Power Point 2003

Raúl Sanz Lucio

Presentaciones multimedia con PowerPoint 2003

Raúl Sanz Lucio

45

2. PROGRAMA DE PRESENTACIONES PowerPoint 2003

Introducción

El programa PowerPoint 2003 (perteneciente al paquete Office 2003) fue concebido especial-

mente para la realización de presentaciones multimedia. En anteriores versiones de este pro-

grama, estas presentaciones tenían un aspecto similar al realizado mediante diapositivas, con

algunos rudimentarios efectos sonoros o de transición entre pantallas. Actualmente con las

aportaciones realizadas, gracias en gran parte a Internet, PowerPoint 2003 se ha convertido en

una herramienta imprescindible para realizar presentaciones audiovisuales de gran calidad y

atractivo; en el campo profesional como aplicación para la presentación de productos, informes

o estrategias de mercado y en el de la educación para realizar exposiciones de temas por parte

de los profesores o presentación de trabajos de cualquier tipo realizados por alumnos. Ha con-

tribuido a la extensión de su uso como herramienta multimedia el hecho de poder utilizar la

propia pantalla del ordenador como medio para visualizar las presentaciones. Además, la apari-

ción hace algunos años de proyectores de tres cañones y los actuales más modernos de uno

(existen incluso modelos portátiles con bastante calidad de proyección), permiten visualizar es-

tas presentaciones en formatos de pantalla grande, superiores, en la mayoría de los casos, a los

de cualquier monitor de televisión convencional que se puedan utilizar para este tipo de pre-

sentaciones.

Las presentaciones con PowerPoint 2003 se realizan mediante pantallas con formato

diapositiva. La transición entre ellas puede realizarse utilizando diferentes efectos visuales y

sonoros, el texto y los gráficos pueden aparecer con animaciones y sonido, se puede controlar

el tiempo que transcurre entre dos diapositivas o añadirle comentarios para que la presentación

sea totalmente autónoma. Permite también ocultar determinadas diapositivas que únicamente

ve el usuario que realiza la presentación.

Gracias a que PowerPoint 2003 forma parte también de Office 2003, comparte con

Word 2003 muchas de sus funciones –aparte de su aspecto como programa– haciendo que su

aprendizaje y manejo nos sea familiar. Por ello, en este capítulo se obviarán aquellas tareas que

ya se han desarrollado en el capítulo 2 del libro Presentaciones multimedia con Word 2003.

2.1 PANTALLA DE PowerPoint 2003

Veamos, a continuación la ventana principal de PowerPoint 2003 cuyo aspecto es muy similar

al de la de Word 2003 (de hecho, sólo se diferencian en unos pocos botones). Al ser muchos


Raúl Sanz Lucio

46

de los botones y barras de herramientas comunes a los dos programas mencionados, cuando

hablemos de alguno de ellos que ya sea conocido, haremos referencia al apartado del capítulo

anterior en que haya aparecido.

Fig. 2.1 Pantalla de PowerPoint 2003

A la vista de la pantalla que muestra la Fig. 2.1 podemos corroborar que su aspecto es

muy parecido al de la de Word 2003, lo cual facilita la tarea de su aprendizaje. Las partes que

constituyen esta pantalla son las siguientes:

Barra de títulos Presenta, junto al título del programa, el nombre de la presentación con la

que estamos trabajando. Al iniciar una nueva presentación, aparecerá su nombre genérico Pre-

sentación1. Cuando salgamos del programa o archivemos la presentación, le podremos poner

un nombre (la extensión por defecto que tienen estos archivos es PPT).

Barra de menúes Presenta los diferentes menúes de que consta el programa. Al pulsarlos,

se despliegan presentado las diferentes opciones que incluye cada uno de ellos y que permiten

su manejo.

BOTONES PARA CAMBIO DE VISTA

LÍNEA DE MENSAJES

DIAPOSITIVA

REGLA HORIZONTAL

REGLA VERTICAL

BARRA DE TÍTULOS

BARRA DE MENÚES

BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

BARRA DE HERRAMIENTAS DE FORMATO

TABULACIÓN


Raúl Sanz Lucio

47

Barra de herramientas estándar Consta de una serie de botones que, al hacer clic sobre

ellos, realizan diversas funciones como, por ejemplo, abrir una presentación, diseñar una diapo-

sitiva, aplicarle efectos de animación, imprimir dispositivas, archivar la presentación actual, etc.

Asimismo, podemos realizar algunas tareas comunes a Word 2003 como visualizar varias dia-

positivas de la presentación simultáneamente, corregir la ortografía y la gramática, buscar si-

nónimos de una palabra, cortar, copiar y pegar, deshacer las funciones realizadas, realizar ta-

blas, incluir símbolos matemáticos en ecuaciones, dibujar gráficos estadísticos, visualizar un

porcentaje del documento (del 25 al 400 %), buscar ayuda sobre algún tema del programa, etc.

Situando el ratón sobre una cualquiera de las barras de herramientas que aparecen en la

pantalla y pulsando el botón derecho del ratón aparece un menú con las posibles barras que se

pueden hacer visibles y la conocida opción Personalizar que nos permite añadir o quitar boto-

nes de las barras, rediseñar menúes contextuales o crear nuevas barra de herramientas.

Barra de herramientas de formato Aparte de los botones que ya nos son familiares, te-

nemos los propios del programa como son: Aumentar o disminuir el espacio entre párrafos,

aumentar o disminuir el tamaño de la fuente o agregar efectos de animación a las diapositivas.

Reglas horizontal y vertical Estas reglas, graduadas en centímetros, indican el tamaño de

la diapositiva y tienen el 0 situado en el centro de ambas reglas. Si nos situamos sobre la diapo-

sitiva y pulsamos el botón derecho del ratón, aparece un menú contextual en el que aparece la

opción Guías. Al seleccionarla, aparecen dos líneas perpendiculares, centradas en la diapositi-

va, coincidiendo con el 0 de cada regla.

Diapositiva Representa el área donde se va a diseñar la diapositiva (su tamaño por defecto es

24x18 cm). Para modificar el tamaño seleccionaremos la opción Configurar página en el me-

nú Archivo.

Botones para cambio de vista Estos cinco botones permiten seleccionar entre distintos

tipos de visualización de las diapositivas de una presentación: formato diapositiva, formato es-

quema, página de notas, clasificador de diapositivas, etc.

Línea de mensajes Esta barra nos suministra información acerca de la presentación que es-

tamos realizando como el número de diapositiva actual respecto del total, el tipo de diseño uti-

lizado o la corrección ortográfica y gramatical en curso.


Raúl Sanz Lucio

48

2.1.1 Barras de herramientas

En este apartado vamos a comentar las funciones de aquellos botones que son particulares de

PowerPoint 2003 y dejaremos a un lado los que ya han aparecido en las barras de botones es-

tándar y de formato del procesador Word 2003. No es necesario decir que, todo lo comentado

en el apartado 2.1.2 del capítulo anterior relativo a las barras de herramientas y sus botones, es

de total aplicación en este programa de presentaciones.

Al igual que ocurría con Word 2003 las barras de herramientas que aparecen por defec-

to al arrancar este programa son la estándar y la de formato. Veamos los botones que aparecen

por primera vez (ya sean aquellos propios de PowerPoint 2003 o bien que no estaban presentes

en las barras que vimos en el capítulo 2).

Fig. 2.2 Barra de herramientas Estándar

Barra de herramientas estándar Esta barra (ver Fig. 2.2) contiene algunos botones nuevos:

Insertar tabla de Microsoft Word.

Insertar hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Insertar gráfico.

Insertar imagen prediseñada.

Nueva diapositiva.

Diseño de la diapositiva.

Aplicar diseño.

. Vista en blanco y negro.

Barra de herramientas de formato La barra de formato (ver Fig. 2.3) contiene botones que

permiten variar el aspecto del texto de las diapositivas: tipo y tamaño de fuente, efectos de

sombra en el texto, aumentar o disminuir el espacio entre párrafos o añadir efectos de anima-

ción.

Fig. 2.3 Barra de herramientas Formato


Raúl Sanz Lucio

49

Los nuevos botones son los siguientes:

Aumentar o disminuir espacio entre párrafos.

Aumentar o disminuir tamaño de fuente.

Aumentar o disminuir nivel. Permite mover un párrafo seleccionado al nivel de título

superior (aumentar) o inferior (disminuir).

Agregar efectos de animación al contenido de las diapositivas.

Existen otras muchas barras de herramientas como muestra el menú de la Fig. 2.4. Las

que están marcadas son las que aparecerán visibles. Veamos la función de las que no conocía-

mos.

Fig. 2.4 Barras de herramientas de PowerPoint 2003

Barra de Efectos de animación Contiene diversos efectos de animación del texto de la dia-

positiva (ver Fig. 2.5), lo que permite que el texto surja en la misma de la nada, gire sobre sí

mismo, aparezca carácter a carácter como si utilizáramos una máquina de escribir, etc. Estas

animaciones pueden ir acompañadas también de efectos de sonido.

Fig. 2.5 Barra de Efectos de animación

TÍTULO ANIMADO TEXTO DE DIAPOSITIVA ANIMADA

EFECTO BÓLIDO EFECTO VOLAR

EFECTO CÁMARA DESTELLO UNA VEZ EFECTO TEXTO EN LÁSER

EFECTO MÁQUINA DE ESCRIBIR GOTAS EN TEXTO

ORDEN DE ANIMACIÓN PERSONALIZAR ANIMACIÓN


Raúl Sanz Lucio

50

Barra de Tareas comunes Esta barra (aunque no tenga aspecto de tal) contiene tres botones

(ver Fig. 2.6) que se utilizan con cierta frecuencia cuando se está elaborando una presentación

ya que permiten diseñar una nueva diapositiva, modificar el diseño de la actual o bien, aplicar

un diseño incorporado en el programa (estos archivos de diseño tienen la extensión POT).

Fig. 2.6 Barra de Tareas comunes

2.1.2 Botones para cambio de vista

Situados en el extremo izquierdo de la barra de desplazamiento horizontal, estos botones per-

miten cambiar el tipo de vista de las diapositivas de la presentación, en función de los deseos

del usuario.

Vista diapositiva presenta las diapositivas de la presentación de una en una (ver Fig. 2.7).

Para pasar a la siguiente, bastará con pulsar la tecla <Avpág> (avance de página).

Fig. 2.7 Aspecto de la pantalla con Vista diapositiva

Vista Esquema presenta un esquema del contenido de todas las diapositivas (ver Fig. 2.8),

con referencia al número de las mismas y su texto correspondiente. Las diapositivas están

representadas mediante un icono con el número de la misma a la izquierda: . Haciendo

clic en cualquiera de estos iconos aparece en la parte superior derecha de la ventana la dia-


Raúl Sanz Lucio

51

positiva en cuestión, en miniatura. La barra de botones del lateral izquierdo de esta ventana

permite aumentar o disminuir un nivel de título, mover una diapositiva hacia arriba o hacia

abajo, expandir o contraer uno o todos los niveles o bien mostrar el formato del texto de las

diapositivas.

