UNIVERSITAS INDONESIA

REVIU SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA (BEM) FE UI

TUGAS AKHIR AUDIT INTERNAL

DOSEN: M. MALIK S.E., M.Ak., CPMA, CIA / M. ICHSAN M.Si

DISUSUN OLEH:

STEPHANIE INDAH MULYA 1106060646

INEZ BELINDA WIDJAJA 1106060652

IDWAL DION 1106060702

DIONISIUS DENIZAR 1106060721

VINSENSIUS MARIO GRANITO 1106060860

FAKULTAS EKONOMI

DEPOK

DESEMBER 2014

STATEMENT OF AUTHORSHIP

Kami yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan bahwa makalah terlampir adalah

murni hasil pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang kami gunakan tanpa

menyebutkan sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah pada

mata ajaran lain kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami menyatakan

menggunakannya.

Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau

dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

Mata ajar : Audit Internal

Judul makalah/tugas : Reviu Sistem Pengendalian Internal pada Badan Eksekutif

Mahasiswa (BEM) FE UI

Tanggal : 15 Desember 2014

Dosen : M. Malik S.E., M.Ak., CPMA, CIA / M. Ichsan M.Si

Anggota Kelompok :

Nama : Stephanie Indah Mulya

NPM : 1106060646

TTD :

Nama : Inez Belinda Widjaja

NPM : 1106060652

TTD :

Nama : Idwal Dion

NPM : 1106060702

TTD :

Nama : Dionisius Denizar

NPM : 1106060721

TTD :

Nama : Vinsensius Mario Granito

NPM : 1106060860

TTD :

1

BAB I

PENDAHULUAN

Universitas Indonesia sebagai salah satu universitas terbaik di Indonesia memiliki

tujuan untuk mempertahankan reputasi sebagai yang terbaik di Indonesia dengan

menghasilkan kualitas lulusan yang mampu bersaing di pasar global dan kualitas riset yang

bertaraf internasional serta menghasilkan produk Research and Development yang dapat

mendukung daya saing Internasional. Tujuan ini tentu sangat menitikberatkan Mahasiswa-

nya sebagai sentral dari kekuatan Universitas Indonesia berdiri.Mahasiswa menjadi peran

sentral dalam kehidupan universitas. Tugas dan tanggung jawab bagi Universitas Indonesia

untuk mencetak lulusan yang berkualitas dan berkiprah baik di tingkat nasional maupun

internasional dapat dilihat dari bagaimana proses pembentukan mahasiswa yang berkualitas

dengan berbagai fasilitas untuk tumbuh kembang lewat aktivitas kemahasiswaan yang

menunjang prestasi akademis seperti lembaga kemahasiswaan yang menjadi wadah tumbuh

kembang kehidupan sosial mahasiswa.

Secara khusus pada Fakultas Ekonomi, berbagai jenis lembaga kemahasiswaan

ditawarkan bagi mahasiswa untuk dapat berkembang dengan seimbang antara kehidupan

akademis dengan kehidupan non-akademis.

Lembaga kemahasiswaan di Fakultas Ekonomi pada dasarnya dibagi atas Badan

Perwakilan Mahasiswa (BPM) dan Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), Badan Otonom

(BO), dan Badan Semi Otonom (BSO). Secara khusus, penulis ingin meneliti Badan

Eksekutif Mahasiswa (BEM) terkait keberadaan divisi kontrol internal apakah sudah efektif

jika diteliti dengan acuan Institute of Internal Auditor(IIA). Peninjuan dilakukan dengan

alasan ada begitu besar dana yang besar dalam bentuk block grant yang diberikan oleh pihak

dekanat Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia kepada BEM FE UI yang diberi tanggung

jawab untuk mengelola dana dan digunakan dengan kesesuaian kebutuhan yang telah

diperhitungkan dan diajukan sebelumnya kepada pihak Dekanat dalam bentuk

reimbursement. Oleh sebab itu, tim kontrol internal yang dimiliki BEM FE UI perlu ditinjau

efektivitas nya agar mengurangi risiko adanya error maupun fraud yang material.

