INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A ESTAMPILLAS …contraloriarmenia.gov.co/files/editor/files/INFORME FINAL... · 2013-08-12 · estampilla Pro-Cultura en los contratos celebrados

INFORME DE AUDITORÍA

ESPECIAL

Código: FO – VF – 37

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Fecha de Elaboración: 11-02-13

Fecha de Revisión: 11-02-13

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INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A ESTAMPILLAS PRO-CULTURA Y PRO-UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

INFORME FINAL

MUNICIPIO DE ARMENIA Y ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

VIGENCIA 2012

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA ARMENIA, JUNIO DE 2013

INFORME DE AUDITORÍA ESPECIAL


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INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL

A ESTAMPILLAS PRO-CULTURA Y PRO-UNIVERSIDAD DEL QUINDIO MUNICIPIO DE ARMENIA Y ENTIDADES DESCENTRALIZADAS

Contralora Municipal NANCY LORENA CASTRO SANZ Equipo Directivo MARIA ELENA ÁLVAREZ SUÁREZ

Directora de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados

Equipo Auditor LUZ ESTELLA JIMENEZ CRUZ

Profesional Especializada Coordinadora de la auditoría

AIDA LUCERO GUTIERREZ MARTINEZ Profesional Universitario MARYHIT FERNANDA CEBALLOS Profesional de Apoyo- Contratista CAROLINA MESA PÉREZ Profesional de Apoyo- Contratista

CONTRALORIA MUNICIPAL DE ARMENIA JUNIO DE 2013



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TABLA DE CONTENIDO

1. CARTA DE CONCLUSIONES ...................................................................... 4

1.1 CONCEPTO SOBRE ESTAMPILLA PRO CULTURA .................................... 5

1.2 CONCEPTO SOBRE LA ESTAMPILLA PRO UNIVERSIDAD ........................ 5

1.3 CONCLUSIONES SOBRE LAS OBSERVACIONES ...................................... 6

2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA ............................................................. 7

2.1 CONTROL DE LA ESTAMPILLA PRO CULTURA .......................................... 7

2.1.1 Emisión ......................................................................................................... 7

2.1.2 Recaudo ..................................................................................................... 18

2.1.3 Custodia ..................................................................................................... 25

2.1.4 EVALUACION DEL CONTROL FISCAL INTERNO ................................... 32

2.2 CONTROL DE LA ESTAMPILLA PRO UNIVERSIDAD ................................ 32

2.2.1 Gestión ....................................................................................................... 32

3 OTRAS ACTUACIONES ............................................................................ 57

3.1. SEGUIMIENTO A DENUNCIAS .................................................................... 57

4 CUADRO TIPIFICACION DE HALLAZGOS ............................................... 61



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1. CARTA DE CONCLUSIONES

Armenia, 18 de Junio de 2013 Doctora LUZ PIEDAD VALENCIA FRANCO Alcaldesa Municipio de Armenia Asunto: Carta de Conclusiones La Contraloría Municipal de Armenia, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial a Estampillas Pro-Cultura y Pro-Universidad al Municipio de Armenia y sus Entidades Descentralizados vigencia 2012, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y efectividad, con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión de las Estampillas Pro-Cultura y Pro-Universidad Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría Municipal. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Territorial, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal.



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1.1 CONCEPTO SOBRE ESTAMPILLA PRO CULTURA

La Contraloría Municipal como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión del Municipio de Armenia, en el área de la Tesorería Municipal, en los procesos de emisión, recaudo y custodia de la Estampillas Pro-cultura, no cumple con los principios de eficiencia, eficacia y efectividad, toda vez que se observó un alto nivel de desorden, ausencia de registros y controles en todas las etapas del proceso de gestión de la estampilla. Se evaluó el cumplimiento del Acuerdo 082 de 2008 en lo que respecta a estampilla Pro-Cultura en los contratos celebrados por la Administración Municipal y sus Entidades Descentralizadas, tomando como muestra 50 contratos entre Prestación de Servicios, Compra, Suministros y Arrendamiento, evidenciando que a la fecha el Municipio no tiene establecido un reglamento o procedimiento para el recaudo de este gravamen, conforme lo exige el Acuerdo 082 de 2008 en el Parágrafo 5 del artículo 164, lo cual origina el caos existente en la gestión actual de la estampilla. Con relación a las transferencias por concepto de Estampillas Pro-Cultura, se verificó con la Corporación de Cultura y Turismo de Armenia, que los valores transferidos durante la vigencia 2012, corresponden a lo certificado por el Departamento de Hacienda Municipal, por el mismo concepto, los cuales no presentaron inconsistencias. Durante el proceso de auditoría, el equipo auditor solicitó acompañamiento de una Ingeniera de Sistemas, con el fin de establecer el adecuado manejo y funcionamiento del software correspondiente al Sistema de Administración de Estampillas “SAI”, quien luego de revisar el equipo donde se encontraba instalado este aplicativo, observó que había sido formateado el equipo, sin encontrar prueba de la instalación del mismo, ni copia de seguridad (Backups).

1.2 CONCEPTO SOBRE LA ESTAMPILLA PRO UNIVERSIDAD

Como resultado de la auditoría realizada al Municipio de Armenia y sus Entidades Descentralizadas frente a la estampilla Pro-Universidad del Quindío, el equipo auditor conceptúa que la gestión por parte de algunas de estas entidades es deficiente pues de los 101 contratos revisados (Obra Pública y Consultoría) se



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encontró que 63 de ellos, no cumplen con el Acuerdo 019 de noviembre 17 de 2011, “Por medio del cual se adoptó la estampilla Pro-Universidad para el Municipio de Armenia y sus Entes Descentralizados”, pues se concluyó que al momento de legalizar los contratos no se exige la estampilla como lo determina el Acuerdo en mención. De los 63 contratos mencionados y que no cumplieron con el Acuerdo, se tiene que el Municipio de Armenia en su controversia, indica que ya se iniciaron las gestiones a fin de solicitar en los contratos de obra y de consultoría suscritos con persona jurídicas y que no habían sido liquidados, el pago de la estampilla y así dar cumplimiento al Acuerdo en mención. El equipo auditor tomó como fuente de información, lo registrado por el Municipio de Armenia y cada una de las entidades descentralizadas en el COVI, con el fin de determinar la muestra de los contratos a evaluar, observando que dicha información presenta inconsistencias, por cuanto al momento de ser solicitados los contratos correspondientes a algunas entidades se evidenciaron diferencias en el total de contratos registrados durante la vigencia 2012.

1.3 CONCLUSIONES SOBRE LAS OBSERVACIONES

En el desarrollo de la auditoria y después de analizadas las respuestas en el Derecho de Contradicción de las respectivas entidades, se concluye dejar en firme lo siguiente: 12 Hallazgos Administrativos, 3 con incidencia Fiscal, 5 con incidencia Disciplinaria y se procederá a solicitar 2 Procesos Sancionatorios, los cuales quedaron inicialmente dentro del cuerpo del informe. Atentamente, MARIA ELENA ALVAREZ SUAREZ Directora Vigilancia Fiscal y Control de Resultados



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2. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

2.1 CONTROL DE LA ESTAMPILLA PRO CULTURA

2.1.1 Emisión

2.1.1.1 Opinión Sobre la Emisión

Para la emisión de esta estampilla el Municipio de Armenia celebró contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 1581 el 13 de octubre del 2010, por valor de $10. 610.000, cuyo objeto fue “la implementación de un Sistema de Información (Sistema de Administración de Estampillas), de acuerdo a los requerimientos reales de la Entidad y enmarcada en aspectos operativos como la generación de estampillas por tipo, entidad y valor, generación de recibos de caja cuadre diario de cajas etc, y técnicos como sistemas operativos importantes como Linux Red Hat 8.0, Windows Xp SP2, lenguaje de programación JAVA, entre otros”.

El equipo auditor encontró múltiples deficiencias en las etapas de emisión, custodia, registro y control de inventarios de la estampilla, en el manejo y uso de la impresora que la genera, así como la falta de claridad en cuanto a los roles y responsables en el proceso, observando en general un entorno de ausencia de controles en todo el proceso.

En visita realizada a las Cajas del Banco de Occidente, ubicadas en las instalaciones de la Tesorería Municipal de Armenia, se confirma con las funcionarias encargadas de la venta de estampilla, según consta en acta del 11 de abril de 2013, la falta de control en la emisión de la estampilla Pro-Cultura, pues nos fue indicado que “ durante la vigencia 2012, la Administración Municipal nunca les exigió control sobre las estampillas vendidas y generadas y solo hasta finales del año 2012 por medio de un control hecho por control interno de CORPOCULTURA se generó un plan de mejoramiento donde quedaba establecido dicho control, lo cual hasta la fecha no se ha cumplido”.

Teniendo en cuenta los números de los lotes que fueron utilizados para la impresión de la estampilla, se encontró irregularidad frente al uso del consecutivo de los formatos de estampilla, relacionado con la fragilidad para cambiar las fechas sin conservar un orden cronológico, situación asociada a los períodos de



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parálisis en la producción de estampillas a causa de fallas técnicas de la impresora; que sumada al desorden en el proceso y a la falta de control y registro, imposibilitaron determinar el verdadero destino de la totalidad de las estampillas producidas; situación que además de generar altos riesgos de pérdidas de recursos propician manejos inadecuados, hecho que igualmente dificultó el control fiscal por parte de esta Entidad .

Se evidenció según certificación expedida por la funcionaria responsable de la Tesorería Municipal, que el equipo de cómputo en el cual se encontraba instalado el software (SAI) Sistema de Administración de Estampilla, fue formateado por orden de la Tesorera Municipal y que esto obedeció a concepto emitido por el técnico del Departamento Administrativo de Bienes y Suministros , sin embargo en el mismo concepto se observa que el funcionario aclara “ que al momento de revisar el equipo no se encontraron archivos ni bases de datos relacionadas con los aplicativos de estampillas” lo que significa que al momento de formatear el equipo ya no existía programa ni información de la estampillas Pro- Cultura.

Igualmente se evidencia que para llevar a cabo el formateo del equipo no se tuvieron las medidas de precaución necesarias ni los criterios técnicos para hacerlo, tampoco se creó una copia de seguridad (Backup) del programa, inconsistencia evidenciada por el equipo auditor al momento de solicitar la referida copia de seguridad con el objetivo de confrontar información durante el proceso auditor; por cuanto lo suministrado por parte de la Tesorería Municipal al equipo auditor, fue una imagen de pantalla del sistema, generada el 04 de abril de 2013, fecha en la cual se desarrollaba la auditoría, mas no un Backup de seguridad generada a través del SAI, constatando que la Tesorería no cuenta con respaldo electrónico alguno en el proceso de generación de estampillas.

En lo que respecta al funcionamiento y aprovechamiento de la impresora ZEBRA S4M, se evidencia que la misma no ha funcionado por periodos prolongados de tiempo, situación que fue confirmada según lo manifestado mediante comunicación DH-PGF-1635 del 25 de Abril de 2013, expedida por la Tesorera Municipal.

Por otra parte, es evidente la necesidad que tiene la Administración Municipal de contar con personal idóneo para el adecuado manejo y mantenimiento tanto de la impresora como del software de Administración de Estampillas, teniendo en cuenta además lo manifestado por el Contratista quien instaló el software, cuando aduce que “la base de todos los inconvenientes es el desconocimiento de los ingenieros de sistemas del proceso y del software que él instaló”, observando



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que en las capacitaciones brindadas por el contratista no se tuvo en cuenta al personal de sistemas de la Administración Municipal, y los servidores que las recibieron, en la actualidad no son competentes para garantizar la operación del equipo; sumado a lo anterior, el desorden en todo el proceso de gestión de las estampillas genera un alto riesgo e inadecuado manejo del recurso.

El equipo auditor en el desarrollo de la Auditoria Especial realizada en el Municipio de Armenia, en lo referente a la estampilla Pro Cultura, encontró dificultades para acceder a la información requerida, toda vez que en varias oportunidades se recibió información de manera extemporánea, la cual además en algunos casos no correspondía a lo solicitado; situación que quedó plasmada en actas de visita como obstaculización y retardo del proceso auditor por parte de las dependencias encargadas de suministrar la misma.

Teniendo en cuenta lo anterior se solicitará proceso Sancionatorio Administrativo por incumplimiento a lo dispuesto en Artículo 101 de la Ley 42 de 1993, así como lo dispuesto en el Artículo 22 numeral 5 de la Resolución 047 de 2012.

Frente a esta opinión el Ente Auditado manifiesta lo siguiente:

No se acepta la observación del equipo auditor cuando manifiesta que se obstaculizo y retardó el proceso Auditor por parte de las dependencias encargadas de suministrar la información si se tiene en cuenta que el Departamento Administrativo de Hacienda a través de la funcionaria enlace estuvo atenta para realizar la oportuna entrega de los documentos solicitados por el Equipo Auditor tal como se evidencia en los formatos de solicitud diligenciados por el auditor y la funcionaria enlace y los oficios de entrega oportuna de la información los cuales anexamos (folios del 1 al 21).

Es necesario aclarar sobre la solicitud realizada por el equipo auditor el día 24 de abril a las 4p.m. con plazo de entrega para el día 25 de abril; la información se tuvo para el día solicitado por los auditores en cumplimiento de la perentoriedad y preclusividad de los términos fijados y bajo las condiciones establecidas, (recepción de documentos en el lugar de la auditoría). Considerando esto como un hecho superado.

Sin embargo, el grupo auditor no recogió los oficios con el contenido de la respuesta en la fecha mencionada, no obstante el 29 de abril de 2013 se recibió el oficio 0570 en el cual informaban obstaculización de la labor fiscal y se daba inicio a la visita fiscal a la Tesorería Municipal (folios del 22 al 24).



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Con lo anterior se demuestra, que el Departamento Administrativo de Hacienda cumplió oportunamente con la entrega de todas las solicitudes y requerimientos formulados por el grupo auditor al funcionario enlace, tal como se acordó en la reunión de apertura del proceso auditor, por lo tanto no se configura en ningún momento soporte para un presunto proceso Administrativo Sancionatorio.

Conclusión de la Contraloría

Para la Contraloría Municipal, no es de recibo el argumento esgrimido por el Ente auditado, teniendo en cuenta que durante el proceso auditor si se presentó retardo injustificado en la entrega de documentos, así como documentos que no correspondieron a lo solicitado. Dicha situación ocurrió con las Dependencias encargadas de suministrar esta información, esto es, la Tesorería Municipal y el Departamento de Bienes y Suministros, sin que dicho retardo sea endilgado a la funcionaria enlace quien siempre estuvo atenta a los requerimientos del equipo auditor y a la entrega de la información suministrada por las distintas dependencias en las fechas en que ella las recibía; la demora en la entrega de documentos se demuestra y se constata en el cuadro que a continuación se relaciona.

