APPLIKATIONERDOCUMENT CAPTURE

& MANAGEMENT

DOCUMENT CAPTURE & MANAGEMENT

Funktioner

– Dokumentfangst– Dokumentbehandling– Dokumentdistribution– Indholds- og dokumenthåndtering

I dag er konkurrencedygtighed ensbetydende med optimering af virksomhedsprocesser gennem effektiv udnyttelse af digitale workflows til interne og eksterne funktioner. Det gælder for de fleste virksomheder, der dagligt bruger store mængder papirbaseret og elektronisk information. Der spildes meget tid på ineffektive workflows.

Dokumentmængden er vokset kraftigt i de seneste år, og kontormedarbejdere bruger mellem 15 og 30 % af tiden på at finde dokumenter, som ofte ligger i ustrukturerede arkiveringssystemer. Opgaver som manuel opdeling og distribution af post, fakturaer, kontrakter osv. til de rette personer, afdelinger eller mapper er ekstremt tidskrævende.

Professionelle Document Capture & Management-løsninger hjælper dig med at optimere interne og eksterne kommunikationsprocesser. Effektive scannings- og datafangstapplikationer letter behandlingen af indgående og udgående information og sikrer sammen med omfattende indholds- og dokumentstyringsløsninger effektiv distribuering, levering og styring af information, så den havner det rette sted.

– Du ønsker ikke, at medarbejderne spilder værdifuld arbejdstid på rutineprægede, manuelle papirbaserede workflows, hvis forretningsprocesserne kan effektiviseres ved hjælp af digitalisering.

– Du ønsker ikke, at kontormedarbejderne skal bruge tid på at finde de korrekte dokumenter og videresende dem til den rette afdeling eller kollega.

FOKUS PÅSTRØMLINING AF DIT INFORMATIONSFLOW

– Medarbejderne skal ikke længere uploade og usystematisk dele dokumenter via e-mail, filservere eller andre distributionskanaler. Og du ønsker helt sikkert ikke, at medarbejderne bliver nødt til at genindtaste teksten fra et PDF- eller Excel-dokument bare for at indsætte indholdet i et andet filformat.

Variable Data Printing

Security

Device Management

Print Automation

Connectivity

Cloud & Mobile Printing

ColourManagement

Make-Ready

User & Cost Management

Web-to-Print

Document Capture & Management

Output Management

Med vores Document Capture & Management-applikationer kan du optimere virksomhedens processer og opgavestyring og dermed strømline dokument- og informationsflowet. Du kan optimere det interne samarbejde, gøre det nemmere at hente information med det samme og drage fordel af hurtig konvertering af papirdokumenter til klargjorte data, der kan redigeres, lagres og arkiveres i virksomhedens database. Med Konica Minoltas store udvalg af Document Capture & Management-software kan du øge brugerproduktiviteten, og investeringen er hurtigt tjent ind.

Dokumentfangst

Konica Minoltas tilgang til dokumentfangst sikrer, at digitalisering af et papirdokument, herunder øjeblikkelig klassificering med henblik på senere behandling, blot kræver en simpel scanningsproces. Det muliggør effektiv datafangst, uanset om det drejer sig om en faktura, et forretningsbrev, et udfyldt spørgeskema osv. Alle data-fangstprocesser afgør, hvilke elementer der er relevante for den valgte dokumenttype, såsom f.eks. valg af kundenumre fra en central database ved scanning af en kontrakt. Det er også muligt at tilgå de forskellige forretningsprocesser fra forskellige systemer, f.eks. scanning af et papirdokument, arkivering af en e-mail eller import af data fra et eksisterende arkiv.

Korrekt digitalisering er uundværlig for optimering af den samlede effektivitet. Brugerne får gavn af stor fleksibilitet i forbindelse med dokumentbehandling og sparer tid, fordi de ikke skal genindtaste information igen takket være et stort udvalg af filformater til løbende dokument-fangst. Digitalisering af papirdokumenter med et enkelt klik betyder, at indholdet kan indsættes i andre elektroniske dokumenter, hvilket medfører hurtigere og enklere dokumentprocesser.

Dokumentbehandling

Under dokumentfangst muliggør OCR (optisk tegngenkendelse) og OMR (optisk mærkegenkendelse) automatisk genkendelse og øjeblikkelig klassificering af dokumenttyper, hvilket sikrer korrekt og fuldautomatisk behandling af indhold, der er indhentet vha. dokumentfangst. Det er også muligt at foretage fuldautomatisk udtrækning af data, som kan overføres direkte til dokumentstyrings- eller virksomhedssystemer. Basalt set er dokumentbehandling naturligvis også ensbe-tydende med nem konvertering af dokumentformater, så det ikke længere er nødvendigt at foretage tidskrævende manuel indtastning af tekst.

