Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Offentlig elektronisk
postjournal
Gjesteforelesing
FINF 4001Oslo, 12.11.2015
Kort introduksjon
Jakob A. Sandal
Seniorrådgjevar i Avdeling for IT drift og utvikling
E-post: [email protected]
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Tema
1. Om OEPBakgrunn
Nøkkeltal
2. OEP i eit demokrati- og openheitsperspektivMål for OEP
Lovverk
Personvern i OEP
3. Korleis forvaltar Difi OEP-løysinga?
Still gjerne spørsmål undervegs.
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
1. Om OEP
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Elektronisk postjournal (EPJ)
Etablert i 1993 som eit pilotprosjekt etter forslag
frå regjeringas informasjonsutval
Passordbeskytta nettstad der 155 redaksjonar
kunne søke innsyn i postjournalane til 36
verksemder
I overkant av 8 mill journalpostar tilgjengeleg
Framleis tilgjengeleg som historisk base
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Skjemdump av søkebilde i EPJ
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Forankra i lov
Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg
verksemd§ 10. Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering av journalar og
dokument på Internett
Kongen kan gi forskrift om at organ som fører elektronisk journal,
skal gjere han allment tilgjengeleg på Internett, og om korleis det
skal gjerast.
Forskrift til offentleglova§ 6. Tilgjengeleggjering av journalar på Internett
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Kven skal vere med i OEP?
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Alle departement og
Statsministerens
kontor
Alle statlege
direktorat med heile
landet som
verkeområde
Alle statlege tilsyn
med heile landet
som verkeområde
FylkesmenneneFoto: Dolescum/Flickr.com
Direktoratet for forvaltning og IKT
Korleis fungerer OEP?
Innhald
• Verksemda opprettar/mottar dokument
• Blir ført i journal og overført til OEP
OEP
• Bruker kan søke etter dokument samla på ein stad
• Kan gratis kreve innsyn i dei dokument han ønskjer
Innsyn
• Kravet går elektronisk til ansvarlig verksemd
• Brukeren får dokumenta tilsendt elektronisk
Uttrekk av journalposter
Publisere journalposter
Søke etter journalposter og sende innsynskrav
Saksbehandle innsynskrav
Innholdsleverandør
Sluttbruker
Utfører
Utfører
OEP løsning
Saks- og arkiv løsning
Dagens løysing
Nokre nøkkeltal
120 verksemder leverer journaldata til OEP
15 millionar journalpostar søkbare i OEP
975 000 innsynskrav sidan 18.5.2010
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
12.11.2015
Utvikling i leverte journalpostar
03.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
0
500000
1000000
1500000
2000000
2500000
3000000
3500000
4000000
2011 2012 2013 2014 2015
Tal journalpostar levert
Utvikling i tal innsynskrav
03.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
0
50000
100000
150000
200000
250000
2011 2012 2013 2014 2015
Tal innsynskrav
Korleis vert framtida?
Fleire journalpostar skal
gjerast tilgjengelege på
nett
Tal innsynskrav er venta
å vere stabilt, men
avheng av kjennskapa til
tenesta
Høgare kjennskap til
OEP, nye teknologiske
løysingar og enklare
tilgjengelege dokument
kan påverke situasjonen
24.01.2011 Direktoratet for forvaltning og IKT
“The lessons learnt are of potential
high value for any other State: by its
nature, vast scope, and rich modus
operandi, this e-service
happens to be a "flagship"
service that could, should
be replicated elsewhere”
Foto: European Insititute for Public Administration
Direktoratet for forvaltning og IKT
2. OEP i eit demokrati- og
openheitsperspektiv
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Mål for OEP
OEP skal gjere det enklare for
allmenta å få tilgang til
dokument i forvaltninga
OEP skal effektivisere
gjennomføringa av
offentlegprinsippet i forvaltninga
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Forankret i Lov
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Offentleglova
Forvaltningslova
Arkivlova
Personopplysningslova
Offentleglova
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
§ 1. Formål
Formålet med lova er å leggje til
rette for at offentleg verksemd er
open og gjennomsiktig, for slik å
styrkje informasjons- og
ytringsfridommen, den
demokratiske deltakinga,
rettstryggleiken for den enkelte,
tilliten til det offentlege og
kontrollen frå ålmenta. Lova skal
òg leggje til rette for vidarebruk
av offentleg informasjon.
Foto: Peaceplusone/Flickr.com
Offentleglova (II)
§ 3. Hovudregel
Saksdokument, journalar og liknande register
er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov
eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje
innsyn i saksdokument, journalar og likande
register hos vedkommande organ
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Offentleglova (III)
§ 10 Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering
av journalar og dokument på Internett
«Organet skal føre journal etter reglane i
arkivlova med forskrifter.