Cuadro No 1

SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y /O DOCUMENTOS

FECHA

SOLICITUD

FECHA PARA LA CUAL SE REQUERÍA

INFORMACIÓN

FECHA DE

ENTREGA

ENTREGO CUMPLIÓ CON

LO REQUERIDO

OBSERVACIÓN SI NO SI NO

Contrato de prestación de Servicios No.1581 suscrito con el Señor Mario A. Panneso

15 de Marzo de 2013

19 de Marzo de 2013

8 de Abril de 2013

Sí, pero fuera del

plazo

Sí, pero fuera del

plazo

La información no se aportó de manera oportuna, la cual debió solicitarse nuevamente solicitud de esta en fecha 5 de abril; siendo entregada efectivamente el día 8 de abril.

Reporte del Software de la Impresión de la Estampilla Pro-Cultura para la Vig. 2012, discriminando mes a mes

05 de Abril de 2013

08 de Abril de 2013

X

El día 05 de Abril se solicitó a Hacienda Municipal a través de la Funcionaria Enlace El Reporte del Software de la impresión de las estampillas para la vig.2012, discriminando mes a mes cuya información se requería



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para el día 08 de Abril, Por lo anterior el equipo auditor realiza Formatos Actas de visita donde manifiesta que lo recibido no corresponde a lo solicitado, y la demora de esta información retarda el proceso auditor. Copia de estas Actas se dejaron a la entidad en su momento.

Solicitud copia de seguridad (Backup)

12 de abril de 2013

16 de abril 2013

19 de abril de 2013

si fuera del

plazo

no

El equipo auditor el día 19 de abril a través de oficio DH-PGF-DF-464, recibe en medio magnético el Backup solicitado, el cual una vez es revisado se evidencia que lo que fue suministrado no corresponde a un Backup sino a una imagen del sistema que ni siquiera permitió abrir ningún archivo allí consignado. De otro lado se aclara que el folio número 8 del derecho de contradicción (oficio DH-PGF-GT-1457), no corresponde a la respuesta de solicitud de información que antecede es decir folio 7, toda vez que lo que fue suministrado a través de este oficio (DH-PGF-GT-1457) fue el reporte del recaudo diario por caja, es decir que el anexo que se pretende demostrar como respuesta a la solicitud de información del backup, no corresponde.



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Contrato mediante el cual se adquirió la impresora zebra la cual es utilizada para la impresión de las Estampillas

12 de abril de 2013

16 de abril 2013

x x

En solicitud de información del día 12 de Abril de 2013, a través de la persona enlace se solicitó Copia del Contrato mediante el cual fue adquirida la impresora ZEBRA S4M, la cual es utilizada para la impresión de la estampilla Pro-cultura, además todos los anexos que le correspondieran ( pólizas, garantías de la impresora y evidencias de ejecución del contrato). Igualmente se solicitó expedir certificación de la no existencia del mismo y sus anexos, si fuere el caso. Se dejó constancia en acta de visita que el día 19 de Abril de 2013, no había sido entregado dicho contrato, ni sus anexos correspondientes, pese a que la información se solicitó para el día 16 de Abril de 2013, dándose con esto incumplimiento por parte del Departamento de Bienes y Suministros que es el responsable de la entrega de dicha información, como lo indica la Directora del Departamento Administrativo de Hacienda en su oficio DH-PGF-DF -455 del 17 de abril de 2013, una vez recibe oficio DB-PGA-1731 del Departamento Administrativo de Bienes y Suministros, en el cual se le informa que no se ha podido determinar mediante que contrato se adquirió la impresora ZEBRA. Por tal motivo se dejó constancia que el no suministro de esta información puede entenderse como obstaculización del



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Proceso Auditor, lo que podrá acarrear las sanciones de ley. Posteriormente con oficio DH-PGF-DF-468 del 22 de abril el Departamento Administrativo de Hacienda, solicita el retiro del acta del 19 de abril, toda vez que el contrato de la adquisición de la impresora como tal no existe, y que dicha impresora se adquirió mediante el contrato de prestación de servicios del señor MARIO PANESO, ya que según el Departamento de Hacienda esta se encontraba dentro de las obligaciones del contratista.

Solicitud soporte técnico para formatear equipo de cómputo en el cual estaba instalado el software de las Estampillas pro cultura

12 de abril de 2013

16 de abril de 2013

19 de abril de 2013

si fuera del

plazo

si, fuera del

plazo

Se recibe certificación y soporte técnico para formatear equipo de cómputo de la tesorería Municipal a través de oficio DH.PGF-DF-464 el día 19 de abril.

Fuente: formatos actas de solicitud y actas de visita

En relación a la afirmación realizada, respecto a que el equipo auditor no recogió los documentos de manera oportuna a pesar de estar listos para la fecha requerida, para lo cual se hace mención de los folios 22, 23 y 24 de los documentos anexos del derecho de contradicción, es de aclarar que la Contraloría Municipal en razón de todos los inconvenientes presentados al equipo auditor y planteados en el cuadro antes mencionado, decidió el día 25 de abril de 2013, realizar visita fiscal el día 29 de abril del mismo año, como consta en folio 24 de los anexos del derecho de contradicción, con el fin de obtener y confirmar información necesaria para poder finalizar el proceso auditor.



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Por lo anterior expuesto, se deja en firme proceso sancionatorio y se procederá a su respectivo traslado.

Hallazgo

1. AUSENCIA DE CONTROLES (ADMINISTRATIVO)

Una vez revisado el proceso de emisión de la Estampilla Pro-Cultura se evidenció que la Tesorería Municipal no tiene establecido procedimientos ni controles en el proceso de emisión y venta de estampillas, deficiencia agravada por la vulnerabilidad del software el cual permite imprimir la fecha sin guardar un orden cronológico, dicha deficiencia fue corroborada por las funcionarias del Banco de Occidente encargadas de la venta de la especie venal, cuando indican a través de oficio del 11 de Abril de 2013, que durante la vigencia 2012, no se les exigió ningún control, lo cual fue también confirmado en certificación fechada 19 de abril de 2013, expedida por el Departamento Administrativo de Hacienda Municipal en la cual se indica, que en la actualidad se estarían actualizando procesos y procedimientos de la dependencia.

Lo anterior contraviene el Acuerdo 082 de diciembre de 2008, ratificado mediante Acuerdo 017 de 2012, los cuales establecen que la Tesorería es la dependencia competente para el manejo y control de la estampilla Pro-Cultura; así mismo se hacen evidentes faltas a las obligaciones generales del servidor público en el ejercicio de su función violando los Principios Constitucionales de la Función Administrativa y los de Control Fiscal, así como a los preceptos establecidos por los sistemas MECI – CALIDAD los cuales fueron adoptados por la Administración Municipal.

Respuesta del Ente Auditado

El Departamento Administrativo de Hacienda evidenció deficiencias en los procedimientos de las actividades realizadas en la emisión y control de la Estampilla Pro-Cultura y es por esto que al final de la vigencia 2012 se adquirió la segunda impresora ZEBRA para separar la impresión de las estampillas pro Bienestar del Adulto Mayor de las estampillas Pro-cultura y se incluyó en el presupuesto vigencia 2013 una partida presupuestal para dar solución definitiva a las inconsistencias presentadas por el aplicativo de la emisión de las estampillas. Anexo aparte de la presentación elaborada por la Secretaria de las Tics relacionada con la adición del Acuerdo Municipal No 05 de abril 22 de 2013 aprobado por el concejo. (Folios del 25 al 30).



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Adicionalmente designó a los contratistas Carlos Sierra y Ricardo Gaona para la realización de un seguimiento a la venta de estampillas en la Tesorería, de dicho seguimiento se propuso el diseño de un formato que permita llevar un control de estos elementos. Anexo Acta del 26 de feb de 2013 (folios del 31 al 32). suscrita por los contratistas mencionados y la Tesorera y los registros documentales que evidencian la aplicación de los mismos (folios del 33 al 57).

Con todo, no se puede considerar que la entidad territorial o sus funcionarios hayan vulnerado los preceptos constitucionales, es inconveniente fijar esta consideración como una premisa de gestión normal de las funciones, y es propio incluir que se está cumpliendo con el deber legal, sin ocasionar falla en el servicio.

Es por ello que la funcionaria tesorera ha tomado las medidas de control y gestión apropiadas para evitar la vulnerabilidad de los documentos emitidos, fijando actividades apropiadas que impidan entorpecer el normal ejercicio de la emisión de la estampilla, para los requerimientos propios de su emisión, en ese orden de ideas se diseñaron los formatos que suplieron el documento (certificación y recibos de caja consecutivos).


Teniendo en cuenta lo manifestado en la respuesta anterior, es evidente que la entidad durante la vigencia objeto de esta auditoria 2012, no tuvo ningún control ni procedimiento establecido para la emisión; custodia y recaudo de la estampilla, pues se evidencia en la respuesta del auditado, que dicho control solo se inició en la actual vigencia; esto ante las observaciones del equipo auditor; situación que fácilmente se confirma mediante reunión en la cual se designó a los contratistas Carlos Sierra y Ricardo Gaona para la realización de un seguimiento a la venta de estampillas en la Tesorería, realizada el 26 de febrero de 2013 (folio 31-32 derecho contradicción) y que en la misma fecha se propuso un formato para llevar un control de las especies venales, fecha para la cual ya se había dado inicio a la Auditoria Especial a estampillas Pro-Cultura y Pro-Universidad, además no consta dentro del derecho de contradicción, prueba alguna de que tales controles se hubieran realizado durante el año 2012.

Se tiene además de lo antes expuesto y según el derecho de contradicción que “El

Departamento Administrativo de Hacienda evidenció deficiencias en los procedimientos de las actividades realizadas en la emisión y control de la Estampilla Pro-Cultura y es por esto que al final de la vigencia 2012 se adquirió la segunda impresora ZEBRA para separar la impresión de las

estampillas pro Bienestar del Adulto Mayor de las estampillas Pro-cultura…” Resulta extraño, que pese a haberse adquirido una segunda impresora ZEBRA con el propósito



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de solucionar definitivamente las inconsistencias presentadas en la emisión de la estampilla, como es manifestado por el auditado, hoy aproximadamente seis (06) meses después, la misma no se encuentre funcionando y se siga presentando deficiencia en el servicio, teniendo en cuenta que no se están entregando especies venales a los contribuyentes bajo el entendido de fallas en la impresora, lo cual se puede constatar dentro de los folios (33 al 57 del derecho de contradicción), en los cuales a fecha 31 de Mayo, aún se sigue entregando solo el recibo de caja, hasta tanto no se solucione el impase.

No se acepta la respuesta dada por la entidad, toda vez que sus listados anexos folios (33 al 57 del derecho de contradicción) reflejan fechas de los meses de MARZO, ABRIL y MAYO de la vigencia 2013, fecha en la cual ya se había dado inicio al proceso Auditor de la vigencia 2012, por parte de la Contraloría Municipal; Es de anotar que estos anexos solo son listados de los contribuyentes que cada día se acercan a las Cajas del Banco de Occidente ubicado en la Tesorería Municipal, para realizar el pago por concepto de estampillas, mas no se refleja en ellos un control de la entrega de las mismas, las cuales para la vigencia 2013 siguen pendientes de entrega, considerándose con esto que no se cumple con las expectativas de un verdadero control, toda vez que en formato se limitan a transcribir lo que ya se encuentra en los recibos de caja, información que resulta redundante, sin subsanar las falencias en la entrega de la especie venal correspondiente a cada contribuyente.

Por todo lo anterior, no se acepta lo argumentado por la entidad y quedara en firme el Hallazgo Administrativo.

Hallazgo

2. INFORMACION DEL SOFTWARE (ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y PENAL)

El equipo auditor no pudo acceder, ni analizar, el Sistema de Administración de Estampillas (SAI) porque dicho aplicativo no se encontró instalado, toda vez que mediante oficio No. DH-PGF-DF 464 del 19 de Abril de 2013, expedido por el Departamento de Hacienda, se informó que el equipo de cómputo en el cual reposaba este aplicativo había sido formateado; por lo tanto se solicitó a la Tesorería Municipal una copia de seguridad (Backup) del software Sistema de Administración de Estampilla SAI, correspondiente a la vigencia 2012, obteniendo



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como respuesta una imagen de pantalla del sistema, creada el día 4 de abril de 2013 (fecha en la cual se realizaba la auditoría), la cual no corresponde a un Backup. Por lo tanto no se cuenta con registro adecuado de la estampilla producida, como tampoco se evidencia que dicho aplicativo haya estado instalado en el equipo, salvo por la existencia misma de estampillas, ni que en algún momento se hayan generado por medio del SAI copias de seguridad, comprobando que no existen registros que respalden la información suministrada por la Tesorería Municipal; irregularidad que hace poco confiable la información obtenida.

Se observa con la conducta antes descrita y de acuerdo a informe técnico emitido por la Ingenieras de Sistemas de la Contraloría Municipal de Armenia, incumplimiento del Artículo 269D de la Ley 1273 del 2009, teniendo en cuenta que es deber de los servidores públicos velar por la salvaguarda de la información institucional. Igualmente lo anterior contraviene lo establecido en la ley 734 de 2002 en su artículo 34 numeral 5.

Respuesta del Ente auditado

Para dar respuesta a esta observación se procedió a requerir concepto técnico al Secretario de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones funcionario con competencia funcional y experticia en la actividad de apoyo de los aplicativos y componentes sistemáticos (folios del 59 al 65).

No es posible que logre indilgar la existencia de la conducta punible, pues corresponde a una acción de mera conducta que requiere probarse y como es claramente conocido en el proceso de auditoria se evidencia que no se adelantaron los procedimientos complejos que conllevan una aseveración de este tipo, pues los equipos de cómputo no fueron ubicados en custodia eficaz para sopesar un juicio de daño informático. No se puede alejar la observación auditora del principio rector de la buena fe, siendo necesario probar lo contrario, por quien eleva las imputaciones formales. Conclusión de la Contraloría Teniendo en cuenta, la respuesta del auditado y en consideración a Concepto Técnico emitido por la Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Municipio, según oficio TI-PIT-0206 y fechado julio 07 de 2013, se acepta lo argumentado en el Derecho de Contradicción, teniendo en cuenta, que ya se iniciaron acciones tendientes a la recuperación de la



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información y colocar en operación el programa del software en mención, que fue eliminado y originó esta observación. Sin embargo se dejara como Hallazgo Administrativo con incidencia Disciplinaria. Igualmente el Ente de Control reitera la imperiosa necesidad que tiene el Municipio de Armenia, de adoptar medidas de control efectivas de tal manera que se eviten situaciones como las evidenciadas en el área de la Tesorería Municipal y las cuales pueden conllevar, a procesos de diferentes índoles en caso de no ser acatadas.

