantes del sistema o proceso objeto del manual,

como una guía de acción. Según el autor Álvarez M, (Cap.IV) destaca:

Los métodos y procedimientos de uso cotidiano en las organizaciones, generalmente son verbales y no están por escrito. Incluso, la mayor parte de las veces la gente por falta de información y sensibilización acerca de su importancia, modifican y desvirtúan el método o procedimiento de acuerdo al humor o presión de trabajo con que amanecen. Además que son escritos, aseguran la repetibilidad de un trabajo, permiten que el usuario siga tranquilamente por un camino seguro previamente probado, donde al usarlo continuamente podrá estar capacitado para irlo mejorando ( p.35)

Importancia de Normas y Procedimientos

Gracias a la tecnología de la información la importancia de un manual no se

fundamenta en su existencia a través de un libro, sino en los múltiples beneficios y

ventajas que representa un texto bien concebido, al cual consultar cada vez que sea

necesario en forma automatizada o manual, para conocer, aclarar dudas, auditar o

hasta actualizar el texto mismo, según los dictámenes de los cambios administrativos

37

que tienen lugar, a consecuencia de la dinámica actividad organizacional. “Son

medios valiosos para la comunicación que permite registrar y tramitar la información,

respecto a la organización, señalando quien, como, cuando, donde y para que han de

realizarse”. Rodríguez J. (2002:101). “La desactualizacion es también producto de

una planificación gerencial deficiente, al no contemplar en las programaciones

anuales revisión periódicas de sus sistemas o instrumentos de información, o no

tomar las previsiones holística de ajustar todos los componentes de un sistema, cada

vez se introduce modificaciones o cambios de amplio impacto, en consecuencia es

responsabilidad de los usuarios actuar proactivamente en el mantenimiento de los

manuales”. Benavides A. y Fuentes F. (p. 23).

Objetivos de Normas y Procedimientos

Las normas y procedimientos como instrumentos administrativos que apoyan el

quehacer organizacional tienen elementos básicos para la coordinación, dirección y

control administrativo teniendo como objetivos, según los autores Gómez G. y

Rodríguez J. (2002: 100, 101)

� Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo

de la organización los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando en su participación en dichas operaciones.

� Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su

alteración arbitraria.

� Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

38

� Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y

como deben hacerlo.

� Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo

ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad.

� Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento

de los sistemas, procedimientos y métodos.

Estructura de un Manual de Normas y Procedimientos

Este debe contener los elementos necesarios para el logro de los objetivos

previstos y para el mantenimiento de lis controles indispensables dentro de la

organización. La sencillez y la profundidad deben ser los caracteres que inspiren su

programación. Crece el volumen del manual a medida que aumenta las dimensiones

de la empresa y su estructura organizacional se vuelve más compleja, los elementos

que deberían aparecer son:

1. Índice

2. Introducción

� Objetivos del manual

� Alcance

� Como usar el manual

� Revisiones y recomendación

3. Organigrama

� Interpretación de la estructura orgánica, en la cual se explica

aspecto como:

39

� Sistema de organización (lineal, funcional, etc.)

� Tipo de departamentalizacion (Geográfica, por servicio, etc.)

� Amplitud de la centralización y descentralización

� Relación entre personal con autoridad de línea y asesoria

4. Graficas

� Diagramas de flujo

5. Estructura procedimental

� Descripción narrativa de los procedimientos

6. Formas

� Formas empleadas (por lo general planeadas)

� Instructivo.

Un instructivo de procedimientos es, fundamentalmente, la representación

grafica y la descripción narrativa del conjunto de instrucciones especificas para

realizar un determinado tipo de trabajo, así como los formularios que intervienen en

el procedimiento. Según el autor Gómez (1994:138) el contenido del manual de

procedimientos se conformara por la siguiente información:

- Portada de Identificación

- Índice del Manual

- Introducción

- Base Legal

- Objetivos del Manual

- Políticas y/o Normas de operación

- Descripción narrativa del proceso

- Diagrama de flujo del procedimiento

- Formularios

- Información General

40

- Glosario de términos

- Índice temático

Simbología de Asme

- Origen

Para identificar paso previo que da origen al proceso, este paso no forma en si

parte del nuevo proceso.

- Operación

Hay una operación cada vez que una forma o documento es cambiado

intencionalmente en cualquiera de sus características, cuando se une o engrapa o

cuando se desune o desengrapa, cuando se prepara para otra operación, transporte o

almacenamiento.

- Terminal

Terminal; indica el inicio o la terminación del flujo, puede ser acción o lugar

además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o

proporciona la información.

- Operación

Representa la realización de una operación o actividad relativas a un

procedimiento.

41

- Decisión o Alternativa

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles ver los caminos

- Documento

Representa cualquier tipo de documento que entre, se utilice, se genere o salga

del procedimiento.

- Archivo / Almacenamiento

Representa un archivo común y corriente de oficina.

- Transporte

Hay un transporte cada vez que una forma o documento se mueve, excepto

cuando dicho movimiento es parte de una operación o de una inspección.

- Inspección

Hay una inspección cada vez que una forma o documento es examinado para

identificarlo o para verificar su cantidad, calidad o características. El resultado de una

inspección puede ser:

a) Corregir inmediatamente los errores.

b) Rechazar la forma o documento.

c) Devolverlo para que el error sea corregido.

d) Comparar con otro documento.

42

- Multidocumento

Cuando se emiten, se genera varios documentos en un procedimiento.

Tesorería

Existe la idea de determinar el desempeño de una empresa a través de sus

utilidades, volviéndose este rubro a maximizar el proceso de toma de decisiones, sin

embargo el hecho de que una organización presente utilidades altas no implica que

este generando efectivo; maximizar el valor de la misma, debe ser el objetivo a

alcanzar. En este sentido la firma de consultores Espiñeira Sheldon & Asociados

(2001) define la Tesorería de la siguiente manera:

Como un proceso estratégico con la responsabilidad de manejar la liquidez de una organización bien sea en: 1. En la cantidad establecida 2. El lugar adecuado 3. La divisa apropiada y 4. El momento idóneo. Todos estos propósitos tienen como finalidad de que la organización maximicé la rentabilidad de los fondos excedentes y minimice los costos de financiamiento, tomando en consideración los niveles de seguridad, tasa de interés y riesgo a la que esta expuesto en el entorno (p.27).

La gestión de tesorería se dedica básicamente a la ejecución de pagos y cobros,

la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. La contabilidad registra dicha

ejecución. Tesorería se encarga de asegurar que haya suficiente dinero disponible

43

para pagar a la fecha prevista y dar las órdenes de pago; contabilidad entonces

registra los movimientos realizados por Tesorería.

Es importante conocer que el objetivo de Tesorería es mantener una cantidad de

dinero disponible con el objeto de realizar las operaciones necesarias proveyendo el

flujo de fondos necesarios para el pago a terceros (cuentas por pagar), inversiones

financieras y de mercado. Permitiendo administrar el flujo de caja con cierta tasa de

rentabilidad de oportunidad. Benjamín Tripier (2009:57) explica “Gran parte de la

gestión de tesorería esta asociada con ritmos y velocidades de cobros y pagos, la

mayoría de los cuales pasaran por los bancos. Entre los actores internos y externos

que se mueven alrededor de la tesorería, clientes, proveedores y bancos, estos últimos

tienen la característica de ser la plataforma sobre la cual se efectúan las

transacciones.” La fuente primaria en la que se apoya la tesorería es el banco esto

debido a que si al llevar un control proactivo de las operaciones ayudara a tener

información precisa, anticipada y constante de los movimientos que se han producido

en las cuentas bancarias. Es necesario que el equipo que integra el departamento de

tesorería este cargado de tiempos, talentos, ritmos y tecnologías diferentes que son

necesarias para lograr resultados óptimos y positivos en todo momento.

Estado de flujo de tesorería

Ofrece información que se ha producido durante el periodo y los clasifica por:

actividades ordinarias, de inversión y de financiamiento. Se trata de una necesidad de

información cuando llega el momento de la toma de decisiones económicas a nivel

empresarial. Los usuarios deben evaluar la capacidad que la empresa tiene de generar

tesorería, así como las fechas en que se producen y el grado de certeza de su

aparición. Esta necesidad es independiente de la naturaleza de las actividades de la

empresa, incluso cuando la tesorería puede ser considerada como el producto de la

44

empresa en cuestión, esto es así porque las empresas necesitan tesorería por las

mismas razones por muy diferentes que sean las actividades que constituyan su

principal fuente de ingresos como tenemos:

- Llevar a cabo sus operaciones

- Pagar sus deudas y obligaciones

- Suministrar rendimientos a sus inversores

De esta forma queda justificada la necesidad de confección del flujo de tesorería

para la toma de decisiones económicas. Los usuarios necesitan de instrumentos que

les faciliten información en el momento de actuar a nivel empresarial y los estados de

flujo de tesorería aparecen como una de las herramientas básica para la toma de

decisiones.

Área de Finanzas y Control

Toda empresa tiene como objetivo el administrar y controlar los recursos

económicos financieros que soportan las actividades de todas las unidades en la

empresa, dentro de sus actividades podemos encontrar: Administrar el efectivo,

Análisis financiero y presupuestario, fijación de políticas de crédito, control

presupuestario, relaciones con inversionistas y fijación de políticas contables.

Dentro del área de finanzas y control, también identifica la función contable

propiamente dicha, y las sub-unidades que la componen. La función contable dentro

del área financiera sirve de apoyo para la toma de decisiones necesarias para el buen

desenvolvimiento de la organización. “En las unidades financieras encontramos (sub-

unidades): tesorería, impuesto, seguros, crédito y cobranzas; por otro lado

encontramos en la unidades de control (sub-unidades): Contabilidad general,

45

contabilidad de costos, presupuesto, auditoria interna y sistemas y procedimientos”

Catacora F. (1997:181, 182).

Por otra parte, cabe destacar, que en los registro de las operaciones del efectivo

con frecuencia, las conciliaciones bancarias presentan una gran cantidad de partidas

pendientes debido a la falta de soportes que no llegan al departamento de

contabilidad. Una de esas fuentes de partidas pendientes o en conciliación, se origina

en el flujo de las operaciones que se generan en el departamento de tesorería,

tomando en cuenta que una de las características de las funciones de tesorería actual,

es la rapidez con la cual se efectúan las operaciones y su realización generalmente por

vía telefónica. Los adelantos tecnológicos han originado que las transacciones sean

realizadas en pocos segundos, quedando para después su adecuada documentación y

registro contable.

Los gerentes de finanzas tienen un trabajo completo y lleno de retos; analizan

los datos financieros que preparan los contadores, vigilan la situación financiera de la

empresa, elaboran planes financieros y los ponen en practica, teniendo como meta

principal maximizar el valor que la empresa representa para sus dueños. Los gerentes

de finanzas deciden como es más conveniente usar el dinero.

La Administración del Efectivo, es una obligación muy importante del gerente

de finanzas consiste en asegurar que haya suficiente efectivo para pagar facturas a su

vencimiento y cubrir gastos inesperados, ya que garantiza la liquidez, siendo el

efectivo el liquido vital de una organización; sin el, la empresa no podría funcionar.

Las organizaciones usan los presupuestos para estimar las cantidades de efectivo que

requieren en un periodo específico, muchas empresas mantienen un saldo mínimo de

efectivo para cubrir gastos inesperados o cambios en los flujos proyectados de dinero;

el gerente de finanzas negocia préstamos para cubrir algún déficit.

45

Figura Nº 2 ¿QUE LUGAR OCUPA EL GERENTE DE FINANZAS EN UNA ORGA NIZACIÓN?

Obtención y manejo del capital de la Empresa Fuente: Garay (2005)

JUNTA DIRECTIVA

PRESIDENTE

GERENTE DE FINANZAS

TESORERIA CONTRALORIA

CREDITO Y COBRANZA

BANCOS CUENTAS POR PAGAR

CONTABILIDAD PRESUPUESTO

AUDITORIA

INTERNA IMPUESTO

46

Figura Nº 3 LAS FUNCIONES DEL GERENTE DE FINANZAS

¿En cuales activos invertir? ¿Cómo y donde conseguir el dinero para las inversiones? (Presupuesto de capital) RIESGO (Financiamiento) Fuente: Garay (2005)

EMPRESAS

-Insumos -Procesos -Bienes y servicios

GERENTE DE FINANZAS

MERCADO FINANCIERO

-Crédito bancario -Bonos -Papeles Comerciales -Acciones

GOBIERNO

-Impuestos -Subsidios -Regulación

47

Una de las principales responsabilidades de la administración es planificar,

controlar y salvaguardar los recursos de la empresa. La presupuestación del efectivo

es una forma eficaz de planificar y controlar las salidas de este, de evaluar las

necesidades del mismo y de hacer uso provechoso de su excedente. Un objetivo

básico es planificar la posición de liquidez de la organización como un elemento para

determinar las futuras necesidades de obtención de préstamos y las oportunidades de

inversión. Por ejemplo, sino se invierte el efectivo excedente, se incurre en un costo

de oportunidad, es decir, en una perdida de los intereses que podrían ganarse.

El centro de la planificación del efectivo

Un presupuesto de efectivo (o de caja) muestra los flujos de entradas y salidas

de efectivo, así como la posición final, por sub-periodos, para un lapso específico. La

mayoría de las compañías deben desarrollar planes, tanto a largo como a corto plazo

sobre sus flujos de efectivos. El presupuesto de efectivo a corto plazo forma parte del

plan anual de utilidades. Un presupuesto de efectivo consta básicamente de dos

partes:

1) Los ingresos de efectivos (flujos de entradas).

2) Los desembolsos (Flujos de salida) de efectivos planificados.

Al planificar los flujos de entradas y salidas de efectivos se determinan las

posiciones inicial y final de caja para el periodo presupuestal. La planificación de los

flujos de entradas y salidas de efectivos indicaran:

1) La necesidad de financiar probables déficit de caja.

48

2) La necesidad de planificar la inversión del efectivo excedente para colocarlo

en un uso rentable.

Por otra parte, Burbano, J. y Ortiz, A. (1990:15), señala que el presupuesto de

efectivo consiste en el cálculo anticipado de las entradas y salidas del mismo cuyos

objetivos básicos son:

1. Conocer los sobrantes o faltantes de dinero y tomar medidas para invertir

adecuadamente los sobrantes y financiar los faltantes.

2. Identificar el comportamiento del flujo de dinero por entradas, salidas,

inversión y financiación en periodos cortos y establecer un control

permanente sobre dichos flujos.

3. Evaluar la razonabilidad de las políticas de cobro y de pago.

4. Analizar si las inversiones en títulos valores y otros papeles negociables dan

posibilidad de conservar el poder adquisitivo del dinero y si hay sub. o sobre

inversión.

El presupuesto de efectivo se relaciona directamente con otros planes como el

plan de ventas, las cuentas por cobrar y los presupuestos de gastos y, desde luego, el

presupuesto de desembolsos de capital. Si embargo, la planificación y el control de

estas actividades no resuelven de manera automática la posición de caja, lo cual

sugiere una distinción esencial entre el presupuesto de efectivo y los demás

presupuestos. El presupuesto de efectivo se enfoca exclusivamente en los importes y

en los tiempos de las entradas y salidas de efectivos. En cambio, los demás

49

presupuestos centran su atención en los tiempos de todas las transacciones (Tanto de

efectivo como la que no implican efectivo), a lo cual se le denomina la base contable

de acumulación, en oposición con la base de efectivo, los principales del presupuesto

de efectivo son:

1) determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo como

resultado de las operaciones planificadas.

2) Identificar los excedentes o déficit de efectivo por periodo.

3) Establecer la necesidad de financiamiento y / o la disponibilidad de

efectivo por inversión.

4) Coordinar el efectivo con:

a) El total del capital del trabajo.

b) Los ingresos por las ventas.

c) Los gastos.

d) Las Inversiones.

e) Los pasivos.

5) Establecer una base sólida para la vigilancia continua de la posición de

caja.

La preparación del presupuesto de caja debe de ser responsabilidad del tesorero

de la organización. El presupuesto de caja se basa casi exclusivamente en los demás

50

presupuestos; por lo tanto, el tesorero debe de trabajar muy cerca con los demás

gerentes cuyas decisiones puedan afectar directamente a los flujos de efectivo.

Un programa integral de planificación y control de utilidades crea las bases para

un presupuesto realista de caja. Debe de hacer un equilibrio entre el efectivo

disponible y las actividades que requieren efectivo: Operaciones, desembolsos de

capital, etc. Con demasiada frecuencia la necesidad de efectivo adicional no se

percibe si no hasta que la situación llega a un grado de emergencia.

Métodos utilizados para desarrollar un presupuesto de efectivo (o de caja)

Para desarrollar el presupuesto de caja se emplean dos métodos básicos, Uno de

ellos es el método de ingresos de desembolsos de efectivo (denominado a veces

método directo de la cuenta de caja), el cual se basa en un análisis detallado de los

aumentos y las disminuciones en la cuenta presupuestada de caja, que reflejaría todas

las entradas y salidas de efectivo resultantes de presupuestos como los de ventas, de

gastos y de desembolsos de capital. El método directo se basa en un análisis detallado

de los aumentos y disminuciones de las cuentas presupuestadas de caja, el cual

reflejaría todas las entradas y salidas de efectivo resultante de presupuestos tales

como prestación de servicios y gastos. Este método es simple de elaborar y apropiado

cuando se usa un plan detallado de utilidades y se emplea por lo general para

planificar el efectivo a corto plazo como parte del plan anual de utilidades.

Método de los ingresos y los desembolsos de efectivo (flujos de entradas).

Los Flujos de entradas de efectivo se derivan de transacciones como las ventas

de contado, los cobros de cuentas y los documentos por cobrar, los intereses recibidos

sobre las inversiones, las ventas de activos de capital y de las fuentes diversas de

51

ingresos. Las ventas de contado producen efectivo inmediatamente; por lo tanto no

hay ningún retardo entre el momento de la venta y la realización del ingreso de

efectivo.

En el caso de las ventas a crédito, el lapso que transcurre entre el punto de la

venta y la realización del efectivo, causara un problema. El enfoque fundamental para

dicho problema se basa en la experiencia pasada de la cobranza, el periodo promedio

entre la fecha de la venta y la fecha del correspondiente cobro efectivo. El gerente

responsable del crédito y las cobranzas debe, por ejemplo, determinar regularmente la

eficiencia en los cobros. Los datos como los porcentajes de las ventas a crédito

cobradas a treinta días, sesenta días, etc., son útiles en la planificación de los flujos de

entrada de efectivo provenientes de las cuentas por cobrar. Estos ingresos de efectivo

planificados deben reducirse o ajustarse debido al probable efecto de las cuentas

incobrables.

Planificación de los pagos de efectivo (flujos de salidas)

Se efectúan pagos de efectivo principalmente por concepto de materiales, mano

de obra directa gastos adicionales a capital, retiro de las deudas y dividendos pagados

a los accionistas. Los presupuestos de estos conceptos de transacciones con efectivo

(que ya han sido preparados en este punto el proceso de la planificación) constituyen

la base para calcular los flujos de salidas de efectivo. El método de los ingresos y

desembolsos de efectivo exige la eliminación de las partidas que no entrañan efectivo,

como es la depreciación, en los corrientes presupuestos de gastos que ya han

preparado. En la estimación del lapso entre la creación de las cuentas por pagar y el

subsecuente pago de efectivo para la liquidación de estos pasivos, se debe tomar en

52

cuenta la experiencia y la política de la organización en materia de descuentos sobre

compras.

Control de la posición del efectivo

El funcionamiento de finanzas de la organización (en este caso el tesorero) es

responsable del control de la posición del efectivo (o de caja). Por común, los

ingresos y pagos reales de efectivo durante el periodo cubierto por el presupuesto

serán un tanto diferentes a los que se muestran en el plan de utilidades. Esta

diferencia puede ser resultado de: la falta de control sobre el efectivo.

Es importante contar con un sistema eficaz de control del efectivo, a causa de

las consecuencias potenciales, suele suceder que la administración tome decisiones o

modifique las políticas existentes a fin de intensificar la posición de caja. Por

ejemplo, un cambio inesperado en las operaciones puede crear una grave escasez de

efectivo pero la administración puede ser capaz de evitar, o al menos minimizar, esta

indeseable situación con las siguientes medidas:

1) incrementando los esfuerzos para cobrar las cuentas.

2) reduciendo los gastos que se erogan en efectivo.

3) aplazando desembolsos e capital.

4) retardando el pago de determinados pasivos.

5) reduciendo los inventarios.

6) modificando los calendarios de las transacciones que impactan

directamente al efectivo.

53

El efecto de estos tipos de decisiones sobre la posición de caja depende del

momento en que se tomen. A menudo, cuanto más pronto se tome la decisión, mayor

será la oportunidad de proteger la posición de caja. Por lo tanto, es esencial que la

administración este plenamente informada, con tanta anticipación como sea posible,

acerca de la probable posición del efectivo. Las tres actividades primordiales de la

planificación y control de efectivo son:

1) La planificación sistemática de los flujos de efectivo, tanto de largo como

de corto plazo.

2) La reproyección mensual de la posición de caja, según hemos explicado

con anterioridad.

3) La evaluación diaria de caja.

Técnicas para mejorar el flujo de efectivo

La planificación del flujo de efectivo de una organización debe incluir la

consideración de cómo mejorar el flujo de efectivo. La mejoría de este critico

elemento del capital de trabajo significa básicamente incrementar el monto del

efectivo disponible sobre una base cotidiana. Para lograr este objetivo, la

administración debe concentrar su atención sobre:

a) El proceso de los cobros de efectivo a fin de acelerar la cobranza.

b) El proceso de los pagos de efectivo para redactar los desembolsos.

c) Las políticas de inversión para la inmediata inversión de los saldos ociosos

de efectivo, a fin de maximizar las ganancias de intereses.

