SCHOOL OF MEDICINE OFFICE OF RESEARCH ADMINISTRATION  

Coeus Proposal Development (Coeus PD) (in place of eIS)  for Paper (Hard) Copy and Electronic (non‐Grants.gov) submission 

Effective March 15, 2010  

Step‐By‐Step Guide for:  

Preparing a paper (hard) copy proposal for submission to a sponsor.  

Preparing an electronic proposal for submission to a sponsor other than Grants.gov.  

If you are submitting a proposal to a sponsor who requires submission through Grants.gov you are NOT required to complete a Coeus Proposal Development (Coeus PD). 

 

Input into Coeus Premium or CoeusLite information previously completed on the Electronic Information Sheet (eIS). 

 

Begin to complete the Proposal Development Module by clicking on > Maintain>  select > Proposal Development >.  

 

 

To create a New Coeus eIS click on Maintain > Proposal Development

 

 

Search Window  

This screen allows you to create a new proposal, or search for an existing proposal.    

If you are creating a new COEUS PD select < Cancel >.  Select < Edit > New Proposal, or use the < Add > icon.  

If you are searching for an existing proposal, enter the proposal number the Proposal Number column.  

  

Search for an existing proposal Enter proposal number Select Findor Hit > Cancel >Create a new proposal> Edit > New Proposal or > Add Icon

 

 

   

PROPOSAL TAB (ENTER ALL OF THE FOLLOWING INFORMATION):  

Title 

Start Date (Required). (Enter the date the proposal is expected to start in mm/dd/yy format) 

End Date (Required).  (Enter the date the proposal is expected to end in mm/dd/yy format) 

Proposal Type (Select from the Drop Down Menu) 

Activity Type (Select from the Drop Down Menu) 

Anticipated Award Type (Select from the Drop Down Menu) 

Sponsor 

Prime Sponsor (If applicable (if subcontract is selected as the Anticipated Award Type) 

Sponsor Proposal No (if applicable) (If Proposal Type is (Revision, Continuation,,,,,) 

Original Proposal (If applicable) (If Coeus was used to create a prior version of this proposal) 

 

 

 

 

 

TITLE  Enter the title of this proposal.  

 

START/END DATE  Start Date (Required).   Enter the date the project is anticipated to start in mm/dd/yy format.  

End Date (Required).  Enter the date the project is anticipated to end in mm/dd/yy format.  

   

PROPOSAL TYPE (SELECT FROM THE DROP DOWN MENU) 

Continuation 

Internal Application 

Negotiation Only 

New 

No Cost Extension 

Pre‐Application 

Renewal 

Resubmission 

Revision 

Task Order 

 

 

Select Proposal Type for this proposal

  

 

 

 

CONTINUATION 

A progress report that must be submitted to receive an increment of funding from a previously awarded amount.  This proposal type allows departments to workflow business documents and addresses research compliance areas.  This proposal type WILL NOT create an Institute Proposal Record and will be excluded from Institutional Success Rate calculations.  

 

INTERNAL APPLICATION  A proposal for funding by JHU (e.g., SOM Clinical Scientist Award) or a proposal for Interdivisional coordinated programs requiring JHU internal peer review (e.g., NIEHS Superfund Basic Research and Training Program).  Proposals of this type WILL NOT create an Institution Proposal Record and will be excluded from Institutional Success Rate calculations.  

 

NEGOTIATION ONLY 

This proposal type allows department end users to workflow necessary business documents and addresses research compliance areas (protocol, COI, etc.) for proposals that do not include dollar amounts (MTA agreements, Non‐Disclosure agreements, Confidentiality agreements, Memorandum of Understanding, Letter of Intent, etc).  Once the Institute Proposal number is created, the Research Administration Office can use the Coeus negotiation module to track negotiation activities related to the agreement.  Institute Proposal records with this type will be excluded from Institutional Success Rate calculations.  

 

NEW 

A new proposal being submitted to a sponsor.  

 

NO­COST EXTENSION 

This proposal type   

 

PRE­APPLICATION 

An application that applies only to preliminary proposals that require submission through Research Administration.  Some program solicitations require or request submission of a preliminary proposal in advance of submission of a full proposal (i.e. NIH, NSF, etc).    NOTE:  Only pre‐applications that require ORA review and approval should be submitted to ORA.  

