Presentaties Firm Ground bij Workshop …...2017/11/23 · Voorbeeld: Defensie Magazine (Platform Rijksoverheid) Divosa-Werkwijzers in HTML Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke

Presentaties Firm Ground bij Workshop Toegankelijke pdf – Forum Standaardisatie

• Documenten en toegankelijkheid, wat je als organisatie moet weten

presentatie Iacobien Riezebosch

• Pdf-audit

presentatie Bram Duvigneau

Documenten en toegankelijkheid, wat je als organisatie moet wetenForum Standaardisatie, 23 november 2017Iacobien Riezebosch, Firm Ground

Veel van je content bestaat uit pdf's

Deze pdf's zijn zelden tot nooit goed bruikbaarvoor iedereen of goed toegankelijk.

Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke pdf'Forum Standaardisatie, november 2017

1

Meestal geen grip op pdf

Bruikbare content

• De bezoeker wil een taak uitvoeren

• De bezoeker gebruikt meer en meer alleen mobiele apparaten

• De bezoeker heeft niet altijd toegang tot een printer

• De bezoeker heeft vaak geen goede internetvaardigheden of geen goede

computervaardigheden • Niet iedereen kan een formulier op papier tekenen of invullen

• Er is geen gemiddelde bezoeker

Demo Bram Duvigneau


2

Pdf is ook webcontent

Bruikbare en toegankelijke content

• Content in pdf's maak je daarom ook toegankelijk en bruikbaar.

• Nu overheidsbeleid, wettelijke verplichtingen

(meer volgt voor publieke sector).


3

Een pdf

Een toegankelijke pdf

Hoe een toegankelijke pdf in elkaar zit kun je ook teruglezen op documenten-en-toegankelijkheid.nl: Hoe zit een toegankelijke pdf in elkaar?


4

http://documenten-en-toegankelijkheid.nl/hoe-zit-toegankelijke-pdf-elkaar/

http://documenten-en-toegankelijkheid.nl/


Hoe maak je een toegankelijke pdf?

Hoe je een toegankelijke pdf maakt kun je ook nalezen op documenten-en-toegankelijkheid.nl: Hoe maak je een toegankelijke pdf?

VoorbeeldenProblemen, misvattingen en blinde vlekken

Informatie in pdf is niet altijd voor iedereen beschikbaar

Voorbeeld losloopgebieden in een gemeente

WATERBERGLosloopgebiedenE 3 5 A 1 220ARNHEM- CENTRUMBERG EN HEIDEWEG 26ARNHEM NOORDARNHEMSESTRAATWEGLAREN STEINSELAANetc.


5



http://documenten-en-toegankelijkheid.nl/toegankelijke-pdf-maken/

Geen interne standaard

Niet elke pdf is goed te bekijken op mobiel


6

Drukwerk is geen webcontent

Kan bezoeker navigeren met bladwijzers?


7

Kan bezoeker navigeren met bladwijzers?


8

Leesvolgorde


9

Leesvolgorde

Ook pdf moet aanpasbaar zijn


10

Handtekening

Plaats geen getekende documenten online.

Vertrouwelijke informatie


11

Een gescand document is niet toegankelijk

Verlies van informatie, zoals metadata en codelaag. OCR'en zorgt niet voor toegankelijkheid.

Veel software is ongeschikt


12

Geschikte software nog niet goed gebruikt

• Medewerkers leren nu verkeerd gebruik aan in diverse trainingen

• Onvoldoende kennis bij en afstemming met trainers

Een pdf is bewerkbaar

Een pdf up-to-date houden is lastig

• Verouderde informatie

• Dode links

• Meerdere versies in omloop

• Veel stappen in publicatieproces opgemaakte pdf


13

Toptaken en processen?

Niet iedereen kan printen of tekenen.

Vaak geen duidelijke afzender of context


14

Security

Organisaties delen onbedoeld inlognamen

Privacy en politieke gevoeligheid

Onbedoeld worden namen gedeeld

Vinden en archiveren

• Een toegankelijke pdf met de juiste metadata is beter te vinden en geschikter

voor archivering • Gebruik open standaarden zodat een document op lange termijn betrouwbaar kan

worden weergegeven


15

Mensen vinden pdf's niet makkelijk

Veel bezoekers met hulpapparatuur vonden pdf lastig te gebruiken...

...en vroegen naar informatie in HTML.

Gebruikersonderzoek Gov.uk, november 2016

Pdf is niet makkelijk...

Doorgaans is een pdf niet makkelijk voor de bezoeker,

en niet makkelijk of goed voor de organisatie.

Doel

• Doel is toegankelijke, bruikbare, actuele en betrouwbare informatie en

dienstverlening • Het doel is niet (een site vol) toegankelijke pdf's

Welke eisen en verplichtingen zijn er?

