MICROSOFT OFFICE EXCEL

Quito, 18 de Mayo del 2015

Instructor : Antonio CorreaEmail :

support@consultingcorrea.comCelular : 0998179809

AGENDA• Antecedentes

Microsoft cuando lanzó su primer sistema operativo y aplicación estaba orientado a Ingenieros de Sistemas, ahora en la actualidad es una herramienta necesaria para todos, facilitando el uso de los comandos con mejoras mediante la interfaz gráfica.

• Objetivo del CursoEs para que ejecutivos y personal en organizaciones y empresas, al momento de migrar a Microsoft Office, pueda utilizar la nueva interfaz facilitándole su trabajo.

INDICE EXCEL INTERMEDIO

– Métodos abreviados de teclado

– Tipos de datos– Copia de fórmulas ref

erencias relativas y absolutas.

– Filtros Automático.– Funciones y fórmulas

personales y de programa.

– Nombres– Vínculos– Subtotales– Consolidar Datos– Formato Condicional– Esquemas– Tablas

y gráficos dinámicos para reportes gerenciales

– Proteger libros y hojas

INTERFAZ USUARIO OFFICE

1. FICHA2. GRUPO3. COMANDO

1

2

3

TODA LA IMAGEN SE LLAMA CINTA DE OPCIONES

FICHAS CUANDO SON NECESARIAS

1. SELECCIONAR ELEMENTO DEL DOCUMENTO2. APARECE LAS HERRAMIENTAS CONTEXTUALES Y LAS

FICHAS3. ESTAS FICHAS TIENEN OTROS CONTROLES

1

2

3

FICHAS DEL PROGRAMA

Las fichas de programa reemplazan a las fichas estándar Ej.: Vista Preliminar

MENU

La ficha ARCHIVO está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana y abre el menú como se muestra en la figura.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO

Aparece de forma predeterminada en la parte superior de la ventana, y proporciona acceso rápido a herramientas que se usan con mas frecuencia.

ACCESO

RAPIDO

INICIADORES DE CUADROS DE DIALOGO

Son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos, al dar click se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas que contiene más opciones relacionadas a dicho grupo.

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Microsoft Excel

MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADOTecla Descripción Tecla DescripciónCTRL+; Inserta la fecha actual. CTRL+E Selecciona toda la hoja de cálculo.

CTRL+' Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa. Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+E se selecciona el área actual. Si presiona

CTRL+E una segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.

CTRL+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función.

CTRL+2 Aplica o quita el formato de negrita. CTRL+F Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

CTRL+3 Aplica o quita el formato de cursiva. CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.

CTRL+4 Aplica o quita el formato de subrayado. CTRL+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+5 Aplica o quita el formato de tachado. F5 también muestra este cuadro de diálogo.CTRL+6 Cambia entre ocultar y mostrar objetos. CTRL+J Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda

situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.

CTRL+8 Muestra u oculta símbolos de esquema. CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+9 Oculta filas seleccionadas. CTRL+L Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.

CTRL+0 Oculta columnas seleccionadas. CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo.

CTRL+P Muestra la ficha Imprimir de Vista Backstage de Microsoft Office.

CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la última acción de Buscar.

CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.

CTRL+B Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.

CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco.

CTRL+C Copia las celdas seleccionadas. CTRL+V Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.

CTRL+D Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.

CTRL+ALT+V muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa.

    CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.

   CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible.

   

CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió

TIPOS DE DATOS

TIPO

NUMERO 9,99999999999999E+307 / -1E-307

TEXTO Máximo 32.767 caracteres

FECHA Mínimo 01/01/1900 Máximo 31/12/9999

HORA 10:15:42

LOGICO Verdadero / falso

REFERENCIAS ABSOLUTASEXISTEN TRES TIPOS DE REFENCIAS ABSOLUTAS EN LAS FORMULAS

Referencia absoluta total $columna$fila, en nuestro ejemplo $g$1 que esta en la formula c4+c4*$g$1, si copio y pego en cualquier parte de la hoja, cambiara c4 pero $g$1 no.

REFERENCIAS ABSOLUTASReferencia absoluta con respecto a la columna $columna fila, en nuestro ejemplo $E2 que esta en la formula $E2*B2, si copio y pego hacia la derecha o izquierda de la comuna de la hoja, cambiara B2 pero $E2 no, pero si copio hacia arriba o abajo cambia la fila.

