Manual Procedimiento Compras Clinicas

8/19/2019 Manual Procedimiento Compras Clinicas

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEADQUISICIONES FECHA EMISIÓN: DICIEMBRE 2012

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HOSPITAL SANTIAGO ORIENTE

DR. LUIS TISNE BROUSSEAvda. Las Torres Nº 5150 – Comuna Peñalolen – Fono 4725200 – www.hsoriente.cl

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INDICE

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................................5

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE ADQUISICIÓN. ........................................................6

1.- NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE ADQUISICION Y CONTRATACIÓN PÚBLICA.............. 6 2.- DEFINICIONES BÁSICAS ......................................................................................................................................6 3.- SIGLAS BÁSICAS. .................................................................................................................................................11 4.- ORGANIZACIÓN DEL HOSPITAL EN RELACIÓN AL PROCESO DE ADQUISICIONES........................ 12

CAPÍTULO II: PROCESO DE COMPRAS DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS ............................. 15

TÍTULO I: ASPECTOS GENERALES....................................................................................................................... 15 TÍTULO II: PLAN ANUAL DE COMPRAS ................................................................................................................ 15 1. Aspectos Generales o Macros............................................................................................................................... 15 2. Procedimiento de Elaboración del Plan Anual de Compras en Las Unidades, Departamentos yServicios. ....................................................................................................................................................................... 16 2.1 Difusión y Seguimiento del Plan Anual de Compras........................................................................................18 TÍTULO III: PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DE PRODUCTOS – UNIDAD DEABASTECIMIENTO ..................................................................................................................................................... 18 1 Definición del Requerimiento de Productos: ......................................................................................................... 18 1.1 Pasos a Seguir. ...................................................................................................................................................... 19 2 Elección del Proceso de adquisición: ....................................................................................................................19 2.1 Compras a través de Convenio Marco ........................................................................................................... 19

2.1.1 Si existe un Convenio Marco suscrito: ............................................................................................................ 19 2.1.2 Si no existe Convenio Marco suscrito ............................................................................................................... 20 2.2 Compras a través de Licitación Pública ......................................................................................................... 21 2.2.1 Elaboración o Formulación de las Bases Administrativas y Técnicas: ...................................................... 21 2.2.2 Petición de ofertas o Periodo de Publicación de las Bases: ........................................................................23 2.2.3 Apertura de ofertas ............................................................................................................................................. 24 2.2.4 Evaluación de las Ofertas .................................................................................................................................25 2.2.5 Adjudicación ......................................................................................................................................................... 26 2.2.6 Declaración de desierto del proceso ................................................................................................................. 27 2.2.7 Orden de Compra o Contrato ............................................................................................................................ 28 2.2.8 Recepción en Bodega ........................................................................................................................................ 29 2.2.9 Pago al proveedor ...............................................................................................................................................29 2.2.10 Evaluación y Auditoria ...................................................................................................................................... 30

2.2.11 Evaluación de desempeño o calificación de los proveedores: .................................................................... 30 2.2.12 Evaluación del Negocio ....................................................................................................................................30 2.3 Compras a través de Licitación Privada .............................................................................................................. 30 2.3.1 Características del Proceso de Compras a través de Licitación Privada ..................................................... 31 2.4. Compras a través de Trato Directo ..................................................................................................................... 31 3. Procedimiento interno de requerimiento de compras con cargo a una licitación o contrato suscritocon proveedor. .............................................................................................................................................................. 32 3.1 Gestiones de evaluación de contratos y proveedores. ......................................................................................34 3.1.1. Calificación a Proveedor(es) Adjudicados ....................................................................................................... 34 3.1.2. Gestión de Reclamos que puedan deducir los proveedores. .......................................................................34 4. Procedimiento de Compras de Productos, no contemplados en el Plan Anual de Compras..........................34 4.1 Definición del Requerimiento de Productos: ....................................................................................................... 35


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TÍTULO IV. PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Y ADQUISICIÓN DEEQUIPAMIENTO.......................................................................................................................................................... 36 1. Contrataciones: .................................................................................................................................................36 1.1 Servicios de Apoyo Logístico: ............................................................................................................................... 36 1.2 Servicios de Mantención y Reparación................................................................................................................ 36 1.3 Servicios Profesionales y/o Específicos: ............................................................................................................ 37 1.4 Equipos .................................................................................................................................................................... 37 2. Procedimiento de determinación de contrataciones de acuerdo a los servicios y equipamientonecesarios: ..................................................................................................................................................................... 37 2.1 Adquisiciones de Servicios de Apoyo Logístico y Servicios de Mantención y Reparación: .........................37 2.2 Adquisiciones de Servicios Profesionales ........................................................................................................... 37 2.3 Adquisiciones de Equipos. ....................................................................................................................................38 3 Elección del Proceso de adquisición: ...................................................................................................................... 38

3.1 Compras a través de Convenio Marco: ............................................................................................................... 39 3.1.1 Si existe un Convenio Marco suscrito ............................................................................................................... 39 3.1.2 Si no existe Convenio Marco suscrito ............................................................................................................... 40 3.2 Compras a través de Licitación Pública ............................................................................................................... 40 3.2.1 Elaboración de las Bases Administrativas: .....................................................................................................40 3.2.2 Petición de ofertas o Periodo de Publicación de las Bases: .......................................................................... 42 3.2.3 Apertura de ofertas: ............................................................................................................................................ 42 3.2.4 Evaluación de las Ofertas ..................................................................................................................................43 3.2.5 Adjudicación: ........................................................................................................................................................ 44 3.2.6 Declaración de desierto un proceso.................................................................................................................. 45 3.2.7 Contrato: ...............................................................................................................................................................45 3.2.7.1 En el caso de las adquisiciones de equipos: ............................................................................................ 45 3.2.7.2 En el caso de los servicios: ......................................................................................................................... 46

3.2.8 Recepción en Servicios y Equipos. ...................................................................................................................47 a) Recepción de Servicios: .......................................................................................................................................... 47 Servicios regulares: ...................................................................................................................................................... 47 Servicios Irregulares: .................................................................................................................................................... 47 b) Recepción de Equipos: ............................................................................................................................................ 48 3.2.9 Pago al proveedor: .............................................................................................................................................. 48 3.2.10 Evaluación y Auditoria: ..................................................................................................................................... 49 3.2.11 Evaluación de desempeño o calificación de los proveedores ..................................................................... 49 3.2.12 Evaluación del Negocio: ................................................................................................................................... 49 3.3 Compras a través de Licitación Privada .............................................................................................................. 49 3.3.1 Características del Proceso de Compras a través de Licitación Privada ..................................................... 49 3.4 Compras a través de Trato Directo ..................................................................................................................... 49 3.5 Gestiones de evaluación de contratos y proveedores. ......................................................................................50

3.5.1 Calificación a Proveedor(es) Adjudicado(s).....................................................................................................50

3.5.2 Gestión de Reclamos que puedan deducir los proveedores. ........................................................................50 4. Procedimiento de Compras de Equipos o Servicios, no contemplados en el Plan Anual de Compras. ........ 51 a) Definición del Requerimiento de Productos: ......................................................................................................... 51

CAPÍTULO III: EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ...................................................................................................... 52

1. Criterios de evaluación ............................................................................................................................................ 52 1.1 Criterio Económico,........................................................................................................................................... 53 1.2 Criterio Técnico, ................................................................................................................................................53 1.3 Criterio Administrativo ....................................................................................................................................... 53 2. Ejemplo de pauta de Criterios de Evaluación ...................................................................................................... 54


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CAPÍTULO IV: POLÍTICA DE INVENTARIO .................................................................................................................56

1. Objetivos específicos .............................................................................................................................................. 56 2. Alcance ...................................................................................................................................................................... 56 3. Proceso de inventario .............................................................................................................................................. 56 4. Bodega de Materiales ............................................................................................................................................. 57 4.1 Manejo de stock ..................................................................................................................................................... 57 4.2 Mermas, Productos vencidos: Procedimiento para baja/eliminación de productos .................................... 58

CAPÍTULO V: GESTIÓN Y CONTROL DE CONTRATOS ..........................................................................................59

1. Confección de los Contratos. .................................................................................................................................59

2. Registros que debe llevar el Departamento de Control Interno y Gestión de Contratos.............................. 59

3. Función de Control ..................................................................................................................................................60 4. Evaluación de los contratos y sus proveedores. ................................................................................................. 61 5 Manejo de Incidentes ...............................................................................................................................................61 5.1 Incidentes internos ................................................................................................................................................62 5.2 Incidentes externos ...............................................................................................................................................62

CAPÍTULO VI: DE LAS GARANTIAS.............................................................................................................................62

1. Definición ................................................................................................................................................................... 62 2. Tipos de garantías ................................................................................................................................................... 63 2.1 De la seriedad de la oferta ................................................................................................................................... 63 2.2 De la Garantía de fiel cumplimiento del contrato .............................................................................................. 64 3 Endoso y Devolución ................................................................................................................................................65 3.1 Garantía de la seriedad de la oferta. .................................................................................................................. 65 3.2 Garantía de fiel cumplimiento del contrato. ....................................................................................................... 66

