7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
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E D 2 2 1 7 - 1 0
A U T H O R
T I T L E
P U B D A T E
N O T E
E D R S P R I C E '
D E S C R I P T O R S
A B S T R A C T
D O C U M E N T R E S U M E
C E 0 3 3 8 7 6
M e r e d i t h , V i c k ; W i l l i a m s , M .
L e e
A n A n a l y s i s o f
S e c r e t a r i a l T r a i n i n g N e e d s .
O c t 8 2
2 3 p . ; P a p e r p r e s e n t e d a t t h e
T e x a s
S p e e c h
C o m m u n i c i t i o n
A s s o c i a t i o n , C o n v e n t i o n
( H o u s t o n e T X ,
O c t o b e r . 7 - 9 , ' 1 9 8 2 ) .
M F 0 1 / P C 0 1 P l u s . P o s t a g e . .
* D e t h o g r a p h y ; * E d u t a t i o n a l
A t t i t u d e s ; *
N e e d s ; E m p l o y e e A t t i t u d e s ;
P o s t s b c o n d
* f e c t e t a r i e s ; S h o r t h a n d ;
T y p e w r i t i n g ,
a t i O n a l
d u c a t i o n ;
,
A s t u d y w a s c o n d u c t e d t o d e t e r m i n e w h a t s e c r e t a r i e s
p e r c e i v e t h e i r t r a i n i n g n e e d s t o b e , a n d t o
d e t e r m i n e
h o w t h o s e
t r a i n i n g n e e d s m i g h t b e r e l a t e d t o v a r i o u s
d e m o g r a p h i c
v a r i a b l e s o f
t h e i n d i v i d u a l s e c r e t a r y . A q u e s t i o n n a i r e w a s d e v e l o p e d t h a t i n c l u d e d
, t h e m a j o r i t y o f s k i l l s t h a t c o u l d b e t a u g h t i n
a
t r a i n i n g s e s s i o n f o r
s e c r e t a r i e s . T h i r t y - i x u n i v e r s i t y a n d p r i v a t e i n d u s t r y s e c r e t a r i e s
r a n k e d t h e i t e m s a s , b e i n g o f " n o b e n e f i t " t o " h i g h l y b e n e f i c i a l " o n a
s c a l e o f 1 t o 4 a n d a l s o i n c l u d e d t h p i r
e x p e r i e n c e , t e n u r e , j o b
t r a i n i n g , e d u c a t i o n , a g e , a n d j o b t y p e s . I t
w a s f o u n d t h a t o n l y a f e w
s e c r e t a r i e s b e l i e v e d t h a t t r a i n i n g i n t y p i n g
o r
s h o r t h a n d , w o u l d b e
b e n e f i c i a l , p r o b a b l y b e c a u s e ' t h e s e s k i l l s a r e
p r e r e q u i s i t e s f o r b e i n g .
h i r e d . T r a i n i n g o n a w o r d p r o c e s s o r w a s - v i e w e d
b y m o s t a s a h i g h l y
i m p o r t a n t t r a i n i n g p e e d , f o l l o w e d i n r a n k i n g s b y i n t e r p e r s o n a l
c o m m u n i c a t i o n , g r a m m a r , a n d b u s i n e s s
c o r r e s p o n d e n c e .
I t w a s a L s o
f o u n d t h a t s e c r 6 . t a r i e s d i d n o t w a n t t o
i n t e r r , u p t
t h e i r p e r s o n a l t i t h e
t o , a t t e n d t r a i n i n g T r o g r a m s . S e v e r a l r e l a t i o n h i p s b e t w e e n
d e m o g r a p h i c i i a r i a b l e s a n d p e r c e i v e d
t r a i n i n g _ n e e d s - w e r e
f o u n d t o b p
n e g a t i v e l y c o r r e l a t e d . F o r d e x a m p l e , t I l e m o r e
e d u c a t i o n
s e c r e t a r i e s
- h a d , t h e l e s s t h e y . s a w a n e e d f o r t r a i n i n g i n
m o s t o f t h e ' b a s i c
c o m p o n e n t s . L e n g t h o f e x p e r i e n c e w a s f o u n d t o b e n e g a t i v e l y
c o r r e l a t e d w i t h p e i c e i v e d t r a i n i n g n e e d s f o r
d i c t a P h o n e
m a c h i n e o r
. c o p y i n g e q u i p m e n t . I t w a s r e c o m m e n d e d t h a t a , l a t e t e r a n d m o r e d i v e r s e
s a m p l e o f s e c r e t a r i e s b e u s e d i n f u r t h e r , s t u d i e s o f s e c r e t a r i e s '
* t r a i n i n g n e e d I . - ( K C )
* * * * * * , * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * r * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
R e p r o d u c t i o n s s u p p l i e d b y E D R S a r e t h e
b e s t
t h a t c a n b e m a d e
*
, * 4
f r o m t h e o r i g i n a l
d o c u m e n t .
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
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V
< N J
A N A N A L Y S I S O F
C M
S E C R E T A R I A L T R A I N I N G N E E D S
I J
* *
t .
V i c k M e r e d i t h a n d M . L e e W i l l i a m s
D e p a r t m e n t o f S p e e c h C o m m u n i c a t i o n
a n d T h e a t r e A r t s
S o u t h w e s t T e x a s S t a t e U n i v e r s i t y
S a n M a r c o s , T e x a s
7 8 6 6 6
U S . D E P A R T M E N T O F E D U C A T I O N
N A T I O N A L I N S T I T U T E O F E D U C A T I O N
E D U C A T I O N A L R E S O U R C E S I N F O R M A T I O N
C E E R ( E R I C )
c /
r
T h e s
d o c u m e n t h a s b e e n r e p r o d u c e d a s
w e n d e d f r o m t h e p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n
o r i g n a h n g
M i n o r c h a n g e s h a v e b e e n m a d e t o i m p r o v e
r e p r o d u C l e m q u a h t y
P c u n t s o f w e w o n o n s s t a t e d i n t h i s d o c u
m e m d o n o t n e c e s s a r i l y r e p r e s e n t & b o w l N I E
p o s i t i o n o p o h c y
f l a t
4
4
z
P E R M I S S I O N T O R E P R O D U C E
T H I S
M A T E R I A L H A S S E E N G R A N T E D
B Y
T O T H E E D U C A T I O N A L
R E S O U R C E S
I N F O R M A T I N C E N T E R ( E R I C ) .
P r e s e n t e d p t t h e T e x a s S p e e c h
C o m m u n i c a t i o n A s s o c i a t i o n C o n v e n t i o n ,
H o u s t o n ,
r T e x a s ,
O c t o b e r , 1 9 8 2 . .
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,
A N A N A L Y S I S O F
S E C R E T A R I A L
T R A I N I N G N E E D S *
-
I n t r o d u c t i o n
S e v e r a l r e c e n t a r t i c l e a h a v e
i n d i c a t e d a t r e h d t o w a r d s e c r e t a r i a l
s h o r t -
,
a g e s i n b o t h t h e
p u b l i c a n d p t t v a a s e c t o r s
( B a l s l e y , 1 9 7 9 ; S e i x a s , 1 9 8 0 ) ,
I n a d d i t i o n , o f t h e w o m e n w h o a r e
d n t e r i n g t h e f i e l d a s n e w s e c r e t a r i e s ,
t h e
g r e a t m a j o r i t y o f t b s m
l a c k c e r t a i n b a s i c s e c T a r i a l
s k i l l s ( S e i x a s , 1 9 8 0 ) .
T h e r e a s o n j o r a l a c k o f m a n p o w e r
t o f i l l s e c r e t a r i a l :
p o S i t i o n s s e e m s t o b e
t h a t W b m e n a r e f i n d i n g t h a t
t h e y c a n e x c e l i n m a n y o t h e r
j o b a r e a s t h a t - w e r e
o n c e c d n s i d e r e d
" f o r m e n o n l y . "
M a n y o f t h e s e a l t e r n a t i v e
j o b s r e q u i r e s i g -
n t f i c a n t l y l e s s - t r a i n i n g a n d p a y
m u c h h i g h e r s a l a r i e s
( S e i x a s , 1 9 8 0 ) .