2.1.2 Recaudo

2.1.2.1 Opinión sobre el recaudo

En cuanto a la verificación del recaudo en las cajas del Banco de Occidente por concepto de la estampilla Pro-Cultura se pudo observar, que la especie venal es entregada a los contribuyentes de manera intermitente, esto es, solo durante los periodos de funcionamiento de la impresora, toda vez que cuando esta no se encuentra funcionando se deja una observación en el recibo de caja que la estampilla se encuentra pendiente de entrega, igualmente se expide una certificación en el mismo sentido, sin embargo lo anterior no obedece a un control de estampillas por entregar, pues la misma solo se suministra a quien lo solicita, generándose riesgos de pérdida con aquellas que no son reclamadas.

De la misma manera se observa que la Tesorería no cuenta con recibos a satisfacción por parte de los contribuyentes que permitan establecer e identificar que estampillas fueron entregadas y que solo para la Tesorería queda un recibo de caja sin ninguna referencia o constancia de que la estampilla efectivamente se haya entregado; ratificando una vez más la falta de controles, y los altos riesgos en que se encuentran expuestas y que pueden generar una perdida física de la especie venal o un desvío de las mismas.

En lo que corresponde al recaudo por concepto de la venta diaria de la estampilla, el equipo auditor solo pudo verificar los valores reportados por la Administración Municipal mediante informe electrónico de recaudos, sin poder confrontar dichos valores con el sistema de impresión de las estampillas, a causa de la inexistencia del mismo.

Por otra parte, al comparar los consecutivos de los recibos de caja por concepto de pago de la estampilla Pro Cultura de la vigencia 2012 suministrados por la



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Tesorería Municipal, frente a la información del recaudo diario por caja por el mismo concepto y de la misma vigencia entregado en medio magnético, a través de oficio DH-PGF-GT-1457 de Abril 15 de 2013; se observaron inconsistencias, toda vez que los números de caja de los recibos físicos no coincidían con los de CD.

El reporte del recaudo diario por caja de la vigencia 2012, entregado por la Tesorería Municipal presenta un saldo por la suma de $ 441.779.196, el cual difiere del dato reportado por el Departamento Administrativo de Hacienda, en el que se señala una suma de recaudo por $ 401.645.748,40 mostrando una diferencia en lo recaudado por valor de $ 40.133.447,60, que deberá explicarse.

Por todo lo anterior, el equipo auditor determina que la información suministrada no es confiable debido a las múltiples inconsistencias y diferencias en los datos y cifras suministradas.

En visita realizada a los Entes Descentralizados, con el fin de verificar el cumplimiento del Acuerdo 082 de 2008, se pudo evidenciar que como no existe un mecanismo establecido ni reglamentado para el recaudo de la estampilla Pro Cultura por parte de la Administración Municipal, estas entidades están incumpliendo el Artículo 162 parágrafo 6 del citado acuerdo el cual indica: “la obligación de adherir y anular la estampilla física quedará a cargo de los funcionarios municipales que intervengan en los actos o hechos sujetos al gravamen determinados por los acuerdos municipales o reglamentos que se expidan en desarrollo de la Ley 397 de 1997…”, ya que en las entidades descentralizadas se encontraron estampillas Pro-cultura adheridas a los contratos y/o descuentos por el mismo concepto.

Durante el proceso de auditoría, se pudo evidenciar que algunas entidades descentralizadas no realizaron una buena gestión para reclamar las estampillas que no le fueron entregadas por la Tesorería Municipal al momento de su pago, debido a los daños de la impresora, situación que fue confirmada con el alto volumen de estampillas existentes en la Tesorería Municipal de las vigencias 2010, 2011 y 2012 sin ser reclamadas.

Considera el equipo auditor, que debe ser implementado por estas entidades un proceso para reclamar dichas estampillas, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto por el parágrafo 6 del artículo 162 del Acuerdo 082 de 2008.



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a- Opinión del Ente Auditado:

No es de recibo esta observación puesto que el protocolo fijado para la emisión de la estampilla en el momento en que el aplicativo sale de funcionamiento se realiza mediante certificación expedida por la Tesorera. No es posible que pueda inferir que se presente la ausencia de entrega del certificado que reemplaza la estampilla, pues una vez es pagado el tributo, de manera inmediata se emite el recibo de caja consecutivo el cual sale impreso en original y copia con una observación que la estampilla se encuentra pendiente de entrega y es ingresado en el aplicativo impuestos PLUS además esta transacción se ve reflejado en el cuadre diario de caja, existiendo congruencia en los soportes documentales. (recibo de caja, certificado y cuadre diario de caja). Como prueba documental anexo algunas copias de certificaciones y recibos de caja soporte del procedimiento. En el archivo de la Tesorería reposan los demás documentos soporte y en el aplicativo Impuestos Plus se puede realizar toda la confrontación de los reportes del sistema.

De otra parte, cuando el aplicativo se encuentra activo, la estampilla se imprime y se entrega al contribuyente con el recibo de caja en el cual se detalla el número de la estampilla entregada, de igual manera esta transacción se ve reflejado en el cuadre diario de caja, existiendo congruencia en los soportes documentales. (Recibo de caja y cuadre diario de caja). Como prueba documental anexo algunas copias de los recibos de caja soporte del procedimiento. En el archivo de la Tesorería reposan los demás documentos soporte y en el aplicativo Impuestos Plus se puede realizar toda la confrontación de los reportes del sistema.

Así las cosas, el protocolo fijado para este trámite no requiere el recibido a satisfacción del contribuyente cuando se emite un recibo de caja y se entrega la respectiva especie venal, toda vez que estos documentos constituyen la carga probatoria.

Y cuando no se realiza la impresión de la especie venal por fallas en el aplicativo, los valores se confrontan con los certificados y recibos de caja y el cuadre diario de caja tal como lo expresamos en párrafos anteriores. (folios del 66 al 98).

b- Opinión del Ente Auditado:

Respecto a lo expresado por el equipo auditor de las inconsistencias de los códigos numéricos de los recibos de caja del archivo documental de la tesorería y los suministrados en el oficio DH PGF GT 1457 de abril 15 de 2013 se procedió a



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realizar cruce aleatorio de información por parte del Departamento Administrativo de Hacienda de los registros reportados en el CD con los soportes físicos encontrando congruencia y pertinencia entre la información reportada en el CD y los soportes documentales (certificación y recibo de Caja). Como prueba documental anexo algunas copias de los recibos de caja soporte vs información reportada en el CD. En el archivo de la Tesorería reposan los demás documentos soporte y en el aplicativo Impuestos Plus se puede realizar toda la confrontación de los reportes del sistema. (Folios del 66 al 98).

Por lo anterior queda demostrado la congruencia y pertinencia de la información suministrada por el Departamento Administrativo de Hacienda al equipo auditor.


Al confrontar los Recibos de Caja de los meses correspondientes a Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre de la vigencia 2012, por concepto de la Estampilla Pro-Cultura, enviados desde la Tesorería Municipal en custodia a este ente de control, frente a la información suministrada por la misma Tesorería en medio magnético (C.D.) Reporte Diario de Recaudo discriminado mes a mes, fueron evidentes las diferencias entre los consecutivos de los recibos físicos y los consecutivos de los recibos que se encontraron en el CD, como se relacionan a continuación:

Cuadro No 2

INCONSISTENCIA ENTRE RECIBOS FISICOS Y RECIBOS MEDIO MAGNETICO

ITEM CAJERA

No RECIBO

CD FECHA NIT-

CEDULA CONTRIBUYENTE VALOR INCONSISTENCIA

1 8 1405971 14/05/2012 7557199 GABRIEL A JIMENEZ M 3.024.000 Recibo Físico 1405972

2 8 1435402 28/08/2012 19097591 ARIAS REYES JOSE-ANTONIO 1.800.000 Recibo Físico 1435401

3 8 1426729 18/09/2012 890000957 CORPORACION MUNICIPAL DE CULTURA 32.000 Recibo Físico 1426728



6 7 1451946 07/12/2012 8010039146 CAMILO TORRES 83.000 Recibo Físico 1451947

7 7 14337463 19/11/2012 7551832 SANCHEZ ROBAYO CAMPO-ANIBAL 100.000 Recibo Físico 1437463

8 7 1451998 10/12/2012 8900004399 ESP-EMPRESAS-PUBLICAS-DE-ARMENIA

3.094.800 Recibo Físico 1451999

9 7 1428149 23/11/2012 16482268 HECTOR FABIO BERRIO JARAMILLO 12.000 Recibo Físico 1428150

10 7 1452007 10/12/2012 9738106 JAIRO ALONSO VILLAMIL 110.000 Recibo Físico 1452008



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11 7 1452027 10/12/2012 8900020546 ESCUELA NORMAL SUPERIOR ARMENIA QUINDÍO 1.232.200 Recibo Físico 1452028

12 7 14337517 20/11/2012 41934723 MEZA LOPEZ SANDRA-LILIANA 18.000 Recibo Físico 1437517

13 7 14337515 20/11/2012 7557281 GARCIA MEJIA HAROLD-EDWAR 380.000 Recibo Físico 1437515

14 7 1431560 24/09/2012 41905733 ZORAIDA FORERO GRAJALES 8.000 Recibo Físico 1431559

Fuente: Medio Magnético CD y Recibos de caja Tesorería Municipal

Hallazgo

3. CRUCE DE INFORMACIÓN (ADMINISTRATIVO)

Una vez revisado el proceso de recaudo de la estampilla Pro-Cultura se evidenció que los datos del recaudo de la Tesorería Municipal suministrados a través de oficio DH-PGF-GT-1457 del Abril 15 de 2013, frente a los datos obtenidos de Departamento Administrativo de Hacienda, presentan diferencias, inconsistencia evidenciada por el equipo auditor en el cruce de información realizada, lo que demuestra que no se realizan conciliaciones entre estas dos dependencias.

Las diferencias en los datos y en las cifras suministradas hacen poco confiable la información, e incumplen las obligaciones generales del servidor público en el ejercicio de su función, violando con ello los principios constitucionales de la Función Administrativa y los del Control Fiscal, así como a los preceptos establecidos por los sistemas MECI – CALIDAD los cuales se encuentran adoptados por la Administración Municipal.


Para soportar las diferencias encontradas por valor de $40.133.448 en la vigencia 2012 procedemos a realizar la debida aclaración mes por mes con base en la siguiente tabla y anexamos los soportes documentales mes por mes y los recibos anulados.



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Cuadro No 3

MES CAJA REPORTE DIFERENCIA

ENERO 13.528.300,00 14.432.300,00 904.000,00 - ANEXO 1

FEBRERO 25.048.204,00 27.867.204,00 2.819.000,00 - ANEXO 2

MARZO 25.571.615,00 27.403.050,00 1.831.435,00 - ANULADOS

ABRIL 19.905.993,00 19.962.993,00 57.000,00 - ANULADOS

MAYO 31.370.146,00 22.597.171,00 8.772.975,00 ANEXO 3

JUNIO 47.812.374,40 47.812.374,40 -

JULIO 38.903.223,00 30.159.423,00 8.743.800,00 ANEXO 4

AGOSTO 31.671.328,00 31.671.328,00 -

SEPTIEMBRE 33.025.655,00 84.183.455,00 51.157.800,00 - ANULADOS

OCTUBRE 34.865.286,00 34.865.286,00 -

NOVIEMBRE 36.356.740,00 36.406.728,00 49.988,00 - ANULADOS

DICIEMBRE 63.586.884,00 64.417.884,00 831.000,00 - ANULADOS

401.645.748,40 441.779.196,40 40.133.448,00 -

ESTAMPILLA PRO CULTURA

Fuente: Tesorería Municipal.

Por lo anteriormente expuesto, se demuestra a través de documentos soporte la consistencia de la información suministrada por el Departamento Administrativo de Hacienda, así las cosas, no es de recibo la afirmación del equipo auditor respecto a las “…múltiples inconsistencias y diferencias en los datos y cifras suministradas”. (Folios del 99 al 127).


Una vez analizada la respuesta del Ente auditado, se tiene que dentro del proceso de auditoria fueron confrontados tanto los recibos de caja físicos, como el reporte de caja diario de la Tesorería Municipal, suministrado en medio Magnético (CD), donde se observó que los recibos de caja que se relacionan a continuación, no se estaban anulados como lo afirma el Municipio en su derecho de contradicción.

A continuación se presenta una relación, de los recibos que al momento de ser revisados no se encontraban anulados, en el físico ni en el CD.



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Cuadro No. 4

RELACION RECIBOS DE CAJA SIN ANULAR AL MOMENTO DE REVISION

7 1390273 03/01/2012 89003193 RUYARDI GARCIA GARCIA 18.500

8 1370339 14/02/2012 8002158183 CONTRALORIA MUNICIPAL DE ARMENIA QUINDÍO

120.000

8 1384220 16/02/2012 24472320 ESCOBAR VELEZ LUZ-ELENA 40.000

8 1385019 21/02/2012 41917193 RAMIREZ PALACIO MARIA-TERESA 209.000

8 1386015 27/02/2012 8010046669 INSTITUTO EDUCATIVO TERESITA MONTES 25.000

8 1367635 06/03/2012 8903220072 PRODESAL S.A. 1.821.785

8 1368593 21/03/2012 41936724 LUZ ADRIANA 9.650

8 1373420 09/04/2012 801004663 INSTITUCION EDUCATIVA GUSTAVO MATAMOROS D´COSTA

57.000

7 1425796 07/09/2012 890000439 EMPRESAS PUBLICAS DE ARMENIA 48.297.000

7 1425796 07/09/2012 890000439 EMPRESAS PUBLICAS DE ARMENIA 2.783.800

7 1425597 05/09/2012 8010046644 INSTITUTO TECNICO INDUSTRIAL 77.000

7 1428218 26/11/2012 900333837 AMABLE 39.988

7 1428157 23/11/2012 7562972 CASTANO NINO JOHN-JAIRO 10.000

7 1448778 12/12/2012 41916314 SANCHEZ SANCHEZ RUBY 5.000

6 1447329 10/12/2012 18494612 MEJIA MONTES HUGO-RODOLFO 503.000

6 1448449 27/12/2012 9000004643 CONSORCIO VIPCOL PAWI ALARMAS LTDA 323.000

Fuente: Información C.D. y Recibos Físicos de Caja. Tesorería Municipal.

Por lo anterior, la Contraloría Municipal, no acepta lo argumentado por el ente auditado, quedando en firme el Hallazgo Administrativo, el cual deberá ser incluido en Plan de Mejoramiento que se suscriba con la oficina de Control Interno.

Hallazgo

4. DOBLE COBRO POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA EN CONTRATO DE OBRA No. 002 (ADMINISTRATIVO)

Durante la auditoria se revisaron los contratos seleccionados en la muestra, suscritos por la Administración Municipal y sus entidades descentralizadas, observando que el Municipio no tiene establecido un procedimiento para el recaudo de la estampilla Pro Cultura, pues se evidenció que algunos contratos tienen la estampilla adherida y anulada y otros tienen el descuento por este concepto.