CAPÍTILO VII: USO DEL SISTEMA HTTP://WWW.MERCADOPUBLICO.CL ........................................................66

ANEXO 1: EJEMPLO DE FORMATO DE ACTA DE ADJUDICACIÓN. ...................................................................67

Control de Cambios

Versión Descripción Fecha

01 Creación 2011

02 Modificación Diciembre 2012


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Introducción

Con fecha 1 de Enero de 2013 entra en vigencia este nuevo Manual de Procedimiento de Adquisiciones, que

actualiza al Manual aproado por !esoluci"n E#enta $% &1' de fecha 2' de (unio del 2011) El Manual de

Procedimientos de Adquisiciones, se ha estalecido en cumplimiento con la normativa actual sore

Contrataciones P*licas, plasmada en la +e $- 1.)&&/, de ases ore Contratos Administrativos de

uministro Prestaci"n de ervicios, su !eglamento aproado por el ecreto $% 20 del a4o 200' del

Ministerio de 5acienda)

Este manual estalece los procedimientos relativos a la adquisici"n contrataci"n, a t6tulo oneroso, de ienes

servicios, para la e7ecuci"n desarrollo de las funciones del 5ospital antiago 8riente r) +uis 9isn: rousse)

Estalece las normas complementarias internas que regulan los procedimientos institucionales para la

adquisici"n de ienes la contrataci"n de servicios, de conformidad con la +e $- 1.)&&/ su !eglamento,

determinando las responsailidades de las diferentes unidades que intervienen en su e7ecuci"n)

+as normas procedimientos estalecidos en este Manual de Procedimientos de Adquisiciones deen seraplicados cumplidos oligatoriamente por las distintas unidades que participan de cualquier manera en los

procesos de compras p*licas) +os funcionarios de las unidades intervinientes son responsales de la

aplicaci"n cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, t:cnicas de control, que los regulan)


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CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE

ADQUISICIÓN.

1.- NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE ADQUISICION Y CONTRATACIÓN

PÚBLICA.

; +e $%1.)&&/, de ases sore Contratos Administrativos de uministros Prestaci"n de ervicios, enadelante


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; ADJUDICACION: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona auno o m?s oferentes de una licitaci"n o cotizaci"n para la suscripci"n de un Contrato de uministros oservicios, regido por la +e de Compras $- 1.)&&/)

; ADJUDICATARIO: 8ferente al cual le ha sido aceptada una oferta o cotizaci"n en un proceso decompra, para la suscripci"n del contrato definitivo)

; ALMACENAMIENTO: Es la actividad de guardar productos desde que se recien hasta que seentregan, de manera ordenada con el correspondiente registro de cada uno de los productos)Comprende las siguientes actividades

@ Almacenado en un lugar destinado a tal fin, con las siguientes caracter6sticas cerrado, seguro F loque implica que deer?n ser guardados a7o llave F, fresco seco, fuera del alcance de personasno autorizadas) iempre se deer? procurar despachar a las Gnidades o ervicios los productosadquiridos con la maor anterioridad posile para evitar su permanencia innecesaria en la odega)

@ !evisar regularmente los productos para detectar cualquier signo de deterioro o p:rdida)@ Mane7o computacional del stocH almacenado su gesti"n)@ !ecepci"n de los productos en odega)@ Ierificaci"n que las gu6as de despacho se correspondan a los productos que se recepcionan)@ Ierificaci"n de las facturas)@ Ierificaci"n de que los productos recepcionados en odega corresponden a los solicitados

mediante las "rdenes de compra emitidas a trav:s del portal Mercado P*lico)

@ alida controlada de los productos de la odega)@ espacho f6sico de los materiales)

; BASES ADMINISTRATIVAS: ocumento aproado por la Autoridad competente mediante !esoluci"nE#enta, que contienen las etapas, plazos, mecanismos de consulta o aclaraciones, criterios de evoluci"n,mecanismos de ad7udicaci"n, modalidades de evaluaci"n, cl?usulas del contrato definitivo dem?saspecto administrativos del proceso de compras)

; BASES TÉCNCIAS: ocumento aproado por la Autoridad competente mediante !esoluci"n E#enta,que contienen las especificaciones, descripciones, requisitos dem?s caracter6sticas del ien o servicioa contratar)

; BIENES O MERCANCÍAS: on todos aquellos productos, insumos, repuestos, art6culos artefactosnecesarios para la operaci"n, producci"n, mantenci"n prestaci"n de servicios por parte del 5ospital)

; BODEGA: Espacio f6sico organizado, destinado a almacenar todos los productos adquiridos por el5ospital necesarios para el cumplimiento de sus fines, con el prop"sito de mantener niveles de stocHsnecesarios que permitan el suministro continuo e ininterrumpido de todos los ervicios, Gnidades epartamentos de la Dnstituci"n)

; BOLETA DE GARANTÍA: ocumento mercantil de orden administrativo Jo legal que tiene como funci"nresguardar el correcto cumplimiento, por parte del proveedor oferente lo ad7udicado, de las


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oligaciones emanadas de la oferta Jo contrato) En casos en que el monto de la contrataci"n seasuperior a 1)000 G9M ser? siempre e#igile

Garantía de Seriedad de la Oferta: Corresponde a documento que respalda las ofertas presentadas porlos distintos oferentes)Garantía de iel C!"#li"ient$ de C$ntrat$: Corresponde a documento que respalda la oservanciade la e7ecuci"n del ien o servicio licitado)

; CAT%LOGO DE CONVENIOS MARCO: +ista de ienes Jo servicios sus correspondientescondiciones de contrataci"n, previamente licitados ad7udicados por la direcci"n de compras puestosen el sistema de informaci"n KKK)mercadopulico)cl

; CERTIICADO DE INSCRI&CI'N REGISTRO DE &ROVEEDORES: ocumento emitido porChileproveedores, que acredita que una determinada persona natural o 7ur6dica se encuentra inscrita enel registro de proveedores o en alguna de sus categor6as)

; CLIENTE O USUARIO: Es el ervicio, epartamento o Gnidad del 5ospital, que requiere la compra deienes o la contrataci"n de servicios, de acuerdo con los procedimientos estalecidos, para satisfaceruna necesidad funcional deidamente 7ustificada autorizada)

; COMISI'N &ARA EL ANALISIS( EVALUACI'N ) &RO&UESTA DE ADJUDICACI'N DELICITACIONES &*BLICAS( &RIVADAS O TRATOS DIRECTOS DEL +SO: Brupo de personas que se

constitue para evaluar en forma con7unta las ofertas reciidas para una adquisici"n de ienes oservicios determinada que, as?ndose en la aplicaci"n de un m:todo de evaluaci"n definido en lasases Administrativas de la licitaci"n p*lica o privada respectiva, efect*an una recomendaci"n dead7udicaci"n

; CONTRATO DE SUMINISTRO ) SERVICIO: Contrato que tiene por o7eto la contrataci"n o elarrendamiento, incluso con opci"n de compra, de ienes mueles o servicios)

; CONTROL DE STOC,: Procedimiento realizado por la Gnidad de odega, que tiene por o7eto aseguraruna cantidad e#acta constante de productos en odega, cuidando de no sorepasar la capacidad dealmacenamiento) Con un control preciso e#acto se garantiza un control efectivo de todos los art6culos

de aastecimiento)

; CONVENIO MARCO: Procedimiento de contrataci"n realizado por la irecci"n de Compras, paraprocurar el suministro directo de ienes Jo servicios a las Entidades, en la forma, plazo dem?scondiciones estalecidas en dichos convenio)

; DESABASTECIMIENTO: +a incapacidad de disponer de uno o m?s productos requeridos por el5ospital, de tal manera que :ste no pueda satisfacer la necesidad de las unidades o servicios)


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; ACTURA: ocumento triutario entregado por los proveedores, que representa un cr:dito a favor deestos que respalda el pago de la Dnstituci"n, respecto de la adquisici"n de de productos o servicios, que est? asociado a una orden de compra previa)

; ORMULARIO DE SALIDA DE BODEGA: ocumento foliado, de uso registro interno del 5ospital,utilizado para trasladar mercader6a fuera de la odega hacia las Gnidades o ervicios de la instituci"n)Este formulario de salida de odega dee estar siempre visado por el 7efe de odega)

; GUÍA DE DES&AC+O: ocumento triutario, utilizado por el proveedor que acompa4a la entrega demercader6a a la odega de la Dnstituci"n) +a descripci"n cantidad de los productos descritos en la gu6ade despacho dee coincidir 6ntegramente con los productos descritos en la orden de compra con los

productos entregados materialmente en odega)

; LICITACI'N O &RO&UESTA &RIVADA: Procedimiento administrativo de car?cter concursal, previa!esoluci"n E#enta que lo disponga, mediante el cual el 5ospital antiago 8riente r) +uis 9isn:rousse, invita a determinadas proveedores para que, su7et?ndose a las ases fi7adas formulenpropuestas, de entre las cuales seleccionar? aceptar? la m?s conveniente)

