Manual ISO 17025 laboratorio fito

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LABORATORIO DE ANLISIS QUMICO DE SUELOS Y FOLIARESUNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

MANUAL DE CALIDAD

Versin 02Pgina 1 de 55

Cdigo: LAS-MDC-001Vigencia:

Junio de 2008

MANUAL DE CALIDAD

LABORATORIO DE ANLISIS QUMICO

DE SUELOS Y FOLIARES

NTC - ISO IEC 17025

Requisitos generales para la competencia de laboratorios de ensayo


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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN....................................................... 4

2. ALCANCE ................................................................................................... 4

3. TRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................... 4

4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIN.............................................. 54.1. Organizacin ...................................................................................... 84.2. Sistema de gestin .......................................................................... 214.3. Control de documentos................................................................... 244.3.1. Generalidades ................................................................................ 244.3.2. Aprobacin y emisin de los documentos...................................... 244.3.2.2. Procedimientos adoptados ......................................................... 254.3.3. Cambios en los documentos.......................................................... 254.4. Revisin de pedidos, ofertas y contratos...................................... 264.5. Subcontratacin de ensayos.......................................................... 284.6. Compra de servicios........................................................................ 29

4.7. Servicio al cliente............................................................................. 304.8. Quejas ............................................................................................... 314.9. Control de trabajos de ensayos no conformes............................. 314.10. Mejora ............................................................................................ 334.11. Accin correctiva ......................................................................... 334.11.1. Generalidades ............................................................................. 334.11.2. Anlisis de causas ...................................................................... 334.11.3. Seleccin e implementacin de acciones correctivas ................. 344.11.4. Seguimiento de las acciones correctivas .................................... 344.11.5. Auditorias adicionales ................................................................. 354.12. Accin preventiva......................................................................... 35

4.13. Control de registros ..................................................................... 364.13.1. Generalidades......................................................................... 364.13.2. Registros tcnicos................................................................... 37

4.14. Auditorias internas....................................................................... 384.15. Revisiones por la alta direccin.................................................. 39

5. REQUISITOS TECNICOS......................................................................... 405.1. Generalidades .................................................................................. 405.2. Personal ............................................................................................ 405.3. Instalaciones y condiciones ambientales...................................... 435.4 Mtodos de ensayo y validacin de los mtodos......................... 455.5 Equipos ............................................................................................. 45


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5.6 Trazabilidad de las mediciones...................................................... 485.6.1 Generalidades ............................................................................. 485.6.2 Requisitos especficos ................................................................ 485.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia...................... 49

5.7 Muestreo ........................................................................................... 505.8 Manipulacin de los tems de ensayo............................................ 505.9 Aseguramiento de la calidad de los resultados de ensayo.......... 515.10 Informe de los resultados ............................................................... 52

5.10.1 Generalidades............................................................................. 525.10.2 Informe de ensayos. ................................................................... 52

5.10.3 Informe de ensayo. ..................................................................... 535.10.4 Certificados de Calibracin......................................................... 535.10.5 Opiniones e interpretaciones...................................................... 545.10.6 Resultados de ensayo producto de los subcontratistas.............. 545.10.7 Transmisin electrnica de datos............................................... 555.10.8 Presentacin de los informes...................................................... 555.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo................................... 55


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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

Documento que contiene todas las actividades que realiza el Laboratorio de

Anlisis Qumico de Suelos y Foliares, para cumplir con los requisitos de la

Norma ISO - IEC 17025:2005, lo que garantizar la competencia en la

realizacin de los ensayos que realiza el laboratorio. En este documento se

pueden conocer cules son las polticas del laboratorio, qu procedimientos

se realizan y cmo se llevan a cabo.

2. ALCANCE

Con este trabajo se pretende documentar los requisitos de la norma

ISO/IEC 17025:2005 con el fin de obtener la acreditacin de los ensayos de

anlisis de suelos - fertilidad y foliares.

3. 1TRMINOS Y DEFINICIONES

Misin: Es la razn de ser de la organizacin, donde se expresa la

finalidad de la misma detallando quienes son sus clientes, la tecnologa

con la que se cuenta y la posicin dentro del mercado.

Visin: Es la tendencia proyectada hacia el futuro y sus implicaciones

para la organizacin. La visin en una organizacin debe contemplar el

periodo de tiempo en el cual se esta plantado stas proyecciones

Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes

cumple con los requisitos. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u

obligatoria.

1Terminologa tomada y/o adaptada de: FLREZ, C y MESA, D. Documentacin de la normaISO-IEC 17025 en el Laboratorio de Anlisis Qumico de Suelos y Foliares Versin 1, Pereira, 2004,Trabajo de Grado (Tecnloga Qumica). Universidad Tecnolgica de Pereira. Escuela de TecnologaQumica


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Capacidad: Grado en el que una organizacin, sistema o proceso

cumple los requisitos para realizar un producto.

Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una

organizacin.

Sistema de gestin de la calidad: Sistema de gestin para dirigir y

controlar una organizacin en lo que respecta a la calidad.

Alta direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al

ms alto nivel de la organizacin.

Poltica de calidad: Directrices globales y orientacin de una

organizacin relativas a la calidad.

4. REQUISITOS RELATIVOS A LA GESTIN.2Presentacin y resea histrica del laboratorio.

En 1982, en el laboratorio de anlisis de la Universidad Tecnolgica de

Pereira, se realizaban pruebas para alimentos, suelos y aceites dielctricos;

esto se hizo durante aproximadamente 5 aos.

En 1987 se inici la adaptacin de las aulas Q-101 para el laboratorio de

anlisis de suelos y se modific el saln Q-127 que hoy funciona como

laboratorio de instrumental, esto se dio gracias a las oportunidades que

brind la Federacin Nacional de Cafeteros, la cual daba dos opciones:

construir un laboratorio o donar los equipos para su iniciacin.Gracias al convenio con CENICAFE (Centro Nacional de Investigaciones de

Caf) se inici el anlisis no slo de suelos sino tambin de foliares y

plaguicidas por la aparicin de la broca en el caf. Se vio la necesidad de

adaptar el saln Q-102 para nuevos cromatgrafos adquiridos por la

universidad.

2

Informacin suministrada por el laboratorio de laboratorio de anlisis qumico de suelos y foliares de laUniversidad Tecnolgica de Pereira.


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A travs de todos estos aos el laboratorio de anlisis qumico de suelos y

foliares de la Universidad Tecnolgica de Pereira ha adquirido el

reconocimiento en la regin gracias a la confiabilidad de los anlisis y la

idoneidad de su personal.

3MISIN DE LABORATORIO

El Laboratorio de Anlisis Qumico de Suelos y Foliares de la Universidad

Tecnolgica de Pereira, como parte del programa de extensin de la

escuela de Tecnologa Qumica, presta un servicio a la comunidad agrcola

en cuanto a anlisis qumicos de suelos, materia vegetal y fertilizantes con

procedimientos llevados a cabo con responsabilidad, eficiencia y seriedad

mejorando la productividad y calidad de sus cultivos. El laboratorio cuenta

con el recurso humano calificado, insumos y equipos modernos que

cumplen con las debidas normas tcnicas, todo dentro de una ptimainfraestructura fsica que da a los usuarios la tranquilidad de un anlisis

serio y responsable.

4VISIN DEL LABORATORIO


Tecnolgica de Pereira para el ao 2012 ser un centro de estudio del

suelo en bsqueda de la acreditacin de todas las actividades que realizapara ofrecer un servicio integral y convertirse en el laboratorio ms confiable

y calificado de la regin llegando a ser el socio estratgico de la comunidad

agrcola. El laboratorio contar con una amplia gama de servicios y junto

3 Tomada y adaptada de: FLREZ, C y MESA, D. Documentacin de la norma ISO-IEC 17025 en el

Laboratorio de Anlisis Qumico de Suelos y Foliares Versin 1, Pereira, 2004, Trabajo de Grado(Tecnloga Qumica). Universidad Tecnolgica de Pereira. Escuela de Tecnologa Qumica4 Tomada y adaptada de: FLREZ, C y MESA, D. Documentacin de la norma ISO-IEC 17025 en el

Laboratorio de Anlisis Qumico de Suelos y Foliares Versin 1, Pereira, 2004, Trabajo de Grado(Tecnloga Qumica). Universidad Tecnolgica de Pereira. Escuela de Tecnologa Qumica.


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con un personal altamente calificado, ser pionero en la regin en anlisis

de suelos de alta calidad.

5POLTICA DE CALIDAD DEL LABORATORIO


Tecnolgica de Pereira tiene como poltica trabajar en el campo de la

Qumica analtica e instrumental, aplicada especialmente al anlisis de

suelos, foliares, y opcionalmente al anlisis de fertilizantes y bromatolgicos

a travs de un personal calificado y competente que se encuentra

involucrado plenamente con el propsito del Sistema de Gestin de Calidad.