2

BAB II

LANDASAN TEORI

Brinks Modern Internal Auditing 7th Edition, Chapter 3 -Internal Control Framework:

The COSO Standard

Pemahaman serta implementasi pengendalian internal yang efektif adalah prinsip

dasar dari audit internal. Sistem internal control sudah dan akan terus menjadi dasar dari

aspek operasional maupun akuntansi proses bisnis serta proses internal audit yang tidak

terlepas dari evaluasi dan penilaian terhadap tingkatan kontrol. Eksternal auditor seringkali

menggunakan istilah internal control, sedangkan internal auditor menggunakan istilah

kontrol. Pada tahun 1970, serangkaian kejadian di Amerika Serikat memicu pengembangan

kerangka kerja internal kontrol oleh Committee of Sponsoring Organizations (COSO).Pada

mulanya digunakan oleh eksternal auditor untuk melakukan penilaian terhadap internal

kontrol, dan kemudian pengembangan penilaian internal kontrol melalui Sarbanes-Oxley Act

(SOX). Pemahaman akan kerangka kerja internal kontrol COSO menjadi kunci pengetahuan

yang diperlukan oleh auditor internal.

Pentingnya Kontrol Internal yang Efektif

Kontrol Internal adalah proses yang diimplementasi oleh manajemen yang didesign

untuk memberikan keyakinan wajar terhadap beberapa hal, yaitu informasi finansial dan

operasional yang terpercaya; kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur, hukum serta

regulasi; pengamanan aset; efisiensi operasional; pencapaian misi, tujuan dan goal dari

perusahaan; dan integritas dan nilai etika. Pengertian tersebut mengakui bahwa fungsi kontrol

internal melebihi hanya fungsi akuntansi dan keuangan, namun keseluruhan proses dalam

perusahaan

Latar Belakang Standard Kontrol Internal

Pengertian kontrol internal saat ini sangat jelas dengan adanya kerangka kerja COSO,

namun tidak begitu sampai tahun 1980an. Sebelumnya, kontrol internal diartikan sebagai:

internal control comprises the plan of enterprise and all of the coordinate meth- ods and

measures adopted with a business to safeguard its assets, check the accuracy and reliability

of its accounting data, promote operational efficiency, and encourage adherence to

prescribed managerial policies.

3

Dengan seiringnya waktu, pengertian dan regulasi terkait terus diperbaharui.

Beberapa aturan diantaranya adalah: Foreign Corrupt Practices Act of 1977 dan AICPA SAS

No.1. Perubahan yang dilakukan terus membimbing pada peningkatan relevansi akan fungsi

kontrol internal itu sendiri sampai akhirnya pada kerangka kerja kontrol internal COSO

seperti yang kita ketahui saat ini.

Kerangka Kerja Kontrol Internal COSO

COSO mendeskripsikan konsep kontrol internal secara multidimensi, yaitu:

Internal control is a process, affected by an entitys board of directors, manage- ment, and

other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of

objectives in the following categories: effectiveness and efficiency of operations; reliability of

financial reporting; and compliance with applicable laws and regulations.

Berdasarkan definisi yang sangat umum terhadap kontrol internal tersebut, COSO

menggunakan model tiga dimensi untuk menjelaskan sistemnya pada perusahaan. Terdiri dari

lima tingkatan pada muka serta tiga komponen utama dari kontrol internal pada bagian atas

model. Model tiga dimensi COSO terlihat melalui gambar dibawah:

Sumber: Brinks Modern Internal Auditing 7th Editio

I. Control Environment

4

COSO menggambarkan lingkungan sebagai fondasi utama yang mempunyai pengaruh

terhadap bagaimana kegiatan perusahaan disusun (struktur) serta bagaimana risiko

dikaji.Lingkungan juga merupakan dasar dari komponen-komponen lainnya dari kontrol

internal.Lingkungan pula mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran serta tindakan yang

dilakukan oleh dewan direksi, manajemen serta pihak-pihak lain yang

berkepentingan.Budaya perusahaan seringkali menjadi hal yang mempunyai pengaruh besar

terhadap penciptaan lingkungan. Sebagai contoh, manajemen senior yang mempunyai

kebiasaan melakukan suap terhadap pihak yang berkaitan akan pula memberi insentif bagi

subordinatnya untuk melakukan hal serupa. Aspek-aspek lainnya yang mempengaruhi

lingkungan adalah: integritas dan nilai etika; komitmen dan kompetensi; dewan direksi dan

komite audit; filosofi dan ragam operasional yang dianut manajemen; struktur organisasi;

pengarahan otoritas dan tanggung jawab; kebijakan sumber daya manusia dan praktisnya; dan

perspektif lingkungan kontrol menurut COSO.

Sumber: Brinks Modern Internal Auditing 7th Edition

II. Risk Assessment

Bagian diatas fondasi kontrol adalah penilaian terhadap risiko.Ketercapaian objektif

perusahaan seringkali berisiko gagal oleh faktor-faktor internal maupun eksternal. Dengan

memahami dan mampu mengelola lingkungan risiko, maka tingkat ketercapaian tujuan akan

lebih tinggi. COSO kemudian membagi risiko dalam tiga perspektif, yaitu: risiko yang

disebabkan oleh faktor eksternal; risiko yang disebabkan oleh faktor internal; dan risiko pada

tingkat atau unit bisnis tertentu.

