Oracle Excellence Days Caso APSS

ORACLE ENTERPRISE EXCELLENCE DAYS 2010Sessione People Management - L’esperienza di APSS Trento

Firenze, 7 ottobre 2010

Ettore [email protected]

mailto:[email protected]

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Programma di Sviluppo delle Risorse Umane di APSS

Ettore Turra – APSS Trento

Argomenti CONTESTO

• L’AZIENDA PROVINCIALE PER I SERVIZI SANITARI (APSS)

• IL CAPITALE UMANO DI APSS

• LE PERSONE AL CENTRO DEL SERVIZIO

IL PROGETTO DI CAMBIAMENTO

• IL PROGRAMMA DI SVILUPPO DELLE RISORSE UMANE

• OBIETTIVO STRATEGICO

• SEQUENZA DEI PROGETTI

• RISULTATI REALIZZATI

SOLUZIONE ORACLE PEOPLESOFT HCM

• PERCHE’ UN SOFTWARE DI GESTIONE DEL CAPITALE UMANO

• FASI D’IMPLEMENTAZIONE

• CONTENUTI IMPLEMENTAZIONE ORACLE HCM

• FASCICOLO VIRTUALE

CONCLUSIONI:

• BENEFICI REALIZZATI

• INSEGNAMENTI DI QUESTA ESPERIENZA

• GUARDANDO AL FUTURO

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CONTESTO

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APSS IN SINTESI

L’ “Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari” (APSS), una delle maggiori aziende sanitarie in Italia, gestisce le attività sanitarie pubbliche nella Provincia Autonoma di Trento (520,000 residenti e oltre 30 milioni di presenze annue di turisti).

L’azienda fornisce al proprio bacino di utenza i seguenti servizi:

• Promozione della salute

• Medicina preventiva

• Assistenza primaria ed ospedaliera

• Riabilitazione

• Assistenza psichiatrica

Circa 8,000 dipendenti (4000+ nell’area clinico-sanitaria)

760 medici di medicina generale e pediatri di libera scelta convenzionati

2 ospedali principali (hub) e 5 ospedali di distretto (spokes) con più di 1,800 posti letto; punti di erogazione ambulatoriale diffusi nel territorio con circa 2,600 agende di prenotazione

Accordi con strutture ospedaliere ed ambulatoriali private (37) e con 52 residenze sanitarie assistenziali

Bilancio di esercizio 2009: EUR 1.070 M; in equilibrio

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IL CAPITALE UMANO DI APSS – Lavoratori dipendenti

Nel triennio il personale dipendente è aumentato (+3,7%) - in particolare nell’area clinico-sanitaria

Nella stesso periodo il volume di attività (bilancio di esercizio) è cresciuto del 10%; la produttività complessiva del personale è quindi aumentata del 6% circa

Lavoratori presenti alla fine dell'anno (per profilo professionale)

2007 2008 2009Variazione09/07 (%)

Medici 937 984 997 +6,4

Infermieri 2460 2539 2575 +4,7

Operatori sociosanitari 712 756 774 +8,7

Personale amministrativo 925 986 987 +6,7

Altri profili 2561 2528 2543 -0,7

Totale 7595 7793 7876 +3,7

Produttività per addetto (FTE)

2007 2008 2009Variazione09/07 (%)

Unità Equivalenti 7139 7242 7412 +3,8

Volume di Attività (Eur. MIO) 973,00 1.011,00 1.070,00 +10,0

Volume di attività per FTE (K Eur) 136,29 139,60 144,36 +5,9

Composizione % per profilo professionale - FTE (2009)

13%

33%

10%12%

32% Medici

Infermieri

Operatori sociosanitari

Personale amministrativo

Altri profili

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LE PERSONE AL CENTRO DEL SERVIZIO

Nelle aziende di servizio le persone sono il fattore competitivo più importante

A maggior ragion nelle organizzazioni sanitarie, dove le competenze dei singoli influiscono direttamente sullo stato di salute dei cittadini

Nel corso degli anni molte le attività svolte per analizzare e migliorare la gestione delle Risorse Umane di APSS