La alta direccin se encuentra comprometida con el cumplimento de la

Norma ISO-IEC 17025 y con la mejora continua, garantizando las

exigencias de la comunidad agrcola, brindando la calidad, responsabilidad

y seriedad que ste amerita.

OBJETIVO GENERAL DEL LABORATORIO

Ofrecer a la comunidad agrcola de la regin la realizacin de anlisis de

suelos, foliares, bromatolgicos y fertilizantes, para una mejor calidad y

productividad de sus cultivos, adaptndose siempre a las necesidades de

los clientes.

OBJETIVOS ESPECFICOS DEL LABORATORIO Hacer beneficiarios de los anlisis realizados en el laboratorio a

aquellas personas dedicadas al campo de la agricultura.

Cumplir oportunamente con los compromisos adquiridos con

nuestros clientes.

5 Tomada y adaptada de: FLREZ, C y MESA, D. Documentacin de la norma ISO-IEC 17025 en el

Laboratorio de Anlisis Qumico de Suelos y Foliares Versin 1, Pereira, 2004, Trabajo de Grado

(Tecnloga Qumica). Universidad Tecnolgica de Pereira. Escuela de Tecnologa Qumica


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Brindarle al cliente las asesoras necesarias

Entregar el resultado del anlisis qumico a los ocho das hbiles

despus del viernes prximo a la recepcin de la muestra.

Orientar el trabajo realizado en el laboratorio por los lineamientos

establecidos en la norma ISO IEC 17025.

Establecer la mejora continua como eje central de las actividades

realizadas en el Laboratorio de Anlisis Qumico de Suelos y Foliaresde la Universidad Tecnolgica de Pereira.

4.1. Organizacin

4.1.1. El laboratorio pertenece a la Universidad Tecnolgica de Pereira

la cual fue creada mediante la ley 41 de 15 de diciembre de 1958.

En los siguientes anexos se demuestran los aspectos legales del

Laboratorio y de la Universidad.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin

- Ley 41 del 15 de diciembre de 1958 LAS- MDC - OR1

- Certificado de existencia y representacin legal de la

Universidad. LAS - MDC OR2

- Constancia de creacin del laboratorio. LAS MDC- OR 3

4.1.2. El laboratorio realiza los ensayos de acuerdo a la Norma Tcnica

Colombiana ISO-IEC 17025 de Mayo de 2005, reglamento interno de

la Universidad Tecnolgica de Pereira y lo especificado en el Cdigo

de Comercio.

4.1.3. El laboratorio tiene sus instalaciones en el edificio de Tecnologa

Qumica de la Universidad Tecnolgica de Pereira, consta de una

recepcin donde se tiene contacto directo con los clientes y se

recibe la muestra, rea de preparacin de la muestra y zona


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instrumental, no se realizan ensayos en ningn otro laboratorio

dentro o fuera de la UTP.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin LAS-MDC-OR4 Planos

fsicos del laboratorio.

.

4.1.4. El laboratorio pertenece a la UTP donde se desarrollan

actividades de docencia, extensin e investigacin. A pesar de que

estn relacionadas, hay independencia en cada una de las reas. El

laboratorio goza de autonoma tanto en los aspectos tcnicos como

financieros por cuanto se trata de un proyecto de operacin

comercial. Para el proceso de acreditacin el LAS-UTP solo har

actividades de extensin.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin

- Organigrama UTP LAS-MDC-OR5

- Organigrama ubicacin del laboratorio en la UTPLAS-MDC-OR6.

Como el laboratorio hace parte de una gran organizacin y para

evitar que en un momento determinado estemos violando el principio

de conflicto de intereses, antes de efectuar una prueba con un nuevo

cliente se diligencia el formato LAS - MDC - F01.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin - Formato de estudio de

conflicto de inters.Mediante la resolucin No 00193 del 27 de febrero del 1992, el

rector de Universidad Tecnolgica asigna las responsabilidades de

la persona encargada de la direccin del laboratorio y en su

descripcin del cargo se definen claramente sus funciones.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin - Resolucin No 00193 del 27

de febrero del 1992. LAS MDC-OR7.


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4.1.5. a. El laboratorio, para llevar a cabo sus obligaciones, dispone de

un coordinador, un jefe de calidad y una analista. El coordinador es

quien tiene la responsabilidad y autonoma para disponer de

recursos econmicos necesarios para llevar a cabo sus obligaciones

y el mantenimiento del sistema de gestin de la calidad del

laboratorio.

Mediante el Manual de funciones, LAS - MDF 001, se evidencia lo

descrito anteriormente.

Ver Gestin - Anexo 2: Personal - LAS-MDF-001. Manual de

funciones.

A continuacin se describen los cargos de: Coordinador y jefe de

calidad del laboratorio.

Nombre del cargo:Coordinador y director tcnico.

Jefe inmediato:Director(a) de la escuela de tecnologa qumica.Nmero de cargos iguales:1

Personal a cargo:Todos los dems miembros del laboratorio.

Propsito del cargo: organizar, planear, gestionar y mantener al da las

actividades propias del laboratorio para as prestar un servicio con

eficiencia, eficacia y calidad.

DIMENSIONES

ACTIVIDADES PRINCIPALES RESULTADOS ESPERADOSAprobar y firmar los reportes de

ensayo emitidos por el laboratorio.

Entregar los reportes a los clientes sin

errores.

Gestionar la asignacin de recursos

para el laboratorio.

Tener la informacin del laboratorio

actualizada y tomar decisiones que lo

favorezcan.

Atender a los clientes. Conocer las necesidades de los

clientes y ofrecer posibles soluciones.


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Participar en el comit de calidad. Coordinar las actividades de

documentacin e implementacin de

las normas NTC-ISO-9000 y ISO-IEC

17025.

Velar por el cumplimiento de las

funciones de todo el personal del

laboratorio.

Realizar una adecuada distribucin de

las funciones del laboratorio.

NATURALEZA Y ALCANCE DEL CARGO: Administrativo

RELACION INTERNA

CON QUIEN PROPOSITO

Seccin de bienes y suministros de la

Universidad.

Coordinar el proceso de compra de

suministros y equipos para el

laboratorio.

Divisin de sistemas Solicitudes de acciones correctivas y

preventivas para los equipos que

manejen software.

Divisin financiera de la Universidad. Estar al tanto del estado financiero del

laboratorio, realizar y enviar los

presupuestos del mismo.

Centro de investigacin y extensin

de la Universidad.

Presentar informes y solicitudes para

la capacitacin del personal.

RELACION EXTERNA

CON QUIEN PROPOSITO

CLIENTE Brindar la informacin necesaria y/o

solicitada.

Coordinar los ensayos a realizar.

Recepcin de las muestras a analizar.

PROVEEDORES Conocer los avances y servicios que


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le pueden brindar al laboratorio.

REQUISITOS DEL CARGO

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA

EDUCACION Tecnlogo qumico.

Licenciado en reas tcnicas.

Especializacin en reas afines.

EXPERIENCIA 2 o 5 aos

HABILIDAD MENTAL

Alta: gil para la solucin de problemas.

Capacidad analtica y de clculo.

Comprensin de diagramas e instrucciones

verbales y/o escritas.

Memoria para recordar planes generales.

HABILIDAD MANUAL

Manejo de equipos de computacin.

Manejo de equipos de laboratorio.

RASGOS DE PERSONALIDAD

Alto liderazgo.

Facilidad para expresarse y comunicarse

con los dems.

Compromiso y confianza en si mismo y su

entorno.

Capacidad de organizar, evaluar y controlar

los procesos y el personal.

Capacidad de toma de decisiones.

SON FUNCIONES DEL COORDINADOR:

Revisar cada uno de los anlisis, buscando una conformidad con las polticas

de calidad.

Tiene la responsabilidad de revisar y firmar los informes finales de cada

ensayo, anlisis y otras actividades relacionadas con la gestin.

Supervisar que la calibracin y el mantenimiento de cada uno de los equipos


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sean realizados correctamente.

Supervisar que las estrategias de calidad se estn llevando a cabo en su

totalidad.

Analizar las quejas y reclamos de los usuarios buscando una solucin viable.

Llevar un control de cada una de las observaciones hechas por el personal

buscando mejoras.

Motivar al personal que este a su cargo, generando un buen ambiente de

trabajo.

Gestionar la asignacin de recursos con el fin de atender las solicitudes

logsticas y de servicio del laboratorio.

Elaborar, presentar y sustentar proyectos de reposicin, renovacin y

adquisiciones de equipos para el mejoramiento de las actividades del

laboratorio.

