Auditoría Documental · Web viewSi es a través del Sistema de Gestión Documental, se debe proyectar el oficio, adjuntando el Informe Final de Auditoría Documental (AIFL06) y el

PROCESO AUDITORÍA A LOS SUJETOS VIGILADOS CÓDIGO AIPD01

PROCEDIMIENTO AUDITORÍA DOCUMENTAL VERSIÓN 8

ELABORÓ: Profesional Superintendencia Delegada para la Supervisión InstitucionalProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ: Superintendente Delegado para la Supervisión InstitucionalJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ: Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

FECHA:11/06/2015

FECHA:19/06/2015

FECHA:09/07/2015

OBJETIVORealizar auditoría a los sujetos vigilados a través de la revisión de información recolectada por medio del reporte de obligatorio cumplimiento solicitado por la Circular Única, respuestas a requerimientos de información, entre otras fuentes, para verificar y analizar, obtener conclusiones que permitan establecer el cumplimiento frente a las obligaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

ALCANCEInicia con la planeación de la Auditoría. Continúa con su ejecución, la aprobación del Plan de Mejoramiento, el traslado de los hallazgos a las dependencias o autoridades competentes y termina con el archivo de la documentación generada y recopilada en la Auditoría de acuerdo a las políticas institucionales.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El procedimiento aplica a los procesos relacionados con la Inspección y Vigilancia ejercida por la Superintendencia Nacional de Salud.

DEFINICIONES

Auditoría: Es un proceso sistemático, por medio del cual se lleva a cabo la verificación e inspección de actividades previamente definidas y estandarizadas, mediante la utilización de técnicas especializadas y ajustadas a la normatividad vigente, con el objetivo de obtener evidencias cuyo propósito es mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud del SGSSS.

Auditorías de Seguimiento: Corresponden a las auditorías realizadas como parte del seguimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos por la entidad.

Plan de Mejoramiento: Es el conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las causas que dan origen a las desviaciones encontradas en las auditorias integrales o especiales que realice la Superintendencia a todos sus vigilados, que se generan como consecuencia de las observaciones formales provenientes de este órgano de supervisión; es por ello que con cada informe final

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se remitirá una matriz de plan de mejoramiento, con el fin de que las acciones de mejora sean diligenciadas por el auditado, las cuales pueden ser: Presenciales o Documentales.

Auditorías Documentales: Son aquellas que se realizan a través de la revisión y análisis de información del vigilado contándose entre otras fuentes: indicadores, PQRD, inconsistencias, Registros en el RVCC. Lo anterior servirá como soporte y evidencia en la identificación de hallazgos, recomendación de traslados y/o elaboración de planes de mejoramiento.

Auditoría Oculta: Es una de las modalidades de recaudo de información para la auditoría documental que se realiza por medio de una o varias llamadas al vigilado con el fin de confirmar la información reportada por éste o la denunciada por los usuarios.

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros”

En el artículo 68 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud tendrá como competencia realizar la inspección, vigilancia y control del cumplimiento de las normas constitucionales y legales del sector salud y de los recursos del mismo.

Ley 1122 de 2007 “Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones”

En el Artículo 35 establece que son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.

En el Artículo 37 se dispone que la Superintendencia Nacional de Salud debe

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ejercer sus funciones teniendo como base los siguientes ejes:

1) Financiamiento: Su objetivo es vigilar por la eficiencia, eficacia y efectividad en la generación, flujo, administración y aplicación de los recursos del sector salud.

2) Aseguramiento: Su objetivo es vigilar el cumplimiento de los derechos derivados de la afiliación o vinculación de la población a un plan de beneficios de salud.

3) Prestación de servicios de atención en salud pública: Su objetivo es vigilar que la prestación de los servicios de atención en salud individual y colectiva se haga en condiciones de disponibilidad, accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad, en las fases de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación.

4) Atención al usuario y participación social: Su objetivo es garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud; de igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.

5) Información: Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y transparencia.

6) Focalización de los subsidios en salud: Vigilar que se cumplan los criterios para la determinación, identificación y selección de

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beneficiarios y la aplicación del gasto social en salud por parte de las entidades territoriales.