; LICITACI'N O &RO&UESTA &*BLICA: Procedimiento administrativo de car?cter concursal, previa!esoluci"n E#enta que lo disponga, mediante el cual el 5ospital antiago 8riente r) +uis 9isn:rousse, realiza un llamado p*lico, convocando a los interesados para que, su7et?ndose a las asesfi7adas, formulen propuestas de entre las cuales seleccionar? aceptar? la m?s conveniente)

; METODO DE EVALUACI'N: on aspectos ponderaciones a tener en cuenta en la evaluaci"n de lasofertas para decidir una compra determinada) ee considerar los criterios generales sucriterios aaplicar en el proceso, descritos en las ases t:cnicas administrativas de un proceso de licitaci"n,incluendo las acciones de contingencia frente a imprevistos)

; OERENTE: Proveedor que participa en un proceso de compra, presentado una oferta o cotizaci"n)

; OERTA: Es el documento formal por medio del cual el Proveedor participa en la licitaci"n, aceptandosuministrar un determinado ien o servicio a7o las condiciones que la Dnstituci"n haa estipulado en lasases de licitaci"n o en las especificaciones t:cnicas) El documento tami:n dee incorporar las

oservaciones, diferencias o alternativas que el Proveedor considere necesario estalecer)

; ORDEN DE COM&RA: ocumento emitido por el 5ospital, en calidad de comprador, en el cual sesolicitan ciertos productos o servicios, se detallan las caracter6sticas del producto, la cantidad, el precio,las condiciones de pago, entre otros) En aquellas licitaciones cuo monto no superan las mil L1000Gnidades 9riutarias Mensuales LG9M, la orden de compra se considera como la formalizaci"n de uncontrato)


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; &LAN ANUAL DE COM&RAS: Es la herramienta de planificaci"n que determina anticipadamente laadquisici"n de ienes la contrataci"n de servicios para el 5ospital por un periodo de un a4ocalendario) +os procesos de compra se deen elaorar en conformidad en la oportunidad determinadaen el Plan Anual de Compras)

; &ORTAL C+ILECOM&RA( &ORTAL O MERCADO &*BLICO: L KKK)mercadopulico)cl , istema deDnformaci"n de Compras Contrataciones de la Administraci"n, a cargo de la irecci"n de Compras Contrataci"n P*lica, utilizado por las Nreas o Gnidades de Compra para realizar los procesos deadquisici"n contrataci"n de ienes servicios)

; &LAN ANUAL DE COM&RAS: Corresponde a la lista de ienes Jo servicios de car?cter referencial,

que la instituci"n planifica comprar o contratar durante un a4o calendario) +os procesos de comprar sedeen elaorar en conformidad en la oportunidad en le plan anual de compras elaorado por esteestalecimiento)

; &ORTAL MERCADO &*BLICO: LKKK)mercadopulico)cl sistema de informaci"n de compras contrataciones de la administraci"n, a cargo de la irecci"n de Compras Contrataciones P*licas,utilizado por las ?reas o unidades de compra, para realizar los procesos de pulicaci"n contrataci"n enel desarrollo de los procesos de adquisici"n de sus ienes Jo servicios)

; &ROCESO DE COM&RA: Corresponde al proceso de compra contrataci"n de ienes Jo servicios, atrav:s del alg*n mecanismos estalecido en la le de compras su reglamento, incluendo los

convenios marco, licitaci"n p*lica, licitaci"n privada tratos o contrataci"n directa)

; &ROVEEDOR: Persona natural o 7ur6dica, chilena o e#tran7era, o agrupaci"n de las mismas que puedanproporcionar ienes Jo servicios a las Entidades)

; REGISTRO DE &ROVEEDORES: !egistro electr"nico oficial de proveedores, a cargo de la irecci"n deCompras Contrataciones P*licas, de conformidad a lo prescrito por la +e de Compras)

; RE-UERIMIENTO: Es la manifestaci"n formal de la necesidad de un producto o servicio que el Gsuario!equirente solicita al Nrea o Gnidad de Compra respectiva)

; RESOLUCI'N: Acto administrativo dictado por el irector, en el cual se contiene una declaraci"n devoluntad de dicha autoridad, realizada en el e7ercicio de una potestad p*lica) e pueden distinguir 2tipos de resoluciones

a !esoluci"n E#enta eclaraci"n de voluntad, lire de revisi"n Jo control de la Contralor6a Beneralde la !ep*lica, con respecto a su constitucionalidad legalidad)

!esoluci"n Afecta eclaraci"n de voluntad que dee ser sometida a revisi"n control de laContralor6a Beneral de la !ep*lica, respecto de su legalidad constitucionalidad)


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4.- ORGANIZACIÓN DEL HOSPITAL EN RELACIÓN AL PROCESO DE ADQUISICIONES.

./0 &er1$na1 2 !nidade1 in3$l!4rada1 en el #r$4e1$ de ad5!i1i4i6n

+as personas unidades involucradas en el proceso de adquisici"n de la instituci"n que tiene laresponsailidad de la adquisici"n de ienes servicios son

; DIRECTOR DEL +OS&ITAL: Es la autoridad m?#ima del 5ospital responsale de generar condiciones

para que las ?reas de la organizaci"n realicen los procesos de compra contrataci"n de acuerdo a lanormativa vigente, preservando la m?#ima eficiencia transparencia responsale de las decisionesadoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas)

As6 tami:n es responsale de la elaoraci"n, pulicaci"n control del cumplimiento del presentemanual)

; SUBDIRECCI'N ADMINISTRATIVA: !esponsale de la supervisi"n, monitoreo control financiero delsistema de compras ante la irecci"n) 9ami:n responsale de mantener el aastecimiento de todos losproductos que requiere el 5ospital para el cumplimiento de sus fines o7etivos, sean estos productos oinsumos m:dicos, como aquellos productos de uso cotidiano en la administraci"n) Asimismo, ser?

responsale de los procesos involucrados en la contrataci"n de servicios) e esta sudirecci"n dependelas siguientes unidades Admisi"n !ecaudaci"n, >inanzas Presupuesto, >armacia, Aastecimiento,Control Dnterno Besti"n de Contratos)

; SUBDIRECCI'N DE GESTI'N CLÍNICA: !esponsale de que las unidades de su dependenciarealicen, en forma en su oportunidad, los requerimientos de los medicamentos e insumos quenecesiten de forma espec6fica completamente detallada) e esta sudirecci"n dependen las siguientesunidades C! Bineco@8stetricia, C! $eonatolog6a, C! Gnidad GCD Adultos, C! Medicina, C! Cirug6a,C! Grgencia !eferida del Adulto, C! Dntermedio Adultos, C! Anatom6a Patol"gica, C! PaellonesOuir*rgicos Anestesia, C! Medicina 9ransfusional, C! ED+E)

; SUDIRECCI'N DE O&ERACIONES: !esponsale de que las unidades de su dependencia realicen, enforma en su oportunidad, los requerimientos de los productos que necesiten de forma espec6fica completamente detallada) e esta sudirecci"n dependen las siguientes unidades erviciosE#ternalizados, Esterilizaci"n, Central 9elef"nica)

7 ADMINISTRADOR8A DEL SISTEMA C+ILE COM&RA O MERCADO &*BLICO: Persona nomradopor la irecci"n de la Dnstituci"n, encargada de materializar en el portal las acciones de comprasp*licas, corresponde a un perfil del sistema KKK)mercadopulico)cl , es responsale de

@ Crear, modificar desactivar usuarios del portal de KKK)mercadopulico)cl @ eterminar perfiles de cada usuario, como supervisores compradores, en el portal)


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@ Crear, desactivar modificar en el portal, Gnidades de Compra)@ Modificar actualizar la informaci"n institucional registrada en el istema)@ Besti"n de las que7as o reclamos que los oferentes de una licitaci"n o proveedores del mercado,realicen a la instituci"n en relaci"n a un proceso de adquisici"n, a sea de ienes o servicios)@

; UNIDAD DE INAN9AS ) &RESU&UESTO Gnidad encargada del resguardo f6sico de las garant6asasociadas a las adquisiciones as6 tami:n es responsale de la relaci"n financiera@contale con losproveedores de la Dnstituci"n)

7 USUARIO RE-UIRENTE: >uncionario de la instituci"n con facultades espec6ficas para generarrequerimientos de compra a la Ls unidades de compra)

; UNIDAD RE-UIRENTE: Gnidad a la que pertenece el Gsuario !equirente)

7 UNIDAD DE COM&RA: Gnidad encargada de gestionar los requerimientos de compra que generen losGsuarios !equirentes previamente autorizados) En su laor dee aplicar la normativa vigente decompras p*licas, el presente manual toda otra normativa relacionada) A ella le pertenecen lossupervisores de compra) A esta Gnidad le corresponde realizar gran parte de los procesos deadquisiciones, a7ustadas a la normativa legal e interna, para proveer de productos servicios a todas lasdependencias, para el normal funcionamiento de la Dnstituci"n)

