Auditoria Talento Humano Abril 2014

8/21/2019 Auditoria Talento Humano Abril 2014

1/12

ACTA DEVALIDACiÓN DE RESULTADOS DE LA AUDITORIA Código: GCI-FO-140-005

Hospita

Simón Bolívar

GESTIÓN PÚBLICA Y AUTOCONTROL

I Versíon:O

Proceso

Auditoría: Auditoria de G estión de Talento Humano

Fecha de laAuditoría:

~4-abr-14

Fecha del Acta:

20-may-14

Asistentes a la reunión:

Jorge Almario- Líder de Talento Humano, Sonia Esmeralda Subgerente Administrativa

Auditor:

Yolanda Salgado /Y'1~

Lu:::r~~

Objetivo:

Verificar la documentación en las carpetas hojas de vida de los servidores públicos seleccionados del Hospital Simón Bolivar - HSB - y las apropiaciones de acuerdo con la normatividad vigente,

IDe l1 enero a 31de marzo de2014

Alcance:

Temas a t ratar en la reunión:

1. La auditora le explican a los asistentes de la reunión que las observaciones

a

discutir corresponden a hallazgos de auditoria y/u oportunidades de mejora detectados.

2. La auditora hace la presentación de las pruebas de auditorías realizadas en el mes de Abril de 2014 a los funcionarios implicados directamente con el area/proceso/actividades auditadas.

3. Los servidores públicos implicados directamente identifican y se comprometen a realizar los planes de acción necesarios para prevenir y/o corregir las observaciones generadas producto de las

auditorias, estableciendo las fecha limite de remediación, .

Dela muestra de23 trabajadores de planta, seobserva que el formato

GTH-FQ-024 - Acta individual de inducción no se encuentra archivado en la carpeta de

hoja de vida para los siguientes servidores públicos:

Observación 1.

Sánchez

Forero Bemardo Alonso

2. Salcedo Rozo Miguel Ángel

3,

Muñoz Duran Mary Luz

Criterio Formato GTH-FO-024- Acta individual de inducción

Tipo de Observación

Hallazgo

1.Se sugiere implementar el control de revisión de los documentos que deben estar archivados en cada carpeta de hoja de vida de los servidores púbtícos al

ingresar a la nómina de planta.

-

2. Se recomienda identificar el riesgo que se pueda generar al no evidenciar el formato GTH-FO-024-acta individual de inducción al personal incorporado

a la

institución.

3.

Se recomienda incluir dentro de los temas a tratar en la inducción el conocimiento

y

entendimiento de las funciones encomendadas de acuerdo con lo

Recomendación

establecidc en el Manual de Funciones del HSB,

4.

Se recomienda incluir dentro de los temas a tratar en la inducción el conocimiento y entendimiento de los deberes y derechos que tiene el servidor publico

respecto al uso de elementos, documentos

y

demás información que le son entregados formalmente por la institución.

5.

Se recomienda revisar el 100% de los procedimientos y los instructivos que se encuentran en la intranet

6. Se recomienda que se realice la revisión del cumplimiento adecuado del formato GTH-FO-024 Acta índividual de Inducción sobre el 100% de los servidores

públicos de planta.

Acta de Entregade Resultados GTH(1)

-~~~

Página1e

1 2 ~


2/12

-

- - -

I I

1 . D e l a rec omen da ci ón 1 , s e h ará u na s oc ia li za ci ón a to do s l os s ervi do re s s ob re e l d il ig en ci am ie nto y u ti li za ci ón d e lo s fo rmato s a oíu ah za do s. A de má s, c ad a

res po ns ab le d e la s s ub proc es os d el p ro ce so d e G es ti ón Hu ma na s erá q ui en e je rz a e l c on trol d e v er if ic ac ió n y control de los formatos a : diligenciar.

2. De la recom endación 2, se actualizar án los r iesgos identificados al respecto en el m apa de riesgos con Oficina de Planeación.

Plan de Acc ión

3, De la recom endación 3, se incluyó en el plan de inducción y r ei nd uc ci ón a l s ervic io l o ref eren te a Man ua l d e F un cio ne s,

I

4, De la recom endación 4, se incluyó en el plan de inducción y reinducción al servicio lo referente a Directiv a 003 de 2013,

5, De la recomendación 5, s e rev is ará c on el Grup o F un ci on al d e C ali da d e l 1 1-Ju l- 20 14 la a ctu al iz ac ió n d e l os fo rmat os , p ro ce di mi en to s y d emás

d oc umen ta ci ón q ue a pl iq ue n a l p ro ce so d e T al en to Hu ma no .

6 , D e l a rec omen da ci ón 6 , s e rev is arán a co rd e c on el p ro ce di mi en to y f orma to s a ct ua li za do s,

Fecha de remediación

30 de Agosto de 2014

Responsable de la rem ediación Líder del Grupo Funcional de Gestión Hum ana - Responsables de subprocesos del Pr oceso de Ges tión Hum ana Subgerente Adm inistrativo

De la muestra obser vada corr espondiente a 23 trabajadores de planta se detectó que el Formulario Único Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y

2 Observación

actividad económica p ri vada Persona na tu ra l no ha sido actualizado con los datos del año anterior, ni se encuentra ar chivado en las carpetas de las hoja de

vida de 22 trabajadores de la muestra, ( El único form ular io actualizado corr esponde a la funcionar ia Mar y Luz M uñoz Dur an que ingres o a partir del mes de

febrero de 2014),

1,

Ley

190

de

1995

Declaración de Bienes y Rentas. Art

13, Será requisi to para la poses ión

y

par a el desem peño del c argo la declaración bajo jur amento del

n ombrad o, d on de c on st e la i de nti fi ca ci ón d e lo s b ie ne s

Criterio

2. Decr eto 2232 de 1995. Por medio del cual se reglamenta la Ley 190 de 1995 en materia de declaración de bienes y ren tas e informe de act iv idad económica

y a sí c omo el s is te ma d e q ue ja s y rec la mo s.

3.

Circular Extema 002 de 2014:

Le recordamos

la

obligación

anual de los servidores públicos de actualizar sus respect ivas dec laraciones de bienes y rentas

a mas tardar el último del mes de mar zo de 2014 .


Hallazgo

1, Identificar el bontrol que debe r ealizar Gestión del Talento Humano para asegur ar que todos los ser vidor es públicos que laboran par a el HSB entr eguen a la

ofic ina par a su archivo, el corr espondiente form ular io único para declaración de rentas exentas actualizado (m ínimo anualmente). Así mismo, se sugier e que se

id en tif iq ue e l f un ci on ar io q ue s e res po ns ab il ic e d e e ste c on trol.

Recomen dación

2. Se sugiere que el formulario se ar chive en la car peta de hojas de vida de cada ser vidor público donde se deje la evidencia de la actualización y la ver acidad

d e la i nfo rm a ció n c on te ni d a e n e l fo rmat o.

3. Se s ug ie re rev is ar l os r ie sg os y l as impli caciones legales a l tener la información

desactualizada

4, Se r ecomienda coor dinar con el área de calidad la posibilidad de actualizar los docum entos relacionados en el m apa de proc esos de Gestión de Talento

H uman o, e n d on de s e id en tif iq ue n y s e d oc umen te n lo s p ro ce di mi en to s y t os res po ns ab le s d e a cu erdo c on la n orma ti vid ad v ig en te ,

1, De la recom endación1, cada r esponsable de los subprocesos del proceso de Ges tión Hum ana será quien ejerza el control de ver ificación y control de los

form atos a diligenciar, incluyendo los que por ley sean obligator ios como el caso de Form ular io Único Declaración Juram entada de Bienes y Rentas , y la

a ctu al iz ac ió n d e h oj a d e v id a.

P lan de Acc ión 2, D e l a rec omen da ci ón 2 , s e rev is arán y completarán las carpetas de h is torias laborales .