 

RENEWAL  

Proposal that requests an additional award that will continue funding a previously awarded study and has either an announced open competition for the existing award or is not open to competition, but also is not guaranteed to be funded.  Proposals of this type will receive a new SAP Grant Record created.  

 

RESUBMISSION 

Revision of a previously submitted and possibly still “PENDING” proposal.  Think 2nd or 3rd attempt at getting a project funded.  These 2nd or 3rd attempts should ALWAYS create a new Institute Proposal number.    This proposal type should be used to process “Administrative Revisions”, where the sponsor requests a change in proposed scope/budget.    

 

REVISION 

Proposal that requests additional funding, equipment, time, etc. for an existing award and project period.  Previously known as a Supplement (Non‐Competitive or Competitive).  

 

TASK ORDER 

A proposal requesting funds for work or services to be conducted under an existing Master Agreement (a Master Agreement is a type of contract for services that does not procure or specify a firm quantity of services except through the issuance of Individual Task Orders.  

 

   

ACTIVITY TYPE (SELECT FROM THE DROP DOWN MENU)  Organized Research  

Instruction 

 Other Sponsored Activity 

 Clinical Research “All research that involves patients or PHI, or clinical testing or procedures, or drug/device diagnostic testing in humans or any planning/lab/clinical service in support of such clinical research." 

 

 

ORGANIZED RESEARCH 

Research activities include rigorous inquiry, experimentation or investigation to increase scholarly understanding in the involved discipline.  Examples include awards to support research activities; to maintain facilities, equipment and/or operation of a facility to be used for research; for the writing of books, when the purpose is to publish research results; for data collection, evaluation, analysis and/or reporting.    Clinical trials sponsored by federal or foundation grants or cooperative agreements (not commercial organizations) are considered organized research.  Selecting this Activity Type will route proposal to 

GA’s/Directors in ORA.  DHHS Agreement F&A for Organized Research On‐Campus:  64% Off‐Campus:  26%  Commercial On‐Campus:  72% Off‐Campus:  34%  

 

INSTRUCTION 

Instruction activities include any project where the purpose is to instruct any student at any location.  Recipients of instruction may be JHU students or staff, teachers or students in elementary or secondary schools, or the general public.  Examples include:  Curriculum development projects, including projects which involve evaluation of curriculum or teaching methods.  Note that such evaluation may be considered “Research” when the preponderance of activity is data collection, evaluation and reporting.  Projects involving JHU students in community service activities for which they are receiving academic credit; activities funded by awards to departments or schools for the support of students; fellowship support for pre‐doctoral and post‐doctoral training activities, including grants funding dissertation work and related travel; Support for writing textbooks or reference books, or creating video or software to be used as instructional materials.  Examples:  NIH K, F, and T applications, Foundation fellowships.  DHHS Agreement F&A for Instruction On‐Campus:   8% Off‐Campus:  8%  

 

 

OTHER SPONSORED ACTIVITY 

Other sponsored activities include programs involving work other than Instruction and Organized Research. Most projects in this category do not directly involve students and gain little benefit from libraries, therefore the F&A rate application to this category is less than for Research or Instruction.    Examples of Other Sponsored Activities include:  Travel grants, Support for conferences, seminars or workshops; Support for University public events such as “lively art”; Publications by JHU Press; Support for student participation in community service projects which do not result in academic credit; Support for projects pertaining to library collections, acquisitions, bibliographies, or cataloging; Programs to enhance institutional 

resources, including computer enhancements, etc; Health service projects.  DHHS Agreement F&A for Other Sponsored Activities On‐Campus:   32.2% Off‐Campus:  18.8%  

 

CLINICAL RESEARCH 

Clinical Research is defined as “All research that involves patient or PHI, or clinical testing or procedures, or drug/device diagnostic testing in humans or any planning/lab/clinical service in support of such clinical research.”  Selecting this Activity Type will route this proposal to the ORA Fells Point Clinical Trials Office, if the sponsor or prime sponsor are commercial or foreign commercial.  F&A Rate for Commercial Clinical Research On‐Campus:   72% Off‐Campus:  34% 

 

 

 

   

AWARD TYPE (SELECT FROM THE DROP DOWN MENU) 

Select the Award Type from the drop down menu. The Award Type is fed by SAP (how the account will be set up in SAP). 

