TUGAS KELOMPOK MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

“ INDENTIFIKASI PROSES-PROSES BISNIS POTENSIAL

PADA OUTLET CENTURY HEALTHCARE”

(BUSINESS PROCESS REENGINEERING)

Prepared By :

1. POPPY PRATIWI(123091049)2. RACHMA ZANNATI (123091051)3. SITI NURUL FITRIA (123091062)

UNIVERSITAS TRISAKTI

PROGRAM PASCA SARJANA

MAGISTER AKUNTANSI

2010

GAMBARAN UMUM ORGANISASI

Century Healthcare merupakan perusahaan besar yang cepat berkembang yang

menyediakan kebutuhan obat merek eceran dan kebutuhan pengobatan rumah.

Century Healthcare didirikan pada tahun 1993 oleh Mr. Eddie Lembong. Dan

sekarang, Mr. Andre Lembong Pharm. D, memegang kendali sebagai Direktur di dalam

perusahaan ini.

Misi dan visi Company itu adalah menjadi yang terdepan dalam menjual produk

farmasi secara retail di Indonesia dan menyediakan produk-produk farmasi mutu terbaik

untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang medis dari masyarakat-masyarakat dan untuk

melayani anda, sebaik-baiknya. Filosofi yang dianut Century Healthcare adalah memberikan

kepercayaan yang kuat dalam pemberian konseling pengobatan yang sesuai untuk

memastikan pasien atau pemerhati kesehatan agar secara penuh memahami penggunaan yang

tepat pengobatan untuk manfaat-manfaat yang maksimum. Semua staf pada Century

Healthcare akan bereaksi terhadap berbagai kebutuhan-kebutuhan dari semua pelanggan dan

pasien-pasien untuk memastikan yang tingkat nasihat dan servis profesional dipelihara dan

dipertahankan secara terus menerus.

Keunggulan Century Healthcare adalah sebagai berikut:

- Tersedianya banyak apoteker yang ahli untuk berkonsultasi.

- Outlet-outlet yang strategis pada Jakarta, Bandung dan Surabaya dan kota-kota yang

besar lain.

- Memiliki jangkauan luas dari produk-produk farmasi bermutu.

- Menerima resep obat.

- Jasa kirim.

- Pelayanan 24 jam untuk outlet-outlet tertentu.

Pada awalnya Century Healthcare berkonsentrasi pada produk-produk farmasi retail

dan produk-produk farmasi rumahan, termasuk :

- Pengobatan-pengobatan Di Luar Lantai Bursa / Over The Counter (OTC)

Century Healthcare membawa pengobatan-pengobatan OTC untuk pengobatan mandiri

penyakit, demam, nyeri dan batuk-batuk dan dingin. Produk-produk termasuk tetes mata,

percikan-percikan nasal, tablet-tablet, produk-produk sirop dan obat hisap.

- Resep obat

Century Healthcare mempunyai cakupan yang paling luas khususnya pengobatan-

pengobatan berdasarkan resep obat terutama yang ditentukan oleh spesialis-spesialis

medis, dan yang dibagikan oleh apoteker-apoteker yang berkwalitas, yang mendapatkan

pelatihan dari dokter farmasi Dr Andre Lembong, Universitas Michigan dari AS.

- Berhubungan dengan pembedahan & Persediaan PPPK

Dari plester-plester ke pembalut luka, Century Healthcare menyediakan keseluruhan

produk-produk untuk membantu menyembuhkan luka akibat olahraga dan luka kecil/luka

potong.

- Keperluan Perawatan di Rumah

Century Healthcare mengkhususkan produk-produk untuk inti ilmu perawatan rumah dari

lanjut usia sakit dan peralatan mobilitas yang termasuk tongkat-tongkat berjalan, bingkai-

bingkai dan kursiroda-kursiroda.

