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INFORME

CÓDIGO: F-PGED05-10 VERSIÓN: 01 FECHA: 23-08-2013

INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD DE NARIÑO - IDSN

OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

INFORME CONTABLE DE EMPALME POR CAMBIO

DE REPRESENTANTE LEGAL 2.015 – 2.016

SAN JUAN DE PASTO 2015

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

I. INFORME CONTABLE DE EMPALME POR CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL 2.015 - 2.016

1. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

2. LIBROS DE CONTABILIDAD 3. CALCULOS ACTUARIALES 4. SITUACIONES ESPECIALES POR PROCESOS Y RECLAMACIONES 5. FONDOS ESPECIALES

6. SITUACIONES PENDIENTES POR RESOLVER 7. CONTROL INTERNO CONTABLE

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INTRODUCCION

El Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, así como la Circular Externa No. 005 De Octubre 19 de 2.015 emitida por la Contaduría General de la Nación y en concordancia con lo previsto en la Ley 951 de 2.005; Ley 901 de 2.004 y Régimen de Contabilidad Pública, establecen la obligación de realizar entrega al separarse del cargo, culminar la gestión o cuando se produzca cambios de administrador, como en este caso, informe los aspectos en cuanto a gestión, recursos humanos, financieros y administrativos bajo su competencia del periodo de administración. Por lo anterior, y en cumplimiento a la normatividad vigente, la Oficina de Control Interno, presenta un informe claro, preciso y detallado del proceso de empalme relativo al Control Interno Contable, de los Estados Financieros y del resultado final de la Evaluación al Sistema de Control Interno Contable vigencia 2.015. Es importante aclarar que el presente informe se realizó verificando los documentos soportes que respaldan la información financiera, la cual es generada y reportada por el Area Contable y la Oficina de Tesorería del IDSN, con el objeto de dejar constancia en las condiciones en que se encuentra y se entrega el Sistema de Información Contable del Instituto Departamental de Salud de Nariño.

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INFORME CONTABLE DE EMPALME POR CAMBIO DE REPRESENTANTE LEGAL

2.015 – 2.016

En cumplimiento de la Circular Externa No. 005 del 19 de Octubre de 2.015 emitida por la Contaduría General de la Nación, en cuanto al proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes, en observancia de la Ley 951 de 2.005, Ley 901 de 2.004 y Régimen de Contabilidad Pública, en lo relativo al Acta de Gestión que se debe elaborar dentro del proceso integral de empalme por parte de los actuales gobernantes, la Oficina de Control Interno de Gestión, elabora el informe de acuerdo al seguimiento y análisis de la información contable registrada en el Sistema Financiero Sysman con corte a 31 de Diciembre de 2.015, en el que referencia las condiciones en las cuales se entrega el Sistema de Información Financiera del IDSN por cambio de representante legal, teniendo en cuenta el siguiente contenido:

1. SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

El Sistema de Información Contable del Instituto Departamental de Salud de Nariño – IDSN, se integra bajo el Software Administrativo y Financiero SYSMAN, adquirido con licencia de funcionamiento del Software a partir del año 2.006, y con actualización de versión: 2.015. En la actualidad cuenta con los módulos contratados por el IDSN: Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Almacén, Nomina, Contratación, adicional a estos el software Sysman hace uso de otras herramientas complementarias para realizar interfaces entre los módulos tal es el caso de la interface de nómina. Anualmente se viene realizando contratos de soporte técnico y actualización con el Proveedor del Software Sysman. El acceso al Sistema se realiza mediante un Usuario y una Contraseña, dependiendo del usuario que solicite el acceso, valida los permisos para realización del proceso respectivo. El Instituto Departamental de Salud de Nariño IDSN, aplica las diferentes etapas del proceso contable (identificación, clasificación, registro y ajustes, elaboración de estados Contables y el análisis, interpretación y comunicación de la información), como lo establece la Resolución No. 357 del 23 de Julio de 2.008 de la Contaduría General de la Nación, en el que adopta el procedimiento de Control Interno Contable y de Reporte del

