Manual Power Point Intermedio

Cent ro de Desar ro l lo In fo rmát ico Ar turo Rosenb lueth

Curso de PowerPoint Intermedio

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Características de una presentación _______8

Sugerencias para elaborar una presentación9

Manejo de texto ____________________________ 9

Manejo de fondos de presentaciones ________ 9

Manejo de efectos y equipo. ________________ 9

Combinación de Colores ________________ 10

Aplicar la combinación de colores de una diapositiva a otra _________________________ 10

Eliminar una combinación de colores es tándar _______ 10

Crear una Plantilla ______________________ 11

Crear una plantil la de diseño ______________ 11

Crear una plantil la de contenido ___________ 11

Crear notas para el orador ______________ 12

Escribir notas en una presentación _________ 12

Modificar e insertar elementos en el patrón de notas _____________________________________ 13

Recomendaciones para crear y usar notas de página ____________________________________ 14

Enviar notas a Microsoft Word _____________ 15

Crear documentos para distribuir __________ 15

Uso y modificación de Página de documentos________________________________________ 15

Modificar el Patrón de documentos ________ 15

Activar y desactivar encabezado y pie de página ___________________________________ 16

Uso y modificación de Esquemas ________ 16

Crear una nueva presentación en la vista Esquema _________________________________ 17

Dividir el texto de una diapositiva en dos diapositivas ______________________________ 18

Ascender un punto del esquema ___________ 18

Cambiar el orden de los párrafos en un esquema _________________________________ 18

Imprimir esquema ________________________ 18

Guardar Diapositivas como Imágenes_____ 18

Presentación personalizada ______________ 19

Crear una presentación personalizada _____ 19

Agregar o quitar diapositivas en una presentación personalizada _______________ 19

Ejecutar una presentación personalizada ___ 19


Bifurcar y organizar ____________________ 20

Insertar una Bifurcación ___________________ 20

Copiar una Bifurcación ____________________ 20

Crear una diapositiva agenda ______________ 21

Agregar comentarios a una presentación _ 22

Insertar comentarios en una presentación __ 22

Ocultar o mostrar comentarios en una presentación ______________________________ 22

Hipervínculos __________________________ 22

Agregar hipervínculos en una presentación _ 22

Establecer una base de hipervínculo en una presentación _____________________________ 24

Crear un objeto vinculado o incrustado desde un archivo existente ______________________ 24

Quitar un hipervínculo ____________________ 25

Efectos de Multimedia ___________________ 25

Insertar una pista de audio de CD en una diapositiva _______________________________ 25

Insertar música o sonido en una diapositiva 26

Grabar una narración sonora ______________ 26

Vídeos ___________________________________ 27

Insertar un vídeo en una diapositiva _______ 27



ANTECEDENTES En PowerPoint se pueden elaborar de presentaciones con una apariencia profesional, facilitando las exposiciones. Estas características permiten trabajar con diapositivas de 35 mm, acetatos, transparencias a color y presentaciones en pantalla. ¿Qué es PowerPoint? Es un software donde se elaboran presentaciones, se crean gráficas, tablas, organigramas, y se insertar imágenes prediseñadas aplicando efectos alas diapositivas. Presentación Es un conjunto de diapositivas donde se desarrolla un tema de forma gráfica y textual. Diapositiva Una diapositiva constituye la página de una presentación, ésta puede contener una serie de elementos tales como: Títulos, Textos, Gráficos, Formas y figuras, Imágenes prediseñadas, Videos, Sonidos, Tablas, Organigramas, Plantillas y Fondos personalizados.



Plantilla Una plantilla es creada para seguir una estructura y una combinación de ocho colores equilibrados que se aplicaran a los objetos, fondo y texto que integra una presentación.



OBJETIVO

Al finalizar el curso, los participantes aplicaran los conocimientos

básicos para elaborar una presentación utilizando las

herramientas de formato, edición y autodiseño, con lo que podrán

utilizar el software como una herramienta en el desempeño de sus

actividades.


PowerPoint

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CARACTERÍSTICAS DE UNA PRESENTACIÓN 1. Planear el contenido de la presentación

El planear permite crear una presentación con mayor rapidez y cal idad, para obtener estos resultados se recomienda seguir los s iguientes pasos:

El c ic lo Planif icar , Preparar , Practicar, Presentar y e l últ imo se repite

2. Planif icar

Def inir e l propósito de la presentación basándose en los resultados que se esperan de la exposic ión, algunos pueden ser :

Informar

Persuadir

Motivar

Vender

Enseñar

Educar Definir los t iempos para la exposición, para tomar en cuenta cuantas d iaposi t ivas se u t i l izaran. Identi f icar los puntos c laves así como los que hay que mejorar en su contenido, estos deben ser c laros y concretos.

