Sistema de gestión documental

13/04/2023kevin Everaldo Espejo Garcia, Marisol Gómez Carvajal

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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

KEVIN EVERALDO ESPEJO GARCÍAMARISOL GOMEZ CARVAJAL

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS DE LAS INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTA D.C


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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

KEVIN EVERALDO ESPEJO GARCÍA MARISOL GOMEZ CARVAJAL

GESTIÓN DOCUMENTAL II G4 CIDBA

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZProfesora

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS DE LAS INFORMACION Y DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

BOGOTA D.C


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INTRODUCCIÓN

La presente investigación se refiere al tema del Sistema de Gestión Documental que se elaboró en la Institución de la Fuerza Aérea Colombiana, se puede definir como base a un cambio de la cultura organizacional, viendo la necesidad de tener una organización documental, crear cultura en cuanto a los documentos. A continuación encontrarán una serie de información muy detallada acerca de cómo se desarrolla el sistema.


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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.INVESTIGACIÓN

1. Estudie juiciosamente los materiales de la unidad 4, revise

las referencias sugeridas e investigue en otras fuentes para que tenga claridad qué es un Programa de Gestión Documental y qué es un Sistema de Gestión documental.

2. Visite una entidad que tenga implementado un Sistema de

Gestión Documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema, si es posible algunos aspectos importantes desde su proyecto hasta la fase final de implantación del mismo.

3. Elabore un trabajo en PowerPoint. Dicho trabajo debe

contener fotografías o imágenes acordes con lo investigado.

4. Registrase en SLIDESHARE (si aún no está registrado), y

suba su trabajo a esta herramienta de la web 2.0. Luego, copie el link donde quedó su publicación en la web. Ingrese a la plataforma y por el espacio correspondiente a la tarea vaya a la parte final de la misma, donde encontrará una ficha, la cual le permitirá acceder a una nueva ventana. Deposite en ese espacio su nombre completo y el link (URL o dirección) donde quedó su trabajo en slidesahare y guarde.

5. Una vez finalizado el tiempo establecido para la tarea,

ingrese al foro y ubique allí también el link de su trabajo para que sea socializado con sus compañeras y compañeros.


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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO DE LA FUERZA AÉREA COLOMBIANA

El Sistema de Gestión Documental ORFEO es una herramienta que se ha construido tomando como base un cambio de cultura organizacional y que debe evolucionar a medida que su uso se haga de forma masiva. Partiendo de ese concepto, la Dirección de Tecnologías de la Información en cumplimiento de su labor como proveedor de soluciones informáticas, pretende que ORFEO sea el punto de partida para la construcción de un gran sistema de información, cuya finalidad sea la automatización de tareas que permita a los funcionarios de la Fuerza Aérea realizar tan solo (como excepción) aquellas actividades que indispensablemente deban hacerse de manera operativa. De esta forma un usuario del sistema podrá dedicar más tiempo al análisis de su gestión y optimizar el aporte de su labor. ORFEO nace en la Fuerza Aérea Colombiana a raíz de la necesidad de automatizar los 8 pasos de la gestión documental y dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 en lo que tiene que ver con ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y


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operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la

información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento

razonable del sistema.

ARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades

públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya

aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán

de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede

garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los

requisitos exigidos por las leyes procesales.

Fue así como el 26 de octubre de 2009 mediante Directiva Permanente

se implementa el Sistema de Gestión Documental ORFEO en la Fuerza

Aérea Colombiana a través de la Jefatura de Apoyo Logístico y la

Ayudantía General. Así mismo se elaboró una circular dirigida a todas

las Jefaturas, Departamentos y Unidades Militares Aéreas en donde se

informa que el Sistema de Gestión Documental entra en operación y se

anexan las Políticas del Sistema de Gestión Documental para que se

empiece a dar cumplimiento de carácter obligatorio.


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DIRECTIVA IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ORFEO


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CIRCULAR IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL


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ORFEO es un sistema de Gestión Documental y de procesos

desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios

Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia y actualmente

implementado en la Fuerza Aérea Colombiana, licenciado como

software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y

mantener la creación colectiva. ORFEO permite la incorporar la gestión de los documentos a los

procesos de la Fuerza, automatizando procedimientos, con

importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de

impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los

documentos. Además de la Fuerza Aérea, Ejercito Nacional, Comando General de las

Fuerzas Militares entre otras entidades, Orfeo está siendo utilizado y/o

implementado en un sin número de entidades tanto públicas como

privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios y está siendo

estudiado su uso por parte de entidades y organizaciones en otras

partes del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre.

Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo

(GNU/Linux, Unix, Windows), con diferentes bases de datos

(PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server), además maneja múltiples tipos

de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtener independencia de

plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación.

