SAP BPM @ Vaillant Group

BPM als Plattform für End to End Prozesse

2

Agenda

Vorstellung

End to End Prozessbetrachtung

SAP BPM @ Vaillant Group

Workflows

Lessons Learned und Ausblick

1.

2.

3.

4.

5.

3

Vorstellung

Armin Thimm

Head of Group IT Consulting - Team

Controlling

Vaillant Group IT

Tel. +49 2191 18 4878

E-Mail: armin.thimm@vaillant-group.com

Team Controlling (5 FTE)

We support Vaillant Group in realisation, optimisation and

maintenance of controlling related processes by using modern

and effective systems and tools.

In our portfolio we have the classic controlling areas as cost

centre controlling as well as profit centre controlling, invest

management, project management, product costing, material

ledger and also consolidation, contract mgmt and workflow

mgmt.

The tools we support are SAP ERP, Runbook, OpenText, MS

Project 2010 on Sharepoint and SAP Netweaver BPM.

Innovationaus Tradition

5

Innovationsführerseit 1874

100 Prozent

Familienbesitz

12 Standorte weltweitfür Produktion sowie Forschung

und Entwicklung

UNSER FAMILIENUNTERNEHMEN

6

Das bieten wir unseren Kunden

–Wärme

–Kühlung

–Warmwasser

–Service

7

Premium-Segment

Performance-Segment

… für jede Kundengruppe

8

Eine internationale Größe:

Nachhaltiges Wachstum ist unser Ziel

Umsatz in Mio Euro EBIT in Mio Euro

*bereinigt um Firmenwertabschreibungen und Sondereffekte

0

500

1000

1500

2000

2500

2012 2013

2.331 2.381

0

50

2012 2013

186

222

9

Über 12.000 Mitarbeiter bilden die

Basis unseres Erfolgs

Werte bestimmen

unsere Entscheidungen

75% unserer Manager sollen

aus den eigenen Reihen kommen

UNSERE MITARBEITER

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Agenda

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Workflows

Lessons Learned und Ausblick

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Pro

du

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on

HC

M

Co

ntr

ollin

g

Pu

rch

asin

g

Sale

s

SC

M

Fin

an

ce

End to End Processes

End-to-End Processes runs interdisciplinary. ….

Procure-to-Pay

Order-to-Cash

Service-to-Retention

Design-to-Manufacture

Record-to-Report

Manufacture-to-Stock

Hire-to-Retire

….

12

Target: cover all core processes of the end-to-end process via workflows!

End to End am Beispiel Procure to Pay (Indirects) Level of Automation

*) PtP = Procure-to-Pay

Procure-to-Pay

Manage master data

Purchase

Order

Post goods

receipt

Manage invoice

receipt

Execute

payment

Handle

requirements

1 2 3 4 5

Responsibility for

manual and system-

based demand planning

and approval of notified

requirements

Parts of the end-to-end process are already covered via

workflows. Nevertheless a holistic visibility might be considered

in order to enable full steering possibilities of the entire process

PuRe** FIS

Responsibility for

assessment and

validation of purchase

requisitions, solicitation

of quotes and

order triggering

Responsibility for goods

receipt posting and

storage of delivery

notes

Responsibility for

invoice receipt

processing, validation

and entry of MM and

FI invoices as well as

archiving of invoices.

Responsibility for

processing of incoming

dunning letters.

Responsibility for

preparation of

automated payments as

well as processing of

manual payment

authorizations.

Responsibility for

payment processing.

6

Accounts payable master data (create/ maintain creditor master

data) will be managed via workflow in the future

Handle special matters7

Collection of activities that illustrate special matters in the

accounts payable process

**) PuRe = Purchasing Request

= Workflow existing

= Workflow not existing

= Core process

= Support process

Legend:

13

Was bringt das?

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Prozessverantwortung

Transparenz

Geschwindigkeit QualitätKontinuierliche

Verbesserung

Zufriedenheit Nacharbeits-Minimierung GuV Effekte

Mehrwert durch E2E Prozessbetrachtung

Budget

KPI / Reporting

Dotted-Line Personal

Prozessänderungen

Prozessverantwortung und Transparenz als Mittel zur kontinuierlichen Prozess

Verbesserung.