Uso de palabras descriptivas

3. Preparar

En este paso se t ienen que crear los e lementos visuales para la presentación

Claridad del contenido

Relevancia

Atracción visual

Claridad visual y legibi l idad

Calidad

Impacto

Evidencias y e lemento visuales s i es que son necesarios como:

Estadíst icas

Analogías

Demostraciones

Testimonios

Incidentes

Documentos

Preparar un f inal impactante

4. Practicar

Practicar la exposic ión antes de desarrol lar la ante los asistentes, ensayando frente a un instructor o a una cámara de vídeo para veri f icar que la presentación cumpla con lo s iguiente:

Apertura impactante

Puntos c lave c laros

Flujo lógico

Evidencias creíbles

Final memorable

Identi f icación de los e lementos de distracción

Logro de resultados

5. Presentar

Cuándo y cómo transmitir e l fundamento de ideas

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Establecer una act itud mental posit iva donde se t iene que tomar en cuenta el valor del mensaje imaginar las respuestas de la audiencia y sobretodo automotivarse

Preparar un comienzo que capte la atención usando una pregunta relacionada con las necesidades de los asistentes, relatar un incidente importante

Se debe tener en cuenta la responsabil idad, concentrarse en lo fundamental , dominio del tema y proyectar a la audiencia e l valor del mensaje

Dominar el lenguaje no verbal que revele confianza

Mostrar interés de la exposic ión a los asistentes

Cuándo escuchar y no hablar

Estos 4 pasos son la base de las técnicas de una buena presentación

SUGERENCIAS PARA ELABORAR UNA PRESENTACIÓN

Manejo de texto 1. No Incluir más de seis l íneas de texto con seis palabras

cada uno por diaposit iva (La idea es solo destacar los puntos importantes)

2 . El tamaño de fuente no debe de ir menor a 18 puntos. El tamaño de 44 puntos para t ítulos, 32 para el texto principal y 28 para los subparrafos (El texto debe verse hasta el fondo de sala)

3 . No use más de 3 fuentes por diaposit iva

4. Para transparencias, use un fondo c laro con texto oscuro

5. Use plantil las s imples, s in demasiadas l íneas ni texturas, etc . Usar imágenes prediseñadas y gráf icos para dar mayor realce

6. Evite más de tres diaposit ivas seguidas que contengan solamente texto. Usar tablas y gráf icos cuando sea apropiado

Manejo de fondos de presentaciones Util ice un color de fondo c laro s i se trata de una presentación con transparencias para retroproyector.

Los colores de fondo oscuros son prefer ibles para las presentaciones con diaposit ivas de 35 mm.

Considerar los intervalos de dos o tres minutos para cada diaposit iva al diseñar una presentación.

Si se prepara una presentación con transparencias para retroproyector , la mayoría de las personas no pueden leer de un tamaño menor a 18 puntos.

Se pueden añadir efectos de sombreado a la diaposit iva.

Manejo de efectos y equipo. Podrá f i jar la misma transic ión para toda la presentación.

Se podrán f i jar los intervalos de tiempo para la transic ión de cada diaposit iva.

Para lograr un f inal e legante en la presentación, añada una diaposit iva negra al f inal de la presentación, de esta manera cuando f inal ice no volverá a la v ista de diaposit iva o c lasi f icador de diaposit ivas.

Si se requiere una presentación automática en una fer ia comercial o en congresos, e l iminar el teclado y el ratón para evitar alguna interrupción al comenzar la presentación.

No se detenga demasiado en una diaposit iva, ya que la atención de los partic ipantes será breve, con dos o tres minutos por diaposit iva mantendrá un buen ritmo.

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Considerar la posibi l idad de dividir las diaposit ivas que contengan mucho texto en don o tres , di ferenciando l igeramente el color y elementos gráf icos.

Antes real izar la exposic ión con diaposit ivas, real izar una muestra prel iminar de la misma en el equipo que se usura. Así será posible descubrir muchas interferencias o imperfecc iones con anterior idad.

Usar el puntero del ratón mientras exponga.

Al real izar una exposic ión con diaposit ivas se ampli f ican mucho los movimientos de las manos cerca de la pantalla . Es mejor mantener el puntero sobre el retroproyector en todo momento.

Diseño de Presentaciones

Evitar que el programa PowerPoint aparezca al f inal de una presentación con diaposit ivas

1. En el menú Herramientas , dar un c l ic en Opciones y dar en la f icha Ver

2. Activar la casi l la de verif icación Terminar con diaposit iva en negro

COMBINACIÓN DE COLORES

Aplicar la combinación de colores de una diapositiva a otra 1. En la V I S TA CL A S I F I C AD O R D E DI AP OS I TI V AS, selecc ionar

una diaposit iva que contenga la combinación de colores que se desea uti l izar

2. Dar un c l ic una vez en Copiar formato para modif icar e l color de una diaposit iva, o bien dar doble c l ic para cambiar e l co lor de más de una

3. Seleccionar la diaposit iva o diaposit ivas a las que se desean apl icar la combinación de colores

4. Si se desea modif icar e l color de más de una diaposit iva, presionar ESC una vez que haya terminado para cancelar Copiar formato. Si va a modif icar e l color de una sola, Copiar formato se cancelará automáticamente

Sugerencia: Se puede apl icar la combinación de colores de una presentación a otra. Abrir ambas presentaciones, dar un c l ic en el menú Ventana y dar c l ic en Organizar todas, s iga los pasos anteriores.

Eliminar una combinación de colores estándar 1. En el menú Formato, dar un c l ic en Combinación de

colores de la diaposit iva

2. En la FI C H A ES T ÁN D A R, dar un c l ic en la combinación de colores que se desea el iminar y dar un c l ic en Eliminar combinación

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CREAR UNA PLANTILLA Se puede modif icar cualquier planti l la para que se ajuste , o bien puede crear una nueva plantil la según se requiera. Si crea una planti l la partiendo de una presentación existente, todos los textos, gráf icos y diaposit ivas de esa presentación aparecerán en la nueva plantil la . Será necesario que el imine todas las partes de la presentación que no desean necesarios.