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La carencia de controles en el recaudo de la estampilla, se pudo comprobar en la adición del contrato de Obra Pública No. 002 celebrado por el Municipio de Armenia, cuyo objeto es el Mantenimiento en Asfalto de la Malla Vial en diferentes Sectores de la Ciudad, pues en dicha adición se encontró una estampilla adherida y sin anular por valor de $1.248.000; igualmente al momento de ser revisadas las órdenes de pago de este contrato, se evidenció descuento por el mismo valor y concepto, presentándose así un doble cobro. Situación generada como se indicó anteriormente por la inexistencia de un procedimiento y controles debidamente establecidos y reglamentados para el recaudo de la estampilla Pro-Cultura, como lo indica el acuerdo 017 de 2012 en su artículo 171.


El Acuerdo 082 de 2008 modificado por el Acuerdo 017 de 2012 ¨Por medio del cual se adopta el Código de Rentas del Municipio de Armenia, artículo 171 expresa que “…la administración municipal podrá establecer y reglamentar mecanismos de recaudo de este gravamen, a través de especies venales, descuentos o recibos de caja en los documentos correspondientes, como acción correctiva la administración procederá a establecer controles para el recaudo de la estampilla a través de descuentos o pago de la misma a través de acto administrativo.


Teniendo en cuenta que el Municipio no controvirtió la observación, queda en firme como Hallazgo Administrativo para ser incluido en Plan de Mejoramiento.

2.1.3 Custodia

2.1.3.1 Opinión sobre la custodia

El equipo auditor en relación a la custodia de las especies venales, constató que no existe control en este sentido, pues durante el proceso auditor y en vistas realizadas a la Tesorería Municipal, se encontró gran cantidad de Estampillas Pro-cultura de las vigencias 2010, 2011, 2012, en poder de una funcionaria en su escritorio, sin estar cuantificadas ni relacionadas, ni seguridad alguna, al igual que estampillas sin anular; irregularidad igualmente observada por la funcionaria responsable de Control Interno de la Corporación de Cultura y Turismo, según seguimiento realizado a la estampilla en el mes de Octubre de 2012 y observada por el equipo auditor.



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Es de anotar que todas estas estampillas corresponden a contribuyentes que han pagado por ellas y que no les fueron entregadas al momento de la compra porque la impresora no funcionaba, quedando pendiente la entregada de las mismas. Llama la atención del equipo auditor que a la fecha aún exista una gran cantidad de estampillas de las vigencias relacionas sin entregar y sin control alguno.

Igualmente, al momento de realizar visita a la Tesorería Municipal el equipo auditor encontró estampillas Pro-cultura sin anular, las cuales ya habían sido remitidas por los cajeros del Banco de Occidente según oficio expedido el 4 de diciembre de 2012, con el fin que fueran anuladas por errores en su impresión, valor o fecha.

Al confrontar la relación de estampillas de la vigencia 2012 entregada por parte de los cajeros del Banco de Occidente a través de oficio del 15 de abril de 2013, con la existencia de estampillas físicas que se encontraban en poder de una funcionaria de la Tesorería, se constató que algunas de ellas ya habían sido entregadas, sin embargo se encontró que una parte de estas no tienen soporte alguno de entrega a los contribuyentes.

Hallazgo

5. RIESGO EN CUSTODIA DE ESTAMPILLAS (ADMINISTRATIVO PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA)

El equipo auditor evidencio 1.728 especies venales correspondientes a las vigencias 2010, 2011 y 2012 las cuales ascienden al total de $ 645.089.566 según inventario realizado por la Tesorería Municipal, tales estampillas se encontraban sin ningún control ni custodia, en una bolsa plástica color negro en un escritorio de la Tesorería Municipal. Igualmente se presentan deficiencias en la entrega de las mismas a los contribuyentes, toda vez que sólo se observaron 8 oficios dirigidos a Instituciones Educativas, 1 a la Corporación de Cultura y Turismo y 1 al Honorable Concejo de Armenia para certificar el recibo de estas, oficios de fecha 12 de marzo de 2013, momento para cual se encontraba en desarrollo la auditoria.

Igualmente se evidenció que a la fecha de realización de la auditoria, la Administración no tenía ningún mecanismo o estrategia encaminada a definir una disposición de la existencia de las estampillas; estando por tanto frente a una deficiente e inadecuada gestión administrativa generando alto riesgo de pérdida de las especies venales y/o desviación de las mismas.



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Lo anterior, contraviene lo dispuesto en el artículo 171 del Acuerdo 017 de 2012, así como lo establecido en la ley 734 de 2002 en su artículo 34 numeral 1.


No es de recibo la afirmación del equipo auditor, toda vez que la cadena de custodia de la especie venal que está establecida en el acuerdo es de estricto cumplimiento por parte de la tesorería. Debido a que se cuenta con estampillas sin entregar de varias vigencia, se delegó una contratista para verificar la pertinencia entre el inventario físico de la especie venal y la relación encontrada en la tesorería, con el propósito de entregar la especie venal a las personas y/o entidades pendientes de entrega según las certificaciones y en el caso de inconsistencias informar a la tesorera.

Las especies venales se sacan de la caja fuerte para entregarlas al contratista previo inventario de las mismas y se reciben de la misma forma para ingresarlas nuevamente a la caja fuerte. Anexo certificación Tesorera Municipal. (Folio 128).

Adicionalmente designó a los contratistas Carlos Sierra y Ricardo Gaona para la realización de un seguimiento a la venta de estampillas en la Tesorería, de dicho seguimiento se propuso el diseño de un formato que permita llevar un control de estos elementos. Anexo Acta del 26 de feb de 2013 (folios del 31 al 32) suscrita por los contratistas mencionados y la Tesorera, los Formatos y los registros documentales que evidencian la aplicación de los mismos. (Folios del 33 al 57).


Analizada la respuesta del ente auditado, no se acepta su argumento, toda vez que en visitas realizada a la Tesorería Municipal el día 14 de marzo y el día 09 de Abril de 2013, el equipo auditor evidenció gran cantidad de estampillas en poder de las funcionarias OLGA LUCIA FORERO y MARIA ELICENIA VALENCIA AGUIRRE, quienes manifestaron tenerlas en su poder, sin que ello constare en acta de entrega o documento alguno, inconsistencia que quedó plasmada en Formatos de Acta de visita, firmados por los auditores y por las funcionarias mencionadas,

Igualmente se evidenció que dichas especies venales en ninguna de las visitas se encontraba inventariadas ni cuantificadas, pues el día 14 de marzo el equipo auditor cuantificó e inventarió las estampillas de la Vigencia 2012 en presencia de la Cajera General como consta en acta de visita de la misma fecha, de la misma



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manera en la visita realizada el día 9 de abril fue a solicitud del equipo auditor que las estampillas de la vigencia 2010 y 2011 fueron inventariadas y cuantificadas por las funcionarias antes mencionadas como consta en la misma actas de visita de esa fecha; para los dos casos anteriores el equipo auditor dejo copia de las actas de visita en la Tesorería Municipal.

La contraloría Municipal no acepta la certificación con fecha 07 de Junio de 2013, expedida por la Tesorera General del Municipio, en la que certifica una cadena de custodia de la cual durante la ejecución de la Auditoria se constató la inexistencia, irregularidad que igualmente fue comprobada en Visita realizada el 29 de Abril de 2013, y fue profusamente soportada en diversas actas de vista las cuales fueron avaladas por el Auditado; certificación ésta que nos ubica frente a una situación particular y dicotómica; por un lado la certificación de una conducta o proceso inexistente y por otro un falso testimonio ,hecho agravado por la inexistencia de pruebas que demuestren lo certificado por la Tesorera.

Por otra parte, y ante una eventual prueba de que efectivamente la cadena de custodia sí existe; estaríamos frente a una situación en la cual, ésta evidencia sería a su vez la prueba de que efectivamente el proceso auditor fue obstaculizado como se indicó en apartes anteriores y cuya situación originó la determinación de adelantar “visita fiscal”, toda vez que lo ahora esgrimido como un eficiente control, no se presentó al momento de ser requerido por el equipo auditor. Así mismo la certificada cadena de custodia, no está en nada considerando etapas cruciales del proceso, como lo son la producción de las especies venales y su disposición, bien sea para almacenamiento o remisión a los contribuyentes que las cancelaron; situación de trámite que igualmente el equipo auditor verificó y constató la inexistencia de procesos claros ni documentados que dieran fe de un proceso seguro, establecido en la Tesorería para la gestión de estas estampillas, siendo cuestionable por tanto el concepto de “cadena de custodia” manifestado en la certificación expedida por la Tesorera.

Por lo anterior no se acepta la repuesta dada por la entidad, quedando en firme el Hallazgo Administrativo con incidencia Disciplinaria, teniendo en cuenta que dicha cadena de custodia no existía para la vigencia 2012, ni para el momento de realización de la auditoría. Por lo tanto es necesaria la adopción de medidas de control y gestión tendientes a determinar el destino final de las especies venales físicas impresas a disposición de la administración; acciones que deberán quedar plasmadas en el Plan de Mejoramiento que se suscriba con la oficina de Control Interno del Municipio.



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Igualmente concluye la Contraloría con respecto a la designación de los contratistas para la realización de un seguimiento a la venta de estampillas en la Tesorería, que estas acciones se están realizando en la Vigencia 2013 y corresponden más a una duplicidad de información de los datos que ya se encuentran consignados en los respectivos recibos de caja, y lo cual no corresponden a un control.

Hallazgo

6. ESTAMPILLAS ENTREGADAS (ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL)

En desarrollo de la auditoria al confrontar la relación de estampillas de la vigencia 2012 entregada por parte de los cajeros del Banco de Occidente a través de oficio del 15 de abril de 2013, con la existencia de estampillas físicas que se encontraban en poder de una funcionaria de la Tesorería Municipal, evidenció el faltante de algunas estampillas de la vigencia 2012, de las cuales no existe soporte de entrega ni recibido por parte de los contribuyentes, tales estampillas corresponden a los siguientes consecutivos G-001713, G-001734, G-001937, G-002000, G-002003, G-002016, G-002037 y ascienden a la suma de $ 892.700.

Considera el equipo auditor, que la gestión de la Tesorería es ineficiente, pues no existe un control ni mecanismo efectivo en la entrega de las estampillas, lo que genera que en la actualidad no existan soportes ni evidencias que permitan establecer si efectivamente las estampillas relacionadas han sido entregadas.

Lo anterior, va en contra de lo dispuesto en el artículo 171 del Acuerdo 017 de 2012, así como lo establecido en el numeral 1 del Artículo 34 de la ley 734.

Igualmente esta actuación contraviene lo señalado en la ley 87 de 1993, generándose con esto una observación Administrativa con presunta incidencia Disciplinaria y Fiscal por valor de $ 892.700.


No es de recibo las afirmaciones del equipo auditor si se tiene en cuenta que en la Tesorería Municipal se encuentra un archivo documental en el cual reposas los soportes de seguimiento de la estampilla pro cultura en el que se puede verificar la entrega física de la especie venal.



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Así mismo, se procedió a verificar los recibos de caja con las especias venales entregadas objeto de la observación del equipo auditor y en la siguiente Tabla se observa la entrega total y oportuna de las especies venales, tal como se observa en el siguiente cuadro:

Cuadro No. 5

Relación de Estampillas

SOLICITUD DE CONFIRMACION

ENTREGA

BENEFICIARIOS

ESPECIE VENAL

VALOR

$

RESPUESTA A SOLICITUD DE

ENTREGA

CERTIFICACION ENTREGADA POR TESORERIA

RECIBOS DE CAJA NÚMEROS

Oficio dh-pgf-gt-1609 de 25 abril de 2013

Institución educativa Cámara Junior

G-001713

G-002000

G-000203

G-000027

8.000

33.200

98000

24000

Oficio sin número de fecha 30 abril de 2013 confirmación de recibo de estampillas

Certificación de abril 26 de 2012 recibida por la señora Amanda Rayo identificada con la c.c 41.897.511

Recibo de caja no 1776904-a

Del 26 de abril de 2012, cámara junior valor de $131.200

Oficio dh-pgf-gt-0911 de 12 de marzo de 2013

Colegio Santa Teresa de Jesús

G-002016

A-000248

193.999

313.000

Oficio stj-188 de recibido 9 de abril de 2013

Certificación de mayo 4 2012, con recibido de fecha mayo 4 de 2012


Del 4 de mayo de 2012, colegio Santa Teresa de Jesús por valor de $416.000

Oficio dh-pgf-gt-1262 de 12 de abril de 2013

Personería Municipal de Armenia

G-002037

A-000265

245.500

735.000

Oficio df-400-043 de 17 de abril de 2013

Certificación de 8 de mayo de 2012 recibida por luz Marina García c.c. 24.485.494


Del 8de mayo de 2012, Personería por valor de $980.500



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Oficio dh-pgf-gt-1264 de 12 de abril de 2013

Fondo de empleados de EPA

G-001734

224.000

Oficio no de fecha

Certificación de 9 de feb de 2012 recibida por persona natural identificada con c.c. 7.522.464


Del 9 de feb de 2012, fondo empelados EPA por valor de $224.000

Oficio dh-pgf-gt-0915 de 12 de marzo de 2013

Institución Educativa Teresita Montes

G-001937

G-002003

42.000

237000

Oficio no de fecha

Certificación de 29 de marzo de 2012 recibida por Elizabeth Padilla c.c. 24.988.460 certificación de 27de abril de 2012 recibida por Elizabeth Padilla c.c. 24.988.460

Fuente: Derecho de Contradicción a Informe

Por lo anteriormente expuesto solicitamos el retiro de la observación Administrativa con presunta incidencia disciplinaria y fiscal, por tanto los soportes documentales anexos verifican la entrega real de las especies venales citadas por el equipo auditor (folios del 129 al 151)


Una vez revisado el cuadro anterior, se acepta parcialmente la respuesta dada por la Tesorería Municipal, en lo relacionado con las estampillas No. G-001713, G-002000, G-001937, G-002037, las cuales serán descotadas del valor total del hallazgo fiscal; sin embargo con respecto a las estampillas G-002016 y G-0017 34, según confirmación hecha ante la Institución Educativa Santa Teresa de Jesús y el Fondo de Empleados de las Empresa Publicas de Armenia respectivamente, se logró establecer que dichas estampillas no fueron recibidas por estas entidades.

Teniendo en cuenta lo anterior se concluye que el hallazgo Administrativo con incidencia Fiscal y Disciplinaria queda en Firme respecto de las estampillas en mención por valor de $ 327.000.



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2.1.4 EVALUACION DEL CONTROL FISCAL INTERNO

2.1.4.1 Opinión sobre el Control Fiscal Interno

El equipo auditor encontró que en la revisión de la estampilla Pro cultura la evaluación del control fiscal arrojó un resultado de 32,8 considerándose ineficiente dicho control.

