CURSO DE EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO

MANUAL DEL PARTICIPANTE

EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO6Tipos de datos en Excel6Valores numricos en Excel6Las fechas en Excel son nmeros7Precisin de los valores numricos7Texto en Excel8Formulas en Excel8Referencias absolutas y relativas8Asignar nombres a celdas o rangos9Frmulas y funciones de Excel12Frmulas de Excel13Precedencia de operadores aritmticos15Comparar valores en Excel16Ingresar frmulas en Excel18Insertar nombres de rango en frmulas19Editar frmulas en Excel20Insertar funciones20Trucos para la Autosuma en Excel21Funciones de tiempo en Excel23La funcin EXTRAE o MED en Excel24La funcin CONCATENAR en Excel25La funcin CARACTER en Excel27La funcin ENCONTRAR en Excel28La funcin DIAS.LAB en Excel30La funcin DIAS.LAB.INTL en Excel32La funcin DIASEM en Excel33La funcin REDONDEAR en Excel35La funcin SUMAR.SI en Excel37La funcin RESIDUO en Excel39La funcin COMBINAT en Excel40La funcin ALEATORIO.ENTRE en Excel40La funcin SI en Excel41La funcin O en Excel43La funcin Y en Excel45La funcin ESBLANCO en Excel46La funcin ESNOD en Excel47La funcin ESERROR en Excel49La funcin ESERR en Excel49La funcin ESERR en Excel50La funcin COINCIDIR en Excel51La funcin BUSCARV en Excel53La funcin BUSCAR en Excel56Introduccin al uso de tablas en Excel58Qu es una tabla de Excel?58Entendiendo las tablas de Excel59Diferencias entre rangos y tablas de Excel59Creacin de una tabla60Cambiar el estilo de una tabla60Resaltar filas alternas de una tabla61Filtros y opciones de ordenamiento61Referencias estructuradas de una tabla61Crear columnas calculadas fcilmente61Fila de totales de una tabla61Imprimir una tabla62Cmo crear una tabla en Excel63Aplicar estilos a una tabla de Excel69Filtrar registros de una tabla72Filtrar nmeros en Excel74Filtrar datos por fecha75Filtrar datos de tabla por color77Utilizar frmulas en tablas de Excel78Referencias estructuradas80Tablas dinmicas en Excel82Qu es una tabla dinmica?82Reportes flexibles82El verdadero problema de las tablas dinmicas82Funcionamiento de las tablas dinmicas83Cmo crear una tabla dinmica85Partes de una tabla dinmica88Dar formato a una tabla dinmica89Formato de valores en una tabla dinmica90Filtrar una tabla dinmica92Segmentacin de datos en tablas dinmicas94Modificar campos de una tabla dinmica95Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica97Crear un grfico dinmico98Mover un grfico dinmico100Cambiar origen de datos de una tabla dinmica101Grficos y presentacin de datos101Cmo crear un grfico en Excel102Crear un grfico en Excel102Partes de un grfico de Excel103Tipos de grficos en Excel104Modificar el tipo de grfico106Agregar un ttulo al grfico107Agregar etiquetas de datos a un grfico109Dar formato a un elemento de grfico110Cambiar la escala de un eje112Agregar lneas verticales a un grfico115Esquinas redondeadas en grficos116Alinear grficos118Cmo imprimir un grfico120Plantillas de grficos121Grfico de mximos y mnimos124Grficos combinados en Excel127Formato condicional en Excel130Fundamentos de formato condicional130Razn para utilizar el formato condicional130Ejemplos de formato condicional130Cmo se aplica el formato condicional?131Resaltar celdas con formato condicional132Reglas de formato condicional132Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores nicos133Formato condicional a valores nicos135Reglas superiores e inferiores para analizar datos138Resaltar fines de semana con formato condicional139Resaltar filas alternas142Buscar valores usando formato condicional145Borrar reglas de formato condicional148Grupos de botones de opcin en Excel149Grupos de botones de opcin149Agrupar botones de opcin ActiveX151Control Calendario en Excel 2010152Paso 1. Registrar el Control Calendario en Windows152Paso 2. Cambiar el nivel de notificaciones de usuario153Paso 3. Registrar el Control Calendario en Excel 2010154Ejemplo de uso del Control Calendario156Introduccin a las macros157Qu es una macro de Excel?157Un lenguaje de programacin157Para qu sirve una macro en Excel157Automatizacin de tareas157Cmo se ve una macro en Excel?158Creacin de una macro158Mostrar la ficha Programador158La grabadora de macros160Crear una macro161El cdigo de la Grabadora de macros163Establecer seguridad de macros165Bibliografa166

EXCEL INTERMEDIO-AVANZADOExcel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Es muy importante conocer cules son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel.Un dato es cualquier informacin que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de hoja de clculo que es, puede trabajar no slo con esos datos y realizar clculos, sino de otras formas. Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podr trabajar con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un nmero en una celda, Excel podr sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podr sumar ese dato con ningn otro.Tipos de datos en ExcelTodos los libros de Excel estn formados por hojas, cada una de las hojas contiene ms de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razn es importante conocer lostipos de datosque podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente trestipos de datos:Valores numricosTextoFrmulasEn esta leccin hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las frmulas para una leccin posterior.Valores numricos en ExcelEl primer tipo de dato que analizaremos sern los valores numricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numrico en una celda el contenido ser alineado a la derecha:

Un valor numrico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numrico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los mismos valores numricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaa Inicio, dentro del grupo Nmero.Las fechas en Excel son nmerosUno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor numrico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.

