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SAP INVOICE MANAGEMENT BY OPEN TEXT
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Progetti di implementazione
di un sistema SAP completo
Progetti SAP Internazionali
Business Intelligence (BI)
Soluzioni Mobility
Customer Relationship Management
Supplier Relationship Management
Middleware (SAP NetWeaver PI)
Business Process Management
Corporate Performance Management
Internal Controls, Risk & Compliance
Management
DERGA è una azienda italiana di medie dimensioni dotata di forti valori imprenditoriali ed elevata professionalità.
Il Core Business è l’erogazione di servizi in ambito SAP.
Modelli SAP ERP Certificati per i
settori:
Food & Beverage
Consumer Products
Manufacturing
Services
Competenze & Esperienze nei settori:
Logistica e Trasporti
Chimico
Commercio all’ingrosso
Utilities
Pubblico
Arredamenti
Profilo Derga
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CONTROLLATE
PARTECIPATE
oltre 1.700 collaboratori, ca 200 mln di Euro
Fra i primi dieci operatori ICT nazionali a capitale italiano, anno nascita 1985
Dedagroup ICT Network – il settore informatico del gruppo
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Agenda
Le soluzioni SAP Enterprise Content Management: la suite Open Text for SAP
Perché SAP Invoice Management: il governo del processo della fattura fornitore
Cosa è e cosa fa SAP Invoice Management
Come funziona SAP Invoice Management, dalla ricezione della fattura al rilascio in pagamento
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Chi è Open Text
Leader nel mercato dell’ECM, con un fatturato 2013 >$1.300M, con 8.200 dipendenti e clienti in più di 100 nazioni.
Dal 2007 ha un rapporto di resale con SAP per specifiche soluzioni rivolte ai clienti SAP:
i prodotti Open Text for SAP sono venduti e manutenuti direttamente da SAP.
Lo sviluppo della suite Open Text for SAP segue gli sviluppi di SAP ECC.
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La suite SAP ECM by Open Text
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Scenario
CFO
Analisti
Fornitori Contabilità
Ufficio Acquisti
Tesoreria
Questa organizzazione è pronta per:
Incrementare l’efficienza del processo
Ridurre costi
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Risolve un problema di business: pagare l’importo corretto ai fornitori in tempo e con il più basso costo di processo possibile.
Aggiunge valore alla installazione SAP in termini di efficienza e
governance del processo. Si occupa solo delle fatture e note di credito che vengono elaborate da
SAP ERP. E’ un add-on di SAP ERP, la maggioranza delle funzioni e dei processi
vive all’interno di SAP Usa tecnologia SAP: ABAP e SAP Business Workflow, SAP NetWeaver
Java/SAP NetWeaver Portal E’ integrato con le funzioni standard SAP: Invoice Verification,
Financial Processing, etc
SAP Invoice Management: cosa è e cosa fa
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Risultato:
Operazioni efficienti Costi ridotti
Miglioramento della visibilità del processo
Processi e sistemi integrati in un unico scenario applicativo
Archiviazione univoca e sicura dei file
Completa integrazione con SAP ECC (MM e FI)
Visibilità complessiva ed immediata sui passivi basata su strumenti di ricerca puntuale e report personalizzabili
Audit completo del processo
Archiviazione digitale delle fatture con possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva
Approccio sistematico e basato sulla collaborazione per la gestione della fatture
Automatismi e processi standardizzati
Semplificazione dei processi manuali e cartacei
Flussi di lavoro che minimizzano i tempi di riconciliazione
SAP Invoice Management: benefici
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SAP Invoice Management: gestione del processo
• or another SAP ArchiveLink-certified repository
Commenti Workflow Registrazione
Riconoscimento Fattura
Collaborazione & Monitoraggio
Completamento Fattura
Verifica Fattura
Invoice
Capture
Center ERP (FI/AP)
Pagamento
SAP Invoice Management
Verifica e Completamento
Gestione Eccezioni
Approvazione
Riconciliazione e registrazione automatica
Transformazione
OCR
Validazione
Inbox (cartaceo/ mail / fax)
SAP Archiving
by OpenText*
Scansione
Archiviazione
Preparazione Pagamento
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Invoice Capture
Center
Pagamento
SAP Invoice Management
Processo della Fattura
SAP Business Suite
ERP (FI/AP)
Automated reconciliation and posting
SAP Invoice Management: canali di ingresso
$ € Y
Riconciliazione automatica e registrazione Pay
e.g. SAP Archiving by OpenText
Repository
EDI
PDF/
HUB e Portali
EDI
Fornitori
Fax
FAX Document
Scan
e.g. SAP
Archiving -
Enterprise
Scan
Carta
Validazione
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Principali attori coinvolti
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
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Validatore
Riceve i documenti
Li suddivide in fatture con ODA e fatture senza ODA
Applica il barcode o inserisce un foglio bianco per la suddivisione dei documenti in modo da scansionarli tutti insieme
Nel caso di documenti ricevuti via mail o PEC come allegati PDF, procede alla trasformazione in TIFF
Avvia l’acquisizione dei documenti e verifica che la scansione sia stata eseguita correttamente (la procedura batch provvede all’elaborazione OCR dei documenti)
Entra nel client di validazione e verifica che la fattura sia stata letta correttamente in tutte le sue parti
Può istruire il client di validazione perché impari nuovi formati di fatture fornitore (funzione di tutor)
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Acquisizione del documento
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Validazione del documento: dati di testata
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Validazione del documento
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Validazione del documento: righe di fattura
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Principali attori coinvolti
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
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CFO: immediata visibilità del passivo
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CFO: immediata visibilità del passivo
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Principali attori coinvolti
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
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Il
Riceve le fatture da registrare direttamente nel workplace VIM (la carta non è più necessaria).