Cuadro No 6 Control Fiscal Interno

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0,30 13,3

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0,70 19,4

1,00 32,8

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Ineficiente

Calificación

TOTAL

Calificación Parcial

44,4

27,8

Fuente: Matriz de Calificación Guía de Auditoria Territorial

2.2 CONTROL DE LA ESTAMPILLA PRO UNIVERSIDAD

2.2.1 Gestión

2.1.1.1 Opinión sobre la gestión

Para el desarrollo de la auditoria respecto de la estampilla Pro Universidad del Quindío y en atención a lo establecido por el Acuerdo 019 de Noviembre 17 de 2011, se revisaron los contratos de Obra Pública y Consultoría suscritos por la Administración Municipal, las Empresas Publicas de Armenia, la Empresa Amable y el Fondo Municipal de Vivienda. Para tal fin fueron revisados los 101 contratos suscritos por estas entidades en la vigencia 2012; encontrándose que los contratos suscritos por el Municipio de Armenia y por las Empresas Públicas de Armenia no aplicaron las disposiciones en materia de recaudo de esta Estampilla, según se relaciona en el cuadro que se presenta a continuación; por otra parte la



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empresa AMABLE y el Fondo Municipal de Vivienda en general si cumplieron con la disposición, a excepción de algunos casos que se detallan más adelante.

Al ser solicitados los 7 Contratos de Obra y los 6 de consultoría celebrados por AMABLE durante la vigencia 2012 para ser revisados, el equipo auditor fue informado por la Asesora de Control Interno que solo fueron celebrados 6 Contratos de Obra y 4 de Consultoría, siendo indicado que esto obedecía a que el Contrato de obra No. 02 se registró 2 veces en el COVI y que dentro de los contratos de consultoría se registraron por error 2 contratos más, correspondientes a prestación de servicios. Es de indicar que en esta entidad se dio cumplimiento al Acuerdo 019 de 2011, a excepción de la inconsistencia en el Contrato de Obra No. 002.

En lo que corresponde al Fondo Municipal de Vivienda, se observó que si bien la estampilla Pro-Universidad se encontraba adherida y anulada a los contratos, es de anotar que en los contratos de Consultoría 002, 006 y 011 la estampilla tiene fecha posterior a la fecha de iniciación del mismo, incumpliéndose así el Acuerdo 019 de 2011, en el entendido de que el pago de las estampillas es un requisito de legalización del contrato.

El equipo auditor con el fin de verificar si en los contratos celebrados por Empresas Publicas de Armenia durante la vigencia 2012, se efectuó descuento por concepto de la estampilla Pro Universidad, realizó visita a la oficina de Contabilidad y Financiamiento de la EPA, con el fin de revisar las órdenes de pago de dichos contratos.

Debido a oposición presentada por el Profesional Universitario JORGE HERNAN RIOS y la Jefe de Financiamiento LIGIA STELLA BUSTOS, el equipo auditor no pudo acceder oportunamente a la información requerida para dar continuidad al proceso adelantado, quienes ante esta negativa proceden a levantar la Auditoria a través de acta con fecha 23 de Abril de 2013, firmada por los funcionarios antes mencionados y el equipo auditor.

Teniendo en cuenta esta obstaculización se solicitara proceso sancionatorio administrativo por incumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 22 numeral 5 de la Resolución 047 de 2012, así como lo dispuesto en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993.



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Hallazgo

7- ESTAMPILLA PRO UNIVERSIDAD EN CONTRATOS DE OBRA Y CONSULTORÍA (ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL)

En el Municipio de Armenia fueron revisados 24 contratos de los cuales 16 corresponden a Contratos de Obra Pública y 8 corresponden a contratos de Consultoría. Se observa que 17 de ellos no tienen adherida la estampilla Pro Universidad, como se indica a continuación:

Cuadro No 7

VALOR NO COBRADO POR ESTAMPILLAS PRO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO VIGENCIA

2012 MUNICIPIO DE ARMENIA

Miles de pesos

No. de CONTRATO

OBJETO FECHA VALOR DEL CONTRATO

1% PRO-UNIVERSIDAD

ADICIÓN 1% PRO-UNIVERS

% NO COBRADO

S.A.M.C No.001

Construcción de Andenes y Adecuación de rampas En Diferentes Sectores De La Ciudad, Obras Ordenadas Mediante Fallos Judiciales.

23-abr-12

239.262

2.393 118.990

1.190

3.583

S.A.M.C SA-002

Mantenimiento en asfalto de la malla vial en diferentes sectores de la ciudad.

253.324

2.533 124.788

1.248

3.781

CONTRATO DE OBRA NO. 003

Construcción de un muro bosques de Gibraltar

29-Jun-12

46.232

462 - - 462


Construcción de cubierta en estructura metálica para la fase

1 del proyecto museo de la ciencia y la tecnología en la

institución educativa nacional Jesús María Ocampo, sede

educativa República de Uruguay

12 Jul-12

321.895

3.219 62.225

622

3.841


Construcción de restaurantes escolares en diferentes sedes

educativas oficiales de la ciudad de Armenia

27-Jul-12

876.159

8.762 - - 8.762


Adecuación del Centro de Desarrollo Infantil Temprano

C.D.I. la Florida. 27-Agt-12

148.987

1.490

- - 1.490


Mantenimiento de equipos y componentes que hacen parte

de la red semafórica del Municipio de Armenia.

12-Oct-12

100.776

1.008 - - 1.008


Desmonte e instalación de señal elevada tipo pasa-vías.

23-Oct-12

1.465

15 - - 15



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CONTRATO DE OBRA

NO. 10

Desmonte puente existente y construcción paso peatonal

semaforizado Avenida Bolívar sector universidad del Quindío

30-Oct-12

237.670

2.377 - - 2.377

CONTRATO DE OBRA

NO. 11

Construcción resaltos en diferentes sectores de la ciudad

a petición de la comunidad 07-Nov-12

59.784

598

- - 598

CONTRATO DE OBRA

NO. 12

Construcción de barandas de protección peatonal en

diferentes sectores de la ciudad por solicitud de la comunidad

06-Dic-12

38.209

382 - - 382

CONTRATO DE OBRA

NO. 13

Construcción de cerramiento posterior en mampostería confinada en la institución

educativa Nacional José María Ocampo

I

106.927

1.069 - - 1.069

CONTRATO DE OBRA

NO. D.A.J.064

Ampliación restaurante plan piloto sede restaurante adulto

mayor 20-Agt-12

20.252

203

- - 203

CONTRATO DE OBRA

NO. D.A.J.136

Construcción de cerramiento de lotes y/o bienes inmuebles de

municipio de Armenia

17.809

178

- - 178

CONTRATO DE

CONSULTORIA NO.001

Interventoría técnica, administrativa, financiera, contable y jurídica para la

construcción de restaurantes escolares en diferentes sedes

educativas oficiales de la ciudad de Armenia.

03-Agt-12

63.750

638 - - 638

CONTRATO DE

CONSULTORIA NO. 109

Interventoría técnica, administrativa, financiera,

contable, ambiental y jurídica para la adecuación del centro vida galilea, de la ciudad de

armenia con la unión temporal ESEQ

05-Dic-12

15.000

150 - - 150

CONTRATO DE

CONSULTORIA NO. 121

Estudios y diseños para la construcción y adecuación de

casetas comunales en diferentes sectores del municipio de Armenia

03-Dic-12

16.000

160 - - 160

28.695

Fuente: Contratos de Obra y Consultoría Municipio de Armenia

De los contratos relacionados en el cuadro anterior, se evidencia que al momento de ser legalizados, no se les exigió la estampilla Pro Universidad, siendo la adhesión de la estampilla en el contrato un requisito indispensable para la legalización del mismo, lo cual fue omitido por la Administración Municipal-Departamento Jurídico durante la vigencia 2012.

La ausencia de la estampilla genera incumplimiento de requisitos para la legalización del contrato, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Acuerdo 019 de



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2011, siendo esta una Gestión Fiscal ineficiente que además incumple lo establecido en el numeral 1 del Artículo 34 de la ley 734, generándose una observación Administrativa con presunta incidencia Disciplinaria y Fiscal por valor de $ 28.695.019.

Respuesta del ente auditado por parte de Secretaria de Infraestructura Municipal

En atención a su oficio de la referencia, en el cual se da traslado de las observaciones 7, 8 y 9 formuladas por la Contraloría Municipal de Armenia, a la recaudación de la Estampilla Pro-Universidad del Quindío vigencia 2012, nos permitimos dar respuesta a los numerales antes citados e informarle que en el Acuerdo del Concejo Municipal No. 019 de noviembre 17 de 2011, por medio del cual se adopta la estampilla Pro Universidad del Quindío en el Municipio de Armenia y sus entes descentralizados, establece que la Estampilla mencionada se causa en la fecha de suscripción del contrato o de su modificación.

En caso de cuantía indeterminada, se causará sobre el pago o abono en cuenta derivado del contrato durante el tiempo de vigencia. Por lo cual dicho gravamen se genera en el momento de la legalización del contrato, la cual corresponde por delegación a cargo del Departamento Administrativo Jurídico de conformidad con el Decreto de delegación contractual No. 028 de 2012, vigente el año anterior.

No obstante lo anterior, el Departamento Administrativo Jurídico, no exigió el pago de esta estampilla a la suscripción o legalización de los contratos de obra o consultoría suscritos con personas jurídicas, por lo cual a solicitud de dicho despacho efectuada mediante oficio DJ PJU 0286 de febrero 7 de 2013, esta Secretaría ha venido solicitando a los contratistas de los contratos de obra y consultoría con personas jurídicas, que no habían sido liquidados, el pago de la estampilla Pro Universidad del Quindío, con el fin de dar cumplimiento al Acuerdo No. 019 de 2011.

A pesar que la estampilla se adhirió con fecha posterior a la legalización del contrato, esta Secretaría dio cumplimiento a la solicitud efectuada por el Departamento Administrativo Jurídico, por lo que se solicitó a los contratistas esta estampilla, presentándola casi la totalidad de estos, de conformidad con el listado que se anexa a la presente, teniendo en cuenta que en estos últimos meses y con posterioridad a la visita inicial efectuada por la Contraloría Municipal de Armenia, se han entregado otras estampillas, las cuales se han venido adhiriendo a los contratos y anulando debidamente.

Las que se encontraban sin anular, ya han sido subsanadas conforme lo solicitó la Contraloría Municipal en su primera visita a esta dependencia.



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Es necesario aclarar que están pendientes dos contratistas, cuyos contratos se encuentran en ejecución o en etapa de liquidación, como son:

“Interventoría técnica, administrativa, financiera, contable, ambiental y jurídica para la adecuación del centro vida sede Galilea en la ciudad de Armenia”, que se encuentra en ejecución y se comprometieron a presentar la respectiva estampilla antes del pago de la próxima acta.

Contrato de Obra “DESMONTE PUENTE EXISTENTE Y CONSTRUCCIÓN PASO PEATONAL SEMAFORIZADO AVENIDA BOLIVAR SECTOR UNIVERSIDAD DEL QUINDIO”, el cual se encuentra recientemente terminado y entró en etapa de liquidación, comprometiéndose el contratista a presentar la estampilla para poder hacer el pago del acta final de recibo de obra.

Para los contratos que se encuentran liquidados, un total de tres contratos de obra, con fecha anterior a la solicitud realizada por el Departamento Administrativo Jurídico, dicho departamento se comprometió a efectuar el cobro por vía coactiva, la cual se encuentra en trámite en dicha dependencia.

Respuesta por parte del Departamento Administrativo Jurídico

En atención a la controversia surgida con relación al cobro y adhesión de la estampilla PRO UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO en algunos contratos celebrados por la administración municipal, y con la finalidad de consolidar el informe preliminar de la auditoria especial a estampillas pro- cultura y pro- universidad vigencia 2012, realizada al Municipio de Armenia por parte de la Contraloría Municipal de Armenia, por medio del presente escrito me permito presentar un estudio jurídico respecto a la legalidad del cobro de dicha estampilla por parte de este ente territorial.

Me permito aclarar que El Departamento Administrativo Jurídico, en elaboración de las respectivas minutas de los contratos de Obra, Consultoría y/o Interventora, suscritos durante la vigencia 2012, indicaba en el Parágrafo Segundo de la Cláusula Tercera “El MUNICIPIO DE ARMENIA efectuara de los pagos a realizar, los descuentos correspondientes a los tributos legales (IVA 16% sobre utilidad, Rete Fuente 1%, Contribución especial 5% ley 1106 de 2006, estampilla pro hospital, estampilla Pro desarrollo, estampilla pro cultura, estampilla para el bienestar del adulto mayor, estampilla pro universidad del Quindío, Reteica y Reteiva y demás descuentos que se causen con ocasión de la ejecución del contrato”, e igualmente en las respectivas Aceptaciones de Oferta de Mínima Cuantía suscritas indicaba en su Numeral 3. “Al formular la



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oferta el proponente aceptó que están a cargo todos los impuestos, tasa y contribuciones establecidos por las diferentes autoridades nacionales, departamentales, municipales, los cuales se encuentran comprendidos dentro del valor ofertado”, estableciendo que su descuento se realizaría en cada uno de los pagos que se hicieran al respectivo contratista, tal y como fue establecido en el ARTICULO 5 de la Ordenanza 026 de 2007 por autorización expresa de la Ley 538 de 1999, la cual dispone: “En todo caso, la causación de la estampilla Pro-Universidad del Quindío, tratándose de contratos, sólo tendrá lugar en los pagos que por tal concepto se hicieren”.

Es pertinente aclarar que el Acuerdo 019 de 2011 NO dispuso que la estampilla se debería adherir al momento de legalización del contrato, sino que la CAUSACIÓN del impuesto se generaba al momento de Legalización y que para tal efecto el contratista debería proceder a su pago en las instituciones bancarias autorizadas para ello por la Tesorería del Municipio, es decir, que a partir de ese momento de legalización surgía la obligación de pago.

En el mes diciembre en visita realizada por un funcionario de la Oficina de Control Interno de la universidad del Quindío, para verificar la aplicación del respectivo mecanismo de recaudo de la estampilla en estos contratos, nos informa que de conformidad con lo establecido en el Acuerdo Municipal No. 019 de Noviembre de 2011, “Por el cual se adopta la Estampilla Pro-Universidad del Quindío para el Municipio de Armenia y sus Entes Descentralizados”, los contratos de Obra Pública que se celebren con personas naturales y/o jurídicas y los contratos de Consultoría e Interventoría celebrados con Personas Jurídicas deben adquirir la estampilla Pro Universidad equivalente al 1% sobre el valor del contrato, la cual se debe adherir a la respectiva minuta al momento de la legalización, por lo cual fue motivo de consulta verbal por parte de este Departamento Jurídico al área de contabilidad, quien es la encargada de realizar las órdenes para pago de los respectivos pagos parciales y/o totales autorizados por cada uno de los interventores y/o supervisores, donde se nos comunicó que durante la vigencia 2012, no se hubiese efectuó el respectivo descuento del 1% de la Estampilla Pro-Universidad, porque no estaban facultados para tal por ningún Acuerdo Municipal o norma superior.

