[DE] Standards im Records Management & MoReq2 | DGI Online Tagung 2009 | Ulrich Kampffmeyer | 15.10.2009

1 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 1 von 225

Standards im

Records Management& MoReq2

DGI-Online-Tagung 2009

Dr. Ulrich Kampffmeyer

15. 10.2009

PROJECT CONSULT

Unternehmensberatung

Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Breitenfelder Straße 17

20251 Hamburg

www.project-consult.com

© PROJECT CONSULT 2009

Standards im Records Management & MoReq2Dr. Ulrich Kampffmeyer

31. DGI-Online-Tagung 2009

Frankfurt, 15. Oktober 2009

P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH


Standards im




15. 10.2009

PROJECT CONSULT




20251 Hamburg



Agenda

1. Einführung: Records und Records Management

2. Standards: Records Management und Digital Preservation Standardisation

3. MoReq: Status, Anwendungsbereich und Vision von MoReq2

4. Studien: Der Markt für Records Management

5. Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management

6. Ausblick: Die Zukunft von Records und Informations- Management


DLM Forum

RM


PROJECT CONSULT

UnternehmensberatungDr. Ulrich Kampffmeyer GmbH


20251 Hamburg

www.project-consult.com© PROJECT CONSULT 2008

Einführung:

Records und Records Management

Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 3 von 225


Definitionen

… und das Problem der Übertragung englischsprachiger Begriffe in das Deutsche …

1.2

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


What is a Record?

Information created, received, and maintained as

evidence and information by an organisation or

person, in pursuance of legal obligations or in the

transaction of business.(ISO 15489 Part 1)

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


Was ist ein Record?

Information, die erzeugt, empfangen und bewahrt

wird, um als Nachweis einer Organisation oder Person

bei rechtlichen Verpflichtungen oder zum Nachvollzug

einer geschäftlichen Handlung zu dienen.(ISO 15489 Part 1)

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


Was ist ein Record?

• Unter einem Record wird ein beliebiger Content-Typ verstanden, der sich auf die Geschäftstätigkeit oder die Transaktion eines Unternehmens bezieht.

• Die physische Form spielt dabei keine Rolle, es geht um Inhalt und Rechtscharakter.

• Beispiele sind E-Mails, Verträge, Geschäftsver-einbarungen, Kontoübersichten, Berichte, Video- und Audiodateien, usw.

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


Records können über ihre Eigenschaften definiert werden

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t

• geschäftliche Bedeutung• rechtliche Bedeutung• Kontext• Integrität• Unveränderbarkeit• Authentizität• Kontrollierte Metadaten• Konsistenz• Klassifikation• und andere …


What is Records Management?

Field of management responsible for the

efficient and systematic control of the creation, receipt,

maintenance, use and disposition of records, including

processes for capturing and maintaining evidence of

and information about business activities and

transactions in the form of records.(ISO 15489 Part 1)

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


Was ist Records Management?

Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und

systematische Kontrolle und Durchführung der

Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung

und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der

Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von

Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe

und Transaktionen in Form von Akten.(ISO 15489 Part 1)

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


Was ist Electronic Records Management?

• Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen.

• ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden.

• Records Management wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt.

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t



Records Management ist unabhängig vom Medium• Verwaltung von physischen Records (z.B.

Papierdokumenten)• elektronisches Records Management (Verwaltung von

digitalen Objekten)

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t



• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen

• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen (Deletion Schedules)

• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten

• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der gespeicherten Informationen

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


Was ist Records Lifecycle Management?

Aufbewahrungsfristen• aufbewahrungspflichtig• aufbewahrungswürdig

Entsorgung von Informationen• Regeln und Nachweis der Vernichtung

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t



Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t

Viele Dokumente

Einige Records

Wenige Archiv- Objekte



Ambivalenz des Dokument-Begriffs

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t

Erzeugung und Nutzung Dokument

Kontrolliertes Management als Record

Dokument (Record)

Langzeitarchivierung Dokument (Archivobjekt)


• Die Begriffe „Record“ und „Records Management“ sind ungebräuchlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz

• Durch SAP wurde eine andere „Auffassung“ von Records Management weit verbreitet

• „Schriftgutverwaltung“ der Begriff, der in der ISO 15489 Übersetzung verwendet wird

• Abhängig von den jeweiligen Ländern werden Begriffe wie „Dokument“, „Akte“, „Dossier“, „Akt“ oder „Vorgang“ im öffentlichen Bereich für „Record“ verwendet

• MoReq (1) ist nicht ins Deutsche übersetzt

Records Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


• Im deutschsprachigen Raum wurden die Softwareprodukte als DMS Dokumentenmanagementsysteme (Document Management im weiteren Sinn) oder „Elektronische Archivierung“ (Digital Preservation) vermarktet

• Diese Produkte haben viel Records Management Funktionalität, wurden aber nicht als Records Management positioniert


Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


• Der Begriff Records Management ist bekannt• in der „akademischen Records Manager Welt“• im öffentlichen Sektor in der Schweiz• in der Pharmaindustrie• in der Finanzbranche

• Es gibt in DACH eine etwas andere „Records Management Kultur“ als im angloamerikanischen Sprachraum …


Ein

füh

run

g:

Record

s u

nd

Record

s M

an

ag

em

en

t


Nederlandse norm

NEN 2082(nl)

Eisen voor functionaliteit van informatie- enarchiefmanagement in programmatuur

Requirements for records management functionality in software

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Standards:Records Management und Digital Preservation (Langzeitarchivierung)



Standards betreffen unterschiedliche Ebenen

• Technik• Methoden• Architekturen• Funktionalität• Protokolle• Formate• Abläufe• Metadaten• Schnittstellen• Verfahren• Analysen und Darstellungen• Betrachtungsweisen• …und außerdem viele weitere Geschäftsaspekte

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Records Management Terminologie

ISO 15489: 2003, Part 1 und 2 Information und Dokumentation

ANSI/AIIM TR2-1998,Technical Report for Information and Image Management

Glossar der Dokumenten-Technologien, herausgegeben von AIIM International

MoReq, Model Requirements for the Management of Electronic Records

Veröffentlicht vom Office for Official Publications of the European Commission, 2001/2002

ISO 12651:1999 Vokabular des Electronic Imaging

Glossary of Records and Information Management Terms

ARMA International, 3rd Ed., 2007

…einige nennen dies jetzt MoReq1

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


ISO 12652 Technischer Bericht, der sich mit der Planung der Vorbereitung von Dokumenten für Scanner-Systeme befasst.

ISO 12653:2000 Testblatt für das Schwarz-Weiß-Scannen von Büro-Dokumenten

ISO 1203:3 Anleitung für die Auswahl von Kompressionsverfahren für Abbilder von Dokumenten

ISO/TS 12022:2001 Anleitung für Kompressionsverfahren für Abbilder von Dokumenten

ANSI/AIIM TR15-1997

Planung der Vorbereitung von Dokumenten für die bildliche Erfassung

ANSI/AIIM TR32-1994

Paper Forms Design Optimization for Electronic Image Management

Erstellen und Erfassen von Records

… Wer hat dies jemals verwendet?

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


IETF RFC 2821 Simple Mail Transfer Protocol.

IETF RFC 2822 Internet Message Format.

ISO 216 Writing paper and certain classes of printed matter – Trimmed sizes – A and B series

Erstellen und Erfassen von Records

… dies ist das Format, das die Amerikaner nicht mögen …

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Klassifikation von Records

ISO 15489 Information und Dokumentation, Bereich Records Management

MoReq, Model Require-ments for the Management of Electronic Records

Veröffentlicht von der Europäischen Kommission; MoReq zunächst in 2001/2002; MoReq2 in 2008

DIRKS Design and Implementation of Record - Keeping Systems methodology

Entwickelt von State Records New South Wales und National Archives of Australia. Weitreichende Methodik für das Reengineering von Records Management Systemen mit engem Bezug zum Change Management bei Geschäftsprozessen

ISO 2788 Richtlinie für das Anlegen und die Entwicklung einsprachiger ThesauriNederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Records Management: ISO 15489

• Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen

• Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen

• Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus

• Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder

• Problematische Terminologie in der deutschen Übersetzung, z.B. „Records Management“ = „Schriftgutmanagement“

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Requirements for managing records

• Authentizität• Glaubwürdigkeit• Integrität• Brauchbarkeit

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n

Gemäß ISO 15489 sollten Records folgende Eigenschaften aufweisen:

In vielen Teilen von MoReq2

geht es besonders um die Brauchbarkeit und

Anwendbarkeit!


ISO/IEC 15816:2002 Sicherheit-Informations-Objekte für die Zugangskontrolle

ISO/IEC 17799:2005 Leitfaden für das Management der Informationssicherheit

ISO/IEC 18028-1:2006 IT Netzwerksicherheit, Teil 1 – Management der Netzwerksicherheit

ISO/IEC 18028-5:2006 IT Netzwerksicherheit, Teil 5 – Der Gebrauch von Virtual Private Networks zum absichern der Kommunikation über unsichere Netzwerke

X.509 ITU-T Recommendation X.509: Open systems interconnection – The Directory: Public key and attribute certificate frameworks. (http://www.itu.int/rec/T-REC-X.509-200003-l/en)

XKMS XML Key Management Spec. (http://www.w3.org/TR/xkms/)

Zugriffskontrollen/Sicherheitstechniken in der Informationstechnik

Internationale Standards im ERMS- Umfeld

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


ISO 15801:2004 Elektronisch gespeicherte Informationen – Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit

ANSI/AIIM TR25-1995 Der Einsatz von optischen Datenträgern für öffentliche Records

ANSI Z39.50/ISO 23950

Protokoll für das Wiederauffinden (Retrieval) von Informationen

ITU X.667 Generation and registration of Universally Unique Identifiers (UUIDs) and their use as ASN.1 object identifier components. (http://www.itu.int/ITU-T/studygroups/ com17/oid/X667-E.pdf)

Aufbewahrung, Suche und Wiederauffinden


Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


MoReq, Model Requirements for the Management of Electronic Records

veröffentlicht von der Europäischen Kommission

ISO/TR 12037:1998 Empfehlungen für die Löschung von Records auf einmal-beschreibbaren optischen Medien

Aufbewahrungsfristen und Vernichtung


Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


FEA Federal Enterprise Architecture

DRM Data Reference Model – Endgültige Version 2.0

e-GMS UK e-Government Metadata Standard

DCMI The Dublin Core Metadata Initiative

AIIM Integrated EDM/ERM Functional Requirements

The National Archives (UK) Functional Requirements for ERM

Metadata Standard

LMER Langzeitarchivierungsmetadaten für elektronische Ressourcen. Nestor Projekt, 2007

ISO 15489, Teile 1 + 2 Information und Dokumentation

PREMIS PREservation Metadata: Implementation Strategies

Metadaten


Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


MoReq2 Model Requirements for the Management of Electronic Records

ISO 23081, Part 1 Records Management Prozesse, Metadaten für Records

Australian RKMS Recordkeeping Metadata Schema

MARC Machine-Readable Cataloging

METS Metadata Encoding & Transmission Standard

DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Australia)

US DoD Dept. of Defense 5015.2-STD

Standard für Elektronisches Records Management

Metadaten

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


ASCII, ISO 10646, ISO 8859

Zeichenkodierung

ISO 3166 Ländernamen

ISO 8601, BSI DISC PD2000

Datumsformate

ANSI Z39.50/ISO 23950

Information Retrieval Protocol

ISO 639 Kennungen für Namen von Sprachen, Sprachcodes

ISO 2788, ISO 5964 Richtlinie für das Anlegen und die Entwicklung einsprachiger Thesauri

Metadaten

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Auffinden, Präsentieren undErschließung

ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families (ICA International Council on Archives)

Inhaltliche Erschließung

ISO 15489, Teil 1 + 2 Information und Dokumentation

Auffinden und Präsentieren

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


ICA International Council on Archives

• Committee of Best Practices and Standards (CBPS): International Standard for Describing Functions (ICA-ISDF)

• Die Endversion des Standards wurde dem ICA Kongress 2008 in Kuala Lumpur präsentiert.

• Dieser Standard setzt auf verschiedene Informationselemente, wobei jedes aus folgenden Teilen besteht:

a. dem Namen des Elementes

b. einem Statement zum Zweck des Elementes

c. einem Statement zu den Regeln und Daten- Constraints, die auf das Element

anwendbar sind

d. wo möglich, Beispiele, die verdeutlichen, wie die Regel zu implementieren ist

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


ICA - Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments

• Das Ziel des Projekts ist es, global einheitliche Prinzipien und funktionelle Anforderungen an Software, die zum Erzeugen und Managen von elektronischen Records eingesetzt wird, zu definieren.

