Download transfer dan konversi data

Download, Transfer dan Konversi Data

Mahasiswa dapat mempraktikan transferdata antar database

Curr

iculu

m V

itae

D III Akuntansi STAN (Bintaro)2002-2005

SD s.d SMU (Magelang)1985-2002

Rohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev.NIP. 19850529 200602 1 003Magelang, 29 Mei 1985

Auditor Terampil, BPKP Maluku (Ambon)

2006-2008

DIV Akuntansi STAN (Bintaro)2009-2010

Auditor Pertama, BPKPKalimantan Selatan (Banjarbaru)

2011-2012

S2 MEP UGM (Yogyakarta)2012-2014

Auditor Muda, BPKP Pusat danDosen Tidak Tetap PKN

STAN(Jakarta)2014-sekarang

Conta

ctRohmad Adi Siaman SST. Akt., M.Ec.Dev.NIP. 19850529 200602 1 003Magelang, 29 Mei 1985

085243341401

085243341401

komdit.adis.web.id

twitter.com/adiswebid

facebook.com/rohmadadis

slideshare.net/rohmadadis

Mekanisme Praktek Komputer Audit Kelas QPertemuan Asisten I Asisten II Asisten III Asisten IV Asisten V

9 24 21 28 5 30

10 10 18 22 35 16

11 14 33 6 40 17

12 36 12 1 19 8

13 4 39 3 25 15

14 32 27 26 23 34

15 37 29 2 38 20

Cadangan 9 13 7 11 31

• Dosen dibantu oleh limaasisten

• Empat asisten membantuteman yang kesulitan dalampraktek

• Empat orang ini membantupada masing-masing duabaris (10 orang)

• Satu orang asistenmengoperasikan komputerdosen

Mekanisme Praktek Komputer Audit Kelas VPertemuan Asisten I Asisten II Asisten III Asisten IV Asisten V

9 24 21 28 5 30

10 10 18 22 35 16

11 14 33 6 40 17

12 36 12 1 19 8

13 4 31 3 25 15

14 32 27 11 23 34

15 37 29 2 26 39

Cadangan 9 13 7 38 20

• Dosen dibantu oleh limaasisten

• Empat asisten membantuteman yang kesulitan dalampraktek

• Empat orang ini membantupada masing-masing duabaris (10 orang)

• Satu orang asistenmengoperasikan komputerdosen

Mengapa Perlu Download ?

• Saat ini sebagian besar perusahaan telah menggunakan komputer untukmerekam transaksi bisnis mereka. Bahkan ada yang bahkan tidak pernahmencetak lagi jurnal transaksi yang mereka lakukan. Sebagian alasannyakarena mereka percaya dengan sistem akuntansi mereka dan memilihuntuk paperless (efisiensi/go green).

• Jika saja Auditor dapat mengakses informasi di sistem komputer ObyekPemeriksaan dan tidak perlu meminta untuk mencetak seluruh GL(General ledger) dan atau laporan-laporan lainnya yang berhubungandengan Laporan keuangan maka tentu akan lebih menguntungkan(hemat kertas, Auditoran akan lebih cepat, akurat dalam penghitungan,analisa akan lebih lengkap).

Pertimbangan sebelum Mendownload ?

• Apakah Obyek Pemeriksaan menyimpan data dalam bentukelekronik?

• Apakah data elektronik tersebut dalam format yang bisa diolahatau dikonversi oleh Auditor?

• Apakah saat data elektronik tersebut akan diambil akanmengganggu atau membebani atau mengurangi waktu kerjaObyek Pemeriksaan / Auditor (time & money constraint)?

• Apakah data tersebut akan berguna? Jika kegiatan download datamengganggu aktivitas ObyekPemeriksaan, apa yang dilakukan olehauditor?

Prosedur Download

Tentukan data yang

dibutuhkan

DiskusikandenganObyek

Pemeriksaan

Diskusikansecara teknis

Pilah data yang akan

didownload

Diskusikanbiaya

download data

PermintaanData secara

resmi

Metodedownload

data

• Kemukakan secara jelas informasi yang dibutuhkan oleh Auditor dan jelaskanmengapa data tersebut dibutuhkan.