Asegurar que en el trabajo de su sector se utilizan apropiadamente las

tcnicas, mtodos analticos y los procedimientos operacionales estndares

(POE), as como los protocolos previamente aprobados y verificados, de forma

de asegurar la calidad, integridad y confiabilidad de los resultados.

Velar porque se cumplan en su sector, las condiciones mnimas de seguridad

para el trabajo, incluyendo las medidas de prevencin y tratamiento de

accidentes (primeros auxilios), as como la eliminacin adecuada de desechos

Velar porque el sistema de gestin de calidad se cumpla a cabalidad en todo

momento.

Designar a los responsables y las funciones de los involucrados en la

elaboracin y revisin de cotizaciones y/o acuerdos de trabajo.

Asegurar la competencia de todo el personal del laboratorio que desempea

pruebas, evala resultados y firma reportes de ensayo.

Orientar y promover aptitudes del personal para que realice ptimamente sus

actividades, as como facilitar su desarrollo, en funcin de las necesidades del


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laboratorio.

Planificar, establecer y controlar la realizacin de los trabajos de laboratorio

velando por el cumplimiento de los principios de buenas practicas de

laboratorio, incluyendo el establecimiento de programas de control, garanta de

calidad y seguridad.

Entregar los resultados del anlisis al cliente con respectiva copia al archivo

interno del laboratorio

Nombre del cargo:Jefe de Calidad

Jefe inmediato:Coordinador(a) del laboratorio.

Nmero de cargos iguales:1

Personal a cargo:Ninguno.

Propsito del cargo: Implementar, mantener y supervisar el sistema de

gestin de calidad del laboratorio.

DIMENSIONES

ACTIVIDADES PRINCIPALES RESULTADOS ESPERADOS

Participar en el comit de calidad. Coordinar las actividades,

documentacin e implementacin de

las normas NTC-ISO-9000 y ISO-

IEC 17025:2.

Velar por el efectivo cumplimiento delsistema de calidad.

Revisar los factores que intervienenen la calidad de los resultados.

Atender a los clientes. Conocer las inquietudes y

necesidades de los clientes.

NATURALEZA Y ALCANCE DEL CARGO: Soporte a la direccin.


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RELACION INTERNA

CON QUIEN PROPOSITO

Personal al interior del laboratorio Asegurar el cumplimiento por parte de

todos los clientes internos del sistema

de gestin de calidad.

Dependencias de la universidad que

requieran informacin sobre S.G.C.

Entregar la informacin requerida por

ellos.

RELACION EXTERNA

CON QUIEN PROPOSITO

CLIENTE

Identificar las necesidades y

expectativas de los clientes con el

nimo de mantenerlos siempre

satisfechos con los servicios recibidos

PROVEEDORES

Conocer los avances y servicios que

le pueden brindar al laboratorio.

REQUISITOS DEL CARGO

CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIA

EDUCACION Tecnlogo qumico.

EXPERIENCIA 6 meses

HABILIDAD MENTAL

gil, Analtico, Objetivo, ordenado,

responsable, orientado a resultados y a

la mejora contina.

HABILIDAD MANUAL

Manejo de equipos de computacin.

Manejo de equipos de laboratorio.

Manejo de material de laboratorio.

Manipulacin de reactivos y soluciones


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RASGOS DE PERSONALIDAD

Responsable con sus funciones

Dinmico y proactivo

Inquieto por el conocimiento.

Con buenas relaciones interpersonales

ADIESTRAMIENTO Un mes

TIEMPO LABORADO POR

SEMANACuarenta (40) horas

SON FUNCIONES DEL JEFE DE CALIDAD:

Supervisar que las polticas de calidad sean cumplidas por todo el personal del

laboratorio.

Participar en las revisiones peridicas del sistema de calidad.

Mantener un control de los documentos que estn involucrados en el sistema

de calidad.

Programar y participar de las auditorias internas.

Verificar y colaborar con la implementacin de acciones correctivas y

preventivas.

Supervisar la actualizacin y cumplimiento de todos los documentos del

sistema de calidad.

Implementar y velar por el cumplimiento de todas las acciones requeridas para

el debido cumplimiento de las especificaciones que imponen las certificaciones

a las cuales el laboratorio sea participe.

Realizar las actualizaciones de informacin, pertinentes al sistema de gestin

de calidad, as como autorizar los cambios en la informacin y en general el

manejo de informacin pertinente al sistema de gestin de calidad.

Asegurar que el acuerdo de trabajo y/o servicio prestado satisface los

requisitos especificados por los clientes.

Implementar, mantener y supervisar el cumplimiento de la norma ISO/IEC:

17025:2.


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Implementar nuevos y mejores servicios que mantengan a la vanguardia el

laboratorio y por ello garanticen la satisfaccin del cliente.

Realizar el anlisis de causas de no conformidades y seleccionar las acciones

correctivas y/o preventivas. Y asignar los responsables para su realizacin,

seguimiento y control.

Evaluar las quejas y reclamos presentados por clientes internos y externos.

4.1.5. b. Para asegurar que la direccin y todo el personal del

laboratorio se encuentra libre de cualquier presin o influencia

indebida, interna o externa, comercial, financiera o de otro tipo, el

personal del laboratorio se compromete firmando el formato

LAS -GEP - F02.

Ver Gestin - Anexo2: Personal -Formato para el compromiso de

no discriminacin, imparcialidad, confidencialidad, conflicto de

inters y presiones comerciales y financieras.

4.1.5. c. Como poltica, el laboratorio tiene definido que toda la

informacin y los procedimientos que hacen parte de las actividades

del laboratorio son confidenciales y no deben salir sin autorizacin

del coordinador. El laboratorio tiene definido los procedimientos para

asegurar la proteccin de la informacin. Para que esta no se pierda,

existe el procedimiento LAS-GCD-001. Este incluye la informacinconfidencial y derechos de propiedad de los clientes.

Ver Gestin - Anexo 3:Control de documentos - Procedimiento para

el control de documentos.

Los procedimientos para la proteccin de almacenamiento

electrnico y proteccin de los resultados se encuentran en los


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procedimientos de control de de registros LAS - GCR -001 y de

documentos LAS-GCD-001

Ver Gestin - Anexo 13: Control de registros - Procedimiento para el

control de registros.

Mediante el formato LAS-GCD-F01 para la autorizacin de

transferencia de informacin, se solicita a los clientes su autorizacin

de intercambio electrnico de informacin y resultados, para

asegurar que no se viole el concepto de la confidencialidad de la

documentacin.

Ver Gestin - Anexo 3: Control de documentos - Formato para la

autorizacin de transferencia de informacin.

Para asegurar la proteccin y confidencialidad de la informacin, el

laboratorio, empleados y clientes deben firmar el compromiso dedeberes y derechos de cada uno.

Ver Gestin - Anexo 2: Personal - Deberes y derechos del

laboratorio, empleados y clientes. LAS-GEP-F03, LAS-GEP-F04 Y

LAS - GEP - F05.

4.1.5. d. El laboratorio tiene como poltica que sus colaboradores no

intervendrn en actividades que puedan disminuir la confianza en lacompetencia, imparcialidad, juicio o integridad operacional.

Ver Gestin - Anexo 2: Personal -Formato para el compromiso de

no discriminacin, imparcialidad, confidencialidad, conflicto de

inters y presiones comerciales y financieras. LAS - GEP - F02


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Antes de que se realice una asesora o consultora por parte del

laboratorio o por un empleado se debe levantar el formato

LAS-MDC-F02.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin - Formato para levantamiento

conflicto de intereses.

4.1.5. e. El laboratorio tiene definida su estructura organizacional de

gestin, el cual se encuentra en el documento LAS - MDC - OR9.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin - Organigrama del laboratorio.

Los procesos que tiene el laboratorio, se determinan en el mapa de

procesos, sus interacciones se encuentran en la caracterizacin de

los procesos que contiene adems proveedores, clientes,

indicadores, etc.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin - Mapa de procesosLAS-MDC-OR8

4.1.5. f.Se tiene especificada la responsabilidad y autoridad de todas

las personas que dirigen, verifican y ejecutan trabajos de ensayo.

Ver Gestin - Anexo 2: Personal - Manual de funciones.

LAS-MDF-001.

4.1.5. g. El coordinador del laboratorio, peridicamente, evala el

resultado de las pruebas hechas por el analista dejando su firma

como constancia de que esto fue supervisado. Para el personal

nuevo se har un programa de entrenamiento el cual se encuentra

especificado en el manual de funciones.


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4.1.5. h. Se tiene definido el director tcnico; para el presente caso es el

mismo coordinador del laboratorio.

El laboratorio efecta un presupuesto anual que es enviado a la

divisin financiera de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin - Formato para el presupuesto.

LAS-MDC-F03.

4.1.5. i. El laboratorio cuenta con un Jefe de Calidad nombrado por el

sistema de calidad.

