ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

PADA TOKO BUKU INDAH TAMAN PINTAR

YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Sulastri

07.12.2693

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2011

ABSTRACT

With the development of science and technology information, then that

encourages people's desire to obtain information easily, quickly and accurately is

likely to increase, so it requires a capability that can meet all those needs.

Computer as one technology that is expected to meet these needs and is equipped

devices and other supporting devices so that not only serves as a typewriter, but

also as a means of processing data that has high productivity and anticipate the

occurrence of cheating cheating good for the employees and shoppers.

If the current review, the company which is engaged in trading in

desperate need of a computer to process data so that all information needs can be

served quickly ,precisely and accurately. Bookstore "INDAH" is also engaged in

the sale, which runs data processing system is still simple, reporting was done

manually and the process of finding the data takes a long time because of the

many archives that accumulate, thus often resulting in errors and delays in book

sales reporting process, as well as stock the book so much that is not easy to

memorize all of them so often goes wrong, whether the book is really on to say no

and the book is actually there, but forgot the location where so Bookstores "

INDAH " is often loss occurs in the opportunity.

The authors chose the sales at the Bookstore " INDAH " as object in

research with the assumption that the sales data processing system at the

Bookstore " INDAH " still manual, so there is need for a data processing system

to facilitate data searches on the Bookstore " INDAH ". that in fact it is in need by

Bookstore " INDAH".

Keywords: Information, Security, Management System,

1.Pendahuluan

Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi,

maka mendorong keinginan masyarakat untuk mendapatkan informasi dengan mudah,

cepat, dan akurat cenderung meningkat, sehingga menuntut adanya kemampuan yang

dapat memenuhi segala kebutuhan tersebut. Komputer sebagai salah satu tekhnologi

yang di harapkan dapat memenuhi kebutuhan tersebut dan di lengkapi piranti piranti

pendukung lainnya sehingga tidak hanya berfungsi sebagai mesin ketik, tetapi juga

sebagai alat pengolah data yang mempunyai produktifitas yang tinggi. Jika ditinjau saat

ini, perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan sangat membutuhkan

komputer untuk mengolah data agar segala kebutuhan informasi dapat di sajikan dengan

cepat, tepat, dan akurat.

Masalah sistem pengolahan data dalam dunia usaha saat ini merupakan salah

satu permasalahan yang sangat dominan dalam bidang usaha yang bergerak dalam jasa

pelayanan masyarakat. Keberadaan komputer sebagai sarana untuk membantu dalam

beraktifitas saat ini bukanlah suatu hal yang baru, tetapi sudah lazim di gunakan.

Dengan segala keunggulan yang di miliki komputer di rasa sangat berperan bagi suatu

perusahaan dalam melakukan aktifitas pemrosesan data sehingga di perolah hasil yang

maksimal. Dengan tersajinya informasi yang cepat maka akan mempercepat dan

mempermudah proses pengambilan keputusan, sehingga dapat memanfaatkan biaya,

tenaga, dan waktu yang lebih efektif dan efisien.

Toko Buku “INDAH” juga bergerak dalam bidang penjualan, dimana sistem

pengolahan data yang berjalan masih bersifat sederhana, pembuatan laporan masih di

lakukan secara manual dan proses pencarian data membutuhkan waktu yang cukup lama

karena banyaknya arsip yang menumpuk, sehingga sering mengakibatkan kesalahan dan

keterlambatan dalam proses pembuatan laporan penjualan buku.Penulis memilih bagian

penjualan pada Toko Buku “INDAH” sebagai objek dalam penelitian dengan asumsi

bahwa sistem pengolahan data penjualan pada Toko Buku “INDAH” masih bersifat

manual, sehingga perlu adanya sistem pengolahan data.

Berdasarkan uraian di atas, penelitian yang di lakukan dalam rangka penyusunan

skripsi ini mengambil judul:

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA

TOKO BUKU „INDAH” TAMAN PINTAR YOGYAKARTA.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Berbicara mengenai masalah sistem sangatlah banyak pengertian yang

dinyatakan oleh beberapa ahli. Apapun pengertian itu pada akhirnya sebuah sistem akan

mengarah pada tujuan awal sebuah organisasi. Sistem adalah sekumpulan objek-objek

yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu

kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan1.

Sistem juga diartikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu tertentu2. Adapun prosedur itu adalah suatu urutan-urutan

operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau

lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari

transaksi-transaksi bisnis yang terjadi3

1 Hanif Al Fatta. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi”,2007,hal3.

2 Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. “Analisis & DESAIN Sistem Informasi”,2005,hal 1.

