Derga sap invoice management

SAP INVOICE MANAGEMENT BY OPEN TEXT

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Progetti di implementazione

di un sistema SAP completo

Progetti SAP Internazionali

Business Intelligence (BI)

Soluzioni Mobility

Customer Relationship Management

Supplier Relationship Management

Middleware (SAP NetWeaver PI)

Business Process Management

Corporate Performance Management

Internal Controls, Risk & Compliance

Management

DERGA è una azienda italiana di medie dimensioni dotata di forti valori imprenditoriali ed elevata professionalità.

Il Core Business è l’erogazione di servizi in ambito SAP.

Modelli SAP ERP Certificati per i

settori:

Food & Beverage

Consumer Products

Manufacturing

Services

Competenze & Esperienze nei settori:

Logistica e Trasporti

Chimico

Commercio all’ingrosso

Utilities

Pubblico

Arredamenti

Profilo Derga

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CONTROLLATE

PARTECIPATE

oltre 1.700 collaboratori, ca 200 mln di Euro

Fra i primi dieci operatori ICT nazionali a capitale italiano, anno nascita 1985

Dedagroup ICT Network – il settore informatico del gruppo

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Agenda

Le soluzioni SAP Enterprise Content Management: la suite Open Text for SAP

Perché SAP Invoice Management: il governo del processo della fattura fornitore

Cosa è e cosa fa SAP Invoice Management

Come funziona SAP Invoice Management, dalla ricezione della fattura al rilascio in pagamento

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Chi è Open Text

Leader nel mercato dell’ECM, con un fatturato 2013 >$1.300M, con 8.200 dipendenti e clienti in più di 100 nazioni.

Dal 2007 ha un rapporto di resale con SAP per specifiche soluzioni rivolte ai clienti SAP:

i prodotti Open Text for SAP sono venduti e manutenuti direttamente da SAP.

Lo sviluppo della suite Open Text for SAP segue gli sviluppi di SAP ECC.

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La suite SAP ECM by Open Text

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Scenario

CFO

Analisti

Fornitori Contabilità

Ufficio Acquisti

Tesoreria

Questa organizzazione è pronta per:

Incrementare l’efficienza del processo

Ridurre costi

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Risolve un problema di business: pagare l’importo corretto ai fornitori in tempo e con il più basso costo di processo possibile.

Aggiunge valore alla installazione SAP in termini di efficienza e

governance del processo. Si occupa solo delle fatture e note di credito che vengono elaborate da

SAP ERP. E’ un add-on di SAP ERP, la maggioranza delle funzioni e dei processi

vive all’interno di SAP Usa tecnologia SAP: ABAP e SAP Business Workflow, SAP NetWeaver

Java/SAP NetWeaver Portal E’ integrato con le funzioni standard SAP: Invoice Verification,

Financial Processing, etc

SAP Invoice Management: cosa è e cosa fa

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Risultato:

Operazioni efficienti Costi ridotti

Miglioramento della visibilità del processo

Processi e sistemi integrati in un unico scenario applicativo

Archiviazione univoca e sicura dei file

Completa integrazione con SAP ECC (MM e FI)

Visibilità complessiva ed immediata sui passivi basata su strumenti di ricerca puntuale e report personalizzabili

Audit completo del processo

Archiviazione digitale delle fatture con possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva

Approccio sistematico e basato sulla collaborazione per la gestione della fatture

Automatismi e processi standardizzati

Semplificazione dei processi manuali e cartacei

Flussi di lavoro che minimizzano i tempi di riconciliazione

SAP Invoice Management: benefici

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SAP Invoice Management: gestione del processo

• or another SAP ArchiveLink-certified repository

Commenti Workflow Registrazione

Riconoscimento Fattura

Collaborazione & Monitoraggio

Completamento Fattura

Verifica Fattura

Invoice

Capture

Center ERP (FI/AP)

Pagamento

SAP Invoice Management

Verifica e Completamento

Gestione Eccezioni

Approvazione

Riconciliazione e registrazione automatica

Transformazione

OCR

Validazione

Inbox (cartaceo/ mail / fax)

SAP Archiving

by OpenText*

Scansione

Archiviazione

Preparazione Pagamento

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Invoice Capture

Center

Pagamento

SAP Invoice Management

Processo della Fattura

SAP Business Suite

ERP (FI/AP)

Automated reconciliation and posting

SAP Invoice Management: canali di ingresso

$ € Y

Riconciliazione automatica e registrazione Pay

e.g. SAP Archiving by OpenText

Repository

EDI

PDF/

email

HUB e Portali

EDI

Fornitori

Fax

FAX Document

Scan

e.g. SAP

Archiving -

Enterprise

Scan

Carta

Mail

Validazione

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Principali attori coinvolti

VALIDATORE

Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone

il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una

figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).

CONTABILITA’ FORNITORI

Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla

registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali

lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile

APPROVATORE

Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al

suo compito, ovunque si trovi.

INFO PROVIDER

Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può

chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono

tracciate.

CFO

Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di

essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

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Validatore

Riceve i documenti

Li suddivide in fatture con ODA e fatture senza ODA

Applica il barcode o inserisce un foglio bianco per la suddivisione dei documenti in modo da scansionarli tutti insieme

Nel caso di documenti ricevuti via mail o PEC come allegati PDF, procede alla trasformazione in TIFF

Avvia l’acquisizione dei documenti e verifica che la scansione sia stata eseguita correttamente (la procedura batch provvede all’elaborazione OCR dei documenti)

Entra nel client di validazione e verifica che la fattura sia stata letta correttamente in tutte le sue parti

Può istruire il client di validazione perché impari nuovi formati di fatture fornitore (funzione di tutor)

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Acquisizione del documento

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Validazione del documento: dati di testata

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Validazione del documento

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Validazione del documento: righe di fattura

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Principali attori coinvolti

VALIDATORE

Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone

il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una

figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).

