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Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador
Gestión de las comunicaciones en
Proyectos
según el PMBOK® del PMI
Fuentes principales:
• Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management,
Seventh Edition,
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide), Fifth Edition
VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador
Agenda
Objetivos
Definir algunos términos utilizados en esta presentación
Mostrar el entorno PMI – Pmbok – Procesos – Áreas de conocimiento
Mostrar los procesos en el área de gestión de las comunicaciones
Conclusiones
VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador VIII Congreso Internacional de Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Quito, Ecuador
Objetivos de la presentación Mostrar la importancia de una buena comunicación en los proyectos
Mostrar elementos de la planificación de las comunicaciones del proyecto,
incluyendo el Plan de gestión de las comunicaciones y el análisis de las
comunicaciones con los interesados
Describir varios métodos de distribución de información del proyecto; ver la
importancia de atender las necesidades individuales de comunicación, y calcular
el número de canales de comunicación en un proyecto
Comprender cómo los principales resultados de los informes de rendimiento
ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del
proyecto
Reconocer la importancia de una buena gestión de comunicaciones para las
relaciones con los interesados y para resolver los problemas
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Términos
Proyecto
“Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto,
servicio o resultado único" (PMBOK ® Guide, quinta edición)
PMI
Project Management Institute, Inc.
Pmbok
Project Management body of Knowledge.
Libro guía para la Gerencia y Gestión de Proyectos
Interesados del proyecto Personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto
Cultura organizacional
Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que
caracterizan el funcionamiento de una organización
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Proceso Serie de acciones dirigidas a un determinado resultado Cada proceso caracterizado por:
Términos
Entradas 1. Entrada 1
2. Entrada 2
3. Entrada 3
4. Entrada n
Salidas 1. Salida 1
2. Salida 2
3. Salida 3
4. Salida r
Herramientas y técnicas 1. Herramienta 1
2. Herramienta m
3. Técnica 1
4. Técnica j
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Grupo del Proceso de Iniciación
Grupo del Proceso de Planificación
Grupo del Proceso de Ejecución
Grupo del Proceso de Seguimiento
y Control
Grupo del Proceso de Cierre
El Pmbok define cinco grupos de procesos
Procesos de Dirección de proyectos
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Nivel de Actividad e interacción entre procesos (PMBOK® Guide)
Grupo de
Procesos de
Iniciación
Grupo de
Procesos de
Planificación
Grupo de
Procesos de
Ejecución
Grupo de Procesos
de Seguimiento y
Control
Grupo de
Procesos de
Cierre
Finalización Inicio
TIEMPO
Nivel de
Interacción
entre
Procesos
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Expectativas y
necesidades
de los interesados
del proyecto
Gestión del
alcance
Gestión del
tiempo
Gestión de
costos
Gestión de
La calidad
10 áreas del conocimiento Funciones fundamentales
Funciones facilitadoras
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Proyecto 5
Portafolio de
proyectos
Gestión de
Recursos
humanos
Gestión de la
comunicación
Gestión del
riesgo
Gestión de las
adquisiciones
Gestión de los
interesados
Proyecto 1
Gestión de la integración del proyecto
Áreas de conocimiento - Programa - Portafolio
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Se pueden relacionar las principales actividades de cada grupo de
procesos de la dirección de proyectos con las diez áreas de
conocimiento utilizadas por la Guía PMBOK ®
Grupos de procesos - Áreas de Conocimiento
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Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento (PMBOK® Guide)
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Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento (PMBOK® Guide)
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Grupos de Procesos - Áreas del Conocimiento (PMBOK® Guide)
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Importancia de gestionar las comunicaciones
Caso del correo electrónico
Caso de la persona que no recibe la información
La falta de comunicación, para muchos proyectos es la mayor amenaza
El 90% del tiempo de los directores de proyecto están comunicando
Los problemas más frecuentes que enfrentan los directores de proyecto
están relacionados con las comunicaciones
Caso de los directores de proyecto novatos y los experimentados
Atención a los interesados
Qué información necesitan
Qué información necesito de ellos
Se necesita planificar, estructurar y controlar la información de los
proyectos
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Procesos de la gestión de las comunicaciones
Planificar la Gestión de las Comunicaciones: Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y
requerimientos de información de los interesados y los activos de la
organización
Gestionar las Comunicaciones Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la información
según el plan de gestión de las comunicaciones.
