BR.100Aap Accounts Payable Application Setup

Gua Rpida de UsuarioProductos Qumicos MardupolOrder Management

Autor:

Shantal Prez

Claudia QuirozFecha de Creacin:

Diciembre 05, 2008Ultima Modificacin:Diciembre 08, 2008Versin:

1.0

Contenido

2Barra de Herramientas

Barra de Herramientas2conos de la barra de Herramientas2Ayudas de teclado4Conexin e Ingreso5Cambio de Contrasea7Cambio de Contrasea8Creacin de Cotizacion9Pre-requisitos9Creacin de Cotizacion9Creacin de un Pedido14Pre-requisitos14Cancelacion del Pedido17Pre-requisitos17Cancelacion de la Linea del Pedido19Pre-requisitos19Inicio de Despacho de Seleccin22Pre-requisitos22Confirmacion del Pedido26Pre-requisitos26Creacin de Pedido de Devoucion32Recepcion del Pedido de Devolucion34LISTADOS Y CONSULTAS40

Barra de Herramientas

Las Aplicaciones Oracle se pueden manipular por una combinacin de selecciones del men, selecciones de icono de la barra de herramientas y ayudas de teclado. Esta seccin describe los iconos de la Barra de Herramientas y las ayudas de teclado que necesitar utilizar la Aplicacin.

Barra de Herramientas

La barra de herramientas de las Aplicaciones Oracle se muestra a continuacin:

Nota Importante: Los iconos pueden cambiar y volverse activado / desactivado segn el contexto.

conos de la barra de Herramientas Nuevo > Agrega un nuevo registro en la pantalla activa.

Encontrar > Despliega la ventana de buscar para recuperar registros

Mostrar Navegador > Despliega la Ventana del Navegador

Grabar > Guarda cualquier cambio pendiente en la pantalla activa.

Prximo Paso > Actualiza el flujo de trabajo del proceso en el navegador al avanzar al prximo paso en el proceso.

Imprimir > Imprime la pantalla actual en la cual se encuentra el cursor. En algunos casos, puede imprimir un informe relacionado con los datos actuales.

Pantalla Cerrada > Cierra todas las ventanas de la pantalla actual.

Cortar > Corta la seleccin presente en el portapapeles.

Copiar> Copia la seleccin actual en el portapapeles.

Pegar > Pega del portapapeles en el campo actual.

Limpiar registro > Borra el registro actual de la ventana.

Suprimir > Elimina el registro actual de la base de datos.

Editar Campo > Despliega una ventana para editar el campo actual.

Zoom > Invoca el zoom para ir a un mayor nivel de detalle.

Traduccin > Invoca la ventana de Traduccin.

Adjuntar > Invoca la ventana de Adjunto. Si ya existe un adjunto o ms, el icono cambia a un clip de papeles en un papel

Ayuda > Despliega la ayuda para la ventana actual.

Ayudas de teclado

FuncinKey

Actualizar RegistroCtrl+U

AyudaCtrl+H

Bloque AnteriorShift+PageUp

Campo AnteriorShft+Tab

Contador de ConsultasF12

Desplazar Hacia AbajoPageDown

Desplazar Hacia ArribaPageUp

Desplegar ErrorShift+Ctrl+E

Duplicar CampoShift+F5

Duplicar RegistroShift+F6

EditarCtrl+E

Ejecutar ConsultaCtrl+F11

ImprimirCtrl+P

Ingresar ConsultaF11

Insertar RegistroCtrl+Down

Limpiar BloqueF7

Limpiar CampoF5

Limpiar PantallaF8

Limpiar RegistroF6

Lista de ValoresCtrl+L

Listar pginas de separacinF2

Men de BloquesCtrI+B

Mostrar TeclasCtrI+K

SalirF4

Siguiente BloqueShif+PageDown

Siguiente CampoTab

Siguiente Clave PrimariaShift+F7

Siguiente Juego de RegistrosShift+F8

Siguiente RegistroDown

Suprimir RegistroCtrI+Up

ValidarCtrl+S

Conexin e IngresoEl ingreso al sistema se realiza a travs de la pgina http://devoracle.mardupol.com.mx. Se abrir la siguiente pantalla:

En esta pantalla debe dar click en Apps Logon Links y se abrir la siguiente pantalla:

En esta pantalla dar click en E-Business Home Page y se abrir la siguiente pantalla:

El sistema solicitar la identificacin mediante el ingreso de su nombre de usuario y contrasea.

