TEKTRONIC Excel Bsico.

SESIN 1:

INTRODUCCIN AL MICROSOFT EXCEL 2013.

INTRODUCCINMicrosoft Excel es un programa creado por la compaa Microsoft, destinado a crear, modificar y administras hojas de clculo. En un inicio fue creado para el rea administrativa y contable, pero gracias a su flexibilidad ha hecho que muchas actividades profesionales necesiten del apoyo del Ms. Excel.

EJECUTANDO EL MS. EXCELPara poder acceder al programa podemos hacerlo de diversas formas:1) Accediendo desde el escritorio:Buscamos en nuestro escritorio el icono del Ms. Excel y damos doble clic y se nos abrir el programa.

2) Accediendo desde el botn inicio:Buscamos el botn de inicio ya sea dando clic en el o presionando la tecla de Windows:

Se desplegar y buscaremos Todos los programas:

Al dar clic se desplegarn muchas carpetas y programas, pero nosotros buscamos la carpeta Microsoft Office 2013 y seleccionamos el programa Excel 2013:

3) Accediendo desde el ejecutor de programas:Desde nuestro teclado combinamos las teclas de Windows + R y se nos abrir la siguiente ventana:

Escribimos la palabra Excel y damos clic en el botn de Aceptar.Y se nos abrir el Excel:

Donde en la parte izquierda de la pantalla nos presenta una franja del color verdad y nos muestra los ltimos archivos trabajados, y en la parte derecha tenemos las plantillas que se nos presenta por defecto pero para fines del curso usaremos un libro en blanco y damos clic, empezamos a trabajar en nuestro Ms. Excel.

DESCRIPCIN DEL ENTORNO MS. EXCEL

Despus de haber ejecutado el Ms. Excel y haber elegido trabajar en una hoja en blanco, Ms. Excel tiene el siguiente entorno:A. Herramientas de acceso rpido: Configurable a nuestras necesidades, podemos insertar solo las herramientas que constantemente lo necesitamos, se encuentra en la parte superior izquierda de nuestra pantalla..

Al dar clic en la flecha hacia abajo se despliegan ms herramientas que podemos insertar en nuestra barra.

B. Nombre del libro: Nos muestra el nombre de nuestro libro y el software que estamos utilizando, se encuentra en la parte superior centro, por defecto cuando es un libro nuevo el nombre ser Libro1.

C. Botones de control de la ventana: Estos botones nos permitirn minimizar, maximizar y cerrar la venta del software Ms. Excel, encontramos un nuevo botn que nos permite controlar la cinta de opciones dndonos tres opciones de como ocultar la cinta de opciones y as tener ms espacio de trabajo. Se encuentra en la parte superior derecha de nuestra pantalla.

D. Cinta de opciones: Lo conforma un conjunto de herramientas que nos permitirn transformar mis hojas de clculos, estas estn separadas por pestaas:

Son descriptivas, por ejemplo si quiero insertar una imagen tendr que dar clic en la pestaa imagen, si quiero configurar una pgina tendremos que ir a configuracin de pgina, dentro de ella hay una especial que tiene un color diferente (verde), a diferencia del resto ac encontramos herramientas que me permitan configurar mi programa Ms. Excel.

E. Cuadro de nombre de celda: Cuando activamos una celda (al dar clic en una celda) y si se hace difcil saber su nombre, en este recuadro se nos presenta el nombre, en el ejemplo se puede ver primero la letra de la columna seguido del nmero de la fila:

F. Barra de frmulas: Al activar una celda y si damos clic en la barra de frmulas podemos ingresar cualquier tipo de dato (fecha, hora, texto, nmero, etc) y si ponemos el igual (=) podemos ingresar frmulas o funciones.

G. rea de trabajo: En toda esta rea realizaremos el ingreso de todos los datos que deseamos analizar, procesaremos nuestros datos generados usando frmulas y funciones. Se presentar la informacin ya sea en nmero o grficos, etc.