54

Mejorar los procesos de cobro, pago y las políticas de inversión del efectivo, de

otra manera ociosa, fortalecerán la posición de liquidez de una organización. La

liquidez se refiere a la disponibilidad de efectivo para satisfacer eficientemente las

demandas cotidianas de una empresa. A estas actividades, colectivamente, suelen

llamársele administración del efectivo y, por su propia naturaleza entrañan la

conciencia del costo. La administración del efectivo en una compañía grande es tan

importante que las políticas y procesos asociados deben ser objeto de auditorias

internas, es por ello que toda organización debe desarrollar una política específica

acerca de la inversión del efectivo.

Procedimientos Contables y Administrativos

El proceso contable consiste en registrar, clasificar, resumir, reportar y analizar

actividades financieras el cual describe la situación de una organización. La

contabilidad proporciona un marco para estudiar el pasado, presente y como podría

desempeñarse en el futuro. Por otra parte la contabilidad administrativa proporciona a

los administradores de una organización información financiera, la cual ayudara a

evaluar las operaciones presentes y futuras, a la vez tomar decisiones al respecto y

preparar informes financieros detallados para la alta gerencia.

En cuanto a los procesos administrativos, son series de actividades

independientes utilizadas por la administración de una organización para el

desempeño de las siguientes funciones a su cargo: planificar, organizar, suministrar el

personal y controlar.

55

Finalmente, es importante conocer el análisis DOFA como una herramienta que

ayudaría a cualquier organización a estudiar la situación actual y proveer las posibles

fallas que puedan presentarse en un periodo determinado.

Cuentas por cobrar Selección de Crédito

Las cuentas por cobrar representan la concesión de crédito de la empresa a sus

clientes. La concesión de crédito a los clientes es un costo por hacer negocios. Al

mantener su dinero inmóvil en cuentas por cobrar, la empresa pierde el valor del

dinero en el tiempo y corre el riesgo del incumplimiento por parte de los clientes. A

cambio de incurrir en estos costos, la empresa puede ser competitiva, atraer y

conservar clientes y además mantener y mejorar en este caso los servicios.

Por lo general, el gerente financiero controla las cuentas por cobrar mediante el

mantenimiento y la administración de la política de crédito, que incluye la

determinación de la selección, las normas y las condiciones de crédito y la política de

cobro.

Los análisis de crédito usan frecuentemente cinco factores de crédito para

centrar su análisis en los aspectos principales de la solvencia del crédito del

solicitante, estos son:

Reputación: Consta del historial de pagos anteriores así como cualquier juicio

legal o pendiente, se utilizan para evaluar su reputación.

56

Capacidad: Es la posibilidad que tiene el solicitante para rembolsar el crédito

requerido.

Capital: La solidez financiera del solicitante que se refleja por su posición de

propietario.

Garantía Colateral: La cantidad de activos que el solicitante tiene disponible

para asegurar el crédito.

Condiciones: El ambiente de negocios y económico actual, así como cualquier

circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de la transacción de crédito.

Obtención de Información de Crédito

Cuando un cliente desea que una empresa le otorgue condiciones de crédito, el

departamento de crédito comienza el proceso de evaluación pidiendo al solicitante

que llene varios formatos que requieren información y referencias de crédito y

financieras. A partir de la solicitud, la empresa obtiene datos adicionales sobre otras

fuentes. Si concedió un crédito anterior al mismo solicitante, la empresa contara con

su propia información sobre el historial de pago de este. Una de las principales

fuentes externas de información de crédito son los estados financieros, con esto la

empresa analiza la situación de liquidez, actividad, deuda y rentabilidad de la

empresa solicitante.

Una vez obtenida toda la información necesaria se procede a realizar un

análisis de crédito con el fin de establecer una línea de crédito para el cliente que no

es más que la cantidad máxima de crédito que el cliente puede adeudar a la empresa

de servicio en cualquier momento.

57

Política de Cobro

La política de cobro de la empresa consiste en su procedimiento para recuperar

las cuentas por cobrar, cuando estas se vencen. La eficiencia de esta política se

evalúa, en parte, observando el nivel de gastos por deudas de cobro dudoso. Este

nivel depende no solo de la política de cobro, sino también de la política crédito de la

empresa. Si uno supone que el nivel de deudas de cobro dudoso, atribuible a la

política de crédito, es relativamente constante, se espera que el aumento de los gastos

de cobranza reduzcan las deudas de cobros dudosos.

Entre los procedimientos que se utilizan con mayor frecuencia para evaluar las

políticas de crédito y cobro esta la razón del periodo promedio de cobro y la

antigüedad de las cuentas por cobrar.

La antigüedad de las cuentas por cobrar; es una técnica que indica la proporción

del saldo de las cuentas por cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de

tiempo específico. Esta técnica requiere que las cuentas por cobrar de la empresa se

dividan en grupos basados en el momento de su origen. Esta división se realiza en

periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses.

Razones Financieras

Es uno de los instrumentos más usados para realizar análisis financiero de

entidades, ya que estas pueden medir en un alto grado la eficacia y comportamiento

de la empresa. Estas presentan una perspectiva amplia de la situación financiera,

pueden precisar el grado de liquidez, de rentabilidad, el apalancamiento financiero, la

cobertura y todo lo que tenga que ver con su actividad.

58

Razones de Solvencia o Liquidez: La liquidez de una organización es juzgada por la

capacidad para saldar las obligaciones a corto plazo que se han adquirido a medida

que estas se vencen. Se refieren no solamente a las finanzas totales de la empresa,

sino a su habilidad para convertir en efectivo determinados activos y pasivos

corrientes.

Razón de liquidez= Activo Circulante-Inventario/Pasivo Circulante.

Razón Rápida o prueba de ácido= Efectivo y equivalentes de efectivo/P. Circulante.

Período de cobranza: Permite evaluar la antigüedad promedio en el saldo de las

cuentas por cobrar. La empresa debe esperar X días para convertir sus cuentas por

cobrar en efectivo, lo cual permite comparar el resultado con las políticas de cobranza

de la empresa.

Número de días a mano en cuentas por cobrar= CPC/Prom. De Ventas (Ventas/360)

Rotación de Cuentas por cobrar: Mide la cantidad de veces que rota la cartera de

cobranza en el periodo contable.

Período de Cuentas por cobrar: Permite determinar la puntualidad o retraso con lo

cual la empresa satisface las obligaciones contraídas a través del crédito comercial.

Número de días a mano en cuentas por pagar= CPP/Compras diarias.

59

Análisis DOFA

El análisis DOFA esta diseñado para ayudar a encontrar el mejor acoplamiento

entre las tendencias del medio, las oportunidades y amenazas, las capacidades

internas, fortalezas y debilidades de la empresa. Según el autor Serna. H, (1997: 157)

afirma “Dicho análisis permitirá a la organización formular estrategias para

aprovechar sus fortalezas, prevenir el efecto de sus debilidades, utilizar a tiempo sus

oportunidades y anticiparse el efecto de las amenazas”. En el análisis DOFA deben

incluirse factores claves relacionados con la organización, recursos financieros, la

infraestructura, la competencia, recursos humanos, las tendencias políticas, sociales,

económicas y tecnológicas.

Por último, Serna (1997) destaca que DOFA:

Es un acrónimo de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas, el cual, ayuda a determinar si la organización esta capacitada para desempeñarse en su medio. Mientras más competitiva en comparación con sus competidores este la empresa mayores probabilidades tiene de éxito; esta simple noción de competencia conlleva consecuencias poderosas para el desarrollo de una estrategia efectiva. El análisis DOFA, así como el de vulnerabilidad integran el diagnostico estratégico y lo hacen por tanto global. (p.157).

Para el diagnostico o análisis de la situación actual de la organización se aplicó

DOFA, a continuación definiremos los elementos que la componen:

Fortalezas: Actividades y atributos internos de una organización que

contribuyen y apoyan el logro de los objetivos de una institución.

60

Debilidades: Actividades o atributos de una organización que inhiben y

dificultan el éxito de una organización.

Oportunidades: Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización

que podría facilitar o beneficiar el desarrollo de esta, si se aprovechan en forma

oportuna y adecuada.

61

Amenazas: Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que

inhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo.

Cuadro Nº 1 Matriz DOFA

Fuente: Serna, H. (1997)

Al encontrar cada uno de los factores claves del éxito, deberán aparecer

estrategias FO-FA-DO-DA, el cual están dado por los factores claves relacionados

con la organización.

Paso para construir la matriz DOFA:

1. Se elabora una lista de las fortalezas internas claves, de las debilidades

internas, decisivas, de las oportunidades externas importantes y de las

amenazas externas claves.

2. Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y registrar las

estrategias FO resultante en las casillas correspondientes.

3. Cotejar las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar las

estrategias DO resultante.

DOFA Fortalezas (F) Debilidades (D)

Oportunidades (O) Estrategias (FO) Estrategias (DO)

Amenazas (A) Estrategias (FA) Estrategias (DA)

62

4. Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las

estrategias FA resultantes.

5. Comparar las debilidades internas con las amenazas externas y registrar las

estrategias DA resultantes.

Bases Legales Principio de contabilidad generalmente aceptados

Los contadores usan los principios de la contabilidad generalmente aceptados

para registrar y reportar datos financieros de manera similar para todas las empresas,

reportan sus averiguaciones en estados financieros que resumen las transacciones de

negocio de una empresa mediante un período dado. Los tres estados financieros más

importantes son: el Balance General, El estado de Resultados y el estado de Flujo de

Efectivo.

La declaración de los principios de contabilidad número cero (DPC-0), de la

Federación de Colegio de Contadores Públicos de Venezuela, detalla uno de los

principios importantes relacionado con la investigación, el cual es de obtención,

realización contable o reconocimiento del ingreso (y del gasto).

Realización Contable: La contabilidad cuantifica, preferentemente en términos

monetarios las operaciones que una entidad efectúa con otros participantes en la

actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. Dichas operaciones

y eventos económicos deben reconocerse oportunamente en el momento que ocurran

63

y registrarse en la contabilidad. A tal efecto se consideran realizados para fines

contables:

a) Las transacciones de la entidad con otros entes económicos. b) las transformaciones internas que modifican la estructura de los recursos o de

fuentes.

c) Los eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones

de estas, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios.

En consecuencia, dicho principio esta vinculado con el trabajo de investigación,

ya que el procedimiento contable registra las transacciones incluyendo aquellas que

serán efectivos a futuro, destacando que para el flujo de caja hay que omitir esta

información ya que se requiere el dinero realmente ingresado, es por ello el cuidadoso

análisis de las operaciones.

NIC 7: Esta Norma Internacional de Contabilidad tiene vigencia para los

estados financieros que cubran períodos que comiencen a partir del primero de enero

de 1994. “El estado de flujo de tesorería debe formar parte de los estados financieros

presentados por la empresa”. Teniendo como objetivo exigir a las organizaciones el

suministro de informar acerca de los movimientos en la tesorería, producidos tanto en

el pasado como en la actualidad. Para ello propone la confección de dicho estado por

parte de las organizaciones, siguiendo la norma, éste deberá clasificar dichos

movimientos según procedan de actividades ordinarias, de inversión o de

financiamiento. Veremos su descripción:

64

Las actividades Ordinarias: Engloban aquellas que constituyen la principal

fuente de ingresos de la organización, así como otras actividades que no puedan ser

clasificadas ni como de inversión ni como financiamiento. Se trata de un indicador

clave para medir si estas actividades han generado fondos líquidos suficientes para el

reembolso de los préstamos, mantener la capacidad operativa de la empresa, pagar

dividendos o nuevas inversiones.

Las actividades de Inversión: Son las que engloban la adquisición y

desapropiación de activos a largo plazo, así como otras inversiones no incluidas en la

tesorería. Informan sobre los desembolsos realizados a causa de aquellos recursos

económicos que van a producir ingresos.

Las actividades de Financiamiento: Son las que producen cambios en el tamaño

y composición de los capitales propios y de los préstamos tomados por parte de

organizaciones. Se presentan como flujo de tesorería separada al resto, por ser

utilidad en la predicción de necesidades de tesorería para afrontar los compromisos

con los proveedores de capital de la organización.

Definición de Términos

Ciclo del flujo de efectivo: Es una herramienta la cual nos amplia los detalles y

las actividades que influyan sobre el efectivo.

Debilidades del Flujo de Caja: Son todas aquellas actividades o atributos

internos del flujo de caja de una organización que dificultan el éxito en las

operaciones de flujo monetario.

65

Flujo de Caja: Son los flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un

período dado. Es la acumulación neta de activos líquidos en un período determinado

y, constituye un indicador importante de la liquidez de una empresa.

Flujo de Efectivo: Valor igual a la utilidad después del impuesto más los gastos

que no implican salidas físicas del efectivo. En las decisiones de presupuesto de

capital, un gasto típico que no implica desembolso de efectivo es la depreciación.

Flujo de Efectivo Libre: Flujo de efectivo proveniente de las actividades en

operación, menos los desembolsos requeridos para mantener la capacidad productiva

de la empresa, menos los pagos de dividendo.

Liquidez: Convertibilidad del efectivo, la primera categoría de activos

circulantes cubre renglones que pueden convertirse en efectivo dentro de un año o

dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa.

Normas y Procedimientos: Son las pautas especificas que emite la gerencia

para el buen funcionamiento de las operaciones realizadas.

Presupuesto de Efectivo: Es una herramienta común que se usa para dar un

seguimiento a los flujos de efectivo y a los saldos de efectivo resultantes.

Procedimientos Administrativos: Es un conjunto de operaciones ordenadas en

secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo

rutinario.

66

Procedimientos Contables: Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e

instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que

realiza la organización en los libros de contabilidad.

Tesorería: Es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones

relacionadas con las operaciones de flujos monetarios.

67

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

El marco metodológico, explica como se realizó el estudio para responder al

problema planteado, donde entre otras cosas se define el tipo de investigación, así

como su diseño, población y muestra, las técnicas de recolección, análisis y

presentación de la información; todo esto según lo indicado por Arias (2006:110)

quien infiere: “La metodología del proyecto incluye el tipo o tipos de investigación,

las técnicas y los instrumentos que serán utilizados para llevar a cabo la indagación.

Es el “cómo” se realizó el estudio para responder al problema planteado.”, por lo que

a continuación se desarrollo de la siguiente forma:

Diseño de la Investigación

El diseño que se utilizó en la investigación fue, no experimental, el cual no se

manipulo, ni altero ninguna variable, y además se observó los hechos tal y cual se

presentan en su contexto real y en un tiempo determinado, para su posterior análisis y

propuesta de soluciones. Teniendo como soporte teórico los siguientes supuestos

según los autores: Hernández, Fernández y Baptista (2004:269); Infieren que el

diseño de investigación no experimental puede definirse como: “Estudio que se

realiza sin la manipulación deliberada de variables y en los que sólo se observan los

fenómenos en su ambiente natural, para después analizarlo”. En el mismo orden de

ideas Balestrini M, (1999); indica que:

Es posible situar dentro de los diseños de campo, otra clasificación, los no experimentales, transaccionales, en el cual se ubican los estudios exploratorios, descriptivos, diagnósticos, evaluativos, e incluimos los proyectos factibles, donde se

68

observan los hechos estudiados como se manifiestan en su ambiente natural, y en este sentido no se manipulan intencionalmente las variables. (p.118).

Tipo de Investigación

El tipo de estudio que presentó la investigación fue de campo, ya que la

información se obtuvo directamente de la realidad visualizada en los Departamentos

de Contabilidad, Tesorería y Finanzas. En este sentido se pudo encontrar que Arias,

(1999: 48) indica que la “Investigación de campo consiste en la recolección de datos

directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar

variable alguna”.

Nivel de Investigación

La investigación presentó un nivel proyectivo, el cual hizo énfasis sobre la

búsqueda de solución de problemas operativos y la importancia de una propuesta que

sea la más idónea para aportar criterios válidos, el cual en dicho estudio se propuso la

elaboración de un manual de normas y procedimientos para optimizar los problemas

operativos del Departamento de Contabilidad, Tesorería y Finanzas para mejorar la

efectividad en la gestión del flujo de caja.

Por otra parte, el nivel fue descriptivo, por cuanto se buscó especificar como las

personas involucradas en el flujo de caja ejecutan los procedimientos contables y

administrativos, lo cual permitirá optimizar dichos procedimientos y donde además se

midió de forma independiente las variables en los objetivos de la investigación. El

Manual de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador UPEL (2004), define

el proyecto factible como:

69

La elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o una solución posible, un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de una institución o grupo social. La propuesta debe tener apoyo, bien sea en una investigación de campo o en una investigación documental; y puede referirse a la formación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. (p.16).

Población y Muestra

La población estuvo conformada por 19 personas, las cuales son las que

realmente están inmersas en el problema de estudio:

Cuadro Nº 2 Población de estudio

CARGO TRABAJADORES (Cantidad) Jefe de Contabilidad 01 Jefe de Tesorería y Finanzas 01 Administrador Financiero 01 Analistas de Contabilidad 07 Analista de Tesorería y Finanzas 01 Cajeros de Emergencia 05 Cajeros de Plan Salud 03

TOTAL 19 Fuente: Guedez y Salom (2009)

La población es definida por Arias (2006:81) como: “un conjunto finito o

infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las

conclusiones de la investigación”.

La muestra estuvo dirigida a la elección de los sujetos, donde no dependió de

las probabilidades de que todos en su conjunto tuvieron la posibilidad de ser elegidos

70

como parte del objeto de estudio, sino por el contrario, fueron elegidos por decisión

del investigador. Por lo tanto, para este estudio la muestra estuvo conformada por

trece personas que conforman la población, las cuales fueron: el Jefe de Contabilidad,

el Jefe de Tesorería y Finanzas, 05 Analistas de Contabilidad, el Analista de Tesorería

y Finanzas, 03 Cajeros del área de Emergencia y 02 Cajero de Plan Salud, ya que las

misma son los empleados claves para obtener información por su contacto directo con

el objeto de estudio y además es una muestra pequeña, finita y fácilmente manejable.

Cuadro Nº 3

Muestra

CARGO TRABAJADORES (Cantidad) Jefe de Contabilidad 01

Jefe de Tesorería y Finanzas 01 Analistas de Contabilidad 05

Analista de Tesorería y Finanzas 01 Cajeros de Emergencia 03 Cajeros de Plan Salud 02

TOTAL 13 Fuente: Guedez y Salom (2009)

En consecuencia, la muestra de la presente investigación fue no probabilística

intencional, lo anteriormente señalado tiene apoyo en lo indicado por Hurtado y Toro,

(1999:93) quienes indica: “El muestreo no probabilístico intencional es aquel en el

que la muestra no se elige al azar, sino que, por razones determinadas, el investigador

decide, quienes serán los integrantes de la misma” Para Webster Allen (2000:09) La

muestra es: “Una parte representativa de la población que se selecciona para ser

estudiada ya que la población es demasiada grande como para analizarla en su

totalidad”.

71

Técnicas e Instrumento de Recolección de Datos

Cuando se habla de técnica debe hacerse referencia a las distintas operaciones a

las que fueron sometidos los datos que se obtuvieron, es decir los procedimientos que

suministraron información adecuada, por lo que Arias, (2006:53) señala “Las

técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener

información”, por lo que para desarrollar la propuesta presentada se utilizó la

encuesta a través de preguntas cerradas, el cual se realizo a los empleados

subordinados (analistas de contabilidad, de tesorería y finanzas y Cajeros del área de

emergencia y plan salud), se utilizó como instrumento el cuestionario, por ser el

medio más idóneo para recaudar la información necesaria. En este sentido Arias,

(ob.cit.) refiere que: “Se define la encuesta como una técnica que pretende obtener

información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de sí mismos, o en

relación con un tema en particular” En consecuencia, el Cuestionario, Arias (ob.cit.)

plantea:

Donde se interrogan personas con entrevistas orales, escritas con encuestas, entrevistas, cuestionarios o medidas de actitudes, son métodos que se ubican dentro de la clasificación de fuentes primarias, ya que los datos reunidos y utilizados por el investigador y parten de la observación directa y realidad objeto de estudio (p. 74).

La entrevista estructurada fue otra técnica que se utilizó por cuanto se

economiza tiempo y ofrece muchas ventajas para los investigadores, el cual se aplicó

a los cargos gerenciales (Jefe de Contabilidad y Jefe de Tesorería y Finanzas), el

instrumento que se utilizará para dar respuestas y llevar un orden formal de las

preguntas abiertas será el cuestionario. Según, Arias, F. (2006) indica que la

entrevista:

72

Es más que un interrogatorio, es una técnica basada en un dialogo o conversación “cara a cara” entre el entrevistado y el entrevistador acerca de un tema previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información requerida. (p.73).

El autor antes mencionado explica que según el propósito que persiga la

entrevista puede ser estructurada la cual define: “Es la que se realiza a partir de una

guía prediseñada que contiene las preguntas que serán formuladas al entrevistado”.

La entrevista se realizó con preguntas abiertas para generar una opinión más amplia

de la situación.

Validez del instrumento

Se refiere a la precisión y confiabilidad con la que un instrumento mide la

variable. Para validar el instrumento aplicado en la investigación se utilizó el juicio

de los expertos, el cual estuvo conformado por un profesional en el área de

Estadística y dos profesionales especialistas en Administración, conjuntamente con el

tutor de contenido especialista en Estadística y Administración, quienes dieron fe de

la concordancia entre las variables y las interrogantes planteadas. Luego de esta

validación fue ajustado para su aplicación (Ver anexo “D”).

Técnicas de Análisis y Presentación de la Información

A fin de presentar la información obtenida a través de la encuesta y la entrevista

estructurada, se procedió a realizar su trascripción y luego categorizar los elementos

que resultaron comunes a las respuestas de las personas entrevistadas, lo cual se

demostró el grado de congruencia, donde se realizaron cuadros para demostrar el

73

análisis de contenido y dar respuesta a los objetivos planteados en el estudio. Arias,

(1999:53), refiere que: “En este punto se describen las distintas operaciones a las que

serán sometidos los datos que se obtengan: clasificación, registros, tabulación y

codificación si fuere el caso”. Por otra parte, para presentar el manual de normas y

procedimientos se utilizó la técnica del flujograma, el cual representa la estructura de

los procedimientos realizados por los departamentos involucrados para llevar a cabo

el flujo de caja.