Crear una plantil la de diseño 1. Abrir una presentación existente o ut i l izar una

planti l la de diseño para crear una presentación como base para una nueva planti l la de diseño

2. Modif icar la planti l la para ajustarla de acuerdo a sus necesidades

3. En el menú Archivo, dar un c l ic en Guardar como

4 . Escriba un nombre para su planti l la de diseño y dar un cl ic en Planti l las de presentación en el cuadro Guardar como t ipo

Puede guardar la nueva planti l la de diseño en una de las carpetas o guardarla con las demás planti l las de diseño en la carpeta Diseños de presentación.

Sugerencia: Si ninguna de las planti l las se ajusta a sus necesidades, o se desea crear una presentación con una apariencia única, comience con una presentación en blanco y seguir los pasos anteriores. Para abrir la presentación en blanco, dar un c l ic en el menú Archivo y seleccionar Nuevo y dar c l ic en la FI C H A GE N E R AL.

Crear una plantil la de contenido 1. En el menú Archivo, dar un c l ic en Nuevo y selecc ionar

L A FI C H A PRE S E NT A CI ONE S

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2 . Abrir una presentación que contiene el tema apropiado

3. Modif icar la planti l la para ajustarla a sus necesidades

4. En el menú Archivo, dar un c l ic en Guardar como

5. En la carpeta Off ice, abrir la carpeta PLAN TI LL AS y selecc ionar la carpeta PR E S EN T A CI O N ES

6. Dar un c l ic en Planti l las de presentación en el cuadro Guardar como t ipo

7. Escriba un nombre para la nueva planti l la y dar un c l ic en Guardar

CREAR NOTAS PARA EL ORADOR Cada una de las diaposit ivas de la presentación ira acompañada por una página de notas que incluirá una

versión más pequeña de la diaposit iva junto con un espacio para escribir notas, las que podrá imprimir y uti l izar para recordar puntos c lave al dar la presentación.

Se pueden crear páginas de notas a medida que vaya preparando la presentación y más tarde, uti l izarlas como notas de orador durante la presentación. Se pueden crear documentos de las diaposit ivas para el públ ico .

Por otra parte, podrá enviar las notas e imágenes de diaposit ivas a Word, uti l izando las característ icas de Word para realzar su aspecto , o bien enviarlas para convert ir las en punto inic ial de un documento más detal lado.

Escribir notas en una presentación 1. En el menú Ver , dar un cl ic en Página de notas

Diapositiva

Escriba aquí sus notas

2 . Teclear el texto en el cuadro de notas de la diaposit iva

actual

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Para aumentar e l cuadro de las notas, dar un c l ic en el cuadro Zoom

3 . Util ice la barra de desplazamiento para ir a las demás diaposit ivas a los que desea agregar notas

Sugerencia: Se pueden agregar notas escribiendo en el cuadro de diálogo Notas del orador . Dar un c l ic en el menú Ver y seleccionar Notas del orador para escribir las . La nota se agrega a la página de notas.

Modificar e insertar elementos en el patrón de notas Es posible añadir elementos art íst icos y gráf icos, tales como logotipos o i lustraciones, texto, y e fectos a cada elemento.

1 . En el menú Ver , selecc ionar Patrón y dar c l ic en el Patrón de notas

2. Puede modif icar e l tamaño o la ubicación del cuadro de imagen de la diaposit iva o de notas para ajustarla a sus necesidades

ObjetoInsertado

3 . Se pueden agregar todos los e lementos de objetos que se

deseen al patrón de notas: imágenes, texto, encabezados o pies de página, la fecha, la hora o e l número de página

4. Puede agregar efectos 3D, sombra a los e lementos

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Ejemplo

5 . En el menú ver seleccionar Pagina de notas

Recomendaciones para crear y usar notas de página Insertar l íneas en la página de notas si se t iene pensado tomas notas a mano poster iormente, o s i se desea dar las páginas de notas a los partic ipantes con el f in de que puedan escribir en el la .

Dibujar una l ínea y para duplicarla uti l ice las teclas CT R L + M, mover el duplicado en direcc ión hacia abajo y repita el paso para duplicar las veces que sean necesarias.

Ejemplo:

Se pueden modif icar los atr ibutos de la imagen y el cuadro de notas en las páginas de notas. Se puede cambiar los colores , bordes, formato del texto , etc . , de la misma forma que una diaposit iva.

Una forma rapida de accesar al patron de notas o página de notas es presionando la tecla Shift y dar c l ic en la barra de vistas en boton correspondiente.

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Enviar notas a Microsoft Word 1. En el menú Archivo, selecc ionar Enviar a y dar un c l ic

en Microsoft Word

3. Dar un cl ic en las opciones que se desean.

Sugerencia Para obtener resultados óptimos al imprimir en Word, dar un c l ic en Blanco y negro en el menú Ver antes de uti l izar Enviar a

Crear documentos para distribuir 1. En el menú Ver , selecc ionar Patrón y dar un c l ic en

Patrón de documentos

Para mostrar la v ista del diseño que se desea, dar un c l ic en los botones de la barra de herramientas Patrón de documentos.