A s w o m e n c o n t i n u e t o
d i v e r s i f y i n t h e i r o c c u p a t i o n a l
o b j e c t i v e s , t h e
t r e n d o f l e s s e r t r a i n e d
s e c r e t a r i e s e n e r i n g t t e j o b
m a r k e t " c a n o n l y i n -
c r e a s e ( B a l s l e y ,
1 9 7 9 ) .
E v e n h i g h s c h o o l a n d c l l e g e
c u r r i c u l u m s s e e m t o
h e _ m o v i n g a l a y f r o m t h e t r a d i t i o n a l c o u r s e s
o f f e r e d " s e c r e t a r i a l t y p e s "
c
s u c h a s s h o r t h a n d a n d
f i l i n g p r o c e d u r e s .
O r g a n i z a t i o n s A r e b e g i n n i n g t o f e e l
t h e ' n e e d t o t r a i n s e c r e t a r i e s
p r i o r
t o g i v i n g t h s m f u l l
j o b r e s p o n s i b i l i t i e s .
N o t o n l y d o e s t h e n e w
r e c r u i t n e e d
t r a i n i n g , b u t s o d o m a n y
o f t h e o l d e r e x p e r i e n c e d
s e c r e t a r i e s .
W i t h t h e o n -
g o i n g a d v a n c e m e n t o f
t e c h n o l o g y i n o f f i c e e e l u i p m e n t t h a t
i s p r e s e n t l y
t a k i n g
p l a c e , m a n y o r g a n t z a t i o n s a r e
f i n d i n g t h e y m u s t t r a i n o l d
e x p e r i e n c e d s e c r e -
t a r i e s i n o r d e r t o m a x i m i z e
t h e e f f i c i e n c ' y o f e x p e n s i v e n e w
e q u i p m e n t .
T h e O c c u p a t i o n a l O u t l o o k
H a n d b o o k , p r i n t e H b y t h e B u r e a u
o f L a b o r S t a -
V .
t i s t i c s , d e s c r i b e s s e c r e t a r i e s a s
w o r k e r s w h o :
* T h e a u t h o r s w o u l d l i k e t o
t h a n k R o b e r t K o s u b ,
D w a y n e B a r b e r , a n d J o h n R o s s
f o r t h e w o r k a n d i n s i g h t
t h e y c o n t n i b u t e d t o . t h i s
p r o j e c t , .
3
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1 6
2
r e l i e v e t h e i r e m p l o y e r s o f r o u t i n e d u t i e s 6 0 t h a t t h e y c a n
w o r k o n m o r e i m p o r t a n t m a t t e r s .
A l t h o u g h m o s t s e c r e t a d e s
t y p e , t a k e S h o r t h a n d , a n d d e a l w i t h c a l l e r s , t h e
t i m e s p e n t
o n t h e s e d u t i e s ' v a r i e s i n
d i f f e r e n t t y p e s o f o r g a n i z a t i o n s
( B u r e a u o f L a b o r S t a t i s t i c s , 1 9 7 8 ) .
I n e s s e n c e , w h a t t h e e g p e r t s a r e s a y i n g i s
t h a t t h e t i t l e " S e c r e t a r y " i s a
c a t c h - a l l p h r a s e t h a t m a y r e f e r t o p e r s o n s e m p l o y e d a s f i l e
c l e r k s t o - P e r -
s o n s w o r k i n g a s a d m i n i s t r a t i v e a s s i s t a n t s .
B e c a u s e o f t h i s d i v e r s i t y , i t i s
-
d i f f i c u l t t o g e t v e r y s p e c i f i c a b o i l t t h e
A - a i n i n g
n e e d s o f s e c r e t a r i g e a s a
w h o l e .
A l t h o u g h t h e r e i s a n a b u r i d a n c e o f l i t e r a t u r e o n t r a i n i n g
n e e d s _ a s s e s s -
m e n t , t h e r e i s l i t t l e t h a t i k d e a l s d i r e c t l y w i t h . s e c r e t a r i a l
n e e d s ( M a c k e y ,
1 9 8 0 ; H i l l i a r d , 1 9 7 7 ) .
T n f a c t , t h e r e i s a s c a r c i t y o f e m p i r i c a l d a t a a v a i l -
a b l e t h a t g i v e s i n s i g h t i n t o t h e s e c r e t a r i a l s i t u a . t i o n .
M o : , t a r t i c l e s i n -
/
e l u d e b r o a d g e n e r a l i z a t i o n s m a d e o n l y
f r o m p e r s o n a l o b s e r v a t i o n o r s p e c u l a t i o n .
I t w a s t h e p u r p o s e o f t h i s s t u d y t o p i o v i d e a
M o r e s y s t e m a t i c u n d e r s t a n d -
.
i n g o f s e c r e t a r i e s a n d , t h e t y p e s o f t r a i n i n g t h a t t h e y
b e l i e v e t o b e i m p o r t a n t .
S p e c i f i c s a l l v i , t h i s s t u d y a t t e m p t e d t o :
1 ) d e t e r m i n e w h a t s e c r e t a r i e s i n g e n -
i i
.
e r a l p e r c e i v e t h e i r t r a i n i n g n e e d s t o b e ; a n d
2 ) d e t e r m i n e h o w t h o s e t r a i n -
i n g n e e d s m i g h t b e r e l a t e d - t o w i r i e u s d e m o g r a p h i c
v a r i a b l e s o f t h e i n d i v i d -
u a l s e c r e t a r y .
M e t h o d s
A f t e r r e v i e w i n g t h e l i t e r a t u r e o f s e N i e r a ] s e c r e t a r i a l
t t a i n i g a s s e s s -
i
m e n t p r o g r a m s ( M e h a l l i s 6 .
F a i r , 1 9 i , 9 ; R u d n i t ; k y , 1 9 8 0 ) a n d d i s c s i n g w i t h a
n u m b e r o f s e c r e e a r i e s t h e i r j o b d u t i e s , a
q u e s t i o n n a i r e w a s d e e l p e d w h i c h
i n c l u d e d t h e m a j o r i t y o f s k i l l s t h a t c o u l d b e
t a l i g h t i n a
t r a i n I
S e s s i o n
f o r s e c r e t a r i e s .
T h e s k i l l s w e r e :
t y p i n g , O a m m a r , s h o r t h a n d / d i c t a t i o n , . f i l -
i n g p r o e d w e s / r e c o r d
i c e e ' p i n g , b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e , i n t e r p e r s o n a l c o m m u -
n i c a t i 9 A , A n - h o u s e c o m m u n i c a t i o n , t e l e p h o n e c o m m u n i c a t i o n l r e c e i v i n g , a n d
s c r e e n i n s i t o r s , a n d e q u i p m e n t s k i l l s
i n c l u d i n g t h e w o r d p e o c e a s o r , c o p y -
.
4
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
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-
3
.
i n g e q u i p m e n t , d i c t a p h o n e , a n d e e l e p h o n e .
S e c r e t a r i e s r a t e d t h e i r n e e d f o r
1
,
t r a i n i n g o n e a c h o f t h e s e i t e m s .
R e s p o n s e a l t e r n a t i v e s w e r e :
" W o u l d ' b e o f
n o b e n e f i t , " , 2 ) " W o u l d b e s l i g h t l y b e n e f i c i a l , "
3 ) " W o u l d b e m o d e r a t e l y b e n -
e f i c i a i , " o r 4 ) ' W o u l d 1 : 4 h i g h l y b e n e f i c i a l . "
S e c r e t a r i e s w e r e a l s o , a s k e d
t o r a n k - o r d e r t h e t h r e e s k i l l s t h e y w o u l d m o s t b e n e f i t f r o m
i f o f f e r e d i n a
t r a i n i n g s e s s i o n . ( S e e A p p e n d i x f o r
q u e s t i o n n a i r e ) ,
T h e . f o r m a l s o a s k e d f o r b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n o f t h e p e r s o n c o m p l e t i n g -
t h e s u r v e y $
T h e s e c r e t a t I T ' s e x p e r i e n c e , t e n u r e , s p e c i f i c t y p e o f S o b t r a i n -
.
)
i n g , e d u c a t i o n , t i m e I a p a e - s i n c e t h e l a s t , t r a i n i n g
s e s s i o n , a g e , a n d j o b t y p e
f
w e r e s o u g h t .