De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numrico 41275. La manera en que Excel calcula dicho nmero es obteniendo la cantidad de das transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeracin comienza con esa fecha es ingresando el nmero 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegar el valor 01/01/1900 dentro de la celda.La ventaja de manejar las fechas como valores numricos es que los clculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendr fcilmente la diferencia en das porque en realidad estar haciendo una simple resta de valores numricos. Es por esta razn que las fechas en s mismas no son untipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numricos de la herramienta.Precisin de los valores numricosEn cuanto a los valores numricos en Excel 2013 tenemos una precisin de hasta 15 dgitos, es decir, como mximo podemos tener un nmero de 15 dgitos. Por ejemplo, si ingresamos el nmeros 123456789012345 en una celda, Excel lo guardar con la precisin indicada ya que el nmero consta exactamente de 15 dgitos pero si agregamos un 6 al final del nmero anterior para tener el valor numrico 1234567890123456 entonces Excel guardar dicho nmero con el valor 1234567890123450.Aunque este tema podra parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numricos que requieran ms de 15 dgitos.Texto en ExcelEl otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversostipos de datoscomo los nombres de empleados o cdigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numricos de nuestra hoja.Por texto entendemos aquellas cadenas que estn formadas por caracteres alfanumricos y/o smbolos especiales. Una manera de identificar fcilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alinear de manera automtica a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un nmero seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estar alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuacin puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Formulas en ExcelA parte de los valores numricos y el texto, una celda de Excel puede contener una frmula que no es ms que un conjunto de instrucciones que manipularn los valores numricos o texto y nos devolvern un resultado.Ya que las frmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una frmula hace uso de los valores numricos y el texto para hacer algn clculo u operacin y devolvernos un resultado que a su vez ser un valor numrico o un texto.Referencias absolutas y relativasUna referencia en Excel identifica a una celda (o rango de celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en dnde buscar los valores que se quieren utilizar en una frmula. Pero Cul es la diferencia entre lasreferencias absolutasy lasreferencias relativas?Referencias relativas en ExcelUnareferencia relativaes cuando Excel puede modificar libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de una frmula. Por ejemplo, si la frmula de la celda D1 es la siguiente:=C1*2Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel copiar la frmula y la ajustar de manera que la referencia se modifique automticamente conforme va avanzando la fila.

En este ejemplo la referencia C1 de la frmula se fue incrementando automticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme fue cambiando de fila.Referencias absolutas en ExcelAhora analicemos el caso de lasreferencias absolutas. Una referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para adaptarse a la frmula conforme cambia de fila o de columna. Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar a dnde se copie la frmula y se definen utilizando el smbolo $. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta referencia la columna A ser siempre fija mientras que la fila podra ajustarse automticamente. Por otro lado, la referencia A$1 significa que la fila 1 permanecer siempre fija. Si quieres que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la referencia debe ser $A$1.Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora la frmula de la celda D1 est escrita de la siguiente manera:=$C$1*2

Observa que sin importar a qu fila se copi la frmula, la referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aun cuando se haya copiado la frmula a filas diferentes la referencia dentro de la frmula permaneci constante.Es importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de referencias porque te permitir escribir frmulas efectivas en Excel.Asignar nombres a celdas o rangosHasta ahora he utilizado elestilo de referencia A1para referirme tanto a una celda como a un rango pero tambin existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente adecuadamente.Asignar un nombre a un rango de celdasEstos nombres se pueden utilizar dentro de una frmula para ayudar en la compresin de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda sigue los siguientes pasos.Selecciona la celda o rango a la que asignars un nombre y haz clic en el cuadroNombreque se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de frmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Frmulas y el botnAsignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botn y se mostrar el cuadro de dilogoNombre nuevo:

En la caja de textoNombrecoloca el nombre que asignars a la celda o rango y oprime el botn Aceptar.Utilizar un nombre en una frmulaComo ejemplo final utilizar el nombre que acabamos de crear dentro de una frmula para que observes cmo Excel interpreta correctamente el nuevo nombre del rango, observa la barra de frmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese nombre dentro de tus frmulas para facilitar tu trabajo.Referencias a celdas y rangosUna referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos.Estilo de referencia A1De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al 65536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna B y la fila 2.PARA HACER REFERENCIA AUTILICE

La celda de la columna A y la fila 10A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.B15:E15

Todas las celdas de la fila 55:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10.5:10

Todas las celdas de la columna HH:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la JH:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.A10:E20

Referencia a otra hoja de clculo En el siguiente ejemplo, la funcin de la hoja de clculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de clculo denominada Marketing del mismo libro.