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SAP OPInt als Monitor für End to End Prozesse.

End to End Prozessbetrachtung von SAP

SAP OPInt bietet die Möglichkeit, systemübergreifend Prozessinformationen zu selbst

definierten Prozessabschnitten zu ermitteln und zu Monitoren.

Die BPMN Modelle bestehender Workflows werden integriert.

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Workflows

Lessons Learned und Ausblick

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SAP BPM ist ein akzeptiertes Werkzeug zur Abbildung von Workflows.

Die Benefits der Prozess Automatisierung sind markant.

02/2011

05/2011

-

12/2012

06/2012

-

03/2013

03/2013

06/2012

-

heute

BPM Workflow History @ Vaillant Group ‖ Auswahl des BPM Tools, welches in die bestehende Systemlandschaft

passt und hohe Integration zu SAP bieten sollte

‖ Definition des Piloten:

Aufbau der Infrastruktur und des Know Hows für BPM

IT Bekannter Prozess, teilweise automatisiert als erster Workflow

= Investitionsantrag

‖ Aufbau des Frameworks im BPM

Multi use und standard Funktionen

Allgemeines Erscheinungsbild

‖ Roll Out des Investitionsantrags gruppenweit

‖ Folgeprojekte

Bedarfsanforderung Kosten Material

Buchungsanforderungen internes und externes Accounting

IT Projektanträge

In Umsetzung: Verschrottung von Bestandsmaterial

In Umsetzung: Anlagen Abgänge

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Durch Ableitungsregeln und automatische Werte Ermittlung trägt BPM wesentlich

zur Qualitätsverbesserung der R/3 Stammdaten und zur Compliance bei.

Multi use Concept

Benutzer RollenUI Funktionen

Reporting

StrukturWerthilfen

Unterschriften

Regelungen

Portal / UWL

Integration

Intergration ins

Portal Layout

Keine SAP User für

R/3 Integration

Zentrale

Task Liste

SAP HCM, SAP ECC,

OpenText Integration

Compliance

BW on HANA

BPM Workflow Highlights@Vaillant Group

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Effiziente Entwicklung durch wiederverwendbare Komponenten.

Standards

Wertehilfen

Standard UIs

Kommentare

Fehlerbehandlung

Persistenzkern

Caches

Rollenmanagement

Attachments

Genehmigung

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Ein systematischer Aufbau aller UIs fördert die Akzeptanz

und senkt die Supportkosten.

Standardisierter Aufbau der Oberflächen (UI)

Niedriger

Schulungsaufwand

Benutzerführung

Wiedererkennung

Akzeptanz

Kein

Scrollen

Geringe

Supportkosten

Ein UI für

alle Tasks

Standard Tabs

Tabs

ein-/ausblenden

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Die Standard Definition und Implementierung ist eine Anfangsinvestition.

Beispiele für Standards

Standard Prozessübersicht

Standardinformationen

Standardaufbau

Standard Prozess Einstieg

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Workflows

Lessons Learned und Ausblick

1.

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5.

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Einfaches Rollenmanagement zur Ergänzung von Rollen, die nicht in den

Backbone Systemen vorhanden sind.

Pflege von WF notwendigen Rolleninhabern

Role Management

Ziel

Rollen für Workflows zur Verfügung stellen, die in keinen Systemen

hinterlegt sind

Einfache Pflege eines oder mehrerer Rolleninhaber/innen

Fakten

Gruppenweit im Einsatz

Produktiv seit Ende 2012 mit ca. 70 Rollen.

Pro Rolle ist ein Rolleninhaber definiert, der den WF freigibt.

Jeder Portal User darf eine Rollenänderung beantragen.

Eine Rolle kann mehrere Inhaber/innen haben, die dann alle

gleichzeitig einen Request bekommen. Sobald jemand die Aufgabe

nimmt, verschwindet diese aus den UWL der anderen.

Dezentrale Rollenpflege.

Verfügbar in Englisch

24

Abbildung eines komplexen Genehmigungsprozesses.

Automatisierung der Anlage von Objekten in SAP.

Beantragung von Investitionen

CAPEX Workflow

Ziel

System unterstützte Beantragung von Investitionen

Automatisierte Erweiterung der Werkzeug Datenbank

Automatische Erstellung aller notwendigen SAP Objekte

Fakten

Gruppenweit im Einsatz

Produktiv seit Ende 2012 mit ca. 2500 WF p.a.

