1

Producentengroepen coachen in business management

TDC voegt een nieuw luik toe aan het ondersteuningsprogramma voor Afrikaanse MKMO’s

RéPAB

© Vincent De Grelle

2

Intro

Toen het Trade for Development Centre

jaren geleden een programma ontwikkelde

om coöperaties actief in eerlijke of duurza-

me handel te coachen bij de marketing van

hun producten werd het regelmatig gecon-

fronteerd met de gebrekkige kennis aan

organisatiebeheer van deze structuren.

Het ontbrak de producentengroepen aan

instrumenten om hun organisatie financieel

en organisatorisch te analyseren, wat noch-

tans essentieel is om een realistisch marke-

tingplan te kunnen ontwikkelen.

Daaruit ontstond een nieuwe modulereeks,

een coaching in bedrijfsbeheer (financieel,

organisatorisch, op vlak van bestuur...).

Wat volgt is het relaas van de eerste erva-

ringen in Oeganda, Rwanda en Benin.

Inhoud

Een nieuw luik in het coachingprogramma p 3

Een traject van twee jaar p 4

KOAKAKA (Rwanda) p 5

UOCG (Oeganda) p 7

RéPAB (Benin) p 8

Fako (Benin) p 10

Naar een geïntegreerde aanpak p 12

Ananas , Fako

© Vincent De Grelle

3

Een nieuw luik in de coaching

Coöperaties actief in eerlijke of duurzame handel hebben

vaak een hoop kenmerken gemeen: een groot engagement,

veel potentieel, maar evengoed een gebrek aan middelen

en marktkennis. Het TDC zag die ‘zwakte’ als een rode

draad en besloot projecten en coöperaties te coachen en

begeleiden in de vermarkting van hun producten.*

Kernelement in dit proces zijn modules waarbij een TDC-

coach ter plekke gaat. “Wat we doen is naar producenten

luisteren en samen met hen verschillende elementen struc-

tureren die hen toelaten zelf na te denken over de beste

strategie”, verduidelijkt Josiane Droeghag, International Tra-

de Officer voor het TDC. “Op die manier is de kans groter

dat het proces leidt naar een duurzame en sociale ontwikke-

ling van hun organisatie. Want de doelstelling van onze

interventie is niet trade, maar wel trade for development.”

Maar zowel in de ingediende dossiers als tijdens de sessies

dook geregeld een bijkomende zwakte op, namelijk de

moeilijkheid om marketingplannen uit te tekenen zonder

zich te kunnen baseren op betrouwbare cijfers, zonder de

tijd te kunnen nemen om de organisatie efficiënt te structu-

reren, zonder zich te verzekeren van goed bestuur…

Een meer globale aanpak drong zich op. Daarop besliste

TDC ook een coachingtraject aan te bieden rond business

management. Virginie Bartholomé, Finance and Business

Management Officer voor het TDC, legt uit: “Er gebeurt al

heel wat vorming en consultancy bij Afrikaanse coöperaties,

de resultaten zijn doorgaans analyses en rapporten die op-

gesteld zijn door externen, maar nauwelijks worden begre-

pen door de mensen van de coöperatie zelf. Wij doen het

omgekeerde: onze coaches werken participatief met de co-

öperaties. Het zijn zij die met behulp van een externe de

problemen detecteren en er oplossingen voor vinden. Zij

moeten motor én eigenaar van het proces blijven, niet TDC

of de coach.”

Een traject van één of twee jaar

Net zoals bij de marketingcoaching bestaat het aanbod uit

een aantal sessies op maat, begeleid door een coach die

door TDC is aangesteld. Het gaat om mensen die niet

alleen inhoudelijke expertise hebben in business manage-

ment en duurzame handel, maar die ook ervaren zijn in het

participatief coachen van groepen.

In het eerste jaar bevat het traject twee modules van telkens

zes dagen. De coach gaat tweemaal een week ter plaatse

bij de producentengroepen om hen te helpen hun organisa-

tie beter te begrijpen. Samen werken ze instrumenten uit

aangepast aan hun context en noden die hen helpen hun

evolutie te meten. Na afloop beslist TDC op basis van de

ervaringen van de coach en in samenspraak met de organi-

satie of een derde en eventueel een vierde module aange-

wezen is.

Meer lezen

*Lees bijvoorbeeld het artikel ‘ Marketing in de Marokkaanse dadel-

en saffraanketen’ op www.befair.be > publicaties > artikels.