2 . Agregue todos los e lementos que se desea al patrón de documentos: imágenes, texto, encabezados o pies de página, la fecha, la hora o e l número de página

Los elementos que agregue aparecerán sólo en los documentos; e l patrón de diaposit ivas no sufrirá ningún cambio

3. En la barra de herramientas Patrón, dar un c l ic en CE R R A R.

4 . En el menú Archivo, dar un c l ic en Imprimir

5. En el cuadro Imprimir , dar un c l ic en los números de las diaposit ivas que se desea incluir en el documento y , dar c l ic en AC E P T A R

USO Y MODIFICACIÓN DE PÁGINA DE DOCUMENTOS En las páginas de documentos, podra añadir e lementos art íst icos , así como apl icar un borde alrededor de las diaposit ivas o e l logotipo de la empresa en cada una de

el las . Estos documentos t ienen un patrón en el cual se puede modif icar de la misma manera que el de notas, dando así e l formato que se necesite.

Se pueden imprimir las páginas del documento para uti l izarlos como una guía mientras se real iza la exposic ión. Cada una de las páginas contiene dos, tres o seis diaposit ivas, estos documentos permiten que los partic ipantes se queden con una copia de la presentación impresa.

Modificar el Patrón de documentos La página de documentos contiene los marcadores de posic ión como son la hora, fecha, número de página, encabezado, pie de página y 6 marcadores que corresponden a las diaposit ivas en miniatura.

1 . En el menú Ver , selecc ionar Patrón y dar un c l ic en Patrón de documentos

2. Para act ivar la v ista del diseño que se desea, dar un c l ic en los botones de la barra de herramientas Patrón de documentos

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3 . Agregue todos los e lementos que se desea al patrón de documentos: imágenes, texto, encabezados o pies de página, la fecha, la hora o e l número de página

4. Los elementos que se agregan sólo muestran en los documentos; del patrón de diaposit ivas no sufrirá ningún cambio

5. En la barra de herramientas Patrón, dar un c l ic en Cerrar

6. En el menú Archivo, dar un c l ic en Imprimir

7. En el cuadro Imprimir , dar un c l ic en los números de las diapositivas que desee incluir en el documento y dar c l ic en AC E P T A R.

Activar y desactivar encabezado y pie de página 1. Dar un c l ic en el menú Ver

2. Dar un cl ic en el comando Encabezado y pie de página

3 . Desactivar las casi l las que no se requieran

4. La hora y la fecha que se v isualiza es la del sistemas

USO Y MODIFICACIÓN DE ESQUEMAS En la vista Esquema, la presentación aparecerá como un esquema compuesto por los t í tulos y e l texto principal de cada diaposit iva. En PowerPoint podrá escribir un esquema, inic iar un esquema desde el Asistente para autocontenido, o bien importar desde otro programa, como por e jemplo Microsoft Word. Trabajar en la v ista Esquema es el mejor método para organizar y desarrol lar e l contenido de la presentación.

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El t í tulo de cada diaposit iva aparecerá junto a un número y un icono. El cuerpo de texto , con sangrías de hasta un máximo de c inco niveles , aparecerá junto a cada t ítulo . Al trabajar en la V I S T A ES Q U E M A, podrá reorganizar los puntos dentro de cada diaposit iva, mover diaposit ivas íntegras de una posición a otra, y modif icarlos t í tulos y e l cuerpo del texto.

En la vista Esquema resulta fáci l organizar e l contenido, ya que de este modo pueden verse todos los t í tulos y cuerpos de texto en pantalla durante e l trabajo .

Al pasar a v ista Esquema, aparece la barra de herramientas Esquema, con una ser ie de herramientas que podrá uti l izar para organizar rápidamente la presentación. Uti l ice estos botones para cambiar el nivel de sangría de una viñeta, o bien para mover una viñeta o una diaposit iva entera hacia arr iba o hacia abajo dentro del esquema. También podrá emplear estos botones para ver u ocultar e l

formato, así como para expandir o contraer e l texto de diaposit ivas seleccionadas.

Aumentar nivel

Disminuir nivel

Mover hacia arriba

Mover hacia abajo

ContraerExpandir

Contraer todo

Expandir todoMostrar todo

Diapositiva resumen

Crear una nueva presentación en la vista Esquema 1. En el menú Archivo, dar un c l ic en Nuevo y selecc ionar

el t ipo de presentación que se desea crear

2. En el menú Ver , dar un cl ic en Esquema

3. Teclear un t í tulo en la pr imera diaposit iva y presionar EN T E R

4. En la barra de herramientas Esquema, dar un c l ic en Disminuir nivel para crear el primer nivel de viñeta

5. Teclear una serie de e lementos de viñeta para la diaposit iva, presionando ENT E R al f inal de cada elemento

6. Dar un c l ic en Aumentar nivel y en Disminuir nivel para crear varios niveles de sangría

7. Al f inal del últ imo elemento de viñeta, presione CT R L + EN T E R para crear la s iguiente diaposit iva.

Continúe escribiendo los t í tulos y e l texto de cada diaposit iva

8. Dar un c l ic en Guardar para nombrar y guardar la presentación.

9 . Para ver las diaposit ivas en VI S T A DI AP OS I TI VA, dar un

c l ic en el icono de la diaposit iva

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Sugerenc ia : S i ut i l i zó e l As is tente para autocontenido o se lecc ionar una presentac ión que inc luía sugerenc ias de contenido , l imí tese a se lecc ionar e l contenido que se desea cambiar , y a cont inuac ión, escr iba su prop io contenido .