Grant 

Contract 

Cooperative Agreement 

Clinical Trial 

Fixed Fee 

Subgrant  

Subcontract 

 

 

Select Anticipated Award Type for this proposal

 

GRANT 

Grants are usually awarded to support or assist projects, whereas contracts procure a definite service or product.  Grants are less restrictive than contracts, although technical and financial reports are generally required.    Grants may be awarded by foundations, corporations or agencies of federal government.  Amounts and types of awards vary from sponsor to sponsor, and many agencies offer several sorts of grant opportunities.    Examples:  NIH “R” , “P mechanisms, AHA, ACS, etc.  

 

CONTRACT 

Contracts are legal agreements used for procuring a specific service or product.    When another organization subcontracts to JHU, it is also a contract, but it is classified as a subcontract for record‐keeping purposes.  In the case of a fixed‐price contract, a set lump‐sum payment is established in advance for performance of a specific set of tasks or delivery of a certain service (e.g., $/lab test per completed patient) and payment is limited to such price multiplied by the number of units performed.  Cost‐reimbursement contracts provide for payment of actual costs incurred, up to a ceiling amount equal to the total estimated cost stated in the contract.  The contract may discontinue work on the project after costs reach this upper limit, unless the sponsor increases the total contract.  However, the reporting and record‐keeping necessary to document the expenses on a cost‐reimbursement contract usually outweigh the advance of working with a more flexible cost ceiling.  

 

COOPERATIVE AGREEMENT 

The form of federal assistance involves both the Government and the Grantee sharing responsibility for programmatic management of the project.  Cooperative agreements anticipate “substantial federal involvement with the recipient during performance of the contemplated activity.”  Specific terms of collaboration are spelled out in individual agreements, which ORA will review carefully with the investigator.  In all other respects, cooperative agreements follow the policies applicable to grants.  Example:  NIH “U” Mechanism.  

 

CLINICAL TRIAL 

Should only be used for a clinical trials awarded from commercial organizations. Do not confuse this with the Activity Type of Clinical Research.  A biomedical or behavioral research study of human subjects designed to answer specific questions about biomedical or behavioral interventions (drugs, treatments, devices, or new ways of using known drugs, treatments, or devices).  Clinical trials are used to determine whether new  biomedical or behavioral interventions are safe, efficacious, and effective.  Clinical trials of an experimental drug, treatment, device, or intervention may proceed through four phases:  Phase I.  Testing in a small group of people (e.g., 20‐80) to determine efficacy and evaluate safety (e.g., determine a safe dosage range and identify side effects) of a drug. Phase II.  Study in a larger group of people (several hundred) to determine efficacy and further evaluate safety. Phase III.  Study to determine efficacy in large groups of people (from several hundred to several thousand) by comparing the intervention to other standard or experimental interventions, to monitor adverse effects, and to collect information to allow safe use. Phase IV.  Studies done after the intervention has been marketed.  These studies are designed to monitor the effectiveness of the approved intervention in the general population and to collect information about any adverse effects associated with widespread use.   

 

FIXED FEE 

A Fixed Cost or Fee for Service Contract is one in which one party pays the other party, a predetermined price, regardless of actual costs, for services rendered.    

 

 

SUBGRANT 

Collaborative arrangements in support of a research project in which part of an activity is carried out through a formal agreement between a grantee and one or more other organizations.  Example:  University of Virginia, Principal Investigator has been awarded an NIH R01 grant and wants JHU PI to collaborate on the project.  Since the Prime award is a grant, this would be a subgrant.  

 

SUBCONTRACT 

An award under a prime contract.  Same basis as the Subgrant, but the Prime Sponsor’s Award is a contract.  

 

 

 

   

SPONSOR 

The sponsor is the organization providing funds directly to JHU.  If your proposal will be a subcontract to another organization’s submission of a proposal, enter the submitting organization as the Sponsor.  

Use search icon (magnifying glass)  Under < Acronym column > Add acronym (i.e., NIH*)  Hit < Search > for Sponsor  Sponsor is located, highlight sponsor 

 

 

PRIME SPONSOR  

If your proposal will be a subgrant  subcontract to another organization’s proposal submission, enter the agency/sponsor providing the funds to that organization.  If your institutional proposal is not a subgrant or subcontract, leave this field blank.  

