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INSTITUCION UNIVERSITARIA
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Project 2007
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TABLA DE CONTENIDO
MICROSOFT PROJECT 2007 Capítulo 1 Fundamentos de Gerencia de Proyectos ..................................................5 Antecedentes Históricos ........................................................................5 Gerencia de Proyectos...........................................................................6 PERT...................................................................................................6 Método del Camino Crítico .....................................................................7 Ruta Crítica..........................................................................................7 Métodos para determinar el camino crítico...............................................8 Métodos para estimar duración de las tareas..........................................10 Gráficos de Gantt ...............................................................................11 Definición de Proyecto.........................................................................12 Diferencia entre Administrar un Proyecto y la Administración General .......13 Alcance del Proyecto ...........................................................................14 Tipos de Proyectos..............................................................................15 El triángulo del proyecto......................................................................19 Fases del Proyecto..............................................................................21 Lo nuevo en Project 2007 ....................................................................22 Metodología para formular un proyecto en Project 2007 ..........................24 Dependencias entre tareas ..................................................................30 Tipos de recursos ...............................................................................32 Entorno de trabajo de MS Project 2007 .................................................35 Información del Proyecto.....................................................................39 Capítulo 2 Creación de la Programación................................................................41 Calendarios........................................................................................41 Relación entre calendarios ...................................................................42 Configurar El Calendario ......................................................................43 Configurar Calendario Laboral ..............................................................45 Insertar Tareas ..................................................................................46 Proyecto............................................................................................46 Creación de un manual de procedimientos en una organización................46 Duración de las Tareas........................................................................50 Tiempo en las Tareas ..........................................................................50
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Tipos de Tareas ..................................................................................51 Tareas Repetitivas ..............................................................................51 Tareas de Duración Transcurrida...........................................................52 Delimitación en las Tareas ...................................................................52 Fecha Límite ......................................................................................54 Comenzar y finalizar tareas a tiempo ....................................................55 Fijar duración de una tarea ..................................................................56 Capítulo 3 Organización de la Programación ..........................................................57 Descripción y Administración del Diagrama de GANTT .............................57 Editar estilos de barras........................................................................59 Documentar Tareas (Notas) .................................................................61 Insertar objeto en las notas de una tarea ..............................................61 Administración de tablas en el diagrama de Gantt...................................62 Acceder a la tabla del diagrama de Gantt...............................................63 Visualización de la tabla de costo ..........................................................64 Uso de las tareas ................................................................................65 Visualización del uso de las tareas ........................................................65 Detalles y estilos del uso de las tareas...................................................67 Acceder a la tabla costo.......................................................................67 Visualización de la tabla trabajo............................................................69 Visualización de la tabla programación ..................................................69 Establecer línea base...........................................................................70 Visualización de la línea base ...............................................................72 Variaciones usando la línea base...........................................................73 Capítulo 4 Administrar Recurso Humano y Equipamiento del Proyecto ......................75 Visualización de la hoja de recursos ......................................................75 Crear Recursos ...................................................................................76 Crear Calendarios de los recursos .........................................................77 Definir costos de los recursos ...............................................................79 Definir tabla de costos.........................................................................80 Asignar Recursos ................................................................................83 Administración de tablas de recursos.....................................................85 Tabla de trabajo en hoja de recursos.....................................................86 Gráfico de los recursos ........................................................................87 Detalles del gráfico de los recursos .......................................................89 Resolver sobreasignaciones..................................................................92 Uso de los recursos .............................................................................96 Detalles y estilos del uso de los recursos ...............................................97
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Capítulo 5 Modificar Ambiente de Trabajo .............................................................99 Documentar tareas (notas) ..................................................................99 Zoom y escala temporal .................................................................... 100 Zoom Personalizado.......................................................................... 102 Estilos y Diseño de Barras ................................................................. 102 Asistente para Diagramas de Gantt..................................................... 104 Herramientas para Dibujo.................................................................. 107 Escala Temporal ............................................................................... 108 Formato en diagramas de Gantt ......................................................... 110 Filtrar Información............................................................................ 112 Insertar Campos............................................................................... 115 Definir Titulo de Campos ................................................................... 116 Informes .........................................................................................116 Tipos de informes ............................................................................ 116 Modificar un informe ......................................................................... 118 Vista preliminar de un informe ........................................................... 118 Agrupar Tareas ................................................................................ 119 Organizador..................................................................................... 121 Estructura de descomposición del trabajo (EDT) ................................... 122 Laboratorio 1 ................................................................................... 123 Laboratorio 2 ................................................................................... 124 Laboratorio 3 ................................................................................... 125
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CAPÍTULO 1
Fundamentos de Gerencia de Proyectos Antecedentes Históricos Project 2007 Management Institute El Instituto de Gerencia de Proyectos o PMI por sus siglas en ingles, es una asociación sin fines de lucro, líder en el área de la Gerencia de Proyectos, dedicada al progreso del estado del arte y al fomento de la aplicación efectiva de la ciencia y la práctica de la Gerencia de Proyectos. Fundada en 1969 en Pennsilvania, Estados Unidos de Norteamérica.
PMBOK El Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos (Project 2007 Management Body of Knowledge) es un término que describe la suma de conocimientos dentro de la profesión de la gerencia de proyectos. El cuerpo de conocimientos incluye prácticas
tradicionales comprobadas, así como,
prácticas innovadoras y avanzadas, incluye material publicado y sin publicar. Intenta ser una gran fuente de información, reflejo de todas las obras exitosas que pueden ocurrir en la gerencia de proyectos.
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Gerencia de Proyectos La gestión de proyectos es un trabajo reconocido desde los años 50 y que a medida que se vuelven complejas las tareas dentro de las empresas recobra mayor peso, importancia y protagonismo. La figura el jefe de proyecto o administrador del proyecto o director de proyecto, también llamado "Project 2007 leader" es vital hoy en día en la mayoría de las medianas y grandes empresas. Un proyecto siempre tiene una duración y un trabajo a realizar, pero, una planificación y análisis previos son fundamentales, dado que el éxito de un proyecto no es algo que sucede de modo espontáneo. Por lo tanto, lo primero y más importante es planificar: Crear un plan de proyecto. Un proyecto utiliza un conjunto de recursos de diferentes naturalezas que son utilizados para la consecución de una serie de tareas debidamente enlazadas, concatenadas y/o quizás solapadas en el tiempo. Al final, se obtienen los objetivos fruto del proyecto. El objetivo final de todo proyecto es un producto terminal obtenido, único y de calidad. En resumen, existen tareas a realizar y para realizar esas tareas se utilizan distintos recursos que posibilitan su ejecución. Efectuadas las tareas, el objetivo del proyecto es el fin a alcanzar con mayor o menor desviación respecto a lo planificado inicialmente. PERT La técnica PERT fue desarrollada durante los años 1958-1959 como un método para planificar y controlar el desarrollo del complejo programa Polaris Flete Ballistic Missile para el Special Project 2007s Office U.S. Navy (abreviadamente, Proyecto de Misiles Polaris).1 El PERT fue proyectado para la planificación y programación de actividades en la fase de desarrollo de un nuevo producto y programar recursos para cumplir una tarea determinada con limitaciones de tiempo. Esta técnica da medios para minimizar esperas, interrupciones y conflictos y acelerar la terminación por medio de la coordinación y sincronización de las diversas partes de la tarea general. Según Maynard 2 "el PERT fue el primer sistema
1 Management Institute, The Project. Project Management Books.[en línea]. 2 Maynard, H. B. Manual de Ingeniería y Organización Industrial. Partes III. S/A S/E.
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que intento tratar con la programación de incertidumbres de una manera relativamente sofisticada". La herramienta analítica básica y fundamental del PERT es la red. La red PERT es un diagrama de flujo que representa gráficamente las secuencias y las interrelaciones de unas actividades y sucesos seleccionados que deben ser completados para alcanzar los objetivos establecidos. Un suceso se define como un punto concreto y distinguible en el tiempo, que coincide con el comienzo o final de una tarea o actividad específica. El suceso se representa como un círculo, aunque algunos utilicen otras figuras geométricas, su objetivo es representar el momento en que una actividad es comenzada o terminada. Una actividad siempre tiene un suceso predecesor y uno sucesor y representan un tiempo de trabajo y espera. Esta técnica puede ser aplicada a casi cualquier proyecto en el que se requiera una planificación lógica. Método del Camino Crítico La técnica de redes más ampliamente aplicada, después del PERT, es el método del camino crítico (Critical Path Meted - CPM). Maynard afirma que el CPM es utilizado cuando las estimaciones de tiempos y costos pueden ser obtenidas con relativamente alto grado de certidumbre. La red CPM, es reflejada comúnmente como un diagrama de flechas, los sucesos como vértices, y las actividades como tareas (flechas). Tanto las estimaciones de tiempo, como las de costos, normales y mínimos, son obtenidas para cada actividad en una red o gráfico CPM. La diferencia esencial entre estás dos técnicas consiste, que en el PERT los tiempos de las actividades se calculan sobre una base probabilística, mientras que en el CPM, se utilizan tiempos basados en la experiencia. Aunque en la actualidad se han ido introduciendo modificaciones e innovaciones que han dado origen a variantes de ellos, que en su esencia no difieren. Ambas técnicas están orientadas en la determinación de un programa de tiempo, consisten en 3 fases: Planeación, Programación y Control. Ruta Crítica Una ruta crítica, es la serie de tareas que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las tareas de la ruta crítica es una tarea crítica. Se puede definir también
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como la serie de tareas (o incluso una sola tarea) que determina la fecha de fin del proyecto. Esta fecha se basa en la fecha de comienzo, la duración, los calendarios, las fechas de tareas predecesoras, las dependencias entre tareas y las delimitaciones de la tarea. La ruta crítica determina el tiempo máximo que debe durar la ejecución del proyecto, las actividades que conforman su cadena ó secuencia y se caracterizan, porque cualquier atraso en alguna de ellas incide en un atraso idéntico en la duración total del proyecto, ya que en sus eventos no hay ningún margen de demora. La duración de la ruta crítica, determina la duración del proyecto entero. Cualquier retraso en un elemento terminal, en la ruta crítica directamente impacta la fecha de término planeada del proyecto. Un proyecto puede tener varias rutas críticas paralelas. Una ruta paralela adicional, a través de la red, con las duraciones totales menos cortas que la ruta crítica, es llamada una sub-ruta crítica. El método de la ruta crítica fue inventado por la Corporation DuPont y es comúnmente abreviado como CPM por las siglas en inglés de: Critical Path Method. Métodos para determinar el camino crítico Método de la Ruta Crítica (CPM). Es una técnica de análisis de red, usada para predecir la duración del proyecto, al analizar qué secuencia de actividades (qué ruta) tiene la menor cantidad de flexibilidad de programación (la menor cantidad de flotación). Actividad crítica: Son aquellas en que sus tres holguras son cero, no tienen ningún tiempo disponible. Si una actividad se retrasa repercute sobre todas. Camino crítico: Es aquel que condiciona la duración final del proyecto. La representación de las actividades del camino crítico se realiza con una doble línea.
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Todas las actividades del camino crítico tienen sus tres holguras iguales a cero, es decir son actividades críticas. El camino crítico tiene que empezar en el suceso inicial y acabar en el suceso final sin interrupciones. Cualquier retraso que se produzca en una actividad crítica va a repercutir en la duración del proyecto. ¿Cómo se encuentra la ruta crítica? Para cada actividad se calcularán 4 tiempos. Se denotarán:
Tiempo de inicio temprano: Es el tiempo más temprano posible para iniciar una actividad ES = EF lo más alto de la(s) actividad(es) anterior(es) Tiempo de terminación temprano: Es el tiempo de inicio temprano más el tiempo para completar la actividad EF = ES lo más temprano de la actividad, más la duración de la actividad. El ES y el EF se calculan recorriendo la red de izquierda a derecha. Tiempo de terminación más lejana: Es el tiempo más tardío en que se puede completar la actividad sin afectar la duración total del proyecto. LF = LS lo más bajo de la(s) actividad(es) próxima(s) Tiempo de inicio más lejano: Es el tiempo de terminación más lejano de la actividad anterior, menos la duración de la actividad.
ES EF
LS LF
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LS = LF lo más temprano de la actividad menos la duración de la actividad. Para calcular LF y LS la red se recorre de derecha a izquierda. Después de calculados los cuatro tiempos de cada actividad, se calculan las holguras. La holgura es el tiempo que se puede atrasar una actividad, sin afectar la duración total del proyecto. H = LF – EF
La ruta crítica se encuentra como aquella ruta para la cual todas sus actividades tienen holgura igual a cero. Generalmente se marca en la red la ruta crítica. En este caso es la ruta: Inicio – A – C – E – Fin. Métodos para estimar duración de las tareas La duración de las tareas, es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización.
Inicio
A
B
C
D
E Fin
0 4
2
3
1
5 0
0 0 0 4
4 6
4 7
4 5
7 12 12 12
12 12
12
12 7
11
7 5
7 4
4 0 0 0 H=0
H=0
H=7
H=0
H=1
H=0 H=0
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La duración de las tareas queda marcada ó establecida aplicando alguno de estos factores: La Historia: Consiste en establecer una consultoría sobre similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos históricos. ¿Cómo se hicieron?, ¿cuánto duraron sus tareas?. La Participación: Consiste en contar con personas que tengan experiencia en proyectos idénticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias. La Intuición: Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares características. La Indeterminación: Hacer una estimación, a veces no basada en nada concreto. Además de lo comentado, para calcular la duración de una tarea, podemos utilizar las tres duraciones siguientes: - La duración optimista (Do). - La duración pesimista (Dp). - La duración esperada (De). Para calcular la duración media, se puede aplicar la siguiente fórmula: Duración media (Dm) = (Do + Dp + 4 * De) / 6 <duración optimista + duración pesimista + cuatro veces la duración estimada dividido entre 6.> Gráficos de Gantt Este fue desarrollado por Henry L.Gantt en 1917 y es una sencilla herramienta de gráficos de tiempos, ya que son fáciles de aprender, leer y escribir. Estos resultan bastante eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos. Desarrollo cronológico de la gerencia de proyectos En 1.917 Henry L. Gantt desarrolla un sistema de representación gráfica donde se plasman las tareas o actividades a realizar frente a una escala de tiempo.