Dividir el texto de una diapositiva en dos diapositivas 1. En la VI S TA ES Q U E M A, coloque el punto de inserción

donde desea dividir e l texto y presione ENT RA R.

2 . En la barra de herramientas Esquema, dar un c l ic en Aumentar nivel hasta que aparezca un nuevo icono y número de diaposit iva y teclear el t í tulo que se desea asignar a la nueva diaposit iva.

Ascender un punto del esquema 1. En la vista Esquema, dar un c l ic en el texto en que se

desea ascender un punto del esquema

2. Dar un c l ic en Aumentar nivel

Cambiar el orden de los párrafos en un esquema 1. En la VI S T A ES QU E M A, dar un c l ic en cualquier parte del

párrafo que se desea mover

2. En la barra de herramientas Esquema, dar un c l ic en Mover hacia arr iba o en Mover hacia abajo para mover el párrafo

Imprimir esquema El esquema será impreso tal y como aparezca en la pantal la en VI S T A ES Q U E M A.

1 . Si se desea imprimir sólo los t í tulos de las diaposit ivas, dar un c l ic en Contraer todo

2. Para imprimir todos los niveles de texto, dar un c l ic en Expandir todo

3. Para imprimir el esquema con o sin formato, dar un c l ic en Mostrar formato para mostrar u ocultar e l formato en pantal la

4. Para aumentar o reducir e l tamaño del esquema impreso, dar un c l ic en el cuadro ZOO M y cambie la magnitud de la vista

Para agregar encabezados y pies de página al esquema impreso, dar un c l ic en el menú Ver seleccionar Encabezado y pie de página, dar c l ic en la f icha NOT AS Y DO CU MENT OS P A R A D I S T RI B U I R y selecc ionar las opciones que se desean. Los encabezados y pies de página se agregarán a los documentos y páginas de notas, así como al esquema impreso.

GUARDAR DIAPOSITIVAS COMO IMÁGENES Podrá guardar una diaposit iva en formato metarchivo, GIF o JPEG para, insertarla como imagen en otros programas.

1 . Selecc ionar la diaposit iva que se desea guardar como imagen

2. Dar c l ic en e l menú Archivo, dar un c l ic en Guardar como

3. En el cuadro Guardar como, dar un cl ic en metarchivo, GIF o JPEG

Nota : Se ac t iva un cuadro de d ia logo que muestra e l s iguiente mensa je ¿Desea exportar todos las d iapos i t ivas de la presentac ión? S i responde No , PowerPo int só lo exportara la d iapos i t iva actua l .

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PRESENTACIÓN PERSONALIZADA Al crear una presentación personal izada, se agrupan diaposit ivas de una presentación existente de modo que se puede mostrar una secc ión de la presentación a un público en part icular . Por e jemplo, dentro de una presentación real izada con un propósito de enseñar al personal , puede crearse una presentación personal izada para la organización de mercadotecnia y otra para la de compras.

Crear una presentación personalizada 1. En el menú Presentación, dar un c l ic en Presentaciones

personalizadas y seleccionar el botón de NU E VA

2. En Diaposit ivas de la presentación, seleccionar las diaposit ivas que se desean incluir en la presentación personalizada y , a continuación, dar un c l ic en AG R EG A R

3. Para selecc ionar varias diaposit ivas, mantener presionada la tecla CT R L mientras da c l ic en cada diaposit iva

4. Para modif icar e l orden en que aparecen las diaposit ivas, selecc ionar una y dar c l ic en una de las f lechas para desplazarla hacia arr iba o hacia abajo en la l ista

5 . Escriba un nombre en el cuadro Nombre de la presentación con diaposit ivas y dar c l ic en ACE P T A R

Sugerencia: Para obtener una vista previa de una presentación personalizada, selecc ione el nombre de la presentación en el cuadro de diálogo Presentaciones personalizadas y dar c l ic en MO S T RA R.

Agregar o quitar diapositivas en una presentación personalizada 1. Dar c l ic en el menú Presentación, dar un c l ic en

Presentaciones personalizadas

2. Seleccionar el nombre de la presentación personal izada que se desea cambiar y dar c l ic en MO DI F I C AR

3. Agregar o quitar las diaposit ivas que se desean y después dar un c l ic en AC E P T A R

Ejecutar una presentación personalizada 1. Da un c l ic en el menú Presentación

2. Dar un c l ic en Configurar presentación

3. En la segunda sección de diaposit ivas

4. Seleccionar la opción de Presentación personalizada, la casi l la desplegable que se encuentra a la derecha de la opción y seleccionar la presentación personal izada

5. Dar un c l ic en AC E P T A R

Sugerencia Para el iminar una presentación personalizada por completo , seleccionar el nombre en el cuadro de diálogo Presentaciones personal izadas y dar c l ic en QU I T A R. Con el lo se e l iminará la presentación personalizada, aunque las diaposit ivas permanecerán en la presentación.

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BIFURCAR Y ORGANIZAR Bifurcar es una presentación dentro de otra; es otra forma de personalizar la presentación para adecuarla a los partic ipantes. Se puede recurrir a todo un grupo de separado de presentaciones incrustado en la presentación principal

Para real izar una bi furcación existen dos formas, una es insertar y con el comando pegar.

