Informe Final-Plan Mestro de Tecnologias

Universidad Nacional de Colombia

Facultad de Minas

Sede Medelln

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Elaborado por Grupo Consultor UNALMED - LANDSOFT Revisado y Aprobado John W. Branch, Gustavo A. Prez Z.

Fecha 25 de febrero de 2010 Fecha 28 de febrero de 2010

Universidad Nacional de Colombia www.unalmed.edu.co

Medelln Colombia

INFORME FINAL PLAN MAESTRO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y COMUNICACIONES (TICS ) PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA PRESENTADO A UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA


Sede Medelln Informe Final

Universidad Nacional de Colombia 28 de febrero de 2010

Informe Final Plan Maestro de TIC Pgina 2 de 22

TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCIN ...........................................................................................................3

1. METODOLOGA. .........................................................................................................4

1.1. Identificacin de los Requisitos de Negocio. ..................................................................................... 4

1.2. Identificacin de los Recursos de TIC y Madurez de los Procesos de Gestin de TIC.................. 4

1.3. Anlisis de la Informacin Recopilada. ............................................................................................... 4

1.4. Recomendaciones. ................................................................................................................................ 4

2. ANLISIS DE INFORMACIN ..................................................................................5

2.1. Anlisis de Procesos de Negocio. ....................................................................................................... 5

3. RESULTADOS DE LA EVALUACIN .............................................................................14

3.1. Dominio Planeacin y Organizacin .................................................................................................. 14

3.2. Dominio Adquirir e Implantar ............................................................................................................. 16

3.3. Dominio Entregar y Dar Soporte ........................................................................................................ 17

3.4. Dominio Monitoreo .............................................................................................................................. 19

4. RECOMENDACIONES ................................................................................................21

5. BIBLIOGRAFA.........................................................................................................22





I. INTRODUCCIN

Para enfrentar los desafos que imponen los avances tecnolgicos de la sociedad actual, han sido muchos los esfuerzos adelantados por entidades tanto privadas como pblicas por estar a la vanguardia en las denominadas sociedades del conocimiento. Particularmente, las universidades como instituciones encargadas de propiciar el cambio y el avance de la sociedad, no son ajenas a esta realidad. Es por esto, que desde hace varios aos las instituciones de educacin superior del pas se han beneficiado de los avances de las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones (TIC) como un instrumento que promueve el desarrollo institucional y la competitividad sostenible en trminos de calidad. Los primeros acercamientos que tuvieron las universidades a los sistemas informticos datan de la dcada de los 80s. Para tal poca, debido a la novedad de disponer de estas herramientas tecnolgicas y a la falta de experiencia, la tendencia que predominaba era los sistemas desarticulados especficos para cada necesidad y usuario. Sin embargo, rpidamente se hace evidente la necesidad de disponer de sistemas integrados que permitan un eficiente acceso e intercambio de informacin. A partir de una evaluacin de las caractersticas de estos sistemas aislados, el paradigma en cuanto a la implementacin de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, cambia para dar paso a sistemas integrados. Debido a que la adopcin tecnolgica implica cambios econmicos, administrativos, operacionales, acadmicos, y en general, en la direccin, organizacin y gestin de las polticas tanto internas como externas de las universidades, los sistemas integrados sugieren transformaciones no slo en la infraestructura informtica y de telecomunicaciones sino tambin en la comunidad acadmica en general.

Desde sus inicios, los planes estratgicos de informtica implementados en las universidades se han basado en diagnsticos para determinar el estado actual de los sistemas informticos. A partir de estos planes se determinan posibles problemas a abordar y se identifican unos objetivos, los cuales son desarrollados con base en un conjunto de estrategias. En ese orden de ideas, este estudio consiste en el diseo de un Plan Maestro de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, el cual es un instrumento de la planeacin que busca establecer una relacin entre las necesidades del negocio y las acciones de intervencin sobre la infraestructura y gestin de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, con lo cual se busca proveer un entorno informtico estable, productivo y eficiente que acte como herramienta para el avance, promocin y desarrollo de los ejes misionales de la Universidad Nacional de Colombia. Adicionalmente, al integrar toda la comunidad acadmica y la sociedad en general, por medio de la promocin a la extensin e investigacin, se ampla la cobertura de la educacin superior, lo cual se traduce en un mejoramiento de la calidad y en una universidad mucho ms competitiva consecuente con los desafos actuales de la sociedad moderna. Finalmente, este trabajo tiene por objetivo establecer las lneas estratgicas en las cuales es necesario propiciar condiciones para el desarrollo futuro de los procesos de la Universidad Nacional de Colombia, apoyados en Tecnologas de Informacin y Comunicaciones.