Cosa può fare?
Effettuare la registrazione
Filtrare i documenti da lavorare ordinandoli secondo diversi criteri (data, importo, fornitore etc)
Verificare quanti e quali fatture sono in attesa di informazioni per poter procedere
Se non dispone di tutte i dati necessari a procedere:
Chiede le informazioni agli Info Providere (esempio: ufficio acquisti, magazzino etc)
Contabilità Fornitori
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VIM Workplace
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Controllo le fatture per cui ho chiesto informazioni
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Ordino le fatture da registrare
Chiedo info ad uno info provider
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Controllo delle eccezioni
VIM indica subito e chiaramente quali sono i problemi che ha riscontrato (ad esempio scostamento di prezzo o quantità rispetto all’ordine etc); VIM sa anche quali sono le tolleranze che posso accettare, quindi accende il semaforo rosso solo quando serve
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Chiedo chiarimenti su una fattura
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Chiedo che venga fatto il carico di magazzino
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Processo di gestione della fattura fornitore
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
CFO
Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
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Info Provider
Ricevono la richiesta di informazioni dalla contabilità fornitori; a loro volta possono chiedere informazioni ad altri.
Ogni comunicazione è tracciata ed associata al fattura.
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Contabilità Fornitori
La fattura è tornata con le informazioni richieste agli info provider: si apre direttamente la transazione SAP e si procede alla registrazione.
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Contabilità Fornitori
In sintesi:
Non deve più fare data entry
Ha un monitor di tutte le informazioni che ha chiesto (a chi, quando, per cosa)
E’ aiutato nella rilevazione degli errori
Quindi:
Può fare meglio e più velocemente il proprio lavoro
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Il responsabile della Contabilità Fornitori
Può sapere in ogni momento cosa sta avvenendo all’interno del suo staff, con una reportistica real-time:
Selezione per ruolo o individuale
Comparazione di periodi
Focus sul problema
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Aging Report
Chi ha in carico la soluzione
del problema?
Raggruppamento
per ruolo o tipo di
documento
Con un doppio
click accedo ai
dettagli
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Analisi della efficienza
Quale eccezione/ fornitore/ società sta causando
un maggior lavoro?
Comparazione di periodi
Focus sul problema
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KPI disponibili in un unico colpo d’occhio
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Processo di gestione della fattura fornitore
VALIDATORE
Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato: queste funzioni possono essere svolte anche da più persone (la scansione da una
figura addetta alla corrispondenza - la validazione dalla contabilità fornitori).
CONTABILITA’ FORNITORI
Prende in carico la fattura e, nel caso non abbia tutte le informazioni per procedere alla
registrazione, la inoltra agli Info Provider per avere i dati mancanti; se le procedure aziendali
lo richiedono, può ottenere una approvazione pre-registrazione contabile
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
INFO PROVIDER
Sono tutti gli utenti (ufficio acquisti, magazzino etc) ai quali la contabilità fornitori può
chiedere informazioni per processare correttamente la fattura; tutte le comunicazioni sono
tracciate.
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Appena le fatture sono state validate, ha l’immediata visibilità del passivo che attende di
essere registrato. Sa sempre cosa sta avvenendo in azienda, con report chiari e semplici.
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Approvatore
Riceve la lista di tutte le fatture da approvare
Può filtrarle nel modo più comodo: per importo, per scadenza, per fornitore etc
Ha accesso all’immagine della fattura con tutte le sue pagine
Vede tutte le note sia della contabiltà fornitori che degli info provider
Firma o rigetta la fattura con un click
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Approvazione via SAP GUI
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Approvazione via Mobile: ricevo, ricerco, seleziono
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Approvazione via Mobile: leggo, consulto, approvo
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Processo automatico di gestione della fattura fornitore
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Riceve il documento (posta, PDF, fax), lo scansiona ed avvia la procedura OCR validandone
il risultato
APPROVATORE
Ha l’autorità di sbloccare la fattura per il pagamento: riceve tutte le informazioni necessarie al
suo compito, ovunque si trovi.
Se la fattura è conforme a ordine ed entrata merce, è possibile
effettuare registrazione automatica (con o senza approvazione per il rilascio in pagamento)
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Processo con registrazione automatica
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Commenti Workflow Registrazione
Riconoscimento Fattura
Collaborazione & Monitoraggio
Completamento Fattura
Verifica Fattura
Invoice
Capture
Center ERP (FI/AP)
Pagamento
SAP Invoice Management
Verifica e Completamento
Gestione Eccezioni
Approvazione
Riconciliazione e registrazione automatica
Transformazione
OCR
Validazione
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Scansione
Archiviazione
Preparazione Pagamento
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Sede Direzionale: Via Frischin, 3 - 39100 Bolzano Tel. +39 0471 50 29 11 Fax +39 0471 92 26 01 @-mail: [email protected]
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