74

CAPITULO IV

ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS

A continuación se presenta la situación organizacional y los resultados de la

investigación. Para dar inicio, se presenta una descripción de las opiniones acerca de

la situación actual, en la que los investigadores lograron conocer los procedimientos

que se llevan acabo en la gestión del flujo de caja de Policlínicas Elohim Valencia,

C.A, para el área financiera, posteriormente se presentan a través de cuadros de

distribución de frecuencia, las respuestas dadas a los cuestionarios y entrevistas por

los 13 trabajadores encuestados, los cuales fueron clasificados según su área de

desempeño.

El procesamiento para el manejo de la información se realizó estableciendo la

frecuencia absoluta y relativa de la opinión expresada por los sujetos sobre los ítems

que conforman el cuestionario, previamente codificados en los instrumentos de

recolección de datos. Los resultados obtenidos de las relaciones establecidas, se

muestran en cuadros de doble entrada, donde se cuantifican los diferentes niveles de

opinión utilizados, de esta manera se obtienen los criterios para desarrollar a cada

variable el análisis de sus indicadores.

La actividad actual y fundamental de la empresa Policlínicas Elohim Valencia,

C.A, es prestar un servicio de salud privado, en la que ofrece una gran variedad de

servicios médicos que se colocan a disposición de su clientela. Para el control del

dinero que ingresa y egresa es necesario conocer los movimientos o procedimientos

que involucran los departamentos vinculados y responsabilizados, en la elaboración

del flujo de caja. De allí que los objetivos propuestos en la investigación, se centraron

en el análisis de los procedimientos contables y administrativos llevados actualmente

75

por los departamentos de Contabilidad, Tesorería y Finanzas, así como identificar las

debilidades en su elaboración, para ello se presenta a continuación una serie de

opiniones aportadas por los investigadores de manera sistemática y estructurada con

relación a su situación actual.

Ingresos

Los ingresos están dados por la cantidad de dinero proveniente de la prestación

de servicios médicos, más todos los ingresos de otras fuentes como las rentas. El

Principal ingreso de la empresa Policlínicas Elohim Valencia, C.A proviene de los

servicios de salud, cabe destacar que a su vez existen los descuentos por servicios,

los cuales son precios más bajos que otorga a los clientes y/o pacientes que pagan sus

cuentas en su totalidad al momento del ingreso o que es ingresado por convenio en

caso social. Los ingresos provenientes de su principal actividad se divide en:

Descripción de los Ingresos Ingresos de caja emergencia y plan salud

Es el dinero proveniente de los servicios de atención inmediata que se presta en

las áreas de emergencia (Adulto-pediátrico) y plan salud (Salud preventiva). Estos

pagos se realizan a través de efectivo, cheques, tarjetas de crédito y/o debito. En

Policlínicas Elohim Valencia, C.A, el procedimiento de ingreso se origina cuando el

paciente adulto o pediátrico es atendido por un departamento previo que es el de

admisión, en el cual genera una autorización de atención por emergencia y luego el

paciente se dirige al área de caja para cancelar un deducible, esto en caso de ser

asegurado. En caso de ser una cuenta particular, el responsable de pago debe cancelar

el monto total de la factura.

76

El procedimiento de caja llevado acabo actualmente se da a través de 4 etapas

que debe cumplir el cajero como son:

1. La apertura de caja,

2. Proceso de caja,

3. Cierre de caja

4. Entrega de cajas al supervisor.

Debido a que la organización presta servicios las 24 horas del día, todos los días

del año, se ha implementado para la apertura de caja, 4 horarios en los siguientes

intervalos, estos son:

7:00 a.m. a 12:45 p.m.

1:00 p.m. a 6:45 p.m.

7:00 p.m. a 11:45 a.m.

En caso de las guardias nocturnas (7:00 p.m. a 11:45 p.m. y 12:00 a.m. a 6:45

a.m.) es necesario realizar 2 aperturas y 2 cierres de caja, ya que se tratan de dos

horarios o procesos distintos, que en muchos casos no se cumplen, lo que al momento

de precisar el ingreso correspondiente a dos días diferentes el sistema lo toma como

uno sólo.

Efectivo: El efectivo real que ingresa en cada guardia del departamento de caja

muchas veces no tiene correspondencia con el desglosado por el cajero en sistema.

Cada movimiento de caja es guardado en un sobre, el cual es retirado por el

supervisor de caja al día siguiente a primera hora de la mañana, donde al revisar las

77

cajas en algunos casos no se realizan los depósitos intactos esto debido a la presencia

de vales existentes o cantidades inexactas por no tener diversidad de denominación de

monedas para el cambio al momento de pagar el cliente. Se han presentado casos en

que los cajeros guardan el dinero fuera de caja ya que no se tiene una caja fuerte para

el resguardo, sino una gaveta con llave la cual es insegura para mantener las cajas.

Cheques recibidos: El personal del área de caja recibe los cheques y muchas

veces no conforman los mismos lo que ha provocado que a los días de ser depositados

estos son devueltos por la cámara de compensación por no poseer fondo y se dificulta

el cobro de los cheques ya que se hace muy difícil la comunicación con el emisor o

responsable de pago. De igual manera, los cheques emitidos por personas jurídicas,

debido a que no son conformados, son autorizados por el supervisor de guardia lo que

también a traído contratiempo para hacer efectivo el dinero ya que ellos lo aceptan

pero luego en muchos casos han sido devueltos por diversos motivos que dificulta la

reposición de dichos cheques.

Cuenta de ahorro: Existe una suma significativa de depósitos a la cuenta de

ahorros de la organización, esto con la finalidad de generar interés, originándose, esta

razón, incumplimiento de obligaciones que se han acordado realizar en un

determinado lapso de tiempo.

Puntos de ventas: Esta modalidad permite a los clientes transferir dinero de su

cuenta bancaria directamente a la cuenta de la clínica para pagar el servicio adquirido,

el cual se utiliza cuando el cliente no tiene disponibilidad para pagar en efectivo.

Actualmente la organización posee dos puntos de ventas disponibles para este tipo de

pago, el dinero se hace efectivo en la cuenta bancaria pasados 48 horas. Los puntos

de ventas utilizados son de los bancos:

78

� Banesco

� Banco Nacional de Crédito

Para las tarjetas de debito los bancos cobran una comisión bancaria de 0.53%.

Para las tarjetas de crédito los bancos cobran una comisión bancaria 2.04% que

puede variar hasta 1.63% en algunos casos y ISLR de 5%.

Ingresos por cobranzas

Los servicios prestados por la organización que aun no han sido pagados, los

maneja el departamento de Crédito y cobranza. Como se sabe dado que la

organización no ha recibido el efectivo, se considera que una cuenta por cobrar es

equivalente a usar esos fondos en el futuro. Su misma naturaleza representa las

decisiones de concesión de crédito, la gran importancia que para la administración

tiene su buen manejo y control en las decisiones financieras, como instrumento que

contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generación de fondos para el

financiamiento de las operaciones corrientes de la empresa. Esto a su vez afecta el

flujo de caja de una empresa, en vista de los efectos que tienen las políticas relativas

de la concesión de créditos y a las políticas de cobranzas en la rapidez con que entren

los fondos a la empresa.

La base de una cobranza exitosa es una administración de clientes al día. En el

caso de las debilidades detectadas en la gestión de cobranzas de policlínicas Elohim

Valencia; C.A. son las siguientes:

79

� El departamento de cobranzas es el mismo de crédito, ellos se encargan de

evaluar y conceder el crédito sin medir el riesgo real.

� No se lleva un debido control de todos los clientes con sus volúmenes de

compras en valor (bolívares) durante el último año a nivel mensual,

destacando formas de pago, localización, personal encargado de la

cobranza y niveles de atraso promedio en caso de existir. Por lo que se

hace difícil el análisis de cada cliente.

� No se jerarquiza la lista de diversas maneras.

� No existe una clasificación de clientes en cuanto a atributos relevantes en

las que se detalle los clientes potenciales y los que están en situación de

mora.

� No están identificados con precisión todos los recursos y costos asociados

a la gestión de cobranza en el último año a nivel mensual. Es decir, no se

mide el riesgo, por lo que en muchos de los casos estos son muy altos.

� No existen indicadores de gestión y seguimiento que permitan gerenciar

de una manera eficiente a la cartera de clientes.

80

� No se tiene un equipo de cobranza que utilice incentivos apropiados para

inducir al cliente al pago oportuno o a tiempo, por lo que parte importante

del ingreso se encuentra estancado por falta de pago.

� Muchas veces no existe la aprobación del crédito por la persona indicada

ya que hay varias personas que tienen clave para realizar esta actividad.

� No se realiza una investigación previa y completa del cliente para

otorgarle crédito.

� Muchos de los expedientes del cliente no contienen los requisitos

completos para otorgarle el crédito y evaluar su situación financiera.

� En muchos casos no están fijados los límites para un cliente en particular.

Esto ha traído como consecuencia que un cliente que se encuentra en

situación de mora se le conceda otro crédito por lo que es realmente grave

ya que aumenta su obligación con la organización pero sin ninguna

garantía de que sea cancelada a futuro.

� No se envían mensualmente los estados de cuenta a todos los deudores. Se

han presentado casos en los que el seguro paga una factura que en el

pasado ya fue cancelada.

81

Actualmente se maneja una política de cobranza de 30, 60 y 90 días

dependiendo del caso, las cuales en la mayoría de los casos supera este periodo de

cobro.

Ingresos por arrendamientos

Actualmente, en la organización, el arrendamiento esta dado por los alquileres

de consultorios y condominio el cual es el que cubre los servicios básicos y públicos

como es agua y luz, siendo estos descontados, dependiendo el caso, al momento de

cancelarle al medico sus honorarios por concepto de servicios prestados a la clínica.

Una de las problemáticas que se ha presentado con la administración es que los

médicos exigen su factura a tiempo, por lo que tarda demasiado, hasta meses para la

impresión y entrega de las mismas.

Egresos

Para Policlínicas Elohim Valencia; C.A. los egresos son costos y o gastos por la

prestación y administración del servicio. En el caso de los primeros es por concepto

de las compras de insumos médicos, equipos médicos, etc. y así ofrecer los servicios,

mientras, que los segundos incluyen los gastos de operación de la clínica y que no

están directamente relacionados con los servicios principales que en ella se ofrecen.

Descripción de Egreso

Caja Chica

A través de ella se realizan desembolsos por concepto de pagos que

necesariamente no son menores y las cuales cancelan de contado en efectivo, dichos

82

pagos son relacionados y luego entregados al departamento de tesorería; el cual no es

obligatorio entregarlos con sus debidos soportes. Cabe destacar que en algunos de los

casos con previa autorización se cancelan a proveedores o se realizan gastos por

montos grandes. La caja chica no presenta un fondo fijo con el cual operar como tal

ya que el monto puede variar a conveniencia.

Debido a que no se utiliza un debido control interno en la organización, se

evidencian muchas irregularidades que hacen una marcada debilidad en el manejo de

lo que ellos llaman caja chica.

Al personal solicitante se le llena una hoja en blanco a mano o en Excel que es

diseñado rápidamente por el encargado de la caja estilo formato, especificando el

monto, concepto y sus datos personales, denominado vale; este último queda como

soporte del monto solicitado de caja hasta que sea cambiado por su factura legal,

luego la persona encargada realiza una relación de gastos al agotarse el efectivo

disponible, entrega dicha relación con/sin sus debidos soportes al departamento de

tesorería, donde es allí que realizan el registro en el sistema. La reposición de fondo

de caja se emite por cheque en cantidades de las veces necesarias y queda en el poder

del departamento de tesorería y se va entregando cada cheque cuando se agote el

efectivo de la caja chica anterior de manera que no es obligatoria la entrega de

soportes.

Se evidencia en este proceso que:

� Se hacen pagos menores por medio de un fondo que no es fijo

reembolsable y que muchas veces no es contra entrega de comprobantes.

83

� Los pagos de caja chica no están soportados por documentos debidamente

aprobados.

� No realizan arqueos sorpresivos con el objeto de constatar la existencia

física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.

Caja Administrativa

La porción del dinero recaudado que no se deposita en la entidad bancaria se

utiliza para pagar, directamente, a algunos proveedores y estos cubren los gastos que

se generan en la operatividad de la organización, destacando que en la mayoría de los

casos no cuentan con comprobantes de egresos como tal. Entre este tipo de gastos

tenemos:

� Compras de medicinas que no haya en el stock en el momento oportuno o

que son exigidas por el médico de guardia.

� Materiales y repuestos para el mantenimiento o reparación instantánea de

la infraestructura, ya que no cuentan con un almacén de herramientas.

� Cancelación de guardias extras.

� Viáticos.

84

� Cancelación de fletes y envíos de valijas a seguros y ha Inter compañías.

� Bebidas y alimentos del personal administrativo que cubre horas extras.

� Traslado del personal que laboro horas extras, después de las ocho de la

noche.

� Traslado para la compra de medicina en horas nocturnas y fines de

semana.

� Otros gastos de emergencia, el cual no se pueda esperar la emisión de

cheques, como por ejemplo reparación de equipos médicos, o de oficina,

materiales de oficina o suministros varios (Papel Higiénico, Café, Azúcar,

etc.).

� Cancelación de estudios especiales a pacientes hospitalizados solicitados

por médicos internistas como: Holter, Mapa, etc.

� Cancelación de estudios foráneos de emergencia tales como: Resonancia,

entre otros estudios especiales.

85

Caja Presidencia Son aquellos pagos que cubren los gastos personales de presidencia y no

presentan soporte alguno. Esto debido al desconocimiento que se tiene en la

organización acerca de la necesidad de llevar un debido control interno. Algunos de

los gastos que se realizan a través de este efectivo son:

� Pago de alimentos y bebidas.

� Boletos Aéreos.

� Nómina empleados del personal que no pertenece a la organización.

� Compra de materiales de construcción para la mejora y ampliación de la

capacidad instalada.

� Envío de valijas.

� Gastos de hospedaje y restaurantes (Gasto de representación), entre otros.

Pagos a Proveedores

El proveedor es el responsable de abastecer de los insumos principales a la

organización, de esta forma con previo acuerdo de los mismos la función de pago será

a crédito o de contado. Actualmente en Policlínicas Elohim Valencia. C.A, a pesar de

existir una política por este concepto, no se cumple a cabalidad, observando en

muchos casos el no cumplimiento de los convenios de pagos acordados de 30, 60 o

90 días, sino que se cancela hasta en un plazo mucho mayor a estos. Los proveedores

están clasificados de la siguiente manera:

� De Materiales de construcción.

86

� De Material Médico Quirúrgico.

� Insumo de Papelería.

� Insumo de Limpieza.

� De Lencería.

� Servicios Básicos: Agua, Luz, Gas, Internet, C.A.N.T.V.

� Servicios Clínicos (Resonancia, Cateterismo, Diálisis.).

� Outsourcing: (Laboratorio, Radiología, Ecografía, Tomografía, Anatomía

Patológica, Cafetín, Dieta Paciente).

Proveedor de Servicios

� Desechos Biológicos.

� Fumigación.

� Mantenimiento de Ascensores

Bancos

Conjunto de transacciones de pagos realizados con cheques o transferencias a

nombre de la clínica.

Pago de Contado con cheque

Son aquellos en que la clínica realiza el pago por medio solo de cheques.

87

� Repuestos y mantenimiento de vehículos (propios e institución)

� Compra de materiales para la construcción y mantenimiento de

infraestructura.

� Compra de equipos de oficina.

Créditos Bancarios y de seguros

Estos tipos de pagos se realizan al momento que el banco descuenta

directamente de la cuenta bancaria de la clínica el monto convenido de crédito con

respecto a las cuotas de intereses y capital siendo este amortizado mensualmente

tales como: Póliza de Seguros de vehículo, Crédito de financiamiento, Créditos de

vehículos, entre otros.

Pagos de contado con cheque

Cuando son casos que ameritan ser pagados de contado el departamento que

solicita el cheque entrega el presupuesto del gasto al analista de cuentas por pagar

este posteriormente le emite el cheque, luego al cancelar reciben la factura para su

registro y procede a asignar el soporte de egreso del cheque a la factura.

Pagos a Crédito

El administrador solicita la aprobación de facturas pendientes por cancelar al

presidente, posteriormente luego de su aprobación se le entrega al departamento de

88

tesorería un reporte, el cual, las facturas ya están debidamente procesadas en el

sistema, el cheque es emitido y se le asigna su gasto respectivo.

Pagos por transferencias

Se transfieren a los bancos afiliados del acreedor, esto lo realiza el

departamento de tesorería, el cual se encarga de realizar la transacción financiera por

medio de líneas telefónicas, computadoras e Internet que operan con el software del

banco.

Razones financieras

Actualmente en la organización no se miden los índices de eficiencia a través

de métodos necesarios que suministren información en cuanto a la liquidez,

solvencia, rotación de las cuentas por cobrar, es por ello que se dificulta la gestión del

flujo de caja por no facilitar información oportuna y confiable, pues esto implica una

deficiencia del proceso de control sobre el activo circulante.

89

Cuadro Nº 4 Situación Actual de Policlínicas Elohim Valencia, C.A

D O F A

FORTALEZAS

-Dispone de equipos médicos de tecnología de punta. -Cuenta con la unidad de medicina interna para la mujer. -Publicidad en televisión.

DEBILIDADES

-Falta de control del efectivo -Ausencia de arqueo -Ausencia de normas y procedimientos. -El personal no tiene un entrenamiento previo para la atención al público. -El espacio físico con el que cuentan es muy limitado.

OPORTUNIDADES

-Servicio dirigido a clase media y alta. -Esta ubicada en una zona céntrica de la ciudad de valencia la cual es de rápido acceso.

F.O

-Elevar las estrategias de mercado a través de jornadas promocionales para captar mayor número de clientes.

D.O

-Llevar un debido control y planificación del efectivo. -Adiestramiento y capacitación del personal.

AMENAZAS

-Alto grado de inseguridad

-Incertidumbre Política. -Competidores potenciales

cercanos.

F.A

-Crear estrategias de seguridad interna de manera que de forma rápida se pueda prevenir hechos delictivos. -Establecer medidas de prevención para cualquier eventualidad política. -Promover una alta calidad de servicio la cual se promocione por medio de la publicidad y que sea constatada al momento de ser prestado el mismo. .

D.A

-Establecer mecanismos de planificación y control en todas las áreas involucradas con la gestión de flujo de caja. -Diseñar un manual de normas y procedimientos en la gestión del flujo de caja.

Fuente: Guedez y Salom (2009)

90

Interpretación de los resultados obtenidos

Como complemento a la información obtenida mediante las entrevistas

realizadas a los Jefes del Departamento de Tesorería y Finanzas y el Departamento de

Contabilidad y según lo propuesto en el diagnóstico realizado; a continuación se

presenta el procesamiento de los datos derivados de la aplicación del cuestionario,

bajo la modalidad de encuesta, aplicada a los informantes claves, correspondiéndose

estos con los empleados, analistas, de los departamentos de contabilidad, los cajeros

y los analistas de tesorería y Finanzas, con lo cual se pretendió analizar la situación

que se presenta en la empresa desde ambas perspectivas y de esta manera verificar la

información con respecto a los procedimientos y actividades diarias que se realizan

en Policlínicas Elohim Valencia, C.A, en el ámbito del manejo de los ingresos

ordinarios que conforman el flujo de caja proveniente de la actividad que determina la

razón de ser de la Organización la prestación de un servicio de salud.

Por otro lado, los resultados del diagnóstico, permitió el desarrollo de la

propuesta en las áreas específicas donde existen irregularidades en los procedimientos

relacionados o claves para la gestión del flujo de caja, con lo que se espera que con la

implementación de un Manual de Normas y Procedimientos, el personal que labora

directamente en la organización pueda servirse de esta herramienta para mejorar el

desempeño en sus funciones y con esto mejorar la competitividad de la Organización

dando como resultado una mayor rentabilidad desde el enfoque del binomio tiempo-

inversión.

91

Análisis de los Cuestionarios aplicados I PARTE. Analista de Contabilidad (Ingresos)

Cuadro Nº 5 Ítem 1. ¿A la hora de realizar los registros contables están debidamente

soportados?

Opciones Frecuencia Porcentaje Siempre 0 0%

Algunas veces 1 20% Nunca 4 80%

TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 1

Fuente: Guedez, Salom (2009)

El 80 por ciento de los encuestados indican que nunca existe un debido soporte

de los registros, mientras que el 20 por ciento restante señala que solo algunas veces

92

están soportados; es decir, esto refleja esa situación donde los ingresos no están

debidamente soportados con sus respectivos depósitos, lo cual ocurre muy

continuamente; significando que el dinero que ingresa a caja en un determinado

momento no se refleja oportunamente en la contabilidad, lo cual conlleva a su vez a

un retraso en el proceso y la ineficiencia de los registros contables. En este sentido

Garay, U. (ob.cit.), sostiene que a través de la información contable se refleja lo

realmente ingresado en la organización, diagnosticándose aquí una falla que debe ser

corregida para aumentar la confiabilidad de los estados financieros elaborados por la

administración de la Organización.

93

Cuadro Nº 6 Ítem 2. ¿Con que frecuencia se emiten reportes de caja?

Opciones Frecuencia Porcentaje Diario 5 100%

Semanal 0 0% Quincenal 0 0% Mensual 0 0% totales 5 100%


Gráfico Nº 2


Los resultados arrojados indican inequívocamente que diariamente se emiten

reportes de caja, esto por el cierre diario que realizan, sin embargo, esta situación no

indica que las cajas lo estén haciendo correctamente, ya que a menudo hay ausencia

de soportes como lo indica el punto anterior. Con esto, es necesario destacar que se

emiten reportes diarios de los ingresos más no verifican al día siguiente los

documentos anexos que corresponden a dichos ingresos. Por otra parte no se realiza

un cierre mensual en el cual se puedan analizar los ingresos y proveer los

desembolsos, no es por eso que el autor Stanley, B. (ob.cit.) indica que los saldos de

efectivo se determinan a través de la base diaria, semanal y mensual que fluye en la

organización, por lo que es conveniente evitar el acumulamiento de los movimientos

de caja sin una conciliación permanente con los soportes correspondientes.

