2.CREANDO EXPEDIENTES

CREANDO EXPEDIENTES

Programa: SISTEMAS DE INFORMACIN E INFORMTICA Fecha de Creacin: 02/01/2013

Mdulo: Gestin electrnica de trmites Pgina 3 de 17

TABLA de CONTENIDO

INTRODUCCIN.......................................................................................................................................4 CREANDO EXPEDIENTES ......................................................................................................................4 ELEMENTOS QUE COMPONEN LA VENTANA.....................................................................................5 DETALLE DE LA CARTULA .................................................................................................................7 CARGA DE TITULARES ......................................................................................................................110 LA PESTAA PASES .........................................................................................................................11 LOS FORMULARIOS ESPECFICOS Y LAS OBSERVACIONES........................................................13 PARA FINALIZAR LA CREACIN DE UN EXPEDIENTE ....................................................................14

Fecha de creacin: 02/01/2013 Programa: SISTEMAS DE INFORMACIN E INFORMTICA

Pgina 4 de 17 Mdulo: Gestin electrnica de trmites

INTRODUCCIN

Luego de haber tomado contacto con el sistema de gestin, iniciaremos trmiteselectrnicos sencillos.

En esta unidad trabajaremos a partir de la creacin de la cartula de un expediente,veremos sus propiedades y realizaremos algunos pases de poca complejidad.

CREANDO EXPEDIENTES

En la unidad didctica anterior, vimos los distintos elementos dela pantalla principal. Desde ahora comenzaremos a trabajar en ellos paracrear nuestros primeros expedientes.

Estas actividades sern desarrolladas en el ambiente de APIADOCUMENTUM especfico para la capacitacin, por lo que ningntrmite realizado en l afectar trmites ni a usuarios reales, y escompletamente seguro y necesario experimentar y equivocarse.

En este primer acercamiento, veremos que la creacin de expedientes se realiza a travsde CREAR FORMA DOCUMENTAL.

Por lo tanto, la primera funcionalidad queveremos se llama CREAR FORMA DOCUMENTAL. A lamisma, accedemos desde el MEN, ingresando a lacarpeta FORMAS DOCUMENTALES.

Al cliquear en dicha funcionalidad se desplegarla ventana que veremos a continuacin, y que nospermitir completar los datos correspondientes a lacartula de un expediente.



ELEMENTOS QUE COMPONEN LA VENTANA

1. Nombre de la tarea: En esta barra se puede identificar la tarea que se estrealizando. Puede ser INICIAR EXPEDIENTE, REALIZAR ACTUACIN, FIRMAREXPEDIENTE, etc.

2. Pestaas: Son las hojas que contienen todos los datos que necesita la tarea,agrupadas por tipo. Para la tarea INICIAR EXPEDIENTE podemos identificar laspestaas: cartula, pase, acceso restringido y observaciones.

3. Formulario: Llamaremos formulario al cuerpo de cada pestaa. En cada campo delformulario, podremos ingresar informacin que conformar un elemento delexpediente.

4. Campos: Son todos los componentes de un formulario. Los campos pueden ser dediferente naturaleza; listas desplegables, cuadros de textos, calendarios, etc.

5. Botones: En la parte inferior derecha del rea de trabajo, aparecen botones quepermiten ejecutar acciones, como ejemplo en la pantalla superior, vemosCONFIRMAR, IMPRIMIR y SALIR.

NOMBRE DE LA TAREA

PESTAAS

FORMULARIO

CAMPOS

CALENDARIO

CUADRO DE TEXTO

LISTAS DESPLEGABLES

BOTONES



PARA PRESTAR ATENCIN

En algunos formularios, aparecen sectores contrados. Esto implica que hay informacinque puede estar oculta. La forma de saber si esto est ocurriendo es observando losencabezados de los sectores del formulario.

Si en el encabezado aparece este cono significa que hay ms datos para mostrar.

Si en el encabezado aparece este cono significa que el sector est totalmentedesplegado.

Los botones que aparecen al final del rea de trabajo, corresponden a todo el formulario,no a la pestaa actual. Por lo que debemos ingresar y completar los datos de todas laspestaas para finalizar la operacin de INICIO DE UN EXPEDIENTE.

Si por error damos confirmar en la cartula, sin hacer un pase, el sistema nos dar unmensaje avisndonos que debemos ir a la siguiente pestaa y realizar el mismo antes definalizar la tarea.

ATENCION IMPORTANTE: El primer pase a seleccionar siempre ser realizaractuacin.



DETALLE DE LA CARTULA

En la siguiente tabla, veremos el detalle de los campos que comprenden a lapestaa CARTULA.

CAMPO DETALLE

Numeracin delexpediente

La numeracin del expediente ser por defecto automtica. Algunosusuarios con un perfil especfico podrn cambiar el tipo de numeracin eingresar en forma manual un nmero de expediente. Esta herramienta seutilizar para expedientes generados con anterioridad a la implantacindel sistema de expediente electrnico.

Dependencia Es un campo informativo que indica la dependencia del usuario que estconectado al sistema.

rea Es un campo informativo que indica el rea del usuario que estconectado al sistema.

