training assessment ERIC_ED221710

7/17/2019 training assessment ERIC_ED221710

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E D 2 2 1 7 - 1 0

A U T H O R

T I T L E

P U B D A T E

N O T E

E D R S P R I C E '

D E S C R I P T O R S

A B S T R A C T

D O C U M E N T R E S U M E

C E 0 3 3 8 7 6

M e r e d i t h , V i c k ; W i l l i a m s , M .

L e e

A n A n a l y s i s o f

S e c r e t a r i a l T r a i n i n g N e e d s .

O c t 8 2

2 3 p . ; P a p e r p r e s e n t e d a t t h e

T e x a s

S p e e c h

C o m m u n i c i t i o n

A s s o c i a t i o n , C o n v e n t i o n

( H o u s t o n e T X ,

O c t o b e r . 7 - 9 , ' 1 9 8 2 ) .

M F 0 1 / P C 0 1 P l u s . P o s t a g e . .

* D e t h o g r a p h y ; * E d u t a t i o n a l

A t t i t u d e s ; *

N e e d s ; E m p l o y e e A t t i t u d e s ;

P o s t s b c o n d

* f e c t e t a r i e s ; S h o r t h a n d ;

T y p e w r i t i n g ,

a t i O n a l

d u c a t i o n ;

,

A s t u d y w a s c o n d u c t e d t o d e t e r m i n e w h a t s e c r e t a r i e s

p e r c e i v e t h e i r t r a i n i n g n e e d s t o b e , a n d t o

d e t e r m i n e

h o w t h o s e

t r a i n i n g n e e d s m i g h t b e r e l a t e d t o v a r i o u s

d e m o g r a p h i c

v a r i a b l e s o f

t h e i n d i v i d u a l s e c r e t a r y . A q u e s t i o n n a i r e w a s d e v e l o p e d t h a t i n c l u d e d

, t h e m a j o r i t y o f s k i l l s t h a t c o u l d b e t a u g h t i n

a

t r a i n i n g s e s s i o n f o r

s e c r e t a r i e s . T h i r t y - i x u n i v e r s i t y a n d p r i v a t e i n d u s t r y s e c r e t a r i e s

r a n k e d t h e i t e m s a s , b e i n g o f " n o b e n e f i t " t o " h i g h l y b e n e f i c i a l " o n a

s c a l e o f 1 t o 4 a n d a l s o i n c l u d e d t h p i r

e x p e r i e n c e , t e n u r e , j o b

t r a i n i n g , e d u c a t i o n , a g e , a n d j o b t y p e s . I t

w a s f o u n d t h a t o n l y a f e w

s e c r e t a r i e s b e l i e v e d t h a t t r a i n i n g i n t y p i n g

o r

s h o r t h a n d , w o u l d b e

b e n e f i c i a l , p r o b a b l y b e c a u s e ' t h e s e s k i l l s a r e

p r e r e q u i s i t e s f o r b e i n g .

h i r e d . T r a i n i n g o n a w o r d p r o c e s s o r w a s - v i e w e d

b y m o s t a s a h i g h l y

i m p o r t a n t t r a i n i n g p e e d , f o l l o w e d i n r a n k i n g s b y i n t e r p e r s o n a l

c o m m u n i c a t i o n , g r a m m a r , a n d b u s i n e s s

c o r r e s p o n d e n c e .

I t w a s a L s o

f o u n d t h a t s e c r 6 . t a r i e s d i d n o t w a n t t o

i n t e r r , u p t

t h e i r p e r s o n a l t i t h e

t o , a t t e n d t r a i n i n g T r o g r a m s . S e v e r a l r e l a t i o n h i p s b e t w e e n

d e m o g r a p h i c i i a r i a b l e s a n d p e r c e i v e d

t r a i n i n g _ n e e d s - w e r e

f o u n d t o b p

n e g a t i v e l y c o r r e l a t e d . F o r d e x a m p l e , t I l e m o r e

