Upload
teomun
View
117
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Trường ĐH Khoa Học Tự Nhiên Tp. Hồ Chí Minh
TRUNG TÂM TIN HỌC
2015
Tin Học Văn Phòng
Bài 5. Microsoft Excel Nâng Cao (tiếp theo)
Phòng chuyên môn
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 2
Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê
1. Biểu đồ
2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)
3. Add in
4. Lệnh SUBTOTAL
5. Lệnh CONSOLIDATE
6. Lệnh PIVOTTABLE
Nội dung
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 3
Trong Excel, có thể dựa vào dữ liệu trên worksheet để tạo các biểu đồ.
Các biểu đồ trong Excel rất nhiều loại:
● Column: cột
● Line : đường kẻ
● Pie : hình tròn
● Bar : khối
● Area: miền
● Scatter: hàm số
● …
Ứng với mỗi loại biểu đồ, có thể chọn nhiều
dạng khác nhau. Ví dụ ứng với kiểu Column:
1.Biểu đồ
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 4
Các thành phần cơ bản trong biểu đồ
1.Biểu đồ (tt)
19/10/2015
Axis Title: Tiêu đề
của trục tung và trục
hoành
Title: Tiêu đề chung
của biểu đồ
Legend: Chú
thích minh họa
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 5
Cách vẽ biểu đồ
Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ => Insert\Charts -> chọn loại biểu đồ muốn
vẽ.
1.Biểu đồ (tt)
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 6
Cách vẽ biểu đồ
1.Biểu đồ (tt)
19/10/2015
Đao cac chuỗi số liệu từ
dòng thanh cột va
ngược lại
Chọn cach bố trí
cac thanh phần
trên biểu đồ
Thay đổi lại loại
biểu đồ
Thay đổi lại vùng dữ liệu vẽ biểu đồ
Chọn phong cach định
dạng về mau sắc
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 7
Cách vẽ biểu đồ
1.Biểu đồ (tt)
19/10/2015
Định dạng vùng
chọn
Chart Title : tiêu đề chính cho
biểu đồ
Axis Titles : tiêu đề trục
hoành/tung
Legend : chú thích
Data Labels : nhãn cho dữ liệu
Data Table : thêm bang dữ liệu
Chọn thanh phần của biểu đồ hoặc dùng chuột
nhấp lên thanh phần cần chọn, thanh phần được
chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh, dùng
cac phím mũi tên để di chuyển đến cac
thanh phần
Hiển thị gia trị trên
trục hoanh/tung
Thay đổi màu
nền
Thay đổi đường
lưới
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 8
Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thi thi bạn hãy chọn trục => nhấp phải
chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại
Format Axis
1.Biểu đồ (tt)
19/10/2015
Value Axis Option
· Minimum Xác định gia trị nhỏ nhất trên trục
(gia trị khơi đầu)
· Maximum Xac định gia trị lớn nhất trên trục
(gia trị kết thúc)
· Major unit Xac định gia trị cac khoang chia
chính trên trục.
· Minor unit Xac định gia trị cac khoang chia
phụ trên trục.
· Values in reverse order Đao thứ tự sắp xếp
cac gia trị trên trục
· Logarithmic scale Chuyển cac gia trị trên trục
sang hệ logarith với cơ số do ta qui định tại
Base (không thể dùng cho gia trị âm hay bằng
0)
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 9
Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thi thi bạn hãy chọn trục => nhấp phải
chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại
Format Axis
1.Biểu đồ (tt)
19/10/2015
Value Axis Option
· Display units Chọn đơn vị hiển thị trên trục
Show display units label on chart Cho hiển thị
cac nhãn đơn vị trên đồ thị
· Major tick mark type Qui định cach hiển thị ky
hiệu phân cach chính trên biểu đồ.
- Minor tick mark type Qui định cach hiển thị ky
hiệu phân cach phụ trên đồ thị.
· Axis labels Xac định cach hiển thị cac nhãn
trên trục
· Horizontal axis crosses Cac lựa chọn qui
định cach ma trục tung cắt trục hoanh (Đối với
đồ thị 3-D đó chính la tùy chọn Floor crosses at)
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 10
Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thi thi bạn hãy chọn trục => nhấp phải
chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại
Format Axis
1.Biểu đồ (tt)
19/10/2015
Category Axis Option
· Interval between tick marks Xac định sự thể
hiện cac nhóm theo khoang chia (có bao nhiêu
nhóm trong một khoang chia, thường la một
nhóm).
· Interval between labels Xac định sự xuất hiện
của nhãn theo khoang chia
· Categories in reverse order Cac nhóm thể
hiện theo thứ tự ngược lại
· Label distance from axis Xac định khoang
cach của nhãn so với trục
· Axis Type Xac định loại trục sử dụng như
Automatic, Text axis hoặc Date axis
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 11
Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thi thi bạn hãy chọn trục => nhấp phải
chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại
Format Axis
1.Biểu đồ (tt)
19/10/2015
Category Axis Option
· Major tick mark type Qui định cach hiển thị ky
hiệu phân cach chính trên đồ thị.