F i n a l l y , s e c r e t a r i e s w e r e a s k e d w h e n t h e y w o u l d b e m o s x
W i l l - ,
i n g t o a t t e n d
/ r a i n i n g
s e s s i o n s .
T h e s u b j e c t s w e r e / 3 6 u n i v e r s i t y a n d p r i v a t e i n d u s x r y s e c r e t a r i e s .
P
V
T w e n t y - e i g h t o f t h e s e c r e t a r i e s w e r e e m p l o y e d b y S o u t h w e s t T e x a s - S t a t e U n i -
v e r s i t y a n d _ t b e _ r e m a i n i n g s u b j e c t s
w e r e e m p l o y e d b y p r i v a t e i n d u s t r y , i n a n d
a r o u n d t h e S a n M a r c o s a r e a .
T h e s u b j e c t s w e r e v i s i t e d a t t h e i r j o b b y a r e -
s e a r c h e r w h o a d k n i s t e r e d t h e
s u r v e ' y o n a n i n d i v i d u a l b a s i s .
I n s t r u c t i o n s
f o r c o r d p l e t i n g t h e f o r m w e r e o n t h e s u r v e y a n d s u b j e c t s w e r e i n v i t e d t o
l o o k
o v e r t h e f o r m a n d a s k a n y q u e s t i o n s t h e y m i g h t
h a v e .
D e p e n d i n g o n t h e s u b -
-
'
j e c t ' s p r e f e r e n c e , t h e r e s e n r c h e r w a i t e d f o r t h e q u e s t i o n n a i x e t o b e c o m -
4 0
p l e t e d
o r r e t u r n e d t h e n e x t d a y t o p i c k u p t h e
f o r m .
R e s u l t s
T h e s u r v e y s w e r e c o d e d a n d e n t e r e d i n t o
a N c o l i 4 t e r p r o g r a m f o r s t a -
- t i s t i c a l t e s t i n g .
A f r e q u e n c y d i s t r i b u t i o n w a s p r o v i d e d s o a s t o b e t t e r u n -
d e r s d a n d t h e d e m o g r a p h i c & a n d t o p p e r c e i v e d t r a i n i n g
n e e d s .
S e c o n d l y , . t h e
P e a r s o n C o r r e l a t i o n C o e f f i c i e n t w a s c o m P u t e d t o d e t e r m i n e a n y
r e l a t i o n s b i p s
b e t w e e n t r a i n i n g n e e d s a n d d e m o g r a p h i c v a r i a b l e s .
U r -
e i
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 6/23
4
D e m o g r a p h i c s
A b l e 1
d i s p 1 a y s . t h e r e s u l t s o f t h e . s u b j e c t s ' d e m o g r a p h i c c h a r a c t e r i s t i c s .
T h e m a j o r i t y o t r e s p o n d e n t s ' i n d i c a t e d t h a t t h e Y h a d b e e n e m p l o y e d i n a s e c r e -
,
t a r d a l p o s i t i o n . f o r m o r e t h a n t w o y e a r s ( 6 9 . 5 % ) , w i t h 3 8 % h a v i n g m o r e t h a n
e l e v e n y e a r s e x p e r i e n c e .
S l i g h t l y o v e r 6 5 % r e p o r t e d h a v i n g b e e n a t t h e i r
s a m e j o t f o r o v e r t w o y e a r s .
A l m o s t 7 0 % s a i d t h e i r p r i m a r y s o u r c e o f j o b
t r a i t - 1 - 1 4 h a d b e e n o n - t h e - j o b .
A l l , w e r e h i g h s c h o o l g r a d u
e s w i t h m o s t ( 6 1 % )
.
,
h a v i n g s & M e c o l l e g e b a c k g r o u n d . - H a l f ( 5 0 % ) o f t h o s e s u r v e y e d s h a d n o t a t t e n d e d
a t r a i n i n g s e s s i o n , i n o v e r t w o . y e r s .
T h e a g e s W e r e v a r i e d , w i t h t h e h i g h e s t
n u m b e r " ( 3 0 . 6 % ) b e i n g 2 5 - 3 1 .
M o r e t h a n 5 5 7 , o f t h e s e c r e t a r i e s c l d s s i f i e d t h e i r
j o b a s p r e d o m i n a t e l y " t y p i n g / f i l t i g / r e c o r d ' k e e p i n g . "
P e r c e i v e d T r a i n i n g N e e d s
' T h e f r e q u e n c y r e s u l t s f o r p e r c e i v e d t r a i n i n g n e e d s a r e s h o O n i n T a b l e : 2 .
F i f t y p e r c e n t b e l i e v e d t h e y w o u l d r e c e i v e n o b e n e f i t f r o m t y p i n g t r a i n i n g .
O v e r 3 6 % f e l t t h a t t r a i n i n g i n g r a m m a r w o u l d b e o f n o b e n e f i t
w h i l e a n o t h e r
1
3 6 % f e l t i t w o u l d b e c r f a ' s l i g h t b e n e f i t . O v ' e r 4 0 % r e s p o n d e d t h a t s h O r t h a n d /
1
d i e t a t i o n ' w o u l A b e o f n o b e n e f i t t o t h e m .
F i l i n g p r o c e d u r e s / f e c o r d , g 6 e p i n g
t r - a i n i n g w a s v i e w e d b y 3 3 . 3 % a s b e i n g m o d e r a t e l y h e l p f u l .
L e s s t h a n 2 d % b e - '
l i e v e d t h a t t r a i n i n g i n b u s i n e s s c o r i e s p o n d e n c b w o u l d n o t b e h e l p f u l .
O v e r
:
3 6 % b e l i e v e d t h a t i n t e r p e r s u n a t c o m m u n i c a t i o n w o u l d b e h i g h l y b e n e f i c i a l
t r a i n i n g , w i t h a n o t h e r 2 5 % f e e l i n g i t w o u l d b e m o d e r a t e l y h e l p f u l .
T r a i n -
'
' l i n g o n t h e w o r d p r o c e s s o r w a s T i e w e d b y 6 3 . 4 % a t b e i n g h i g h l y
n e e d e d .
T a b l e 3 p r e s e n t s t h e r e s u l t s o f t h e t r a i n i n g . n e e d s r a n k e d f i r s t b y
t h e
s u b j e c t s .
T w e n t y - f i v e p e r c e n t r a n k e d t r a i n i n g o n t h e w o r d p r o c e s s o r a s t h e i f
m o s t i m p o r t a n t t r a i n i n g n e e d .
A n o t h e r 1 6 . 7 % r e p o r t e d t h a t i n t e r p p r s o n a l c o m -
.
m u n i c a t i o n t r a i n i n g w o u l d b e t h e m o s t a d v a n t d g e o u s .
G r a m m a r w a s r a n k e d b y
1 3 . 9 % a s t h e m o s t b e n e f i c i a l t r a i n i n g a t t h e y c o u l d u n d e r g o .
6
A
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
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1
* T a b l e 4
c i l i p i a y s t h e c o m b i n e d r 1 t s f o r - t h e s u b j e c t s t h r e e ' t o v a n k e d
,
h e e d s . ,
T a i n i n g o n t h e w o r d p r o c e s s o r
o s t o f t e n o c c u r r e d a s
o n e o f t h e t o p
t h r e e n e d s ( 2 1 . 2 1 ) . t
T r a i n i n g i n b o t h i t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n a n d g r a m -
m a r
e m e r g a s t o g - r a n k e d n e e d s , w i t h 1 3 % r e s p o n s e s f o r
e a c h .
u s i n e s s c o r -
r e s p o h d e n c e w s s e e n b y 1 2 % d d i i e i h g o n e
o f , t h e t h r e e m o s t i m p o r t a n t t r a i n -
. : .
, i n g h e e d ' s .
O t h e r f r e q u e n c y V t e s u l t s , a s s h o w n
i n T a b l e g , i n d i c a t e d t h a t
S u b j e c t s
w e r e u n w i l l i n e l o a t t e n d
t r a p i n g s e s s i o n s ' a f t e r w o r k
( 6 3 . 9 % ) , o h S a t u r d a y s
.
l
.
. .
, . .
.
( 6 9 . 4 % ) , 6 r o n a w e e k e n d t r i p
( 7 2 . 3 % ) .