1. METODOLOGA. Se dise una metodologa acorde con las caractersticas del actual proyecto, en el cual se tiene la ventaja importante de contar con un sistema de calidad dentro de la Universidad Nacional de Colombia, que ha definido previamente cada uno de los procesos de negocio, a partir de los cuales es posible desarrollar los pasos que a continuacin se describen: 1.1. Identificacin de los Requisitos de Negocio. Para la identificacin de los requisitos de negocio se revisaron algunos documentos tales como, la especificacin del sistema para la mejor gestin SIMEGE, que caracteriza, soporta y refleja el estado actual de la operacin de los procesos de la Universidad Nacional de Colombia y el Plan Global de Desarrollo 2010-2012, que es una visin de las reas que la Universidad Nacional de Colombia quiere desarrollar con mayor nfasis durante el perodo respectivo. 1.2. Identificacin de los Recursos de TIC y Madurez de los Procesos de Gestin de

TIC. Luego de la revisin de los documentos mencionados en el paso anterior, se estructuraron una serie de encuestas dirigidas a la captura de informacin relacionada con los dos componentes siguientes: el primero de ellos se orienta a la captura de la informacin relacionada con la arquitectura empresarial de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con las metodologas y buenas prcticas propuestas por TOGAF, ZACHMAN entre otros, con las cuales es posible identificar el estado actual de los recursos de TIC con los que cuenta la Universidad Nacional de Colombia. El segundo, se orienta a la obtencin de informacin de la madurez de los procesos de gestin de TIC aplicando la metodologa COBiT 4.1, propuesta por IT Governance Institute (2007), con la cual se identifica el nivel de madurez de los procesos de gestin de TI que soportan la operacin de la Universidad. 1.3. Anlisis de la Informacin Recopilada. Con la ayuda en el diligenciamiento de las encuestas por parte del personal de las sedes de la Universidad Nacional de Colombia: Bogot, Manizales, Medelln y Palmira, y la realizacin de varias video conferencias, se obtuvo la informacin suficiente para hacer un anlisis que permitiera concluir de manera general el estado actual de infraestructura y los procesos de gestin de TI en la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de lograr la identificacin de los principales aspectos en los que se debe hacer un especial esfuerzo de mejoramiento para apoyar los objetivos tanto del SIMEGE como del Plan Global de Desarrollo 2010-2012. 1.4. Recomendaciones. Posteriormente al anlisis de la informacin, se identifican las principales debilidades y aspectos a mejorar por parte de la Universidad Nacional de Colombia, para poder alcanzar los requisitos del negocio.





2. ANLISIS DE INFORMACIN Con el fin de evidenciar los hallazgos se procede a analizar toda la informacin recopilada de la siguiente manera: 2.1. Anlisis de Procesos de Negocio. La revisin tanto de los procesos de negocio descritos en el SIMEGE, como de los programas descritos en el Plan Global de Desarrollo 2010 2012, tiene por finalidad la identificacin de dos aspectos fundamentales para el proyecto, el primero es el estado actual de los procesos de negocio y el segundo es la visin 2017 de la Universidad. A partir de la comprensin de estos dos referentes y con el fin de establecer el estado actual de la Universidad Nacional de Colombia en cuanto a integracin de procesos de negocio y a estandarizacin de los mismos, se explor acerca de los modelos operativos existentes y se pudo identificar en cul de los cuatro modelos operativos siguientes (ver Figura 1), encaja actualmente la Universidad Nacional de Colombia.

COORDINACIN UNIFICACIN

Unidades de negocio separadas con necesidad de conocer las transacciones de las otras.

Un nico negocio con estndares de procesos globales y acceso a datos global.

AL

TO

Capacidad clave de TI: acceso a datos compartidos por medio de interfaces tecnolgicas estndar.

Capacidad clave de TI: Sistemas empresariales que refuerzan los procesos estndar y proveen acceso global a los datos

DIVERSIFICACIN REPLICACIN

Unidades de negocio independientes con clientes y experiencias diferentes.

Unidades de negocios independientes pero similares.

BA

JO

Capacidad clave de TI: proveer economa de escala sin limitar independencia.

Capacidad clave de TI: proveer infraestructura estndar y aplicaciones de componentes para eficiencias globales.

INT

EG

RA

CI

N D

E P

RO

CE

SO

S D

E

NE

GO

CIO

BAJO ALTO ESTANDARIZACIN DE PROCESOS DE NEGOCIO

Figura 1. Anlisis de Procesos de Negocio Modelos Operativos.

