REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD “FERMÍN TORO”BARQUISIMETO – EDO LARA

DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL.

MARISELA MOSQUERA. C.I.Nº 12.183903.

BARQUISIMETO, MARZO DEL 2016.

INTRODUCCION.

Antes de pasar a desarrollar la definición y clasificación de los documentos,

resulta oportuno señalar la distinción existente entre Documento e Instrumento.

En ese sentido, la doctrina imperante es la que precisamente distingue el

documento del instrumento; siendo que el primero, es el género, mientras que el

segundo es la especie. Documento es el término general, comprensivo de cuanto

consta por escrito o gráficamente, como un contrato, un libro, una carta, un plano,

una fotografía, etc., siendo pues diferente la forma en que aparece extendido.

En cambio, recibe el nombre específico de instrumento el escrito que contiene una

manifestación o acto que debe surtir efectos jurídicos. En sentido estricto,

entonces, el instrumento es un documento escrito. De allí que todo instrumento es

documento, pero no todo documento es instrumento.

Definición del Documento.

Aclara Calvo (2009) que la palabra documento proviene del

latín documentum “enseñanza, lección”, derivado del verbo doceo, ere “enseñar”.

El sentido actual está documentado en castellano por primera vez en 1786, y se

llegó a él probablemente a través de “lo que sirve para enseñar”, luego “escrito

que contiene información (para enseñar)” y finalmente “escrito que contiene

información fehaciente.

Según Couture (citado en Calvo), es el instrumento; objeto normalmente escrito,

en cuyo texto se consigna o representa alguna cosa apta para esclarecer un

hecho o se deja constancia de una manifestación de voluntad que produce efectos

jurídicos. Según la afirmación de Borjas que los “instrumentos, documentos, títulos

escritos y escrituras, son vocablos sinónimos en el lenguaje forense, y se entiende

por tales todo escrito en que se hace constar hecho o una actuación cualquiera”.

Igual afirmación hace Feo que “en nuestras leyes usan a veces las voces

genéricas documento, o instrumento, título, o escritura, como equivalentes; y así

las emplea la práctica corroborada ampliamente por nuestra jurisprudencia”.

Partiendo de esas definiciones pasa Calvo (2009) a conceptuar documento como

todo escrito, público o privado donde consta algo. Los documentos vienen a ser

medios evidentes de prueba, siendo insustituibles cuando así lo dispone la ley en

determinadas circunstancias y condiciones, lo cual se debe a que es el testimonio

humano existente y permanente que mantiene el vínculo con el pasado, señalando

cómo ocurrieron los hechos y se manifestaron externamente.

El Código Civil Venezolano, en el artículo 1.355 expresa: “El instrumento

redactado por las partes y contentivo de sus convenciones es sólo un medio

probatorio; su validez o su nulidad no tiene ninguna influencia sobre la validez del

hecho jurídico que está destinado a probar, salvo los casos en que el instrumento

se requiera como solemnidad del acto”.

De la lectura de los artículos 1.355 y 1.357 del Código Civil y 434 y siguientes

del Código de Procedimiento Civil, se observa que la ley habla de instrumentos,

que como se dijo, vienen a ser sinónimos, de documentos o de las otras

acepciones legales expresadas.

El tratadista Hugo Alsina disiente de la tesis de confundir en el mismo concepto,

los vocablos documentos e instrumentos, porque si en efecto, las leyes hablan

indistintamente de documento e instrumento, como si se tratara de sinónimos, en

realidad, corresponden a conceptos diferentes.

Finalmente concluye Calvo que, por documento se entiende toda representación

objetiva de un pensamiento, la que puede ser material o literal; siendo materiales,

entre otras, las marcas, signos, contraseñas y literales, las escrituras designadas a

comprobar una relación jurídica, para las que se reserva el nombre de

instrumentos. De tal manera que según su pensamiento no hay sinonimia entre los

términos, sino más bien responden a conceptos diferentes, porque el documento

es el género, y el instrumento una de sus especies.

Clasificación

A. Por razón de la persona de que emana. Es la principal, la más importante. Se

clasifica en documentos públicos, emanados de funcionarios públicos en el

desempeño de sus funciones y documentos privados, en los que no interviene, por

lo menos en el ejercicio de sus funciones, ningún funcionario sino sólo personas

privadas.