** Het succesverhaal van twee pilootprojecten en twee coachingtrajec-

ten staat beschreven in het artikel ‘Marketingondersteuning van kleine

producenten in Afrika.’ op www.befair.be > pubicaties > artikels

4

Begin 2017 werd een oproep gelanceerd voor:

coöperaties van kleine producenten of plukkers actief

in duurzame of eerlijke handel van koffie, cacao, rijst,

fruit, groenten, noten of medicinale planten, duurzaam

of eerlijk toerisme.

micro-, kleine of middelgrote ondernemingen die sa-

menwerken met producenten of plukkers.

Uiteindelijk werden 10 coöperaties geselecteerd: vier koffie-

coöperaties uit Rwanda en Oeganda, twee cacaocoöpera-

ties uit Ghana en Ivoorkust, een ananasproducent uit Benin,

een mangoproducent uit Mali, een tuinbouwbedrijf uit

Tanzania en een producent van mango, sesam, hibiscus en

cashewnoten uit Burkina Faso.

Vanuit het Enabel-programma PROFI in Benin werden daar

nog vijf organisaties aan toegevoegd. Het landbouwproject

Programme d’appui au développement des filières agricoles

au Bénin loopt van 2015 tot 2019 en concentreert zich op

drie productketens (cashewnoten, rijst en groenten).

De eerste trajecten gingen van start in het najaar van 2017.

Ananasoogst RéPAB © Vincent De Grelle

5

KOAKAKA (Rwanda)

In 2002 richtten een aantal boerengroepen in het zuidoos-

ten van Rwanda de koffiecoöperatie KOAKAKA op. Stap

voor stap bouwden ze hun organisatie uit, onder meer met

twee wasstations. Met de steun van de overheid en van

ngo’s optimaliseerden ze de kwaliteit van hun arabica en

behaalden ze het fairtradelabel. Momenteel telt de coöpera-

tie 1300 leden. De belangrijkste troef is zonder twijfel de

kwaliteit van hun specialty coffee die erg in trek is op de

internationale markt.

In de loop van 2016 kreeg KOAKAKA Josiane, medewerker

van TDC maar eveneens marketingcoach, op bezoek.

Tijdens de sessies bleek hoe afhankelijk de organisatie was

van de Rwandese trader Rwashoscco. Binnen de coöpera-

tie wist men nauwelijks wie hun koffie kocht. Er werd beslo-

ten om zelf te gaan prospecteren. Dat leverde intussen al

nieuwe Japanse en Australische klanten op.

In oktober 2017 trok Maxime Bacq (Groupe One) als coach

naar Rwanda voor de eerste module rond bedrijfsbeheer:

“Bij het overlopen van de jaarrekening 2016 bleek meteen

dat Bonaventure Safari, Uitvoerend Secretaris van de orga-

nisatie, en Elie Kabera, de boekhouder, zich goed hadden

voorbereid. Het werd een lezing ‘van hoog niveau’.”

Maar dan kwam het echte werk en bogen staf en coach zich

over instrumenten die hen een beter inzicht moesten geven

in de stand van zaken van de organisatie. Vele zaken waren

nieuw, zoals een langetermijnoverzicht van investeringen en

afschrijvingen of een berekening van het aantal leden dat

nodig is om het geplande derde wasstation rendabel te ma-

ken. Later volgden nog een analyse van omzet en marges,

een bijgewerkt budget 2017 en een begroting 2018.

Er werd ook stilgestaan bij de rentes die de organisatie elk

jaar aan kredietverleners betaalt, omdat de cyclus van uit-

gaven (aan de boeren) en inkomsten (van de kopers) niet

gelijkloopt.

“De sterkte van deze intensieve week was het participatieve

karakter”, besluit Maxime. “Een aantal tools kenden Bona-

venture en Elie op voorhand niet, maar zijn helemaal door

hen ingevuld. In de aanloop naar de tweede module kun-

nen zij met die tabellen aan de slag, zowel voor analyses

als voor prognoses.”

