Bai giang microsoft word

SOẠN THẢO VĂN BẢN

MICROSOFT WORDBiên soạn: Nguyễn Minh Ý

Bài giảng Microsoft Word

1. Giới thiệu:

Microsoft word là phần mềm nằm trong bộ office của

hãng Microsoft. Ms Word nhằm soạn thảo các định dạng

văn bản phục vụ cho công việc văn phòng

Bài giảng MS Word

3

Khởi động Word C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên

màn hình nền (Desktop).

C2: Menu Start / Programs / Microsoft Office /

Microsoft Office Word 2003

Màn hình làm việc của Word

Vïng so¹nth¶o *

Thanh tiªu ®Ò

Thanh c«ng cô chuÈn(Standard)

Thanh thùc ®¬n (Menu)

Thanh ®Þnh d¹ng(Formating)

Thanh c«ng cô t¹o b¶ng(Table and Borders)

Th ưíc däc(Ruler)

Thanh Tr ît däc(Scroll)

Thanh c«ng cô vÏ(Drawing)

Bµi 1

Bài giảng MS Word 5

Mở một tệp (File) trắng mới (New)

C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên

thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).

C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N

C3: Vào menu File / New…


Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên

Standard Toolbar. C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O C3: Vào menu File / Open…

1. Chọn nơi chứa tệp

2. Chọn tệp cần mở

3. Bấm nút Open để mở tệp

Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp


Ghi tệp vào ổ đĩa (Save)

C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.

C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S

C3: Vào menu File / Save

Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại

Save As... (các bước tiếp theo xem slide sau).

Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện

tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm

giác là Word không thực hiện việc gì).


Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As) Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp

mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. Vào menu File / Save As...

1. Chọn nơi ghi tệp

2. Gõ tên mới cho tệp

3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút

Cancel để hủy lệnh ghi tệp


Thoát khỏi Word (Exit) C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên

phải cửa sổ làm việc của Word. C3: Vào menu File / Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message

Box, chọn: Yes: ghi tệp trước khi thoát, No: thoát không ghi tệp, Cancel: huỷ lệnh thoát.


Phương pháp gõ tiếng Việt Để gõ được tiếng Việt cần có font chữ tiếng Việt và

chương trình gõ tiếng Việt.

Các bộ font tiếng Việt: ABC, VNI, Unicode… Bộ font ABC gồm các font chữ bắt đầu bởi .Vn

VD: .VnTime, .VNTIMEH. .VN3DH, .VnArial…

Các font Unicode: Arial, Times New Roman, …

Các chương trình gõ tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey… Hiện nay bộ gõ Vietkey và Unikey đang được sử dụng rộng rãi vì có nhiều ưu điểm: dung lượng nhỏ, hỗ trợ phương pháp gõ cho nhiều bộ font,…


Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX Cách gõ các ký tự đặc biệt:

aw ă, ow ơ w ư, aa â ee ê, oo ô dd đ

Cách gõ các dấu: s: sắc, f: huyền, r: hỏi, x: ngã, j: nặng, z: thôi bỏ dấu`


Cách gõ tiếng Việt kiểu TELEX (tiếp)

Có thể bỏ dấu ngay sau khi gõ nguyên âm hoặc sau

khi đã gõ xong từ.

Ví dụ, để gõ dòng chữ “Trường trung cấp Đại Việt”:

Truowngf trung caaps DDaij Vieetj

Muốn gõ tiếng Anh mà không muốn chuyển chế độ

gõ, có thể gõ thêm ký tự đặc biệt 1 lần nữa, ví dụ: gõ

từ “New York” như sau: Neww Yorrk


Một số phím hỗ trợ soạn thảo Tab: tạo 1 khoảng trống (ngầm định 0.5 inch),

thường dùng để thụt đầu dòng đoạn văn bản. Caps Lock: bật/tắt chế độ gõ chữ hoa. Shift: - giữ Shift và gõ ký tự chữ sẽ cho chữ in hoa

- giữ Shift và gõ các phím có 2 ký tự sẽ cho ký tự ở trên.

- giữ Shift và ấn các phím di chuyển sẽ bôi đen (chọn) đoạn văn bản.

Delete: xoá 1 ký tự đứng sau con trỏ Back Space: xoá 1 ký tự đứng trước con trỏ


Một số phím hỗ trợ soạn thảo (tiếp)

Enter: xuống dòng để gõ đoạn văn bản mới. Home: đưa con trỏ về đầu dòng. End: đưa con trỏ về cuối dòng. Page Up: đưa con trỏ lên 1 trang màn hình Page Down: đưa con trỏ xuống 1 trang màn hình Ctrl+Home: đưa con trỏ về đầu văn bản Ctrl+End: đưa con trỏ về cuối văn bản Ctrl+Enter: ngắt trang bắt buộc (sang trang mới)


Một số quy tắc chuẩn Không có khoảng trắng trước dấu phẩy (,), dấu

chấm (.), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;)… Có 1 khoảng trắng sau các dấu trên. Các dấu nháy đơn, nháy kép, mở ngoặc, đóng

ngoặc phải ôm sát văn bản. VD gõ sai:

Các ký tự in thường : a , b , … , z( 26 ký tự ) . VD gõ đúng:

Các ký tự in hoa: A, B, …, Z (26 ký tự).