e d u c a t i o n

s e c r e t a r i e s

- h a d , t h e l e s s t h e y . s a w a n e e d f o r t r a i n i n g i n

m o s t o f t h e ' b a s i c

c o m p o n e n t s . L e n g t h o f e x p e r i e n c e w a s f o u n d t o b e n e g a t i v e l y

c o r r e l a t e d w i t h p e i c e i v e d t r a i n i n g n e e d s f o r

d i c t a P h o n e

m a c h i n e o r

. c o p y i n g e q u i p m e n t . I t w a s r e c o m m e n d e d t h a t a , l a t e t e r a n d m o r e d i v e r s e

s a m p l e o f s e c r e t a r i e s b e u s e d i n f u r t h e r , s t u d i e s o f s e c r e t a r i e s '

* t r a i n i n g n e e d I . - ( K C )

* * * * * * , * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * r * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

R e p r o d u c t i o n s s u p p l i e d b y E D R S a r e t h e

b e s t

t h a t c a n b e m a d e

*

, * 4

f r o m t h e o r i g i n a l

d o c u m e n t .

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *



V

< N J

A N A N A L Y S I S O F

C M

S E C R E T A R I A L T R A I N I N G N E E D S

I J

* *

t .

V i c k M e r e d i t h a n d M . L e e W i l l i a m s

D e p a r t m e n t o f S p e e c h C o m m u n i c a t i o n

a n d T h e a t r e A r t s

S o u t h w e s t T e x a s S t a t e U n i v e r s i t y

S a n M a r c o s , T e x a s

7 8 6 6 6

U S . D E P A R T M E N T O F E D U C A T I O N

N A T I O N A L I N S T I T U T E O F E D U C A T I O N

E D U C A T I O N A L R E S O U R C E S I N F O R M A T I O N

C E E R ( E R I C )

c /

r

T h e s

d o c u m e n t h a s b e e n r e p r o d u c e d a s

w e n d e d f r o m t h e p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n

o r i g n a h n g

M i n o r c h a n g e s h a v e b e e n m a d e t o i m p r o v e

r e p r o d u C l e m q u a h t y

P c u n t s o f w e w o n o n s s t a t e d i n t h i s d o c u

m e m d o n o t n e c e s s a r i l y r e p r e s e n t & b o w l N I E

p o s i t i o n o p o h c y

f l a t

4

4

z

P E R M I S S I O N T O R E P R O D U C E

T H I S

M A T E R I A L H A S S E E N G R A N T E D

B Y

T O T H E E D U C A T I O N A L

R E S O U R C E S

I N F O R M A T I N C E N T E R ( E R I C ) .

P r e s e n t e d p t t h e T e x a s S p e e c h

C o m m u n i c a t i o n A s s o c i a t i o n C o n v e n t i o n ,

H o u s t o n ,

r T e x a s ,

O c t o b e r , 1 9 8 2 . .



,

A N A N A L Y S I S O F

S E C R E T A R I A L

T R A I N I N G N E E D S *

-

I n t r o d u c t i o n

S e v e r a l r e c e n t a r t i c l e a h a v e

i n d i c a t e d a t r e h d t o w a r d s e c r e t a r i a l

s h o r t -

,

a g e s i n b o t h t h e

p u b l i c a n d p t t v a a s e c t o r s

( B a l s l e y , 1 9 7 9 ; S e i x a s , 1 9 8 0 ) ,

I n a d d i t i o n , o f t h e w o m e n w h o a r e

d n t e r i n g t h e f i e l d a s n e w s e c r e t a r i e s ,

t h e

g r e a t m a j o r i t y o f t b s m

l a c k c e r t a i n b a s i c s e c T a r i a l

s k i l l s ( S e i x a s , 1 9 8 0 ) .

T h e r e a s o n j o r a l a c k o f m a n p o w e r

t o f i l l s e c r e t a r i a l :

p o S i t i o n s s e e m s t o b e

t h a t W b m e n a r e f i n d i n g t h a t

t h e y c a n e x c e l i n m a n y o t h e r

j o b a r e a s t h a t - w e r e

o n c e c d n s i d e r e d

" f o r m e n o n l y . "

M a n y o f t h e s e a l t e r n a t i v e

j o b s r e q u i r e s i g -

n t f i c a n t l y l e s s - t r a i n i n g a n d p a y

m u c h h i g h e r s a l a r i e s

( S e i x a s , 1 9 8 0 ) .