3. De la recomendación 3, s e a ctu al iz arán l os r ie sg os i de nti fi ca do s a l res pe cto e n e l map a d e r ie sg os c on Of ic in a d e Pl an ea ci ón .

4.

D e la rec omen da ci ón , s e rev is ará c on e l Grup o F un cio na l d e C al id ad e l 1 1-Ju l- 20 14 l a a c tu al iz ac ió n d e lo s fo rmato s, p ro ce dim ie nt os y demás documentación

q ue a pli qu en a l p ro ce so d e T al en to H uman o, d oc umen ta nd o l os p ro ce dim ie nt os y lo s res po ns ab le s d e a cu erdo c on l a n orma tiv id ad v ig en te .

Fecha de remediación 30 de Agosto de 2014

Responsab le de la remediación

L íd er d el G ru po F un ci on al d e G es tió n H uman a - R es po ns ab le s d e s ub proc es os d el Proc es o d e G es ti ón H uman a S ub ge re nte A dmin is tr at iv o

3

De la muestra obser vada cor respondiente a 23 hojas de vida de los servidores públicos se detectó que el

Certi ficado Ingresos y retenciones para personas

Observación

naturales Año GravabJe 2013 expedido por la Dirección de Impuestos y aduanas nacionales DIAN, n o s e e nc ue nt ra a ctu al iz ad o, d il ig en cia do n i a rc hi va do e n

las carpetas del servidor púbt ico de planta, la única funcionaria pública que no cuenta con el cer tificado de Ingr esos y retenciones para personas naturales

Año gravable 2013 es Mar )< Luz Muñoz Dur an que ingr eso a par tir del mes de febrer o de 2014).

1 . A r t 5 94 d el E T e l c er ti fi ca do d e i ng re so s y rete nc io ne s ree mp la za l a d ec la ra ci ón p ara l os a sa la ria do s n o d ec la ra nt es

Criterio

z.Decreto

2972 de 2013 Art 4 Obligados a expedir certificados por par te del agente r etenedor del impuesto s obre la renta y complementarios- (deberán

expedir a mas tardar el día 17 de marzo de 2014).


Hallazgo

Acta de Ent rega de Resul tados GTH

(1)

Página 2 de 12


3/12

1. Se recomienda archivar en las carpetas de hoja de vida de los ser vidores púbílcos los certificados de ingresos y retenciones del año gravable 2013

Recomendación

2 . Se rec omie nd a e va lua r lo sc on trol es e st ab le cid os p ara l a e xpe di ció n d el c er ti fi ca do e n l as fe ch as e sti pu la da s e n l a n orma v ig en te .

3. Se recomienda revisar los riesgos al no tener actualizada la información de los ser vidores públicos del HSB.

1. De la recomendación

1.

d en tro de l a rev is ió n q ue s e h ará c on e l Grup o F un cio na l de C ali da d s e d oc umen ta rá e n e l p ro ce dim ie nto la t orma óp ti rn a para

man ej ar l a do cu me nt aci ón . a co rd e c on l a t a bl a d e rete nc ió n d oc ument al. y lo s c ic lo s d e d ili ge nc im ie nto d e lo s fo rmat os y d oc umen to s p ro pi os d e l as h is tor ia s

P lan de Acc ión

laborales.


2.

s e d oc umen ta rá e n e l p ro ce dim ie nto l os c on trole s prev ent iv os y de c umpli mi en to a q ue h ay a lu ga r. j un to c on l a re sp ec tiv a

socialización.

3 . D e l a rec omen da ció n 3 . s e a ctu al iz arán lo s r ie sg os id en ti fi ca dos a l res pe cto e n e l map a d e r ie sg os co n O fi cin a de Pl an ea ci ón .

Fecha de remediación 30 de Noviembre de 2014


L íde r d el G ru po F un cio na l d e Ge st ió n H umana - R es po ns ab les de s ub proc es os d el P ro ce so d e G es tió n H uman a - Su bg eren te A dmin is tr at iv o

4

Observación

De la muestra de 23 tr abajador es de planta. se evidencia que para un servidor público

no se encuentra ar chivada en la car peta hoja de vida la r esolución del

nom br amiento en el car go de auxiliar en el área de salud de Luis Carlos Delgado.

Criterio

GTH-IN-001

A rc hi vo h oja s d e v id a

Tipo de O bservación Hallazgo

1. Se r ecom ienda ar chivar los docum entos en la carpeta hoja de vida del ser vidor público. donde se evidencie la resolución par a la posesión del car go.

Recomendación

2 . I de nt if ic ar lo s p os ib les r ie sg os y l as i mp li ca cio ne s l eg al es a l no de ja r e vid en cia d e la res olu ci ón d el n ombramie nto y e l c argo q ue v an o cu pa r lo s f un ci on ar io s

dentr o de la nóm ina de planta HSB.

3 .Se rec omien da c oo rd in ar c on e l á re a d e c ali da d e l mon ito reo d el c umpli mi ent o a de cu ad o d el 1 00 % d el in struc ti vo G TH -I N-00 1 pu bl ic ad o e n l a in tr an et.

1 . D e l a rec omen da ció n 1. s e h ará u n b ar rid o g en eral d e la s h is tor ia s la bo ra le s d e. lo s f unc io na rio s d el Ho sp it al Si mó n B oli va r

11 1

Nivel ESE acorde con la tabla

de retención documental.

P lan de Acc ión

2 . De la rec omen da ci ón 2 . s e a ctu al íz arán l os r ie sg os i de nt if ic ad os a l res pec to e n e l map a de r ie sg os c on O fi cin a d e P lan ea ci Ón .

3. De la recomendación 3. dentro de la r evisión que se hará con el Grupo Funcional de Calidad se documentar á en el procedimiento la form a cptlr na para

man eja r la d ocu me nt ac ió n. a co rd e c on l a t ab la d e ret enc ió n d oc umen ta l. y l os c ic los d e d il ig en cim ie nto de l os fo rmato s y d oc umen to s p ro pio s de l as h is to ria s

laborales.


30 de Diciembre de 2014


U de r de l Grup o F un cio na l d e Ge sti ón H uman a - R es po ns ab le s d e s ub proc es os d el Proc es o de Ge sti ón Hu ma na - Su bg eren te A dmin is tr ati vo

5

De la m uestra de

23

t ra baj ad ores d e pl an ta . s e o bs erva q ue la fo toc op ia d e la c éd ula d e c iu da dan ía . o d oc umen to e qu iv ale nt e. d e la f un ci on ar ia p úb lic a S il vi a

Observación Natalia Télle:z. Baquero no se encuentra archivada en la carpeta de hoja de vida. Se evidencia copia de la contraseña expedida por la Registraduría Nacional.

Su vinculación labor al es de provisionalidad desde el día 9 de mayo de 2011.

1. Ley 43 de 1993. Art 3 Prueba de nacionalidad. Par a todos los efectos legales se consider an como pruebas de la nacionalidad colombiana. la cédula de

ciudadanía para los m ayor es de dieciocho ( 18) años. la ta~eta de identidad para los mayores de catorce años y menores de dieciocho (18) años o el registro

Criterio c iv il p ara men ores d e c ato rc e (14 ) a ño s.

2. GTH- IN-001 Ar chivo hojas de vida

3 . GT H-FO -0 22 In st ru cc io ne s y do cu me nt ac ió n pa ra p os es ió n


Hallazgo

, .

1. Se r ecom ienda ar chivar la fotocopia de la cédula de ciudadanía de la funcionaria pcblica en la carpeta de hoja de vida.

2. Se sugier e r evisar el cumplimiento total de los r equisitos par a el nombr am iento del funcionaria e Identificar los riesgos que se puedan pr esentar al no tener el

Recomendación documento de identificación de los servidores públicos.

3. Se r ecom ienda implem entar el control de verificación de los documentos de identidad. entre otros docum entos. del 100% de los ser vidores públicos del

HSB con el fin de asegurar la r evisión de la documentación que deben entr egar los servidores públicos al HSB para proceder a su vinculación.