Proses penilaian dan pengkajian risiko dijelaskan COSO melalui tiga tahapan, yaitu:

melakukan estimasi terhadap signifikansi risiko; menilai kemungkinan atau frekuensi

5

terjadinya risiko; dan mencari cara pengelolaan risiko serta tindakan yang harus

diambil.Seringkali dalam melakukan penilaian terhadap risiko, manajemen dalam kondisi

kekurangan substansi dalam pengkajian.Hal ini menyebabkan dalam pengkajian risiko,

terutama untuk hal-hal yang sifatnya baru memiliki kemungkinan besar tidak dilakukan

dengan tepat.

III. Control Activities

Tingkat berikutnya pada model tiga dimensi COSO disebut aktivitas kontrol.Yang

dimaksud dengan aktivitas kontrol adalah kebijakan dan prosedur yang memastikan tindakan

yang diambil akan mengurangi risiko. Berikut adalah jenis-jenis aktivitas kontrol: top-level

reviews; fungsi dan aktivitas langsung manajemen; pemprosesan informasi; kontrol fisik;

indikator kinerja; dan pemisahan kewenangan.

IV. Communications and Information

Informasi yang tepat didukung dengan sistem IT yang baik, kemudian

dikomunikasiakn secara vertical dalam perusahaan sehingga para pekerja bisa melakukan

tanggung jawabnya.

Relationship of Information and Internal Control

Sebuah perusahaan memerlukan informasi pada semua tingakatan untuk mendapatkan

tujuan operasi, keuangan, dan kepatuhan.COSO IT System kontrol internal harus

menekankan pentingnya menyimpan informasi dan sistem pendukung untuk menyokong

perubahan pada banyak tingkatan.

The Communications Aspect of Internal Control

COSO menempatkan komunikasi diluar elemen internal kontrol. Komunikasi

diletakan pada posisi board termasuk hubungan mereka dengan individu atau kelompok lain

akan ekspektasi mereka.

COSO memiliki beberapa sudut pandang akan komunikasi yaitu komponen internal,

komponen eksternal, serta maksud dan cara berkomunikasi.

V. Monitoring

Monitoring sudah lama merupakan peran dari internal auditor namun COSO

membawa pandangan yang lebih luas dari monitoring.COSO kontrol internal sadar bahwa

prosedur dan sistem yang diimplementasikan berubah dengan sejalannya waktu. Menurut

6

COSO evaluasi dapat dilakukan dengan: Ongoing Monitor Activities; Separate Internal

Control Evaluation, walaupun COSO menekankan pada ongoing monitoring namun dalam

kurun waktu tertentu ada baiknya juga melakukan evaluasi secara terpisah/khusus; Reporting

Internal Control Deficiencies, berdasarkan COSO, segala kecacatan atau kesalahan pada

kontrol internal harus dilaporkan kepada individu yang bisa mengambil keputusan. Namun

pada prakteknya hal ini sulit untuk dilakukan.

Other Dimensions of the COSO Internal Controls Framework

Dimensi lain dari kerangka kerja COSO adalah:

Reliability of financial reporting

Compliance with applicable laws and regulations

Effectiveness and efficiency of operations

Seringkali, dalam melihat kerangka kerja kontrol internal COSO, manajemen sering

lupa bahwa kerangka kerja tersebut merupakan model tiga dimensi, sehingga melupakan

dimensi satunya.Dimensi ketiga menjelaskan bahwa kontrol internal harus diaplikasikan

dalam seluruh unit operasi dan harus mencakup tiga faktor kontrol internal; efektivitas,

keterpercayaan laporan keuangan serta kesesuaian dengan regulasi. Kerangka kerja tersebut

mengharuskan aplikasi dari ketiga dimensi yang ada dalam model COSO, tanpa

menghiraukan dimensi manapun.

Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal berdasarkan IIA

Praktik pengendalian internal dan audit internal dilakukan dalam berbagai macam

entitas yang tentunya memiliki budaya, pengertian, dan prosedurnya masing-masing. Maka

dari itu untuk standarisasi dan benchmark diperlukanlah standar internal audit.Penulis

menggunakan Standar Internasional untuk Praktik Profesional Audit Internal yang

dikeluarkan oleh IIA.Penulis menjabarkan standar-standar yang relevan dengan topik ini.