A s w o m e n c o n t i n u e t o

d i v e r s i f y i n t h e i r o c c u p a t i o n a l

o b j e c t i v e s , t h e

t r e n d o f l e s s e r t r a i n e d

s e c r e t a r i e s e n e r i n g t t e j o b

m a r k e t " c a n o n l y i n -

c r e a s e ( B a l s l e y ,

1 9 7 9 ) .

E v e n h i g h s c h o o l a n d c l l e g e

c u r r i c u l u m s s e e m t o

h e _ m o v i n g a l a y f r o m t h e t r a d i t i o n a l c o u r s e s

o f f e r e d " s e c r e t a r i a l t y p e s "

c

s u c h a s s h o r t h a n d a n d

f i l i n g p r o c e d u r e s .

O r g a n i z a t i o n s A r e b e g i n n i n g t o f e e l

t h e ' n e e d t o t r a i n s e c r e t a r i e s

p r i o r

t o g i v i n g t h s m f u l l

j o b r e s p o n s i b i l i t i e s .

N o t o n l y d o e s t h e n e w

r e c r u i t n e e d

t r a i n i n g , b u t s o d o m a n y

o f t h e o l d e r e x p e r i e n c e d

s e c r e t a r i e s .

W i t h t h e o n -

g o i n g a d v a n c e m e n t o f

t e c h n o l o g y i n o f f i c e e e l u i p m e n t t h a t

i s p r e s e n t l y

t a k i n g

p l a c e , m a n y o r g a n t z a t i o n s a r e

f i n d i n g t h e y m u s t t r a i n o l d

e x p e r i e n c e d s e c r e -

t a r i e s i n o r d e r t o m a x i m i z e

t h e e f f i c i e n c ' y o f e x p e n s i v e n e w

e q u i p m e n t .

T h e O c c u p a t i o n a l O u t l o o k

H a n d b o o k , p r i n t e H b y t h e B u r e a u

o f L a b o r S t a -

V .

t i s t i c s , d e s c r i b e s s e c r e t a r i e s a s

w o r k e r s w h o :

* T h e a u t h o r s w o u l d l i k e t o

t h a n k R o b e r t K o s u b ,

D w a y n e B a r b e r , a n d J o h n R o s s

f o r t h e w o r k a n d i n s i g h t

t h e y c o n t n i b u t e d t o . t h i s

p r o j e c t , .

3



1 6

2

r e l i e v e t h e i r e m p l o y e r s o f r o u t i n e d u t i e s 6 0 t h a t t h e y c a n

w o r k o n m o r e i m p o r t a n t m a t t e r s .

A l t h o u g h m o s t s e c r e t a d e s

t y p e , t a k e S h o r t h a n d , a n d d e a l w i t h c a l l e r s , t h e

t i m e s p e n t

o n t h e s e d u t i e s ' v a r i e s i n

d i f f e r e n t t y p e s o f o r g a n i z a t i o n s

( B u r e a u o f L a b o r S t a t i s t i c s , 1 9 7 8 ) .

I n e s s e n c e , w h a t t h e e g p e r t s a r e s a y i n g i s

t h a t t h e t i t l e " S e c r e t a r y " i s a

c a t c h - a l l p h r a s e t h a t m a y r e f e r t o p e r s o n s e m p l o y e d a s f i l e

c l e r k s t o - P e r -

s o n s w o r k i n g a s a d m i n i s t r a t i v e a s s i s t a n t s .

B e c a u s e o f t h i s d i v e r s i t y , i t i s

-

d i f f i c u l t t o g e t v e r y s p e c i f i c a b o i l t t h e

A - a i n i n g

n e e d s o f s e c r e t a r i g e a s a

w h o l e .

