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ACTA No. Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información

Archivística y Documento Electrónico a la Ciudadanía

CIUDAD Y FECHA: Bucaramanga, 12 de junio de 2013.

HORA INICIO: 10:00 a.m.

HORA FIN: 12:00 m.

TEMA: Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico a la Ciudadanía, sobre los avances en la formulación y desarrollo de la política de gestión de documentos electrónicos.

OBJETIVO (S) DE LA REUNIÓN: Continuar generando transparencia, condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social a la administración durante la vigencia 2013, y continuar fomentando el dialogo y la retroalimentación entre la ciudadanía y el AGN.

DESARROLLO

VERIFICACIÓN DE QUÓRUM: Se realizó el registro y actualización de datos de cada uno de los asistentes.

TEMAS: 1. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información

Archivística y Documento Electrónico 2013. El Archivo General de la Nación –AGN, con el objetivo en desarrollo de la política de transparencia y continuar generando condiciones de confianza frente a los ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social y fortalecer el dialogo y la retroalimentación entre la ciudadanía y el AGN, presentó los avances en la formulación y desarrollo de la política de gestión de documentos electrónicos. El moderador informa la programación de la jornada, la dinámica de cómo se desarrollará la Audiencia Pública y le da la palabra al Director General, quien lideró junto con el Subdirector de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico –TIADE, la Rendición de Cuentas. La jornada se desarrolló según lo planeado y en el tiempo previsto. 1.1. Objetivo General:

Dar a conocer a la ciudadanía, partes interesadas y servidores públicos del AGN, los avances en la formulación y desarrollo de la política de gestión de documentos electrónicos.

1.2. Objetivos específicos:

- Promover la participación del público objetivo de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico.

- Recibir las sugerencias y aportes de los ciudadanos frente a los avances presentados durante la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico –TIADE.

1.3. Medios de comunicación:

Los medios de comunicación que se emplearon para divulgar los resultados de la gestión de la Subdirección de TIADE fueron:

- Correo electrónico:

Encuesta:

Con el objetivo de conocer los aspectos que a la ciudadanía y partes interesadas les gustaría conocer sobre las perspectivas y avances de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico –TIADE, y las propuestas que permitan que la Subdirección mejore su gestión; se puso a su disposición la siguiente encuesta:

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Esta encuesta se envió a 4.500 correos electrónicos teniendo en cuenta la base de datos de la Subdirección de TIADE, de las cuales fueron respondidas 515. También se diligenciaron encuestas físicas en los eventos previos a la Rendición de Cuentas, se recibieron 125 respuestas, para un total de 640 encuestas.

Resultados encuestas digitales:

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Resultados encuestas físicas:

Invitación: Con el objetivo de lograr mayor impacto en el público externo, se envió a través de correo electrónico a la base de datos de contactos de la Subdirección de TIADE, la invitación a participar en la Rendición de Cuentas. En total fueron enviadas 4.500 invitaciones:

- Página Web:

A través de la página Web del AGN, se realizaron 5 publicaciones informándole a la ciudadanía la estrategia de la Entidad de realizar la rendición de cuentas durante la vigencia 2013, así como el objetivo de la Rendición de Cuentas de la Subdirección Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, fecha hora y lugar, una nota sobre los incentivos de la Rendición de Cuentas, una nota presentando la Agenda para la Rendición de Cuentas, una para ver la Rendición de Cuentas vía streaming y finalmente, se publicó la cartilla.

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El siguiente cuadro presenta el número de visitas registradas para cada una de las notas publicadas:

Nombre de la

Publicación URL de la Publicación

Fecha de Publicación

La Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico Rendirá Cuentas desde Bucaramanga

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8435 31 de mayo de 2013

Incentivos http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8444 6 de junio de 2013

Agenda www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8443 6 de junio de 2013

Streaming http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8445 6 de junio de 2013

Cartilla Rendición de Cuentas Subdirección TIADE

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8451 13 de junio de 2013

- Redes Sociales:

A través de estos medios de comunicación, se mantuvo informado a los seguidores y fans de la Entidad sobre la rendición de cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico y se otorgaron incentivos por la participación de los mismos durante la Audiencia Pública. A continuación se presentan los resultados obtenidos:

Facebook:

Esta red es la que más audiencia tiene en la Entidad y durante la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, se realizaron 3 publicaciones referentes al evento, lo que generó que 10.719 personas vieran dichas publicaciones; de esta cifra, 365 personas dieron clic en las publicaciones para leer más; Así mismo, 223 personas generaron algún tipo de

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comentario y/o dieron “me gusta” a las publicaciones realizadas sobre el evento. La siguiente gráfica muestra detalladamente el movimiento que se generó en las publicaciones realizadas por la Entidad para la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico.

