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Sujeto a cambios sin previo aviso.

Manual Mantenimiento

Introducción1

Objetivos generales y aplicaciones con el ERP 41.1

Diagrama de Integración 51.2

Diagrama de Proceso 61.3

Conguración2

Conguración General 82.1

Conguración de Módulos 92.2

Conguración de Movimientos 122.3

Conguración de Usuarios 132.4

Cuentas3

Artículos 173.1

Servicios 233.2

Agentes 243.3

Almacenes 263.4

Activos Fijos 273.5

Funcionalidad4

Solicitud Inspección desde el Módulo Gestión 324.1

Solicitud Tarea desde el Módulo Gestión 404.2

Solicitud desde el Módulo Mantenimiento 494.3

Errores Frecuentes5

Detalles de movimiento no se pueden editar 615.1

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Introducción


Objetivos generales y aplicaciones con el ERP

Los desembolsos efectuados con el n de mantener o mejorar un Activo Fijo posterior a fecha de su adquisición y puesta en uso, llevan muchas veces a confusiones en su contabilización y registro por lo que se hace necesaria la debida diferenciación de ambos conceptos.

Mantenimiento.

Son los desembolsos procedentes de reparaciones y mantenimientos de los bienes de una empresa; los cuales tienen como n mantener o restaurar los benecios económicos que se esperan del rendimiento original estimado para un determinado bien. Dichos desembolsos serán considerados como gastos del ejercicio.

Mejora.

Son aquellos desembolsos efectuados para mejorar las condiciones de un activo jo, por encima de la estimación normal de rendimiento hecha originalmente para el mismo. Dichos desembolsos se adicionaran al valor del activo jo.

Intelisis retoma la experiencia en este ramo y ha creado un módulo de mantenimiento de activos jos permitiendo el monitoreo mediante registros de todas las actividades encaminadas a mantener en perfectas condiciones todo aquel equipo utilizado.


Diagrama de Integración


Diagrama de Proceso


Conguración


Conguración General

Es necesario activar el módulo en la siguiente ruta.

Ruta: Congurar | Empresas | Seleccionar Empresa | Menú Edición | 1. Conguración General | Pestaña General

1. Activar el check Mantenimiento Activos Fijos.2. Activar el check Módulo Gestión.3. Dar click en Guardar y cerrar.

Nota. Es necesario reiniciar el sistema para ver reejados los cambios.


Conguración de Módulos

Ruta: Congurar | Empresas | Seleccionar empresa | Menú Edición | 2. Conguración Módulos | Pestaña Mantenimiento Activos Fijos

De acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden congurar los siguientes rubros:

• Usuario Inspección. Corresponde a la persona que realizará la inspección del activo.

• Movimiento Servicio. Se reere al movimiento a realizar.• Usuario Servicio. Es la persona encargada de realizar el servicio.• Cliente Servicio. Corresponde al dueño del activo jo.• Concepto Servicio. Es el tipo de servicio a realizar.• Taller Servicio. Se reere al lugar físico donde se realizará el servicio.


Ruta: Congurar | Empresas | Seleccionar empresa | Menú Edición | 2. Conguración Módulos | Pestaña Activos Fijos

1. Activar el check Mantenimiento/Reparaciones Pendientes.2. Dar click en Guardar y cerrar.


Ruta: Congurar | Empresas | Seleccionar empresa | Menú Edición | 2. Conguración Módulos | Pestaña Ventas(2)

1. Activar el check Actividades/Multiples Agentes Detalle.2. Dar click en Guardar y cerrar.


Conguración de Movimientos

Ruta: Congurar | Tipos de Movimientos | Ventas

1. Crear un movimiento llamado Consumo.2. Selecionar la Clave de Afectación VTAS.FC.3. Dar click en Guardar y cerrar.


Conguración de Usuarios

Ruta: Congurar | Usuarios | Accesos

1. Seleccionar Usuario.2. Dar click en Menú Principal.


1. Seleccionar Mov.Mantenimiento de la lista de opciones disponibles.2. Dar click en Agregar para pasarlo a la lista en uso.3. Dar click en Aceptar.

Realizar el mismo procedimiento con los Movimientos de Edición y Consulta, Movimientos Únicamente de Consulta y Movimientos Autorizar.


Alta de Actividades del Usuario

Ruta: Congurar | Generales | Actividades

1. Capturar las actividades relacionadas con el mantenimiento del activo jo.2. Los campos Grupo, Costo MN (por Hora) y Módulo Especíco son opcionales.3. Dar click en Guardar y cerrar.


Cuentas


Artículos

Artículo Normal

Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Nuevo

1. Capturar la clave del artículo.2. Tipo. en este ejemplo se seleccionó Normal.3. Escribir la descripción del Artículo.4. Seleccionar la categoría del activo jo. Para dar de alta dichas categorías, ir a Menú Maestros | Categorías de Activos Fijos.