• Die Suite von Richtlinien und funktionellen Anforderungen ist in drei Modulen organisiert:

• Module 1 Overview and Statement of Principles• Module 2 Guidelines and Functional Requirements for

Electronic Records Management Systems• Module 3 Guidelines and Functional Requirements for

Records in Business Systems

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Übermittlung & Migration

EAC Encoded Archival Context

EAD Encoded Archival Description

Übermittlung

ISO 14721:2003 Open archival information system – Reference model (OAIS)

Migration

Der Ausdruck Migration selbst ist mehrdeutig …… genereller Erfassungsprozess

… Ersetzen eines alten Systems und Datentransfer

… kontinuierliche Migration als Strategie

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Langzeitarchivierung/Digital Preservation

PADI Preservation and Access to Digital Information

DPC Digital Preservation Coalition

FFIR File Format Information Registry Initiative

PRONOM On-line information system about data file formats and their supporting software products

GDFR Global Digital Format Registry

InterPARES Creator Guidelines for Making and Maintaining Digital Materials, May 2007

DPE: PLATTER Digital Preservation Europe: Planning Tool for Trustet Electronic Repositories

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Langzeitarchivierung/Digital Preservation

Library of Congress Format Descriptions

ISO 19005-1:2005 Elektronische Dateiformate für Dokumente zur Langzeitarchivierung – Teil 1: der Einsatz von PDF 1.4 (PDF/A-1)

ISO 14721:2003 Open archival information system – Reference model (OAIS)

ISO/TR 18492:2005 Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter Information

ISO 11799:2003 Aufbewahrung und Bestandserhaltung

ISO 9706 Papierbestandserhaltung

… wird für einen Archivierungsstandard gehalten?!

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Records Management ist der ideale Eintrittspunkt in ein Archiv

OAIS Reference Model

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


SIP Standardisierung und Erfassungsprozesse sind Themen für Records Management:- Metadaten- Interfacing- Lebenszyklus Information- Sicherheit und Aufrechterhaltung

OAIS Referenz Model

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Records und Archive

Records Management = Archivierung?

Nein.

• Records beinhalten ‘live’ Informationen.• Records werden bei der täglichen Arbeit verwendet.• Einige Records sollten ins Archiv überstellt werden.• MoReq2 handelt nicht von Archiven – es geht um

Records in verschiedensten Ausprägungen.• Records Management ist nicht nur “vor-archivische

Schriftgutverwaltung”.Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Dokumentenformate

ISO 19005-1 Elektronische Dateiformate für Dokumente zur Langzeitarchivierung – Teil 1: Der Einsatz von PDF 1.4 (PDF/A-1)

ISO 29500 : 2008 OOXML Office Open XML, Standardisierung erfolgte am 7. Dezember 2006 als Ecma-Standard ECMA 376

TIFF Tagged Image File Format

TXT ASCII text format

WAVE Audio

XML XML Spezifikation des W3C

ISO 15444 JPEG 2000 Image Coding System

ISO 32000 : 2008 PDF … ist noch der Bedarf gegeben?PDF/A-1 oder PDF/A-2?

Microsoft kontra ISO 26300 ODF Open Document Format

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Software Zertifizierung

US DOD 5015.2-STD Standard von Design Kriterien für Software Anwendungen des elektronischen Records Managements. Veröffentlicht vom Assistant Secretary of Defense for Command, Control, Communications and Intelligence, 2007.

DOMEA® Concept Requirement catalogue 2.0

Herausgegeben von der KBst Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung, 2005

Electronic Record-keeping Systems Standard

Veröffentlicht von Archives New Zealand, 2005

Functional specification for Integrated document and records management solutions

Herausgegeben vom National Archives and Records Service of South Africa, Department of Arts and Culture, 2004Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


DoD 5015.2

• DoD 5015.2: Standard des amerikanischen „Department of Defense“ für Dokumentenmanagement

• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen• Informationsmanagement• Systemmanagement

• Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 Records Management geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein

• Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzenden Bereich anbieten wollen

• Zuletzt aktualisiert 2007Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n



MoReq Model Requirements for the Management of Electronic Records

Veröffentlicht von der Europäischen Kommission; ursprünglich MoReq in 2001 ohne Zertifizierung, Zertifizierung begann mit MoReq2 in 2009

A-CERT Certificate Policy

Ratification Authority, Version 1.5, Juni 2007

NOARK-5 Norwegian recordkeeping system Version 5

Veröffentlicht von Riksarkivet - The National Archives of Norway, 2008

Protocollo Gestione Requirements for the management of electronic records by Italian government, published by CIPNA, 2001

RDIM Records/Document/Information Manage-ment

Integriertes Dokumenten Management System für die Regierung von Kanada. Veröffentlicht von der Information Management Standards and Practices Division, National Archives of Canada, 1996

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n



Records Management Service Components Requirements Development Project Final Report

Veröffentlicht von der National Archives and Records Administration, 2005

ReMANO Software-specificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid

Herausgegeben von Archiefschool, 2004. Nur in Niederländisch erhältlich.

TNA-2 Requirements for Electronic Records Management Systems

Veröffentlicht von The National Archives, 2002 (4 Bände)

VERS Victorian Electronic Records Management Strategy

Veröffentlicht von PROV Public Record Office Victoria, standard 99/007, 2003

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n



ISO 12654 Empfehlungen für das Management von Systemen zur elektronischen Erfassung von Aufzeichnungen, die eventuell als Beweismittel dienen müssen, auf optischen WORM-Medien

CAN/CGSB-72.34-2005

Elektronische Records als dokumentarischer Beweis

ANSI/AIIM TR31-2004 Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden

Rechtliche Empfehlungen

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


RECORDS

MoReq2, ISO 15489

XML

Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601

ISO 18492, OAIS

X.509, XKMS

ISO 12142

ISO 15801, 12654

ISO 12033

PDF/A

RFC 2821, 2822, TIFF, JPEG

ISO 216

ISO 12037

GUID

PDF/A

ISO 15801, 12654

DOD 5015.2

DOD 5015.2

Abdeckung

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Abdeckung

RECORDS

MoReq2, ISO 15489

XML

Metadata:DC, ISAAR, ISOs 23081, 639, 2788, 5964, 8601

ISO 18492, OAIS

X.509, XKMS

ISO 12142

ISO 15801, 12654

ISO 12033

PDF/A

RFC 2821, 2822, TIFF, JPEG

ISO 216

ISO 12037

GUID

PDF/A

ISO 15801, 12654

DOD 5015.2

DOD 5015.2

MoReq2Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n


Folgerung aus Standards

• Standards decken unterschiedliche

Anwendungsgebiete ab. Sie sind nicht immer

vergleichbar und kompatibel.

Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Nederlandse norm

NEN 2082(nl)



Sta

nd

ard

s:R

eco

rds M

an

ag

em

en

t un

d D

igita

l Pre

serv

atio

n

• Standards haben einen Lebenszyklus und können

veralten. • Standards garantieren per se keine

Investitionssicherheit und keine ewige

Informationsverfügbarkeit – Standards können

nur ein Element in einer umfassenderen

Information-Management-Strategie sein.


DLM Forum

RM


PROJECT CONSULT



20251 Hamburg


MoR

eq

: S

tatu

s, S

cop

e a

nd

V

isio

n o

f MoR

eq

2

DLM Forum

Dr. Ulrich Kampffmeyer | DLM Network EEIG | Innova.doc 2009 | Barcelona | 06.10.2009 | Slide 52 of 141

MoReq: Status, Anwendungsbereiche und Vision von MoReq2



MoReq

Model Requirements for theManagement of Electronic Records

herausgegeben von der EuropäischenKommission und dem DLM Forum

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


DLM Forum

• 1994 Entstehung des DLM Forumsnach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen

• 2002 Öffnung des DLM Forumsdurch die neue Konstitution ist es nun auch Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen möglich, Mitglied im DLM-Forum zu werden

• 2002 Gründung der DLM Network EEIGals rechtlicher und Verwaltungsträger des DLM Forum

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq(1)

The Project At the Intersection of Theory and Practice 12 M arch 2001

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


2001 für Europa veröffentlicht – aber inzwischen Anwendung auf der ganzen Welt verbreitet

Angeregt vom DLM Forum, finanziert von der Europäischen Kommission (IDA)

MoReq: Model Requirements for Electronic Records Management (ERM)

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq1: Die Historie

• 1994 Entstehung des DLM-Forumsnach der Veröffentlichung der Resolution des Europäischen Rates zur verstärkten Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedsstaaten im Archivwesen

• 1996 Initiative des DLM-ForumsBedarf einer Spezifikation für Anforderungen an Systeme zur Verwaltung elektronischer Dokumente und Archive

• 2000/2001 Erstellung von MoReqim Rahmen des IDA Programms (Interchange of Data between Administrations) der Europäischen Kommission durch das Beratungsunternehmen Cornwell

• 2001 Veröffentlichung in elektronischer Form

• 2002 Veröffentlichung in der Reihe INSAR des Archivs der Europäischen Kommission

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq1

• Unabhängig in 11 Sprachen übersetzt, bzw. in nationale Versionen umgesetzt (z.B. Remano in den Niederlanden)

• Referenzdokument in Finnland und Dänemark• Gesetzliche Grundlage in Slowenien (seit 2006) • Nicht in die deutsche Sprache übersetzt

Croatian Czech Dutch Fr ench Hungarian

Italian Portuguese Russian Sloveni an Spanish

Brasil

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2

http://www.moreq2.eu/


MoReq2

• ist eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq1

• verbessert und erweitert MoReq1 • aktualisiert MoReq1 in Bezug auf neue Technologien und

Regularien• modularisiert MoReq1

• nutzt zahlreiche “Best Practices” und inkorporiert bewährte Standards

• ergänzt MoReq1 um eine Testsuite und ein Zertifizierungsverfahren für Softwareprodukte unter der Federführung des DLM-Forums

• wurde am 13. Februar 2008 veröffentlicht

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2: Die Historie

• 2002 Forderung des DLM Forum im Abschlussdokument der Barcelona-Konferenz zur Vervollständigung und Erweiterung von MoReq

• 2004 MoReq2 Scoping Reportdes DLM Forum zur Definition des Inhalts von MoReq2

• 2005 Ausschreibung des MoReq2-Projektes durch die Europäische Kommission auf Basis eines Anforderungsdokuments des DLM-Forums

• 2006 Beauftragung der Erstellung Den Auftrag erhielt wiederum die Firma Cornwell (seit Juni 2007 Serco Group) in England, die bereits MoReq1 verfasst hatte

• 2007 ProjektdurchführungDas Projekt startete als offenes Verfahren im Februar 2007 und wurde im Februar 2008 abgeschlossen

• 2008 VeröffentlichungRequirements am 13. Februar 2008 auf Englisch; Testmaterial undXML-Schema im Laufe des Jahres 2008 erschien

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Entstehung von MoReq2: Scoping Report

• MoReq2 “Scoping report”: Endversion wurde im Februar 2006 veröffentlicht

• Der Scoping study report ist hier erhältlich: http://tinyurl.com/5w5afk

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Editorial Board

Miguel Camacho, Sadiel, Spanien Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, Deutschland Paul Murphy, Finanzministerium, Irland Dr. Peter Horsman, Archiefschool, Niederlande Marc Fresko, Cornwell Management Consultants, England Anne Mette Dørum, National Archives, Norwegen Prof. Maria Guercio University of Urbino, Italien Marie Anne Chabin, Archive 17, Frankreich Prof. Luciana Duranti, University of British Columbia, Kanada

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Die Projekt-Struktur

Management Team

Project OfficerEuropean Commission

Test Framework Development Team

Semi-IndependentReviewer

Archives Panel

Specialists Panel

Users Panel

Editorial Board

Vendor Panel

AdministrationTeam

Authoring Team

DLM Forum

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 Anbieter Panel

Fast die gesamte Records Management Industrie:

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 Specialists Panel

dpe Digital Preservation Europe (früher ERPANET)

document@work, Belgien

International Council on Archives

Records Management Society, England

Records Managers Guild, Russland

Scientific Archivists Group, UK & Europa

The Society of Archivists, Irland

International Records Management Trust

ARMA International, USA

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://www.tu-darmstadt.de/fb/ms/fg/sf/news/russland.gif&imgrefurl=http://www.tu-darmstadt.de/fb/ms/fg/sf/mitteilungen.tud&usg=__sGX6yyF_-Jf65_hrDkvJ5MKoitk=&h=333&w=500&sz=2&hl=de&start=1&um=1&tbnid=BxUdY6ARqt0RuM:&tbnh=87&tbnw=130&prev=/images?q=russland&um=1&hl=de&rls=com.microsoft:de:IE-SearchBox&rlz=1I7SUNA

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://tolunafr.files.wordpress.com/2008/08/uk-lgflag.gif&imgrefurl=http://deblog.toluna.com/page/2/&usg=__wRvYjd7EBReVA_WEs9TgiqYOjeE=&h=302&w=603&sz=6&hl=de&start=12&um=1&tbnid=3Lxm136ctCZx0M:&tbnh=68&tbnw=135&prev=/images?q=uk&um=1&hl=de&rls=com.microsoft:de:IE-SearchBox&rlz=1I7SUNA&sa=N