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En 1.950 las empresas buscaban expertos capaces de coordinar las tareas y relacionarlas. En 1.957 Surge el CPM (Critical Path Method) o método de ruta crítica que permite calcular la duración de un proyecto en virtud de las tareas que lo componen y su encadenamiento y/o simultaneidad (que varias tareas se pueden desarrollar al tiempo o bien una cuando acabe la anterior...). Ese mismo año, el gobierno americano crea el diagrama de Pert (Program Evaluation and Review Technique) que relaciona las tareas. En 1.958, se demuestra la relación entre el diagrama de Pert y del CPM y bajo esta relación, se establece que cualquier modificación en la duración en una tarea situada, la ruta crítica repercute en la modificación de la fecha de terminación del proyecto. Definición de Proyecto La definición general más aceptada de un proyecto es: “Un esfuerzo temporal para la creación de un producto o servicio único”.
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Esfuerzo significa que para su consecución se implican una serie de recursos (de personal, de equipamiento, de materiales) que son los encargados de llevar a buen puerto el proyecto. Los recursos mencionados se engloban en los recursos de carácter de trabajo y/o recursos materiales. Temporal, significa que tiene una clara delimitación determinada por el tiempo, es decir, un comienzo y un fin específico. Un único producto y/o servicio pues cada proyecto es diferente de cualquier otro. Un proyecto puede ser definido también como un conjunto definido de tareas que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto. La anterior definición puede ser complementada por las siguientes, referentes al ámbito de proyectos: Gestión de Proyectos: La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación, programación y el control de proyectos. Gerencia de Proyectos: Es la planificación, programación y control de las actividades del proyecto para lograr el rendimiento y el costo en el tiempo planeado. Lograr objetivos a través de las fases del proyecto. Diferencia entre Administrar un Proyecto y la Administración General
Trabajo Proyecto
Procesos Repetitivos. Único en su clase. Procesos Temporales.
No existe un claro comienzo y fin. Existe un claro comienzo y fin.
Entregas realizadas a la medida del trabajo.
Entregas realizadas una a la vez.
Todos en el equipo ejecutan tareas similares.
Requiere un equipo multidisciplinario.
Permite Predecir. Mayor complejidad al predecir.
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Alcance del Proyecto
Alcance: Es la suma de productos y servicios que serán provistos por el proyecto. Planeación del Alcance: Es el desarrollo de una declaración escrita del alcance que incluye la justificación del proyecto, las entregas principales, y los objetivos del proyecto. El alcance del proyecto puede incluir los siguientes aspectos: Declaración del Propósito: Se estructura con base en preguntas que resuelven inquietudes claves para la formulación del proyecto. Declaración del Problema: Responde a la pregunta: ¿Cuál es el problema que el proyecto soluciona ó qué oportunidad puede el proyecto explotar? Declaración de la Misión: Responde a la pregunta: ¿Hacia quién o quiénes está dirigido el proyecto y qué tiempos se utilizarán? Objetivos del Proyecto: Responde al cuestionamiento: ¿Cómo se logrará cumplir con el propósito de su proyecto y qué criterio de éxito (costo, ámbito, tiempo) se desea garantizar en el mismo? El alcance del proyecto se define en algunos casos, como todo aquello que incluye y NO incluye el mismo, haciendo referencia a documentos,
DDeeccllaarraacciióónn ddeell PPrrooppóóssiittoo
DDeeccllaarraacciióónn ddeell PPrroobblleemmaa
DDeeccllaarraacciióónn ddee llaa MMiissiióónn
Formulación del Proyecto
¿Cuál es el Problema a Solucionar?
¿Hacia quien Está dirigido el Proyecto?
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contratos, informes u otros recursos que soportan el desarrollo del proyecto. Tipos de Proyectos Proyectos de Inversión Dependientes: Se presentan cuando un proyecto no se puede llevar a cabo sin que otro se realice. Ejemplo: La construcción de un sistema de aire para un centro de capacitación, depende totalmente de que éste último se construya ó no. Independientes: Se presenta cuando varios proyectos se pueden realizar sin que los resultados de los otros ó las decisiones con respecto a ellos, se alteren. La aceptación de propuestas de investigación ante una entidad del Sector Público. Mutuamente Excluyentes: Cuando dentro de un grupo de proyectos se lleva a cabo uno de ellos y este hecho hace que los otros no puedan realizarse. Ejemplo: Las diferentes propuestas para la construcción de un puente en un mismo sitio. En los proyectos de inversión, la clasificación de los proyectos está directamente relacionada con el grado en que el flujo de caja de un proyecto, se afecte al emprender otro. Proyectos Industriales Esta es la causa principal para países en vías de desarrollo. El hecho de poder producir localmente un bien que se importa, y por tanto el ahorro de divisas para el país, es un aliciente poderoso para que los gobiernos fomenten la concreción de proyectos industriales. La industria metalmecánica, de producción de maquinarias para diversos usos, sea para transformación del acero, minerales disponibles localmente, maquinaria para el rubro agropecuario, etc. son ejemplos típicos de esta aplicación. La tendencia de la producción de este tipo de bienes no solamente es sustituir importaciones, sino también generar exportaciones.
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Cabe destacar que este tipo de industrias tienen un efecto multiplicador, ya que obligan no solo a la capacitación del personal en todos los niveles, sino también, porque promocionan el desarrollo de industrias subsidiarias. Proyectos de Desarrollo Global Un ejemplo típico es la dotación de agua potable para la población junto con el uso del agua en riego y generación de energía eléctrica, permitiendo la formación de un polo de desarrollo, mediante la generación de electricidad y su futuro aprovechamiento para uso industrial y doméstico. Proyectos de Estudios de Mercado Éste suele ser el origen de gran cantidad de proyectos, principalmente en el sector empresarial. El estudio de mercado puede detectar y cuantificar la necesidad de producir un determinado bien o servicio requerido, implicando por ejemplo, que si se detecta una posible línea de exportación de un cierto producto a un ritmo constante, probablemente será factible implementar la infraestructura necesaria para producción, almacenamiento y transporte del bien a producir. Proyectos de aprovechamiento de las riquezas naturales A este tipo, pertenecen las explotaciones mineras, maderera, hidrocarburos, además de la industria turística. Este tipo de aprovechamiento, puede consistir en la explotación y refinación de los recursos naturales, como también, el aprovechamiento de los recursos naturales sin transformación de ningún tipo, sólo con la adecuación de la infraestructura necesaria para la creación de bienestar mediante el turismo. Proyectos sectoriales Son aquellos proyectos destinados a promover determinadas áreas, como: Energía, Vías, Telecomunicaciones.
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Proyectos de Investigación Se entiende como Proyecto de Investigación, el planteamiento concreto de un problema con respecto a un área de estudio, fenómeno o disciplina, en torno al cual se formulan preguntas o hipótesis inscritos en líneas de investigación institucionales y se define la manera, tiempo, métodos y técnicas para su resolución, a partir del estado de la cuestión y de un marco teórico y conceptual determinado. Todo proyecto debe garantizar, al mismo tiempo, una población de impacto y mecanismos de socialización para sus resultados. El producto final puede presentarse en cualquier tipo de instrumento ó medio de difusión académica. Por ejemplo: libro, artículo, trabajo de arte, video, composición musical, Cd Rom, dispositivo electrónico ó informático. La unidad básica del proceso investigativo es el proyecto. Es un planteamiento concreto de uno o varios interrogantes válidos, aún no resueltos, en algún campo de investigación científica. Es una propuesta sistemática de pasos a seguir en un orden lógico, metodológico, técnico y administrativo con el fin de contrastar, en distintos niveles, las posibles respuestas que se han formulado de antemano como solución. Proyectos de Construcción La industria de la construcción: Son todas aquellas empresas que participan en la construcción de algunas de las siguientes obras: construcción habitacional, no habitacional, comercial, industrial. El sector de la construcción: Abarca a toda persona natural ó jurídica, que participa de algún modo en la construcción de un proyecto de la industria, ingeniero, constructor etc. La función principal de administración de un proyecto de construcción es darle forma física a una inversión, entre sus funciones están: las de fijación de objetivos, maximización de recursos, control y dirección. Un proyecto de construcción se racionaliza al desarrollar el control de tiempos y optimizar los métodos de control de calidad. En un plan de construcción son aspectos relevantes la secuencia, los tiempos y los rendimientos.
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Proyectos Educativos Otro tipo de proyectos que normalmente no son tomados en cuenta, porque los indicadores financieros aparentemente no son positivos, son los proyectos de educación, ya sea por la implementación de la infraestructura necesaria ó por el requerimiento de recursos por la prestación de este tipo de servicios. Se debe definir para estos, entre otros, los siguientes puntos:
Grupo Objetivo a Capacitar. Perfil de los docentes, capacitadores ó instructores. Material Impreso (Manuales, Cartillas, Memorias) Recursos Digitales (CD, DVD) Infraestructura Física (Salas, Auditorios) Recursos Pedagógicos (Acetatos, Computadores, Internet, Video
Beam, Audios, Videos, etc.) Tiempos y Horarios de Trabajo. Temas y/o contenidos de la capacitación. Medios y/o canales por los cuales difundir el entrenamiento. Comunicación y Promoción de los Eventos de Capacitación. Apoyos Publicitarios.
Proyectos de Desarrollo y/o Implementación de Software Es el Proceso de gestión para la creación de un Sistema o software, la cual encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación. En el principio el costo del Software constituía un pequeño porcentaje del costo total de los sistemas basados en Computadoras. Hoy en día, el Software es el elemento más caro de la mayoría de los sistemas informáticos. Un gran error en la estimación del costo en un proyecto de desarrollo de software, puede ser lo que marque la diferencia entre beneficios y pérdidas, la estimación del costo y del esfuerzo del software nunca será una ciencia exacta, son demasiadas las variables: humanas, técnicas, de entorno, políticas, que pueden afectar el costo final del software y el esfuerzo aplicado para desarrollarlo.
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El triángulo del proyecto Existen 3 factores fundamentales que intervienen en todo proyecto: - El Tiempo o duración del proyecto. - El Costo económico del proyecto. - El Ámbito en el que se desarrolla el proyecto.
Seguramente el factor más conocido por las personas participantes en un proyecto, es el del tiempo. Podrán no conocer el costo financiero. Podrán no conocer qué recursos (que también integran los costos, porque al final también se traducen en gastos) se utilizan en dicho proyecto. Pero lo que si se suele saber, es para cuándo el proyecto debe estar concluido. El tiempo, es por lo tanto, la delimitación más conocida. Todo proyecto está sujeto al tiempo, a una duración. La mayoría de los proyectos tienen una fecha límite para la cual el proyecto deberá estar concluido. Además, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir.
FFAACCTTOORREESS DDEE
EEXXIITTOO
CCoossttoo: No solo es
económico. •Puede ser Humano •De equipamiento •De Material •De instalaciones
ÁÁmmbbiittoo::
Trabajo requerido
para realizar y
conseguir el objetivo
del Proyecto
TTiieemmppoo:
Es la delimitación mas conocida Hitos o puntos intermedios.
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El costo, no solo es económico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento (un computador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar...), de instalaciones (alquiler de un estudio, de una sala de reuniones...). Pero estos costos, al final y en definitiva se traducen en presupuesto económico. Para todos los proyectos, el costo supone una delimitación restrictiva. Solamente algunos proyectos no estarán sujetos a un presupuesto. El ámbito del proyecto, también llamado alcance, es el trabajo requerido para realizarlo y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distinta es el ámbito del producto (ámbito de proyecto frente a ámbito de producto) que es el conjunto de características, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado.
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Iniciación
Definición y Alcance Identificar Puntos de Riesgo Críticos
Crear Equipo de Trabajo Definir Reglas y Normas
Planeación Programar Tareas Definir Recursos Asignaciones
Implementación Ejecutar Plan Monitorear Progreso Realizar Acciones Correctivas
Reportar Progreso Cierre
Cerrar Usuarios Finales Cerrar Operaciones Reportar Resultados
Fases del Proyecto
Project 2007 colabora en crear los listados preliminares de tareas o hitos
Project 2007 permite realizar estas actividades a través de diagramas, tablas y vistas.
Project 2007 permite realizar estas actividades por medio de filtros, agrupamientos e informes prediseñados
Project 2007 permite desarrollar estas actividades por medio de informes y tablas exportables a Excel y otras aplicaciones de Office.
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Lo nuevo en Project 2007
Plantillas de Project 2007 adicionales.
Asistente para calendarios.
Simplificar el proceso de configuración de los calendarios de proyectos y de los cambios en los períodos laborables.
Administrar los períodos no laborables.
Las vacaciones con nombre y la opción de establecer semanas
laborales alternativas permite a los usuarios controlar y comprender los períodos en que los recursos pueden trabajar.
Cambiar resaltado.
Cuando se efectúan cambios en un proyecto, todas las tareas y
recursos afectados se resaltan. Vea claramente el modo en que los cambios afectan a las fechas de las tareas sucesoras, los costos de resumen y mucho más.
Anulación de nivel múltiple.
Invertir la serie de cambios más recientes, es decir, deshacer y
rehacer cambios en vistas, datos y opciones. Esta funcionalidad también permite deshacer acciones o conjuntos de acciones de macros o aplicaciones de otros fabricantes.
