Pengantar Knowledge management

1 | Knowledge Management for Executives

Pendahuluan 2

Pengertian Pengetahuan 3

Tipe-Tipe Pengetahuan 6

Pengertian Knowledge management 8

Manfaat Knowledge management 9

Pilar Utama Knowledge management 10

Aplikasi-Aplikasi Knowledge management 13

Penulis 16

Daftar Isi


Pengetahuan semakin diakui sebagai keharusan strategis

baru untuk sebuah organisasi. Paradigma yang tidak bisa

dipungkiri adalah bahwa pengetahuan merupakan sebuah

kekuatan. Oleh karena itu, kita harus menyimpannya,

kemudian menjaganya agar kita bisa terus memperoleh

manfaat untuk diri kita sendiri. Sekarang ini, pengetahuan

masih dianggap kekuatan―sebuah kekuatan yang sangat

besar pada kenyataannya―tetapi pemahaman sudah

sangat berubah, terutama dari sudut pandang organisasi.

Paradigma baru adalah bahwa pengetahuan di dalam

organisasi harus dibagikan agar organisasi itu sendiri dapat

tumbuh. Telah terbukti bahwa organisasi yang berbagi

pengetahuan di antara manajemen dan staf dapat tumbuh

lebih kuat dan menjadi lebih kompetitif. Ini adalah inti dari

knowledge management―berbagi pengetahuan (sharing of

knowledge). Jadi, mengapa kita harus mengelola

pengetahuan?

1. Marketplace semakin kompetitif dan tingkat inovasinya

pun meningkat.

Pendahuluan


2. Penurunan pada staf menciptakan kebutuhan untuk

menggantikan pengetahuan informal dengan metode-

metode yang formal.

3. Tekanan yang kompetitif mengurangi ukuran tenaga

kerja yang memegang pengetahuan bisnis yang

berharga.

4. Jumlah waktu yang tersedia untuk mengalami dan

memperoleh pengetahuan telah berkurang.

5. Pensiun dini dan meningkatnya mobilitas tenaga kerja

menyebabkan hilangnya pengetahuan.

6. Adanya kebutuhan untuk mengelola kompleksitas yang

meningkat karena perusahaan yang beroperasi kecil

merupakan operasi yang sumbernya transnasional.

7. Perubahan pada arah strategis dapat mengakibatkan

hilangnya pengetahuan dalam bidang tertentu.

Dalam ekonomi modern, pengetahuan yang mampu

dimanfaatkan dengan baik merupakan sebuah keunggulan

kompetitif (competitive advantage) bagi organisasi.

Keunggulan kompetitif ini diwujudkan melalui pemanfaatan

penuh terhadap informasi dan data yang digabungkan

Pengertian Pengetahuan


dengan pemanfaatan keterampilan dan ide-ide masyarakat

serta komitmen dan motivasi mereka. Dalam konteks

perusahaan, pengetahuan adalah produk dari organisasi

dan penalaran sistematis yang diterapkan untuk data dan

informasi. Pengetahuan itu sendiri adalah hasil dari

pembelajaran yang hanya menyediakan keunggulan

kompetitif yang berkelanjutan pada sebuah organisasi.

Pengetahuan tersebut merupakan aset yang sangat

diperlukan dimana sudah lebih penting daripada tanah,

tenaga kerja atau modal dalam perekonomian saat ini.

Pengetahuan adalah salah satu aset paling penting untuk

setiap organisasi. Sayangnya, sangat sedikit organisasi yang

mampu memanfaatkan aset ini dengan cara yang baik.

Bahkan lebih sedikit lagi organisasi yang mampu

mengoptimalkan penggunaan aset penting ini. Dalam

konteks ini, akan sangat membantu untuk mengidentifikasi

dua jenis pengetahuan: core knowledge (pengetahuan inti)

dan enabling knowledge (pengetahuan yang

memungkinkan).

Dalam setiap organisasi, bidang-bidang tertentu untuk

pengetahuan adalah lebih penting daripada yang lain. Jenis

pengetahuan yang sangat penting untuk pencapaian tujuan

organisasi dan pemenuhan strategi disebut "core

knowledge”. Karena core knowledge sangat penting untuk


organisasi, manajemen untuk core knowledge itu sendiri

harus disimpan dalam organisasi. Pengetahuan ini harus

dikembangkan dan dibina dalam organisasi.

Core knowledge saja tidak dapat sepenuhnya mendukung

organisasi dan membuatnya menjadi kompetitif. Masih ada

kebutuhan lain agar pengetahuan dapat menjaga

efektivitas organisasi. Pengetahuan seperti ini dikenal

sebagai "enabling knowledge". Ketika dikombinasikan

dengan core knowledge, enabling knowledge seperti

mengarah pada pengembangan produk, proses dan jasa

baru. Pada dasarnya, manajemen untuk enabling

knowledge dapat di-outsource.