La primera vez que se ingrese al sistema, la contrasea ser entregada por el administrador del sistema y luego deber ser cambiada por una personal, (Ver cambio de contrasea).

Al escribir en el campo indicado como contrasea solo se podrn visualizar asteriscos, esto es para evitar que un tercero pueda ver su contrasea. Una vez ingresados estos datos se debe presionar la tecla Enter o bien presionar el botn Conectar.

Si llegara a aparecer el siguiente mensaje:

Seguramente se trata de un error en la escritura de la contrasea o del usuario, se debe volver a ingresar el usuario y la contrasea y presionar nuevamente la tecla Enter.Cambio de Contrasea

La primera vez que el usuario se conecta al sistema, este detectar que se trata de un usuario nuevo y mostrar la siguiente pantalla:

All debe ingresar en el primer campo la contrasea antigua, en realidad es la contrasea actual, es decir con la que acaba de ingresar al sistema.

Para avanzar de campo siempre se debe presionar la tecla TAB.

En el segundo campo debe ingresar la nueva contrasea, debe tener en cuenta que Oracle no permite contraseas de menos de ocho caracteres usando letras y nmeros.

En el tercer campo debe volver a ingresar la nueva contrasea.

Cambio de Contrasea

La responsabilidad en Oracle equivale de alguna manera al perfil con el cual un usuario accede al sistema, la misma limitar las acciones que el usuario puede realizar y presentar el men de acciones posibles. Por lo general los usuarios tendrn una sola responsabilidad con la que podrn acceder al sistema. En la siguiente pantalla se mostrarn todas las responsabilidades que el usuario tiene asignadas.

En esta pantalla se debe seleccionar la responsabilidad con la que se desea ingresar, ejecutando un doble click con el puntero del Mouse sobre el nombre de la misma.

Creacin de CotizacionPre-requisitos

Para poder realizar Cotizaciones

Se debe ingresar a la responsabilidad de Ventas El cliente debe de estar dado de alta El producto a solicitar debe estar dado de alta en el catlogo de productos. El vendedor, lista de precios, terminos de pago deben de estar dados de alta

Nota: Todos los campos amarillos son obligatorios

Creacin de Cotizacion OM> Negociacion> Cotizacion.1. Ingresar el nombre del cliente, automticamente se despliega la direccion de envio, de facturacin, lista de precios y el nombre del vendedor2. En el campo de Tipo de Order, seleccionamos el tipo de pedido.3. Si se conoce la moneda con la cual se debe cotizar el producto en cuestin, seleccionar la lista de precios adecuada, el sistema siempre dar como primera opcin la de moneda nacional.

4. Ingresar a la pestaa de Lineas de Articulo

* El sistema nos da el numero de cotizacion automticamente, esto lo podemos observar en la parte superior de la pantalla de Cotizacion

5. Seleccionar el artculo ya sea por clave o descripcin. Si aparece el mensaje de que ese producto no est en la lista de precios quiere decir que se debe cotizar en la otra moneda, para lo cual ser necesario suprimir la lnea, regresar a la pestaa de Informacin del Pedido y cambiar la lista, despus de esto regresar a la pestaa de Lneas de Artculo.