Ver Gestin - Anexo 1 Organizacin - Nombramiento Jefe de

Calidad. LAS-MDC-OR13.

Las funciones y responsabilidades se encuentran descritas en el

manual de funciones. El jefe de calidad tiene acceso directo a la altadireccin de la universidad a travs del coordinador.

Ver Gestin - Anexo 1 Organizacin Organigrama acceso Jefe de

calidad a la alta direccin. LAS-MDC-OR10.

4.1.5. j. El laboratorio cuenta con una descripcin de quin remplaza a

quin en cada actividad del laboratorio.

Ver Gestin Anexo 2 Personal - Manual de funciones.LAS-MDF-001.

4.1.5. k. El laboratorio cuenta con unos objetivos del sistema de gestin

de calidad los cuales son divulgados a todo el personal de

laboratorio.

Ver Gestin - Anexo 1: Organizacin - Objetivos del sistema de

gestin de calidad. LAS-MDC-OR11.


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Para asegurar la pertinencia y la importancia de las actividades del

personal del laboratorio, existe la encuesta de clima organizacional

la cual se efecta una vez al ao bajo la filosofa del mejoramiento

continuo.

Ver Gestin - Anexo 2: Personal - Encuesta clima organizacional

LAS-GEP-F06.

4.1.6. La direccin del laboratorio tiene implementado los siguientes

mecanismos para establecer la comunicacin interna:

Reunin mensual con todos los miembros del laboratorio. En esta

reunin se divulga el estado de la eficacia del S.G.C, a travs

Formato para acta de reuniones LAS-MDC-F04; Formato para la

eficacia del S.G.C. LAS-MDC-F06.

Ver Gestin - Anexo 1 Organizacin - Formato para acta de

reunionesVer Gestin - Anexo 1 Organizacin - Formato para la eficacia del

S.G.C.

4.2. Sistema de gestin

4.2.1. El laboratorio de anlisis de suelos tiene documentados e

implementados todos los procedimientos para la realizacin de los

ensayos de suelos fertilidad y foliares. Ver procedimientostcnicos.

Aprovechando las reuniones mensuales de todo el personal del

laboratorio, se har la divulgacin y entendimiento de todos los

requisitos de la norma.

4.2.2. El laboratorio tiene definida la poltica de calidad contenida en

este manual.


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Se tienen establecidos unos objetivos de calidad con sus metas e

indicadores, a los cuales se les hace seguimiento semestral con el

formato LAS-MDC-F05 para el control de objetivos. Tales

documentos son tiles para la revisin por la direccin y por el

comit de calidad.

Ver Gestin Anexo 1 Organizacin

- Formato para el Control de los Objetivos del Laboratorio LAS-

MDC-F05

- Objetivos del S.G.C. LAS-MDC-OR11

4.2.3. La alta direccin evidencia su compromiso con el sistema de

gestin de calidad del laboratorio mediante la participacin en

reuniones tcnicas, comit de calidad, revisin y seguimiento de los

objetivos de calidad, estableciendo y divulgando la poltica de

calidad, estudio de acciones correctivas y preventivas y estudio dequejas. La mejora continua se evidencia en los objetivos de calidad

LAS-MDC-OR11 y con la medida de la eficacia del sistema formato

LAS-MDC-F06.

4.2.4. En las reuniones mensuales, el coordinador enfatiza sobre la

importancia de las actividades del servicio al cliente y el

cumplimiento de los requisitos de este.

En el laboratorio se cumplen con los requisitos del cliente

establecidos en los contratos, adems, el laboratorio cumple con los

requisitos legales inherentes a una institucin pblica como lo es la

Universidad.


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4.2.5. La estructura documental del laboratorio est conformada de la

siguiente manera:

Un direccionamiento estratgico en el cual se tiene la poltica y

objetivos de calidad, as como la misin y visin del laboratorio.

Nivel I: Un manual de calidad LAS-MDC-001 que contiene los

procedimientos tcnicos, los requisitos del sistema de gestin de

calidad y hace referencia de los procedimientos de apoyo.

Nivel II: Un manual de procedimientos tcnicos, manual

procedimientos de gestin y manual de funciones LAS MDF-

001y los procedimientos de apoyo.

Nivel III: Formatos y Registros del sistema. Ver listado maestro

de anexos LAS - FOR -001.

Nivel IV: Documentos del sistema

4.2.6. En el manual de funciones se encuentran las funciones y

responsabilidades de los cargos de Coordinador del laboratorio,

analista, jefe de calidad y comit de calidad.

Ver Gestin Anexo 2: Personal - Manual de funciones

LAS - MDF-001.

Es responsabilidad del Jefe de Calidad: establecer, implementar y

hacer cumplir el Manual de Calidad. La calidad en las pruebas y

resultados es responsabilidad de todo el personal del laboratorio.

4.2.7. Cuando se realizan cambios e implementacin del sistema, la alta

direccin asegura que se mantiene la integridad de sta mediante el

control de los documentos, registros, revisin del sistema por la

direccin y el comit de calidad.


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4.3. Control de documentos

4.3.1. Generalidades

El laboratorio, para cumplir con los requisitos de la norma, tiene

establecido un procedimiento de control de documentos

LAS-GCD-001 en donde se especifican todos los requisitos y cmo

se deben de cumplir.

Ver Gestin - Anexo 3 - Control de documentos - Procedimiento para

el control de documento - LAS - GCD - 001.

4.3.2. Aprobacin y emisin de los documentos

4.3.2.1. Todos los documentos del laboratorio son revisados por el

jefe de calidad y aprobados por el coordinador antes de su

emisin.

En el procedimiento control de documentos LAS-GCD-001 se

encuentra la lista maestra de los documentos y una explicacincompleta de cmo es el control de dichos documentos

especificando su vigencia y versin.

En el mismo procedimiento se encuentra especificado el listado

maestro de documentos externos formato LAS-GCD-F07, los

documentos controlados se encuentran en el formato para la

distribucin de documentos controlados LAS-GCD-F02.

Existe un sello de documento obsoleto el cual se le coloca alos documentos que no tienen vigencia.

Ver Gestin - Anexo 3 - Control de documentos

- Listado maestro de documentos externos formato

- Formato para la distribucin de documentos controlados


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4.3.2.2. Procedimientos adoptados

a. Todos los documentos se encuentran en el laboratorio a

disposicin de todos los empleados.

b. Mnimo una vez al ao el jefe de calidad revisar todos

los documentos del sistema y har la actualizacin con la

versin respectiva.

c. A los documentos que ya no son vigentes se les coloca el

sello de obsoleto y se retira para evitar su uso y se

envan al archivo.

d. Los documentos obsoletos retenidos por motivos legales

se guardan de acuerdo a la ley de archivo 594 y se

envan al archivo de la Universidad.

Ver Gestin - Anexo 1 - Organizacin - Ley general de

archivo LAS- MDC- OR12.

4.3.2.3. Todos los documentos estn identificados de manera

nica, esta identificacin contiene fecha en que entra en

vigencia la documentacin, cdigo, versin, nmero de

pginas, quin revisa y quin autoriza, todos estos datos se

encuentran en el encabezado de cada documento o al final del

mismo.

4.3.3. Cambios en los documentos

4.3.3.1. Los cambios en los documentos se controlan de acuerdo al

procedimiento control de documentos y se utiliza el formato

LAS-GCD-F04.

Ver Gestin - Anexo 3 Control de documentos - Control de

cambios.


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4.3.3.2. En el formato solicitud cambios en los documentos se

explica la razn de los cambios que fueron solicitados con su

aprobacin.

Ver Gestin - Anexo 3 Control de documentos - Formato

solicitud cambios en los documentos LAS-GCD-F06.

4.3.3.3. En el laboratorio, cuando son requeridos cambios o

modificaciones en los documentos que no afectan el sistema,

se escriben con tinta en el documento colocando la fecha y la

firma del autorizado para el cambio. Por lo menos, una vez al

ao, se digita el documento nuevo con la nueva versin.

4.3.3.4. En el procedimiento de control de documentos

LAS-GCD-001 se especifica como se har el control de

documentos en la parte virtual, para garantizar el control deestos.

4.4. Revisin de pedidos, ofertas y contratos

4.4.1. El laboratorio tiene como poltica al momento de la revisin de un

contrato asegurarse que:

a. Los procedimientos de ensayo estn documentados y son

entendidos por todo el personal del laboratorio, para esto seutilizan diagramas de flujo.

b. Antes de la realizacin de un trabajo se verifique que el

laboratorio tenga la capacidad en cuanto a recursos humanos y

fsicos.

c. Se han preparado los estndares para asegurar que se aplique el

mtodo de ensayo correcto y se cumpla con la satisfaccin del

cliente. Antes de la realizacin del trabajo se resuelve cualquier


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diferencia como se especifica en el procedimiento para la revisin

de pedidos, ofertas y contratos.

