Business Process Automation - `Purchase to Pay´ - von der Bedarfsanforderung zur Rechnungsbearbeitung

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www.daconsulting-gmbh.de

IT Solutions & Services

DAConsulting GmbH

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Business Process Automation (BPA)

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Eine IT-Anwendungsreihe der

DAConsulting GmbH Darmstadt

DAConsulting

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Business Process Automation

Universale, Web- & Workflow basierte IT-Anwendungsreihe

zur Unterstützung

prüfungs- , entscheidungs- & freigaberelevanter Geschäftsprozesse

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Universal: - nicht limitiert auf eine bestimmte IT-Infrastruktur (z.B. ERP-System) ….

- …. d.h. integrierbar in beliebige IT-Umgebungen

- unbegrenzt scalierbar (Benutzer, Daten, Dokumente)

- international nutzbar (z.Z. GER / ENG / ESP / FRZ / + User-Interfaces)

Web-basiert: - Nutzung des WWW als ‚Transport- & Kommunikationsmedium‘

- Web-Browser only (d.h. einfacher Rollout / Nutzung überall wo Web-Zugang)

Workflow-basiert: - Prozess abhängig zu definierende Workflows für Daten & Dokumente

Prüfen & Entscheiden: - Hinterlegung von Hierarchien, Regeln & Policies

- Zusammenführung von

Informationen, Regeln & Beteiligten, Dokumentation

Anwendungsreihe: - Integration unterschiedlicher Anwendungsbereiche, modular nutzbar (von der Bedarfsanforderung bis zur Datenübergabe an die Finanzbuchhaltung)

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Universale, Web- & Workflow basierte IT-Anwendungsreihe

zur Unterstützung

prüfungs- , entscheidungs- & freigaberelevanter Geschäftsprozesse

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`Purchase to Pay´ Prozesse

im Supply Chain Management

für

NPM (non productive materials) Dienstleistungen Investitionen

ERP Orders

Bedarfsanforderung (BANF)

autom. Dispositionsverfahren

! mit der Integration aller relevanten Dokumente !

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Belege des Rechnungswesens

• Eingangsrechnungen / Gutschriften / Reise-Belege • interne Buchungsbelege (z.B. Sachkontenbuchungen/Umbuchungsbelege usw.)

Belege des Vertriebs • Ausgangsrechnungen / Auftragsbestätigungen

Belege der Beschaffung • Bestellungen / Lieferscheine / Leistungsnachweise bei Dienstleistungen

Belege der Logistik • Lieferscheine, Frachtpapiere, Abliefernachweise

Verträge • Miete / Leasing / Wartung / Dienstleistung , Personal usw.

Formulare (alle Arten von internen Formularen, z.B. Bedarfsanforderung, Urlaubsantrag, Reiseantrag)

Schriftverkehr (Briefe, FAX, MS-Word, MS-Excel u.a.)

und andere ..…… (individuell zu definierende Dokument-Typen)

Dokument-Typen

Dokumente im Sinne dieser Anwendungen

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Wesentliche Reduzierung des manuellen Aufwandes (Kopieren, Verteilen, Ablegen, Suchen, Nachfragen, Hinbringen, Abholen usw.)

Verbesserung der Qualität (Hinterlegung von Standards, Regeln & Wissen, z.B. Kontierungen, Workflows u.a.)

Beschleunigung der Prozesse (z.B. schnellere Bearbeitung von Rechnungen zur optimalen Skonto-Ausschöpfung)

Nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse (Status der Bearbeitungsprozesse, Teilnehmer - wer/was/wann - usw.)

Freisetzung von personellen Ressourcen für produktivere Arbeiten

Allgemeine Zielsetzung

…. letztlich

Reduzierung von Personal- & Zeitaufwand

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Document Input Management

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Dokumenten-/Daten – Input

DAC BPA-System

Daten- & Dokument Steuerung

DDI

Dokumente DMS

Dokument Meta-Daten

Dokumente ARCHIV

Papier Dokumente

(z.B. Rechnungen)

DDI – Daten & Dokumenten Input - Klassifizierung von Dokumenten - Validierung der Meta-Daten gegen Stammdaten - Ergänzung der Meta-Daten aus Stammdaten

Scan-Input (Data Capturing) & Verify

Andere Dokument- & Datenquellen - ZUGFeRD - EDI (Daten & Dokumente) - E-mails (mit Dokumentenanhang) - PDF‘s aus Spool-Files aus eigenen IT- Anwendungen (z.B. Lieferscheine o.ä.)