Gõ chỉ số và số mũ Để gõ chỉ số, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+= để

chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế độ

gõ chỉ số. Ví dụ để gõ x1 thứ tự gõ phím như sau:

x, Ctrl+=, 1, Ctrl+=, … Để gõ số mũ, sử dụng tổ hợp phím Ctrl+Shift+=

để chuyển đổi giữa chế độ gõ bình thường và chế

độ gõ số mũ. Ví dụ gõ x2 như sau:

x, Ctrl+Shift+=, 2, Ctrl+Shift+=, …


Định dạng văn bản1) Định dạng ký tự

a) Sử dụng thanh công cụ Formatting:- Bôi đen đoạn văn bản (dùng chuột hoặc dùng phím

Shift kết hợp với các phím dịch chuyển)

Chọn font chữChọn kích thước chữ

Chữ in đậm (Ctrl+B) Chữ in nghiêng (Ctrl+I)

Chữ gạch chân (Ctrl+U)


Định dạng ký tự (tiếp)

b) Sử dụng menu Format / Font…:- Bôi đen đoạn văn bản. Vào menu Format / Font…

Chọn font chữChọn kích thước chữ

Chọn màu chữ

Chọn kiểu gạch chân

Khung xem trước định dạng

Chọn dáng chữ (bình thường, đậm, nghiêng,


Định dạng văn bản2) Định dạng đoạn văn bản

a) Sử dụng thanh công cụ Formatting- Bôi đen đoạn văn bản

Căn lề trái (Ctrl+L)

Căn giữa (Ctrl+E)

Căn lề phải (Ctrl+R)

Căn cả 2 lề (Ctrl+J)

Khoảng cách giữa các dòng


Định dạng đoạn văn bản (tiếp)b) Sử dụng menu Format/Paragraph…- Chọn đoạn văn bản, chọn Format \ Paragraph…

Chọn cách căn lề

Khoảng cách tính từ lề trái và phải Khoảng cách

giữa các dòngKhoảng cách với đoạn trước và sau

Khung xem trước định dạng

Tạo số, ký hiệu đầu dòng

Chọn đoạn văn bản cần chèn. Chọn Format \ Bullets and Numbering… Tạo số đầu dòng:

Chọn thẻ Numbered Chọn kiểu số cần chèn → OK

Tạo ký hiệu đầu dòng: Chọn thẻ Bulleted Chọn kiểu ký hiệu cần chèn → OK

Chọn Customize để chỉnh sửa ký hiệu

Tạo đường viền, màu nền

Chọn đoạn văn bản cần chèn tạo Chọn Format \ Borders and Shading… Các thẻ quan trọng:

Borders: tạo đường viền cho đoạn văn bản Page Border: tạo đường viền cho trang văn bản Shading: màu nền cho đoạn văn bản


Đường viền:

Loại đường viền

Loại đường kẻ

Màu đường kẻ

Độ rộng của đường kẻ

Áp dụng cho chữ, đoạn văn


Màu nền

Không đổ màu

Chọn màu sắc

Thêm các màu khác

Chọn mẫu

Áp dụng cho chữ, đoạn văn

Chia cột văn bản

Chọn đoạn văn bản cần chia cột Chọn Format \ Collumns

Số cột cần chia

Dòng kẻ ở giữa

Chọn nếu độ rộng các cột bằng nhau

Áp dụng cho đoạn văn đã chọn hay cả trang


Dùng tab tự động để định dạng Dùng chuột kích vào thước ngang để đặt tab.

Kích đúp chuột vào tab vừa đặt

1. Chọn tab nào để thiết lập

2. Chọn tab trái (left), phải (right) hoặc giữa (center)

3. Chọn kiểu dẫn cho tab4. Bấm nút Set

để thiết lập tab

Chữ hoa lớn đầu đoạn văn

Đặt con trỏ sau chữ cần in hoa lớn. Chọn Format \ Drop Cap…

Vị trí chữ in hoa lớn

Font chữ

Số dòng chữ sẽ nằm

Khoảng cách đến các chữ khác


Sao chép/chuyển văn bản (Copy/Move)

1. Chọn đoạn văn bản cần sao chép/chuyển

2. - Nếu sao chép: Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy,

menu Edit/Copy)

- Nếu chuyển: Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu

Edit/Cut)

3. Đặt con trỏ tại nơi muốn dán văn bản

4. Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste)


Chèn ký tự đặc biệt Nhiều ký tự muốn đưa vào văn bản nhưng không có

trên bàn phím? Đặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn. Vào menu Insert / Symbol…

1. Chọn font 2. Chọn ký tự

đặc biệt

3. Ấn nút Insert để chèn

Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật

Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn Chèn hình ảnh:

Chọn Insert \ Picture: Clip Art: Chèn từ thư viện của chương trình Office: Sau

khi chọn Clip Art khung làm việc sẽ xuất hiện cửa sổ Clip Art, chọn Go để tìm kiếm hình ảnh. Click vào hình ảnh cần chèn để chèn vào văn bản.