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Informe Anual de Evaluación a la CGN. Los registros contables se encuentran debidamente soportados en los respectivos comprobantes contables y libros auxiliares con los documentos que respaldan las operaciones financieras conforme a la normatividad legal. Así mismo se encuentran las notas a los Estados Financieros de carácter General y Específico, según formatos establecidos por la Contaduría General de la Nación, los cuales dan claridad a las cuentas contables más representativas del Instituto. El equipo de trabajo de la Oficina de Contabilidad está conformada por personal idóneo para realizar las labores propias del sistema de información contable y demás actividades relacionadas con la preparación, elaboración y generación de Estados Financieros, relacionados así:

2 Profesionales (Grado 1 y Grado 2)

1 Técnico Operativo

2 Auxiliares Operativos

Es preciso mencionar que en el mes de Junio de 2.015, el Instituto Departamental de Salud de Nariño – IDSN, realizó la encargatura del Profesional del área contable al Señor JAVIER MAURICIO ANDRADE, Contador Público, siendo la persona responsable del proceso, consolidación y presentación de la Información Financiera del IDSN a 31 de diciembre de 2.015.

2. LIBROS DE CONTABILIDAD En cumplimiento al Plan General de la Contabilidad Pública, el Instituto Departamental de Salud de Nariño IDSN, en relación con la tenencia, conservación y custodia de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad, prepara la contabilidad por medios electrónicos, los mismos se encuentran actualizados a la fecha de corte 31 de diciembre de 2.015, con sus correspondientes soportes, los cuales reposan en los archivos de las Oficinas de Contabilidad y Tesorería. El Instituto Departamental de Salud de Nariño IDSN, en cumplimiento a la Circular Externa 005 del 19 de octubre de 2015, como al Instructivo 003 del 09 de diciembre de 2015 y Resolución No. 357 de 2.008 expedidos por la Contaduría General de la Nación, estableció mediante Resolución No. 3803 del 11 de noviembre de 2.015 el cierre presupuestal y contable para la vigencia 2.015, con el propósito de llevar a cabo un adecuado cierre en materia financiera para la vigencia 2.015 y de este modo garantizar

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que la entrega de la información a los diferentes Órganos de Control sea ágil y el inicio de ejecución de recursos para la vigencia 2.016 oportuno, detallándose las siguientes actividades.

Cierre de compras

Cierre de tesorería, mediante la expedición de la Resolución de Cuentas por Pagar No. 4621 de diciembre 31 de 2015,

Cierre de Presupuesto

Legalización caja menores sede IDSN, ETV sede Tumaco y Salud Pública

Legalización viáticos y gastos de viaje.

Legalización anticipos a contratistas

Reconocimiento de derechos y obligaciones.

Toma física inventarios.

Conciliaciones bancarias

Verificación, conciliación y ajustes operaciones reciprocas

Consolidación prestaciones sociales

Actualización de la Información Básica en el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).

Además, el Instituto Departamental de Salud IDSN programó otras actividades que por su naturaleza de ejecución, deben realizarse después del cierre contable (Enero/ 2016), las cuales se encuentran plenamente identificadas y que se desarrollaran cuando se concluya con el proceso de cierre contable y financiero, como es el caso:

Conciliaciones cuentas Activo y Pasivo

Registro de Provisiones para pensiones

Registro de Depreciaciones

Registro de Amortizaciones y Valorizaciones

Reconocimiento de Pasivos Pensionales

Reconocimiento y Revelación de Procesos Judiciales, Laudos Arbitrales, Conciliaciones Extrajudiciales, etc.

Verificación de saldos de las subcuentas "OTROS" no superen el 5% de la cuenta respectiva, revelación de la información en las Notas de Carácter Específico.