6. Dar click en el botn Guardar.

7. Regresar a la pantalla de informacin de Pedido, dar click en el boton de Acciones y oprimir la accion de Progresar Cotizacion y despus el botn de Aceptar

Sale la siguiente pantalla y oprimimos el boton de Aceptar

El estatus de nuestra cotizacion cambia a Aceptacin de Cliente PendienteEn el momento que nuestro cliente acepta o rechaza la cotizacion7. Dar click en el boton de Acciones, seleccionamos:

-Cliente Acepta

-Cliente Rechaza

Cuando el Cliente Acepta nos aparece la siguiente pantalla y oprimimos el boton de Cliente Acepta

En ese momento nuestra cotizacion cambia a estatus de Ingresado.8. Si una vez aceptada la cotizacin del cliente, desea hacer un pedido sobre la misma cantidad cotizada, ir al paso 5 de la Creacin de un Pedido.

Creacin de un PedidoPre-requisitosPara realizar Pedidos

Se debe ingresar a la responsabilidad de Ventas El cliente debe de estar dado de alta

El producto a solicitar debe estar dado de alta en el catlogo de productos. El vendedor, lista de precios, terminos de pago deben de estar dados de alta

OM> Pedidos, Devoluciones> Pedidos de Ventas1. Ingresar el nombre del cliente, automticamente se despliega la direccion de envio, de facturacin, lista de precios y el nombre del vendedor2. En el campo de Tipo de Order, seleccionamos el tipo de pedido

3. Ingresar a la pestaa de Lineas de Articulo

4. Ingresar la siguiente informacin (esto se debe llenar por lnea de artculo):

Articulo Cantidad Oprimiendo el tabulador nos sale en automatico el precio

5. Antes de registrar pedido, se puede verificar la disponiblidad por lnea para confirmarle al cliente y/o ofrecerle entrega parcial. En caso de que no acepte ser necesario sunea o el pedido segn sea el caso. Para este proceso revisar el apartado: Cancelacin de Pedido o Cancelacin de la Lnea de Pedido.

6. Oprimimos el Boton de Registrar Pedido. Si el cliente tuviera algn problema crediticio, como lmite de crdito excedido o facturas vencidas, es en este momento cuando aparecer el mensaje con este problema y no se podr seguir adelante hasta que los responsables del Mdulo de Cuentas Por Cobrar lo autoricen.

7. Para reservar el producto, damos click derecho con el mouse, seleccionamos Programacin y seleccionamos Reserva

Cancelacion del PedidoPre-requisitosPara poder cancelar un pedido:

Se deber ingresar a la responsabilidad de ventas. Deber existir un pedido pendiente por registrar

OM> Pedidos, Devoluciones> Pedidos de Ventas1. Se deber buscar el nmero de pedido que se quiere cancelar (Oprimir F11 y los campos se tornaran azul, ingresamos el numero de pedido en el campo correspondiente y oprimimos Ctrl. F11 para realizar la bsqueda).2. Oprimir el botn de Acciones.

3. Seleccionar la opcin Cancelar.4. Seleccionar la razn de la cancelacin y escribir comentarios.

Nos aparece inmediatamente la siguiente nota, la cual nos indica que la Cancelacion a sido exitosa

Para poder visualizar el estatus de Canlado en nuestro pedido se tendra que hacer nuevamente la busqueda

Cancelacion de la Linea del PedidoPre-requisitosPara poder cancelar una lnea de un pedido:

Se deber ingresar a la responsabilidad de ventas.

Deber existir un pedido pendiente por registrar

OM> Pedidos, Devoluciones> Pedidos de Ventas1. Se deber buscar el nmero de pedido del cual se quiere cancelar una lnea.

2. Una vez desplegada la informacin del sistema accesar a la pestaa de Lneas de Artculos.

3. Posicionarse en la lnea que se quiere cancelar y poner 0 en la columna de cantidad.

4. Seleccionar la razn de la cancelacin y escribir comentarios.

5. Despus de esto se podr observar en la columna de Status: Cancelado

Inicio de Despacho de Seleccin

Despacho de seleccin encuentra y despacha lneas de entrega elegibles que cumple con los criterios de despacho y crea rdenes de movimiento

Las rdenes de movimiento crean una reserva, determinan el origen y transfieren el inventario a las reas intermedias. Las Notas de Seleccin pueden crearse despus de que se termina el proceso en detalle, y la cantidad y el origen pueden

ser manualmente verificados

Si realiza el Despacho de Seleccin, el inventario especificado ser reservado visualizando la ventana de Consulta de Transaccin de Material.