Oficina de origen

Es un campo informativo que indica la oficina a la que pertenece elusuario que est conectado. Si el usuario perteneciera a ms de unaoficina, este campo ser una lista desplegable, en la que se podrseleccionar la oficina desde la cual se quiere iniciar el expediente.

Nmero expediente Muestra el nmero del expediente. Durante el proceso de creacin estecampo se encuentra vaco.

Fecha valorEs la fecha a partir de la cual comenzar a tener vigencia el expediente.Junto a este campo, aparece un calendario que puede desplegarse paraseleccionar una fecha. La misma no podr ser posterior a la de creacin.

Fecha creacin Representa la fecha del da actual y no puede ser modificada.

Forma documental Es una lista desplegable en la que se puede seleccionar el tipo de formadocumental que corresponda al expediente que estamos creando.

Tipo de expediente

Es una lista desplegable en la que figuran todos los tiposde expedientes definidos por el organismo.

Titulares

En un expediente pueden existir mltiples titulares. Para cada titular sedebern cargar datos de identificacin (Documento de Identidad oNmero de Empresa); y el sistema se encargar de extraer el resto de lainformacin de la lnea. Si necesitamos cargar ms de un titular usaremosel botn que figura al final de este bloque, llamado AGREGAR.



PARA PRESTAR ATENCIN

Si un usuario que no integra un grupo con permisos de restriccin recibe un expediente conacceso restringido, solo podr acceder a la cartula y a la historia de pases. En ese caso esrecomendable enviar el trmite a un superior para que pueda encaminarlo.

Es importante saber que algunos campos no podrn ser modificados por usuarios conpermisos bsicos; slo podrn hacerlo aquellos que cuenten con permisos superiores. Unode estos campos es el de acceso restringido.

Asunto

Es un campo de texto libre en el cual los usuarios pueden hacer unabreve descripcin sobre lo que refiere el expediente. Es muy til luego,para realizar las bsquedas.

Acceso restringido Indica que un expediente puede tener restricciones de acceso. Unexpediente puede ser Normal o De acceso restringido.

En caso de ser Normal (opcin NO) no se le hace ningn tratamientoespecial, por lo tanto cualquier persona a la que se le enve el expedientepodr verlo en su totalidad y actuar sobre el mismo.

En caso de ser De acceso restringido (opcin S) solamente tienenacceso al mismo las personas que integran un grupo definido. Solo esosusuarios podrn ver el expediente y actuar sobre l. S podrn ver lacartula y el historial del expediente.

PrioridadIndica la prioridad del expediente. No afecta al comportamiento delmismo. A travs de esta accin se puede resaltar el expediente dentro dela bandeja de entrada y las consultas.

Tiene documentofsico?

Indica si el expediente est acompaado de algunadocumentacin fsica. Si se selecciona s, se habilitar uncampo para ingresar el nmero de folios a reservar para ladocumentacin, si as lo desean

Ingrese el nmero defolios del expedientepapel

Permite ingresar el nmero de folios del expediente papel. Se habilita sien el campo Tiene documento fsico? se seleccion la opcin S.

Descripcindocumento fsico

En caso que el trmite tenga documentacin fsica (opcin S), sehabilitar este campo para que el usuario realice una breve descripcin,dejando constancia de la existencia de los documentos y el lugar en elque quedan archivados de corresponder.

ClasificacinEstablece el nivel de acceso pblico del expediente. Este puede ser:pblico, reservado, confidencial o secreto.



PARA CARGA DE TITULARES

A continuacin se agrega un instructivo de cmo cargar el tipo de titular Persona a la hora degenerar un expediente nuevo:

Al momento de cargar una persona como titular debemos seleccionar el Tipo Persona ypresionar el botn Buscar ubicado a la derecha del rengln

Al seleccionar buscar, nos lleva al emergente de bsqueda de titulares.

All seleccionamos el filtro.

En nmero de documento colocamos la cdula de la persona sin puntos ni guiones ypresionamos buscar, nos van a aparecer los datos completos del titular, lo seleccionamos ydamos confirmar



Veremos la siguiente pantalla, con el titular ya ingresado en la cartula..

Si deseamos agregar ms titulares se puede realizar con el botn Agregar.-

Para visualizar ejemplos de carga de otro tipo de titulares, Ver el documento llamado Carga deTitulares que se encuentra como material de estudio en esta unidad.



LA PESTAA PASES

Una vez completados los campos del formulario correspondiente a la cartula, debemosacceder a la segunda pestaa llamada PASES.

En este formulario veremos los siguientes elementos:

1. Nombre de la pestaa: Mencionamos con anterioridad que cada pestaacorresponde a un formulario dentro de la tarea con datos agrupados. En estapestaa se concentra toda la informacin referente a los pases del expediente.

2. Autorizar a ver el expediente con acceso restringido: Esta opcin sloaparecer en los expedientes que tienen acceso limitado. Es una lista desplegablecon las opciones S y No. La opcin S permite ver el expediente a todos losusuarios y la opcin No, permite ver el expediente slo a los usuarios conpermisos de restriccin.