Fig. 2.8 Aspecto de la pantalla con Vista Esquema

Vista Clasificador de diapositivas muestra todas las diapositivas de la presentación (ver

Fig. 2.9) en función del porcentaje establecido de zoom (a menor porcentaje, mayor número

de diapositivas se mostrarán y viceversa). La barra de botones que aparece en la parte supe-

rior permite añadir efectos de transición entre diapositivas, animaciones preestablecidas de

texto, ocultar algunas diapositivas o ensayar intervalos de tiempo.

Fig. 2.9 Aspecto de la pantalla de la Vista Clasificador de diapositivas


Raúl Sanz Lucio

52

Fig. 2.10 Barra de herramientas Clasificador de diapositivas

Veamos con más detalle cada uno de los botones de la barra de herramientas del Clasi-

ficador de diapositivas que aparece en la Fig. 2.10.

Transición de diapositivas.

Efectos de transición de diapositivas.

Animación preestablecida de texto.

Ocultar diapositiva.

Ensayar intervalos.

Diapositiva resumen.

Mostrar formato.

Vista Página de notas presenta la diapositiva seleccionada y debajo una ventana en la que

podemos escribir comentarios o notas relativas a la misma (ver Fig. 2.11), haciendo clic en la

ventana como indica el mensaje. Puede servir, por ejemplo, de guión para ampliar de viva voz

el contenido que muestra la diapositiva.

Fig. 2.11 Aspecto de la pantalla Vista Página de notas


Raúl Sanz Lucio

53

Presentación con diapositivas pone en marcha la presentación diseñada permitiendo su vi-

sualización.

2.1.3 Línea de mensajes

En esta barra situada en la parte inferior de la pantalla de PowerPoint 2003 aparecen mensajes

relativos al tipo de vista que tengamos seleccionado, al modelo base de la diapositiva en panta-

lla o al estado de la corrección ortográfica y gramatical, cuando esta se está realizando. En la

presentación utilizada como ejemplo se ha utilizado una diapositiva en blanco, por lo que el

mensaje que aparece es el mismo en todas las figuras del anterior apartado.

Así, tendremos:

Vista diapositiva presenta un mensaje en el que indica el número de la diapositiva actual y el total

de que consta la presentación (en la Fig. 2.7 el mensaje que aparece es Diapositiva 9 de 27).

Vista Esquema presenta el mensaje Esquema (ver Fig. 2.8).

Vista Clasificador de diapositivas presenta el mensaje Clasificador de diapositivas (ver Fig.

2.9).

Vista Página de notas presenta un mensaje en el que indica el número de nota y el total de que

consta la presentación (en la Fig. 2.11 el mensaje que aparece es Notas 9 de 27).

2.2 CREAR UNA NUEVA PRESENTACIÓN

Nada más arrancar el programa, aparece superpuesta a la ventana principal el cuadro de la Fig.

2.12. En él se nos pide marcar una de las opciones que presenta dependiendo de la tarea que

queramos realizar. Así, podemos utilizar el Asistente para autocontenido que incorpora el

programa, utilizar una Plantilla existente, comenzar con una Presentación en blanco o Abrir

una presentación existente.

Fig. 2.12 Cuadro para crear nueva presentación


Raúl Sanz Lucio

54

2.2.1 Crear presentación en blanco

Tras seleccionar la opción Presentación en blanco, el programa presenta la ventana Nueva

diapositiva (ver Fig. 2.13) que nos permite escoger entre distintos formatos de diapositiva

propuestos: sólo texto, texto con viñetas, tablas, organigrama, texto con imágenes o en blanco

(a la derecha de la ventana aparece el nombre del autodiseño seleccionado). Elegimos, por

ejemplo, el primero de ellos y pulsamos Aceptar.

Fig. 2.13 Ventana Nueva diapositiva

El formato de diapositiva patrón que hemos elegido se muestra entonces a pantalla

completa (ver Fig. 2.14). Consta de dos cuadros de texto, uno para el título y el otro para el

subtítulo. Para empezar a escribir, seguiremos la indicación que aparece y haremos clic en uno

de los cuadros para introducir el texto deseado. A continuación haremos lo mismo con el subtí-

tulo.

Fig. 2.14 Autodiseño Diapositiva de título elegido para iniciar una presentación


Raúl Sanz Lucio

55

Fig. 2.15 Ejemplo de diapositiva combinando colores para el texto y el fondo

En la Fig. 2.15 se observa la diapositiva patrón que habíamos seleccionado, una vez di-

señada. Para añadir color al texto y al fondo, se utiliza el menú contextual (Fig. 2.16) que sur-

ge al pulsar el botón derecho del ratón, tras situar el cursor en un punto cualquiera de la diapo-

sitiva (fuera de los cuadros de texto). Las distintas opciones de este menú permiten realizar las

siguientes tareas:

Regla Oculta o hace visibles las reglas vertical y horizontal.

Guías Oculta o hace visibles las guías vertical y horizontal.

Diseño de la diapositiva Nos presenta de nuevo la ventana de la Fig. 2.13 (obsérvese que en la

barra de títulos aparece ahora el mismo nombre que tiene la opción) y nos permite cambiar el diseño

de la diapositiva actual por otro de los formatos que aparecen.

Fig. 2.16 Menú contextual de la diapositiva

Combinación de colores de la diapositiva Permite modificar los colores del texto y del fondo de la

misma. Contiene dos fichas, Estándar y Personalizada. La primera (Fig. 2.17 a) contiene cuatro


Raúl Sanz Lucio

56

formatos de colores preestablecidos para las distintas partes que componen una diapositiva (título,

subtítulo, fondo, líneas, etc.). Pulsando en uno de estos formatos, quedarán aplicados a la diapositiva

en la que nos encontremos (tras pulsar el botón Aplicar) o a todas las diapositivas de la presentación

(tras pulsar el botón Aplicar a todas). Podemos también ver el efecto que tendrá en la diapositiva

antes de aplicarlo, por medio del botón Vista previa.

(a) (b)

Fig. 2.17 Fichas Estándar (a) y Personalizada (b) para modificar los colores de la diapositiva

La segunda ficha (Fig. 2.17 b), permite seleccionar los colores para los distintos elementos

de la diapositiva de manera individualizada. Es posible añadir una determinada combinación de colo-

res creada a la ficha Estándar mediante el botón Agregar como combinación estándar o bien bo-

rrarla de la misma (botón Eliminar combinación).

(a) (b) (c)

Fig. 2.18 Seleccionar color de fondo (a); menú de colores (b); seleccionar Efectos de relleno

Fondo Establece el color de fondo de la diapositiva (ver Fig. 2.18 a). Debajo del recuadro Relleno

de fondo aparece un menú de colores desplegable mediante el que accedemos a la ventana de la


Raúl Sanz Lucio

57

Fig. 2.18 (b) en la cual seleccionaremos el color de entre los que se muestran o bien pulsando Más

colores podremos elegir otros. Si seleccionamos la opción Efectos de relleno, accederemos a la ven-

tana de la Fig. 2.18 (c) que nos permitirá elegir entre otras variantes como puede ser el degradado de

color, diferentes texturas y tramas o bien la utilización de una imagen como fondo. Para ello dispone

de cuatro fichas para seleccionar entre distintos efectos de relleno: Degradado, Textura, Trama e I-

magen.

Fig. 2.19 Selección del diseño Cuaderno en la ventana Aplicar diseño

Aplicar diseño Se puede utilizar para aplicar a las diapositivas alguno de los diseños que trae el

programa. Así, al seleccionar esta opción dentro de una de las diapositivas de la presentación, apa-

recerá la ventana de la Fig. 2.19 que nos permite seleccionar uno de los diseños incorporados.

Después de pulsar el botón Aplicar, el nuevo diseño afectará a todas las diapositivas. La

Fig. 2.15 con el nuevo diseño tendrá el aspecto que vemos en la Fig. 2.20.

Fig. 2.20 Diapositiva con el diseño Cuaderno.


Raúl Sanz Lucio

58

Volviendo a la diapositiva de la Fig. 2.15, conviene comentar que podemos aplicar a los

cuadros de texto el mismo tratamiento que vimos en el apartado 2.12.4 del capítulo anterior.

Los efectos aplicados en este ejemplo son los siguientes:

Al fondo se le ha aplicado un efecto de relleno del tipo degradado horizontal de dos colo-

res, amarillo y azul.

El cuadro de texto del título “Geografía” tiene un efecto 3D realizado mediante el botón

de igual nombre de la barra de herramientas Dibujo y el color del texto azul.

El cuadro de texto del subtítulo “Europa” tiene un color de texto anaranjado.

El tipo de fuente se puede seleccionar mediante la lista desplegable Fuente de la barra

de herramientas de Formato. El tamaño de la fuente se puede modificar mediante la lista des-

plegable Tamaño de fuente o con los botones aumentar o disminuir tamaño de fuente de la

misma barra.

Haciendo clic con el ratón sobre el borde de cualquiera de los cuadros de texto de la

diapositiva y pulsando el botón derecho aparece el menú contextual de la Fig. 2.21 (a). Si ha-

cemos clic dentro del cuadro de texto y pulsamos el botón derecho el menú que aparece es el

de la Fig. 2.21 (b). A través de este último podemos aplicar diferentes efectos de animación al

sonido, asociar tareas con el clic del ratón (por ejemplo, pasar a la siguiente diapositiva o re-

producir un sonido), etc. Las opciones más interesantes se comentan a continuación.

(a) (b)

Fig. 2.21 Menúes contextuales de cuadro de texto


Raúl Sanz Lucio

59

Salir de modificar el texto Situando el puntero del ratón sobre el marco que delimita un cuadro de

texto y pulsando el botón secundario aparece el menú de la Fig. 2.21 (a). Mediante la opción Modifi-

car texto podemos cambiar el texto escrito. Si colocamos ahora el puntero del ratón dentro del cua-

dro de texto y pulsamos el botón derecho, el menú que aparece es el de la Fig. 2.21 (b). Incluye aho-

ra la opción Salir de modificar texto que nos permite salir del cuadro sin realizar cambio alguno.

Personalizar animación Esta opción permite agregar diversos efectos visuales y sonoros al texto

de la diapositiva: girar las letras, aparecer o desaparecer, surgir de un lateral, sonar como el teclear

de una máquina de escribir, etc. Debido a la extensión de este tema se tratará en el apartado 2.2.2.

Configuración de la acción Se utiliza para insertar hipervínculos, saltar a otra diapositiva, ejecutar

otro programa o un archivo, reproducir sonidos, etc. Al igual que la opción anterior este tema se trata-

rá aparte, en el apartado 2.2.3.

Formato de autoforma Presenta la ventana de la Fig. 2.22 mediante la que podemos modificar el

formato de los cuadros de texto. Por medio de las cinco fichas que contiene podemos modificar los

colores del cuadro de texto (líneas y relleno), el tamaño y la rotación, la posición en la diapositiva, la

colocación del texto dentro del cuadro o los márgenes respecto de los bordes. Si la autoforma en lu-

gar de un texto es una imagen la ficha del mismo nombre se activará y podremos realizar modifica-

ciones en ella, desactivándose la correspondiente a Cuadro de texto.