Ver Gestin - Anexo 4: Revisin de pedidos, ofertas y contratos -

Procedimiento para la revisin de pedidos, ofertas y contratos.

4.4.2. El laboratorio tiene el formato LAS-GRP-F01 para las revisiones

de los contratos, donde se especifica cualquier cambio que se

realice en los mismos. Toda comunicacin con el cliente, solucin a

inquietudes de ste o cambios que se presenten son registrados en

dicho formato.

Ver Gestin - Anexo 4: Revisin de pedidos, ofertas y contratos -

LAS-GRP-F01 Formato para la revisin de pedidos, ofertas y

contratos

4.4.3. Si por alguna circunstancia el laboratorio no puede realizar laspruebas, se recurre a un laboratorio acreditado con la norma

ISO-IEC 17025. Se har la evaluacin de los laboratorios que

existen y se verificar que su infraestructura cumpla con la norma.

Una vez superada esta situacin se hace una subcontratacin con

este laboratorio, se le informar al cliente y se registrar en el

formato para la revisin de pedidos, ofertas y contratos.

4.4.4. En el procedimiento para la revisin de pedidos, ofertas y

contratos se tiene especificado que el cliente est informado sobre

cualquier desviacin del contrato la cual ser registrada en el

formato LAS-GRP-F01.

4.4.5. En el procedimiento LAS-GRP-001 se tiene especificado que

cualquier modificacin a los contratos luego de haber comenzado el


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trabajo se debe registrar en el formato LAS-GRP-F01 e informar a

todo el personal.

4.5. Subcontratacin de ensayos

Si por alguna circunstancia el laboratorio no puede realizar las pruebas,

se recurre a un laboratorio acreditado con la norma ISO-IEC 17025. Se

har la evaluacin de los laboratorios que existen y se verificar que su

infraestructura cumple con la ISO 17025, existe el procedimiento

LAS-GSE-001 Para la subcontratacin de ensayos

Ver Gestin - Anexo 5 Subcontratacin de ensayos - Procedimiento para

la subcontratacin de ensayos LAS-GSE-001

4.5.1. El laboratorio evaluar minuciosamente los laboratorios que

puedan ser subcontratados mediante el formato LAS-GSE-F01 para

seleccionar aquel que cumpla con los requisitos de la norma ISO17025. De los resultados de estas evaluaciones, se elabora un

listado de laboratorios que pueden ser subcontratados y este se

debe guardar con las evaluaciones.

Ver Gestin - Anexo 5 -Subcontratacin de ensayos - Evaluacin de

los laboratorios para la subcontratacin de ensayosLAS-GSE-F01

4.5.2. Mediante el formato LAS-GSE-F02 se le informa al cliente de lassubcontratacin, del por qu de esta y se le enva para su respectiva

aprobacin.

Ver Gestin - Anexo 5 -Subcontratacin de ensayos - Formato para

informar al cliente la Subcontratacin de ensayos LAS-GSE-F02


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4.5.3. Cuando el LAS subcontrata los servicios de un laboratorio nos

hacemos responsables de todas las actividades efectuadas por

dicho subcontratista, ante el cliente respectivo.

4.5.4. El LAS mantendr registros de los laboratorios que pueden ser

subcontratados, estos documentos se mantendrn en el archivo del

laboratorio.

4.6. Compra de servicios

4.6.1. El laboratorio tiene como poltica comprar servicios y suministros

(materiales y reactivos) a los mejores proveedores de acuerdo al

procedimiento de seleccin de estos LAS-GCS-002, tambin tiene

como poltica que todas las solicitudes son revisadas y aprobadas

por el coordinador, antes de ser liberadas. El procedimiento para la

compra de suministros LAS-GCS-001 incluye las actividades para larecepcin y almacenamiento de materiales y reactivos.

Ver Gestin - Anexo 6: Compra de servicios y suministros

- Procedimiento para compra de servicios y suministros.

LAS-GCS-001

- Procedimiento para la evaluacin de proveedores

LAS-GCS-002

4.6.2. Cuando se recibe un suministro o reactivo que incide en la calidad

del laboratorio, para garantizar la calidad de los reactivos, el

laboratorio realiza la verificacin del producto recibido mediante el

formato LAS-GCS-F04, cuando llegan los reactivos se toma una

muestra al azar y se analiza para determinar la calidad de los

mismos; estas observaciones se anotan en el formato para el control

de reactivos LAS-GCS-F05


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Ver Gestin - Anexo 6: Compra de servicios y suministros

-Formato para la recepcin de suministros. LAS-GCS-F04

-Formato para el control de reactivos LAS-GCS-F05

4.6.3. Para garantizar que los materiales y reactivos sean los requeridos

por el laboratorio se realiza una evaluacin de necesidades donde

se establece cantidades y especificaciones tcnicas, estas son

anotadas en el formato LAS-GCS-F01 para solicitud de compra de

materiales y suministros, el cual se enva a divisin financiera con

las mas completas especificaciones, todas las solicitudes son

revisadas y aprobadas por el coordinador.

4.6.4. El laboratorio tiene definido un procedimiento para la evaluacin

de proveedores que se realiza anualmente segn el formato

LAS-GCS-F03, del cual se desprende un listado de proveedoresaceptados por el laboratorio.

Ver Gestin - Anexo 6 Compra de servicios y suministros - Formato

para la evaluacin de proveedoresLAS-GCS-F03

4.7. Servicio al cliente

4.7.1. Mediante el procedimiento LAS-GSC-001 se tiene especificado

que el laboratorio est dispuesto a escuchar al cliente en elmomento que ste lo requiera y as dar respuesta a sus inquietudes,

solicitudes de cotizaciones y clarificacin del trabajo solicitado.

Se le permite al cliente vigilar el desempeo del laboratorio en

relacin con el trabajo solicitado, siempre con la garanta de la

confidencialidad con otros clientes.

Ver Gestin Anexo 7 Servicio al cliente - LAS-GSC-001 Formato

Procedimiento servicio al cliente.


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4.7.2. Una vez por mes se har una encuesta de satisfaccin de clientes

para analizar los aspectos en que debera mejorar el laboratorio.

Ver Gestin Anexo 7 Servicio al cliente - LAS-GSC-F01 Formato

encuesta de satisfaccin del cliente

4.8. Quejas

El laboratorio tiene como poltica or a sus clientes, recibir positivamente

sus crticas y aprovechar esta informacin para la mejora continua. Est

definido el procedimiento LAS-GCQ-001 para atencin y control de

quejas y reclamos en el cual se especifican los pasos a seguir para la

solucin de cualquier tipo de problemas.

Ver Gestin - Anexo 8: Control de quejas Procedimiento para la

atencin y control de quejas y reclamos.

Mediante el formato LAS-GCQ-F01 se mantienen los registros de las

quejas recibidas y se plantean acciones correctivas y preventivas

cuando se requiera.

Ver Gestin - Anexo 8: Control de quejas Formato para la atencin y

control de quejas y reclamos.

4.9. Control de trabajos de ensayos no conformes

4.9.1. El laboratorio tiene como poltica identificar los ensayos no

conformes, separarlos para evitar el uso mal intencionado o por error

humano; se cuenta con el procedimiento LAS-GNC-001 para el

control del trabajo de ensayo no conforme, que debe ser

implementado cuando los resultados no estn conformes con sus

propios requisitos o los del cliente, este procedimiento asegura que :


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a) Se asigna el responsable para el seguimiento de la correccin o

solucin del trabajo no conforme. Debe establecerse una fecha

para verificar la efectividad del tratamiento aplicado a este; al

cabo de este tiempo se revisa y describe la situacin del

tratamiento. Se establece si la solucin y el tratamiento dado al

trabajo no conforme fueron los adecuados.

b) Se realiza una evaluacin de la importancia del trabajo no

conforme y se consulta con los dems clientes, que pueden haber

recibido productos no conformes si sus resultados fueron

efectuados en la poca de hallar la no conformidad.

c) Cuando se presente un trabajo no conforme se suspende

inmediatamente y se elabora un plan de acciones correctivas y

preventivas y se toman decisiones de la aceptabilidad o no de

dicho trabajo.

d) Cuando se presente un trabajo no conforme, en caso de sernecesario, se le informa al cliente y se suspende la continuacin

del mismo.

e) Despus de encontrar la causa de la no conformidad, slo el

coordinador puede autorizar la continuacin de las pruebas.

Ver Gestin - Anexo 9: Control de trabajo no conforme -

Procedimiento para el control de trabajos de ensayos no conformes.

4.9.2. El laboratorio realiza una evaluacin del trabajo no conforme y se

determinan las acciones correctivas y preventivas a tomar para que

no vuelva a ocurrir.