En el Artículo 39 se establece como objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud: “c) Vigilar el cumplimiento de las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud y promover el mejoramiento integral del mismo, d) Proteger los derechos de los usuarios en especial, su derecho al aseguramiento y al acceso al servicio de atención en salud, individual y colectiva, en condiciones de disponibilidad accesibilidad, aceptabilidad y estándares de calidad en las fases de promoción, prevención, tratamiento y rehabilitación es salud.”

En el Artículo 40, literal e, se establece que la Superintendencia podrá “Ejercer la competencia preferente de la inspección, vigilancia y control frente a sus vigilados, en cuyo desarrollo podrá iniciar, proseguir o remitir cualquier investigación o juzgamiento de competencia de los demás órganos que ejercen inspección, vigilancia y control dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, garantizando el ejercicio de la ética profesional, la adecuada relación médico paciente y el respeto de los actores del sistema por la dignidad de los pacientes y de los profesionales de la salud.”

Adicionalmente, en el parágrafo de este artículo se indica que la Superintendencia para el cumplimiento de su función de inspección y vigilancia “podrá contratar la realización de programas o labores especiales con firmas de auditoría.”

Ley 1438 de 2011 “Por medio de la cual se reforma el Sistema En el artículo 121 se listan los sujetos de inspección, vigilancia y control de la Pág. 4 de 27



General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones” Superintendencia Nacional de Salud.

Ley Estatutaria 1751 de 2015 “Por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan otras disposiciones”

El Artículo 3°. Ámbito de aplicación. La presente ley se aplica a todos los agentes, usuarios y demás que intervengan de manera directa o indirecta, en la garantía del derecho fundamental a la salud.

Decreto 1011 de 2006 “Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.”

En el numeral 2 del artículo 5 se establece que la Superintendencia Nacional de Salud: “ejercerá funciones de vigilancia, inspección y control dentro del SOGC y aplicará las sanciones en el ámbito de su competencia”

En los artículos 49, 50, 51 y 52 se enuncian funciones de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud relacionadas con el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de Salud.

Decreto 4747 de 2007 “Por medio del cual se regulan algunos aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago de los servicios de salud de la población a su cargo, y se dictan otras disposiciones”

En el capítulo II establece las condiciones de contratación entre prestadores de servicios de salud y entidades responsables del pago de servicios de salud.

Decreto 2462 de 2013 “Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.”

Se establece la función de realizar auditorías, recibir declaraciones, requerir información y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos, para el cumplimiento de sus funciones de inspección y vigilancia.

Superintendencia Delegada para la Supervisión de Riesgos: artículo 16 numeral 13, y artículo 17 numeral 11.

Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario: artículo 18 numeral 21, artículo19 numeral 10 y artículo 20 numeral 13.

Superintendencia Delegada para la Supervisión Institucional: artículo 21 numeral 36, artículo 22 numeral 25, artículo 23 numeral 19, artículo 24 numeral 14, artículo 25 numeral 25

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Superintendencia Delegada de Medidas Especiales: artículo 26 numeral 13, artículo 27 numeral 7, artículo 28 numeral 8.

Decreto 2702 de 2014 “Por el cual se actualizan y unifican las condiciones financieras y de solvencia de las entidades autorizadas para operar el aseguramiento en salud y se dictan otras disposiciones.”

Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos en este decreto.

Resolución 1215 de 2015 “Por medio de la cual se adopta el Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones.”

Adopción del Manual de Auditorías y Visitas de la Superintendencia Nacional de Salud, “el cual estará conformado por las actividades, definiciones, políticas de operación, guías, formatos, instructivos y demás documentos, debidamente definidos en la pirámide documental de la Entidad y relacionados en los procedimientos de Auditoría Integral y Especial, Auditoría Documental y Visitas.”

Resoluciones 000568 de 2015 “por la cual se crean las regionales de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones”,

Aplica toda la Resolución.

Resolución 000825 de 2015 “por la cual se conforman unos grupos internos de trabajo en la Organización en el Territorio y se dictan otras disposiciones”

Aplica los Artículos 1º. Y 2º.

Resolución 256 de 2016 “Por la cual se dictan disposiciones en relación con el Sistema de Información para la Calidad y se establecen los indicadores para el monitoreo de la calidad en salud”

Las auditorías que se realicen deberán observar los lineamientos establecidos en esta resolución.