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://tolunafr.files.wordpress.com/2008/08/uk-lgflag.gif&imgrefurl=http://deblog.toluna.com/page/2/&usg=__wRvYjd7EBReVA_WEs9TgiqYOjeE=&h=302&w=603&sz=6&hl=de&start=12&um=1&tbnid=3Lxm136ctCZx0M:&tbnh=68&tbnw=135&prev=/images?q=uk&um=1&hl=de&rls=com.microsoft:de:IE-SearchBox&rlz=1I7SUNA&sa=N

http://www.digitalpreservationeurope.eu/graphics/dpeLogo.png

http://belgiandocatwork.ning.com/

http://images.google.de/imgres?imgurl=http://www.uks-transearch.com/i/links/recordsManagementSociety.gif&imgrefurl=http://www.uks-transearch.com/about/index.htm&usg=__P7MMGR-l_Z4VgseiKEiQRFmax0M=&h=60&w=48&sz=2&hl=de&start=12&um=1&tbnid=KA791NUP0BjRzM:&tbnh=60&tbnw=48&prev=/images?q=Records+Managers+Society&um=1&hl=de&rlz=1T4GZEZ_deDE240DE241&sa=N

http://images.google.de/imgres?imgurl=http://www.online-information.co.uk/online07/imgmgr/soa_130x92.gif&imgrefurl=http://www.online-information.co.uk/online08/eventpartners.html?e&usg=__3lT7LZaaLHyn5PzAW9pE7EuqrOY=&h=92&w=130&sz=5&hl=de&start=12&um=1&tbnid=JztOe0DT0wX7lM:&tbnh=64&tbnw=91&prev=/images?q=The+Society+of+Archivists+Ireland&um=1&hl=de&rlz=1T4GZEZ_deDE240DE241&sa=N


MoReq2 Archives Panel

Archives Générales du Royaume de Belgique

Arhiv Republike Slovenije (Slowenien)

Czech Republic Ministry of the Interior

National Archives of Malta

Instituto dos Arquivos Nacionais (Portugal)

Statens Arkiver (Dänemark)

Latvijas Arhivi (Litauen)

Teilnahme weiterer europäischer Nationalarchive durch das DLM Forum (Archiv-Panel)

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 Anwenderpanel

ABN Amro (UK)Aksiom (Croatia)Artefactual Systems inc (Canada)Archives of Manitoba (Canada)Astra Zeneca R&D Charnwood (UK)Auckland Regional Council (New Zealand)Banco de Portugal (Portugal)Bently Historical Library (USA)BHP Billiton Archives (Australia)Cactus Tecnologia (Spain)Central Library of BAS (Bulgaria)Cimtech (UK)Citigroup (USA)Commission for Social Care Inspection (UK)Credit Suisse Securities (Europe) (UK)CSC Australia (Australia)Department of Information and Communication Studies (Namibia)Derbyshire County Council (UK)Digital Curation Centre, Uni. of Edinburgh (UK)Dorset County Council (UK)DRF and Associates (USA)Electronic Office Systems (Russia)Emmerson Consulting (UK)Environment Agency (UK)Essex County Council (UK)European Central Bank (Germany)European Parliament Archive and Documentation Centre (Luxembourg)Federal Court of Australia (Australia)Government Centre for Informatics (Slovenia)

Group 5 Training (UK)Home Office (UK)House of Lords Records Office (UK)IMERGE Consulting (USA)Indiana University (USA)INFORA GmbH (Germany)Information Handy Man (UK)Information Society Development Comittee (Lithuania)International Fund for Agricultural Development (Italy)Isle of Man Public Record Office (UK)Joint Research Centre of the European Commission )Landcorp (Australia)Leicestershire County Council (UK)Lilly (France)Lilly (USA)Mid Sweden University (Sweden)National Agency for Medicines (Finland)National Health Insurance Fund (Bulgaria)Norfolk County Council (UK)Nova Scotia Archives & Records Management (Canada)Outokumpu Technology PTY (Australia)Petro Canada (UK)University College Dublin (Ireland)Varma Mutual Pensions Ins (Finland)Wiltshire County Council (UK)Xerox Corp. (USA)Pfizer Global Pharmaceuticals (Australia)

Rail Corp, Information and Records Management (Australia)

Recordkeeping Innovation (Australia)

Records & Archive Services (Australia)

Records Management Association Australisia (Australia)

Riigikantselei (Estonia)

Royal Mail Group (UK)

Royal Pharmaceutical Society of GB (UK)

SABIC Europe (The Netherlands)

Salford City Council (UK)

Servei de Gestió Documental, Arxius i Publicacions (Spain)

Service eLuxembourg (Luxembourg)

Servicio de Archivo y Bibliotecas del Ayuntamiento de Cartagena Archivo Municipal parque de Artilleria (Spain)

Sirius Systems France (France)

Stadsarchief Antwerpen (Belgium)

Staffordshire County Council (UK)

State Chancellery of the Republic of Estonia (Estonia)

Swansea CC (UK)

SWIM (New Zealand)

The Varendorff Consultancy ABN (Australia)

Universität Hamburg (Germany)

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Die MoReq2 Spezifikation

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2: Die Spezifikation

MoReq2 ist

eine Spezifikation, die die

Einsatzmöglichkeiten einer

guten, allgemeinen

elektronischen Records-

Management-Anwendung

beschreibt.

Kostenlos erhältlich unter:

www.moreq2.info

www.moreq2.eu

www.moreq2.de

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2: Die Spezifikation

• 235 Seiten Requirements• 794 Anforderungen

• Funktional – nicht-funktional• Obligatorisch/vorgeschrieben

- wünschenswert• Kernanforderung - optional

• Veröffentlicht als Microsoft Word, Microsoft Word 2007 und Adobe PDF

• Metadaten Modell (nicht so vollständig wie andere, aber besser strukturiert)

• Nutzung vorhandener Normenwie ISO 15489, 17421, 23081,u.a.

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Inhalt von MoReq2

• „Requirements“ (der eigentliche Standard)• Datenmodell (Anhang 9)

• Test Framework

• XML Schema

• Zertifizierung

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Struktur der MoReq2 Ergebnisse

Spezifikation Metadaten ModelTest framework Material XML Schema

MoReq2.eu

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 Inhaltsverzeichnis

1 Introduction2 Overview of ERMS Requirements3 Classification Scheme and File Organisation4 Controls and Security5 Retention and Disposition6 Capturing Records and Declaring Records7 Referencing8 Searching, Retrieval and Presentation9 Administrative Functions10 Optional Modules11 Non-Functional Requirements12 Metadata Requirements13 Reference model

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 Inhaltsverzeichnis

1 Introduction2 Overview of ERMS Requirements3 Classification Scheme and File Organisation4 Controls and Security5 Retention and Disposition6 Capturing Records and Declaring Records7 Referencing8 Searching, Retrieval and Presentation9 Administrative Functions10 Optional Modules11 Non-Functional Requirements12 Metadata Requirements13 Reference Model

Die klassischen Records Management Funktionen

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 Optionale Module

10.1 Management of Physical (Non-electronic) Files and Records

10.2 Disposition of Physical Records 10.3 Document Management and Collaborative

Working10.4 Workflow10.5 Casework10.6 Integration with Content Management

Systems10.7 Electronic signatures10.8 Encryption 10.9 Digital Rights Management10.10 Distributed Systems 10.11 Offline and Remote Working10.12 Fax Integration10.13 Security Categories

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 Anhänge

Appendix 1 – Reference Publications

Appendix 2 – Development of this Specification

Appendix 3 – Use of this Specification in Electronic Form

Appendix 4 – Acknowledgements

Appendix 5 – Correspondence to Other Models

Appendix 6 – Date Processing

Appendix 7 – Standards and Other Guidelines

Appendix 8 – Changes from the Original MoReq

Appendix 9 – Metadata Model

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Aufbau des Standards

Metadata model

Reference model

Ease of Use

System Availability

Performance and Scalability

TechnicalStandards

Legislative and Regulatory Requirements

Long Term Preservation and Technology Obsolescence

Outsourcing and Third Party Management of Data

Business Processes

Non-Functional Requirements

Optional Modules

Fax Integration

Security Categories

Offline and Remote Working

Distributed Systems

Digital Rights Management

Encryption

Electronic signatures

Integration with Content Management Systems

Casework

Workflow

Document Management and Collaborative Working

Disposition of Physical Records

Management of Physical (Non-electronic) Files and Records

Basic Modules

Administrative Functions

Searching, Retrieval and Presentation

Referencing

Capturing Records

Retention and Disposition

Controls and Security

Classification Scheme

Chapter „0“Metadata model

Reference model

Ease of Use

System Availability

Performance and Scalability

TechnicalStandards

Legislative and Regulatory Requirements

Long Term Preservation and Technology Obsolescence

Outsourcing and Third Party Management of Data

Business Processes

Non-Functional Requirements

Optional Modules

Fax Integration

Security Categories

Offline and Remote Working

Distributed Systems

Digital Rights Management

Encryption

Electronic signatures

Integration with Content Management Systems

Casework

Workflow

Document Management and Collaborative Working

Disposition of Physical Records

Management of Physical (Non-electronic) Files and Records

Basic Modules

Administrative Functions

Searching, Retrieval and Presentation

Referencing

Capturing Records

Retention and Disposition

Controls and Security

Classification Scheme

Chapter „0“

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


ERM Funktionen (MoReq2)

RECORDS

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


8 Kategorien für Funktionalität

RECORDS

Marc Freskos Idee:

8 Basiskategorien von Funktionalität rund um Records

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


DLM Forum

RM


PROJECT CONSULT




20251 Hamburg


• Requirements online und gedruckt verfügbar

• Test Material bereitgestellt• XML Schema fertiggestellt• Test Center Abkommen unterzeichnet• MoReq Governance Board

gegründet• Übersetzungen & Kapitel 0 in Arbeit• Als erste Records Management Software

wurde das Produkt Folio von Fabasoft zertifiziert

„Everything is in Place“

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Status der Übersetzungen

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2

In Arbeit Erledigt

Katalanisch

Polnisch

Portugiesisch

Rumänisch

Slowenisch

Ungarisch

Französisch

Koreanisch

Russisch (2)

Tschechisch

http://pix.sueddeutsche.de/politik/378/356206/image_fmabspic_0_0.jpg


MGB MoReq Governance Board

Das MoReq Governance Board hat die folgenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten:• Schutz von Markenrechten• Kontinuität und Qualität des Inhaltes des MoReq• Koordination der Chapter Zero und der Übersetzung

der MoReq Spezifikation• Verbreitung von MoReq durch Publikationen,

Schulungen und andere Maßnahmen• Fortlaufendes Programm für die Maintenance &

Entwicklung der Tests und der Zertifizierung

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MGB Moreq Governance Board

Mitglieder

Martin Waldron Inform Consult (England) Vorsitz

Hans Fredrik Berg National Archive (Norwegen)

Marc Fresko Inforesight (England)

Jon Garde Objective (England)

Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT (Deutschland)

Karl Mayrhofer Fabasoft (Österreich)

Thomas Rumi imbus (Deutschland)

Jef Schram European Commission (Belgien)

Joze Skofljanec Nation Archive (Slowenien)

Rory Staunton Strategy Partners (England)

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2



Erste Ergebnisse

• Richtlinie für den Zertifizierungsprozess• Richtlinie für Pflege und Updates von MoReq• Richtlinie für Übersetzer• Richtlinie für Kapitel 0• DLM Forum und MoReq Website (September 2009)• MoReq Roadmap• Kontinuierliche Rückmeldungen bei Fragen von

Übersetzern und Anbietern in Bezug auf technische Angelegenheiten

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2



Arbeitsgruppen

• Brand Protection (BPWG)

• Dissemination and Training (DTWG)

• Maintenance and Innovation (MIWG)

• Testing and Certification (TCWG)

• Translation & Chapter Zero (TZWG)

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


DLM Forum -MoReq2 Testing Regime

Imbus AG (http://www.imbus.de)

Europäische Kommission – DLM Forum (DLM

Network EEIG) – akkreditiertes Testcenter

• 11.12.2008 akkreditiert für 2 Jahre, kann verlängert werden

• Erstes Produkt im August 2009 zertifiziert

(Fabasoft, Wien, Österreich, http://www.Fabasoft.com)

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Aufgabe für MoReq2 in 2009:Den Nutzen herausstellen

Es ist notwendig, den Wert und den Nutzen von

MoReq2 aufzuzeigen:• Sogar eine komplexe Struktur kann leicht mit modernen

Software-Architekturen, Applikationen und Benutzerschnittstellen benutzt werden

• Wenn man MoReq2 richtig einsetzt, hilft dies, Geld zu sparen und die Effizienz zu steigern

• Nicht jeder braucht jede Funktion: man muss den modularen Ansatz passend anwenden

• Die Systeme müssen nicht nur die MoReq2-Funktionalität beherrschen, sondern auch die Büroangestellten bei ihrer Tagesarbeit unterstützen

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Beispiele aus der Spezifikation

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Metadaten Modell

• Das komplette Metadaten Modell• 345 Elemente unter 158 IDs

Vorsicht in der Anwendung:beinhaltet Fehler

• ISO 23081 konform• Metadaten für Records

• Basis für XML SchemaDer Großteil der MoReq2-User kann diesesMetadaten Modell ignorieren

M185: Description.copy_recipient.e_mail_address

Obligation: Optional Occurs: Many

Definition: The e-mail address(es) of copy recipient(s) of a document that is captured as a record.