Standar Atribut

1000 Tujuan, Kewenangan, dan Tanggung Jawab

Tujuan, kewenangan, dan tanggung jawab dari aktivitas audit internal harus

dinyatakan secara formal dalam suatu Charter Audit. Kepala Audit Internal harus

melaksanakan review secara berkala atas Piagam Audit Internal, dan menyampaikannya

7

kepada Pimpinan atau Manajemen Senior dan Dewan Pengawas organisasi untuk

mendapatkan pengesahan/persetujuannya.

1100 Independensi dan Objektivitas

Aktivitas audit internal harus independen, dan auditor internal harus bersikap objektif

dalam melaksanakan pekerjaannya. Independensi dapat dibagi menjadi independensi

organisasi (1110) & objektivitas individu (1120). Independensi organisasi dinilai dari Kepala

Audit Internal (Chief Audit Excecutive) yang harus melapor ke suatu tingkatan tertentu dalam

organisasi yang memungkinkan aktivitas audit internal dapat memenuhi tanggung jawabnya,

sementara objektivitas individu yaitu auditor Internal harus memiliki sikap yang tidak

memihak, tidak bias serta menghindari benturan kepentingan dalam bentuk apapun.

1200 Keahlian dan Kecermatan Profesional

Penugasan harus dilakukan dengan menggunakan keahlian dan kecermatan secara

profesional.Keahlian yaitu auditor internal harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan

kompetensi lainnya yang dibutuhkan untuk menjalankan fungasi dan tanggung jawab

individualnya. Kecermatan profesional yaitu auditor internal harus menerapkan kecermatan

dan keahlian yang diharapkan dari seorang auditor internal dengan kehati-hatian dan

kompetensinya.

1230 - Pengembangan Profesional yang Berkelanjutan

Auditor internal harus meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan kompetensi

lainnya melalui pengembangan professional berkelanjutan.

1300 Program Quality Assurance dan Penyempurnaan

Kepala Audit Internal harus mengembangkan dan memelihara Program Penjaminan

Kualitas (quality assurance) dan Program Pengembangan yang meliputi seluruh aspek

aktivitas audit internal. Program ini menilai efisiensi dan efektivitas aktivitas audit internal

dan mengidentifikasi peluang dilakukannya peningkatan. Review dilakukan baik secara

internal (1311) maupun eksternal (1312). Tinjauan (review) internal dapat dilakukan melalui

penilaian diri sendiri (self assessment) atau oleh pihak lain di dalam organisasi yang memiliki

pengetahuan cukup memadai mengenai praktik audit internal. Sementara itu review eksternal

harus dilakukan setidaknya sekali dalam lima tahun oleh peninjau (reviewer) atau tim

peninjau (review team) dari luar organisasi yang independen dan berkualifikasi.

8

Standar Kinerja

2010 Perencanaan

Kepala audit internal harus menyusun rencana berbasis risiko untuk menentukan

prioritas dari aktivitas audit internal, konsisten dengan tujuan organisasi. Kepala audit

internal bertanggung jawab untuk mengembangkan sebuah rencana berbasis risiko. Kepala

audit internal mempertimbangkan kerangka kerja manajemen risiko dari organisasi, termasuk

menggunakan tingkat risk appetite yang ditetapkan oleh manajemen untuk setiap aktivitas

atau bagian dari organisasi. Jika tidak terdapat sebuah kerangka kerja, maka kepala audit

internal menggunakan pertimbangannya sendiri atas risiko setelah berkonsultasi dengan

pihak manajemen senior.

2040 Kebijakan dan Prosedur

Kepala audit internal harus menetapkan kebijakan dan prosedur untuk memandu

aktivitas audit internal. Bentuk dan isi dari kebijakan dan prosedur bergantung pada seberapa

besar dan seperti apa stuktur dari aktivitas audit internal serta kompleksitas dari pekerjaan

aktivitas audit internal.

2100 Hakikat Pekerjaan

Aktivitas audit internal harus melakukan evaluasi dan memberikan kontribusi

terhadap upaya penyempurnaan proses tata kelola, manajemen risiko, dan control dengan

menggunakan pendekatan yang sistematis dan disiplin.

2200 Perencanaan Penugasan

Auditor internal harus menyusun dan mendokumentasikan sebuah rencana untuk

setiap penugasan, yang mencakup tujuan, lingkup, pengaturan waktu, dan alokasi sumber

daya.

2300 Menjalankan Penugasan

Auditor internal harus melakukan identifikasi, analisa, evaluasi, dan

pendokumentasian informasi yang memadai untuk mencapai tujuan dari penugasan.

2400 Mengkomunikasikan Hasil-Hasil

9

Auditor internal harus mengomunikasikan hasil-hasil dari penugasan.