1. De la recomendación 1. s e h ará u n b ar ri do g en eral d e l as h is to ri as l ab orale s d e l os f unc io na rio s d el H os pi ta l Si mó n B olí va r 11 1 Nivel E S E a co rd e c on la ta bl a

de retención docu menta l.

Plan de Acción 2. De la recomendación 2, se actualizarán los riesgos identificados al respecto en el mapa de riesgos con Oñcina de Planeación.

.

De la recomendación

3.

s e d oc umen ta rá en el p ro ce dim ie nto l os c on trol es prev en tiv os y d e c umpli mi en to a q ue h aya l ug ar , ju nto c on la res pe cti va

socialización.

Fecha de rerneciación 30 de Diciembre de 2014

Responsable de la remedíación Lider del Grupo Funcional de Gestión Hum ana - Responsables de subpr ocesos del Pr oceso de Gestión Humana - Subger ente Administrativo

Acta de Ent rega

de

Resultados GTH

(1)

~

~/

P ág in a 3

de 12


4/12

__ .

6

De la muestr a de 23 hojas de vida de servidores públicos, se observa

q ue p ara lo s s ig uie nt es n o s e e nc ue ntran a rc hi va do s lo s e xá me ne s méd ic os d e i ng re so :

1 . C as as O eb ía M ir ya m Al ba

2. Bueno Gonzatez Dor is

Observación

3.Delgado Luis Car los

4.Garcia Bueno Sil via

5 .Gomes Rodríguez Deisy

6.J imenez Rodriguez Migue l

1. R esotucion 2346 de 2007 Art 4 Evaluaciones médicas preocupacionales o de preingreso

Criterio

2. GTH-/N -001 Archivo Hoja de vida

3. GTH-FO--022Insfl1.Jccionesy dOCl,Jmentaciónpara posesión


Hallazgo

1. Se r ecomienda archivar en las carpetas de hoja de vida los exám enes médicos de ingreso que se le practicar on al servidor públic o al m omento de su

posesión.

2. Se recom ienda evaluar e identificar los riesgos gener ados por la falta del ex amen m édico al servidor públic o al momento de ingresar a la nómina de planta

Recomendación

del HSBESE.

3. S e s ug ie re rev is ar e l c umpl im ie nto d e l os req uis ito s e st ab le ci do s e n in st ru ct iv o G TH- IN -O Ol

4 . Se s ugi ere c oo rd in ar c on á re a d e c ali da d l a a ctu al iz ac ió n d e l os fo rmato s c on e l i ns truc tiv o p ubl ic ad o e n l a i ntr an et

5. S e rec omie nd a imple me nta r y d oc umen ta r lo s c on trol es q ue a se gu re n q ue s e rea li ce n c or re cta y o po rt un amen te la s e va lu ac io ne s med ic as d e in gres o.

1. De la recomendación 1, se coordinará con el Gr upo Funcional de Seguridad y Salud en el Tr abajo la custodia de los ex am enes m édicos de ingreso y egreso

d e l os s ervi do re s p úb li co s, a ctu al iz an do e l p ro ce di mi en to d el p ro ce so d e G es ti ón d e T al en to H uman o, c on e l f in d e n o in cu rr ir e n v io la cio ne s d e lo s reg la me nt os

-

i nerentes a las h is tori as c 'i ni cas.

P lan de Acc ión

2. De la recomendación 2, s e a ct ua li za rá n lo s r ie sg os id en tif ic ad os a l res pe cto e n e l map a d e r ie sg os c on Of ic in a d e P la ne ac i6 n.

3. De la recomendaci6n 3

y

4, dentro de la r evis ión que se har á con el Grupo Func ional de Calidad se docum entará en el procedimiento la form a optim a para

maneja : ,_ la documentación, acorde con la tab la de retención documenta l,

y

lo s c ic lo s de d il ig en cim ie nt o d e lo s f orma to s

y

documentos

propios

de las historias

laborales.

4. De la recomendación 5, s e c oo rd in ara c on e l Grup o F un ci on al d e Se gu rid ad y S alu d e n e l T rab ajo e l c on trol q ue a pli qu e.


30 de Diciem bre de 2014

Responsat>le de la remediaci6n

L íd er d el G ru po F un cio na l d e Ge st ió n H uman a - R es po ns ab le s d e s ub proc es os d el P ro ce so d e Ge st ió n H uman a - S ub ge re nt e Ad min is tr ati vo

7

De la muestra observada cor respondiente a 14 hojas de vida de los Serv idores públicos retirados se evidencio que no se encuentran ar chivados los exám enes

médicos de egreso de:

1 . Hernández Palac io Jul ián Hernando

Observación

2. Marin R ivera Eugen ia

3 . A n ga rit a C an as L uz Mery

4. Cruz R incón Nel ly Amparo

5 , D ia z Va ne ga s C arme n C ec il ia

6. C as ta ñe da G il L uz Mar in a

1. Reso/ución

2346

de 2007 Art

6

Evaluaciones médicas ocupacionales de egreso. Aquellas que

se

deben realizar

al

trabajador cuenoo termina

la

relación

laboral

Criterio

2. GTH-FO-011 paz y salvo

3. GTH-IN-002 Acta de entrega.

4. Formato GTH-FO--028Acta de entrega puesto de trabajo


Hallazgo

1. Se r ecomienda ar chiv ar en las carpetas de hoja de vida los exám enes m édic os de egreso que se le practicar on al servidor público al mom ento de retir arse

del HSB.

2. S e rec omie nda ev alu ar e id en tif ic ar l os r ie sg os l ab oral es , le ga le s y disciplinar ios al no realizar el examen médico al funcionario publico que se retire o sea

Recomendación

desvinculado del HSB.

3.

S e s ug ie re c oo rd in ar c on e l á re a d e c al ida d l a a ct ua li za ció n y c or re ct o u so d e lo s fo rmato s rela ci on ad os e l in st ru ct iv o G TH- IN -0 02 A cta d e E nt re ga ,

pub li cados en la int ranet.

4 . Se recomienda implementar y d oc umen ta r l os c on trole s q ue a se gu re n q ue s e rea li ce n c or re ct a y op or tu na me nte la s e va lu ac io ne s medi ca s d e e gres o.

Acta de Entrega d e R e s ul ta d o s GTH (1 )

Página 4 d e 1 2


5/12

1. De la recomendación ~ y 3, se coordinará con el Grupo Funcional de Seguridad y Salud en ~l Trabajo la custodia de los exam enes m édicos de ingreso y

egreso de los servidores públicos, actualizando el procedim iento del proceso ae Gestión de Talento Humano, con el fin de

i ncu rr ir e n v io lac io ne s d e l os

P lan de Acc ión

reg lamentos inerentes a las h is tori as c ll ni cas.

2. De la recomendación 2, s e a ctu al iz arán l os r ie sg os i de nt if ic ad os a l res pec to e n e l map a d e r ie sg os c on Of ic in a d e P lan ea ci ón.

3. De la recomendación 4, se coordinará con el Grupo Funcional de Seguridad y Salud en el Tr abajo el COntr ol que aplique.