Tomado de www.facebook.com

Twitter Con el objetivo de tener mayor control e interacción con los seguidores de la Entidad a través de twitter, se creó el Hashtag #AGNRindeCuentas el cual se usó durante la Rendición de Cuentas. En total, durante el evento se realizaron 52 tuits y retuits por parte de la Entidad.

2. Incentivos Para lograr mayor participación de nuestros seguidores y fan de las redes sociales, se presentaron los siguientes incentivos:

2.1. Certificado de participación ciudadana y control social, un juego de infografías y una publicación de la Cartilla “Gestión Electrónica de Documentos”, para las personas que tengan asistencia presencial a la Rendición de Cuentas.

2.2. Jornada de Capacitación sobre Gestión de Documento Electrónico.

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2.3. Un juego de infografías y una cartilla de Gestión Documental Electrónica, al ciudadano que

durante el espacio de control social, tenga mayor interacción. Los ganadores de este componente fueron @Julian_pepun y @Carlos_pino Estas personas fueron las que más interacción tuvieron con la cuenta @ArchivoGeneral realizando preguntas sobre la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, comentaron y retuitearon las publicaciones realizadas por la Entidad.

A través del canal de streaming se conectaron durante la Rendición de Cuentas aproximadamente 34 personas.

3. Desarrollo de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas: La Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, se desarrolló teniendo en cuenta el formato tipo entrevista, en el cual el Director General, a partir de un formato base, le preguntó al Subdirector de Tecnologías de la Información Archivística y

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Documento Electrónico, sobre los avances en la formulación y desarrollo de la política de gestión de documentos electrónicos, de los cuales se destacan los siguientes temas, que a lo largo de la presentación fueron desarrollados en profundidad.

¿Qué objetivo tiene la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico? Mediante el Decreto 2126 se aprobó la nueva estructura organizacional del Archivo General de la Nación, con el fin de adaptarse a las nuevas funciones asignadas al AGN y a la modernización del Estado, en particular en los aspectos relativos al desarrollo de las TIC; para lograr esta adaptación se están expidiendo una serie de normas orientadas hacia la eficiencia administrativa, transparencia y gobierno abierto, que han significado la desmaterialización de los documentos públicos. En esta reforma administrativa de la entidad se crea la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico la cual es la encargada de hacer frente estos nuevos retos, y articularse con otras entidades del Estado para poder solventar todos estos nuevos temas. Desde esta Subdirección se recomiendan los lineamientos en materia de gestión de documentos electrónicos para el Estado colombiano, así como se estudian las normas técnicas, buenas prácticas y se llevan a cabo estudios técnicos relacionados con preservación a largo plazo de documentos electrónicos. Las funciones más detalladas de esta Subdirección están en el Decreto 2126 de octubre 16 de 2012, el cual puede ser consultado a través de la página web del Archivo General de la Nación.

¿Cómo se vinculó a la ciudadanía en el proceso previo a la Rendición de Cuentas y cuáles fueron los resultados obtenidos? El equipo de comunicaciones aplicó una encuesta de percepción a los ciudadanos en eventos realizados en Popayán, asimismo se aplicó a través de la página web y las redes sociales y se envió a todas las personas que constituyen la base de datos de la Entidad, aproximadamente 600 ciudadanos respondieron esta encuesta, y ante la pregunta ¿Qué información le gustaría conocer sobre la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico? Los resultados fueron arrojaron que lo que más les gustaría recibir es capacitación sobre documento electrónico, por ello y atendiendo a esta necesidad en horas de la tarde se realizará la capacitación sobre Gestión Electrónica de Documentos.