Apotek Century memiliki branding yang kuat dan prestise, konsep jaringan apotek

yang stabil dan teruji dalam segala kondisi ekonomi, merupakan franchise rekomendasi

konsumen tahun 2009, franchisor telah mengoperasikan 200 apotek milik sendiri dan 70

apotek franchise, franchisor memberikan dukungan penuh kepada franchisee dari SDM,

training, set up apotek sampai operasional sehari-hari dengan investasi yang terjangkau yakni

dari Rp 300 hingga 400 juta dengan ROI selama 2 hingga  tahun.

TASK

Lakukan pengamatan intensif pada suatu organisasi bisnis, untuk mengidentifikasi proses-

proses bisnis yang potensial untuk ditingkatkan kinerja / valuenya (efisiensi, produktivitas,

image maupun mutunya), dengan menerapkan rekayasa ulang proses bisnis secara radikal

(business process reengineering ).

1. Tentukan 3 proses bisnis yang paling potensial untuk direkayasa ulang!

Answer :

Berikut ini tiga (3) proses bisnis yang paling potensial pada Outlet Century Healthcare

untuk dapat direkayasa ulang, yaitu :

a. Member Walk In ( Card Member )

b. Marketing Activities

c. Inventory

A. Member Walk In ( Member Card )

Member Walk In merupakan member yang ditawarkan kepada customer yang belum

memiliki kartu member. Adapun fungsi dan tujuan dari member walk in adalah untuk

mengetahui history pembelanjaan dari customer dan dari member tersebut, customer

diberikan discount belanja sebesar 5 % untuk semua produk (dengan ketentuan-

ketentuan yang berlaku). Selain mendapatkan diskon 5 %, member tersebut dapat

dipergunakan di beberapa tempat belanja dan mendapatkan diskon 5 % - 10 %, seperti

: ROC, Prodia, dsb.

Proses Bisnis dalam membuat Member Card

Penjelasan Dari Ilustrasi diatas adalah :

Customer melakukan transaksi di kasir. Kemudian kasir tersebut menawarkan kepada

customer untuk membuat kartu member. Jika customer tersebut menyetujui membuat

member card, maka customer tersebut harus mengisi form aplikasi khusus yang

disediakan. Form aplikasi tersebut kemudian akan diinput dan di scan member oleh

kasir. Setelah itu, customer mendapatkan member card dan member card tersebut

sudah dapat digunakan di tiap-tiap outlet Century Healthcare mana saja.

B. Marketing Activities

Para supplier memasang iklan pada setiap outlet-outlet Century dalam bentuk neon

box, banner, top selling, dan lainnya. Hal ini bertujuan untuk mempromosikan

produk-produk dari masing-masing supplier.

Proses Bisnis Dalam Marketing Activities

CustomerCustomer

TransakasiTransakasi

KasirKasir

Tidak

Tidak

YaYaSelesaiSelesai

Input data

Input data

Scan Member

Scan Member

Customer Menerima

Kartu Member

Customer Menerima

Kartu Member

SelesaiSelesai

MemberMember

c

a.1 d

b.1

e

b.2 a.2 f g

e.1

Keterangan :

a.1 : Negoisasi dengan Marketing

a.2 : Negoisasi dengan Supplier

b.1 : Hasil negoisasi disetujui

b.2 : Hasil negoisasi tidak disetujui

c : Mengajukan Surat Perintah (SP) untuk order barang

d : Purchasing membuat PO

e : Mengirimkan PO

e.1 : Supplier menginput PO

f : Mengirimkan barang dan menerima barang

g : Selesai

Penjelasan Dari Ilustrasi diatas adalah :

PurchasingPurchasingMarketingMarketing

WarehouseWarehouse

Buat

PO

Buat

PO

Deal

Deal

No Dea

l

No Dea

l

SelesaiSelesai

SelesaiSelesaiSupplierSupplier

NegoisasiNegoisasi

Input

PO

Input

PO

Marketing melakukan negoisasi dengan pihak supplier untuk pengadaan barang yang

akan dipasarkan. Jika hasil keputusannya setuju (deal), maka marketing mengajukan

surat perintah ke bagian purchasing. Untuk memproses barang yang sudah datang ke

warehouse, purchasing membuat dan mengirimkan PO kepada supplier. Setelah

supplier menerima PO, supplier tersebut menginput PO tersebut sesuai dengan

numerik. Kemudian supplier mengirimkan barang ke warehouse sesuai dengan

quantity dan jenis barang yang tercantum di PO. Kemudian warehouse menerima

barang tersebut.

Proses Bisnis Dalam Inventory

1.0 Cek

1.0 Cek

3.o Rekapitulasi Barang Yang

Kosong

3.o Rekapitulasi Barang Yang

Kosong

Form Permintaan Persediaan barang Data Barang

Informasi Barang

ada /tidak

Form Rekapitulasi

Barang Yang Kosong

Data Unit Kerja Data Barang

Form

Pengeluaran Barang Form Penerimaan barang

Form Pemesanan Barang Yang Telah DiValidasi

Form Pengiriman

Barang Form

Penerimaan

Barang

Informasi Data

Penerimaan

Laporan Pengeluaran Barang

Laporan Penerimaan Barang

A.OUTLETA.OUTLET

2.0 Membuat f

orm Pengeluaran

barang

2.0 Membuat f

orm Pengeluaran

barang

D 4 Unit kerja

D 4 Unit kerja D1 BarangD1 Barang

D3 KeluarD3 Keluar

D1 BarangD1 Barang

4.op Membuat

Form Pemesanan Barang

4.op Membuat

Form Pemesanan Barang

Form Pemesanan Yang telah di Validasi

D5 PesanD5 Pesan

B.Store ManagerB.Store ManagerC.PurchasingC.Purchasing

5.0 Membuat

Form Penerimaan Barang

5.0 Membuat

Form Penerimaan Barang

6.0 Membuat Laporan

6.0 Membuat Laporan

Form Pengeluaran Barang

Persediaan Barang Ada

Update Jumlah Barang

Penjelasan Dari Ilustrasi diatas adalah :

Pada diagram diatas dapat digambarkan proses inventory dimulai dari diajukan form

permintaan barang oleh unit kerja. Selanjutnya akan dicek persediaan barang dengan

mengambil data stok barang dari data master product. Setelah persediaan barang di

cek, diberikan informasi barang ada atau tidak kepada unit kerja. Apabila barang yang

diminta tersedia, maka akan dibuatkan form pengeluaran barang oleh sistem yang

berisikan data barang yang keluar. Selanjutnya, unit kerja akan diberikan dokumentasi

berupa form pengeluaran barang dari sistem. Proses pengeluaran ini akan disimpan di

data master product dan pengeluaran barang.

Tetapi jika persediaan barang kosong, maka akan dibuat form pemesanan barang yang

diajukan pada purchasing dengan validasi store manager. setelah itu akan dikirimkan

form penerimaan barang dari purchasing yang selanjutnya akan diproses oleh sistem

dengan dibuatkan form penerimaan barang. Setelah diproses oleh sistem, Store

manager dan purchasing akan diberikan laporan berupa form penerimaan barang.

Pada proses ini akan data penerimaan barang disimpan pada data master product store

barang dan penerimaan barang. Dan perlu diketahui bahwa proses pengadaan barang

dilakukan setelah adanya penjualan 3 bulan pada outlet setelah diadakannya

pemesanan barang yang kosong.

2.  Jelaskan dan gambarkan inisiatif perbaikan yang saudara rekomendasikan

tersebut!

Answer :

Adapun inisiatif-inisiatif perbaikan yang direkomendeasikan dari tiga (3) proses bisnis

yang sudah dijelaskan diatas, adalah :

1. Member Card

Perbaikan-perbaikan yang direkomendasikan secara radikal dalam proses bisnis

member card tersebut, yaitu :

a. Diberlakukannya reward terhadap member Century, yaitu berupa reward point.