B. Por su solemnidad. Se clasifica en documento ad solemnitatem y ad

probationem, según generen el acto y constituyen la única forma de reconocer la

existencia de un acto jurídico determinado o sólo como prueba de este acto, que

se puede acreditar también por cualquier otro medio probatorio.

C. Por su fuerza probatoria. Se clasifica en auténtica, aquella que prueba por sí

misma y, fehaciente, la que permite presumir la existencia de un hecho.

Elementos Esenciales

En su aspecto material, en todo documento se deben considerar como elementos

sustanciales la cosa, el autor y el contenido:

A. La cosa. Es el elemento material que sirve de sustentación o soporte al

contenido; puede ser de cualquier naturaleza: plástico, papel, piedra, metal, entre

otras. En la cosa se puede representar o expresar, mediante letras, números, etc.,

una declaración de voluntad o de verdad acerca de un hecho jurídico.

B. El autor o autores. Son los sujetos de Derecho (personas) que realizan la

declaración de voluntad o verdad en la cosa. A los fines registrales se les

denomina otorgante u otorgantes, es decir, que declaran en el documento y por

ello deben otorgarlo con su firma, que es la representación gráfica de la persona

en el documento y que expresa su consentimiento.

C. El contenido. Para que un documento pueda ser tenido como tal, es necesario

que la manifestación de voluntad del autor tenga trascendencia jurídica y sirva

para probar los hechos a que se refiere.

Existen diversas clasificaciones de los documentos, pero la que estudiaremos aquí

es la que los clasifica en públicos y privados.

El Documento Público

Es aquel autorizado por el funcionario público competente, con facultad para dar fe

pública y teniendo como finalidad la de comprobar la veracidad de actos y

relaciones jurídicas que han de tener influencia en la esfera del Derecho, siendo

valederos contra toda clase de personas.

El Código Civil venezolano, en su artículo 1.357 señala: Instrumento público o

auténtico es el que ha sido autorizado con las solemnidades legales por un

Registrador, por un Juez u otro funcionario o empleado público que tenga facultad

para dar fe pública, en el lugar donde el instrumento se haya autorizado.

También puede llamarse documento público cualquier otro acto constante de un

Registro Público, y el otorgado ante el funcionario a quien por la ley se permite

acudir en defecto del Registrador, para darle al escrito el carácter de tal, como

sucede en las capitulaciones matrimoniales que deberán constituirse por escritura

pública, para no caer en nulidad, antes de la celebración del matrimonio.

Clases de Documentos Públicos

 Los documentos públicos pueden clasificarse ya sea atendiendo a la calidad del

funcionario público que ha actuado en su formación, o al valor que el propio

legislador le ha dado en las relaciones jurídicas.

Según el artículo 1.357 podrían ser: 1. Registrales aquellos donde ha intervenido

en su formación el funcionario, que según la pertinente Ley de Registro Público

está autorizado para tales funciones (Art. 10); 2. Judiciales cuando han sido

formados por un Juez (Art. 1.366 Código Civil y 927 del Código de Procedimiento

Civil); 3. Notariales en los casos establecidos en el Reglamento de Notarías

Públicas, Art. 14, Ords. “a” y “b” y el Art. 32, Ord.1°.

Los documentos notariales pueden ser reconocidos o autenticados, la diferencia

entre ellos es que el documento autenticado se transcribe íntegro en el Libro de

Autenticaciones por duplicado y en el de reconocimiento es un sólo libro, no tiene

duplicado, en él se plasma una síntesis del contenido del documento.

El Documento Auténtico

Es importante tener claro, que todo documento público es auténtico pero no todo

documento auténtico es público. Explicando esto, se puede afirmar junto

a Brewer-Carías, que el documento es público, porque lo forma o interviene en su

formación un funcionario público facultado por la Ley para autorizarlo y dar certeza

de los hechos jurídicos que él ha realizado, visto u oído; y el documento auténtico

que son aquéllos formados únicamente por los particulares que después de

formados y sólo debido a la intervención a posteriori del funcionario, es que se

obtiene certeza de quienes son sus autores y de que el acto se realizó.