7 SECCI'N DE BODEGA: ecci"n dependiente de la Gnidad de Aastecimiento, encargada del

almacenamiento, registro control de los stocHs e inventario de art6culos, materiales e insumos, que serequiere para el normal funcionamiento de la Dnstituci"n)

7 ENCARGADO DE BODEGA: !esponsale de recepcionar, almacenar, resguardar, gestionar stocH distriuir los ienes que se encuentren en dicha dependencia, deiendo llevar todos los registros estad6sticas que hagan posile conocer en forma permanente la e#istencia de los diversos elementosalmacenados, despachado a los distintos servicios cl6nicos, unidades o departamentos del 5ospital)

7 EJECUTIVOS DE RECE&CI'N ) DES&AC+O: +levan el control f6sico de los materiales que llegan aodega, verifican que cumplan con las especificaciones solicitadas, emiten las recepcionescorrespondientes, almacenan custodian los productos en los lugares estalecidos para cada 6tem)

eparan entregan los materiales pedidos por los ervicios o Gnidades con solicitudes autorizadas rea7adas del archivo valorizado) Dnforman la situaci"n de cada producto a las Gnidades de Compra)

7 ENCARGADO DE SOLICITUD DE &EDIDOS A BODEGA: Es el funcionario designado por cadaervicio Cl6nico Administrativo, responsale de coordinar las necesidades de su unidad de estarinteriorizado de los procesos procedimientos de la unidad de aastecimiento)

7 SU&ERVISORES8AS DE COM&RAS: >uncionarios de la Gnidad de Compra encargados revisar devalidar los requerimientos de compra para posteriormente pulicarlos en KKK)mercadopulico)cl)


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7 OTRAS UNIDADES RELACIONADAS AL &ROCESO DE COM&RA: Presupuesto, Contailidad, Nreas9:cnicas, Auditor6a, todas part6cipes conforme a su funci"n, siendo en general, la de asignaci"n Joautorizaci"n de Marcos Presupuestarios, de registro de los hechos econ"micos, de materializaci"n delos pagos, respectivamente) Estas Gnidades, que se mencionan en funci"n de su rol, apoan la gesti"nde aastecimiento de la Dnstituci"n)

7 COMISI'N &ARA EL ANALISIS( EVALUACI'N ) &RO&UESTA DE ADJUDICACI'N DELICITACIONES &*BLICAS( &RIVADAS O TRATOS DIRECTOS DEL +SO: Brupo de personas que seconstitue para evaluar en forma con7unta las ofertas reciidas para una adquisici"n de ienes oservicios determinada que, as?ndose en la aplicaci"n de un m:todo de evaluaci"n definido en las

ases Administrativas de la licitaci"n p*lica o privada respectiva, efect*an una recomendaci"n dead7udicaci"n

7 JEE8A DE ABASTECIMIENTO: Est? a cargo de la Gnidad de Aastecimiento, es responsale de laprogramaci"n de los procesos de compra, encargado de la planificaci"n del flu7o de los materialesque ingresan salen de las odegas, de manera que permita el funcionamiento de la organizaci"n, deacuerdo a los o7etivos trazados por la Dnstituci"n) Es adem?s el encargado de la coordinaci"n, deprocesos eficientes de aastecimiento, a trav:s de los mecanismos de compra estalecidos, dando unenfoque integrado orientado a procesos)

7 JEE8A UNIDAD DE INAN9AS: !esponsale de efectuar el compromiso presupuestario de las

"rdenes de compra, contratos otros pagos relacionados con los procesos de compra) Es elresponsale de llevar un control del presupuesto que se dee utilizar en cada adquisici"n de ienes contrataci"n de servicios) Este control deer? llevarse en consideraci"n al presupuesto estimado aproado para cada contrato)

7 DE&ARTAMENTO DE CONTROL INTERNO ) GESTION DE CONTRATOS: !esponsale de preparar,elaorar redactar los contratos que el 5ospital dea celerar con terceros, as6 como toda modificaci"nque se acuerde con posterioridad a su celeraci"n) Adem?s, ser? la unidad encargada de realizar elseguimiento control a todos los contratos del 5ospital) Este epartamento depender? de laudirecci"n Administrativa)

7 ASESORÍA JURÍDICA: !esponsale de velar por el control de la legalidad de los actos contratosadministrativos de la Dnstituci"n de revisar !esoluciones Contratos asociados a los procesos decompras cuando sea requerido prestar asesor6a a los encargados de cada Gnidad de Compra enmaterias 7ur6dicas orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales reglamentarias que rigen los actos contratos de la Administraci"n)


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CAPÍTULO II: PROCESO DE COMPRAS DE BIENES Y CONTRATACIÓN

DE SERVICIOS

TÍTULO I: ASPECTOS GENERALES.

Para que el 5ospital pueda cumplir con los fines encomendados, de manera eficiente e ininterrumpida,requiere continuamente adquirir ienes contratar servicios esenciales para ese o7etivo es as6 comoconstantemente se efect*an procesos de contrataci"n para mantener el aastecimiento de medicamentos einsumos m:dicos, para adquirir equipamiento necesario de alta tecnolog6a que permita rindar la me7or

atenci"n a las pacientes de esta Dnstituci"n para e#ternalizar servicios de diversa 6ndole que apoen la laorde este 5ospital) Ahora ien, todos estos procesos de contrataci"n deen realizarse a7o el marco legalestalecido por la +e $- 1.)&&/ de ases ore Contratos Administrativos Prestaci"n de ervicios, su!eglamento aproado por el ecreto $- 20 del a4o 200' del Ministerio de 5acienda, que regulan estalecenlos requisitos de los procesos de contrataci"n de ienes servicios de la Administraci"n del Estado)

Con el fin de aastecer a este 5ospital de todos los productos que requiere de e#ternalizar losservicios que sean necesarios para el cumplimiento de sus fines, es necesario contar con una estrategia decompras para cada a4o presupuestario, que planifique las adquisiciones necesarias e invierta los recursoscomprometidos de la forma m?s eficiente posile eneficiosa para el 5ospital)

TÍTULO II: PLAN ANUAL DE COMPRAS

1. Aspectos Generales o Macros.

entro de los montos, m?rgenes cantidades aproados en el presupuesto Dnstitucional, laudirecci"n Administrativa, dentro de su funci"n de programaci"n evaluaci"n de adquisiciones, deer?consolidar valorizar las necesidades de ienes servicios para el a4o, en funci"n de la programaci"n de lasactividades que cada una de las Gnidades Jo ervicios del 5ospital le presenten en funci"n de sus respectivasmetas prioridades en un Plan Anual de Compras)

Para el cumplimiento de lo estalecido en el p?rrafo precedente, cada departamento, unidad servicio

de la Dnstituci"n, dee elaorar proponer a la udirecci"n Administrativa hasta el 30 de $oviemre de cadaa4o, su propio Plan Anual de Compras) Este plan dee contener todos los productos que el epartamento,Gnidad o ervicio estime que requiere para todo el a4o entrante, los servicios que dean contratarse deacuerdo a sus necesidades) Este Plan Anual de los servicios, departamentos unidades del 5ospital deeindicar en forma clara detallada los productos o servicios que requiere, cantidad promedio de cada productoestimado por periodo mensual total anual, valor estimado) En el caso de los servicios, se deer? rese4ar lascondiciones ?sicas en que dea prestarse el servicio su valor estimado para un a4o) Adem?s, cada servicio,departamento o unidad, deer? presentar un detalle del consumo total por producto efectuado en el *ltimo a4o, un estimado para los productos nuevos que se pretenda adquirir)


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ore la ase del an?lisis de la informaci"n reciida, del estudio de las posiilidades del mercado dela disponiilidad de recursos humanos materiales de la Dnstituci"n, la udirecci"n Administrativa, encon7unto con la Gnidad de >inanzas, elaorar?n el proecto de Plan Anual de Adquisiciones Contrataciones,el que deer? contener en forma detallada a lo menos los siguientes 6tems

a El o7eto de cada una de las contrataciones de servicios adquisiciones de ienes) +a descripci"n detallada de los ienes que se adquirir?n de los servicios que se contratar?n)c Ialor estimado de la cada una de las contrataciones contempladas de las adquisiciones de ienesplanificadas)d El tipo de proceso que corresponde al valor estimado, al o7eto a sus caracter6sticas propias es decir, si seproceder? a trav:s de convenio marco, licitaci"n p*lica o trato directo, o si por su monto queda fuera de la

normativa de contrataci"n p*lica)e +a fuente de financiamiento para cada una de las adquisiciones o contrataciones)f +os niveles de centralizaci"n o desconcentraci"n de la facultad de adquirir o contratar)g +as fechas proales de las convocatorias de los procesos de selecci"n planificados)h Ialor estimado total de todas las adquisiciones de ienes contrataciones de servicio)i !esumen de cada una de las compras de ienes de las contrataciones de servicios realizadas en el a4o su valor total)

2. Procedimiento de Elaboración del Plan Anual de Compras en Las Unidades,

Departamentos y Servicios.