2500 Memonitor Perkembangan

Kepala audit internal harus membuat dan memelihara suatu sistem untuk memantau

disposisi dari hasil penugasan yang dikomunikasikan kepada manajemen.

10

BAB III

PROFIL BEM FE UI

BEM FE UI adalah lembaga eksekutif dalam struktur organisasi kemahasiswaaan FE

UI. Peran sebagai lembaga eksekutif membuat BEM FE UI menjadi penyelenggara dan

melakukan koordinasi diantara BO/BSO. BEM FE UI dalam penyelenggaran kegiatannya

memiliki struktur dalam tim keuangan yaitu Controller, Vice Controller, Treasurer, dan Tim

Kontrol Internal (KI). Controller memiliki tugas sebagai pihak yang melakukan otorisasi atas

seluruh pengeluaran yang dilakukan oleh internal BEM FE UI. Vice Controller memiliki

tugas untuk mengatur dan melakukan koordinasi atas tim keuangan BO/BSO dalam hal

pengurusan administrasi dana blockgrant dari pihak dekanat FE UI. Treasurer memiliki tugas

sebagai pihak yang memegang rekening BEM FE UI dan melakukan pengecekan atas

penerimaan yang diterima oleh BEM FE UI. Tim KI memiliki tugas untuk melakukan

pengawasan dan kontrol keuangan atas program kerja yang dimiliki BEM FE UI dan

melakukan fungsi kontrol operasional atas departemen/biro yang ada di BEM FE UI.

BEM FE UI memiliki beberapa standar yang mengatur mengenai pelaporan keuangan

baik dari program kerja ataupun keuangan BEM FE UI itu sendiri.Untuk peraturan yang

mengatur tentang pelaporan keuangan pada program kerja, BEM FE UI memiliki Standar

Pelaporan Keuangan. BEM FE UI juga memiliki peraturan yang mengatur mengenai peranan

kontrol internal yang tercantum dalam standar audit internal. Peraturan-peraturan tersebut

pada setiap periode terus diperbaharui dan disepakati antara pihak pengurus inti BEM FE UI

dan Tim KI BEM FE UI. Tim KI sendiri bekerja secara independen dan bertindak sebagai

auditor internal dari BEM FE UI sekaligus auditor eksternal dari program kerja. BEM FE UI

belum memiliki suatu piagam internal kontrol yang menjelaskan mengenai hubungan antara

pengurus inti BEM FE UI dengan Tim KI.

11

Standar Pelaporan Keuangan yang digunakan oleh BEM FE UI baik untuk program

kerja maupun internal merupakan adaptasi dari PSAK 45 Organisasi Nirlaba. Standar

Pelaporan Keuangan ini menyesuaikan dari kebutuhan dari BEM FE UI dalam menerbitkan

Laporan Keuangan. Pihak rektorat dan dekanat di FE UI tidak secara eksplisit mengeluarkan

ketentuan mengenai laporan keuangan, akan tetapi hanya mewajibkan kepada lembaga

kemahasiswaan untuk membuat laporan keuangan sebagai bukti pertanggungjawaban atas

dana yang digunakan.

Standar Audit Internal yang dimiliki oleh BEM FE UI berisikan mengenai

pendahuluan, fokus, tahapan kerja.Bagian pendahuluan berisi mengenai definisi, tujuan, dan

standar etika. Definisi dari Tim KI yaitu menjalankan proses pengawasan, konsultasi internal,

serta pengendalian risiko dari program kerja yang bernaung dibawah BEM FE UI. Tujuan

dari kegiatan kontrol internal. Tujuan kegiatan audit internal Tim KI BEM FE UI adalah

mengupayakan pencapaian dalam hal berikut:

Efektivitas & efisiensi program-program kerja BEM FE UI dalam mencapai

sasarannya dan minimumnya risiko terkait

Kesesuaian laporan keuangan program kerja BEM FE UI dengan Standar Pelaporan

Keuangan yang berlaku di BEM FE UI

Kepatuhan terhadap peraturan-peraturan yang berlaku

Tim KI BEM FE UI memiliki tujuh prinsip standar etika audit internal:

1. Integrity. Tim KI diwajibkan untuk tegas dan jujur, serta menjunjung tinggi keadilan

& kebenaran dalam hubungan profesionalnya. Tim KI harus menghindari melakukan

penilaian atau mengeluarkan opini dalam hal yang tidak menjadi keahliannya.

2. Objective. Penilaian Tim KI terhadap pekerjaan yang dilakukan harus bebas dari bias,

konflik kepentingan, dan pengaruh pihak-pihak tertentu.

3. Competent. Tim KI wajib senantiasa meningkatkan pengetahuan serta

keterampilannya.