Insertar una Bifurcación 1. Crear una presentación nueva o abrir una existe como

principal

2 . Dar un c l ic en el menú Insertar y selecc ionar objeto

3. Selecc ionar la opción Desde archivo y dar un c l ic en examinar

4. Buscar la ruta de acceso donde se encuentra la presentación a insertar y dar un cl ic en ACE PT A R

5. Dar un c l ic en AC E P T A R

6. Selecc ionar el menú presentación y dar un c l ic en Configuración de acción

7 . Selecc ionar la opción Acción de objeto y dar c l ic en la

l ista desplegable y seleccionar MOS T RAR

8. Dar c l ic en AC E P T A R

Copiar una Bifurcación 1. Crear una presentación nueva o abrir una existe como

principal

2 . Abrir la presentación donde se local izan las diaposit ivas a copiar

3. Seleccionar las diaposit ivas en vista c lasi f icador de diaposit ivas

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4 . Una vez seleccionadas dar c l ic en el menú Edición y selecc ionar copiar

5. En el menú Venta seleccionar la presentación Principal

6 . En modo de VE R DI AP OS I TI V A pegar las diaposit ivas

7. Selecc ionar el objeto pegado

9 . Selecc ionar la opción Acción de objeto y dar c l ic en la l ista desplegable y seleccionar MOS T RAR

10. Dar c l ic en AC E P T A R

Crear una diapositiva agenda Es posible crear una diaposit iva que enumere elementos de agenda o las principales secciones de una presentación, o que se puede uti l izar como página principal en Internet . Con una diaposit iva agenda se puede saltar a una sección de la presentación y luego volver automáticamente a el la . De este modo, se está preparado para continuar con el s iguiente elemento, una vez que se haya alcanzado el f inal de la sección.

1 . Abra la presentación f inal izada a la que se desea agregar una diaposit iva agenda

2. Cree una presentación personalizada por cada tema que se desea de la diaposit iva

3. En la VI S T A CL AS I FI C AD O R de diaposit ivas o Esquema, seleccionar la primera diaposit iva de cada una de las presentaciones

4. Para seleccionar varias diaposit ivas, mantenga presionada la tecla SHI F T y dar c l ic en las diaposit ivas que se desean

5. En la barra de herramientas Clasi f icador de diaposit ivas o Esquema, dar un c l ic en Diaposit iva

resumen

6 . Una nueva diaposit iva con los t í tulos de las diaposit ivas selecc ionadas, a los que se han agregado viñetas, aparece delante de la primera diaposit iva selecc ionada.

7 . Seleccionar la nueva diaposit iva y pasar a la VI S T A DIAPOS I TI VA

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AGREGAR COMENTARIOS A UNA PRESENTACIÓN Al revisar una presentación, podrá insertar los comentarios directamente en las diaposit ivas. Los comentarios aparecerán en los cuadros de comentario amari l los. Es posible mover, cambiar el tamaño y el formato del texto y de los cuadros de comentario al igual que con cualquier objeto . Se podrá distr ibuir la presentación para que otros usuarios agreguen sus comentarios .

Si se desea e jecutar una presentación de diaposit ivas sin que los comentarios sean visibles , o s i las diaposit ivas aparecen demasiado saturadas, es posible ocultar los comentarios . Éstos no aparecerán en las v istas Esquema ni Patrón, aunque sí en la diaposit iva a menos que los oculte.

Insertar comentarios en una presentación 1. En la v ista Diaposit iva, abra la diaposit iva a la que se

desea agregar comentarios

2. En el menú Insertar , dar un c l ic en Comentario

3 . Se activa la barra de herramientas y el comentario

4. Escriba los comentarios que se desean agregar y , dar un cl ic fuera del cuadro de comentarios amari l lo

5 . Mueva los comentarios a la posic ión donde desea que aparezcan

Sugerencia: Podrá cambiar el formato del texto y del cuadro de comentarios como lo haría con cualquier otro texto u objeto . Por e jemplo, para transformar el cuadro de comentarios y darle formato de l lamada, dar un c l ic en Dibujo de la barra de herramientas Dibujo , selecc ionar Cambiar autoforma, el i ja Llamadas y dar un c l ic en la forma que se desea

Ocultar o mostrar comentarios en una presentación En el menú Ver , dar un cl ic en Comentarios

HIPERVÍNCULOS Texto o gráf ico en colores y subrayado donde se puede dar c l ic para saltar a un archivo, a una parte determinada de un archivo, a una página HTML en World Wide Web o a una página HTML en una intranet. Los hipervínculos pueden saltar a Gopher, te lnet, grupos de debate y s it ios FTP.

¿Que es un vínculo relativo?

Cuando un hipervínculo uti l iza una ruta basada en un vínculo relat ivo, puede mover tanto e l archivo que contiene el hipervínculo como el archivo de dest ino s in romper el hipervínculo . Sin embargo, estos archivos deben moverse juntos ; es decir , es necesario mover la estructura de ruta de acceso completa para mantener e l hipervínculo.

¿Que es una base de hipervínculo?