Applies to: class file sub-file volume record

Populated: Automatically by the ERMS from the document when possible. Otherwise entered manually when a record is captured.

Source Record or user.

Default Value most recently used for this element (if no address available from record).

Inheritance None.

Use conditions:

Cannot be modified.

Comment: Captured automatically by the ERMS from e-mail messages and from word processed (or other) documents that have been prepared with an appropriate template.

For e-mail value is taken from the “addr-spec” part of the RFC 2822 header field “cc”, one occurrence for each mailbox listed in the “to” field (and one occurrence for each mailbox listed in any “group” fields).

Manually entered in cases where, for example, an incompatible template is used or in the case of an e-mail with no “to” field.

This element is required for incoming, outgoing and internal documents, despite the fact that the requirement below does not address all of these.

See also M191.

Requirements 6.1.18, 10.12.7, 10.12.8

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Datenmodell

Reference model• Entity-Relationship Modell

1

1

1

Sub-file

1

0 - *

Component1 - *

File0 - *

1

Volume0 - *

IS MADEUP OF

APPLIESTO

MAYCONTAIN MAYCONTAIN

MAY BEDIVIDED

INTO

MAY BEDIVIDED

INTO

MAY BEDIVIDED

INTO

MAY BEDIVIDED

INTO

RecordDocument Record Type

1

1

0 - *1 - *

1 - *

HASIS FORMEDOF

Classification Scheme1


1

1 - *

1 - *

CONTAINS CONTAINS

1 - *

0 - 1

1 - *

1

1 - *

1 - *

1 - *

APPLIESTO

1 - *APPLIES

TO

1 - *

Retention & DispositionSchedule

1 - *

IS MADEUP OF

1

1 - *

Document Type

HAS

1

1 - *

IS STORED IN

IS STORED IN

IS MADE UP OF IS MADE UP OF

Class

1

0 - *

Exactly one Zero or one Zero or more One or more Exclusive OR1 0 – 1 0 - * 1 - *

Key:

1

MAY BEDIVIDED

INTO

MAY BEDIVIDED

INTO

0 - *

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


1

1

1

Sub-file

1

0 - *

Component1 - *

File0 - *

1

Volume0 - *

IS MADEUP OF

APPLIESTO

MAYCONTAIN MAYCONTAIN

MAY BEDIVIDED

INTO

MAY BEDIVIDED

INTO

MAY BEDIVIDED

INTO

MAY BEDIVIDED

INTO

RecordDocument Record Type

1

1

0 - *1 - *

1 - *

HASIS FORMEDOF



1

1 - *

1 - *

CONTAINS CONTAINS

1 - *

0 - 1

1 - *

1

1 - *

1 - *

1 - *

APPLIESTO

1 - *APPLIES

TO

1 - *

Retention & DispositionSchedule

1 - *

IS MADEUP OF

1

1 - *

Document Type

HAS

1

1 - *

IS STORED IN

IS STORED IN

IS MADE UP OF IS MADE UP OF

Class

1

0 - *

Exactly one Zero or one Zero or more One or more Exclusive OR1 0 – 1 0 - * 1 - *

Key:

1

MAY BEDIVIDED

INTO

MAY BEDIVIDED

INTO

0 - *


Capture Subsysteme

Detaillierte Anforderungen für:

• E-Mail Integration

• Abfrage von Subsystemen

• Faxserver

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Workflow

• Integration mit Records Verwaltungsfunktionen

• z.B. eine Workflow Instanz ist ein Record

• Erlaubt auch Unterbrechungen von Records-Management-Prozessen, um andere ECM-Anwendungen zu benutzen

Process step 1

Process step n

Process step n+1

User initiates process

Processcomplete

Process step 2

Userchoosesfunction

Function

Userchooses tocontinue

etc.

etc.

YES

NOYES

NO

Processabandoned

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Integration in ein Content Management System

• Ermöglicht den Austausch von Records mit Content Management Systemen (CMS)

• Transmitting copies

• Common repository

• Spezielle Web-CMS-Funktionalität, z.B. für “style sheets”

• Berücksichtigung von CMS- Metadaten

• befasst sich mit Versionen

• Audit trail

ERMS

CMS

Records to be processed by CMS

Records processed and/or published by CMS

Information from other sources

ERMS

CMS

Records to be processed by CMS

Records processed and/or published by CMS

Information from other sources

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 XML Schema

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 XML-Schema Entitäten

MoReq2-Class.xsd - Class entity definition.MoReq2-Component.xsd - Componenet entity

definition.MoReq2-Entity_Agent.xsd - Entity Agent relationship

definition.MoReq2-File.xsd - File entity definition.MoReq2-Group.xsd - Group entity definition.MoReq2-Record.xsd - Record entity definition.MoReq2-Record_Redaction.xsd - Record Redation definition.MoReq2-Record_Type.xsd - Record Type definition.MoReq2-Retention_And_Disposition.xsd - Retentional & disposition

schedule definition.

MoReq2-Role.xsd - Role entity definition.MoReq2-Sub-File.xsd - Sub-File entity definition.MoReq2-User.xsd - User entity definition.MoReq2-Volume.xsd - Volume entity definition

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


XML Schema

• Spezifiziert ein Standard Austauschformat• Basiert auf dem Metadatenmodell • Erlaubt den Austausch von

- Electronic Records

- Aggregationen (Akten, Klassen etc.)

- Klassifikations-Schemata

Vorgesehen hauptsächlich für Software-Anbieter

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


MoReq2 Conformance Testing

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Test Framework Material

• Entwickelt von der imbus AG

• Über 1000 Seiten• Konform mit

IEEE 829 - Standard for Software Test Documentation• Referenziert eindeutig zur Spezifikation und detailliert die

Spezifikation• Komponenten kombinier zur Anpassung an spezifische

Testszenarien und Funktionsumsetzungen in Produkten• Beinhaltet

• Test -Daten• Testskripte und und Anweisungen• Erwartete Ergebnisse

• Hauptsächlich gedacht für Software-Unternehmen;kann aber auch von Anwenderunternehmen für dieDurchführung von Tests und Abnahmen benutzt werden

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Conformance Tests

• MoReq2 Test Framework • Dokumentation zum Testen der Übereinstimmung eines

ERMS mit MoReq2 abhängig von „Obligatory“ und „Optional“ sowie „Core Module“ und „Optional Module“

• Durchführung in definierten Hard- und Software-Umgebungen (Angabe in der Zertifizierung)

• Es gibt nur die Bewertung „Erfüllt“ oder „Nicht-erfüllt“

• Testbarkeit der KriterienY formal testbare Anforderung

• z.B. minimal 3 Hierarchiestufen im Klassifikationssystem N nicht formal testbare Anforderung

• z.B. Unterstützung des Klassifikationssystems des Unternehmens

P teilweise testbare Anforderung. • z.B. unbegrenzte Anzahl Hierarchiestufen

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Anwendung von MoReq2: Z.B. Nutzung in Ausschreibungen

• Bedachte Anwendung von MoReq2 bei Ausschreibungen: nicht einfach alles kopieren!Individuelle Anpassung an die Anforderungen

• Heraussuchen der für den Anwendungsfall relevanten Kriterien• Nutzung der optionalen Module, da hier die Effizienzpotentiale

im Prozess-Management liegen• Hinzufügen individueller Anforderungen, besonders für:

• Integration in andere Systeme• Allgemeine Anforderungen sind zu spezifizieren (z.B.

Performance) • Rollen- und Zugriffskontrollen• Notwendige zusätzlichen Metadaten und Funktionalität

• Nur die Veränderungen (Ergänzungen) von MoReq2 in der Ausschreibung veröffentlichen

• Alle Änderungen die an der Basisspezifikation vorgenommen werden, müssen in der Ausschreibung hervorgehoben werden

• Zertifizierte Software-Produkte sind in 2009 verfügbar!

MoR

eq

:S

tatu

s, A

nw

en

du

ng

sb

ere

ich

e u

nd

Vis

ion

von

MoR

eq

2


Studien: Der Markt für Records Management



DLM Forum

RM


PROJECT CONSULT



20251 Hamburg


Records Management

als Teil von

ECM

Enterprise Content Management

Records Management: Eine Marktsicht

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Der ECM- und Records Management- Markt: internationale Studien

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Marktstudien

Gartner, Forrester & Co.

Records Management Funktionen und Anbieter Positionierung

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Gartner Group 2008 „MarketScope for Records Management“

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Gartner Group 2008„MarketScope for Records Management“

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Gartner Group 2009„MarketScope for Records Management“

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

DoD 5015.2-STD 2002,

Chp 2

DoD 5015.2-STD 2007

TNA2 VERS v2

Autonomy X X

CA X

EMC X X

HP X X X

IBM X X

Iron Mountain

X

Laserfiche X

Open Text X X X

Oracle X


Gartner Group 2009 „MarketScope for Records Management“

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Forrester Wave Records ManagementAugust 2009


Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t



Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t



Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t




Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


… und wo sind die deutschen Anbieter?

• Da es den Begriff „Records Management“ in der deutschen Szene nicht gibt (im akademischen Bereich und bei den Archiven wird von Schriftgutverwaltung gesprochen) fehlen auch die Angebote.

• Viel Funktionalität ist in Dokumentenmanagement- und Archivsystemen vorhanden, ohne dass es sich um explizite Records Management Ausprägungen handelt.

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


DataMonitor ERDM Studie 2008

Autonomy

Open Text HP

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Marktstudien

AIIMAssociation for Information

and Image Management international

Records Management Anwendung

und Perzeption

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


• The volume of paper records is still increasing steadily in 56% of organizations, but in 22% it is at last showing signs of decreasing. Meanwhile the volume of electronic records is “increasing rapidly” for 70%, and unsurprisingly, is not decreasing for any.

• Half of organisations are scanning newly received paper items and filing them electronically rather than manually, and a third of businesses are looking to go to all-electronic records-keeping.

• But for the other half, as well as manually filing inbound paper documents, 40% admit to routinely printing newly generated office documents and emails for the purpose of filing them as paper records.

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM RM Studie 2009 Zusammenfassung


• Electronic records are more than twice as likely to be described as “Unmanaged” than paper records.

• 71% of organisations have a procedure for legal hold of paper records in the event of litigation, but only 57% have one for electronic records.

• For 25% of organisations, legal discovery of paper records would take at least a month, whereas for electronic records this is 17%.

• There is a reliance on IT staff to carry out legal discovery on electronic records in the majority of companies, whereas records management staff or line-of-business staff deal with paper records.

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t



• 13% of organisations are using dedicated e-discovery tools and a further 22% are planning to do so. 42% are utilizing their ECM/ERM suites for e-discovery and 12% are using Enterprise Search.

• Of those organisations with no ECM/ERM system, 60% would not be confident, if challenged, that their electronic records have not been changed, deleted or inappropriately accessed.

• 38% of those polled admit that there is little or no enforcement of their records management policies and 55% set no guidance on dealing with important emails as records.

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t



• 31% of organisations have 20 or more content repositories that could usefully be linked, with email as the highest priority content.

• 35% are using in-house developed links to join up repositories and a further 28% are using vendor custom-developed links. CMIS (Content Management Interoperability Services specification) has gained traction in just 15% of organizations as yet.

• Half of organisations would “possibly” store records in a local, identifiable outsource, but 77% state they would never use a public cloud (e.g., Google, Amazon or Microsoft) even if they were assured of an onshore storage location. However, 67% would consider a corporate or government cloud.

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t



• Two thirds of organisations store a significant proportion of their records in native formats such as Word and Excel, although a third plan to converge to PDF-A over the next 3 years.

• Over 70% of organisations have made no plans or provision for long-term archiving of electronic records, with no policies for migrating to new media, translating formats, or virtualization of applications.

• Spending on Records Management systems and modules is expected to be up overall in the next 12 months. Consultancy Services show a slight net fall.


Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


What is the most significant business driver for document and records management technologies in your organization? N=476

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


How long would it take to produce all of the organisational information related to a former customer or constituent? N=468

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


For each type of content, evaluate the degree of control

that exists in your organisation in managing it: N=462

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


How would you best characterize your organisation’s experience with document management and records management? N=478

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


How would you describe the return on investment (ROI) of your document/records management or ECM system? N=289, (excluding “not measured”)

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


Have you implemented Microsoft SharePoint 2007 (WSS/MOSS) in your organization? N=406

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


Do you currently use or have immediate plans to use SharePoint 2007/MOSS in the following applications? N=233 (SharePoint users)

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organization with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users)

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


How are each of the following managed in your ECM environment? N=281, >10 emps, non-trade (“Not applicable to our business” responses indicated by shorter bar lengths.)

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


Which of the following would you use to best describe your current or planned use of SharePoint in your organisation with regard to your existing ECM, DM and RM suite? N=233 (SharePoint users)

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


What are your plans for using a remotely hosted or outsourced “Software as a Service” (SaaS) or a Cloud solution for your document and records management? N=350

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


The following are typical problems that can occur during the course of a records or document management implementation. Please select the TOP THREE problems that have affected your organization (please check ONLY THREE)

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


The following are typical aspects of ECM products that would affect your choice of new products or satisfaction with existing products. Please select the TOP THREE that you consider to be the most important:

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


How do you think your organisation’s spending in 2009 on each of the following technologies will compare with what was actually spent in 2008? N=274, >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.)

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

AIIM Studie 2009


How do you think your organisation’s ECM spending in the following areas will be in 2009 compared to 2008?

N=274 >10 emps, non-trade. (“We don’t spend anything on this” responses indicated by shorter bar lengths.)

AIIM Studie 2009

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


PROJECT CONSULTRecords Management & MoReq 2 Marktstudien 2007/2008/2009

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Drei Roadshow-TeilnehmerbefragungenEine Marktstudie

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


PROJECT CONSULT Marktstudien

Um MoReq2 besser bekannt zu machen, führte

PROJECT CONSULT drei Roadshows in

2007, 2008 und 2009 durch.

Auf den Roadshows wurde immer das gleiche

Teilnehmerbefragungsformular benutzt.

2008 wurde im Vorfeld der Roadshow eine Befragung

über das Internet mit getrennten Fragebögen für

Anwender und Anbieter durchgeführt.

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Daten und Methodik

• Umfragebögen wurden am Ende des Events verteilt• Einfach-/Mehrfach-Auswahl mit 2-6 Antwortmöglichkeiten• 2007, 2008 und 2009 die gleichen Fragen• 2007 und 2008 92 vollständig ausgefüllte Fragebögen, 2009

51 Fragebögen• 2007:

gemischtes Publikum, nur Germany• 2008, 2009:

gemischtes Publikum, Deutschland, Österreich und Schweiz• Viele Bögen waren personalisiert, was die Möglichkeit von

„gewisser“ Ausdifferenzierung in Bezug auf die verschiedenen Bereiche bot

• Nur „interessierte“ Personen …

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Roadshow Teilnehmerbefragungen


Roadshow Teilnehmerbefragungen

Fragen:• Wie ist Ihr Verständnis von Records Management?• Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records

Management für Ihr Unternehmen ein? • Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen?• Bedeutung von Records Management Standards?• Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in

Europa erlangen?• Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in

Deutschland erlangen?• Branchenfokus von MoReq2?• Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach

wichtig sein?

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Daten und Methodik• ~ 2700 E-Mail-Adressen & Fragebogen zugänglich via Web• 22.April bis 23.May 2008• Authentifizierung der Teilnehmer durch Übersendung Passcode per

E-Mail• 6 Fragen der Umfrage plus 18 weitere; detaillierter• Single-/Multi-select mit 2 bis 30 Optionen• Separate Fragebogen für Anwender und Anbieter• Unterschiedliche Fragen/Formulierungen für Anwender und Anbieter• 236 versendete Passcodes; 171 verwendete Passcodes• Verwendbare Daten (vollständig ausgefüllte Fragebögen 112):

• Anbieterbögen: 69• Anwenderbögen: 43

• 27% öffentlicher Bereich, 13% Versicherungen, 11% Dienstleister, alle anderen unter 10%

• Hauptsächlich Großunternehmen, die in mehr als einem Land aktiv sind

• Umfrageergebnisse anonymisiert

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Internetumfrage


Fragen zu:• Branche, Position, Land, Größe• Definition von Records Management / Übersetzung• Anwendung und Einsatz von Records Management

Lösungen• Allgemeine Relevanz von Records Management • Anwendungsgründe / Anwendungsbereiche• Relevanz für bestimmte Anwendungsbereiche und

Branchen• Relevanz von Records Management für für die Erfüllung

nationaler und internationaler Compliance-Vorgaben• Wissen über und Bedeutung von Records Management

Standards und ähnlichen Standards

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Internetumfrage


Internetumfrage

Fragen zu:• Die wichtigsten Funktionen von Records Management

(MoReq2 kernel modules)• Die wichtigsten Ergänzungsfunktionen (MoReq2

optional modules)• elektronisches und papierbasiertes Records

Management• Bedeutung von Zertifizierung• Zukünftige Auswirkungen von MoReq2 in Ihrem Land

und in Europa?• Welche Quellen Nutzen Sie, um sich über Records

Management zu informieren?

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Ausgewählte Ergebnisse der Roadshow-Umfragen2007/2008/2009

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Wie ist Ihr Verständnis von Records Management?

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

0,52

0,41

0,07

0

0,57

0,35

0,07

0,01

0,51

0,42

0,06

0,01

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Der Begriff war vor der Veranstaltung bekannt.

Ich kann mir etwas Konkretesdarunter vorstellen.

Es sollten deutscheBegriffe benutzt werden.

Ich kann mir nichtsKonkretes darunter vorstellen.

2009

2008

2007


Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Wie schätzen Sie die Wichtigkeit/Relevanz von Records Management für Ihr Unternehmen ein?

0,78

0

0,18

0,02

0,82

0

0,09

0,01

0,78

0

0,18

0,04

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Records Management istrelevant.

RM ist wie vorgestellt nicht relevant.

RM ist nur in Teilbereichenrelevant.

Compliance ist wichtig,aber RM nicht.

2009

2008

2007


Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Aktualität von Records Management in Ihrem Unternehmen?

0,04

0,28

0,09

0,32

0,04

0,09

0,35

0,05

0,38

0,01

0,14

0,39

0

0,37

0

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Wir haben bereits RM, sehenkeinen Ergänzungsbedarf.

Wir haben noch kein RM, sehen aber zukünftig Bedarf.

Wir haben elek. Archivier.,brauchen daher kein RM.

Wir haben schon RM, sehenaber Ergänzungsbedarf.

Wir haben kein RM undbrauchen auch keins.

2009

2008

2007


Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Bedeutung von Records Management Standards?

0,42

0,26

0,29

0,03

0,46

0,22

0,26

0,06

0,47

0,2

0,28

0,05

0% 20% 40% 60% 80% 100%

RM Standards sind bei Be-schaffung und Betrieb eines

Systems wichtig.

Die Zertifizierung des RecordsManagement Produktes ist

wichtig.

Das System muss intern.Standards wie DoD, MoReq

etc. unterstützen.

Das System muss ehernationale Standards wie

DOMEA unterstützen.

2009

2008

2007


Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Europa erlangen?

0,55

0,38

0,49

0,44

0,49

0,49

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Weite Verbreitung undNutzung

Nur partielle Verbreitung undNutzung

2009

2008

2007


Welche Bedeutung wird MoReq2 Ihrer Meinung nach in Deutschland erlangen?

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

0,32

0,52

0,29

0,63

0,37

0,63

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Weite Verbreitung undNutzung

Nur partielle Verbreitung undNutzung

Hunderte

2009

2008

2007


Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Für welche Branchen wird MoReq2 Ihrer Meinung nach wichtig sein?

2007 unabdingbar sehr wichtig weniger wichtig unwichtig Branchenübergreifend 1,00% 9,70% 3,76% <1% Archive 4,16% 5,94% 2,97% <1% Produzierende Industrie 1,39% 8,32% 3,56% <1% Energieversorger 2,77% 7,92% 3,17% <1% Finanzdienstleister 8,71% 9,11% <1% <1% Pharma 4,55% 8,71% 1,39% <1% Öffentliche Verwaltung 4,16% 8,32% 1,98% <1%

2008 unabdingbar sehr wichtig weniger wichtig unwichtig Branchenübergreifend 2,23% 7,20% 4,29% <1% Archive 4,80% 7,20% 2,57% <1% Produzierende Industrie 1,89% 6,35% 4,46% <1% Energieversorger 2,92% 7,03% 3,43% <1% Finanzdienstleister 9,61% 7,20% 1,72% <1% Pharma 5,32% 6,86% 1,89% <1% Öffentliche Verwaltung 4,29% 8,23% 3,09% <1%

2009 unabdingbar sehr wichtig weniger wichtig unwichtig Branchenübergreifend 1,00% 8,91% 4,29% <1% Archive 3,63% 6,93% 2,97% <1% Produzierende Industrie 1,65% 6,60% 5,28% <1% Energieversorger 1,98% 8,91% 3,63% <1% Finanzdienstleister 10,56% 8,91% 1,65% <1% Pharma 5,94% 7,26% 1,65% <1% Öffentliche Verwaltung 4,62% 8,25% 1,32% <1%


Ausgewählte Ergebnisse der internetbasierten Marktstudie 2008

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Online-Marktstudie

Zunächst wurde geklärt, was Records Management ist:

• ISO 15489 Definition• Erklärungstext• Links zu weiterführenden Artikeln und

Präsentationen

• Die Befragung wurde mit Fragen über die Auffassung, Wissen über den Begriff, Fragen zur Terminologie etc.

so dass davon auszugehen ist, das der BegriffRecords Management richtig verstanden wurde.

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Einsatz von RM: Anwender

Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System?

33,3

5,8

17,4

24,6

2,9

15,9

0,0

5,0

10,0

15,0

20,0

25,0

30,0

35,0zu

erw

eite

rn

durc

h ei

nan

dere

sS

yste

mab

zulö

sen

erst

mal

sei

nzuf

ühre

n

unve

ränd

ert

zu b

elas

sen

nich

tei

nzuf

ühre

n,da

kei

n R

MS

yste

m

kein

eA

ngab

e

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t



Planen Sie in den nächsten 2 Jahren ein Records Management System?

33,3

5,8

17,4

24,6

2,9

15,9

0,0

5,0

10,0

15,0

20,0

25,0

30,0

35,0zu

erw

eite

rn

durc

h ei

nan

dere

sS

yste

mab

zulö

sen

erst

mal

sei

nzuf

ühre

n

unve

ränd

ert

zu b

elas

sen

nich

tei

nzuf

ühre

n,da

kei

n R

MS

yste

m

kein

eA

ngab

e

Es gibt einen Markt fürRecords Management!

Aber wie groß ist er?

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Alle Angaben in %

2009

zu erweitern

durch ein anderes System abzulösen

erstmals einzuführen

unverändert zu belassen

nicht einzu-führen, da kein RM System be-nötigt wird

keine An-gabe

installiert 32,0% 6,0% 17,0% 26,0% 3,0% 16,0%vor 2003 43,5% 12% 3% 23% 6%2004 2,9% 3%2005 10,1% 6% 3% 1%2006 2,9% 3%2007 2008 11,6% 6% 3% 3%kein RM System vorhanden 29,0% 3% 14% 3% 3% 6%

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: Anwender

Kombination von 2 Fragen …


Zusammenfassung Planung und Einsatz von RM: Anwender

Kombination von 2 Fragen …

Alle Angaben in %

2009

zu erweitern

durch ein anderes System abzulösen

erstmals einzuführen

unverändert zu belassen

nicht einzu-führen, da kein RM System be-nötigt wird

keine An-gabe

installiert 32,0% 6,0% 17,0% 26,0% 3,0% 16,0%vor 2003 43,5% 12% 3% 23% 6%2004 2,9% 3%2005 10,1% 6% 3% 1%2006 2,9% 3%2007 2008 11,6% 6% 3% 3%kein RM System vorhanden 29,0% 3% 14% 3% 3% 6%

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t



Wie setzt ihr Unternehmen Records Management ein? (Mehrere Antworten möglich)

13,7%

6,0%

7,7%

11,5%

7,7%

20,3%

2,2%

1,6%

1,1%

11,5%

6,6%

9,3%

0,5%

0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0%

papierbasiert

papierbasiert mit elektronischer Standortverwaltung

eigenständige Records Management Lösung

in Verbindung mit E-Mail-Archivierung

in Verbindung mit ERP

in Verbindung mit elektronischer Archivierung

in Verbindung mit IBM Lotus Notes

in Verbindung mit Microsoft Sharepoint

in Verbindung mit CAD oder GIS

in Verbindung mit einer Vorgangsbearbeitung

in Verbindung mit Outputmanagement

in Verbindung oder als Bestandteil einerFachanwendung

in Verbindung mit RFID-Lösung

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t



Wie setzt ihr Unternehmen Records Management

ein? (Mehrere Antworten möglich)

13,7%

6,0%

7,7%

11,5%

7,7%

20,3%

2,2%

1,6%

1,1%

11,5%

6,6%

9,3%

0,5%

0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0%

papierbasiert

papierbasiert mit elektronischer Standortverwaltung

eigenständige Records Management Lösung

in Verbindung mit E-Mail-Archivierung

in Verbindung mit ERP

in Verbindung mit elektronischer Archivierung

in Verbindung mit IBM Lotus Notes

in Verbindung mit Microsoft Sharepoint

in Verbindung mit CAD oder GIS

in Verbindung mit einer Vorgangsbearbeitung

in Verbindung mit Outputmanagement

in Verbindung oder als Bestandteil einerFachanwendung

in Verbindung mit RFID-Lösung

Integration anderer

Anwendungen ist wichtig!