Klart definerede workflows optimerer interne processer, strømliner rutiner og sparer tid. Automatiserede processer, herunder stregkodegenkendelse, område OCR og formulargenkendelser, betyder, at der praktisk talt ikke er brug for manuelt arbejde.

Dokumentdistribution

Afhængigt af dokumenttypen eller -klassificeringen er der ikke kun tale om dokumentbehandling og udtrækning af information. Informationen overføres også til det korrekte sted i virksomheden på få sekunder, hvilket medfører en stor forbedring af forretningsprocesserne. Velegnede softwareapplikationer er så fleksible, at de kan genkende forskellige backend-systemer og forstå, hvilket format dokumenterne og deres information skal være tilgængelige i, og hvilke metadata de skal omfatte.

Denne funktionalitet sikrer høj kompatibilitet med eksisterende systemer (ERP, DMS, CRM osv.) samt nem integration med virksomhedens eksisterende infrastruktur, hvilket strømliner interne processer og sikrer store tidsbesparelser.

Indholds- og dokumentstyring

Indholds- og dokumentstyring sikrer let og praktisk samarbejde om og deling af digitale dokumenter, nem redigering og sikker arkivering af al information. Det omfatter også omfattende styring af brugergodkendelse til arkiver og dokumenter. Dokumentredigering skal omfatte kommentar- og godkendelsesfunktioner, der kan benyttes af individuelle brugere ved gennemgang af dokumenter. Derudover skal der være en konsekvent overvågning, og alle redigeringsfaser og andre øvrige transaktioner skal dokumenteres, så alle ændringer af dokumenter og informationer er 100 % gennemsigtige.

Implementering af workflows til indholdsstyring hjælper virksomheder med at strømline den interne organisation og øge effektiviteten. Fordelene omfatter bl.a. omkost-ningsreduktion i forbindelse med informationsstyring, kortere reaktionstid på ny information, nemmere samarbejde samt øget effektivitet og produktivitet. Derudover kan der opnås større indtjening, bedre selskabsledelse og sikkerhed for, at mekanismerne til overholdelse af lovgivningen er på plads.

TYPISKE FUNKTIONER OGDERES BETYDNING

APPLIKATIONER DOCUMENT CAPTURE & MANAGEMENT

02/2

013

WORKFLOW

Fra papir til digital med områdegenkendelse

1 Alle indgående e-mail distribueres via receptionen. Fakturaer digitaliseres, indekseres og sendes automatisk til mappen med indgående fakturaer hos den relevante regnskabsmedarbejder i indkøbsafdelingen (opdelt i leverandører A-M og N-Å). Distribueringssoftwaren omdøber automatisk dokumenterne med dags dato, fortløbende nummer og genkendt leverandørnavn og underretter regnskabsmedarbejderen om nyligt arkiverede fakturaer, der skal kontrolleres og godkendes.

Fakturagodkendelse

2 Indkøbsafdelingen kontrollerer indgående fakturaer i deres applikation til indholdsstyring og ændrer dokumentegenskaberne til "betaling godkendt" for at påbegynde betalingen.

Genfinding og hurtig kontrol af dokumenter i hele virksomheden

3 Indkøberen ønsker at kontrollere de seneste fakturaer fra en bestemt leverandør for at se de nyeste indkøbsbetingelser. Ved hjælp af de scannede dokumenters fuldtekst indeksering kan han nemt hente alle leverandørens fakturaer på et par sekunder. Han tilføjer nogle kommentarer og videresender dokumentet til indkøbschefen til en gennemgang af indkøbsbetingelserne.

Automatisk opsummering af spørgeskemaer

4 Markedsanalyseafdelingen har udsendt spørgeskemaer til markedsundersøgelse. MFP'en genkender de returnerede spørgeskemaers struktur og resultater og overfører automatisk de indsatte oplysninger til en struktureret opsummeringsfil.

Samarbejde om indhold

5 Marketingafdelingen laver et nyt produktkatalog på baggrund af spørgeundersøgelsens resultater. En fuld katalogproduktion kræver information og grafik fra adskillige medarbejdere samt kvalitetssikring foretaget af andre medarbejdere. Avancerede funktioner til kommentarer, versionsstyring og adgangsrettigheder sikrer, at de rette personer altid arbejder med den seneste dokumentversion, og at alle ændringer let kan spores.

21a

1b

INDKØBSAFDELINGDIREKTØR

MARKEDSANALYSEKONTOR MARKETINGKONTOR

54

3

RECEPTION

Typiske eksempler på workflow

APPLIKATIONER DOCUMENT CAPTURE & MANAGEMENT

Konica Minolta Business Solutions Denmark a/sStensmosevej 152620 Albertslund

Hjulmagervej 4B7100 Vejle

Søren Frichs Vej 40A8230 Åbyhøj

Gøteborgvej 19200 Aalborg SV

Tlf. 72 21 21 21www.konicaminolta.dk