Se

ssie

op

he

t b

ure

au

va

n K

oaka

ka

© M

axim

e B

acq

6

UOCG (Oeganda)

In 2007 richtte een groep jonge boeren op de flanken van Mount Elgon in Oost-

Oeganda UOCG (United Organic Coffee Growers) op. Al snel volgden bio- en fair-

tradecertificaties, maar die zijn in handen van een Oegandese koffiebedrijf dat ervoor

betaalde. Met het huidige ledenaantal van ongeveer 1000 boeren voelt de coöperatie

zich echter klaar om zelf de marketing in handen te nemen en met haar arabica van

hoge kwaliteit internationale markten te verkennen.

De vraag is of dit ook financieel haalbaar is. Tijdens de eerste sessie in december 2017

maakte coach Thomas Poelmans (Green Crossroads) samen met de stafleden van de

organisatie een prijsbenchmark op, inclusief transportkosten. Conclusie: het moet

mogelijk zijn rechtstreeks te verkopen aan koffiebranderijen en retailers hogerop in de

internationale koffieketen mits nog een aantal stappen worden gezet in beheer en

financieel management.

Tot nu toe had de coöperatie geen

budgetplanning op niveau van de

organisatie, maar enkel op projectni-

veau. Tijdens de sessie werd de

aanzet gegeven voor het opmaken

van de jaarrekening 2017 en voor

een financieel plan 2018-2022. De

verdere invulling werd de voorbije

maanden door de staf zelf gedaan.

“Voorlopig worden ze geremd omdat

er geen budget is om een financieel

verantwoordelijke aan te werven,

maar ze zijn gemotiveerd en hebben

al een mooi parcours gereden”, be-

sluit Thomas. “Zo zouden ze graag

een eigen pelinstallatie aankopen.

Dat zou een belangrijke extra ser-

vice betekenen voor hun leden en

meer toegevoegde waarde creëren.

In december deden we een investe-

ringsanalyse en tijdens de tweede

sessie willen we een investerings-

dossier finaliseren om aan potentiële

investeerders voor te leggen.”

UO

CG

© T

ho

ma

s P

oe

lma

ns

7

RéPAB (Benin)

Met 1600 leden verenigt RéPAB (Réseau

des Producteurs d’Ananas du Bénin) onge-

veer een vijfde van de ananastelers in het

land. De coöperatie heeft sinds 2003 een hele

weg afgelegd en is zowel bio- als fairtradege-

certificeerd. In 2016 slaagden ze erin een

contract af te sluiten met een Beninees bedrijf

dat fruitsappen produceert. De uitvoering van

die overeenkomst verplichtte RéPAB om een

versnelling hoger te schakelen, ook wat

betreft het beheer van de organisatie.

Eind 2017 vond de eerste module van coa-

ching plaats. De eerste dagen werd gefocust

op het functioneren van de coöperatie zelf.

Mede door een recent voorval – het afkeuren

van een lading ananassen wegens een te

hoge zuurtegraad – kwam een boeiend debat

op gang over de taken en verantwoordelijk-

heden van de medewerkers en het organi-

gram van de organisatie. Daarna doken de

stafleden in de cijfers, meer bepaald in een

analyse van bruto- en nettomarges, commer-

ciële inkomsten en subsidies en vaste en

variabele kosten.

De oefening werd zowel voor 2016 als voor

2017 gemaakt, met als conclusie dat de mar-

ge die momenteel aan het sapbedrijf wordt

aangerekend, niet volstaat om al het werk te

vergoeden en tot een ‘eerlijke’ prijs te komen.

“Daarop maakten we een zijsprong naar de hele keten van de ananas”, vertelt

Vincent De Grelle (Valmosan), TDC-coach van het traject. “Want van de € 6,5 die

een Europese consument betaalt voor een liter biologisch ananassap, gaat maar

€ 0,25 naar de Beninese boer. Dat deed hen inzien dat het voor het sapbedrijf of

voor andere spelers in de keten richting Europese consument geen compleet

onredelijke eis zou zijn om de marges aan te passen.” “Deze coaching kwam op het

juiste moment”, besloot Damien Z. Kiki, directeur van RéPAB, de sessie. “We

beseffen nu – op een belangrijk moment voor de organisatie – beter wat het

betekent om rendabel en competitief te zijn.”

Ananasoogst RéPAB © Vincent De Grelle

8

Fako (Benin)

Nog in Benin loopt een uitgebreid Enabelprogramma.