CONTABILITA’ FORNITORI

Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla

registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali

lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile

APPROVATORE

Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al

suo compito, ovunque si trovi.

INFO PROVIDER

Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può

chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono

tracciate.

CFO

Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di

essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

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CFO: immediata visibilità del passivo

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CFO: immediata visibilità del passivo

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Principali attori coinvolti

VALIDATORE

Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone

il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una

figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).

CONTABILITA’ FORNITORI

Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla

registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali

lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile

APPROVATORE

Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al

suo compito, ovunque si trovi.

INFO PROVIDER

Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può

chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono

tracciate.

CFO

Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di

essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

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Il

Riceve le fatture da registrare direttamente nel workplace VIM (la carta non è più necessaria).

Cosa può fare?

Effettuare la registrazione

Filtrare i documenti da lavorare ordinandoli secondo diversi criteri (data, importo, fornitore etc)

Verificare quanti e quali fatture sono in attesa di informazioni per poter procedere

Se non dispone di tutte i dati necessari a procedere:

Chiede le informazioni agli Info Providere (esempio: ufficio acquisti, magazzino etc)

Contabilità Fornitori

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VIM Workplace

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Controllo le fatture per cui ho chiesto informazioni

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Ordino le fatture da registrare

Chiedo info ad uno info provider

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Controllo delle eccezioni

VIM indica subito e chiaramente quali sono i problemi che ha riscontrato (ad esempio scostamento di prezzo o quantità rispetto all’ordine etc); VIM sa anche quali sono le tolleranze che posso accettare, quindi accende il semaforo rosso solo quando serve

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Chiedo chiarimenti su una fattura

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Chiedo che venga fatto il carico di magazzino

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Processo di gestione della fattura fornitore

VALIDATORE

Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone

il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una

figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).

CONTABILITA’ FORNITORI

Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla

registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali

lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile

APPROVATORE

Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al

suo compito, ovunque si trovi.

INFO PROVIDER

Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può

chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono

tracciate.

CFO

Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di

essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

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Info Provider

Ricevono la richiesta di informazioni dalla contabilità fornitori; a loro volta possono chiedere informazioni ad altri.

Ogni comunicazione è tracciata ed associata al fattura.

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Contabilità Fornitori

La fattura è tornata con le informazioni richieste agli info provider: si apre direttamente la transazione SAP e si procede alla registrazione.

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Contabilità Fornitori

In sintesi:

Non deve più fare data entry

Ha un monitor di tutte le informazioni che ha chiesto (a chi, quando, per cosa)

E’ aiutato nella rilevazione degli errori

Quindi:

Può fare meglio e più velocemente il proprio lavoro

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Il responsabile della Contabilità Fornitori

Può sapere in ogni momento cosa sta avvenendo all’interno del suo staff, con una reportistica real-time:

Selezione per ruolo o individuale

Comparazione di periodi

Focus sul problema

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Aging Report

Chi ha in carico la soluzione

del problema?

Raggruppamento

per ruolo o tipo di

documento

Con un doppio

click accedo ai

dettagli

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Analisi della efficienza

Quale eccezione/ fornitore/ società sta causando

un maggior lavoro?

Comparazione di periodi

Focus sul problema

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KPI disponibili in un unico colpo d’occhio

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Processo di gestione della fattura fornitore

VALIDATORE

Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone

il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una

figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).

CONTABILITA’ FORNITORI

Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla

registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali

lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile

APPROVATORE

Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al

suo compito, ovunque si trovi.

INFO PROVIDER

Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può

chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono

tracciate.

CFO

Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di

essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.

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Approvatore

Riceve la lista di tutte le fatture da approvare

Può filtrarle nel modo più comodo: per importo, per scadenza, per fornitore etc

Ha accesso all’immagine della fattura con tutte le sue pagine

Vede tutte le note sia della contabiltà fornitori che degli info provider

Firma o rigetta la fattura con un click

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Approvazione via SAP GUI

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Approvazione via Mobile: ricevo, ricerco, seleziono

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Approvazione via Mobile: leggo, consulto, approvo

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Processo automatico di gestione della fattura fornitore

VALIDATORE

Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone

il risultato

APPROVATORE

Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al

suo compito, ovunque si trovi.

Se la fattura è conforme a ordine ed entrata merce, è possibile

effettuare registrazione automatica (con o senza approvazione per il rilascio in pagamento)

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Processo con registrazione automatica

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Commenti Workflow Registrazione

Riconoscimento Fattura

Collaborazione & Monitoraggio

Completamento Fattura

Verifica Fattura

Invoice

Capture

Center ERP (FI/AP)

Pagamento

SAP Invoice Management

Verifica e Completamento

Gestione Eccezioni

Approvazione

Riconciliazione e registrazione automatica

Transformazione

OCR

Validazione

Inbox (cartaceo/ mail / fax)

SAP Archiving

by OpenText*

Scansione

Archiviazione

Preparazione Pagamento

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Sede Direzionale: Via Frischin, 3 - 39100 Bolzano Tel. +39 0471 50 29 11 Fax +39 0471 92 26 01 @-mail: info@derga.it

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