Fecha de remediación 30 de Diciembre de 2014


L íd er de l Grup o F un cio na l de Ge st ió n Hu ma na - R es po ns ab le s d e s ub proc es os d el P ro ce so d e G es ti ón H uman a- S ub geren te A dmin is tr ati vo

8

Se obser va en las planilla de pago de la seguridad social de los empleados públicos de; HSB, corr espondientes al primer tr im estre de 2014 se pagar on en

fechas extemporáneas:

Observación

P la ni ll a d e P ag o: E nero, v alo r to ta l

S

363,522,282 fecha pago 06/0212014 V alo r i nte re se s d e Mora

292,742

.Plan il la de Pago: Febrero , valor total 342,145,080 fecha pago 10/03/2014 V al or in te re se s d e Mora 1,372,440

P lan ill a d e P ag o: Marzo , v alo r to ta l 3 46 ,2 99 ,3 38 fe ch a p ag o 0 4/0 4/2 01 4 V alo r i nte re se s d e Mora 278,638

1. Decreto 1670 de mayo de 2007 Art 1Articulo 1·. Plazos para la autoliquidación y el pago de los aportes a los subsistemas de la Protección Social par a

aportantes de 200 o más cotizantes. Quienes deben realizar aportes a 10$ s ub sis te mas d e Sa lu d, P ens io ne s y R ie sg os Prof es io na le s d el S is te ma d e S egu rid ad

So ci al I nt eg ra l, a sí c omo l os d es tin ad os a l S ervi ci o N ac io na l d e A pren diz aj e, Se na , a l I ns tit uto Co lombia no d e B ie ne sta r Fa mil ia r, ICB F y a la s C aj as d e

Co mp en sa ció n F amili ar y a l a E sc ue la S up er io r d e A dmin is tr ac ió n P úb li ca , ES AP y p ara l as E SC' Jel as I ndu st ri al es e I ns ti tu to s T éc nic os Na ci ona le s,

De pa rt amen ta le s, Di str ita le s y Mun ic ip ale s, c uy as n ómin as d e t ra ba ja do re s a cti vo s o p en s' on ado s c on te ng an 200 o más c ot iz an tes , e fe ct uarán s us a po rt es e n

las fechas que se ind ican a continuac ión:

Criterio

D os ú lt imos d ig it os d el N IT o d oc umen to d e id en ti fi ca ció n: N IT 8 00 ,1 96 ,4 33 : Oíí ' h áb il d e vencimiento 3 d ía

2, Ley 100 de 1993

y

ley 80Art 23:Sanción morator ia, Los aportes que no se consignen dentro de los plazos señalados par a el efecto, gener arán un interés

r noratorio a car go del empleador, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y c ompl emen ta ri os . Es to s i nt eres es s e a bo na rá n e n e l fo nd o d e rep ar to

c or re sp ond ie nte o e n la s c ue nta s in di vid ua le s d e a hor ro pe ns io na l d e l os res pe ct iv os

afiliados,

s eg ún se a e l c as o.

Los or denadores del gasto de las entidades del sector público que sin justa causa no dispongan la consignación oportuna de los aportes, incur rir án en cagsal

. de mal a c ond uc ta , qu e s erá s an ci on ad a c on a rreg lo a l r ég imen d is cip lin ar io v ig en te .

E n to da s l as en tid ad es d el s ec tor público s erá ob lig at or io in cl ui r en e l p re su pue st o l as p ar tid as n ec es ar ias p ara e l p ag o d el a po rt e p atron al a l a s e gu ri da d

s oc ial , c omo req uis ito p ara l a presentacíón, t rámi te y estud io por par te de la autor idad correspondiente ,


Hallazgo

1. Se recomienda al ár ea funcional de Gestión Humana revisar la fecha de vencim iento del pago de la seguridad social de los servidores públicos del HSB.

~

2.

Se sugiere revisar el riesgo e implicaciones legales al que se puede ver abocado el HSB por el pago extemporáneo y/o inexacto de la seguridad social.

Recomendación

3 . S e rec omie nd a i mp le me nta r c on trol es q ue miti gue n lo s p os ib les r ie sg os ge ne ra do s p or e l p ag o in ex ac to y /o in op or tu no d e, s egu rid ad s oc ia l.

4 , S e s ug iere rev is ar s i d a lu ga r a i nic ia r i nv est ig ac io ne s d is ci pl ina ria s a l os fu nc io nar io s p úb li co s res po ns ab le s d el p ro ce di mi en to .

5. Se recomienda docum entar el pr ocedimiento de pagos de seguridad social con la finalidad de determinar los t iempos, controles y r es po ns ab le s (cargo s) q ue

intervienen en e l proceso.

1. De la recomendación 1, cada r esponsable de las subprocesos del proceso de Gestión Humana ser á quien ejer za el control de verificación y control de los

fo rmato s a d ili gen ci ar . E sto s e d oc ument ará e n e l p ro ce dim ie nto d el p ro ce so d e G es tió n H uman a.

. , . ¡

2. De la recomendación 2, se hará un barridc general de las histor ias laborales de los funcionar ios del Hospital Simón Bolívar III Nivel ESE acorde con la tabla

P lan de Acc ión


3 . De l a rec omen da ció n 3 , s e d oc ument ará e n e l p ro ce di mi en to l os c on trol es p re ve nti vo s

y

d e c umpli mie nt o a q ue h ay a l ug ar , j unt o c on la res pe ct iv a

socialización.

4. De la r ecom endación 4, se actualizarán los procedimientos y se tomarán las acciones a que haya lugar .


S,

d en tro d e l a rev is ió n q ue s e ha rá c on e l G ru po F unc io na l d e C a:: ja d s e a ctu al iz ará e l p ro ce di mie nt o.

Fecha de rernediación

30 de Diciembre de 2014


L id er d el Grup o Fu nc ion al d e G es tió n Humana- R es po ns ab le s d e s ub proc es os d el Proc es e de G es ti ón H uman a - Su bg eren te Ad min is tr at iv o

. • .

9 Observación

No se evidencia soporte del pago ni el oficio de rem isión de la planilla de Apor tes a Riesgos Profesionales emitida el dia 3 de abril de 2014 por la Oficina de

G es tió n d el Ta le nt o Hu ma no a l Si ste ma Ge ne ra l d e P ar tic ip ac ió n p ara s u o po rtu no p ag o.

An a d e E ntreg a d e R esu lta do s GT H (1)

~

i

Página S de 12


6/12

1. Decreto 1670 de mayo de 2007 Art 1 A rticulo 1

D

Plazos par a la autolíquidación y el pago de los apor tes a los subsistemas de la Pr otección Social para

a po rt an te s d e 2 00 o más c oti za nte s. Q uie ne s d eb en rea liz ar a po rt es a l os s ub si ste ma s d e S alu d, P en sio ne s y Ri es go s P ro fe si on ale s d el S is te ma d e Se gu rid ad

Social Integral, así com o les destinados al Ser vicio Nacional de Aprendizaje, Sena, al Instituto Colombiano de Bienestar Fam iliar , ICBF ya las Cajas de

C ompe ns ac ión Fa mil ia r y a l a E sc ue la S up er io r d e A dmin is tr ac ió n P úb li ca . E SAP y p ara l as E sc ue la s I nd us tr ia le s e In st it uto s Té cn ic os N ac io na le s,

D ep ar ta me nta le s, Di str it ale s y Mun ic ip ale s. c uy as n ómin as d e trab aj ad ores ac ti vo s o p en sio na do s c on te ng an 200 o m ás coüzantes. efectuar án sus aportes en

las fechas que se ind ican a continuac ión:

Do s ú lti mo s d ig it os d el NI T o d oc umen to d e i de nti fi ca ci6 n: N IT 8 00 .1 96 ,4 33 H SS ES E

11 1

nivel

Día hábil de venc imiento 3 dia

2. Ley 100 de 1993 y ley 80 Ar t 23:Sanci6n moratoria. Los aportes que no se cons ignen dentro de los plazos señalados par a el efecto, generarán un inter és

Criterio rnoratorío a cargo del empleador , igual al que rige par a el impuesto sobre la r enta y complementar ios. Estos inter eses se abonarán en el fondo de r eparto

c or re sp on di en te o e n l as c ue nta s in di vid ua le s d e a ho rro p en sio na l d e l os res pe cti vo s a fi li ad os . s egú n s ea e l c as o.

Los ordenadores del gasto de las entidades del sector público que sin justa causa no dispongan la consignación opor tuna de los aportes, incur rirán en causal

d e mal a c on du ct a, q ue s erá s an ci on ad a c on a rreg lo a l r ég imen d is ci pli na ri o v ig en te .