La Sala de Casación Civil del Tribunal Supremo de Justicia, puntualizó en la

sentencia N° 65, de fecha 27 de abril de 2000, las diferencias entre documento

público y documento auténtico, a saber: “…En este orden de ideas, del contenido

del artículo 1.357 del Código Civil, es preciso hacer la siguiente distinción:

documentos públicos, son aquellos que deben estar revestidos, al momento de su

otorgamiento, de todas las solemnidades quela Ley establece al efecto, y en cuya

formación interviene un funcionario con la facultad de darle fe pública. La que

alcanzara inclusive su contenido. Este documento público es también auténtico.

Ahora bien, existe otra categoría de instrumentos que se reputan auténticos, son

aquellos que aun cuando deben ser otorgados ante un funcionario que de fe

pública, este solo dejara constancia de que los interesados se identificaron ante el

y firmaron en su presencia, este personero no interviene en ningún modo en la

elaboración del documento; tampoco deja constancia del contenido mismo. La

redacción del citado artículo 1.357 del Código Civil, pudiera llevar a pensar que el

documento público y el auténtico, son análogos, esto no es así y debe entenderse

que el documento público por estar revestido de todas las formalidades para su

perfeccionamiento, es también un documento autentico. Sin embargo, el

documento autenticado es aquel se presenta ante un funcionario revestido para

otorgar fe pública (notario), a fin de que deje constancia que los firmantes se

identificaron en su presencia y ante él suscribieron el instrumento, ya redactado

previamente…”

El Documento Privado

El concepto de documento privado no aparece definido en la ley venezolana.

Por lo tanto, se consideran documentos privados los que se otorgan las partes,

con o sin testigos, y sin asistencia de ninguna autoridad capaz de darles

autenticidad. Una antigua Sentencia dela Antigua Corte Federal, del 26 de mayo

de 1952, citado por Brewer-Carías en un trabajo sobre la Autenticidad del

Documento Público, nos aclara el concepto de documento privado que

textualmente dice: “Con el nombre de instrumentos o documentos privados se

comprenden todos los actos o escritos que emanan de las partes, sin intervención

del Registrador, el Juez o de otro funcionario competente, y que se refieren a

hechos jurídicos a los cuales pueden servir de prueba”.

Borjas, manifiesta que “los instrumentos privados, como obra que son de los

particulares que los otorgan no tienen valor probatorio mientras su firma o su

estructura no estén justificadas, pues de la verdad de ellas depende toda su

eficacia”.

En consecuencia el documento privado surge como manifestación de la voluntad

de los particulares por sí o con la ayuda de personas versadas, pero que no tienen

función pública.

Otros autores como Pietri, sostiene que “la escritura privada no es sino la

confesión hecha mediante escrito de la obligación que la parte o las partes han

querido contraer; entonces ella hace fe únicamente de la verdad del hecho

histórico de esta confesión”.

Por último se tiene a Chiovenda, que afirma “que el documento privado, no

proviniendo del funcionario público autorizado para atribuirle fe pública, no hace

por sí prueba ni de sí mismo ni de ninguna cosa de la que en él se afirmen

ocurridas, sino en cuanto la escritura sea reconocida por la persona contra quien

se presente, en este caso tiene el mismo efecto probatorio que el acto público”.

Documento Reconocido o Autenticado

Dentro de las atribuciones de los Notarios Públicos, artículo 75, num. 17 de la

Ley de Registro Público y del Notariado procede la autenticación de los

documentos que son:

a. Cuando se reconoce sólo la firma, se estará en presencia de un documento

reconocido.

b. Cuando el reconocimiento comprende el contenido y la firma, se estará ante un

documento auténtico o público (Autenticado). Ahora bien, conforme al Art. 1.363

del Código Civil: “El instrumento privado reconocido o tenido legalmente por

reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la misma fuerza

probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho material de las

declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de esas

declaraciones.

Igualmente: “Se tienen por reconocidos los instrumentos autenticados ante un

Juez con las formalidades establecidas en el Código de Procedimiento Civil”, Art.

1.366 ejusdem.