El sistema de Gestión Documental ORFEO está articulado con los

diferentes procesos y dependencias de la Fuerza tales son Oficina de

Control Interno, Salud Ocupacional, Seguridad Informática, Gestión

Documental entre otras. El Sistema de Gestión Documental ORFEO en la Fuerza Aérea cuenta

con los siguientes módulos documentados y actualmente se están

aplicando así:


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•Producción•Recepción•Radicación •Distribución•Tramite•Modificación

•Anulación •Estadísticas •Tablas de Retención Documental (TRD)

•Consultas •Módulo de Archivo

•Préstamo de documentos

•Expedientes virtuales Administración

•Conservación•Información del sistema

ESTRUCTURA GENERAL DE CARPETAS

COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO

INFORMACIÓN DEL SISTEMA


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ESTRUCTURA GENERAL MÓDULO

RADICACIÓN


CARPETAS


CARPETAS

INFORMADOS


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DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

MÓDULOS ESTÁNDARES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO

Los módulos estándares que compone el Sistema de Gestión Documental ORFEO en la Fuerza Aérea son:


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VENTAJAS AL IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO EN LA FAC

Se da cumplimiento a la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos” y la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos. Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los flujos documéntales y archivísticos. Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la generación de los expedientes virtuales. Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos. Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión. Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier sistema operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet. Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador.Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde haya conexión a Internet. Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico.


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ESTAS SON ALGUNAS DE LAS POLITICAS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL “ORFEO” EN LA FUERZA AÉREA

1. ACCESO A LA HERRAMIENTA DE GESTION DOCUMENTAL

Los contratistas por Prestación de Servicios, si pueden tener usuario de Orfeo, pero se suprime la opción de Archivar, y todos los documentos que elaboren deben ser enviados, al finalizar el trámite, al Centro de Correspondencia, donde se termina el proceso en Orfeo.

2. ADMINISTRACION DE CUENTAS DE USUARIO DE ORFEO 1. La creación y modificación de los datos de usuarios, corresponde al

funcionario designado como Administrador de Orfeo en cada dependencia, solo en los casos de traslado de un usuario de una dependencia a otra, debe ser realizado por un funcionario de Telemática, es importante tener en cuenta que para dicho procedimiento de traslado todas las carpetas del usuario Orfeo deben estar vacías y solo se permiten radicados en informados.

2, No se pueden crear usuarios con Ñ, ni con caracteres especiales. 3, Los nombres de cuentas de usuario para los funcionarios de libre nombramiento y remoción deben ser asignados con el siguiente estándar: 4, Para jefes de despacho: despacho. Nombre Dependencia, ejemplo despacho.dagma, despacho.hacienda 5, Para subsecretarios o subdirectores: subsecretario.nombreSubsecretaria o subdirector.nombreSubdireccion. Ejemplos: subdirector.talento, subsecretario.ordenamiento.

El campo cedula de estos Usuarios debe ser el código de la dependencia. 6, El acceso a la bandeja de usuarios ausentes de manera temporal por fuerza mayor debe ser autorizado por el propietario de la cuenta y en casos excepcionales por el director de la dependencia.


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7, Antes de pasar la última cuenta de un contrato de prestación de servicios, el interventor o supervisor debe exigir paz y salvo documental físico y electrónico (bandeja del aplicativo). 8, Se debe realizar el bloqueo de las cuentas de funcionarios en los siguientes casos:

- Al finalizar el contrato de Prestación de Servicios.- Cuando el funcionario Público entre en período de vacaciones.

3. MANEJO DEL DOCUMENTO FISICO

o Todo trámite del documento debe realizarse a través de Orfeo:

reasignaciones, envíos a VoBo y su respectiva revisión, un documento solo será impreso cuando esté en firme y se deba pasar para la firma.

o Toda dependencia debe crear la Unidad de correspondencia

donde reposarán los documentos físicos hasta que termine el trámite. o La unidad de correspondencia será la encargada de marcar

como impreso, marcar como enviado, adjuntar firmado y notificado y archivar al finalizar el trámite de las comunicaciones de salida y aquellos que no generan respuesta (invitaciones)

o El documento físico debe pasar de ventanilla de radicación

directamente al Centro de Documentación de la dependencia, y podrán ser solicitados solo en calidad de préstamo, cuando no sean legibles o por su volumen no hayan sido completamente digitalizados.

o Las comunicaciones internas no se imprimirán, sin embargo

se exigirá en formato PDF con su correspondiente firma mecánica, dando cumplimiento a la Directiva Presidencial 04 de 2012, de cero papel.

4. MANEJO DE LA CUENTA POR PARTE DEL USUARIO FINAL

Todo Servidor que tenga la facultad de firmar documentos debe

gestionar su firma mecánica en el sistema. Todo usuario es responsable de los eventos que se ocasionen desde su

cuenta y deberá velar por la seguridad de su contraseña y/o accesos no autorizados que se den sobre ella.


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PROCESOS ASOCIADOS AL MANEJO DE ORFEO

En adelante se incluirá en el proceso de inducción y re inducción de nuevos funcionarios, la socialización de todo el manejo de Gestión Documental, y programar por lo menos 1 vez al mes, una capacitación en Orfeo, para los nuevos funcionarios incorporados, tanto Contratistas como Nombrados. La tabla de Retención Documental debe mantenerse actualizada por el líder del Grupo Técnico de Archivo de cada dependencia.