En to da s l as e nti da de s d el s ec to r p úb li co s erá ob li ga to ri o i nc lu ir e n e l p re su pu es to l as p ar ti da s ne ce sa ria s p ara e l p ag o d el a po rt e p atrona l a la s eg ur id ad

soc ia l. como requisi to para la presentac ión, t rámi te y estud io por par te de la autor idad correspondiente .

3, L ey 7 15 d e 2 00 1 A rt 5 8 D e lo s ap or te s p at ro na le s. L as s umas c or re sp ond ie nte s a l os rec urso s q ue l as e nt id ad es te rr ito ri ale s y s us e nte s d es ce nt ra liz ad os ,

deben destinar com o aportes patr onales de los empleados del sector salud. que se venían financiando con los recursos del situado fiscal, deberán ser pagadas

con cargo a los recursos del Sistema General de Par ticipaciones de salud y deben ser gir adas directam ente por la Naci6n a los Fondos de Pensiones y

Cesantías , Admin is tradoras de Riesgos Profesionales

y

a la s En tid ad es Promot oras d e S al ud a l as c ua les s e e nc ue ntren a fil ia do s lo s t ra ba ja do res .


Hallazgo

1. Se recomienda él la Of ic in a d e G es ti ón d e Ta le nto H uman o rev is ar , a ctu al iz ar , d oc umen ta r y c on trola r e l c umpl im ie nt o d el p ro ce dim ie nto y s eg uim ie nto d el

Recomendación

p ag o d e l a p la nil la d e Ap or te a Riesgos Profesionales.

2. S e s ug ie re rev is ar s i d a lu ga r a i nic ia r i nv es ti ga cio ne s d is ci pli na ri as a lo s fu nc ion ar io s p úb lic os res po ns ab le s d el p ro ce dim ie nt o.

P lan de Acc ión

1. De la recomendaci6n 1, dentr o de la revisión que se hará con el Grupo Funcional de Calidad se actualizará el procedimiento.

2. De la recomendación 2, se actualizarán los procedimientos y se tomarán las acciones a que haya lugar .

Fecha de remediaci6n



L id er d el Grup o F un ci on al d e G es ti 6n H uman a - Re sp on sa bl es d e s ub proc es os d el P ro ce so d e G es ti ón Hu ma na - Su bg erent e Ad min is tr ati vo

10

O GP A rea liz ó e l c álc ul o d e d es cu en to a lo s s ervid ores p úb li co s s el ec cio na do s p or c on ce pto d e F on do d e So li da rid ad P en si on al , e nc on tran do l as s ig ui en te s

diferencias:

Man:o de

2014

1

FSP s/n lEY797

DE

2003

Observación

Ingresos Cálculo s/n

Diferencia

Laborales NO.SMLV % de descuento

OGPA

FSP s/nGTH

Casas Myriam

11,373,545 18 L4% 159,230 88,156.00 71,073.63

Moj ica C laud ia

11,119,651

18

L4% 155,675 87527.00 68,148.11

Rojas

Guillermo

3553,420 6

i .oss

35534

35,534.20

.

Ley 797 de 2003. Art . 20: • .. ..Los afiliados que tengan un ingreso mensual igualo superior

E l

cuatro (4) salarios mlnimos mensuales legales vigentes, tendrán a

su cargo un aporte adicional de ununo por ciento (1

sobre el ingreso base de cotización, destinado al fondo de solidaridad pensional, de conformidad con lo

Criterio

previsto enla presente ley en los artículos

25

y siguientes de la Ley 100 de 1993.

Los afiliados con ingreso igualo superior a 16 setenos mlnimos mensuales legales vigentes. tendrán un aporte adicional sobre su ingreso base de cotización,

esi: de 16 a 17 smlmv deun 0.2 , de 17 a 18 smlmv deun 0.4 , de 18 a 19 srnlmv, de un 0.6 . de 19 a 20smimv, deun 0.8 y superiores a 20smlmv de 1

destinado exclusivamente a la subcuenta de subsistencia, del'Fondo de Solidaridad Pensional de que trata la presente ley.:


Hallazgo

1. Se recomienda verificar el descuente de Fondo de Solidaridad Pensional par a el 100% d e l os s ervi do re s p úb li co s d e p lan ta .

Recomendación

2. Se recomienda def in ir y realizar las acciones correctiv as a que haya lugar en caso de haber descontado a los ser vidor es públicos un v alor inexacto por

c on ce pt o d e d es cu en to d el F on do d e Se gu rid ad P en si on a .

3. S e s ug ie re d oc umen ta r e l p ro ce di mi en to rea liz ad o p ara e l c ál cu lo , a pl ic ac ió n de l os d es cu en to s y d emás a ct iv id ad es a rea liz ar .

A ct a d e E nt re ga d e R es ult ad os GT H (1)

Pá gi na 6 de

12


7/12

1. De la r ecom endación 1 y 3, con el apoyo del Grupo Funcional de Sistemas e Inform atica del HSB, se har á una revisión de los cálculo pr opios del proceso de

Plan de Acc ión

c on tr ib uc io ne s in he re nt es a l a n omin a, d oc umen ta nd o l o prop io e n e l p roc ed im ie nt o, de fin ie ndo la res pe cti va s egreg ac ió n d e f un ci on es y res pon sa bi li da des .

2. De la r ecom endación 2, y com o resultado del analisis anter ior , se har án los ajustes pertinentes y devoluciones a que haya lugar .

Fecha de remedíacíón

30 de Septiembre de 2014


L íd er d el Grup o F un ci on al d e Ge sti ón H uman a - R es po ns ab le s d e s ub proc es os d el Proc es o d e G es ti ón H uman a - S ub ge ren te A dmin is tr ati vo

11

De la m uestra observada correspondiente a 14 hojas de vida de servidores públicos retir ados, se evidencia que para los siguientes servidores públicos no se

e nc ue ntra a rc hiv ad a la res olu ci ón d e a ce pta ci ón d e ren un ci a a l c argo .

Observación

1.Tavares Mateus Rosar io

2.Tel lez Tél lez Cesárea

3 .Di az Va ne ga s c arme n C ec il ia

Criterio

GTH-FO- Oll Paz y salvo

G TH-FO -0 28 A cta d e e ntreg a d e p ue sto d e t ra ba jo


Hallazgo

,

1. Se recomienda que todos los documentos del ser vidor público r etir ado sean archivados en la carpeta hoja de vida.

2 .S e rec omie nd a rev is ar e l 1 00 % d e l os p ro ce dim ie nto s d e l os fo rmato s p ub li ca do s e n l a I ntran et

Recomendación

3. En l a d oc umen ta ció n rel ac io na da e n l a c arac te riz ac ió n de p ro ce so s c or re sp on die nte a G ,, ¡s ti ón d e T ale nt o H uman o, no s e e nc ue ntra p ub lic ad o e l F Ol1 T\a to

GT H-FO-02 8 A cta de e ntreg a d e p ue sto d e traba jo .

4. Se recomienda coordinar con el área de calidad la revisión de los form atos y pr ocedimientos con el área de gestión del Talento Hum ano.

1. De la recomendación 1, se har á un barr ido general de las historias laborales de los funcionarios del Hospital Simón Bolívar

11 1

N iv el ES E ac orde c on l a ta bla

P lan de Acc ión


2. De la recomendación 2, 3 y 4, dentro de la r evisión que se hará con el Grupo Funcional de Calidad se documentará en el pr ocedimiento la form a óptima par a

manejar la documentación.


30 de Diciembr e de 2014


L id er d el Grupo F un cio na l d e G es ti ón H uman a - Re sp on sa ble s d e s ub proc es os d el Proc es o d e Ge sti ón Hu ma na - Su bg eren te A dmini str ati vo

12 Observación

D e l a mue st ra o bs erva da c or re sp on die nte a 1 4 h oja s de v id a d e s ervid ores p úo lic os reti ra do s n o s e e vi de nc ia a rc hi vad o e n l a c arpe ta el F orma to GT H-FO-02 8

a cta d e e ntrega p ue sto d e trab aj o.