Necessità forte di riconfigurare e riallineare le varie componenti della gestione:

processi, strutture, sistemi di gestione delle Risorse Umane

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IL PROGETTO DI CAMBIAMENTO

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Il Programma di Sviluppo delle Risorse Umane

Contesto:

•Un programma per fasi, organizzato come una sequenza di progetti

• La più vasta iniziativa di cambiamento organizzativo attualmente in corso in APSS

•Al progetto partecipano i principali attori della gestione del personale:

– la Direzione del Personale, i Coordinatori di risorse (linea), i Dipendenti stessi

Tempi:

•Avvio del programma: 2007

•Durata: 36+ mesi

Partner del programma:

•Consulenza processi HR: Exeo Consulting e SDG

•Soluzione Software: Oracle Peoplesoft HCM 9.0

•Servizi d’implementazione: Oracle Consulting Services

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Obiettivo strategico

Trasformare i processi e i sistemi di gestione delle Risorse Umane per passare da una gestione prevalentemente focalizzata sugli aspetti normativi e amministrativi del personale ad un modello centrato sui ruoli e sullo sviluppo delle competenze individuali

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Sequenza dei progetti

Realizzazione Piani di Sviluppo Personalizzati (PSP)

10 mesi 9 mesi 18/20 mesi

“Progetto di Concezione” per valutare il disegno

organizzativo

“Implementazione del Cambiamento” Progetto per realizzare il nuovo modello

HRProcessi, strutture e sistemi

(Fase 2)con rilasci intermedi

Legenda: Progetto/Programma Attività di abilitazione cambiamento

Allineamento graduale dei processi e delle competenze di gestione RU

Decisione/approvazione

“Disegno Organizzativo”

progetto per disegnare il nuovo

modello HR(Fase 1)

Pro

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Risultati realizzati

Analisi dei processi e specifiche dei sistemi (attuali e a tendere)

Definizione del “modello professionale” di APSS: strutture, ruoli e posizioni (i.e. l’organigramma, i ruoli e le posizioni, le persone che le rivestono)

Impostazione del modello delle competenze di APSS:

• Definiti i profili di ruolo e delle competenze del Primario, Caposala, Capotecnico, Responsabile Tecnico-Amministrativo

• Autovalutazione delle competenze e Piani di Sviluppo Personalizzati (PSP) applicati da circa 70 primari e 150 caposala

Selezione ed implementazione di una soluzione software di gestione delle risorse umane (PeopleSoft Oracle)

Definizione e applicazione di un nuovo sistema di valutazione e sviluppo delle prestazioni individuali, applicato ad oltre 500 valutatori e ai loro riporti (5000+)

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SOLUZIONE ORACLE PEOPLESOFT HCM

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Pianificare e misurare

l’organizzazione

Migliorare i processi

Sviluppare

le competenze

Oracle

HCM

• Diminuire i passaggi di carta

• Realizzare processi integrati attraverso sistemi di workflow

• Automatizzare le attività di selezione e acquisizione

• Accedere direttamente ai dati e alle funzioni (via self-service)

• Formalizzare la struttura organizzativa (strutture, ruoli, posizioni, persone)

• Analizzare e pianificare l’organizzazione sulla base dei ruoli e dei relativi requisiti e non (solo) in base alle qualifiche contrattuali

• Estrarre dati univoci con diversi livelli di analisi

• Aumentare la soddisfazione dei dipendenti

• Migliorare le prestazioni del team e degli individui

• Strutturare le attività di valutazione e sviluppo delle competenze

• Aumentare l’efficacia e la personalizzazione delle attività di formazione e sviluppo

Perché un software di Gestione del Capitale Umano

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Fasi d’implementazione della soluzione ORACLE HCM

I rilascio: Personale e I rilascio: Personale e OrganizzazioneOrganizzazioneI rilascio: Personale e I rilascio: Personale e OrganizzazioneOrganizzazione

II rilascio: Selezione e AcquisizioneII rilascio: Selezione e AcquisizioneII rilascio: Selezione e AcquisizioneII rilascio: Selezione e Acquisizione