En la celda H2 pegué y el PVP sigue siendo el mismo $E2 el que si cambio fue a D2

REFERENCIAS ABSOLUTASReferencia absoluta con respecto a la fila columna$fila, en nuestro ejemplo B$5 que esta en la formula B$5*B2, si copio y pego hacia arriba o debajo de la fila 5, cambiara B2 pero B$5 no, pero si copio hacia la derecha o izquierda cambia la columna.

En la celda B8 pegué la fórmula de B6 y el PVP sigue siendo el mismo B$5 el que si cambio fue a B4.

FILTRO AUTOMATICO

Las dos imágenes de la izquierda nos indican por donde ingresamos al filtro automático por la ficha Inicio y Datos.La imagen de la derecha son las opciones que se pueden utilizar al momento de seleccionar la columna que se desea filtrar.Cuando se selecciona una columna de texto, fecha, numero aparecen opciones rápidas para generar filtro personalizado en filtro de texto, filtro de número y filtro de fecha respectivamente, lo cual facilita muchísimo al usuario final (Gráfico de la derecha), además puede buscar, ordenar y buscar por color de relleno o fondo

FILTRO AUTOMATICO

• Si en una columna se tiene celas con el fondo o relleno de diferentes colores se puede filtrar por color de la celda como en el ejemplo de la figura

También podemos buscar un conjunto de letras y facilita el trabajo de filtrar porque nos despliega aquellos datos que contengan esas palabras

FILTRO AVANZADO• Primero insertar unas

cuantas filas al inicio de la lista o tablas

• Luego copiar los rótulos de las columnas que se desea filtrar en la primera fila (no obligatorio)

• En la siguiente fila digitar el valor que desee que Excel le filtre.

• Para nuestro ejemplo vamos filtrar solo los registros de Guaranda

FILTRO AVANZADO• Seleccionando en Datos del grupo

Ordenar y filtrar damos clic en la opción avanzadas y nos aparece la siguiente pantalla.

• En rango de la lista seleccionamos toda la lista incluido los rótulos de las columnas

• En rango de criterios seleccionamos los criterios con los rótulos En nuestro ejemplo a1:a2 y clic en aceptar y nos queda

FUNCIONES Y FORMULAS

• Cuando se elabora una fórmula, al abrir paréntesis se resalto con un color

• En una fórmula que esta elaborando si le falta cerrar el último paréntesis este le completa automáticamente con mensaje de error

FUNCIONES Y FORMULAS• Cuando Ud. digita una función el

excel filtra la lista de funciones que comienzan con la combinación de letras que vaya digitando.

• Además a la derecha se despliega una mini explicación acerca de la función.

• También tiene el asistente de funciones en el caso de que no se acuerde como se trabaja con la mismay lo puede usar por la ficha FORMULA o por la barra de edición o formulas

FUNCIONES Y FORMULAS

Funciones nuevas Ej.: promedio.si.conjunto(), etc.

NOMBRES

En Excel se asigna nombre a una celda o rango y sirve para hacer cálculos o movilizarse rápidamente dentro del libro.En la imagen 1 se puede administrar los nombres eliminar, agregar, editarEn la imagen 2 se presenta para generar un nuevo nombre

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USO DE VINCULOSLos vínculos se da cuando se usa datos de otros libros en un nuevo libro con los cuales

realiza operaciones.

LOCAL CCI 2014 LOCAL EL RECREO 2014 TOTAL DE VENTAS 2014

En nuestro ejemplo en el libro TOTAL DE VENTAS sumamos las venta del LOCAL CCI y del LOCAL EL RECREO, que son dos libros y como podemos ver la formula de ENERO Y CHOMPAS vemos que aparece el nombre del libro la hoja y la referencia (ESTO ES CUANDO ESTAN ABIERTOS LOS LIBROS VINCULADOS).

USO DE VINCULOSLos vínculos se da cuando se usa datos de otros libros en un nuevo libro con los cuales

realiza operaciones.