Presentar los datos del proyecto en el formato adecuado e imprimir
formularios personalizados.
Informes visuales en Excel.
Utilizar Excel para producir gráficos basados en los datos de Office Project 2007. Analizar las diferentes dimensiones del proyecto con las vistas y las tablas dinámicas.
Informes visuales en Visio Professional.
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Generar diagramas de estructura de descomposición del trabajo (EDT) o de recursos en Office Visio Professional. Con los diagramas basados en datos, los usuarios pueden mostrar barras de progreso, marcar tareas importantes o crear diagramas personalizados que coincidan con las necesidades del proyecto.
Plantillas de informe.
Office Project 2007 ofrece plantillas de informe para Office Visio y
Office Excel para ayudar a los usuarios a analizar la disponibilidad de los recursos, entender el progreso y los costos del proyecto, y realizar otras tareas. Los usuarios pueden personalizar estos informes o crear sus propias plantillas en Office Visio y Office Excel para compartirlos con otros usuarios de Office Project 2007.
Cubo OLAP de escritorio.
Crear informes personalizados o archivar valores de Project 2007
con datos exportados de Office Project 2007 en una base de datos de Microsoft Office Access y cubos OLAP (Online Analytical Processing, procesamiento analítico en línea). Se generan seis cubos: Tarea con fases temporales, Tarea sin fases temporales, Recurso con fases temporales, Recurso sin fases temporales, Asignación con fases temporales y Asignación sin fases temporales.
Resaltado de fondo de celda.
Resaltar fechas, costos o tareas importantes cambiando el color de
fondo de las celdas en la parte de tabla de la vista.
Seguir con facilidad las interdependencias de tareas y recursos.
Diagramas de Gantt, calendarios y hojas de tareas.
Presente los datos de Project 2007 en vistas versátiles.
Panel Controladores de tareas.
Muestra los requisitos previos y las restricciones de recursos que afectan a la fecha de inicio de la tarea seleccionada. El usuario puede hacer clic en dichos controladores para obtener acceso a información relevante.
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Acceso rápido a la información que necesita y seguimiento y análisis de proyectos eficaz.
Recursos de costo.
Ayuda a permitir a los usuarios definir costos fijos con fases
temporales de varios nombres en una tarea. Estos costos se pueden agrupar y elaborar informes sobre ellos como parte de un tipo de costo. Admite la integración de Office Project 2007 con sistemas de contabilidad.
Seguimiento del presupuesto.
Definir un presupuesto a alto nivel (un programa o proyecto), de
forma que el jefe de proyecto pueda asignar fondos y realizar un seguimiento de los costos, del trabajo y de los materiales sobre el presupuesto.
Metodología para formular un proyecto en Project 2007 Se sugiere la siguiente metodología de 7 pasos para crear un proyecto usando Microsoft Project 2007: 1. Definir tiempos, horarios y tipo de tarea: Se debe determinar antes de la entrada de datos, cuál va a ser el horario de trabajo de los recursos, cómo se medirán las duraciones de las tareas, qué tipo de calendario se va a usar en los proyectos y el tipo de tarea a usar dentro de los mismos. Lo cual se explicará más profundamente, en los capítulos posteriores.
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2. Definir la lista de tareas e hitos: Consiste en acotar los trabajos a realizar. Para realizar los trabajos se necesitan unos recursos. Las tareas habrá que definirlas como algo concreto y no como algo general. Tendrán una descripción razonable (ni demasiado general ni demasiado específica). Ejemplo: Crear manual de procedimientos (Tarea Principal) Fase de Investigación (Tarea Secundaria) Realizar entrevistas con los funcionarios (Tarea de Tercer Nivel) Se puede también realizar previamente la lista de hitos, es decir, tener una planeación previa de las tareas importantes y/o decisivas del proyecto y posteriormente desarrollar las secundarias en forma detallada. Ejemplo: Proyecto Comercial Lista de Hitos (Puntos de Decisión en el Proyecto)
Presentar Proyección de Ventas. Aprobación de la Proyección de Ventas. Entrega de Informe de Resultados. Reunión con Junta de Socios.
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Proyecto completo, adicionando las tareas en forma detallada: Grupo de tareas detalladas (1,2,3)
1. Desarrollo de Estrategias Comerciales. 2. Desarrollo de Estrategia de Precios. 3. Desarrollar Estudio de Mercado y Competencia. Presentar Proyección de Ventas
Grupo de tareas detalladas (4,5,6) 4. Realizar correcciones al plan de ventas. 5. Analizar Estudio de Mercado. 6. Definir grupo objetivo del producto(s) a vender. Aprobación de la Proyección de Ventas
Grupo de tareas detalladas (7,8,9) 7. Entregar equipo de ventas en las estrategias comerciales 8. Aplicar estrategia de ventas trimestral. 9. Aplicar controles y revisar metas de ventas. Entrega de Informe de Resultados Reunión con Junta de Socios
Estimar la duración de cada tarea: La duración de una tarea, es el periodo de tiempo entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalización. De la duración de las tareas, se derivará la duración del proyecto. Existen duraciones que pueden verse modificadas, es decir, que la fecha de finalización de una tarea puede verse alterada. A esa alteración en la duración y calendario de las tareas (fecha de comienzo y/o finalización de la tarea) se le denomina demora. Cuando la fecha de comienzo de una tarea se pospone respecto a la prevista, se dice que existe un retraso, de lo contrario un adelanto; lo cual se denomina: “Posposición de la Tarea”. 3. Agrupar tareas: Definir tareas para un proyecto puede resultar algo complejo, por ello deben organizarse en fases o grupos de tareas relacionadas. Para Project 2007, estas fases se definen como las tareas de resumen (conjunto de tareas y subtareas). Después de registrarlas, se debe definir cuáles son subtareas, y en ese momento, la tarea anterior se convierte en tarea de resumen. Se trata entonces, de jerarquizar las tareas estableciendo cuales de estas son de nivel principal, cuales de nivel secundario y cuales de tercer nivel en adelante. Se utiliza para esto la estructura de descomposición de
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trabajo EDT, (WBS en inglés), la cual es una estructura jerárquica que se utiliza para organizar tareas con el objetivo de generar informes de programaciones y realizar un seguimiento de los costos y trabajo de las actividades del proyecto. Se puede seguir la clásica metodología: Top to Botom y/o Botom to Top. Top to Botom: Se establece primero las tareas principales o de primer orden y luego se definen las secundarias. Esta técnica es usada cuando se desconoce el detalle del proyecto. Ejemplo: DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. Fase de investigación. 2. Fase de análisis. 3. Fase de diseño. 4. Fase de edición. 5. Fase de impresión y publicación.
Botom to Top: Se definen primero las tareas de segundo o tercer nivel y luego se les agrupa dentro la tarea de resumen o principal. Lo anterior aplica cuando se tiene un completo conocimiento sobre el detalle del proyecto pero no se tienen establecidos los grupos de las mismas. Ejemplo: DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. Diseño de los instrumentos de investigación. 2. Realizar las Encuestas. 3. Realizar Entrevistas con los funcionarios. 4. Desarrollar Observación Directa. 5. Organizar Información. 6. Procedimientos para Agrupar Tareas.
Pertenecen a la Fase de
Investigación
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Para organizar la estructura de descomposición del trabajo, tenga en cuenta los siguientes puntos:
Si se agrupan muchas tareas en un mismo nivel su manejo será complejo.
Si se necesita un grupo grande de tareas por nivel, entonces, crear subgrupos de cada uno de los niveles.
Su un grupo de tareas no suma ni siquiera un día de trabajo, se recomienda documentar dicho nivel.
Siga la regla 8/80: “Si una tarea es menor que 8 horas ó mayor que 80, debe ser ajustada o revaluada.
Si su proyecto es “sui generis”, entonces NO siga los anteriores puntos.
4. Vincular tareas: Las tareas se tienen que ejecutar en un determinado orden. Las tareas de un proyecto tienen que estar vinculadas entre ellas, es decir, deben tener una relación. MS Project 2007 establece cuatro posibles tipos de vínculos entre las tareas: FIN A COMIENZO (FC): Cuando Finaliza la tarea predecesora, la tarea actual comienza. La tarea predecesora debe completarse al 100% para iniciar la sucesora.
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Ejemplo: Se debe finalizar el estudio de mercado, para definir estrategias comerciales acordes a dicho estudio. COMIENZO A COMIENZO (CC): Cuando Comienza una tarea, Comienza la tarea actual. Las actividades pueden iniciar al mismo tiempo, aunque no se finalicen al mismo tiempo. Ejemplo: En la implementación de una red computacional, se pueden realizar dos actividades en forma simultánea antes de conectar todos los equipos, tal como se detalla a continuación. FIN A FIN (FF): Cuando Finaliza una tarea, Finaliza la tarea actual. Las actividades se deben finalizar al mismo tiempo. Ejemplo: En un proyecto de construcción los permisos son actividades críticas. Antes de iniciar trabajos sobre el terreno se deben garantizar los permisos necesarios: COMIENZO A FIN (CF): Cuando comienza una tarea, finaliza la actual. Se aplica en procesos de auditoria en donde se inicia una tarea por el final. No es una tarea muy usada.
Estudio de Mercado
Definir Estrategias Comerciales
Instalación de Software en Servidores
Instalación de Software en Estaciones de Trabajo
Asegurar el permiso de construcción
Asegurar el permiso de instalación eléctrica
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Ejemplo: Se aplica una auditoria contable en una organización en donde se revisan los saldos o estados financieros finales y se recorren los datos hacia su inicio u origen, como “retrocediendo en el tiempo”. Dependencias entre tareas
Posposición de tareas: Es posible establecer tiempos de atraso o de adelanto en la ejecución de tareas. Por ejemplo, si una tarea se puede iniciar cuando su predecesora está en la mitad, se puede crear una dependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposición de un 50%. Esto representaría un atraso de la tarea con respecto a la fecha de inicio de su predecesora. Se presenta una ilustración a continuación:
Elaboración de los Estados Financieros
Revisión Fiscal
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El tiempo de adelanto se llama Posposición negativa, y consiste en hacer una tarea en un lapso de tiempo anterior al de su predecesora. Por ejemplo si una tarea se puede realizar un día antes de la fecha de inicio de su predecesora se puede crear una dependencia comienzo-comienzo con un tiempo de posposición de – 1 día (en forma negativa). Optimizar la estructura: Para optimizar la estructura del proyecto, es preciso determinar y modificar los márgenes de demora de las tareas: Margen de demora: Período de tiempo que se puede retrasar una tarea antes de que afecte a otras tareas ó a la fecha de fin del proyecto. Un margen de demora negativo indica que no existe suficiente tiempo programado para la tarea y está causado normalmente por las fechas de delimitación. Demora permisible: Es el período de tiempo que se puede posponer una tarea, sin que suponga un retraso para otra tarea. Margen de demora total: Es el período de tiempo que se puede posponer una tarea sin que suponga un retraso de la fecha de fin del proyecto. La demora total puede ser positiva o negativa. Si el margen de demora total es un número positivo, indicará la cantidad de tiempo que la tarea se puede retrasar, sin retrasar la fecha de fin del proyecto. Si el margen de demora total es un número negativo, indicará la cantidad de tiempo que se debe ahorrar para que no se retrase la fecha de fin del proyecto.
Encuestas Telefónicas
Encuestas en el punto de Ventas
50%
Encuestas Telefónicas
Encuestas en el punto de Ventas
1 día
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Retraso: Espacio de tiempo entre el comienzo programado de una tarea y el momento en que realmente se debería comenzar a trabajar en la tarea. Suele utilizarse para resolver casos de sobreasignación de recursos. 5. Definir los recursos
En un proyecto, los recursos permiten la ejecución completa de las tareas. Por ello, se debe tener en cuenta dos aspectos importantes que son disponibilidad y costo. La disponibilidad hace que el recurso pueda ser utilizado en la realización de la tarea y el costo es la cantidad que se debe pagar por utilizar este recurso, ya que la mayoría de proyectos complejos están regidos por estos dos factores. Es importante definir y asignar recursos en un proyecto, ya que ellos permiten lo siguiente:
Garantizar el grado de responsabilidad en la ejecución de una tarea, disminuyendo el riesgo de olvidarla.
Realizar seguimiento del trabajo que realizan las personas, las máquinas, medir el material utilizado, etc.
Lograr una programación más precisa en cuanto a fechas se refiere. Controlar si existe sobreasignación de recursos. Visualizar fácilmente el tiempo y el costo de los recursos.
Tipos de recursos Recursos de trabajo: Son personas, maquinaria y/o equipos, que se necesitan para poder ejecutar una tarea. Estos recursos por lo tanto, se configuran indicando la cantidad de tiempo o capacidad máxima que el recurso dedicará al proyecto en términos de porcentaje. Por ejemplo, tiempo completo 100%, medio tiempo 50%.
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Si los recursos corresponden a personas se pueden definir de varias formas: Por el nombre completo. Ejemplo: José Suárez. (cuando se usa el usuario de red). Por el cargo. Ejemplo: Gerente General. Por el rol a desempeñar en el proyecto. Ejemplo: Desarrollador de Aplicaciones. De forma genérica. Ejemplo: Analista. Esto con el objetivo de poder ser reemplazado por cualquier persona dentro de la organización en caso de ausencia del recurso. Recursos materiales: Son artículos, materia prima, en general productos consumibles también denominados insumos, que son usados para ejecutar tareas. Al configurar materiales, se especifica el nombre y las unidades en las que se trabajará. Por ejemplo; metros, toneladas, cajas, etc. Aunque Project 2007 no es un software desarrollado para administrar inventarios, puede realizar un control del consumo de los insumos en proporción directa a la ejecución del proyecto. 6. Asignar recursos
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Asignar es vincular un recurso a una tarea para que se responsabilice de su ejecución. De esta manera se responde a la pregunta: ¿Quién hace qué?. Project 2007 no exige que las tareas deban tener asociado un recurso, el proyecto se podría manejar sólo con las tareas; pero al realizar estas asignaciones, se pueden visualizar entre otros aspectos, los siguientes:
Número de personas que trabajan en las tareas, su costo y horas de trabajo.