Conciliación entre áreas de la entidad que generen información contable (contabilidad - recurso humano, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, cartera, etc.,)

Titularidad y respaldo legal de todos los bienes

Conciliación Información relacionada con el Reconocimiento de Activos Entregados para uso permanente sin contraprestación

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Formalización, soporte y actualización de Derechos, Obligaciones, Ingresos, Gastos y Costos

Estados Financieros con fecha de corte 31 de diciembre de 2.015

Y Notas a los Estados Contables.

3. CALCULOS ACTUARIALES

El Instituto Departamental de Salud de Nariño IDSN, establecimiento público descentralizado del orden Departamental, con la característica de ser una institución dotada de Personería Jurídica, autonomía administrativa y presupuestal, entidad adscrita al Departamento de Nariño, como entidad rectora de la Salud en el Departamento, tiene conocimiento de la suscripción de trece (13) convenios de concurrencia entre la Nación, el Departamento de Nariño y cada E.S.E beneficiaria del Pasivo Prestacional. Los convenios de concurrencia suscritos tienen como propósito establecer el valor, los términos y mecanismos de pago de la concurrencia a cargo de los concurrentes en la financiación del pasivo prestacional por concepto de cesantías y pensiones causados a 31 de diciembre de 1.993 de los trabajadores y ex trabajadores de cada entidad reconocidos como beneficiarios mediante Resolución No. 3652 de Octubre de 2.008, en los porcentajes establecidos en la misma resolución expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El Instituto Departamental de Salud de Nariño IDSN, certifica que en sus archivos reposa el Certificado de Calidad de Beneficiarios de los Recursos del Fondo de Pasivo Prestacional, expedido por la Dirección General de Descentralización y Desarrollo Territorial del Ministerio de Salud, de fecha 20 de enero de 1.999. Los saldos del Pasivo Pensional del IDSN, de acuerdo al último estudio realizado por la Firma de Consultores Asociados y con corte a septiembre de 2.009 asciende a la suma aproximada de $195.224.102.480 y de acuerdo a los porcentajes de concurrencia, al IDSN, le corresponde concurrir con $3.416.421.793. A la fecha el Ministerio de Hacienda y Crédito Público ha establecido directrices para suscribir o actualiza los convenios de concurrencia, ante lo cual el IDSN, realizará las consultas, solicitudes de asesoría, estudio y ejecución de actividades para el proceso de actualización o suscripción de un nuevo convenio de concurrencia.

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4. SITUACIONES ESPECIALES POR PROCESOS Y RECLAMACIONES

Durante el periodo comprendido entre los años 2012 a octubre de 2.015, se radicaron un total de 114 demandas en contra del Instituto Departamental de Salud de Nariño – IDSN, siendo las acciones de la reparación directa, las de mayor ocurrencia, seguidas de las de Nulidad y Restablecimiento del Derecho, asuntos que por competencia se tramitan ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. De las 114 demandas que cursan en los despachos judiciales, se tiene que hasta la fecha únicamente se han fallado 45 procesos, lo que significa que 68 asuntos están sin sentencia aun, lo cual valga aclarar no depende del impulso procesal de las partes sino al parecer de la congestión en los estrados judiciales en particular en la Jurisdicción Contenciosa Administrativa. De los 45 procesos fallados, 38 asuntos se encuentran con sentencia favorable a los intereses del IDSN, lo que equivale al 84.44% siendo únicamente el 9.21% fallos desfavorables. En relación a los cobros por Jurisdicción Coactiva, relacionada con los dineros adeudados al Instituto Departamental de Salud de Nariño, se ha logrado durante la vigencia 2012 – 2015 recaudar por este concepto el valor de CUATROCIENTOS UN MILLONES OCHOCIENTOS VEINTIUN MIL TREINTA Y NUEVE PESOS ($401.821.039) en favor del IDSN.