A +a irecci"n del 5ospital define el presupuesto de cada centro de costo en funci"n del presupuestomarco aproado por el Congreso, Ministerio de 5acienda, irecci"n de Presupuestos, Ministerio dealud irecci"n de ervicio del 5ospital, la producci"n proectada las disponiilidades financieraspropias proectadas) efinido el presupuesto para cada unidad, departamento o servicios, lo env6a al 7efe de Gnidad de >inanzas para su distriuci"n)

+a Gnidad de >inanzas recepciona esta informaci"n la entregar? a los Centros de !esponsailidad)

C El Encargado de la Gnidad de Aastecimiento, entrega a los centros de responsailidad, la informaci"n

relativa a los consumos de productos anuales hist"ricos para revisi"n de las Gnidades demandantespara posiles modificaciones lo mismo en relaci"n a los servicios)

+as Gnidades demandantes o centros de responsailidad, recepcionan esta informaci"n generan lasvariaciones que requieren para el a4o siguiente, que sean compatiles con su presupuesto, lo env6andevuelta a la Gnidad de Aastecimiento para su consolidaci"n)

Para lograr una me7or planificaci"n de las compras referidas a material com*n fungile, se deeconsiderar a lo menos las siguientes variales


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a +a informaci"n hist"rica de consumo de ienes servicios Proectos nuevos planificados durante el periodo a detallarc isponiilidad Presupuestaria

Para el caso de material estrat:gico, se deen considerar las siguientes variales

a Consumos hist"ricos tocH de reservac isponiilidad Presupuestaria

Para la contrataci"n de servicios proectos, se deen considerar las siguientes variales

a Proectos planificados a e7ecutar en el per6odo) Carta Bantt de Proectosc Cuantificaci"n de ervicios de apoo en funci"n de Proectos

E +a Gnidad de Aastecimiento, recepciona la informaci"n de los requerimientos la analizar? a trav:sde la evaluaci"n de las siguientes variales

a An?lisis hist"rico de consumo, por tipo de materiales de uso haitual) An?lisis hist"rico de consumo, por tipo de materiales de uso e#cepcional)c tocH en odega)

d Gnidades que comprometan en su gesti"n nuevos consumos, productos, etc)e Plan estrat:gico del 5ospital)

> +a Gnidad de Aastecimiento, env6a la informaci"n a la udirecci"n Administrativa, quien consolidatoda la informaci"n la env6a a la Gnidad de >inanzas, para que revise el plan desde el punto de vista>inanciero le realice las modificaciones pertinentes si son necesarias lo valide) A7ustado el PlanAnual al presupuesto lo env6a a la udirecci"n Administrativa para revisi"n final a7ustes si sonnecesarios, para enviarlo a la irecci"n)

B Gna vez pre@aproado el proecto, se env6a el plan al irector del 5ospital para que apruee el

documento final) Gna vez aproado, se realiza la !esoluci"n que apruea el Plan Anual de Comprasdel a4o siguiente, ad7untando el resumen de 6tems a considerar, se env6a al Administrador delistema de Dnformaci"n)

5 El Administrador del istema en la Dnstituci"n apruea el Plan de Compras lo pulica en el istemade Compras Contrataci"n P*lica, el que genera un Certificado que acredita el ingreso pulicaci"n)+a aproaci"n del Plan en el sistema se realiza s"lo una vez, sin per7uicio de las posterioresmodificaciones que se pudieran informar a trav:s del sistema en otra ocasi"n, oportunidad modalidadque son informadas por la irecci"n de Compras Contrataci"n P*lica) En conformidad a lo anterior,el plan de compras podr? ser modificado cuando el organismo lo determine, lo cual podr? ser


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informado en el istema en la oportunidad modalidad que la irecci"n de Compras determine) Enestos casos se proceder? seg*n lo dispuesto anteriormente)

2.1 Difusión y Seguimiento del Plan Anual de Compras.

a +a difusi"n del plan de compras al interior de la Dnstituci"n se realizar? mediante la distriuci"n a cadaepartamento Gnidad de la !esoluci"n aproatoria de Plan de compras, con el o7etivo de que seaconocido por toda la Dnstituci"n)

El seguimiento del Plan Anual de Compras ser? realizado por el Comit: de adquisiciones, de acuerdo

a su funcionamiento, regulado en su manual de organizaci"n funciones)

TÍTULO III: PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DE PRODUCTOS – UNIDAD DE

ABASTECIMIENTO

A continuaci"n se descrie el procedimiento de compra de productos que realiza la Gnidad de Aastecimientopara la adquisici"n de aquellos productos de se requieren de manera regular continua, a trav:s de unarevisi"n de cada uno de los actos que procede realizar desde un punto de vista pr?ctico funcional,considerando a cada uno de los actores que interviene en el proceso)

1 Definición del Requerimiento de Productos:

Gna vez definido aproado el Plan Anual de Compras, cada ervicio o Gnidad, deer? enviar susrequerimientos espec6ficos de insumos, medicamentos, productos de alimentaci"n, etc), de acuerdo a loestalecido en el Plan Anual de Compras) +os 7efes de cada Gnidad, epartamento o ervicio, deer?n enviara la Gnidad de Aastecimiento, las especificaciones claras, completas precisas, definiendo en detalle lascaracter6sticas t:cnicas del ien, es decir dee enviar los t:rminos de referencia) Adem?s, deer?n entregaruna estimaci"n de consumo promedio mensual de cada producto requerido, la oportunidad en que deieran

estar disponiles los ienes para uso o consumo) En la definici"n de sus requerimientos, la unidad requirentedee a7ustarse a la normativa vigente, as6 como a las instrucciones procedimientos espec6ficos entregadospor la irecci"n del 5ospital, considerando que se dee permitir la participaci"n amplia de proponentes, dado elinter:s estrat:gico de e#tender el mercado de la oferta)

+os requerimientos de las unidades requirentes o usuarias, se formalizan a trav:s del documento olicitud dePedido o >ormulario de !equerimiento, el que dee considerar las condiciones de especificaci"n a se4aladas)Cuando corresponda, o cuando sea solicitado por el encargado de la Gnidad de Aastecimiento, se deenacompa4ar planos, ases t:cnicas espec6ficas, muestras o cualquier otro documento que permita asegurar que


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el producto solicitado corresponda a lo requerido) Para todas las compras, el gasto dee estar consideradodentro del presupuesto autorizado para el Plan Anual de Compras)

Para aquellos casos en que se requiera comprar productos no contemplados por el Plan Anual de Compras, sedeer? realizar el mismo requerimiento, aplicar el procedimiento que se regula en el p?rrafo $- ' de estemismo t6tulo)

1.1 Pasos a Seguir.

&a1$ 0/ Cada servicio o unidad, de acuerdo al presupuesto disponile elaora los requerimientos de cadaproducto que necesita, en atenci"n al Plan Anual de Compras)

&a1$ / El (efe del ervicio o Gnidad !equirente respectiva, visa cada uno de los requerimientos, los env6a ala Gnidad de Aastecimiento)

&a1$ ;/ +a Gnidad de Aastecimiento, revisa que el requerimiento no contenga errores, se a7uste al PlanAnual de Compras) i se encuentra conforme todo est? en orden, env6a cada requerimiento a la Gnidad de>inanzas para verificar que e#istan recursos disponiles para adquirir los productos necesarios) En casocontrario, devolver? los requerimientos para que se susanen los errores)

&a1$ ./ El (efe de >inanzas, revisa que el requerimiento se a7uste en cuanto al presupuesto, al Plan Anual deCompras) i el requerimiento se a7usta, lo visa env6a a la Gnidad de Aastecimiento para que proceda aefectuar el Proceso de Compra correspondiente)

2 Elección del Proceso de adquisición:

Gna vez que la Gnidad de Aastecimiento tiene definido los productos que dee adquirir, tiene el vistoueno de la Gnidad de >inanzas, dee proceder a determinar el Proceso de Adquisici"n dentro de aquellosestalecidos por la +e de Compras P*licas $% 1.)&&/ su !eglamento, en consideraci"n a los antecedentespropios de cada producto

2.1Compras a través de Convenio Marco: +a Gnidad de Aastecimiento, lo primero que deer?verificar es si, para los productos que dee adquirir, e#iste un Convenio Marco suscrito por la irecci"n deCompras)

/0/0 Si existe un Convenio Marco suscrito: eer? adquirir el o los productos a trav:s del convenioMarco) Para ello, deer? seguir los siguientes pasos

&a1$ 0/ Proponer a la irecci"n del 5ospital la redacci"n de !esoluci"n que apruea la compra delproducto a trav:s de Convenio Marco) A la irecci"n se deer?n enviar todos los antecedentes


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necesarios informe del o los productos que requiere comprar conforme al Plan Anual de Compras, certificado de disponiilidad presupuestaria)