Cantidad de recursos disponibles para la ejecución de las tareas. Localizar los recursos que estén sobreasignados. Visualizar el avance de los recursos en la ejecución de las tareas.
Se pueden hacer las asignaciones de los recursos a las tareas y cambiarlos en el momento en que se necesite. Un recurso se puede asignar a varias tareas pero si éste se sobreasigna, es decir, se excede su tiempo de disposición, Project 2007 coloca en color rojo el nombre del recurso. En este paso se deben definir los costos de los recursos tanto de trabajo como de material, pues de esto dependen los informes de presupuesto, flujo de caja y demás reportes financieros del proyecto. 7. Establecer línea base Es conveniente, una vez realizados todos los pasos anteriores establecer la línea base, con el objetivo de establecer un plan previsto el cual pueda ser comparado con un segundo previsto o con una ejecución real. Al realizar esta comparación se podrán revisar todas las variaciones posibles entre lo que se planeó originalmente y lo que realmente se ejecutó. El guardar un plan previsto es necesario también, para realizar un monitoreo constante de las tareas y revisar si las mismas fueron ejecutadas de la forma planeada. Ejemplo:
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Tarea Costo Previsto (Línea Base)
Costo (Actual)
Variación
Crear manual de procedimientos
$2´000.000 $3´000.000 (-$1´000.000)
Fase de Investigación
$1´000.000 $2´000.000 (-$1´000.000)
Realizar entrevistas con los funcionarios
$200.000 $400.000 (-$200.000)
Entorno de trabajo de MS Project 2007 Para realizar un trabajo eficiente en Project 2007 se deben conocer los elementos por los cuales se administra la información y cómo están organizados en el software, a través del siguiente diagrama se representa la estructura de Project 2007:
PLAN EJECUTADO O
REAL
LÍNEA BASE (Plan Previsto)
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En el diagrama se puede visualizar la manera como el software está constituido principalmente de Vistas, la cuales contienen Tablas y estas a su vez, contienen información, acerca de las variables que definen un proyecto. Ejemplo: Vista: Diagrama de Gantt Tabla: Costo. Lo anterior a su vez puede ser presentado a través de Informes de los distintos aspectos del proyecto. El procedimiento de visualización de datos se presenta de la siguiente manera en el software:
INFORMES
INFORMES VISUALES
INFORMES DEL PROYECTO
INFORMES DE IMAGEN
TABLAS
COSTO
TRABAJO
VARIACIÓN
OTRAS
VISTAS
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE RED
USO DE RECURSOS
OTRAS
1. Seleccionar el Menú Ver y ubicar la Opción Tabla: Costo
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Para entender el proceso de selección de vistas del proyecto y poder administrar los distintos aspectos del mismo se deben realizar las siguientes acciones:
1. Seleccionar el Menú Ver y ubicar la opción Tabla: Trabajo
2. Se visualizan las variables de trabajo del proyecto
2. Se visualizan los costos del proyecto
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La herramienta de informes de Project 2007 le provee al administrador de proyectos un recurso para visualizar y realizar un seguimiento al proyecto. Dichos informes puede ser exportados a Excel o Visio y pueden ser modificados y/o personalizados. Se presenta a continuación un ejemplo del procedimiento para crear un Informe del Proyecto.
1. Se selecciona el menú Informe y dentro de él la opción Informes
2. Se activa la opciónInformes Visuales con Excel y Visio como aplicaciones del Informe
3. Se debe visualizar qué tipo de Informe se requiere
4. Se debe seleccionar el botón Ver para activar el informe
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Información del Proyecto Después de realizar la planeación del proyecto con todo lo que ello implica, se debe crear un archivo para guardar la información de las actividades y recursos del proyecto. Cada proyecto comienza en una fecha y finaliza posteriormente, sin embargo, Project 2007 no necesita que se den estos dos datos ya que esto depende del tipo de proyecto que se defina. El programa calcula, según las tareas y la fecha inicial, la fecha final del proyecto o viceversa. Para dar esta información a Project 2007 se debe ir al menú Proyecto, Información del proyecto.
5. El informe se presenta con dos opciones: Como Gráfica y como Tabla Dinámica
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CAPÍTULO 2
Creación de la Programación Calendarios Los calendarios permiten determinar la forma en que se hará la programación de las tareas y el horario en que trabarán los recursos del proyecto. Así mismo se puede determinar mediante estos, los tiempos de receso o descanso que se tendrán durante un día de trabajo. Se sugiere que los calendarios se definan antes de la entrada de datos para garantizar un buen orden en la programación de las actividades. Calendario Base Son los calendarios predefinidos en el software y que están disponibles para que el usuario los asigne a los proyectos. Los calendarios base de un proyecto están dados por un conjunto de días y períodos laborables y no laborables. Reflejan la programación de trabajo y dan la posibilidad de crear nuevas alternativas que se ajusten a las necesidades del proyecto. Project 2007 tiene tres calendarios base: Estándar: Tiene una semana y horario laboral estándar, es decir, de lunes a viernes de 9 a 7 p.m. y con dos horas no laborables de 1 a 3 p.m. para almuerzo. Este es utilizado como predeterminado para los calendarios del proyecto, tareas y recursos. 24 Horas: No tiene períodos no laborables. Va de domingo a sábado de 12 a.m. a 12a.m. Turno de noche: Está configurado para: Un turno el lunes en la noche de 11p.m a 12 m.
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Tres Turnos de martes a viernes: De 12 a.m. a 3 a.m., De 4 a.m. a 8 p.m., De 11 p.m. a 12 a.m. Dos turnos el sábado: De 12 a.m. a 3 a.m., De 4 a.m. a 8 a.m. Bajo el esquema anterior, se pueden definir los siguientes tipos de calendarios, de acuerdo con el tipo de proyecto: Calendario del proyecto. Calendario de recursos. Calendario de tareas. Calendario del Proyecto Determina la programación general para todos los recursos del mismo. En él se pueden configurar los días y horas laborables y no laborables de todas las personas que trabajen en el proyecto, además, días festivos especiales (de la empresa), reuniones o entregas de informes, entre otros. Calendario de Recursos En el calendario del proyecto se presenta la información de cada recurso. El calendario de recursos es prácticamente igual al calendario del proyecto, pero permite hacer una programación más precisa, ya que se puede personalizar para indicar específicamente situaciones como permisos, vacaciones, incapacidades, programaciones alternas, etc. Project 2007 sólo programa recursos cuando ellos están disponibles. Calendario de Tareas Se basa en los períodos laborales definidos en el calendario del proyecto. Al tener aplicado un calendario de tareas con recursos asignados, la tarea se programa de forma automática en los períodos laborales comunes de los dos calendarios. El calendario de tareas es útil para realizar programaciones fuera de períodos laborales normales. Relación entre los calendarios Project 2007 calcula las duraciones, basado en la configuración que se le dé a los calendarios. Así, la programación refleja las semanas y días de trabajo del proyecto de una manera muy precisa. Tanto el calendario del proyecto como el de recursos, son utilizados para establecer cuándo están
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disponibles los recursos para volverlos a programar en las tareas, y para establecer jornadas de trabajo especiales. Definir calendario 1. Desde el menú Proyecto, Información del proyecto. 2. En la línea calendario, hacer clic en el menú desplegable y seleccionar
el calendario base.
Configurar El Calendario Desde el menú Herramientas, hacer clic en la ventana Cambiar calendario laboral. Seleccionar el desplegable Para Calendario: y ubicar el tipo de calendario a usar. Se encontrará en este menú también los diferentes calendarios de los recursos para que puedan ser editados. El calendario del proyecto se aplica a todas las tareas y recursos, siempre y cuando, no se haya especificado algo diferente.
Se debe ubicar la pestaña semanas laborales y luego presionar el botón detalles para acceder a editar los horarios de determinados calendarios tal como se muestra en la siguiente ilustración:
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Se puede además establecer el número de horas en un día, semana, número de días en un mes, etc. Para esto, se hace clic al botón Opciones de la ventana.
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Configurar Calendario Laboral
Para crear un calendario nuevo, se debe hacer clic al botón Nuevo de la ventana Cambiar calendario laboral, se debe asignar un nombre y establecer las opciones correspondientes. El nuevo calendario puede estar basado en uno de los calendarios base existentes.
El nuevo calendario se debe aplicar en la asignación de tareas y recursos dentro de la programación general, de igual forma como se establecen las especificaciones en un calendario base, definiendo los días laborables, días no laborables, horas diarias, etc.
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Consecuencias en el cambio del calendario Si se va a crear un nuevo calendario o personalizar uno de los calendarios base, es necesario establecer el calendario del proyecto en la ventana Información del proyecto, ya que los períodos laborales del calendario afectan a la programación de todos los recursos. Se puede aplicar un calendario diferente a un grupo de recursos que tenga una característica diferente, por ejemplo; trabajan de noche. También se pueden personalizar períodos laborales para un recurso de manera individual. Si esto se hace, la nueva configuración anula la que se había establecido. El calendario o nuevos calendarios creados, sólo estarán disponibles para el archivo actual. Esto quiere decir, que al abrir un nuevo proyecto, éste sólo tendrá los calendarios base. Insertar Tareas Describen el trabajo que se debe realizar para cumplir con los objetivos del proyecto. Son actividades que tienen un comienzo, una duración y un fin. Se presenta el siguiente caso para desarrollar la metodología de creación y edición de tareas en Project 2007: Proyecto Creación de un manual de procedimientos en una organización.
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OBJETIVO: Crear un proyecto que involucre las fases de Investigación, Análisis de la Información, Diseño e Impresión del Manual. LISTA DE TAREAS: Creación de un manual de procedimientos en una organización 1. Fase de investigación
1.1. Entrevistas con los funcionarios. 1.2. Observación Directa de los procedimientos en el sitio de trabajo. 1.3. Revisar Documentación previa.
2. Análisis de la información 2.1. Organización de la Información. 2.2. Clasificación de la Información. 2.3. Tabulación de las Entrevistas. 2.4. Informe de Resultados.
3. Elaboración del manual 3.1. Digitar Información. 3.2. Diseño y Diagramación del Manual. 3.3. Insertar Gráficas y Tablas.
4. Edición del manual 4.1. Corrección Ortográfica, Gramática y de Estilo. 4.2. Corrección del Diseño y Diagramación. 4.3. Corrección del Contenido del Manual. 4.4. Revisión y Aprobación de Correcciones.
5. Impresión del manual 5.1. Realizar Pruebas de Impresión. 5.2. Aprobación de Pruebas. 5.3. Impresión Final del Manual.
La anterior lista de tareas se alimenta de la siguiente manera en Project 2007: En la vista del diagrama de Gantt se debe digitar el nombre en la celda correspondiente. De manera automática Project 2007 mostrará la correspondiente barra de Gantt al frente de la tarea y la duración por defecto de 1 día. La fecha de comienzo será la del día presente según la configuración regional del sistema operativo.
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Para agrupar las tareas se deben tomar todas las actividades pertenecientes a un mismo nivel y aplicarle sangría a dicha selección. Esto generará el esquema de descomposición de las tareas (EDT). Esta actividad se desarrolla de la siguiente manera:
Barras de Gantt
EscalaTemporal
1. Seleccionar todas las tareas pertenecientes a la tarea principal o proyecto.
2. Aplicar sangría a la selección.
Nombres de Tareas
TablaEntrada
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Una vez agrupado el primer nivel de tareas, se deben tomar los grupos pertenecientes a cada fase o etapa del proyecto y aplicar sangría a la selección, como se muestra a continuación:
Vincular Tareas: Una vez agrupadas las tareas se deben establecer vínculos entre ellas utilizando la ventana de Información de la tarea, que se obtiene seleccionando el Menú Proyecto. Este mismo menú se puede activar dando doble clic sobre la fila que contiene la tarea o dando un clic derecho y seleccionando la opción información de la tarea.
1. Seleccionar los Grupos de Tareas de cada Fase
2. Aplicar sangría a la selección.
1. Se selecciona el tipo de Vínculo o Relación
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Duración de las Tareas Al registrar una tarea, el ID ingresa automáticamente. En este caso, el ID es 1 y la duración de 1 día?. En forma automática y partiendo de la fecha de inicio del proyecto, las nuevas tareas tienen duración de 1 día?. Esta duración se denomina estimada, ya que presenta el signo de interrogación al final. Cuando se indica el tiempo real, el signo de interrogación desaparece; para ello, se hace clic en la celda de duración y se registra el valor que corresponde, luego se debe pulsar <ENTER>.
Tiempo en las Tareas Project 2007 permite especificar automáticamente el tiempo de duración en unidades diferentes, mediante la utilización de abreviaturas.