Resolución 1328 de 2016 y modificatorias “Por la cual se establece el procedimiento de acceso, reporte de prescripción, garantía del suministro, verificación, control, pago y análisis de la

Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplican a todos los prestadores de servicios de salud, a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB) y a las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) que

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información de servicios y tecnologías en salud no cubiertas por el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y se dictan otras disposiciones”

suministren a sus afiliados servicios y tecnologías en salud no cubiertas en el Plan de Beneficios en Salud con cargo a la UPC y que deban recobrarlos al FOSYGA o a quien haga sus veces.

Resolución 2511 de 2017 “Por la cual se modifican los artículos 2 y 4 de la Resolución 000568 de 2015 y el artículo 2 de la resolución 000825 de 2015”

Aplica toda la Resolución.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN1. El acopio de pruebas debe cumplir los criterios de suficiencia técnica y legal.2. Los hallazgos deben estar soportados con evidencia y material probatorio para su sustentación, el cual puede estar conformado por archivos

físicos y digitales, denuncias de usuarios, declaraciones de empleados de los sujetos vigilados, y/o cualquier otro elemento que sea conforme a la normativa vigente.

3. Una de las modalidades de la auditoría documental es la auditoría oculta, la cual puede ser realizada por medio de llamadas al vigilado para verificar la información reportada y el cumplimiento de los estándares que define la normativa vigente.

4. Para verificar el cumplimiento de las disposiciones de la Circular Conjunta 009 de 2016 y del Decreto 1427 de 2016, se utilizará el formato Matriz Nombramiento Gerentes Colombia, identificado con el Código AIFT43, de conformidad con las competencias de la Entidad y la normativa vigente.

5. Para los temas relacionados con este procedimiento, todos los memorandos dirigidos a las demás Delegadas de la Superintendencia Nacional de Salud y a los Jefes de Oficina, deben ir firmados por el(la) Delegado(a) para la Supervisión Institucional o por el asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio.

6. Ningún director, ni profesional, ni coordinador tiene facultad para realizar mesas de trabajo con los vigilados, esta facultad está en cabeza únicamente del Superintendente Delegado, la cual bajo ninguna circunstancia podrá ser delegada, con excepción de las mesas de trabajo que deban realizar las Regionales para la identificación y el seguimiento a la problemática de cada Departamento. Las solicitudes de información por parte de los vigilados sobre el avance de las actuaciones administrativas deberán realizarse mediante oficio y responderse por esta misma vía

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ID ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSABLE CARGO ÁREA

PARTICIPANTE REGISTRO

1 Definir la(s) entidades objeto de auditoría.

Se define la(s) entidad(es) objeto de auditoría a partir de la información contenida en el Plan Anual de Auditoría, los lineamientos del Señor Superintendente o su delegado, las actividades de seguimiento a los Planes de Mejoramiento y/o los análisis que se produzcan en las dependencias encargadas de las actividades de inspección, vigilancia y control, respecto de la información disponible del vigilado. De igual forma, la definición podrá establecerse a partir de requerimientos de entidades de control, despachos judiciales o de los informes de PQRD allegadas por los usuarios del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Superintendencia Delegada para la

Supervisión Institucional


Protección al Usuario

Superintendencia Delegada para la Supervisión de

Riesgos

Superintendencia Delegada para las

Medidas Especiales

Regionales de la Superintendencia Nacional de Salud

Comité Gerencial para la

Organización en

Superintendente Delegado(a)

Director(a)

Asesor Delegado para

coordinar, supervisar, orientar y dirigir las

Regionales en el Territorio

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el Territorio

2 Planear la auditoría documental.

Una vez definida(s) la(s) entidad(es) a ser auditada(s), se designa al funcionario o al equipo de funcionarios que desarrollaran la auditoría documental. Como parte de la planeación se definen el alcance y enfoque de la auditoría, los componentes a ser auditados, cronograma de trabajo y las fuentes que se requieren para obtener la información de los componentes, según el tipo de requerimiento.

En el caso de las auditorías realizadas por las Regionales de la Superintendencia Nacional de salud en el territorio, la planeación y direccionamiento de la auditoria será realizada con el apoyo de la Superintendencia Delegada para la Supervisión institucional






Riesgos


Medidas Especiales

Regionales de la Superintendencia

Nacional de Salud.