A l t h o u g h t h e r e i s a n a b u r i d a n c e o f l i t e r a t u r e o n t r a i n i n g

n e e d s _ a s s e s s -

m e n t , t h e r e i s l i t t l e t h a t i k d e a l s d i r e c t l y w i t h . s e c r e t a r i a l

n e e d s ( M a c k e y ,

1 9 8 0 ; H i l l i a r d , 1 9 7 7 ) .

T n f a c t , t h e r e i s a s c a r c i t y o f e m p i r i c a l d a t a a v a i l -

a b l e t h a t g i v e s i n s i g h t i n t o t h e s e c r e t a r i a l s i t u a . t i o n .

M o : , t a r t i c l e s i n -

/

e l u d e b r o a d g e n e r a l i z a t i o n s m a d e o n l y

f r o m p e r s o n a l o b s e r v a t i o n o r s p e c u l a t i o n .

I t w a s t h e p u r p o s e o f t h i s s t u d y t o p i o v i d e a

M o r e s y s t e m a t i c u n d e r s t a n d -

.

i n g o f s e c r e t a r i e s a n d , t h e t y p e s o f t r a i n i n g t h a t t h e y

b e l i e v e t o b e i m p o r t a n t .

S p e c i f i c s a l l v i , t h i s s t u d y a t t e m p t e d t o :

1 ) d e t e r m i n e w h a t s e c r e t a r i e s i n g e n -

i i

.

e r a l p e r c e i v e t h e i r t r a i n i n g n e e d s t o b e ; a n d

2 ) d e t e r m i n e h o w t h o s e t r a i n -

i n g n e e d s m i g h t b e r e l a t e d - t o w i r i e u s d e m o g r a p h i c

v a r i a b l e s o f t h e i n d i v i d -

u a l s e c r e t a r y .

M e t h o d s

A f t e r r e v i e w i n g t h e l i t e r a t u r e o f s e N i e r a ] s e c r e t a r i a l

t t a i n i g a s s e s s -

i

m e n t p r o g r a m s ( M e h a l l i s 6 .

F a i r , 1 9 i , 9 ; R u d n i t ; k y , 1 9 8 0 ) a n d d i s c s i n g w i t h a

n u m b e r o f s e c r e e a r i e s t h e i r j o b d u t i e s , a

q u e s t i o n n a i r e w a s d e e l p e d w h i c h

i n c l u d e d t h e m a j o r i t y o f s k i l l s t h a t c o u l d b e

t a l i g h t i n a

t r a i n I

S e s s i o n

f o r s e c r e t a r i e s .

T h e s k i l l s w e r e :

t y p i n g , O a m m a r , s h o r t h a n d / d i c t a t i o n , . f i l -

i n g p r o e d w e s / r e c o r d

i c e e ' p i n g , b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e , i n t e r p e r s o n a l c o m m u -

n i c a t i 9 A , A n - h o u s e c o m m u n i c a t i o n , t e l e p h o n e c o m m u n i c a t i o n l r e c e i v i n g , a n d

s c r e e n i n s i t o r s , a n d e q u i p m e n t s k i l l s

i n c l u d i n g t h e w o r d p e o c e a s o r , c o p y -

.

4



-

3

.

i n g e q u i p m e n t , d i c t a p h o n e , a n d e e l e p h o n e .

S e c r e t a r i e s r a t e d t h e i r n e e d f o r

1

,

t r a i n i n g o n e a c h o f t h e s e i t e m s .

R e s p o n s e a l t e r n a t i v e s w e r e :

" W o u l d ' b e o f

n o b e n e f i t , " , 2 ) " W o u l d b e s l i g h t l y b e n e f i c i a l , "

3 ) " W o u l d b e m o d e r a t e l y b e n -

e f i c i a i , " o r 4 ) ' W o u l d 1 : 4 h i g h l y b e n e f i c i a l . "

S e c r e t a r i e s w e r e a l s o , a s k e d

t o r a n k - o r d e r t h e t h r e e s k i l l s t h e y w o u l d m o s t b e n e f i t f r o m

i f o f f e r e d i n a

t r a i n i n g s e s s i o n . ( S e e A p p e n d i x f o r

q u e s t i o n n a i r e ) ,

T h e . f o r m a l s o a s k e d f o r b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n o f t h e p e r s o n c o m p l e t i n g -

t h e s u r v e y $

T h e s e c r e t a t I T ' s e x p e r i e n c e , t e n u r e , s p e c i f i c t y p e o f S o b t r a i n -

.

)

i n g , e d u c a t i o n , t i m e I a p a e - s i n c e t h e l a s t , t r a i n i n g

s e s s i o n , a g e , a n d j o b t y p e

f

w e r e s o u g h t .

F i n a l l y , s e c r e t a r i e s w e r e a s k e d w h e n t h e y w o u l d b e m o s x

W i l l - ,

i n g t o a t t e n d

/ r a i n i n g

s e s s i o n s .

T h e s u b j e c t s w e r e / 3 6 u n i v e r s i t y a n d p r i v a t e i n d u s x r y s e c r e t a r i e s .

P

V

T w e n t y - e i g h t o f t h e s e c r e t a r i e s w e r e e m p l o y e d b y S o u t h w e s t T e x a s - S t a t e U n i -

v e r s i t y a n d _ t b e _ r e m a i n i n g s u b j e c t s

w e r e e m p l o y e d b y p r i v a t e i n d u s t r y , i n a n d

a r o u n d t h e S a n M a r c o s a r e a .

T h e s u b j e c t s w e r e v i s i t e d a t t h e i r j o b b y a r e -

s e a r c h e r w h o a d k n i s t e r e d t h e

s u r v e ' y o n a n i n d i v i d u a l b a s i s .

I n s t r u c t i o n s

f o r c o r d p l e t i n g t h e f o r m w e r e o n t h e s u r v e y a n d s u b j e c t s w e r e i n v i t e d t o

l o o k

o v e r t h e f o r m a n d a s k a n y q u e s t i o n s t h e y m i g h t

h a v e .

D e p e n d i n g o n t h e s u b -

-

'

j e c t ' s p r e f e r e n c e , t h e r e s e n r c h e r w a i t e d f o r t h e q u e s t i o n n a i x e t o b e c o m -

4 0

p l e t e d

o r r e t u r n e d t h e n e x t d a y t o p i c k u p t h e

f o r m .

R e s u l t s

T h e s u r v e y s w e r e c o d e d a n d e n t e r e d i n t o

a N c o l i 4 t e r p r o g r a m f o r s t a -

- t i s t i c a l t e s t i n g .

A f r e q u e n c y d i s t r i b u t i o n w a s p r o v i d e d s o a s t o b e t t e r u n -

d e r s d a n d t h e d e m o g r a p h i c & a n d t o p p e r c e i v e d t r a i n i n g

n e e d s .

S e c o n d l y , . t h e

P e a r s o n C o r r e l a t i o n C o e f f i c i e n t w a s c o m P u t e d t o d e t e r m i n e a n y

r e l a t i o n s b i p s

b e t w e e n t r a i n i n g n e e d s a n d d e m o g r a p h i c v a r i a b l e s .

U r -

e i



4

D e m o g r a p h i c s

A b l e 1

d i s p 1 a y s . t h e r e s u l t s o f t h e . s u b j e c t s ' d e m o g r a p h i c c h a r a c t e r i s t i c s .

T h e m a j o r i t y o t r e s p o n d e n t s ' i n d i c a t e d t h a t t h e Y h a d b e e n e m p l o y e d i n a s e c r e -

,

t a r d a l p o s i t i o n . f o r m o r e t h a n t w o y e a r s ( 6 9 . 5 % ) , w i t h 3 8 % h a v i n g m o r e t h a n

e l e v e n y e a r s e x p e r i e n c e .

S l i g h t l y o v e r 6 5 % r e p o r t e d h a v i n g b e e n a t t h e i r

s a m e j o t f o r o v e r t w o y e a r s .

A l m o s t 7 0 % s a i d t h e i r p r i m a r y s o u r c e o f j o b

t r a i t - 1 - 1 4 h a d b e e n o n - t h e - j o b .

A l l , w e r e h i g h s c h o o l g r a d u

e s w i t h m o s t ( 6 1 % )

.