Criterio

GT H-FO-02 8 Ac ta d e e ntreg a p ue sto d e trab aj o

w

Tipo de Observación.

Hallazgo

1.

Se recom ienda ar chivar en las carpetas de hoja de vida el formato GTH-FO- 028 acta de entr ega de puesto

Recomendación

2 . Se s ug ie re rev is ar e l 1 00 % d el c umpl im ie nto d e lo s req uis ito s e sta bl ec id os e n e l f orma to GH T-FO-02 8

-

3.

Se rec omie nd a rev is ar l os r ie sg os

y

los controles al no estar ar chivado el GTH-FO- 02B acta de entreqa de puesto

4. S e s ug ie re c oordin ar c on á re a d e c al id ad l a a ctu ali za ció n d e lo s f orma to s p ubl ic ad OS e n la i ntr an et

1. De la recomendación 1 y 2, se hará un bar rido general de las histor ias laborales de los funcionarios del Hospital Simón Bolivar ll Nivel ESE acorde con la.

tabla de retención documental.

P lan de Acc ión

2. De la recomendación 3, s e a ct ua li za rá n lo s r ie sg os i de nt if ic ad os a l res pe cto e n e l map a d e r ie sg os c on Of ic in a d e Pl an ea ció n.

3. De la r ecomendación 4. dentro de la r evisión que se hará con el Gr upo Funcional de Calidad se documentará en el pr ocedimiento la form a optim a para

manejar la documentación.


30 de Diciem br e de 2014


L íd er .d el G ru po F un cio na l d e G es tió n Hu man a - Re sp on sa ble s d e s ub proc es os d el P ro ce so d e Ge sti ón Hu ma na - Su bg eren te A dmin is tr ati vo

Acta de Entrega de Resultados GTH (1) Pagina 7 de 12


8/12

»

13

De la muestra observ ada corr espondiente a 14 hojas de vida de servidores públic os retir ados , no se evidencia archivado el form ato GTH- FO- 011 Paz y Salvo:

1 . Méndez Palac ios Jul ián

Observación

2, Mar in R ivera Eugen ia

3. Tél lez Tél lez Cesárea

4 . Diaz Vanegas Car men Cecilia

5 . Ca st añ ed a Gi l L uz Mar in a

Criterio

G TH -F O-01 1 Pa z y S alv o


Hallazgo

1. Se r ecomienda archivar en las carpetas de hoja de vida el formato GTH-FO-011 Paz y Salvo

Recomendación

2 . S e s ug ie re i mp le me nta r y d oc umen ta r e l c o nt ro l d e rev is ió n d el c umpli mi en to d e lo s req uis it os e sta bl ec id os e n e l fo rmato G HT -F O-01 1

3.

Se sugiere identificar los riesgos y los contr oles al no estar ar chivado el form ato en la car peta de hojas de vida de los serv idores públicos

1. De la recom endación 1, se hará un bar rido general de las histor ias laborales de los funcionarios del Hospital Sim ón Bolívar 11 1 Nivel ESE acor de con la tabla

de retención documental .

P lan de Acc ión

2. De la r ecomendación 2, dentro de la rev isión que se hará con el Gr upo Funcional de Calidad se docum entar á en el proc edim iento la form a optim a para

man ej ar l a d oc umen ta ció n in cl uy en do e l c on trol d e rev is ió n d el c umpli mi en to .

3 . D e l a re co me nd ac ió n 3 , s e a ctu al iz arán 10 5 r ie sg os id en tif ic ad os a l res pe ct o e n el map a d e r ie sg os c on Of ic in a d e Pl an ea ci ón .

Fecha de rernedíación


Responsable de la r emediación Líder del Grupo Func ional de Gestión Humana - Responsables de subprocesos del Pr oceso de Gestión Hum ana - Subgerente Adm inistrativo

14

De la mue stra o bs erva da c or re sp on die nt e a 14 t ra ba ja do re s d e p la nt a reti ra do s, s e e vi de nc io p ara

9

no se encuentra archivada en la carpeta de hoja de vida el

c arné q ue l o id en tif ic ab a c omo e mp le ad o d el H SB :

Esp inosa Esp inosa José Gabriel

Hernánde:z. Palacios Jul ián Hernando

S an ab ria Ap on te J aime Si mó n

Observación

Mar in r ivera Eugen ia

An ga rit a Ca na s L uz Mery

Cruz R incón Nel ly Amparo

Tél lez Tél lez Cesárea

••

Di az V an eg as C arme n C ec ili a

Ca sta ñe da Gi l L uz Mar in a

Criterio GTH-FO-011 Paz y salvo

Tipo de Observación Hallazg9·

1. Se r ecomienda archivar en las carpetas de hoja de vida de los s ervidores públicos retirados el carné que lo identifica como funcionario del Hospital HSB, o

as eg urar l a e xi ste nc ia d e c on trol de res tr ic ci ón d e u so d el c arne . P or e je mp lo : E lim in ar e l c a rn é y d eja r c on st an ci a d el p ro ce dim ie nt o u ti li za do i de nti fi ca nd o lo s

Recomendación responsables del tramite y la e videncia dejada,

2. Se recomienda e va lu ar e id en tif ic ar l os r ie sg os a l n o e st ar e l c arne f is ic amen te a rc hi va do e n la s h oja s d e v id a d e l os s ervid ores p úb li co s reti ra do s.

3. Se sugier e revisar el cum plimiento de los requisitos establec idos en el formato GHT-FO-011 Paz y Salvo

1. De la r ecomendación 1, se har á un barr ido gener al de las historias laborales de los funcionarios del Hospital Simón Bolivar 11 1 Niv el ESE acorde c on la tabla

de retención documental ,

P lan de Acc ión

2. De la recomendación 2, s e a ctu al iz arán l os r ie sg os i de nt if ic ad os a l res pe ct o e n e l map a d e r ie sg os c on Of ic in a d e P la ne ac ió n.

3, De la recom endación 3, dentr o de la revisión que se hará con el Grupo Funcional de Calidad se documentará en el pr ocedim iento la for ma ópt ima para

manejar la documentación incluyendo el control de revisión del cumplimiento. -




L íd er d el Grup o F un ci on al d e G es ti ón H uman a - Re sp on sa ble s d e s ub proc es os d el Proc es o d e G es tió n H uman a - Su bg eren te A dmin is tr at iv o

A cta d e Entrega de Resul tados GTH (1 )

P ág in a 8 d e 12


9/12

..

-

~

15

De \3 muestra observada correspondiente a i4 hOjas d e v id a d e l os s ervi do re s p úb lic os ret ir ad os , s e e vid en cia q ue n o s e c umple c on lo s p la zo s e sta bl ec id os

te nie nd o e n c ue nt a e l t ie mp o tran sc ur rid o e ntre la s s ig ui en te s f as es d el proc es o de ret ir o: fe ch a d e reti ': ? d el s ervid or p ub li co, fe ch a d e c álc ul o d e l a li qu id ac ió n

d efi nit iv a de c es an tía s, l a fe ch a d e p ag o d e la li qu id ac ió n.

F ,-:hQ

FChar. _lo

~•chapago de

,IE chu

c;t.

r.t:lrQ d_1

r; /U3i , Q 'o~f~hb

4_H~/ o

l/qtJlduc/ón d w laU~~/duc/ón >_rv .

H4dr ,, o.

No ••••

. . • .

No 130O

o•••••donc¡,a 01

~-nando.;c

Polac'oa..