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¿Cuáles han sido las acciones de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y documento en cuenta a capacitación en documento electrónico y sobre el Programa de Gestión Documental? En cuanto a capacitación, se realizaron cursos de capacitación a nivel nacional para socializar las guías sobre Cero Papel, también sobre aspectos de la planeación de la gestión documental electrónica y sobre la formulación de un programa de gestión de documentos en el Estado. Las fechas de capacitación que a la fecha tenemos programados son: Cali 21 de julio, Villavicencio 12 de julio, Barranquilla 26 de julio y Pasto 2 de agosto. Estas no serán las únicas ciudades a las cuales llegaremos con estas capacitaciones, son las que a la fecha tenemos confirmadas. Si los ciudadanos que requieran capacitación sobre estos temas pueden solicitarle a la subdirección la intención de recibir capacitación sobre ese tema escribiendo al correo electrónico contacto@archivogeneral.gov.co Con respecto al programa de gestión documental y en el marco de lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, el cual tiene un alto componente tecnológico, hemos diseñado algo que hemos denominado “Herramientas”, que es un mecanismo para enseñarle a la gente como conceptualmente emprender los instrumentos archivísticos para hacer posible la gestión documental y estamos trabajando sobre un modelo de madurez para saber exactamente en donde estamos, si en un nivel básico o medio. Estamos trabajando también en el Plan Institucional de Archivos, que también hace parte de los instrumentos archivísticos mencionados en el Decreto 2609. Asimismo estamos elaborando una cartilla – Guía sobre el Plan de Gestión Documental para que la gente reciba el cómo y de una manera práctica pueda formular un programa de gestión de documentos acorde a lo establecido en la Ley.

Asimismo, a través del micrositio preservandoparaelfuturo.org presentaremos la nueva infografía del Decreto 2609, como una herramienta gráfica y resumida de cómo presentar un Programa de Gestión de Documentos, los detalles que hay que hacer, cuáles son las instancias, cuáles son los componentes, cuáles las fases. La Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico y los Comités Técnicos del SNA, están trabajando sobre un proyecto de norma de buenas prácticas para la digitalización, la cual está próxima a salir.

¿Qué ha hecho el Archivo General de la Nación desde la Subdirección de TIADE para

fortalecer la articulación con el Ministerio de Tecnologías de la Información? El Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información, suscribieron un convenio con el fin de articularse en aspectos relacionados con la tecnología. El modelo de Gobierno En Línea, involucra la gestión documental, entonces esta relación ha sido muy beneficiosa para la elaboración de muchos de los productos que hemos desarrollado, como por ejemplo las Guías de Cero Papel, formulación de normas técnicas, entre otras.

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En el plan de trabajo para el 2013 en el marco de este convenio, se tiene previsto la socialización de las guías de Cero Papel a nivel territorial. Las guías de Cero Papel están a disposición de los ciudadanos y se pueden descargar a través del micrositio web preservandoparaelfuturo.org, así mismo, cada una de las guías está acompañada de una infografía que también está a disposición de los ciudadanos. ¿Qué está haciendo el Archivo General de la Nación, a través de la Subdirección de TIADE en materia de preservación a largo plazo?

Se está trabajando sobre los lineamientos de preservación a largo plazo de documentos electrónicos; en los comités Técnicos se está trabajando en la homologación de una serie de normas técnicas, las cuales tiene que ver con estándares de firmas digitales, formato estándar de los documentos electrónicos y una cartilla sobre Archivo Personal Digital; se está trabajando también en unas directrices para gestión de correos electrónicos en el Estado Colombiano (nos preocupan las comunicaciones, el intercambio y el buen uso de estas herramientas), asimismo trabajamos sobre un documento técnico que fije lineamientos para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos como también otro tipo de materiales especiales (imágenes, audios, etc.).

La Subdirección también trabaja en la elaboración de lineamientos para el archivamiento web, específicamente orientado a redes sociales, ya que estos medios se han convertido en un espacio en donde quedan plasmadas las comunicaciones en cierta forma oficiales de las instituciones y que deben tener un tratamiento. ¿Qué ha hecho el AGN en cumplimiento a la Directiva Presidencial Cero Papel? Desde el AGN, se formuló un Programa de Eficiencia Administrativa, determinamos quienes son los actores y responsables, nos articulamos al interior de la Entidad para establecer buenas prácticas que nos permitan reducir el consumo del papel. Este conocimiento hemos tratado de difundirlo con muchas Entidades que se han acercado a preguntarnos sobre esta iniciativa. En este momento se están buscando los mecanismos para determinar quiénes cumplieron o no con la Directiva Presidencial.