&a1$ / +a irecci"n, si est? de acuerdo con efectuar la compra del producto a trav:s de ConvenioMarco, firmar? la resoluci"n le entregar? a la Gnidad de Aastecimiento para su tramitaci"n)

&a1$ ;/ +a Gnidad de Aastecimiento, a trav:s de un operador del sistema, suir? la resoluci"n alportal)

&a1$ ./ +a Gnidad de Aastecimiento, deer? enviar todas las resoluciones que autorizan comprar porConvenio Marco al epartamento de Control Dnterno Besti"n de Contratos, para su control visto

ueno)

&a1$ inanzas del 5ospital, todas las resoluciones que autorizan comprar atrav:s de convenio marco, para que controlen las cantidades que se compran mensuales el consumode los dineros disponiles) El epartamento de Control Dnterno Besti"n de Contratos deer?informar a la Gnidad de Aastecimiento cu?ndo terminar? un contrato Lo en otras palaras, lascantidades autorizadas a comprar por Convenio Marco, para efectos que realice los tr?mites

necesarios para volver a adquirir los productos por otro periodo)

&a1$ >/ odega reciir? los productos las facturas que se encuentren conforme con la orden decompra) En caso de e#istir disconformidad entre los productos la orden de compra, devolver? losproductos sin admitir la factura en caso de e#istir disconformidad entre la factura la orden de compra,pero los productos corresponden a los especificados en la orden de compra, aceptar? los productos rechazar? la factura) +a Gnidad de Aastecimiento enviar? las facturas respectivas para su posteriorpago)

&a1$ ?/ +a Gnidad de Aastecimiento verificar? que la factura est: ien e#tendida, que correspondaa los productos solicitados en la orden de compra a los que fueron reciidos en odega) Gna vez

visadas las facturas las enviar? al 7efe de finanzas para su pago, el que no podr? ser superior a 'd6as) En caso que la factura no se encuentre conforme a la orden de compra a los productosreciidos, solucionar? el prolema con el proveedor directamente)

2.1.2 Si no existe Convenio Marco suscrito/ +a Gnidad de Aastecimiento deer? determinar elproceso de contrataci"n entre proceso de licitaci"n p*lica, proceso de licitaci"n privada o contrataci"ndirecta siendo estos dos *ltimos procesos, e#cepcionales al proceso de licitaci"n p*lica, s"loproceder?n si se encuentran plenamente a7ustados a la normativa estalecida por la +e $- 1.)&&/ su!eglamento)


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2.2Compras a través de Licitación Pública/ Este proceso constitue la regla general dee utilizarseen todos los procesos de adquisici"n de ienes o productos, salvo las e#cepciones que define la +e $%1.)&&/ en su art6culo & el !eglamento aproado por el ecreto )$% 20 en su art6culo 10, cuoprocedimiento es el siguiente

//0 Elaboración o Formulación de las Bases Administrativas y Técnicas: En los procesos decompras, tanto por v6a de licitaci"n p*lica como privada, se dee incluir las ases administrativas t:cnicas que orienten al Proveedor en relaci"n con el proceso el requerimiento de productos servicios) een estalecer en forma clara precisa las caracter6sticas, condiciones especificacionesdel ien que se pretende adquirir) +a confecci"n de las ases Administrativas 9:cnicas ser? deresponsailidad de la Gnidad de Aastecimiento, sin per7uicio de ello, las Gnidades que requieran de la

compra de productos ser?n responsales de la elaoraci"n de los t:rminos de referencia, las cualesdeer?n ser enviados a la Gnidad de Aastecimiento)

&a1$ 0/@ +a Gnidad de Aastecimiento, dependiendo de las caracter6sticas del proceso elaorar? las asesAdministrativas que regir?n el proceso de licitaci"n p*lica) entro de las consideraciones esenciales que sedeer?n tener en cuenta al momento de la elaoraci"n de las ases se encuentra

a Ba1e1 #ara 4$"#ra1 1!#eri$re1 a


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c)2 $o ser? oligatorio solicitar las garant6as de seriedad de la oferta de fiel cumplimiento delcontrato)

c)3 +as orden de compra sustituir?n al contrato escriturado, por lo que no ser? necesario firmarlo, amenos que la instituci"n lo estime conveniente el contrato deer? escriturarse)

d Ba1e1 #ara 4$"#ra1 inferi$re1 a 0 UTM: +as ases deer?n)

d)1 Mantenerse pulicadas por d6as corridos

d)2 $o ser? oligatorio solicitar las garant6as de seriedad de la oferta de fiel cumplimiento delcontrato)

d)3 +as orden de compra sustituir? al contrato escriturado, por lo que no ser? necesario firmarlo)

En la confecci"n de las ases administrativas, se deer? incluir como contenido m6nimo la siguienteinformaci"n

@ Dntroducci"n@ 87etivos de la +icitaci"n@ Perfil requisitos de los participantes@ Etapas Plazos de la +icitaci"n@ Calificaci"n e idoneidad de los participantes) Este punto ser? validado con los antecedentes legales

administrativos que los oferentes presenten en su oferta o que est:n disponiles en el portal

ChileProveedores)@ Entrega Apertura de las ofertas LModalidades@ efinici"n de criterios evaluaci"n de las 8fertas L$omramiento de Comisi"n, si corresponde@ Contenido del Contrato o7eto del contrato, plazo duraci"n, administrador del contrato, t:rmino

anticipado, etc)@ Modalidad de Pago@ $aturaleza monto de las garant6as de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento de anticipo cuando

corresponda)@ Montos de las garant6as, forma oportunidad de restituci"n@ +os medios para acreditar si el proveedor ad7udicado registra saldos insolutos de remuneraciones o

cotizaciones de seguridad social con sus actuales traa7adores o con traa7adores contratados en los

*ltimos dos a4os la oportunidad en que ellos ser?n requeridos)@ Multas anciones@ $omre Medio de contacto en la Dnstituci"n

&a1$ / Elaoraci"n de las ases 9:cnicas) +a Gnidad de Aastecimiento, al comenzar un proceso delicitaci"n p*lica solicitar? a cada una de las unidades usuarias de los productos que se adquirir?n, los t:rminosde referencia, las especificaciones t:cnicas detalladas de cada uno de los productos que se licitar?n paraefectos de poder confeccionar las ases 9:cnicas) En caso de productos de alta comple7idad, las ases9:cnicas deer?n ser confeccionadas en con7unto entre la Gnidad de Aastecimiento el epartamento,Gnidad o ervicio cuos usuarios requieren los productos respectivos)


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En cuanto a las especificaciones t:cnicas de los ienes servicios a contratar, se requiere a lo menos de

@ escripci"n de los productos que se desea adquirir)@ !equisitos oligatorios m6nimos de los Productos@ Plazos forma de entrega de los productos

Estas condiciones deen ser e#presadas en forma gen:rica) e ser necesario hacer referencia a marcasespec6ficas, dee agregarse a la marca sugerida la frase


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&a1$ 0/ +os supervisores del portal de la Gnidad de Aastecimiento suen las ases administrativas t:cnicascon sus correspondientes ane#os, completan el cuadro resumen del portal)

&a1$ / +os supervisores del portal, mantendr?n aierta la licitaci"n o pulicadas las ases administrativas t:cnicas, el tiempo que las ases Administrativas contemplen que podr? variar en atenci"n a

a +icitaci"n sore 1)000 G9M, el plazo de pulicaci"n ser? de 20 d6as corridos) +icitaci"n de m?s de 100 G9M menos de 1)000 G9M, el plazo de pulicaci"n ser? de 10 d6as

corridos)c +icitaci"n de menos de 100 G9M, el plazo de pulicaci"n ser? de d6as corridos)d +os plazos se4alados en las letras a podr?n rea7arse a la mitad, si los productos que se

adquieren son de simple f?cil especificaci"n) Esta rea7a en los plazos deer? fundamentarse enla resoluci"n aproatoria de las ases en las ases mismas, s"lo podr? tener como 7ustificaci"nque los productos que se adquieren son de simple o7etiva especificaci"n, que razonalementeconlleve un esfuerzo menor e la preparaci"n de las ofertas)

&a1$ ;/ urante el periodo en que se encuentren pulicadas las ases administrativas t:cnicas, todos losoferentes interesados en presentar una oferta deer?n hacerlo en las condiciones estalecidas en las asesAdministrativas de +icitaci"n)

- !egla general las ofertas solo podr?s presentarse a trav:s del portal KKK)mercadopulico)cl- Por e#cepci"n las ofertas se presentar?n en papel, pero solo en los casos contemplados en el

!eglamento de la +e de ases sore Contratos Administrativos de uministro Prestaci"n deervicios)

- +as garant6as de seriedad de la oferta deer?n presentarse siempre materialmente en la Gnidad de>inanzas, cuo encargado deer? verificar que la garant6a entregada indique la licitaci"n en la cualparticipa) Gna vez recepcionada la garant6a de seriedad de la oferta, :sta dee enviarse a la Gnidad deAastecimiento quien, previo registro comproaci"n de que corresponde al proceso de licitaci"n quese4ala, la enviar? a la Gnidad de >inanzas para su custodia)