· Minor tick mark type Qui định cach hiển thị ky
hiệu phân cach phụ trên đồ thị.
· Axis labels Xac định cach hiển thị cac nhãn
trên trục
· Vertical axis crosses Cac lựa chọn qui định
cach ma trục tung cắt trục tung
- Position Axis Qui định cach hiển thị của cac
nhóm va nhãn trên trục (Dùng cho đồ thị 2-D
area, column, và line)
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 12
Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê
1. Biểu đồ
2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)
3. Add in
4. Lệnh SUBTOTAL
5. Lệnh CONSOLIDATE
6. Lệnh PIVOTTABLE
Nội dung
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 13
Đôi khi chúng ta có dữ liệu sẵn từ một nguồn nao đó ma muốn đưa vao
trong excel thì chúng ta lam như sau
Chọn Data\Get External Data và tùy theo loại dữ liệu muốn đưa vào
Excel thuộc cấu trúc (Access,Text,…)
2.Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)
19/10/2015
From Access : dữ liệu thuộc cấu trúc của Access (*.mdb,*accdb)
Form Web : dữ liệu trực tiếp từ trang Web
From Text : dữ liệu từ file dạng text (*.txt,*.prn)
From Other Sources : dữ liệu trên SQL
Existing Connections : có thể lấy từ tất ca ca loại file cơ sơ dữ liệu ma excel
hỗ trợ
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 14
Ví dụ: lấy dữ liệu từ Table BanHang của file DulieuAccess.mdb
2.Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (tt)
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 15
Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê
1. Biểu đồ
2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)
3. Add in
4. Lệnh SUBTOTAL
5. Lệnh CONSOLIDATE
6. Lệnh PIVOTTABLE
Nội dung
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 16
Công dụng:
● Do nhu cầu của người sử dụng, các hàm có sẵn của Excel không
giai quyết được yêu cầu của mình muốn. Excel cho phép người sử
dụng có thể tự lập trình các hàm để sử dụng và thường được lưu
vào tập tin có kiểu XLA hoặc XLAM.
● Muốn sử dụng các hàm được viết trong tập tin XLAM thì chúng ta
phai dùng Add in của excel để đưa vào mới sử dụng hàm chung cho
tất ca các tập tin trên máy.
Thao tác:
● Vào File\Options\Add – ins
● Trong mục Manage : chọn Excel Add-ins => chọn Go…
trong của sổ Add-Ins chọn Browse… để chọn tập tin chứa ham cần
add vao sử dụng. Sau nay không muốn dùng nữa thì chỉ vao lại cửa
sổ Add-Ins bỏ dấu check của tập tin đã add vao
3. Add in
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 17
Ví dụ: Add-in tập tin doiso.xla có chứa hàm VND() vào trong Excel
3. Add in (tt)
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 18
Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê
1. Biểu đồ
2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)
3. Add in
4. Lệnh SUBTOTAL
5. Lệnh CONSOLIDATE
6. Lệnh PIVOTTABLE
Nội dung
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 19
Công dụng:
Lệnh nay chèn ham Subtotal vao bang số liệu một cach tự động, để sử dụng
chức năng nay trước tiên tập số liệu phai được sắp xếp theo thứ tự tại cac cột
dữ liệu (Field) ma ta cần nhóm lại khi tính toan.
Thao tác:
Chọn Data\Outline\Subtotal. Thiết lập cac tuỳ chọn trong hộp thoại Subtotal:
4.Lệnh SubTotal
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 20
Thao tác (tt):
4.Lệnh SubTotal (tt)
19/10/2015
At Each Change In: Chọn tiêu chí tính toán.
Use Function: Chọn ham để tính từ danh sach 11 hàm.
Add Subtotal To: Liệt kê tất ca cac trường của vùng số liệu
tính toan. Đanh dấu kiểm kế bên tên trường để chọn cac
trường cần thực hiện phép tính.
Replace Current Subtotals: Nếu được chọn, excel sẽ xoa bỏ
cac lệnh subtotal trước đó va thay thế bằng lệnh subtotal hiện
hành.
Page Break between Groups: Nếu được chọn, excel sẽ chèn
cac dấu ngắt trang sau mỗi nhóm tính subtotal.
Summary below Data: Nếu được chọn, excel sẽ đặt cac kết
qua tính subtotal bên dưới mỗi nhóm số liệu (mặc định),
ngược lại thì excel sẽ đặt kết qua tính subtotal bên trên mỗi
nhóm số liệu.
Remove All: Nếu chọn nút nay thì excel sẽ xoa bỏ tất ca cac
lệnh subtotal trong vùng số liệu.