Director(a)

Profesional

3 Recopilar y consolidar A partir de lo definido en la actividad de Superintendencia Profesional

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la información de la auditoría.

planeación se podrán usar, entre cualquier otra que se considere necesaria e idónea, las siguientes fuentes de información: la registrada en el RVCC, en el Ministerio de la Salud y Protección Social o en otros entes rectores del SGSSS, los informes sobre el seguimiento a los riesgos de operación de los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud, los reportes estadísticos sobre las PQRD interpuestas por los ciudadanos, el informe de seguimiento del Plan Anual de Gestión, reporte de sanciones, Estudios sectoriales e informes de entes de control, tutelas y requerimientos de despachos judiciales, Informes de las Redes de Controladores, el Reporte de interventores, liquidadores, contralores y promotores, el consolidado de planes de mejoramientos y las denuncias en medios de comunicación.

Para el caso de las auditorías a IPS públicas se podrá usar entre otros, el formato AIFL04- Informe de seguimiento Trimestral PGIRV Viabilizados

Para el caso de las auditorías a EAPB se podrá usar los formatos:

Delegada para la Supervisión Institucional




Riesgos

Regionales de la Superintendencia

Nacional de Salud.


Medidas Especiales

AIFL04 -Informe de seguimiento Trimestral PGIRV Viabilizados AIFT41 -Seguimiento a compromisos de Depuración

AIFT42 -seguimiento a compromisos de pago

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AIFT41 - Seguimiento a compromisos de Depuración

AIFT42 - Seguimiento a compromisos de pago

4¿Se requiere solicitar información al sujeto auditado?

Sí, continúa en la actividad 5; No, continúa en la actividad 7.

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5

Remitir al sujeto vigilado el requerimiento de información.

Se proyecta oficio al sujeto vigilado solicitando se allegue la información necesaria para desarrollar la auditoría documental. Se traslada al Coordinador, Director (a), Delegado o al Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o el Comité Gerencial para la Organización en el Territorio, según corresponda, para su aprobación y envío de acuerdo al procedimiento de Administración de Correspondencia (GDPD02).

El requerimiento de información podrá ser enviado a través de correo electrónico, siempre y cuando, se archive el acuse de recibo en el expediente.

El requerimiento podrá estar acompañado del formato de Caracterización del proceso de cita previa de las EPS (AIFT40) para los casos que aplique. Este formato deberá ser diligenciado por los vigilados y remitido a esta Superintendencia en el tiempo establecido en el requerimiento.






Riesgos


Medidas Especiales


Profesional

Superintendente Delegado (a)

Director(a)




ASFL02 - Oficio

AIFT40- Instrumento de caracterización proceso cita previa Entidades Promotoras de Salud -EPS

6 Revisar la respuesta del sujeto auditado.

Una vez es allegada la información por parte del vigilado se revisa de acuerdo a las



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metodologías, lineamientos del Superintendente Delegado o del Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o del Comité Gerencial para la Organización en el Territorio, y demás instrumentos que permitan establecer la conformidad de la información con el requerimiento realizado, según sea el caso. Los documentos físicos, electrónicos o el registro de las llamadas efectuadas se deberán archivar de acuerdo a las políticas institucionales y al procedimiento de Administración de Archivo (GDPD03).





Riesgos


Medidas Especiales

Despacho del Superintendente

Nacional de Salud

Director(a)




Profesional

7 Realizar el análisis de la información y de las evidencias recopiladas y elaborar informe preliminar.

El análisis de la información recopilada se realiza de acuerdo a las metodologías, lineamientos del Superintendente Delegado, del Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o del Comité Gerencial para la



Superintendencia

Profesional AIFL05 - Informe Preliminar de Auditoría Documental

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Organización en el Territorio, y demás instrumentos que permitan establecer la conformidad de la información disponible con los estándares y disposiciones establecidas en la normativa vigente o por la reportada en cumplimiento de un requerimiento particular. Esta información puede ser reportada o remitida por el vigilado, o estar disponible en los sistemas de la SNS o de los cuales se tiene acceso.

Este análisis se plasma en el formato de Informe Preliminar de Auditoría Documental (AIFL05), en el cual se consolidan las actuaciones realizadas por el o los funcionarios auditores, así como las fuentes consultadas, la información remitida y recaudada, los principales aspectos encontrados y los hallazgos identificados. Estos últimos en caso de haberse encontrado en el desarrollo de la auditoría.