• Dalam hal tersedia data General ledger, maka di-GL tersebut setidaknya terdapatelemen:

Referensi /atau nomor referensi Source document Tanggal transaksi Jumlah atau nilai uang suatu transaksi Nomor dan nama Account Penjelasan/deskripsi transaksi

• Jika Obyek Pemeriksaan mempunyai elektronik data lain semacam databaseinventori atau Piutang usaha maka elemen data yang dibutuhkan tentu berbeda.

Step 1 Tentukan data yang dibutuhkan

Prosedur Down Load

• Diskusikan dengan Obyek Pemeriksaan atau EDP.

• Beberapa pertanyaan yang umumnya diajukan sbb:

• Apakah data-data elektronik tersebut tersedia/dapat diakses oleh Auditor?

• Periode ?

• Program akuntansi apa yang digunakan? Apakah di software tersebut tersedia menu untukmendownload data?

• Apa format data tersebut?

Mungkin ada beberapa Obyek Pemeriksaan yang tidak paham akan maksud pertanyaanini atau paham tapi tidak tahu jawabannya. Biasanya jika mereka menggunakan softwareakuntansi paket (misal: MYOB, MAS accounting).

• Apakah data/informasi akuntansi tersebut telah dicetak oleh Obyek Pemeriksaan atau bisadicetak oleh Obyek Pemeriksaan?

Jika bisa / telah dicetak minta hasil cetakannya. Ini bisa digunakan sebagai cross ceknanti saat melakukan konversi data.

Step 2 Diskusikan dengan Obyek Pemeriksaan

Prosedur Down Load

• Selain itu untuk mempermudah proses download ada beberapa hal lagi yang perlu diketahui darisistem komputer Obyek Pemeriksaan:

• Hardware, software and operating system yang digunakan.

• File definitions dari table atau database yang akan di download.

• Jika detail informasi mengenai record definition tidak tersedia. Maka minta saja untuk mencetaksalah satu report dan meminta report-report yang kita inginkan untuk di print ke file/ke priteremulator.

• Periode akunting yang masih disimpan di dalam sistem.

Banyak Obyek Pemeriksaan tidak menyimpan / menghapus periode akuntansi yang telah lewat.Namun biasanya Obyek Pemeriksaan masih mempunyai backup data nya. tapi Mungkin ObyekPemeriksaan kesulitan unutk merestorenya karena akan mengganggu sistem yg sedang berjalan.

• Media transfer data. Apakah Obyek Pemeriksaan punya CD Writer atau tape drive? mungkinkahdigunakan LAN / Fastlynx untuk transfer data?

Step 3 Diskusikan secara teknis

Prosedur Down Load

• Dalam hal Obyek Pemeriksaan memberikan record definition dari file / databasenya pelajari denganbaik, pilih field-field yg dibutuhkan, terutama key unik dari setiap file untuk memudahkan proses join /pengolahan data. Misalnya menggabungkan (join) nama suatu account dengan file transaksi GeneralLedger.

• Ingat mungkin peluang kita sebagai Auditor untuk men-download data Obyek Pemeriksaan cumasekali yaitu saat kita pertama kali melihat sistem-nya. jadi ada baiknya untuk men-downloadsebanyak-banyaknya data, yg relevan tentunya.

• Gunakan sebanyak mungkin bantuan dari IT Obyek Pemeriksaan, Biarkan mereka juga bekerjamen-download data dari sistemnya sendiri untuk keperluan kita. Toh mereka mungkin jauh lebihtahu mengenai data-data keuangan, produksi, pemasaran dll. daripada kita.

Step 4 Pilah data yang akan didownload

Prosedur Down Load

Bagaimana jika terdapat record tertentuyang dianggap sensitif oleh ObyekPemeriksaan dan tidak boleh diaksesauditor?

• Diskusikan tentang biaya yang mungkin timbul ketika melakukan downloaddata

Step 5 Diskusikan biaya download data

• Permintaan data resmi hitam di atas putih

• Begitu juga jawaban dari Obyek Pemeriksaan

Step 6 Permintaan Data secara resmi

Prosedur Down Load

• Tentukan metode download data yang sesuai

Step 7

Jika dalam proses download datadibutuhkan biaya, siapa yangmenanggung biaya tersebut?

Apa manfaat dituliskannyapermintaan data secara resmi?

Data Transfer Media

Considerations Disk Cartridge Tape CD Rom

Make and model of computer from

which the data originated, and from

which obtained if different.