3 ibid

Sebuah sistem dikatakan baik jika sistem itu mempunyai tujuan serta sasaran

yang tepat sehingga sangat menentukan dalam sebuah masukan yang dibutuhkan oleh

sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

3.1.1 Sejarah Singkat beliau

Sejarah mengenai Toko Buku “INDAH”. Toko Buku “INDAH” milik (Alm)

Sumartono S.H,S.Hum pada mulanya waktu beliau masih sekolah SMA, beliau menjual

buku kepada teman-teman sekolahnya. Karena semakin banyaknya yang pesan beliau

juga mencoba menjajakannya di jalan malioboro tepatnya di tempat yang lahannya

digunakan menjadi Taman Pintar, awalnya beliau membawa satu ikat lama kelamaan

dua ikat dan semakin lama pada tahun 1970 membangun gubuk menggunakan kayu,

untuk tempat buku. melihat bisnis buku semakin menguntungkan sehingga semakin

lama orang-orangpun ikut membangun gubuk menggunakan kayu juga dan semakin

lama semakin banyak.

Beliau di tempat itupun membangun hingga 8 toko sehingga di katakan Sophing

Center atau tempat buku.Dan pada tanggal 1 juli 2005 karena sophing center sudah

terlalu banyak penjual bukunya maka oleh pemerintah di buatkan lahan, khusus penjual

buku di Jl. Sriwedani dan pada tempat sophing center yang lama sekarang menjadi

lahan Taman Pintar. Dan pada waktu itu (Alm) Sumartono S.H,S.Hum menjabat

sebagai pemilik sekaligus pemimpin. Dan pada tahun 2004 beliau meninggal sehingga

pimpinan dipegang oleh istrinya Hj.Sukirmi Sumartono dan dibantu oleh anak-anaknya

serta karyawannya untuk mengelolanya.

3.1.2 Letak Perusahaan

Toko Buku “INDAH” beralamatkan di Jalan Sriwedani No.1 Kompleks Buku, Taman

Pintar, Yogyakarta adapun alasan memilih tempat tersebut dikarenakan:

1. Tempat dialokasikan oleh pemerintah.

2. Dan sistem pembagian tempat yang baru berdasarkan undian. dan Toko Buku

“INDAH” menempati No.1.

3.1.3 Tujuan Perusahaan

Toko Buku “INDAH” didirikan memiliki beberapa tujuan antara lain :

1. Pemilik berusaha mencari nafkah dari berdagang

2. Pemilik berusaha untuk membuka lapangan kerja sendiri

3. Pemilik berusaha mengembangkan potensi pasar

4. Pemilik berusaha membuat konsumen senyaman mungkin agar mendatangkan

lebih banyak konsumen.

5. Pemilik ingin turut mencerdaskan kehidupan bangsa dengan masyarakat yang

gemar membaca buku.

3.1.4 Susunan Organisasi

Manager

Supervisor

Kasir SPG/SPB

Gambar 3.1 Susunan Organisasi

Keterangan :

1. Manager

Manager adalah pemilik sekaligus pemegang usaha Toko Buku “INDAH, yang

memiliki kuasa penuh hak dan tanggung jawab atas keseluruhan kegiatan yang

ada dan berlangsung di usaha Toko Buku “INDAH”.

2. Supervisor

Supervisor bertugas mengatur atau mengkoordinir berjalannya sistem jual beli.

Supervisor bertanggung jawab terhadap manager.

3. Kasir

Kasir bertugas melayani transaksi penjualan buku dan membantu melayani

pelanggan dengan baik.Kasir bertanggung jawab terhadap Supervisor.

4. SPG/SPB

SPG (Sales Promotion Girl)bertugas mempromosikan dan melayani proses

penjualan buku yang di jual kepada pelanggan.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-

fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah

yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk

mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari

pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan informasi yang

dihasilkan nantinya. Tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika klien tidak bisa

mengidentifikasi kebutuhan atau penutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui

detail proses bisnisnya.[Fatta, 2007, h.44]

Tahap analisis sistem dilakukan setelah beberapa tahap perencanaan sistem (system

planing ) dan sebelum tahap desain (system design).

Analisis sistem terdapat beberapa langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang

analis sistem, sebagai berikut:

1. Identify, yaitu suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan, yang menyebabkan

sasaran tidak tercapai. Untuk itu penyebab masalah, titik keputusan dan personil-

personil harus diidentifikasi.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Mempelajari secara

terinci begaimana sistem yang ada dapat beroprasi dengan cara melakukan

penelitian untuk memperoleh data.

3. Analyze, yaitu menganalisa sistem. Berdasarkan data dari hasil penelitian maka

sistem akan menganalisa masalah yang terjadi untuk menemukan jawaban

penyebab sebenarnya masalah tersebut.