De acuerdo con la informacin recopilada es posible deducir que actualmente la Universidad Nacional de Colombia se encuentra en un modelo de DIVERSIFICACIN en el cual es evidente que se cuenta con unidades de negocio independientes con clientes y experiencias diferentes, reflejando un estado bajo en la estandarizacin de los procesos, toda vez de que a pesar de que con el SIMEGE se ha iniciado un proceso de estandarizacin, ste an no ha sido implementado en su totalidad; pero a la vez se presenta un nivel de integracin de los procesos bajo, debido a que las estrategias en las sedes estn an en va de desarrollo. Por otra parte, es posible identificar que el estado ideal al que debe llegar la Universidad Nacional de Colombia es la UNIFICACIN, que no implica necesariamente centralizacin, pero s que cada una de la sedes y sus unidades de negocio sigan los estndares de procesos y tengan el acceso global a





los datos, es decir que el logro de este estado, ser el efecto de haber alcanzado un nivel alto tanto en la estandarizacin de los procesos como en la integracin de los mismos. 2.2. Anlisis de Infraestructura y Gestin de TIC. A continuacin se consolida la informacin recopilada desde las encuestas, para tener una visin general del estado de las TIC en la Universidad Nacional de Colombia, esta seccin se divide en dos partes que se enfocan principalmente en la revisin de la plataforma tecnolgica que conforma la Arquitectura Empresarial de la cual dispone la Universidad y la revisin de la madurez de los procesos de gestin de Tecnologas de Informacin y Comunicaciones, tal como se muestra a continuacin. 2.3. Infraestructura de TIC Se realizaron los respectivos inventarios de infraestructura tecnolgica, la cual incluye elementos de conectividad, sistemas de informacin y nivel de integracin entre ellos, adems de los perfiles del personal que conforman las reas de TIC de la organizacin a la luz de los procesos planteados en el SIMEGE y los programas propuestos en el Plan Global de Desarrollo 2010 2012. Se analiz el porcentaje con el que actualmente son apoyados los procesos del SIMEGE con TIC. Este anlisis evidenci diferencias en la percepcin relacionada con la utilizacin de diferentes herramientas informticas y en general permiti identificar que las TIC de las cuales dispone actualmente la Universidad no apoyan adecuadamente la labor de la comunidad universitaria. Como se observa en las Figura 2, 3, 4 y 5; existe un porcentaje superior definido en las sedes como procesos descubiertos lo que sugiere que son atendidos de forma manual o con ayudas de ofimtica que demanda gran operatividad para los lideres de procesos.

Figura 2. Anlisis SIMEGE vs Infraestructura de TI Sede Bogot.





Figura 3. Anlisis SIMEGE vs Infraestructura de TI Sede Medelln.

Figura 4. Anlisis SIMEGE vs Infraestructura de TI Sede Palmira.





Figura 5. Anlisis SIMEGE vs Infraestructura de TI Sede Manizales. En el caso del Plan Global de Desarrollo, el panorama es ms crtico debido a que la visin entregada por la actual administracin, como bandera para el desarrollo de sus programas, no tiene una repuesta en cuanto a lo que las dependencias de tecnologa pueden aportar para su desarrollo (ver Figuras 6 y 7).

1

17

14

29

0 3 1

30

1

28

04

0

5

10

15

20

25

30

Bogota Medellin Palmira Manizales

No Apoyan o No Aplica Herramientas de Ofimtica Herramientas Informacin Especializadas

Figura 6. Plan Global de Desarrollo vs. Sistemas de Informacin.





BogotaM edellin

Palm iraM anizales

Apoyo a los Program as

Sin apoyo a los Program as

83%

96%100%

95%

17%

4%

0% 5%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Apoyo a los Program as Sin apoyo a los Program as

Figura 7. Plan Global de Desarrollo vs. Porcentaje de Apoyo de TI con Sistemas de Informacin. Por otra parte, se ha realizado un anlisis desde diferentes aspectos, que buscan evaluar el estado de dispersin tecnolgica y de integracin de la misma. Los aspectos evaluados se pueden ver en las Figuras 8, 9,10, 11 y 12.

Figura 8. Anlisis Infraestructura de TI Sistemas Operativos.

Figura 9. Anlisis Infraestructura de TI Bases

de Datos.





Figura 10. Anlisis Infraestructura de TI Plataforma de Desarrollo de Aplicaciones.

Figura 11. Anlisis Infraestructura de TI

Arquitectura de Aplicaciones

Figura 12. Anlisis Infraestructura de TI Propiedad de las Aplicaciones.