Operating system and version number.

Software used to write the original file.

Software used for copying file.

File (or Dataset) name.

File layout of the file you have been

provided with.

List of any codes used and their

meanings.

Hex dump of the first 10 records on the

file you have been provided with.

Data Transfer Media

Considerations Disk Cartridge Tape CD Rom

Fixed or variable length records and

record length (s). Possible

Recording density (bpi) - -

Block size

(if appropriate or on tape). Possible -

Fixed or variable length blocks

(if appropriate or on tape). Possible -

Control totals of number of records

and values to reconcile the data.

A user report to reconcile to the data.

Sample Records.

Dari empat pilihanmedia transfer di atas, mana yang

masih banyakdigunakan karenakepraktisannya?

Large files may have to

be reduced in size by

selecting certain files

or record

Check

the volume of data.

Is enough disk

space?

The physical transfer

may need to be on high

capacity medium or

fast data link

Research whether the data is available in well defined files or in reports

Choose

download strategies

should be used

transfer the file of data

in its native state to the

PC

Use report files

produced by the

system and transfer

these to the PC

Request the data to be

extracted and/or

reformatted in some

way by support staff

and then transfer to the

PC

Import ODBC, SAP

AIS or other specific

format

Obtain technical details

of the file layouts.

Decide if all information

is to be imported

Check if all data is

available. Is any

required data excluded

from the the printout

Agree the file type to

be a simple structure

easily read on the PC

Ensure the required

drivers, data sources

and data sets are

available

Agree the media for the transfer

Determine timescales for the data to be available

and the date of the data

Agree any costs which may be incurred

Identify control report for reconcilliation

PC Link or local

networkPrinter Emulator

PC Diskette/USB

Flash/External HD

Telecommunications

linkTape or cartridges

Perform download

Perform any re-formatting required on

the PC

Reconcile files to control totals

The Main Considerations and Decisions in Downloading Data

Source: IDEA for windows manual, 1999 with modification in Printer emulator

Guidance Notes for Data Downloads

1) What are the operating systems used by the company (Windows, NT, Unix...)?

2) What accounting software is used by the company?

3) What level of knowledge does the company have on each system?

4) What hardware is used by the company (PC, Mainframe...)?

5) How is the data from the Accounts Payable, Accounts Receivable and other systems posted

to the General Ledger system (manually, automatically or both)?

6) Are transactions posted in detail to the General Ledger or in a summarised format?

7) How data is summarised if it is posted in summary form?


8) What is the volume of GL transactions per annum? (use the figures to estimate the size of the file)

9) Is there a report that lists all the General Ledger transaction details?

• If yes, request for a sample and ensure:

The report shows all the information requested by the investigators. The report can be printed to a file in any of the following formats:

Text

CSV (comma delimited)

MS Excel

MS Access

DBF

• If no, ask for the General ledger file layouts and work with the IT staff to decide which files / fields should be taken.

10) Account code structures (e.g. “BB-CC- AAAAA” where “BB” =Company, “CC”=Cost Centre and “AAAAA” = Account)


11) Information about GL transaction details: What fields are used to hold the invoice date and

post date?

– Is the Batch Number allocated by the system? Does each batch have a unique

number?

– What is in Refer / Desc. field(s)

12) When investigators want to trace a transaction back to its source documentation, what is

the information (fields) required from the GL transaction details by the company to retrieve

the source documentation?

13) Can the system write to any of the following media?

CD ROM,

Floppy disks,

Tapes: 9 track reel, 8mm or 4mm DAT

Strategi Download

Strategi download adalah bagaimana caranya untuk mendapatkan datadari sistem informasi berbasis komputer.

Strategi download komputer terdiri dari :

1. Transfer file dari bentuk asalnya ke PC Auditor.

2. Transfer file hasil report sistem informasi ke PC Auditor.

3. Extracted data dan/atau reformated data untuk ditransfer ke PCAuditor.

4. Impor dengan ODBC atau format lainnya.

Metode DownloadMetode download terdiri dari :

1. Menggunakan external storage (floppy disk, magnetic tape, atau external hard

disk)

2. PC to PC Link (Laplink)

3. Melalui Jalur Telekomunikasi

4. Menggunakan Printer Emulator

5. Tape/Cartridge

1. Transfer Data Menggunakan Kabel Data Direct Link USB to USB

Hampir semua komputer kini memilik port USB (Universal Serial Bus).