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz

39,1

42,0

29,0

33,3

11,6

15,9

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0

34,9

46,5

30,2

20,9

14,0

25,6

0,010,020,030,040,050,0

30,2

30,2

37,2

23,3

9,3

32,6

41,9

0,05,010,015,020,025,030,035,040,045,0

17,4

15,9

11,6

8,7

5,8

8,7

11,6

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0

Elektronischer Geschäftsverkehr

Corporate Governance

Qualität + Haftung

Beweisfähigkeit

Steuerrecht

Handelsrecht

National

Branchen- spezifische

Aufsicht

International

USA

Europa

Int. Branchen- spezifische

Int. Aufsicht

Anbieter Anwender

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Relevanz bei nationalen rechtlichen Vorgaben: Hohe Relevanz

39,1

42,0

29,0

33,3

11,6

15,9

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0

34,9

46,5

30,2

20,9

14,0

25,6

0,010,020,030,040,050,0

30,2

30,2

37,2

23,3

9,3

32,6

41,9

0,05,010,015,020,025,030,035,040,045,0

17,4

15,9

11,6

8,7

5,8

8,7

11,6

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0

Elektronischer Geschäftsverkehr


Qualität + Haftung

Beweisfähigkeit

Steuerrecht

Handelsrecht

National

Branchen- spezifische

Aufsicht

International

USA

Europa

Int. Branchen- spezifische

Int. Aufsicht

Anbieter Anwender

Anbieter glauben mehr an

Compliance als Markttreiber!

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine Angabe

Compliance 2,9 31,9 50,7 14,5

Vorgaben der Wirtschaftsprüfer 2,9 23,2 31,9 21,7 20,3

Corporate Governance 13,0 34,8 20,3 31,9

Transparenz im Unternehmen 5,8 29,0 56,5 8,7

Nachvollziehbarkeit des Handelns 5,8 29,0 55,1 10,1

Risiko-Management 17,4 31,9 33,3 17,4

Wettbewerbsfähigkeit erhöhen 8,7 26,1 33,3 17,4 14,5

Innovationsfähigkeit stärken 8,7 23,2 29,0 15,9 23,2

Elektronisch unterstützte Prozesse 2,9 36,2 58,0 2,9

Audit-Trails 2,9 8,7 26,1 40,6 21,7

Sicherheit der Informationen 20,3 73,9 5,8

Wirtschaftlichkeit 29,0 33,3 29,0 8,7

Business Continuity 11,6 42,0 26,1 20,3

E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5

Informationszugriff verbessern 2,9 17,4 73,9 5,8

Ortsunabhängige Informationsnutzung 5,8 20,3 20,3 47,8 5,8

Nutzungskontrolle 8,7 27,5 26,1 29,0 8,7

Kontrollierte Informationsvernichtung 8,7 31,9 50,7 8,7

Wissensmanagement 5,8 27,5 23,2 31,9 11,6

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Relevanz: Anwender


Relevanz: Anwender

Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine Angabe

Compliance 2,9 31,9 50,7 14,5









Audit-Trails 2,9 8,7 26,1 40,6 21,7




E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5






Dies soll Ihnen lediglich

einen Eindruck der Details geben …

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Relevanz: Anwender

Wie schätzen Sie die Wichtigkeit und Relevanz der Nutzung eines Records Management Systems in Bezug auf folgende Themen ein:

Alle Angaben in % keine niedrig mittel hoch keine Angabe

Compliance 2,9 31,9 50,7 14,5









Audit-Trails 2,9 8,7 26,1 40,6 21,7




E-Commerce 5,8 31,9 31,9 2,9 27,5






Compliance allgemein

TransparenzPrüfbarkeit

Prozessunterstützung

Informationssicherheit

Besserer Zugriff auf Informationen

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

hohe Ausprägung …


50,7

21,7

20,3

56,5

55,1

33,3

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0

81,4

30,2

18,6

37,2

41,9

32,6

0,020,040,060,080,0100,0

Risiko Management

Nachvollziehbarkeit

Transparenz


WP Vorgaben

Compliance

Anbieter Anwender

81% 50%

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (1)


Relevanz und Wichtigkeit bei Nutzung: Hohe Relevanz (2)

17,4

15,9

58,0

40,6

73,9

29,0

0,0 20,0 40,0 60,0 80,0

37,2

18,6

44,2

37,2

48,8

23,3

0,010,020,030,040,050,060,0

Wirtschaftlichkeit

Sicherheit der

Informationen

Audit-Trails

Elektronisch unter-

stützte Prozesse

Innovationsfähig-keit

Wettbewerbs-fähigkeit

Anbieter Anwender

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Standards und Normen: Anwender

Alle Angaben in % keine low middle high No statements

ISO 15489 (Records Management Norm) 2,9 5,8 31,9 40,6 18,8

MoReq Model Requirements (European Commission ) 2,9 11,6 39,1 17,4 29,0

DoD 5015.2 (USA Department of Defense) 26,1 20,3 5,8 2,9 44,9

EDM/ERM Functional Requirements (AIIM Verbandsempfehlung) 11,6 23,2 11,6 53,6

ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden) 17,4 8,7 27,5 8,7 37,7

ISO 15801 (Elektronisch gespeicherte Informationen - Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit) 8,7 8,7 20,3 27,5 34,8

ISO 17421 OAIS (Open Archive Information System, Norm für elektronische Archivsysteme) 8,7 18,8 26,1 14,5 31,9

ISO/TR 18492 (Langzeiterhaltung elektronischer dokumentenbasierter Information) 5,8 20,3 23,2 20,3 30,4

ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten für Records) 5,8 11,6 23,2 20,3 39,1

DOMEA (öffentliche Verwaltung in Deutschland) 23,2 8,7 30,4 8,7 29,0

ELAK (öffentliche Verwaltung in Österreich) 30,4 8,7 11,6 5,8 43,5

Gever (öffentliche Verwaltung in der Schweiz) 26,1 11,6 8,7 8,7 44,9

Branchenspezifische Standards 8,7 14,5 11,6 21,7 43,5

Interne Standards des Unternehmens (z.B. SOPs Standard Operation Procedures) 11,6 15,9 11,6 26,1 34,8

Für Records Management existieren zahlreiche Standards und Normen. Welche halten Sie für Ihr Records Management für relevant?

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Standards und Normen: Anwender

Alle Angaben in % keine low middle high No statements

ISO 15489 (Records Management Norm) 2,9 5,8 31,9 40,6 18,8

MoReq Model Requirements (European Commission ) 2,9 11,6 39,1 17,4 29,0

DoD 5015.2 (USA Department of Defense) 26,1 20,3 5,8 2,9 44,9

EDM/ERM Functional Requirements (AIIM Verbandsempfehlung) 11,6 23,2 11,6 53,6

ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden) 17,4 8,7 27,5 8,7 37,7

ISO 15801 (Elektronisch gespeicherte Informationen - Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit) 8,7 8,7 20,3 27,5 34,8



ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten für Records) 5,8 11,6 23,2 20,3 39,1

DOMEA (öffentliche Verwaltung in Deutschland) 23,2 8,7 30,4 8,7 29,0

ELAK (öffentliche Verwaltung in Österreich) 30,4 8,7 11,6 5,8 43,5

Gever (öffentliche Verwaltung in der Schweiz) 26,1 11,6 8,7 8,7 44,9

Branchenspezifische Standards 8,7 14,5 11,6 21,7 43,5

Interne Standards des Unternehmens (z.B. SOPs Standard Operation Procedures) 11,6 15,9 11,6 26,1 34,8


Wirklich wichtig: ISO 15489

Irgendwie wichtig: MoReq2

Irgendwie wichtig: DOMEA

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Standards und Normen: Anbieter


Alle Angaben in % keine low middle high No statement

ISO 15489 (Records Management Norm) 11,6 25,6 32,6 30,2

MoReq Model Requirements (European Commission ) 14,0 14,0 53,5 18,6

DoD 5015.2 (USA department of defense) 9,3 4,7 18,6 30,2 37,2

EDM/ERM Functional Requirements (AIIM Verbandsempfehlung) 7,0 30,2 4,7 9,3 48,8

ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden) 4,7 25,6 9,3 60,5

Elektronisch gespeicherte Informationen - Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit) 9,3 20,9 18,6 9,3 41,9



ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten für Records) 23,3 20,9 9,3 46,5

DOMEA (öffentliche Verwaltung in Deutschland) 16,3 30,2 9,3 44,2

ELAK (öffentliche Verwaltung in Österreich) 14,0 16,3 4,7 65,1

Gever (öffentliche Verwaltung in der Schweiz) 14,0 9,3 16,3 60,5

Branchenspezifische Standards 4,7 27,9 20,9 46,5

Standards von Unternehmensgruppen 4,7 9,3 20,9 4,7 60,5

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Standards und Normen: Anbieter


Alle Angaben in % keine low middle high No statement

ISO 15489 (Records Management Norm) 11,6 25,6 32,6 30,2

MoReq Model Requirements (European Commission ) 14,0 14,0 53,5 18,6

DoD 5015.2 (USA department of defense) 9,3 4,7 18,6 30,2 37,2

EDM/ERM Functional Requirements (AIIM Verbandsempfehlung) 7,0 30,2 4,7 9,3 48,8

ANSI TR31-2004 (Rechtliche Anerkennung von Records, die von IT-Systemen produziert wurden) 4,7 25,6 9,3 60,5

Elektronisch gespeicherte Informationen - Empfehlungen für Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit) 9,3 20,9 18,6 9,3 41,9



ISO 23081 (Records Management Prozesse, Metadaten für Records) 23,3 20,9 9,3 46,5

DOMEA (öffentliche Verwaltung in Deutschland) 16,3 30,2 9,3 44,2

ELAK (öffentliche Verwaltung in Österreich) 14,0 16,3 4,7 65,1

Gever (öffentliche Verwaltung in der Schweiz) 14,0 9,3 16,3 60,5

Branchenspezifische Standards 4,7 27,9 20,9 46,5

Standards von Unternehmensgruppen 4,7 9,3 20,9 4,7 60,5

Wichtig: ISO 15489

Sehr wichtig: MoReq2

Irgendwie wichtig: DOMEA

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die

kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen

Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle:

15,9%

78,3%

5,8%

nur elektronisches RecordsManagement ist wichtig

Kombination physische undelektronische Informationen istwichtig

Die Frage spielt in meinemUnternehmen keine Rolle

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

RM und Papierverwaltung: Anwender


15,9%

78,3%

5,8%

nur elektronisches RecordsManagement ist wichtig

Kombination physische undelektronische Informationen istwichtig

Die Frage spielt in meinemUnternehmen keine Rolle

RM und Papierverwaltung: Anwender

Records Management ist prinzipiell medienneutral. Spielt die

kombinierte Verwaltung von Papier, Objekten und elektronischen

Informationen in Ihrem Unternehmen eine Rolle:

Das kombinierte Management

von elektronischen und

Papier-Belegen ist eine

wichtige Aufgabe!