H. Barras de desplazamiento: Nos permitirn desplazarnos por el escenario ya sea en forma vertical u horizontal.

I. Zoom de hoja: Permitir poder agrandar o achicar el escenario de acuerdo a la vista del programador, la unidad siempre se da en porcentajes. Al dar clic en ms (+) se agranda y al dar clic en menos (-) se achica.

J. Vista de libro: Nos muestra las tres diferentes formas que tiene el Excel para trabajar, su configuracin depende de la comodidad del programador.

CONCEPTOS BSICOS

Libro: Los documentos de Excel se denominan Libros. Un Libro est compuesto por varias hojas de clculo, este libro se guarda en cualquier dispositivo de almacenamiento digital y tiene la extensin .xlsx. Hoja: Es una hoja electrnica y nos permite construir planilla, cuadros estadsticos, tablas, etc. Una hoja est compuesto por filas y columnas. Columna: Es la agrupacin de las celdas en forma vertical desde arriba hacia debajo de la hoja de trabajo. Las columnas para diferenciarse de las filas se identifican mediante una letra A, B, C, etc. Fila: Es la agrupacin de las celdas en forma horizontal de izquierda a derecha en la hoja de trabajo. Las filas para diferenciarse de las columnas se identifican mediante un nmero 1, 2, 3 Celda: Llamamos celda a la interseccin de una columna y una fila. Una celda puede contener texto, nmeros, fecha, frmulas, funciones, etc. Para hacer ms efectivo el trabajo en Excel, se puede compartir datos con otras hojas de clculo. Para poder identificar una celda primero escribe la letra de la columna seguido por el nmero de la fila, como en el ejemplo siguiente la celda B3:

Rango: Es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden ser seleccionadas para realizar una operacin igual con todas.ACCIONES BSICAS Abrir un Libro existente: Para poder abrir un libro de Excel que tenemos guardado en nuestro equipo (disco duro, usb, cd, etc) vamos al explorador de Windows, podemos presionar las siguientes teclas: Al hacer esto se nos abrir el explorador, en donde ubicaremos nuestro directorio en el que tenemos nuestro archivo de Excel guardado:

Seleccionamos dando clic en el archivo y luego un doble clic para abrirlo.Tambin podemos dentro del mismo Ms. Excel abrir un libro, para ello vamos hacer los siguientes pasos:

En primer lugar damos un clic en la pestaa Archivo y seleccionamos la opcin Abrir:

Se nos abrir la siguiente ventana:

Donde podemos abrir un libro que est en la nube, pero en este caso trabajaremos con archivos que estn en nuestro equipo damos clic en equipo

Nos muestra los archivos de Excel recientemente modificado y al final nos muestra el icono de Examinar, damos clic y nos muestra el explorador de Windows para buscar nuestro Libro de Excel.

Busca en el directorio que se encuentra su Libro y selecciona el archivo de Excel, da clic en Abrir.

Guardar un Libro: Para guardar un el libro de Excel que estamos trabajando vamos a la pestaa de Archivo:

Y se nos abrir las opciones de Guardar:

Podemos guardarlo en la nube, pero para nuestro caso seleccionamos Equipo y luego buscamos el icono de Examinar y se nos abrir el explorador de Windows donde buscaremos nuestro directorio donde queremos guardar:

Le damos un nombre a nuestro Libro de Excel y damos clic en Guardar.

Abrir un Libro nuevo: Si estamos trabajando en el Excel y deseamos abrir un nuevo libro, vamos a la pestaa archivo:

Al abrir buscamos la opcin Nuevo:

Y se nos abrir la pantalla como cuando estamos iniciando y elegimos un Libro en blanco:

TIPO DE DATOS

Los libros de Excel estn formados por hojas, y cada una de las hojas contiene ms de 17 millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razn es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:1) Valores numricos: Los valores numricos los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numrico en una celda el contenido ser alineado a la derecha. Ejemplo:

Excel un valor numrico nos puede presentar de diferentes formas como veremos en las columnas B, C y D tienen el mismo valor pero representados de diversa forma:

Las fechas en el Excel tambin son nmeros y son datos que frecuentemente utilizamos y que se pueden desplegar de diferente formas como en el siguiente ejemplo:

Estas celdas muestran un formato de fechas diferentes, pero al final tienen el mismo valor. Para conocer copias las fechas en la columna B y cambiamos a formato general, vemos el siguiente ejemplo:

En cuanto a los valores numricos en Excel 2013 se tiene una precisin de hasta 15 dgitos, mejor dicho solo podemos tener un nmero de 15 dgitos, parece preocupante pero la verdad es difcil encontrar alguien que trabaje con 15 dgitos

2) Texto: Es inevitable no encontrarnos un documento de Excel sin texto, ya que lo utilizamos para indicar diversos tipos de datos como los nombres, cdigos, pagos, etc.Por texto entendemos aquellas cadenas que estn formadas por caracteres alfanumricos y/o smbolos especiales. Una manera de identificar fcilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alinear de manera automtica a la izquierda.

3) Frmulas: Excel puede contener no solo nmeros y textos, tambin puede contener una frmula, que no es ms que un conjunto de instrucciones que manipularn los valores numricos o texto y nos devolvern un resultado. No olvidemos que una funcin es una formula constante y que si queremos que una celda almacene una formula o funcin se inicia con el signo = (igual), como en el siguiente ejemplo:

Tenemos algunos almacenamientos especiales, de repente necesito almacenar en una celda como texto lo siguiente =15+30, tenemos un problema ya que al iniciar con igual lo tomara como una formula y nos dar un resultado de 45, como en el siguiente ejemplo:

Para poder almacenarlo como texto ponemos adelante el smbolo de apstrofe () de la siguiente manera:

De esta manera solucionamos nuestros casos especiales.Excel en forma automtica reconoce el tipo de dato que le ingresamos, pero si deseamos personalizarlo, lo hacemos desde la pestaa Inicio en el grupo de herramientas de Nmero, como se muestra en la siguiente imagen:

Se desplazar un abanico de formatos para trabajar de acuerdo a nuestros requerimientos.MANIPULANDO CELDAS

Las celdas son la parte que le daremos ms importancia ya que como hemos visto es all donde almacenaremos nuestros datos numricos, texto o formulas. Es necesario aprender a manipularlos de tal forma que nos ayude a organizar nuestros documentos para que sea entendible para cualquier usuario.

Para poder trabajar con las herramientas que nos permitir manipular nuestras celdas y configurarlas de acuerdo a nuestras necesidades vamos a la pestaa Inicio y trabajamos con las herramientas de Fuente y Alineacin:

Nos permitir cambiar el tipo de texto y el tamao. Nos permitir ponerle negrita, cursiva o subrayar el texto o la celda que seleccionemos.Nos permitir dibujar los bordes a nuestras celdas o a un rango de celdas que tengamos seleccionados.Con la herramienta como balde me permitir darle un relleno a mi celda del color que desee. Y la letra para darle color al texto.Con estas herramientas alinearemos los contenidos de nuestras celdas en forma horizontal y en forma vertical. Nos permitir girar el texto de una celda a un ngulo diagonal o a una orientacin vertical. Tiene una mayor eficacia cuando etiquetamos columnas estrechas. Cuando tenemos un texto largo en una celda pequea y si activamos esta herramienta har que el texto se forme en varias lneas hasta alcanzar en la celda (normalmente ensancha la fila). Me permite combinar varias celdas, si necesito unir dos o ms celdas puedo usar esta herramienta, tambin tengo la opcin de combinar celdas en forma horizontal.

TRABAJANDO CON FILAS Y COLUMNAS

De acuerdo a nuestras necesidades muchas veces tendremos que insertar una nueva columna o fila, o tendremos que ajustar el alto o ancho de nuestras filas o columnas para tener una buena presentacin y buen orden de nuestros datos.Para ensanchar o adelgazar nuestras columnas ubicamos el cursor entre la lnea que separa una columna de otra:

Una vez ubicado nuestro cursor arrastramos a la derecha o izquierda de acuerdo a nuestras necesidades.Si deseamos poner el mismo ancho a un conjunto de celdas, por ejemplo:

Tenemos que las celdas B2 hasta E2 podemos adelgazar un poco el ancho de columna hacemos lo siguiente, seleccionamos las columnas, ubicamos nuestro cursor sobre la columna hasta que tome forma de flecha hacia abajo y seleccionamos arrastrando el cursor:

Luego nos ubicamos en el borde de cualquier columna que hemos seleccionado, damos clic y arrastramos hasta que tome la forma que deseamos y soltamos el clic como en la siguiente imagen:

De la misma forma trabajamos para nuestras filas, si deseamos darle altura a nuestra fila, ubicamos el cursor en el borde de una fila con otra:

Damos un clic y arrastramos de acuerdo a la altura que deseamos poner a nuestra fila. Si deseamos trabajar poniendo a un conjunto de filas a la misma altura seleccionamos nuestras filas cuando el cursor toma la forma de flecha horizontal, damos clic y arrastramos, como muestra la siguiente figura:

Ponemos el cursor al borde de una fila de otra, seleccionamos y arrastramos hasta darle la altura que deseamos, como se muestra en la figura:

De esta forma podemos trabajar con nuestras columnas y filas configurndolas a nuestros requerimientos.TRABAJANDO CON HOJASMs. Excel es un libro que est compuesto por hojas de clculo, en donde se tiene como unidad principal a la celda, el trabajo con hojas es bien importante ya que nos permite organizar los datos que deseamos almacenar, estas hojas pueden ser independientes o el contenido de sus celdas pueden ser dependiente de otras hojas que pertenece al mismo libro.Cuando arrancamos el Ms. Excel 2013 por defecto vemos que se nos abre solo una (1) hoja, en versiones anteriores podemos observar que se abren tres (3) hojas:

Pero es configurable ya que si ingresamos a la configuracin podemos cambiarlo, para ello realizamos lo siguiente, vamos a la pestaa de ARCHIVO:

Se abrir una lista y damos clic donde dice OPCINES:

Se abrir una ventana donde se presenta las opciones de configuracin seleccionamos en General y damos clic Incluir este nmero de hojas, marcamos la cantidad de hojas que deseamos que se nos presente al arrancar el Ms. Excel 2013:

Aadir hoja: Muchas veces cuando estamos trabajando, deseamos abrir nueva hoja, para ello tenemos dos opciones:

Eliminar hoja: Si deseamos eliminar una hoja de nuestro libro seleccionamos dando clic en la hoja que deseamos eliminar y luego damos clic derecho y buscamos la opcin Eliminar:

Cambiar nombre: Cuando creamos una nueva hoja, por defecto el Excel le pone el nombre de Hoja seguido de un nmero correlativo. Pero muchas veces necesitamos cambiarle el nombre de la hoja en algo ms descriptivo para nosotros, para ello seleccionamos la hojas que deseamos cambiar el nombre dndole clic, seguido damos un clic derecho y seleccionamos la opcin Cambiar nombre.

Una vez que hemos hecho esto cambiamos el nombre de acuerdo a nuestro deseo.

Ocultar y mostrar hojas: Otra opcin que nos da Excel para nuestra mejor comodidad y seguridad al trabajar es ocultar las hojas que no necesitamos mostrar. De la misma forma seleccionamos dando un clic en la hoja que deseamos ocultar y luego damos un clic derecho y buscamos la opcin Ocultar.

Para poder mostrar las hojas que estamos ocultando, seleccionamos cualquier hoja damos un clic derecho y buscamos la opcin Mostrar; se nos abrir una ventana donde elegiremos la hoja que deseamos mostrar y damos clic en Aceptar.

Mover de posicin: Tambin para poder tener comodidad en nuestro trabajo con Excel podemos mover de posicin a la orden que deseamos. Para hacer esto solo damos un clic en la hoja que deseamos mover y arrastramos sin soltar el clic a la posicin que deseamos:

Color de etiqueta: Para poder darle un toque de diseo y orden podemos darle color a las etiquetas de nuestras hojas, seleccionamos la hoja que deseamos darle un color de etiqueta, luego seleccionamos Color de etiqueta, se nos abrir una paleta de colores y seleccionamos la que mejor nos guste:

Ing. Isaas Medina Rojas.