APPLIKATIONEROUTPUT MANAGEMENT

OUTPUT MANAGEMENT

Funktioner

– Styring af printproduktion– Printpolitikker og -regler– Produktbaseret jobbehandling– Printkøstyring

I en tid med begrænsede budgetter, hvor virksomhederne forpligter sig til bæredygtig adfærd, er det hensigtsmæssigt for miljøer med høj dokumentproduktion at undgå ukontrolleret print, uanset om printmængderne opstår på produktionsniveau, i en intern printproduktion eller i store koncernfunktioner og -kontorer.

Det er enkelt og ligetil at sende printopgaver til en printer efter eget valg. Den komplekse opgave er at kontrollere printet og styre det på en sådan måde, at du og dit team, din afdeling eller din virksomhed udnytter alle de tilgængelige printere optimalt og dermed sikre, at dine printworkflows er produktive og omkostningseffektive.

– På produktionsniveau har du ikke råd til, at dine medarbejdere spilder tid på at kæmpe med forskellige digitale front-ends (DFE'er), som normalt driver de forskellige controllere og printere i en printproduktion. Du har behov for at strømline styringen ved at samle prepress-aktiviteterne i stedet for at uddanne operatørerne til hver enkelt ny enhed. Kun på den måde kan du sikre, at printoperatørerne anvender deres ressourcer effektivt.

– Du er nødt til at overvåge og kontrollere opgavestrømmen til udstyret, så dette udnyttes fuldt ud, mens printopgaverne produceres hurtigst muligt og til den laveste pris.

FOKUS PÅFULD KONTROL MED PRINT

– I virksomhedsmiljøer er du nødt til at undgå, at medar-bejderne printer flere dokumenter end nødvendigt – hvilket ofte sker uden vejledning.

– Det er vigtigt, at du fastlægger bæredygtige og sikre printprocedurer alle steder, hvor udstyret er installeret centralt, og hvor mange brugere har adgang til det. Ved at styre og begrænse printeradgangen sikrer du ikke kun fortroligheden af virksomhedens oplysninger, men du holder også printmængderne i skak og øger medarbejdernes effektivitet, så brugerne ikke behøver at lede i bunker af print for at finde netop deres print.

Variable Data Printing

Security

Device Management

Print Automation

Connectivity

Cloud & Mobile Printing

ColourManagement

Make-Ready

User & Cost Management

Web-to-Print

Document Capture & Management

Output Management

Valget af effektive Output Management-mekanismer gør det muligt at samle styringen af printproduktionen og øge medarbejdernes effektivitet ved at undgå, at printoperatørerne skal gentage ensartede arbejdsprocesser igen og igen. Understøttet af intelligent software kan du indføre egnede printpolitikker og -regler i din organisation, som påvirker dine medarbejderes printadfærd og hjælper dig med at begrænse produktionsmængderne. Med produktbaseret opgavebehandling og effektiv printkøstyring kan du strømline printworkflows, minimere fejltryk samt forbedre printproduktionens generelle pålidelighed og effektivitet.

Styring af printproduktionen

Organiseringen af printproduktionen skal strømlines ved at fastlægge et enkelt brugerinterface (DFE), som giver adgang til de forkellige controllere og printere. Så længe en sådan digital front-end integrerer alt udstyret, har fabrikatet mindre betydning.

Et samlet DFE reducerer indlæringskurven for medarbejderen i printproduktionen. Det er ikke længere nødvendigt at indføre nye driftsprocedurer for hver ny printer eller controller. Operatørerne drager fordel af samlet styring ved at antallet af fejl reduceres og driftshastigheden øges.

Printpolitikker og -regler

En klar printpolitik er afgørende for omkostningseffektiv print, især i kontormiljøer med mange dokumenter. Velegnede professionelle applikationer indeholder funktioner til etablering og styring af en central printpolitik, som tager højde for virksomhedens budgetter og afspejler et fokus på sparsommelig og bæredygtig printadfærd. Uanset om alle e-mails skal printes, eller dokumenter skal sendes til mere omkostningseffektivt udstyr, så kun specifikke dokumenter printes i farver, skal disse og andre individuelle kundeønsker opfyldes af professionelle Output Management-løsninger.

Håndhævelse af klare printpolitikker og -regler kan reducere en virksomheds samlede printudgifter væsentligt takket være optimeret brug af alt tilgængeligt udstyr, som ideelt set skal udnyttes fuldt ud. En velkommen bivirkning af denne tilgang er en ændring af brugernes holdning til print.

Produktbaseret jobbehandling

Dette indebærer, at behandlingen af printopgaver er organiseret på en sådan måde, at der fokuseres på det færdige printprodukt. Softwaren afgør på en intelligent måde, hvilket udstyr der er tilgængeligt og egnet til opgaven er forsynet med den korrekte papirstørrelse og papirtype og tilpasser automatisk printsystemet med de korrekte indstillinger. Med et sådant produktbaseret workflow skal operatøren ikke bruge tid på at foretage de rigtige valg og justere maskinens indstillinger til den enkelte printopgave.