From File: Chèn từ một file hình ảnh bên ngoài thư viện của chương trình Office. Sau khi chọn From File sẽ xuất hiện cửa sổ để chọn đến hình ảnh cần chèn.

Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp)

Chèn chữ nghệ thuật: Chọn Insert \ Pictures \ WordArt: xuất hiện

khung chọn mẫu:

Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật (tiếp)

Chèn chữ nghệ thuật: Chọn mẫu rồi click OK → xuất hiện hộp thoại gõ

nội dung, chú ý tương thích giữa Font chữ và bảng mã. Gõ xong click OK

Sau khi chèn xong, khi click vào chữ WordArt sẽ xuất hiện thanh công cụ WordArt

Thêm chữ WordArt mới

Sửa nội dung WordArt

Chọn mẫu WordArt khác

Chọn hình dạng WordArt

Vị trí của đối tượng so với văn bản

Làm việc với thanh công cụ Drawing


Làm việc với thanh công cụ Drawing

Công dụng : Dùng để vẽ các dạng hình cơ bản trong word: Vẽ theo mẫu cho trước: Vẽ đường thẳng: Vẽ đường thẳng có mũi tên: Vẽ hình chữ nhật, muốn vẽ hình vuông ta ấn thêm phím Shift : Vẽ hình Elip, muốn vẽ hình tròn ta ấn thêm phím Shift.: Tạo hộp văn bản: Chèn WordArt mới: chèn các dạng biểu đồ: Chèn hình ảnh từ Clip Art: chèn thêm hình ảnh : Tô màu cho đối tượng: Chọn màu cho nét vẽ của đối tượng (hình ảnh): Chọn màu cho văn bản: Chọn kiểu đường viền ngoài. : Chọn kiểu đường: Chọn kiểu mũi tên: Chọn kiểu bóng đổ 2 chiều: Chọn kiểu không gian 3 chiều* Bật/ tắt thanh Drawing: Vào View Toolbars Drawing


Làm việc với thanh công cụ DrawingĐịnh dạng hình vẽ: Chọn hình vẽ kích chuột phải Format Autoshapes

+ Layout: chọn các vị trí cho hình vẽ :+ Inline With text : Đẩy văn bản ra 2 biên + Square: hình vẽ nằm giữa VB + Tight: hình vẽ nằm chung với văn bản + Behide text : hình vẽ nằm sau văn bản + In front of text: hình vẽ nằm trước văn bản

Lật quay hình vẽ: Chọn hình vẽ Vào Draw Rotate or flip+ Free rotate : Xoay tự do + Rotate left : Xoay bên trái một góc 900+ Rotate Right: Xoay bên phải một góc 900+ Elip horizotal: Lật theo biên ngang+ Elip vertical: Lật theo biên dọc


Làm việc với thanh công cụ DrawingSử dụng các hình khối AutoShape

Với công cụ AutoShapes còn cung cấp nhiều mẫu hình dạng khác nhau.

Đưa văn bản vào trong hình vẽ: Chọn hình vẽ kích chuột phải Add text

Chuùc caùc anh chò thaønh coâng


Bảng biểu

CộtHàngÔ


Bảng biểua) Tạo bảng Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng C1: Vào menu Table / Insert / Table…

Nhập số cột

Nhập số hàngChọn độ rộng các cộtĐộ rộng cột tự động vừa khít nội dung

Độ rộng cột vừa với trang giấy cũng như vừa với nội dung

Chọn các bảng biểu đã thiết kế sẵn

Lấy các thông số trên thiết lập cho bảng biểu mới

Bảng biểua) Tạo bảng C2: Click vào nút Insert Table trên thanh công cụ

Standard Toolbar. - Drag chọn số hàng và cột cho Table.


b) Dịch chuyển và chọn miền Dịch chuyển:

Dùng chuột Dùng phím Tab hoặc các phím mũi tên

Chọn miền: Chọn cả bảng: đặt trỏ văn bản trong bảng, vào menu

Table / Select / Table Chọn các hàng kề nhau: kích chuột ngoài lề trái của bảng,

ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng còn lại.

Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên, con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì kích trái chuột, giữ và di qua các cột còn lại.


c) Thay đổi kích thước hàng/cột

Thay đổi độ rộng cột: Di chuột vào đường khung phải của cột để xuất

hiện mũi tên 2 chiều

Giữ trái chuột và kéo đến độ rộng mong muốn

Thay đổi chiều cao hàng: Tương tự như trên với đường khung dưới của hàng.


d) Nhập ô, chia ô Nhập các ô thành 1 (Merge cells)

Chọn các ô cần nhập Nháy chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn

Merge Cells (hoặc menu Table / Merge Cells)

Chia các ô thành nhiều hơn (Split cells) Chọn (các) ô cần chia Nháy chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn

Split Cells… (hoặc menu Table / Split Cells…) Hộp thoại Split Cells xuất hiện: Nhập số cột và số hàng

cần chia vào khung tương ứng Number of columns và Number of rows.


e) Thêm cột, hàng, ô vào bảng C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh- Chọn các cột (các hàng). Nhấp chuột phải vào các cột

(các hàng) đã chọn. Chọn Insert Rows hoặc Insert Columns tương ứng. (Số cột/hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn)

- Chú ý: Nếu chèn thêm cột hoặc hàng theo cách này thì mặc định các cột mới thêm vào sẽ nằm bên trái các cột được chọn và các hàng mới thêm vào sẽ nằm trên các hàng được chọn


e) Thêm cột/hàng vào bảng C2: Sử dụng lệnh: Chọn các cột hoặc hàng, không

cần chọn tất cả các ô (số cột / hàng thêm vào sẽ bằng số cột/hàng đã chọn)

- Vào menu Table / Insert /Thêm cột vào bên

trái cột hiện tại

Thêm cột vào bên phải cột hiện tại

Thêm hàng vào bên trên hàng hiện tại

Thêm hàng vào bên dưới hàng hiện tại

Thêm ô


f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô C1: Sử dụng Menu ngữ cảnh- Chọn các cột (các hàng) cần xóa. Nhấp chuột phải vào

các cột (các hàng) đã chọn. Chọn Delete Rows hoặc Delete Columns tương ứng. (Số cột/hàng được xóa sẽ bằng số cột / hàng được chọn)


f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột, xóa ô- Nếu muốn xóa các ô thì chọn các ô cần xóa (các ô phải liền kề nhau). Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn. Chọn Delete Cells.

Đẩy các ô bên phải ô bị xóa sang bên trái

Đẩy các ô bên dưới ô bị xóa lên trên

Xóa toàn bộ các dòng chứa các ô được chọn

Xóa toàn bộ các cột chứa các ô được chọn


f) Xoá bảng, xoá hàng, xoá cột C2: Sử dụng lệnh

- Chọn các cột hoặc hàng. Chọn menu Table / Delete

Xoá cả bảng

Xoá các cột đã chọn

Xoá các hàng đã chọn

Xoá các ô đã chọn


g) Các thao tác định dạng đường kẻ Sử dụng menu Format / Border and Shading…

Chọn các ô trong bảng Vào menu Format / Border and Shading…

Không kẻ khung

Các nút kẻ từng đường khung

Khung xem trước

Chỉ kẻ khung biên ngoài

Kẻ khung bao quanh tất cả ô

Tự kẻ khung theo ý muốn

Kiểu đường kẻ

Màu đường kẻ

Độ dày đường kẻ


Các thao tác định dạng đường kẻ (tiếp) Sử dụng thanh công cụ Tables and Borders

Vào menu Table/Draw Table…

Bút kẻ

khung

Merge Cells

Màu đường kẻ

Độ dầy đường kẻ

Tẩy để xoá đường kẻ

Kiểu đường kẻ

Split Cells

Chiều cao các hàng

bằng nhau

Chiều rộng các cột

bằng nhau

1. Chọn kiểu đường kẻ, độ dày đường kẻ…, chọn bút kẻ khung để con trỏ chuột thành hình cái bút.

2. Di chuột qua các đường kẻ muốn định dạng. Thường dùng pp này để xoá hoặc làm đậm đường kẻ.


h) Tính toán trong bảng biểu

Đặt con trỏ tại ô cần tính theo công thức Chọn Table \ Formula…

Công thức

Định dạng kết quả

Chọn nhanh công thức


h) Tính toán trong bảng biểu (tiếp)

Một số công thức hay sử dụng SUM: Tính tổng. VD: SUM(LEFT): tính tổng các

phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số. AVERAGE: Tính trung bình cộng. VD:

AVERAGE(LEFT): tính trung bình cộng của các phần tử bên trái cho đến khi gặp dữ liệu khác kiểu số.

Một số từ khóa: LEFT: các phần tử bên trái RIGHT: các phần tử bên phải ABOVE: các phần tử bên trên BELOW: các phần tử bên dưới


i) Sắp xếp bảng biểu

Chọn cả bảng Chọn Table \ Sort Loại dữ liệu

Sắp xếp tăng hoặc giảm

Cột sắp xếp

Cột sắp xếp nếu tiêu chí 1 bằng nhau

Bảng lựa chọn có dòng tiêu đề không

Chèn chú thích

Đôi khi trong những tài liệu của bạn cần bổ sung nội dung giải thích thêm về từ ngữ cho người đọc khác hoặc sau này bạn sẽ đọc lại có thể dễ dàng hiểu được những từ ngữ viết tắt, hay khó hiểu nào đó, bài này sẽ hướng dẫn bạn cách chèn chú thích cho từ ngữ.