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4.10. Mejora

Para evidenciar la mejora continua, el L.A.S cuenta con el procedimiento

de la mejora LAS-GMC-001, este incluye adems la evaluacin de la

eficacia del sistema de gestin de la calidad.

Ver Gestin - Anexo 10 Mejora continua

- Procedimiento para la mejora continua

- Formato para revisin por la direccin. LAS-GRA-F01

4.11. Accin correctiva


El laboratorio tiene como poltica que para reclamos de clientes, no

conformidades encontradas en las auditaras o productos no conformes

se harn acciones correctivas, analizando sus causas para evitar su

repeticin.

El laboratorio cuenta con el procedimiento LAS-GAC-001 para el anlisisde acciones correctivas. Una vez identificada una no conformidad que

puede estar basada en: el control de trabajo no conforme, observaciones

del personal, retroalimentacin con los clientes, auditorias, cambios de

normas en los procedimientos utilizados, revisiones por la direccin,

acciones correctivas implementadas anteriormente, se hace el estudio

de accin correctiva por parte del personal de laboratorio en

coordinacin con el jefe de calidad.Ver Gestin - Anexo 11 Acciones correctivas - Procedimiento para el

anlisis de acciones correctivas

4.11.2. Anlisis de causas

Basados en la informacin registrada en el reporte del anlisis de

accin correctiva LAS-GAC-F01, el grupo identifica los factores que

ocasionan el problema y verifica la relacin existente entre la causa y el


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problema estudiado; luego la informacin se registra en el formato de

accin correctiva LAS-GAC-F01 (II parte), utilizando la tcnica de lluvia

de ideas y anlisis de causa y efecto o espina de pescado.

Ver Gestin - Anexo 11 Acciones correctivas - Formato Anlisis de

accin correctiva LAS-GAC-F01

4.11.3. Seleccin e implementacin de acciones correctivas

Posterior al anlisis de causas, el Comit de Calidad o grupo de trabajo

procede a determinar las acciones correctivas necesarias. Para llegar a

esta determinacin se deben tener en cuenta todas las partes del

Sistema de Calidad involucradas, las personas a cargo y escuchar las

sugerencias para la seleccin de las acciones a implantar. Seleccionar la

que tenga mayor probabilidad de prevenir la recurrencia del problema,

eliminando las causas. Al registrar la accin correctiva seleccionada, se

aclara si es necesario realizar cambios en algn documento del Sistemade Calidad.

Cuando una no conformidad no requiere un anlisis porque es una

solucin inmediata y no afecta al sistema, como por ejemplo la falta de

una firma o un error de digitacin, se realiza una correccin inmediata y

no se hace anlisis de accin correctiva.

4.11.4. Seguimiento de las acciones correctivasEl comit de calidad deber verificar la efectividad de las acciones

implementadas y definir en detalle la situacin posterior al implementar

la accin correctiva. En el formato del reporte de accin correctiva hay

un espacio para esto.


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4.11.5. Auditorias adicionales

Cuando se generan dudas acerca del cumplimiento de la poltica de

calidad, de los procedimientos, o acciones que afecten el sistema del

laboratorio, el comit de calidad debe asegurar que se auditen las reas

relacionadas con la no conformidad, cuando se requiera, por la gravedad

de la situacin presentada. Para esto se debe tener en cuenta el

numeral 4.4 del procedimientoLAS-GAI-001.

Ver Gestin - Anexo 14 Auditoras internas - Procedimiento para las

auditoras internas

4.12. Accin preventiva

4.12.1. A toda accin correctiva que haya afectado el sistema de

calidad del laboratorio, se le va a hacer una accin preventiva mediante

el formato LAS-GAC-F01 (II PARTE). En dicho formato se analizarn las

causas y efectos potenciales de posibles no conformidades y reclamosque se puedan presentar; a estas acciones preventivas se les har

seguimiento y evaluacin de su eficacia en el formato LAS-GAC-F01 (II

PARTE).

Ver Gestin - Anexo 11 Acciones correctivas - Formato Anlisis de

accin correctiva LAS-GAC-F01 (II Parte).

4.12.2. El laboratorio realiza un seguimiento al desarrollo,implementacin y resultados de las acciones preventivas aplicadas. Esto

se hace con el fin de confirmar la efectividad de las acciones preventivas

tomadas. La eficacia de estas acciones preventivas se evidencia con la

disminucin de las acciones correctivas en un periodo determinado.


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4.13. Control de registros


4.13.1.1. El laboratorio tiene definido un procedimiento donde se

tiene el control de los registros generados en el laboratorio

LAS-GCR-001, en l se identifican cuales son los registros que

se deben tener en el laboratorio, cmo es su almacenamiento,

el mantenimiento y disposicin final.

El laboratorio cuenta con registros del sistema de calidad que

incluye resultados de las auditorias internas, revisiones por la

direccin, acciones correctivas y preventivas, igualmente se

tienen registros tcnicos de las actividades realizadas por el

laboratorio.

Ver Gestin - Anexo 13 Control de registros - Procedimiento

para el control de registros.

4.13.1.2. Todos los registros deben diligenciarse en su totalidad con

letra legible, con lapicero y son almacenados en carpetas para

evitar que se deterioren y pierdan, cada formato tiene un

periodo de retencin que se especifica en el formato

LAS-GCR-F01.

Ver Gestin - Anexo 13: Control de registros - Formato maestro

de registros

4.13.1.3. Todos lo registros del laboratorio estn en lugares seguros,

de fcil identificacin y recuperacin, se almacenan en sitios

que garanticen su confidencialidad.

Los registros del LAS solo pueden ser consultados por

personal autorizado, para ello se deja la evidencia necesaria


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que demuestre quin y cundo consult un registro en el

formato LAS-GCR-F02.

Ver Gestin - Anexo 13 Control de registros - Formato para

consulta de registros.

4.13.1.4. El laboratorio tiene definido el numeral 6 del procedimiento

para el control de documentos LAS-GCD-001, donde se

especifica la manera de controlar el acceso a los documentos

en medio magnticos. Por el nmero reducido de empleados,

al efectuar las mismas actividades, se permite que todo el

personal tenga acceso a todos los archivos magnticos.

4.13.2. Registros tcnicos

4.13.2.1. El laboratorio conserva los registros tcnicos de todas las

actividades que se realizan, estos se guardan de acuerdo a latabla de retencin de los registros LAS-GCR-F01. Entre los

registros tcnicos que se almacenan, se encuentran los

resultados de calibracin, verificacin de equipos, sus hojas de

vida, registros del personal como son sus evaluaciones, hojas

de vida, los registros de las pruebas realizadas. Los estudios

de incertidumbres, anlisis de repetibilidad y reproducibilidad

son registrados y conservados segn el procedimiento para elcontrol de registros.

4.13.2.2. Los formatos deben llenarse en el momento en que son

tomados los datos y deben ser archivados en las carpetas

correspondientes.


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4.13.2.3. Todos los registros debern diligenciarse en su totalidad,

con letra legible y siguiendo las indicaciones que se describen.

Cuando ocurran errores en los registros no se deben tachar ni

borrar, ni hacerse ilegible o eliminarse, el dato correcto se debe

anotar al lado. La persona que realiza la correccin debe firmar

o poner sus iniciales en todas estas alteraciones de los

registros. En el caso de los registros almacenados en forma

electrnica, se tomarn medidas equivalentes a fin de evitar

prdida o modificacin de los datos originales. Al terminar el

total diligenciamiento de una hoja de registros, se somete a la

revisin y firma del jefe de calidad para su posterior archivo.

4.14. Auditorias internas

4.14.1. El laboratorio tiene una programacin para la realizacin de

auditorias internas de acuerdo con el procedimiento establecido para elloLAS-GAI-001, donde las auditorias se dirigen a todos los elementos del

sistema de calidad y actividades de ensayo.

La programacin de las auditorias internas est a cargo del jefe de

calidad y son realizadas por personal entrenado para esto.

Ver Gestin - Anexo 14 Auditoras internas -Procedimiento auditoras

internas LAS-GAI-001.

4.14.2. A las no conformidades o hallazgos encontrados se les debe

dar solucin y, si es necesario, se har una auditoria para verificar el

cumplimiento de la accin implementada. Dependiendo de la incidencia

de la no conformidad en el sistema de calidad o en los procesos del

laboratorio, se har una accin correctiva en el formato respectivo.

Cuando una no conformidad afecte los resultados de los clientes se les

debe informar mediante una nota escrita.


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Ver Gestin - Anexo 14 Auditoras internas - LAS-GAI-F09 Formato para

notificar a los clientes una no conformidad.

4.14.3. Para registrar los hallazgos encontrados en las auditorias se

debe utilizar el formato LAS-GAI-F03 y las acciones correctivas que

surjan de las auditorias se deben registrar en el formato LAS-GAC-F01

tal como se indica en los procedimientos LAS-GAI-001 y LAS-GAC-001.