Delegada para la Protección al

Usuario


Riesgos


Medidas Especiales



Organización en el Territorio

8

¿En el informe se identificaron hallazgos?

Sí, continúa en la actividad 10; No, continúa en la actividad 9.

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9Archivar los documentos de la auditoría.

Los documentos generados y recopilados en el desarrollo de la Auditoría Documental se archivan de conformidad con las políticas institucionales y los lineamientos del Procedimiento de Administración de Archivo, GDPD03.






Riesgos


Medidas Especiales


Profesional

10 Aprobar y enviar el Informe Preliminar de Auditoría.

El informe preliminar en el cual se relacionan los elementos generales de la auditoría, las posibles contingencias que la afectaron y los



AIFL05 - Informe Preliminar

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hallazgos encontrados a partir del análisis y contrastación de la información recaudada, se traslada al Director, al Superintendente Delegado(a), al Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o al Comité Gerencial para la Organización en el Territorio, dependiendo de cada caso, para su revisión, y se realizan los ajustes cuando sean requeridos. Cabe señalar que este informe no incluye las conclusiones y recomendaciones del equipo auditor.

Luego de la aprobación y firma del Delegado (a) se remite el informe preliminar al vigilado (Correo electrónico o físico, ver: Procedimiento Administración de Correspondencia – GDPD02). Si es a través del Sistema de Gestión Documental, se debe proyectar el oficio, adjuntando el Informe Preliminar, para revisión y aprobación por parte del Director o Superintendente Delegado, posteriormente, se debe radicar el oficio en la secretaría de la Dirección correspondiente para su envío.

El vigilado tendrá máximo 5 días hábiles para presentar explicaciones, aclaraciones o allegar la información que permita desvirtuar uno o más hallazgos identificados en el informe

Supervisión de Riesgos





Superintendencia Delegada de

Medidas Especiales




Regionales en el TerritorioDirector(a)

Equipo Auditor

de Auditoría Documental

ASFL02-Oficio

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preliminar.

11 Elaborar el Informe Final de Auditoría.

Revisar en el Sistema de Gestión Documental o en el correo electrónico institucional si se recibieron los documentos solicitados al vigilado en los 5 días hábiles.

Si el sujeto auditado envía las explicaciones o aclaraciones en los términos establecidos, se elabora el Informe Final de Auditoría en el formato AIFL06, en el cual se analizan dichas explicaciones, aclaraciones o información adicional suministrada, para establecer si se desvirtúan o se ratifican los hallazgos presentados en el Informe Preliminar. En caso de que la información allegada desvirtúe uno o más hallazgos se dejará anotación en el Informe Final de Auditoría, el cual incluirá además las recomendaciones y conclusiones del equipo auditor.

Si el sujeto auditado no envía las explicaciones o aclaraciones en los términos establecidos, se elabora el Informe Final de Auditoría en el formato AIFL06, dejando en firme los hallazgos del Informe Preliminar.


Riesgos






Medidas Especiales


Equipo Auditor

AIFL06 - Informe Final de Auditoría Documental

12 Aprobar y enviar el Informe Final de Auditoría.

Trasladar al Director, Superintendente Delegado, Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o al Comité Gerencial para la


Riesgos

Superintendente

Delegado(a)

AIFL06 - Informe Final de Auditoría

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Organización en el Territorio, dependiendo cada caso, para su revisión. En caso de ser requerido se realizan los ajustes solicitados.

Luego de la aprobación y respectivas firmas por parte del Delegado (a) se remite el Informe Final al vigilado (Correo electrónico o físico, ver: Procedimiento Administración de Correspondencia – GDPD02). Si es a través del Sistema de Gestión Documental, se debe proyectar el oficio, adjuntando el Informe Final de Auditoría Documental (AIFL06) y el formato AIFT01-Ficha Técnica para suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento, para la revisión y aprobación por parte del Director, Superintendente Delegado, posteriormente, se debe radicar el oficio en la secretaría de la dependencia correspondiente para su envío.

En el caso de las auditorías realizadas por las Regionales en la organización en el territorio la REVISION será realizada en conjunto con el Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o Comité Gerencial para la Organización en el Territorio, dependiendo cada caso

El vigilado tendrá hasta 10 días hábiles para presentar el Plan de Mejoramiento en el






Medidas Especiales




Director(a)

Equipo Auditor




Documental

ASFL02-Oficio

AIFT01-Ficha Técnica para suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento

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formato AIFT01, en caso de que en el Informe Final hubiesen quedado en firme uno o más hallazgos.