..J\.Jl~n ~rnan

1/0112014

ovldenCQ

p••go

No 0 evld.,nc'

NO oOn evceñ


10/12

16

Se evidencia que para el siguiente serv idor public o, la asignac ión salarial para el año 2014 no se encuentr a actualizada, según

Acuerdo 004 del 20 de m arzo de 2014 Incr emento salar ial en las entidades desc entralizadas yen el cuadro plan de cargos del HSB 1I1· NlVEL ESE. Lo anter ior

a l c ompa ra r la s a si gn ac io ne s s ala ria le s v ig en te s 2 01 4 c on tra e l c on ce pt o s ue ld o d el in fo rme moa cu re m- fin e mit id o p or e l S is te ma H ip óc ra te s d el mes A br -2 01 4.

Observación

ASIGNACION

S AL AR IA L PL AN

ASIGNAClON DE CARGOS DEL

SERVIDOR PUBLICO CARGO GRADO

SALARIAL

HSBESE

ALVAREZ GOMEZ MARIA ISABEL

AUXlLIAR AREA SALU O

41217 1.354.446 1.504.941

Criterio

1 . A cu erdo 0 04 d el 2 0 d e marzo d e 2 01 4. ln cremen to S ala ria l e n la s e nt id ad es d es ce nt ra li za da s

2 .C ua dro pl an d e c argo s Ho sp ita l S imón B olí va r

JI

nivel E.S.E.


Hallazgo

1 . S e rec omie nd a rev is ar e 11 0 0 % d e l as a si gn ac io ne s s al ar ia le s d e l os s ervi do re s p úb li co s d e p la nta

2. Se rec omienda identificar los posibles riesgos y las implicaciones jurídicas al pagar a los servidores públicos la nom ina con base en una asignación salar ial

Recom endación

desactual i zada respecto a la normati vidad v igente .

3 . Se recomienda implementar

y

docum entar el contr ol de revisión de los valores a incluir en la liquidación de nomina y los contr oles que se deben ejecutar para

l a rea liz ac ió n d el res pe cti vo p ag o, id en tif ic an do l a a de cu ad a s eg re ga ci ón d e fu nc io ne s e ntre lo s s ervid ores púbñc os que intervienen en e l proceso.

1. De la recom endación 1 y 3, con el apoyo del Gr upo Funcional de Sistemas e Infor matica del HSB, se har á una revisión de los cálculo pr opios del proceso de

Plan de Acc ión

c on tr ib uc io ne s i nh eren te s a l a n omin a, d oc umen ta nd o l o p ro pi o e n e l p ro ce di mi en to , d efi ni en do la res pe ct iv a s eg re ga ci ón d e f un cio ne s y res po ns ab ili da de s.

2 . De la rec omen da ci ón 2 , s e a ct ua li za rá n lo s r ie sg os id en tif ic ad os a l res pe ct o e n e l map a d e r ie sg os c on O fi ci na d e P la ne ac ió n.

Fecha de remediación 30 de Septiem bre de 2014


L id er d el Grup o F un cio na l d e G es ti ón H uman a - Re sp on sa bl es d e s ub proc es os d el P ro ce so d e Ge st ió n Hu ma na - S ub ge re nte Ad mi nis tr at iv o

No se obser va la evidencia de la devolución del dinero a r ealizar a los siguiente servidores públicos com o respuesta a la c omunicación dir igida a la Dra. Viviana

Femanda M eneses Rom ero, radicada en c orrespondencia el día 14 de abr il de 2014:

Mar io Contreras Cortes

Ad ria na C on st an za V el an dia R oz o

7 Observación

Ornar Jav ier Baquero

Yuly Andrea F lorián

.•

En esta com unicación. los anter ior es ser vidores públicos infor man haber realizado esta misma s olicitud en las fechas 29 de enero de 2014, 5 de octubre de

2012 y 6 d e f eb re ro d e 2 01 3 e n d on de man if ie st an : I costo de las evaluaciones medicas ocupacionales y de las pruebas de valoraciones complementarias

que se requieran, estará a cargo del empleador en su totalidad. En ningún caso, pueden ser cobrados ni solicitados al aspirante o al trabajador .

1 . Re so Ju ció n 2 34 6 d e 2 00 7 Ar t 1 1 :E I c os to d e la s e va lu ac io ne s méd ic as o cu pa ci on ale s y d e la s p ru eb as o v alo ra cio ne s c ompl emen ta ri as q ue s e req ui eran ,

e sta rá a c argo d el e mp le ad or e n s u t ota lid ad . En n in gu n c as o. p ue de n s er c ob ra do s n i s oli ci ta do s a l a sp iran te o a l tr ab aja do r-

Criterio

2. Resolución 1918 de 2009 Ar t 1.Modificar el ar tículo 11 de la Resolución 2346 de 2007. el cual quedará

asi:

Articulo 11. Contratación y costo de las

evaluaciones médicas ocupaclcnales y de las valorac iones complementarias. El cos to de las evaluac iones m édicas oc upacionales y de las pr uebas o

valor aciones c omplementarias que se r equier an, estar á a car go del empleador en su totalidad. En ningún caso pueden ser cobr adas ni solicitadas al aspirante o

al trabajador.

-ro


Hallazgo

1 . S e rec omie nd a q ue s e rev is e e l p ro ce di mi en to d e res pu es ta a l as s oli ci tu de s q ue ja s rec la mo s q ue p re se nt an lo s s ervid ores p úb lic os a la O fi cin a d e

Ges tión de Talento Hum ano, identificando responsables, contr ol de tiem pos de plazo de res puesta, evidenc ia de la r espuesta, mec anism os de atención al

Recomendación

usuar io , ent re otros .

2. Se recomienda a la Oficina de Gestión de Talento Hum ano revise y de respuesta a la solicitud de devolución de dineros hecha por los servidores públicos

Mario Contreras Cortes, Adriana .c0nstanza velandia Rozo, Omar Javier Baquero y Yuly Andrea Florían Garcia. .

1 . D e l a rec omen da ci ón 1 . s e d oc umen ta rá e l p ro ce di mi en to d e res pu es ta a l as s oli ci tu de s q ue ja s rec la mo s c on e l f in d e g aran tiz ar l a a te nc ió n o po rtu na d e

Plan de Acc ión

lo s d erec ho s d e p et ic ió n c on la s c arac te ris ti ca s e xp ue sta s e n la rec omen da ció n.

2 . D e l a rec omen da ci ón 2 , la s ol ic it ud fu e a te nd id a fa vo ra ble me nte y se le dio curso a la subgerencía f in an cie ra y c omerci al p ara rea li za r lo s t ra mit es

c on du ce nt es a la d ev olu ci ón d e l os v al ores c an ce la do s p or c on ce pto d e e xa me ne s o cu pa ci ona le s d e in gres o.

Acta

de Entrega

de Resu ltados

GTH

(1 )

Página 10 de 12


11/12


30 de Agosto de 2014


L id er d el Grup o F unc io na l de Ge sti ón H uman a- Re sp on sa bl es d e s ub proc es os d el Proc es o d e Ge sti ón l- íu ma na - Su bg eren te A dmin is tr ati vo

18

1. No se evidencia el s op or te d el c álc ul o c ompa ra tiv o rea liz ad o p or Ge st ió n d el Ta le nto H uman o d on de s e c al cu la l a ret en ció n e n la fu en te a p ra cti ca r

considerando e l Art 383 y A rt 3 84 d el Es ta tu to Tr ib uta rio .

2. N o s e e vid en ci a p ro ce dim ie nt o d oc umen tad o p ara l a c on se cu ció n d e la in fo rmac ió n fu en te b as e p ara e l c ál cu lo d e l a ret en ció n e n la f ue nte , la e la bo ra ci ón

y

revisión de los cálculos y la aprobación final del valor a retener por concepto de retención en la fuente. Lo anterior, dejando trazabilidad de la debida

s eg re ga ció n d e f un cio ne s q ue d eb e h ab er e n el p ro ces o.