En dichos formatos se establece el lugar y el proceso, la persona

auditada, los hallazgos encontrados, las correcciones y acciones

correctivas a hacer.

Las actividades de seguimiento de la auditoria son registradas en el mismo

formato de accin correctiva LAS-GAC-F01, la evidencia de la eficacia de

las acciones implementadas se evidencia con la disminucin de hallazgos

posteriores encontrados.Ver Gestin - Anexo 14 Auditoras internas

- LAS-GAI-F01 Formato planificacin anual de auditoras internas.

- LAS-GAI-F03 Formato para lista de chequeo.

4.15. Revisiones por la alta direccin

4.15.1. El laboratorio tiene definido un procedimiento de revisiones por

la alta direccin, el cual se realiza como mnimo una vez al ao teniendoen cuenta las actividades de ensayo y del sistema de gestin de calidad

como se especifica en el procedimiento LAS-GRA-001; la eficacia del

sistema se mide en el formato LAS-MDC-F06. La revisin por la

direccin debe incluir los siguientes elementos: Adecuacin de las

polticas y los procedimientos, informes del personal directivo y de

supervisin, resultados de las auditorias internas, las acciones

correctivas y preventivas, evaluaciones de organismos externos,


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resultados de comparaciones interlaboratorios, ensayos o pruebas de

actitud, cambios de volmenes de trabajo realizado, retroalimentacin de

los clientes, quejas y reclamos, mejora continua, todas las actividades

que tienen que ver con el sistema e calidad y requisitos tcnicos, estado

de los recursos, evaluacin y formacin del personal.

Ver Gestin - Anexo 15 Revisin por la alta direccin - Procedimiento

para la revisin de la alta direccin LAS-GRA-001

4.15.2. Todos los hallazgos de la revisin por la alta direccin y las

acciones que surjan de ellas quedan registradas en el formato

LAS-GRA-F01, donde queda estipulado el responsable de cada accin y

el tiempo para desarrollarlo. Tambin es necesario que queden

establecidas las metas, objetivos y planes de accin para el siguiente

ao.

Ver Gestin - Anexo 15 Revisin por la alta direccin - Revisiones por laalta direccin LAS-GRA-F01

5. REQUISITOS TECNICOS

5.1. Generalidades

El presente numeral no se encuentra dentro del alcance de ste trabajo, por

lo cual queda pendiente para la realizacin de un prximo trabajo de grado.

5.2. Personal

5.2.1. El laboratorio asegura la competencia del personal a cargo,

realizando una evaluacin de desempeo mediante el formato

LAS-GEP-F01 donde se evalan los siguientes parmetros:

Puntualidad en los horarios, puntualidad en la entrega del trabajo,

compaerismo, trabajo en equipo y colaboracin, conocimientos


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tcnicos, calidad en el trabajo realizado, manejo de norma ISO-IEC

17025, manejo de equipos tcnicos, educacin, entre otros.

Dependiendo de los resultados, se realizan capacitaciones para la

mejora del personal. Se cuenta tambin con el procedimiento

LAS-TEP-001 para el entrenamiento del personal. Adems se tiene

el procedimiento para la repetibilidad y reproducibilidad de las

pruebas que se encuentra descrito en el numeral 5.9 del presente

documento.

Cuando se emplea personal en formacin, el coordinador o los

analistas antiguos hacen una supervisin directa.

Ver Gestin - Anexo 2 Personal - LAS-GEP-F01 Formato para la

evaluacin del desempeo del personal

Ver Tcnicos - Anexo 2 Personal - LAS-TEP-001 Procedimiento

para el entrenamiento del personal.Ver Tcnicos - Anexo 9 Aseguramiento de la calidad de los

resultados - LAS-TRR-001 Procedimiento para la repetibilidad y

reproducibilidad de las pruebas.

5.2.2. El laboratorio tiene como poltica formular mnimo un objetivo del

sistema de gestin de calidad que est encaminado al crecimiento

intelectual del personal del laboratorio. Se cuenta tambin con elprocedimiento LAS-TEP-001 para el entrenamiento y capacitacin

del personal donde se identifican las necesidades de formacin y la

manera en que el laboratorio va a proporcionar las capacitaciones,

enfocados en las tareas presentes y tendencias hacia el futuro.

Ver Gestin Anexo 1 Organizacin - Control de los objetivos del

sistema de gestin de calidad. LAS-MDC-F05.


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Ver Tcnicos - Anexo 2 Personal - Procedimiento para el

entrenamiento y capacitacin del personal. LAS-TEP-001

5.2.3. El laboratorio tiene personal contratado. Los contratos se

encuentran en las hojas de vida del personal en una carpeta

llamada personal en la zona de archivo.

En el manual de funciones se encuentran estipuladas las destrezas

y capacidades que debe tener la persona que va a trabajar dentro

del laboratorio. Adems, se indica el cargo del jefe inmediato que se

encarga de la supervisin.

El personal del laboratorio es evaluado y capacitado segn los

procedimientos establecidos para ello, donde se identifican

necesidades de capacitacin para el correcto desempeo del

personal y asegurar las competencias requeridas.

Ver Gestin - Anexo 2 Personal - Procedimiento para la evaluacin

del personal. LAS-GEP-001.

Ver Tcnicos - Anexo 2 Personal - LAS-TEP-001 Procedimiento

para el entrenamiento del personal.

5.2.4. El laboratorio tiene definidas las responsabilidades para cada uno

de los cargos. Cada ao se actualizan las hojas de vida delpersonal, incluyendo las fotocopias de los certificados de cursos

realizados.

Ver Gestin - Anexo 2 Personal - LAS-MDF-001 Manual de

funciones.

5.2.5. La direccin del laboratorio autoriza la realizacin de los ensayos

por el personal capacitado teniendo en cuenta el resultado de la


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evaluacin del desempeo y las capacitaciones recibidas. Esta

informacin queda guardada en la carpeta llamada personal.

En las descripciones de los cargos se especifica qu autoridad tiene

el analista para hacer pruebas, operar equipos, emitir informes de

ensayo, etc.

Ver Gestin - Anexo 2 Personal - Manual de funciones

LAS-MDF-001.

5.3. Instalaciones y condiciones ambientales

5.3.1. El laboratorio dispone de fuentes de energa, iluminacin y

equipos para el seguimiento las condiciones ambientales (humedad

y temperatura) garantizando un buen escenario para la realizacin

de los anlisis.

El laboratorio se asegura de que las condiciones ambientales noinvaliden los resultados ni comprometan la calidad de las

mediciones. Se tienen documentados los requisitos tcnicos para

las instalaciones y las condiciones ambientales que puedan afectar

los resultados de los ensayos.

Las variaciones insignificantes de las condiciones ambientales no

invalidan los resultados.

Ver Tcnicos - Anexo 3 Instalaciones y condiciones ambientales -

LAS-TCA-F01 Formato para el seguimiento de condiciones

ambientales. .

5.3.2. El laboratorio hace seguimiento a las condiciones ambientales a

travs del termohigrmetro, verificando la temperatura y la

humedad. El laboratorio ha comprobado que los niveles de ruido y


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la humedad no afectan las pruebas, que no existe interferencia

electromagntica ni radiaciones que afecten los resultados. Lo

anterior est justificado en que se han realizado las pruebas en

diferentes ocasiones en que han cambiado las condiciones

ambientales del laboratorio y, al comparar los resultados con los

patrones, no se ha encontrado ninguna desviacin de los datos.

Si en alguna ocasin las condiciones ambientales llegasen a

comprometer los resultados de los ensayos, estos se deben

interrumpir.

Ver Tcnicos - Anexo 3 Instalaciones y condiciones ambientales -

Formato para el seguimiento de condiciones ambientales.

LAS-TCA-F01.

5.3.3. El laboratorio cuenta con un rea de preparacin de la muestra,

oficina y zona instrumental separada y otros laboratorios estn

igualmente separados para evitar contaminacin cruzada.

5.3.4. El laboratorio controla el acceso y el uso de las reas a travs del

procedimiento LAS-TCA-001.

Ver Tcnicos - Anexo 3 Instalaciones y condiciones ambientales -LAS-TCA-001 Procedimiento para la entrada de visitantes al

laboratorio

5.3.5. El laboratorio tiene como regla que cada empleado mantenga

limpio su sitio de trabajo. Adems, la aseadora recibe

entrenamiento e informacin de los cuidados que debe tener en el


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laboratorio. Su entrada al laboratorio debe seguir el procedimiento

para la entrada de visitantes LAS-TCA-001.

5.4 Mtodos de ensayo y validacin de los mtodos

El presente numeral no se encuentra dentro del alcance de ste trabajo, por

lo cual queda pendiente para la realizacin de un prximo trabajo de grado.