94

Cuadro Nº 7 Ítem 3. ¿Verifica usted la relación de los depósitos?



TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 3


Los resultados indican que el 60 por ciento de los analistas de contabilidad

tomados como muestra, con frecuencia realizan, verifican y comparan la relación de

los depósitos con los ingresos; siendo importante destacar que hay situaciones donde

existe desviación de fondos autorizados por la gerencia, causa que origina que el

trabajador no se ocupe en realizar y verificar la relación de depósitos ya que no es

obligatorio presentarlos al momento de la entrega de las cajas. Esto representa una

limitante para el administrador o ejecutivo de finanzas al momento de desarrollar un

presupuesto de efectivo tal como se demuestra en la teoría, ya que la información que

se necesita para ello debe ser confiable y un reflejo casi exacto de los movimientos

del fondo con el que se cuenta.

95

Cuadro Nº 8 Ítem 4. ¿Rinde cuenta a un solo supervisor?


Gráfico Nº 4


En este caso los analistas de contabilidad generalmente el 60 por ciento no

rinden cuenta a un solo jefe ya que están muy relacionados los departamentos y se

apoyan unos con otros, quienes frecuentemente no solucionan los problemas que se

presentan ya que no están plenamente capacitados para estudiar la raíz de los

inconvenientes, puesto que supervisan pero no toman las medidas correctivas

pertinentes, mientras que el 40 por ciento rinde cuenta a un solo supervisor quien en

este caso está encargado de una función especifica, rutinaria y la dirección de mando

Opciones Frecuencia Porcentaje

SI 2 40%

NO 3 60%

TOTALES 5 100%

96

esta muy centralizada en esas personas. Es por ello que las normas administrativas

como indica el autor Gómez, G. (ob.cit.) tiene elementos básicos para la

coordinación, dirección y control, siendo una característica fundamental la actividad

supervisora como parte del buen proceder de las actividades normales de la

Organización.

97

Cuadro Nº 9 Ítem 5. ¿Los ingresos por concepto de arrendamiento son contabilizados

independientemente?



TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 5


De acuerdo a los resultados obtenidos el 80 por ciento de los ingresos por rentas

no son contabilizados en su debida cuenta sino que son registrados al igual que los

ingresos principales como es la prestación de servicio. En ocasiones ese 20 por ciento

restante se realiza de manera manual y luego es archivado para su posterior registro lo

cual origina un retraso, pero es llevado a su cuenta independiente. De acuerdo a esto

Catacora, F, (ob.cit.) afirma que dentro del área de control y finanzas deben existir

funciones contables que deben ser registradas de acuerdo a su función contable

propiamente dicha y las sub-unidades que la componen.

98

Cuadro Nº 10 Ítem 6. ¿Al momento de realizar su trabajo como analista Registra, Clasifica,

Resume y Realiza un análisis e interpretación de los resultados?


Casi siempre 2 40% Casi nunca 1 20%

Nunca 0 0% TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 6


De acuerdo al análisis de los datos obtenidos el 40 por ciento de los encuestados

cumplen siempre las funciones de registrar, clasificar, resumir e interpretar el trabajo

del cual es responsable, otro 40 por ciento señala que casi siempre, quizás motivado a

que su superior le solicite esta labor de lo contrario no realizan sus respectivos

análisis, afirmación que se realiza dado a que se han presentado casos en los que se

evidencia que no se realizó un análisis de las cuentas al presentar errores de registro,

debido a que no se lleva a cabo cierre mensual y se detecta mucho tiempo después.

99

Cuadro Nº 11

Ítem 7. ¿El sistema suministra la debida información oportuna que se requiere para el uso tanto interno como externo?



TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 7


De acuerdo a los datos obtenidos, el sistema en el 60 por ciento de los casos

tomados como muestra, arroja información oportuna y confiable, el problema radica

en que los operarios no poseen los suficientes conocimientos y desconocen la

importancia de sus funciones; por otro lado no mantienen la data actualizada siendo

este el motivo de que en un 40 por ciento de los casos existe la carencia de una

información que pueda ser útil para un momento determinado.

100

Cuadro Nº 12 Ítem 8. ¿Con que frecuencia se concilian las cuentas bancarias?


Diario 0 0% Semanal 0 0%

Quincenal 0 0% Mensual 0 0%

Mas del mes 5 100% TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 8


A través de los resultados obtenidos en su totalidad todas las conciliaciones

bancarias se realizan con un retraso de más de 30 días; por lo tanto la ausencia de un

control para el debido sustento de los ingresos, no garantiza que el valor de la fuentes

monetarias distribuidas en las cuentas bancarias sean el reflejo de los movimientos de

entrada y salida de dinero los cuales se realizan diariamente y deben ser verificadas

en periodos cortos de tiempo, para evitar los desordenes administrativos y el retrabajo

de los departamentos involucrados. Destaca Catacora, F. (ob.cit.) con mucha razón,

que una de las fuentes de partidas pendientes o en conciliación se origina en el flujo

de las operaciones que se genera en el departamento de tesorería, de allí la

importancia en aplicar un procedimiento que estandarice esta actividad.

101

Cuadro Nº 13

Ítem 9. ¿Conoce usted las políticas de la organización?

Opciones Frecuencia Porcentaje Si 0 0% No 5 100%

TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 9


De acuerdo a lo expresado por la totalidad de la muestra, el personal que allí

labora no tiene conocimiento de las políticas, ni las normas tanto departamentales

como organizacionales, un punto débil que debe ser corregido en el marco de crear

una cultura organizacional sana, por cuanto afirma Gómez, C. (ob.cit.) que las

políticas establecidas, compilan un cuerpo normativo otorgando legalidad a las

acciones en él descritas, es por ello que el personal en pro de resguardar el buen

funcionamiento de la empresa deben alinearse a las políticas y reglamentos que se

establezcan para el desempeño de sus funciones.

102

Cuadro Nº 14 Ítem 10. ¿Esta definida su responsabilidad y función a través de un manual

de normas y procedimientos dentro de la organización?


TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 10


Con la información suministrada indican que no existe un manual de normas y

procedimientos en cuanto a las actividades y funciones operativas específicas, por lo

que actualmente se presentan deficiencias para llevar a cabo la gestión del flujo de

caja, sirviendo esto para destacar la necesidad de contar con esta herramienta la cual

brinda múltiples beneficios, tal como lo refiere Rodríguez J. (ob.cit.) al describirlos

como medios valiosos para la comunicación que permite registrar y tramitar la

información respecto a la organización, señalando quien, como, cuando, donde y para

que han de realizarse cada una de las operaciones.

103

Cuadro Nº 15 Ítem 11. ¿Cree usted que es importante la implementación de un manual de normas y procedimientos para mejorar su desempeño en la gestión del flujo

de caja?


TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 11


En base a la información recabada todos los analistas en su totalidad plantean

que si es de gran importancia implementar un manual de normas y procedimientos

que regule las actividades de flujo de caja, ya que esto optimizaría los

procedimientos, los guiaría al mejoramiento de sus funciones mediante la obtención

de información confiable y oportuna para la gestión del flujo de caja.

104

II PARTE. Cajeros de Emergencia y Plan salud (Ingresos)

Cuadro Nº 16 Ítem 1. ¿Tiene claramente definida sus funciones?


Si 1 20% No 4 80%

TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 12


De acuerdo a los resultados se obtiene que el 80 por ciento del personal que esta

relacionado directamente con los ingresos y el movimiento diario de efectivo no tiene

claramente definida cual es su función, por ende no conocen la importancia de sus

actividades dentro de la organización, mientras que el 20 por ciento tiene definida sus

funciones más no escritas o establecidas como tal. En tal sentido Álvarez, M. (ob.cit.)

destaca que las funciones y procedimientos de uso cotidiano en las organizaciones,

generalmente son verbales y no están por escrito, situación ésta que debe ser

mejorada para una mayor eficiencia en la operación de la Organización.

105

Cuadro Nº 17 Ítem 2. ¿Realiza pagos con el efectivo que ha ingresado en Caja de

emergencia o plan salud?



TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 13


El 80 por ciento de la muestra analizada afirma que algunas veces suele realizar

pagos con el dinero ingresado en caja, mientras que otro 20 por ciento niega haberlo

hecho. En reiteradas ocasiones se realizan pagos grandes a proveedores con la

autorización del supervisor o jefe inmediato, sin embargo, esto origina retraso y

descontrol en las cajas, debido a que no se lleva un registro por lo menos manual, del

dinero desviado para la realización de dichos pagos, significando esto que realmente

existe la necesidad de crear un estándar para este procedimiento a través de la

implementación de un manual.

106

Cuadro Nº 18 Ítem 3. ¿Los cheques recibidos de persona natural son conformados en el

momento?

Ítems Frecuencia Porcentaje Siempre 1 20%


TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 14


Los resultados arrojados indican que el 40 por ciento considera que algunas

veces los cheques si son conformados en el momento, mientras que en otras

oportunidades lo hacen a destiempo, es decir, por ejemplo después de ingresar a un

paciente; un 40 por ciento señala nunca hacerlo, en cierta forma para ahorrar un poco

de tiempo, esto a la final representa un retrabajo para la organización, en los casos en

que el cheque es devuelto o presenta insuficiencia de fondo. Solo un 20 por ciento

siempre conforma los cheques lo que trae como consecuencia un alto riesgo al

momento de su aceptación.

107

Cuadro Nº 19

Ítem 4. ¿Los cheques recibidos por personas jurídicas son autorizados por los supervisores de turno?



TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 15


El 60 por ciento de la muestra indica que los cheques aceptados como forma de

pago nunca son autorizados por el supervisor de turno, en el 20 por ciento de los

casos solo algunas veces y solo un encuestado dice que el supervisor autoriza la

aceptación de los mismos, esto quiere decir que los cheques jurídicos son recibidos

sin la debida autorización, por lo tanto en el mayor de los casos no son conformados,

significando el riesgo de recibir un cheque sin fondo que a la larga representa un

costo de gestión de cobranza adicional a lo que se tiene estipulado.

108

Cuadro Nº 20 5. ¿Le realizan arqueo de caja sorpresivo?


Si 0 0% No 5 100%

TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 16


La totalidad de la muestra conformada por cinco cajeros indican que nunca son

sometidos a un arqueo sorpresivo de caja como parte del control interno que debe

existir en toda organización; es por ello que existen tantas irregularidades en los

ingresos de efectivo y no se toman las medidas correctivas a tiempo. De acuerdo con

lo expresado por Rodríguez, J. (ob.cit.) el control administrativo uniforma y controla

el cumplimiento de las actividades rutinarias de trabajo evitando su alteración

arbitraria, de allí la necesidad que existe en la organización en estudio de incentivar

este proceso con el diseño de un manual.

109

Cuadro Nº 21 Ítem 6. ¿Al momento de ejecutar su trabajo, analiza e interpreta el

procedimiento a realizar?





Gráfico Nº 17


En este caso la pregunta arrojó como resultado que un 60 por ciento del

personal encargado de caja encuestado, no se detiene a analizar los procedimientos

operativos que se derivan de sus tareas ordinarias, es decir, si su supervisor o la

gerencia no se lo exigen, éstos no lo ejecutan voluntariamente. Por otra parte no

detectan irregularidades en sus funciones ya que no son supervisados, es por ello que

se necesita personal que tome decisiones o modifique lo necesario como es el caso

del gerente administrativo o jefe de un área, a fin de intensificar el monitoreo de las

cajas.

110

Cuadro Nº 22 Ítem 7. ¿Al momento de ingresar los datos al sistema para la elaboración de

recibos y facturas tiene el sumo cuidado y precisión para que estos sean correctos y no incurrir en el retrabajo?





Gráfico Nº 18


La totalidad de la muestra señaló que casi siempre obra con cuidado al

momento de ingresar datos al sistema, sin embargo hay que destacar que no se puede

tomar este dato como una premisa, puesto que en muchos casos no se logra cumplir

con los requerimientos mínimos exigidos por el SENIAT para el registro de este tipo

de documentos, por ello no solamente es necesario contar con un sistema eficaz de

control que anticipe las consecuencias potenciales, sino también contar con un

personal capacitado u orientado a cumplir y conocer la importancia de las actividades

que realiza.

111

Cuadro Nº 23

Ítem 8. ¿Considera usted que el sistema brinda información confiable y oportuna a la hora de procesar documentos como facturas, recibos?





Gráfico Nº 19


En el 60 por ciento de los casos el sistema casi nunca aporta información

confiable, mientras que en el otro 40 por ciento si arroja los resultados esperados, es

decir, de acuerdo a los resultados obtenidos; el sistema de información actualmente

diseñado no brinda la total confiabilidad, ya que por ser el llamado “SICLHOS”

tradicional está un poco obsoleto con respecto a otros programas de actualidad por lo

que existe la necesidad de integrarlo con otro sistema que abarque más campos.

112

Cuadro Nº 24

Ítem 9. ¿La persona que deposita el dinero en el banco es la misma que llena el depósito?

Opciones Frecuencia Porcentaje Siempre 0 0% Nunca 0 0%

Algunas veces 5 100% TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 20


Los trabajadores encuestados afirman que el personal que llena las planillas es

la misma que realiza los depósitos bancarios diarios, esto varía de persona, puede ser

un cajero o un analista dependiendo del día a día ya que son asignados

improvisadamente, es decir, esto es indicativo de que no existe una debida asignación

de funciones o descripciones de cargo lo cual en la mayoría de los casos es uno de los

problemas que se pretende resolver con la instauración de un manual de normas y

procedimientos.

113

Cuadro Nº 25 Ítem 10. ¿Se depositan los ingresos en el banco diariamente e intactos, tal cual

como han sido recabados?



TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 21


De acuerdo a los resultados obtenidos se tiene que algunas veces los ingresos no

son depositados intactos, esto genera que en muchos casos haya un faltante o un

sobrante, una de las causas es por la ausencia de la diversidad de monedas disponibles

en el momento, esto recae en la responsabilidad de la tesorería quien debe, de acuerdo

a la planificación del flujo de caja establecida, proveer los fondos necesarios para las

movimientos corrientes del efectivo.

114

Cuadro Nº 26 Ítem 11. ¿Conoce usted las políticas de la organización?


Si 0 0% No 5 100%

TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 22


El 100 por ciento de la muestra encuestada niega conocer las políticas tanto a

nivel departamental como organizacional, esto motivado a que los directivos no se

han dedicado exponerlos ante los trabajadores tanto de manera verbal como escrita,

ignorando con esto los beneficios que se obtienen de crear un ambiente dentro de la

organización donde se trabaje como un equipo bien cohesionado a través de las

políticas, misión y visión que se hayan establecido.

115

Cuadro Nº 27 Ítem 12. ¿Cree usted que la elaboración e implementación de un manual de normas y procedimientos mejoraría su desempeño en la gestión del flujo de

caja?


TOTALES 5 100%


Gráfico Nº 23


En base a la información recabada todos los cajeros que conformaron la

muestra en su totalidad plantean que es de gran importancia la implementación de un

manual de normas y procedimientos, ya que los guiaría a capacitarse y aclarar dudas

en cuanto a las actividades que tengan que realizar en el día a día. Esto representa un

punto positivo y una ventaja para la aplicación de esta herramienta, ya que advierte

que no existirán mayores inconvenientes con la resistencia al cambio que

comúnmente se dan en este tipo de casos.

116

Resultados de la Encuesta

Analista de Tesorería y Finanzas (Ingresos-Egresos)

1. ¿Existe un control de las entradas y salidas del efectivo?

De acuerdo a la información obtenida se evidencia que no existe un control

como tal, ya que se diagnostican irregularidades con respecto a los procedimientos

relacionados. En cuanto a los pagos por caja chica usualmente son sumas muy

elevadas por la ausencia de planificación.

2. ¿Se lleva una planificación detallada de las cuentas por cobrar?

El departamento de tesorería y finanzas no lleva su planificación de cuentas por

cobrar ya que esta no fluye a los departamentos correspondientes de manera eficiente.

3. ¿Se lleva una planificación detallada de las cuentas por pagar?

Por medio de la información suministrada del departamento de tesorería y

finanzas existe la planificación en cuanto a los pagos de servicios o gastos operativos,

mientras que los pagos a proveedores no tienen planificación, en virtud de que son

cancelados por prioridad a beneficio de la clínica.

4. ¿Llevan un control y registro oportuno de los ingresos?

Con la información obtenida se concluye que en el área de caja de emergencia y

plan salud no existe el debido control y registro oportuno porque cuando son

117

chequeadas a diario las cajas esta reflejado algún faltante o sobrante y esto retrasa el

proceso de registros contables y crea el retrabajo, el cual no es más que revisar el

origen de la falla.

5. ¿Llevan un control y registro oportuno de los egresos?

Los desembolsos provenientes con la emisión de cheques son controlados y

registrados debidamente por el departamento de tesorería y finanzas. Destacando que

los provenientes de pago de nóminas y póliza de seguros corresponden a otros

departamentos.

6. ¿Se realiza un proceso de supervisión al trabajo que ejecuta?

Existe una supervisión entre departamentos pero no tienen medidas correctivas

o soluciones a los problemas operativos que se llevan a cabo en el día a día.

7. ¿Usted como analista detecta frecuentemente errores por parte de los cajeros?

Con la información suministrada se concluye que el personal del área de caja

reflejan errores humanos al colocar en el sistema cantidades en bolívares que en

realidad no es la recibida lo que hace que el sistema indique algún faltante o sobrante

que no existe. Por otra parte no suministran los datos correctos al sistema cuando se

trata de colocar número de depósitos bancarios, éstos entre muchos de los casos que

se pueden presentar.

118

8. ¿Se constata la ausencia física del efectivo o comprobantes?

Recabada la información cabe destacar que no tienen formato de comprobantes

de egresos, los mismos son apuntados en hoja blanca; por otra parte en ciertos pagos

que realizan en efectivo a proveedores sin la planificación previa solo para cubrir la

necesidad latente, el mismo demora en entregar la factura y a la hora de la recepción

del documento no cumplen con los requerimientos mínimos exigidos por el SENIAT.

9. ¿Conoce usted las políticas de la organización?

En conclusión a la información recabada no existe política ni departamental ni

organizacional. Por cuanto carecen de un manual de normas y procedimientos en las

actividades claves para la ejecución del flujo de caja.

10. ¿Cree usted que es importante la implementación de un manual de normas

y procedimientos para mejorar su desempeño en la gestión del flujo de caja?

En conclusión, es de gran importancia dicha implementación puesto que a través de el se puede optimizar los procedimientos y lograr la eficiencia en los puestos de trabajos.

119

Interpretación de Entrevista

Jefe de Contabilidad

1. ¿Con que frecuencia se verifica y controla las partidas monetarias?

Expresó que actualmente no existe un mecanismo para controlar y verificar las

partidas ya que no esta creado un departamento que se encargue de dicho control.

Esto es algo sumamente delicado ya que a través de un debido control de las partidas

monetarias se obtiene con precisión lo que realmente tiene la organización.

2. ¿Los ingresos se contabilizan en el diario y se pasan a otros libros al recibirlos?

Los ingresos son los generados de acuerdo a la facturación que puede ser de

contado esta es proveniente de emergencia y plan salud; a crédito que son las

provenientes de hospitalización y parte de plan salud estos ingresos pasan a un libro

legal que es el libro de venta el cual es generado por el sistema y vienen de manera

detallada. Como tal, no se contabiliza en un libro diario; al recibir y registrar el

ingreso en el sistema este los registra en un mayor analítico. Lo cual no cumple con

un debido proceso contable.

3. ¿Los ingresos por los servicios prestados están debidamente soportados, con sus

respectivas facturas u otros documentos probatorios?

Si, los ingresos prestados provienen de servicios hospitalarios, de atención al

paciente los soportes son las compras que se hacen y estas están registradas en el

inventario.

120

4. ¿Con que frecuencia realizan el arqueo de caja?

En las cajas de Emergencia y Plan Salud, se realiza el arqueo diario, junto con

las facturas emitidas, se comprueba que el monto en dinero cuadre con el del reporte,

que los números de los documentos que se tienen coincidan con los que se tiene en

los reportes. Para la Caja de gastos menores no se hace ningún tipo de arqueo, solo se

relaciona la documentación y en el momento de reponer el dinero se emite el cheque

pero sin realizar ningún tipo de arqueo.

5. ¿Existe un código de cuentas adecuadas a las necesidades de la organización?

Si se tiene una estructura de códigos bien ajustado a las necesidades de la

empresa y de hecho están ajustadas a las normas internacionales de contabilidad.

6. ¿Los estados de cuentas emitidos por las instituciones financieras los solicitan

y llegan en el momento preciso?

No, se tienen actualmente problemas con la llegada de los estados de cuenta ya

que la única forma es autorizando al mensajero para que el banco le haga entrega del

mismo, cosa que reconoce que no es lo idóneo y correcto ya que esa información es

muy confidencial y privada.

121

7. ¿Se concilian las cuentas bancarias al menos una vez al mes?

Se realiza una conciliación a diario solo para ver cual es la disponibilidad que se

tiene en el momento, si existen notas de débitos ver por que concepto existen dichos

cargos; más no se hace una conciliación contable pero si hacen una verificación para

saber los saldos disponibles en el banco, lo que no es realmente una conciliación

como tal.

8. ¿La persona que prepara las conciliaciones bancarias es la misma que:

Firma los Cheques

Contabiliza las transacciones de contado

Maneja Efectivo

Dejó claro que no son las mismas personas, cada una tiene sus funciones

específicas. Por ejemplo el que elabora los cheques no tiene nada que ver con la

persona que contabiliza las transacciones y el que maneja el efectivo. Tampoco existe

en su trabajo combinación de esas funciones.