5. FONDOS ESPECIALES Mediante Decreto 306 de 2.004, se ordena la celebración de convenios para pagar el pasivo, para lo cual el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Gobernación de Nariño y el Instituto Departamental de Salud de Nariño – IDSN, suscribieron el Contrato de Concurrencia No. 001 de 2.008, con el objeto de establecer el valor, los términos y mecanismos de pago de la concurrencia a cargo de la Nación, el Departamento y el Instituto Departamental en la financiación del pasivo prestacional por concepto de cesantías y pensiones causado a 31 de diciembre de 1993 de los trabajadores y ex trabajadores del IDSN, reconocidos como beneficiarios mediante Resolución No. 3652 del 6 de octubre de 2.008 y los porcentajes establecidos.

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En la cuenta Recursos entregados en administración, el Instituto Departamental de Salud de Nariño - IDSN, registra los datos correspondientes a los valores por concepto de pago a pensionados, los cuales se encuentran constituidos en encargo Fiduciario, mediante Contrato Fiduciario No. 2014000159 suscrito entre el INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD DE NARIÑO – IDSN Y FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. – FIDUPREVISORA S.A., destinado para el cubrimiento de cuotas partes pensionales y nómina de pensionados del IDSN. A partir de la vigencia 2.014 el IDSN celebra el contrato de encargo fiduciario con la Fiduprevisora, a través del cual se manejen, administren y paguen los recursos del convenio de concurrencia 001 de 2.008 suscrito entre el Ministerio de Hacienda, el Departamento de Nariño y el Instituto Departamental de Salud de Nariño. Estos recursos anteriormente, se encontraban administrados por el encargo Fiduciario con FIDUCIARA POPULAR S.A., cuyo vencimiento fue el 29 de diciembre de 2.013 Contablemente, su registro se realiza en la cuenta 1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACION, Subcuenta 142402001 denominada FONDO DE RETROACTIVIDAD DE CESANTÍAS, el cual representa el valor de los recursos entregados por el Instituto Departamental de Salud de Nariño a Fiduprevisora S.A., para que sean administrados mediante contrato de Encargo Fiduciario.

6. SITUACIONES PENDIENTES POR RESOLVER

En cumplimiento a la normatividad legal vigente y a los diferentes procesos de

auditoria realizadas durante la vigencia 2.015 por la Oficina de Control Interno de Gestión y Entes de Control, tales como: CONTRALORIA GENERAL DE LA NACION, CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE NARIÑO, SUPERINTENDENCIA SALUD, el Instituto Departamental de Salud de Nariño – IDSN, se ha implementado los planes de mejora recomendados en las diferentes auditorias, que conllevan a obtener la eficiencia y eficacia de la gestión, identificando los riesgos e incertidumbres dentro de la Entidad, planteando soluciones que contengan estrategias de mejora, permitiendo el autocontrol y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar, así como la incorporación de acciones correctoras ante posibles contingencias no previstas, las cuales continuaran desarrollándose durante la vigencia 2.016, constituyéndose en un objetivo del proceso de mejora continua, y por tanto, en una de las principales fases a desarrollar dentro del

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mismo. La elaboración y seguimiento de dicho plan requiere el respaldo y la implicación de todos.

El Instituto Departamental de Salud de Nariño IDSN, mediante Resolución No. 2066 del 16 de Agosto de 2.013, modificado mediante Resolución No. 1227 del 24 de Abril de 2.015, conforma el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Publica del IDSN.

Durante la vigencia 2.015 y como se establece en la Creación del Comité en mención, Art. 4, se desarrollaron 10 reuniones de acuerdo a las necesidades presentadas por la Entidad, y teniendo en cuenta la Auditoria realizada al Instituto Departamental de Salud de Nariño IDSN, por parte de la Contraloría Departamental durante la vigencia 2.014, cuyo resultado fue la formulación de un Plan de Mejora en las dependencias de Tesorería y Contabilidad en lo relacionado a Estados Contables y provisiones de Nomina de 2.013 y de acuerdo al Plan de Mejora para llevar a cabo la depuración a las conciliaciones bancarias 2.012, 2013 y 2.014, se viene desarrollando actividades de depuración y conciliación, tendientes a presentar en la Entidad, información contable real y confiable.