Core knowledge dan enabling knowledge dalam organisasi

lebih dari keunggulan kompetitif (competitive advantage)

yang murni. Pengetahuan organisasi ini membuat

kemungkinan aksi yang terfokus dan kolektif. Tapi sama

pentingnya dengan pengetahuan organisasi adalah memori

organisasi. Banyak dari pengetahuan organisasi dibuat dan

disimpan pada individu-individu yang pada organisasi

tersebut. Mereka disimpain dalam ingatan orang-orang dan

kelompok orang yang bekerja dalam organisasi―karyawan,

manager, dan top executive.


Secara umum, ada dua jenis pengetahuan: tacit knowledge

dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah

pengetahuan yang disimpan dalam otak manusia. Explicit

knowledge adalah pengetahuan yang terdapat dalam

dokumen atau bentuk lain dari penyimpanan selain otak

manusia. Karenanya, explicit knowledge dapat disimpan

atau ditanam dalam fasilitas, produk, proses, layanan dan

sistem. Kedua jenis pengetahuan tersebut dapat diproses

sebagai hasil dari interaksi atau inovasi. Mereka menyerap

fungsi sehari-hari organisasi dan memberikan kontribusi

pada pencapaian tujuan mereka. Kedua pengetahuan

tersebut memungkinkan organisasi untuk merespon situasi

dan tantangan yang baru muncul.

Berbagi tacit knowledge merupakan tantangan besar bagi

banyak organisasi. Tacit knowledge dapat dibagi dan

dikomunikasikan melalui berbagai kegiatan dan

mekanisme. Kegiatan meliputi percakapan, lokakarya, on-

the-job training dan sejenisnya. Mekanisme meliputi,

antara lain, penggunaan alat-alat teknologi informasi

seperti email, groupware, instant messaging dan teknologi

yang terkait.

Tipe-Tipe Pengetahuan


Explicit knowledge terdiri dari apa saja yang dapat

dikodifikasi, didokumentasikan dan diarsipkan. Ini termasuk

aset pengetahuan seperti laporan, memo, rencana bisnis,

gambar, paten, merek dagang, daftar pelanggan,

metodologi, dan sejenisnya. Mereka menggambarkan

semua kumpulan dari pengalaman organisasi yang

disimpan dalam bentuk yang dapat diakses oleh pihak yang

berkepentingan dan diulangi jika diinginkan dengan mudah.

Dalam banyak organisasi asset-aset pengetahuan ini

disimpan dengan bantuan komputer dan teknologi

informasi.

Pengetahuan pribadi dapat menjadi pengetahuan

organisasi melalui interaksi dinamis antara tacit knowledge

dan explicit knowledge. Proses dinamis ini adalah inti dari

penciptaan pengetahuan dalam suatu organisasi. Interaksi

antara kedua jenis pengetahuan membawa apa yang

disebut empat cara konversi pengetahuan (Nonaka 1996).

Proses penciptaan pengetahuan didasarkan pada gerakan

spiral ganda antara tacit knowledge dan explicit knowledge.

Gambar 1 menunjukkan empat cara konversi pengetahuan:

sosialisasi (dari tacit knowledge yang dimiliki individu untuk

explicit knowledge di grup), eksternalisasi (dari tacit

knowledge ke explicit knowledge), kombinasi (dari tacit

knowledge yang terpisah untuk explicit knowledge yang


sistemik), dan internalisasi (dari explicit knowledge ke tacit

knowledge).

Ke tacit

knowledge Ke explicit knowledge

Dari tacit knowledge

Sosialisasi Eksternalisasi

Dari explicit knowledge

Internalisasi Kombinasi

Sederhananya, knowledge management adalah konversi

tacit knowledge menjadi explicit knowledge dan

membagikannya dalam organisasi. Secara lebih teknis dan

akurat, knowledge management adalah proses dimana

organisasi menghasilkan nilai dari intelektual dan

pengetahuan mereka yang berbasis aset. Dengan cara ini,

menjadi jelas bahwa knowledge management berkaitan

dengan proses mengidentifikasi, memperoleh, mendistri-

busikan dan memelihara pengetahuan yang sangat penting

bagi organisasi.

Pengertian Knowledge Management


Knowledge management adalah identifikasi dan pemetaan

dari aset intelektual dalam sebuah organisasi, penciptaan

pengetahuan untuk keunggulan kompetitif (competitive

advantage), konversi sejumlah besar data perusahaan yang

tersedia menjadi informasi yang dapat diakses dan

distribusi dari praktik yang terbaik. ―Komisi Ekonomi dan

Sosial untuk Asia Barat.