Significado Abreviatura Aparece Minuto m mins Hora h hrs
Día d días
Semana s sems
Mes ms mss
Minuto transcurrido mt minst Hora transcurrida ht hrst
Día transcurrido dt díast
Semana transcurrida
st semst
Mes transcurrido mst mest
1. Duración en Horas y Días
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Tipos de Tareas Cuando se habla de tareas o actividades, se maneja un lenguaje muy amplio ya que cada situación genera una clasificación para la actividad. Esto quiere decir que si la tarea que se registra debe realizarse con tres actividades, es una tarea de grupo y las acciones se convierten en subtareas; si la tarea es un suceso especial, entonces se dice que es un hito, y la lista se vuelve extensa. Explicaremos las más importantes. Tareas comunes o subtareas: Son aquellas actividades concretas o específicas que se desarrollarán para cumplir una tarea, por ejemplo, una tarea de entrenamiento se lleva a cabo cumpliendo las tareas, instalación de equipos, instalación de software, capacitación y práctica. Las subtareas son llamadas también tareas comunes. Tareas de resumen: Son tareas que especifican una actividad de un modo general, pero que están compuestas de subtareas. Para realizar esta clasificación se utilizan los botones de la barra de herramientas Formatos, Aplicar ó anular sangría. Su función es aumentar o disminuir un nivel de esquema. Al definir una tarea como tarea de resumen, aparece al lado izquierdo un botón que permite ocultar o mostrar las subtareas. Tareas Repetitivas Son las que se presentan de forma común a lo largo de un proyecto; estas tareas pueden ser en tiempos regulares o irregulares, para el caso de tiempos regulares se catalogan como repetitivas. Para definir las tareas repetitivas se utiliza una caja de diálogo que permite registrar una sola vez el nombre de la tarea y generar el listado de las veces que se desea repetir la acción; por ejemplo, en un proyecto se deben entregar informes cada semana, esto es una tarea repetitiva. Se realiza el siguiente procedimiento para insertar tareas repetitivas.
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Tareas de Duración Transcurrida Son tareas que se ejecutan en tiempo seguido independientemente del calendario; por ejemplo; una tarea que tiene una duración de 4 días, inicia el jueves y termina el domingo. El calendario que se maneja no incluye el domingo como día laboral, pero la tarea no se puede parar, debe ejecutarse completamente. Esto se debe especificar en la ventana Información de la tarea. Delimitación en las Tareas Como se explicó anteriormente, al hacer registro de tareas, Project 2007 asigna automáticamente la duración 1dia?, y la fecha inicial de la tarea se convierte en la fecha de inicio del proyecto. Al ingresar la duración real o estimada de la tarea y la fecha de inicio de la misma, Project 2007 calcula la fecha final de acuerdo con el calendario que se esté utilizando. Si se modifica la fecha final, se recalculará la duración. Sin embargo, puede ocurrir que haya delimitación en cuanto a la asignación de la duración de las tareas, esto es, una restricción que crea el usuario o el programa en la fecha de inicio o en la fecha del fin de una tarea.
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Los tipos de delimitaciones que se manejan son:
Delimitación Descripción Efecto en la
programación
LAP – Lo antes posible
La tarea se programa para que comience en la fecha más temprana, teniendo en cuenta los parámetros de la programación.
Flexible
LMTP – Lo más tarde posible
La tarea se programa para que comience en la fecha más tardía, teniendo en cuenta los parámetros de la programación.
Flexible
NFDD – No finalizar después del
La tarea puede finalizar en una fecha igual o posterior a la que se programó, ya que indica la fecha más tardía en que puede finalizar la tarea.
Moderado
CND – No comenzar después del
La tarea puede comenzar en una fecha igual o anterior a la que se programó, ya que indica la fecha más tardía en que la tarea puede comenzar.
Moderado
Puede ocurrir que cuando se agrega una tarea nueva dentro del proyecto, el programa de forma automática coloca la delimitación LAP, si éste se ha programado a partir de la fecha de inicio. Si por el contrario, el proyecto está programado a partir de la fecha final, la delimitación que se asigna es LMTP. Las delimitaciones que vinculan una tarea a una fecha, se llaman Inflexibles. Estas son:
Debe finalizar el. Debe comenzar el. No finalizar antes del. No finalizar después del. No comenzar antes del. No comenzar después del.
Project 2007 realiza cálculos de la programación del proyecto, cuando se registran las tareas con sus duraciones y vínculos. El programa tiene en cuenta las delimitaciones para la redistribución de los recursos, de manera
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que éstas se deben utilizar cuando sea estrictamente necesario. Utilizar una delimitación Inflexible, hace que una tarea comience en una fecha exacta. De igual forma, delimitar una tarea que depende de otra, puede generar resultados no deseados. Al registrar una tarea especificando la fecha de inicio y después la fecha de fin, se define una delimitación: No comenzar antes del. Si por el contrario, se define la fecha de fin y después la de comienzo, se define una delimitación No finalizar después del. Se debe: 1. Ir al menú Proyecto, Información de la tarea. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Establecer Tipo de delimitación.
Fecha Límite Si se desea tener flexibilidad en la programación, pero se desea también definir fechas de inicio y fin de tareas, se puede definir una Fecha límite. Estas fechas no delimitan la tarea ni afectan las delimitaciones si las tienen. Cuando se hace actualización de la programación, se mostrará un indicador para aquella tarea que se desplace más allá de su fecha límite.
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Para establecer una fecha límite se debe: 1. Ir al menú Proyecto, Información de la tarea. 2. Hacer clic en la ficha Avanzado. 3. Establecer Fecha límite.
Comenzar y finalizar tareas a tiempo Project 2007 brinda varias opciones para garantizar que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. Algunas son: En tareas vinculadas, es mejor especificar las duraciones y dejar que el programa calcule las fechas de comienzo y fin, así se pierde la posibilidad de que las delimitaciones afecten la programación. Utilizar calendarios de tareas para definir excepciones en tareas individuales. Definir fechas límite para tareas. Así, cuando se hace la actualización de la programación, se mostrará el indicador de la tarea que se ha extendido más allá de su fecha límite. Utilizar el método de delimitación de tareas, solamente cuando sea necesario, ya que eso disminuye la capacidad para reprogramar tareas.
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Fijar duración de una tarea Cuando se asigna más de un recurso a una tarea, automáticamente se disminuye la duración de la misma cuando está activa la opción Condicionada por el esfuerzo, en la ventana de Información de la tarea. Si se quiere cambiar la intensidad de trabajo en la tarea se debe desactivar la opción: 1. Ubicarse en la línea de la tarea. 2. Ir al menú Proyecto, Información de la tarea. 3. Hacer clic en la ficha Avanzado. 4. Desactivar la opción Condicionada por el esfuerzo.
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CAPÍTULO 3 Organización de la Programación Descripción y Administración del Diagrama de GANTT Vista dividida en dos, en donde parte de una vista contiene las actividades del proyecto cada tarea está representada al frente por una barra horizontal que puede ser medida contra la escala temporal.
El diagrama de Gantt es en consecuencia una visión gráfica de las actividades o tareas de un proyecto, en función del tiempo. Con los diagramas de Gantt los usuarios pueden:
Generar un proyecto con sus tareas y duraciones. Relacionar las tareas. Asignar recursos y personal a las tareas. Hacer seguimiento del progreso del proyecto. Visualizar las fechas de comienzo y fin de las tareas.
Lista de Actividades
Barras de Tareas
Escala Temporal
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La vista del diagrama de Gantt se puede personalizar para cambiar la información, aplicar formatos, cambiar unidades de tiempo, ver o cambiar los períodos no laborales y su aspecto, resaltar con color y trama las barras de una situación específica, agregar dibujos o etiquetas, resumir fechas en la barra de resumen de tareas, combinar la vista con el fin de ver información de las tareas, etc. La mayoría de elementos en Project 2007 soportan menú contextual, esto quiere decir que al hacer clic derecho sobre ellos, se muestra un menú relacionado con el elemento, lo cual permitirá ejecutar una acción de forma directa. Una manera sencilla de cambiar el formato del diagrama de Gantt es aplicando un clic derecho al lado derecho del diagrama o parte gráfica y luego escoger la opción: estilos de barra. En este menú se debe escoger el tipo de icono a editar sea este, Tarea, División, Progreso, Hito, etc. Después se debe seleccionar el formato de la barra a usar.
Tipo de Icono a Editar
Formato a Usar
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Editar estilos de barras Para cambiar las características de las Barras de Tareas, seguir los siguientes pasos: 1. Hacer clic derecho, o doble clic, sobre el área gráfica del Diagrama de
Gantt.
2. Se activa el cuadro de diálogo correspondiente a los estilos de barra.
3. En él se visualizan las áreas donde es posible ubicar texto en las barras de tareas, seleccionar: Derecha y en ella escoger del selector de flecha la opción % Completado.
Clic derecho y acceder a Estilos de Barra
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El diagrama de Gantt permite también revisar aspectos importantes del proyecto tales como: Costos, Trabajo, Fechas, Holguras, etc., usando las tablas correspondientes para esto, según se muestra en la siguiente ilustración:
Escoger el ícono tarea de Resumen Seleccionar la opción derecha en la pestaña texto Cambiar el valor actual por la opción % completado
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Documentar Tareas (Notas)
Insertar objeto en las notas de una tarea Una vez se ha establecido una nota sobre una tarea, se puede documentar de mejor forma, si a ésta se le agrega un archivo que ilustre el
Seleccionar la pestaña Notas
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procedimiento a realizar. Dicho documento puede ser de cualquier tipo: gráfico o datos y quedará incrustado junto con la nota. Seguir los siguientes pasos para insertar un objeto a una nota: 1. En la sección de botones de la Ficha notas, ubicar el último de estos,
denominado: Insertar Objeto y hacer clic en él. Aparecerá un cuadro de diálogo como el de la siguiente ilustración:
2. En el cuadro de diálogo, Insertar Objeto, marcar la opción: Crear
desde archivo.
3. Hacer clic en el botón examinar y ubicar el archivo que se desea insertar a la nota.
4. Una vez seleccionado el documento, hacer clic en la casilla vincular para que el documento quede actualizado al hacerse cambios sobre él.
Administración de tablas en el diagrama de Gantt Llevar acabo el siguiente procedimiento para administrar tabla en Project 2007:
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1. Seleccionar el menú ver. 2. Escoger la opción tabla. 3. Seleccionar la tabla requerida. Ejemplo: Costo Revisar las siguientes imágenes las cuales ilustran el procedimiento a seguir. Acceder a la tabla del diagrama de Gantt Muestra las tablas que se pueden aplicar al diagrama de Gantt. Si se desea se puede acceder a Más tablas…, para visualizar más opciones.
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Visualización de la tabla de costo
Visualización de la tabla trabajo: Muestra la información con respecto al trabajo del proyecto. (número de horas de los recursos involucrados en las tareas)
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Visualización de la tabla programación: En la tabla programación se puede visualizar el margen de demora permisible y margen de demora total.
Uso de las tareas Uso de tareas, muestra las tareas y los recursos que ellas tienen asignados; es útil para asignar y definir perfiles de recursos. Visualización del uso de las tareas
Permite ver las tareas del proyecto en relación con el recurso asignado y las variables: trabajo, duración y fechas de comienzo y de fin.
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Una de las actividades más frecuentes del gerente de proyectos es visualizar la relación entre las tareas y sus correspondientes recursos. Para dicho efecto, se puede recurrir a las tablas de Usos: Usos de Tareas y Uso de Recursos. La primera responde a la pregunta: ¿La tarea quien la hace? Y la segunda vista responde a la pregunta: ¿Quién hace la tarea? El Uso de tareas visualiza el proyecto desde la perspectiva de la actividad. Las variables que se visualizan en el Uso de Tareas, están predefinidas en el software, pero se pueden ampliar agregando otras de la siguiente manera: 1. Seleccionar el menú Formato. Ubicar dentro de él, la opción Estilos de
Detalle.
2. De la columna de la izquierda seleccionar la variable que se desea visualizar.
3. Hacer clic en el botón del centro del cuadro de diálogo denominado Mostrar. El ítem seleccionado se ubicará en la sección derecha.
4. Repetir el procedimiento anterior hasta tener todas las variables requeridas en la sección derecha.
5. Seleccionar cada una de las variables y elegir de la parte inferior del panel, el color de fondo de celda que se requiera para cada ítem.
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Detalles y estilos del uso de las tareas
Acceder a la tabla costo Microsoft Project 2007, permite visualizar todos los aspectos relevantes de un proyecto entre estos están los costos del mismo. Para acceder, realizar los siguientes pasos:
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1. Seleccionar el menú Ver y en él la opción Tabla.
2. Hacer clic sobre la palabra Costo.
3. Se visualizarán en esta tabla los campos: Costo Fijo, Costo Total. Previsto, Variación, Real y Restante. Tal como se muestra en la siguiente ilustración:
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Visualización de la tabla trabajo Para acceder a la tabla trabajo, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el menú Ver y en él la opción Tabla.
2. Hacer clic sobre la palabra Trabajo.
3. Se visualizarán en esta tabla los campos: Trabajo, Previsto, Variación, Real, Restante y % de Trabajo Completado.
Para la buena aplicación de esta tabla se debe entender el concepto de Trabajo; el cual consiste en determinar el número de horas totales de trabajo, de todos los recursos, involucrados en una tarea. Lo anterior se puede entender mejor con el siguiente ejemplo: Una tarea tiene una duración de 3 días. En ella están involucrados 3 recursos que trabajan 8 horas cada uno. El trabajo total de la tarea será 72 horas; ya que se debe multiplicar el total de horas de los recursos (8 X 3 = 24) por el número de días de la tarea que son 3, entonces: 24 X 3 = 72
Visualización de la tabla programación Para acceder a la tabla trabajo, seguir los siguientes pasos:
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1. Seleccionar el menú Ver y en él la opción Tabla.
2. Hacer clic sobre la palabra Programación.
3. Se visualizarán en esta tabla los campos: Comienzo, Fin, Límite de Comienzo, Límite de Fin, Demora Permisible, Margen de Demora Total.
Para la buena aplicación de esta tabla se debe entender el concepto de Demora Permisible y Margen de Demora Total. Demora Permisible: Es el espacio de tiempo que se tiene para afectar una tarea sucesora. Margen de Demora Total: Es el espacio de tiempo que se tiene para afectar la fecha final del proyecto.