Dokumente

Anw. Datenbank

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Dezentraler Scan- / EDI - Input SCAN-CLIENTS in eigenen Lokationen

Scan-Server Klassifizierung

& Data-

Capturing

Rechnungen

Zentrale `virtuelle Ordner´ in DMS

Documents Location A

EDI Lieferant B

Documents Location C

ZUGFeRD Lieferant D

Documents Locations

…. n

und andere

Document Input Management / Prinzip der Scan- / EDI Prozesse (Beispiel Rechnungen)

DATEN

Anwendungen mit Zugriff auf Dokumente

DDI Daten- &

Dokumenten Input Modul

Doc‘s & Daten

Dokumente &

Meta Daten

Dokumente

D

A

T

E

N

Intranet

WWW

PDF‘s

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Liste als Ergebnis des Dokumenten-Inputs (Rechnungen)

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Simultane Darstellung von Dokument & Bearbeitungs-/Dateneingabe - Form (Beispiel)

Workflow - Dokumentation

Kommentar-Feld

Kopf-Daten

Positions-Daten (beliebige Anz. Pos.)

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Simultane Darstellung von Dokument & Bearbeitungs-/Dateneingabe - Form (Beispiel)

Workflow - Dokumentation

Kommentar-Feld

Positions-Daten (beliebige Anz. Pos.)

Prüfungs- Anweisungen Regeln

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DMS / Dokumentsuche

Trefferliste • mit Link zu Dokument

Suchkriterien • abhängig von Dokument-Typ • Auswahl aus hinterlegten Meta- Daten • und/oder Text bezogenes Suchen

Dokumentenformate

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Internal Reports

Complex Print Documents

Faxes

Check Images

PC Documents

PDF Documents

Photos

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Purchase to Pay

Bedarfs-

Anforderung

BANF

Beschaffung Rechnungs

bearbeitung

ERP-Systeme

Finance

Material-

wirtschaft

‚ungeplante‘ Rechnungen

übliche Prozedur bei der Nutzung von isolierter (Papierform/Web-Form) BANF

geringe Transparenz über

Obligos aus Bedarfsanforderungen

Budget-Auslastung der Anforderer

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Purchase – via Controlling - to Pay

Workflows & Funktionen für Anforderung / Genehmigung / Beschaffung

Workflows & Funktionen für Beleg- & Rechnungsbearbeitung

Informations- & Controlling-System

Dokumenten-Management-System

Integrierte Support Funktionen

Bedarfs-

Anforderung

(BANF)

Reiseantrag

Controlling

Beschaffung

/

Fulfilment

Rechnungs

bearbeitung

ERP-Systeme

Finance

Material-

wirtschaft

BUDGET

‚geplante‘ Rechnungen

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Bedarfsanforderung / Beschaffungsprozess

Zielsetzung der BANF:

Keine Eingangsrechnung ohne Bestellung/Dokumentation der Anforderung/Genehmigung Funktionan der BANF:

interaktive Web-Form mit hinterlegten Daten (Defaults bzw. aus Tabellen) wie Organisationseinheit / Benutzer Kreditor / Material- / Leistungskataloge zur Auswahl & Steuerung (z.B. Web-Shops)

Verträge / Kontrakte

Web- basierter Workflow-Prozess für Prüfung & Genehmigung

hinterlegbare Dokumente (Ablage in allgemeinem DMS) zur Dokumentation/Ergänzung (Angebote, technische Dokumente, Excel-Sheets, Investitionsantrag usw.)

hinterlegte Budgets zum Beschaffungs-Controlling (Auf Anforderungs-Ebene, nicht Rechnungs-Ebene !)