Cuando un vínculo relat ivo se basa en una ruta de acceso especi f icada por e l usuario , es decir que la primera parte de la ruta la comparten el archivo que contiene el hipervínculo y el archivo de destino, esa ruta de acceso es la base de hipervínculo . La direcc ión de la base de hipervínculo se agrega al comienzo de la ruta de acceso de todos los v ínculos relativos. Uti l ice una base de hipervínculo s i desea mover el archivo que contiene el hipervínculo o s i desea mover el archivo que contiene el hipervínculo y e l archivo de destino a la vez, y seguir manteniendo el hipervínculo .

Agregar hipervínculos en una presentación 1. Guardar la presentación en la que se desea insertar el

hipervínculo . Si no guarda la presentación antes de

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insertar el hipervínculo , no se podrá crear un vínculo relativo

2. Seleccione el texto u objeto que se desea, que esté representado por e l hipervínculo

3. En el menú Presentación, dar un c l ic en Configuración de la acción

4 . Para saltar dando c l ic en el objeto seleccionado, dar un

c l ic en la f icha Clic del mouse

5. Para saltar moviendo el ratón por encima del objeto , dar un c l ic en la f icha Acción del mouse

Si se desea asignar varias acciones a un mismo objeto (por e jemplo, un hipervínculo y un sonido) ut i l ice la

f icha Clic del mouse para establecer e l hipervínculo y la f icha Acción del mouse para establecer e l sonido

6. Dar un c l ic en Hipervínculo a e indique dónde desea saltar

7. Seleccione otras opciones que se desean y dar un c l ic en AC E P T A R

Para obtener una vista previa del hipervínculo en la presentación con diaposit ivas, dar un c l ic en Presentación con diaposit ivas en la esquina infer ior izquierda de la ventana de PowerPoint.

Sugerencias:

Para agregar un hipervínculo a una forma ya colocada, como un botón o una f lecha, selecc ione Botones de acción en el menú Presentación y dar c l ic en el botón que se desea. Automáticamente aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de la acc ión, de forma que pueda establecer el hipervínculo rápidamente.

Los hipervínculos de texto aparecen subrayados y su color coordina con la combinación de colores. Puede modif icar o cambiar e l destino de un hipervínculo (o puede cambiar el objeto que representa al hipervínculo) s in perder el hipervínculo . Sin embargo, se perderá s i e l imina la total idad del texto o todo el objeto . Nota : Se puede estab lecer h iperv ínculos rápidamente dando c l i c en Insertar h iperv ínculo en la barra de herramientas Estándar . Este botón también se ut i l i za en Word , Microso ft Exce l y Microso f t Access .

Si establece un hipervínculo con una sola diaposit iva, también deberá agregar un hipervínculo para que le permita regresar a la or ig inal.

Si t iene pensado mover archivos, para asegurarse de que el dest ino (Término general del nombre del e lemento al que se va desde un hipervínculo) del hipervínculo está disponible , act ive la casi l la de verif icación Uti l izar ruta de acceso relativa para el hipervínculo.

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Establecer una base de hipervínculo en una presentación Al crear un hipervínculo, se podra establecer la ruta hasta el dest ino como vínculo absoluto (ubicación de archivo f i ja que identi f ica el destino según la direcc ión completa, tal como c :\Mis documentos\Ventas.doc) o puede establecer la ruta como vínculo relativo. Si desea mover o copiar el archivo que contiene el hipervínculo o su archivo de destino a una nueva ubicación, ut i l ice un vínculo relat ivo. Para cambiar la ruta de un vínculo relativo, establezca una base de hipervínculo para la presentación.

1 . Abra la presentación para establecer una base de hipervínculo

2. En el menú Archivo, dar un c l ic en Propiedades y selecc ionar la f icha Resumen

3 . En el cuadro Base del hipervínculo, escriba la ruta del

vínculo relat ivo que se desea uti l izar para todos los hipervínculos que se desee crear en la presentación

Crear un objeto vinculado o incrustado desde un archivo existente 1. Dar un c l ic en la presentación a la que se desea

insertar el objeto v inculado o el objeto incrustado

2. En el menú Insertar , dar un c l ic en Objeto

3. Dar un c l ic en Crear desde archivo

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4 . En el cuadro Archivo, escriba el nombre del archivo a partir del cual se desea crear un objeto vinculado o incrustado, o bien dar un c l ic en Examinar para seleccionarlo de una l ista

5. Para crear un objeto vinculado, seleccione la casi l la de veri f icación Vínculo

Si no selecciona la casi l la de veri f icación Vínculo , se creará un objeto incrustado

6. Para mostrar el objeto vinculado o incrustado como icono, act ive la casi l la de veri f icación Mostrar como icono

Para insertar gráf icos en PowerPoint, uti l ice e l comando Imagen (menú Insertar) .

Al crear un objeto incrustado a partir de un l ibro existente de Microsoft Excel , e l l ibro entero se inserta en la presentación. La presentación muestra sólo una hoja de cálculo cada vez. Para mostrar una hoja de cálculo dist inta, dar doble c l ic en el objeto de Microsoft Excel y después dar un c l ic en otra hoja de cálculo .

Quitar un hipervínculo 1. Seleccione el texto u objeto que representa al

hipervínculo que desea quitar

2. En el menú Presentación, dar un c l ic en Configuración de la acc ión y dar un cl ic en Ninguno

Sugerencia: Para quitar un hipervínculo y e l texto u objeto que lo representa en la presentación, seleccionar el objeto o todo el texto y presionar SUP RI MI R.