LOCAL CCI 2014 LOCAL EL RECREO 2014 TOTAL DE VENTAS 2014

Pero cuando tiene cerrado los libros vinculados, en el libro TOTAL DE VENTAS sumamos las venta del LOCAL CCI y del LOCAL EL RECREO, que son dos libros y como podemos ver la formula de ENERO Y CHOMPAS vemos que aparece el path, carpetas o directorio, nombre del libro, nombre de la hoja y la referencia o celda (ESTO ES CUANDO ESTAN CERRADOS LOS LIBROS VINCULADOS).

USO DE VINCULOS

En la ficha DATOS del grupo CONEXIONES se tiene el comando EDITAR VINCULOS, aparece una ventana en donde podemos abrir desde aquí los libros vinculados, cambiar de libro origen (pero siempre tiene que estar en la misma posición con el mismo N° de columnas y el mismo N° de filas para poder cambiar de origen, además si no deseamos tener vinculados podemos romper los vínculos.

SUBTOTALES

Subtotales sirve para aplicar funciones por grupos de una columna dentro de la lista.Este se encuentra en la ficha Datos en el grupo EsquemaEn la pantalla hay que seleccionar la columna que deseamos que nos saque subtotales, luego la función para finalmente seleccionar la columna que deseamos que nos totalice.Con el botón Borrar Todo le deja su lista original intacta, se quitan los subtotales.Si desactivo Reemplazar subtotales actuales, puede aplicar otras funciones las cuales se van agregando a los subtotales anteriores Ej.: Suma, Promedio, contar etc.En nuestro ejemplo necesito saber cuanto se a recaudado por matriculas en cada una de las escuelas, entonces selecciono PARA CASA CAMBIO EN (Escuela), USAR FUNCION (suma), AGREGAR SUBTOTAL en la columna (valor de la matrícula)

SUBTOTALES

Para nuestro ejemplo sacamos subtotales aplicando la función suma en la columna valor de la matrícula por cada escuela.Nos genera automáticamente esquemas o agrupaciones en este ejemplo se aplico el segundo nivel de esquemas. El nivel 3 es el mas detallado.

CONSOLIDAR DATOS

Consolidar datos nos permite aplicar funciones (suma, promedio etc) a matrices, que tienen el mismo número de columnas y filas, los mismos rótulos en la parte superior e izquierda.Las matrices pueden estar en el mismo libro o en libros diferentes.

CONSOLIDAR DATOS

En la ventana de consolidar se da clic en referencia y se selecciona la matriz que se desea aplicar la función, para luego dar clic en el botón AGREGAR.NOTA MUY IMPORTANTE: Para consolidar Ud. Tiene que estar ubicado en una totalmente vacía, en la cual se pegaría los resultados.

ESQUEMA O AGRUPACIONEsquema es una herramienta de Excel que permite ocultar o mostrar filas o columnas. Estos comandos están en la ficha DATOS

AGRUPA DESAGRUPA

• La opción AGRUPA permite generar nivel de agrupamiento.

• La opción AUTOESQUEMA, genera automáticamente esquemas cuando existe autosumas tanto en filas como en columnas

• La opción DESAGRUPAR quita el nivel de agrupamiento seleccionando las filas o columna que están aplicadas esquemas.

• BORRAR ESQUEMA, automáticamente elimina todos los esquemas de hoja

ESQUEMA Y AGRUPACIONEn este ejemplo está aplicado 5 niveles de esquema en las columnas, también se lo puede aplicar al mismo tiempo por filas

Nivel 5

Nivel 4 Nivel 3 Nivel 2 Nivel 1

TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS

Utilice la tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen.Esta en la ficha Insertar del grupo Tablas.En la primera pantalla podemos seleccionar los datos del mismo Excel o de una base de datos, la segunda opción más aconsejable es trabajar en una hoja nueva.Clic en Aceptar

TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS

• Se nos presenta nuevas fichas.• Una ventana a la izquierda donde se

van a desplegar la información requerida.

• Una ventana de campos, los rótulos de las columnas se llaman ahora campos.

• El cuadrante 1 se arrastra los campos para aplicar filtros más generales.

• El cuadrante 2 se despliega los datos en columnas.

• El cuadrante 3 se despliega los campos por filas

• El cuadrante 4 sirve para aplicar funciones a los campos numéricos.