 

 

SPONSOR PROPOSAL NO 

Enter the assigned proposal number from the sponsor (if applicable).  Identification number assigned by a Sponsor to the proposal after submitting it to them.  Required if the proposal type is:  Renewal, Resubmission, Revision, or Continuation. Example:  R01 012345  

 

ORIGINAL PROPOSAL 

Required if the proposal type is Renewal, Resubmission, Revision, No Cost Extension, Continuation NCE or Task Order.  

Use magnifying glass icon to search for the original proposal number.  

ORGANIZATION TAB 

This contains the contact for Johns Hopkins and performing sites involved in the project.  The Organization and Performing Organization fields default to the institutional data for the proposal unit.  

To add an additional location will work will be performed (i.e., Ross 720), click the <Add> button (located in the upper right of the screen).  A new Organization/Location field will be created beneath the default Organization data.  

Select the Type from the drop‐down list:  select < Performance Site >.  Type the performance site in the blank Location Field.  

 

MAILING INFO TAB 

Complete:  Deadline, Mail By, and Type blocks.   

 

MAILING INFO TAB Complete:  Deadline, Mail By, Type blocks.  

Deadline – This is the date the proposal must be received by the sponsor.  Enter the due date in mm/dd/yyyy format.  Select the appropriate option button, indicating if this is the date by which the proposal must be postmarked or received by the sponsor.  

Mail By – This is who will send the proposal to the sponsor.  If electronic, select ORA; if paper/hard copy, select Department.  

Type – Is the proposal electronic or paper/hard copy.  If electronic, select OSP; if paper/hard copy, select Department.  

 

 

 

 

 

 

List all JHU faculty under the investigator tab.  Use the < Find Person> tab . 

 

 

 

Cer

 

Investigator Tab 

INVESTIGATOR TAB  

Enter ALL JHU faculty contributing measurable effort under the investigator tab.  

Click <  Find Person >  Person search window opens.    Enter last name of investigator in Last Name field.    Select by highlighting the investigators name.  Click <OK>.    Window closes and you return to the investigator tab.   The investigator will be added to the list. 

 

Indicating the Lead Unit  The lead unit is indicated only for the PI.  This is the unit in which the proposal is created and the project 

will be managed.    

 

Select PI and Lead Unit (NOTE: Lead Unit is where the proposal, if awarded, will be set up in SAP). 

Certify all investigators. 

Put the percent effort the investigator will put forth on this proposal.   o NOTE:  If there is a difference between efforting put forth and effort for salary requested, 

answer the cost sharing question under “Questionnaire” and provide an I/O for the cost sharing.  

 

CERTIFY INVESTIGATORS 

Highlight faculty name  Hit < Certify > button  Certify all investigators 

 

 

CERTIFICATION  OF PI:  NEED TO OBTAIN PI SIGNATURE ON CERTIFICATION QUESTIONS 

 

Print out certification questions for Principal Investigator of this proposal File > Print > Certification  

Obtain PI signature  

Upload signed PI certification Main menu < Edit >  < Narrative > select  <Other> titled: PI signed certification  

 

   

SPECIAL REVIEWS TAB  Select from the following special reviews that pertain to this project.  

Animal Usage  Biohazard Materials  Foundation Relations  Hazardous Chemicals  Human Subjects  International Program  Radioactive Isotopes  Recombinant DNA  Space Change  Stem Cell  TLO Review (Potential Conflict) 

 

Special Review Approvals  Approved – Institutional review complete  Exempt – Institution review approved as exempt  Indefinite Plans  Not submitted  Not yet applied  Pending – no institutional status  Submitted  Unknown 

 

Enter the following information based on Activity Type  Approval Date  Protocol Number  Application Date  Approval Date 

 

NOTE:  For NIH Grants.Gov proposals, if application type is “New”, approval date should be marked as “Pending”. 

 

 

Special Review Tab

   

Special Review Tab

 

   

SCIENCE CODE TAB  If this project involves any of the following, select appropriate Science Code.    1.  AIDS/HIV   2.  Cancer   3.  Vaccine   4.  Women’s Health   5.  Internal Proposal   6.  Hopkins   7.  Maryland   8.  Baltimore   9.  Career Award  10.  International Programs  11.  Foundation Relations  12.  HIPAA  13.  Confidentiality Agreement  14.  ARRA (American Recovery and Reinvestment Act) 

 

Type an asterisk  * under the Code column Hit the < Find > button Select appropriate code from the list of codes that are required for this proposal.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Highlight the appropriate science code and select <Ok>

 

 

   

RESEARCH COMPLIANCE QUESTIONS  Answer all Research Compliance Questions. 