4. Care. Memberikan perhatian penuh pada pekerjaannya.

5. Confidentiality. Tim KI harus menjaga kerahasiaan informasi yang menjadi tanggung

jawabnya apabila diwajibkan kecuali untuk alasan pelanggaran hukum.

6. Professional. Tim KI harus bertindak dengan baik untuk mempertahankan kredibilitas

profesinya.

7. Respect. Tim KI harus bertindak dengan hormat pada semua pihak yang terkait

dengan kewajibannya.

12

Fokus dari kegiatan audit internal dari Tim KI BEM FE UI berfokus pada:

Kontrol Keuangan

Audit internal memiliki peranan penting dalam memastikan operasional organisasi dan

program kerja berjalan sesuai dengan rencana awal, Timeline yang telah disusun dan

parameter-parameter yang harus dicapai. Program kerja yang diwajibkan untuk diaudit

keuangan adalah seluruh program kerja yang bersifat kepanitiaan (tender) dengan sumber

daya manusia yang di-outsource. Keputusan mengenai program kerja yang wajib diaudit

keuangan akan ditentukan oleh Kepala/Wakil Kepala Tim KI.

Kontrol Operasional

Dalam hal ini, Tim KontroI Internal memiliki akses penuh untuk mengaudit seluruh

kinerja operasional organisasi dan program-program kerja yang ada menggunakan sumber

daya yang ada secara efisien-efektif dan mencegah dari kemungkinan terjadinya fraud dan

laporan keuangan yang tidak sehat.Seluruh Tim & Departemen BEM FE UI wajib diaudit

operasional dengan satu kali audit operasional tengah tahun (tengah tahun sebelum

Evaluasi Paruh Tahun oleh BPM FE UI) serta satu kali audit akhir pada akhir tahun

sebelum tutup tahun. Seluruh program kerja bersifat kepanitiaan maupun tidak bersifat

kepanitiaan wajib diaudit operasional.

Kontrol Risiko

Risiko bahkan bisa terjadi sebelum bidding dilaksanakan.Kontrol risiko dibutuhkan untuk

mencakup hal-hal selain yang berkaitan dengan keuangan dan operasional.Hal ini

dilakukan untuk meminimalisir risiko-risiko kerugian ataupun inefisiensi antara BEM FE

UI sendiri dengan kepanitiaan-kepanitiaan yang ada.Program-program yang di-open

tender diklasifikasikan berdasarkan risiko tertentu dan hal ini penting untuk tetap

dilanjutkan dan disempurnakan.

Tahap kegiatan audit internal BEM FE UI secara umum terbagi menjadi tiga fase

1. Perencanaan

Audit Keuangan

Tahap perencanaan audit keuangan dimulai sebelum proposal diajukan sebagai bahan

acuan kegiatan open tender dimana Tim KI berkewajiban untuk mensosialisasikan

standar yang berlaku di BEM FE UI sebagai panduan penyusunan proposal. Tim KI

wajib membuat meeting pre-bidding dengan calon pengurus inti kepanitiaan yang

agendanya tercantum pada memo meeting pre-bidding.

13

Tim KI membuat rencana audit (Audit Plan) yang sesuai dengan formatnya yang

didasarkan pada penelusuran lapangan, interview, dan hasil bidding/rapat kerja yang

dilakukan oleh Tim KI.

Audit Operasional

Tim KI wajib membuat rencana audit (Audit Plan) yang sesuai dengan formatnya yang

didasarkan pada presentasi dan interview awal dengan Kepala Departemen/Biro.

Dalam membuat audit plan, Tim KI wajib mengetahui arahan strategis dari setiap

departemen/Tim serta visi misinya.

2. Interim Review / Audit Operasional Tengah Tahun

Audit Keuangan

Interim review wajib dilaksanakan pada program kerja yang wajib diaudit keuangan

yang pelaksanaannya disesuaikan audit plan. Frekuensi interim semakin meningkat

seiring dengan semakin dekatnya hari-H. Interim berfokus pada evaluasi pencapaian

baik secara keuangan/budget serta operasional mulai dari waktu pelaksanaan interim

terakhir sampai waktu pelaksanaan interim; serta berfokus pada hambatan baik yang

telah terjadi maupun yang berpotensi akan terjadi.

Audit Operasional

Audit operasional tengah tahun wajib dilaksanakan sebelum Evaluasi Paruh Tahun

BEM FE UI. Audit berfokus pada evaluasi pencapaian setiap program kerja secara

keseluruhan, kinerja tim, serta pencapaian visi misi departemen/biro.