Controlar las Comunicaciones Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las
necesidades de información de los interesados se cumplen. Esto incluye
informes de estado, medición del avance y proyecciones
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Planificar la gestión de las comunicaciones
Información durante el proyecto
Almacenar
Mantener
Distribuir
Recuperar
Destino de la información al terminar
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Factores ambientales de la Empresa
Estructura y cultura de la organización
Normas de la Industria
Leyes y/o normas Gubernamentales
Infraestructura
Recursos humanos existentes
Administración de personal
Sistemas de autorización de trabajo de la compañía
Condiciones del mercado
Clima político
Canales de comunicación
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Activos de los Procesos de la Organización
Procesos
Procedimientos
Instructivos
Plantillas
Formatos
Bases de datos corporativas de conocimiento
Bases de datos comerciales
Cómo hacer las cosas
Normas
Políticas
Qué instrumentos utilizar
...
Riesgos
Lecciones aprendidas
Registros
Documentos
Informes de resultados
Horas de trabajo
Costos incurridos
Archivos de proyectos
Información histórica
Medición de procesos
Líneas base (alcance, costo, …)
Cronogramas
Calendarios
Diagramas
Presupuestos
Datos financieras
Déficits
Gestión de riesgos
Gestión de problemas
Gestión de configuración
Gestión de Calidad
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Distribuir la información
Con el contenido apropiado
Ofrecer la información correcta
A las personas adecuadas
En el momento oportuno
En un formato útil
Consideraciones importantes:
Utilizar una tecnología apropiada para la distribución de la información
Utilizar métodos formales e informales para la distribución de información
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Distribuir la información
No esconder información crucial
No tener miedo de reportar información de situaciones adversas
La comunicación oral a través de reuniones y conversaciones
informales ayuda a dar información importante - buena y mala - a la
luz pública
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Importancia de la comunicación cara a cara
Investigaciones indican que en una interacción cara a cara:
58 por ciento de la comunicación es a través del lenguaje del cuerpo
35 por ciento de la comunicación es a través de la forma en que se dicen las palabras
7 por ciento de la comunicación es a través del contenido o las palabras que se dicen
Prestar atención a algo más que solo a las palabras que alguien dice
El timbre y tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho
acerca de cómo él o ella realmente se siente
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Fomentar más interacciones cara a cara
Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos
Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo
que realmente necesitan comunicar
Algunas empresas tienen políticas restrictivas con respecto al uso del
correo electrónico durante algunas horas del día o incluso durante
varios días de la semana
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Preferencias personales afectan las necesidades
de comunicación
Los introvertidos prefieren comunicaciones más privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en público
A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
A los pensadores les gusta conocer la lógica detrás de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cómo las
afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan más ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
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Otras consideraciones sobre comunicaciones
Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el
remitente
La ubicación geográfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
Diferentes horarios laborables
Barreras idiomáticas
Diferentes normas culturales
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Número de canales de información
A medida que aumenta el número de personas involucradas, aumenta la
complejidad de las comunicaciones, porque hay más canales de comunicación
o caminos a través de los cuales las personas pueden comunicarse
Número de canales de comunicación = (n * (n-1)) / 2
Donde n es el número de personas involucradas
2 Personas, 1 canal de comunicación
4 Personas, 6 canales de comunicación
3 Personas, 3 canales de comunicación
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Sugerencias para mejorar las comunicaciones
Realizar reuniones efectivas
Usar email y otras tecnologías de forma eficiente
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
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Ejemplo de análisis de comunicaciones con los
interesados del proyecto
Interesados Nombre del
documento
Formato del
documento
Persona de
contacto
Frecuencia
Gerencia del clientes Reporte mensual de
estado
Copia Impresa Tom Silva Primer día del mes
Equipo de negocios del
cliente
Reporte mensual de
estado
Copia Impresa
Julie Grant Primer día del mes
Equipo técnico del
cliente
Reporte mensual de
estado
Email Li Chau Primer día del mes
Gerencia Interna Reporte mensual de
estado
Copia Impresa
Bob Thomson Primer día del mes
Equipo técnico y de
negocios interno
Reporte mensual de
estado
Intranet Angie Liu Primer día del mes
Subcontratista de
capacitación
Plan de capacitación Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008
Subcontratista de
software
Plan de
implementación de
software
Najwa Gates Junio 1, 2008
Comentario: En la cabecera del correo electrónico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Registro de Interesados
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Plan de Gestión de las
comunicaciones
2. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
Herramientas y técnicas 1. Análisis de requisitos de
comunicaciones
2. Tecnología de comunicaciones
3. Modelos de comunicación
4. Métodos de comunicación
5. Reuniones
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Plan de Gestión de las Comunicaciones - Contenido
Requerimientos de comunicaciones de los interesados
Información que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de
detalle
Persona responsable de comunicar la información
Persona o grupos que recibirán la información
Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información, como