S u b i e c t s w e r e m o s t w i l l i n g t o a t -
.
/
. t e n d t r a i n i n ' g d u r i n g , t h e w o r
a y ' ( 8 8 . 9 % ) .
1
- 1 6
0
P e r c e i v e d , T r a i n i n g ' N e e d S a n d D e m o g r a p h i c s
T a b l e 6 d i s p l a y s t h e r e s u l t s q f
t h e , d e m o g r a p h i c y a r i d b l e s c o r r e l a t e d
w i t h p e r c e i v e d t r a i n i n g n e e d s .
' t i n c e t h e p r i m S t y p u r p o s e o f t h i s a n a l y s i s
4
p r o c e d u r e w a s t o d i s c o v e r r e l a t i o n s h i p s
a n d n o t t o p r e d i c t t h e m , a t w o - -
t a i l e d t e s t w a s u s , e d w i t h t h e p r o b a b i l i t y
l e v e l s e t a t . 0 5 .
T h e d e m o g r a p h i c
v a r i a b l e s c o r r e l a t e d w i t h e a c h o f t h e
t r a i n i n g n e e d s i n c l u c l e d
e * p e r i e n c e ,
t e n u r e , e d u c a t i o n s . ; t i m e
l a p s e d s i n c e l a s t t r a i n i n g s e s s i o n ,
a n d a g e .
T r a i n -
i n g b a c k g r o u n d s a n d j o b t y p e s w e r e
e l i m i n a t e d d u e t o p r o b l e m s w i t h
c o d i n g .
T h e r e s u l t s t h a t w e r e
i r r i f i c a n t i n d i c a t e d t h a t t h e m o r e
e d u c a t i o n s e c -
r e t a r i e s h a d , t h e l e s s t h e y . d e s i r e d
t r a i n i n g i n g r a m m a r ( r = - . 4 4 8 ,
p ( . 0 1 ) , i n
f i l i n g p r o c e d u r e s / r e c o r d k e e p i n g
( r = - . 3 7 8 , p 4 C . 0 5 ) , b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e
( r = - . 3 5 1 , p . . 0 5 ) , i n t e r p e r s o n a l
c o m m u n i c a t i o n ( r = - . 4 0 2 , p . 0 5 ) ,
i n - h o u s e
c o m m u n i c a t i o n ( r = - . 5 4 5 , p 4 C . 0 1 ) ,
r e c e i v i n g a n d s c r e e n i n g / v i s i t o r s
( r = - 3 4 5 4 ,
p i t . 0 1 ) , c o p y i n g e q u i p m e n t
( r = - . 3 4 0 , p 4 C . 0 5 ) , a . 0 . t e l e p h o n e
c o m m u n i c a t i o n
6
( r = - . 6 0 9 , 1 3 4 ( . 0 1 ) .
.
p
E x p e r i e n c e w a s
n e g a i i v e l y C o r r e l a t e d w i t h p e r c e i v e d t r a i n i n g
n e e d e d o p
t h e d i c t a p h o n e ( r = - . 5 2 8 ,
1 3 4 ( . 0 1 ) .
L e n g t h o f t e n u r e w a s n e g a t i y p l y , c o r r e l a t e d
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 8/23
6
T a b l e 1
.
F r e q u e n c y C h a r t :
D e m o g r a p h i c V a r i a b l e s
- C a t e g o r y
F r e q u e n c y
P e r c e n t a g e
E x p e r i e n c e
A P
l e s s t h a n 6 m o n t h s
0
. G
6 m o n t h s t o 2 y e a r s
4 ,
f 1 . 1
2 y e a r s t o 5 y e a r s
-
1 1
3 0 . 6
6 y e a r s t o 1 0 ' y e a r s
7
1 9 . 4
1 1 o r m o r e y e a r s
1 4
3 8 . 9
T o t a l s
)
3 6 1 0 0 . %
T e n u r e
5 . 6
e s s t h a n 6 m o n t h s
6 m o n t h s t o 2 y e a r s
. 2
1 0
2 7 . 7
2 y e a r s t o 5 y e a r s
4 1 . 7
6 y e a r s t o 1 0 y e a r s
. 4
1 1 . 1
1 1 o r m o r e y e a r s -
5
1 3 . 9
T o t a l s
3 6
1 0 0 . %
J o b T r a i n i n g
,
B u s i n e s s / v o c a t i o n a l s c h o o l
1 9 . 4
F o r m a l i n - h o u e t r a i n i n g
3
8 . 3
O n , t h e j o b t a i n i n g
2 4
6 6 . 7
O t h e r
-
s
1
2 . 8
D i d n o t r e s p o n d
1
2 . 8
T o t a l s
3 6
1 0 0 . 7
E d u c a t i o n
,
0
. 0
e s s t h a n h i g h s c h o o l g r a d u a t e
h i g h s c h o o l g r a d u a t e
1 4
3 8 . 9
1 y e a r o f c o l l e g e
8
2 2 . 2
' 2 y e a r s o f c o l l e g e
2
3 - 4 y e a r s o f c o l l e g e
5
c 0 1 1 e g e g r a d u a t e
7
1 . 9 . 4
T o t a l s
3 6
. 1 0 0 %
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 9/23
T a b l e 1 - C o n t i n u e d
i a t e g o r y
t `
F r e q u e n c y
P e r c e n t a g e -
T i m e s i n c e l a s t t r a i n i n g
A
l e s s t h a n 6 m o n t h s
6 m o n t h s t o 2 y e a r s
m o r e t h a n 2 y e a r s
n e v e r
1
T o t a l s
7
7
1 8
4
3 6
1 9 . 4
1 9 . 4
5 0 . 0
1 1 . 2
1 0 0 . %
,
A g e
1 8 - 2 4
7
1 9 . 4
2 5 , 7 . 3 1
1 1
3 0 . 6
3 2 - 3 8
5
1 3 . 9
3 9 - 4 4
.
7 ,
. 1 9 . 4
4 5 - 5 0
2
5 . 6
5 1 o r m o r e
-
4
1 1 . 1
T o t a l s
3 6
. . . , l o c h %
4
J o b D e s c r i p t i o n
, 1
T y p i n g / f i l i n g / r e c o r d k e e p i n g
2 0
5 5 . 6
A s s i s t a n t t o s u p e r v i s o r
1 3
3 6 . 0
-
S u p e r v i s o r
2
5 . 6
R e s e a r c h / I n v e s t i g a t i o n
. 1
2 . 8
T o t a l s °
, 3 6
1 0 0 . 7 .
1 1 ,
9
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 10/23
T a b l e 2
F r e q u e n c y C h a r t - :
P e r c e i v e d T r a i n i n g N e e d s
.
8
N e e d - R a t i n g
F r e q u e n c y
P e r c e n t a g e
v b . .
: T y p i n g
n o b e n e f i t
1 8
5 0 . 0
s l i g h t b e n e f i t
8
2 2 . 2
m o d e r a t e b e n e f i t
5
1 3 . 9
h i g h b e n e f i t
5
1 3 . 9
T o t a l s
3 ' 6
1 0 0 . %
\
G r a m m a r
1 4
n o b e n e f i t
.
6
1 6 . 7
s l i g h t b e n e f i t
1 3
3 6 . 1
m o d e r a t e b e n e f i t
4
1 1 . 1
h i g h b e n e f i t
1 3
3 6 . 1
T o t a l s
3 6
1 0 0 . %
S h o r t h a n d / D i c t a t i o n
n o b e n e f i t
1 5
4 1 . 7
/
s l i g h t b e n e f i t
5
1 3 . 9
m o d e r a t e b e n e f i t
8
2 2 . 2
h i g h b e n e f i t
8
2 2 . 2
%
,
T o t a l s ,
. 3 6
1 0 0 . %
F i l i n g P r o c e d u r e s /
R e c o r d K e e p i n g
n o b e n e f i t
1 0
2 7 . 8
s l i g h t b e n e f i t
1 1
3 0 . 6
m o d e r a t e b e n e f i t
1 2
3 3 . 3
h i g h b e n e f i t
3
8 . 3
T o t a l s
3 6
1 0 0 . %
r
B u s i n e s s C o r r e s p o n d e n c e
n o b e n e f i t
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l s
,
. . ,
7
1 9 . 4
1 0
2 7 . 8
9
2 5 . 0
1 0
2 7 . 8
3 6
1 0 0 . %
. .