&a1$ ./ 9ranscurrido el plazo de pulicaci"n, los operadores del portal KKK)mercadopulico)cl deer?n

declarar cerrada la licitaci"n para dar paso a la apertura de las ofertas)

2.2.3 Apertura de ofertas: Cerrado el proceso de licitaci"n se efect*a la apertura de las ofertas t:cnicas econ"micas, de la siguiente manera

&a1$ 0/ +os supervisores del sistema, a7ar?n todas cada una de las ofertas presentadas en el portalKKK)mercadopulico)cl har?n una carpeta con todos los antecedentes)


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&a1$ / +a Gnidad de Aastecimiento, proceder? a revisar que las ofertas cumplan con la presentaci"n detodos los documentos requisitos oligatorios solicitados) +as ofertas que no cumplan con los requisitosm6nimos e#igidos ser?n rechazadas inmediatamente a trav:s del portal)

&a1$ ;/ +a Gnidad de Aastecimiento proceder? a revisar si las ofertas que queden tienen errores u omisionesformales que sean susanales de acuerdo a las ases administrativas) i son susanales, solicitar?n atrav:s del portal que sean susanados en el plazo que las ases administrativas indiquen si no son de aquellossusanales o si:ndolo, la posiilidad de susanaci"n le entregar? una venta7a al oferente que afecta laigualdad del proceso de licitaci"n, esas ofertas ser?n rechazadas)

&a1$ ./ +os encargados de la Gnidad de Aastecimiento, preparar?n los antecedentes de las ofertas

aceptadas los entregar? a la Comisi"n de An?lisis, de Evaluaci"n Propuestas de Ad7udicaci"n del 5ospital)

2.2.4 Evaluación de las Ofertas

a Mt$d$ de E3al!a4i6n: En todos los procesos de compra a trav:s de licitaci"n, a sea p*lica oprivada, se dee definir en las ases respectivas el m:todo de evaluaci"n, el que puede variar desdeuna simple definici"n por me7or precio, hasta una comple7a ponderaci"n de factores t:cnicos,econ"micos, estrat:gicos o log6sticos) el mismo modo, se dee definir en las ases la comisi"n queevaluar? las ofertas que se reciir?n, tal como lo estalece el !eglamento de la +e $- 1.)&&/)

Criteri$ de E3al!a4i6n: !emitirse al Cap6tulo DDD de este Manual de Adquisiciones)

4 E3al!a4i6n de $ferta1: er?n evaluales todas las ofertas que haan cumplido con los requisitos condiciones definidas en las ases de licitaci"n para participar en el proceso) +a evaluaci"n de lasofertas dee efectuarse de acuerdo al m:todo de evaluaci"n previamente definido) En este procesopueden considerarse instancias de aclaraci"n de aspectos espec6ficos de las ofertas, siempre que ellono altere su transparencia ni afecte la igualdad de los oferentes que participaron en el proceso delicitaci"n)

+a Comisi"n de An?lisis, de Evaluaci"n Propuestas de Ad7udicaci"n del 5ospital, analizar? cadaoferta en con7unto con los asesores e#pertos cuando se estime conveniente su intervenci"n) Estaevaluaci"n tiene por o7eto comparar estalecer un orden de precedencia de las ofertas, a nivel de6tem o total) El resultado de la evaluaci"n deer? entregar el Costo Dntegral de la 8ferta, para cada6tem, modalidad, parte o total del ien, seg*n el cual se ordenar?n las ofertas)

El resultado de la evaluaci"n dee ser presentado en orden, seg*n el punta7e otenido por cada oferta)+a recomendaci"n de ad7udicaci"n recaer? en aquella alternativa que otenga el maor punta7e en laponderaci"n de los criterios de evaluaci"n estalecidos en las ases, que represente la oferta m?sconveniente)


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+os antecedentes que haan proporcionado los proponentes en su oferta ser?n mane7adosconfidencialmente) $o ser? considerada confidencial aquella informaci"n que dean los proponentesentregar p*licamente en los actos de recepci"n de ofertas)

En el caso que se contemplara la entrega de documentos de Barant6a ancaria por seriedad de lasofertas :stos ser?n recepcionados por la Gnidad de >inanzas Presupuesto, para su custodia) En elcaso de las garant6as de fiel cumplimiento, ser?n entregadas a la firma del contrato en la Gnidad de>inanzas Presupuesto, para su custodia)

El Dnforme de proposici"n de Ad7udicaci"n dee ser firmado por la Comisi"n de An?lisis, de Evaluaci"n Propuestas de Ad7udicaci"n del 5ospital, antes de someterlo a la aproaci"n de la irecci"n del

5ospital)

&a1$ 0/ !eciidos los antecedentes, la Comisi"n de An?lisis, de Evaluaci"n Propuestas de Ad7udicaci"n proceder? a ponderar los antecedentes presentados por los oferentes,asign?ndole el punta7e estalecido en las ases de acuerdo a la pauta de evaluaci"n de lascorrespondientes ases administrativas t:cnicas)

&a1$ / En caso de una adquisici"n de productos comple7a, la comisi"n podr? solicitar la auda deasesores e#pertos en la materia, los que ser?n nomrados por resoluci"n de la irecci"n del 5ospital)

&a1$ ;/ Gna vez ponderados todos los antecedentes, la Comisi"n de An?lisis, de Evaluaci"n

Propuestas de Ad7udicaci"n, proceder? a verificar al oferente que otuvo el me7or punta7e ponderado lo propondr? para ad7udicar la +icitaci"n, de acuerdo a lo se4alado en el punto siguiente

&a1$ ./ +a Comisi"n de An?lisis, de Evaluaci"n Propuestas de Ad7udicaci"n, a trav:s de susecretario levantar? acta proponiendo la ad7udicaci"n del oferente que determinen la enviar? alirector del 5ospital para su aproaci"n o rechazo)

&a1$


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&a1$ / El irector del 5ospital, si est? de acuerdo con la propuesta de ad7udicaci"n, emitir? una resoluci"nad7udicando al oferente propuesto, la enviar? a la Gnidad de Aastecimiento para que sea suida al portalKKK)mercadopulico)cl, se contin*e con el proceso de notificaci"n firma de contrato)En caso que el irector no est: de acuerdo con la propuesta de ad7udicaci"n, devolver? los antecedentes a laGnidad de Aastecimiento sin cursar, para que se susanen los errores que detectare o para que se declaredesierta la licitaci"n por no ser conveniente para los intereses del 5ospital la oferta presentada por el oferenteme7or evaluado propuesta por la comisi"n evaluadora para ad7udicarse la licitaci"n)

&a1$ ;/ Gna vez aproada emitida la resoluci"n de ad7udicaci"n, :sta dee ser pulicada en el portalKKK)mercadopulico)cl por los operadores del portal, para informar comunicar a todos los proponentes el

resultado del proceso) Adem?s, la Gnidad de Aastecimiento deer? pulicar la evaluaci"n de todos losoferentes el cuadro comparativo con posici"n relativa respecto de los todos los proponentes, de acuerdo conlas definiciones que se hagan en los procedimientos a indicados)

2.2.6 Declaración de desierto del proceso/ En casos deidamente calificados podr? declararse desiertauna licitaci"n) Entre las circunstancias que puede sustentar tal decisi"n se consideran las siguientes

; Cuando no se presenten ofertas); Por razones presupuestarias, cuando los valores cotizados e#cedan los presupuestados en un margen tal queimpida materializar la compra o contrato); Cuando los valores cotizados representen aumentos in7ustificados en relaci"n a *ltimas adquisiciones o no se

a7usten a las condiciones de mercado); Cuando haa evidencias fundadas de colusi"n entre proponentes); Cuando las ofertas no resulten convenientes a los intereses del 5ospital); Cuando las ofertas sean declaradas inadmisiles por no a7ustarse a los requerimientos estalecidos en lasases administrativas Jo t:cnicas

+a licitaci"n dee declararse desierta a trav:s de resoluci"n fundada pulicada en el portal)

&a1$ 0/ i la Comisi"n de An?lisis, de Evaluaci"n Propuestas de Ad7udicaci"n, considera que la licitaci"ndee ser declarada desierta, deer? levantar acta la remitir? al irector proponiendo que sea declaradadesierta)

&a1$ / i el irector del 5ospital est? de acuerdo con lo resuelto por la Comisi"n de An?lisis, de Evaluaci"n Propuestas de Ad7udicaci"n, emitir? una resoluci"n declarando desierta la licitaci"n, la que remitir? a la Gnidadde Aastecimiento para su pulicaci"n)

&a1$ ;/ +a determinaci"n de no ad7udicar o declarar desierta una licitaci"n se comunicar? a trav:s del portalKKK)mercadopulico)cl para que todos los proponentes sean informados oportunamente, ad7untando la!esoluci"n de la irecci"n que la declara desierta)