9. ¿Esta claramente definido que personal esta a cargo de los estados de cuentas?

Expresó que el personal encargado del manejo de los estados de cuenta es el

departamento de tesorería el cual esta integrado por dos personas que manejan ese

tipo de información

122

10. ¿Se ejecuta el control pertinente de las funciones de los trabajadores?

Explicó que actualmente no se tiene un control de las funciones de los

trabajadores; solo el personal asiste a su lugar de trabajo, no existe ningún tipo de

supervisión permanente.

11. ¿Cree usted que existe incompatibilidad entre los departamentos?

Admitió que es la principal debilidad, ya que no se tiene una comunicación

idónea en cada uno de los departamentos. Muchas veces el departamento de

contabilidad presenta retrasos en emitir su informe mensual ya que la información no

llega oportunamente y siempre se esta buscando por otras vías para poder completar

la información para realizar los estados financieros.

12. ¿Existe un Manual de Normas y Procedimientos para ejecutar las funciones

operativas relacionadas con la gestión del flujo de caja?

No se cuenta con ningún Manual de normas y procedimientos para tal función

la persona que ingresa para realizar ese trabajo solo se le da una explicación previa

verbal no se le hace entrega de nada.

123

Interpretación de Entrevista

Jefe de Tesorería y Finanzas

1. ¿Los cheques son anulados de manera que no puedan volver a usarse?

Expresó que algunas veces se les coloca el sello con el enunciado

“ANULADO”, y de esta manera son inhabilitados para otro uso.

2. ¿Los cheques en blanco son controlados adecuadamente?

Si, los mismos se van emitiendo de forma correlativa y se tiene un control ya

que se archivan en orden junto al formato que es utilizado para la impresión de los

cheques.

3. ¿Las personas que firman los cheques son otras diferentes a las que:

Manejan la caja chica

A prueban las pólizas de desembolsos

Contabilizan los ingresos

Pasan los asientos a las cuentas del mayor

124

Aclaró que si, la firma autorizada proviene del presidente de Policlínicas

Elohim Valencia; C.A. y el no tiene ningún tipo de relación con las actividades

mencionadas en la pregunta.

4. ¿La misma persona prepara los cheques y aprueba las facturas?

No, las facturas son aprobadas por el departamento responsable que es compras

el cual lleva el nombre de Suministros, quien solicita en el departamento de

Administración, la autorización del pago, pasando luego el documento previamente

autorizado a Tesorería (Cuentas por pagar) para la emisión del cheque.

5. ¿Se tiene establecido el sistema de fondo fijo?

Resaltó que existe un fondo de efectivo, para pagos menores el cual no

consideró como fondo fijo, dado que el monto del mismo es variable de acuerdo a los

gastos que se presenten y este no se repone hasta que se agote casi en su totalidad.

6. ¿Llevan una planificación y control de cuentas por pagar (específicamente

pagos a proveedores)?

No existe una planificación en las cuentas por pagar a proveedores, admitió que

se tiene como consecuencia el atraso considerable en los pagos de algunos

proveedores. Pero destaco que si se lleva un control sobre las cuentas por pagar a

125

proveedores, lo cual les permite conocer la situación de las deudas adquiridas en

periodos determinados.

7. ¿Cuál es la política de pago de cuentas por pagar?

No existe como tal una política de pago y en consecuencia existe atraso con

gran parte de los proveedores, por lo antes expuesto que no se maneja la planificación

lo que ha hecho difícil cumplir con una política de pago.

8. ¿Llevan una planificación y control de las cuentas por cobrar?

Argumentó que no, porque el departamento de tesorería no maneja las cuentas

por cobrar y que no se tiene control acerca de cómo realizan la cobranza ya que no se

utiliza dicha información porque no se lleva flujo de caja.

9. ¿Se tiene una política para el uso del fondo fijo de caja chica?

No se maneja ninguna política para el uso del fondo fijo de caja chica ya que

no se maneja actualmente de esa manera.

10. ¿Actualmente se lleva acabo el análisis de razones financieras relativas a la

liquidez de la empresa?

126

Actualmente no se manejan herramientas para medir la eficiencia en cuanto a

la cartera de crédito, ya que no muestra seguimientos a través de políticas y normas

de crédito y cobranza.

10. ¿Existen comprobantes de egreso para cada uno de los pagos que se realizan?

Si, los cheques son emitidos sobre sus respectivos comprobantes de egresos

donde contienen anexado las facturas a pagar, ya que si no van debidamente

soportados no se realiza la firma por parte del autorizado.

11. ¿La toma de decisiones involucra a todo el personal de la organización?

No, las grandes decisiones son tomadas a nivel de la junta directiva y no se

involucra al personal de la organización.

12. ¿Con que frecuencia se realiza el presupuesto de efectivo?

Expresó que no se maneja esta herramienta financiera como es el presupuesto

de efectivo ya que no cuentan con el personal y la planificación adecuada para que

sea llevado a cabo.

127

13. ¿Se elabora el flujo de caja?

No se elabora flujo de caja, lo cual se tiene conocimiento de la importancia que

tiene para la organización la elaboración periódica del mismo, ya que a través de el

medimos la capacidad que tiene la empresa de generar sus propios recursos y el flujo

de liquidez que puede tener en un periodo de tiempo.

14.¿Considera usted necesario la elaboración de un manual de normas y

procedimientos para la gestión del flujo de caja dentro de la organización?

Comentó que si, ya que la elaboración del mismo le permitirá al departamento

planificar, evaluar y mejorar la gestión administrativa financiera de Policlínicas


128

CAPITULO V

LA PROPUESTA

Titulo: “Diseño de un manual de normas y procedimientos en la gestión del flujo de caja para

mejorar los procedimientos en cuanto al manejo del efectivo en Policlínicas Elohim

Valencia, C.A”.

Presentación:

La presente propuesta se refiere al diseño de un manual de normas y

procedimientos en la gestión del flujo de caja para mejorar los procedimientos en al

manejo del efectivo en Policlínicas Elohim Valencia, C.A, este constituye un

instrumento de información gerencial de la organización en la que se reseña la

inducción al personal en las áreas claves que se evidenciaron en el diagnostico que

presenta debilidades y limitantes para la efectiva realización del flujo de caja.

A través de este manual se espera coadyuvar al logro de objetivos, que faciliten

sus procesos, ya que con las deficiencias observadas en los procedimientos contables

y administrativos que se realizan en la organización actualmente se comprobó que el

funcionamiento sin pautas registradas tiende ha arriesgar acciones que afectan

considerablemente y de manera negativa a la organización. La propuesta incluye las

normas y procedimientos mejorados que al ser consultado cotidianamente y ponerlas

en práctica permitirá a la organización obtener un cambio de amplio impacto.

129

Fundamentación:

La propuesta del manual de normas y procedimientos contable y administrativo

se fundamenta en que existe una necesidad en las organizaciones de aclarar dudas,

auditar y actualizarse por lo que un manual garantiza múltiples beneficios y ventajas

que esta representado en un texto en forma automatizada o manual que sea bien

concebido y al cual consultar cada vez que sea necesario ya que ayudara a sobre

llevar de manera positiva la dinámica administrativa organizacional en que viven las

empresas hoy en día.

Objetivos de la Propuesta Objetivo General

Elaborar normas y procedimientos en las áreas claves de la gestión del flujo de

caja que permita optimizar los procedimientos en cuanto al manejo del efectivo.

Objetivos Específicos

• Describir en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones

administrativas y contables relacionadas para la gestión del flujo de caja

• Uniformar y controlar las actividades rutinarias para evitar su alteración

arbitraria.

• Determinar en forma sencilla las responsabilidades y funciones.

• Facilitar la supervisión, evaluación del control interno y de auditoria.

• Coordinar el trabajo interdepartamental.

• Impulsar el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

130

Justificación.

Hoy en día se considera importante el diseño de un manual de normas y

procedimientos, ya que la planificación gerencial eficiente se garantiza en la

actualización y uso de instrumentos de planificación del sistema organizacional que

sea herramienta clave y eficaz para lograr un alto desempeño de las funciones del

personal empleado. Es necesario formalizar los sistemas de trabajo para consolidar el

liderazgo y la posición competitiva de una organización.

Es conveniente para Policlínicas Elohim Valencia; C.A tener un control y

facilidad del manejo de información que le garantice consistencia en la organización

y permita considerar y atacar las fallas que presenta en los procedimientos contables y

administrativos como lo son: información organizacional dispersa, los empleados

desconocen las funciones que deben realizar de acuerdo a su cargo, inexistencia de

una adecuada segregación de funciones en general no existe un desenvolvimiento

positivo y eficaz dentro de la organización lo que justifica la presente propuesta.

Estructura:

La estructura de la propuesta del manual de normas y procedimientos contable

y administrativo es la siguiente:

Introducción: Detalla brevemente el propósito del manual. Alcance: Breve descripción del campo de aplicación o unidades administrativas y

contables que abarca, es decir, contempla las áreas claves y secundarias que presentan

deficiencia en la gestión del flujo de caja. Va a estar dirigido a la gerencia de finanzas

131

y departamentos relacionados como la caja principal de la empresa, en cuanto al

control de los ingresos y egresos por la prestación de servicio en Policlínicas Elohim

Valencia C.A

Descripción de cargos: Contiene la descripción de las actividades específicas de los

puestos de las áreas de contraloría, finanzas y Administración.

Normas y Procedimientos Contables: Se detalla brevemente y describe al personal las

operaciones y normas contables que deberá realizar en forma detallada.

Normas y procedimientos Administrativos: Se detalla brevemente las operaciones y

especificaciones administrativas que deben ser realizadas por el personal encargado.

Flujogramas: Representación grafica y detallada de las operaciones y sus

procedimientos a seguir por los departamentos involucrados.

Formularios: Son documentos que se deben utilizar para llevar un debido control de

todas los operaciones realizadas a diario.

Factibilidad de la Propuesta El análisis de la factibilidad esta fundamentado en tres factores: 1. El análisis técnico; donde se consideran los recursos materiales y humanos

para la puesta en macha de la propuesta.

2. El análisis económico relacionado a la inversión y los costos asociados.

132

3. El análisis operativo que supone la probalidad de emplear la propuesta

debidamente. A continuación se detallan cada una de ellos.

Factibidad Técnico

Requiere de todo lo relacionado con materiales, equipos e infraestructura

necesaria para la ejecución de la propuesta, por otra parte se deben implementar la

capacitación y orientación del capital humano relacionado directamente con la

gestión del flujo de caja y los procedimientos detallados en el manual propuesto.

Factibilidad Económica

Se refiere al análisis de costo y beneficios asociados con cada alternativa del

proyecto. Es una herramienta imprescindible para conocer la totalidad gastos en que

incurra la implementación del manual. Los costos involucrados en la propuesta

dependerán directamente de la organización, considerando gasto necesario la

capacitación de los trabajadores siendo esto normalmente contemplado en los

presupuestos anuales de Policlínicas Elohim Valencia, por lo que no representa un

gasto fuera de los accionistas.

Factibilidad Operativa

La presente propuesta esta orientada a solventar los problemas con respecto a la

gestión del flujo de caja en Policlínicas Elohim Valencia, es factible debido a la

necesidad de su aplicación, el cual reúne todas las condiciones mínimas de manejo y

cumplimiento de la organización para su correcta aplicación brindando la

optimización de los procedimientos. Por otra parte la factibilidad operativa se

manifiesta en tres factores como es la complejidad, adaptabilidad y el impacto.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS EN LA GESTION DEL

FLUJO DE CAJA EN CUANTO AL MANEJO

DEL EFECTIVO

NOVIEMBRE 2009

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Referencia

VigenciaNumero de Pág.1/72

Día Mes Año

Elaborado por: Guédez, Alexaida; Salom, Ana

Aprobado Por: Firma:________________________.

CAPITULO I

Indice general

Capitulo I

Introducción ……………………………………………...……….….3Justificación ………………………………………………………….6Objetivos del manual ………………………………………………...7Alcance y campos de aplicación ……………………………………. 8

Capitulo II

Normas y procedimientos de la gestión del flujo de caja …………....9Descripción de cargos ……………………………….……………...10Políticas contables generales ………………………………...……...14Normas específicas

Cajas de emergencia y / o plan de salud …………………....17Caja chica ……………………………………………...…....21Caja gerencia administrativa ………………………..……....23Arqueo de caja …..…………………….…………….……...24Tesorería………………………………………………...…...25Otros Ingresos…………………………..……..…………......31Crédito…………………………………………...……...…...32Cobranza……………………………………………...……...33

INDICE GENERAL


Referencia

VigenciaNúmero de Pág.2/72

Día Mes Año



CAPITULO I

Descripción de los procedimientosFlujograma de los procedimientos

Caja de emergencia y/o Plan salud………………………36 Caja Chica………………………………………………..49 Arqueo de Caja…………………………………………..51 Otros Ingresos………………………………………..…..53 Credito………………………………………………...…56 Cobranzas………………………………………………..59 Cuentas por pagar ……………………………………….61 Presupuesto de Efectivo………………………………….63

Capitulo III

Definición de términos…………………………………..65Formularios Comprobante de egresos de caja chica…………...……...68 Arqueo de caja…………………………………………...69 Presupuesto de efectivo o caja…………………………...70 Estado de flujo del efectivo………………………………71 Hoja de trabajo de flujo del efectivo……………………..72

INDICE GENERAL


Referencia


Día Mes Año



INTRODUCCION

I�TRODUCCIO�

El presente Manual contiene normas y procedimientos de utilidad que

son necesarios para llevar un debido control para el salvaguardo de lo percibido

por concepto de prestación del servicio como es el efectivo, los derechos

legítimamente adquiridos por la empresa a través de sus cuentas por cobrar y las

deudas contraídas por simple aceptación de facturas de la empresa

POLICLINICAS ELOHIM VALENCIA, C.A. Y su importancia radica en el

reconocimiento y la debida documentación de los procedimientos comunes que

están presentes en las áreas de caja general, caja chica, cobranza y cuentas por

pagar, esto para evitar su incumplimiento o desviación en la asignación de

funciones.

Para la realización de este manual se tomo en cuenta la orientación y directrices

mínimas que son de utilidad para tomar decisiones oportunas tales como

compromisos de pago, inversiones, control de ingresos, entre otros; esto para

cubrir las necesidades reales presentes y proporcionar un marco claro de

actuación para el personal de las áreas anteriormente mencionadas de la empresa.


Referencia


Día Mes Año



INTRODUCCION

Cabe destacar que para lograr el uso claro de este manual, es necesario

primordialmente ser leído en su totalidad por el personal en compañía de la

gerencia esto, para la debida asignación y entrega de las funciones respectivas de

una manera formal a cada una de las personas que tienen a su cargo los puntos de

estudio, lo cuales afectarían la gestión del flujo de caja de no seguir el debido

procedimiento contable y administrativo descrito en el manual.

Los puntos en los que esta dividido este manual se explica a continuación:

Caja Emergencia: Esta caja general esta a cargo por varios cajeros del

departamento de caja los cuales cumplen con horarios diurnos y nocturnos debido

a que la empresa presta servicio las 24 horas al día. Estará destinada

exclusivamente para llevar un adecuado control del efectivo percibido por la

prestación del servicio. Dejando claro que esta prohibido el realizar pagos o

cualquier desembolso.

Caja Plan salud: Esta caja esta a cargo de varios cajeros los cuales cumplen con

un horario diurno. Estará destinada exclusivamente para llevar un adecuado

control del efectivo percibido por la prestación del servicio. Dejando claro que

esta prohibido el realizar pagos o cualquier desembolso.


Referencia


Día Mes Año



INTRODUCCION

Caja chica: Esta representado por un monto fijo con el que operara dicha caja,

este es determinado por la junta directiva de la organización; se utilizara el monto

para realizar el pago de una serie de erogaciones las cuales son por montos

menores. Los lineamientos para realizar dicho procedimiento están establecidos

en el presente manual.

Cobranzas: Representa la concesión de créditos de la empresa a sus clientes.

Cuentas por pagar: Dado por los desembolsos, producto de gastos operativos y pagos a proveedores.

Las funciones de las personas involucradas con este proceso, esta especificadas

junto con los procedimientos específicos. Es importante acotar que existen

funciones que no podrán ser compartidas o tener relación alguna con otros

puestos de trabajo como son:

El cajero ya que por control interno este no realizara registros contables de las

transacciones.

El tesorero no tendrá acceso al dinero de caja chica ni realizara registros

contables.

CAPITULO I


Referencia


Día Mes Año



JUSTIFICACION

El manual de normas y procedimientos es de utilidad múltiple, ya que

es una guía de acción y de gran ayuda para que los nuevos empleados

conozcan el funcionamiento interno y lo que le compete a su puesto de trabajo

ya que presenta la descripción de su tarea, ubicación, requerimientos, y como

realizar su ejecución.

La presente propuesta es un auxiliar para la inducción al puesto,

adiestramiento y capacitación del personal en virtud de que describe en forma

detallada las actividades a realizar. La necesidad del estudio de procedimientos

esta basada en la eficiencia al lograr el mejoramiento de los procedimientos

contables y administrativos para la gestion del flujo de caja. Va dirigido a la

gerencia del departamento de contabilidad y del departamento de tesorería y

finanzas ya que aquí se reflejan la mayoría de las debilidades que presenta el

flujo de caja.

De esta forma se pretende obtener el normal funcionamiento de las

operaciones de la empresa, logrando sus objetivos de manera eficiente, y la

toma de decisiones gerenciales oportunas.

CAPITULO I


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO I

Objetivo General.

Elaborar normas y procedimientos en las áreas claves de la gestión del flujo de caja que permita optimizar los procedimientos contables y administrativos.

Objetivos específicos

Describir en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones administrativas y contables relacionadas para la gestión del flujo de caja.Uniformar y controlar las actividades rutinarias para evitar su alteración arbitraria.Determinar en forma sencilla las responsabilidades y funciones.Facilitar la supervisión, evaluación del control interno y de auditoria.Coordinar el trabajo interdepartamental.Impulsar al mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

OBJETIVOS


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Día Mes Año



CAPITULO I

Alcance

Este manual contempla los procedimientos administrativos y contables en las áreas claves y secundarias para la gestión del flujo de caja, especificamente en el manejo del efectivo, que ejecutan secuencialmente por la prestación del servicio en Policlínicas Elohim Valencia, C.A.

Dicha propuesta esta dirigida a solventar un problema en la organización, lo cual fortalecerá sus procedimientos relacionado con el manejo de efectivo, ofreciendo a la gerencia de finanzas y a otras áreas claves, una herramienta que apoye la toma de decisiones, dado que es allí donde se presentan dificultades relacionadas con el control de entradas y salidas de dinero en efectivo.

ALCANCE


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Día Mes Año



CAPITULO II

�ormas: Constituyen las normas de carácter general y específicos para el tratamiento de los procedimientos contables y administrativos, detallando como deben ser llevadas las operaciones.

Procedimientos contables: Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la organización en los libros de contabilidad.

Procedimientos administrativos: Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo rutinario.

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GESTION DEL FLUJO DE CAJA


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Día Mes Año



CAPITULO II

Presidente

Responsable de ser la única persona autorizada para firmar cheques. Supervisa las funciones desempeñadas por el Gerente de Administracion. Aprueba o rechaza presupuestos anuales elaborados por el antes mencionado, entre otros.

Gerente de Administracion

Planifica, organiza, dirige y controla la elaboración, coordinación e integración de todos los aspectos administrativos y financieros necesarios para la empresa con la mayor eficiencia y el menor costo posible. Mantener sistemas y procedimientos que sirvan como instrumento para la información, toma de decisiones, fijación de objetivos y aplicación de los recursos de le empresa.

Tesoreria

Desarrollar y dirigir las políticas y procedimientos de la empresa en relación a la custodia de los fondos y valores. Preparar los pronósticos de ingresos y egresos. Recomendar métodos para requerimientos financieros. Seleccionar fuentes para tramitar los posibles préstamos al igual que todo lo relacionado con la concesión de créditos y cobranzas de cuentas. Supervisar el movimiento de las cuentas bancarias, ordenar transferencias, revisar y llevar el control de los cheques. Elaborar reportes periódicos sobre todas estas actividades. Controla, registra todas las operaciones provenientes de los recursos financieros de la organización, con el objeto de garantizar que el manejo sea confiable y productivo.

DESCRIPCIÓN DE CARGOS:


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Día Mes Año



CAPITULO II

Analista de Tesoreria

Revisar las cajas diariamente y analizar las cuentas de cobranzas, a través de la verificación de los soportes del físico contra el que envía el Departamento de caja, para poder mantener un eficaz control del efectivo de la organización.

Analista de Cuentas por Pagar

Recibir toda la información existente sobre las relaciones comerciales, laborales y servicios recibidos que generen una obligación a pagar, por parte de la empresa, con el fin de ordenarla, analizarla y controlar el cumplimiento de las mismas, mediante la solicitud de emisión de pagos, y garantizar un eficiente analisis del vencimiento de las facturas.

Jefe de Contabilidad

Analizar, evaluar y registrar la información contable. Realizar asientos de apertura y cierre de los libros de contabilidad y balances generales. Supervisar que se lleve a cabo la realización de las conciliaciones bancarias, solicitar las transferencias. Verificar inventarios. Controlar saldos y elaborar análisis contables del cierre del ejercicio.



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CAPITULO II

Analista de Contabilidad

Registrar las operaciones contables de la empresa en relación con el análisis e interpretación de la información y de los estados financieros. Elaborar balances de comprobación, conciliaciones bancarias, informes mensuales, cálculo de intereses y otros. Revisar facturas de los proveedores, ordenes de compra y fondos de operación. Cerrar mensualmente los libros de contabilidad. Efectuar asientos de ingresos y egresos en los libros auxiliares. Elaborar el resumen respectivo y el cuadro de gastos de ingresos actualizados. Llevar el control presupuestario, asentar las órdenes de compras mayores, menores y permanentes.