,
i 1 J
,
I
:
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 11/23
9
T a b l e 2 - C o n t i n u e d
N e e d 1 R a t i n g
I n t e r p e i s o n a l C o m m u n i c a t i o n
n o b e n e f i t
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l s
I n - h o u s e C o m m u n i c a t i o n
n o b e n e f i t
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l s
-
T e l e p h o n e C o m m u n i c a t i j o n
n o b e n e f i t
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l s
R e c e i v i n g _ a n d S c r e e n i n g V i s i t o r s
n o b e n e f i t
, '
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l b
W b r d P r o c e s s o r
n o b e n e f i t
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l s
C o p y i n g E q u i p m e n t
n o b e n e f i t
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l s
F r e q u e n c y
P e r c e n t a g e
7
7
9
1 3
3 6
,
1 9 . 4
1 9 . 4
2 5 . 0
3 6 . 2
1 0 0 . %
9
2 5 . 0
1 3
3 6 . 1
3
1 3 . 9
9
2 5 , 0 - -
3 6 1 0 0 . %
1 1
3 0 . 6
1 3
3 6 . 1
8
2 2 . 2
4
1 1 . 1
3 6 .
1 0 0 %
9
2 5 . 0
1 6
4 4 . 5
8
2 2 . 2
3
8 . 3
3 6
1 0 0 . %
5
1 3 . 9
1
2 . 8
7
1 9 . 4 '
2 3
6 3 . 9
3 6
1 0 0 . %
1 7
4 7 . 2
8
2 2 . 2
8
2 2 . 2
3
8 . 3
3 6
I 1 0 0 . 7 .
1 1
/
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 12/23
a
k
4
"
: T a b l e , 2 - C o n t i n u e d
N e e d
R a t i n g
.
J
0
D i c t a p h o n e
n o b e n e f i t
.
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l s
T e l e p h o n e
n o b e n e f i t
s l i g h t b e n e f i t
m o d e r a t e b e n e f i t
h i g h b e n e f i t
T o t a l s
,
O t h e r
R e s p o n d e d
.
D i d n o t r e s p o n d
T o t a l s
, .
- - - - ,
1 0
F r e q u e n c y
P e r c e n t a g e
2 0
5
5
_ 6
3 6
-
5 5 . 6
1 3 . 9
.
1 3 . 9
1 6 . 7
1 0 0 . 7 .
2 1
5 8 . 3
A
8 2 2 . 2
1 .
5
1 3 . 9
2 .
5 . 6
T 6
1 0 0 . %
3
8 . 4
3 3
9 1 7
3 6
1 0 0 . %
. ,
a
. . .
.
.
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*
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1
1
i
)
4 .
,
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. .
,
-
,
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 13/23
T a b l e 3
F r e q u e n c y C h a i t :
S u b j e c t s ' F i r s t R a n k e d N e e d s
l r
N e e d - F r e q u e n c y
P e r c e n t a g e
T y p i n g
3
8 . 3
G r a m m a r
5
1 3 . 9 .
S h o r t h a n d / D i c t a t i o n 3
8 . 3
F i l i n g P r o c e d u r e s / R e c o r d i K e e p i n g
0
. 0
B u s i n e s s C o r r e s p o n d e n c e
3
8 . 3
I n t e r p e r s o n a l C o m m u n i c a t i o n
6
1 6 . 7
I n . - h o u s e C d m m u n i c a t i o n
0
. 0
T e l e p h o n e , C o m m u n i c s a o n
0
. 0
R e c e i v i n g a n d S c r e e n i n g V i s i t o r s
2 5 . 6
W o t d P r o c e s s o r
C o p y i n g E q u i p m e n t
0
1
0
D i c t a p h o n e
T e l e p h o n e ,
O t h e r
T o t a l s
2 5 . 0 ,
. 0
. 0
4
1 1 . 1
A k 4 ,
3 6
1 0 0 . %
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 14/23
,
s s
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A
T a b l e
4
F r e . q u e n c y , C h a r t :
,
O v e r a l l R a n k i n g s o f T o p T h r e e
' N e e d s
°
N e e d
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*
F r e q u e n c y
P e r c e n t a g e
9
.
T y P i n g
I
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5
5 . 0
5
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1
G r a m m a r
1 3
1 3 . 0
i
S h o r t b a n d / D i c t d t i o n
1 0
1 0 , 0
F i l i n g P r o c e d u r e s / R e c o r d
K e e p i n g
5
5 . 0
B u s i n e s s C o r r e s p o n d e n c e
1 2
1 2 . 0
I .
I n t e r p e r ' s o n a l C o m m u n i c a t i o n
1 3
1 3 . 0
,
I n - h o u s e C o m m u n i c a t i o n
3
3 . 0
i o n
T e l e p h o n e C o m m u n i c a t i o n ,
-
_
0
,
. 0
R e c e i v i n g a n d S c r e e n i n g V i s i k o r s
4
4 . 0
W o r d P r o c e s s o r
i .
2 1
2 1 . 0
C o p y i n g E q u i p m e n t
3
3
.
0
D i e t a p h o n e -
i
3
3
.
0
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T e l e p h o n e
2
2 . 0
O t h e r
.
6
6 . 0
T o t a l s
1 0 0
1 0 0 . %
,
1 4
,
l '
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
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1 3
. T a b l e 5
F r e q u e n c y C h a r t :
'
T i m e s W i l l i n g . t o A t t e n d
T q i t l i n g S e s s i o n s
T i m e - A l t e r n a t i v e
' F r e q u e n c y ,
' P e r c e n t a g e
, A f t e r W o r k
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u n d e c i d e d
T o t a l s
8
2 2 . 2
2 3
6 3 . 9
1 3 . 9
7 . . ,
l o o . %
O n S a t u r d a y s
y e s
n o
u n d e c i d e d
T o t a l s
W e e k e n d T r i p
,
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u n d e c i d e d
T o t a l s
' D u r i n g W o r k D a y
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n o
u n d e c i d e i l
T o t a l s
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1 4
2 5
2
2 5 . 0
6 9 . 4
5 . 6
1 0 0 . %
7
1 9 . 4
2 6
7 2 . 3
3
8 . 3
3 6
1 0 0 . 7
3 2
8 8 . 9
1
2 . 8
3
8 . 3
3 6
1 0 0 . %
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 16/23
. z
1
4 '
T y p i n g
T a b l e 6
C o r r e l a t i o n M a t r i x :
D e m o g r a p h i c V a r i a b l e s b y T r a i n i n g N e e d s
' ' G r a m m a r
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D i c r a t i b n
F i l i n g /
R e c o r d s
B u s i n e s s -
C o r r e s .
r I
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. . ( 3 )
, L )
I n t e r p e r .
4 - 1
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C O M .
- - -
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I n - h o u s e
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W
.
C o M .
T e l e p h o n e
C o m .
R e c e i v i n g /
S c - r e e n i n g
W o r d
P r o c e s s o r - .
C o p y i n g
,
E q u i p m e n t "
D i c t a p h o n e
- - I
T e l e p h o n e
D e m o g r a p h i c V a r i a b l e s
' E x p e r i e n c e
T e n u r e
E d u c a t i o n
- . 3 2 3
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- . 3 0 7
- . 2 8 2
* n = 3 6 ,
( a )
R 4 . 0 5 , . r = . 3 3 0
.
( b ) p < . 0 1 , r = . 4 2 0
. 0 3 1
- . 1 1 4
- . 4 4 8 ( b )
- . 2 5 5
- . 1 2 8
. 1 5 0
. 0 5 9
- . 0 5 4
- . 3 7 8 ( a )
. 0 0 1
- . 3 5 1 ( a )
. 1 6 0 , . 6 2 3
- . 4 0 2 ( a )
. 0 3 4
- . 1 5 1
- . 5 4 5 ( b )
t
- . 0 0 8 - . k 5 8
, .
- . 6 0 9 ( b )
. .
.