memorandos, correo electrónico y / o comunicados de prensa
Frecuencia de la comunicación, por ejemplo, semanal
Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando
(nombres) para el escalamiento de polémicas que no puedan resolverse a un
nivel inferior del personal
Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a
medida que avanza y se desarrolla el proyecto
Glosario de terminología común
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Interesados
Plan para la dirección del proyecto y planes subsidiarios
Plan para la dirección del Proyecto
Adquisiciones
Riesgos
Alcance
Recursos humanos
Calidad
Costos
Tiempo
Comunicaciones
Planes subsidiarios
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Gestionar las comunicaciones
Mientras se ejecuta el proyecto los interesados necesitan recibir
información
Se deben seguir los lineamientos del Plan de gestión de las
comunicaciones
Se deben utilizar los modelos, tecnología y métodos apropiados
Las comunicaciones deben ser
Efectivas
Eficientes
Entendibles
Satisfacer las necesidades de los interesados
Se deben elaborar informes de desempeño
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Informar el desempeño
Los Informes de desempeño mantienen a los interesados informados
sobre cómo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
Informes de estado Describen donde se encuentra el proyecto en un punto específico en el tiempo
Informes de progreso Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un determinado período de tiempo
Pronósticos Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la información del pasado y las tendencias
Variación
Valor ganado
Documento con las lecciones aprendidas
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Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto
Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda
Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del
proyecto ahorra tiempo y dinero
Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar
algunas proporcionadas por organizaciones externas
Muchas investigaciones muestran que compañías que tienen éxito en
la gestión de proyectos hacen uso efectivo de plantillas
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Ejemplo de plantilla para la descripción del proyecto
Descripción Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfóquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. ¿Qué funciones del
negocio están involucradas y cuáles son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por año.
Cronograma: Resuma la información del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocándose en las tareas globales y en los hitos
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Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
• Describa los logros más importantes. Relaciónelos con el diagrama de
Gantt.
• Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lístelo como logro.
II. Planes para mes siguiente:
• Describa los ítems más importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relaciónelos con el diagrama de Gantt.
• Describa otros ítems importantes a lograr.
III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no
quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el éxito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.
IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripción): Liste cualquier cambio
solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripción.
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Ejemplo de elementos finales de documentación del
proyecto
I. Descripción del proyecto
II. Propósito del proyecto, con datos, información y soportes de respaldo
III: Información original y revisada del contrato y documentos de aceptación del cliente
IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimación de costos, plan de gestión de las comunicaciones, etc.)
V. Documentos de diseño
VI. Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditoría
IX. Informe de lecciones aprendidas
X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunión, y otras comunicaciones
escritas y electrónicas
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Archivos del proyecto
Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto
Archivos del proyecto Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una
historia exacta del proyecto
Estos archivos pueden proporcionar información valiosa para futuros
proyectos
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Sitio Web del proyecto
Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto
donde se almacenan los documentos importantes y otra información
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Ejemplo usando Microsoft Project
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Software en la gestión de las comunicaciones
Hay muchas herramientas de software que ayudan en las
comunicaciones de un proyecto
Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente
El software de gestión de proyectos generalmente incluye
características para facilitar las comunicaciones virtuales
Herramientas como la mensajería instantánea y los blogs pueden
ayudar en las comunicaciones del proyecto
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Gestionar las Comunicaciones
Entradas 1. Plan de Gestión de
Comunicaciones
2. Informes de rendimiento del
Trabajo
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Comunicaciones del Proyecto
2. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
3. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto
4. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y técnicas 1. Tecnología de Comunicaciones
2. Modelos de Comunicación
3. Métodos de Comunicación
4. Sistemas de Gestión de
Información
5. Informes de Rendimiento
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Controlar las Comunicaciones
Evaluar según lo planeado
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Controlar las Comunicaciones
Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Comunicaciones del Proyecto
3. Registro de Incidentes
4. Datos de rendimiento del trabajo
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Salidas 1. Informes de rendimiento del
trabajo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Actualizaciones a los documentos
del Proyecto
5. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
Herramientas y técnicas 1. Sistemas de gestión de
información
2. Juicio de Expertos
3. Reuniones