EI Art. 927 del Código de Procedimiento Civil señala: “Todo instrumento que se

presente ante un Juez o Notario para ser autenticado se leerá en su presencia por

el otorgante o cualquiera de los asistentes al acto y el Juez o Notario lo declarará

autenticado, extendiéndose al efecto, al pie del mismo instrumento, la nota

correspondiente la cual firmarán el Juez o el Notario, el otorgante u otro que lo

haga a su ruego si no supiere o no pudiere firmar, dos testigos mayores de edad y

el secretario del Tribunal.

El Juez o Notario deberá identificar al otorgante por medio de su Cédula de

Identidad”.

La autenticación, es el reconocimiento previo, que consiste en la intervención del

funcionario público, que da fe de la veracidad y legalidad de un acto o documento

jurídico. Per se hacen prueba o dan fe de su contenido, por cuanto no dejan lugar

a dudas acerca de la verdad de sus declaraciones.

En consecuencia, un documento otorgado privadamente y luego autenticado se

rige por las reglas sobre el valor probatorio de los instrumentos reconocidos y no

por las del instrumento público. La diferencia radica en que la prueba del

instrumento reconocido es desvirtuable por medio de otras pruebas. Tal como lo

confirma el artículo 1.363 del CC. que dice: “El Instrumento privado reconocido o

tenido legalmente por reconocido, tiene entre las partes y respecto de terceros, la

misma fuerza probatoria que el instrumento público en lo que se refiere al hecho

material de las declaraciones; hace fe, hasta prueba en contrario, de la verdad de

esas declaraciones”.

La autenticación de documentos está reservada actualmente a los Notarios

Públicos, artículo 75, num. 17 de la Ley de Registro Público y del Notariado, GO.

N° 5.833 Extraordinaria, de fecha 22-12-2006, dependiente del Ministerio del

Poder Popular para las Relaciones Interiores y de Justicia, la autenticación

asentado en estos libros, produce efectos erga omnes.

En el caso de la propiedad inmobiliaria, el mismo CC. en su Art. 1.924 afirma que:

“Los documentos, actos y sentencia que la Ley sujeta a las formalidades del

registro y que no hayan sido anteriormente registrados, no tiene ningún efecto

contra terceros, que por cualquier título, hayan adquirido y conservado legalmente

derechos sobre el inmueble.

Cuando la Ley exige un título registrado para hacer valer un derecho, no puede

suplirse aquél con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales”.

Jurisprudencia

Los documentos autenticados tienen La fuerza probatoria de documentos

públicos, pero no su carácter.

Los instrumentos a que se refiere la formalización son documentos autenticados,

lo cual implica que fueron reconocidos por las partes ante el Notario quien los

declaró autenticados y que por tanto tienen la misma fuerza probatoria del

documento público de acuerdo al artículo 1.363 del Código Civil; pero ello no les

confiere el carácter de documentos públicos, sino que se trata de documentos

privados cuya regla directa de valoración no es el artículo denunciado, sino el

1.363 ya referido. Por ello debe establecerse que al no denunciarse infracción de

la adecuada regla de valoración probatoria, la Sala deberá desestimar lo

denunciado. (Sentencia de la Sala de Casación Civil, 31-05-89).

Documento Registrado

Prescribe el Art. 1.924 del Código Civil que: “Los documentos, actos y sentencias

que la Ley sujeta a las formalidades del registro y que no hayan sido

anteriormente registrados, no tienen ningún efecto contra terceros, que por

cualquier título, hayan adquirido y conservado legalmente derechos sobre el

inmueble”.

Cuando la Ley exige un título registrado para hacer valer un derecho, no puede

suplirse aquel con otra clase de prueba, salvo disposiciones especiales.

Igualmente los Arts. 1.920 y ss. del Código Civil, y el Art. 75, num. 1 de la Ley de

Registro Público y del Notariado, prescriben que determinados actos y

documentos deben registrare; y mientras no se cumpla esa formalidad, no tendrán

efecto contra terceros; y mientras no sean registrados, esos actos y documentos

no podrán probarse por otros medios de prueba, cuando se exige título registrado.