Por lo anteriormente expuesto se procedió a seguir solicitando a partir del mes de diciembre de 2012, la adquisición por parte del contratista para la adhesión de la Estampilla Pro Universidad del Quindío al momento de la legalización, como se puede evidenciar en los contratos de Obra No. 013 y 014 de 2012 y los modificatorios realizados en el mes de Enero de 2013, e igualmente mediante



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oficios DJ-PJU-0195 y DJ-PJU 208 del 31 de enero de 2013 se procedió a solicitar de carácter urgente a los Secretarios de Despacho de Infraestructura y Desarrollo Económico, la colaboración para que a través de los respectivos interventores y/o supervisores se exigiese a los contratistas antes de la terminación y liquidación de los contratos la adquisición y adhesión de la Estampilla Pro Universidad del Quindío a los contratos de Obra, Consultoría e Interventoría suscritos con personas jurídicas a su cargo y que en el caso de que ya hubiesen sido liquidados, se nos informara para proceder a requerir al contratista el cumplimiento de esta obligación contractual y legal.

En los casos en que los contratos ya se encontraban liquidados o el contratista no estuvo en disposición de adquirir la estampilla Pro-Universidad del Quindío para ser adherida en la respectiva minuta de su contrato, se procedió a solicitar mediante oficios DJ-PJU-281- 282 del 07 de febrero de 2013, 0448 del 25 de febrero de 2012 y 0455 del 26 de febrero de 2013 a los respectivos contratistas que se allegara en un término no mayor de cinco (5) días al recibido de la comunicación Estampilla Pro Universidad del Quindío por valor equivalente al 1% del valor del contrato, de la misma manera, se reiteró la exigencia de esta estampilla, mediante oficios DJ-PJU 0285, 0286 y 0287 del 07 de febrero de 2013 al Subsecretario y a los Profesionales Universitarios de la Secretaria de Infraestructura encargados de ejercer interventoría o supervisión de los contratos.

El día 22 de marzo de 2013, en reunión sostenida con el Departamento Administrativo de Hacienda y la Secretaria de Infraestructura, se determinó hacer una verificación del cumplimiento de esta exigencia contractual realizada a los contratistas ya fuese de forma verbal o escrita y en el caso de los contratos que ya hubiesen sido liquidados o que el contratista estuviesen renuente a cancelar el valor respectivo de la Estampilla, se acudiría a la figura de sujeto activo dado a la Alcaldía de Armenia, para el recaudo de la Estampilla Pro universidad del Quindío según el artículo 2 numeral 1 del Acuerdo 019 de 2011, para realizar un proceso de cobro coactivo a través de la división de Ejecuciones Fiscales y así recaudarlos respectivos valores por este concepto y ser transferidos a la Universidad del Quindío, para lo cual nos encontramos en proceso de elaboración de los actos administrativos respectivos.

En ningún momento este Departamento Administrativo ha desconocido esta obligación contractual para los respectivos contratos, pues tanto en la invitación pública o pliego de condiciones como en la minuta del contrato se estipulaba el porcentaje a descontar por esta estampilla en los respectivos pagos parciales y/o totales, tal y como se realiza con el trámite de pago de las estampillas Pro-



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Desarrollo, Pro-Hospital y para el Bienestar del Adulto Mayor; y se establece en la Ordenanza 026 de 2007.

En virtud a lo expuesto, el Departamento Administrativo Jurídico dio cumplimiento a la Ley 538 de 1999, a la Ordenanza 009 de 2000 y a la Ordenanza 026 de 2007 emanadas de la Asamblea Departamental del Quindío, razón por la cual no existe falta de Gestión por parte de esta dependencia en el recaudo de la estampilla Pro Universidad del Quindío.

Adicional a lo expuesto anexo cuadro actualizado de valores pendientes de recaudo de la Estampilla Pro Universidad del Quindío, respecto de los cuales se están iniciando los procesos de cobro coactivo.


Analizada la respuesta del ente auditado y en consideración al cuadro anexo donde se hace la relación de los contratos en los cuales se ha subsanado la irregularidad cancelando la estampilla Pro-Universidad por los valores correspondientes, se concluye que será descontado del Hallazgo Fiscal los valores que fueron cancelados por este concepto; sin embargo esta observación queda en firme como hallazgo Administrativo, Disciplinario y Fiscal frente a los contratos en los cuales aún persiste la ausencia de la estampilla.



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Cuadro No 8

VALOR NO COBRADO POR ESTAMPILLAS PRO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO VIGENCIA 2012

MUNICIPIO DE ARMENIA - DEFINITIVO

Miles de pesos

No. de CONTRATO

OBJETO FECHA VALOR

DEL CONTRATO

1% PRO-UNIVER

ADICIÓN 1% PRO-UNIVER

% NO COBRADO

S.A.M.C No.001

Construcción de Andenes y Adecuación de rampas En Diferentes

Sectores De La Ciudad, Obras Ordenadas Mediante Fallos Judiciales.

23-abr-12

239.262

2.393 118.990

1.190

3.583

S.A.M.C SA-002

Mantenimiento en asfalto de la malla vial en diferentes sectores de la ciudad.

253.324

2.533 124.788

1.248

3.781


Construcción de un muro bosques de Gibraltar

29-Jun-12

46.232

462 - - 462


Construcción de cubierta en estructura metálica para la fase 1 del proyecto

museo de la ciencia y la tecnología en la institución educativa nacional Jesús

María Ocampo, sede educativa República de Uruguay

12 Jul-12

321.895

3.219 62.225

622

3.841


Adecuación del Centro de Desarrollo Infantil Temprano C.D.I. la Florida.

27-Agt-12

148.987

1.490 - - 1.490


Mantenimiento de equipos y componentes que hacen parte de la red semafórica del Municipio de Armenia.

12-Oct-12

100.776

1.008 - - 1.008


Desmonte e instalación de señal elevada tipo pasa-vías.

23-Oct-12

1.465

15 - - 15

CONTRATO DE OBRA

NO. 10

Desmonte puente existente y construcción paso peatonal

semaforizado Avenida Bolívar sector universidad del Quindío

30-Oct-12

237.670

2.377 - - 2.377

CONTRATO DE OBRA

NO. D.A.J.136

Construcción de cerramiento de lotes y/o bienes inmuebles de municipio de

Armenia

17.809

178

- - 178

CONTRATO DE

CONSULTORIA NO. 109

Interventoría técnica, administrativa, financiera, contable, ambiental y

jurídica para la adecuación del centro vida galilea, de la ciudad de armenia

con la unión temporal ESEQ

05-Dic-12

15.000

150

-

- 150

CONTRATO DE

CONSULTORIA NO. 121

Estudios y diseños para la construcción y adecuación de casetas comunales en

diferentes sectores del municipio de Armenia

03-Dic-12

16.000

160 - - 160

17.045

Fuente: Contratos de Obra y Consultoría Municipio de Armenia



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Por todo lo anterior, se considera que existió una Gestión Fiscal ineficiente por parte del Departamento Administrativo Jurídico del Municipio de Armenia y por tanto la observación se dejara en firme como hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal frente a los contratos relacionados en el cuadro anterior, por valor de $ 17.044.218

Hallazgo

8- MUNICIPIO DE ARMENIA CONTRATO DE OBRA No.004 y CONTRATO DE CONSULTORÍA No.123 (ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA)

Al momento de ser revisados los contratos en mención se encontró que a pesar de tener la estampilla Pro Universidad adherida, la misma no fue anulada, incumpliendo con esto el artículo 3 del Acuerdo 019 de 2011, en el cual se indica que la obligación de adherir y anular la estampilla física, estará a cargo del Servidor Público de la Administración Municipal, igualmente esta actuación contraviene lo establecido en el numeral 1 del Artículo 34 de la ley 734.

Respuesta del ente auditado

…Las que se encontraban sin anular, ya han sido subsanadas conforme lo solicitó la Contraloría Municipal en su primera visita a esta dependencia...


Una vez analizada la respuesta dada por el ente auditado, se acepta la misma en el entendido de que la irregularidad se encuentra subsanada, por tanto se desestima la incidencia disciplinaria del hallazgo; sin embargo la Contraloría deja en firme este hallazgo como administrativo, el cual quedara para ser incluido dentro del Plan de Mejoramiento suscrito por la Entidad.

Hallazgo

9 – MUNICIPIO DE ARMENIA CONTRATO DE OBRA PÚBLICA NO. 008 (ADMINISTRATIVO)

En este contrato se encontró estampilla Pro Universidad adherida y anulada con fecha 18 de febrero de 2013, pese a que dicho contrato fue celebrado el 28 de septiembre de 2012, lo que demuestra que la estampilla fue adquirida en fecha



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posterior a la de iniciación del contrato, incumpliendo con ello el Acuerdo 019 de 2011, en el entendido de que la adhesión de la estampilla es un requisito de legalización del contrato.

Respuesta del ente auditado

… A pesar que la estampilla se adhirió con fecha posterior a la legalización del contrato, esta Secretaría dio cumplimiento a la solicitud efectuada por el Departamento Administrativo Jurídico, por lo que se solicitó a los contratistas esta estampilla, presentándola casi la totalidad de estos, de conformidad con el listado que se anexa a la presente, teniendo en cuenta que en estos últimos meses y con posterioridad a la visita inicial efectuada por la Contraloría Municipal de Armenia, se han entregado otras estampillas, las cuales se han venido adhiriendo a los contratos y anulando debidamente....


La Contraloría Municipal, teniendo en cuenta el argumento presentado por el Municipio de Armenia y en consideración a su aceptación en relación a la adhesión de la estampilla con posterioridad a la legalización del contrato, concluye que queda en firme el Hallazgo Administrativo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento suscrito por la Entidad.

Hallazgo

10- EMPRESAS PÚBLICAS DE ARMENIA (ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL)

El equipo auditor revisó 40 Contratos de Obra y 9 contratos de Consultoría; en los cuales se observó que algunos de ellos no tenían estampilla Pro Universidad adherida, como se detalla a continuación.



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Cuadro No 9


EMPRESAS PÚBLICAS DE ARMENIA (Miles de pesos)

NO. DE CONTRATO


1% PRO-UNIVERSIDAD

% NO COBRADO

CONTRATO DE OBRA NO. 001.

Adecuación y mantenimiento de las instalaciones del laboratorio de calidad del

agua que está ubicado en la planta de tratamiento…

05 Abril- 2012 43.790 438 438


Reposición de aguas lluvias barrio Quindío fase 1

07 Mayo- 2012 226.273 2.263 2.263


Reposición red de alcantarillado combinado

15 Mayo- 2012 52.510 525 525

CONTATO DE OBRA NO. 004

Construcción red de acueducto barrio Manuela Beltrán

15 Mayo- 2012 304.238 3.042 3.042


Construcción lleno compactado para muro de contención

25 Mayo 2012 45.797 458 458


Construcción alcantarillado zona de expansión norte que conecta al colector de

la carrera 19. 28 Junio 2012 199.141 1.991 1.991


Reposición línea de occidente tramo ubicado en la carrera 15.

17 Julio 2012 297.981 2.980 2.980


Construcción alcantarillado barrio manantiales

10 Julio 2012 150.313 1.503 1.503


Reposición y recuperación de taludes y reposición de un tramo colector de la

micro cuenca

14 Agosto 2012

59.948 599 599



24 Agosto 2012

49.601 496 496

CON TATO DE OBRA NO. 11

Rehabilitación y protección colector los naranjos

29 Sept.2012 212.613 2.126 2.126


Reposición alcantarillado patio bonito 13 Sept. 2012 120.430 1.204 1.204


Construcción red de alcantarillado calle 10 norte

13 Sept. 2012 242.180 2.422 2.422


Reposición alcantarillado calle 50 14 Sept. 2012 145.154 1.452 1.452


Construcción alcantarillado zona subnormal

20 Sept.2012 289.120 2.891 2.891


Reposición línea de occidente tramo ubicado en la carrera 19

04 Oct. 2012 $ 535.867 $ 5.359 $ 5.359



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Rehabilitación de andenes y vías afectadas por reparación de daños de

acueducto 24 Sept. 2012 29.816 298 298


Reposición red de distribución 2 Sept 2012 95.004 950 950


Reposición alcantarillado calle 21 28 Dic 2012 57.121 571 571


Construcción red de alcantarillado pluvial 13 Nov. 2012 74.702 747 747

CONTRATO DE OBRA PUBLICA

NO. 21

Reposición alcantarillado barrio ciudad dorada

13 Nov. 2012 118.300 1.183 1.183


Construcción de obras para conducción de aguas y…

14 Nov. 2012 149.693 1.497 1.497


Construcción de 14 cajas de concreto reforzado para válvulas de sistema de

acueducto 15 Nov. 2012 54.416 544 544


Construcción cerramiento caseta de vigilancia más adición

15 Nov.2012 193.784 1.938 1.938


Construcción red de acueducto zona sub-normal puerto rico

30 Nov. 2012 104.337 1.043 1.043


Mantenimiento y rehabilitación de los diferentes componentes metálicos del

sist… 29 Nov. 2012 36.521 365 365


Reposición línea de occidente cra 15 calle 18a n. Cra 14 sector laureles

7 Dic. 2012 462.872 4.629 4.629


Reposición alcantarillado barrio colinas 30 Nov. 2012 264.948 2.649 2.649


Acondicionamiento, apertura y adecuación de las válvulas de los tanques 5 y 6

03 Dic. 2012 41.338 413 413


Construcción tramo inicial colector zanjón hondo

07 Dic. 2012 627.995 6.280 6.280


Construcción de la red de acueducto zona expansión

03 Dic. 2012 277.170 2.772 2.772


Reposición alcantarillado barrio la Isabela 03 Dic. 2012 144.700 1.447 1.447


Reposición alcantarillado tramo ubicado en la carrera 16

06 Dic. 2012 68.117 681 681


Rehabilitación y mantenimiento de colectores, interceptores emisarios finales

y dem.. 10 Dic.2012 180.000 1.800 1.800


Mantenimiento general de la infraestructura externa de la planta

24 Dic. 2012 49.372 494 494



sistema… 18 Dic. 2012 79.433 794 794



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Reposición alcantarillado combinado barrio la clarita

24 Dic.2012 303.573 3.036 3.036


Adecuaciones locativas en la envasadora 21 Dic. 2012 18.659 187 187


Construcción de gaviones aguas arriba de la bocatoma de la EPA

19 Dic.2012 28.794 288 288


Reposición línea de occidente tramo ubicado desde la cra 15 con calle 2n, hasta la cra 15 entrada parqueaderos del edificio

torres de Zaragoza de armenia

27 Dic. 2012 696.215 6.962 6.962

CONTRATO DE CONSULTORÍA No.

004

Consultoría para explorar el subsuelo, análisis geotécnico, análisis estructurales

de los viaductos 31 Agosto 2012 81.756 818 818

CONTRATO DE CONSULTORÍA No.

005

Consultoría para realizar los diseños de un tanque de almacenamiento de agua y la

red de acueducto de la zona

2 Octubre 2012

50.889 509 509

CONTRATO DE CONSULTORIA No.