3. Nmero de expediente: Si bien cambiamos de pestaa, continuamos trabajandoen el mismo expediente; por lo tanto seguimos dentro del proceso de creacin yeste campo seguir estando vaco.

NOMBRE DE LA PESTAA



4. Elija el prximo paso: Lo siguiente que debemos hacer es realizar un pase delexpediente. Las opciones que aparecen son: PASE DENTRO DEL REA, PASEDIRECTO, ELEVAR A SUPERIOR y REALIZAR ACTUACIN. El primer pase que sedebe seleccionar es REALIZAR ACTUACIN.

TIPO DE PASE DESCRIPCIN

REALIZARACTUACIN

Al haber seleccionado la opcin REALIZAR ACTUACIN,crearemos el expediente y lo dejaremos pronto para seractuado por primera vez por el usuario que se encuentraconectado.

IMPORTANTE: Los datos ingresados en la cartula slopodrn ser modificados por usuarios con permisos superiores.Estas modificaciones quedarn registradas en el historial deactuaciones.



LOS FORMULARIOS ESPECFICOS Y LAS OBSERVACIONES

Si la oficina tiene asociada alguna actividad interna, la veremos para poder seleccionar enla pestaa FORMULARIOS ESPECFICOS. Estos formularios contienen informacin relevante para elexpediente y son desplegados durante toda la vida del mismo, siempre y cuando se encuentre enuna oficina que tenga asociadas actividades internas.

VER MANUAL ACTIVIDADES INTERNAS en el documento llamado Procedimiento ActividadesOficinas que se encuentra como material de estudio en esta unidad

En la pestaa OBSERVACIONES podremos ingresar otro tipo de informacin que puede serde utilidad para distintos usuarios.

CAMPO DESCRIPCIN

OBSERVACIN

Permite ingresar observaciones referentes a la actuacin. Estasobservaciones no constituyen parte formal delexpediente y sirven para realizar comunicacionesinformales al destinatario del pase.

AGREGARMARCADOR

Seleccionando esta casilla, los usuarios que tengan acceso alexpediente, podrn visualizar las observaciones que existan enesta tarea. La pestaa cambiar de color.

MARCAR TODOSSi tildamos esta opcin, el sistema marcar en formaautomtica todos los comentarios que se realicen en lasobservaciones.

ELIMINARMARCADORES

Permite eliminar todos los marcadores de las observaciones,pero no eliminar las observaciones. Las mismas quedarnregistradas en esa pestaa.



PARA FINALIZAR LA CREACIN DE UN EXPEDIENTE

Para que se haga efectiva la creacin de un expediente es necesario que confirmemos laoperacin.

Para ello debemos hacer clic en el botn CONFIRMAR que aparece en la parte inferiorderecha de la pantalla.

El botn CONFIRMAR permitecompletar la primera tarea del proceso de creacin de un expediente. Esta accin mostrarun mensaje con el nmero de expediente creado. El nmero del expediente estcompuesto por:

Ao Cdigo de inciso Cdigo de unidad ejecutora (Para BPS, en todos los casos la unidad

ejecutora ser 1) Correlativo

El botn IMPRIMIR permite imprimirtodas las secciones de la pantalla que corresponde a la primera tarea del proceso decreacin. El usuario deber hacer un clic en el botn SALIR que le aparecer al terminar deimprimir las secciones para cerrar la pantalla y volver al lugar donde se solicit laimpresin.

El botn SALIR permite regresar a lapantalla principal del sistema. Esta accin cerrar la pantalla actual y no guardar ningndato, ni crear ningn expediente.

FIRMA Al finalizar la creacin del expediente, el sistema nos solicitar que realicemos lafirma del mismo. Esta accin determinar que el usuario firme la cartula. (Debe estar instalado elCertificado Digital Genrico).



En prximas unidades veremos con ms detenimiento las propiedades y caractersticas delas firmas.

Por el momento veremos que al hacer clic en el botn firmar, se nos abrir una pantalla enla que cargar un aplicativo llamado JAVA que contiene la firma digital.

Si el proceso se realiza correctamente, veremos la siguiente pantalla:

Y al hacer clic en COMPLETAR, el sistema nos dar el mensaje de: Cartula firmadacorrectamente.



Cmo descargamos la cartula?

En la pantalla que se nos presenta al confirmar la creacin del expediente veremos unenlace a la cartula. Desde all podremos descargarla, haciendo clic en el botn DESCARGAR.

Al realizar esta accin, se nos abrir una ventana emergente con la cartula del expediente.

Para que nos aparezcan las opciones de guardar e imprimir debemos acercar el ratn a laparte inferior de la pantalla emergente.



Sesin expirada

Puede suceder que hayamos abierto el aplicativo y durante un lapso de tiempo notrabajemos en l o estemos demasiado tiempo trabajando en el editor de texto. En este caso, elsistema nos dar un mensaje de sesin expirada y nos pedir que volvamos a ingresar. Esrecomendable que al volver a loguearnos confirmemos que se haya realizado la ltima accin.

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