4. Report, yaitu membuat laporan analisis.

Laporan analisis ini ditujukan kepada pimpinan perusahaan dan dibuat kepada

pihak manajemen dengan tujuan:

a. Pelaporan bahwa analisis sistem telah selesai dilakukan.

b. Mencari kesepakatan antara analis dengan pihak manajemen terhadap

masalah yang ditemukan.

c. Meminta pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen.

d. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan

seperti meneruskan pada tahap desain sistem atau menghentikan proyek jika

dianggap tidak layak.

Hasil dari suatu analisis sistem meliputi:[Tata, 2004, h.51].

a. Pengertian yang jelas dari kebutuhan dan masalah-masalah yang dihadapi.

b. Jawaban pemecahan masalah dan pemenuhan kebutuhan di atas.

c. Usul penyelesaian yang jelas.

3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis pada sistem informasi manajemen mengunakan metode “PIECES”

(Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) perlu diadakan

untuk mengidentifikasi penyebab munculnya suatu masalah yaitu sebagai berikut:

1. Kinerja (Peformance)

Kinerja adalah kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat

sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja diukur dengan throughput (jumlah dari

pekerjaan yang dapat diselesaikan selama jangka waktu tertentu ) dan respone

time (waktu tanggap) adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi

dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. Kelemahan sistem

lama adalah:

a. Masalah yang timbul dari segi throughput sistem:

Kinerja memakan waktu lama dan lambatnya jumlah yang dilakukan, misalnya

dalam sekali proses pencatatan data dan pembuatan laporan produk dan jasa

membutuhkan waktu 5 menit, jumlah pekerjaan lebih dari satu orang.

b. Masalah yang timbul dari segi response time :

Memproses data memerlukan waktu yang relatife lama karena banyanknya

kegiatan pencatatan yang dilakukan seperti menulis, menggandakan,

menghitung, mencocokan data sehingga waktu tanggap (response time) semakin

panjang.

2. Informasi (Information)

Informasi merupakan hal yang penting karena dengan informasi tersebut pihak

manajemen dapat melakukan langkah selanjutnya dalam membuat keputusan

dan penerapan sistem informasi yang baik berpengaruh sekali pada

perkembangan perusahaan. Informasi yang baik harus memenuhi syarat yang

baik yaitu akurat, uptodate dan relevan. Kelemahan pada sistem lama adalah :

a. Penyajian informasi tidak akurat, misalnya kesalahan ketika melakukan

perhitungan (menggunakan kalkulator konvensional) yang berasal dari arsip-

arsip yang ada. Kesalahan dalam menginput data penjualan, misal salah

menuliskan data barang dan jumlah barang yang terjual.

b. Dari segi up to date yaitu:

1) Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi sekarang, sistem lama

tidak dapat menghasilkan informasi secara langsung karena laporan-laporan data

penjualan dibuat setiap akhir tahun secara manual dengan mengolah arsip-arsip

yang ada.

2) Data yang ada tidak bisa langsung diubah pada saat itu, karena data tersimpan

dalam arsip

c. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang,

misalnya ketika terjadi perubahan kepengurusan penjualan, jumlah pengurus

maupun jumlah anggota yang ada. Ini disebabkan karena tidak bisa melakukan

perubahan terhadap data yang telah tercatat pada arsip yang ada.

3. Ekonomi (Economy)

Ekonomis berkaitan dengan penghematan dan peningkatan keuntungan.

a. Sistem lama kurang ekonomis karena penggunaan kertas, tinta dan alat tulis

yang berlipat ganda dalam pencatatan data dan pembuatan laporan produk

jasa mengakibatkan terjadinya pemborosan biaya.

b. Biaya tidak diketahui, disebabkan oleh terjadinya kesalahan penginputan dan

perhitungan jumlah barang yang terjual.

4. Kontrol (Control)

Analisis kontrol yaitu bagaimana sistem tersebut dapat mencegah atau

mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dari akses yang tidak

diijinkan, dan pengamanan data dari kerusakan. Berikut analisis yang telah

dilakukan :

a. Pencegahan / pendeteksian kesalahan sistem

1) Sistem lama masih terjadi redudansi data (kerangkapan data), yang

disebabkan data-data yang ada belum dibentuk normalisasi data atau

(UML) unified modeling language.

2) Terjadi keterlambatan dalam mengakses data, ini disebabkan oleh

banyaknya arsip-arsip yang menumpuk sehingga mempersulit proses

pencarian data.

b. Keamanan data tidak tejamin, dari akses yang diijinkan disebabkan karena

beberapa data dicatat pada arsip atau dokumen, sehingga data tersebut dapat

dilihat maupun diubah oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

c. Tekadang data tidak dapat diselamatkan dari kerusakan yang terjadi, misal

beberapa data hilang karena arsip terganggu (terkena air, digigit kutu buku,

kertasnya sobek atau terbakar api). Ini disebabkan data duplikat yang ada

hanya berupa hardcopy (berupa lembaran kertas), belum ada data yang

disimpan secara softcopy dalam bentuk cd atau flashdisk.

