BUSINESS COMMUNICATION | REGULER 63B

CREATING GOODWILL: You-Attitude, Positive Emphasis, Reader Benefits

Fransiska Andana Okasanawati 13/360478/PEK/19000

Hastiyalianto Putra Pratama 13/360520/PEK/19037

Hendry Sutrisno 13/360533/PEK/19047

Singgih Pamungkas 13/360447/PEK/18973

Hendry, Singgih, Pratama dan Okasanawati adalah empat orang sahabat yang menjalin persahabatan sejak SD. Kini mereka telah menjadi orang-orang sukses, Hendry seorang CEO Nestle, Pratama dan Singgih adalah manajer pada perusahaan jasa Fed Ex, masing-masing Pratama sebagai Manajer Marketing dan Singgih adalah Manajer HR, sedangkan Oka merupakan istri dari artis ibukota yang sedang naik daun kini sedang mengembangkan kafe barunya.

Hendry, Tama dan Singgih mengadakan pertemuan di Print Jess Café, kafe yang dikelola oleh Oka.

Tama : Hendry dimana?

Singgih : Sepuluh menit yang lalu dia menelepon saya memberi kabar bahwa dia masih dalam perjalanan.

Tama : Baiklah, sambil menunggu Hendry, kita pesan minum terlebih dahulu.

Oka : Hai, sudah lama menunggu? Hendry dimana?

Singgih : Masih dalam perjalanan menuju kemari. Kami ingin memesan menu favorit di kafe ini, ada rekomendasi Oka?

Tama : Iya Ka, menu favorit apa yang ada di kafe ini?

Oka : Ada Lasagna Pantai Selatan, Jus Batu Akik lalu ada Mie Goyang Dumang.

Hendry datang lalu langsung bergabung bersama teman-temannya.

Hendry : Halo Mas Singgih, Tama dan Oka. Maaf atas keterlambatan saya. Perjalanan saya tadi terhambat oleh kemacetan.

Oka, Singgih, Tama: Iya tidak apa-apa. Silakan duduk Hen.

Oka : Kalian tunggu sebentar, saya akan sediakan menu favorit yang ada di kafe ini buat kalian.

Sambil menunggu pesanan, Hendry, Singgih dan Tama berbincang-bincang satu sama lain.

Oka datang dengan membawa pesanan.

Oka : Bagaimana pendapat teman-teman tentang kafe saya?

Singgih : Bagus banget Ka konsepnya, apalagi menu-menu favorit ini.

Oka : Oh iya, saya mau berkirim surat kepada para supplier saya dari Amazon Brazil tentang ikan piranha, boleh minta saran?

Hendry : Hmm... Oh boleh, berkirim surat itu kita harus menggunakan bahasa penulisan you-attitude.

Oka : Boleh tahu you-attitude itu apa?

Hendry : Gaya penulisan "you-attitude" sangat penting di dalam komunikasi bisnis. "You-attitude" merupakan gaya penulisan yang mengacu pada beberapa hal seperti: melihat sesuatu dari sisi pembaca, menghormati kecerdasan pembaca, melindungi ego pembaca serta, menegaskan apa yang ingin diketahui oleh pembaca.

Oka : Ooh iya, terus?

Hendry : “You-attitude” adalah cara kongkrit untuk menunjukkan empati dan merupakan dasar dari upaya persuasive.

Oka : Bagaimana cara membuat you-attitude dalam kalimat?

Hendry : Terdapat 5 cara untuk mengaplikasikan gaya penulisan “you-attitude” di dalam kalimat, 5 cara tersebut adalah sebagai berikut: yang pertama adalah bicarakan mengenai audiens, bukan diri sendiri. Pembaca ingin mendapatkan manfaat dan harapan tertentu. Informasi yang diberikan harus memberikan pesan yang lengkap dan menarik. Contoh dalam kalimat: “Kami akan mengirimkan pesanan Anda pada tanggal 21 September sore ini,” dapat digantikan dengan kalimat: “Dua lusin peralatan jagung seperti yang Anda pesan pada tanggal 21 September akan dikirimkan sore ini dan akan Anda terima pada tanggal 28 September.” Kedua merujuk terhadap permintaan pembaca atau pesanan tertentu, misalnya dalam kalimat: “Pesanan Anda….” lebih baik menggunakan kalimat “Meja dan kursi yang Anda pesan.” Ketiga jangan berbicara tentang perasaan, kecuali untuk mengungkapkan selamat dan simpati. Sesuaikan dengan perasaan pada situasi kebahagiaan ataupun kesedihan, misalnya dalam kalimat “Anda pasti senang sekali ketika mendengar beasiswa Anda akan diteruskan” lebih baik menggunakan kalimat you-attitude seperti “Selamat! beasiswa Anda akan diteruskan.” Keempat dalam situasi yang positif, gunakanlah kata “Anda” secara lebih sering daripada “Saya”. Contoh dalam kalimat “Kami menyediakan asuransi kesehatan bagi seluruh karyawan” dapat menggunakan kalimat you-attitude seperti “Anda mendapatkan asuransi kesehatan sebagai seorang karyawan.” Dan yang terakhir dalam situasi yang negatif, hindari untuk menggunakan kata “Anda”. Untuk menghindari penyalahan pembaca, maka digunakan kata pasif atau ekspresi impersonal, misalnya dalam kalimat Anda tidak menandatangani cek” lebih baik menggunakan kalimat you-attitude “Cek Anda tiba tanpa sebuah tanda tangan” atau “Cek anda belum ditandatangani.”

Oka : Apakah you-attitude berarti menggunakan kata Anda?

Hendry : Setiap pesan memang harus menggunakan you-attitude namun kalimat dan kata yang digunakan menyesuaikan dengan situasi. Dalam pesan positif fokus terhadap apa yang pembaca bisa lakukan, kemudian batasi penggunaan kata anda jika hendak mengkritisi pembaca atau untuk membatasi kebebasan pembaca. Dalam surat lamaran kerja gunakan you-attitude dengan menunjukkan apa yang bisa penulis bantu untuk memenuhi kebutuhan pembaca.

Oka : Jika saya telah merivisi kalimat saya menggunakan you-attitude, apa hal lain yang harus diperhatikan mas Hendry?

Hendry : Periksa kembali isi/content dan organisasi suratnya serta berilah perhatian terhadap apa yang ingin diketahui oleh pembaca.

Oka : OK. Baiklah, ada tips yang lain teman-teman?

Hendry : Masih ada beberapa hal yang harus diperhatikan, coba mungkin Tama ada yang mau disampaikan.

Tama : Dalam penulisan Oka juga harus memperhatikan positive emphasis.

Oka : Positive emphasis itu apa dan bagaimana?

Tama : Ada 5 (lima) hal yang perlu diperhatikan. Pertama hindari penggunaan kata-kata yang negatif atau yang berkonotasi negative, misalnya jangan, buruk, jelek, salah, hilang, tolak. Contoh kalimat: “Jangan lupa kunci pintu sebelum pergi”, sebaiknya gunakan kalimat: “Selalu kunci pintu sebelum pergi.” Kedua fokus terhadap apa yang pembaca dapat lakukan bukan kepada yang tidak dapat dilakukan oleh pembaca. Contoh: “Kami tidak mengizinkan anda untuk menggunakan kartu kredit anda lebih dari 10 juta.”, sebaiknya gunakan kalimat: “Anda dapat menggunakan kartu kredit anda di banyak tempat hingga senilai 10 juta.” Yang ketiga menyesuaikan informasi yang negatif dengan cara memberikan alasan atau dihubungkan dengan reader benefit bagi pembaca. Contoh dalam kalimat: “Kami tidak dapat menjual komputer kurang dari 10 unit” maka kalimat tersebut dapat digantikan dengan “Untuk mengurangi biaya kemasan dan membantu konsumen menghemat biaya kirim, kami hanya menjual komputer sebanyak 10 unit atau lebih.” Keempat jika hal yang negatif sangat tidak penting, diabaikan saja. Dan yang terakhir letakkan informasi negatif ditengah dan sampaikan secara padat.

Oka : Kira-kira ada hal lain yang harus diperhatikan?

Tama : Perhatikan juga mengenai intonasi, kesopanan serta kekuatan kalimat.

Oka : Mengapa saya harus memperhatikan intonasi, kesopanan dan tenaga/kekuatan dalam kalimat?

Tama : Supaya tidak menyinggung perasaan orang lain, karena tidak ada yang suka jika berurusan dengan orang yang kasar, pemilihan kata-kata yang kurang tepat dapat menyinggung perasaan orang lain, terlepas dari hal tersebut disengaja maupun tidak disengaja.

Oka : Misalnya jika harus meminta maaf, bagaimana cara meminta maaf dengan baik?

Tama : Lakukan permintaan maaf tersebut dengan segera, secara singkat dan dengan tulus. Mungkin mas Singgih mau nambahin yang harus diperhatikan dalam bahasa penulisan?

Singgih : Selain you-attitude dan positive emphasis perhatikan juga tentang reader benefits.

Oka : Reader benefits itu bagaimana?

Singgih : Reader benefits adalah manfaat atau keuntungan yang diperoleh oleh pembaca melalui menggunakan jasa layanan, membeli produk, mengikuti kebijakan dan mengadaptasi ide dari pemberi manfaat. Reader benefits tersebut sangat bermanfaat baik dalam pesan informatif maupun yang persuasif. Dalam pesan informatif, reader benefits memberi alasan untuk terhadap kebijakan yang disampaikan serta memberi sugesti bahwa

kebijakan tersebut bagus. Di dalam pesan persuasif, reader benefits memberi alasan untuk bertindak dan mencegah penolakan pembaca. Karakteristik reader benefits yang bagus antara lain diadaptasi dari audiens, berdasarkan keuntungan intrinsik, didukung oleh logika yang jelas dan dapat dijelaskan dengan detail yang mencukupi, dan dalam kalimat frase you-attitude.

Oka : Bagaimana cara mengidentifikasi reader benefits?

Singgih : Untuk mengidentifikasi reader benefits dapat dilakukan dengan brainstorming dengan langkah-langkah sebagai berikut pertama pikirkan tentang perasaan, ketakutan dan kebutuhan yang mungkin memotivasi pembaca, kemudian identifikasi fitur-fitur apa saja yang dapat di terapkan di dalam produk atau kebijakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Kedua identifikasi tujuan dari fitur-fitur produk atau kebijakan, kemudian pikirkan bagaimana fitur-fitur tersebut dapat memberikan manfaat.

Oka : Seberapa detail benefits yang seharusnya?

Singgih : Menggunakan detail yang kuat serta jelas, untuk mengembangkannya gunakan kalimat yang singkat.

Oka : Bagaimana saya memutuskan benefits mana yang akan saya gunakan?

Singgih : Menggunakan prinsip dalam memilih reader benefits antara lain menggunakan setidaknya satu benefit untuk setiap bagian, menggunakan manfaat yang intrinsik dan menggunakan manfaat yang sepenuhnya dapat dikembangkan.

Oka : Apalagi yang dibutuhkan dalam reader benefits?

Singgih : Perhatikan kembali you-attitude.

Oka : Wah OK. Terima kasih teman-teman, akan aku terapin di kafe Print Jess.