13 Trasladar el Informe de Auditoría a la dependencia o entidad competente.

Si los hallazgos por su naturaleza no son de competencia de la(s) Superintendencia(s) Delegada(s) o si se requiere que sean puestos en conocimiento de otras Superintendencias Delegadas y/o Entidades, se proyecta oficio o memorando, según corresponda, trasladando el informe a las autoridades o dependencias competentes, teniendo en cuenta lo siguiente:

Si por la gravedad y naturaleza de las situaciones críticas o irregulares encontradas se pone en riesgo inminente la prestación del servicio o la sostenibilidad financiera del vigilado, se proyecta memorando dando traslado a la Superintendencia Delegada de Medidas Especiales para iniciar el procedimiento “Determinación de la acción o medida especial” (MEPD01).

Si se evidencio que se vulneraron o menoscabaron los derechos de los usuarios en salud, o si a partir del desarrollo de la auditoría se identificó que el vigilado incumplió una de las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud, se diligencia el formato “Traslado para Investigación






Riesgos


Medidas Especiales




Director(a)




Profesional

ASFL01-Memorando

PAFT03-Traslado para Investigaciones Administrativas

ASFL02-Oficio

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Administrativa” (PAFT03) y se traslada junto con el Informe Final de Auditoría Documental a la Superintendencia Delegada de Procesos Administrativos.

Si los hallazgos encontrados tienen alcance disciplinario, fiscal o penal se traslada mediante oficio a la Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República de Colombia o Fiscalía General de la Nación, respectivamente.


14 Verificar la recepción del Plan de Mejoramiento.

Revisar los canales dispuestos para la recepción del Plan de Mejoramiento (correo electrónico o Sistema de Gestión Documental) verificando si el sujeto vigilado envió el Plan de Mejoramiento - AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento en el tiempo establecido (10 días hábiles).

Si el Plan de Mejoramiento no es aprobado en una primera instancia se informará al vigilado que deberá ajustarlo y remitirlo nuevamente dentro de los siguientes diez (10) días hábiles.

NOTA. El plan de mejoramiento solo será devuelto para ajustes por una única vez






Riesgos


Profesional AIFT01 - Ficha Técnica para Suscripción y aprobación de Plan de Mejoramiento

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Medidas Especiales


15 Analizar y aprobar el Plan de Mejoramiento.

Analizar y aprobar AIFT01- Ficha Técnica para Suscripción y aprobación de Plan de Mejoramiento remitido por la Entidad sujeto de auditoría, por parte del Delegado(a), con el fin de verificar que las acciones propuestas superen las situaciones críticas o irregulares identificadas en la auditoría. Una vez se apruebe se incluirá en la base de datos de entidades bajo seguimiento.






Riesgos


Medidas Especiales

Regionales de la


Director(a)

Equipo Auditor




AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento

Base de datos de entidades bajo seguimiento

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Superintendencia Nacional de Salud

16

Definir el mecanismo de realización de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.

El seguimiento al Plan de Mejoramiento se podrá realizar mediante el Desarrollo del Procedimiento de Auditoría Documental (AIPD01), Auditoría Integral y Especial (AIPD02) o Visita (AIPD03).

Si es mediante Auditoría Integral y Especial o Visita se debe seguir lo descrito en el respectivo procedimiento.

Si es mediante Auditoría Documental continúe en la actividad 2.

Nota. Las Regionales realizarán seguimiento sobre los Planes de mejoramiento, producto de las auditorías que hayan realizado o acompañado.






Riesgos


Medidas Especiales


Profesional

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

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/TAREA

7Realizar el análisis de la información y de las evidencias recopiladas y elaborar informe preliminar.

El análisis de la información recopilada se realiza de acuerdo a las metodologías, lineamientos del Superintendente Delegado, del Asesor Delegado para coordinar, supervisar, orientar y dirigir las Regionales en el Territorio o del Comité Gerencial para la Organización en el Territorio, y demás instrumentos que permitan establecer la conformidad de la información disponible. De igual forma, el análisis estará enmarcado en lo definido en la planeación de la Auditoría

Cada vez que se realice una

auditoría.Profesional

AIFL05 - Informe Preliminar de Auditoría Documental

13 Trasladar el Informe de Auditoría a la dependencia o entidad competente.

De acuerdo a la naturaleza de los hallazgos, el Informe Final de Auditoría Documental debe ser trasladado a la dependencia o Entidad correspondiente.