Chèn chú thích

1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích

2. Vào Insert / Comment

3. Bạn sẽ thấy ô Comment có màu sắc xuất hiện ở bên phải màn hình văn bản:

- Hãy nhập nội dung vào ô Comment

Chèn chú thích

4. Sau khi nhập xong nội dung chú thích, thì từ ngữ được chèn sẽ có màu nền và khi di chuyển chuột đến (Ví dụ: “Chèn chú thích”) sẽ xuất hiện nội dung chú thích đó.

Với phần màu nền và ô Comment bên phải khi in ra giấy vẫn sẽ xuất hiện.


AUTOTEXT – AUTOCORRECTAUTOCORRECT1) Công dụng: Dùng để thay thế nội dung bằng một tên viết tắt 2)Thực hiện: Đánh dấu nội dung Vào Tools Autocorrect xuất hiện hộp thoại: + Tại Replace: Nhập tên đề mục (viết tắt) cần tạo chọn Add OK3) Cách chèn Autocorrect:Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn Nhập tên đề mục lúc trước ta đặt ấn Enter hoặc ấn phím Space

4/ Xóa Autocorrect:Vào Tools Autocorrect xuất hiện hộp thoại:+ Tại Replace: Nhập tên đề mục cần xóa Delete OK

Cụm từ sẽ thay thếCụm từ viết tắt


Các tuỳ chọn và sửa lỗi chính tả

AutoCorrect cho phép thiết lập một số tính chất tự động sửa các lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo. Để thiết lập các tính chất tự động sửa lỗi chính tả, hãy làm như sau:

Bước 1: Khởi động tính năng AutoCorrect;

Bước 2: Thiết lập các thông số về tự động sửa lỗi chính tả bằng cách chọn (checked) các mục sau:

Tự động sửa những từ nêu có 2 ký tự hoa đầu dòng sẽ chỉ để lại kí tự hoa đầu tiên. Ví dụ : TWo sẽ tự động sửa thành Two.

Tự động sửa kí tự đầu tiên của một câu thành kí tự in hoa.

Viết in hoa cho kí tự đầu tiên của ngày. Ví dụ: sẽ luôn sửa là Monday.

Tự động sửa lỗi kiểu như cAPS LOCK khi bật nhầm phím Caps lock. Khi đó máy sẽ sửa thành Caps lock.


AUTOTEXT – AUTOCORRECT

AUTOTEXT1) Công dụng: Dùng để lưu trữ tự động một đoạn văn bản bằng một tên viết tắt 2) Thực hiện: Đánh dấu nội dung Vào Insert Autotext New xuất hiện hộp thoại:+ Tại Please name your Autotext Entry: gõ tên đề mục(viết tắt) OK3) Chèn nội dung Autotext: Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn nhập tên đề mục lúc trước ta đặt Ấn Phím F34/ Xóa Autotext: Vào Insert Autotext Autotext máy liệt kê tên các đề mục đã cài đặt chọn tên đề mục cần xóa kích chuột vào Delete OK


Tìm kiếm và thay thế

Tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệuBước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm.Bước 2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng

cách kích hoạt mục chọn Edit Find…hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F , hộp thoại Find and

Replace xuất hiện.

Bước 3: Thiết lập các thông tin về tìm kiếm trên thẻ Find.


Tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệuGõ từ cần tìm kiếm vào mục Find What.Thiết lập các tuỳ chọn tìm kiếm ở mục Search Options như sau :

Match case: tìm kiếm mà không phân biệt chữ hoa, chữ thường.Find whole words only: chỉ tìm trên những từ độc lập.Bước 4:Nhấn nút Find next, máy sẽ chỉ đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm.


Thay thế một từ, một cụm từ trong văn bản

Bước 1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm, khởi động tính năng tìm kiếm văn bản.Bước 2: Thiết lập thông tin về cụm từ cần tìm và cụm từ sẽ thay thế ở thẻ Repalce của hộp thoại.

Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Find what. Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with.


Thay thế một từ, một cụm từ trong văn bảnBước 3: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản cụm từ cần tìm. Khi tìm thấy có thể bấm nút Replace để thay thế cụm từ cần tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with.

Để ngừng tìm kiếm, nhất nút Cancel.


Trộn tài liệu (Mail Merge)

1. Khái niệm về trộn tài liệu:

Mail Merge là một công cụ dùng để tạo thư tín có các thông tin địa chỉ, bì thư theo một mẫu đã có sẵn với mục đích tạo nhiều thư cùng một nội dung để gửi cho nhiều người khác nhau.