Funktionen der Beschaffung

Konsolidierung unterschiedlicher BANF‘s auf Artikel- / Lieferanten – Ebene

Beschaffungsprozess

WF/Folge-Prozesse

Prüfung / Kontierung

Prüfung / Kontierung

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Vertrag

Kontrakt

Order / LS / WE

- beliebige ERP-Systeme - DAC-BANF

Bearbeitung von Rechnungen mit Bezug zu bestehenden Vorgängen

Rechnung

Orders aus

ERP Systeme DAC BANF

Rechnung

Integriertes

Vertrags-Mgmt-System

Rechnung

Beleg – Typ

Kontierung

WF/Folge-Prozesse

WF/Folge-Prozesse

A

N

W

E

N

D

U

N

G

E

N

Beleg - Typ

Regelwerk

Workflows und Folgeprozesse

Bezug

Bezug

Bezug

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Bezug zu bestehenden Vorgängen

Art & Auswahl

Beleg-Typ

Vordefinierter Beleg-Typ (bzw. Rechnungs-Typ) mit hinterlegter Kontierung & Workflow zur Zuordnung zu einem entsprechenden Beleg (welcher keinen Bezug zu Bestellung bzw. Vertrag hat)

Konto & Zurechnungsobjekte Workflow

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Rechnungsprüfung

Abgleich Rechnung / Wareneingang / Bestellung auf Positions-Ebene

Beleg Beleg Position Datum Teile-Nr. Bezeichnung Menge Preis Wert Aktion

Nr. Vertrags-Nr.

Rechnung 12345 1 10.06.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1

Bestellung 150 1 15.05.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1

Wareneingang 4712 4 01.06.2013 24373 Schraube M8 100 10 1.000 1



Wareneingang 4815 1 08.06.2013 24383 Schraube M10 99 10 990 1



Wareneingang 4815 2 08.06.2013 24393 Schraube M12 100 10 1.000 3

Quelle Wareneingang ext. ERP-System / DAC BANF Aktion: 1 Akzeptieren

Bestellung ext. ERP-System / DAC BANF 2 Bestellung Abschliessen

3 Gutschrift / Belastung über Differenz

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Interfaces zu Rechnungswesen & ERP-Systemen

DAC-BPA System

Beliebige ERP- / Finance-Systeme mit zugänglichen & funktionalen Daten-Interfaces

Aktuelle & gültige Konten / Zurechnungsobjekte

Konten / Zurechnungsobjekte / Werte

Die Konten & Zurechnungsobjekte werden periodisch (z.B. täglich) mit dem führenden ERP-/ Finanz - System synchronisiert.

Bestellungen /Wareneingang

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Hilfreiche Funktionen in der Rechnungsbearbeitung

Automatische Aufteilung von Rechnungsbeträgen auf Zurechnungsobjekte über hinterlegte Verteilungsschlüssel

Übernahme von vorbereiteten Split-Buchungen aus EXCEL-Tabelle (Copy/Paste)

Kopieren von Kontierungen

Mandanten übergreifendes Kontieren von Belegen

Fakturierung von Beträgen/Teilbeträgen aus Eingangs-Rechnungen z.B. auf andere Gesellschaften oder extern

Erzeugung von Lastschrift / Gutschrift bei der Rechnungsprüfung

Das `Anhängen´ von weiteren Dokumenten an eine Rechnung/Beleg

Blättern in Zahlungsvorschlags-Liste bzw. definierter Teilliste

Buchungssperre / Zahlungssperre

Skonto-Ampel zur Visualisierung der Skonto Bedingungen / Status

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P 1 P 2 P 3

P 2

P 3

P 4 P 5

P 1

H 3

H 1/1 H 1/2 H 1/3

H 2

• Direkte Adressierung

• Kreis-Prozesse

• Hierarchische Prozesse

IN OUT

IN / OUT

IN

OUT

Info 1 Info 2

Info 3 Info 4

… in Verbindung mit parallelen Workflows

WORKFLOWS

Workflows als wesentliches Element aller Anwendungen

Info 1 Info 2

Info 3 Info 4

Information

(z.B. zur Kenntnisnahme)

Bearbeitung (z.B. Kontierung)

Prüfung

(z.B. sachliche Prüfung)

Genehmigung

(z.B. Zahlungs-anweisung)