Jefe de Crédito y Cobranza

Planificar, dirigir, supervisar y controlar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para orientar las actividades de concesión de créditos y cobranzas a los clientes. Determinar el capital de trabajo necesario para financiar las ventas a crédito y prever las cuentas morosas e incobrables. Representar a la empresa en procedimientos legales que se refieren a créditos concedidos, embargos o similares.

Analista de Crédito

Realizar trabajos relacionados con la concesión de créditos a clientes de la empresa. Analizar las solicitudes en cuanto a los aspectos técnicos, económicos, legales y financieros. Formular recomendaciones según políticas de la empresa. Analizar cualquier modificación y elaborar informes técnicos de las actividades realizadas.



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CAPITULO II

Analista de Cobranzas

Responsable de mantener actualizadas las cobranzas. Elaborar los análisis y ajustes de cuentas. Gestionar los cobros pendientes, a efectos de disminuir las cuentas morosas.

Supervisor de Caja

Supervisar el trabajo del personal encargado de la recepción y desembolso de sumas de dinero. Preparar balances diarios de los giros pagados y recibidos y de las transferencias de dinero. Hacer arqueos de caja periódicamente. Autorizar la preparación y emisión de cheques y otros instrumentos de pago, de acuerdo con las instrucciones recibidas. Coordinar y supervisar el trabajo del personal a su cargo.

Cajero

Recibir sumas de dinero, Registrar la relación de los ingresos y egresos habidos. Controlar los valores depositados en caja.

Mensajero

Encargado de enviar y buscar la correspondencia de la empresa. Realiza los depósitos bancarios. Realiza los cobros correspondientes. Realiza los pagos por servicios básicos de la empresa, como es el caso de entregar cheque a CADAFE, C.AN.T.V, declaracion de I.S.L.R, I.V.A, e impuestos municipales. Solicita los estados de cuenta bancarios.



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Día Mes Año



CAPITULO II

Policlínicas Elohim Valencia, C.A, se rige por los principios de

contabilidad generalmente aceptados en Venezuela, para llevar a cabo sus

operaciones cuantificando todas las transacciones ordinarias que se realizan.

Entidad: Es una unidad identificable que realiza actividades

económicas, constituidas por combinaciones de recursos humanos, naturales

y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas los

fines para los cuales fue creada.

Cuantificación: Los datos cuantificados proporcionan una fuente de

ayuda para comunicar información económica y para tomar decisiones

racionales.

Unidad de Medida: El dinero es el común denominador de la

actividad económica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para

la medición y el análisis. La moneda es el medio más efectivo para expresar,

ante las partes, los intercambios de bienes y servicios y los efectos

económicos de los eventos que afectan a la entidad.

POLITICAS CONTABLES GENERALES


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II


Valor histórico original: Las transacciones y eventos económicos que

la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se

afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al

momento en que se considere realizados contablemente. Estas cifras deberán

ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que los hagan perder

su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios

de contabilidad que en forma sistemática preserven la equidad y la objetividad

de la información contable

Realización Contable: La contabilidad cuantifica, preferentemente en

términos monetarios las operaciones que una entidad efectúa con otros

participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la

afectan. Dichas operaciones y eventos económicos deben reconocerse

oportunamente en el momento que ocurran y registrarse en la contabilidad. A

tal efecto se consideran realizados para fines contables:

a) Las transacciones de la entidad con otros entes económicos


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Día Mes Año



CAPITULO II

b) las transformaciones internas que modifican la estructura de los recursos o

de fuentes.

c) Los eventos económicos externos a la entidad o derivados de las

operaciones de estas, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en

términos monetarios.

Objetividad: Las partidas o elementos incorporados en los estados

financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser medido con

confiabilidad.

�IC 7: Esta Norma Internacional de Contabilidad tiene vigencia para

los estados financieros que cubran periodos que comiencen a partir del primero

de enero de 1994. “El estado de flujo de tesorería debe formar parte de los

estados financieros presentados por la empresa”. Teniendo como objetivo

exigir a las organizaciones el suministro de informar acerca de los

movimientos en la tesorería, producidos tanto en el pasado como en la

actualidad. Para ello propone la confección de dicho estado por parte de las

organizaciones, siguiendo la norma, éste deberá clasificar dichos movimientos

según procedan de actividades ordinarias, de inversión o de financiamiento.



Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Entrada y registro en la caja de emergencia y/o plan de salud por

la prestación de servicio.

�ormas del efectivo recibido:

El dinero recibido debe ser depositado intacto al día hábil siguiente.

La prontitud de los depósitos es indispensable para evitar el riesgo de malversación de los fondos y no restringir la disponibilidad de la empresa, evitando la acumulación de de sumas mayores a las necesarias en manos del cajero.

Realizar la relación de depósitos la cual debe ser firmada por el analista de finanzas al momento de hacer entrega de los depósitos al mensajero.

La persona autorizada para realizar los depósitos es el mensajero.

Los registros contables solo deben procesarse cuando las cajas estén debidamente soportadas por sus respectivos soportes (vauches).

Es importante el uso de los recibos y facturas de manera secuencial, para garantizar que las cobranzas han sido reportadas a tiempo, siendo necesario verificar la coincidencia entre la secuencia numérica y la cronológica.

Cualquier recibo y/o factura faltante, pudiera significar la sustracción de la cantidad correspondiente. Los recibos anulados no tienen que ser destruidos, deben anexarse el juego completo estampándole un sello que diga anulado.

NORMAS ESPECIFICAS


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Día Mes Año



CAPITULO II

Entrada y registro en la caja de emergencia y/o plan de salud por

la prestación de servicio.

�ormas para la recepción de cheques:

Todo cheque recibido de persona natural debe ser conformado obligatoriamente.

Deben llenarse todos los datos para la conformación. (Cédula del titular y número de teléfono)

Los cheques deberán llevar impresa la leyenda no endosable para asegurarse de que solo podrán hacerse efectivo por su beneficiario.

A todos los cheques recibidos de terceros se le debe estampar inmediatamente en el reverso un sello que diga solo para ser depositado en la cuenta corriente Numero… de Policlínicas Elohim Valencia, C.A. de esta forma se evita la posibilidad de que el cheque sea cobrado indebidamente.

El cheque debe ser llenado únicamente por el cliente.

Por cheques devueltos se cobrará una comisión equivalente a la nota de débito que el banco cobra a la empresa.

NORMAS ESPECIFICAS


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Día Mes Año



CAPITULO II

Los depósitos de cheques de otros bancos distintos al banco donde la empresa posee su cuenta, no deberán ser realizados después de las 2 p.m. ya que la disponibilidad del dinero será más lenta.

NORMAS ESPECIFICAS


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Entrada y registro en la caja de emergencia y/o plan de salud

por la prestación de servicio

�ormas por ingresos recibidos de tarjetas de crédito / debito.

Al momento del cobro debe estar el titular de la tarjeta y presentar su cédula laminada.

Debe emitir el comprobante y copia, este último debe ser firmado, e incluir el número de teléfono.

Anexar el comprobante a su debido recibo y/o factura para su posterior registro contable.

Al momento del cierre de caja debe cerrarse el lote del punto de venta utilizado en cada guardia.

NORMAS ESPECIFICAS


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Se establece un fondo fijo de 2500 BsF., el cual debe reponerse cuando el efectivo disponible haya alcanzado el monto mínimo de 500 Bs. F.

En caso de cierre del ejercicio contable debe ser repuesto en esa fecha sea cual fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objeto de que los gastos ya causados, sean registrados dentro del ejercicio contable que esta finalizando.

No se cancelan gastos por montos superiores a 300 BsF. Entre los gastos que pueden cancelarse por caja chica se encuentran los fletes, encomiendas, servicio de taxis y comidas a empleados por concepto de Horas extras, Viáticos, Gastos de Oficina.

El Custodio tiene que ser una sola persona con la finalidad de evitar que se diluya la responsabilidad sobre el monto.

Debe hacerse un comprobante por cada pago. El mismo de ser aprobado por una persona autorizada para ello y firmado por su beneficiario en señal de recepción. Es conveniente que este escrito a tinta para evitar alteraciones y que la cantidad se exprese en números y letras para evitar malos entendidos y/o alteraciones, y una vez que han sido reembolsados deberán inutilizarse con un sello de “pagado” para evitar su uso en más de una oportunidad.

Los cheques de reembolso deben ser hechos en nombre del cajero, el cual es el responsable de la integridad de los fondos.

NORMAS ESPECIFICAS Caja Chica


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Día Mes Año



CAPITULO II

Los “vales” y el “cambio de cheque” por efectivo no es permitido. No obstante de permitirse debe ser previamente autorizados por el gerente administrativo.

Realizar arqueos sorpresivos con frecuencia con el objeto de constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia

NORMAS ESPECIFICAS Caja Chica


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Los comprobantes serán aprobados por la persona designada para tal fin. (Gerente Administrativo).

El monto para el pago debe superior a 300 BsF. Ya que los pagos menores corresponden a caja chica.

El fondo debe ser de 18.000, 00 BsF.

Los reembolsos serán hechos con prontitud.

Los comprobantes no serán hechos a lápiz para evitar alteraciones o manipulaciones, luego tienen que ser cambiado por la factura legalmente establecida.

No es conveniente más de un fondo para evitar manipulaciones de los mismos.

NORMAS ESPECIFICAS Caja gerencia Administrativa.


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

El arqueo tiene que ser hecho en presencia del custodio por ningún motivo el auditor deberá quedarse solo haciendo el arqueo ya que en caso de diferencias pudiera prestarse a malos entendidos.

En el caso de existir varios fondos por arquear los mismos se efectuaran en forma simultánea para evitar posibles manipulaciones.

En lo posible deberán ser sorpresivos para verificar si realmente y en cualquier momento, los procedimientos se cumplen.

En el caso de que el arqueo no pueda concluirse, los fondos se guardaran en caja de seguridad o la llamada caja fuerte por el auditor para evitar alteraciones de su contenido.

Al concluir el arqueo, el auditor obtendrá la firma del cajero como constancia de que recibió a satisfacción el contenido de la caja chica.

NORMAS ESPECIFICAS Arqueo de Caja


Referencia


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CAPITULO II

Tesorería.

�ormas para la recepción de facturas y cuentas por pagar:

Recibir del departamento de suministro las facturas de los proveedores y de recepción.

El analista de contabilidad debe sellar las facturas recibidas indicando día, hora y firma.

No aceptar facturas con tachaduras, enmiendas o que estén en estado de deterioro.

Toda factura debe indicar la razón social y el R.I.F.

Archivar de acuerdo a su vencimiento de pago las facturas.

Recibir del departamento de suministro las ordenes de compras de contado para efectuar el pago.

Realizar pagos mensuales (luz, agua, teléfono, impuestos municipales, I.M.A., funval, S.S.O., pago trimestral de INCE).

Se elaborara retenciones anuales a los proveedores.

Realizar los cálculos y comprobantes de retención de I.V.A. e I.S.L.R. para ser entregados a los proveedores.

Custodiar chequeras, cheques devueltos emitidos por la institución.

NORMAS ESPECIFICAS


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Elaborar los cheques de proveedores según su vencimiento, pagos de contado, honorarios médicos y nomina del personal según sea el caso.

Archivar los vauchers de los cheques emitidos por los diferentes conceptos y cartas de cheques de gerencia.

Recibir del departamento de admisión la relación de reintegro a pacientes, revisar si son particulares o de seguros para que el gerente administrativo de la aprobación y luego entregar al departamento de tesorería y finanzas.

Recibir del departamento de recursos humanos la información necesarias para realizar los pagos de nómina del personal contratado y los descuentos del personal.

Solicitar chequeras a las entidades financieras.

Se entregaran los cheques a los proveedores los días viernes después de la hora de cierre de las entidades bancarias.

Recibir del departamento de contabilidad la reposición de caja chica para la elaboración de cheques.

NORMAS ESPECIFICAS Tesorería.


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

�ormas para los desembolsos.

Los cheque deberán llevar impresos la leyenda “no endosable” para asegurarse de que solo podrán hacerse efectivos por su beneficiario.

Controlar las existencias de cheques sin usar para asegurar su emisión en forma consecutiva y para dificultar que personas no autorizadas puedan disponer de estos documentos.

Los cheques anulados deben de quedar inutilizados y archivarse en el correlativo, para controlar la secuencia y evitar usos indebidos.

Los cheques deben protegerse con maquinas especial para tal fin y así evitar alteraciones.

Firmas conjuntas por los accionistas y no relacionadas entre si, queautoricen la emisión de cheque para evitar irregularidades.

La distribución de los cheques no será por personas que tengan funciones o responsabilidades de registro de operaciones, custodia de efectivo o autorización de comprobantes para evitar el incumplimiento de los controles.

Evitar la firma de cheques en blanco para promover el cumplimiento de los controles.

Tesorería.NORMAS ESPECIFICAS


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

El registro inmediato de las transacciones es indispensable para evitar desfalco o encubrimientos de faltantes a través de registros extemporáneos.

Todos los cheques que se presenten para la firma estarán acompañados de la documentación que amparen los mismos, de manera que la persona firmante se asegure de la idoneidad de la erogación.

Los comprobantes anexos a los cheques se identificaran con el número de cheque con el cual fueron cancelados para evitar la sustitución y el uso en más de una oportunidad.



Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

�ormas para transferencias bancarias.

Listar y examinar transferencias bancarias a fin de ser autorizadas por el presidente de la organización.

El pago a médicos por honorarios profesionales se realizará a través de transferencias.

El pago de nómina que comprenden a los empleados y el personal de enfermería se debe realizar a través de transferencias bancarias.

El pago a proveedores domiciliados fuera de Valencia, y que no posean sucursal en dicha ciudad, serán cancelados a través de este medio.

NORMAS ESPECIFICAS Tesorería.


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

�ormas contables para conciliaciones bancarias.

Deben prepararse una vez al mes las conciliaciones bancarias para detectar rápidamente las irregularidades.

La persona que prepara las conciliaciones bancarias es independiente de las que realizan el registro y manejo del efectivo.

Los estados de cuentas bancarios serán facilitados por la persona encargada de abrirlos.



Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

�ormas para la entrada y registros por arrendamiento-condominio.

Los Arrendatarios de consultorios deben cancelar el condominio los primeros 15 días del mes, se cancelan por mes vencidos.

No se conforman cheques, en caso de ser devuelto se cobrará una comisión equivalente a la nota de debito que fue cobrada por el banco a la empresa.

Los cheques por conceptos de condominio, deben realizarse a nombre del mismo, mientras que por arrendamiento a nombre de Políclinicas Elohim Valencia, C.A.

Los registros contables serán realizados solo cuando la factura - recibo esten debidamente soportados con sus respectivos vauche de depósito.

Quincenalmente se realizaran las conciliaciones bancarias esto con la finalidad de verificar la disponibilidad del condominio.

NORMAS ESPECIFICAS Otros Ingresos


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Políticas de crédito.

La aprobación de un crédito debe estar bajo la responsabilidad de un funcionario del área.

Evaluar una investigación previa del cliente o en el caso de ya ser cliente de la organización evaluar su estatus.

Deben ser fijados los límites de crédito (plazos) para cada cliente en particular.

Evaluar el nivel de riesgos que se incurriera al aprobar el crédito al cliente. Este debe ser el más bajo posible.

La posibilidad de concederles algún descuento por pronto pago.

NORMAS ESPECIFICAS Crédito


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Políticas de cobranzas.

Llevar un debido control de todos los clientes, donde se detalle el monto adeudado a través de una proyección mensual de cobranzas.

Destacar las formas de pago, localización, personal encargado de la cobranza y nivel de atraso promedio en caso de existir.

Constante monitoreo de las facturas vencidas.

Se deben enviar mensualmente los estados de cuenta a todos los deudores.

Se requiere la aprobación de un funcionario responsable para descontar en libros las cuentas que resulten incobrables y pasar dicha cuenta al departamento legal.

Las notas de crédito por pronto pago deben estar pre-enumeradas y su uso debidamente controladas.

La emisión de las notas de créditos por concepto de descuento por pronto pago debe estar respaldada por un informe en el cual sea aprobada por el funcionario responsable.

Cobranzas.NORMAS ESPECIFICAS


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

En caso de ser anuladas las notas de crédito debe quedar archivadas el juego completo, colocándole el sello de (anulado).

Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por el funcionario responsable.

Mensualmente deben ser cuadrados los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor general esto cordinado con el departamento de contabilidad.

Las personas independientes del departamento de facturación y caja deben:

1. Comparar estados de cuentas mensuales con el balance de comprobación y enviar directamente por correo los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas.

2. Comparar el balance de comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en el mayor.

CobranzaNORMAS ESPECIFICAS


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Políticas de los efectos por cobrar a persona natural.

El funcionario responsable es quien debe aprobar la aceptación de los efectos por cobrar, como respaldo a transacciones de créditos realizados.

Llevarse registros detallados de los efectos por cobrar y cuadrar mensualmente estos registros con el mayor general.

Deben estar físicamente bien resguardados y bajo la custodia de personas diferentes a las que llevan los registros y las que aprueban los créditos.

Practicar periódicamente arqueo físico por sorpresa y comparar los resultados con los registros

Cuando existan efectos por cobrar vencidos superior 30 días deben ser notificado al funcionario responsable.

Las prorrogas, renovaciones y bajas de los efectos deben ser aprobadas por una persona diferente al custodio y a la que lleva los registros.

NORMAS ESPECIFICAS Cobranza


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Admisión Paciente Emite a Caja orden de cobro en el que se detalla el monto a cobrar.

Caja Recibe orden de pago y efectivo, verifica emite recibo y coloca sello “CANCELADO”.

Al finalizar jornada, realiza cierre de caja, desglosa efectivo por sistema, coloca dinero en caja fuerte. Entrega al día siguiente hábil, caja con efectivo completo.

Tesorería Recibe y verifica caja, llena planilla de depósito, emite relación de depósitos, entrega efectivo y planilla al mensajero.

Mensajero Recibe y verifica dinero, relación de depósitos y firma.

Deposita el dinero en el banco correspondiente.

Entrega copia troquelada de depósito a tesorería.

Tesorería Verifica depósito, anexa a caja y emite la aprobación de caja. Envía a contabilidad.

Contabilidad Recibe soportes, registra contablemente, coloca sello “CONTABILIZADO” y archiva para la contabilidad de la empresa.

Procedimiento de Caja Emergencia (Manejo de Efectivo) CAJA


Referencia


Día Mes Año



INICIO

CAJA EMERGENCIA CONTABILIDAD

ADMISION DEL PACIENTE

AUTORIZACION DEL PAGO

ENTREGA DEL EFECTIVO AL CAJERO

SE COLOCA DINERO EN CAJA FUERTE

REALIZA CIERRE DE CAJA

EMITE RECIBO CON SELLO DE CANCELADO



FLUJOGRAMA CAJA DE EMERGENCIA EN EFECTIVO

REALIZAN OPERACIONES DIARIAS:

- CUADRE DE CAJAS- VERIFICACION DE DOCUMENTOS.- APROBACION DE CAJA

ANALISTA PROCEDE A REALIZAR PLANILLAS DE DEPOSITOS BANCARIOS

ENTREGA DE PLANILLAS Y DINERO AL MENSAJERO PARA SU DEPOSITO

VERIFICACION DE DOCUMENTOS Y APROBACION DE CAJA

ENTREGA DE CAJAS CON SUS DEBIDOS SOPORTES Y

DEPOSITOS

VERIFICA DOCUMENTOS RECIBIDOS

REGISTROS CONTABLES CORRESPONDIENTES

FIN

TESORERIA Y FINANZAS

BANCO

CAJA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II


Caja Recibe orden de pago, junto con cheque y cédula de identidad. Conforma cheque.

Si el cheque no es conformado no procede el ingreso.

Si el cheque es conformado se verifica, emite recibo y coloca sello “CANCELADO”.

Al finalizar jornada, realiza cierre de caja, desglosa cheques recibidos por sistema, coloca cheque en caja fuerte. Entrega al día siguiente hábil, caja con efectivo completo.

Tesorería Recibe y verifica caja, llena planilla de depósito, emite relación de depósitos, le coloca al cheque un sello de “únicamente para ser depositado en la cuenta numero…de Policlínicas ELOHIM Valencia; C.A. Entrega cheque y planilla al mensajero.


Deposita el cheque en el banco correspondiente.


Procedimiento de Caja Emergencia (Manejo con Cheques) CAJA


Referencia


Día Mes Año



INICIO




ENTREGA DEL CHEQUE AL CAJERO








ANALISTA PROCEDE A ENDOSAR EL CHEQUE Y A REALIZAR PLANILLAS DE DEPOSITOS BANCARIOS


APROBACION DE CAJA


DEPOSITOS



FIN


BANCO

CONFORMACION DEL CHEQUE

SI

NO

FLUJOGRAMA CAJA DE EMERGENCIA EN CHEQUE

CAJA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II


Caja Recibe orden de pago, tarjeta de crédito y/o debito y cédula de identidad. Pasa por el punto de venta la tarjeta

Si la tarjeta no es conformada no procede el ingreso.

Si la tarjeta es conformada, se verifica, emite recibo y coloca sello “CANCELADO”.

Al finalizar jornada, realiza cierre de caja, se desglosa el monto recibido por tarjeta en sistema, coloca vauche en caja fuerte. Entrega al día siguiente hábil a tesorería, caja con el vauche correspondiente.

Tesorería Verifica caja, vauche y anexa a caja. Emite aprobación de caja. Envía a contabilidad.


PROCEDIMIENTO DE CAJA EMERGENCIA

(MANEJO DE TARJETA DE CREDITO/ DEBITO) CAJA


Referencia


Día Mes Año



INICIO




ENTREGA DE LA TARJETA Y CEDULA DE

IDENTIDAD








DEPOSITOS



FIN


CONFORMACION DEL PAGO

SI

NO

FLUJOGRAMA DE CAJA EMERGENCIA TARJETA DE

DEBITO / CREDITO

EMITE COMPROBANTE

EMITE CIERRE DE PUNTOS DE VENTA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Admisión Paciente Emite a Caja Solicitud de servicio en el que se detalla el monto a cobrar.