Fig. 2.22 Ventana Formato de autoforma

2.2.2 Personalizar animación

Una de las opciones más interesantes a realizar con las presentaciones es la de insertar diversos

efectos de animación del texto, sonidos, opciones de reproducción de vídeo y sonido, etc. Para

ello, en cada diapositiva que vayamos a introducir estos efectos, seleccionaremos el elemento a

personalizar (cuadro de texto, imagen, gráfico, sonido o vídeo) y pulsaremos el botón derecho

del ratón. En el menú contextual que aparece (ver Fig. 2.21 b) pulsaremos en la opción Per-


Raúl Sanz Lucio

60

sonalizar animación y aparecerá la ventana de la Fig. 2.23. Contiene dos recuadros y cuatro

fichas: Intervalo, Efectos, Efectos gráficos y Configuración de la reproducción. En el recua-

dro Orden de animación situaremos los cuadros de texto de la diapositiva en el orden en que

se va a producir la animación (Título 1, Título 2 o viceversa) mediante las flechas que hay a su

derecha. El recuadro de la derecha, que no tiene ninguna denominación, muestra la diapositiva

con la que estamos trabajando y pulsando el botón Vista previa, reproduce las animaciones in-

troducidas en la misma, antes de hacerlas efectivas con el botón Aceptar. Las opciones de ca-

da ficha se comentan a continuación.

Intervalo Esta ficha (ver Fig. 2.23 a) permite seleccionar los objetos a los que no vamos a aplicar

animación mientras que podemos elegir en qué modo lo harán los que sí se van a animar, que será el

resto. Marcando un objeto de los que aparecen en el recuadro Orden de animación y seleccionando

luego No animar en el recuadro Iniciar animación dicho objeto pasará del recuadro superior al inferior.

El resto de los objetos se animarán y podemos elegir entre hacerlo mediante un clic del ratón o bien

de forma automática, transcurrido un determinado lapso de tiempo (expresado en segundos) desde

que se produjo el evento anterior.

(a) (b)

Fig. 2.23 Fichas Intervalo (a) y Efectos (b) de la ventana Personalizar animación

Efectos Permite introducir los efectos de animación y sonido que seleccionaremos en el recuadro

Animación y sonido de entrada. Entre los efectos de animación del texto tenemos: volar desde cual-

quier dirección, girar, disolver, barras verticales u horizontales, barrido hacia cualquier dirección, y un

largo etc. Mediante el botón Vista previa podemos irlos viendo y seleccionar el que más nos interese

en cada momento. En el recuadro Introducir texto podemos optar por aplicar estos efectos a todo el

texto, palabra por palabra o letra por letra. También se pueden animar los párrafos por niveles y ha-

cerlos aparecer en orden inverso, por ejemplo.


Raúl Sanz Lucio

61

En cuanto a los sonidos, tenemos distintos tipos: bólido, látigo, clic, máquina de escribir, láser

o bien alguno personalizado, que se escucharán tras la animación del texto al que estén asociados.

En el recuadro Después de la animación indicaremos la acción que se realizará tras la anima-

ción: ocultar el texto, ocultarlo al hacer clic con el ratón, cambiarlo de color, etc.

Efectos de gráficos Las opciones de esta ficha (ver Fig. 2.24 a) sólo están disponibles cuando te-

nemos seleccionado un gráfico. En el recuadro Introducir elementos de gráfico podemos seleccionar

de qué forma aparecerán las partes que lo componen (barras, sectores, líneas, etc.) si lo harán por

categorías o todas a la vez (podemos animar también la cuadrícula y la leyenda del gráfico). En el re-

cuadro Animación y sonido de entrada seleccionaremos el formato de animación teniendo en cuenta

que existen distintos efectos de animación dependiendo del modo elegido de aparición del gráfico.

Los tipos de sonido son los mismos que los que hemos visto para el texto. Por último, en el

recuadro Después de la animación indicaremos la acción que se realizará tras la animación: ocultar el

gráfico, darle un mismo color a todo él, etc.

Configuración de la reproducción Las opciones de esta ficha (Fig. 2.24 b) están referidas a

elementos de sonido y vídeo que hayamos insertado en nuestra diapositiva. En el recuadro Orden de

animación colocaremos los objetos a reproducir en el orden deseado en que se animarán. También

podemos optar por detener la presentación mientras se reproduce el sonido o el vídeo de que se trate

o continuarla paralelamente. En el recuadro Más opciones podemos optar porque se repita la repro-

ducción hasta que la interrumpamos o que se rebobine al finalizar esta.

(a) (b)

Fig. 2.24 Fichas Efectos gráficos (a) y Configuración de la reproducción (b)

2.2.3 Configuración de la acción

Esta opción permite indicar cuando se realizará la acción elegida de las que se muestran en la

ventana Configuración de la acción. Contiene dos fichas, Clic del mouse (Fig. 2.25 a) y

Acción del mouse (Fig. 2.25 b) con idénticos contenidos. Mediante la primera podemos rea-


Raúl Sanz Lucio

62

lizar cualquiera de las acciones que se indican en el recuadro Acción al hacer clic, situando el

puntero del ratón encima del elemento de la diapositiva (texto, gráfico, etc.), al que va asocia-

da la acción indicada en dicho recuadro y haciendo clic. Por medio de la segunda ficha, pode-

mos realizar las mismas acciones que con la ficha anterior pero, en este caso, bastará con pasar

el puntero del ratón por encima del elemento de la diapositiva marcado, sin necesidad de hacer

clic para ejecutar la acción.

Entre otras acciones podemos insertar un hipervínculo a diferentes elementos: otras

diapositivas, direcciones de Internet, otras presentaciones de PowerPoint 2003, etc. (ver todas

las opciones en la Fig. 2.25 a). Otras acciones que podemos insertar en una diapositiva son:

ejecutar un programa (pulsando el botón Examinar aparece una ventana para buscar el archivo

del programa a ejecutar), ejecutar una macro (conjunto de acciones enlazadas de un progra-

ma), reproducir un sonido pregrabado u obtenido de otra fuente o abrir un objeto, como puede

ser un gráfico, para modificarlo (ver opciones en la Fig. 2.25 b).

La casilla Clic para resaltar de la ficha de la Fig. 2.25 (a) permite resaltar el objeto se-

leccionado al hacer clic con el ratón sobre él. La casilla Resaltar al pasar el ratón por encima

de la ficha de la Fig. 2.25 b realiza la misma acción de resaltar pero, en este caso, ocurre

cuando se pasa el ratón por encima del objeto. Cuando el objeto es texto, esta casilla está des-

activada.

(a) (b)

Fig. 2.25 Fichas Clic del mouse (a) y Acción del mouse (b) de Configuración de la acción


Raúl Sanz Lucio

63

2.2.4 Nueva presentación con plantilla

Al marcar la casilla Plantilla en el cuadro de la Fig. 2.12 se abre la ventana de Nueva presen-

tación y muestra la ficha Diseños de presentaciones (ver Fig. 2.26). Podemos seleccionar

uno de estos diseños para que aparezca como fondo preestablecido en todas las diapositivas de

la presentación que vayamos insertando.

Fig. 2.26 Ficha Diseños de presentaciones para iniciar una presentación

Vamos a seleccionar, por ejemplo, el diseño Remolino y pulsamos Aceptar. A conti-

nuación se nos muestra la conocida ventana Nueva diapositiva de la Fig. 2.13, para que eli-

jamos uno de los autodiseños que se incluyen (como hemos venido haciendo hasta ahora). Al

hacer clic en el primero de ellos aparece la diapositiva con el fondo seleccionado y se nos soli-

cita que introduzcamos el texto correspondiente al título y al subtítulo (Fig. 2.27). A partir de

esta primera diapositiva, las que vayamos insertando o duplicando, tendrán el mismo diseño

que esta.

Para aplicar uno de estos diseños a una presentación existente, haremos clic sobre una

de las diapositivas de la misma en Vista Diapositiva y luego pulsaremos el botón derecho del

ratón. En el menú contextual que aparece (ver Fig. 2.16) seleccionaremos la opción Aplicar

diseño y, por último, haremos clic sobre uno de los diseños que se muestran en la Fig. 2.19.

También podemos seleccionar esta opción en el menú Formato.


Raúl Sanz Lucio

64

Fig. 2.27 Diapositiva con plantilla de diseño Remolino

2.2.5 Abrir una presentación existente

Al marcar la casilla de esta opción en el cuadro de la Fig. 2.12 se abre una ventana de explora-

ción en la que podremos buscar la carpeta en la que se encuentra el archivo de la presentación

que queremos abrir (ver Fig. 2.28). Si está pulsado el botón Vista previa de esta ventana

(véase apartado 2.5 del capítulo 2) veremos la imagen de la primera diapositiva de la presenta-

ción marcada. Para terminar, haremos clic sobre el botón Abrir y podremos ver en la pantalla

de PowerPoint 2003 la primera diapositiva en el modo Vista diapositiva.

Fig. 2.28 Ventana para Abrir una presentación existente


Raúl Sanz Lucio

65

2.3 MENÚ INSERTAR

Hasta el momento hemos visto los distintos pasos para crear una diapositiva a partir de un di-

seño en blanco, con diferentes contenidos. Vamos a ver ahora como podemos seguir añadien-

do diapositivas a nuestra presentación así como insertar otro tipo de elementos y objetos. La

forma de hacerlo es por medio del menú Insertar (ver Fig. 2.29) similar en alguna de sus op-

ciones al de Word 2003. Nos detendremos únicamente en aquellas tareas nuevas que pueden

ser de mayor utilidad a la hora de confeccionar una presentación: Nueva diapositiva, Duplicar

diapositiva, Número de diapositiva, Diapositivas de archivos, Cuadro de texto y del ítem

Imagen comentaremos sólo Organigrama y Tabla de Microsoft Word. Las opciones Comen-

tario, Imagen, Objeto o Hipervínculo que ya conocemos de Word 2003 no se tratarán de nue-

vo aquí ya que son idénticas a las vistas allí y también lo es su inserción en las diapositivas.

Fig. 2.29 Menú Insertar

2.3.1 Nueva diapositiva

Permite agregar nuevas diapositivas a una presentación. Si nos encontramos en el modo de vi-

sualización Vista diapositiva, al seleccionar Nueva diapositiva en el menú de la Fig. 2.29,

primero aparecerá el menú de la Fig. 2.13 para seleccionar un modelo y luego, la nueva diapo-

sitiva se insertará a partir de aquella en la que nos encontráramos al seleccionar esta opción. Si

utilizamos el modo de visualización Vista Clasificador de diapositivas, situaremos el cursor

entre las diapositivas donde se va a insertar la nueva (ver Fig. 2.30 a). Obsérvese que el cursor,

que aparece como una línea vertical, tiene la misma altura que la diapositiva. A continuación

pulsaremos la opción Nueva diapositiva del menú Insertar y, tras escoger uno de los mode-


Raúl Sanz Lucio

66

los de la Fig. 2.13 y hacer clic en Aceptar, quedará insertada la nueva diapositiva (Fig.

2.30 b).