  Main Menu < Edit > Questionnaire 

 

 

 

 

YES/NO QUESTIONS  Answer all yes/No Questions  

Main Menu < Edit > Yes/No Questions o Other question‐sets may appear under this section based on the information the preparer 

provides in the proposal.    NOTE:  If Cost Sharing is required on/for this proposal, YOU MUST answer the Cost Sharing question 

“Yes”.  Under the comment section, provide percent of effort that is being cost shared and the I/O.  

 

 

 

   

NARRATIVE TYPE  For paper (hard) copy and non‐Grants.gov proposal submissions, enter the following narratives under < Other >.  Title each upload as stated below (Items 1‐6) .    

Narrative Uploads (upload all that are applicable to this proposal submission).  Some acceptable types of uploads for paper (hard) copy and non‐Grants.gov submissions.  Include:    

1.  Internal Budget 2.  Sponsor Guidelines 3.  Proposal 4.  Sponsor Signature  5.  PI Certification 6.  Clinical Research Supplemental Info Sheet  All type of file extensions may be used (i.e., docx, pdf, etc). 

 

1.  Internal Budget o Main Menu < Edit > < Narrative > select < Other > from drop down list. o Title this < Other > narrative as “INTERNAL BUDGET.”   o If you are not using Coeus to develop your proposal budget, you would upload your internal 

excel spreadsheet under this narrative.  

2.  Sponsor Guidelines o Main Menu < Edit > < Narrative > select < Other > from drop down list. o Title this < OTHER > narrative as “SPONSOR GUIDELINES.”   o Upload sponsor specific guidelines for this proposal. 

 

3.  Proposal o Main Menu < Edit > <Narrative > select < Other > from drop down list. o Title this < Other > narrative as “PROPOSAL.”   o You will use this narrative to upload ALL of your proposal documents (including those submitted 

online to the sponsor) or contract documentation for review.  This is your actual application.  o Scope of Work (if applicable)  

 

4.  Sponsor Signature Page o Main Menu < Edit > < Narrative > select < Other > from drop down list. o Title this < Other > narrative as “SPONSOR SIGNATURE PAGE.” o If an original signature by as Signing Official is NOT required, a signed copy will be uploaded into 

the proposal development record by ORA. o If an original signature by a Signing official is required, deliver a hard copy of signature page to 

ORA.   Be sure to identify the Coeus proposal number that is associated with the hard copy along with the person to be contacted for pick‐up. 

 

5.  Principal Investigator (PI) Certification o Main Menu < Edit > < Narrative > select < Other > from drop down list. o Title this < Other > narrative as “PI CERTIFICATION.” 

o Upload SIGNED certification for the Principal Investigator.  

6.  Clinical Research Supplemental Info Sheet (for commercially sponsored clinical research) o Main Menu < Edit > < Narrative > select < Other > from drop down list. o Title this < Other > narrative as “SUPPLEMENTAL INFO SHEET.” 

 

 

 

 

 

   

BUDGET INFORMATION  Main Screen < Edit > select < Budget > 

o Select Budget screen appears. o Select < NEW >. 

 

NOTE: If you are using CoeusLite to complete all information, but are not developing your budget in CoeusLite, you must switch to Coeus Premium to input budgetary information on the Budget Summary Screen.  

Summary Tab o Enter Direct costs for each year under the Direct Cost Column. o Enter Indirect costs for each year under the Indirect Cost Column. 

 

Enter Facilities and Administrative Rate used o Change UR Rate Type tab to either MTDC or TDC o Use the < % Icon > change the default rate to the rate used for this proposal. 

 

Mark budget as “Complete” and “Final”.  

Return to Proposal Detail Screen Be sure you have a “Green check” for both the Narrative and the Budget.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

ROUTE FOR APPROVAL  Once all items are completed, select < Action > and select < Submit for approval >.  This will route your proposal to your Department or to ORA directly.  

If you need to see the routing, select < Action > and select < Show Routing >.