Vnculo a otra hoja de clculo en el mismo libroObserve que el nombre de la hoja de clculo y un signo de exclamacin (!) preceden a la referencia de rango.Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Estilo de referencia 3DSi desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de clculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de clculo. Excel utilizar las hojas de clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de clculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.Cmo cambian las referencias 3D cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de clculoEn los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de clculo que estn incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la frmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.Insertar o copiar; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluir en los clculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminar los valores del clculo.Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicacin situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminar del clculo sus valores.Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicacin en el mismo libro, Excel ajustar el clculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustar para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.Estilo de referencia L1C1Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia L1C1 es til para calcular las posiciones de fila y columna enmacros. En el estilo L1C1, Excel indica la ubicacin de una celda con una "L" seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de un nmero de columna.REFERENCIASIGNIFICADO

L[-2]CReferencia relativaa la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.

L[2]C[2]Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo, dos columnas hacia la derecha.

L2C2Referencia absolutaa la celda de la segunda fila en la segunda columna.

L[-1]Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

LReferencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia L1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botnAutosumapara insertar una frmula que suma un rango de celdas, Excel registra la frmula utilizando referencias del estilo L1C1 y no del estilo A1.Para activar o desactivar el estilo de referencia L1C1ElijaOpcionesen el menHerramientasy, a continuacin, haga clic en la fichaGeneral.EnConfiguracin, active o desactive la casilla de verificacinEstilo de referencia L1C1.Frmulas y funciones de ExcelMicrosoft Excel es una de las aplicaciones ms utilizadas en el mundo y parte de su xito se lo debe a la facilidad con que podemos crear frmulas que nos permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra informacin.Las frmulas pueden hacer uso de lasfunciones de Excel, lo cual quiere decir que podemos tener frmulas que utilicen ms de una funcin para lograr su objetivo. Frmulas de ExcelLasfrmulas de Excelson lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de clculo. Sin las frmulas nuestras hojas de clculo seran como cualquier otro documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos lasfrmulas de Excelpara realizar clculos en los datos de una hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.Qu son las frmulas de Excel?Unafrmula de Exceles un cdigo especial que introducimos en una celda. Ese cdigo realiza algunos clculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.Existen millones de variaciones de frmulas porque cada persona crear la frmula que mejor se adapte a sus necesidades especficas. Pero sin importar la cantidad de frmulas que vaya a crear, todas debern seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las frmulas deben empezar con un smbolo igual (=). Considera la siguiente frmula para la celda A1 ingresada en la barra de frmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual ser mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el smbolo igual al inicio de una frmula de lo contrario Excel tratar el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Una celda contiene el smbolo igual y esa celda muestra el resultado de la operacin, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la ecuacin pero no realiza ningn clculo.Partes de una frmula de ExcelTodas lasfrmulas de Excelconsisten de cualquier de los siguientes elementos:Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto tambin puede ser utilizado dentro de una frmula pero siempre deber estar encerrado por dobles comillas como Marzo.

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras frmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarn a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra frmula

Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemticos que conocemos como el smbolo + para la suma o el smbolo * para la multiplicacin.

Funciones de Excel. Dentro de las frmulas de Excel podemos utilizar funciones de Excel. Un ejemplo de una funcin de Excel es la funcin SUMA la cual podemos incluir como parte de una frmula.

Constantes y referencias de celdaLas frmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora, solamente debemos introducir la ecuacin en la Barra de frmulas, pulsar la tecla Entrar y Excel calcular el resultado. En el siguiente ejemplo puedes observar un ejemplo de frmula que utiliza solamente nmeros:

Estos nmeros sonconstantes, lo que significa que su valor nunca cambiar y la frmula siempre regresar el mismo resultado mientras tanto y no modifiquemos los nmeros. Sin embargo una de las ventajas ms grandes al utilizar frmulas en Excel es que podemos utilizarreferencias de celdadentro de la ecuacin.Referencias de celda en frmulasLasreferencias de celdanos ofrecern un mayor grado de flexibilidad en nuestras frmulas. Considera el siguiente ejemplo

La celda A2 tiene el valor 1, la celda B2 el valor 2 y la celda C2 el valor 3. En la celda D2 crear la siguiente frmula =A2+B2+C2 y al pulsar la tecla Entrar obtendr el resultado de la operacin:

La diferencia entre utilizarcontantesyreferencias de celdaes que el resultado de una frmula conreferencias de celdadepender del valor de otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia, entonces el resultado de la frmula tambin ser actualizado.Si actualizo el valor de la celda B2 por 6, tan pronto como pulse la tecla Entrar habr dos actualizaciones en la hoja de clculo. En primer lugar se actualizar el valor de la celda B2 y en segundo lugar el resultado de la frmula de la celda D2 tambin ser actualizado.