Yang nantinya dapat ditukarkan dengan voucher belanja di Outlet-outlet Century

di seluruh Indonesia.

b. Dalam mendapatkan member card, customer dituntut untuk memenuhi beberapa

ketentuan yang harus dipenuhi. Untuk itu, kami merekomendasikan agar tidak ada

ketentuan-ketentuan khusus dalam membuat member card Century. Ketentuan

tersebut yaitu berupa tidak ada persyaratan minimum pembelanjaan di tiap-tiap

outlet Century.

Inisiatif Perbaikan Proses Bisnis dalam membuat Member Card

2. Marketing Activity

Perbaikan-perbaikan yang direkomendasikan secara radikal dalam proses bisnis

(business proses reengineering ) Marketing Activities tersebut, yaitu :

Dalam proses pengiriman dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh tim

marketing, misalnya dalam proses order barang ke pihak supplier dilakukan secara

online. Artinya, proses tersebut dilakukan melalui via internet antar pihak supplier

dalam pengadaan barang. Sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan

dan efectivitas serta efisiensi perusahaan tersebut.

CustomerCustomer

TransakasiTransakasi

KasirKasir

Input data

Input data

Scan Member

Scan Member

Customer Menerima

Kartu Member

Customer Menerima

Kartu Member

SelesaiSelesai

Inisiatif Perbaikan Proses Bisnis Dalam Marketing Activities

3. Inventory

Perbaikan-perbaikan yang direkomendasikan dalam proses bisnis (business proses

reengineering ) Inventory tersebut, yaitu :

Apabila tiap-tiap outlet membutuhkan barang-barang yang tidak ada di outlet

sebelumnya, sebaiknya tidak harus menunggu adanya penjualan selama 3 bulan.

Sehingga tiap-tiap outlet harus selalu menyediakan (ready stock) untuk masing-

masing produk yang belum ada di outlet Century.

3.  Lakukan cost-and-benefit analysis, untuk menentukan diantara ketiganya,

manakah yang paling menguntungkan !

Answer :

Dibawah ini akan dianalisa tiga (3) proses bisnis yang sudah dilakukan perbaikan-

perbaikan, jika dianalisa dari sisi cost dan benefitnya.

PurchasingPurchasingMarketingMarketing

WarehouseWarehouse

Deal

Deal

No Dea

l

No Dea

l

SelesaiSelesai

SelesaiSelesai

Online:Negosiasi

dg Supplier

Online:Negosiasi

dg Supplier

Online:Buat PO &

Supplier Input PO

Online:Buat PO &

Supplier Input PO

1. Member Card

a. Benefit :

Menambah member Century

Peningkatan revenue, diasumsikan peningkatan pendapatan sebesar Rp

30.000.000,00/bulan atau 10% dari tingkat rata-rata penjualan sebulan.

b. Cost :

biaya khusus pembuatan voucher belanja sebesar Rp 500.000,00/bulan

Peningkatan biaya khusus penukaran voucher dengan asumsi 100 reward

untuk produk dengan nilai Rp 100.000,00 dan 1 reward diberikan untuk setiap

transaksi Rp 100.000,00 berlaku kelipatan, dialokasikan 0.5% dari total

pendapatan sebesar Rp 1.650.000,00/bulan.

Biaya diskon 5% dari peningkatan pendapatan sebesar Rp 1.500.000,00/bulan

Upgrade Sistem Member (Menyelipkan program reward) sebesar Rp

20.000.000,00 untuk 1 x set sistem pada outlet.