Caja Recibe orden de pago y efectivo, verifica emite recibo y coloca sello “CANCELADO”.

Al finalizar jornada, realiza cierre de caja, desglosa efectivo por sistema, coloca dinero en caja fuerte. Entrega al día siguiente hábil, caja con efectivo completo.

Tesorería Recibe y verifica caja, llena planilla de depósito, emite relación de depósitos, entrega efectivo y planilla al mensajero.


Deposita el dinero en el banco correspondiente.


Tesorería Verifica depósito, anexa a caja y emite la aprobación de caja. Envía a contabilidad.


PROCEDIMIE�TO DE CAJA

PLA� SALUD

(MA�EJO DE EFECTIVO)CAJA


Referencia


Día Mes Año



INICIO

PLAN DE SALUD CONTABILIDAD

SOLICITUD DEL SERVICIO

ENTREGA DEL EFECTIVO AL CAJERO





EMITE FACTURA Y RECIBO CON SELLO DE

CANCELADO

FLUJOGRAMA DE CAJA PLAN SALUD EN EFECTIVO


- CUADRE DE CAJAS- VERIFICACION DE DOCUMENTOS.

ANALISTA PROCEDE A REALIZAR PLANILLAS DE DEPOSITOS BANCARIOS


APROBACION DE CAJAS


DEPOSITOS



FIN


BANCO

CAJA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Admisión Paciente Emite a Caja solicitud de servicio en el que se detalla el monto a cobrar.

Caja Recibe orden de pago, junto con cheque y cédula de identidad. Conforma cheque

Si el cheque no es conformado no procede el ingreso.

Si el cheque es conformado se verifica, emite recibo y coloca sello “CANCELADO”.

Al finalizar jornada, realiza cierre de caja, desglosa cheques recibidos por sistema, coloca cheque en caja fuerte. Entrega al día siguiente hábil, caja con efectivo completo.

Tesorería Recibe y verifica caja, llena planilla de depósito, emite relación de depósitos, le coloca al cheque un sello de “únicamente para ser depositado en la cuenta numero…de Policlínicas ELOHIM Valencia; C.A. Entrega cheque y planilla al mensajero.

PROCEDIMIENTO DE CAJA PLAN SALUD

(MANEJO DE CHEQUE) CAJA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II


Deposita el cheque en el banco correspondiente.


Tesorería Verifica depósito, anexa a caja y emite aprobación de caja. Envía a contabilidad.


PROCEDIMIENTO DE CAJA PLAN

SALUD

(MANEJO DE CHEQUE)CAJA


Referencia


Día Mes Año



INICIO


SOLICITUD DEL SERVICIO

ENTREGA DEL CHEQUE AL CAJERO






CANCELADO



ANALISTA PROCEDE A ENDOSAR EL CHEQUE Y A REALIZAR PLANILLAS DE DEPOSITOS BANCARIOS


APROBACION DE CAJA


DEPOSITOS



FIN


BANCO

CONFORMACION DEL CHEQUE

SI

NO

FLUJOGRAMA CAJA PLAN SALUD EN CHEQUE


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Admisión Paciente Emite a Caja solicitud de servicio en el que se detalla el monto a cobrar.

Caja Recibe orden de pago, tarjeta de crédito y/o debito y cedula de identidad. Pasa por el punto de venta la tarjeta

Si la tarjeta no es conformada no procede el ingreso.

Si la tarjeta es conformada, se verifica, emite recibo y coloca sello “CANCELADO”.

Al finalizar jornada, realiza cierre de caja, se desglosa el monto recibido por tarjeta en sistema, coloca vauche en caja fuerte. Entrega al día siguiente hábil a tesorería, caja con el vauche correspondiente.

Tesorería Verifica caja, vauche y anexa a caja. Emite aprobación de caja. Envía a contabilidad.


PROCEDIMIENTO DE CAJA PLAN SALUD

(MANEJO DE TARJETA DE CREDITO/DEBITO) CAJA


Referencia


Día Mes Año



INICIO


SOLICITUD DE SERVICIO

ENTREGA DE LA TARJETA Y CEDULA DE

IDENTIDAD





CANCELADO




DEPOSITOS



FIN


CONFORMACION DEL PAGO

SI

NO

FLUJOGRAMA DE CAJA PLAN SALUD TARJETA DE DEBITO /

CREDITO

EMITE COMPROBANTE

EMITE CIERRE DE PUNTOS DE VENTA

CAJA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA

RESPONSABLE ACCION

Administración Estima la cantidad de 2.500,00 Bs. F. como fondo fijo para la creación de caja chica.

Tesorería Realiza cheque por el monto fijado.

Administración Autoriza pagos mayores a los acordados. Monto del fondo fijo.

Tesorería No llega al monto mínimo se efectuaran pagos

autorizados.

Administración Si llega al mínimo se revisan y verifican los comprobantes de egreso, resumen de compra y se genera cheque de reposición.

Tesorería Realiza cheque. Entrega cheque al mensajero para su cobro. Recibe efectivo del mensajero y lo guardan en la caja

fuerte. Efectúa pagos menores soportado con recibos o

facturas Enviará comprobantes de egreso y facturas a

contabilidad.

Contabilidad Recibe comprobantes con soportes y procede a realizar los registros contables correspondientes.

CAJA


Referencia


Día Mes Año



INICIO

CREACION DEL FONDO FIJO

AUTORIZACIÓN DE PAGOS

MONTO DEL FONDO FIJO LLEGA AL MINIMO

ADMINISTRACION.GERENTE GENERAL

TESORERIA CONTABILIDAD

- COMPROBANTES DE EGRESO.- RESUMEN DE COMPRA.- GENERAR CHEQUE DE REPOSICION.

REALIZA CHEQUE

ENTREGA CHEQUE AL MENSAJERO PARA SU

COBRO

RECIBE EFECTIVO DEL MENSAJERO Y SE

GUARDA EN LA CAJA DE SEGURIDAD

EFECTUA PAGOS AUTORIZADOS POR GERENTE GENERAL

RESUMEN DE COMPROBANTES DE

EGRESOS


FIN

FLUJOGRAMA DE CAJA CHICA

SI

NO

UTILIZA FACTURAS Y RECIBOS CON SELLO

CANCELADO

CAJA

MANUAL DE NORMAS PROCEDIMIENTOS

Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Caja Realizar el conteo físico del efectivo, cheques, valores o cualquier otro elemento que se encuentre en su poder, así como facturas de gastos, vales, etc. Que justifiquen la ausencia del dinero relación de recibos o facturas.

Revisa y constata la existencia fisica del efectivo o comprobantes que justifiquen su ausencia.

Contabilidad

En caso de existir un faltante se le cobra al cajero, por otra parte si hay sobrante se considera un ingreso para la organización .

Procede a llenar formulario en el que se dejara evidencia del arqueo realizado.

Firma formulario donde se compromete que en su presencia fueron contados los fondos y que estos pertenecen a la empresa y que estaban en su poder.

Caja

Registrar y enviar a tesorería los comprobantes y formularios de arqueo

Contabilidad

Tesorería Recibe documentos y verifica el informe del arqueo de caja chica.

Aprueba arqueo de caja.

RESPO�SABLE ACCIO�

PROCEDIMIENTOS PARA EL ARQUEO DE CAJA CHICA CAJA


Referencia


Día Mes Año



INICIO

- CONTAR Y LISTAR EFECTIVO.- RELACION DE COMPROBANTES EN PODER.- RELACION DE RECIBOS Y FACTURAS.

CAJERO JEFE DE FINANZASJEFE DE

CONTABILIDAD

REVISA Y CONSTATA EFECTIVO O

COMPROBANTE DE EGRESO.

VERIFICAR EL INFORME DEL ARQUEO DE CAJA

CHICA

APRUEBA ARQUEO DE CAJA CHICA

FIN

FLUJOGRAMA DE ARQUEO DE CAJA CHICA

LEVANTAR INFORME DEL ARQUEO DE CAJA CHICA

ARQUEO DE CAJA CHICA



ANALISTA CONTABLE


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Responsable: Acción:

Tesoreria y

FinanzasEl arrendatario realizar el pago de las facturas pendientes por alquiler y condominio del mes.

Recibe el pago y realiza la verificación por sistema, para comprobar que el canon de arrendamiento pagado es el correspondiente

Si el pago es aceptado por medio de cheque se le colocara un sello de “únicamente para ser depositado en la cuenta numero…de Policlínicas ELOHIM Valencia; C.A.”

Se emitirá recibo-factura de pago por triplicado, el cual será firmado. El recibo y la factura debe indicar: Numero de correlativo, fecha de pago, periodo cancelado, monto cancelado, numero de contrato.

Se entregará original de factura al cliente, copia a contabilidad y la restante se archivanjunto con el recibo de pago.

OTROS INGRESOS

ENTRADA Y REGISTRO DE EFECTIVO POR ALQUILER Y CONDOMINIOS

MANUAL DE NORMAS PROCEDIMIENTOS

Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

RESPONSABLE ACCION

Mensajero Realiza el depósito correspondiente y entrega copia debidamente validada por el banco

Recibirá la copia de la planilla de depósito y la colocara junto con la copia de la factura y recibo de pago.

Tesoreria y FinanzasEnvía la planilla de depósito junto con la factura-recibo de condominio al analista contable.

ContabilidadLuego de Recibir los documentossoportados, contabiliza y archiva los documentos recibidos.

ENTRADA Y REGISTRO DE EFECTIVO POR ALQUILER Y CONDOMINIOS

Tesoreria y Finanzas

OTROS INGRESOS


Referencia

Vigencia Número de Pág.55/72

Día Mes Año



INICIO

EL ANALISTA DEL DEPARTAMENTO RECIBE PAGO, VERIFICANDO LA FACTURA A CANCELAR

ADMINISTRACION.GERENTE GENERAL


RECIBE DOCUMENTOS SOPORTADOS

REGISTROS CONTABLES

FIN

FLUJOGRAMA ENTRADAS Y REGISTRO DE EFECTIVO POR ALQUILER Y CONDOMINIOS

CLIENTE.COPIA CONTABILIDAD.

RECIBO



OTROS INGRESOS


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

RESPONSABLE ACCION

Compañías de seguros Llena y envía recepción de solicitud de crédito.

Crédito Realiza la evaluación del crédito a través de instrumentos como: registros publico, verificaciones, referencias comerciales (créditos con terceros)

Toma una decisión si esta resulta de alto riesgo no se le concederá el crédito si el riesgo es mínimo se le concederá el crédito

Emitirá un informe de crédito al jefe de crédito.

PROCEDIMIENTOS DE CREDITO. CREDITO


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Crédito Decidirá si el crédito se concederá a través de una garantía o no.

Emite y firma documentos en el que se comprometen ambas partes. Envía al analista de crédito.

Recibe documento en el que se detalla el convenio del crédito

Procede a ingresar a sistema el crédito concedido, en el que se detallara el crédito directo, factura por cobrar, cheque diferido o letra para el departamento de cobranzas.

Emite reporte y lo envía al analista de contabilidad

Contabilidad Recibe reporte y archiva temporalmente.

Cobranza Revisa y verifica documentos y procede a registrar contablemente.

RESPO�SABLE ACCIO�

PROCEDIMIENTOS DE CREDITO. CREDITO


Referencia


Día Mes Año



Analista ContableJefe de CobranzasAnalista de CréditoCompañía de

Seguros

SOLICITUD DE CREDITO

INICIO

RECIBO INFORME DE CREDITO

SE CONCEDE CREDITO

EVALUACION FE CREDITO

INFORME DE CREDITO

GARANTIA

REGISTRA FACTURA CONTABLEMENTE

CON HIPOTECA PRENDA

SIN GARANTIA FACTURAS LETRAS

CHEQUES

FIRMA DOCUMENTO DE CREDITO

REPORTE CON SOPORTE

RECIBE FACTURA CON SOPORTE

REVISA Y VERIFICA DOCUMENTOS Y

REGISTRA CONTABLEMENTE

FIN

CREDITO

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE CREDITO

SI

NO


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

RESPONSABILIDAD ACCION

Cobranzas Recibe reporte con soporte y expediente del

departamento de crédito y envía a archivar temporalmente.

Busca reportes junto con soportes y expedientes y verifica por sistema

Revisa la cartera por cobrar Clasifica la cobranza en: normal: en la cual va ha

realizar por medio de aviso de vencimiento al cliente por medio de llamadas telefónicas. Prejudicial: emite aviso de cobro y se envía al cobrador Judicial: envía aviso de cobro al asistente legal

Legal Recibe aviso de cobro y procede a las acciones judiciales, comunicando los resultados a contabilidad.

Cobranzas Si la cobranza es normal, prejudicial o judicial y el cliente realiza el pago, procede a descargar sistema de crédito

Genera la liquidación en expediente.

Emite reporte y envía a este con soportes al departamento de contabilidad.

Contabilidad Recibe reporte y procede a la revisión y verificación de los mismos para su debida contabilización.

PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA COBRANZAS


Referencia

Vigencia

Día Mes Año



CO�TABILIDADLEGAL

FLUJOGRAMA DE COBRANZAS

COBRA�ZAS

INICIO

REPORTE DE CREDITO

REVISA CARTERA POR COBRAR

VERIFICA Y REVISA

REGISTRA ASIENTOS CONTABLES

ACCIONES JUDICIALES

VERIFICA REPORTE DE CREDITO POR

SISTEMA

PAGO DE CUOTA

COBRANZA JUDICIAL ASISTENTE LOCAL

COBRANZA NORMAL AVISA DE

VENCIMIENTO LLAMADA TELEFONICA

COBRANZA PREJUDICIAL VISITAS AVISO DE COBRANZA

DESCARGA DE SISTEMA DE CREDITO

LIQUIDA CUENTA

REPORTE

FIN

CREDITO

Número de Pág.60/72

COBRANZAS


Referencia

VigenciaNúmero de Pág. 61/71

Día Mes Año



CAPITULO II

Cuentas por pagar Recibe factura del proveedor, verifica datos, sella con la fecha, hora de recepción y firma. Envía a contabilidad.

Contabilidad Registra la factura, coloca sello de contabilizado, código de la cuenta y envía a cuentas por pagar dicho documento.

Cuentas por pagar Recibe facturas ya registradas. Realiza un análisis de vencimiento de las facturas para enviar dicha información al departamento de tesorería.

Tesorería y Finanzas Recibe análisis de vencimiento de las facturas, realiza un análisis de la disponibilidad del efectivo y de la forma de pago para autorizar el pago de la factura y ordenar la emisión del cheque a cuentas por pagar.

Cuentas por pagar Elabora cheque y retención en caso que aplique, lo envía a presidencia debidamente soportado para su respectiva firma.

Presidencia Recibe cheque con su respectivo comprobante de egreso y anexo la factura, revisa y firma, para luego enviarlo a cuentas por pagar.

Cuentas por pagar Recibe y entrega cheque al proveedor.

Contabilidad Recibe soporte y registra contablemente.

PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR.

Cuentas por Pagar


Referencia

VigenciaNumero de Pág.62/72

Día Mes Año



PRESIDE�TE

TESORERIA

Y FI�A�ZASCO�TABILIDAD

FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR PAGAR

CUE�TAS

POR PAGARPROVEEDOR

FACTURA

INICIO

REGISTRA FACTURA CONTABLEMENTE

FACTURA

AUTORIZA PAGO Y ORDENA EMITIR

CHEQUE

RECIBE ANALISIS DE VENCIMIENTO DE LA

FACTURA

FACTURAFACTURA

AUTORIZACION

COMPROBANTE DE EGRESO

RETENCIÓNCHEQUE

FACTURACOMPROBANTE DE EGRESOFACTURACHEQUE

FACTURACOMPROBANTE DE EGRESOFACTURA

CHEQUE FIRMADO

FACTURACOMPROBANTE DE EGRESOFACTURA

CHEQUE FIRMADO

RETENCION

FIRMA COMPROBANTES

RETENCION

FACTURASCOMPROBANTES

VERIFICA Y REGISTRA CONTABLEMENTE.

FIN FIN

Cuentas por Pagar

FIRMA CHEQUE


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO II

Tesoreria

Identificación del saldo inicial de caja. El saldo inicial del mes considerado es el saldo final del mes precedente.

Agréguese al saldo inicial de caja el total de las entradas de efectivo provenientes de la prestación del servicio, recuperaciones de cuentas por cobrar y otros ingresos no operativos.

Rebájese del saldo inicial de caja el total de las salidas de efectivo representadas por gastos operativos, compras de contado, pagos de deudas a corto plazo y otros egresos no operativos y pago de obligaciones fiscales.

Determínese el flujo neto de caja mensual a través de la diferencia entre ingresos y egresos de caja.

Estímese el total de necesidades de préstamos a largo y corto plazo. Asi mismo, debe establecerse el monto y periodicidad de pago de ambos tipos de obligaciones y montos.

Determínese el saldo final del efectivo. El saldo final del presente mes será el inicial del mes siguiente.

PROCEDIMIENTO DE PREPARACION

DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO


Referencia

Vigencia

Día Mes Año



- PRESTACION DE SERVICIO.

- CUENTAS POR COBRAR.

- OTROS INGRESOS.

ADMINISTRACION ADMINISTRACIONTESORERIA

OPERACIONES RELACIONADAS CON

CAJA

- COMPRAS

- GASTOS

- INVERSIONES

ENTRADA SALIDA

SALDO INICIAL

SALDO FINAL

ENTRADAS DE DINERO

SALIDAS DE DINERO

PRESUPUESTO DE EFECTIVO O CAJA

TESORERIA

Número de Pág.64/72

FINANCIAMIENTO

SALDO MINIMO REQUERIDO

INTERNO EXTERNO


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO III

DEFINICION DE TERMINOS

Efectivo: Dinero en caja y banco ya sea en moneda nacional o

extranjera.

Efectivo �ecesario (E�): Agrupa las necesidades del mismo para

cubrir los egresos totales y el saldo mínimo deseado de caja, que la empresa

fija como razonable para imprevisto.

Entradas de Caja: Las entradas de caja incluyen la totalidad de

entrada de efectivo en un periodo de tiempo cualquiera, entre los más usuales

se encuentran los servicios de contado, el recaudo de las cuentas por cobrar, o

a crédito y todas aquellas que en el corto plazo sean susceptibles de

representar una entrada de efectivo.

Desembolsos de Efectivo: Comprenden todas aquellas erogaciones de

efectivo que se presentan con el funcionamiento total de la empresa, en

cualquier periodo de tiempo, entre los más comunes, están las compras en

efectivo, cancelación de cuentas por pagar, el pago de dividendos, sueldos y

salarios, pago de impuestos, entre otros.

Manual: Es una Herramienta administrativa, ya que permite a cualquier organización normalizar su operación dándole estabilidad y solidez.


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO III

DEFINICION DE TERMINOS

Manual Administrativo: Son medios valiosos para la comunicación que permiten registrar y tramitar la información, respecto a la organización y su operación.

Manual de Finanzas: Su objetivo es determinar las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas dirigidas al personal de la organización que tenga que ver con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

�ormas: Detalla la forma de cómo se deben llevar a cabo los procedimientos.

Políticas: Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades, seguir lineamientos que faciliten las tomas de decisiones en actividades rutinarias.

Procedimientos Administrativos: Son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo rutinario.

Procedimientos Contables: Son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la organización en los libros de contabilidad.


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO III

Comprobante de egreso de caja chica.

Fecha_____/_________/_______Hora ________ Bs.F._______________

Departamento responsable ________________

Descripción del gasto._________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ .

Cantidad:_________________________________________________________________________________________________________

recibido por: ______________ firma: _____________________C.I._________________________

CAJAFORMULARIO DE COMPROBANTES

DE EGRESO DE CAJA CHICA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO III

Fecha: ___________________Hora Inicio: ___________ Hora de culminación:________________Departamento

Denominación cantidad totalEfectivo:Monedas:Billetes:

Total efectivo:

Comprobantes y otros documentos.N Beneficiario Bs. F

Total comprobantes y otros documentos:Total arqueo de caja chica: Monto de caja chica:

Diferencia:Observación

Responsable ___________________ elaborado _____________

CAJAFORMULARIO DE ARQUEO DE CAJA


Referencia


Día Mes Año



FORMULARIO DE PRESUPUESTO DE EFECTIVO O CAJA

PRESUPUESTO DE TESORERIA O EFECTIVO

INGRESOS MES MES MESPrestacion de Servicios de Contado (Particulares)Cobros a Ctas. A 30 diasCobros a Ctas. A 60 diasTotal Ingreso de Efectivo por Servicio

OTROS INGRESOSVenta de EquipoAlquileres RecibidosIntereses RecibidosTotal Otros Ingresos

GASTOS DE OPERACIONESSueldos y SalariosGastos GeneralesImpuestosTotal Gastos de Operaciones

OTROS EGRESOSInversionesTotal Otros Egresos

Saldo Inicial de EfectivoIngresos por VentasOtros IngresosTotal Efectivo DisponibleDesembolsos de EfectivoGastos de OperacionesOtros EgresosTotal Egresos en EfectivoSaldo Minimo EfectivoTotal Efectivo NecesarioExceso o DeficitFinanciamiento NecesarioInteresesAmortizacion de CapitalCapital InsolutoSaldo Final de Caja

INGRESOS - EGRESOS O DESEMBOLSOS = FLUJO NETO DE EF ECTIVO

TESORERIA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO III

POLICLINICAS ELOHIM VALENCIA, C.A.