3. Audit Akhir

Audit Keuangan

Hasil temuan audit dikomunikasikan kepada pihak terkait, maka Tim KI menerbitkan

laporan audit yang ditandatangani oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab yang

akan dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban terkait. Seluruh hasil audit

akanterbuka untuk publik & setiap laporan audit atas program kerja yang wajib diaudit

keuangan akan dipublikasikan kepada publik.

Audit Operasional

Mekanisme audit operasional akhir tahun sama seperti audit operasional tengah tahun.

14

BAB IV

ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL PADA BEM

FE UI

Tim KI dalam menjalankan tugasnya menggunakan Standar Audit Internal BEM FE

UI sebagai dasar pelaksanaan tugas yang ada. BEM FE UI belum memiliki suatu piagam

audit internal yang secara formal mengatur tujuan, kewenangan, dan tanggungjawab, sampai

saat ini piagam dari internal kontrol masih dalam proses perumusan sehingga belum dapat

digunakan sebagai pegangan dalam pelaksanaan kontrol internal. Piagam ini bersifat lebih

kepada interaksi antara Tim KI dengan pengurus inti BEM FE UI atau bila dimisalkan dalam

perusahaan adalah hubungan antara internal audit dengan direksi perusahaan.

Tim KI BEM FE UI memiliki independensi yang baik dalam menjalankan

aktivitasnya, dimana orang yang menjadi bagian dari internal kontrol tidak diperbolehkan

untuk menjadi pengurus dari program kerja yang diaudit. Hal ini digunakan untuk menjaga

tingkat independensi yang harus dimiliki oleh kontrol internal supaya memiliki sikap yang

objektif dalam melakukan penilaian atas program kerja yang diaudit. BEM FE UI dalam

menjaga independensi melakukan rotasi atas staff kontrol internal antara pihak yang

menjalankan fungsi konsultasi dengan fungsi audit, sehingga independensi dapat terjaga

dengan baik. Tim KI BEM FE UI bila dalam menjalankan tugasnya mengalami benturan

kepentingan maka kepala Tim KI akan melakukan rotasi atau pengalihan tugas terhadap

pihak yang tidak mengalami benturan kepentingan. Benturan kepentingan sering muncul

akibat dari hubungan pertemanan antara anggota Tim KI dengan pihak yang diaudit sehingga

mengganggu objektifitas dari penilaian auditor.

Keahlian dan kecermatan profesional menjadi hal yang penting dalam menjalankan

fungsi kontrol internal. Tim KI BEM FE UI memilih sembilan staff untuk dapat diterima

melalui proses yang ketat yaitu melalui screening CV dan wawancara. Akan tetapi

dikarenakan masih berstatus mahasiswa maka kompetensi yang dimiliki pun belum

merupakan yang terbaik dikarenakan batasan-batasan yang dihadapi seperti karakter,

kesibukan dan lainnya, sehingga terkadang penilaian yang dilakukan kurang baik. Untuk

menanggulangi masalah tersebut maka Tim KI BEM FE UI melakukan pelatihan internal dan

melakukan pemberian tugas sesuai dengan keahlian dan pengetahuan di program kerja

tersebut.

15

Dalam standar disebutkan bahwa penilaian yang dilakukan oleh staff harus dilakukan

proses pengecekan kembali oleh kepala Tim KI untuk memastikan Quality Assurance. Tim

KI BEM FE UI dalam menjalankan aktivitasnya harus melalui proses review oleh kepala

dan/atau wakil kepala Tim KI. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan dan

menjaga kualitas dari proses audit yang dijalankan. Akan tetapi Tim KI tidak mendapat

kontrol balik dari pengurus inti BEM FE UI sehingga review dari pihak eksternal tidak ada.

Tim KI BEM FE UI dalam menjalankan proses audit pertama-tama menyusun sebuah

perencanaan mengenai hal-hal yang ingin dilakukan. Berdasarkan standar perencanaan yang

dilakukan harus berbasis risiko untuk menentukan prioritas dari aktivitas audit internal,

konsisten dengan tujuan organisasi. Tim KI BEM FE UI belum melakukan perencanaan

berbasis risiko dan hanya melakukan perencanaan berbasis kegiataan sehingga hanya

terkesan menjalankan prosedur tanpa melakukan prioritas.

Kebijakan dan prosedur audit yang tepat mendukung suatu proses audit dapat

berhasil. Tim KI BEM FE UI memiliki prosedur audit yang cukup baik dikarenakan proses

yang dilakukan berulang dan hampir sama setiap tahunnya. Segala hal yang dilakukan oleh

Tim KI dimasukan dalam dokumentasi audit dalam bentuk working paper (WP) baik untuk

interim/konsultasi maupun audit. Hal tersebut sesuai dengan standar yang berlaku bahwa

segala sesuatu yang dilakukan oleh auditor harus terdokumentasi.