Wetgeving en beleid

Onder andere:

• Landelijk beleid digitale toegankelijkheid en digitale overheid

• Grondwet artikel 1

• VN-verdrag geratificeerd inzake rechten mensen met een handicap of chronische

ziekte • Wet Gelijke behandeling

wonen, werk, onderwijs, openbaar vervoer, goederen en diensten • Algemene norm toegankelijkheid

• Europese richtlijnen > nationale wetgeving 2018

websites, intranetten, documenten, apps

Standaarden

• WCAG 2.0

• EN 301 549

• Open standaarden, zoals HTML, pdf/a, pdf 1.7

• Processtandaard digitale toegankelijkheid in ontwikkeling

• ... format toegankelijkheidsverklaring


16

Het kan ook andersDenk verder dan het format pdf

Voorbeeld: Defensie Magazine (Platform Rijksoverheid)

Divosa-Werkwijzers in HTML


17

Artikelen over best practices

Op documenten-en-toegankelijkheid.nl vind je artikelen over de voorbeelden:

• Van pdf naar HTML: de divosa-werkwijzers

• Defensie Magazine: van papieren tijdschriften naar online magazines (in HTML)

Aanpak voor organisaties met veel online pdf's• Veel organisaties weten niet waar ze staan

• Je kunt niet goed een probleem oplossen als je de aard en omvang niet kent

• Je kunt geen prioriteiten stellen of budget regelen

• Het toegankelijk maken van pdf's (focus op eindproduct) is geen efficiënte aanpak

of goede eerste stap

Inventory en audit van documenten

• Als je meet,

dan kun je het probleem begrijpen • Als je het probleem kan begrijpen,

dan kun je het aanpakken en oplossen • Als je het probleem inzichtelijk kan maken,

dan kan je budget en capaciteit regelen • Als je het probleem begrijpt,

dan kun je quick wins of prioriteiten vaststellen • Als je meet,

dan kan je voortgang meten


18

http://documenten-en-toegankelijkheid.nl/van-pdf-naar-html-nieuwe-divosa-werkwijzers/

http://documenten-en-toegankelijkheid.nl/online-magazines-in-html/


Pdf-auditForum Standaardisatie, 23 november 2017Bram Duvigneau, Firm Ground

Casus gemeenteAanleiding:

“We moeten pdf's toegankelijk maken, kunnen jullie helpen?”

Eigenlijke vragen

• Hoeveel pdf's hebben we?

• Hoe toegankelijk zijn onze pdf's?

• Moeten we die nu allemaal toegankelijk gaan maken? Is dat haalbaar?

• Hoe zorgen we ervoor dat nieuwe pdf's direct goed gemaakt worden?

• Moeten we nog aan andere verplichtingen voldoen voor onze pdf's?

• Zijn er ook uitzonderingen?

Pdf-audit Firm Ground

• Nulmeting als start

• Een audit van de bestaande pdf's

• Documenteren van de processen waarmee pdf's tot stand komen

• Inventariseren van intern beleid voor het publiceren van documenten

• Kick-off van onderwerp: wat is een pdf en wat komt er bij kijken?

• Training om interne kennis te vergroten

• Advies voor vervolgstappen

Data verzamelen en combineren

Onder andere:

• statistieken

• kwaliteit

(metadata en eigenschappen toegankelijk document) • open standaarden

• gebruikte software

• aanmaak- en bewerkingsdatum


19

Handmatig onderzoek

• Clusteren van documenttypes

• Handmatig onderzoek op succescriteria 'meest gedownload' en documenttypes

• Context losstaande pdf onderzoeken

• Processen voor bezoeker, 'toptaken' en formulieren

• Handmatig onderzoek naar eventueel alternatief en bereikbaarheid alternatief

Interviews en beleidsdocumenten

Onderzoek randvoorwaarden en processen organisatie, waaronder:

• beleid

• regels

• kennis

• software

• capaciteit

• inkoop

Resultaten – cijfers

In de presentatie zijn ter illustratie cijfers gedeeld van een gemeente. Zoals:

• het totaal aantal documenten

• het totaal aantal pdf's

• documenten en pdf's vanaf 1 januari 2015

Pdf's vanaf 1 januari 2015

Deze pdf's zijn nader bekeken:

• het percentage gecodeerde pdf's en het percentage ongecodeerde pdf's. De

aanwezigheid van een codelaag zegt niets over de kwaliteit van de codelaag en voldoen aan succescriteria. Er zijn geen toegankelijke pdf's aangetroffen.