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 21
Ví dụ: Thống kê Tổng doanh thu theo từng tháng
4.Lệnh SubTotal (tt)
19/10/2015
Chú ý: Tiêu chí
thống kê la Thang,
do vậy cột Thang
phai được sắp xếp
trước khi gọi lệnh
SubTotal
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 22
Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê
1. Biểu đồ
2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)
3. Add in
4. Lệnh SUBTOTAL
5. Lệnh CONSOLIDATE
6. Lệnh PIVOTTABLE
Nội dung
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 23
Công dụng:
Consolidate là lệnh dùng để kết hợp thông tin từ một hay nhiều nguồn khác
nhau, với các phép tính khác nhau (cộng, đếm, lớn nhất, nhỏ nhất, trung bình
...). Ra một vùng mới (có thể trên cùng Sheet hay khac Sheet)
Thao tác:
Ví dụ: tính tổng Số lượng và Thành tiền của từng loại Tên hàng
5.Lệnh Consolidate
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 24
5.Lệnh Consolidate (tt)
19/10/2015
Sao chép tiêu đề của cac cột cần tổng hợp tính toan đến vị trí để bang thống kê, sau
đó chọn vùng tiêu đề vừa chép ra -> chọn Data\Data Tools\Consolidate
Chọn hàm dùng
để thống kê
B1: Xóa hết các
vùng tham chiếu có
sẵn trong All
references:
B2: Chọn vùng
tham chiếu (chú ý :
tiêu chí thống kê
phải là cột đầu tiên
bên trái)-> Add
Top row: dòng đầu tiên là tiêu đề
Left column: cột đầu tiên tiên bên
trái là tiêu chí thống kê
Liên kết với dữ liệu
nguồn (Bang thống
kê và dữ liệu nguồn
phai khác Sheet)
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 25
Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê
1. Biểu đồ
2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)
3. Add in
4. Lệnh SUBTOTAL
5. Lệnh CONSOLIDATE
6. Lệnh PIVOTTABLE
Nội dung
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 26
Công dụng:
Công cụ PivotTable rất tiện lợi trong việc tổng hợp, tóm tắt va phân tích dữ liệu
từ cac danh sach với nhiều góc độ va nhiều cấp khac nhau
Từ một nguồn dữ liệu
Thao tác: Để con trỏ trong dữ liệu cần tạo rồi vao
Insert\Tables\PivotTable
6.Lệnh PivotTable
19/10/2015
Chọn thống kê theo dạng
bang (PivotTable), theo
dạng biểu đồ (PivotChart)
Chọn vùng dữ liệu để
thống kê
Chọn dữ liệu từ một
file khác (Excel,
Access,…)
Chọn nơi đặt Bang
phân tích báo cáo
trên 1 sheet mới
hay trên cùng sheet
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 27
6.Lệnh PivotTable (tt)
19/10/2015
Kéo tha phần dữ liệu
muốn lọc vao đây
Kéo tha phần dữ liệu
muốn phân tích theo
dòng vao đây Kéo tha phần dữ liệu
muốn thống kê vao đây
Kéo tha
phần dữ
liệu
muốn
phân tích
theo cột
vao đây
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 28
6.Lệnh PivotTable (tt)
19/10/2015
Lọc dữ liệu theo
xuất xứ
Tổng hợp theo tên
hàng
Thống kê Số lượng va
Thanh tiền theo Tên hang
Giá trị thống kê
để theo cột
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 29
Nếu muốn thay đổi cach thống kê va định dạng
thì chọn Value Field Settings
6.Lệnh PivotTable (tt)
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 30
Nếu muốn tập hợp dữ liệu từ nhiều bang (vùng) có cùng cấu trúc để phân tính thống
kê thì giữ phím Atl gõ D gõ P để kích hoạt công cụ PivotTable Wizard chọn Multiple
Consolidation Ranges
6.Lệnh PivotTable (tt)
19/10/2015
- Create a single page
field for me( Excel tự
động tạo field)
Xác định cac vùng dữ
liệu va nhấn Add ->
chọn nơi đặt bao cao
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 31
6.Lệnh PivotTable (tt)
19/10/2015
- I will create the page fils ( Tự
tạo field)
Mục Range: Xac định
cac vùng dữ liệu và
nhấn nút Add
Mục 0, 1, 2, 3, 4:
Xac định số lượng
field
Mục Field one, Field
two, Field three, Field
four: Tên các filed do
người dùng đặt
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 32
Excel có một số công cụ được thiết kế đặc biệt cho cac bao cao PivotTable.
Bạn sẽ thấy những công cụ nay trên Ribbon Options va Design, xuất hiện khi
có một PivotTable được kích hoạt
6.Lệnh PivotTable (tt)
19/10/2015
Thay đổi vùng dữ liệu
nguồn, lam mới lại dữ
liệu
Chọn thông tin chi tiết
thể hiện trên bang bao
cáo
Lựa chọn cach thống
kê va định dạng
Vẽ biểu đồ Ẩn hiện cac
trường
Chọn khuôn
mẫu định dạng
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 33
Nếu chọn PivotChart thì Excel sẽ dùng dữ liệu của bang phân tính bao cao
để vẽ biểu đồ. Lúc nay cac thao tac vẽ va định dạng của biểu đồ như bình
thường.
6.Lệnh PivotTable (tt)
19/10/2015
Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 34
Thảo luận
19/10/2015