1 2

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TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS

Para nuestro ejemplo se filtra de la siguiente manera : Se desea saber solo del genero masculino se arrastra el campo GENERO cuadrante 1Por tipo de sustentación arrastro el campo SUTENTACION al cuadrante 3De todas las escuelas arrastro el campo ESCUELA al cuadrante 2Se desea saber cuanto se recaudó de matrículas cuadrante 4.Al dar clic en la ficha Opciones del grupo Herramientas sobre Gráfico Dinámico se genera el gráficoSe puede filtrar por columna o por fila.SE puede ordenar

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TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS

• Las fichas del gráfico dinámico son diferentes a las de la tabla dinámica.

• Además en la gráfica aparece botones se selección que le permite filtrar por el campo que desee.

• Los datos de la tabla están vinculados con el gráfico, por lo que se cambia en la tabla y se actualiza en el gráfico y viceversa.

• A la gráfica puede aplicar formato

CELDAS Y BLOQUEOS

• De fábrica todas las celdas están bloqueadas• Para bloquear / desbloquear una celda clic derecho

seleccionar Formato de celda selecciona Proteger• Seleccionar activar bloqueado o no.• Para que funcione el bloqueo se debe proteger la hoja.• Para que no se elimine una hoja se bloquea el libro.• También se puede asignar una contraseña a un rango

para poder modificar

FORMATO CONDICIONAL

FORMATO CONDICIONAL : es dar características al contenidos de las celdas bajo ciertas condiciones, lo que ayuda a dar un valor agregado a la presentación de la información y también como switchs que indican el estado de la información.

FORMATO CONDICIONALExisten los siguientes tipos de formato:• Resaltar reglas de celdas: son

condiciones simples que nos permiten hacer lo siguiente:• Cuando el valor de la celda es

mayor que un valor• Cuando el valor de la celda es

menor que un valor• Cuando el valor de la celda

esta entre una valor mínimo y máximo

• Aquellas celdas que tengan un texto específico.

• Una fecha específica• Duplicar valores resalta

aquellas celdas que se repitan el contenido.

Ejemplo: Resaltar de fondo color celeste aquellas notas > 6 del 1° quimestre.

FORMATO CONDICIONALExisten los siguientes tipos de formato:• Reglas superiores e inferiores: son

condiciones que aplican funciones que nos permiten hacer lo siguiente:• 10 superiores : los 10 valores

mas altos de una lista• 10 superiores en porcentaje• 10 inferiores : los 10 valores

mas bajos de una lista• 10 inferiores en porcentaje• Por encima del promedio de

un rango seleccionado• Por debajo del promedio de un

rango seleccionadoEjemplo : Resaltar de fondo color verde y texto rojo aquellas celdas que sean mayor al promedio de todas las notas del 1° quimestre.

FORMATO CONDICIONALEste tipo de formato permite rellenar de un color el fondo de la celda dependiendo del valor que contiene, cuando mayor es el valor mayor es la cantidad que cubre la celda.Ejemplo : Resaltar de fondo color celeste utilizando barra de datos en la columna notas del 1° QUIMESTRE, es como tipo gráfico. Los valores mayores tienen las celdas mas llenos de color.

FORMATO CONDICIONALEste tipo de formato condicional se utiliza para ver la variación de los valores por color dando un color al valor mínimo, otro color al punto medio y otro color al valor máximo, entonces se produce un degrade entre el máximo y punto medio otro degrade entre mínimo y punto medioEjemplo : En la columna 1° quimestre se aplica Rojo valor a la nota mínima, amarillo a la nota que esta en la mitad del máximo y mínimo, y Verde la nota con valor máximo.

FORMATO CONDICIONALEste tipo de formato condicional se utiliza iconos para tres diferentes rangos de variación de los valores por un icono al rango1, otro icono al rango2 y otro icono al rango3 Ejemplo : En la columna de notas del 1° quimestre se aplica el icono circulo color verde aquellas notas >= 8, icono triángulo color amarillo nota >= 5 y nota < 8, al resto icono rombo de color rojo

FORMATO CONDICIONALDentro de las opciones de formato condicional Ud. Puede :

1.- Nueva Regla : aplica formato de forma personal

2.- Borrar Reglas : Ud. Puede eliminar las reglas de toda la hoja, o sólo de lo seleccionado

3.- Administrar reglas : Le permite agregar, editar o eliminar reglas existentes.

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FIN

Suerte a todos Ud. con las nuevas herramientas de

Office.