Observa que el resultado de la frmula de la celda D1 no cambia porque sus elementos son siempre constantes.De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el utilizarreferencias de celdadentro de nuestras frmulas ya que podemos controlar su resultado sin la necesidad de editar la frmula.Precedencia de operadores aritmticosUn operador es un smbolo que especifica el tipo de clculo matemtico que se desea realizar en una frmula, por ejemplo la suma o la multiplicacin. Si una frmula contiene varios operadores, Excel realiza dichos clculos en un orden predeterminado.Precedencia de operadoresLas formulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a leer despus del signo igual (=) y calculando los valores de acuerdo a laprecedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:Porcentaje [%]Exponenciacin [^]Multiplicacin [*] y divisin [/]Suma [+] y resta [-]Seguramente el concepto quedar claro con un ejemplo. Considera la siguiente frmula:=5+3*4-6/2Las multiplicaciones y divisiones se calcularn primero obteniendo el siguiente resultado:=5+12-3. El nmero 12 es el resultado de multiplicar 3*4 y el nmero 3 es el resultado de la divisin 6/2. Finalmente se realizar la suma y la resta dando como resultado 14 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

Uso de parntesis con operadores aritmticosAun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos influir en laprecedencia de operadores al utilizar parntesis los cuales tendrn la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente frmula:=(5+3)*4-6/2Esta es una frmula similar a la anterior solamente que he colocado un parntesis para la suma (5+3), la cual ser calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado:=8*4-6/2. Ahora que ya no hay parntesis Excel aplicar el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado:=32-3y finalmente har la resta para obtener el resultado final de 29.Observa cmo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de laprecedencia de operadores aritmticosen Excel y debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear frmulas ya que definitivamente influirn en el resultado obtenido.Comparar valores en ExcelPara podercomparar valores en Exceldebemos hacer uso de los operadores de comparacin. A travs de estos operadores podremos saber si un valor es mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos comparando.Al utilizar losoperadores de comparacinrecibiremos como respuesta un valor VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la expresin.Operador Igual a (=)Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el operadorigual a(=). Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparacin entre los valores de la columna A y la columna B. Observa cmo para la celda C2 el resultado es FALSO por que los valores comparados son diferentes.En la imagen superior he colocado unos parntesis alrededor de la comparacin de manera que podamos diferenciar el operadorigual a(=) del signo igual que identifica el inicio de la frmula. Sin embargo podemos quitar los parntesis y la frmula funcionar correctamente.Operador Mayor que (>)El operadormayor que(>) nos permite saber si un valor es mayor que otro. Observa cmo funciona este operador en los datos de ejemplo:

Podemos tambin juntar este operador con el signo de igual de manera que tengamos una comparacinmayor que o igual a(>=) la cual podremos utilizar para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este operador:

Operador Menor que ( 5Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botn Formato y en la seccin Relleno selecciona el color de tu preferencia para marcar losfines de semana:

Finalmente la regla de formato queda de la siguiente manera:

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha defin se semanase resaltarn con el color previamente definido:

Resaltar filas alternasMuy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se dificulta distinguir la informacin que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar en la lectura se puede resaltar el fondo de lasfilas alternascon un color especial de manera que pueda distinguirse la informacin entre filas diferentes.Por supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento implcito de las tablas, pero si quieres probar una opcin diferente contina leyendo.Crear la regla de formato condicionalEn primer lugar debers seleccionar los datos a los que dars formato.

Ve a la ficha Inicio y dentro deFormato condicionalselecciona la opcinNueva reglalo cual mostrar el cuadro de dilogoNueva regla de formato.

Frmula para resaltar filas alternasIMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la funcin RESTO regresa su nombre a RESIDUO.Selecciona la opcinUtilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formatoy en el cuadroDar formato a los valores donde esta frmula sea verdaderacoloca la siguiente funcin:=RESTO(FILA(),2)=0

Lo que sta frmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicar un formato diferente. En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato diferente entonces la funcin deber ser:=RESTO(FILA(),2)=1Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente funcin:=RESTO(COLUMNA(),2)=0Una ventaja de este mtodo es que podras resaltar cada 3 filas, solamente utiliza la siguiente frmula:=RESTO(FILA(),3)=0Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botn Formato y se mostrar el cuadro de dilogoFormato de celdas. Para este ejemplo elegiremos un color de relleno diferente.

Despus haz clic en el botn Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogoEditar regla de formato. Los datos que haban sido seleccionados recibirn el formato de acuerdo a la regla recin creada.

Buscar valores usando formato condicionalSeguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el catlogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran cantidad de informacin es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.Buscar en Excel con formato condicionalEn esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el cuadro de bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo encontrar en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comandoFormato condicionaly seleccionar la opcinNueva regla:

Se mostrar el cuadro de dilogoNueva regla de formato:

Frmula para encontrar valoresSelecciona la opcinUtilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto coloca la siguiente frmula, que explicar en un instante:=Y($B$2"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a las celdas que cumplan la regla.