Để thực hiện kỹ thuật Mail Merge cần phải có 2 văn bản khác nhau. Trong đó :Văn bản dùng làm mẫu thư tínVăn bản chứa dữ liệu (có thể là một danh sách bao gồm họ tên, địa chỉ,…) để gắn vào mẫu thư tín.

Hai văn bản này được tạo trước và sử dụng kỹ thuật Mail Merge để đưa dữ liệu vào thư tín mẫu.



2. Cấu trúc cơ bản:

Hai thành phần chính khi sử dụng chức năng Mail Merge là :Văn bản mẫu thư tín : là văn bản chứa nội dung chính của thư tín, có thể là giấy mời họp, giấy báo nhận hàng, giấy yêu cầu,…Văn bản chứa dữ liệu : là tập tin chứa danh sách những người sẽ được ghi trong thư tín hoặc danh sách các mặt hàng sẽ gửi cho người nhận thư tín.

Văn bản chứa dữ liệu có thể được xem là một tập tin chứa một bảng (Table) danh sách. Trong bảng danh sách đó có nhiều cột, mỗi cột chứa một thông tin cụ thể. Dòng đầu tiên trong bảng được xem như là dòng tiêu đề và mỗi dòng kế tiếp sẽ chứa một nhóm các thông tin liên quan với nhau.



Họ và tên Chức vụ Cơ quan

Đỗ Mạnh GĐ Cty ABC

Lê Tùng P.GĐ Cty XYZ

Trần Cương TP Cty XQ

(DSKH.doc)

THƯ MỜI

Kính mời:

Chức vụ:

Cơ quan:

Đến dự họp lúc 7giờ 30 ngày 31/12/2003 tại địa chỉ XYZ.

(Giay moi.doc)


Trộn tài liệu (Mail Merge) Văn bản thư tín sau khi được sử dụng Mail Merge

THƯ MỜIKính mời: Đỗ Mạnh

Chức vụ: GĐCơ quan: Cty ABC


THƯ MỜIKính mời: Lê Tùng

Chức vụ: P.GĐCơ quan: Cty XYZ


THƯ MỜIKính mời: Trần Cương

Chức vụ: TPCơ quan: Cty XQ



Trộn tài liệu (Mail Merge)3. Thao tác sử dụng Mail Merge

Để kích hoạt tính năng này, ta thực hiện theo từng bước như sau :Bước 1. Mở tài liệu chính (tài liệu chứa mẫu thư). Để mẫu thư là văn bản hiện hành.Bước 2. Vào menu Tools => Letters and Mailings => Mail Merge. Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Mail Merge.=> Chọn loại tài liệu muốn tạo với ý nghĩa sau :Letters : tạo thư tínE-mail message : Tạo thư điện tửEnvelopes : Tạo phong bìLabels : Tạo nhãn địa chỉDirectory : Tạo văn bản chứa danh sách

Ở ví dụ này ta chọn Letters trong mục Select document type

=> Nhấn Next: Starting document để qua bước ba


Trộn tài liệu (Mail Merge) Bước 3. Chọn tài liệu làm nội dung chính với các lựa chọn :

Use the current document : Sử dụng tài liệu hiện hành (với tình huống đưa ra ta lựa chọn cái này)

Start from template : Tạo từ một mẫu có sẵn

Start from existing document : Tạo từ một tài liệu có sẵn.

=> Nhấn Next: Select recipients. để qua bước 4


Trộn tài liệu (Mail Merge) Bước 4. Trên cửa sổ bước ba chọn mục Use an existing list,

sau đó nhấn vào nút Browse, hộp thoại Select Data Source xuất hiện. Chọn file chứa bảng thông tin đã tạo

(Ví dụ DSKH.doc).

Use a existing list : sử dụng một danh sách đã có sẵn

Select from Outlook contacts : Chọn từ danh sách của Outlook contacts.

Type a new list : Nhập mới một danh sách (khi không có sẵn)


Trộn tài liệu (Mail Merge)Bảng thông tin sau hiện ra:

=> Chọn hoặc bỏ chọn những khách hàng cần tạo thư mời -> Nhấn OK

=> Sau đó nhấn Next: Write your letter. để qua bước năm


Trộn tài liệu (Mail Merge) Bước 5: Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn Chọn More Items



Xuất hiện hộp thoại: Chọn trường muốn chèn và ấn

Insert => nhấn Close Lặp lại bước trên cho các vị trí

khác

=> Nhấn Next:Preview your letters để qua bước 6


Trộn tài liệu (Mail Merge)Bước 6: Sử dụng các nút <<, >> để duyệt qua các thư gửi cho từng người

=> Nhấn Next: Complete the merge để qua bước cuối cùng.