,

h a v i n g s & M e c o l l e g e b a c k g r o u n d . - H a l f ( 5 0 % ) o f t h o s e s u r v e y e d s h a d n o t a t t e n d e d

a t r a i n i n g s e s s i o n , i n o v e r t w o . y e r s .

T h e a g e s W e r e v a r i e d , w i t h t h e h i g h e s t

n u m b e r " ( 3 0 . 6 % ) b e i n g 2 5 - 3 1 .

M o r e t h a n 5 5 7 , o f t h e s e c r e t a r i e s c l d s s i f i e d t h e i r

j o b a s p r e d o m i n a t e l y " t y p i n g / f i l t i g / r e c o r d ' k e e p i n g . "

P e r c e i v e d T r a i n i n g N e e d s

' T h e f r e q u e n c y r e s u l t s f o r p e r c e i v e d t r a i n i n g n e e d s a r e s h o O n i n T a b l e : 2 .

F i f t y p e r c e n t b e l i e v e d t h e y w o u l d r e c e i v e n o b e n e f i t f r o m t y p i n g t r a i n i n g .

O v e r 3 6 % f e l t t h a t t r a i n i n g i n g r a m m a r w o u l d b e o f n o b e n e f i t

w h i l e a n o t h e r

1

3 6 % f e l t i t w o u l d b e c r f a ' s l i g h t b e n e f i t . O v ' e r 4 0 % r e s p o n d e d t h a t s h O r t h a n d /

1

d i e t a t i o n ' w o u l A b e o f n o b e n e f i t t o t h e m .

F i l i n g p r o c e d u r e s / f e c o r d , g 6 e p i n g

t r - a i n i n g w a s v i e w e d b y 3 3 . 3 % a s b e i n g m o d e r a t e l y h e l p f u l .

L e s s t h a n 2 d % b e - '

l i e v e d t h a t t r a i n i n g i n b u s i n e s s c o r i e s p o n d e n c b w o u l d n o t b e h e l p f u l .

O v e r

:

3 6 % b e l i e v e d t h a t i n t e r p e r s u n a t c o m m u n i c a t i o n w o u l d b e h i g h l y b e n e f i c i a l

t r a i n i n g , w i t h a n o t h e r 2 5 % f e e l i n g i t w o u l d b e m o d e r a t e l y h e l p f u l .

T r a i n -

'

' l i n g o n t h e w o r d p r o c e s s o r w a s T i e w e d b y 6 3 . 4 % a t b e i n g h i g h l y

n e e d e d .

T a b l e 3 p r e s e n t s t h e r e s u l t s o f t h e t r a i n i n g . n e e d s r a n k e d f i r s t b y

t h e

s u b j e c t s .

T w e n t y - f i v e p e r c e n t r a n k e d t r a i n i n g o n t h e w o r d p r o c e s s o r a s t h e i f

m o s t i m p o r t a n t t r a i n i n g n e e d .

A n o t h e r 1 6 . 7 % r e p o r t e d t h a t i n t e r p p r s o n a l c o m -

.

m u n i c a t i o n t r a i n i n g w o u l d b e t h e m o s t a d v a n t d g e o u s .

G r a m m a r w a s r a n k e d b y

1 3 . 9 % a s t h e m o s t b e n e f i c i a l t r a i n i n g a t t h e y c o u l d u n d e r g o .

6

A



1

* T a b l e 4

c i l i p i a y s t h e c o m b i n e d r 1 t s f o r - t h e s u b j e c t s t h r e e ' t o v a n k e d

,

h e e d s . ,

T a i n i n g o n t h e w o r d p r o c e s s o r

o s t o f t e n o c c u r r e d a s

o n e o f t h e t o p

t h r e e n e d s ( 2 1 . 2 1 ) . t

T r a i n i n g i n b o t h i t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n a n d g r a m -

m a r

e m e r g a s t o g - r a n k e d n e e d s , w i t h 1 3 % r e s p o n s e s f o r

e a c h .

u s i n e s s c o r -

r e s p o h d e n c e w s s e e n b y 1 2 % d d i i e i h g o n e

o f , t h e t h r e e m o s t i m p o r t a n t t r a i n -

. : .