006

Interventoría técnica, administrativa y financiera para el control de obra cuyo

objeto es la construcción del tramo inicial del colector del zanjón hondo…

10 Dic. 2012 50.277 503 503

CONTRATO DE CONSULTORIA No.

148

Consultoría para estudio de diagnóstico y aproximación al diseño de pavimento

21 Junio 2012 3.727 37 37

CONTRATO DE CONSULTORIA

NO. 210

Consultoría para la optimización del estado actual del alcantarillado pluvial

19 Nov. 2012 10.521 105 105

73.290

Fuente: Contratos de Obra y Consultoría EPA

En los contratos relacionados en el cuadro anterior, se observa el incumplimiento del Acuerdo 019 de 2011, toda vez que al momento de ser legalizados no se les exigió la estampilla Pro Universidad, siendo esta estampilla un requisito indispensable para la legalización del contrato, situación que fue omitida por la Dirección Jurídica de las Empresas Publicas de Armenia en los contratos de Obra y de Consultoría celebrados durante la vigencia 2012.

Frente a los contratos de obra que celebra la EPA, considera el equipo auditor, que no debe desconocerse su naturaleza jurídica, pues a pesar de que se rige por norma específica como lo es la ley 142 de 1994, no se puede desdibujar su condición de ser una Entidad de Derecho Público y que se debe ceñir a los Principios de la Función Administrativa, al respecto el Consejo de Estado, en Sentencia de 2012 radicada al No. 110010327000200900042 00, indicó:

“…En este orden de ideas cabe anotar que el régimen aplicable a los contratos celebrados por los prestadores de servicios públicos domiciliarios es, por regla general, el establecido en la normatividad privada, pero, así mismo, es necesario concluir, que de conformidad con las excepciones dispuestas por la misma ley, dicho régimen debe catalogarse como “mixto”, pues está integrado tanto por normas propias del derecho privado como del derecho público…”



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Igualmente frente a lo referente al concepto de contrato de obra pública la Corte Constitucional en un caso similar al que ahora se estudia en sentencia C-1153/08 señalo:

“Como puede verse, el estatuto de contratación administrativa define el contrato de obra a partir de elementos subjetivos, es decir de criterios que atienden a la calidad de los sujetos contratantes y no al objeto del contrato, pues claramente indica que “(s)on contratos de obra los que celebren las entidades estatales…”. Es decir, el elemento esencial que define la presencia de un contrato de esta naturaleza es que sea celebrado por una entidad estatal”.

“ Así pues, el Estatuto de contratación dice que “son contratos de obra los que celebren las entidades estatales”; y la norma acusada afirma que “(t)odas las personas naturales o jurídicas que suscriban contratos de obra pública, con entidades de derecho público” deberán pagar la contribución en ella regulada. De lo que se infiere que los contratos de obra pública a que alude la disposición acusada no pueden ser sino los mismos contratos de obra (simplemente de obra) a que se refiere el artículo 32 del Estatuto de contratación administrativa, toda vez que por el sólo hecho de ser suscritos “con entidades de derecho público”, caen dentro de esa categoría jurídica por expresa disposición legal…”

Considera el equipo auditor que la ausencia de la estampilla Pro Universidad obedece a una Gestión Fiscal ineficiente por parte de la Dirección Jurídica de Empresas Publicas de Armenia, teniendo en cuenta que no exigió la estampilla Pro Universidad al momento de legalizar los contratos, generando con esto incumplimiento de lo dispuesto en el Acuerdo 019 de 2011, así como lo establecido en el numeral 1 del Artículo 34 de la ley 734. Evidenciando una observación Administrativa con presunta incidencia Disciplinaria y Fiscal por valor de $ 73.290.075.


En atención al oficio del asunto comedidamente me permito remitirle la respuesta a las observaciones presentadas resultado de la auditoria especial estampillas pro cultura y pro universidad vigencia 2012, así:

Con el ánimo de desvirtuar el presunto hallazgo administrativo y fiscal la entidad con el debido respeto quiere hacer claridad en lo siguiente:

En atención a lo expresado por el inciso 1° del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, "por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública", los contratos estatales se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.



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Para su ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes … Sobre el perfeccionamiento de los contratos estatales y el registro presupuestal, la Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera del Consejo de Estado, señaló que la condición relativa al registro presupuestal, no es una condición de existencia del contrato estatal o de su "perfeccionamiento", es un requisito necesario para su ejecución, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

…En efecto, a diferencia de lo dispuesto en el decreto ley 222 de 1983, la ley 80 de 1993 reguló el perfeccionamiento del contrato de una forma coherente con la significación gramatical y jurídica de este concepto, al disponer en su primer inciso que: “Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.” En tanto que en el inciso segundo reguló, en forma independiente, las condiciones para su ejecución, así:

“Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto.”

De conformidad con lo dispuesto en la precitada norma, la existencia y el perfeccionamiento del contrato estatal se producen cuando concurren los elementos esenciales del correspondiente negocio jurídico, definidos por el legislador como el: “acuerdo sobre el objeto y la contraprestación” (elementos sustanciales) y también que “éste se eleve a escrito” (elemento formal de la esencia del contrato).

Al efecto cabe tener en lo afirmado por Marienhoff, para quien, como regla “puede afirmarse que el contrato queda „perfeccionado‟ cuando se produce el acuerdo o fusión de voluntades entre las partes”1

De conformidad con lo expuesto se tiene que, según lo previsto en la ley 80 de 1993, el contrato es perfecto cuando se han cumplido las condiciones para su existencia, esto es, al recorrer su definición, porque concurren sus elementos esenciales, sin perjuicio de que puedan existir condiciones o plazos que suspendan su ejecución.

1 Miguel S. Marienhoff, Tratado de Derecho Administrativo, tomo III A, tercera edición actualizada, Ed. Abeledo Perrot, Buenos Aires 1992, pág143.



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El Consejo de Estado en varias providencias,2 al evaluar los cambios introducidos por la ley 80 de 1993 respecto de la existencia y ejecución del contrato estatal, afirmó que este nace a la vida jurídica cuando se cumplen las condiciones previstas en el primer inciso del artículo 41, a pesar de que no se hayan cumplido los requisitos necesarios para su ejecución, tales como el relativo al registro presupuestal… Con lo anterior la entidad pretende clarificar que es la ley la que expresa cuales son los requisitos de perfeccionamiento y ejecución de los contratos estatales y no un acuerdo; por ello mal haríamos en manifestar que el pago de cualquier tributo es un requisito indispensable para la legalización del contrato. Los entes territoriales y sus entidades descentralizadas con el fin de que la carga tributaria a la que se ve expuesto un contratista no sea tan excesiva al momento de iniciar el contrato autorizan a sus contratistas a que se les descuenten de los pagos respectivos lo concerniente a tributos, toda vez que los mismos no son requisitos de perfeccionamiento o ejecución de los contratos.

Por otro lado Empresas públicas de Armenia-ESP, es una empresa industrial y comercial del estado del orden municipal, dedicada a los servicios públicos domiciliarios, dotada de personería jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía administrativa y financiera, organizada conforme a las normas legales vigentes.

En ese orden de ideas, la ley 142 de 1994, en su artículo 17 parágrafo 1 estableció lo siguiente: … las entidades descentralizadas de cualquier orden territorial o nacional, cuyos propietarios no deseen que su capital esté representado en acciones, deberán adoptar la forma de empresa industrial y comercial del estado.

Mientras la ley a la que se refiere el artículo 352 de la Constitución Política no disponga otra cosa, sus presupuestos serán aprobados por las correspondientes juntas directivas. En todo caso, el régimen aplicable a las entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios públicos, en todo lo que no disponga directamente la Constitución, será el previsto en esta Ley. … (Negrillas fuera de texto)

2 Al efecto pueden consultarse lo manifestado sentencias proferidas el 6 de abril de

2000, expediente 12775 y en sentencia proferida el 3 de febrero de 2000 expediente 10399.



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Así mismo, el articulo 3 de la ley 689 de 2001, el cual modificó el articulo 31 de la ley 142 de 1994, expresa el régimen de actos y contratos; manifestando lo siguiente: …Artículo 3°. Modifícase el artículo 31 de la Ley 142 de 1994 el cual quedará así: Artículo 31. Régimen de la contratación. Los contratos que celebren las entidades estatales que prestan los servicios públicos a los que se refiere esta ley no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, salvo en lo que la presente ley disponga otra cosa… (Subrayado y negrilla fuera de texto.)

Por otra parte, la misma ley 734 de 2012, la cual reglamentó el Estatuto General de contratación de la administración Pública en su artículo 3.2.6.1. Exceptúa de la aplicación de ese régimen contractual a las empresas constituidas de la misma manera que EPA-ESP, y cuyo objeto social se encuentra en competencia con el sector privado o sectores regulados; declarando: Artículo 3.2.6.1. Actos y Contratos de las EIC y las ESM. Las Empresas Industriales y Comerciales de Estado, las Sociedades de Economía Mixta en las que el Estado tengan participación superior al (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del estado superior al (50%) que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados regulados, así como aquellas a las que se refiere el artículo 16 de la ley 1150 de 2007, se regirán por su contratación por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad económica y comercial, sin desconocer los principios de la función pública a que se refiere el artículo 209 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

De la anterior lectura se desprende que EPA-ESP, es una empresa que se encuentra inmersa dentro de las excepciones para la aplicación del estatuto general de la Administración Publica; y el régimen de actos y contratos es de derecho privado de acuerdo a las normas que regulan la materia; y es por ello que posee su propio manual de contratación. En ese orden de ideas los contratos que celebren las entidades de naturaleza similar a la de EPA-ESP, por ley deben estar exentas del pago de este tipo de tributos, debido a que la competencia con el sector privado seria desigual pues lo que le vale a un privado 10 pesos a una empresa industrial y comercial del estado el valdría 20 pesos, y el espíritu de la norma precisamente es la competencia en igualdad de condiciones. Ahora bien, con respecto a la aplicación del acuerdo 019 de noviembre 17 de 2011, en atención a concepto de fecha 0956 de septiembre 23 de 2008, emitido por la dirección jurídica (del cual se les remite copia) la entidad no realiza el descuento por este concepto a los contratos de obra que ejecuta los contratistas, pues dicho acuerdo en su hecho generador expresa ¨ contratos de obra pública ¨ y nuestra entidad de derecho privado.



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Para los contratos de consultoría la entidad realiza el descuento según lo expresado por el acuerdo 019 en su artículo 3 literal b) En todos los contratos de consultoría suscrito con personas juridicas… Los contratos de consultoría Nos 004, 005. 006, 148 y 210 fueron suscritos con personas naturales. (de los cuales se les remite copia) por lo tanto no da lugar a aplicación de descuento por la entidad.


En relación a lo argumentado por el sujeto de control, en lo que se refiere a los contratos de obra Pública, la Contraloría Municipal no acepta dicho argumento, teniendo en cuenta que el elemento esencial del contrato que define su naturaleza, es la celebración por una entidad estatal, así como la vinculación directa con la prestación de un servicio público, como se indica la sentencia C-1153/08.

Así las cosas mal podrían entenderse que los contratos de obra celebrados por las Empresas públicas de Armenia no son contratos de obra pública, en el entendido de que los contratos aludidos en al Acuerdo 019 de 2011, son los mismos establecidos en el artículo 32 del Estatuto de contratación, por tanto deben entenderse los mismos de manera pura y simple como contratos de obra y por tanto en los mismos se hace obligatoria la estampilla Pro Universidad.

De otro lado, es necesario aclarar que el Acuerdo 019 de 2011, en ninguno de sus artículos permite que se realicen descuentos por concepto de la estampilla en los respectivos pagos, toda vez que de manera clara y precisa en el artículo segundo del mencionado Acuerdo se indica que la causación de la estampilla se genera al momento de la legalización del contrato, sin que en ninguno de los artículos se indique la posibilidad de efectuar descuentos, a fin de atenuar la carga tributaria del contratista y por tanto no es de consorte de las entidades territoriales autorizar estos descuentos cuando no existe acuerdo, ni ordenanza que lo apruebe. Ahora bien, frente a la inaplicación del Acuerdo 019 de noviembre 17 de 2011, por parte de la Empresas Publicas de Armenia en virtud del concepto 0956 de septiembre 23 de 2008, emitido por la Dirección Jurídica, se considera que al no existir a la fecha una disposición que deje sin efecto el Acuerdo en mención, así como un Acto Administrativo en el cual se modifiquen las condiciones o se disponga lo contrario a lo establecido en el Acuerdo, no es de recibo para la Contraloría Municipal, que la Empresas Publicas de Armenia, se ampare en un



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concepto que no tiene carácter vinculante, el cual además es emitido por la Dirección Jurídica de la misma entidad, y que con el se pretenda desvirtuar aquello que fue ordenado desde la misma ley 538 de 1999.

Con relación al derecho de contradicción presentado por la entidad auditada, el Comité de Hallazgos de la Contraloría Municipal, acepta la respuesta dada en relación con los Contratos de Consultoría Nos. 004, 005, 006,148 y 210 celebrados por la EPA con Persona natural y por tanto el valor de los mismos se descontará del total del Hallazgo Fiscal como se indica a continuación:

Cuadro No 10


EMPRESAS PÚBLICAS DE ARMENIA DEFINITIVO

(Miles de pesos)

NO. DE CONTRATO


1% PRO-UNIVERSIDAD

% NO COBRADO

CONTRATO DE OBRA NO. 001.

Adecuación y mantenimiento de las instalaciones del laboratorio de calidad del agua que está ubicado en la planta

de tratamiento…

05 Abril- 2012 43.790 438 438


Reposición de aguas lluvias barrio Quindío fase 1

07 Mayo- 2012 226.273 2.263 2.263



15 Mayo- 2012 52.510 525 525


Construcción red de acueducto barrio Manuela Beltrán

15 Mayo- 2012 304.238 3.042 3.042


Construcción lleno compactado para muro de contención

25 Mayo 2012 45.797 458 458


Construcción alcantarillado zona de expansión norte que conecta al colector

de la carrera 19. 28 Junio 2012 199.141 1.991 1.991


Reposición línea de occidente tramo ubicado en la carrera 15.