De acuerdo con la informacin recopilada, se describi una posible arquitectura empresarial de la Universidad Nacional de Colombia, teniendo en cuenta los procesos de SIMEGE y los sistemas de informacin que soportan o apoyan en algn porcentaje, la operacin o labor diaria de los funcionarios de la Universidad. En la Figura 13, se plantea el conjunto reas operativas que enmarcan procesos tanto misionales como de apoyo y para cada uno de estos se establece el o los sistemas de informacin que brindan apoyo a dichos procesos y/o subprocesos. En la misma Figura, se encuentran algunos espacios en blanco dentro de las reas operativas, para los cuales no se tiene ningn sistema de informacin relacionado, esto se debe a que actualmente dicho proceso es posible que no exista o que no se vea apoyado por ningn sistema. Por ltimo, se plantean dos reas que no fueron detalladas, toda vez que no hicieron parte de este anlisis y que estn conformadas por sistemas locales con los cuales cuentan las Facultades, Departamentos y Escuelas para apoyar su gestin y operacin, adems de otros sistemas externos.





deployment UNAL

Sistemas Externos

Operacin Integrada / Infraestructura de Soporte

SistemasLocales /Escuelas/

Departamentos

Comercio-eUNAL WebServicios deDatos/Almacenamiento

Herramientas grupales

Aplicacin Conectividad Conectividad de Red

Autorizacin

Sistemas Administrativos Empresariales

Administracin

Adquisicin de bienesy servicios

Gestin de plantafsica

Almacen

Financiero

Quipu

Quipu

Quipu

Aleph

Activos Fijos -Inventario

Quipu

Recursos Humanos

Sara

Quipu

Quipu

Contabilidad

Quipu

Presupuesto

Quipu

Nmina

Quipu

Gestin deestudientes nuevos y

antiguos

Adminisiones

Gestin de recursosbibliotecarios

Gestin ProyectosInvestigacin +

Extensin

Gestin Acadmica

SIA

Feedback

Gestin de relaciones

ORI

UNVIRTUAL

Autenticacin

LDAP Aislado en cada sistema

DNS DHCP Proxy Sock Audix Sacet

Email

Calendar Serv er

Sitio Web

Quipu

Apoyo a la Investigaciny Extensin

Hermes

Gestin de relacionesEgresados

SIE

Figura 13. Anlisis Infraestructura de TI Arquitectura Empresarial UNAL.

El estado actual de la Universidad Nacional de Colombia en cuanto a la estandarizacin e integracin de sus procesos corresponde a un modelo operativo de REPLICACIN, como se mencion anteriormente, con el propsito de llegar a un modelo de UNIFICACIN, pero para lograr esta transicin, es necesario tener en cuenta que el enfoque de estandarizacin difiere del modelo operativo, toda vez que para el paso del modelo de DIVERSIFICACIN, al modelo de UNIFICACIN, aparece un nuevo componente relacionado con la estandarizacin y unificacin de los datos de clientes, productos y/o servicios, pero adicionalmente, cada uno de los componentes restantes se unifican para que cada unidad de negocio en todas las sedes, operen bajo las mismas condiciones como se muestra en la Figura 14.





COORDINACIN UNIFICACIN A

LT

O

Datos de clientes y productos, tecnologa (Servicios compartidos)

Tecnologa, Datos de clientes y productos, servicios compartidos, Operaciones, Servicio al cliente, Logstica (I+D, Mercadeo y Ventas)

DIVERSIFICACIN REPLICACIN

BA

JO

Tecnologa (Servicios compartidos) Tecnologa, Operaciones, Servicios al cliente, Logstica, I+D, Mercadeo y Ventas, Servicios compartidos I

NT

EG

RA

CI

N D

E

PR

OC

ES

OS

DE

NE

GO

CIO

BAJO ALTO ESTANDARIZACIN DE PROCESOS DE NEGOCIO

Figura 14. Anlisis de Procesos de Negocio Modelo de Estandarizacin.

2.4. Gestin de TI Se evaluaron, de acuerdo a prcticas de amplio reconocimiento mundial (COBIT 4.1 propuesta por el IT Governance Institute (2007)) las actividades de gestin de tecnologa de informacin en un modelo genrico de procesos en cuatro dominios. Estos dominios son Planear y Organizar, Adquirir e Implementar, Entregar y Dar Soporte y Monitorear y Evaluar. Al ser una herramienta estndar de evaluacin, puede seguir siendo aplicada en aos posteriores para hacer seguimiento a la evolucin de las oportunidades de mejoramiento identificadas. Para calificar el nivel de madurez de cada uno de estos procesos se utiliz la siguiente escala:

0 No existente. Carencia completa de cualquier proceso reconocible. La organizacin no ha reconocido siquiera que existe un problema a resolver.

1 Inicial. Existe evidencia que la organizacin ha reconocido que los problemas existen y requieren ser resueltos. Sin embargo; no existen procesos estndar en su lugar existen enfoques ad hoc que tienden a ser aplicados de forma individual o caso por caso. El enfoque general hacia la administracin es desorganizado.