Dengan kabel khusus yang kedua ujungnya menggunakan port USB maka peerto peer file transfer atau koneksi dan transfer file antara dua buah komputerdapat dilakukan.

• Tersedianya Port USB

• OS yang digunakan Microsoft Windows 95/98/ME/2000/XP/

Mac OS 8.6/Linux 2.4 atau di atasnya

• Mempunyai driver kabel USB to USB yang sesuai dengan operating systemyang digunakan

• Software komunikasi data USB to USB misalnya USB GeneLink File Transfer,telah terinstall dengan baik

2. Transfer Data Menggunakan Kabel Data (LapLink Paralel to Paralel/Serial to serial)

Sebelum dikenal USB port hampir setiap komputer telah memiliki port paralel dan port serial. Portparalel lebih dikenal sebagai port untuk printer dan port serial dikenal sebagai port untuk mouse.Salah satu kegunaan lain dari port paralel dan serial adalah sebagai jalur untuk melakukan transferdata dari komputer Obyek Pemeriksaan ke komputer Auditor. Dalam modul ini hardware dansoftware yang digunakan adalah kabel paralel to paralel dan FastLynx for Dos versi 1.1.

Persyaratan

- Tersedianya Port Serial (Com port) atau Port Paralel (LPT port) tergantung kabel yang tersedia

- Operating system yang digunakan Ms-DOS atau Microsoft Windows 95/98

- Software komunikasi data, misalnya FastLynx (FX.exe) atau Laplink (LL.exe), telah terinstalldengan baik

Apa perbedaan metode Laplink danPrinter Emulator?

Instruksi dalam melakukan transfer data menggunakan Fastlynx

Step Action

1 Hubungkan dua komputer dengan kabel paralel atau seri

2 Start Fastlynx di komputer Auditor

3 Install Fastlynx di komputer Obyek Pemeriksaan

4 Fastlynx di komputer Obyek Pemeriksaan harus di set sebagai ‘Listen as

server’. Sedangkan di komputer Auditor harus di set sebagai ‘Connect as

client’.

5 Saat koneksi sudah terhubung, kedua komputer akan muncul window seperti

contoh di bawah.

6 Untuk meng-copy file, pilih file dengan meng-klik mouse kemudian drag di

sisi yang berlawanan. Atau, pilih file yang diinginkan, kemudian pilih menu

Copy atau Move dari File Menu.

3. Transfer Data Menggunakan Kabel Jaringan UTP

Pada suatu jaringan LAN (Local Area Network) pada umumnya tiap node (server/komputer)dihubungkan dengan kabel-kabel. Kabel yang digunakan adalah kabel UTP berkonektor RJ 45.

Ada dua macam susunan kabel UTP, yaitu yang disusun secara straight (lurus) dan yang disusunsecara cross (disilang).

Model cross biasa digunakan untuk menghubungkan dua buah komputer saja dan tidakmemerlukan Hub.

Model straight baru bisa menghubungkan dua atau lebih komputer jika ada Hub. Dalam modul iniakan dibahas mengenai penggunaan kabel UTP dengan model cross untuk transfer data.

• Persyaratan

- Tersedianya Port RJ 45 (port LAN) pada kedua komputer yang akan dihubungkan.

- Operating system yang digunakan Microsoft Windows 95/98/XP telah terinstall dengan baik.

- Kabel UTP di set model cross dan berfungsi dengan baik.

Setting LAN di PC Obyek Pemeriksaan

3 digit

terakhir

Konversi Data

Perbedaan

• operating sistem

• database yang

digunakan

• terbatasnya aplikasi

komputer yang

dikuasai oleh

Auditor

Konversi

Format data

yang bisa

dibaca oleh

komputer

Auditor

File yang langsung dikenal MS-Excel

• All microsoft excel files (*.xl ; *.xls ; *.xla ; *.xlm ; *.xld ; *.xlt ; .xlsx)

• Web pages (*.htm; *.html)

• Text files (*.txt ; *.csv)

• Query files (*.iqy ; *.dqy ; *.oqy ; *.rqy)

• Lotus 1-2-3 files (*.wk)

• DOS files (*.wql)

• dBase Files (*.dbf)

• Excel 4.0 Macros (*.xlm ; *.xla)

• Excel 4.0 Charts (*.xlc)

• Excel 4.0 Workbooks (*.xlw)

• Worksheets *.xls

• Workspaces (*.xlw)

• Templates (*.xlt)

• Add-Ins (*.xls ; *.xll)

• Toolbars (*.xlb)

• SYLK files (*.slk)

• Data Interchange Format (*.dif)

• Backup files (*.xlk ; *.bak)

Bagaimanakah cara sederhana untukmengetahui apakah suatu file dapat

langsung dibuka dengan Excel?