EFECTOS DE MULTIMEDIA PowerPoint incluye música, sonidos y vídeos que podrá reproducir durante las presentaciones. Encontrará algunos sonidos, como: aplausos o e l de la máquina de escribir , en

la barra de herramientas Efectos de animación. En la Galería de imágenes encontrará otros sonidos, así como piezas de música y vídeos. Para uti l izar la Galería de imágenes, seleccionar el menú Insertar y dar un en Pel ículas y sonidos y dar un c l ic en Pel ícula de la Galería o en Sonido de la Galería.

Insertar una pista de audio de CD en una diapositiva 1 Colocarse en la diaposit iva donde se desea insertar la

pista de audio de CD

2 En el menú Insertar , selecc ionar Pel ículas y sonidos y dar un c l ic en Reproducir pista de audio de CD

3 Selecc ionar la pista y las opciones de sincronización que

se desean y dar un c l ic en ACE PT AR

En la diaposit iva aparecerá un icono de CD Nota : Para esta insta lac ión , es necesar io inser tar e l CD en la unidad .

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Insertar música o sonido en una diapositiva 1. En la VI S T A DI A POSI TIVA, presente la diaposit iva a la

que se desea agregar música o sonido

2. En el menú Insertar , seleccionar Pel ículas y sonidos

3 . Para insertar un sonido de la Galería de imágenes, dar

un c l ic en Sonido de la Galería

Para insertar un sonido de otro lugar, dar un cl ic en Buscar, una ves encontrada la carpeta que contenga el sonido y dar doble c l ic en el sonido que se desea

En la diaposit iva aparecerá un icono de sonido

Sugerencia: El sonido está predeterminado para comenzar a reproducirse al hacer c l ic en el icono de sonido durante una presentación con diaposit ivas. Para cambiar la manera de inic iar un sonido (por e jemplo, s i tuando el ratón encima del icono en lugar de dar un c l ic en é l ) , dar un c l ic en Configuración de la acción en el menú Presentación.

Grabar una narración sonora 1. En el menú Presentación dar un c l ic en Grabar

narración

2. Se act iva un cuadro de diálogo mostrando el espacio l ibre en el disco y e l número de minutos que podrá grabar

3 . Para insertar la narración en las diaposit ivas como

objeto incrustado y comenzar a grabar, dar un c l ic en AC E P T A R

4. Para insertar la narración como objeto vinculado, act ive la casi l la de veri f icación Vincular narraciones en y dar un c l ic en AC E P T A R para inic iar la grabación

5. Avanzar a través de la presentación y vaya agregando la narración.

6 . Al f inal de la presentación se act iva un mensaje

Para guardar los intervalos junto con la narración, dar un c l ic en Sí . Para guardar sólo la narración, haga cl ic en No.

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En la esquina inferior derecha dar un c l ic de cada diaposit iva que tenga narración, aparecerá un icono de

sonido .

Al proyectar la presentación, la narración se reproducirá automáticamente. Para proyectar la diaposit iva sin narración, dar un c l ic en el menú Presentación y dar un c l ic en Configurar presentación y act ivar la casi l la de veri f icación Presentación s in narración. Nota : Como no es pos ib le grabar y reproduc ir sonidos s imul táneamente , mientras grabe no se escucharan o tros sonidos que haya inser tado en la presentac ión .

Vídeos El sonido o e l v ídeo están predeterminados para comenzar a reproducirse al hacer c l ic en sus respectivos iconos durante una presentación con diaposit ivas. Para cambiar la manera de inic iar e l c l ip o para agregarle un hipervínculo , dar un c l ic en Configuración de la acc ión en el menú Presentación

Los sonidos, la música y los v ídeos quedan insertados como objetos de PowerPoint. No obstante, s i se desea reproducir un sonido o un vídeo como objeto del Reproductor de medios, dar un c l ic en Objeto en el menú Clip mult imedia. Este método uti l iza el Reproductor de medios , instalado con Windows 95, para reproducir e l sonido o e l v ídeo. El Reproductor de medios reproduce archivos de mult imedia y controla diversos disposit ivos de reproducción, como los de discos compactos y de vídeo.

Para reproducir música, sonido y vídeos en su equipo, deberá uti l izar equipos especiales . Para saber qué t iene instalado y qué configuración uti l izar , compruebe las categorías Multimedia y Sonidos del Panel de control de Windows.

Insertar un vídeo en una diapositiva 1. En la VI S T A DI A POSI TIVA, presente la diaposit iva a la

que se desea agregar el v ídeo

2. En el menú Insertar , dar c l ic en Pel ículas y sonidos

3. Para insertar un vídeo de la Galería de medios , dar un c l ic en Pel ícula de la galería y dar doble c l ic en el v ídeo que se desea

Para insertar un vídeo desde otro lugar, dar un en el menú Insertar seleccionar el comando Pel ículas y sonidos y dar c l ic en Pel ícula de archivo, buscar la carpeta que contenga el v ídeo y dar doble c l ic en el v ídeo que se desea.

Sugerencia: El vídeo está predeterminado para comenzar a reproducirse al hacer c l ic en e l mismo durante una presentación con diaposit ivas. Para cambiar la manera de inic iar un vídeo (por e jemplo, s i tuando el ratón encima del icono en lugar de dar c l ic ) .

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Documents

Manual Power Point Intermedio