. . 1 0 7
. 0 0 0 +
- . 4 5 4 ( b )
- . 1 3 3
- . 1 9 5
- . 2 7 4
- . 1 6 7
- . 3 3 1 ( a )
- . 3 4 1 0 . ( a )
- . 5 2 8 ( b )
- . 3 0 9
- . 1 2 8
- . 1 9 2
- . 2 5 4
- . 2 4 5
1 6 S ,
1 4
P
T i m e s i n c e
l a s t t r a i n .
- . 2 4 5
- . 0 7 3
L . 2 8 6
- . 2 0 3
. 0 5 6
- . 3 2 7
- . 2 6 0
. 0 0 8
- . 3 7 5 ( a )
- . 0 7 7
- . 2 0 6 . 0 0 9 . (
,
- . 1 9 5
- . 0 9 2
e
, 7 . 2 3 4 1
. 0 2 3
- . 2 7 6
- . 0 2 7
- . 0 6 6
\ - . 0 3 9
- . 0 7 2
- . 0 3 8
/
- . 2 4 2
- . 2 5 9
- . 0 8 8
- . 2 0 5
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
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1 5
w i t h n e e d e d t r a i n i n g f o r
c o P y i n g e q u i p m e n t ( r = - . 3 3 1 . , p < 1 . 0 5 ) .
F i n a l l y ; , t h e l a s t
s i g n i f i c a n t r e l a t i o n s h i p f o u n d w a s a
n e g a t i v e c o r r e l a t i o n b e t w e e n t h e t i m e
e l a p s e d s i n c e t h e
l a S t t r a i n i n g s e s s i o n a n d b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e t r a i n -
4
i n g d e s i r e d ( r = - . 3 7 5 ,
D i g c u s s i o n
I t w a s n o t s u r p r i s i n g t h a t o n l y a
f e w s e c r e t a r i e s b e l i e * v e d t h a t t r a i n -
i n g i n t y p i n g w o u l d b e a s i g n i f i c a n t
b e n e f i t .
A s i m i l a r p a t t e r n w a s f o u n d A o r
s h o r t h a n d / d i c t a t i o n .
T h e m o s t p r o b a b l e r e a s o n f o r
t h e s e ' f i n d i n g s i s t h a
t h e s e s k i l l s a r e l i k e l y t o b e
. c o n s i d e r e d a n i m p o r t a n t f a c t o r i n h i r i n g s o m e
o n e a s a s e c r e t a r y .
I f o n e c a n n o t p e r f o r m t h e S e t a s k s ,
t h e y a r e p r o b a b l y n o t
h i r e d a s a s e c r e t a r y .
\ J
T r a i n i n g o n t h e
r
o r d p r o c e s s o r w a s v i e w e d b y m o s t a s a
h i g h l y i m p o r -
.
t a n f t r a i n i n g n e e d .
T h i s f i n d i n g i s c o n s i s t e n t w i t h
t h e h i g h e s t n u m b e r o n e
r a n k e d n e e d , a s w e l l a s
t ' h e h i g h e s t o f t h e t o p t h r e e c o m b i n e d r a n k i n g s .
I t )
s e e m s t h a t s e c r e t a r i e s
v i e w e d t h e ' w o r d p r o c e s s o r a s a
d e v e l o p m e n t t h a t w o u l d
m a k e t h e i r t a s k s e a s i e r .
S e c r e t a r i e s m a y h a v e f e l t t h a t t h e
w o r d p r o c e s s o r ,
w o u l d a l l o w t h e m t o s p e n d l e s s t i m e
t y p i n g a n d a l l o w t h e m m o r e
f r e e d o m t o a c -
c o m p l i s h o t h e r c h o r e s .
O n t h e o t h e r h a n d , s e c r e t a r i e s m a y
h a v e p e r c e i v e d
) )
t h i s a s t
e o p p o r t u n i t y t o
a d v a n c e i n ' t h e i r c a r e e r s .
T h e y m a y h a v e h o p e d
t o b e c o m e m o r e i m p o r t a n t t o
t h e i r p r e s e n t o r g a n i z a t i o n , o r t o
i n c r e a s e t h e i r
e m p l o y a b i l i t y w i t h o t h e r p o t e n t i a l
e m p l o y e r s .
F i n a l l y , o b s e r v i n g t h a t n o n e
o f t h e s e c r e t a r i e s
s u r i e y e d i n t h i s s t u d y h a d a c c e s s t o a
w o r d . p r o c e s s o r ,
f t
t h e y m a y h a v e v i e w e d i t a s
i m p o r t a n t s i m p l y d u e t o t h e i r
c u r i o s i t y .
l i f t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n , g r a m m a r ,
a n d b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e
f o l -
l o w e d t h e w o r d p r o c e s s o r i n
r a n k i n g s o f t h e t o p t h r e e t r a i n i n g
n e e d s .
I n t e r -
p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n a n d g r a m m a r w e r e
b o t h l i s t e d b y m a n y a s t h e i r
n u m b e r
o n e t r a i n i n g n e e d .
P e r h a p s t h e s e s k i l h ; a r e r e c o g n i z
b y s e c r e t a r i e s a s a n
1
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 18/23
c
i m p o r t a n t p a r t o f t h e i r j o b s
b u t o n e s i n w h i c h . t h e y h a v e n e v e r r e c e i v e d f o r -
\
.
m a l t r a i n i n g .
T h i
w o u l d s e e m t o b e e s p e c i a l l y t r u e i n s i t u a t i o n s
w h e r e t h e
.
s e c r e t a r y w a s h i r e d f o r h e r t y p i n g s k i l l s . y . i t
e x p e c t e d i o p e r f o r m t h e r o l e
. o f r e c e p t . i o n i s t , p u r c h a s i n g a g e n t , o i o f f i c e m a n a g e r . .
F i n a l l y , i t w a s ' a p p a r e n t t h a t s e c r e t a r i e s d i d n o t w a n t
t o l i n t e r r u p t
t h e i r p e r s o n a l t i m e t o a t t e n d t r a i n i n g p r o g r a m s .
F a m i l y o b l i g a t i o n s a r e
7
. 1
p r o b a b l y t h p b i g g e i t r e a s o n f o r t h i s r e s
s e , a l t h o u g h t h e s u b j e c t s
i n t h e c o l l e g e c o m m u n i t y m a y h a v e M e a f t t t h e y h a d
c o m m i t m e n t s t o s & o o l .
S i n c e
, t h e s u b j e c t s w e r e a l l f r o m a s m a l l t o w r i , i t
w o u l d ' b e o f i n t e r e s t t o s e e . i f u r -
b a n i t e s w o u l d t e s p o n d i n t h e s a m e p a t t e r n .
P e r h a p s s d b j e c t s f r o m u r b a n a r e a s
w o u l d p r o v e t o h a v e f e w e r t r a d i t i o n a l f a m i l y t i e s
a n d t e n d t o ) 1 k m 6 r e c a r e e r
o r i e n t e d .
U s i n g t h e P e a r s o n C o r r e i a t i o n C o e f f i c i e n t , s e v e r a l
r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n
d e m o g r a p h j c v a r i a b l e s a n d p e r c e i v e d t r a i n i n g
n e e d s t o o k o n a c l e a r e r m e a n i n g . .
O f t h e c o r r e l a t i o n s t h a t r e a c h e d a l e v e l
o f s i g n i f i c a n c e , a l l o f t h e m w e r e
° n e g a t i v e l y
c o r r e l a t e d :
O v e r a l l , e d u c a t i o n w a s s i g n i f i c a n t i y
c o r r e l a t e d w i t h m o r e i t e m s t h a n
a n y o t h e r .
T h e m o r e e d u c a t i o n p e o p l e h a d , t h e l e s s t h e y
f e l t t h e y n e e d e d
t r a i n i n g i n g r a m m a r , f i l i n g p r o c e d u r e s / r e c o r d
k e e p i n g , b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e ,
i n t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n , i n - h o u s e c o m m u n i c a t i o n ,
t e l e p h o n e c o m m u n i c a t i o n ,
r e c e i v i n g a n d s c r e e n i n g v i s i t o r s , a n d
w o r k i n g c o p y i n g e q u i p m e n t .
S e v e r a l
r e a s o n s m a y e x p l a i n t - h e s e o c c u r r e n c e s .
S e c r e t a r i e s w i t h h i g h e r l e v e l s o f
e d u c a t i o n m a y h o l d h i g h e r l e v e l p o s i t i o n s . w h i c h
d o n o e r e q u i r e m a n y o f t h e s e
m o r e m e n i a l t a s k s s u c h a s
f i l i n g n n d s h o r t h a n d .