La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con las celdas que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos valores utilic la funcin MINUSC que los convierte en minsculas antes de hacer la comparacin de manera que la bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas. Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca.Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la celda de bsqueda:

Borrar reglas de formato condicionalUna vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los datos.Eliminar formato condicional de celdas seleccionadasUna manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobreFormato condicionaly seleccionar la opcinBorrar reglasy posteriormenteBorrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas seleccionadas.Eliminar formato condicional de todas las celdasEl segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn todos y cada uno de ellos.Eliminar algunas reglas de formato condicionalEl ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic enFormato condicionaly posteriormente en la opcinAdministrar reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botnEliminar reglay posteriormente en el botn Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

Grupos de botones de opcin en ExcelLos botones de opcin permiten a un usuario de Excel hacer una seleccin dentro de una lista de posibilidades y en todo momento tener un solo elemento seleccionado. Hoy mostrar cmo creargrupos de botones de opcin en Excel independientes a pesar de encontrarse en la misma hoja.Grupos de botones de opcinSupongamos que deseamos crear dos grupos de botones de opcin donde queremos que el usuario seleccione su gnero as como su color favorito. Si pusiramos todos losbotones de opcinen la misma hoja Excel solo podramos elegir una sola opcin tanto para el gnero como para el color:

De manera predeterminada podemos seleccionar una sola opcin entre todos los botones de opcin ubicados en la misma hoja. La solucin para crear dosgrupos de botones de opcines agregar el control llamadoCuadro de grupo:

Debemos agregar unCuadro de grupopara cada conjunto de botones de opcin que deseamos crear por lo que para nuestro ejemplo agregar dos controles de este tipo. Es muy importante que al dibujar elCuadro de grupote asegures de abarcar el rea completa de losbotones de opcinque deseas asociar de manera que el grupo sea creado correctamente. Como resultado tendremos dos grupos de botones de opcin totalmente independientes:

Si queremos conocer la opcin seleccionada en cada grupo es suficiente con hacer clic derecho sobre cualquierbotn de opciny seleccionar la opcinFormato de control. En la seccin Control debemos colocar la direccin de la celda de nuestra hoja que mostrar la opcin seleccionada.

A partir de ese momento la celda B10 mostrar la opcin seleccionada dentro del primer grupo:

Podemos hacer lo mismo para el otro grupo de manera que losbotones de opcinestn vinculados con la celda B11 y de esta manera poder conocer en todo momento la opcin de color seleccionada:

Agrupar botones de opcin ActiveXLosbotones de opcinActiveX funcionan de manera diferente a los controles de formulario que acabamos de utilizar. Si revisas el botn Insertar de la ficha Programador te dars cuenta de que no existe un control para agrupar controles.La manera de agrupar losbotones de opcinActiveX es a travs de una de sus propiedades. Una vez que hemos agregado los controles necesarios a la hoja debes hacer clic derecho sobre cada uno de ellos (en modo Diseo) y seleccionar la opcin Propiedades. Se mostrar una ventana con las propiedades del control y debemos utilizar la propiedad GroupName:

Puedes observar en la imagen que estoy consultando las propiedades del botn de opcin Femenino y estoy asignando el nombre de grupo Genero. Debo hacer lo mismo con el botn de opcin Masculino, y una vez hecho, los dos botones de opcin tendrn el mismo valor en su propiedad GroupName. De esta manera tendremos dosgrupos de botones de opcinActiveX que funcionan de manera independiente dentro de la misma hoja:

Para saber si un botn de opcin est seleccionado debemos consultar su propiedadValuey si tiene el valor True quiere decir que dicho botn de opcin est seleccionado. Por ejemplo, agregar un botn de comando a la hoja de Excel que tendr el siguiente cdigo:

Private Sub CommandButton1_Click()If OptionButton1.Value = True ThenRange("B10").Value = "Femenino"ElseRange("B10").Value = "Masculino"End IfEnd SubAl seleccionar una opcin del grupo Genero y pulsar el botn de comando, la celda B10 mostrar el valor Femenino o Masculino de acuerdo a la seleccin realizada.

De esta manera hemos aprendido a creargrupos de botones de opcin en Excel, ya sea con controles de formulario o controles ActiveX, de manera que se comporten de manera independiente a pesar de estar ubicados en la misma hoja.

Control Calendario en Excel 2010Por muchos aos los usuarios de Excel tuvimos acceso alControl Calendarioque es un control ActiveX que nos permite mostrar una interfaz amigable al usuario para elegir una fecha. A pesar de ser un control ampliamente utilizado por millones de usuarios de Excel, Microsoft decidi removerlo de Office 2010.En realidad este control era parte de Access y fue incluido desde la versin 2.0 que fue la primera versin de Access que agreg el soporte paracontroles ActiveX. Sin embargo, al ser un control muy verstil, muchos usuarios de Excel llegamos a utilizar el controlMSCAL.OCXpara incluirlo en nuestros propios formularios.El problema con el que nos enfrentamos hoy en da es que existen varias aplicaciones VBA desarrolladas con versiones anteriores de Excel que hacen uso de este control y al intentar utilizarlas en Excel 2010 obtenemos un error. O tal vez queremos volver a utilizar este control en nuestros desarrollos VBA pero nos encontramos con la noticia de que este control ya no est incluido. En esta ocasin te mostrar en tres pasos cmo puedes seguir utilizando elControl Calendario en Excel 2010.NOTA IMPORTANTE: Este procedimiento funciona solamente si tienes Office 2010 de 32 bits sin importar si est corriendo sobre Windows de 32 o 64 bits. Pero si tienes Office 2010 de 64 bits, entonces no podrs utilizar ms este control y debers buscar otras alternativas.Paso 1. Registrar el Control Calendario en WindowsYa que este control fue completamente removido de Office 2010, es necesario descargar el archivoMSCAL.OCXpara poder registrarlo en tu equipo.. Para registrar el control calendario en Windows de 32 bits debes colocar el archivo MSCAL.OCX en la siguiente ubicacin: C:WindowsSystem32.