Establecer línea base Para crear un plan previsto del proyecto, se debe establecer una línea base en la cual se registran los datos iniciales del mismo y se puede realizar un comparativo entre la programación prevista y programación actual o si se requiere, contra la ejecución real. Dicha línea base no solo mostrará los datos en forma gráfica sino que alimentará las bases de datos de cada una
En la tabla programación se puede visualizar el margen
de demora y margen de demora total
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de las variables del proyecto como son: Costos, Horas de Trabajo, Duración de las Tareas entre otras. Como ejemplo de la aplicación de esta herramienta se pueden establecer comparativos de la siguiente manera: Costo Previsto vs Costo Actual. Trabajo Previsto vs Trabajo Real. Duración Prevista vs Duración Actual.
Siga el siguiente procedimiento para establecer una línea base del proyecto: 1. En el menú herramientas, seleccionar la opción seguimiento y
dentro de ella, elegir Establecer Línea de Base.
2. En el cuadro de diálogo se debe elegir entre las 11 líneas bases
disponibles. Se debe escoger también si la línea base cubrirá todo el proyecto o solo ciertas tareas seleccionadas.
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3. En el menú ver, seleccionar la Vista Gantt de Seguimiento y observar en la parte gráfica una línea gris correspondiente a la línea base. Esta línea permanecerá inmóvil ante cualquier modificación en el proyecto.
Visualización de la línea base
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1. Una vez establecida la línea base, se pueden realizar variaciones al
proyecto y revisarlas observando el desplazamiento que se realiza en la ruta del proyecto con respecto a la línea base. La vista usada para esto es el Gantt de seguimiento.
Variaciones usando la línea base
Se puede revisar cada cambio en cuanto a los datos registrados en la base de datos del programa. Si se requiere se pueden realizar comparaciones entre datos de la siguiente manera: 1. Seleccionar el diagrama Gantt de Seguimiento. 2. Se utilizará para el ejemplo una comparación entre el costo actual y el
costo previsto. En el menú Ver, seleccionar la tabla Costo. 3. Ubicar la tarea de la fila 3 y en ella digitar una duración de 9 días. 4. Revisar la columna variación y se observará una variación entre el
costo previsto y el costo actual.
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CAPÍTULO 4 Administrar Recurso Humano y Equipamiento del Proyecto Visualización de la hoja de recursos
1. Indicadores: Muestra todos los anuncios o “alertas” que son
importantes para el usuario del software. 2. Nombre de los Recursos (Identificación del Recurso por Nombre,
Cargo o Rol dentro del Proyecto). 3. Tipo (Trabajo/Material). 4. Etiqueta de Material (Unidad de Medida de los Recursos Materiales
del Proyecto, Ejemplo: Kilos, Resmas, Metros, etc.). 5. Iniciales del Recurso (Forma de Identificar los recursos. Si llegasen a
tener la misma Inicial, Project 2007 los duplicará, en este caso es mejor identificarlos con una inicial compuesta o diferente.
6. Grupo Ms Project provee una manera de agrupar los recursos. Usar la columna grupo, para calificar cada uno de los recursos, según el área, sección, departamento etc, al que esté vinculado dicho recurso. Ejemplo: Área jurídica, Mercadeo, Calidad, etc.
7. Capacidad Máxima: Se refiere al número total de horas que el recurso puede estar disponible para ejecutar las tareas del proyecto. Esta capacidad se definirá a partir del horario de trabajo que se cree en el calendario del proyecto.
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8. Tasa Estándar: Valor a pagar por: Hora, Día, Semana, Mes para los Recursos de Trabajo. Para los recursos de Tipo Material, este valor se asigna por unidad de recurso.
9. Tasa Horas Extra: El campo Tasa de horas extra, muestra el valor del pago para el trabajo de horas extra, es decir, fuera de las horas laborables normales del recurso asignado.
10. Costo/Uso: Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso. Se suma cada vez que una unidad de un recurso de trabajo se asigna a una tarea. No varía según la cantidad de tiempo que se utilice un recurso. Para un recurso de tipo Material, el Costo por uso muestra el costo que se acumula cada vez, independientemente del número de unidades.
11. Acumular: Método como se acumulan los costos sean estos: Comienzo, Prorrateo, Fin. a. Comienzo: El pago se debe realizar al iniciar el proyecto. b. Prorrateo: El pago se debe realizar durante la ejecución del
proyecto. c. Fin: El pago se debe realizar al finalizar el proyecto.
12. Calendario Base: Es el calendario definido para cada uno de los recursos, si no se asigna alguno, el software aplicará el horario Estándar.
13. Código: Se puede definir un código a cada uno de los recursos con el fin de evitar posibles confusiones entre recursos similares. Se usa también con el objetivo de definir posibles informes, filtros y/o grupos que requieran de dicho ítem.
Crear recursos Se deben seguir los siguientes pasos para crear recursos: 1. Definir el nombre del recurso:
a. Puede ser el nombre específico de la persona. Ejemplo: José Suárez.
b. Se puede establecer como el rol dentro del proyecto. Ejemplo: Líder 1.
c. El cargo dentro de la empresa. Ejemplo: Gerente de Recursos Humanos.
d. Material. Ejemplo: Papel, Cemento, Toner de Tinta.
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e. Equipo o Maquinaria. Ejemplo: Computador, Retroexcavadora.
2. Escoger el tipo de Recurso: Trabajo o Material.
a. Trabajo: Todos aquellos recursos que ejecutan o participan en al menos una tarea dentro del proyecto. Estos son: Recursos Humanos, Maquinaria y Equipo.
b. Insumos que se irán agotando en la medida que avanza el proyecto. Ejemplo: Cemento, Ladrillo, Toner de Tinta.
3. Definir una etiqueta para el material: Es la unidad de medida para los recursos de tipo material. Ejemplo: Resmas=Papel, Litros=Agua, Bultos=Cemento.
4. Definir un grupo o unidad de trabajo a la cual pertenece el recurso. Esto permitirá filtrar o agrupar la información más adelante al presentar informes de los recursos.
Crear calendarios de los recursos Para acceder a la creación de recursos en Project 2007, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar el menú Herramientas y en él, eligir: Cambiar el
Calendario Laboral.
2. En el centro del Cuadro de Diálogo, escoger la ficha: Semanas Laborales y al frente de esta presionar el botón: Detalles.
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3. Se habilita el cuadro Detalles de Predeterminado. Seleccionar de la parte izquierda los días en que se va a laborar dentro del proyecto.
4. En la parte central se deben definir los períodos laborales dejando espacio para las horas de descanso tales como almuerzos y tiempos muertos dentro de la jornada.
5. Una vez son definidos los horarios se debe seleccionar el botón de opción denominado: Establecer días en estos períodos laborables específicos. Luego Aceptar.
6. El horario establecido se podrá visualizar en la parte superior derecha del cuadro: Cambiar Calendario Laboral.
Horario Establecido
Períodos Laborables
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Definir costos de los recursos Realizar los siguientes pasos para establecer costos de los recursos:
1. Seleccionar en el Menú Ver, Hoja de Recursos.
2. Ubicar la columna Tasa Estándar y en ella digitar el valor por período: hora, día, semana, mes; que el recurso de tipo trabajo posee. Si el recurso es de tipo Material, será correspondiente al valor por unidad de dicho material.
3. Ubicar la columna Tasa Horas Extra, para definir el valor del trabajo adicional al horario convencional. Este se programará usando la columna trabajo de horas extra en la vista de Uso de los recursos en
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donde el Gerente de Proyectos definirá cuantas horas del total corresponden a trabajo extra.
4. Ubicar la columna Costo/Uso y asignar el valor global del recurso. En caso de ser material, corresponderá al valor de todos los materiales involucrados en una labor. En caso de ser trabajo, corresponderá al valor total de la labor de un recurso.
Definir tablas de costos Esta función permite programar costos para los recursos de manera individual y se puede aplicar en los siguientes eventos: 1. Fluctuaciones de Costos a través del tiempo.
2. Dos o más recursos que pueden realizar la misma actividad pero con distinto costo.
Ejemplos: 1. Un recurso para el proyecto tiene un salario durante los dos primeros
meses que se toman como prueba, pero a partir del segundo mes, su salario aumenta un 50% de lo pactado inicialmente.
2. Se requiere un recurso consultor para ciertas tareas especializadas. Se necesita evaluar dos opciones de costo
a. Consultor Nacional: Tasa Estándar = $25.000
b. Consultor Extranjero: Tasa Estándar = $35.000
Para definir tablas de costos, realizar los siguientes pasos: 1. En el menú Ver, elegir Hoja de Recursos.
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2. Hacer clic derecho sobre el recurso al cual se le va a aplicar las tablas
de costos.
3. Seleccionar la opción Información del Recurso y en ella escoger la Ficha, Costos.
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4. Para definir una fecha a partir de la cual cambia el costo, se debe ubicar
el cursor en la segunda fila, debajo de la fecha efectiva, representada por dos líneas sencillas.
5. Digitar la fecha a partir de la cual cambia el costo y al frente, en la columna Tasa Estándar, digitar el nuevo valor. También se puede indicar el aumento o disminución de costo de manera porcentual: +50% ó -50%. Project se encargará de calcular el valor.
6. Para indicar el mismo recurso con otro costo, se debe alimentar otra tabla. Las tablas están identificadas con las letras: A (Predeterminada), B, C, D, E.
7. Seleccionar, la ficha B y en ella, repetir el procedimiento anterior.
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Asignar recursos Para asignar recursos realizar el siguiente procedimiento: 1. En el menú Ver, seleccionar Diagrama de Gantt (se pueden asignar
recursos desde cualquiera de los Diagramas de Gantt)
2. Seleccionar la tarea o conjunto de tareas que se le va a asignar el recurso.
3. Ubicar en la barra de herramientas Estándar, el botón denominado: Asignar Recursos y hacer clic sobre él.
4. Se activa el cuadro: Asignar Recursos. Seleccionar en la primera columna el recurso que va a ejecutar la tarea o tareas seleccionadas. Si se desea seleccionar más de una tarea usar la tecla <Ctrl> y hacer clic sobre cada una de ellas. Ejecutar el mismo procedimiento para seleccionar más de un recurso.
5. En la siguiente columna denominada unidades, se debe definir qué valor se va requerir de cada recurso. En caso de ser un recurso de tipo trabajo, se usarán valores porcentuales, si es material, se usarán números.
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6. Usar el botón agregar recursos, para importar información desde el Directorio Activo de Windows, de la Libreta de Direcciones de Outlook, o desde Project Server en caso de tener conexión con este recurso.
7. En Project 2007 la columna costo se actualizará automáticamente una vez se cree el recurso.
Los recursos del proyecto también pueden ser asignados desde la tarea. Seguir el procedimiento indicado a continuación para ejecutar dicha acción: 1. Hacer doble clic sobre la tarea. Se activa el cuadro: Información de la
tarea.
2. Seleccionar la ficha: Recursos.
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3. En la primera columna escoger el recurso a usar y al frente la asignación en unidades.
4. Repetir el procedimiento en la siguiente fila, si se requiere más de un recurso para desarrollar la actividad.
Administración de tablas de recursos Al seleccionar la hoja de recursos, se encontrará por defecto la tabla Entrada. Es posible seleccionar otras tablas de la siguiente manera: 1. Seleccionar el menú Ver, Tabla Costo.
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2. La información se actualiza reportando los costos relevantes del
proyecto.
Costo: Es el costo estimado actual del proyecto, que se ha calculado tomando los costos de los recursos por el número total de horas de trabajo, más los costos fijos de las tareas. No confundir con el costo real. Costo Previsto: Es el costo que se almacena una vez se establece la línea base del proyecto. Variación: Es la diferencia absoluta entre lo previsto y lo actual. Costo Real: Es el ejecutado de un proyecto. Se estima de tres maneras diferentes. Comienzo, Prorrateo y Fin. Restante: Es el costo que falta por ejecutar en un proyecto.
Tabla de trabajo en hoja de recursos Para seleccionar la tabla entrada, realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el menú Ver, Tabla Costo.
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Trabajo: Es el trabajo estimado actual del proyecto. No confundir con el trabajo real. Trabajo Previsto: Es el trabajo que se almacena una vez se establece la línea base del proyecto. Variación: Es la diferencia absoluta entre lo previsto y lo actual. Trabajo Real: Es el ejecutado de un proyecto. Restante: Es el trabajo que falta por ejecutar en un proyecto.
Gráfico de los recursos Muestra de manera gráfica, distintos aspectos del uso de los recursos: Trabajo, Trabajo Acumulado, Costo, Sobreasignaciones, entre otras. Para visualizar la variable trabajo de manera gráfica, realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar el Menú Ver, Gráfico de los Recursos.
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2. En la vista del Gráfico de Recursos, elegir el menú formato y en él
seleccionar Detalles, ubicar la opción Trabajo.
(UNIDADES DE RECURSOS ASIGNADAS) 3. Se puede visualizar también el nivel de asignación de manera
porcentual, así como las correspondientes sobreasignaciones. Elegir para esto, el menú formato y en él seleccionar Detalles, ubicar la opción Asignación Porcentual.
(TRABAJO ACUMULADO) 4. El gráfico de los recursos permite visualizar también el nivel del trabajo
acumulado del recurso en el proyecto. Para esto, seleccionar en el menú formato, Detalles y ubicar la opción Trabajo Acumulado, la cual permite revisar el progreso del trabajo de un recurso durante el desarrollo del proyecto.
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(COSTOS-AREA ESCALONADA)
5. El gráfico de los recursos permite visualizar también el nivel de
aumento o disminución de costos a lo largo del proyecto. Para esto, seleccionar en el menú formato Detalles y ubicar la opción Costo.