Definition Workflow: Eine Folge von Prozessschritten /Arbeitsabläufen /Aufgabenzuweisungen innerhalb der Unternehmensorganisation, aber auch mit externen Partnern

Funktionen • Vertretung • Erinnerung • Eskalation • Ersetze A durch B

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Steuerungsmöglichkeiten der Workflows

UND / ODER Bedingungen

Rechnungs- Mandant Kosten- Kosten- Akzeptanz Projekt Budget

Betrag Art Stelle Gutschrift

Benutzer A > 10.000 1743 6000

Benutzer B > 50.000 20 Investition

Benutzer C > 100

Benutzer-Gruppe 1 < 20.000 10 8000

Benutzer D

Benutzer E

DOCUMENTS

ORDERS

ORDERS

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Gesamtprozess `Purchase to Pay´

ORDER REQUEST (BANF)

SUPPLIER

WEB-based

WORKFLOW

Prüfung Genehmigung

REQUEST

ERP-SYSTEM

A ORDERS

Approved Orders

- NPM - Services - Invest

Invoice Processing by linking - Supplier-Data - Orders - Contracts - Invoice-Type

PAPER

INVOICES

SCAN

EDI

WEB-based WORKFLOW

Prüfung Genehmigung

ORDERS

DMS

ARCHIV

FINANCE B

ERP-SYSTEM

B ORDERS

INVOICES

FINANCE A

INTERFACE

INTERFACE

CONTROLLING

BUDGET

Verträge /

Kontrakte

Web- Shops

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geprüfter / genehmigter / kontierter Beleg (Rechnung)

vollständige Dokumentation (wer / was / wann usw.)

Transparenz über Stati & Verbleib der Belege Aussagen über Durchlaufzeiten & Verweildauer der Belege

verifizierter Datensatz (Buchungsdaten) an Rechnungswesen

jederzeit Zugriff auf Dokumente (DMS / Archiv)

ERGEBNIS

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Anwendungsreihe / integrierte Anwendungsbereiche / modular nutzbar

Allgemeine Tools für alle Fachanwendungen

Dokumenten-Input-Management (Scan-Prozesse, EDI-Verfahren)

Dokumenten-Management-System (DMS)

Dokumenten-Archiv

Informations- & Controlling System

Spezielle Fachanwendungen

Bedarfsanforderung (BANF) / Beschaffungsprozess

Rechnungs-Eingangsbearbeitung (Kontierungs-, Prüfungs- & Genehmigungsverfahren)

Universales Vertrags-Management-System

Reise- & allgemeines Spesen Management (Antrag / Erfassung & Abrechnung)

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`Single-Server´ & Web - Implementierung

Zentraler Application Datenbank Web-Server

`Single-Server´

IBM POWER System i

Mobiler wireless Zugang

Integrität von Anwendung, Datenbank & Web-Dienste durch `Single-Server´

Unlimitierte Skalierbarkeit von Serverleistung , Anwendung , Nutzern

Hohe Sicherheit & Verfügbarkeit

Web-Application (Web-Browser only)

…..dadurch einfacher , schneller und wirtschaftlicher Rollout

Home Office

Werk 1

Location n

Werk 3

Sales Office 2

WWW

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Zusammenfassung

Abbildung der ganzheitlichen Geschäftsprozesse durch Vollständigkeit in Funktionalität, Dokumentation und Transparenz vom Dokumenten-eingang bis zur abgeschlossenen Bearbeitung

Integration aller Prozesse, Funktionen und Daten (in einem `Single Server´)

Wirkungsvolle Benutzerunterstützung durch Hinterlegung von Wissen und Regeln (z.B. vordefinierte Kontierungen, Benutzerführung & Workflows)

Unabhängigkeit von Ort und Zeit durch Web-basierte Anwendungen und Workflows

Einfacher Rollout durch zentralen Application-/Datenbank-/Web-Server und Nutzung von `thin Clients´ (nur Web-Browser erforderlich)

Durch `Universalität´ integrierbar in beliebige IT-Umgebungen

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Technology

Business Process Automation - `Purchase to Pay´ - von der Bedarfsanforderung zur Rechnungsbearbeitung