5.5 Equipos

5.5.1 El laboratorio cuenta con todos los equipos necesarios para la

correcta ejecucin de los ensayos; no se requiere utilizar otros equipos

diferentes a los que se encuentran en el laboratorio.

5.5.2 El laboratorio cuenta con programas para el mantenimiento, ajuste,

calibracin y verificaciones de los equipos y as asegurar su correcta

manipulacin y funcionamiento.Ver Tcnicos - Anexo 5 - LAS-TME-001 Procedimiento para el manejo de

equipos

5.5.3 Los equipos son operados por analistas entrenados y capacitados

para operar dichos equipos; se han realizado pruebas de repetibilidad y de

reproducibilidad para asegurar la estandarizacin del trabajo, toda la

informacin al respecto est disponible para todo el personal.

5.5.4 Todos los equipos y el software que usa el laboratorio estn

identificados para evitar errores en su empleo.

5.5.5 Los registros de la informacin de los equipos estn en el formato

LAS-TME-F02.

Este formato contiene la siguiente informacin:


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a. Identificacin del equipo y su software

b. Nombre del fabricante, modelo, nmero de serie.

c. Registro de las verificaciones de la conformidad del equipo con la

especificacin.

d. Ubicacin actual del equipo.

e. Instrucciones del fabricante

f. Fechas, resultados y copias de los informes y de los certificados de

todas las calibraciones, los ajustes, los criterios de aceptacin y la

fecha prevista de la prxima calibracin.

g. Plan de mantenimiento y el mantenimiento llevado hasta la fecha.

h. Todo dao, mal funcionamiento, modificacin o reparacin del

equipo.

Ver Tcnicos - Anexo 5 Manejo de equipos - LAS-TME-F01 Formato para

el listado de equipos.

5.5.6 El laboratorio cuenta con el procedimiento LAS-TME-001 para la

manipulacin segura, transporte, almacenamiento, uso y mantenimiento

planificado de los equipos de medicin con el fin de asegurar el

funcionamiento correcto y prevenir la contaminacin o el deterioro.

Ver Tcnicos - Anexo 5 Manejo de equipos - Procedimiento para el

manejo de equipos LAS-TME-001.

5.5.7 Si un equipo se encuentra defectuoso por mal uso o deterioro por

trabajo, se debe marcar con un rtulo visible que indique: FUERA DE

SERVICIO, se debe aislar para evitar su uso hasta que haya sido

reparado y se haya demostrado por ensayo que funciona correctamente.

Adems, se debe avisar inmediatamente a los clientes que recibieron

servicios anteriores a la deteccin de la anomala y, si se requiere, se

deben repetir las pruebas. El laboratorio examina el efecto del defecto o


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desvo de los lmites especificados en los ensayos y se aplica el

procedimiento de Control del trabajo no conforme.

Ver Gestin - Anexo 9 Control del trabajo no conforme -LAS-GNC-001

Procedimiento para el control de trabajo no conforme

5.5.8 Los equipos que se han calibrado son rotulados con la fecha en

que se calibr por ltima vez y la fecha para la prxima calibracin.

5.5.9 Antes de que el equipo sea reintegrado al servicio, al estar con

anterioridad fuera de servicio, el coordinador del laboratorio verifica y

autoriza el funcionamiento y el estado de calibracin del equipo y se

asegura de que son satisfactorios.

5.5.10 Cuando se necesitan comprobaciones intermedias, para mantener

la confianza en el estado de calibracin de los equipos, stas se realizansegn el procedimiento para el manejo de equipos.

5.5.11 Si por algn motivo se corrigen los equipos en una calibracin, en

sus valores que afecten resultados, se debe actualizar toda la informacin

sobre ese instrumento.

5.5.12 El laboratorio protege los equipos y su software contra ajustes quepuedan invalidar los resultados de los ensayos al restringir el uso de los

equipos y el acceso a la informacin de los computadores nicamente con

contrasea que conoce el personal calificado del laboratorio.


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5.6 Trazabilidad de las mediciones

5.6.1 Generalidades

Todos los equipos utilizados en el laboratorio que inciden en los

resultados de los ensayos son calibrados en laboratorios acreditados, en

los archivos se guardan los protocolos de las calibraciones realizadas,

esto incluye los equipos de control de las condiciones ambientales.

En el formato LAS-TME-F05 se realiza la programacin de las

calibraciones de los equipos.

Ver Tcnicos - Anexo 6 Trazabilidad de las mediciones - Formato

programacin de calibracin externa de equipos.

5.6.2 Requisitos especficos

5.6.2.1 Calibracin

5.6.2.1.1 El laboratorio cuenta con un cronograma para las

calibraciones de los equipos, estas se realizarn en laboratoriosacreditados que puedan demostrar la trazabilidad de los patrones

utilizados. Para las verificaciones de la balanza analtica, se utilizan

pesas patronadas, las cuales tienen sus certificados que aseguran su

trazabilidad.

5.6.2.1.2 Para hacer control de calidad de los ensayos, se harn

comparaciones interlaboratorios por lo menos una vez al ao. En elprocedimiento LAS-TRR-001 se especifica como se realizar estas

comparaciones.


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5.6.2.2 Ensayos.

5.6.2.2.1 Los equipos de medicin de las condiciones ambientales y

los equipos para hacer los ensayos, se calibran y se calcula la

incertidumbre de las mediciones.

5.6.2.2.2 Los equipos de ensayo del laboratorio cuentan con

materiales de referencia otorgados por el proveedor de los mismos,

lo que asegura su trazabilidad.

5.6.3 Patrones de referencia y materiales de referencia

5.6.3.1 Patrones de referencia.

El laboratorio no contar con patrones de referencia para hacer las

calibraciones, cuando se requiera calibrar instrumentos de medida yequipos del laboratorio, se solicitar este servicio a un laboratorio

acreditado.

5.6.3.2 Materiales de referencia

En el archivo del laboratorio se encuentra la informacin sobre la

trazabilidad del material de referencia empleado para la calibracin de

este, por intercomparaciones con otros equipos del mismo laboratorio seasegurar que estos se encuentran en buen estado.

5.6.3.3 Verificaciones intermedias.

Para asegurar la confiabilidad de los materiales de referencia, se tiene el

procedimiento LAS-TME-001 en donde se describe el programa de

verificaciones; si por alguna circunstancia se requiere hacer una

verificacin intermedia, la prueba que se est realizando se interrumpe y


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slo el coordinador del laboratorio, dependiendo de los resultados de esa

verificacin, autoriza que se siga realizando la prueba. El registro se deja

en el mismo formato de verificacin.

5.6.3.4 Transporte y almacenamiento

El laboratorio cuenta con el procedimiento LAS-TME-001 para la

manipulacin segura, transporte, almacenamiento, el uso de los patrones

y materiales de referencia; estos materiales no se emplearn fuera del

laboratorio.

5.7 Muestreo

5.7.1 Este numeral no aplica debido a que las muestras que son

recibidas por el laboratorio son seleccionadas por los clientes y es

responsabilidad de los mismos realizar correctamente dicho muestreo,

aunque el personal del laboratorio est dispuesto en todo momento deexplicarles a los clientes cmo realizarlo con el fin de que los anlisis sean

correctos. Esta explicacin tambin se encuentra en el folleto de publicidad

del L.A.S.

5.7.2 Este numeral no aplica, pues el laboratorio en ningn caso se har

responsable de la realizacin del muestreo.

5.7.3 Este numeral no aplica, pues el laboratorio en ningn caso se har

responsable de la realizacin del muestreo.

5.8 Manipulacin de los tems de ensayo.

5.8.1 El laboratorio cuenta con el procedimiento LAS-TMM-001 para el

transporte, recepcin, manipulacin, proteccin, almacenamiento,


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conservacin y la disposicin final de las muestras, de acuerdo con el

contrato pactado con los clientes.

5.8.2 En el laboratorio cada muestra cuenta con una identificacin, que se

conserva durante toda su permanencia en nuestras instalaciones, esta

identificacin garantiza que no se confundan fsicamente.

5.8.3 Al recibir la muestra, se verifica su estado y se colocan las

observaciones si se presentan anomalas y desviaciones de ella. Si por

alguna circunstancia, la muestra no corresponde a lo solicitado para su

anlisis, se informa al cliente para que tome las decisiones al respecto.

5.8.4 El laboratorio cuenta con el procedimiento para la recepcin de las

muestras LAS-TMM-001 en el que se explica su almacenamiento,

manipulacin y preparacin con el fin de evitar el deterioro, prdida o daode las muestras. El laboratorio tiene la infraestructura tcnica apropiada

para cumplir dichos requerimientos y realiza el mantenimiento a las

instalaciones, para garantizar que la

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Manual ISO 17025 laboratorio fito