2 Repetible. Se han desarrollado los procesos hasta el punto en que se siguen procedimientos similares en diferentes reas que realizan la misma tarea. No hay entrenamiento o comunicacin formal de los procedimientos estndar, y se deja la responsabilidad al individuo. Existe un alto grado de confianza en el conocimiento de los individuos y, por lo tanto, los errores son muy probables.

3 Definido. Los procedimientos se han estandarizado y documentado, y se han difundido a travs de entrenamiento. Sin embargo, se deja que el individuo decida utilizar estos procesos, y es poco probable que se detecten desviaciones. Los procedimientos en s no son sofisticados pero formalizan las prcticas existentes.

4 Administrado. Es posible monitorear y medir el cumplimiento de los procedimientos y tomar medidas cuando los procesos no estn trabajando de forma efectiva. Los procesos estn bajo constante mejora y proporcionan buenas prcticas. Se usa la automatizacin y herramientas de una manera limitada o fragmentada.

5 Optimizado. Los procesos se han refinado hasta un nivel de mejor prctica, se basan en los resultados de mejoras continuas y en un modelo de madurez con otras empresas. La tecnologa de informacin se utiliza de forma integrada para automatizar el flujo de trabajo,





brindando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, haciendo que la organizacin se adapte de manera rpida.





3. Resultados de la evaluacin La evaluacin permite identificar aspectos por mejorar que no son exclusivos de la Universidad Nacional sino recurrentes en las reas de tecnologa de informacin de diversas organizaciones: dificultades en la planeacin y alineacin con el negocio, oportunidades de mejoramiento en la gestin de proyectos, en la definicin de lneas de accin donde se consideren las tendencias de la industria bajo una visin propia y no de los proveedores, la gestin de riesgos, seguridad de la informacin, continuidad de negocios, gestin de la capacidad y gestin del recurso humano de tecnologa de informacin. Se identific un proceso que alcanza un nivel de madurez mayor (la gestin de mesa de servicio e incidentes). La mayor parte de los procesos requieren elevar su nivel de madurez pasando de un nivel definido a uno administrado u optimizado, es decir, adems de tener procedimientos documentados, se deben mejorar las actividades de monitoreo de su desempeo de tal forma que permitan su constante mejora siguiendo prcticas reconocidas, donde la tecnologa de informacin se utilice de forma integrada para automatizar el flujo de trabajo, brindando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad. Ante esta situacin la Universidad puede seguir un camino que hemos visto en muchas organizaciones: que solo ante eventos que generen un impacto importante en la organizacin, deciden realizar los ajustes especficos para controlar la situacin o asumir un proyecto de mejoramiento significativo que corresponda a los altos estndares de funcionamiento con que debe contar la Universidad Nacional de Colombia. A continuacin se presentan los resultados de la evaluacin: 3.1. Dominio Planeacin y Organizacin Este dominio cubre las estrategias y las tcticas, y tiene que ver con identificar la manera en que tecnologa de informacin pueda contribuir de la mejor manera al logro de los objetivos de la organizacin. Este dominio cubre los siguientes cuestionamientos tpicos de la direccin:

Estn alineadas las estrategias de tecnologa de informacin y de la organizacin? La empresa est alcanzando un uso ptimo de sus recursos? Entienden todas las personas dentro de la organizacin los objetivos de tecnologa de

informacin? Se entienden y administran los riesgos de tecnologa de informacin? Es apropiada la calidad de los sistemas de tecnologa de informacin para las necesidades

del negocio?





Figura 15. Planeacin y Organizacin. La mayor parte de las calificaciones indican que el proceso de planeacin y organizacin requiere mejoras importantes dentro de las cuales se puede sealar:

Mejorar la alineacin estratgica de tecnologa de informacin con las necesidades de la Universidad

Incorporar en el proceso de planeacin el anlisis de las diferentes tendencias tecnolgicas y mejores prcticas de la industria, de tal forma que se incluyan avances tecnolgicos que puedan impulsar la creacin de nuevas capacidades de la universidad y mejorar la ejecucin de sus procesos internos y la interrelacin con los diferentes grupos de inters de la Universidad.

Definir y divulgar una clara arquitectura de informacin de acuerdo a los requerimientos del negocio, haciendo un uso amplio de las mejores prcticas en el desarrollo y mantenimiento de la arquitectura incluyendo un proceso de mejora continua.

Mejorar el monitoreo del desempeo de los procesos de tecnologa de informacin a travs de un uso amplio de la tecnologa.