Proceso de Transición al nuevo marco normativo: El IDSN, en cumplimiento a la normatividad legal vigente, relacionada con el proceso de convergencia a los Estándares Internacionales de Información Financiera, realizó un proceso de contratación para dar inicio a la primera fase. De los proponentes que se presentaron al proceso, ninguno cumplía con los requisitos solicitados, por lo tanto, este proceso fue declarado como desierto.

Actualmente la Secretaria General del IDSN, se encuentra realizando actividades tendientes a la preparación obligatoria, relacionada con el proyecto de convergencia. Tratándose de preparación obligatoria y de acuerdo con las facultades de los órganos de inspección, control y vigilancia, el IDSN se encuentra realizando un plan de implementación del nuevo marco normativo de información financiera, con el fin de permitir la construcción de información financiera que pueda ser utilizada para fines comparativos en los estados financieros en los que se aplique por primera vez el nuevo marco técnico normativo, donde incluye entre sus componentes esenciales la capacitación, la identificación de un responsable del proceso y, en general cumplir con las condiciones necesarias para alcanzar el objetivo fijado estableciendo las herramientas de control y monitoreo para su adecuado cumplimiento.

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Además, la Oficina de Contabilidad, se encuentra realizando actividades de sensibilización en las diferentes áreas involucradas en este proceso, para la construcción de políticas y procedimientos como también en el análisis de los cambios en el plan de cuentas bajo el nuevo marco normativo y establecimiento de un paralelo con el plan actual.

7. CONTROL INTERNO CONTABLE El Sistema de Control Interno Contable del Instituto Departamental de Salud de Nariño –IDSN, se encuentra bajo la responsabilidad del Director y su equipo Directivo, quienes son los responsables en primer nivel de garantizar que existan procedimientos de control y verificación de todas las actividades y acciones que generan información financiera, económica, social y ambiental, que permita presentar estados contables razonables y que cumplan con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia, verificabilidad y comprensibilidad, para lo que se debe garantizar que la totalidad de las operaciones o transacciones que afecten o puedan afectar la estructura financiera de la Entidad, sean identificadas, valuadas, registradas, procesadas e informadas, a todos los grupos de interés institucional, para que sirvan de soporte en la toma de decisiones y en especial para la rendición de cuentas a los diferentes Órganos de Control y a la comunidad en general. La responsabilidad de evaluar el Sistema de Control Interno, por norma recae sobre el Jefe de la Oficina de Control Interno. Para la elaboración del informe se tomó como base la Resolución No. 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación, la cual establece el procedimiento de control interno contable y la forma en la cual se debe rendir el informe anual al ente de control, igualmente el Instructivo 20 de 2012 de la Contaduría General de la Nación.

El resultado obtenido para la evaluación del año 2.015, obtuvo una calificación de 4.71 sobre 5, la etapa de reconocimiento obtiene un puntaje de 4.78 y la de revelación de 5,0 en cuanto a otros elementos de control establecidos en el IDSN se obtiene un puntaje de 4.37. Lo anterior, permite concluir que la percepción del Sistema de Control Interno y la disposición del equipo en el autocontrol, alcanza un nivel de “ADECUADO”, detallándose continuación:

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EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE – VIGENCIA 2015