Detalles del gráfico de los recursos Revisar sobreasignaciones Una de las tareas recurrentes y prioritarias en la administración de proyectos es la de resolver las sobreasinaciones de los recursos. Una
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sobreasignación se presenta cuando el recurso está asignado por encima de su capacidad máxima. La capacidad máxima de un recurso está definida por el número de horas, día, semana, mes; que el recurso puede trabajar según el horario que esté establecido. Project 2007 por defecto aplica el calendario Estándar para todos los recursos, que tiene como máximo 8 horas al día efectivas de trabajo. En caso de que el horario del proyecto y por ende la capacidad máxima de los recursos sea mayor o menor que esto, se debe modificar el calendario Estándar o definir uno nuevo para acoplarse a la necesidad del proyecto. Para revisar una sobreasignación desde la Vista Uso de los recursos se deben seguir los pasos a continuación: 1. En el menú Ver, seleccionar la vista Uso de los Recursos.
2. Seleccionar a continuación el menú Ver, y la opción Barra de Herramientas.
3. Escoger la barra de herramientas Administración de Recursos.
4. Seleccionar dentro de esta barra el botón: Ir a la sobreasignación siguiente. Dicha acción ubicará la sobreasignación más cercana en forma cronológica. Dicha acción se podrá observar en la zona horaria de la sección derecha.
5. Hacer clic tantas veces como sobreasignaciones se deseen encontrar. Con esta herramienta se puede navegar entre fechas; esto quiere decir que, un recurso puede ser enfocado varias veces en el proceso si lo cubren las fechas analizadas.
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(GRÁFICO DE RECURSOS) Es posible visualizar las sobreasignaciones desde la vista Gráfico de los Recursos. Seguir el procedimiento a continuación: 1. En el menú ver, seleccionar la vista Gráfico de los Recursos.
2. Ubicar en la parte izquierda el recurso que se desee analizar. Esto se puede lograr avanzando o retrocediendo con la barra de desplazamiento horizontal de dicha sección.
3. En la sección derecha, donde se muestran las barras, hacer clic en la parte blanca y escoger de sobreasignaciones.
4. Avanzar o retroceder en la sección derecha, hasta encontrar barras de color rojo, las cuales identifican una sobreasignación.
Barra Administración de Recursos
Ir a la sobreasignación i i t
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Resolver sobreasignaciones Una vez se ha identificado el lugar en el tiempo de una sobreasignación. Corresponde al administrador del Proyecto resolver la sobrecarga de trabajo que se ha presentado, haciendo los ajustes convenientes. Estos ajustes pueden ser, entre otros: 1. Aumentar la duración de las tareas.
2. Aumentar el número de Recursos en la tarea.
3. Aumentar el horario de trabajo de manera que el recurso pueda ejecutar la tarea en el tiempo asignado.
4. Asignar a la tarea otro recurso que esté libre en el espacio de tiempo requerido.
5. Aumentar la capacidad máxima del recurso de manera que pueda ejecutar la tarea sin sobreasignarse.
6. Aplazar la fecha de comienzo de una tarea para que no se cruce con el tiempo de ejecución de otra.
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7. Dividir la tarea durante el tiempo que se presenta la sobreasignación y hasta que el recurso quede libre y la pueda ejecutar, tal como se muestra en la siguiente ilustración:
Se puede también resolver sobreasignaciones, usando la herramienta de Project 2007 denominada: Redistribuir Recursos. Esta herramienta puede realizar varios procedimientos para lograr que ninguno de los recursos trabaje por encima de su capacidad máxima. Realizar el siguiente procedimiento para aplicar la redistribución de recursos:
1. En el menú Herramientas, seleccionar Redistribuir Recursos.
2. Se activa el cuadro correspondiente en donde se muestran las características de la redistribución: Automática o Manual. Seleccionar automática en caso de que se requiera que Project 2007 resuelva siempre las sobreasignaciones sin informar al administrador del Proyecto.
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3. Si se elige la opción Manual, se debe informar el ámbito y orden de la redistribución pues de esto dependerá una eficiente resolución de las sobreasignaciones de los recursos.
4. El ámbito corresponde al período de tiempo que desee cubrir en la redistribución.
5. El orden corresponde a el método que Project 2007 aplicará para escoger las tareas o recursos que se la aplicará una solución posible:
a. Redistribuir conforme al margen de demora, indica que solo se tendrá en cuenta aquellas tareas que presenten espacio de tiempo utilizable entre ellas, de manera que no se afecte la fecha de finalización del proyecto.
b. La redistribución puede ajustar asignaciones individuales, permite que Project pueda modificar el nivel de asignación de tiempo en una tarea, para resolver de esta manera una sobreasignación individual, sin tener en cuenta los otros recursos que actúan en la actividad.
c. La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante, habilita a Project 2007 para crear una división en una tarea y mover el trabajo restante hacia un periodo en donde el recurso sobreasignado se encuentre disponible.
d. Redistribuir recursos con el tipo de reserva propuesta, aplica la redistribución de recursos solo a aquellos que tienen reserva propuesta. Esto se define cuanto se crea el recurso. Ingresar esta información haciendo doble clic sobre el recurso y seleccionar en Tipo de Reserva la opción: Confirmada o Propuesta.
6. Hacer clic en el botón de la sección inferior: Redistribuir Ahora. Luego hacer clic sobre la opción requerida: Todo el fondo o Recursos Seleccionados, según corresponda.
Una vez aplicada la redistribución de recursos, el proyecto será afectado en varios aspectos. Para visualizar todos los cambios de una programación se sugiere aplicar la Vista Gantt de Redistribución, la cual permite
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verificar el estado del proyecto antes y después de resolver las sobreasignaciones de los recursos. Seguir el siguiente procedimiento para aplicar la vista Gantt de Redistribución. 1. En el menú Ver, elegir Mas Vistas…
2. Del listado que se presenta, seleccionar Gantt de Redistribución.
Gantt de redistribución
3. Se presenta el diagrama de Gantt con unas convenciones distintas a las del Gantt tradicional. El color verde identifica la tarea antes de la redistribución y el color azul representa la tarea posterior al efecto de la redistribución.
4. Ubicar el cursor sobre cada ícono del diagrama que se desconozca de esta vista para que Project informe sobre la definición del mismo.
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Uso de los recursos La vista del uso de los recursos muestra en detalle la ejecución del trabado en cada una de las tareas asignadas. Es una vista dividida cuya sección izquierda muestra el listado de recursos del proyecto y sus correspondientes actividades; en la sección derecha se muestra la escala temporal y el número de horas por día. La vista de uso permite responder al administrador de proyectos la pregunta. ¿Quién hace las tareas?.
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Detalles y estilos del uso de los recursos Por defecto, la vista uso de recursos muestra la variable trabajo. Si se desea visualizar otra variable, se sugiere el siguiente procedimiento: 1. En el menú formato seleccionar Estilos de Detalles…
2. Seleccionar la pestaña Detalles de uso, de la sección izquierda escoger la variable que se desea asignar.
3. Hacer clic en el botón mostrar.
4. La variable seleccionada pasa a la sección derecha con lo cual si indica que ya ha sido seleccionada para visualizarse en el uso de recursos.
5. En la parte inferior del cuadro Estilos de Detalle, elegir el color que se desea con el objetivo de diferenciarlo de la otra variable.
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CAPÍTULO 5 Modificar Ambiente de Trabajo Documentar tareas (notas)
Para crear una nota en tareas realizar los siguientes pasos: 1. Hacer doble clic sobre el texto de la tarea y seleccionar la pestaña
notas.
2. En el espacio blanco de la parte inferior, consignar el texto de la tarea.
3. Hacer clic en el botón Aceptar. El identificativo de la nota aparecerá al lado izquierdo de la misma en la columna Indicadores, como un ícono similar a un pergamino de color amarillo.
Pestaña Notas
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Zoom y escala temporal Project 2007, permite ajustar la vista de los diagramas y la escala de tiempo según la necesidad del proyecto y la visualización de las tareas. Es en razón a que en algunos casos se requiere una vista global del proyecto y en otros se requiere una visualización del detalle de las tareas. A continuación se ilustra el proceso a seguir: 1. Sobre la escala temporal (sección superior de las barras de Gantt),
hacer clic derecho. Se despliega un menú contextual en el cual se debe elegir la opción, escala temporal.
2. Se visualizan 4 fichas en la parte superior del cuadro de diálogo. Seleccionar la ficha denominada, nivel inferior, para trabajar en la capa más baja de la escala temporal. Por defecto Project 2007, visualiza la información correspondiente unidades en días.
3. Seleccionar la etiqueta correspondiente a días y seleccionar de allí un formato que muestre día, mes y año; ejemplo: 27/01/02, para hacer más clara la visualización.
4. Una vez seleccionado este nivel, seleccionar el nivel intermedio y
ajustar la etiqueta de manera que muestre el orden de las semanas del proyecto, ejemplo: S1, S2, S3 etc.
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5. Para visualizar el tercer nivel o nivel superior se debe activar el menú desplegable correspondiente a opciones de escala temporal. Se debe elegir la opción, tres niveles, para ver todas las capas posibles. Lo más conveniente para la mayoría de proyectos es escoger para este nivel, meses.
6. Utilizar el control, contador para aumentar o disminuir la frecuencia de los periodos visibles en la escala temporal; ejemplo: 2 = 2, 4, 6 meses, etc.
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Zoom personalizado Otro recurso de visualización es usar el zoom para revisar en distintos periodos el gráfico de Gantt. Para modificar la vista del zoom siga el siguiente procedimiento:
1. Sobre la escala temporal (sección superior de las barras de Gantt), hacer clic derecho. Se despliega un menú contextual en el cual se debe elegir la opción, Zoom.
2. Aparece un cuadro de diálogo del cual se puede seleccionar entre las distintas opciones la requerida para visualizar la información.
3. Si ninguna de las opciones permite observar el proyecto como es requerido, elegir la opción personalizado, para modificar los detalles exactos de la visualización. Ejemplo: 46 días. Se puede ajustar el período también escogiendo semanas, meses, trimestres, etc.
Estilos y diseño de barras Los colores del relleno de las barras de Gantt se pueden modificar de acuerdo a las necesidades de presentación del proyecto, según el siguiente procedimiento: 1. Sobre el área gráfica del diagrama de Gantt, hacer dos veces clic. Se
activa el panel de Estilos de Barra. En la sección superior de dicho
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panel se pueden observar todos los íconos que componen los diagramas de Gantt por defecto está seleccionado el correspondiente a tareas.
2. En la sección del centro se encuentra la pestaña barras, seleccionada de manera predeterminada.
3. En el panel inferior se visualizan las secciones parte inicial, parte central y parte final desde los cuales se pueden activar las características de forma y color de cada uno de los iconos que componen el diagrama de Gantt.
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Texto en barras
El aspecto de las barras de Gantt, se puede modificar según los requerimientos de la visualización del proyecto. Se pueden cambiar los colores y las formas originales para darle un mayor realce a ciertos aspectos del diagrama de Gantt. Seguir el procedimiento para modificar el diseño de las barras de Gantt: 1. Sobre el área gráfica del diagrama de Gantt, hacer dos veces clic. Se
activa el panel de Estilos de Barra. En la sección superior de dicho panel se pueden observar todos los íconos que componen los diagramas de Gantt por defecto está seleccionado el correspondiente a tareas.
2. En la sección central seleccionar la pestaña, Texto, desde la cual se puede escoger la posición y definición del texto que acompañará a las barras de Gantt.
Asistente para diagramas de Gantt Para modificar el diseño de los diagramas de Gantt, se puede hacer uso de un asistente el cual es una guía para el usuario acerca del formato más apropiado para las barras de Gantt y sus correspondientes atributos.
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Seguir el procedimiento para aplicar formatos al diagrama de Gantt: 1. Seleccionar en el menú formato la opción: Asistente para
diagramas de Gantt.
2. Se presenta el Asistente explicando su función.
3. Se sugiere al usuario escoger una opción para aplicar sobre el
diagrama. Si se desea aplicar plantillas predeterminadas de diseño se debe seleccionar la opción, Otra. Luego, del menú desplegable se debe escoger el tipo de diseño de las plantillas existentes.
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4. Activando el último botón de opción, se puede diseñar también, un tipo de Gráfico personalizado al cual se le pueden incluir características especiales.
5. En el siguiente paso se debe escoger qué tipo de información acompañará a las barras de Gantt tal como: fechas, recursos u otras.
6. Si se requiere se puede también seleccionar información personalizada para colocar detalles específicos del proyecto, acompañando a las barras de Gantt. Para esto se debe seleccionar el último botón de opción de este panel y seguir las instrucciones del asistente.
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7. El último paso consiste en dar formato al diagrama de Gantt y salir del asistente para observar los cambios.
Herramientas para dibujo Se puede agregar información al diagrama de Gantt de forma gráfica usando las herramientas de dibujo que Project 2007 posee: 1. En el menú Ver, seleccionar la opción, barra de herramientas,
Dibujo.
2. Ubique en la barra de dibujo el botón cuadro de texto. Hacer clic sobre él.
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3. Dibujar un rectángulo sobre el diagrama de Gantt y escribir dentro de él un texto. Hacer clic por fuera del cuadro y revisar el dibujo realizado.
Escala Temporal
La escala temporal indica los períodos de tiempo en unidades, es decir, minutos, horas, días, semanas, meses, trimestres, semestres y años. Esta escala se muestra en la parte superior de las vistas diagrama de Gantt,
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gráfico de recursos, uso de tareas y uso de recursos. La escala está compuesta a su vez por dos escalas, una principal y debajo de ésta, una secundaria. De esta forma, cada una puede mostrar unidades de tiempo diferentes, lo cual permite visualizar el proyecto al nivel de detalle necesario. Cambiar la escala temporal Las escalas principal y secundaria se pueden personalizar de manera independiente, para esto se debe: Ir al menú Formato, Escala temporal. La ficha Escala temporal, permite dar especificaciones para la escala de nivel superior, intermedio e inferior en cuanto a las unidades de tiempo, etiquetas, alineación, etc. El tamaño o porcentaje de visualización y la opción de si se quiere o no, separador de escalas, aparecen en la parte inferior de la vista. Si no se desea tener escala superior, en Unidades, se escoge la opción Ninguna. Los ajustes que se hacen en la escala temporal, afectan solamente a la vista que se tiene activa en ese momento. Período no laborable Las opciones de formato para los períodos no laborables, se pueden escoger en la misma ventana de Escala temporal. Éstas incluyen ubicación, color, trama, y el calendario que se está utilizando.