Integrar y aplicar en todas las actividades de tecnologa de informacin el sistema de gestin de calidad.

Las encuestas de satisfaccin de la calidad deben constituir un proceso constante y deben conducir al anlisis de causas raz y a medidas de mejora.

Se deben asignar expertos internos y externos para garantizar que se adoptan las mejores prcticas de la industria, con respecto a las guas de control y a las tcnicas de comunicacin.

Los programas de entrenamiento del personal que cumple funciones asociadas a los procesos de tecnologa de informacin deben ser planeados y desarrollados considerando los nuevos estndares tecnolgicos.

La administracin de riesgos asociados al uso de tecnologas de informacin debe ser un proceso estructurado, implantado en toda la organizacin.

La direccin debe evaluar las estrategias de mitigacin de riesgos de manera continua. Se debe definir una administracin de proyectos, responsable de los proyectos y programas

desde su concepcin hasta su post-implantacin. Se deben identificar e institucionalizar las mejores prcticas de administracin de proyectos. Se debe definir e implantar una estrategia de tecnologa de informacin para contratar y

monitorear los proyectos en outsourcing.





3.2. Dominio Adquirir e Implantar Para llevar a cabo la estrategia de tecnologa de informacin y por consiguiente su soporte a la estrategia de la Universidad, las soluciones de tecnologa de informacin requieren ser identificadas, desarrolladas o adquiridas as como debe asegurarse su implementacin e integracin en los procesos de la organizacin. Adems, la modificacin y el mantenimiento de los sistemas existentes est cubierto por este dominio para garantizar que las soluciones satisfagan continuamente los objetivos de la organizacin. Este dominio, por lo general, cubre los siguientes cuestionamientos de la direccin:

Los nuevos proyectos generan soluciones que satisfagan las necesidades de la organizacin?

Los nuevos proyectos son entregados a tiempo y dentro del presupuesto? Trabajarn adecuadamente los nuevos sistemas una vez sean implementados? Los cambios afectarn las operaciones actuales de la organizacin?

Figura 16. Adquirir e Implantar. Este dominio alcanza los niveles de madurez homogneos, calificado como procesos definidos. Las actividades de mejoramiento deben considerar conceptos como mejorar su proceso de medicin y mejoramiento hasta llegar a la utilizacin de herramientas automatizadas para su gestin. Se debe buscar que:

La metodologa para la identificacin y evaluacin de las soluciones de tecnologa de informacin est integrada al sistema de gestin de calidad y sujeta a una mejora continua.

La metodologa, como en todos los procesos de tecnologa de informacin, debe incorporar las diferentes tendencias tecnolgicas y mejores prcticas para la misma.

Se identifiquen nuevas oportunidades de uso de la tecnologa para crear valor, influir en la re-ingeniera de los procesos la organizacin y mejorar la eficiencia en general.

El enfoque sea con base en componentes, con aplicaciones predefinidas y estandarizadas que correspondan a las necesidades del negocio.

Se sigan buenas prcticas respecto a las soluciones de tecnologa, y la organizacin tenga conciencia de las ltimas plataformas desarrolladas y herramientas de administracin.

Se reduzcan costos al racionalizar y estandarizar los componentes de la infraestructura con el uso de la automatizacin.





Los materiales de procedimiento y de entrenamiento de tecnologa de informacin se traten como una base de conocimiento en evolucin constante que se mantiene en forma electrnica, con el uso de administracin de conocimiento actualizada, workflow y tecnologas de distribucin, que los hagan accesibles y fciles de mantener.

El material de documentacin y entrenamiento se actualice para reflejar los cambios en la organizacin, en la operacin y en el software.

El proceso de administracin de cambios se revise con regularidad y se actualice para permanecer en lnea con buenas prcticas.

La informacin de la configuracin est automatizada y proporcione un control de versiones. El monitoreo de cambios incluya herramientas para detectar software no autorizado y sin

licencia. Los procesos de instalacin y acreditacin se refinen a un nivel de buena prctica, se integren

al sistema de gestin de calidad y estn sujetos a las actividades de mejoramiento continuo de la calidad.

3.3. Dominio Entregar y Dar Soporte Este dominio cubre la entrega de los servicios de tecnologa de informacin, lo cual incluye la prestacin del servicio, la administracin de la seguridad y de la continuidad, el soporte del servicio a los usuarios, la administracin de los datos y de las instalaciones operacionales. Por lo general atiende las siguientes preguntas de la direccin:

Se estn entregando los servicios de tecnologa de informacin de acuerdo con las prioridades de la organizacin?

Estn optimizados los costos de tecnologa de informacin? Es posible utilizar los sistemas de tecnologa de informacin de manera productiva y segura? Estn implantadas de forma adecuada la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad?