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


33,3

39,1

14,5

8,7

5,8

14,5

42,0

0,0

13,0

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0

InternationaleProduktzertifizierungen durch

neutrale Organisationen

NationaleProduktzertifizierungen durch


Produktzertifizierung durchneutrale Organisationen

meiner Branche

Zertifizierung individuellerImplementierungen durch

Wirtschaftsprüfer

Produktzertifizierung durchBerater

USA – DoD 5015.2

Europa – MoReq2

England – TNA 2(ausgelaufen)

Deutschland – DOMEA 2.0

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz


Zertifizierung: AnwenderHohe Relevanz

33,3

39,1

14,5

8,7

5,8

14,5

42,0

0,0

13,0

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0

InternationaleProduktzertifizierungen durch


NationaleProduktzertifizierungen durch


Produktzertifizierung durchneutrale Organisationen

meiner Branche

Zertifizierung individuellerImplementierungen durch

Wirtschaftsprüfer

Produktzertifizierung durchBerater

USA – DoD 5015.2

Europa – MoReq2

England – TNA 2(ausgelaufen)

Deutschland – DOMEA 2.0

MoReq2

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

National zertifiziert vonunabhängigen Organisationen

International zertifiziert vonunabhängigen Organisationen


Bedeutung von MoReq2 in DACH

Hat ein einheitlicher europäischer Records

Management Standard wie MoReq2 in DACH zukünftig

eine größere Bedeutung als vergleichbare nationale

Standards? Anbieter Anwender

17,4

42,0

11,6

17,4

11,6

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0

18,6

67,4

4,7

4,7

4,7

0,010,020,030,040,050,060,070,080,0

keine Angabe

ich bin mir nicht sicher

nationale Standards sind wichtiger

der europäische Standard ist wichtiger

branchenspezifische Standards sind wichtiger

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Online-Marktstudie

Einige weitere zusammengefasste Ergebnisse …

• Es gibt eine starke Tendenz, Records Management nicht mit „Schriftgutverwaltung“ zu übersetzen, sondern die Begriffe „Record“ und „Records Management“ zu verwenden

• Die Anbieter bieten mehr Funktionalität als nachgefragt wird, besonders in Bezug auf die optionalen Module. MoReq2-kompatible Produkte zu entwickeln kann kein so großer Aufwand sein

• Es ist wichtiger Records Management im täglichen Ablauf zu verwenden als für Archivierungs- oder Compliance-Anwendungen

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Roadshow-Befragung 2007 Internet-Marktstudie 2008

Alle Ergebnisse sind erhältlich unter:

http ://www.Moreq2.de

• Die vollständige Foliendokumentation befindet sich in (PDF) dem Handout der MoReq2 Roadshow 2008http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband%202008.pdf

• Komplette Aufzeichnung (Video, Multimedia, Slides, Audio) der Präsentation auf doXtophttp://www.doxtop.com/magazines/6e1f2815/MoReq2-Roadshow-2008.aspx

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


1. Wir brauchen die Übersetzung von MoReq2 ins Deutsche, um eine Akzeptanz zu erreichen – inklusive dem Kapitel „0“ für alle drei: Deutschland, Österreich und Schweiz, mit angemessener Übersetzung und Referenzierung von Terminologien

2. Wir brauchen ein „MoReq2 für Anfänger“ Buch für eine bessere Ausbildung und Argumentation in Bezug auf:• MoReq2 hat einen praktischen Wert• MoReq2 ist nicht zu komplex• MoReq2 ist effizient• MoReq2 unterstützt Ihr Business• MoReq2 reduziert Ihre Risiken in Bezug auf Compliance• MoReq2 Architektur und Funktionalität können sowohl mit

„modernen“ Anwenderschnittstellen als auch Anwendungen genutzt werden

• MoReq2 Software kann zertifiziert werden, um Ihre Investition abzusichern

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t

… damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat …


… damit MoReq2 in Deutschland, Österreich und der Schweiz Erfolg hat …

3. Wir brauchen mehr Ausbildungs-/Trainings-Veranstaltungen

4. Wir benötigen mehr ausgebildete Records Manager, die von MoReq2 wissen und MoReq2 unterstützen

5. Wir brauchen die Unterstützung der deutschen ECM-Industrie für MoReq2

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Ausweitung des Fokus von Records Management aufEnterprise Content Management

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Definition von ECM

“Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes.

ECM tools and strategies allow the management of an organization's unstructured information, wherever that information exists.”

AIIM international 2008

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Das ECM Modell

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

Collab

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Das ECM Komponenten Modell

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DM

CollabDocument Management

Collaboration

Web Content Management

Records ManagementWorkflow

Business Process Management

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


ECM & Records Management

CAPTURE

PRESERVE

DELIVERSTORE

MANAGE

STORE WCM

RM

WF/BPM

DMCollab

Records Management

Ein integriertes Modul des Komponenten-Modells

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Das MoReq2 Modell

Die gleichen Begriffe wie in dem ECM Modell?!

RECORDS

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Das MoReq2 Modell

RECORDS

Ein anderer Blickwinkel…

Records sind der Mittelpunkt der Welt?!

Capture

Preserve

ManageStore

RecordsManagement

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Unterschiedliche Blickwinkel

ECM: Records Management als eine integrierte Komponente

RM nach MoReq2: Records Management im Zentrum, weitere ECM-

Komponenten als Satelliten

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


ECM-Funktionen rund um Records Management

Funktion RM Archiv COLD DMS Akte WFL

Archivierung X X (X)

Importfunktion Aufzeichnungen X X X X

Aufbereitung, Aktenorganisation X (X) (X) X

Bearbeitung, Änderung X X X

Retention-Verwaltung X (X) (X) X

Vernichtung X X X

Protokollierung X X X X (X) X

Vollständigkeitskontrolle X X

Eskalation / Qualitätssicherung X X

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Markttreiber für die Weiterentwicklung

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Markttreiber für die Weiterentwicklung von Records Management

(1) ComplianceWachsende regulatorische Anforderungen in Bezug auf die Dokumentation von elektronischen Geschäftsvorgängen

(2) IntegrationZunehmende Integration von Records-Management-Funktionalität in Fachanwendungen, ERP Enterprise Ressource Management, CRM Customer Relationship Management und PLM Produkt Lifecycle Management

(3) Einbezug von DatensätzenNicht nur Dokumente und Akten sondern auch Daten aus Anwendungen, Protokolldateien und Datenbanken sind ebenfalls aufbewahrungspflichtige Records

(4) Web 2.0 FunktionalitätNeue Softwarewarefunktionalität, besonders aus dem sogenannten „2.0“-Umfeld, stellt neue Herausforderungen an Records Management

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


Records Management als Infrastruktur auch im Web

• Records Management wird inzwischen (mit Einschränkungen) auch als SaaS Software as a Service angeboten.

• Mit der Nutzung von Web-basierten Applikationen, entsteht der Bedarf, die entstehenden Records entweder sicher auch im Web oder aber als Kopie im eigenen System zu speichern.

Der M

ark

t für R

ecord

s M

an

ag

em

en

t


DLM Forum

RM


PROJECT CONSULT




20251 Hamburg



Herausforderung: Breaking the Barriers of Traditional Records Management


DLM Forum

RM


PROJECT CONSULT




20251 Hamburg


The positive Aspect is, thisDie Informationsflut…


DLM Forum

RM


PROJECT CONSULT




20251 Hamburg


The positive Aspect is, thisDie gute Nachricht ist, dass diese Welle noch nicht

die Registraturen und Archive

erreicht hat …


Drei große Herausforderungen

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


Viele “neue” Technologien vernachlässigen die ordnungsgemäße und adäquate Verwaltung von Objekten, die notwendig ist, damit diese zu beständigen Records werden und sicher archiviert werden können …

Problemfelder:• Personalisierung & Individualisierung• Blogs, Twitter, Instant Massages & Wikis• Proprietäre Formate für Multimedia-Objekte• Mashups & verteilte Ressourcen• Nicht-persistente URLs• etc., etc., etc.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

Die technologische Herausforderung


Die technologische Herausforderung

Vielleicht sollten wir sogar erneut die Diskussion aufnehmen,

ob wir eine Definition für etwas wie ein “digitales Original” brauchen ...

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


Die kulturelle Herausforderung

Neue Formen und Verhaltensweisen, wie Informationen generiert und genutzt werden.

Problemfelder:• Social Communities• “Digital immigrants” versus “digital natives”• “Always online”• Neue Wege der Kommunikation und Interaktion• Rights Management & Datenschutz• etc., etc., etc.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


Die kulturelle Herausforderung

Vielleicht sollten wir erneut die Diskussion aufnehmen,

über die Zukunft der „Informationsgesellschaft“ und die sozialen Auswirkungen dessen, was wir tun.

Und auch die „Digital Addicts“

dürfen nicht vergessen werden …

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


Die Herausforderung des Informationswachstums

Es gibt ein exponentielles Informationswachstum und kein ausreichendes “Management” der Informationen.

Problemfelder:• Unkontrollierte Redundanz• Fehlende Einschätzung des Wertes von

Information• Die wachsende Abhängigkeit von der

Verfügbarkeit und Richtigkeit der Information• etc., etc., etc.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


Vielleicht möchten Sie den Begriff

“Records Manager”

auch durch den Begriff

“Archivar” oder “Bibliothekar”

ersetzen …

Einige besondere RecordsManagement Herausforderungen

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


Records Manager

lieben Metadaten.

Sie sind komplexe Dateneingabeformulare gewohnt.

Einige Provokationen

2.0 User hassen komplexe Dateneingabeformulare!

Sie vertrauen der automatischen Kategorisierung.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


Records Manager sind ausgezeichnet in der strukturierten Suche.

Sie sind es gewohnt umfangreiche Suchformulare mit vielen Feldern zu verwenden.

2.0 User hassen komplexe Suchformulare!

Sie lieben “single field search” á la Google, die alles irgendwo findet.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t



Records Manager kennen die Relevanz eines Informationskontextes.

Sie sind es gewohnt, stundenlang geordnete Strukturen zu entwickeln und die Objekte zuzuordnen.

2.0 User sind faul!

Sie kümmern sich nicht darum, wo sie ihren Kram ablegen.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t



Records Manager wissen genau, wie sie durch hierarchische Bäume und Ordner-Unterordner-Band-Register-Strukturen navigieren.

Es macht ihnen einfach Spaß.

2.0 User verlieren die Geduld, wenn das Interface nicht wie eine Medienbibliothek oder YouTube funktioniert.

Sind sie von der Software genervt, geben sie die Suche einfach auf.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t



Records Manager sind sich der Relevanz der Bewertung und Aussonderung von Information bewusst.

Sie arbeiten bis spät in die Nacht, um ihre Ablagen in Ordnung zu halten.

2.0 User wissen, dass eine TeraByte Hard Disk im Kaufhaus nur 100 € kostet.

Sie glauben, dass es immer genügend Platz für Alles und Jedes da sein wird.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t



Records Manager sind Spezialisten im Ermitteln des Werts von Records.

Sie arbeiten eifrig daran, Informationen ständig zugänglich und langfristig verfügbar zu halten.

2.0 User haben keine Ahnung, was ein Record ist oder wer für die sichere Verwahrung verantwortlich ist.

Jeder bekommt Kopien von Allem, also wird sich schon irgendjemand um die Aufbewahrung kümmern.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t



Records Manager lieben ihre Aktenpläne, Thesaurus, Taxonomien, Ontologien und Klassifikationsschema.

Sie werden sieben oder mehr Hierarchieebenen durchforsten, um den richtigen Ort für eine kleine Notiz zu finden.

2.0 User glauben an Folksonomy.

Wenn genügend Anwender den selben “Tag” verwenden, kann es nicht falsch sein.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t



Records Manager sind darauf eingestellt, jede einzelne Funktion ihrer Records-Management-Software zu erlernen.

Mit intensiven Training kann jede Art von Software-Interface in ein brauchbares Werkzeug verwandelt werden.

2.0 User lieben ihren iPod!

Wenn das Benutzer-Interface nicht „sexy“ genug ist und nicht so funktioniert wie Facebook, dann machen sie die Anwendung einfach dicht.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t



Records Manager wissen auswendig, wo sich jedes Objekt befindet.

Sie haben die Kontrolle über alles, sowohl im elektronischen Bereich als auch in der Welt der Papierdokumente.

2.0 Users, die „Digital Natives“ leben in einer virtuellen Welt und haben ihre Objekte in der „Cloud“.

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


… und die Systeme sind nicht länger in ihren „Silicon cages“ gefangen. Mit RFID, Robotik, Kameras und Sensoren dringen sie in die reale Welt vor und sie übernehmen.