(a) (b)

Fig. 2.30 Inserción de diapositiva en la Vista Clasificador de diapositivas (a); aspecto final (b)

Si deseamos mover una o varias diapositivas a otra posición de la presentación, man-

tendremos pulsada la tecla <Mayús> mientras se marcan las deseadas de una en una haciendo

clic sobre ellas. A continuación, pinchando en cualquiera de las marcadas y arrastrando con el

ratón situaremos el cursor en el nuevo destino para, una vez allí, soltar. Para borrar diapositi-

vas, una vez marcadas por el método que se acaba de explicar, bastará con pulsar la tecla

<Supr> o bien seleccionar la opción Borrar del menú Edición.

2.3.2 Duplicar diapositiva

En ocasiones es interesante duplicar una diapositiva existente para realizar otra con el mismo

formato, aunque con distinto contenido. Para ello, seleccionaremos con el ratón la diapositiva a

duplicar en la Vista Clasificador de diapositivas y luego pulsaremos la opción Duplicar

diapositiva del menú Insertar, con lo que aparecerá una nueva diapositiva a la derecha de la

seleccionada idéntica a esta (ver Fig. 2.31). A partir de ese momento, podemos modificar el

texto o los objetos deseados de la diapositiva duplicada, haciendo doble clic sobre los mismos.

Asimismo, podemos mover la diapositiva duplicada a otro punto de la presentación, como se

ha explicado en el apartado anterior.

Otra manera de duplicar una o varias diapositivas es marcándolas y luego mediante las

opciones Copiar y Pegar, situarlas en los lugares deseados de la presentación.


Raúl Sanz Lucio

67

Fig. 2.31 Duplicado de la diapositiva número 1

2.3.3 Número de diapositiva

Aunque las diapositivas de una presentación aparecen con una determinada numeración debajo

de cada una de ellas en la Vista Clasificador de diapositivas, indicando el orden que ocupan

en la misma (ver Fig. 2.9), es posible insertar un número en la propia diapositiva de igual modo

que se hace en una hoja de un documento de Word 2003.

Fig. 2.32 Cuadro de dialogo de insertar Número de página

En primer lugar seleccionamos una cualquiera de las diapositivas de la presentación y

pulsamos la opción Número de página del menú Insertar. Cuando aparece el cuadro de dia-

logo de la Fig. 2.32 pulsamos Aceptar, si queremos que el programa nos muestre las acciones

a realizar o bien Cancelar, si deseamos realizar la tarea nosotros mismos.


Raúl Sanz Lucio

68

(a) (b)

Fig. 2.33 Fichas Diapositiva (a) y Notas y documentos para distribuir (b)

Una vez que se abre la ventana Encabezado y pie de página observamos que contie-

ne dos fichas (ver Fig. 2.33). En el recuadro Incluir en diapositiva de la ficha Diapositiva (Fig.

2.33 a) aparecen los distintos elementos de texto que podemos insertar en cada diapositiva,

únicamente en la parte inferior de la misma (como se muestra en el recuadro Vista previa). Es-

tos elementos son: Fecha y hora, Número de diapositiva, pie de página y No mostrar núme-

ro en la diapositiva de título (cuando exista). A continuación pulsaremos Aplicar o Aplicar a

todas, según queramos que los elementos incluidos aparezcan en la diapositiva actual o en to-

das las de la presentación. La segunda ficha Notas y documentos para distribuir (Fig.

2.33 b), es muy similar a la anterior pero los elementos que se seleccionen se incluirán en el

formato de diapositiva Vista Página de notas (como se ve en el recuadro Vista previa). El

formato de texto que se puede incluir es: Fecha y hora, Encabezado, Número de página y

Pie de página. En este caso, los elementos de texto incluidos se aplicarán a todas las diapositi-

vas.

2.3.4 Diapositivas de archivos

Esta opción permite insertar en la presentación en la que estemos trabajando, diapositivas de

otras presentaciones, creadas anteriormente, que tengamos archivadas. Al seleccionar esta op-

ción (después de marcar la diapositiva a partir de la cual se producirá la inserción) se muestra

la ventana Buscador de diapositivas (ver Fig. 2.34). En la ficha Buscar presentación es-

cribiremos, en la casilla Archivo, la ruta que contiene la presentación de la que se van a tomar


Raúl Sanz Lucio

69

las diapositivas (si no conocemos el nombre de la ruta podemos pulsar el botón Examinar para

que aparezca una ventana de exploración que nos permita localizarla). En la mitad inferior de

la ficha aparecen las diapositivas de la presentación que hayamos seleccionado bajo el epígrafe

Seleccionar diapositivas. A la derecha de este, podemos ver dos botones que permiten:

presentar una versión en miniatura de las diapositivas de la presentación (el de la izquierda),

como muestra la Fig. 2.34 (a) y ver los títulos de las diapositivas de la presentación (el de la

derecha) según vemos en la Fig. 2.34 (b).

(a) (b)

Fig. 2.34 Vistas de la ventana para insertar Diapositivas de archivos

Para marcar las diapositivas a insertar en la visualización de la Fig. 2.34 (a)

mantendremos pulsada la tecla <Ctrl> mientras hacemos clic sobre las que nos interesen. Si lo

hacemos por medio de la visualización de la Fig. 2.34 (b), las iremos marcando de la lista de

títulos que aparece a la izquierda manteniendo pulsada también la tecla <Ctrl>.

Por último, pulsaremos el botón Insertar y las diapositivas seleccionadas se insertarán

a partir de aquella en la que nos encontrabamos cuando se invocó esta opción. si deseamos

insertar todas las diapositivas pulsaremos el botón Insertar todas.

El botón Agregar a Favoritos permite crear un acceso directo a una presentación que

podemos utilizar más tarde para realizar inserciones de forma más rápida o bien para buscar

una determinada diapositiva y ver su contenido. Luego, para utilizar esta opción, accederemos

a la ficha Lista de Favoritos y allí seleccionaremos la presentación que deseemos utilizar.

2.3.5 Cuadro de texto

Aunque mediante la ventana de la Fig. 2.13 se puede incluir autodiseños de diapositivas de

muy diversos tipos, en determinados casos puede interesarnos insertar más cuadros de texto de


Raúl Sanz Lucio

70

los que aparecen en los ejemplos, situarlos en otras posiciones o utilizar el modelo de diaposi-

tiva en blanco e insertarlos a nuestro antojo.

Fig. 2.35 Insertar un Cuadro de texto

Para insertar un cuadro de texto en una diapositiva en blanco, por ejemplo, situaremos

el cursor del ratón en uno de los extremos del cuadro y luego arrastraremos abriendo una ven-

tana del tamaño deseado (ver Fig. 2.35). Independientemente del tamaño inicial que le haya-

mos dado podemos, posteriormente, modificarlo haciendo doble clic en su borde (aunque este

no esté visible, el puntero del ratón cambia al pasar por encima de él a la forma ) para que se

muestre la ventana que ya vimos en la Fig. 2.22, mediante cuyas fichas podremos realizar las

modificaciones pertinentes: cambiar su tamaño, ponerle borde, modificar el margen interior en-

tre texto y bordes, etc.

Como acabamos de ver, la manera de insertar un cuadro de texto en una diapositiva es

idéntica a como se hacía en un documento de Word 2003.

2.3.6 Organigrama

Uno de los diseños que podemos utilizar en una diapositiva y que aparece en la ventana Nueva

diapositiva (ver Fig. 2.13) es el Organigrama. Los organigramas permiten presentar de for-

ma gráfica, mediante una estructura de árbol, diversos temas y tareas como el esquema de la

organización de una empresa, un árbol genealógico de una dinastía de reyes o bien la evolución

de una determinada familia del reino animal. PowerPoint 2003 incluye para realizar estos orga-

nigramas un programa auxiliar denominado Microsoft Organization Chart, el cual podemos


Raúl Sanz Lucio

71

utilizar también mediante la opción Objeto del menú Insertar (este tipo de objeto también se

puede utilizar en Word 2003).

Fig. 2.36 Diseño de diapositiva para Organigrama

Para insertar un organigrama seleccionaremos primero el autodiseño de igual nombre.

Tras aparecer la diapositiva de la Fig. 2.36 haremos doble clic en el recuadro inferior de la

misma (según se nos sugiere) y se nos presentará la ventana del programa auxiliar mencionado

anteriormente (ver Fig. 2.37). Debajo de la barra de menúes aparece una barra de botones con

distintas opciones para añadir al diseño que aparece inicialmente y que son, por este orden: se-

leccionar, introducir texto, zoom y agregar (subordinado, colega por la izquierda y por la dere-

cha, gerente y asistente). Si preferimos utilizar otro formato de organigrama distinto al que se

nos presenta, podemos seleccionarlo del menú Estilos que muestra una serie de botones con

las distintas opciones posibles como se ve en la Fig. 2.38.


Raúl Sanz Lucio

72

Fig. 2.37 Ventana de Microsoft Organization Chart

Una vez terminado el organigrama, seleccionaremos en el menú Archivo la opción Sa-

lir y volver a Presentación1. Para editarlo de nuevo y realizar modificaciones posteriores

bastará con hacer doble clic en el organigrama y entraremos de nuevo en el programa Micro-

soft Organization Chart.

Fig. 2.38 Estilos de organigrama

Otra forma de insertar un organigrama en una diapositiva es mediante la opción Ima-

gen del menú Insertar. Esta presenta el menú de la Fig. 2.39 que permite, como se ve, insertar

imágenes prediseñadas o desde archivo, autoformas, organigramas, WordArt, imágenes desde

escáner o tablas de Microsoft Word. Al seleccionar la opción Organigrama, se muestra tam-

bién la ventana del programa Microsoft Organization Chart, que acabamos de ver en la Fig.

2.37.


Raúl Sanz Lucio

73

Fig. 2.39 Menú de Insertar imagen

2.3.7 Insertar tabla

Otro de los autodiseños que aparecen en la ventana de la Fig. 2.13 es el de Tabla. De similares

características a la opción del mismo nombre que vimos en Word 2003 permite insertar una ta-

bla en una diapositiva. Al seleccionar el mencionado diseño, se muestra la diapositiva de la Fig.

2.40. Haciendo doble clic en el icono de la tabla, como indica el texto, se nos presenta la ven-

tana Insertar tabla para insertar el número de columnas y el de filas de la tabla que vamos a

incluir en la diapositiva (ver Fig. 2.41).

Fig. 2.40 Diseño de diapositiva para Tabla

También es posible insertar una tabla mediante la opción Tabla de Microsoft Word del

menú que aparece en la Fig. 2.39.


Raúl Sanz Lucio

74

Fig. 2.41 Ventana Insertar tabla

2.4 ASISTENTE PARA AUTOCONTENIDO

El Asistente para autocontenido es una herramienta que proporciona ayuda y sugerencias

para realizar determinados tipos de presentación que suelen ser de uso frecuente. Para acceder

a él, seleccionaremos una nueva presentación haciendo clic en la opción Nuevo del menú Ar-

chivo (ver Fig. 2.42). A continuación, en la ficha Presentaciones haremos clic sobre el icono

Asistente para autocontenido.

Fig. 2.42 Ficha Presentaciones de la ventana Nueva presentación

Una vez que aparece la ventana del asistente (ver Fig. 2.43 a) seleccionaremos, en pri-

mer lugar, el tipo de presentación que queremos realizar entre las que se presentan (ver Fig.