SOPORTE TECNICO DE ORFEO

El soporte técnico sobre el manejo de la herramienta se atenderá directamente por el delegado del CTO y\o su grupo de apoyo de la dependencia, salvo algunas excepciones se atenderá en Informática y telemática previa evaluación del Delegado CTO. El líder del CTO, debe poner a disposición de cada funcionario, la plantilla oficial de Orfeo de su dependencia, en formato .doc y odt y la fuente de código de barras.

MANEJO DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE ORFEO En Orfeo se radicará toda la documentación que ingrese a la administración central municipal, exceptuando los documentos anónimos, que si se deben relacionar en la planilla de envíos de la documentación física. Al ingresar los nuevos datos de un ciudadano o empresa al sistema, se debe escribir claramente sin la utilización de caracteres especiales, específicamente comilla simple, doble comillas. La tipificación de entrada debe realizarse en los despachos y la tipificación de respuesta y\o comunicaciones internas o de salida la realizará el responsable del trámite que elabora o proyecta Una comunicación interna, se responde a través de una comunicación interna nueva, a la cual se le “anexa/asocia” el radicado padre (también interno).


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Para realizar el trámite de radicados que requieren respuesta compartida hay que tener presente lo siguiente: Si la respuesta es unificada, el funcionario que recibe el requerimiento y consolida (funcionario_1), debe enviar una comunicación interna a los otros responsables, solicitando dar respuesta (a los items correspondientes o de su competencia) y asociando el requerimiento del ciudadano, los otros funcionarios responden (al funcionario_1) con comunicaciones internas, y dicho funcionario al recibir las respuestas consolida y generar un solo radicado de respuesta (salida). Si la respuesta no es unificada y cada uno responde al ciudadano, el funcionario que recibe el requerimiento (funcionario_1) genera una comunicación interna a los otros responsables, solicitando dar respuesta (a los items correspondientes por competencia) y asociando el requerimiento del ciudadano. Cada uno de esos funcionarios genera una radicación de salida (nueva) asociando el radicado que se está dando respuesta. La comunicación interna recibida de parte del funcionario_1, puede ser archivada por los otros. Una vez un documento o registro ha sido radicado, este no puede ser borrado o eliminado del Sistema, en este caso el procedimiento es archivar dicho documento y escribir en la observación, los motivos por los cuales se desiste de dicho radicado. Un documento solo puede ser modificado por el usuario que lo anexó o por su jefe inmediato antes de que se le haya asignado el radicado. Para quienes no están autorizados al uso de firma mecánica y requieran adjuntar el documento firmado, se debe realizar a través de la opción “Asociar imagen”, no se recomienda la opción de Anexar otro archivo. Un radicado que no tiene imagen asociada, no se debe devolver, sin antes verificar si por su naturaleza (web, telefónica, etc.) , no requiere imagen adjunta. Cuando un radicado no sea de competencia del funcionario al que fue asignado se debe remitir al competente natural o en su defecto ante el desconocimiento devolverlo al origen con la debida observación aclaratoria. El conteo de días de un radicado termina cuando se le anexa la respuesta notificada y se archiva por el Centro de Documentación.


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Cualquier radicado que no requiera respuesta debe ser enviada al usuario del centro de documentación con la debida observación aclaratoria para su respectiva acción de archivo. Un documento que se ha archivado puede ser retornado solo a la bandeja del usuario que lo archivó, previa solicitud de dicho procedimiento al funcionario líder de Orfeo en su dependencia. Cuando llegan requerimientos a los correos corporativos del Sr. Alcalde o Secretarios del despacho, estos deben ser ingresados al sistema ORFEO anexando una impresión pdf del mensaje de datos original para que quede registrada la trazabilidad de la solicitud. Se le debe responder el correo al ciudadano con el número con el que quedó radicada su solicitud para que pueda consultarla vía web. Para la elaboración de una resolución, el funcionario que proyecta debe generar una comunicación interna con el contenido del texto y enviarlo al usuario de Despacho; cualquier modificación sobre el texto, se realiza sobre dicha comunicación interna. Cuando el documento está aprobado, en el despacho se toma el texto proyectado y se elabora y radica dicha resolución.

DESARROLLOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO EN LA FAC A FUTURO

- Cobertura del Sistema de Gestión Documental en todas las Unidades Militares Aéreas de la Fuerza Aérea Colombiana. - Implementación de la Firma Electrónica. - Recepción de fax y correo electrónico directamente en el Sistema de Gestión Documental. - Implementación del proceso de Expedientes Electrónicos y Disposición Final.


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CONCLUSIONES Gracias a la implementación del

Sistema de Gestión Documental, se le da una mejor organización a los documentos.

Tenemos también que agradecerle a la

tecnología ya que ayudó a tener la firma electrónica y podemos producir documentos firmados sin necesidad de tener al jefe cuando no se puede.

Se maneja el programa Orfeo el cual

nos ayuda a agilizar los procedimientos en cuanto a la producción y el manejo de los 8 procesos que menciona el PGD.


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