Trộn tài liệu (Mail Merge) Bước 7: Nhấn vào Print để in ra các thư Nhấn Edit individual letters để chỉnh sửa cho từng thư


Trộn tài liệu (Mail Merge) Với trường hợp nhấn Edit individual letters, sau khi

nhấn trên màn hình sẽ hiện 1 hộp thoại :

=> Nhấn OK

Tiếp theo chương trình sẽ tạo ra cửa sổ hoàn toàn mới với cái tên mặc định là Letters 1. Bạn thử kiểm tra xem có phải trong file mới này đã có những cái thư mời theo một mẫu đồng nhất không, công việc còn lại chỉ là kiểm tra sơ lại và in ra thôi


Tiêu đề đầu trang (Header), chân trang (Footer)

Chọn View Header and Footer , con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header).

Đang ở phần tiêu đề, chúng ta nhấn nút để di chuyển phần tiêu đề cuối trang.

Kết thúc soạn thảo tiêu đề bằng cách nhấn nút Close.


Tạo mục lục tự động

Sau khi đã tạo xong nội dung báo cáo bạn cần tạo mục lục cho nó

Bước 1: Tại trang muốn đặt mục lục bạn ghi chữ MỤC LỤC rồi căn giữa sau đó xuống dòng, chọn căn trái cho con trỏ chuột.

tiếp theo chọn View rồi tìm đến mục Outline như hình dưới.



Bước 2: Sau khi click chọn Outline các bạn tích chọn đầu dòng muốn hiển thị

Tại mục 2 tích chọn (Level_1) cho mục hiển thị ngoài cùng VD như Chương I hoặc Chương II trong báo cáo.

Các mục nhỏ hơn như 1.1 hay 1.2 các bạn để Level 2.

Còn 1.1.1 hay 1.2.1 các bạn chọn Level 3



Bước 3: như đã nói ở bước 2 các bạn tích đầu dòng cho phần con và chọn Level 2.



Bước 4: Sau đó các bạn lưu thiết lập lại


Tạo mục lục tự độngBước 5: Sau khi lưu xong. Các bạn nhấn vào thẻ View rồi chọn hiển thị là Print Layout để quay về định dạng trình soạn thảo bình thường



Bước 6. Sau khi trở về trình soạn thảo quen thuộc, các bạn đưa chuột về phần mục lục mà các bạn đã tạo trước

Vào Insert \ Reference \ Index and Tables…



Bước 7. Tại thẻ Index các bạn tích chọn mục 2 để hiển thị số trang, mục 3 là chọn dòng cách ngang hiển thị



Bước 8. Tiếp theo các bạn chọn thẻ Table of Contents tích chọn như hình dưới

Sau đó nhấn Ok để hoàn tất



Kết quả hiển thị sau khi tạo mục lục tự động



Ở tại phần mục lục này, tự động có liên kết cho phép bạn click chuột (hoặc dùng kết hợp phím Ctrl + click chuột) để nhảy đến đúng mục và số trang cần đến.


Tạo và quản lý các Style

1. Khái niệm cơ bản về style

Style là một tập hợp nhiều định dạng trên chuỗi văn bản hay trên Table dùng để định dạng nhanh văn bản trong một thao tác.

Ví dụ: Thay vì phải mất 3 thao tác để chọn font .VnTime, cỡ chữ 14, căn giữa văn bản, ta chỉ cần tạo ra 1 style chứa 3 định dạng trên và chọn Style mới đó.



2. Phân loại style :

Có 2 loại style có thể tạo và áp dụng như sau :Định dạng trên đoạn văn bản như căn lề văn bản (text alignment), đặt mốc dừng (tab stops), khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản (line spacing), đường viền (border) và ký tự định dạng.Định dạng trên chuỗi ký tự đang chọn trong đoạn văn bản như font, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng.



3. Thao tác sử dụng Style

3.1. Tạo Style mới :

Để tạo ta làm theo các bước sau :

Bước 1 – Vào menu Format | Style and Formatting…

Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Style.Bước 2. Nhấn nút New Style

Hộp thoại New Style xuất hiện



Trên ô Name : gõ vào tên kiểu.

Ví dụ : vidu1 Trên Style Type : Chọn đối

tượng muốn tạo Style : Đoạn văn bản, ký tự, bảng, danh sách.

Trên Style based on : xác định Style sắp tạo dựa trên Style đã có

Chọn các định dạng muốn quy định như font, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, màu chữ, …



Nhấn nút Format để lựa chọn các chức năng định dạng khác cho Style này.