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Esta Directiva no implica la desmaterialización de los documentos, al contrario implica planificar la gestión documental para reducir el consumo del papel, ser más eficientes. ¿Cómo está afrontando el Archivo General de la Nación los nuevos retos de la modernización tecnológica al interior de la Entidad? El Archivo General cuenta con recursos para la modernización tecnológica; actualmente la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, tiene asignados Mil cuatrocientos millones de pesos de presupuesto (1.400.000.000) para atender las necesidades en materia tecnológica. Actualmente contamos con una plataforma de almacenamiento más robusta, ya que con el aumento de los programas de digitalización necesitamos mayor capacidad de almacenamiento, para garantizar que la información que los ciudadanos pueden consultar a través de nuestro catálogo en línea, estén accesibles. Hemos adoptado nuevas herramientas para la gestión de documentos en la Entidad, tengamos que optar por soluciones de hosting mucho más fuertes, virtualizar algunos servicios y ampliar los canales de comunicación.

¿Qué tiene previsto el Archivo General de la Nación en lo que resta del 2013 y para el año 2014? A nivel de Gobierno en línea, tenemos la elaboración de un plan de medios sociales, porque nos interesan las redes sociales como un mecanismo de involucramiento con la ciudadanía, un documento de caracterización de usuarios, con el fin de conocer un poco más acerca de las personas con las que interactuamos constantemente, implementación de la intranet en la Entidad como una herramienta que contribuya con el Plan de Eficiencia Administrativa, Implementación de una nueva Página web, adaptada para dispositivos móviles (cumpliendo con los requisitos de GEL), Plan de Datos Abiertos e implementación de la biblioteca digital fase II biblioteca.archivogeneral.gov.co. Ampliación de red de datos (Cableado estructurado + Wifi + Eléctrico + Voz) • Capacitaciones y procesos de inducción y reinducción por medio de plataformas virtuales, implementación laboratorio informática Archivística (Software para la descripción de archivos). A su vez, el Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos –SISNA, está previsto en cuatro fases: 1. El Censo, 2. Banco de proyectos, 3. Observatorio 4. Archivo Nacional Digital, en este periodo y con los recursos que teníamos, elaboramos la especificación de requerimientos y un plan de calidad para garantizar que todo salga como está planeado; se está trabajando en un proyecto piloto de prueba de la primera fase con 32 entidades. Se espera incluir en este sistema el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG), como insumo para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales en materia de gestión documental. A nivel del Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos –SINAE, se hará la publicación y socialización de instrumentos archivísticos (Plan Institucional de Archivos -PINAR, Programa de Gestión Documental, los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales, cartilla Programa de Gestión Documental- PGD) conforme al decreto 2609), publicación de cartilla de Archivo Personal Digital y el modelo de madurez El informe completo sobre la Información presentada durante la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico se presentó a la ciudadanía a través

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de un formato tipo cartilla "Preservando para el futuro: Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico", la cual fue publicada en la página Web de la Entidad. Link: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8451

4. Preguntas de los ciudadanos

4.1. Presenciales (auditorio)

4.1.1. Mercedes Martínez de la Gobernación de Santander. Con respecto al antiguo coinfo que

manejaba todas las políticas de sistema de información y que algunas entidades tenían operando, cómo se involucra junto con las nuevas tecnologías y las nuevas políticas en gestión documental. Ese coinfo por ejemplo en el departamento de Santander está perdido entre comillas, porque estaba conformado hace algunos años y era quien daba al departamento las políticas generales de administración de los documentos electrónicos, entonces en ese orden de ideas como va a operar en especial para los territorios las políticas de gestión documental electrónica.