Artículo tipo Servicio

Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Nuevo

Pestaña Datos Generales:

1. Capturar la clave del artículo.2. Tipo. Servicio.3. Escribir la descripción del Artículo.


Pestaña Otros Datos:

1. Activar el check Actividades.2. Ir al Menú Edición | Actividades.


1. Desplegar el combo de selección y elegir una actividad.2. Capturar el número de horas en las que se realiza la actividad.3. Si desde la conguración de las actividades se determinó un costo por hora de la actividad, el sistema lo mostrará automáticamente, así como el costo total.4. Dar click en Guardar y cerrar.


Categorías de Activos jos

Teniendo un artículo abierto, ir al siguiente menú:

Ruta: Menú Maestros | Categorías de Activos Fijos

Pestaña Datos Generales

1. Dar click en Nuevo.2. Capturar el nombre de la Nueva categoría.3. Seleccionar la Periodicidad de Mantenimiento.

Pestaña Contable

1. Determinar el porcentaje de depreciación Anual.2. El sistema calculará automáticamente la vida útil en meses del activo jo.3. Seleccionar desde cuándo se iniciará la depreciación del activo jo.4. Seleccionar el método de depreciación del activo jo.



Servicios

Ruta: Congurar | Servicios | Tipos de Servicios

1. Capturar el tipo de servicio.2. Dar click en Plantilla.

1. Capturar el artículo y la cantidad requerida del mismo para realizar el servicio.2. Dar click en Guardar y cerrar.


Agentes

El agente en este módulo fungirá como el personal destinado a realizar las tareas de mantenimiento.

Ruta: Cuentas | Agentes | Nuevo

1. Capturar la clave del Agente.2. Capturar el nombre del Agente.3. Tipo. Para este ejemplo se seleccionó Mecánico.4. Estatus. Alta.


Para asignarle actividades al Agente, teniendo la cuenta abierta, ir al siguiente menú:

Ruta: Menú Editar | Actividades

1. Desplegar el combo de selección y elegir la actividad que se le asignará al Agente.2. Dar click en Guardar y cerrar.


Almacenes

Ruta: Cuentas | Almacenes | Nuevo

1. Capturar la clave del Almacén.2. Capturar el nombre del Almacén.3. Tipo. Seleccionar Activo Fijo.4. Estatus. Alta.


Activos Fijos

Ruta: Cuentas | Activos Fijos

1. Seleccionar un artículo.2. Dar click en Abrir.


Al abrir el artículo tipo Activo Fijo, se muestran sus principales características.

1. Seleccionar el tipo de servicio que se le da al Ativo Fijo. En el siguiente paso se explica cómo darlos de alta.2. Denir la frecuencia de Inspección, así como su frecuencia.

Tipos de Activos Fijos

Es necesario congurar Tipos de Activos jos, para ello hay que ir a la siguiente ruta.

Ruta: Maestros | Tipos


Ruta: Maestros | Tipos

1. Capturar los tipos.2. Dar click en Indicadores.

1. Capturar el indicador requerido2. Seleccionar el tipo de dato válido para el indicador.3. Dar click en Valores Válidos.

1. Determinar los valores válidos por indicador.2. Dar click en Guardar y cerrar.


Servicios

Regresar los Tipos de Activos Fijos y dar click en Servicios.

1. Capturar los datos requeridos para la realización del servicio.2. Dar click en guardar y cerrar.

1. Capturar las condiciones requeridas para generar servicios.2. Dar click en guardar y cerrar.

Componentes

Teniendo un activo jo abierto, ir al siguiente menú.

Ruta: Menú Edición | Componentes

1. Capturar los componentes del Activo Fijo.2. Dar click en Guardar y cerrar.


Funcionalidad


Solicitud Inspección desde el Módulo Gestión

Para iniciar un ujo de Mantenimento de Activo Fijo, ir al módulo de Gestión.

Ruta: Gestión | Gestión | Nuevo

Pestaña Datos Generales

1. Movimiento. Seleccionar Solicitud Inspección.2. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento.3. Asunto. Capturar el motivo de inspección.4. Concepto.

Pestaña Para.

1. Usuario. Seleccionar al usuario encargado de dar seguimiento a la solicitud. automáticamente se llenan los campos nombre y Participación.



Pestaña Activo Fijo

1. Activo Fijo. Seleccionar el Activo Fijo a inspeccionar.2. Serie Activo Fijo. Si el activo jo tiene número de serie, selecionarlo.


Al volver a la Pestaña Datos Generales y dar click en la pestaña Indicadores del detalle, aparece el indicador y el componente del activo jo a inspeccionar.

1. Dar click en Afectar. El movimiento pasará a estatus Pendiente.


1. Afectar nuevamente el movimiento.2. Aparecerá una ventana de opciones; para este ejemplo, seleccionar Generar Avance.3. Dar click en Aceptar.

Se genera un movimiento Avance.

Pestaña Datos Generales.

1. Movimiento. El sistema selecciona automáticamente Avance.2. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento.3. Origen. El sistema despliega el origen del movimiento; en este caso, la solicitud de inspección.4. Asunto. El sistema muestra por default el asunto capturado desde la solicitud de inspección.5. Estado. Seleccionar el estado en el que se encuentra la actvidad.6. % Avance. Seleccionar el porcentaje de avance de la actividad.7. Concepto. Seleccionar el concepto de la actividad.8. Capturar un comentario de la actividad realizada.



Pestaña Recurso

1. Seleccionar el Recurso que realizará la actividad. El sistema completa el campo del nombre del mismo.2. Fecha. Capturar la fecha en la que se regsitra el avance.3. De hora / A hora. Registrar el tiempo en el que se llevó a cabo la actividad.4. Capturar la cantidad de horas invertidas; el costo por hora y el costo total.


1. Afectar el movimiento; este pasará a estatus Concluido.


Solicitud Tarea desde el Módulo Gestión

El movimiento solicitud tarea se puede derivar de la solicitud inspección generada anteriormente.

Ruta: Gestión | Gestión | Abrir Movimiento Solicitud Inspección


1. Afectar el movimiento.


1. Aparecerá una ventana de opciones; en este caso, seleccionar Generar Solicitud Tarea.2. Dar click en Aceptar.


Pestaña Daros Generales

1. Los datos de la prmera sección (Movimiento, Fecha Emisión y Origen) pasan de la solicitud de inspección.2. Capturar el asunto de la actividad.3. Seleccionar el Estado y el Porcentaje de avance de la actividad.4. Seleccionar el concepto de la actividad.5. Capturar comentarios respecto a la actividad.


Pestaña Para

1. Selecionar al usuario responsable del seguimiento de la actividad. El sistema llenará automáticamente los campos Nombre y Participación.2. Dar click en Afectar.


El movimiento pasa a estatus Pendiente.

1. Afectar nuevamente el movimiento.


1. Aparecerá una ventana de opciones; en este caso, seleccionar Generar Terminación.2. Dar click en Aceptar.


Se crea un movimiento Terminación; los datos del mismo pasan por default desde la solicitud de inspección.

1. Agregar un comentario de la actividad (opcional).2. Afectar el movimiento.


El movimiento pasa de estatus sin Afectar a Concluido.


Solicitud desde el Módulo Mantenimiento

Ruta: Logística | Mantenimiento | Nuevo

1. Movimiento. Seleccionar Solicitud.2. Fecha Emisión. Fecha en la que se realiza el movimiento.3. AF. Seleccionar el Activo Fijo al que se le dará mantenimiento.4. Si el Activo Fijo cuenta con número de serie, seleccionarlo.5. Acreedor/ Resp. Seleccionar al acreedor a quien se cargará el gasto del mantenimiento.6. Seleccionar la Clasicación y subclasicación del movimiento.7. En el detalle capturar el concepto, cantidad y precio del servicio.8. Dar click en Afectar para que el movimiento quede en estatus Pendiente.

1. Afectar nuevamente.2. Aparecerá una ventana de opciones; en este caso se seleccionará Generar Gasto.3. Dar click en Aceptar.


1. Seleccionar el tipo de Gasto; en este caso se seleccionó el gasto Directo.2. Dar click en Aceptar.

Se genera un movimiento Gasto que contiene los datos capturados previamente.

1. Dar click en Afectar.



El movimiento pasa de estatus Sin Afectar a Concluido.


Se genera un movimiento Gasto en el módulo de Cuentas por Pagar.



1. Aparecerá una ventana de opciones; en este caso seleccionar Generar Pago.2. Dar click en Aceptar.


Se crea un movimiento Pago en estatus Sin Afectar.


Aparece la ventana de Inofrmación "Se generó automáticamente. Movimiento Solicitud de Cheque (Consecutivo)"

1. Dar click en Aceptar.


Ruta: Financiero | Tesorería

1. Abrir la solicitud de Cheque generada dando doble click sobre ella.



1. Aparacerá una ventana de opciones; en este caso, seleccionar Generar Cheque.2. Dar click en Aceptar.


Se crea el movimiento Cheque en el módulo de Tesorería.

1. Seleccionar la cuenta de dinero de donde se efectuará el pago.2. Dar click en Afectar.


El movimiento pasa del estatus sin Afectar a Concluido.


Errores Frecuentes


Detalles de movimiento no se pueden editar

Problema

Al generar un movimiento en el módulo de gestión, no aparecen datos y no se pueden editar los campos del detalle.


Causa

En la conguracion del activo jo no está asociado el tipo de activo jo y con ello, tampoco los indicadores ni los componentes.

Solución

Ruta: Cuentas | Activos Fijos | Seleccionar el Activo Fijo a congurar

1. Asociar al Activo Fijo un tipo de servicio previamente congurado. 2. Dar click en Guardar.


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