Si tienes Windows de 64 bits, entonces la ubicacin del archivo MSCAL.OCX debe ser: C:WindowsSysWow64. Ahora que tenemos el archivo en la ubicacin correcta debemos avisarle a Windows sobre la existencia del control y para eso debemos registrarlo. Haz clic en el botn inicio de Windows y en la caja de ejecucin coloca el siguiente comando (pero no pulses Entrar):regsvr32 C:\Windows\System32\MSCAL.OCX

Si tienes Windows de 64 bits el comando a utilizar es el siguiente:regsvr32 C:\Windows\SysWow64\MSCAL.OCXSi tienes Windows Vista o Windows 7, al terminar de introducir el comando pulsa la combinacin de teclas Ctrl + Mays + Entrar. Esta combinacin de teclas es para indicar a Windows que deseas ejecutar este comando como el Administrador del equipo y se mostrar una ventana de advertencia pidiendo tu autorizacin para realizar cambios al equipo. Si por el contrario tienes Windows XP ser suficiente con pulsar la tecla Entrar. Una vez ejecutado el comando anterior se mostrar una ventana de confirmacin:

Paso 2. Cambiar el nivel de notificaciones de usuarioSi tienes Windows XP no es necesario que realices este paso y puedes ir directamente al registro del control en Excel descrito en el paso 3. Pero si tienes Windows Vista o Windows 7 debes cambiar el nivel de notificaciones de usuario de Windows y para ello debes ir al Panel de control > Cuentas de usuario y proteccin infantil > Cuentas de usuario > Cambiar configuracin de Control de cuentas de usuario. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Desplaza el selector de nivel hasta la opcinNo notificarme nuncay haz clic en Aceptar. Windows te pedir que reinicies el equipo y una vez que lo hagas estaremos listos para registrar elControl Calendario en Excel 2010.Paso 3. Registrar el Control Calendario en Excel 2010El primer paso para realizar el registro del Control Calendario es ir a la ficha Programador y hacer clic sobre el botn Insertar y seleccionar el comandoMs controlesque se encuentra en la seccin Controles ActiveX:

Se mostrar el cuadro de dilogoMs controlesy debers pulsar el botnRegistrar personalizado:

Al pulsar el botn se abrir un nuevo cuadro de dilogo que nos permitir seleccionar el archivo MSCAL.OCX que fue registrado en Windows en el primer paso y que puede estar en C:WindowsSystem32 o en C:WindowsSysWow64 si tienes Windows de 64 bits. As que ve a la ubicacin donde colocamos el archivo, seleccinalo y pulsa el botn Abrir. Como resultado se mostrar el cuadro de dilogoMs controlescon elControl Calendario seleccionado:

Al pulsar el botn Aceptar podrs insertar el Control Calendario en la hoja de Excel tal como insertamos cualquier otro control ActiveX:

Ejemplo de uso del Control CalendarioSi nunca has utilizado elControl Calendario, es un buen momento para hacer un ejemplo sencillo de manera que puedas aprender a utilizarlo. Ya con los pasos anteriores tenemos una hoja de Excel que contiene este control. Ahora debemos insertar un botn de comando ActiveX:

Haz doble clic sobre el botn para insertar el siguiente cdigo:Private Sub CommandButton1_Click()Range("E10").Value = Calendar1.ValueEnd SubEste cdigo modificar el valor de la celda E10 para mostrar la fecha seleccionada en el calendario. Una vez guardados los cambios podemos probar el funcionamiento de este cdigo seleccionando una fecha del calendario y pulsando el botn de comando de la siguiente manera:

Recuerda que este tutorial ha sido escrito especialmente para instalar y usar elControl Calendario en Excel 2010de 32 bits. Si haces uso de este control y deseas compartirlo con alguien que tiene una versin inferior de Excel no habr problema, pero si la otra persona tambin tiene Excel 2010 ser indispensable que realice la instalacin del control MSCAL.OCX en su propio equipo tal como lo hemos descrito en este apartado.Por ltimo, no olvides regresar el nivel de notificacin de usuario que hicimos en el Paso 2 al nivel predeterminado de manera que mantengas el nivel de seguridad adecuado en tu equipo.Introduccin a las macrosLasmacros de Excelnos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser ms eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es ms que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

Qu es una macro de Excel?Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasin te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podran automatizar con unamacro.Unamacroes un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que estn siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.Por ejemplo, si todas las maanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podra crear una macro para que lo haga automticamente por ti. Lasmacrosse utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez.Un lenguaje de programacinLasmacrosse escriben en un lenguaje de computadora especial que es conocido como Visual Basic for Applications (VBA). Este lenguaje permite acceder a prcticamente todas las funcionalidades de Excel y con ello tambin ampliar la funcionalidad del programa.Pero no te preocupes si no eres un programador de computadoras, Excel provee de una herramienta especial que permite crear unamacrosin necesidad de conocer los detalles del lenguaje de programacin. Aunque si aceptas el desafo y te introduces en el mundo de la programacin VBA pronto te convertirs en un Ninja de Excel.Vers que crear unamacroen Excel no es tan complicado y ser una manera fcil y rpida de eliminar esas tareas repetitivas que todos los das te quitan minutos preciados de tu tiempo.