2.43 b) como pueden ser de tipo general, de proyectos, de ventas y mercadotecnia, etc. Luego,

bastará con seguir las indicaciones que aparecen en pantalla, pulsando el botón Siguiente para

pasar a la siguiente pantalla del asistente. Por último, haremos clic sobre el botón Terminar.

Una vez que aparece el patrón de la presentación seleccionada, podemos agregar el texto, los

objetos o las imágenes deseadas.


Raúl Sanz Lucio

75

(a) (b)

Fig. 2.43 Asistente para autocontenido. Inicio (a) y Tipo de presentación (b)

Las opciones que contiene el Asistente para autocontenido son las siguientes:

Iniciar Primera pantalla del asistente en la que nos informa de la función del mismo.

Tipo de presentación Muestra los diferentes tipos de presentaciones que sugiere PowerPoint

2003 para que podamos escoger el más adecuado para nuestros fines: proyectos, operaciones y re-

cursos humanos (RR.HH.), personal, etc.

Opciones de destino En este paso se nos pregunta cómo se va a realizar la presentación, si en

una reunión (o similar) o bien en Internet.

Fig. 2.44 Vista Esquema de la presentación sugerida por el asistente

Estilo de presentación Nos muestra los tipos de reproducción de la presentación, para elegir una

de ellas: en pantalla, mediante transparencias en blanco y negro, en color o con diapositivas de

35 mm. También indicaremos, marcando la casilla correspondiente, si deseamos o no imprimir el do-

cumento.


Raúl Sanz Lucio

76

Opciones de presentación Presenta tres recuadros en los que podemos insertar información pa-

ra la diapositiva del título: Título de la presentación, Nombre e Información adicional.

Terminar Una vez que el programa dispone de la información necesaria hacemos clic en Terminar

para ver el documento.

Una vez finalizado el proceso, PowerPoint 2003 crea una muestra de la presentación

seleccionada mostrando en Vista Esquema las diapositivas que la componen y su contenido

genérico (ver Fig. 2.44). Después, sustituiremos dicho contenido por el texto que mejor se

adapte a los fines de la presentación. Para realizar estas modificaciones, haremos doble clic en

el icono que aparece a la izquierda de cada diapositiva para editarla y verla a toda pantalla (ver

Fig. 2.45). Si nos encontramos en la Vista diapositiva, para pasar a la siguiente bastará con

que pulsemos la tecla <AvPág> o bien mediante el botón Página siguiente (aparece con do-

ble flecha en la barra de desplazamiento vertical).

Fig. 2.45 Diapositiva del título de la presentación

2.5 MENÚ PRESENTACIÓN

En este menú se incluyen opciones que permiten realizar diversas tareas relacionadas con una

presentación. Entre ellas podemos citar la configuración de una presentación, el ensayo de in-

tervalos de duración de cada diapositiva, la grabación de una narración asociada a la presenta-

ción, la inserción de botones en las diapositivas para realizar otras tareas, la vista previa de las

animaciones que vamos a añadir o, la más importante de todas, ver la presentación tal y como


Raúl Sanz Lucio

77

ha quedado. Todas las tareas mencionadas y algunas más están contenidas en el menú Presen-

tación que podemos ver en la Fig. 2.46 (a).

2.5.1 Configurar una presentación

PowerPoint 2003 ofrece diversas maneras de ejecutar una presentación con diapositivas en

función de nuestras necesidades o del lugar en que esta se vaya a realizar. Para configurar la

presentación actual, seleccionaremos esta opción en el menú Presentación, que despliega la

lista de ítems que vemos en la Fig. 2.46 (b).

En recuadro Tipo de presentación tenemos las opciones siguientes:

(a) (b)

Fig. 2.46 Menú Presentación (a) y menú de la opción Configurar presentación (b)

Realizada por un orador (pantalla completa) Este tipo de configuración se realiza a pantalla com-

pleta (puede ser la del ordenador u otra de mayor tamaño como un monitor de TV de pantalla gigante

o la que produce un proyector de cañón) y está controlada por la persona que dirige la presentación.

El orador puede ejecutar la presentación en modo automático o manual (mediante clics del ratón). En

modo manual, el control se realiza por medio de la propia pantalla del ordenador.


Raúl Sanz Lucio

78

Fig. 2.47 Vista de presentación en configuración Examinada de forma individual

Examinada de forma individual (ventana) Se utiliza cuando la presentación se va a realizar en

pantallas pequeñas, como puede ser la propia del ordenador (para individuos que se encuentren en

distintos despachos de una determinada empresa, por ejemplo). Este tipo de configuración permite

ver la barra de desplazamiento y la barra de herramientas Web que permite acceder a páginas de In-

ternet durante la presentación (ver Fig. 2.47). Permite, así mismo, realizar copias impresas de las

diapositivas deseadas. También será posible alternar la presentación con la ejecución de otros pro-

gramas.

Examinada en exposición (pantalla completa) Utilizaremos esta configuración cuando pretenda-

mos que la presentación se ejecute de manera automática (por ejemplo, en una exposición, galería

de arte, feria de muestras, etc.) y a pantalla completa. La presentación se puede configurar de mane-

ra que se reinicie automáticamente al acabar y continúa así hasta que se pulsa <Esc>. El público no

puede realizar cambios en la presentación (no aparece ningún menú contextual con el botón secun-

dario del ratón) aunque sí tiene acceso a los botones de acción de las diapositivas, hipervínculos y

puede avanzar las diapositivas. Obsérvese que, cuando se activa esta casilla, PowerPoint 2003 acti-

va también la casilla Repetir el ciclo hasta presionar Esc y, simultáneamente, la inhabilita (mostrán-

dola en vídeo inverso).

Repetir el ciclo hasta presionar Esc Como ya se ha comentado en la opción anterior al activar es-

ta casilla, la presentación que se vaya a ejecutar se repetirá indefinidamente hasta que pulsemos la

tecla <Esc>. Cuando se selecciona la opción anterior, esta casilla se activa sola y queda inhabilitada

por el programa.


Raúl Sanz Lucio

79

Presentar sin narración Si la presentación contiene narración oral, al activar esta casilla se inhibirá

la misma. En el apartado 2.5.3 veremos cómo se añade una narración oral a una presentación.

Sin animación La presentación se ejecuta sin ningún tipo de animación y las diapositivas aparecen

tal y como quedan al finalizar dicha animación. Se suele utilizar esta opción cuando el observador

pretende comprobar los contenidos de las diapositivas, dando preferencia a los mismos frente a las

animaciones y otros efectos.

Mostrar barra de desplazamiento Esta opción sólo está habilitada cuando se ha seleccionado la

configuración Examinada de forma individual (ventana) y permite mostrar u ocultar la barra de des-

plazamiento.

En el recuadro Diapositivas tenemos tres opciones:

Todo Realiza la presentación utilizando todas las diapositivas de la misma.

Desde... Hasta... Permite indicar el intervalo de la presentación que se va a ejecutar (desde y hasta

qué diapositiva).

Presentación personalizada Ejecuta una presentación personalizada que hayamos creado a partir

de la presentación completa, mediante la opción Presentaciones personalizadas del menú Presen-

tación. Si no se han creado presentaciones personalizadas de la completa, esta casilla no estará

disponible.

Por último, en el recuadro Avance de diapositivas aparecen dos opciones:

Manual Marcando esta casilla se podrá ejecutar la presentación en modo manual.

Usar los intervalos de diapositiva guardados Si hemos establecido intervalos automáticos entre

diapositivas (ver apartado 2.5.2), podremos utilizarlos marcando esta casilla que, como es lógico su-

poner será incompatible con la anterior.

A la derecha de este último recuadro tenemos el menú Color de pluma que permite se-

leccionar el color de la pluma con la que podemos realizar anotaciones en las diapositivas sólo

durante la presentación (ver Fig. 2.48). Los trazos realizados son temporales y desaparecen al

pasar a otra diapositiva.


Raúl Sanz Lucio

80

Fig. 2.48 Diapositiva en modo Presentación con pluma en color rojo

2.5.2 Ensayar intervalos

Permite ensayar la duración de los intervalos entre diapositivas, ejecutando la presentación en

modo de prueba, antes de hacerlos definitivos. Al hacer clic sobre esta opción aparece la pri-

mera diapositiva de la presentación y en su esquina inferior derecha se puede ver un reloj que

cuenta el tiempo total transcurrido desde el inicio de la misma y el de cada diapositiva indivi-

dual (ver Fig. 2.49).


Raúl Sanz Lucio

81

Fig. 2.49 Presentación de prueba para ensayar intervalos entre diapositivas

En la Fig. 2.50 podemos ver ampliado el cuadro Ensayar con el significado de las dis-

tintas partes que lo componen. Veamos con más detalle cada una de ellas.

Fig. 2.50 Cuadro Ensayar

Reloj de tiempo total Este reloj indica el tiempo transcurrido desde el inicio de la presen-

tación hasta el momento actual. Al final de la presentación indicará el tiempo total de duración

de la misma.

Reloj de la diapositiva actual Este otro reloj señala el tiempo transcurrido desde que

apareció la actual diapositiva, es decir, el tiempo que lleva en pantalla.

Repetir diapositiva actual Al pulsar este botón, el tiempo que marca el reloj de la diaposi-

tiva actual se pone a cero y comienza de nuevo la cuenta. Simultáneamente, el tiempo que hu-

biera transcurrido hasta que se pulsó Repetir se resta del reloj de tiempo total.

Pausa Este botón permite parar la cuenta del tiempo que transcurre en los dos relojes, para

realizar otras tareas, por ejemplo. Pulsando de nuevo, continúa la cuenta normalmente.

RELOJ DE TIEMPO TOTAL RELOJ DE LA

DIAPOSITIVA ACTUAL REPETIR DIAPOSITIVA ACTUAL

SIGUIENTE DIAPOSITIVA PAUSA


Raúl Sanz Lucio

82

Siguiente diapositiva Al hacer clic sobre este botón, aparece en pantalla la siguiente dia-

positiva y la cuenta del Reloj de la diapositiva actual se pone a cero y comienza de nuevo,

para establecer la duración de dicha diapositiva.

Fig. 2.51 Cuadro de diálogo indicando la duración de la presentación

Al finalizar la presentación aparece el cuadro de dialogo de la Fig. 2.51 indicando la du-

ración total de la presentación en minutos y segundos. Pregunta, además, si queremos guardar

los intervalos de diapositiva para poderlos ver luego en la Vista Clasificador de diapositivas

(ver Fig. 2.9). En este tipo de vista, aparece debajo de cada diapositiva la duración del interva-

lo (en minutos y segundos) a la izquierda y el número de orden a la derecha (ver Fig. 2.52).

Según se aprecia en la anterior figura, la duración por diapositiva es la que aparece en la tabla

adjunta:

Nº diapositiva Duración (sg)

1 20

2 9 3 2 4 12 5 17

Fig. 2.52 Vista Clasificador de diapositivas mostrando intervalos de transición


Raúl Sanz Lucio

83

2.5.3 Grabar narración

Esta opción es muy interesante ya que permite añadir una grabación oral a la presentación, na-

rrando su contenido. Esto supone, además, que la presentación puede ser autónoma y reprodu-

cirse de manera automática en un aula, una sala de conferencias o en un stand de una exposi-

ción, entre otros.