Cada vez que se realice una

auditoría y en su Informe final se

identifiquen hallazgos.


Director (a)

ASFL01-Memorando

PAFT03-Traslado para Investigaciones Administrativas

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15 Analizar y aprobar el Plan de Mejoramiento.

El Plan de Mejoramiento deberá estar diligenciado por el vigilado en el formato AIFT01. Una vez sea allegado, el equipo auditor revisa que las acciones de mejoramiento subsanen los hallazgos identificados en el Informe Final de Auditoría Documental.

Cada vez que el auditado allegue

el Plan de Mejoramiento

respectivo.

Superintendente Delegado (a)l

AIFT01-Ficha Técnica para Suscripción y aprobación del Plan de Mejoramiento

Base de datos de entidades bajo seguimiento

ANÁLISIS DE TIEMPO

El tiempo promedio de la auditoría documental es de 30 días hábiles. En caso de requerir un plan de mejoramiento se requieren 14 días adicionales para la revisión de este.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

N.A.

CONTROL DE CAMBIOSASPECTOS QUE DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD FECHA DEL VERSIÓN

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CAMBIARON EN EL DOCUMENTO EFECTUADOS DEL CAMBIO CAMBIO

DD/MM/AAAA

Creación del documento

A través del memorando 3-2015-012285 se solicitó la creación del procedimiento y su respectiva codificación.

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional 09/07/2015 1

Modificación de actividad

A través del memorando 3-2016-008690 se solicitó la creación del formato AIFT40 denominado Instrumento de Caracterización Proceso Cita Previa Entidades Promotoras de Salud – EPS, el cual se relacionó en la actividad 5.


Modificación del documento A través del memorando 3-2016-014329 se solicitó la modificación del objetivo, el alcance, el ámbito de aplicación, la normativa, las actividades y el análisis de tiempo. Adicionalmente, a través del memorando 3-2016-013517 se solicitó la creación de los formatos de Informe preliminar y final de Auditoría Documental, identificados con los códigos AIFL05 y AIFL06, respectivamente. Estos fueron incluidos en las actividades 7, 10, 11 y 12.

Mediante memorando 3-2016-

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

09/09/2016 3

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016888 se aprueba la modificación.


A través del memorando 3-2016-017980 se solicitó la creación del formato Matriz Nombramiento Gerentes Colombia, identificado con el código AIFT43, relacionándolo en la política de operación número 4.Se aprueba el ajuste del documento mediante memorando NURC: 3-2016-020045



A través del memorando 3-2017-009135 se solicitó el ajuste del procedimiento con la inclusión de dos normas y de las políticas de operación 5, 6 y 7, adicional la modificación de la actividad No. 14 y el análisis de tiempo.

Se aprueba el ajuste del documento mediante memorando NURC: 3-2017-009236


Modificación de actividad A través del memorando 3-2017-012408 se solicitó el ajuste de actividades y registros del procedimiento donde se indique el AIFT01; en cuanto al formato AIFT01 “Ficha técnica para suscripción del Plan de

Superintendente Delegado para la Supervisión Institucional

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mejoramiento” se solicitó cambio del título por: Ficha técnica para suscripción y aprobación del plan de mejoramiento y adicionándole otras celdas.

Se aprueba el ajuste del documento mediante memorando NURC: 3-2017-012746

Modificación de actividades

A través del memorando 3-2017-013563 se solicitó el ajuste de normatividad, políticas de operación y actividades. Se aprueba el ajuste del documento mediante memorando NURC3-2017-013622


Modificación de actividades

A través del memorando 3-2017-016313 se solicitó el ajuste de la actividad 3 en la descripción y registro, y de la actividad 5 en su registro.

Se aprueba el ajuste del documento mediante memorando NURC 3-2017-016625


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Auditoría Documental · Web viewSi es a través del Sistema de Gestión Documental, se debe proyectar el oficio, adjuntando el Informe Final de Auditoría Documental (AIFL06) y el