Para qu sirve una macro en ExcelPara qu sirve una macro en Excel? Una macro nos ayuda a automatizar aquellas tareas que hacemos repetidamente. Una macro es una serie de instrucciones que son guardadas dentro de un archivo de Excel para poder ser ejecutadas cuando lo necesitemos.Automatizacin de tareasSeguramente ests familiarizado con procesos de automatizacin en el mbito industrial. Un ejemplo muy claro son las plantas ensambladoras de automviles donde existen robots que han sustituido tareas que antes eran hechas por humanos. La automatizacin trajo beneficios como mayor eficiencia y productividad de las plantas y un mejor aprovechamiento del tiempo del personal al reducir la cantidad de tareas repetitivas que realizaban.De la misma manera las macros nos ayudan a eliminar esas tareas repetitivas de nuestro trabajo cotidiano al permitirnos utilizar mejor nuestro tiempo en el anlisis de los datos y en la toma de decisiones.Cmo se ve una macro en Excel?Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por sus siglas en ingls (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarn a indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.

Aprender ellenguaje VBAno es nada complicado y se puede lograr fcilmente. Lo que toma un poco ms de tiempo es pulir nuestras habilidades de programacin. Lo que quiero decir con esto es que para ser un buen programador de macros debes dedicar tiempo en resolver mltiples problemas en donde puedas llevar al lmite el lenguaje VBA.Creacin de una macroLas macros se crean con elEditor de Visual Basicel cual nos permitir introducir el cdigo con las instrucciones que sern ejecutadas por la macro.Existe otro mtodo que es utilizar laGrabadora de macrosla cual ir grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la grabacin. Una vez grabada la macro podremos reproducir de nuevo las acciones con tan solo un clic.

Mostrar la ficha ProgramadorSi quieres escribir una nueva macro o ejecutar una macro previamente creada, entonces debeshabilitar la ficha Programadordentro de la cinta de opciones. Para mostrar esta ficha sigue los siguientes pasos.Mostrar la ficha Programador en Excel 2010Haz clic en la ficha Archivo y elige la seccin Opciones. Se mostrar el cuadro de dilogoOpciones de Exceldonde debers seleccionar la opcinPersonalizar cinta de opciones.

En el panel de la derecha debers asegurarte de seleccionar la fichaProgramador.

Acepta los cambios y la ficha se mostrar en la cinta de opciones.

Grupos de la ficha ProgramadorEl grupoCdigotienes los comandos necesarios para iniciar el Editor de Visual Basic donde se puede escribir directamente cdigo VBA. Tambin nos permitir ver la lista de macros disponibles para poder ejecutarlas o eliminarlas. Y no podramos olvidar mencionar que en este grupo se encuentra el comandoGrabar macroel cual nos permite crear una macro sin necesidad de saber sobre programacin en VBA.El grupoComplementosnos permite administrar y habilitar complementos como elSolver.El grupoControlesincluye funcionalidad para agregar controles especiales a las hojas de Excel como los controles de formulario que son botones, casillas de verificacin, botones de opcin entre otros ms que sern de gran utilidad para ampliar la funcionalidad de Excel.El grupoXMLpermite importar datos de un archivo XML as como opciones tiles para codificar archivos XML. Finalmente el grupoModificarsolamente contiene el comando Panel de documentos.Aunque pueden parecer intimidantes los comandos de laficha Programadorcon el paso del tiempo te irs familiarizando poco a poco con cada uno de ellos.La grabadora de macrosPuedes crear una macro utilizando el lenguaje de programacin VBA, pero el mtodo ms sencillo es utilizar la grabadora de macrosque guardar todos los pasos realizados para ejecutarlos posteriormente.La grabadora de macros en Excel 2010Lagrabadora de macrosalmacena cada accin que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con antelacin los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabacin.Para utilizar la grabadora de macros debes ir a la ficha Programador y seleccionar el comandoGrabar macro.

Al pulsar el botn se mostrar el cuadro de dilogoGrabar macro.