Hasil temuan audit yang ditemukan oleh auditor seharusnya dikomunikasikan kepada

manajemen atau direksi mengenai hal tersebut, supaya dapat dilakukan perbaikan. Akan

tetapi Tim KI BEM FE UI belum dapat melakukan komunikasi tersebut dikarenakan

perhatian pengurus inti terhadap temuan tim internal kontrol belum baik. Tim internal kontrol

BEM FE UI belum cukup baik dalam memonitor perkembangan dikarenakan setelah

menemukan temuan follow-up yang dilakukan belum terlalu berlangsung dengan baik.

16

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis di atas, dapat disimpulkan bahwa BEM FE UI sudah

memiliki suatu sistem penunjang proses audit yang baik. Pengendalian internal yang dimiliki

oleh BEM FE UI juga berjalan dengan baik, dimana BEM FE UI mengikuti standar prosedur

yang telah dibuat oleh internalnya. Akan tetapi, jika dibandingkan dengan standar yang

dibuat oleh Insititute of Internal Auditor, dalam sistem pengendalian internal yang dimiliki

oleh BEM FE UI masih ditemukan beberapa kelemahan yang masih dapat diperbaiki ke

depannya dengan melihat standar yang berlaku.

Rekomendasi

Berdasarkan analisis yang telah kami lakukan dengan membandingkan pengendalian

internal BEM FE UI dengan landasan teori yang utamanya adalah Standar Internasional

untuk Praktik Profesional Audit Internal yang dikeluarkan IIA, kami memberikan

rekomendasi sebagai berikut:

1. Implementasi dari Piagam Audit Internal.

BEM FE UI sebagai lembaga kemahasiswaan di FE UI yang memiliki auditor internal

dalam bentuk Tim KI perlu melakukan implementasi secepatnya atas Piagam Audit Internal

yang telah dibuat. Diharapkan dengan implementasi sekaligus pengesahan piagam ini dapat

meningkatkan kinerja tatakelola dari BEM FE UI sebagai salah satu lembaga kemahasiswaan

yang berorientasi pada Good Student Board Governance.

2. Pihak Pengurus Inti (PI) BEM FE UI memberikan internal review untuk audit internal

yang dilakukan Divisi Kontrol Internal.

PI adalah manajemen senior atau dewan tertinggi yang ada di BEM FE UI.Selama ini

PI menjadi end-user dari hasil audit internal. Namun PI umumnya hanya sebatas

menggunakannya saja, tanpa melakukan review atau memberikan feedback untuk hasil audit

internal. Apabila dilakukan sekalipun, sifatnya hanyalah sebatas informal dan tidak konsisten

karena belum adanya ketetapan yang jelas untuk mengatur mekanisme ini.Mekanisme ini

harusnya tercantum pada Piagam Internal Audit. PI dapat memberikan masukan atas proses

audit yang ada, hal ini untuk meningkatkan kualitas audit

17

3. Perlu adanya external review dari pihak yang independen atau yang berada di tingkat yang

lebih tinggi dari BEM FE UI.

Bila kita melihat praktik profesional di perusahaan di Indonesia,struktur organisasi

menggunankan two-tier system yang memiliki komponen Komite Audit. Pada kasus BEM FE

UI ini, tidak ada reviewer yang memiliki tingkatan seperti Komite Audit. Review hanya

dilakukan secara internal dan itupun masih dalam tahapan informal. Untuk meningkatkan

kualitas audit internal, tentu diperlukan review yang dilakukan oleh pihak yang independen,

yaitu pihak eksternal diluar BEM FE UI. Pihak yang menurut penulis mungkin memiliki

kompetensi dan wewenang untuk melakukan external review adalah Badan Audit

Kemahasiswaan (BAK) yang selama ini bertugas untuk mengaudit lembaga kemahasiswaan

tingkat universitas, seperti BEM UI.

DAFTAR PUSTAKA

Dion, I., Granito, V.M., et al. (2014). Efektivitas Pengendalian Internal pada Lembaga

Kemahasiswaan di FE UI: Studi Kasus pada BEM FE UI. Tugas Mata Kuliah Metode

Penelitian Akuntansi.

Moeller, Robert R. (2009).Brinks Modern Internal Auditing 7th Edition.

The Institute of Internal Auditors. (2012). International Standards for the Professional

Practice of Internal Auditing (Standards).

Standar Internal Audit BEM FE UI

SOP Keuangan BEM FE UI

Standar Pelaporan Keuangan BEM FE UI