IV rilascio: Amministrazione IV rilascio: Amministrazione E FormazioneE FormazioneIV rilascio: Amministrazione IV rilascio: Amministrazione E FormazioneE Formazione

III rilascio: Valutazione e III rilascio: Valutazione e Sviluppo delle PrestazioniSviluppo delle PrestazioniIII rilascio: Valutazione e III rilascio: Valutazione e Sviluppo delle PrestazioniSviluppo delle Prestazioni

I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre

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Contenuti implementazione Oracle HCM: Home Page

Manu Navigazione

Ricerca Persone e Organizzazione

Report statisticiAnalisi e report statistici

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Obiettivi Annuali

Valutazione

Contenuti implementazione Oracle HCM: Performance Management

Scheda di Valutazionee Sviluppo delle

Prestazioni (ePerformance)

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Contenuti implementazione Oracle HCM: Sviluppo delle Competenze

Analisi e sviluppo delle competenze sulla base di

un profilo di ruolo

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Contenuti implementazione Oracle HCM: Fascicolo Virtuale

Il “fascicolo virtuale del dipendente” è uno strumento online che collega tutte le informazioni rilevanti per il dipendente evitando ridondanze e duplicazioni

Le informazioni e i documenti del dipendente sono classificati secondo i processi/sottoprocessi di gestione delle risorse umane

Punto unico di accesso (via self service) per il dipendente e il/la suo/a Manager nella gestione delle tematiche del personale (dati personali/organizzativi, documenti di valutazione, analisi delle competenze, formazione svolta e pianificata ...)

Per inserire (o modificare) informazioni e richieste, laddove previsto

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Fascicolo Virtuale – pagina di accesso

Un’unica pagina di accesso con diversi

collegamenti

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Schede di valutazioni correnti

Storia valutazioni precedenti

Fascicolo Virtuale – valutazione e sviluppo dei dipendenti

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Accesso a CV, pubblicazioni, competenze

Fascicolo Virtuale – analisi e sviluppo delle competenze

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Collegamento al Piano di Sviluppo Personalizzato (PSP)

Storia Formazione e Crediti (ECM)

Richieste di Formazione

Fascicolo Virtuale – gestione della formazione

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Contenuti organizzati per processo/funzione

Alternative di Fruizione

Dimostrazione procedurale

Tutorial

Test

Mentre uso il sistema

• L’Oracle User Productivity Kit (UPK) è un tool per assicurare l’adozione della soluzione completa (software e processi) da parte degli utenti

Contenuti implementazione Oracle HCM: UPK

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CONCLUSIONI

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Benefici rilevati

Il nuovo sistema di Gestione delle RU ha evidenziato i seguenti impatti:

aumento dell’integrazione dei processi

aumento delle informazioni disponibili (reportistica condivisa) su tutti i processi gestionali (piano del personale, dotazione organica, incarichi dirigenziali, organizzazione, ecc.)

sviluppo della comunicazione interna

supporto all’organizzazione e focalizzazione delle unità operative (attraverso assegnazione di un numero inferiore di obiettivi condivisi)

aumento dell’attenzione dell’Azienda verso i singoli individui (maggior supporto al raggiungimento degli obiettivi professionali di breve e medio periodo)

aumento dell’impatto della formazione sul miglioramento comportamentale

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Insegnamenti di questa esperienza

Aspetti di cui tenere conto nel realizzare un progetto di trasformazione:

disegno dell’organizzazione di progetto

supporto da parte dell’alta direzione

comunicazione diffusa e mirata ai diversi interlocutori

supporto ai responsabili di risorse e ai dipendenti

coordinamento delle fasi d’implementazione del sistema (importanza dei quick-win)

rischi di progetto (integrazione dei dati, sovrascritture, resistenze al cambiamento..)

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Guardando al futuro

Attività post-progetto per assicurare la piena realizzazione dei benefici:

• attività di miglioramento continuo sulla base delle esperienze svolte

•monitoraggio ciclico della soddisfazione dei dipendenti

• piano di manutenzione evolutiva del sistema

• crescita ulteriore delle competenze manageriali all’interno della “linea”

Grazie per l’attenzione!

Ettore TurraAPSS [email protected]

mailto:[email protected]

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