Hasil yang diharapkan dari inisiatif knowledge management

dapat ditambahkan dengan kemampuan individu, tim, dan

organisasi dan ditingkatkan dengan kapasitas masyarakat.

Bersama-sama, hasil ini akan memacu produktivitas secara

keseluruhan, meningkatkan kualitas produk dan layanan,

dan berkontribusi terhadap profitabilitas dan

pertumbuhan.

Pembelajaran dan inovasi yang muncul dari proses

pengetahuan meningkatkan pengetahuan dan

keterampilan individu yang akan menghasilkan pada

peningkatan kinerja. Berbagi pengetahuan dalam tim

meningkatkan kemampuan tim. Ketika individu dalam tim

Manfaat Knowledge Management


terus-menerus belajar dan berbagi pengetahuan satu sama

lain, kemampuan tim dapat ditingkatkan.

Kemampuan organisasi berfokus pada peningkatan proses

dan sistem internal, kompetensi inti, dan merancang

strategi yang inovatif untuk mencapai pertumbuhan yang

berkelanjutan dan keunggulan kompetitif (competitive

advantage). Untuk melakukan hal ini, organisasi perlu

untuk memanfaatkan kemampuan individu dan tim dan

berkolaborasi dengan para stakeholder eksternal seperti

supplier, pelanggan, dan partner.

Kapasitas masyarakat mengacu pada pengetahuan kolektif

dari individu, organisasi, dan lembaga yang dapat

dimanfaatkan untuk pertumbuhan inklusif. Jaringan dan

kolaborasi dapat mendorong potensi kreatif dari individu

dan organisasi untuk merebut peluang yang sangat besar

pada masyarakat untuk pertumbuhan dan perkembangan.

Untuk lebih lengkap mendefinisikan dan memahami

knowledge management, hal ini berguna untuk

mempertimbangkan knowledge management yang

Pilar Utama Knowledge Management


memiliki empat pilar. Pilar tersebut adalah: (a) manajemen

dan organisasi; (b) infrastruktur; (c) orang dan budaya; dan

(d) sistem manajemen konten.

Yang pertama dan paling penting untuk pilar knowledge

management adalah komitmen pada tingkat tertinggi

manajemen. Komitmen ini adalah sangat penting untuk

keberhasilan setiap inisiatif knowledge management.

Upaya berkelanjutan untuk mengelola pengetahuan harus

menyerap ke seluruh organisasi, dari kepala organisasi

hingga ke pangkat dan file. Hal ini juga penting untuk

manajer mempromosikan perilaku yang tepat antara

karyawan dengan menjadikannya sebagai contoh.

Semua sistem knowledge management memerlukan

tingkat teknologi dan dukungan infrastruktur untuk

menjadi efektif. Seperti proses bisnis yang semakin

kompleks, knowledge management dapat dilaksanakan

sepenuhnya hanya ketika teknologi informasi dan

komunikasi yang tepat tersedia. Infrastruktur ICT yang

memadai diperlukan dalam rangka untuk membuat,

mengatur, berbagi dan menerapkan lebih banyak

pengetahuan. Dalam hal ini, TIK adalah enabler yang

relevan. Solusi untuk knowledge management yang

mengelola baik tacit knowledge maupun explicit knowledge

harus diadakan oleh infrastruktur komunikasi dasar.


Infrastruktur dasar ini dapat mencakup, antara lain, sebuah

portal, lingkungan tempat kerja virtual atau e-mail.

Orang adalah pembawa untuk tacit knowledge. Dan

berbagi tacit knowledge adalah sangat penting untuk

keberhasilan knowledge management. Untuk alasan ini,

gangguan dalam komposisi tenaga kerja dapat memiliki

dampak yang signifikan terhadap kinerja organisasi.

Dengan demikian, proses knowledge management dalam

suatu organisasi harus memperhitungkan tidak hanya

proses dan sumber daya material tetapi juga yang lebih

penting, orang-orang yang menghasilkan pengetahuan. Ini

adalah apa yang dikenal sebagai enabler "orang-orang dan

budaya" dalam knowledge management.

Keberlanjutan pendidikan dan praktek pelatihan yang baik

dapat mendukung sharing of knowledge (berbagi

pengetahuan) di antara tenaga kerja. Metodologi pelatihan

yang didukung oleh TIK, seperti pembelajaran virtual dan e-

book dan teknik train-the-trainer, dapat diarahkan menuju

sharing dan diseminasi pengetahuan. Di masa lalu,

pelatihan umumnya dianggap sebagai persyaratan untuk

dukungan. Dengan knowledge management, organisasi

saat ini mengidentifikasi pengetahuan yang diperlukan

untuk memenuhi tujuan organisasi tertentu dan kemudian


merancang pelatihan untuk membuat pengetahuan yang

tersedia.