E v e n t h o u g h a m o r e e d u c a t e d
s e c r e t a r y _ m i g h t h o l d a h i g h e r l e v e l p o s i t i o n ,
s h e m i g h t p e r c e i v e m a n y o f t h e
s k i l l s a s m o r e b a s i c t o m a n y o f t h e
o t h e r a b i l i t i e s s h e h a L t g a i n e d t h r o u g h
h e r e d u c a t i o n .
1 8
7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710
http://slidepdf.com/reader/full/training-assessment-ericed221710 19/23
r
7
A s f o r t h e m o r e c r e a t i v e c o m m u n i c a t i v e t y p e s k i l l s s u c h a s b u s i n e s s c o r -
4 0 ,
r e s p o n d e n c e , i n t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n , a n d e v e n t o s o m e d e g r e e i n - h o u s e
a n d t e l e p h o n e c o m m u n i c a t i o n , t h e h i g h e r e d u c a t e d p e r s o n p r o b a b l y h a s a g r e a t e r
v e r b a l p r o p e n s i t y t h a n t h o s e w i t h l e s s e r d e g r e e s o f e d u c a t i o n .
T h i s i s n o t
t o i m p l y
t h a e e d u c a t i o n n e c e s s a r i l y
c r e a t e s s u p e r i o r c o m m u n i c a t i v e , a b i l i t i e s ,
b u t t h a t t h e p e r s o n w h o e x c e l s , o r a t l e a s t h a s t h e p o t e n t i a l t o e x c e l a c a d e m -
i c a l l y , w i l l q u i t e p r o b a b l y h a v e g r e a t e r v e r b a l c o m p e t e n c e t h a n w i l l . t h o s e w h o
A
a r e u n a b l e t o g a i n e d u c a t i c i n .
L e n g t h o f e x p e r i e n c e w a s f o u n d
t o - t e c i e g a t i v e l y c o r r e l a t e l w i t h
p e r -
.
%
c e i v e d t r a i n i n g n e e d e d o n t h e d i c t a p h o n e m a c h i n e .
A s i m i l a r r e l a t i o n s h i p w a s
f o u n d b e t w e e n t e n u r e a n 5 1 ( c o p y i n g e q u i p m e n t .
T h e s e e r n s a r e p r o b A b l y
s i d e r e d t f a s i c t o s e c r e t a i i a l w o r k , a n d t h e r e f o r e , t h e m o r e e x p e r i e n c e d s e d r e J
t a r y e i t h e r h a s l e a r n e d t o u s e t h e e q u i p m e n t t h o r o u g h l y
o r . n o l o n g e r n e e d s
t o u t i l i z e t h e m i n o r a e r t o a c c o m p l i s h h e r t a s k s .
A p o s s i b l e
e x p l a n a t i o n f o r
c o p y i n g e q u i p m e n t b e i n g a s s o c i a t e d w i t h t e n u r e b u t n o t e x p e r i e n c e m i g h t b e
t h a t a p e r s o n w h o ' h e s w o r k e d w i t h a n o r g a n i z a t i o n f o r a n u m b e r o f y e a r s i s
) (
m o r e f a m i l i a r w i t h t h a t c o m p a n y ' s . e q u i p m e n t t h a n a n e w e r e m p l o y e e
i e g a r d l e s s
o f e x p e r i e n c e .
L i m i t a t i o n s o f P r e s e n t S t u d y a n d C o n c l u s i o n s
O b v i o u s l y , a n y c o n c l u s i o n s r e s u l t i n g f r o m t h i s s t u d y . s h o u l d b e a p -
p r o a c h e d w i t h c a u t i o n .
A l t h o u g h t h i s s t u d y m a k e s s o m e h e a d w a y t o w a r d u n d e r -
s t a n d i n g s e c r e t a r i a l t r a i n i n g n e e d s , s e v e r a l l i m i t a t i o n s a r e a p p a r e n t .
A l a r g e r s a m p l e o f s e c r e t a r i e s n e e d e d t o b e i n t e r v i e w e d , a n d a n y r e p l i -
A
c a t i o n o f t h e s t u d y s h o u l d c o n s i d e x i n c r e a s i n g t h e n u m b e r o f s u b j e c t s .
A l s o , t h e p o p u l a t i o n o f s u b j e c t s w a s s o m e w h a v r e s t r i c t e d i n t h a t m a n y o f t h e m
c a m e f r o m a n a c a d e m i c c o m m u n i t y .
S e v e r a l e x t r a n e o u s v a r i a b l e s c o u l d h a v e e f -
f e c t e d t h e o v e r a l l f i n d i n g s , s u c h a s t h e t y p e o f t a s k s , e d u c a t i o n a l b a c k g r q u n d
a n d e v e n t h e a g e g r o u p t h a t i s d r a w n t o t h i s s t y p e o f e n v i r o n m e n t .
1 9
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1 8
A n i h e r l i m i t a t i o n w a s t h e s u r v e y i n s t r u m e n t i t s e l f .
I t i s d i f f i c u l t t o
t e l l w h e t h e r i t r e a l l y d i s c r i m i n a t e d o n s u c h i t e m s a s j o b , t y p e o r s p e c i f i c
t r a i n i n g b a c k g r o u n d . A l s o t h e i t e m o n " t i n i e r s W e l a s t t i a i n i n g s e s s i o n "
r -
. p r q a b l y d i d n o t a c c o m p l i s h w h a t i t w a s i n t e n d e d t o . I C . w a s h o p e d t h a t t h i s '
i t e m w o u l d i n d i c a t e i n n o v a t i v e o r g a n i z a t i o n s . o r , a g g r e s s i v e i n d i v i
a l s s e e k -
,
i n g i m p r o v e m e n t .
P e r h a p s a f u t t v e s u r v e y . c o u l d c l e a r l y c i i s t i a u i s h b e t w e e n
j o b l e v e l s , a n
l s o b e t w e e n v a r i o u s t y p e s
f t r a i n i n g b a c g r o u n d s .
F u r t h e r ,
1 1 -
r
o v a t i v e a g e n c i e s a n d s e l f - m o t i v a t e d p e o -
i >
s o m e m e t h o d o f b e t E e r i d e n t i f y i n g
p l e m i g h t b e d e v e l o p e d .
' A l C h - T i u g h t h e p r e s e n t . s t u d y p r e s e n t s f i n d i n g s w i t h l i m i t e d g e n e r a l i z a b i l -
,
i t y , . t h e s e
r e s u l t j a r e
a s t a r t i n g p o i n t f o r f u t u r e i n q u i r y .
I t a p p e a e s t h a t
b u s i n e s s e s h a v e a g r e a t d e a l t o g a i n f r o m i r e s t i g a t i n g t r a i n i n g n e e d s .
I f '
o r g a n L a t i o n s c a n m o r e a c c u r a t e l y a s s e s s t h e i r s e c r e t a r i e i t r a i n i n g n e e d s ,
t h e n m o n e y s p e n t i n t r a i n i n g p r o g r a m s w i l l y i e l d a g r e a t e r r e t u r n u p o n i n -
v e s t m e n t .
S e c o n d l y , i f c e r t a i n d e m o g r a p h i c v a r i a b l e s a r e f o u n d t o b e c o r -
,
r e l a t e d w i t h c e r t a i n d e s i r a b l e t r a i t s i n s e c r e t a r i e s , t h a n o r g a n i z a t i o n s m a y
J r .
t m p l e m e n t a m o r e s y s t e m a t i c m e a n s o f r e c r u i t i n g e m p l o y e e s .
N o t o n l y c o u l d
t h i s h e l p c u t c a s t b y r e d u c i n g t u r n o v e r , b u t i t c o u l d e n a b l e p e r s o n n e r m a n a -
g e r s t o k n o w w h a t k i n d o f s k i l l d e f i c i e n c i e s o r o v e r - q u a l i f i c a t i o n s t o e x -
,
p e c t f r o m a n a p p l i c a n t .
I n t h i s m a n n e r , t h e t g r g a n i z a t i o n w i l l b e m a x i m i z i n g
/
t h e g o o d n e s § o f f i t b e t w e e n t h e s e c e t a r y a n d h e r t a s k s .