Kongen kan gje forskrift om at organ som fører
elektronisk journal, skal gjere han allment
tilgjengeleg på Internett, og om korleis det skal
gjerast…»
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Offentlegforskrifta
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Offentlegforskrifta (II)
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Offentlegforskrifta (III)
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Offentlegprinsippet
Offentlegprinsippet er frå 30. september 2004 lovfesta i Grunnloven
Grunnloven § 100 femte ledd:
Enhver har Ret til Indsyn i Statens og Kommunernes Akter og til
at følge Forhandlingerne i Retsmøder og folkevalgte Organer. Det
kan i Lov fastsættes Begrænsninger i denne Ret ud fra Hensyn til
Personvern og af andre tungtveiende Grunde.”
Det føl vidare av grl. § 100 sjette ledd at statlege styresmakter har
ansvar for å legge til rette for ein open og opplyst offentleg samtale.
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Demokratihensynet
Innsyn styrker og videreutvikler demokratiet
Informasjon om samfunnsspørsmål er en
forutsetning for en informert samfunnsdebatt
Åpenhet bidrar til å øke allmennhetens innsikt i
politiske spørsmål og prosesser, og til
engasjement i samfunnsspørsmål
NOU: 2003: 30 Ny offentlighetslov
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Kontrollhensynet
Mulighet for direkte kontroll av forvaltningens
virksomhet
Innsyn under saksforbredelse gjør at kontroll kan
gjøres før vedtak fattes
Effektivt for å forhindre og forebygge
maktmisbruk, og for å sikre likebehandling
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Rettsikkerhetshensynet
Primært gjennom andre mekanismer enn
offentlighetsprinsippet
Parter i en forvaltningssak kan ha stor interesse i
å få innsyn i en annen sak enn sin egen
Åpenhet sikrer respekten for legalitetsprinsippet,
fastsatte prosedyreregler og forhindrer
myndighetsmisbruk
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Hensynet til det offentlige som
informasjonsbankBidrar til en god samfunnsmessig bruk av
informasjonsressurser
Historisk verdi blant annet for forskning, men
også for å sikre individuelle rettigheter.
Sentralt for å forfølge et mulig strafferettslig,
forvaltningsrettslig, konstitusjonelt eller politisk
ansvar.
Sentralt for å utnytte potensialet som ligger i
viderebruk
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Arkiv
Arkivlova
Definisjon dokument §2:«Ei logisk avgrensa
informasjonsmengd som er lagra på
eit medium for seinare lesing, lyding,
framsyning eller overføring»
Plikt til å føre journal § 6«Offentlege organ pliktar å ha arkiv,
og desse skal vere ordna og innretta
slik at dokumenta er trygge
informasjonskjelder for samtid og
ettertid»
Arkivforskriften
Journalføring §2-6:«…registrere alle inngåande eller
utgående dokument som etter
offentleglova §4 må reknast som
saksdokument for organet, dersom
dei er gjenstand for saksbehandling
eller har verdi som dokumentasjon»
«organinterne dokument registrerer
organet i journalen så langt organet
finn det tjeneleg.»
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Arkivforskriftens § 2-9:
«For elektronisk journalføring skal offentlege organ normalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden. Nye system
skal vere godkjente av Riksarkivaren før dei blir tekne i bruk.»
Noark –
Norsk arkivstandard
Standard for arkivdanning
Krav til arkivstruktur, metadata og
funksjonalitet
Teknologiuavhengig
Skal bedre samhandling mellom
systemer og organer
Avleveringsuttrekk laget etter Noark
5 standarden er egnet til
langtidslagring
16 midlertidig godkjente systemer
1 endelig godkjent system
Direktoratet for forvaltning og IKT
Døme på journalpost
<JOURNPOST.OJ>
<JP.JAAR>2012</JP.JAAR>
<JP.SEKNR>49</JP.SEKNR>
<JP.POSTNR>272</JP.POSTNR>
<JP.JDATO>20120110</JP.JDATO>
<JP.NDOKTYPE>I</JP.NDOKTYPE><JP.DOKDATO>20120102</
JP.DOKDATO><JP.OFFINNHOLD>Test av ny
versjon</JP.OFFINNHOLD>
<JP.TGKODE>U</JP.TGKODE>
<AVSMOT.OJ>
<AM.NAVN>Jakob A. Sandal</AM.NAVN>
<AM.IHTYPE>0</AM.IHTYPE>
</AVSMOT.OJ>
</JOURNPOST.OJ>
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Forvaltningsloven
§ 13Taushetsplikt
Saksbehandling Partsinnsyn
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Personopplysningsloven
Retten til privatliv
Skjerme personopplysninger
Offentlighetsprinsippet
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Personvern
Det enkelte mennesket sin ukrenkelighet og krav
på respekt fra andre mennesker, respekt for
egen integritet og privatlivets fred
Knytt til enkeltindividers mulighet for privatliv,
selvbestemmelse og selvutfoldelse.
Følger bla. av den Europeiske
menneskerettighetskonvensjonen (EMK art. 8)
og er sentralt i Eus personverndirektiv (95/46 EF)
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Finns det grenser for openheit?
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Skjermdump: twitter.com
Men, kva om?