Pre-requisitosPara poder realizar el Inicio de Despacho

Deber existir alguna Orden de Venta

La linea debera de estar en estatus de Listo para Despacho

OM > Envio > Transacciones

Podemos realizar la bsqueda por :

-Cliente

-Tipo de Pedido

-Numero de Orden

1. Dar click en el boton encontrar

2. Seleccionamos las lineas dejando oprimida la tecla Ctrl. y con el mouse damos click en cada una de las lineas donde realizaremos el Inicio de Despacho

3. En Acciones seleccionamos la opcion de Inicio Seleccin de Despacho

4. Dar click en el Boton Ir

Nos aparece el siguiente mensaje

Este proceso dispara un cocurrente llamado Generacion de Lista de Seleccin

5. Nos vamos a a la Barra de Herramientas> Ver> Solicitudes y nos aparece la siguiente pantalla

Observamos nuestro concurrente quede en en Fase de Finalizado y en Estado de Normal

6. Realizamos nuevamente la bsqueda para refrecar la pantalla y poder observar el siguiente estus En Etapas/ Con Seleccin Confirmada

Confirmacion del Pedido

Confirmacin de envo es el proceso de registrar que los artculos se hanenviado. Cuando confirma el envo de una entrega, la Ejecucin de un Envoconfirma que las lneas de entrega relacionadas con el envo se han enviado.

Las opciones en la ventana Confirmacin de una Entrega brindan la flexibilidad de automatizar varias tareas relacionadas con el procesamiento de entregas con muchas lneas de entrega. Por ejemplo, en el caso de Cantidades Ingresadas de Envo, se selecciona la opcin Envo de cantidades no especificadas en la confirmacin de envo, los montos enviados son procesados automticamente por lo cual cada lnea de entrega con valor NULO se exhibe como totalmente enviado. Esto le ahorra tener que ingresar manualmente cada artculo como totalmente enviado.

Durante la confirmacin de envo, puede crear automticamente un viaje y detenciones relacionadas de una entrega que no ha sido asignada a un viaje.

Pre-requisitosPara poder Confirma el Envio

Deber existir alguna Orden de Venta

Tener permisos de embarque

La linea se debera encontrar en estatus de En Etapas/ Con Seleccin Confirmada

OM > Envio > Transacciones

1. Dar click en la pestaa de Entrega2. Poner la cantidad neta y dar click en el tabulador

3. Dar click en el boton de Confirmacion de Envio4. Nos aparece la siguiente pantalla

5. Ok

Aparece el siguiente mensaje donde nos mensiona que se Confirmo exitosamente la entrega, sin embargo para corroborar esto nos vamos a revisar el concurrente

Este proceso dispara un cocurrente llamado Interface de Parada de Viaje

6. Nos vamos a a la Barra de Herramientas> Ver> Solicitudes y nos aparece la siguiente pantalla

Observamos nuestro concurrente quede en en Fase de Finalizado y en Estado de Normal

Realizamos nuevamente la bsqueda para refrescar la pantalla con estatus en blanco

Observamos que el estatus de la linea se encuntre Con Interface

Creacin de Pedido de Devoucion

En caso de que el cliente quiera devolver bienes o servicios, Administracin de Pedidos tambin brinda la funcionalidad de realizar creando un orden de devolucin de ventas.