Documentos extendidos en idiomas extranjeros legalizados

Según el artículo 185 del Código de Procedimiento Civil, cuando se examinan

documentos que no están extendidos en el idioma castellano, el Juez ordenará su

traducción por un intérprete público, quien prestará juramento de traducir con

fidelidad su contenido, facultad ésta que deben ejercer en todo caso los Jueces en

virtud de la soberanía de apreciación de que están investidos.

Valor probatorio de los Documentos

 Fuerza Probatoria del  Documento Público. El documento público hace plena

fe de su contenido en todo lo que se refiere a las afirmaciones hechas por el

funcionario en su carácter legal y en el ejercicio de su función, dejando constancia

de todo aquello que fue por él realizado y de lo dicho y hecho en su presencia, y

de lo que por la ley está llamado a dar fe. Así, para impugnar la verdad de los

dichos del funcionario sobre lo que se ha hecho o ejecutado en su presencia,

habrá de recurrirse a la acción de tacha de falsedad.

 Fuerza probatoria del Documento Privado. Con los documentos privados

pueden probarse todos los actos o contratos que por disposición dela Ley no

requieran ser extendidos en escritura pública o revestir solemnidades legales.

Pero, esa clase de instrumentos no valen por sí mismos nada, mientras no sean

reconocidos por la parte a quien se oponen, o tenidos legalmente por reconocidos,

tal como lo señala el artículo 1.363 del Código Civil.

Finalmente se puede decir, que la importancia de la clasificación de los

documentos radica en la eficacia o fuerza probatoria de estos instrumentos

legales, los documentos auténticos o públicos, por la gran importancia que tienen

en las relaciones jurídicas, son los que por sí mismos hacen prueba y dan fe de su

contenido ab initio. En cambio, los documentos privados tienen valor de prueba

plena, cuando son reconocidos o autenticados por el propio otorgante o por los

representantes legales.

Tipos de documentos Notariales

Testamento: Acto jurídico, individual, libre y revocable por el que una persona

regula su sucesión nombrando uno o más herederos. La práctica más habitual y

segura es el testamento ante notario, en su modalidad de testamento abierto.

Existen otras formas, como el testamento cerrado ante notario, el ológrafo, o el

militar y marítimo o ante testigos, pero se usan poco.

Capitulaciones matrimoniales: Acuerdo entre cónyuges cuyo objetivo esencial

es pactar un régimen económico conyugal, así como liquidar el anterior. También

las pueden otorgar aquellos no casados, que en el año siguiente vayan a contraer

matrimonio.

Poder: Facultad que se da a otra persona para realizar y ejecutar determinados

actos jurídicos y materiales en nuestro nombre. El apoderado no tiene que aceptar

el poder, es un negocio unilateral del poderdante. Es más, puede no conocer que

se le ha otorgado el poder, porque basta que una persona acuda a la notaría y lo

otorgue. El poder es revocable por parte del poderdante, por medio de otra

escritura posterior, quedando sin efecto, por tanto, la primera. 

Acta: En este documento el notario hace constar la relación de lo acontecido

durante la celebración de una asamblea, congreso, sesión, vista judicial o reunión

de cualquier naturaleza y de los acuerdos o decisiones tomados.

Compraventa: Contrato por virtud del cual uno de los contratantes se obliga a

transferir la propiedad de una cosa o derecho y el otro, a su vez, se obliga a pagar

por ello un precio convenido. Puede ser de inmuebles, muebles o derechos.

Préstamo hipotecario: Préstamo que tiene como garantía de pago un bien

inmueble o varios, sean viviendas, locales, garajes, solares, fincas rústicas, etc.

Constitución de sociedades mercantiles: Acto de fundación de una sociedad

donde se definen sus elementos básicos: capital inicial, domicilio, régimen jurídico,

etc. Las sociedades mercantiles se constituyen de acuerdo con la legislación

mercantil, independientemente de que su finalidad sea comercial. Lo son las

sociedades anónimas y las sociedades limitadas, entre otras.

Declaración de herederos abintestato: Es heredero abintestato aquella persona

(o personas) que, al no haber heredero nombrado en testamento, lo es por

establecerlo la ley. Para ser nombrado heredero abintestato es necesario

formalizar un expediente de declaración, que será notarial o judicial, según el

parentesco que se tenga con el fallecido.