40 Rollen mit über 1000 Rolleninhabern

BANF, AiB, Material A-Segment und Equipment werden in SAP

vom WF angelegt

Mehr als 100 mögliche Varianten, die bei Änderungen getestet

werden müssen

2 Releases pro Jahr mit Anpassungen

Verfügbar in Englisch

25

Grundlage für eine vereinfachte auf einer Bestellung basierte

Rechnungseingangsprüfung.

Bestellanforderung für Kosten Material

PuRe Workflow

Ziel

Automatische Erstellung der Bestellanforderung für Kosten Material

/ Dienstleistungen in SAP

Automatische Genehmiger Findung auf Basis des HR Org. Charts

und der Genehmigungsstufe pro Mitarbeiter/in

Vereinfachte Rechnungsprüfung auf Basis genehmigter

Bestellungen

Fakten

Im Gruppenweiten Roll Out

Produktiv seit Anfang 2013 mit ca. 5000 WF p.a. (steigend)

Anbindung an das HR Org. Management

Die Bestellanforderung wird in SAP vom WF angelegt

Alle BANF notwendigen Daten aus SAP werden mit Werthilfen

angezeigt

Verfügbar in den jeweiligen Landessprachen

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Vereinfachung der Rückstellungsbildung mit automatisierter Buchung.

Buchungsanweisung Finanzen

EAC Workflow

Ziel

Automatische Erstellung eines SAP FI Beleges bei dezentralen

Buchungsanforderungen

Unterstützung des zentralen Buchhalters bei der Kontenfindung

Automatische Genehmiger Findung, wenn notwendig

Fakten

Im Gruppenweiten Roll Out

Produktiv seit Oktober 2014 mit ca. 1000 WF p.a. (steigend)

Unterstützung im Monatsabschluss durch automatisierte

Rückstellungsbuchungen

Kontenfindung im BRM auf Basis von Bilanzpositionen

Verfügbar in Englisch

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Zentralisierung und Automatisierung der monatlichen

Umbuchungsanforderungen.

Buchungsanweisung Controlling

IAC Workflow

Ziel

Automatische Erstellung eines SAP CO Beleges bei dezentralen

Buchungsanforderungen

Unterstützung des zentralen Controllers bei der Umbuchung von

Kosten

Automatische Genehmiger Findung

Fakten

Im Gruppenweiten Roll Out

Produktiv seit November 2014 mit ca. 500 WF p.a. (steigend)

Unterstützung im Monatsabschluss durch automatisierte CO

Umbuchungen

Listerfassung von Massen Umbuchungen

Parallelisierte Genehmigung

Verfügbar in Englisch

28

Wo liegt welcher Antrag zur Genehmigung vor.

Rechtliche Grundlage für die Beauftragung.

Projekt Anforderung

ProQuest

Ziel

System gestützte Vaillant Group interne Projekt Beauftragung

Unterstützung des IT Controllers und des IT Projektleiters bei der

Beauftragung

Automatische Genehmiger Findung

Fakten

Im Pilot Betrieb

ca. 500 WF p.a.

Dokumentation der Beauftragung von IT Projekten

Budget Übersicht für die beauftragenden Einheiten

Verfügbar in Englisch

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Agenda

Vorstellung

End to End Prozessbetrachtung

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Workflows

Lessons Learned und Ausblick

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Lessons Learned

E2E Prozessbetrachtung inkl. KPI und Monitoring benötigt ein

Systemübergreifendes Reporting wie z.B. OPInt.

Automatisierung erfordert Umdenken.

Workflow Implementierungen sind

Organisationsprojekte.

Common Components führen zu

effizienter Entwicklung.

Gute Fehlerbehandlung

reduziert Supportkosten

Der Einsatz von OPInt und BPM für E2E Prozessbetrachtungen muss durch

Business Cases bestimmt werden.

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Think big start small!

SAPUI5 + OData:

Mobile Genehmigungen

Die nächste Stufe:

Ausbau vorhandener

Workflows

Noch größer:

Skalierung der Systeme

Es geht weiter:

Noch mehr

Workflows

Ausblick

Vielen Dank!