Figura 17. Entregar y Dar Soporte. El dominio de entregar y dar soporte tiene un proceso calificado con un nivel de madurez elevado, proceso que implementado en con todas sus implicaciones de acuerdo a estndares como el ISO 20000, puede ser un punto de apoyo para alcanzar un nivel mayor de desempeo en otros procesos no tan maduros.





Para alcanzar el nivel de madurez superior se debe considerar:

Los niveles de servicio deben ser continuamente reevaluados para asegurar la alineacin de TI y los objetivos del negocio, mientras se toma ventaja de la tecnologa incluyendo le relacin costo-beneficio.

Los niveles de satisfaccin del cliente deben ser administrados y monitoreados de manera continua.

La administracin de tecnologa de informacin debe tener los recursos y la asignacin de responsabilidades necesarias para cumplir con los objetivos de niveles de servicio.

La direccin debe monitorear los indicadores clave de desempeo como parte de un proceso de mejora continua.

La responsabilidad de administrar a los proveedores y la calidad de los servicios prestados debe ser asignada. Se debe monitorear el cumplimiento de las condiciones operacionales, legales y de control y se implantan acciones correctivas.

Los proveedores deben estar sujeto a revisiones peridicas independientes y se les debe retroalimentar sobre su desempeo para mejorar la prestacin del servicio.

La direccin debe ajustar el proceso de adquisicin y monitoreo de servicios de terceros con base en los resultados de los indicadores clave de desempeo.

Los planes de desempeo y capacidad deben estar completamente sincronizados con las proyecciones de demanda de la organizacin.

La infraestructura de tecnologa de informacin y la demanda de la organizacin deben estar sujetas a revisiones regulares para asegurar que se logre una capacidad ptima con el menor costo posible.

Las herramientas para monitorear recursos crticos de tecnologa de informacin deben ser estandarizadas y usadas a travs de diferentes plataformas y vinculadas a un sistema de administracin de incidentes a lo largo de toda la organizacin.

Las mtricas para medir el desempeo y la capacidad de tecnologa de informacin deben ser bien afinadas dentro de los indicadores clave de desempeo para todos los procesos de negocio crticos y se miden de forma regular.

El plan de continuidad de negocios debe seguir prcticas reconocidas internacionalmente y estar integrado al sistema de gestin de calidad y sujeto a un proceso de mejora continua.

El plan de seguridad de informacin debe seguir prcticas reconocidas internacionalmente y estar integrado al sistema de gestin de calidad y sujeto a un proceso de mejora continua.

Deben llevarse a cabo valoraciones de seguridad de forma peridica para evaluar la efectividad de la implementacin del plan de seguridad.

Los detalles de costos deben soportar los acuerdos de niveles de servicio. El monitoreo y la evaluacin del costo de los servicios se utilizan para optimizar el costo de los recursos de TI.

Los procesos se deben afinar y deben estar en un proceso de mejora continua, tomando ventaja de las mejores prcticas externas y de modelos de madurez de otras organizaciones.

Todos los problemas y desviaciones se deben analizar para identificar las causas de raz, se identifican y llevan a cabo acciones de forma rpida y explcita..

Todos los activos de tecnologa de informacin se deben administrar en un sistema central de configuraciones que contiene toda la informacin necesaria acerca de los componentes, sus interrelaciones y eventos.

Los reportes de auditora, deben brindar informacin esencial sobre el software y hardware con respecto a reparaciones, servicios, garantas, actualizaciones y evaluaciones tcnicas de cada unidad individual.

Se deben fomentar las reglas para limitar la instalacin de software no autorizado.





El registro, reporte y anlisis de problemas y soluciones debe integrarse por completo con la administracin de datos de configuracin.

Las responsabilidades sobre la propiedad de los datos y la administracin de los mismos debe establecerse de forma clara, se debe conocer ampliamente a lo largo de la organizacin y se debe actualizar peridicamente.

Se deben establecer estndares para todas las instalaciones, incluyendo la seleccin del centro de cmputo, su construccin, vigilancia, seguridad personal, sistemas elctricos y mecnicos, proteccin contra factores ambientales (por ejemplo, fuego, rayos, inundaciones, etc.).

Los procesos de administracin de operaciones de tecnologa de informacin deben estar estandarizados y documentados en una base de conocimiento, y estar sujetos a un proceso de mejora continua.

3.4. Dominio Monitoreo Todos los procesos de tecnologa de informacin deben evaluarse de forma regular en cuanto a su calidad y cumplimiento de los requerimientos de control. Este dominio abarca la administracin del desempeo, el monitoreo del control interno, el cumplimiento regulatorio y el gobierno de tecnologa de informacin. Por lo general responde a las siguientes preguntas de la direccin:

Se mide el desempeo de tecnologa de informacin para detectar los problemas antes de que sea demasiado tarde?