Produktbaseret jobbehandling medfører færre fejl og reducerer tidsforbruget til korrektur. Kortere opgavecyklusser gør det muligt at behandle større oplag på kortere tid. På den måde kan både brugerne og printproduktionens operatører øge produktiviteten. Denne tilgang fritager operatører fra ensformige opgaver, reducerer fejl og fejltryk og øger printproduktionens generelle effektivitet. Afdelinger og printproduktion drager fordel af at kunne udnytte kapaciteten uden at skulle øge antallet af medarbejdere.

Printkøstyring

Administratorerne og printproduktionen er nødt til at kunne styre alle printkøer og indgående printfiler centralt via et enkelt interface og en fælles printkø. Kun derved er det muligt at opsætte forskellige køfunktioner som ”direkte print”, ”sikker printfrigivelse”, ”delte printkøer”, ”load balancing” osv. Brugere og printoperatører behøver ikke længere at oprette separate printindstillinger for hver ny opgave, så længe en egnet printkø er til rådighed for hvert printworkflow – uanset om det drejer sig om et ukompliceret og sikkert print eller en kompleks job ticket til produktion af en stor printopgave.

Takket være individuelt definerede printkøer er der mange fordele for virksomhederne ved denne type printbehandling. Printene produceres kun efter sikker brugergodkendelse, efter betaling eller andre kriterier, som helt afhænger af arbejdsmiljøet. Ud over at det er nemt bare at printe og afhente printet, er den hurtige og enkle centrale styring af printfunktioner og deres implementering på brugernes arbejdsstationer ekstremt tidsbesparende, hvilket gør det meget nemt og fuldstændigt sikkert for slutbrugerne at printe.

TYPISKE FUNKTIONER OGDERES BETYDNING

Med professionel Output Management-software opgraderer du printmiljøets produktivitet og effektivitet både på virksomheds- og produktionsniveau. Ved at samle DFE'er, indføre produktbaseret opgavebehandling og indføre bæredygtig printkøstyring kan du strømline workflows, frigøre arbejdskraft og reducere fejlprocenterne. Formulering af printpolitikker og regler for god printadfærd i virksomheden hjælper dig med at holde printmængderne i skak. Med Konica Minoltas omfattende sortiment af software har du valget mellem flere egnede Output Management-applikationer til dine specifikke behov.

APPLIKATIONER Output Management

03/2

013

WORKFLOW

Farveprintpolitikker

1 En bruger vil gerne printe en e-mail i farver. I overensstemmelse med selskabets printpolitik konverteres e-mailen automatisk til sort/hvid, og brugeren oplyses om denne ændring.

Print af komplekse opgaver efter behov

2 En tekniker anmoder den seneste produktdokumentation til et af de tekniske produkter, der produceres i virksomheden. Receptionisten sender printopgaven til printproduktionen via det produktbaserede behandlingssystem, og teknikeren modtager sine dokumenter inden for få minutter.

Genprint af dokumenter

3 En teamleder printer sin dokumentation lige inden et møde. Da flere kolleger end ventet deltager, genprinter hun nemt dokumenterne fra sin follow-me-printkø.

Automatisk afsendelse af store printopgaver

5 Virksomhedslederen ønsker at producere 50 print af sit 20-siders handout inden et besøg på en handelskonference. Kontorets printkø omdirigerer nemt denne store opgave til printkøen til store opgaver (printproduktionen), hvor operatøren printer jobbet på mindre end fem minutter ved hjælp af load balancing.

2

MØDELOKALE

LEDER

KONTOR

PRINTPRODUKTIONRECEPTION

3

5

4

1

Typiske eksempler på workflow

APPLIKATIONER OUTPUT MANAGEMENT

Styring af printproduktionen

4 Printproduktionens operatør administrerer effektivt flere printere ved at forbinde dem i en samlet printkø. Behandlingen af printopgaver automatiseres i henhold til de ønskede efterbehandlingsindstillinger og andre printparametre med valg af printer baseret på tilgængelighed, kapacitet og funktioner. For at gennemføre printet hurtigere fordeler operatøren store opgaver mellem flere printere ved hjælp af load balancing. Han kan opdele farveopgaver i sider i sort/hvid og farver for separat og omkostningseffektiv print på de mest økonomiske printere.

Konica Minolta Business Solutions Denmark a/sStensmosevej 152620 Albertslund

Hjulmagervej 4B7100 Vejle

Søren Frichs Vej 40A8230 Åbyhøj

Gøteborgvej 19200 Aalborg SV

Tlf. 72 21 21 21www.konicaminolta.dk