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2.2.7 Orden de Compra o Contrato: Gna vez efectuada la ad7udicaci"n por resoluci"n de la irecci"n, seproceder? a cualquiera de las siguientes situaciones seg*n corresponda

a E"i1i6n de !na $rden de 4$"#ra: En aquellas compras que sean inferiores a 100 G9M, seproceder? a formalizar la relaci"n contractual entre el 5ospital el oferente ad7udicado, a trav:s de laorden de compra, la que deer? especificar los productos requeridos, el tiempo de entrega)

&a1$ 0/ El supervisor de compras, enviar? la orden de compra al proveedor para su aceptaci"n)&a1$ / +a Gnidad de Aastecimiento, cada vez que requiera adquirir productos con cargo a unalicitaci"n o contrato suscrito, deer?n enviar copia de la orden de compra al administrador del contrato)&a1$ ;/ El epartamento de Control Dnterno Besti"n de Contratos deer? llevar control estricto de las

cantidades compradas con cargo a la licitaci"n correspondiente, cuando estime que faltan alrededorde /0 d6as corridos para que se e#pire el periodo licitado o para que se acaen los productos deer?informarlo a la Gnidad de Aastecimiento para que proceda a levantar un nuevo proceso de licitaci"n)

S!14ri#4i6n de !n C$ntrat$: En compra de productos por montos superiores a 100 G9M ocontrataciones de servicios dentro del plazo que se estalezca en las ases, el 5ospital deer?proceder a firmar un contrato con el oferente ad7udicado que regule en forma clara, precisa detalladatodas las condiciones del acuerdo de compra o de los documentos asociados al proceso de licitaci"nLidentificaci"n de las partes contratantes, o7eto de la compra, precio, plazo entrega, garant6as, etc)

&a1$ 0/ +a Gnidad de Aastecimiento, una vez que haa notificado la resoluci"n de ad7udicaci"n,

enviar? todos los antecedentes al epartamento de Control Dnterno Besti"n de Contratos)

&a1$ / El epartamento de Control Dnterno Besti"n de Contratos proceder? a redactar el contratorespectivo lo enviar? a Asesor6a (ur6dica para revisi"n si correspondiere)

&a1$ ;/ Gna vez otenida la versi"n final del contrato, el epartamento de Control Dnterno Besti"n deContratos, deer? enviarlo al oferente ad7udicado para su firma dentro de los plazos estalecidos enlas ases de licitaci"n)

&a1$ ./ i el oferente ad7udicado no lo firma dentro del plazo estipulado o no entrega la garant6a de fiel oportuno cumplimiento del contrato dem?s antecedentes si correspondiere, el epartamento de

Control Dnterno Besti"n de Contratos deer? dar aviso a la Gnidad de Aastecimiento a Asesor6a(ur6dica para que analicen el prolema otorguen soluci"n dentro del marco estalecido por lalegislaci"n nacional, las ases de licitaci"n la oferta del oferente ad7udicado)

&a1$


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&a1$ =/ i el irector otorga su visto ueno apruea la resoluci"n, la firmar? enviar? alepartamento de Control Dnterno Besti"n de Contratos, quienes la pulicar?n en el portalKKK)mercadopulico)cl

&a1$ >/ !ealizado lo anterior, la Gnidad de Aastecimiento de proceder? a emitir una orden deCompra se seguir?n los pasos estalecidos en el paso 2 siguientes de la letra a inmediatamenteprecedente)

2.2.8 Recepción en Bodega/ Emitida aceptada la orden de compra respectiva, los oferentes deer?nenviar los productos requeridos a odega, donde se llevar? a cao el siguiente procedimiento

&a1$ 0/ +os supervisores de compras, enviar?n al 7efe de odega las "rdenes de compra que emitanpara que puedan reciir los productos las facturas correspondientes)

&a1$ / odega reciir? los productos las facturas que se encuentren conforme con la orden decompra) En caso de e#istir disconformidad entre los productos la orden de compra, devolver? losproductos sin admitir la factura en caso de e#istir disconformidad entre la factura la orden de compra,pero los productos corresponden a los especificados en la orden de compra, aceptar? los productos rechazar? la factura) odega deer? informar a la Gnidad de Aastecimiento de todos los productosreciidos de las facturas) +a Gnidad de Aastecimiento enviar? la misma informaci"n ad7untar? lasfacturas respectivas para su visto ueno posterior pago por la Gnidad de >inanzas, o para surechazo)

&a1$ ;/ +a Gnidad de Aastecimiento verificar? que la factura est: ien e#tendida, que correspondaa los productos solicitados en la orden de compra a los que fueron reciidos en odega) Gna vezvisadas las facturas las enviar? al 7efe de finanzas para su pago, el que no podr? ser superior a 'd6as) En caso que la factura no se encuentre conforme a la orden de compra a los productosreciidos, solucionar? el prolema con el proveedor directamente)+a informaci"n que recia de odega, respecto de los productos que llegan al 5ospital, deer?procesarla para poder distriuir internamente los productos adquiridos en las distintas unidadesrequirentes)

2.2.9 Pago al proveedor: Gna vez emitida la orden de compra respectiva, a sea en cumplimiento de una

ad7udicaci"n menor a 100 G9M, o en cumplimiento de la e7ecuci"n de un contrato, el 5ospital, a trav:sde la Gnidad de >inanzas, una vez que haa recepcionado los productos se encuentre conforme con laemisi"n de la factura, proceder? a pagar el monto respectivo)

&a1$ 0/ entro del plazo de ' d6as corridos la Gnidad de >inanzas proceder? a cursar el pago respectivo, elcual se har? a la cuenta corriente que el oferente ad7udicado estalezca en el contrato respectivo o se4ale atrav:s de medios formales al 5ospital en caso que no se requiera firma de un contrato)

&a1$ / En caso que la factura no est: suficientemente respaldada o no se encuentre con los vistos uenos dequien tenga que visarla, la Gnidad de >inanzas no proceder? al pago de la factura, pudiendo distinguir


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&a1$ /a i la factura no se encuentra con los vistos uenos de la Gnidad de Aastecimientos,proceder? a enviar la factura a la unidad respectiva para que la vise o para que fundamente la falta devisto ueno, para decidir si procede o no el pago)

&a1$ / En caso que la factura se encuentre sin el visto ueno de las unidades respectivasfundadamente, se proceder? a rechazar la factura del proveedor de acuerdo a la falta cometida, en unplazo m?#imo de & d6as de recepcionada la factura)

2.2.10 Evaluación y Auditoria: +a Gnidad de Aastecimiento generar? los mecanismos necesarios pararealizar una evaluaci"n de los procesos de compra, para considerar en los procesos posteriores, as6

como para verificar la aplicaci"n cumplimiento de la normativa vigente)

2.2.11 Evaluación de desempeño o calificación de los proveedores: e realizar?n evaluacionesperi"dicas del desempe4o de Proveedores, en relaci"n con los productos, a sea a trav:s de compraspuntuales o contratos de suministro) e evaluar? a lo menos el nivel de precios, el cumplimiento de losplazos de entrega pactados, la conformidad de las cantidades solicitadas entregadas los reclamosque se huieran generado en el per6odo Evaluado)

En forma especial se considerar? la evaluaci"n de proveedores de insumos definidos como cr6ticos, ensus sistemas de gesti"n de calidad)

+a unidad de aastecimiento deer? realizar formalmente la evaluaci"n del ruro Jo del contrato, eincorporar su resultado a la ficha de cada proveedor respectivo)

2.2.12 Evaluación del Negocio: e realizar?n evaluaciones del resultado econ"mico estimado que seotiene en los procesos de licitaci"n para los negocios relevantes de compra de ienes serviciosasociados, verificando si se han cumplido las metas definidas al inicio del proceso comparando lasvariaciones que haa sufrido el mercado en el per6odo del suministro en an?lisis)

2.3 Compras a través de Licitación Privada/ Este proceso ser? aplicale s"lo en los casos estalecidospor la +e $- 1.)&&/ en su art6culo &, o su !eglamento aproado por ecreto $- 20, en su art6culo 10, que son los siguientes

1) i en las licitaciones p*licas respectivas no se huieren presentado interesados)2) i se trata de contratos que correspondiere a la realizaci"n o terminaci"n de un contrato que haa

deido terminarse anticipadamente por falta de cumplimiento del contratante cuo remanente nosupere las 1)000 G9M

3) En casos de emergencia, urgencia o imprevisto)') i e#iste un *nico proveedor)) i se trata de convenios de prestaci"n de servicios a celerar con personas 7ur6dicas e#tran7eras que

dean e7ecutarse en el e#tran7ero)/) i se trata de servicios de naturaleza confidencial)


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) Cuando por la naturaleza de la negociaci"n e#istan circunstancias o caracter6sticas que haganindispensale acudir al trato o contrataci"n directa, de acuerdo a los casos criterios que se se4alan acontinuaci"na Pr"rroga de un contrato, o contrataci"n de servicios cone#os por monto no superior a 1)000 G9M) Cuando la contrataci"n se financie con gastos de representaci"n)c Cuando pueda afectarse la seguridad e integridad personal de las autoridades)d i se re

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