Font … định dạng phông chữ cho style Paragraph… định dạng đoạn Tabs… để đặt điểm Tab cho Style (nếu cần) Border…chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần) Frame… để chọn kiểu khung cho Style (nếu cần) Numbering… chọn kiểu ký tự gạch đầu dòng Shortcut key.. để gán phím nóng cho Style này, hộp thoại

Customize Keyboard xuất hiện cho phép thiết lập phím nóng:



Trên ô Press new shortcut key : Bấm tổ hợp phím nóng cần gán trên bàn phím. Ví dụ: Ctrl + 1;

Tiếp theo nhấn nút Assign để đồng ý phím nóng này

Có thể gán nhiều tổ hợp phím nóng cho một Style, chúng được chứa ở danh sách Current keys:

Nút Remove, nút Reset All.. giúp quản lí các phím nóng vừa tạo



Sau khi gán xong tổ hợp phím nóng, hộp thoại Customize keyboard sẽ có dạng:

Để xoá tổ hợp phím nóng đã tạo :

-> Nhấn vào tổ hợp phím muốn xóa trong mục Current keys

-> Nhấn nút RemoveĐánh dấu chọn Add to Template nếu muốn đưa Style vừa tạo vào hệ thống mẫu của Word.Nhấn OK để hoàn tất



Bước 3: Sử dụng Style vừa tạo được:Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạngNhấn tổ hợp phím nóng để gọi Style



3.2. Sửa đổi Style :

Bước 1 – Vào menu Format | Style and Formatting… Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Style.

Bước 2 - Nhấn chuột phải vào Style cần sửa đổi và chọn Modify Style trên thực đơn sổ xuống và lần lượt hiệu chỉnh các định dạng.



Hộp thoại Modify Style xuất hiện :

Bước 3 : Thực hiện các hiệu chỉnh định dạng giống như ở phần tạo style.

Bước 4 : Nhấn OK để đồng ý thay đổi



3.3. Xoá Style :

Bước 1 – Vào menu Format | Style and Formatting…

Bên phải màn hình xuất hiện khung tác vụ Style.

Bước 2 - Nhấn chuột phải vào Style cần xoá và chọn Delete… trên thực đơn sổ xuống.


Chèn số trang

Vào menu Insert / Page Number…

Chọn vị trí

hiển thị: trên (Top) hoặc

dưới (Bottom)

Chọn căn chỉnh: Center (giữa), Right (phải)...

Hiện/ẩn số trang ở trang

đầu tiên

Chọn định dạng

Số trang khởi đầu là…


ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TẬP TIN VĂN BẢN

Bước 1: Nhấn Menu File chọn Save As (hoặc nhấn F12)



Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Save As:

Nhấn Tools chọn Security Options



Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Security: Password to open: mở

được tập tin phải nhập mật khẩu

Password to modify: xem được nội dung tập tin của nhưng không chỉnh sửa, lưu giữ được

Mật khẩu để mở

Mật khẩu để thay đổi

=> Đặt mật khẩu để bảo vệ tập tinChọn nút OK



Bước 4: Màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm Password:

Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter password to open (hoặc Modify)



Bước 5: Nhấn nút OK. Lúc này màn hình sẽ trở lại hộp thoại Save As Bước 6: Nhấn Save để ghi tập tin vào đĩa. Tập tin đã được đặt mật khẩu.


THAY ĐỔI MỘT SỐ TUỲ CHỌN TRONG WORD

1. Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong OfficeVào Tools / Options…



Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General: Tại vùng Measurement units, chọn

loại đơn vị:

- Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm)

- Centimeters: cm

- Millimeters: mm

- Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thường được biểu diễn bằng đơn vị pt.

- Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica được dùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang.



2. Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu. Vào Tools / Options… Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Save: Bạn đánh dấu lựa chọn Save

AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại).

Chọn nút OK



3. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh Vào Tools / Options… Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng

như sau: Check spelling as you type

Check grammar as you type

Check grammar with spelling. Chọn nút OK



4. Xử lý lỗi khi chữ trong Microsoft Word bị nhảy cáchKhi sử dụng Microsoft Word với bộ mã Unicode, đôi khi

các chữ có dấu bị nhảy cách làm bạn rất khó chịu. Để khắc phục tình trạng này bạn thực hiện như sau: Bước 1 : Vào Tools =>

Options =>Edit Bước 2 : Tại thẻ Edit, bạn bỏ

dấu tích ở bảng Use smart cut and paste, sau đó nhấn OK.


Định dạng trang giấy Vào menu File / Page Setup… Tab Margins (lề)

Khoảng cách các lề: trên (top), dưới

(bottom), trái (left), phải (right)

Khoảng cách đầu trang (header) và

chân trang (footer)

Thiết lập làm kích thước ngầm định cho

mọi văn bản


Định dạng trang giấy (tiếp)

Kích thước trang giấy (bình thường chọn A4)

Chọn hướng trang giấy: Portrait (thẳng

đứng) hoặc Landscape (nằm ngang)

Tab Paper Size (kích thước trang giấy)


In văn bản

In tất cả

Vào menu File / Print Preview để xem văn bản trước khi in để tránh văn bản in ra chưa vừa ý

Vào menu File / Print… (Ctrl+P)

In trang hiện tại đặt con trỏ

In các trang được nhập vào

Số bản in

Nút này để chọn các thông số máy in: khổ giấy in (chọn A4), độ phân

giải,…

Chọn máy in

Education

Bai giang microsoft word