Pre-requisitosPara poder ingresar Pedidos de Devolucion

Se debe ingresar a la responsabilidad de Ventas El cliente debe de estar dado de alta

El producto a solicitar debe estar dado de alta en el catlogo de productos. El vendedor, lista de precios, terminos de pago deben de estar dados de alta

OM> Pedidos, Devoluciones> Pedidos de Ventas1. Ingresar el nombre del cliente, automticamente se despliega la direccion de envio, de facturacin, lista de precios y el nombre del vendedor2. En el campo de Tipo de Order, seleccionamos el tipo de pedido Pedido de Orden de Devolucion

3. Nos vamos a la pestaa de Linea de Articulos

4. Ingresamos el Articulo que vamos a devolver e introducimos la cantidad, el sistem en automatico nos pone la cantidad en negativo

5. Nos vamos a la pestaa de Devoluciones

6. Nos pone como campo obligatorio el campo de Motivo de Devolucion

7. Ingresamos el Motivo

8. Registramos el Pedido

Recepcion del Pedido de Devolucion

Despus de que cre una devolucin de ventas y las mercaderas devueltas han sido entregadas a su warehouse, tiene que realizar el proceso de recepcin para recibir las mercaderas devueltas en su warehouse.

Pre-requisitos

Para poder realizar la recepcion de un Pedido de Devolucion

Debe existir un Pedido de Devolucion Debe existir la Aprobacin

El pedido de Devolucion genera una aprobacin, el usuario del almacen es decir el aprobador debera revisar las notificaciones

Inventarios> Resumen de Notificacin

1. Dar click en el boton de Aprobar

Despus de que el pedido fue aprobado

Transacciones> Recepcion> Recepciones> Organizacin de Inventarios

Nos aparece la pantalla de Encontrar Recepciones Esperadas

2. Nos vamos a la pestaa de Cliente

3. Ponemos el numero del pedido de devolucion en el campo Nro RMA

4. Encontrar

5. Dar click en el check box de cantidad

6. Poner la direccion ya que es un campo obligatorio

7. Damos click en los corchetes [ ]

Nos despliega la siguiente pantalla

8. SalvamosEl Ruteo nos dice que necesita de Inspeccion Requerida

Nos vamos hacer la Inspeccion

Transacciones> Recepcion> Transacciones de Recepcion

9. Nos vamos a la pestaa de Cliente

10. Ponemos el numero del pedido de devolucion en el campo Nro RMA

11. Encontrar

12. Dar click en el check box de cantidad

13. Dar click en el boton de Inspeccionar

14. Aceptar

Hacemos la bsqueda en la misma pantalla para poder observar que ya se realizo la Inspeccion

LISTADOS Y CONSULTAS

Estos son algunas de las consultas y reportes ms utilizados en Ventas:

Nombre de Informe

Comentarios

Conocimiento Embarque

Este informe imprime (en la pantalla de preimpreso) todas las rdenes

de venta que han sido confirmadas en una entrega seleccionada.

Importante: El Conocimiento de Embarque acta como:

Un recibo para el Responsable de envo de mercaderas

recibidas por el Transportista

- Un contrato entre el Transportista y el Responsable de envo

del transporte de mercaderas

- Prueba de la titularidad y responsabilidad de las mercaderas

en caso de controversia

Informe Detalle de Motivo de Pedidos Cancelados

Este informe exhibe los motivos de las lneas canceladas y quin

ingres la cancelacin

Informe Pedidos Cancelados

Este informe revisa todas las rdenes que han sido canceladas.

Informe Factura Comercial

Este informe incluye los artculos enviados confirmados en una entrega

que especifica solo el nombre de entrega al definir los parmetros de

este informe. Ejecucin de Envo imprime una factura comercial por

entrega en el viaje.

Informe Detalle Pedido Completo

Se utiliza para revisar los detalles integrales de todas las rdenes.

Brinda un listado integral y detallado de la informacin sobre cada

orden, incluidos los crditos de venta, ajuste de precios, envo, detalles

de cancelacin y cronograma.

Informe Detalle de Pedido de Crdito

Muestra lneas devueltas de un tipo de orden de crdito especfica, tipo

de lnea, artculo especfico, rango de fecha, nmero de orden y

vendedor.