3. En las Carpetas Hoja de Vida de los servidor es públicos no se observa la evidencia la docum entación sopor te de las deducciones a las que el trabajador

tiene derecho.

4. De la muestr a de 23 tr abajadores de planta, se obser va que en la liquidación de la nóm ina cor respondiente al mes de m arzo, para siete (7) servidor es

p úbl ic os d e p la nta s e rea li za d es cu en to p or c on ce pto d e ret enc ió n en la fuente.

5. De los s ie te (7) servidores públicos seleccionados a los que se les pr áctica retención en la fuente. no se evidencia soportes anexo a la Car peta Hoja de Vida

que acredite descuentos y deducciones especiales a ser consideradas en la depur ación de la base de cálculo para Retención en la Fuente.

6. O GP A rea li zó el c ál cu lo g lo ba l de rete nc ió n e n l a f u en te d e es to s s ervi do re s p úbl ic os , e nc on tran do l as s ig uie nt es d ife re nc ia s:

Observación

Marz.o de 2014

Calculo global s/n OGPA

Calculo s/n GTH Diferencia

%fijo (Prom.) Art.383

Art.384

saocnez Bernardo 7.30% 415,000.00

204,000.00

7$4,000.00

(339,000.00)

Casas Myriam

6.87%

544,000.00 486,000.00 793,000.00 (249,000.00)

Muñoz M ary

n/a

2 24 ,0 00 .0 0 1 03, 00 0.0 0

364,000.00 (140,000.00)

Mojica Claudia 4.81% 363,000.00

435,000.00

528,000.00 :

(93,000.00)

Salcedo Miguel 4.81% 149,000.00 5,000.00 219,000.00 (70000.00)

Rojas Guillermo 2.14% 52,000.00

.

117,000.00 (65000.00)

Te 1 1 e Silvia

11.99%

5 97 ,0 00 .00 1 39 ,00 0. 00

600,000.00

. (3,000.00\

7. No se observa evidencia de recepción y conocimiento de los servidores públicos r especto a la solicitud de actualización de la infor mación Objeto de revisión e

inclusión par a el cálculo de retención en la fuente a pr acticar en el año 2014 por parte de Gestión del Talento Hum ano.

D ec re to 1 07 0 d el 2 8 de 2 01 3. Ar t 2 ,3 ,4 ,5 ,6 : P or e l c ua l s e reg la me nt a p arci almen te e l E sta tut o T ri bu ta ri o.

Art 383 de ET La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables. efectuados por las personas naturales o jur ídicas, las sociedades de hecho. las

comunidades organ iz .adas y las suces iones i li qu idas, originados

en

l a relac ión laboral o legal y reg lamentar ia ; e fectuados a las personas naturales

pertenecientes a la categoria de em pleados de conform idad con lo establecido en el ar tículo 329 de este Estatuto; o los pagos r ecibidos por concepto de

p ens io ne s d e ju bi la ci ón, i nv al id ez , v ej ez , de s ob re vi vie nte s y s ob re r ie sg os la bo ra le s d e c on fo rm id ad c on lo e sta bl ec id o e n e l a rt íc ulo 2 06 d e e ste Es ta tu to , s erá

.

la que r esulte de aplicar a dichos pagos .

Criterio

A rt 3 84

ET

No obstante el cálculo de r etención en la fuente efectuado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 383 de este Estatuto. los pagos m ensuales

o men sua liz ad os (PM) e fe ct ua do s p or l as p erso nas n atu ra le s o ju rí dic as , la s s oc ie da de s d e h ec ho , la s c omun id ad es o rg an iz .ad as y la s s uc es io ne s il íq ui das . a

las personas natur ales pertenecientes a la categoría de empleados, ser á como m ínimo la que resulte de aplicar la siguiente tabla a la base de r etención en la

fuente deter minada al restar los aportes al sistema general de seguridad social a cargo del em pleado del total del pago mensual o abono en cuenta:

Decr eto 0099 de 2013 art 1. Retención en la fuente par a em pleados por concepto de r entas de trabajo.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley de archivos

y

s e d ic ta n o tras d is pos ic ion es Ar t 2 1. P ro grama d e g es ti ón d oc umen ta l, l as e nti da de s

publicas deberán elabor ar program as de gestión de docum entos pudiendo contemplar el uso de las nuevas tecnologias y soportes, en cuya aplicación

deberán observarse los princ ip ios y procesos archivísticos.

Tipo de Observacíón

Halíazqo

~

-

A cta d e E ntreg a d e Re su lta do s G TH {l}

~

..

Página 11 de 12~


12/12

1. Se recomienda dejar un procedimiento

I

instructivo documentado de la forma como'se maneja el proceso de retención en la fuente (identificación de

ingresos laborales y deducciones soportadas), considerando la fuente de la información, los controles de cálculo y revisión, la segregación de funciones

identificando los cargos encarqados de la elaboración, revisión y aprobación, entre otros.

2. Se sugiere tener encuenta los procedimientos 1 y 2 para el cálculo de la retención de acuerdo con los artículos 383 y 384 del Estatuto Tributario y los

decretos reglamentarios

a

que haya a lugar, dejando documentado los cálculos a que haya lugar.

3. Se recomienda verificar el 100%de los cálculos de retención en lafuente practicados en 2014, y demás años que consideren pertinente.

4. Definir y realizar las acciones correctivas a que haya lugar en caso de haber descontado a los servidores públicos un mayor valor por concepto de retención

Recomendación

en la fuente.

5. Se recomienda dejar soporte de recepción o entendimiento de los servidores púbñcos de planta del Hospital Simón Bolívar sobre la solicitud a realizar por

Gestión del Talento Humano porel correo institucional, o mediante reuniones donde se asegure que el 100%de los servidores públicos reciban la información,

sobre la actualización de los documentos requeridos para acogerse a los beneficios de retención en lafuente correspondiente al año gravable 2014.

6,Se recomienda identlficar los posibles riesgos que se puedan generar alcalcular la retención en lafuente enforma errada y las implicaciones laborales y

tributarias que se puedan generar.

7. Serecomienda evaluar la posibilidad de almacenar y custodiar las carpetas de hoja devida de manera electrónica con lafinalidad deapoyar la Política de

Cero Papel.

1.De \arecomendación 1 y 2, con el apoyo del Grupo Funcional deSistemas e Informatica del HSB, se hará una revisión de los cálculo propios del proceso de

retencion en la fuente por ingresos laborales, documentando lo propio en el procedimiento, definiendo la respectiva segregaCión de funciones y d em á s

características que apliquen de acuerdo a las recomendaciones.

3. De la recomendación 3

y

4. se realizará un barrido a los cálculos de retención en lafuente por ingresos laborales realizados en el último año,

y

realizar los

Plan de Acción

ajustes pertinentes conforme al Estatuto Tributario.

5. De la recomendación S, socializar entre los servidores públicos los beneficios tributarios a losque puede acogerse.

6. De la recomendación 6.se actualizarán los riesgos identificados al respecto en elmapa deriesgos con Oficina de Ptaneación.

7. De la recomendación 7, en linea con la actualización de los procedlmientos y formatos del proceso de Gestion de Talento Humano se buscarán mecanismos

que apliquen al cumplimiento de la politica de cero papel

y

deacuerdo con los lineamientos que al respecto setengan al interior de la institución.

Fecha d e rernediación 30 de D iciembre de 2014

Responsable de la remediación

líder del Grupo Funcional de Gestión Humana - Responsables de subprocesos del Proceso de Gestión Humana - SUbgerente Administrativo

Firma del Dueño del Proceso

os Siguientes firman en señal de revisión, compromiso y aprobación de lo contenido en el acta:

FI'm, lo, responsables de rernediación ~~

Los siquientes firman en señal de entrega de los resultados de la auditarla:

Firma de Auditores

Firma deJefe OGPA

Acta de Ent,eea cl~ sesuttados GTH(1) Página 12 de 12

Documents

Auditoria Talento Humano Abril 2014