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Zoom Project 2007 tiene dos botones para manejo Zoom; éstos permiten detallar la vista que tiene en términos de tiempo.
El botón Acercar, aumenta las unidades de tiempo al siguiente nivel, por ejemplo, si la escala principal está en semanas, la pasa a días, y si la escala secundaria está en días, la pasa a horas.
El botón Alejar, realiza la acción contraria, es decir, disminuye las unidades al nivel anterior. Si se desea establecer una unidad diferente, ver una tarea especifica o todo el proyecto, se debe activar la ventana Zoom desde el menú Ver.
La opción personalizada tiene un desplegable que contiene las unidades de tiempo, que permite definir el intervalo según la unidad seleccionada. Formato en diagramas de Gantt Las barras del diagrama de Gantt se muestran de color azul y con tramas. Adicionalmente, muestra los nombres de los recursos cuando éstos se asignan. Estas opciones se pueden personalizar de manera general o de manera individual.
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Para cambiar el aspecto de todas las barras se debe: Ir al menú Formato, Asistente para diagramas de Gantt…
Se siguen los pasos del asistente:
Se selecciona el tipo de gráfico que se desea:
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Se selecciona la información que se requiere en el gráfico:
Se da formato al diagrama, según los pasos seguidos y se cierra el asistente:
Filtrar Información Son consultas que permiten ocultar aquella información que no se desea visualizar, y tener disponible la que se necesite en un momento dado. Project 2007 tiene filtros prediseñados para aplicarlos en las tareas y en los recursos; permite crear uno nuevo o modificar uno existente. También tiene autofiltros, para hacer consultas en cada columna de la tabla que se tenga activa.
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Filtros prediseñados Tienen las opciones de consultas ya definidas, y al activarlos muestran la información que cumple. Para aplicarlos se debe: 1. Ir al menú Proyecto, Filtro para.
Hitos: Muestra las tareas que se han definido como hitos. Intervalo de fechas: Se debe indicar una fecha que será la condición para mostrar aquellas tareas que comiencen o finalicen en esa fecha. Intervalo de tareas: Muestra las tareas según el ID que se defina. Que utilizan el recurso: Se debe especificar del listado, el nombre del recurso que queremos ver y las tareas que éste tiene asignadas. Tareas completadas: Muestra aquellas tareas que ya han sido ejecutadas. Tareas con duraciones estimadas: Muestra las tareas a quienes se les ha dado la especificación de duración estimada. Taras críticas: Muestra las tareas críticas. Tareas de resumen: Muestra las tareas del primer nivel del esquema de tareas y que son las de resumen.
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Todas las tareas: Restaura la tabla y muestra nuevamente todas las tareas definidas. Más filtros: Muestra la ventana Más filtros, que contiene las opciones para aplicar filtros. Allí, se puede indicar si se desea aplicar un filtro a tareas o a recursos. En la barra Formatos, se encuentra el botón de filtros que contiene el listado de todos los filtros predeterminados, se pueden aplicar directamente, haciendo clic al desplegable y seleccionando el filtro deseado. Autofiltros Se aplican directamente en cada columna de la tabla y para ello se inserta un botón a la derecha que tiene un desplegable que contiene las opciones del campo. Para esto se debe: 1. Ir al menú Proyecto, Filtro para. 2. Hacer clic en Autofiltro.
3. O activar el botón Autofiltro, que está en la barra de formatos.
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El desplegable contiene el listado de las posibles opciones que puede tomar el campo. La opción Personalizar muestra una ventana en donde se pueden definir condiciones para el campo actual. Se debe especificar la relación de la condición, por ejemplo, Igual a, diferente de, mayor que, etc. Las condiciones se conectan con un operador lógico Y, dependiendo de la información que se desea obtener. Si se cambia de vista y se tienen aplicados autofiltros, los botones que se muestran a la derecha de los campos se conservan en la nueva vista. Para desactivarlos, se debe hacer clic al botón Autofiltro. Insertar campos La mejor forma de personalización que posee Project 2007 es la de inserción de campos que complementen la información de las tablas. Seguir el procedimiento para insertar campos: 1. Sobre la columna que se desea insertar el campo, hacer clic derecho.
2. Escoger la opción Insertar Columna…
3. Seleccionar del cuadro desplegable el campo que se desea insertar.
4. Puede cambiar el encabezado de la columna si no se desea visualizar el nombre original del campo. Hacer doble clic sobre el título de la
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columna insertada y en la sección correspondiente escribir el texto que se desea visualizar.
Definir título para un campo
Informes Un informe o reporte, consiste en mostrar la información requerida o necesaria para indicar el progreso del proyecto o el estado actual del mismo. Project 2007 genera informes de manera automática y permite hacer selección de la información que se desea reportar. También se puede generar un informe personalizado y configurarlo, de tal manera que se muestre la vista y la información deseada. Tipos de informes Los tipos de informes que se pueden generar son los que se producen automáticamente, o los que son creados o personalizados. Informes automáticos: Los genera Project 2007 en seis categorías, que a su vez presentan clasificaciones. Una vez se selecciona el informe deseado, queda listo para imprimir. Para esto se debe: Ir al menú Informe (Nuevo en 2007), Informes.
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Las categorías que se ofrecen son: Generales: En está categoría se pueden obtener informes que incluyen la información general para todo el proyecto, tareas críticas, hitos, etc. Al hacer clic en el botón Seleccionar, aparece otra ventana con las opciones de esta categoría. Si se selecciona uno de estos modelos, el informe queda listo para imprimir, pero es posible realizar modificaciones haciendo clic al botón Modificar. Actividades actuales: En esta categoría se generan informes automáticos para las tareas y todas sus opciones, tareas que ya iniciaron, que ya terminaron, que deberían haber comenzado, etc. Costos: En la categoría costos se pueden obtener informes del flujo de caja, presupuesto, valor acumulado, entre otros. Asignaciones: Esta categoría genera informes para recursos y su asignación a las tareas, recursos sobreasignados y tareas pendientes. Carga de trabajo: En esta categoría se pueden generar dos informes, uno para tareas y el otro para los recursos. Informes personalizados: Al activar esta opción, se muestra una ventana que contiene el listado de todos los informes de las categorías anteriormente explicadas. Al lado derecho, se encuentra el botón Modificar, que permite hacer cambios al informe que se seleccione, para poder ajustarlo a las necesidades del proyecto.
Nuevo Menú con las opciones para presentar y preparar informes en diferentes aspectos.
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Modificar un informe Aunque los informes están prediseñados, Project 2007 permite entrar a ellos para hacer edición de sus partes y ajustarlos. Se puede editar entre otros: unidad de tiempo, filtro, tabla, detalles como tareas predecesoras, sucesoras, notas, además de ordenar la información. Para esto se debe: 1. Activar la caja de diálogo Informes personalizados. 2. Seleccionar el informe que se desea cambiar, y hacer clic al botón
Modificar. En este caso hay tres fichas para realizar los cambios deseados. El botón Texto, permite definir el tipo de letra con el cual se presentará el informe. Definición, para asignar un nuevo nombre, definir período del informe, tabla de datos, crear filtro. Detalles, para activar opciones para las tareas como objetos, notas, entre otros. Ordenar, para establecer orden en la información del resumen. De acuerdo con el informe que se seleccione para modificar, la caja de diálogo mostrará diferentes fichas. Vista preliminar de un informe Una vez se han dado las especificaciones, los informes automáticos se muestran en la Vista preliminar.
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Agrupar Tareas Seguir los pasos a continuación para agrupar información en el diagrama de Gantt: Seleccionar el menú Proyecto, Agrupar por: Escoger la opción de agrupamiento.
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Agrupar Hitos:
Agrupar tareas por duración:
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Vista Preliminar Tareas Agrupadas:
Organizador Esta herramienta permite copiar elementos de la plantilla Global, hacia el archivo actual o entre dos archivos diferentes. Dependiendo de la plantilla que se tenga seleccionada, se mostrarán las vistas disponibles en la misma. Es una herramienta de optimización, ya que permite copiar y modificar elementos que se han creado en un proyecto, hacia otro. Para ver la caja de diálogo del organizador se debe: Ir al menú Herramientas, Organizador.
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La herramienta presenta once fichas que permiten operar, para configurar según las necesidades. La ficha actual es la de Vistas y muestra las vistas que se tienen disponibles. Al lado izquierdo se ven las de GlOBAL.MPT, que son las originales de Project, y al lado derecho, se listan las del archivo actual. Es importante que los archivos entre los cuales se vaya a operar estén abiertos. Estructura de descomposición del trabajo (EDT) Es una distribución ordenada que se utiliza con el fin de notificar programaciones y hacer seguimiento de un proyecto. Se puede representar, utilizando identificadores de tareas o asignando un código de EDT a cada tarea. Sirve para mostrar la posición de las tareas, ya que cada una de ellas tiene un código EDT, por lo tanto, son únicos o exclusivos. La administración de un proyecto puede hacerse más fácil, si estos códigos se especifican. Visualizar los códigos EDT Se debe insertar una columna a la derecha del lugar donde se quiere ubicar el campo código EDT y en la línea Nombre de campo, seleccionar EDT. Habrá un código EDT correspondiente a cada tarea.
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Laboratorio 1 Desarrollo de un plan de capacitación en el conocimiento total de la gerencia de proyectos Alcance del Proyecto Capacitar 60 personas en los siguientes temas:
1. Gerencia de Proyectos 16 horas 2. Project Professional 16 horas 3. Project Server 16 horas
El orden de la capacitación debe ser como se describe anteriormente, es decir, cada curso es prerrequisito del siguiente. Objetivos del Proyecto Minimizar el tiempo de ejecución del proyecto. Asignar costos consecuentes con la labor a realizar y mercado laboral actual. Crear un esquema de trabajo (EDT), fácil de entender por cualquier recurso involucrado en el proyecto. Tiempos y Horarios Lunes a Sábado de 8 a 5 p.m. con una (1) hora de almuerzo. 48 horas semanales. 20 días al mes. Recursos 1 Coordinador. 3 Docentes con capacidad para dictar todos los temas. 3 Aulas completamente equipadas (Computadores, VideoBeam, etc) con capacidad para 20 usuarios cada una. Logística Previamente se han desarrollado todas las actividades de logística tales como asignación de aulas, listados de alumnos, instalación de software en las estaciones de trabajo etc. Plan de Informes Se debe generar al finalizar la planeación del proyecto los siguientes informes: Un informe general del proyecto (html). Un presupuesto del proyecto (Word).
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Un flujo de Gastos diarios del proyecto (Excel). Una presentación en PowerPoint del Plan Previsto del Proyecto. Nota: Lo anterior se debe guardar en una carpeta sobre el escritorio de Windows con el nombre de Laboratorio 1. Laboratorio 2 Construcción de un aula de capacitación en software Alcance del Proyecto La firma de construcción fue contratada por una institución gubernamental para la construcción de un aula destinada a la educación en herramientas informáticas, que de la posibilidad de recibir también capacitación virtual. El aula debe tener una capacidad para 40 usuarios y contará con baños para hombres y mujeres así como sala de descanso. Objetivos del Proyecto Presentar una propuesta con costos competitivos en el mercado. Asignar costos consecuentes con la labor a realizar y mercado laboral actual. Tiempos y Horarios Lunes a Sábado de 8 a 5 p.m. con una (1) hora de almuerzo. 48 horas semanales. 20 días al mes. Recursos Los que el estudiante decida según los objetivos del proyecto. Plan de Informes Se debe generar al finalizar la planeación del proyecto los siguientes informes: - Un informe general del proyecto (html)- - Diagrama de Gantt con holguras de las tareas. - Informe del Proyecto con la duración esperada, pesimista y optimista - Ruta Crítica. Nota: Lo anterior se debe guardar en una carpeta sobre el escritorio de Windows con el nombre de Laboratorio 2.
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Laboratorio 3 Organizar un seminario para profesionales Alcance del Proyecto Realizar las actividades de telemercadeo necesarias para cubrir una base de datos de 4000 profesionales del área enfocada en el seminario. Se debe confirmar la asistencia del 50% de la base de datos. Se deben imprimir los correos personalizados. Se deben entregar las invitaciones a cada uno de los asistentes mínimo con 3 días de anticipación. Realizar todas las actividades de supervisión y control necesarias para garantizar el éxito del proyecto. Objetivo del Proyecto Ajustarse a un presupuesto de 12 millones de pesos manteniendo un equilibrio entre calidad y costos. Restricciones Se cuenta con 2 meses para realizar el proyecto. Una labor de telemercadeo eficiente tiene como promedio 50 llamadas diarias por persona. Una labor de mensajería eficiente puede entregar 30 correos diarios por persona. En la labor de telemercadeo generalmente no se llama al contacto después de las 6 p.m. ni antes de las 8 a.m. Tiempos y Horarios Lunes a Viernes de 8 a 6 p.m. con dos (2) horas de almuerzo. 40 horas semanales. 20 días al mes. Recursos Un Gerente del Proyecto. Un asistente. 2 Telemercaderistas. 2 Mensajeros contratados con moto. Una oficina totalmente equipada. Plan de Informes Presupuesto General del Proyecto. Un informe de costos por cada una de las tareas a realizar.
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Un informe de costos por cada uno de los recursos. Un informe del trabajo de cada uno de los recursos. Nota: Lo anterior se debe guardar en una carpeta sobre el escritorio de Windows con el nombre de Laboratorio 3.