Informe Resumen de Pedido de Crdito

Este informe muestra todas las lneas devueltas en una orden. Se usa

para rastrear y acumular el material que se recibe de los clientes y en la

fecha de llegada. Este informe contiene rdenes de crdito abiertas,

clientes, warehouses, tipos de rdenes, tipos de lneas, rangos de fecha,

fechas de recibo esperadas, nmero de orden de crdito y nmero de

devolucin o fecha de recibo.

Informe Retener Actividad de Origen

Este informe revisa las retenciones realizadas y eliminadas en una

fuente de retencin durante el perodo que especifique.

Informe Pedidos por Artculo

Este informe revisa las retenciones realizadas y eliminadas en una

fuente de retencin durante el perodo que especifique.

Informe Pedidos por Artculo

Revisa todas las ventas de un artculo particular o grupo de artculos.

Informe Detalle de Descuento de Pedido

Este informe revisa los descuentos aplicados a rdenes por detalle de

orden de lnea. Brinda informacin detallada de precio de lnea.

Informe Resumen de Descuento de Pedido

.

Revisa los descuentos aplicados a las rdenes. Este informe brinda

informacin de precios de nivel de rdenes, incluidos los contratos,

vendedor y descuento total de rdenes.

Informe Detalle de Pedido/Factura

Revisa la informacin detallada de facturas de la rdenes que ha

facturado.

Informe Resumen de Pedido/Factura

Revisa la informacin detallada de facturas de las rdenes que ha

facturado, incluido el importe solicitado, el importe facturado, las

cuentas a cobrar ajustadas y el saldo adeudado.

Informe Pedidos en Retencin de Control de Crdito

Este informe identifica todas las retenciones de crdito pendientes en la

actualidad de un cliente dentro de un rango de fecha, o identifica por

qu se retiene una orden particular.

Informe Factura Comercial

Este informe incluye los artculos enviados confirmados en una entrega

que especifica solo el nombre de entrega al definir los parmetros de

este informe. Ejecucin de Envo imprime una factura comercial por

entrega en el viaje.

Informe Retenciones Pendientes

Este informe revisa las retenciones de rdenes del cliente o clientes que

elige. Este informe muestra el nmero de orden, la fecha de orden, los

artculos pedidos, y el importe de la orden de cada lnea de orden en la

rete4ncin de cada cliente que elige

Informe de Nota de Seleccin

Este informe es un documento de envo que incluye la mercadera que

se transporta entre dos puntos. El transporte de mercadera puede estar

relacionado con las ventas fuera del procesamiento, inventario

consignado, devoluciones a proveedores, movimientos internos, y el

informe se utiliza para mostrar la mercaderas que no pertenecen al

transportista.

Informe de Nota de Seleccin

Este informe se utiliza en conjuncin con las Reglas de Agrupacin de

Nota de Seleccin y el Despacho de Seleccin para imprimir informes

consolidados de nota de seleccin. Lo utiliza el Responsable de

seleccin en el depsito para compilar todos los artculos incluidos en

los envos.

Informe Devoluciones por Motivo

Reconocimiento de Pedidos de Ventas

Este informe comunica a los clientes los artculos, precios, fechas de

entrega, servicios, y detalles de instalacin de las rdenes que estos le

realizan. Este informe est diseado para imprimirse en una formulario

preimpreso.

Informe Resumen de Pedido de Vendedor

Este informe revisa las rdenes de uno o ms vendedores. Este informe

muestra la orden y cada lnea de orden relacionada con cada vendedor.

Informe Excepcin Envo

Este informe brinda todos los detalles de excepcin del Pedido

Pendiente y Retenciones de la Ejecucin de Envo. El usuario puede

imprimir este informe ejecutndolo a travs de SRS o durante el

procesamiento de Despacho de Seleccin.

Informe Pedidos No Reservados

Este informe revisa las rdenes que ha ingresado pero que no ha

reservado.