Het landbouwproject PROFI (Programme d’appui au dé-

veloppement des filières agricoles au Bénin, 2015 –

2019) concentreert zich op drie productketens

(cashewnoten, rijst en groenten) in twee regio’s van het

land (Atacora/Donga in het noordwesten en Mono/

Couffo in het zuidwesten). Binnen PROFI wordt onder

meer gewerkt met een fonds voor productie- of commer-

cialiseringsprojecten en voor kleine landbouwbusiness-

projecten. Die eerste zijn bedoeld voor boerenorganisa-

ties of coöperaties die de kwantiteit en kwaliteit van hun

oogst willen verbeteren, de tweede voor kleine onderne-

mingen stroomopwaarts of stroomafwaarts in de keten.

Omdat ook hier de nood aan financieel management

groot is, genieten vijf organisaties van een TDC-

coachingtraject rond Finance & Business Management.

Eén van hen is FAKO, een groeiend microbedrijf dat in

2007 opgericht werd door de ondernemende Colette Ye-

houenou. In haar garage, op haar binnenplaats en in een

klein atelier verwerkt een team van een twintigtal

(seizoens)medewerkers groenten en fruit manueel tot

sappen en sauzen. De kwaliteit van hun producten over-

treft de aangelengde en gesuikerde sauzen uit China en

ze vinden zelfs hun weg tot in de buurlanden. Recent

moest FAKO echter een bestelling uit Nigeria weigeren

omdat ze de hoeveelheid niet aankon. Om het streefdoel

te realiseren – 500 kartons sap per week – moet nog

een hele weg afgelegd worden. De nood aan instrumen-

ten om die groei op een rendabele manier te realiseren

deed hen solliciteren naar een coaching door TDC.

“FAKO is als een zeilschip dat door een gunstige wind Fako © Vincent De Grelle

9

vooruit wordt gestuwd, maar zonder navigatie en niet wetend

welke obstakels er op de route liggen”, vat TDC-coach Vin-

cent De Grelle de beginsituatie samen. Colette beaamt: “Ik

heb al de kans gehad om in een project te stappen en met

kredieten een productielijn te starten, maar ik wil niet blind

navigeren. Ik wil eerst weten waar ik naartoe ga.”

Tijdens de sessie begin december 2017 werden bij wijze van

oefening verschillende excell-tabellen ingevuld voor de maan-

den november en oktober. Daarin werden per lot de productie

-gegevens, de vaste en variabele kosten, de omzet, de

marges en de rentabiliteit opgelijst. De opdracht voor het

team is duidelijk: van correcte registratie een vaste gewoonte

maken met duidelijke procedures en verantwoordelijkheden.

Op basis van die eerste oefening werd ook gestart met een

voorlopig budget voor 2018 en een catalogus met producten

en prijzen. “Met die gegevens kunnen we tijdens de tweede

sessie overgaan tot een grondige analyse van cijfers en pro-

cessen”, blikt Vincent vooruit. “Met het aanwezige enthousi-

asme moet dat zeker lukken.”

Ook Wilma Baas, co-verantwoordelijke voor Enabel binnen

PROFI, is positief: “Dit soort expertise wordt wel vaak aange-

boden binnen het kader van projecten, maar zelden is ze

aangepast aan de werkelijke vraag. TDC is er hier in Benin in

geslaagd heel flexibel te werk te gaan.

Alle vijf de gecoachte projecten hebben hun eigen accenten

gekregen. Dat soort tailor made expertise is in Benin niet be-

schikbaar. Het zou wel interessant zijn om er lokale bureaus die zich

willen specialiseren in coaching bij te betrekken. Dan bouwen we die

expertise ook hier op.”

Naar een geïntegreerde aanpak

De afgelopen jaren leidde een groeiend inzicht in de noden van Afrikaan-

se coöperaties en producentengroepen tot een aanbod van financiële

steun, coaching in marketing en coaching in business Management.

Om nog beter te kunnen inspelen op de noden van de organisatie maak-

te TDC inmiddels werk van een geïntegreerde aanpak waarbij de drie

samen én op maat worden aangeboden. Op die manier geeft TDC de

organisaties die het ondersteunt alle tools in handen om zelf een duurza-

me toekomst op te bouwen.

Fa

ko

©

Vin

ce

nt

De

Gre

lle

Bronnen

Rapporten en verslagen van sessies op het terrein.

Eerdere artikels, zoals Marketing in de Marokkaanse dadel- en saffraanketen of Marketingondersteuning van

kleine producenten in Afrika kan je lezen op www.befair.be > publicaties > artikels.