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concepto, programa, tablas de retencion documental
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INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
ANA EDILIA CASTAÑO RAMIREZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUMENTAL G2 ARMENIA
2012
GESTION DOCUMENTAL
ANA EDILIA CASTAÑO RAMIREZ
UNIDAD 1: INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL
Docente LUZ MARINA ARIAS
Licenciada en Educación
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
UNIDAD DOCUMENTAL G2 ARMENIA
2012
CONTENIDO
1. Averigüe como se originó la Gestión Documental, puede tomar como base el siguiente documento “GESTIÓN DOCUMENTAL” que puede encontrar en http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf 2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. 3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. 4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante cuál Ley fue creado? 5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? 6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? 7. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? 8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? 10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documetal? 11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. 14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía.
INTRODUCCIÓN.
El presente trabajo consta de 13 preguntas relacionadas con la gestión documental, para
conocer los proceso y actividades que conlleva la implementación de un programa gestión
documental, en primera lugar una breve introducción a sus orígenes, conceptos y
normatividad que competen en la implementación, así mismo la descripción de los procesos
que esta interrelacionados entre si y desarrolla en la unidad de correspondencia durante las
etapas del ciclo vital para la conceptualización de este programa e importancias y ventajas
que representan para los fondos documentales. Otro punto, es el tema de la tabla de
retención por ser un elemento indispensable en la gestión documental, por lo que se refiere
a la racionalización de la producción documental, institucionalización del ciclo vital de los
documentos y relaciona las etapas de las tablas de retención, en cuanto a la normatividad
a tener en cuenta en estos temas y a la privacidad de los documentos se mencionan
algunas con sus respetivas aclaraciones.
OBJETIVO GENERAL
Identificar las diferentes percepciones que se tienen gestión documental y dirección de
archivos como se admite nacional e internacionalmente.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Distinguir los componentes del proceso de gestión documental
Construir definiciones a partir de sus conocimientos en gestión documetal
1. AVERIGÜE COMO SE ORIGINÓ LA GESTIÓN DOCUMENTAL
la gestión documental o gestión de documentos fue concebida en Estados Unidos,
alrededor de la década de los 50, fue muy aceptada dentro de ese país y fue reconocida de
forma oficial a mediados del siglo XX. La Gestión Documental revolucionó toda la práctica
archivística que se venía realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los
documentos de lo cual no se conocía hasta ese momento, demostrando una interconexión
entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos personales o
institucionales.
Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un explosión de
información, esto debido a la búsqueda de superioridad tecnológica por parte de los
países, principalmente Estados Unidos y la extinta Unión Soviética, esta eclosión llegó a
punto tal que surgen problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de
papeles, que se estaban produciendo, es a raíz de esto que la gestión documental pudo
posicionarse más rápidamente en el seno de las organizaciones en Estados Unidos y otros
países que sufrían de exceso de documentos, lo que permitió reducir, y organizar toda esta
documentación, partiendo del ciclo vital de los documentos y respetando siempre el
principio de orden original y el principio de procedencia.
2. DEFINA CON SUS PROPIAS PALABRAS GESTIÓN DOCUMENTAL A PARTIR DEL
CONCEPTO QUE EMITE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
es un conjunto de actividades administrativas que parte del ciclo vital de los documentos
con el fin de racionalizar la producción, hacer una efectiva distribución , proporcionar un
adecuado manejo y conservación a la documentación para que sirva de testimonio de la
historia y de servicio al usuario brindando una información oportuna
3. CONSTRUYA SU PROPIO CONCEPTO DE DOCUMENTO Y DOCUMENTO DE
ARCHIVO A PARTIR DE LA DEFINICIÓN QUE DA DEL MISMO EL AGN.
DOCUMENTO
La definición de documento, abarca todo tipo de información sin importar el soporte en que
se contenga y/ o el fin por el cual fue emitida.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
La definición de documentos de archivo, son los que produce o reciben una persona
jurídica o natural en el desarrollo de unas funciones administrativas, que toma valores
primarios o segundarios, y deberán ser conservados.
4. ¿QUÉ ES EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y MEDIANTE CUÁL LEY FUE
CREADO?
El Archivo General de la Nación -AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al
Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de
Archivos -SNA-, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y
proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.
Mediante la ley la 80, diciembre 22 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la
Nación y se dictan otras disposiciones.
5. ¿QUÉ ES EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS?
El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas
públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de
pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y
de las comunidades indígenas creadas por ley, que articuladas entre sí posibilitan la
homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de
estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los
ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.
El Sistema Nacional de Archivos se articula bajo la orientación del Archivo General de la
Nación como la instancia que aporta a la construcción de la política archivística en
Colombia, y con descentralización administrativa y operativa para el desarrollo de proyectos
y programas archivísticos de las instituciones que lo integran, brindando orientación sobre
organización, manejo, preservación, conservación, servicio y control de los archivos.
6. ¿CUÁL ES LA LEY POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE
ARCHIVOS?
Ley 595 del 14 de julio de 2000 ley general de archivo
7. ¿QUÉ DICE LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS EN EL TÍTULO V, GESTIÓN DE
DOCUMENTOS, ARTÍCULO 21?
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos
Esto indica que toda empresa del sector público debe elaborar los programas de gestión
documental, haciendo uso si lo desea de los medios tecnológicos y otros tipos de soporte
diferente al papel, pero siempre bajo los principios de procedencia, principio de orden
original y como establece la ley que deben ser los procesos archivísticos.
8. ENUNCIE LOS OBJETIVOS QUE PRETENDE ALCANZAR UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL.
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje
natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos
necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y
el control de la gestión publica y garantía de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que la
normalización de modelos y formatos para la producción documental.
Normalización la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la
vez preserven el medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación
y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de
correo y mensajería
Regula el manejo y la organización del sistema de administración de documentos y
archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención
documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,
conservación de la información y disposición final de los documentos
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centro de información, útiles para
la administración e importancia para la cultura
9. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE PARA ELABORAR
UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Administrativos: situación administrativa de al gestión documental en aspectos
como la transparencia, la simplificación de tramites y la eficiencia de la
administración.
Económicos: análisis de situaciones de tipo económicos, como la reducción de
costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización
de los recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos: considerando la base del programa; se refiere a los consignados en
la ley 954 de 200 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los
conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de
orden original.
10. ¿CUÁNTOS Y CUÁLES SON LOS PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL?
Los proceso de un programa de gestión documental son ocho y estarán
interrelacionadas entre si y de desarrollaran en las unidades de correspondencia y
durante las etapas del ciclo vital de los documentos (Archivo Gestión, Archivo
Central, Archivo Histórico).
PROCESO DE UN PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL
PRODUCCION DOCUMENTAL
Generacion de documentos en las instituciones, en cumplimiento de sus funciones
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificacion y control que una institucion debe realizar para la admision de los documentos que son remitidos por una persona natural o juridica
DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
Actiividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
TRAMITE DE DOCUMENTOS
curso del documento desde su produccion o recepcion hasta el cumplimiento de su fundion administrativa.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS
Conjunto de acciones arientadas a la clasificacion, ordenacion y descripcion de los documentos de ua institucion, como parte intergral de los procesos archivisticos.
CONSULTA DE DOCUMETOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el find de conocer la informacion que contiene.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fisica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Seleccion de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su consevacion temporal, permanente , o a su eliminacion conforme a los dispuesto en las tablas de retencion documental y/o tablas de valoracion documental.
11. EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE ADOPTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTA (TRD) Y CUÁLES ETAPAS COMPRENDEN.
Son importantes por todo lo anterior y porque son un elemento indispensable en la gestión
documental y también son un instrumento archivístico esencial que permite la
racionalización de la producción documental, la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.
Las etapas que comprende son:
ETAPA I: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.
En la etapa de búsqueda de la información que revela la historia administrativa de la
empresa, a través de los actos admirativos y las disposiciones legales y realización
una encuesta a los productores con el objetivo de identificar el tipo de
documentación que producen o gestionan
•Facilitan el manejo de la información.
•Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
•Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
•Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados
•Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
•Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
•Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
PARA LA ADMINISTRACION
•Permiten el manejo integral de los documentos.
•Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total.
•Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
• Identifican y reflejan las funciones institucionales.
• Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
•Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión
DESDE EL PUNTO
ARCHIVISTICO
ETAPA II: Análisis e interpretación de la información recolectada.
Es la identificación de las categorías archivísticas que surgen de los manuales de
funciones y procedimientos, la caracterización de los valores primarios del
documento, la conformación de las series, subseries y tipos documentales, fijación
del tiempo de vida que deberán tener los documentos fase de la clasificación de los
archivos según su ciclo vital con el fin de racionaliza la producción y garantizar la
protección del patrimonio documental, en las entidades desde el origen del
documento a hasta sus disposición final. También se analiza la frecuencia de
consulta, las normas internas y externas que regula la producción y el destino final
que tendrán los documentos.
ETAPA III: Elaboración de las tablas de retención documental para su aprobación.
De acuerdo con el análisis de la información recolectada, diligencian el formato de
TRD, acompañadas con una introducción, anexos que respaldan el proceso y los
criterios empleados en su elaboración, todo bajo la dirección del comité de archivo,
quienes a su vez producen un acta evaluando la propuesta. Quienes de la alta
jerarquía tengan a su responsabilidad los archivos, remitirán el proyecto de las tablas
de retención documental para su evaluación y aprobación a quien competa esta
función.
ETAPA IV: Aplicación
Después de aprobadas las tablas de retención documental, el representante legal
remitirá un acto administrativo para su aplicación, por lo tanto, la unidad de archivo
deberá capacitar a los empleados públicos de la entidad para una correcto y
adecuado manejo en la implementación de las TRD en los procesos de organización
de los archivos en sus diferentes fases, en compendio con estas y también para la
realización de las transferencias documentales primarias y segundarias e eliminación
de los documentos, con su debidos soportes de esta actividades.
ETPA V: Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental
Esta fase, consiste a través de un cronograma verificar que cada una delas
dependencias estén aplicando las TRD, vigilar que si en el transcurso de las
actividades administrativas surgen nuevas funciones, procedimientos o
dependencias , se incorporen los nuevos asusto que nacen de estos cambios, es
decir la categorías archivísticas (series, subseries y tipos documentales), las
retención correspondiente y disposición final, las cueles serán evaluadas por la
unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de las misma.
12. MENCIONE PORQUE ES IMPORTANTE Y CUÁLES SON LAS VENTAJAS QUE
PRODUCE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL PARA LAS EMPRESAS.
Es importante por que permite el incremento exponencial de la productividad
empresarial, ya que facilita la ubicación y el manejo de la información además que
reduce en gran medida, el exceso de documentos que generalmente se conservan
en las organizaciones y que no son importantes para la misma
Ventajas:
Racionaliza y controla la producción documental
Normaliza: la utilización de materiales, los procedimientos entro de las unidades
de correspondencia
Regula el manejo y la organización administrativa de los documentos.
Facilita el acceso y recuperación de la información
Efectúa proceso básico en la organización de los archivos.
Convierte los archivos en centros de información para la administración y cultura
Ibai Sistemas (2005), comenta algunas de estas ventajas de la siguiente forma.
Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.
Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.
Reducción de los costes de archivado
Reducción de la recuperación de un documento.
Acceso concurrente a un documento.
Mejora de atención a los clientes.
Reducción de costes legales.
Reducción de costes de acceso a la documentación.
Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.
Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.”
13. REALICE UN CUADRO CON 5 DE ESTAS NORMAS CON SU ENUNCIADO Y
HAGA A CADA UNA SU EXPLICACIÓN.
Articulo 74 todo los colombianos tiene derecho acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Es la posibilidad que tienen todos los ciudadanos de acudir a las fuentes de documentales, sea para materia de investigación, ciencia, historia o deseo personal para enterarse de los hechos de nuestro pasado, pero no quiere decir que tiene derecho acceder a todo tipo de información ya que la ley por alguno son de reserva ante el ciudadano.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo. Establece las el objeto y ámbito de aplicación para el manejo de los proceso archivísticos
Ley 80 de 1989 Por medio la presente ley surge el archivo general de la nación como un establecimiento publico de orden nacional
Art. 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
Que conjunto debemos velar por los bienes culturales naturales, porque son fundamentales para nuestro supervivencia y identificación de nuestra historia cultural.
Articulo 20 “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.”
Como ciudadanos de un estado democrático, tenemos el derecho expresar nuestros pensamiento o sentimiento cuando creemos que no están vulnerando nuestro derechos , es de estar informados de lo que acontece en nuestro país y difundir dicha información si lo creen conveniente.
14. INVESTIGUE LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS SOBRE LA
PRIVACIDAD DE LOS DOCUMENTOS.
ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar
y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual
modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y
privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y
demás garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con
las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e
intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y
demás documentos privados, en los términos que señale la ley.
La Declaración Universal de Derechos Humanos (1948), estableció:
“Artículo 12 Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia,
su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda
persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.”
Esta norma de la Declaración Universal de Derechos Humanos, incluyó el derecho a
la honra, que está reconocido en la Constitución Política de Colombia en el artículo
21
Artículo 21. Se garantiza el derecho a la honra. La ley señalará la forma de su
protección.
CONCLUSION
El programa de gestión documental, permite una mayor organización en las
entidades y ayuda de manera fundamental a que se respeten los principios
archivísticos, por una parte, pero se debe concientizar a todo el personal de la
organización para llevar de manera exitoso un constate manejo del programa que
permita que se cumpla el objeto de facilitar su utilización y conservación, así mismo
sus objetivos.
BIBLIOGRAFÍA
Constitución pollita de Colombia
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/cp/constitucion_politica_1991.ht
ml
Constitución y ciudadanía
http://blogjus.wordpress.com/2007/05/06/derecho-habeas-data-articulo-15/
Libro
Guía para la implementación de un programa de gestión documental : manual de
archivística primera fase / Archivo General De La Nación.