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Bilde: Jhack/flickr.com Foto: teamaskins/flickr.com
Personverntiltak i OEP
Hindre indeksering i kjente søkemotorar
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Skjermdump: google.no
Personverntiltak i OEP II
Søk på personnamn gir ikkje treff i journalpostar
som er eldre enn 12 månedar
Alle personnamn i journaler
vert manuelt merka før
verksemdene publiserer
til OEP
Kjem likevel fram av
resultatet dersom ein
søkjer etter andre kriterier
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Foto: Ed Yourdon/flickr.com
Kor går grensa for openheit?
Openheit
PersonvernRessursser
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Image: Opensourceway, Flickr.com
3.Forvaltning av OEP
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
ITIL-rammeverket
Prosessar og prosedyrer for handtering av:Forespørslar
Hendingar
Varslingar
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Prosess for handtering av forespørslar
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Tenesteavtale for OEP
Sikre felles forståing av omfang og innhald for
tenesta, og roller og ansvar for partaneSamhandling
Sluttbrukarhandtering
Brukarstøtte
Databehandleravtale
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Samarbeidsarenaer
Opplæring
Samarbeidsforum
Arbeidsgruppe
Dialogmøter med pressens organisasjoner
Møter med sak- og arkivsystemleverandørane
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Samarbeidsforum
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Skjermdump offentlighet.no
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Kva syns brukarane?
Difisbrukerundersøkelse
2011
Sluttbrukere
Arkiv-medarbeidere
Virksomhetsledelse
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Det går for lang tid å få dokumentene tilsendt
Trenger et system for å publisere dokumenter
Mer effektiv håndtering av innsynskrav
Sluttbrukarar
Kjønn
Menn 76%
Kvinner 24%
Ærend
Jobb 61%
Privat 28%
For org./lag. 7%
YrkeJournalist
50%
Privat næringsliv
22%
Offentlig ansatt 17%
Forskning 3%
Direktoratet for forvaltning og IKT
Utfordringar
Behandling av innsynskrav
89%
Produksjon og kvalitetssikring av journal 61%
Opplæring av ansatte 67%
Behandling av klagesaker
33%
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
38% av verksemdene som er med
i OEP har auka ressursbruken
16% planlegg å auke
ressursbruken det kommande
året
28% veit ikkje endå om dei må
auke ressursbruken
«Regjeringen foreslår å bevilge 13 millioner kroner til en ny løsning for Offentlig elektronisk postjournal (OEP). – En ny løsning betyr at innbyggere og presse raskere vil finne dokumenter, og ansatte i forvaltningen kan bruke mindre tid på innsynsbegjæringer. Vi styrker demokratiet ved å legge til rette for mer åpenhet og innsyn, sier kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner.»
Føresetnadar for OEP i dag
Elektroniske arkiv
Manuell opplasting
av periodevise
uttrekk frå offentleg
journal i XML-format
Manuell markering av
personnamn
Manuell
kvalitetskontroll
Samhandling i OEP i dag
Innsynskrav vert
distribuert til
verksemdene via epost
Nokre leverandørar tilbyr
innsynsmodular i saks-
og arkivsystem
Eit marginalt tal
dokument er
tilgjengelege i fulltekst
Tidstjuv
Reduserer verksemdas
moglegheit til å nå mål
Reduserer verksemdas
evne til å vere effektiv
Tek uførehaldsmessig
mykje tid for fagpersonell
Vert opplevd som
unødvendig
Utfordringar 3-5 år
Meir bruk, fleire
innsynskrav
Overgang til Noark 5 kan
ti-doble datagrunnlaget
for nokre verksemder
Krav om tilrettelegging
av informasjon på
brukarane sine eigne
premissar
Mål for ein ny OEP
Løysinga skal gjere det enklare for ålmenta å få
tilgang til offentlege dokument
Løysinga skal effektivisere handteringa av
dokumentoffentlegheit i forvaltninga
Løysinga skal stette høgare sikkerheitskrav enn i
dag
Meir effektiv datafangst
Bortfall av dagens opplasting av journalar
Kvalitetssikring som del av normal journalføring
Frå manuelle til automatiske operasjonar
Enklare tilgong til dokumenta
Tilgang til dokument i fulltekst
Slepp gjentatte handeringar av innsynskrav
Raskare tilgang til informasjon
Sleppe innsynskrav i dokument som kan
publiserast
Automatisert markering av
personnamn
Forvaltninga brukar fire årsverk på å markere
personnamn i journal for å stette krava til
søkesperre i offentlegforskrifta….
Hyppigare oppdateringar av
informasjon
Slepp manuell oppdatering av databasekonflikter
i OEP
Over tre årsverk vert brukt til handtering av
konflikter
Over 5000 konflikter ligg uløyste i OEP
eArkiv
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Den viktigste forutsetningen for
å få tilgang til et offentlig
dokument er å vite at det finnes
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
12.11.2015 Direktoratet for forvaltning og IKT
Skjermdump: journalisten.no
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Direktoratet for forvaltning og IKT