Fig. 2.53 Cuadro Grabar narración

Antes de iniciar la grabación abriremos la presentación a la que irá asociada. A conti-

nuación, haremos clic en la opción Grabar narración y aparecerá un cuadro como el de la

Fig. 2.53. En el recuadro Calidad de grabación actual aparecen una serie de parámetros rela-

tivos al sonido de la narración que se comentan a continuación:

Calidad Muestra el tipo de calidad de sonido que esté establecido en ese momento (como ya se

comentó en el apartado 1.91 del capítulo 1 cuanto mejor calidad tenga el sonido grabado, mayor será

el espacio que ocupe el archivo en el disco duro). El tipo de calidad se modifica mediante la ventana

que aparece al hacer clic en el botón Configuración (ver Fig. 2.54). Las distintas opciones que

muestra esta ventana permiten establecer un nombre para el formato de sonido seleccionado, guar-

darlo en el disco duro (o en un disquete) o seleccionar uno de los tipos de calidad de sonido (en el

recuadro Atributos) que van desde los 8Kb/sg (calidad mínima) hasta los 172 Kb/sg (calidad máxima)

de ocupación de espacio en un disco.

Fig. 2.54 Ventana Selección de sonido


Raúl Sanz Lucio

84

Espacio requerido en disco Indica el espacio que necesita el archivo de la narración en el disco

duro, expresado en Kb/sg (Kilobytes/segundo) y que, como se ha dicho anteriormente, dependerá de

la calidad de sonido seleccionada en la ventana de la Fig. 2.54.

Espacio libre en disco Muestra el espacio disponible en el disco en que está archivada la presen-

tación.

Tiempo máximo de grabación Determina, en función del espacio disponible en el disco y de la ca-

lidad de sonido establecida, la duración máxima que puede tener la narración, expresada en minutos.

Vincular narraciones en Si está marcada esta casilla PowerPoint 2003 archiva la narración en un

fichero diferente al de la presentación al que está asociada pero en la misma carpeta, cuya ruta po-

demos modificar mediante el botón Examinar. El programa archiva por separado la narración de ca-

da diapositiva y cada fichero tendrá la siguiente denominación <nombre de archivo de la presenta-

ción>número de narración<número de diapositiva> con la extensión WAV (archivo de forma de on-

da que ya se explicó en el capítulo 1). En todo caso, al ejecutar la presentación, esta se encarga de

localizar los archivos de sonido de la narración por lo que no tenemos que preocuparnos por ello. La

ventaja de este segundo método estriba en que, al ir separados los archivos WAV son más fáciles de

compartir por distintos equipos, al poderlos grabar en disquetes. Si la narración fuera prolongada y la

calidad de sonido alta, el tamaño de este archivo sería superior al de los disquetes convencionales

de alta densidad (1’44 Mb) y su almacenamiento requeriría de varias unidades de disco de este tipo.

Si la casilla no está marcada, la narración se archiva junto con la presentación en un único

archivo con la extensión habitual de PowerPoint 2003, PPT.

Otra opción posible es la de grabar una música de fondo acompañando a la presenta-

ción que podemos realizar también mediante un simple micrófono aunque la calidad del sonido

elegida conviene que sea algo mejor que para la narración oral.

2.5.4 Ver en dos pantallas

Mediante esta opción podemos ejecutar una presentación utilizando dos pantallas diferentes.

Desde una de ellas el moderador controla la ejecución y puede ver diapositivas que permane-

cen ocultas para la audiencia que contempla la presentación en otra pantalla. Hay que resaltar

que no nos estamos refiriendo a la presentación mediante proyector de cañón, pantalla de cris-

tal líquido o monitor de TV ya que, en estos casos, las imágenes que ofrecen estos dispositivos

audiovisuales es la misma que la del monitor del ordenador desde el que se ejecuta dicha pre-

sentación. Los dos equipos que se utilicen en la presentación deberán conectarse entre sí utili-

zando el puerto serie, mediante un cable adecuado.

Al hacer clic sobre esta opción aparece la ventana de la Fig. 2.55 que consta de cuatro

apartados:


Raúl Sanz Lucio

85

1.- Permite seleccionar qué equipo, de los dos utilizados, actuará como Moderador y cuál como

Audiencia a fin de realizar las configuraciones necesarias.

2.- En el recuadro que aparece seleccionaremos el puerto del ordenador que se va a utilizar para la

conexión.

3.- Nos informa de que debemos conectar los dos equipos mediante el cable correspondiente.

4. Avisa que debemos realizar estas mismas operaciones en el otro equipo y configurarlo como Au-

diencia, si este lo hemos configurado como Moderador, o viceversa.

Fig. 2.55 Ventana Ver en dos pantallas

Después de pulsar Aceptar, un cuadro de diálogo nos informará de que se está copian-

do el archivo de la presentación en el otro equipo. Luego, repetiremos estos cuatro pasos en el

otro equipo para configurarlo.

2.5.5 Botones de acción

Esta opción muestra una paleta de botones que podemos insertar en las diapositivas, dándoles

diferentes tamaños y colores (ver Fig. 2.56). Después de insertar uno de los botones, aparecerá

la ventana de la Fig. 2.25 para asignarle una de las acciones que se muestran en el recuadro Hi-

pervínculo a, Ejecutar programa, Acción de objeto o Reproducir sonido, la cual se ejecutará

durante la presentación, al pulsar con el ratón el botón de que se trate.

Fig. 2.56 Botones de acción


Raúl Sanz Lucio

86

Los botones de acción tienen cada uno su nombre (que veremos a continuación) y una

tarea preestablecida (salvo el primero de ellos que no muestra figura alguna) relacionada con el

dibujo inscrito aunque podemos asignarle otra cualquiera. Veamos, por ejemplo, como se in-

sertaría un botón Inicio en una diapositiva y la acción preestablecida por PowerPoint 2003.

En primer lugar hacemos clic en el botón Vista Diapositiva para ver en pantalla la dia-

positiva donde vamos a insertar el botón. Luego seleccionamos el botón Inicio de la paleta de

botones de la Fig. 2.56. A continuación, el cursor se convierte en + y pinchando en un punto

de la diapositiva, sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastramos hasta darle al botón el ta-

maño deseado, como se ve en la Fig. 2.57 (a). Al soltar el ratón, aparece el botón Inicio como

una autoforma cualquiera (rodeado de los controladores de tamaño que ya hemos visto ante-

riormente en el apartado 2.12.2 del capítulo 2) cuyo tamaño podemos modificar en cualquier

momento que deseemos (ver Fig. 2.57 b). También se puede observar que aparece la ventana

Configuración de la acción y que en el recuadro Hipervínculo a se muestra la acción prees-

tablecida Primera diapositiva. Por último, pulsamos el botón Aceptar para asignar la acción

seleccionada y pinchamos con el ratón fuera del botón creado para que este quede fijado (ver

Fig. 2.57 c).

Para modificar las características del botón (tamaño, color, etc.) haremos doble clic en

él y aparecerá la ventana Formato de autoforma que hemos visto en la Fig. 2.22 para que

realicemos los cambios oportunos.

(a) (b)

(c)

Fig. 2.57 Proceso de inserción de un botón de acción Inicio


Raúl Sanz Lucio

87

La denominación de cada uno de los botones de la Fig. 2.56 es la siguiente:

Botón Personalizar Botón Inicio

Botón Ayuda Botón Información

Botón Hacia atrás o anterior Botón Hacia delante o siguiente

Botón Comienzo Botón Final

Botón Volver Botón Documento

Botón Sonido Botón Película

2.5.6 Preestablecer animación

Para establecer una animación seleccionaremos el recuadro de texto o el objeto a animar en la

diapositiva deseada (el modo de vista será Vista Diapositiva). Después, haremos clic en esta

opción y se mostrará la ventana de la Fig. 2.58 (a) o (b), dependiendo de hayamos marcado un

texto o un objeto (la mayoría de estas opciones están presentes en la barra de Efectos de ani-

mación que aparece en la Fig. 2.5). Por último, marcaremos la animación deseada que quedará

asociada al texto u objeto seleccionado.

(a) (b)

Fig. 2.58 Menú Preestablecer animación para texto (a) y para objetos (b)

Para ver el efecto producido en la presentación por las animaciones introducidas, antes

de ejecutar esta, haremos clic en la opción Vista previa de la animación del menú Presen-

tación. En la parte superior derecha de la pantalla aparecerá la misma diapositiva actual en mi-

niatura y en ella se reproducirán los efectos de animación y sonoros, como lo harían en la pre-

sentación real.


Raúl Sanz Lucio

88

Fig. 2.59 Reproducción de la animación en la diapositiva en miniatura

2.5.7 Transición de diapositiva

Permite añadir efectos de transición entre diapositivas (visuales y sonoros), de modo que el pa-

so de una a otra no sea demasiado brusco. En una presentación, se pueden añadir transiciones

diferentes para las distintas diapositivas en función, por ejemplo, de su contenido. Al seleccio-

nar esta opción aparece la ventana de la Fig. 2.60 en la que podemos distinguir tres zonas:

Efecto, Avanzar y Sonido. Veamos cada una de estas:

Efecto En este recuadro aparece una pequeña ventana en la que podemos ver el efecto de la tran-

sición seleccionada. Debajo, tenemos un menú desplegable con los diferentes efectos: barras vertica-

les, barrido hacia la derecha, cuadros bicolores, desvanecimiento en negro, disolver, etc. Más abajo,

tres botones de selección permiten elegir entre una transición lenta, media o rápida.

Avanzar Aquí podemos seleccionar si la transición se realizará mediante un clic del ratón o de for-

ma automática al cabo de un lapso de tiempo determinado, expresado en segundos en la casilla de

igual nombre.

Sonido Por último, en este recuadro podremos introducir un sonido que se oirá coincidiendo con el

cambio de diapositiva. Si marcamos la casilla Repetir hasta el próximo sonido el que se hubiera se-

leccionado para la diapositiva actual se reproducirá hasta que suene otro diferente, bien esté inserta-

do en la propia diapositiva o bien sea el sonido de transición de la diapositiva siguiente.

Por último, podemos aplicar los efectos de transición a la diapositiva actual o a todas

las de la presentación.


Raúl Sanz Lucio

89

Fig. 2.60 Ventana Transición de diapositiva

2.5.8 Ocultar diapositiva

Mediante esta opción podemos ocultar una o varias diapositivas para que no estén visibles en

la presentación. Los motivos para ello pueden ser varios y entre ellos citaremos dos:

1. Ocultar determinadas diapositivas en presentaciones con dos monitores de modo que el

Moderador puede verlas pero la Audiencia no.

2. Ocultar una diapositiva que está vinculada a otra para que se vea, únicamente, cuando pul-

semos determinado botón de acción que contenga el hipervínculo a esa diapositiva.