\
0
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A p p e n d i x
1 9 .
S u r v e y Q u e s t i o n n a i i e
T h i s r e s e a r c h p r o j e c t s e e k s t o
d e t e r m i n e p e r c e i v e d t r a i n i n g n e e d s
o f g e c r e t a r -
l e s a c r o s s a
b r o a d s p e c t r u m o l o r g a n i z a t i o n s .
T h e a n a l y s i s w i l l b e b a s e d . o n
f h e
c o l l e c t i v e r e s p o n s e s o f
i n d i v i d u a l s .
I t w i l l n o t b e n e c e s s a r y t o
i d e n t i f y
a n y i n d i v i d u a l s
w h o f i l l o u t t h i s s u r v e y , t h e r e f o r e ,
p l e a s e t o n o t i d e n t A f y
y o u r s e l f b y n a m e a n y w h e r e o n t h i s s u r v e y .
T h e r e s u l t s o f t h i s
p r o j e c t w i l l b e t r e a t e d a s c o
d e n t i a l .
I f t h e r e s u l t s
w e r e - t o b e p u b l i s h e d , o r
o t h e r w i s e r e p o r t e d , , t h e n a m e o f t h i s
o r g a n i z a t i o n a n d
i t s t y p e o f s e r v i c e w o u l d b e
o m d t t e d . /
I h ' f i l l i n g o u t t h i s s u r v e y , p l e a s e b e
f r a n k a n
h o n e s t i n o r d e r t o e n s u r e a n
A c c u r a t e a n a l y s i s o f t h e S i t u a t i o n .
T H A N K Y O U
1 .
P A R T I
P l e a s e a n s w e r t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n s b y
p l a c i n g a m a r k b y t h e a n s w e r t h a t m o s t
a p p r o p r i a t e l y d e s c r i b e s y o u .
1 .
L e n g t k o f e x p e r i e n c e a s ' a s e c r e t a r y .
l e s s t h a n 6 m o n t h s
6 5 m o n t h s t o t w o y e a r
2 y e a r s t o 5 y e a r s
6 y e a r s t o 1 0 y e a r s
1 1 o r m o r e y e a r s
3 .
S p e c i f i c j o b t r a i n i n g .
B u s i n e s s o r t r a d e s c h o o l
F o r m a l i z e d t r a i n i n g i n c o m p a n y
O n t h e j o b t r a i n i n g
O t h e r
2 .
L e n g t h o f e x p e r i e n c e w i t h t h i s
o r g a n i z a t
l e s s t h a n 6 m o n t h s
6 m o n t h s t o 2 y a a T - s - _ _ _ , , _
2 y e a r s t o 5 y e a r s
6 y e a r s t o 1 0 y e a r s
1 1 o r m o r e y e a r s
/ 0
3 .
E d u c a t i o n a l b a c k g r o u n d . '
L e s s , t h a n h i g h s c h o o l g r a d u a t e
H i g h s c h o o l g r a d u a t e
1 y e a r o f c o l l e g e
2 y e a r s o f c o l l e g e
3 - 4 y e a r s o f c o l l e g e
C o l l e g e g r a d u a t e
5 .
H o w l o n g h a s i t b e e n - s i n c e . y d u
a t t e n d e d a t r a i n i n g s e s s i o n
d i r e c t l y r e l a t e d t o y o u r j o l i .
L e s s t h a n 6 m o n t h s
6 .
Y o u r a g e .
1 8 - 2 4
7 .
W h i c h b e s t d e s c i b e s y o u r
j o b d u t i e s ?
T y p i n g / f i l i n g / r e c o r d k e e
5 - 3 1
3 2 - 3 8
A s s i s t a n t t o s u p e r v i s o r
6 m o n t h s t o 2 y e a r s
3 9 - 4 4
S u p e r v i s o r
M d r e t h a n 2 y e a r s
4 5 - 5 0
R e s e a r c h / I n v e s t i g a t i o n
N e v e r
5 1 +
k .
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P A I 1 T I I
2 0
I f a t r a i n i n g p r a g r a m w a s
o f f e r e d , h o w w o u l d e a c h o f t h e f o l l o w i n g a r e a s b e n e f i t y o u ?
' P l e a s e r e s p o n d b y p l a c i n g a m a r k i n t h e b o x t h a t m o s t
a c c u r a t e l y d e s c r i b e s y o u r f e e l i n g
J o b R e l a t e d
A r e a s o r S k i l l q
e
T y p i n g
,
W o u l d b e
o f n o
b e n e f i t
W o u l d b q
s l i g h t l y
W o u l d b e
m o d e r a t e l y
W o u l d b e
h i g F y
b e n e r i c i a l
b e n e f i c i a l
b e n e f i c i a l
G r a m m a r
.
.
,
I
S h o r t h a n d /
D i c t a t i o n
.
.
F i l i n g P r o c e d u r e s /
R e c o r d K e e p i n g
B u s i n e s s C o r r e s p o n d e n c e
( a u t h o r i n g l e t t e r s )
.
,
4
. .
4
I n t e r p e r s o n a l C o m m u n i c a -
t i o n S k i l l s
.
I n - h o u s e C o m m u n i c a t i o n
T e l e p h o n e C o m m u n i c a t i o n
,
.
R e c e i v i n g a n d S c r e e n i n g
V i s i t o r s
E q u i p m e n t S k i l l s
U s e o f : ,
W o r d P r o c e s s o r
,
C o p y i n g E q u i p m e n t
.
D i c t a p h o h e
.
T e l e p h o n e
O t h e r
1
I n c l u d i n g t h e t o p i c s l i s t e d i n g a r t I I , a n d a n y
e t h e r j o b r e l a t e d a r e a s y o u e a n t h i n k
o f , p l e a s e r a n k - o r d e r t h e t h r e e y o u f e e l y o u
w o u l d m o s t b e n e f i t f r o m .
W o u l d y o u c o n s i d e r a t t e n d i n g
2 °
2 .
3 .
r t
t r a i n i n g s e s s i o n s :
Y E S
N O
U N D E C I D E D
A f t e r w o r k d u r i n g t h e w e e k
O n S a t u r d a y s
.
O n a . W e e k e n d T r i p
. .
.
. . .
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2 1
g e f e r e n c e s
B a l s l e y , I . W .
V i e w f r o m t h e t o p .
M a n a g e m e n t W o r l d , 1 9 7 9 , 8 ,
1 - 1 8 ,
4 1 1 ,
H a c h e y , M .
A c h e c k l i s t f o r i n - h o u s e
s e c r e t a r i a l t r a i n i n g .
P e r s o n n e l
J o u r n a l , 1 9 8 0 ; 5 9 , 5 9 - 6 0 .
H i l l i a d s , V . J .
T e n c o m m o n m i s t a k e s o f
s e c r e t a r i a l t r a i n i n g .
P e r s o n -
a e l J o u r n a l , 1 9 7 7 , - 5 6 , 4 1 0 - 4 1 3 .
M e h a l l i s , M . V . , & F a i r , K .
O c c u p a t i o n a l a n a l y s i s :
A b a s i s f o r c u r r i -
,
c u l u m d e v e l o p m e n t a n d e v a l u a t i o n .
. P u b l i a h e A b y t h e E m p l o y m e n t
a n d
T r a i n i n g A d m i n i a t r a t i o n , W a s h i n g t o n ,
D . C : , 1 9 7 9 .
O c c u p a t i o n a l O u t l o o k H a n d b o o k .
P u b l i s h e d b y t h e B u r e a u o f
L a b o r S t a t i s -
t i c s , W a s h i n g t o n , 1 9 7 8 ,
( B u l l e t i n # 1 9 5 5 - 5 ) .
R d d n i t s k y , A .
L o s A f l e e 5 s C o u n t y O f f i c e
S u r v e y . ' P u b l i s h e d b y t h e L o s
A n k e l e s C i t y C o l l e e , 1 9 8 0 , ( R e s e a r c h
# 8 0 - 9 ) .
S e i x a s , S .
T h e c a s e o f t h e d i s a p p e a r i n g s e c r e t a r y .
h o n e y , 1 9 / 8 0 , 1 0 ,
8 4 - 8 7 .
S S
2 : 3