Apabila hal tersebut tidak memungkinkan, cara yangtermudah apabila auditor harus menterjemahkan sendiridengan mengubah file aslinya menjadi DOS teks atau ASCIIterlebih dulu. Dikatakan termudah karena program-programaplikasi pada umumnya mempunyai fasilitas untukmenyimpan data dalam bentuk DOS teks atau ASCII, danprogram-program spreadsheet mempunyai fasilitas untukmembaca file-file dalam bentuk DOS teks.

Impor Data

• Impor Data dari Fixed Length Text File

Open File

Nama File

Tipe File

Impor Data


Tentukan Fixed Length atau Delimited

Asal File

Fixed Length

Impor mulai dari No. …

Impor Data


Tentukan Panjang setiap Field

Letakkan pada akhir satu field

Double Click untuk menghilangkan

Impor Data


Tentukan Tipe Data Field

Tentukan Tipe Data

Click FINISH, bila sudah selesai

Impor Data


Melihat hasil impor data

Pengolahan Data

• Menghilangkan Data yang tidak perlu

Buat kolom bantuan

Masukkan nilai urut ke dalam kolom bantuan

Buat kolom bantuan untuk chart of account

Urutkan data berdasarkan suatu kolom tertentu

(usahakan kolom yang unik)

Hapus data yang tidak perlu

Pengolahan Data

• Mencari data berdasarkan kriteria tertentu :• Nama

• Kode Account

• Obyek

• Pelaporan :• Sorting

• Sub Total

• Pivot Table

• Conditional Formatting

Tugas KelompokKelompok Nomor Absen

Q1 39 15 30 37 32 11 26 24

Q2 13 9 10 4 34 23 20 8

Q3 21 38 25 31 36 3 17 29

Q4 1 22 35 27 14 5 7 2

Q5 28 12 16 33 6 18 19 40

V1 39 15 30 37 32 11 26 24

V2 13 9 10 4 34 23 20 8

V3 21 38 25 31 36 3 17 29

V4 1 22 35 27 14 5 7 2

V5 28 12 16 33 6 18 19 40

• Buatlah ebook tentang praktek melakukan komputer audit dalamdua bahasa (English dan Bahasa)

• Kumpulkan dalam bentuk Word (dua file versi english dan bahasa)ke [email protected] paling lambat satu minggu setelahmateri ebook dibahas dalam kegiatan belajar mengajar.

• Materi ebook adalah materi praktek komputer audit daripertemuan 7 sampai pertemuan terakhir.

• Ebook bersifat step by step cara praktek di komputer dengandisertai screenshot dan penjelasan.

• Setelah direviu oleh dosen, ebook akan dikirim ulang ke kelompokuntuk disebarluaskan lewat twitter dengan format : “Ebook: JudulEbook @adiswebid #KomputerAuditForDummies silahkandownload di (link ebook) “

mailto:[email protected]

Daftar Isi Minimal Ebook

• Judul

• Kata Pengantar

• Daftar Isi

• Persyaratan Minimal

• Isi

• Daftar Pustaka

Format Cover

Format cover menggunakanfile yang bisa dicopy daridosen

Pembagian TugasKelompok Ebook

Q1 Pemakaian rumus “Count”, “Sum”, “If”, “Or” dan “And” beserta variannyadalam proses audit

V1 Cara pengambilan sampel menggunakan Excel (Simple, Stratified danSystematic)

Q2 Cara impor data dari bentuk text ke bentuk Excel (Delimited dan Fixed With)

V2

Q3

V3

Q4

V4

Q5

V5

Referensi

• Auditing PDE Dengan Standar IAI : Edisi kelima, Anies S.M. Basalamah, 2011

• Bahan ajar Komputer Audit oleh Marmah Hadi dan Ennoch Sindang