Fig. 2.61 Presentación con las diapositivas 2 y 4 ocultas

Durante la presentación es posible hacer visible una diapositiva oculta, mediante la op-

ción Ir del menú contextual que aparece al pulsar el botón secundario del ratón (ver aparta-


Raúl Sanz Lucio

90

do 2.6.2). Para ocultar una diapositiva cuando nos encontramos en Vista Clasificador de

diapositivas simplemente pulsaremos el botón Ocultar diapositiva que se encuentra en la ba-

rra de herramientas Clasificador de diapositivas y aparecerá el número de la diapositiva ta-

chado (ver Fig. 2.61). Pulsando de nuevo este botón la diapositiva se vuelve a hacer visible.

También podemos seleccionar esta opción en el menú contextual que aparece al pulsar el botón

secundario del ratón estando este situado sobre la diapositiva a ocultar (o a hacer visible).

2.5.9 Diapositiva resumen

En ocasiones puede resultar interesante crear una diapositiva que resuma el contenido de algu-

nas de las que componen la presentación (por ejemplo, cuando exista alguna relación entre

ellas). Pare crear esta diapositiva tenemos que encontrarnos en Vista Clasificador de diapo-

sitivas. A continuación, marcaremos las diapositivas cuyo título queremos incluir en el resu-

men y pulsaremos el botón Diapositiva resumen de la barra de herramientas Clasificador

de diapositivas. Se creará una diapositiva que contendrá los títulos de las diapositivas marca-

das y se colocará por delante de la primera de ellas.

2.5.10Presentaciones personalizadas

Son presentaciones dentro de otra presentación mayor. Están formadas por parte de las diapo-

sitivas de la presentación a la que pertenecen y se pueden utilizar para presentaciones parciales

que pueden ser necesarias en determinadas ocasiones en las que por falta de tiempo o porque

la audiencia no deba ver la totalidad de la presentación, no se pueda ejecutar entera. A partir

de una presentación podemos definir varias personalizadas.

(a) (b)

Fig. 2.62 Ventanas Presentaciones personalizadas (a) y Definir presentación personalizada (b)


Raúl Sanz Lucio

91

Al hacer clic en esta opción aparece la ventana de la Fig. 2.62 (a) en la que se mostra-

rán las presentaciones personalizadas que hayamos creado a partir de una completa. Para defi-

nir una nueva debemos tener cargada la que utilizaremos como patrón. A continuación, hare-

mos clic sobre el botón Nueva y se mostrará la ventana de la Fig. 2.62 (b) que contiene tres

recuadros, cuyo contenido es el siguiente:

Nombre de la presentación con diapositivas Aquí se escribirá el nombre que le vamos a dar

a la presentación personalizada.

Diapositivas de la presentación En este recuadro aparecerán todas las diapositivas que com-

ponen la presentación original, con su número de orden y su título (por defecto toma el texto con esti-

lo Título 1). Si no tuviera título aparecería como Diapositiva nº en el que nº es el número de orden

de la diapositiva. Las diapositivas ocultas muestran su número de orden entre paréntesis.

Diapositivas de la presentación personalizada Seleccionando diapositivas del recuadro ante-

rior y pulsando el botón Agregar, iremos añadiendo a este recuadro las diapositivas deseadas que

compondrán la presentación personalizada. Para eliminar diapositivas de este recuadro las seleccio-

naremos aremos y pulsaremos el botón Quitar.

Para ver el resultado de una presentación personalizada, la seleccionaremos en la ventana de

la Fig. 2.62 (a) y luego pulsaremos el botón Mostrar para que se ejecute como cualquier otra presen-

tación.

2.6 VER PRESENTACIÓN

Ya sólo nos queda ejecutar la presentación creada para ver el efecto resultante. Aún nos que-

dará ajustar los intervalos entre diapositivas o modificar la narración o, incluso corregir alguna

característica del texto introducido en cuanto a su tamaño o a la cantidad de palabras emplea-

das (para corregir esto utilizaremos el Corrector de estilos que se explica en el siguiente

apartado).

Para ejecutar una presentación, una vez cargada, haremos clic en el botón Presenta-

ción con diapositivas (ver apartado 2.1.2) y esta se pondrá en marcha de manera inmediata.

Luego, dependiendo del tipo de presentación que hayamos diseñado (realizada por un orador,

examinada de forma individual o en pantalla en una exposición, etc.), esta se ejecutará de ma-

nera autónoma (con narración oral, música de fondo o sin sonido alguno) o manual. En el se-

gundo caso, pasaremos de una diapositiva a otra por medio de clics del ratón o pulsando sobre

alguno de los Botones de acción que hemos visto en el apartado 2.5.5.

Durante la presentación podemos modificar la diapositiva que se verá en siguiente lu-

gar, ver las notas del orador, modificar el puntero o parar la presentación. Para ello utilizare-


Raúl Sanz Lucio

92

mos el menú contextual que aparece al pulsar el botón derecho del ratón y que se explica en

detalle en el apartado 2.6.2.

2.6.1 Corrector de estilos

El corrector de estilos es una herramienta que permite corregir la ortografía y la puntuación de

la presentación y presenta sugerencias sobre las partes de las diapositivas que no tienen sufi-

ciente legibilidad, ya sea por el tamaño incorrecto de las fuentes utilizadas o por el excesivo

número de líneas del texto que se incluye.

Fig. 2.63 Cuadro del Corrector de estilos

Al hacer clic sobre esta opción del menú Herramientas aparece el cuadro de la

Fig. 2.63. En el recuadro Corregir marcaremos las casillas de las tareas que queremos que

realice el corrector:

Ortografía Funciona de manera similar a como vimos en Word 2003.

Claridad visual Realiza una comprobación de la legibilidad de los títulos y texto de la diapositiva

en cuando a tamaño de las fuentes, número de líneas y viñetas utilizadas.

Mayúsculas y puntuación Realiza una comprobación del uso correcto de mayúsculas y de la

puntuación final de títulos y texto utilizado en la presentación.

Fig. 2.64 Cuadro resumen del Corrector de estilos

Una vez finalizado el trabajo del Corrector de estilos aparece un cuadro similar al de

la Fig. 2.64 donde se nos informa de las posibles incorrecciones detectadas en cada diapositiva


Raúl Sanz Lucio

93

de acuerdo con los valores establecidos por el programa y que se pueden modificar mediante el

botón Opciones del cuadro de la Fig. 2.63.

2.6.2 Menú contextual de la diapositiva

Este menú (ver Fig. 2.65) se muestra, durante una presentación, pulsando el botón derecho del

ratón. También podemos hacerlo aparecer pulsando el botón que aparece en la esquina

inferior izquierda de la propia diapositiva. Mediante este menú podemos realizar diversas ta-

reas relacionadas con la presentación en curso: pasar a la diapositiva siguiente o anterior, ir a la

primera diapositiva oculta para hacerla visible, ver las notas particulares del orador y que que-

dan ocultas para la audiencia, o modificar el puntero del ratón para convertirlo en un lápiz de

diferentes colores que nos permite realizar marcas temporales en la diapositiva durante la pre-

sentación.

Fig. 2.65 Menú contextual de la diapositiva

La tarea que realiza cada una de las opciones de este menú es la siguiente:

Siguiente Salta a la diapositiva siguiente cuando esta no se haya marcado como oculta.

Anterior Salta a la diapositiva anterior cuando esta no se haya marcado como oculta.

Ir Presenta un menú con diversas opciones (ver Fig. 2.66):

Diapositiva oculta permite saltar a la siguiente diapositiva cuando está marcada como

oculta.

Desplazamiento por diapositivas permite seleccionar, mediante su número, qué dia-

positiva será la siguiente en visualizarse.

Por título permite seleccionar, mediante su título, qué diapositiva será la siguiente en vi-

sualizarse.


Raúl Sanz Lucio

94

Presentación personalizada permite seleccionar una presentación personalizada (si no

existe ninguna para la actual presentación esta opción aparecerá desactivada).

Vista anterior cuando dos diapositivas están vinculadas entre sí, esta opción permite ir

desde la diapositiva actual hasta la vista anterior de aquella a la que está vinculada.

Fig. 2.66 Menú Ir

Notas de la reunión Permite añadir notas relativas a la presentación mientras esta se están eje-

cutando, escribiéndolas en el cuadro que aparece con este nombre. En las presentaciones automáti-

cas, la ejecución se interrumpe mientras se está escribiendo aunque podemos seguir pasando diapo-

sitivas de forma manual.

Notas del orador Similar a la opción anterior salvo porque, en este caso, las anotaciones van

asociadas a una diapositiva concreta indicada por su número de orden. De este modo, el orador pue-

de hacer anotaciones relacionadas con las diapositivas a las que se refieren.

Medidor de diapositivas Esta opción se utiliza para presentaciones automáticas (aquellas en las

que hemos establecido los intervalos de transición) pero que vamos a ejecutar después de forma

manual (seleccionando Avance de diapositivas manual mediante la opción Configurar presentación

del menú Presentación), para responder, por ejemplo, a preguntas de la audiencia. Así, mediante el

cuadro que aparece en la parte inferior de la pantalla (ver Fig. 2.67) podemos controlar la duración

de la presentación observando los tiempos establecidos para cada diapositiva y para el conjunto de

ellas.

Fig. 2.67 Cuadro Medidor de diapositivas

Un reloj en la parte superior indica el tiempo transcurrido de la diapositiva actual, y otro en la

parte inferior indica el tiempo total transcurrido de la presentación. En el centro del cuadro una barra

mide mediante cuadrados verdes, amarillos y rojos cómo se está desarrollando la presentación de

cada diapositiva comparada con el tiempo preestablecido. Mientras no se sobrepase el tiempo ensa-

yado, aparecerán cuadros verdes y, si hay retraso, los cuadros serán amarillos o rojos (cuando el re-

traso es muy grande). En la parte inferior del cuadro, otra barra situada a lo largo de la parte inferior


Raúl Sanz Lucio

95

del medidor indica si va demasiado rápido o demasiado lento en relación con el tiempo total ensaya-

do.

Flecha Permite cambiar el puntero del ratón a la forma de flecha cuando tiene forma de pluma.

Pluma Permite cambiar el puntero del ratón a la forma de pluma cuando tiene forma de flecha para

poder realizar anotaciones o marcas en una diapositiva durante la presentación (ver Fig. 2.48).

Opciones del puntero Contiene un menú con tres opciones (ver Fig. 2.68) mediante las que po-

demos:

Ocultar ahora permite ocultar el puntero del ratón sólo en la diapositiva actual.

Ocultar siempre permite ocultar el puntero del ratón en todas las diapositivas.

Color de pluma permite establecer el color de la pluma cuando está seleccionada la ca-

silla Pluma.

Fig. 2.68 Menú Opciones del puntero

Pantalla Contiene un menú con tres opciones cuya función es la siguiente:

Pausa detiene la presentación en curso para realizar algún comentario o aclaración, por

ejemplo.

Pantalla en negro muestra la pantalla de la presentación en negro hasta que se vuelva

a hacer clic con el ratón (con el puntero en forma de flecha). Si está activada la pluma se

pueden realizar anotaciones en ella.

Borrar pluma permite borrar las marcas realizadas mediante la pluma, ya sea en una

diapositiva o sobre la pantalla en negro (ver opción anterior).

Fig. 2.69 Menú Pantalla

Fin de la presentación Al hacer clic sobre esta opción finalizará la ejecución de la presentación

(independientemente del punto de la misma en el que estuviéramos) y nos devolverá a la pantalla de

PowerPoint 2003 en la que nos encontráramos al iniciarla.