La direccin garantiza que los controles internos son efectivos y eficientes? Puede vincularse el desempeo de lo que tecnologa de informacin ha realizado con las

metas de la organizacin? Se miden y reportan los riesgos, el control, el cumplimiento y el desempeo?

Figura 18. Monitoreo. Las actividades de mejoramiento deben considerar el estado objetivo sealado a continuacin:

Un proceso de mejora continua de la calidad se ha desarrollado para actualizar los estndares y las polticas de monitoreo a nivel organizacional incorporando mejores prcticas de la industria.

Todos los procesos de monitoreo estn optimizados y dan soporte a los objetivos de toda la organizacin.





El monitoreo de los procesos y el rediseo continuo son consistentes con los planes de mejora de los procesos de negocio en toda la organizacin.

La direccin ha implantado un programa de mejora continua en toda la organizacin que toma en cuenta las lecciones aprendidas y las mejores prcticas de la industria para monitorear el control interno.

La organizacin utiliza herramientas integradas y actualizadas, donde es apropiado, que permiten una evaluacin efectiva de los controles crticos de tecnologa de informacin y una deteccin rpida de incidentes de control de tecnologa de informacin.

Se han desarrollado mejores prcticas que aseguran el cumplimiento de los requisitos externos, y esto lleva a que no haya excepciones al cumplimiento o que sean detectadas oportunamente.

Todos los problemas y desviaciones se analizan por medio de la tcnica de causa raz y se identifican e implementan medidas eficientes de forma rpida.

La TI se utiliza de forma amplia, integrada y optimizada para automatizar el flujo de trabajo y brindar herramientas para mejorar la calidad y efectividad.

Se aprovechan a los expertos externos y se utilizan evaluaciones comparativas para obtener orientacin adecuada.





4. RECOMENDACIONES El resultado final del Plan Maestro se focaliza en tres proyectos que tienen sus consecuencias en el quehacer habitual de las reas de tecnologa de las sedes andinas y de frontera de la Universidad Nacional de Colombia.

Definir un modelo de Gobierno de TI: Esto significa entender los temas y la importancia estratgica de TI, para asegurar que la Universidad pueda mantener sus operaciones, y comprobar que puede implementar las estrategias requeridas para ampliar sus actividades en el futuro. Proyecto sugerido Implementar un estndar de gobierno de TI, por ejemplo, ISO 38500. Teniendo como precedente la reestructuracin de la DNIC.

Definir una arquitectura empresarial: Esto significa descomponer la infraestructura en

partes claramente diferenciables con el fin de precisar sus caractersticas de interoperabilidad, escalabilidad, compatibilidad y facilidad de manejo, teniendo en cuenta el nivel de madurez actual de los procesos de TI de la Universidad.

Proyecto sugerido Implementar un estndar de arquitectura empresarial de TI, por ejemplo ANSI/IEEE 1471-2000. Organizaciones como TOGAF, asumen ste y definen las arquitecturas INTEGRANDO el negocio, la informacin, las aplicaciones, la tecnologa y la seguridad.

Definir las competencias y habilidades del RH: Las estrategias a desarrollar y el soporte

requerido a la cadena de valor de la Universidad determinarn las competencias que en TI que se requieren.

Proyecto sugerido Identificar las competencias y habilidades necesarias para adelantar las oportunidades de mejoramiento, por lo tanto, se debe evaluar si se tienen internamente, si requieren fortalecerse o se adquieren externamente.





5. BIBLIOGRAFA

The Zachman Institute for Framework Advancement. [Document electrnico]: The Zachman Framework. . [Consulta: 28 Feb. de 2010]. The Open Group. [Documento electrnico]: TOGAF -- The Open Group Architecture Framework . [Consulta: 28 Feb. de 2010]. Ross, J., Weill, P., Robertson, D., Enterprise Architecture As Strategy. Harvard Business Press, 2006. 234 p. Information Systems Audit and Control Association [documento electrnico]: Control Objectives for Information and related Technology COBiT 4.1 < www.isaca.org > [Consulta: 28 Feb. de 2010] Universidad Nacional de Colombia. [Documento electrnico]: Sistema Mejor Gestin - SEMEJE. [Consulta: dic. 2009] Universidad Nacional de Colombia. [Documento electrnico]: Plan Global de Desarrollo 2010 - 2012. < http://www.unal.edu.co/plandedesarrollo_10_12/index.html> [Consulta: dic. 2009]

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Informe Final-Plan Mestro de Tecnologias