ESTADO DE FLUJO DEL EFECTIVO

Primer Semestre Año 2009

Efectivo Recibido de Clientes (I)

Efectivo pagado a proveedores y empleados (E)

Efectivo aplicado por Gastos pagados por Anticipado (E)

Efectivo recibido por Anticipo de Clientes (I)

Efectivo pagado a Intercompañías (E)

Efectivo recibido Neto provisto o aplicado por Actividades Operativas (EN)

Efectivo recibido de Socios (I)

Efectivo pagado a terceros (E)

Efectivo aplicado para Mejoras a la Propiedad (E)

Efectivo aplicado para Instalaciones (E)

Efectivo aplicado para adquisición de Equipos Médicos (E)

Efectivo aplicado para adquisición de Mobiliario y Equipos (E)

Efectivo aplicado para adquisición de Equipos de Quirófano (E)

Efectivo aplicado para adquisición de Obras de Arte (E)

Efectivo Neto Aplicado por Actividades de Inversión (EN)

FORMULARIO ESTADO DE FLUJO DEL EFECTIVO TESORERIA


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO III

Flujo de Efectivo Provenientes de Actividades Financieras

Efectivo recibido de Aportantes-futuros accionistas (I)

Efectivo recibido para Aumento de Capital (I)

Efectivo neto Provisto por Actividades Financieras

Efectivo y equivalentes de efectivo al inicio del período (EN)

Efectivo y equivalentes de efectivo al final del período (EN)

TESORERIAFORMULARIO ESTADO DE FLUJO

DEL EFECTIVO


Referencia


Día Mes Año



CAPITULO III

FORMULARIO HOJA DE TRABAJO DE FLUJO DE EFECTIVO

C U E N T A S mes mes Debe Haber Debe Haber Desembolso I ngreso

Efectivo en Caja y Banco

Cuentas por Cobrar Pacientes

Cuentas por Cobrar Convenios

Cuentas por Cobrar Empleados

Cuentas por Cobrar Médicos

Cuentas por Cobrar Clientes

Cuentas por Cobrar Proveedor

Inventario de Medicinas y Farmacos

Inventario de Material Medicoquirurgico

Inventario de Lenceria Hospitalaria

Inventario de Materiales de Construccion

Gastos pagados por anticipado

Edificio

Deprec. Acumulada Edificio

Equipos de Quirófano

Deprec. Acumulada Equipos de Quir.

Equipos Médicos

Deprec. Acumulada Equipos Médicos

Mobilario y Equipos

Deprec. Acumulada Mobiliario y Equip.

Mobilario y Equipos Clinicos

Deprec. Acumul. Mob. Y Equipos Clinicos

Mejoras e Instalaciones

Amortiz. Acumul. Mejoras e Instalac.

Anticipos Recibidos

Reintegros Por pagar

Cuentas por pagar Médicos

Cuentas por Pagar en proceso

Cuentas por Pagar Proveedores

Obligaciones Gubernamentales

Cuentas por pagar Médicos (Acc. A)

Cuentas por Pagar Servicios

Cuentas por Pagar Socios

Cuentas por pagar Intercompañías

Reintegros pacientes Por pagar

Reintegros convenios Por pagar

Prestaciones Sociales

Intereses Sobre Prestaciones Sociales

Utilidades

Vacaciones

Semestre terminado el XX de xxxx del 200xHoja de Trabajo para determinar el Estado de Flujo del Efectivo

POLICLINICAS ELOHIM VALENCIA, C.A.

SALDO VARIACION Ajuste y Reclasificación Flujo de Cash

205

CAPITULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

De acuerdo al estudio realizado, se presentan las siguientes conclusiones que

constituyen una visión global en torno a la implementación de un manual de normas y

procedimientos que requiere la organización investigada para la gestión del flujo de

caja, de tal manera que se establezcan metas, diseñen políticas y asignen recursos,

para que los objetivos formulados puedan ser llevados a cabo en forma exitosa.

Un manual de normas y procedimientos es un instrumento de planificación que

facilita el logro de los objetivos esperados por la organización. La mejor forma de

llevar a cabo dichos objetivos es planificar el sistema organizacional a medida que

este crece y se desarrolla. Es necesaria la formación del personal de forma

sistematizada para obtener éxito y eficiencia en cada área organizacional.

Dentro de este marco, se identificaron las necesidades de contar con un manual

de normas y procedimientos de manera sencilla y detallada permitiendo una

planificación y un control administrativo y contable para la gestión del flujo de caja,

que contenga de forma sustancial las herramientas necesarias para que cada empleado

cuente con un recurso que le permita llevar de una manera eficaz su trabajo y por

ende lograr mejorar dicha gestión.

206

Es sumamente importante un manual de normas y procedimientos en esta

organización debido a que gracias a la investigación realizada se pudo comprobar

que:

- Los empleados desconocen como deben ejecutar sus funciones e ignoran las

consecuencias que esto trae si no las realizan de manera correcta.

- Falta de comunicación organizacional.

- Existe incompatibilidad entre los departamentos ya que no se busca el

bienestar colectivo sino el propio.

- No están debidamente segregadas las funciones dentro de los departamentos.

- Las responsabilidades no están claramente definidas, entre otros.

En la propuesta del manual de normas y procedimientos en cuanto al manejo del

efectivo, se especifica de manera detallada la descripción de cargos, funciones, las

normas y procedimientos sólo en cuanto al flujo del efectivo, así como los

formularios a utilizar. Al ser realizada la función de otra forma y no planificada

afectaría significativamente, como actualmente sucede, la gestión del flujo de caja

dentro de la organización. El manual se describe a través del método de flujograma y

de manera gráfica los procesos relacionados con el efectivo.

Finalmente, por medio de la factibilidad del estudio técnico, económico y

operativo, la ejecución de la propuesta planteada permitirá la optimización de las

actividades cotidianas en cuanto a las áreas claves o secundarias directamente

relacionadas en la gestión del flujo de caja, de esta manera se estandarizan las

actuaciones del recurso humano y tecnológico, con el objeto final de evitar las

desviaciones y minimizar los errores perjudiciales para el buen desenvolvimiento de

la organización.

207

Recomendaciones

Para lograr una eficiencia en las operaciones en cuanto al manejo del efectivo,

de acuerdo a la realidad y las necesidades generales de las organizaciones privadas

dedicadas al servicio de la medicina, se recomienda adicionalmente a la aplicación de

un manual de normas y procedimientos en la gestión del flujo de caja las siguientes

directrices:

-Definir las áreas a las cuales estará dirigidas el uso del manual.

-Adiestrar al personal que realizara los procedimientos descritos en el manual.

-Hacer entrega de una copia del manual para que conozcan y aclaren dudas referentes

a como deberán desempeñarse.

-Es necesaria la consulta cotidiana del texto hasta que el usuario sienta dominio de su

contenido.

-Actualizar el manual semestralmente o en el momento en que se requiera un cambio

en las normas y procedimientos para mejoramiento del mismo.

-Mejorar la comunicación y toma de decisiones.

-Segregar funciones de manera que esto facilite y cree un control interno frecuente en

la organización.

-Es importante la actuación proactiva de los usuarios en el mantenimiento del manual.

Finalmente, se espera que con el uso de este manual se estabilicen las decisiones

y/o acciones, en las que se analicen y evalúen los resultados en contraste con lo

planificado en esta propuesta para que la gerencia pueda medir si los objetivos están

siendo cumplidos y así tomar las medidas de control necesarias si así lo requiere.

208

LISTA DE REFERENCIAS Álvarez Torres, Martín G. (2002). Manual para elaborar manuales de políticas

y procedimientos. Editorial Panorama.

Arredondo José, Key Fernando y Useche Mary (2005). El pronostico del flujo de

caja como herramienta del efectivo en las empresas de servicios, caso Coffee Market, C.A. Trabajo de Grado. Universidad de Carabobo, Barbula

Arias, Fidias. (1999). El Proyecto de Investigación, Guía para su elaboración.

Revisión por Carlos Sabino, Editorial Episteme, Orial Ediciones, Caracas.

Arias, Fidias. (2006). El Proyecto de Investigación, Introducción a la Metodología

Científica. Editorial Episteme, Caracas.

Balestrini, Miriam. (1999). Como se elabora el Proyecto de Investigación. Editorial

Consultores y asociados. Caracas

Bedoya, Jaime Humberto. http:// www.degerencia.com. Consulta: 2008, Diciembre

01.

Burbano, Jorge (2005). Presupuesto enfoque de gestión, planificación, y control de

recursos. Mc Graw- Hill. Bogotá. Bracho Sergio, Guzmán. José y Salcedo. Malbelys (2005). Flujo de caja como

herramienta para la evaluación de proyectos en la empresa privada, caso Petroquím. C.A. Trabajo de Grado. Universidad de Carabobo, Barbula

Brigham Eugene. F, Houston Joel. F (2005). Fundamentos de Administración

Financiera. Editorial Thomson. Catacora, Fernando (1997). Sistemas y procedimientos contables. Editorial Mc

Graw Hill. Venezuela.

Espiñeira Sheldon & Asociados (2001). Definición de Tesorería.

209

Franco, Mario (2003). Diseño de un nuevo perfil estratégico en la tesorería como factor relevante en el éxito financiero en la organizaciones. Trabajo de ascenso publicado. Universidad de Carabobo, Bárbula

Garay Urbi, González Maximiliano (2005). Fundamentos de Finanzas. Ediciones

IESA, Econo Invest. Gracia y Thielen (2002). Introducción a la Teoría Administrativa. Ediciones

Pirámide, S.A. Venezuela Gómez Ceja, Guillermo. Sistemas Administrativos, Análisis y Diseños. Editorial

Mc Graw Hill. Venezuela. Hernández Sampieri, R., Fernández, C y Baptista, Pilar (2004). Metodología de la

Investigación. Editorial McGraw-Hill. Hurtado, Iván y Toro, Josefina (1999). Paradigmas y Métodos de investigación en

tiempos de cambio. Edición Episteme Consultores Asociados C.A. Venezuela. Lawrence J. Gitman. (2007) El Futuro de los Negocios. Editorial Thomson. México. Normas Internacionales de Contabilidad (2004). Ediciones Gestión 2000.

Barcelona. Rodríguez, Joaquín (2002). Como elaborar y usar los manuales Administrativos.

Editorial Thomson. Rodríguez Romelia (2007). Guía Complementaria de Presupuesto de Efectivo.

(Documento en línea). Disponible en: http://www.romeliarodriguezv.com.ve/files/Guia. Consulta: 2009, Septiembre 18.

Santoma Javier (2000). Gestión de tesorería. Primera Edición. www.asset.es,

Caracas, Venezuela, BL Consultores, Servicio Editorial. Serna, Humberto (1997). Gerencia Estratégica. 3R Editores. Colombia. Stanley B. Block, Geoffrey A. Hirt (2005). Administración Financiera. Editorial

Mc Graw Hill. Venezuela Universidad Pedagógica Experimental Libertador, UPEL (2004) Veliz, Arnoldo (2008). Como hacer y defender una Tesis. Editorial Texto. Caracas.

210

Webster Allen. (2000) Estadística Aplicada a los Negocios y la Economía. Editorial McGraw-Hill. México Welsch, Glenn; Hilton, Ronald; Gordon, Paul y Rivera, Carlos. (2005) Presupuestos,

Planificación y Control. Editorial Pearson Prentice Hall México.

211

212

ANEXO “A”

Cuadros Técnicos – Metodológicos de Operacionalización de las variables

213

Cuadro Operacionalización: Procedimientos Contables y Administrativos

Objetivos

Categorías

Indicadores

Ítems

Instrumentos

Fuentes

Técnicas

- Analizar los

procedimientos contables y

administrativos llevados

actualmente por los

departamentos de

contabilidad, tesoreria y

finanzas.

- Procedimientos

contables y

administrativos

-Verificar y controlar partidas monetarias. -Revisión de soporte de ingreso y egreso. -Emitir Reporte - Registros Contables -Arqueo de Caja

1-3-2

3-1-3-9-8 2 2-5-6 4-5 1-2-3-4-1-4-5-9 6-7-2-3 10-5-11

- Cuestionario

- Cuestionario

- Primaria

- Primaria

-Entrevista

-Encuesta

-Entrevista

-Encuesta

-Control de las entradas y salidas del efectivo. -Planificación del manejo de Efectivo. -Toma de decisiones, en inversión y Manejo de Fondos.


214

Cuadro Operacionalización: Debilidades en el flujo de caja

Objetivos

Categorías

Indicadores

Ítems

Instrumentos

Fuentes

Técnicas

- Identificar las debilidades en el flujo de caja.

-Debilidades en el flujo de caja.

-Capacidad Financiera

-Capacidad Técnica o Tecnológica

-Capacidad del talento humano

6-7

7-7

2-6-7

-Cuestionario

-Primaria

-Entrevista

-Encuesta


Cuadro Operacionalización: Debilidades en el flujo de caja

215

Objetivos

Categorías

Indicadores

Ítems

Instrumentos

Fuentes

Técnicas

-Diagnosticar los

índices de eficiencia

o de gestión del

efectivo.

-Índices de

eficiencia o de

gestión del

efectivo.

-Funciones y responsabilidades.

-Área Responsable

10-10-1

9-1-8

9-10

6

11-11-10-10-11

-Cuestionario

-Cuestionario

- Primaria

-Primaria

-Entrevista

-Encuesta

-Entrevista -Encuesta

-Que Actividades debe Hacerse

- Como debe hacerse los

procedimientos

-Manual de normas y

procedimientos


Cuadro Operacionalización: Índices de eficiencia o de gestión del efectivo

205

ANEXO “B” Cuestionarios para las Encuestas

205


ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURIA PÚ BLICA CAMPUS BARBULA

ENCUESTA

Analista de Contabilidad (Ingresos)

Estimados Señores:

Estamos realizando un estudio que servirá para elaborar un trabajo de grado

para optar al titulo de Licenciados en Administración Comercial en la Universidad de

Carabobo, titulado “Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos en la

gestión del flujo de caja para mejorar los procedimientos en cuanto al manejo

del efectivo en Policlínicas Elohim Valencia, C.A. Edo. Carabobo”, esto con el fin

de optimizar los procedimientos para elaborar el flujo de caja y hemos considerado

que su opinión es de gran ayuda, por lo que agradecemos que nos regale unos

minutos de su tiempo para responder con la mayor sinceridad posible las siguientes

preguntas:

1.¿A la hora de realizar los registros contables están debidamente soportados?

Siempre_____ Algunas Veces____ Nunca_____

2. ¿Con que frecuencia se emiten reporte de caja?

Diario_____ Semanal_____ Quincenal_____ Mensual____

206

3.¿Verifica usted la relación de depósito?


4.¿Rinde cuenta a un solo supervisor?

Si_____ No_____

5.¿Los ingresos por concepto de arrendamiento son contabilizados

independientemente?


6.¿Al momento de realizar su trabajo como analista Registra, Clasifica, Resume y

Realiza un análisis e interpretación de los resultados?

Siempre _____ Casi Nunca_____

Casi Siempre _____ Nunca _____

7.¿El sistema suministra la debida información oportuna que se requiere para el uso

tanto interno como externo?


8. ¿Con que frecuencia concilian las cuentas bancarias?

Diario_____ Semanal_____ Quincenal_____ Mensual____ Más del mes _____

207


Si_____ No_____

10. ¿Esta definida su responsabilidad y función a través de un manual de normas y

procedimientos dentro de la organización?

Si_____ No_____

11. ¿Cree usted que es importante la implementación de un manual de normas y

procedimientos para mejorar su desempeño en la gestión del flujo de caja?

Si_____ No_____

Explique

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Elaborado por: Guedez, Alexaida

Salom, Ana

GRACIAS POR SU COLABORACION

208



ENCUESTA

Analista de Tesorería y Finanzas (Ingresos-Egresos)

Estimados Señores:





del efectivo en Policlínicas Elohim Valencia Edo. Carabobo”, esto con el fin de

optimizar los procedimientos para elaborar el flujo de caja y hemos considerado que

su opinión es de gran ayuda, por lo que agradecemos que nos regale unos minutos de

su tiempo para responder con la mayor sinceridad posible las siguientes preguntas:

13. ¿Existe un control de las entradas y salidas del efectivo?

Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

209

14. ¿Se lleva una planificación detallada de las cuentas por cobrar?

Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

15. ¿Se lleva una planificación detallada de las cuentas por pagar?

Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

16. ¿Llevan un control y registro oportuno de los ingresos?

Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

17. ¿Llevan un control y registro oportuno de los egresos?

Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

210

18. ¿Se realiza un proceso de supervisión al trabajo que ejecuta?

Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

19. ¿Usted como analista detecta frecuentemente errores por parte de los cajeros?

Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

20. ¿Se constata la ausencia física del efectivo o comprobantes?

Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________


Si_____ No_____

Explique

____________________________________________________________________

211

10. ¿Cree usted que es importante la implementación de un manual de normas y

procedimientos para mejorar su desempeño en la gestión del flujo de caja?

Si_____ No_____

Explique

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________


Salom, Ana


212



ENCUESTA

Cajeros de Emergencia y Plan Salud (Ingresos)

Estimados Señores:





del efectivo en Policlínicas Elohim Valencia, C.A. Edo. Carabobo” esto con el fin

de optimizar los procedimientos para elaborar el flujo de caja y hemos considerado

que su opinión es de gran ayuda, por lo que agradecemos que nos regale unos

minutos de su tiempo para responder con la mayor sinceridad posible las siguientes

preguntas:

1. ¿Tiene claramente definida sus funciones?

Si_____ No_____

2. ¿Realiza pagos menores con el efectivo que ha ingresado en Caja de emergencia o

plan salud?

Siempre_____ Algunas Veces_____ Nunca_____

3.¿Los cheques recibidos de persona natural son conformados en el momento?


213

4.¿Los cheques recibidos por personas jurídicas son autorizados por los supervisores

de turno?


5.¿Le realizan arqueo de caja sorpresivo?

Si_____ No_____

6. ¿Al momento de ejecutar su trabajo, analiza e interpreta el procedimiento a

realizar?



7. ¿Al momento de ingresar los datos al sistema para la elaboración de recibos y

facturas tiene el sumo cuidado y precisión para que estos sean correctos y no incurrir

en el retrabajo?



8. ¿Considera usted que el sistema brinda información confiable y oportuna a la hora

de procesar documentos como facturas, recibos?



9. ¿La persona que deposita el dinero en el banco es la misma que llena el deposito?


214

10. ¿Se depositan los ingresos en el banco diariamente e intactos, tal cual como han

sido recabados?



Si_____ No_____

12. ¿Cree usted que la elaboración e implementación de un manual de normas y procedimientos mejoraría su desempeño en la gestión del flujo de caja?

Si_____ No_____

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________


Salom, Ana


215

ANEXO “C”

Guión de Entrevistas

216



CUESTIONARIO DE ENTREVISTA

JEFE DE CONTABILIDAD

(Preguntas Abiertas) 1. ¿Con que frecuencia se verifica y controla las partidas monetarias?

2. ¿Los ingresos se contabilizan en el diario y se pasan a otros libros al recibirlos?

3. ¿Los ingresos por los servicios prestados están debidamente soportados, con sus

respectivas facturas u otros documentos probatorios?

4. ¿Con que frecuencia realizan el arqueo de caja?

5. ¿Existe un código de cuentas adecuadas a las necesidades de la organización?

6. ¿Los estados de cuentas emitidos por las instituciones financieras los solicitan y

llegan en el momento preciso?

7. ¿Se concilian las cuentas bancarias al menos una vez al mes?

8. ¿La persona que prepara las conciliaciones bancarias es la misma que:

Firma los Cheques

Contabiliza las transacciones de contado

Maneja Efectivo

9. ¿Esta claramente definido que personal esta a cargo de los estados de cuentas?

10. ¿Se ejecuta el control pertinente de las funciones de los trabajadores?

11. ¿Cree usted que existe incompatibilidad entre los departamentos?

12. ¿Existe un Manual de Normas y Procedimientos para ejecutar las funciones

operativas relacionadas con la gestión del flujo de caja?


Salom, Ana

217



CUESTIONARIO DE ENTREVISTA

JEFE DE TESORERIA Y FINANZAS

(Preguntas Abiertas)

1. ¿Los cheques anulados quedan completamente inutilizados?

2. ¿Los cheques en blanco son controlados adecuadamente?

3. ¿Las personas que firman los cheques son otras diferentes a las que:

Manejan la caja chica

A prueban las pólizas de desembolsos

Contabilizan los ingresos

Pasan los asientos a las cuentas del mayor

4. ¿La misma persona prepara los cheques y aprueba las facturas?

5. ¿Se tiene establecido el sistema de fondo fijo?

6. ¿Llevan una planificación y control de cuentas por pagar (específicamente pagos a

proveedores)?

7. ¿Cuál es la política de pago de cuentas por pagar?

8. ¿Llevan una planificación y control de las cuentas por cobrar?

8. ¿Se tiene una política para el uso del fondo fijo de caja chica?

9. ¿Existen comprobantes de egreso para cada uno de los pagos que se realizan?

10. ¿Actualmente se lleva acabo el análisis de razones financieras relativas a la

liquidez de la empresa?

11. ¿La toma de decisiones involucra a todo el personal de la organización?

12. ¿Con que frecuencia se realiza el presupuesto de efectivo?

218

13. ¿Se elabora el flujo de caja?

14. ¿Considera usted necesario la elaboración de un manual de normas y

procedimientos para la gestión del flujo de caja dentro de la organización?


Salom, Ana

219

ANEXO “D” Validación de los Instrumentos.

220

ANEXO “E”

Autorización de Logo Institucional

221

Valencia, Noviembre de 2009

AUTORIZACIÓN

Sres.: Universidad de Carabobo Presente. Ante todo un cordial saludo, el motivo de la presente es para hacer de su

conocimiento que las jóvenes: Salom, Ana María y Guedez Alexaida, en carácter de

estudiantes de su institución quienes actualmente desarrollan su Trabajo de Grado

elaborando un Manual de Normas y procedimientos para el uso de Policlínica Elohim

Valencia, C.A, están autorizadas para hacer uso con fines académicos del logotipo

que distingue a esta organización sin menoscabo de los derechos que se nos otorga al

ser los propietarios legales de dicha imagen institucional.

Sin más que agregar, se despide en carácter de representante de Policlínicas


_______________________ Arnoldo Quevedo

Gerente Administrativo

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UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS …produccion-uc.bc.uc.edu.ve › documentos › trabajos › 63002886.pdfdelante de ti; el estará contigo, no te dejara, ni te desamparara;