17 Julio 2012 297.981 2.980 2.980


Construcción alcantarillado barrio manantiales

10 Julio 2012 150.313 1.503 1.503


Reposición y recuperación de taludes y reposición de un tramo colector de la

micro cuenca 14 Agosto 2012 59.948 599 599



24 Agosto 2012 49.601 496 496

CON TATO DE OBRA NO. 11

Rehabilitación y protección colector los naranjos

29 Sept.2012 212.613 2.126 2.126


Reposición alcantarillado patio bonito 13 Sept. 2012 120.430 1.204 1.204


Construcción red de alcantarillado calle 10 norte

13 Sept. 2012 242.180 2.422 2.422


Reposición alcantarillado calle 50 14 Sept. 2012 145.154 1.452 1.452



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Construcción alcantarillado zona subnormal

20 Sept.2012 289.120 2.891 2.891


Reposición línea de occidente tramo ubicado en la carrera 19

04 Oct. 2012 535.867 5.359 5.359


Rehabilitación de andenes y vías afectadas por reparación de daños de

acueducto 24 Sept. 2012 29.816 298 298


Reposición red de distribución 2 Sept 2012 95.004 950 950


Reposición alcantarillado calle 21 28 Dic 2012 57.121 571 571


Construcción red de alcantarillado pluvial

13 Nov. 2012 74.702 747 747

CONTRATO DE OBRA PUBLICA

NO. 21

Reposición alcantarillado barrio ciudad dorada

13 Nov. 2012 118.300 1.183 1.183


Construcción de obras para conducción de aguas y…

14 Nov. 2012 149.693 1.497 1.497


Construcción de 14 cajas de concreto reforzado para válvulas de sistema de

acueducto 15 Nov. 2012 54.416 544 544


Construcción cerramiento caseta de vigilancia más adición

15 Nov.2012 193.784 1.938 1.938


Construcción red de acueducto zona sub-normal puerto rico

30 Nov. 2012 104.337 1.043 1.043



sist… 29 Nov. 2012 36.521 365 365


Reposición línea de occidente cra 15 calle 18a n. Cra 14 sector laureles

7 Dic. 2012 462.872 4.629 4.629


Reposición alcantarillado barrio colinas 30 Nov. 2012 264.948 2.649 2.649


Acondicionamiento, apertura y adecuación de las válvulas de los

tanques 5 y 6 03 Dic. 2012 41.338 413 413


Construcción tramo inicial colector zanjón hondo

07 Dic. 2012 627.995 6.280 6.280


Construcción de la red de acueducto zona expansión

03 Dic. 2012 277.170 2.772 2.772


Reposición alcantarillado barrio la Isabela

03 Dic. 2012 144.700 1.447 1.447


Reposición alcantarillado tramo ubicado en la carrera 16

06 Dic. 2012 68.117 681 681


Rehabilitación y mantenimiento de colectores, interceptores emisarios

finales y dem.. 10 Dic.2012 180.000 1.800 1.800


Mantenimiento general de la infraestructura externa de la planta

24 Dic. 2012 49.372 494 494



sistema… 18 Dic. 2012 79.433 794 794


Reposición alcantarillado combinado barrio la clarita

24 Dic.2012 303.573 3.036 3.036


Adecuaciones locativas en la envasadora

21 Dic. 2012 18.659 187 187


Construcción de gaviones aguas arriba de la bocatoma de la EPA

19 Dic.2012 28.794 288 288



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Reposición línea de occidente tramo ubicado desde la cra 15 con calle 2n, hasta la cra 15 entrada parqueaderos

del edificio torres de Zaragoza de armenia

27 Dic. 2012 696.215 6.962 6.962

71.318

Fuente: Contratos de Obra y Consultoría EPA

Por todo lo anterior, se considera que existió una Gestión Fiscal ineficiente por parte de la Dirección Jurídica de Empresas Publicas de Armenia y por tanto la observación se dejara en firme como hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria y fiscal frente a los contratos relacionados en el cuadro anterior, por valor de $ 71. 318.375

Hallazgo

11. AMABLE CONTRATO DE OBRA NO. 002 (ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA Y FISCAL)

El equipo auditor evidencio que en el Contrato de Obra No. 002 del 21 de junio de 2012, cuyo objeto contractual es la construcción del paradero con espacio público en el Coliseo del Café y obras complementarias dentro del SETP; se realizó una adición por valor de $ 22.000.748 con fecha 7 de septiembre de 2012, en la cual no se encontró estampilla Pro-Universidad como tampoco un recibo de caja que soportara el pago de la misma.

Considera el equipo auditor, que la ausencia de la estampilla Pro Universidad en la adición del contrato, genera incumplimiento de lo dispuesto el Acuerdo 019 de 2011, así como lo establecido en el numeral 1 del Artículo 34 de la ley 734. Ocasionándose con ello una observación administrativa con presunta incidencia Disciplinaria y Fiscal por el valor de $ 220.000 que corresponde al valor de la estampilla.


Atendiendo su comunicación y en especial ejerciendo el derecho de Contradicción, a continuación nos pronunciamos con relación a la observación No. 11 del oficio 1003-0833 de mayo 31 de 2013, expedido por la Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados de la Contraloría Municipal de Armenia, así:



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Una vez enterados del hallazgo que evidencio que en el Contrato de Obra No. 002 del 21 de junio de 2012, no se encontró adherida como debe ser la estampilla Pro-Universidad, ni recibo de caja que soportara el pago de la misma, se inició inmediatamente con las gestiones y acciones tendientes a clarificar el hecho, pues es de anotar que como también se evidencio por parte del equipo auditor siempre se ha cumplido con todas las normas que involucran los procesos de contratación y legalización de los contratos de esta entidad.

Se procedió a dar solución buscando el físico de la estampilla entre documentos, y se requirió al contratista para que soportara esta inconsistencia aportando el respectivo recibo de pago, quien argumento luego de su búsqueda no encontrarlo, manifestó que optaría por suministrar nuevamente la estampilla para que fuese debidamente adherida, así aliviar cualquier posible incidencia Disciplinaria y Fiscal por este hecho.

Por lo que se adjunta fotocopia del documento con la estampilla debidamente adherida.


Teniendo en cuenta que la entidad auditada reporta la prueba del resarcimiento del daño patrimonial se acepta su argumento; generándose con ello un Beneficio del Control Fiscal por valor de $ 220.000, por lo anterior el Hallazgo será de tipo Administrativo y deberá ser suscrito en Plan de Mejoramiento.

Hallazgo

12- FONDO MUNICIPAL DE VIVIENDA CONTRATO DE CONSULTORÍA NO. 002, 006 y 0011 (ADMINISTRATIVO)

El equipo auditor una vez revisó los contratos de Consultoría No. 002, 006 y 0011, celebrados durante la vigencia 2012, encontró que a pesar de que los mismos tienen estampillas Pro Universidad Adheridas y anuladas, estas no corresponden a la vigencia de legalización del contrato, pues las fechas de dichas estampillas son de los meses de enero y febrero de 2013; incumpliéndose así el Acuerdo 019 de 2011, en el entendido de que la adhesión de la estampillas es un requisito de legalización del contrato.



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El equipo auditor una vez revisó los contratos de consultoría No. 002,006 y 011, celebrados durante la vigencia 2012, encontró que a pesar de que los mismos tienen estampilla Pro-universidad adheridas y anuladas, estas no corresponden a la vigencia de legalización del contrato, pues las fechas de dichas estampillas son de los meses de enero y febrero de 2013, incumpliéndose así el Acuerdo 019 de 2011, en el entendido de que la adhesión de la estampilla es un requisito de legalización del contrato.

La entidad procedió de manera posterior a la legalización de los contratos, al cobro de la estampilla pro-universidad con el fin de dar cumplimiento a lo establecido el artículo segundo, numeral tercero, literal B del acuerdo 019 de 2011, subsanando de esta manera el no haberlo hecho en el momento establecido en el acuerdo mencionado anteriormente.


Teniendo en cuenta la respuesta del ente auditado donde acepta la observación, se deja en firme Hallazgo Administrativo para incluirse en Plan de Mejoramiento.



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3 OTRAS ACTUACIONES

3.1. SEGUIMIENTO A DENUNCIAS

El día 04 Febrero de 2013, se recibió oficio en la Contraloría Municipal de Armenia, donde se informa de la Auditoría realizada por parte de la Universidad del Quindío al Municipio de Armenia y Entidades del Orden Municipal, con el propósito de hacer seguimiento al recaudo de la Estampilla Pro- Universidad, indicando que no se está dando cumplimiento al Acuerdo 019 de 2011.

La Oficina de Participación Ciudadana adscrita a la Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados de la Contraloría Municipal de Armenia, en la misma fecha recepción denuncia ciudadana interpuesta por la Universidad del Quindío, quedando radicada al Código Q-001-013-007.

Por lo anterior se dio respuesta con oficio No. 1003-0144 del 12 de Febrero de 2013, a la Universidad del Quindío, informando que la Contraloría Municipal de Armenia dentro del Plan de Auditorias para la presente vigencia, tiene incluida la verificación y seguimiento al recaudo de la estampilla Pro-Universidad

Dentro del proceso de auditoria fueron revisados 101 contratos suscritos el Municipio, las Empresas Públicas de Armenia, la Empresa Amable y el Fondo Municipal de Vivienda en la vigencia 2012, dentro de los cuales se encuentran los mencionados en la denuncia.

En los contratos suscritos por el Municipio de Armenia y por las Empresas Públicas de Armenia se evidencio que no se aplicaron las disposiciones en materia de recaudo de esta Estampilla, presentando las observaciones, según se indica en los cuadros relacionados dentro de los resultados de la auditoria.

Por otra parte en la entidad AMABLE se solicitó la totalidad de contratos celebrados durante la vigencia 2012 y registrados en el COVI, observando en el Contrato de Obra No. 002 una adición por valor de $ 22.000.748, la cual no tenía la estampilla Pro-Universidad, ni tampoco un recibo de caja que soportara el pago de la misma, evidencia el equipo auditor incumplimiento del Acuerdo 019 de 2011, sin embargo en el Derecho de Contradicción se demostró que dicha irregularidad ya fue subsanada.



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En el Fondo Municipal de Vivienda en general si dieron cumplimiento a la disposición, sin embargo en los contratos de Consultoría Nos. 002, 006 y 011, se dio inicio a los contratos sin el lleno de requisitos teniendo en cuenta que las estampillas fueron adheridas con posterioridad a la fecha de legalización de los contratos.

En lo que respecta a los contratos de Consultoría Nos. 01, 03, 04, 05, 07, 08, 09, 010 y 012, celebrados por el Fondo Municipal de Vivienda, el equipo auditor evidenció que fueron celebrados con persona natural y por tanto en estos contratos no se hace exigible la estampilla Pro Universidad.

3.2 BENEFICIOS DEL CONTROL A través de la presente auditoria, se generaron 02 Beneficios de control Fiscal, toda vez que dentro del Derecho de Contradicción, tanto del Municipio de Armenia y de la empresa AMABLE, iniciaron procesos para la recuperación de la Estampilla Pro-Universidad de los contratos de Obra Pública suscritos durante la Vigencia 2012.

La empresa AMABLE, una vez notificado el informe evidenció que en el Contrato de Obra No. 002 del 21 de junio de 2012, no se encontró adherida como debe ser la estampilla Pro-Universidad, ni recibo de caja que soportara el pago de la misma, procediendo a dar solución buscando el físico de la estampilla entre documentos, y se requirió al contratista para que soportara esta inconsistencia quien suministro nuevamente la estampilla para ser adherida; la cual fue por valor de $ 220.000

De igual forma el Municipio de Armenia, solicitó la Estampilla Pro-Universidad, a los Contratistas con los cuales suscribió Contratos de Obra durante la vigencia 2012, los cuales ascienden a la suma de $ 11.650.801.

Total Beneficios cuantitativos $ 11.870.801



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RECOMENDACION DE MODIFICACIÓN EN EL PROCESO DE GESTIÓN DE LA ESTAMPILLA PRO CULTURA. La ley 666 de 2001, modifica el artículo 38 de la Ley 397 de 1997 y se dictan otras disposiciones; Autoriza a las Asambleas Departamentales, a los Concejos Distritales y a los Concejos municipales para que ordenen la emisión de una Estampilla “Pro-Cultura”; con cuyo recaudo se deberán financiar y promover la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación; recaudo cuyos recursos serán administrados por el respectivo ente territorial, destinándolos al fomento y estímulo de la cultura, con destino a proyectos acordes con los planes nacionales y locales de cultura. La autorización para la emisión de la estampilla Pro-Cultura constituye en sí misma una autorización para la generación de un nuevo impuesto de orden territorial, pago a cargo del sujeto contratistas del estado. Por su parte la especie venal o físico de la estampilla se crea y constituye en un medio de prueba de pago del correspondiente impuesto a cargo del contribuyente. Comprobante de pago que por sus características de no ser nominativo ni indicativo del hecho generador, asume la especie misma la capacidad de comportarse como expresión de valor de pago al portador; emulando en cierto grado la capacidad que tiene el papel moneda de ser en sí mismo expresión de valor. Esta situación pone a la administración ante la necesidad de adoptar mecanismos idóneos de gestión y control de todo el proceso de creación, custodia y disposición de las especies venales, así como la disposición de equipos y personal para su producción; generándose de esta forma erogaciones que debe asumir el ente territorial para materializar la producción de la estampilla física y recaudo del impuesto de estampilla pro cultura. La situación encontrada en la tesorería municipal de Armenia, consistente en un precario nivel de registro y control de la producción, custodia y entrega final de las especies venales; hace prever sin mayor dificultad, la posibilidad de desviación en el uso de las especies físicas mantenidas en custodia, ya que no se inventarían ni controlan de manera efectiva y eficiente; de hecho con los niveles de información disponibles se hace sumamente difícil determinar con precisión la disposición dada a las estampillas. Por todo lo anterior y conservando el espíritu de la estampilla, se hace necesario que se adopten medidas encaminadas a erradicar la posibilidad de desviación en el uso de las especies físicas o venales de la estampilla Pro -Cultura, sin que esto



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signifique la disminución en el recaudo efectivo del impuesto, o distorsión en el uso de los recursos recaudados por este concepto. Por lo anterior se sugiere la adopción de una “Estampilla Virtual” o “no física”, para lo cual se requeriría solicitar a la Dirección General de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, autorización para que la Estampilla sea virtual. De esta manera el ente territorial podría hacer efectivo el recaudo de la estampilla mediante la expedición del correspondiente recibo de caja, o mediante la realización del correspondiente descuento sobre los pagos a realizar sobre el hecho generador. La situación anterior traería consigo múltiples beneficios como: reducir los costos de equipos, materiales y personal asociados al proceso de producción, custodia y disposición de la estampilla física; eliminación de la posibilidad de desvío en el uso de las especies físicas que tenga en custodia el ente territorial. Por lo anterior se plantea a la Administración Municipal, estudiar la posibilidad de adoptar esta u otras medidas conducentes a la corrección de la situación actual de vulnerabilidad generada por a causa de la carencia de procesos claros.



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4 CUADRO TIPIFICACION DE HALLAZGOS

Cuadro No 11

Tipificación de Hallazgos

OBSERVACIONES Cuantía A F D P S

Administrativo

Fiscal

Disciplinario

Penal

Sancionatorio

88.689.593

12

3

5

0

0

Total Observaciones 88.689.593 12 3 5 0 0

Fuente: Papeles de Trabajo Equipo Auditor.

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INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A ESTAMPILLAS …contraloriarmenia.gov.co/files/editor/files/INFORME FINAL... · 2013-08-12 · estampilla Pro-Cultura en los contratos celebrados