• pdf's zijn opgesplitst in de pdf's die in het Raadsinformatiesysteem staan en overige

documenten. Daarvan is bekeken:

◦ de grootte van de online aangeboden pdf's

◦ het aantal pdf's dat in open standaard wordt aangeboden (op basis van de

versie zoals aangegeven in het bestand) en pdf's die in gesloten standaard worden aangeboden

◦ de documenttitels, vaak ontbreekt deze of is deze niet beschrijvend


20

◦ de opgegeven taal van het document, vaak niet opgegeven, soms verkeerde

taal

◦ de auteurs, vaak zijn dit persoonsnamen of inlognamen

Resultaten handmatig onderzoek

Huisstijl

• Huisstijl niet altijd toegepast op documenten

• Met de ontwikkelde sjablonen kan geen toegankelijke pdf gemaakt worden

Formulieren

• Formulieren zijn niet toegankelijk

• Veel pdf-formulieren zijn niet digitaal invulbaar

• Processen met formulieren zijn niet toegankelijk en niet volledig digitaal af te ronden

Meest gedownloade documenten

• Bevat ook oudere documenten

• Verschillende soorten content:

formulieren, tekst, kaartjes, tabellen • Niet toegankelijk, niet altijd in open standaard

Gebruikte software

• Er wordt veel verschillende software gebruikt

• Niet alle software kan toegankelijke pdf's of volledig toegankelijke pdf's produceren

• Als de software dit wel kan, worden deze mogelijkheden nog niet benut

• Kennis juist gebruik software ontbreekt

Resultaten - beleid

Beleid

• Relevante beleidstukken zijn onderzocht

• Mensen zijn geïnterviewd

Workflow

• Verschillende workflows

• Nog geen workflow ingericht die tot toegankelijk document leidt


21

Kennis en middelen

• Controle, reparatie, keuzes

• Kennis en vaardigheden

• Capaciteit en budget

Vervolgstappen

Betrek en informeer

• Sessie met alle directe betrokkenen uit de organisatie om het rapport te bespreken

• Workshop waarin voor een groter deel van de organisatie het onderwerp inzichtelijk

wordt gemaakt

Processen en beleid aanpassen

• Bepalen prioriteiten en 'quick wins' op basis van het onderzoek

• Opstellen ontbrekend beleid

• Regelen budget en capaciteit voor oplossingen

Verantwoording en conformance beleid / wetgeving

• Verwerken van de resultaten in de toegankelijkheidsverklaring

• Maatregelen benoemen

• Stappenplan

• Informeren management

• Basis voor meer aandacht op organisatorisch en politiek niveau

Processen inkoop aanpassen

• Geschikte software

• Neem publicatie van toegankelijke documenten mee bij inkoop nieuwe software

• Trek ongeschikte software terug

Blijf meten

• Meet voortgang, stel bij en vergroot scope en grip


22

Afrondend1. Uitgangspunt is goede dienstverlening en informatie 2. Pdf is niet zo makkelijk als het lijkt 3. Krijg inzicht in probleem en omvang probleem

(feiten en cijfers) 4. Organisatie moet voldoen aan verplichtingen en toegankelijkheidsverklaring

aanbieden 5. Betrek de hele organisatie inclusief management en bestuur 6. Verbeter randvoorwaarden en processen 7. Bouw kennis op en schakel waar nodig expertise in

Meer informatie• Wil je de nieuwsbrief ontvangen?

Je kunt je inschrijven voor de nieuwsbrief van documenten-en-toegankelijkheid.nl en de nieuwsbrief van Firm Ground.

• Informatie nalezen?

documenten-en-toegankelijkheid.nl Aanpak, organisatie en best practices

• Trainingen, pdf-audit en advies:

Firm Ground, digitale toegankelijkheid goed geregeld

Vragen?Iacobien Riezebosch (twitter: @iacobien) en Bram Duvigneau (twitter: @bramduvigneau)

Firm Ground digitale toegankelijkheid goed geregeld [email protected]

Over deze hand-out

Deze hand-out hoort bij de presentaties die Firm Ground verzorgd heeft voor het Forum Standaardisatie bij de Workshop Toegankelijke pdf op 23 november 2017. De informatie in deze hand-out staat niet op zichzelf maar is een samenvatting van de presentatie waarbij onderwerpen en afbeeldingen zijn toegelicht en besproken.

Het intellectuele eigendom van deze workshop ligt bij Firm Ground. Deze hand-out is enkel bestemd voor deelnemers aan deze training. Copyright afbeeldingen: documenten en toegankelijkheid.nl.


23

mailto:[email protected]

http://eepurl.com/dbuPBT

https://documenten-en-toegankelijkheid.us10.list-manage.com/subscribe/post?u=96c7877a6defe02d39d7d2a88&id=a3c23b97fe

https://twitter.com/bramduvigneau

https://twitter.com/iacobien

https://www.firmground.nl/

Documents

Presentaties Firm Ground bij Workshop …...2017/11/23 · Voorbeeld: Defensie Magazine (Platform Rijksoverheid) Divosa-Werkwijzers in HTML Presentaties Firm Ground bij Workshop 'Toegankelijke