El Director General, Carlos Zapata toma la palabra y responde que COINFO dejo de existir como órgano del gobierno y no cumple funciones tecnológicas y estas funciones están a cargo del Ministerio de Tecnologías de la Información y desde allí se están emitiendo las políticas en tecnologías para todo el Estado. Puntualmente en relación con su pregunta hay que hacer varias precisiones, el Decreto 2578 del 2012 que reformó el Sistema Nacional de Archivos, establece la obligación de los territorios de crear los comités de archivo y este comité debe hacer un análisis de la adopción de tecnologías que tiene implicaciones en gestión de documentos, es decir que este es un tema en el cual deben decidir las mismas instituciones. En complemento el Decreto 2609 de 2012 emite una serie de requisitos que deben cumplir los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo y tal vez el más importante de todos es la necesidad de trabajar con principios de neutralidad tecnológica que permitan que los sistemas de gestión de documentos electrónicos de una entidad interactúen con los de otra a través de canales de comunicación. El AGN no puede pronunciarse sobre productos o marcas ya que hay unos principios y criterios emitidos ya por el Estado y existen normas y estándares que las entidades pueden aplicar para decidir cuál sistema se ajusta más a sus necesidades y cumple con la normatividad archivística. Antes de adquirir algún sistema, deben tener en cuenta que estos cumplan con dichos estándares.

4.2. Redes sociales

4.2.1. Carlos Andrés Pino @carlos_pino ¿Cómo se está abordando la conservación y preservación del contenido de las redes sociales en las entidades estatales?

El Subdirector de TIADE, Jhon González toma la palabra y responde que hay una definición en el manual de Gobierno en línea determina la definición de archivamiento web dándole un alcance, y cuando se mira el Decreto 2609 y los tipos de información existentes, también, añade, que todas estas herramientas están en la nube y cualquiera las puede apropiar, como es el caso de las entidades públicas. En este momento no hay una forma para poder regular la información que allí se conserva, como se mencionó anteriormente, se está trabajando sobre unos lineamientos que tal vez más adelante puede convertirse en un Decreto en cooperación con el Ministerio de la Tecnologías, para dar una línea de cómo deben tratarse y conservarse técnicamente este tipo de información que se conservan en internet. Pero oficialmente en el Estado no hay una línea que nos diga cómo hacerlo y es muy importante que lo hagamos. Esta información es el nuevo patrimonio nacional digital conservado en otros medios. El Archivo General emitió la resolución interna número 181 del 2012, con la cual se regula el uso de las redes sociales del AGN, que puede ser útil para otras entidades. El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas toma la palabra y complementa que las nuevas herramientas tecnológicas nos acercan cada vez más a las personas, así como los ciudadanos se puedan acercar más al Estado. Esto nos plantea un reto, en el momento en el que un ciudadano a través de estas redes sociales, coloca un Derecho de Petición, este no está en los sistemas internos de la Entidad, entonces esto plantea un problema desde el punto de vista de la gestión documental, porque es un documento que debería ingresar a los canales oficiales y aunque hay forma de derivarlo de su ambiente nativo, lo que estamos obteniendo es una copia de ese documento. Es por esto que todos los Directores de Archivos de Iberoamérica, preocupados por esta situación, estamos trabajando para poder emitir lineamientos para el control de esta información. El Archivo General de la Nación advierte a todas las entidades del Estado que impulsen a la ciudadanía a que utilicen los canales adecuados para interactuar de manera oficial, no a través de las redes sociales, las

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cuales están para interactuar. Asimismo, a la luz del Decreto 2609 se establecerán unas políticas para que las Entidades que usan las redes sociales le adviertan a los ciudadanos que existen canales formales para presentar derechos de petición y PQRS.

4.2.2. Carlos Andrés Pino @carlos_pino ¿A la luz del Decreto 2609 se tiene prevista una actualización de la guía PGD en materia tecnológica?

Toma la palabra el Subdirector de TIADE, Jhon González y responde que si se tiene prevista esta actualización y se va a centrar en el anexo del Decreto, en enseñarle a la gente cómo realizar un programa de gestión de documentos, que tenga claro lo que debe reunir ese programa. Estamos tratando de emitir un material que pueda resolver el cómo. Se cierra el espacio de preguntas y se procede a realizar la entrega de los incentivos para los ciudadanos que participaron en la Rendición de Cuentas de la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico. De esta manera finaliza la Rendición de Cuentas.

Carlos Alberto Zapata Cárdenas Director General

Jhon Gonzalez Florez Subdirector de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico