Oficina de Tecnologíasde Información

Sistema de Gestión Documental SMVDoc

Superintendencia del Mercado de Valores - Perú

Agenda

? Situación actual del SGD? Antecedentes?Consideraciones funcionales y técnicas? Fuente Externa e Interna?Uso, actualización y seguridad? Archivo Físico y Digital? Estadísticas

? Evolución del SGD ? El SMV Virtual ? SGD integrado a procesos BPM

Situación Actual SGD

Antecedentes

Fase 1? 1999-2002 Workflow de principales procesosFase 2? 2002-2003 Sistema Gestión DocumentalFase 3? 2003 – 2005 SGD se integra al MVNet – Certificados digitalesFase 4? 2005 Migración SGD a entorno Web y cambio de SWFase 5? 2007 Certificación del SGD – MicroformasFase 6? 2009 procesos de microformasFase 7? 2010 Inclusión de nuevos procesos

Antecedentes: Consideraciones

Documentos Externos? Toda información proveniente de usuarios externos (supervisados y

público en general) es identificado a través de código denominado número de expediente.

? Los criterios establecidos son remitente, fecha y asunto? Es factible subsanar o regularizar un expediente.Documentos internos• Toda notificación a usuario externo debe pertenecer a un expediente• Se identificaron los tipos de notificaciones y la numeración es única y

correlativa por año.Flujo Documental:Flujo de generación de expediente: flujo abierto sin recorrido

establecido; sin embargo asociado a una jerarquía de la estructura organizacional

Flujo de Comunicación interna: idem al anterior, la diferencia que el expediente es creado por el personal de la SMV que no pertenece a Trámite.

Consideraciones Tecnológicas

? Sistema de Intercambio de información por internet y basado en PKI -MVNet

? El Sistema de intercambio genera un acuse de recibo con firma digital (Trámite Documentario Virtual).

? El Sistema de Intercambio se integró al Sistema de Gestión Documental.? Los expedientes enviados por MVNet son enviados directamente a la

bandeja de la secretaria de cada Gerencia.? Para la firma de las notificaciones internas y externas el personal de la

SMV tiene certificados digitales.? Arquitectura de software:? Base de Datos: Oracle? EMC: Filenet P8 ? Mensajería: Exchange? Motor BPM-Workflow: Ultimus? Herramienta de desarrollo: Visual Basic y Visual.Net? Servicio Web: IIS? Software de firma (internet) propiedad de la SMV? Software de firma en la SMV: Elock prosigner.

Que hemos logrado?? Presentación de Información Financiera es estacional: Se ha

reducido a 3 horas? Se ha reducido costos en horas hombres por el uso del papel

(eficiencia)? El expediente y sus documentos son seguros (integridad,

confiabilidad y disponibilidad).? Servicio de notificaciones físicas sólo para las empresas no

supervisadas o personas naturales. Entrega de cargos digitalizados. (control de plazos)

? Atención las 24 horas del día y los 365 días al año.? Ventanilla Única del Mercado de Valores, solo se presenta a través

del Sistema y ésta se distribuye a la Bolsa y CAVALI.? Disponibilidad de expedientes históricos, fácil acceso (eficiencia)? Se ha reducido el espacio del Archivo Central en 70% ( se tiene un

espacio de 37.8m2)? Hemos reducido el uso de impresoras y tóner? Optimización de atención a usuarios externos por transparencia (48 a

72 horas)? Cultura Organizacional basado en generar oportunidades sobre el

SGD

Fuente externa: Información Soporte Papel

Fuente Externa: Soporte Papel

InternetSeguro

UsuariosMVNet

ExpedienteElectrónico

Es VentanaUnica ?

TRAMITE DOCUMENTARIO Ventanilla Ùnica Fìsica

Usuarios deTramite

NO

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Workflow Adm. deImágenes

Bitácora DomicilioElectrónico

Digitalización(analista)

Control deCalidad

(analista)

Recepción eIndización(analista)

Archivo Digital

DocumentosFísicos (antes WF)

Exp

edie

nte

Ele

ctr

ónic

oC

ompl

eto

DocumentosFísicos

Doc.Digital

Doc.Digital

Doc.Digital

Doc.Digital

ExpedienteElectrónico

Doc.Digital

Doc.Digital

Exp

edie

nte

Ele

ctr

ónic

oC

ompl

eto

SIControl de Calidad(Gerente Sistemas)

Control deCalidad

y Supervisión(fedatario instit.)

DOCUMENTOS

Fuente externa: Información Soporte Digital

Autoridad de Certificación

DomicilioElectrónico

Bitácora y Base de datos Institucional

Sistema de Gestión Documental

Portal

Servidor Web

Servidor de Aplicaciones

Sistema MVNet – Red del Mercado de Valores

Sistemas de Supervisión

HTTPS

EmpresasSupervisadas

SMV

Fuente Externa: Digital - MVNet

Fuente interna: Información Soporte DigitalActualización, uso y trazabilidad

ServidorWEB

Bitácora

DomicilioElectrónico

SMVDocPC User

ExpedienteInterno

Expediente

Notificaciones Electrónicas

FirmadasDigitalmente

PC User

PC UserPC User

PC User

PC User

Fuente Interna: Digital

SGD - Diseño

Bandeja SGD

Seguridad y acceso a los documentos

Empresas

Empresa supervisada

MVNet

Usuarios externos CONASEV

TRÁMITE DOCUMENTARIO

ANTES •Personal de trámite documentario •Personal de la dirección/OficinaGG y Presidencia

Personal de la Dirección/Oficina

GG y Presidencia

Personal de Dirección/Oficina

GG y Presidencia

Personal de Dirección/Oficina

GG y Presidencia

Acceso Público

ACTUALFeb 2011

•Personal de Trámite Documentario

Superintendente

•Secretaria•Gerente

Superintendente

•Gerentes

Superintendente

•Secretarias•Gerentes •Analistas A1,A2…AnSuperintendente

Acceso Público

Asigna o evalúa

Archivo Central: Físico y Digital

Documentos Originales

Verificación y Preparación

Captura o Escaneo Control de

Calidad

Indización

Control de CalidadControl de Calidad

Firma Digital Fedatario

Generación de Medios (DVDs)

Acta de Conformidad

Devolución Documentos

Sistema Gestión Documental

Verifica, Escanea

Indiza

Cargo

Revisa y deriva

Sistema MVNet

Enviar Archivo Digital

Recepción y Validación

Preparación y Muestra de Exp

Microformas

Control de Calidad Fedatario

Control Calidad SMV

Firma Digital Fedatario

Generación de Medios (DVDs)

Acta de Conformidad

MICROFORMAS DE PAPEL A DIGITAL

MICROFORMAS DE DIGITAL A DIGITAL

VALOR LEGAL: CERTIFICADO DE IDONEIDAD TÉCNICA – INDECOPI

Acervo Documental

UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ARCHIVO CENTRAL: FISICO

ACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTAL

ARCHIVO CENTRAL 1,675,000 1,050,000 625,000

- VIGENTES 300,000

- NO VIGENTES 1,050,000 1,050,000

- TRAMITE DOCUMENTARIO 375,000ARCHIVOS DE GESTIÓN 270,000 270,000TOTAL DE U.A. 1,945,000 1,050,000 895,000

Caja (aprox) 1500 597 cajasDimensiones Caja 30 ancho 40 largo 20 de alto

Ingreso promedio de folios diarios: 7088 Aprox 5 cajas mensuales - Anual: 90,000

ARCHIVO DIGITAL:

288 DVDs originales 1 – 2.448 gb288 DVDs originales 2 - 2,448gb

Estadísticas

AÑO TotalExpedientes

%Tramite MVNet

2002 19,507 19,507

2003 16,740 9,862 6,878 41.1%

2004 16,832 4,325 12,507 74.3%

2005 17,433 4,004 13,429 77.0%

2006 20,474 6,226 14,248 69.6%

2007 22,515 6,133 16,382 72.8%

2008 22,828 5,571 17,257 75.6%

2009 23,361 6,045 17,316 74.1%

2010 21,991 3,453 18,538 84.3%

Expedientes y Documentos

AÑO NRO EXP

DOCS GENERAD

OS

DOCS PRESENTA

DOSTOTAL DOCs

Prom Exp Diario

Prom Doc Diario

2002 19,507 5,912 33,007 38,919 79 157

2003 16,740 11,696 42,825 54,521 68 220

2004 16,832 6,636 46,083 52,719 68 213

2005 17,433 7,007 42,966 49,973 70 202

2006 20,474 7,237 45,626 52,863 83 213

2007 22,515 8,075 43,490 51,565 91 208

2008 22,828 8,131 42,626 50,757 92 205

2009 23,361 6,860 41,174 48,034 94 194

2010 21,991 5,880 40,910 46,790 85 180

Documentos

Tipo Doc 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Oficio 1,392 2,580 2,836 3,116 2,603 2,959 2,139 2,121

Circular 5,206 11,123 7,255 9,484 10,212 7,710 6,807 7,789

Resoluciones 419 1,107 1,131 1,118 1,307 1,399 1,146 1,139

7,017 14,810 11,222 13,718 14,122 12,068 10,092 10,049

Total 93,098

Notificaciones

Atención de la SMV

AñoDe 9am a

6pmSábados y Domingos

De 6 pm a 8am %

2003 15,461 57 3,536 19%2004 24,630 154 7,859 24%2005 22,645 106 9,469 29%2006 24,024 222 11,335 32%2007 26,264 158 15,371 37%2008 29,290 214 15,396 34%2009 31,697 234 13,460 30%2010 21,902 124 8,345 28%

Expedientes y Documentos

Tendencia de comunicaciones Públicas y No Públicas 2003 - 2010

Nº de Expedientes y Documentos enviados 2003 - 2010

Ahorro de los participantes del MV

Hacia dónde va evolucionar el SGD?

Atención a los no supervisados

Tipo de Usuarios de la SMV

2006 2007 2008 2009 2010 PromedioN° Pers. N°s Exp N° Pers. N°s Exp N° Pers. N°s Exp N° Pers. N°s Exp N° Pers. N°s Exp N° Pers. % N°s Exp %

Supervisadas 318 26,452 327 29,110 361 30,515 362 32,013 378 33,492 349 26% 30,316 93%Naturales y Otras Jurídcas 995 2,445 1,107 2,297 997 2,149 1,303 2,181 691 2,202 1,019 74% 2,255 7%

Total: 1,313 28,897 1,434 31,407 1,358 32,664 1,665 34,194 1,069 35,694 1,368 100% 32,571 100%Fuente: Sistema MVNet y SGD

El 93% de servicios solicitados o han presentado información a la SMV (expedientes) provienen de

las empresas supervisadas – 26%y utilizan el Sistema MVNet

El 7% de servicios solicitados o hayan requerido información por la Ley de Transparencia tienen

como origen a persona naturales, empresas del Estado u otras

empresas.

Evolución del SGD

Muchas Gracias