Raúl Sanz Lucio

96

2.7 REALIZACIÓN DE TRANSPARENCIAS

Aunque no sea esta la función para la que se creó el programa PowerPoint 2003, parece evi-

dente, a la vista del diseño de diapositivas que hemos visto, que también puede utilizarse para

crear transparencias atractivas para presentarlas luego con un retroproyector (para el caso, por

ejemplo, de no disponer de un medio de presentación adecuado como puede ser un proyector

de cañón o un televisor de gran tamaño).

Los diseños de las transparencias se realizarán exactamente igual que hemos hecho con

las diapositivas y luego, se imprimirán en acetatos especiales para impresora láser (tipo especial

de transparencia que soporta elevadas temperaturas sin deteriorarse) o bien para impresora de

chorro de tinta (tipo de transparencia con una de las caras recubierta con un material rugoso

translucido para que se adhiera con facilidad la tinta).

2.8 IMPRIMIR DIAPOSITIVAS Y TRANSPARENCIAS

Antes de imprimir una presentación (o diapositivas sueltas) debemos configurar el tamaño de la

página en función del destino final de dicha impresión: presentación en pantalla, transparencias,

diapositivas de 35 mm (para obtenerlas mediante fotografía a partir de las hojas impresas), etc.

Para hacer esto, seleccionaremos la opción Configurar página del menú Archivo y se mostra-

rá la ventana de la Fig. 2.70. En el recuadro Tamaño de diapositivas para seleccionaremos el

tipo de impresión deseado por ejemplo, Transparencia. Debajo tenemos dos casillas que nos

permiten establecer, de forma personalizada, el Ancho y el Alto de la diapositiva impresa

(cuando no se opta por el tamaño preestablecido de 24x18). Más abajo, la casilla Numerar las

diapositivas desde nos permite introducir el número que llevará la primera diapositiva (conti-

nuando la numeración, a partir del mismo, para el resto de la presentación). En el recuadro O-

rientación podemos indicar si la impresión será horizontal o vertical (la orientación será la

misma para todas las diapositivas de la presentación). Por último, en el recuadro Notas, docu-

mentos y esquema seleccionaremos la orientación para imprimir este tipo de datos (esta op-

ción es independiente de la orientación de las diapositivas por lo que estas pueden imprimirse

en vertical y las notas en horizontal o viceversa).


Raúl Sanz Lucio

97

Fig. 2.70 Ventana Configurar página

Una vez configurada la página procederemos a imprimir la presentación utilizando la

opción Imprimir del menú Archivo (ver Fig. 2.71). En esta ventana podemos distinguir cuatro

zonas diferenciadas: Impresora, Intervalo de impresión, Copias e Imprimir. Veamos, a conti-

nuación su significado:

Impresora permite seleccionar la impresora que utilizaremos para imprimir la presentación.

Intervalo de impresión permite seleccionar qué diapositivas vamos a imprimir: Todas, Diapositiva

activa, Selección, Presentación personalizada o determinadas Diapositivas, indicando su número

como se hace en Word 2003 (ver apartado 2.6 del libro Presentaciones multimedia con Word

2003).

Copias permite indicar el número de copias que se va a realizar de cada original.

Fig. 2.71 Ventana Imprimir

Imprimir permite indicar el formato de impresión de las diapositivas. La lista desplegable que apa-

rece contiene las siguientes opciones:


Raúl Sanz Lucio

98

Diapositivas imprime de una en una las diapositivas indicadas en el recuadro Intervalo

de impresión.

Documentos (2 diapo. Por página) igual que la primera pero imprime dos diapositivas

en cada hoja (ver Fig. 2.72 a).

Documentos (3 diapo. Por página) igual que la primera pero imprime tres diapositivas

en cada hoja y unas líneas en blanco a la derecha para hacer anotaciones a mano (ver

Fig. 2.72 b).

Documentos (6 diapo. Por página) igual que la primera pero imprime seis diapositivas

en cada hoja.

Página de notas imprime las diapositivas tal y como aparecen en Vista Página de no-

tas (ver Fig. 2.11) con las anotaciones que se hayan realizado en ellas.

Vista Esquema imprime la presentación tal y como aparece en Vista Esquema (si el es-

quema se ha ampliado mediante zoom, se reflejará al imprimirse).

(a) (b)

Fig. 2.72 Impresión de 2 diapositivas por página (a) y de 3 diapositivas por página (b)

Debajo de la opción Imprimir, podemos ver cinco casillas cuya función es la siguiente:

Imprimir diapositivas ocultas imprime todas la diapositivas incluidas las ocultas (cuan-

do estas existan en la presentación).


Raúl Sanz Lucio

99

Ajustar al tamaño del papel imprime las diapositivas ajustando su tamaño al del papel,

aumentándolo o disminuyéndolo, según el caso.

Enmarcar diapositivas dibuja una fina línea alrededor de diapositivas, páginas de notas

y esquemas.

Blanco y negro puros imprime las diapositivas utilizando únicamente el blanco y el ne-

gro y ajustando las tonalidades grises a uno de estos dos colores.

Blanco y negro cuando se utiliza una impresora de blanco y negro, adapta los colores a

tonos de grises para optimizar el resultado.

2.9 AYUDA

La ayuda en PowerPoint 2003 funciona exactamente igual a la de Word 2003 (véase el apar-

tado 2.14 del libro Presentaciones multimedia con Word 2003) por lo que no es necesario

comentarlo en este apartado. Sí conviene recordar que la ayuda contenida en el programa es lo

suficientemente completa y de fácil acceso como para que no sea necesario disponer para con-

sulta de manuales más o menos amplios (que, al final, resultan de difícil comprensión por de-

masiado exhaustivos) u otro tipo de libros que traten este tema. Además, al poder imprimir la

información que nos presenta la ayuda integrada, podemos elaborar un pequeño dossier con

aquellos temas que nos parezcan más interesantes (por ser de uso más frecuente para noso-

tros), de acuerdo con nuestras capacidades y dificultades a la hora de realizar determinadas ta-

reas con este programa.

Raúl Sanz Lucio

BIBLIOGRAFIA

Yebes López, E., PowerPoint 2003. Madrid: Ediciones Anaya Multimedia, S.A., 2004.

Raúl Sanz Lucio

INDICE

1. SISTEMA OPERATIVO WINDOWS 95 ..................................................................... 2

1.1 INICIO DE UNA SESIÓN EN WINDOWS 95 ............................................................. 4

1.2 EL ESCRITORIO ....................................................................................................... 5

1.2.1 Barra de tareas ................................................................................................... 6

1.2.2 Botón Inicio ........................................................................................................ 7

1.2.3 Control de volumen............................................................................................. 8

1.2.4 Reloj ................................................................................................................... 8

1.2.5 Iconos ................................................................................................................. 9

1.2.6 Ventanas ........................................................................................................... 10

1.2.7 Acceso directo .................................................................................................. 16

1.3 OPCIONES DEL MENÚ DE INICIO ....................................................................... 17

1.3.1 Programas ........................................................................................................ 17

1.3.2 Documentos ...................................................................................................... 18

1.3.3 Configuración ................................................................................................... 18

1.3.4 Buscar .............................................................................................................. 20

1.3.5 Ayuda ............................................................................................................... 21

1.3.6 Ejecutar ............................................................................................................ 22

1.3.7 Apagar el sistema ............................................................................................. 23

1.3.8 Arranque en modo a prueba de fallos ............................................................... 24

1.4 PANEL DE CONTROL ............................................................................................ 25

1.5 INSTALAR UN PROGRAMA ................................................................................. 26

1.6 EXPLORADOR DE WINDOWS.............................................................................. 26

1.6.1 Seleccionar iconos, archivos y carpetas con el ratón ....................................... 29

1.6.2 Borrar iconos, archivos y carpetas ................................................................... 30

1.6.3 Copia de discos................................................................................................. 30

1.6.4 Copia de archivos y carpetas mediante copiar, cortar y pegar .......................... 31

1.6.5 Copia de archivos y carpetas mediante el ratón ................................................ 31

1.6.6 Asociar un tipo de archivo a un programa ........................................................ 32

1.7 AÑADIR PROGRAMAS AL MENÚ INICIO CON EL RATÓN ............................... 33

Pág

Raúl Sanz Lucio

1.7.1 Carpeta Inicio del menú Programas ................................................................. 34

1.8 PAPELERA DE RECICLAJE ................................................................................... 34

1.9 ACCESORIOS ......................................................................................................... 35

1.9.1 Multimedia ....................................................................................................... 39

2. PROGRAMA DE PRESENTACIONES POWERPOINT 2003 ............................... 45

2.1 PANTALLA DE POWERPOINT 2003 .......................................................................... 45

2.1.1 Barras de herramientas .................................................................................... 48

2.1.2 Botones para cambio de vista ........................................................................... 50

2.1.3 Línea de mensajes ............................................................................................. 53

2.2 CREAR UNA NUEVA PRESENTACIÓN ............................................................... 53

2.2.1 Crear presentación en blanco ........................................................................... 54

2.2.2 Personalizar animación .................................................................................... 59

2.2.3 Configuración de la acción ............................................................................... 61

2.2.4 Nueva presentación con plantilla ...................................................................... 63

2.2.5 Abrir una presentación existente ....................................................................... 64

2.3 MENÚ INSERTAR .................................................................................................. 65

2.3.1 Nueva diapositiva ............................................................................................. 65

2.3.2 Duplicar diapositiva ......................................................................................... 66

2.3.3 Número de diapositiva ...................................................................................... 67

2.3.4 Diapositivas de archivos ................................................................................... 68

2.3.5 Cuadro de texto ................................................................................................ 69

2.3.6 Organigrama .................................................................................................... 70

2.3.7 Insertar tabla .................................................................................................... 73

2.4 ASISTENTE PARA AUTOCONTENIDO ............................................................... 74

2.5 MENÚ PRESENTACIÓN ........................................................................................ 76

2.5.1 Configurar una presentación ............................................................................ 77

2.5.2 Ensayar intervalos ............................................................................................ 80

2.5.3 Grabar narración ............................................................................................. 83

2.5.4 Ver en dos pantallas ......................................................................................... 84

2.5.5 Botones de acción ............................................................................................. 85

2.5.6 Preestablecer animación ................................................................................... 87

Pág

Raúl Sanz Lucio

2.5.7 Transición de diapositiva .................................................................................. 88

2.5.8 Ocultar diapositiva ........................................................................................... 89

2.5.9 Diapositiva resumen ......................................................................................... 90

2.5.10 Presentaciones personalizadas .......................................................................... 90

2.6 VER PRESENTACIÓN ........................................................................................... 91

2.6.1 Corrector de estilos .......................................................................................... 92

2.6.2 Menú contextual de la diapositiva ..................................................................... 93

2.7 REALIZACIÓN DE TRANSPARENCIAS ............................................................... 96

2.8 IMPRIMIR DIAPOSITIVAS Y TRANSPARENCIAS.............................................. 96

2.9 AYUDA ................................................................................................................... 99

Pág

Documents

Power Point 2003