Konsequenzen

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

Herausforderungen an die Ausbildung von Archivaren, Dokumentaren und Records-Managern


These aus dem Jahr 1999*

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

„Berufsbezeichnungen wie Mediendokumentar, Archivar usw. verhindern, dass Absolventen vernünftige Jobs in der Industrie finden.“

* Ulrich Kampffmeyer, Podiumsdiskussion zum Berufsbild des Mediendokumentars, HAW Hamburg, publiziert 2000


Thesen aus dem Jahr 2002*

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

„In der elektronischen Welt beginnt das Records Management bereits bei der Entstehung und beim Empfang von Informationsobjekten.“„Records-Manager und Archivare müssen bereits bei Entstehung und Empfang tätig werden, um den möglichst sicheren, automatisierbaren und konsistenten Übergang von Informationsobjekten in Records sicherzustellen.“„Die Tätigkeit von Records-Managern und Archivaren gehören nicht ans Ende des Informationslebenszyklus sondern an den Anfang.“

* Ulrich Kampffmeyer, DLM Forum Barcelona 2002



Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

„Es geht nicht nur um die Ausbildung, Die rasante technologische Entwicklung erfordert die ständige Auseinandersetzung und Weiterbildung.““Es müssen nicht nur Angebote geschaffen werden, sondern bereits in der Ausbildung die Grundlagen vermittelt werden, sich ständig neu anzupassen.“„Dokumentare müssen das Denken in statistischen Kategorien verlassen und sich dem Change Management öffnen.“

Dr. Ulrich Kampffmeyer, Frühjahrstagung VDA, FG 7 in Hamburg, 2005


These aus dem Jahr 2009*

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

„The profession of records management is dead, software will take over their task.“

* Steve Bailey, Blogeintrag, Januar 2009



Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

„Es werden „multifunktionale“ Informationsmanager benötigt.“

„Wir brauchen engagierte Öko-Krieger um die zunehmende Umweltverschmutzung der Welt mit Informationsmüll in den Griff zu bekommen!“

* Ulrich Kampffmeyer, Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, 2009


Folgerungen für die Aus- und Weiterbildung

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

Die Ausbildung und Weiterbildung muss Bedarf

adressieren, jenseits der traditionellen Berufe

in den Bereichen von

• Dokumentation

• Bibliotheken, Presse und Medien• Öffentliche Verwaltung• …

• Archiven• Öffentliche Verwaltung mit kommunalen, regionalen

oder anderen historisch ausgelegten Archiven• …


Folgerungen für die Ausbildung

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

Die Ausbildung sollte den Bedarf adressieren von: • Anwenderunternehmen der freien Wirtschaft

Berufsbilder: Projektleiter, Organisationsleiter, CIO Chief Information Officer, CCO Chief Compliance Officer, CKO Chief Knowledge Officer, IQO Information Quality Manager

• Herstellern von SoftwareBerufsbilder: Produktmanager, Systemberater, Marketing, Entwickler

• Integratoren und SystemhäusernBerufsbilder: Systemberater, Organisationsberater, Projektmanager, Anwendungsentwickler

• BeratungsunternehmenBerufsbilder: Unternehmensberater, Organisationsberater, Projektmanager

• IT-DienstleisternBerufsbild: Informationsmanager, Qualitätsmanager


Folgerungen für die Weiterbildung

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

Die ständige Weiterbildung muss • durch neue Lehrangebote –

Präsenzveranstaltungen wie auch im Web – gefördert werden

• wesentliche Komponente der Weiterbildung muss das Change Management werden. Bereits das Studium muss das Thema „ständige Weiterbildung“ adressieren

• die sich ständig verändernden und erweiternden Compliance-Anforderungen zur Handhabung elektronischer Informationen berücksichtigen

• Veränderungen z.B. bei Standards, Formaten, Metadaten und Nutzungsmodellen berücksichtigen


Anforderungen an Aus- und Weiterbildung

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

Neben dem „herkömmlichen Handwerkszeug“

• ProjektmanagementBildung und Anleitung von Projektteams, Durchführung von Ausschreibungen, Einführung von SW-Lösungen, usw.

• Beratung, Moderation, TrainingAusbildungsplanung einschließlich Skill-Management,Ausbildung von Mitarbeitern, „Psychologische Anhaltung zur Disziplin“, Rhetorik zum „internen Verkauf“, Präsentation, Help Desk Management,usw.



Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


• Rechtskunde Bewertung von rechtlichen Vorgaben,

Compliance Management,Verfahrensdokumentation, Erstellen von Policies,Prüfung von Verträgen,Datenschutz,Methoden wie ITIL, CoBIT u.a., usw.

• Betriebswirtschaftliche Grundlagen Wirtschaftlichkeit von Lösungen,

Kosten der Informationshaltung und –nutzung, ROI-Betrachtungen, Bestimmung des Werts von Information,Risikobewertung,usw.



Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


• Prozess DesignMethodik,Analyse und Bewertung von Prozessen, Design und Optimierung von Prozessen, Implementierung von Prozessen, Entwicklung von Kontrollen für Prozesse,usw.

• QualitätsmanagementDefinition von Qualitätsmaßstäben,Verfahren, Umsetzung, Maßnahmen zur Sicherstellung von Informationsqualität,Anleitung von „Qualitätszirkeln“,usw.



Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


• Technologie Software ALLER Bereiche, in denen „Records“ entstehen,

Auswirkungen von Migrationen, Verfolgung und Bewertung von Technology Obsolence,Technologiefolgebewertung,Spezielle Lösungen für Storage Management, ECM, Records Management, Archivierung, Berechtigungsverwaltung,

Collaboration, etc.Standards,usw.

• IT-Strategie Planung von IT- und Organisationslösungen,

Betriebs- und Nutzungskonzeption,IT-Architektur,usw.



Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t


• Change Management Planung von Veränderungsprozessen,

Nachhaltung der Auswirkungen von Veränderungen,Interne und externe „Marktbeobachtung“,Indikatorenanalyse und -bewertung,usw.

• Ressourcen Management Intern und externe Beschaffung und Verwaltung von Mitteln,

Personalbedarfsplanung,Infrastruktur,Raum- und Betriebs-Management,Arbeitsplanung,usw.


Ziel

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

Alles mit dem Ziel, Information

• langfristig verfügbar zu halten,• zur Bildung von Wissen zu nutzen,• den Lebenszyklus zu verwalten,• zu bewerten,• zu schützen, • in Prozessen nutzbar zu machen und• kontrolliert zu entsorgen.

… und dies mit dem Ansatz des Archivars und Records Managers …


Fazit

Hera

usfo

rderu

ng

:B

reakin

g th

e B

arrie

rs o

f Trad

ition

al

Record

s M

an

ag

em

en

t

Der Informationsmanager der Zukunft darf nicht am Ende des Lebenszyklus der Information stehen und Information nur verwalten, sondern muss den gesamten Prozess der Informationsnutzung steuern und kontrollieren.

Wir bekommen nur Ordnung in die elektronischen Archive, wenn wir bereits bei der Entstehung und Nutzung der Information ansetzen!

230 Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 230 von 225Dr. Ulrich Kampffmeyer | 31. DGI-Online-Tagung 2009 | Frankfurt | 15.10.2009 | Folie 230 von 225

Ausblick: Die Zukunft des Records und Information Management


Verfügbarkeit und Abhängigkeit

Unsere Gesellschaft ist vollkommen abhängig von der Verfügbarkeit von Informationssystemen und der Richtigkeit der Informationen:

• Gehen wir mit elektronischen Records ebenso umsichtig um wie mit Papier-Records?

• Werden zukünftige Historiker unsere Ära “als das dunkle Zeitalter der frühen Informationsgesellschaft” bezeichnen?

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


SaaS

Software as a Service, ASP (Application Service Providing) und Outsourcing sind die größten Herausforderungen für das Records Management:

• Wird es eine Kontrolle der Speicherlokationen geben?

• Wird es valide Informationen über die

Zuverlässigkeit von Diensteanbietern geben? • Wird die inhärente Unsicherheit der Verbindungen

und des Internets durch hohe Kosteneffizienz kompensiert werden?

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


EIM

Enterprise Information Management löst die Grenzen zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen auf:

• Ist ein Record nur noch ein besonders wertvolles oder aufbewahrungspflichtiges Informationsobjekt?

• Ist “Record” nur noch ein Statusattribut im Informationssystem?

• Wird alle Enterprise Software zukünftig standardmäßig Records Management Funktionalität haben – müssen?

• Wird es die Notwendigkeit für spezialisierte Records Management Software dann noch geben?

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


Social Software

Social Software und Web 2.0 Technologien stellen neue Informationskanäle und dynamische, “weiche” Formate bereit, die für die elektronische Bewahrung nicht ausgelegt sind:

• Wie werden Records aus Wikis, Blogs und Tweets

erzeugt und archiviert?• Wie wird der Wert einer Information bereits bei

ihrer

Erstellung bestimmt?• Wer wird für die Bewertung im Zeitalter der

Informationsüberflutung verantwortlich und

überhaupt dazu in der Lage sein?

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


Automatisierung

Automatische Klassifikation und Kategorisierung sind die einzigen Möglichkeiten, die Informationsflut unter Kontrolle zu bekommen:

• Wird es auch in der Zukunft noch den Beruf des

Records Managers geben?• Wie gut müssen automatische Vorgänge noch

werden, damit offensichtlich wird, dass sie viel

besser sind als die fehleranfälligen manuellen

Vorgänge?• Kann strukturiertes Records Management im

Zeitalter von Google überleben?

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


E 2.0

Web 2.0 Technologien rufen Veränderungen im Umgang mit Informatinen in Unternehmen hervor:

• Wird Records Management nur eine weitere

Funktion in der Standard Software werden?• Kann Enterprise Search strukturierte

Repositories ersetzen?• Werden die Informationsobjekte selbst “wissen” wo

sie hingehören und wofür sie verwendet werden?• Wird Compliance zum einzigen Grund dafür

werden, dass Records Management überlebt?

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


Paradigmen

Wir brauchen einen Paradigmenwechsel im Records Management, um mit den technischen und kulturellen Veränderungen Schritt zu halten!

• Oder wir erleben eine schleichende Paradigmenänderung in eine Richtung, in die wir nicht möchten.

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


Sie haben die Wahl!

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


Sie haben die Wahl!

Au

sb

lick:

Die

Zu

ku

nft d

es R

ecord

s u

nd

Info

rmatio

n M

an

ag

em

en

t


Standards im




15. 10.2009

PROJECT CONSULT




20251 Hamburg



Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !


E-Mail: [email protected]

Präsentation, Text, Newsletter, Informationen ...www.PROJECT-CONSULT.com


Standards im




15. 10.2009

PROJECT CONSULT




20251 Hamburg



Quellenverzeichnis• MoReq2 Projekt-Website: www.MoReq2.eu, http://www.moreq.info• Informationswebsite auf deutsch: www.MoReq2.de• Download des MoReq2 Standards und weiterführende Links: http://moreq.niniel.org/quellen/• MoReq2 Roadshow 2007 Dokumentation:

http://www.project-consult.net/Files/Seminarband%20MoReq2_TN2007.pdf• MoReq2 Roadshow 2008 Dokumentation und Marktstudie:

http://www.project-consult.net/Files/Moreq2%20Seminarband %202008.pdf und

http://www.doxtop.com/magazines/MoReq2-2008.aspx• Records Management Marktstudie 2007/2008 DLM-Forum:

http://www.project-consult.net/Files/20081211_DLM%20Forum_RM_Market%20Study_Kff.pdf• DLM Forum, Breaking the Barriers of traditional RM:

http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers_Kff.pps und

http://www.project-consult.net/Files/20081212_DLM%20Forum_Breaking%20the%20Barriers _Kff_Print.pdf• DLM Forum Toulouse 2008 Ergebnisse:

frz: http://www.project-consult.net/Files/DLM%20Conference%20Conclusions%20FR_web.pdf und

engl: http://www.project-consult.net/Files/Achievements%20and%20new%20directions_web.pdf• Records Management & MoReq2, Humboldt Universität | BBK Berliner Bibliothekswissenschaftliches Kolloquium, 13.01.2009,

Berlin http://www.project-consult.net/Files/20090113_BKK_Records-Management_Kff_Handout.pdf• Vth DLM-Forum Conference | La gestion de l'information et des archives électroniques en Europe : réalisations et nouvelles

directions. Toulouse, décembre 2008 | Information and Electronic Records Management in Europe: Achievements and new Directions | Toulouse, 10, 11 & 12 December 2008 | Archives de France | Vol 2 http://www.project-consult.net/files/DLM-Forum_Toulouse_2008_2.pdf/

• Records Management & MoReq2, innova.dpc 2009, Barcelona, 6.10.2009 http://www.project-consult.net/files/20091006_InnovaDoc_Barcelona_Kff_Show.ppsx

• Ulrich Kampffmeyer, Wer braucht Archivare und Records Manager? Berufsfeldtagung, Fachhochschule Potsdam, April 2009,http://www.project-consult.net/files/Fachhochschule Potsdam_Kff_20090424.ppt

• „MoReq – How to use ist“, Marc Fresko:

http://www.project-consult.net/Files/moReq2%20and%20how% 20to%20use%20it%20%20publication %20version.pdf• Wikipedia Artikel zum DLM Forum und MoReq:

MoReq, dt: http://de.wikipedia.org/wiki/MoReq

MoReq, frz: http://fr.wikipedia.org/wiki/MOREQ

DLM Forum, engl: http://en.wikipedia.org/wiki/DLM_Forum

Education

[DE] Standards im Records Management & MoReq2 | DGI Online Tagung 2009 | Ulrich Kampffmeyer | 15.10.2009