Sistem manajemen konten adalah termasuk aset informasi

baik internal maupun eksternal dan sistem yang

mendukung penciptaan dan administrasi informasi digital.

Untuk memastikan berfungsinya sistem knowledge

management, program untuk mengelola konten dari situs

web harus dikembangkan dan diimplementasikan. Pada

saat yang sama, peran dan tanggung jawab untuk

memelihara dan memperbarui konten harus digambarkan

secara jelas. Seharusnya ada juga cara untuk

memungkinkan "penulis" atau "kontributor" untuk

menyediakan konten baru dalam bentuk artikel. Sistem

manajemen konten juga mencakup beberapa konsep alur

kerja untuk target pengguna yang menentukan bagaimana

konten akan disalurkan di sekitar sistem.

Knowledge management (KM) dapat didefiniskan sebagai

satu set (himpunan) intervesi orang, proses dan tool

(teknologi) untuk mendukung proses pembuatan,

Aplikasi Knowledge Management


pembauran, penyebaran dan penerapan pengetahuan.

Knowledge management (KM) merupakan proses yang

terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut

akan menjadi satu budaya, dan akhirnya akan membentuk

organisasi yang berbasis pada pengetahuan.

Projek Knowledge management (KM) dapat diklasifikasikan

dalam beberapa tipe yaitu :

1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan

terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam

beberapa bagian dari output yang dihasilkan

perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan

projek, prosedur-prosedur yang sudah diimplementasi-

kan dan terdokumentasikan dan kode-kode software

yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk

mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk

membuatnya kembali.

2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah

dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe

projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari

pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi

oleh user dalam kontek yang baru. Projek ini biasanya

melibat-kan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui

database seperti lotus notes.


3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran.

Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih

mudah terlihat dan mudah diakses. Dalam hal ini adalah

untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang

mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuh-

kan pengetahuan.

4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang

diperlukan untuk meningkatkan performansi. Projek ini

memberikan pengaruh seperti pada proses pengemba-

ngan produk baru atau disain ulang proses bisnis

dengam menjadikan lebih explisit atau terbuka dari

pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap

tertentu.

5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari

pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset

intelektual yang terstuktur, seperti hak patent,

copyright, software licenses dan database pelanggan.

Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan

perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk

perusahaan.

6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari

sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis

yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan

kepentingan dan kesungguhan pada business

intelligence system. Dalam projek ini perusahaan


berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang

berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperjukan

editor dan analyst untuk menyusun dan memberikan

konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh

tersebut.


Ir. Mohamad Haitan Rachman MT.

mempunyai latar belakang dalam bidang

teknologi informasi dan manajemen, S1

Teknik Elektro ITB tahun 1985 dan S2

Teknik Mana-jemen Industri ITB tahun

1994. Tahun 2000-2004 berada di

Cyberjaya, Malaysia, melakukan riset dan pengembangan

dalam bidang Knowledge Management (KM), Intelligent

Agents dan Balanced Scorecard (BSC).

Sejak tahun 2000 aktif dalam perancangan dan

pengembangan sistem manajemen untuk bidang-bidang

manajemen yang didalaminya secara serius, Knowledge

Management (KM), Balanced Scorecard (BSC), Customer

Relationship Management (CRM). Tahun 2008, mengem-

bangkan kerangka Skycodebiz berbasis barcode 2 dimensi,

dan telah diterapkan dalam beberapa aplikasi. Tahun 2010,

terlibat sebagai assessor PeGI (pemringkatan e-Govern-

ment Indonesia) bersama Kementerian Komunikasi dan

Informatika (Kominfo), dan tahun 2014 terlibat dalam

pengelolaan Inkubator I2TB untuk para strat-up bisnis IT

khusus kota Bandung melalui kementerian yang sama.

Penulis

http://www.kominfo.go.id/

http://www.kominfo.go.id/


Sebagai Konsultan, Trainer dan Analis Sistem telah

mempunyai banyak pengalaman dalam perancangan dan

pengembangan teknologi informasi dan manajemen, serta

penulisan ilmiah dalam bidang yang ditekuninya. Dapat

dikontak melalui situs dan email yang dikelolanya:

http://multiforma.co.id

http://skycode.biz

[email protected]

[email protected]

Business

Pengantar Knowledge management