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE

OBTENIDO INTERPRETACIÓN

CONTROL INTERNO CONTABLE 4.71 ADECUADO

ETAPA DE RECONOCIMIENTO 4.78 ADECUADO

IDENTIFICACIÓN 4.61 ADECUADO

CLASIFICACIÓN 5.00 ADECUADO

REGISTRO Y AJUSTES 4.75 ADECUADO

ETAPA DE REVELACIÓN 5.00 ADECUADO

ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 5.00 ADECUADO

ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 5.00 ADECUADO

OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 4.37 ADECUADO

ACCIONES IMPLEMENTADAS 4.37 ADECUADO

RANGO E INTERPRETACION DE RESULTADOS

RANGO CRITERIO

1.0 – 2.0 INADECUADO

2.1 – 3.0 DEFICIENTE

3.1 – 4.0 SATISFACTORIO

4.1 – 5.0 ADECUADO

Responsable Elaboración Firma

HAROLD VALLEJO CALDERON Jefe Oficina de Control Interno de Gestión

Fecha de presentación: Diciembre 2.015

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RESULTADO DE VERIFICACION Y SEGUIMIENTO

Dando cumplimiento al esquema establecido en la Circular Externa No. 005 de 2.015 e Instructivo 003 del 9 de diciembre de 2.015 expedidos por la Contaduría General de la Nación, la Oficina de Control Interno de Gestión del Instituto Departamental de Salud de Nariño – IDSN, efectuó el seguimiento al Informe Contable de Empalme por Cambio de Representante Legal 2.015 – 2.016 presentado y publicado en la página web de la Institución. La Oficina de Control Interno de Gestión, realizó el seguimiento y análisis de la información contable registrada en el Sistema Financiero Sysman con corte a 31 de Diciembre, una vez la Oficina de Contabilidad realizó el cierre financiero correspondiente a la vigencia 2.015. Finalizado este proceso, la Oficina de Control Interno de Gestión, verifica el cumplimiento de los compromisos pendientes en el proceso de empalme los cuales quedaron plenamente identificados para desarrollarse cuando se concluya con el proceso de cierre contable y financiero. Mediante Resolución No.2066 del 16 de Agosto de 2.013, se conforma el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Publica del IDSN, modificado mediante Resolución No. 1227 de abril 24 de 2.015, observándose que la Oficina de Contabilidad se encuentra permanentemente en proceso de revisión, análisis y depuración de la información financiera registrada en los Estados Financieros del IDSN, con el fin de obtener saldos verificables, comprensibles y comparativos que permitan a la Dirección la toma oportuna de decisiones. Además el IDSN dentro del proceso de preparación obligatoria deberá durante la vigencia 2016 formular y ejecutar bajo el liderazgo de la Dirección, planes de acción, en el que deberá incorporar, dar de baja, medir, haber realizado los correspondiente ajustes de errores de ejercicios fiscales anteriores, etc., en general todas las actividades que garanticen que los saldos iniciales bajo el nuevo Marco Normativo cumplan con los criterios de Reconocimiento, Medición, Presentación y Revelación de la Información. Todo este proceso conlleva a que la Oficina de Contabilidad realice acciones tendientes a obtener Estados Financieros depurados, con el objeto de iniciar de manera oportuna y eficiente con el proceso de Preparación Obligatoria de Convergencia a las Normas Internacionales de Información Financiera.

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Además, se evidencio que el IDSN, ha dado cumplimiento de manera oportuna y dentro de los plazos establecidos con la consolidación, presentación y envío de los diferentes informes requeridos por los Órganos de Control, tanto de Estados Financieros como Notas a los Estados Financieros. Las Notas a los Estados Financieros de carácter general y específicos como información complementaria y adicional a los Estados Financieros del IDSN, permitieron dar mayor claridad e interpretación al manejo y registro de las cuentas contables de la Entidad. Finalmente se puede concluir que el IDSN, ha dado cumplimiento a las disposiciones del Régimen de Contabilidad Pública, con observancia de los Principios de Asociación, Prudencia, Revelación de la Información y Cumplimiento de disposiciones legales

Aprobó Firma

HAROLD VALLEJO CALDERON Jefe Oficina de Control Interno de Gestión

FIRMADO EN ORIGINAL

Proyectó

EDITH M. FAJARDO ROJAS Contratista OCIG

FIRMADO EN ORIGINAL

Fecha 19 Febrero de 2.016

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