Biaya iklan untuk program member & reward Rp 10.000.000,00.

c. Benefit/Cost Ratio:

Tahun Pertama : (Rp 30.000.000,00 x 12 bulan) / ((Rp 500.000,00 x 12

bulan) + (Rp 1.650.000,00 x 12 bulan) + (Rp 1.500.000,00 x 12 bulan) + Rp

30.000.000,00) = 4.87

Tahun Kedua dst: (Rp 30.000.000,00 x 12 bulan) / ((Rp 500.000,00 x 12

bulan) + (Rp 1.650.000,00 x 12 bulan) + (Rp 1.500.000,00 x 12 bulan)) = 8.21

2. Marketing Activities

a. Benefit :

Dengan menggnakan sistem online dalam mengorder barang, melalui via

email (internet), lebih meningkatkan efesiensi perusahaan dan efectivitas

perusahaan.

Peningkatan produktivitas yang tinggi melalui peningkatan revenue akibat

proses pemasaran, diasumsikan peningkatan pendapatan sebesar 1% dari

pendapatan sebulan sebesar Rp 3.000.000,00.

b. Cost :

Dalam memfasilitasi sistem online tersebut, maka perusahaan harus siap

dengan biaya-biaya khusus yang tinggi dan besar dalam tagihan internet tiap

bulannya.

Biaya fasilitas internet sebesar Rp 1.800.000,00/bulan

c. Benefit/Cost Ratio:

Tahun Pertama dst: (Rp 3.000.000,00 x 12 bulan) / (Rp 1.800.000,00 x 12

bulan) = 1.67

3. Inventory

a. Benefit :

Peningkatan ready stock di tiap-tiap outlet

JIT yang diterapkan tinggi

Peningkatan revenue (penyediaan obat yang selalu ada), diasumsikan

mengalami peningkatan sebesar 5% dari total pendapatan setiap bulannya

yaitu sebesar Rp 15.000.000,00/bulan

b. Cost :

Biaya pengiriman untuk pengadaan obat ready stock Rp

5.000.000,00/bulannya.

c. Benefit/Cost Ratio:

Tahun Pertama dst: (Rp 15.000.000,00 x 12 bulan) / (Rp 5.000.000,00 x 12

bulan) = 3

Dari tiga pertanyaan di atas, dapat kami ringkas dalam bentuk tabel sebagaimana

tercantum di bawah ini agar dapat dianalisa lebih lanjut.

Dari tabel diatas, setelah di analisa, dapat ditarik kesimpulan bahwa Divisi

yang sangat menguntungkan bagi perusahaan dengan diadakannya BPR (Business

Process Reengineering), adalah Member Card ( Member Walk In ).

Mengapa demikian?! Setelah dilakukan analisa berdasarkan benefit & cost

ratio, maka divisi Member Card lebih unggul bila dibandingkan dengan dua proses

bisnis sebelumnya. Dikarenakan, B/C ratio yang dimilikinya lebih besar dibandingkan

BPR yang lain dan meningkat pada tahun-tahun selanjutnya. Dengan demikian tujuan

utama perusahaan dapat tercapai secara maksimal dalam mendapatkan persentase laba

yang meningkat di tiap bulannya.

4. Susun rencana implementasi ( mencakup kebutuhan biaya (sumber dan alokasi),

waktu, serta sumber daya lainnya) !

Answer :

Adapun rencana implementasi dari Business Process Reengineering dari outlet Century

tersebut untuk proses bisnis Member Card ( Member Walk In), sebagai berikut:

- Kebutuhan Biaya

o Upgrade sistem reward pada program member (per outlet) Rp 20.000.000,00

o Biaya iklan untuk program member & reward (per outlet) Rp 10.000.000,00

o Alokasi Biaya:

Biaya pembuatan voucher diskon (per bulan) Rp 500.000,00

Biaya Redeemption Reward (per bulan) Rp 1.650.000,00

Biaya Diskon Member (per bulan) Rp 1.500.000,00

- Waktu implementasi

o Perkiraan waktu untuk upgrade sistem reward = 1 bulan

o Perkiraan waktu untuk pelatihan karyawan = 1 minggu

- Sumber Daya Lainnya

o Training Pegawai Kasir (Biaya pelatihan sudah termasuk dalam biaya upgrade

sistem reward)