5. Efisiensi (Efficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan

secara optimal, guna meminimalkan pemborosan atau dengan kata lain input

yang kecil menghasilkan output yang maksimal. Sumber daya dapat berupa

manusia, informasi, waktu, uang, peralatan dan ruang.

a. Sistem lama tidak efisien dilihat dari segi sumber daya yang diinputkan,

karena penggunaan kertas yang banyak mengakibatkan pemborosan biaya

dan waktu yang cukup lama untuk pencatatan data, selain itu harus mencatat

laporan-laporan data produk yang sudah dipakai sebelumnya secara

berulang.

b. Sistem lama tidak efisien dilihat dari segi output disebabkan penggunaan

waktu yang cukup lama untuk membuat laporan data penjualan, maupun

perhitungan jumlah barang yang terjual karena data-data tersebut harus

dikumpulkan terlebih dahulu dari arsip-arsip yang ada.

6. Pelayanan (service)

Pelayanan terhadap konsumen kurang optimal karena transaksi penjualan masih

sangat lambat, dimana terjadi antrian. Ini disebabkan pelayanan terhadap

konsumen yang kurang cepat, karena kasir harus mencatat dulu barang yang

terjual setelah itu melakukan perhitungan dengan kalkulator dan masih

melakukan pencatatan lagi barang yang di beli konsumen. Dan kadang-kadang

terjadi kesalahan karena begitu banyaknya buku yang tidak bisa dihafal oleh

karyawan maupun pemiliknya sehingga apabila custemer mau membeli buku

yang sebenarnya ada sering dikatakan bukunya tidak ada.

4.Implementasi Sistem Dan Pembahasan

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru

dikembangkan agar nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan

yang diharapkan. Tujuan tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan

penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

4.1 Pemrograman

Pemrograman merupakan kegiatan menuliskan kode program yang akan di

eksekusi oleh komputer. kode program yang akan di tulis oleh programmer harus

berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analisis sistemnya, hasil dari desain

sistem secara rinci. dalam penulisan program aplikasi ini penulis menggunakan bahasa

pemrograman netbeans IDE 6.9.1 dan data basenya menggunakan XAMPP 1.7.3

Adapun langkah langkah dalam pembuatan aplikasi sistem informasi penjualan

pada toko buku INDAH adalah

4.1.1 Pembuatan Database

Untuk membuat database kita kita aktifkan dulu XAMPP Control Panelnya nya

lalu kita running kan untuk Apache dan My SQLnya.

Gambar 4.1 untuk mengaktifkan Apache dan My SQL

Selanjutnya kita buka Localhost/phpmyadmin pada databases kita create new

databases.

Gambar 4.2 untuk membuat database baru

5.Penutup

1. KESIMPULAN

2. Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya

dan dalam mengakhiri pembahasan “ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BUKU “INDAH” Maka

penyusun mengambil kesimpulan bahwa:

- Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara

manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan

pelayanan informasi mengenai data toko masih kurang memuaskan. Misalnya

saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang

membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi.

Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang

terkomputerisasi.

- Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat

ini (manual) adalah:

a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data

b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga

memudahkan dalam pengambilan keputusan.

c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan,

pencarian dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan

lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir.

Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan

pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan penjualan toko buku

“INDAH” akan lebih efektif dan efisien, sehingga pelayanan terhadap

konsumen dapat ditingkatkan.

3. SARAN

Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak toko

buku “INDAH di dalam usaha meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan

penyusun mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan.

Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak

toko buku INDAH guna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu:

1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi,

di mana sistem terkomputerisasi depat mengolah dan menyajikan data lebih

efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual.

2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan dalam

sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data.

3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak toko buku

“INDAH, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani

pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan berindak sebagai

operator program, proses penginputan data dapat berjalan

4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak

kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan

aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat

penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat

dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2006. Analisis & Perancangan Sistem Informasi Untuk

keunggulan Bersaing Peruahaan & Organisasi Modern.Yogyakarta :Hanif

Jogiyanto, HM.2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Tersetruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakart : Andi

Kusrini, M.Kom 2006. Strategi Perancangan dan Pengolahan basis Data.

Yogyakarta : Andi

Hakim S, Rachmad. & Ir. Sutarto, M.Si. 2009. Mastering Java Konsep

Pemrograman Java dan penerapannya untuk membuat software aplikasi. Jakarta :

PT Elex Media Komputindo