En el cuadro de textoNombre de la macrodebers colocar el nombre que identificar de manera nica a la macro que estamos por crear. De manera opcional puedes asignar un mtodo abreviado de teclado el cual permitir ejecutar la macro con la combinacin de teclas especificadas.La lista de opcionesGuardar macro enpermite seleccionar la ubicacin donde se almacenar la macro. Este libro. Guarda la macro en el libro actual. Libro nuevo. La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesin actual de Excel. Libro de macros personal. Esta opcin permite utilizar la macro en cualquier momento sin importar el libro de Excel que se est utilizando.Tambin puedes colocar una Descripcin para la macro que vas a crear. Finalmente debes pulsar el botn Aceptar para iniciar con la grabacin de la macro.Al terminar de ejecutar las acciones planeadas debers pulsar el botnDetener grabacinpara completar la macro.

Crear una macroEn esta ocasin mostrar cmocrear una macro en Excelutilizando la grabadora de macros. La macro ser un ejemplo muy sencillo pero permitir ilustrar el proceso bsico de creacin.

Voy acrear una macroque siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto.Para iniciar la grabacin debes ir al comandoGrabar macroque se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

Observa cmo he colocado un nombre a la macro y adems he especificado el mtodo abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botn Aceptar se iniciar la grabacin. Observa con detenimiento los pasos.

Al terminar los pasos se pulsa el comandoDetener grabaciny la macro habr quedado guardada. Para ejecutar la macro recin guardada seleccionar una nueva hoja de Excel y seleccionar el comando Macros.

Al pulsar el comandoMacrosse mostrar la lista de todas las macros existentes y de las cuales podrs elegir la ms conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarn todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrs el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el mtodo abreviado de teclado de la macro entonces se omitir este ltimo cuadro de dilogo.

El cdigo de la Grabadora de macrosUna manera muy interesante de descubrir y aprender ms sobrecdigo VBAes analizar el cdigo generado por la Grabadora de macros. Para este ejemplo grabaremos una macro muy sencilla que solamente cambie el color de la fuente de la celda actual.Para comenzar debemos ir a la fichaProgramadory pulsar el comandoGrabar macrolo cual mostrar el cuadro de dilogo donde asignar un nombre a la macro que estoy por crear.

Pulsa el botn Aceptar y se comenzarn a grabar todas las acciones, as que debes actuar con cuidado porque se grabar absolutamente todo. Para la macro que estoy grabando solo har lo siguiente: ir a la ficha Inicio y pulsar el comandoColor de fuentey seleccionar el colorrojopara la celda activa.

Una vez hecho esto debo detener la grabacin de la macro y una alternativa para hacerlo es pulsar el icono que se muestra en la barra de estado.

Ahora que ya hemos generado la macro, pulsa el botnMacrosque se encuentra en el grupoCdigode la ficha Programador. Se mostrar el cuadro de dilogoMacroque enlista todas las macros que hemos creado.

Selecciona la macro recin creada y pulsa el botn Modificar. Esto abrir elEditor de Visual Basicy mostrar el cdigo generado para la macro.

Observando este cdigo podemos aprender varias cosas. Para empezar observamos que el objeto Selection tiene una propiedad llamada Font que es la que hace referencia a la fuente de la celda o rango seleccionado. A su vez, la propiedad Font tiene otra propiedad llamada Color que es precisamente la que define el color rojo de nuestra celda.

Establecer seguridad de macrosLa seguridad es un tema importante al hablar de macros en Excel. Si abres algn archivo que contenga una macro maliciosa puedes causar algn tipo de dao al equipo. De manera predeterminada Excel no permite ejecutar macros automticamente.Sin embargo, si ests creando tus propias macros y deseas remover esta proteccin porque sabes que no existe cdigo malicioso, entonces puedes modificar la configuracin parahabilitar todas las macros. Para hacerlo debes seguir los siguientes pasos:Haz clic en la ficha Archivo y posteriormente en Opciones. Dentro del cuadro de dilogo mostrado selecciona la opcinCentro de confianzay posteriormente pulsa el botnConfiguracin del centro de confianza. Se mostrar el cuadro de dilogoCentro de confianza.

Dentro de la seccinConfiguracin de macrosselecciona alguna de las opciones disponibles. Deshabilitar todas las macros sin notificacin. Deshabilita las macros y permite ejecutar solamente aquellas que estn almacenadas en un lugar confiable. Los lugares confiables se configuran en la seccin Ubicaciones de confianza del mismo cuadro de dilogo. Deshabilitar todas las macros con notificacin. Muestra una alerta de seguridad advirtiendo sobre la intencin de ejecutar una macro de manera que se pueda decidir si se desea ejecutar. Esta es la opcin predeterminada de Excel. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Solamente se podrn ejecutar las macros que estn firmadas digitalmente. Habilitar todas las macros. Permite ejecutar todas las macros sin enviar alguna notificacin al usuario. Esta opcin es til si se ejecutan mltiples macros totalmente confiables. Esta opcin es la que corre los mayores riesgos al ejecutar una macro de una fuente desconocida.Una vez seleccionada la opcin deseada se debe pulsar el botn Aceptar para hacer los cambios permanentes.BibliografaMicrosoft. (2013). Microsoft Office. Recuperado el Julio de 2013, de http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/referencias-a-celdas-y-rangos-HP005198323.aspxRuz, M. (2010). Excel Total. Recuperado el Julio de 2013, de http://www.exceltotal.com

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