Póliza: Documento mercantil, redactado por una de las partes. Si la interviene un

notario tiene unos efectos privilegiados, fundamentalmente a la hora de exigir por

vía judicial lo pactado en ella. Puede no recurrirse a un notario, pero

entonces carecerá de esos efectos.

Protesto: Documento donde se hace constar la negativa de aceptar o pagar una

letra de cambio, pagaré o cheque para no perjudicar o disminuir los derechos y

acciones de las personas que han intervenido.

Otros documentos

SISTEMA REGISTRAL VENEZOLANO.

El sistema venezolano es mixto, ya que reúne características de diversas clases

de sistemas como lo son:

1. Sistema de oponibilidad de lo inscrito.

2. Convalidante.

3. Constitutivo de Folio Real.

4. Personal.

5. De inscripción.

6. De transcripción.

“Convalidante” porque además de la oponibilidad de lo inscrito establece a favor

de quien inscribe una presunción legal relativa o “Iuris Tantum” acerca de la

veracidad (coincidencia entre la verdad real y la registral) e integridad del

contenido del registro, es decir que comprende la titularidad del derecho en todos

sus aspectos jurídicos en cuando a su contenido y legitimidad del titular y la forma

exigida si fuese el caso.

“de folio personal” porque las inscripciones registrales se organizan tomando como

elemento clasificador a las personas naturales o jurídicas.

“de transcripciòn” pues la elaboración de los asientos registrales se hace copiando

los documentos de forma fiel y exacta.

Casos Prácticos:

En la práctica, el sistema venezolano puede considerarse mixto, debido a que

exige la inscribilidad (Art. 1924 Código Civil).

Art. 1924 Código Civil: “Los documentos, actos y sentencias que la Ley sujeta a

las formalidades u que no hayan sido anteriormente registrados, no tienen ningún

efecto contra terceros, que por cualquier título, hayan adquirido y conservado

legalmente derechos sobre el inmueble. Cuando la Ley exige un título registrado

para hacer valer un derecho, no puede suplirse aquél con otra clase de prueba,

salvo disposiciones especiales”.

Es de hacer destacar que el Legislador venezolano se refiere a inmuebles

especialmente en este artículo, pero también nos remite al Art. 1920, referente a

los actos que por disposiciones especiales deben registrarse, someterse a las

formalidades del registro y de los títulos que deben registrarse.

Art. 1920 Código Civil: “Además de los actos que por disposiciones especiales

están sometidos a la formalidad del registro, deben reglamentarse:

1º Todo acto entre vivos, sea a título gratuito, sea a título oneroso, traslativo de

propiedad de inmuebles, o de otros bienes o derechos susceptibles de hipoteca.

2º Los actos entre vivos que constituyan o modifiquen servidumbres prediales,

derechos de uso o de habitación, o que transfieran el ejercicio del

derecho de usufructo.

3º  Los actos entre vivos, de renuncia a los derechos anunciados en los dos

números precedentes.

4º Los actos de adjudicación judicial de inmuebles u otros bienes y derechos

susceptibles de hipoteca.

5º Los contratos de arrendamiento de inmuebles que excedan de seis años.

6º Los contratos de sociedad que tengan por objeto el goce de bienes inmuebles,

cuando la duración de la sociedad exceda de seis años o sea indeterminada.

7º Los actos y las sentencias de los cuales resulte la liberación o la cesión de

alquileres o de rentas aún no vencidas, por un término que exceda un año.

8ºLas sentencias que declaren la existencia de una convención verbal de la

naturaleza de las enunciadas en los números precedentes.

El sistema venezolano sigue el criterio de la oponibilidad a terceros en cuando a

que los instrumentos privados, hechos para alterar o contrariar lo pactado en el

instrumento público no producen efecto sino entre los contratantes y sus

sucesores a título universal.

Los Documentos Registrales y Notariales, en cuanto a su basamento legal se

rigen por lo establecido en la constitución de la República de Venezuela, el código

civil venezolano, el código de procedimiento civil y la Ley de Registros Públicos y

Notaria.