, i n g h e e d ' s .

O t h e r f r e q u e n c y V t e s u l t s , a s s h o w n

i n T a b l e g , i n d i c a t e d t h a t

S u b j e c t s

w e r e u n w i l l i n e l o a t t e n d

t r a p i n g s e s s i o n s ' a f t e r w o r k

( 6 3 . 9 % ) , o h S a t u r d a y s

.

l

.

. .

, . .

.

( 6 9 . 4 % ) , 6 r o n a w e e k e n d t r i p

( 7 2 . 3 % ) .

S u b i e c t s w e r e m o s t w i l l i n g t o a t -

.

/

. t e n d t r a i n i n ' g d u r i n g , t h e w o r

a y ' ( 8 8 . 9 % ) .

1

- 1 6

0

P e r c e i v e d , T r a i n i n g ' N e e d S a n d D e m o g r a p h i c s

T a b l e 6 d i s p l a y s t h e r e s u l t s q f

t h e , d e m o g r a p h i c y a r i d b l e s c o r r e l a t e d

w i t h p e r c e i v e d t r a i n i n g n e e d s .

' t i n c e t h e p r i m S t y p u r p o s e o f t h i s a n a l y s i s

4

p r o c e d u r e w a s t o d i s c o v e r r e l a t i o n s h i p s

a n d n o t t o p r e d i c t t h e m , a t w o - -

t a i l e d t e s t w a s u s , e d w i t h t h e p r o b a b i l i t y

l e v e l s e t a t . 0 5 .

T h e d e m o g r a p h i c

v a r i a b l e s c o r r e l a t e d w i t h e a c h o f t h e

t r a i n i n g n e e d s i n c l u c l e d

e * p e r i e n c e ,

t e n u r e , e d u c a t i o n s . ; t i m e

l a p s e d s i n c e l a s t t r a i n i n g s e s s i o n ,

a n d a g e .

T r a i n -

i n g b a c k g r o u n d s a n d j o b t y p e s w e r e

e l i m i n a t e d d u e t o p r o b l e m s w i t h

c o d i n g .

T h e r e s u l t s t h a t w e r e

i r r i f i c a n t i n d i c a t e d t h a t t h e m o r e

e d u c a t i o n s e c -

r e t a r i e s h a d , t h e l e s s t h e y . d e s i r e d

t r a i n i n g i n g r a m m a r ( r = - . 4 4 8 ,

p ( . 0 1 ) , i n

f i l i n g p r o c e d u r e s / r e c o r d k e e p i n g

( r = - . 3 7 8 , p 4 C . 0 5 ) , b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e

( r = - . 3 5 1 , p . . 0 5 ) , i n t e r p e r s o n a l

c o m m u n i c a t i o n ( r = - . 4 0 2 , p . 0 5 ) ,

i n - h o u s e

c o m m u n i c a t i o n ( r = - . 5 4 5 , p 4 C . 0 1 ) ,

r e c e i v i n g a n d s c r e e n i n g / v i s i t o r s

( r = - 3 4 5 4 ,

p i t . 0 1 ) , c o p y i n g e q u i p m e n t

( r = - . 3 4 0 , p 4 C . 0 5 ) , a . 0 . t e l e p h o n e

c o m m u n i c a t i o n

6

( r = - . 6 0 9 , 1 3 4 ( . 0 1 ) .

.

p

E x p e r i e n c e w a s

n e g a i i v e l y C o r r e l a t e d w i t h p e r c e i v e d t r a i n i n g

n e e d e d o p

t h e d i c t a p h o n e ( r = - . 5 2 8 ,

1 3 4 ( . 0 1 ) .

L e n g t h o f t e n u r e w a s n e g a t i y p l y , c o r r e l a t e d



6

T a b l e 1

.

F r e q u e n c y C h a r t :

D e m o g r a p h i c V a r i a b l e s

- C a t e g o r y

F r e q u e n c y

P e r c e n t a g e

E x p e r i e n c e

A P

l e s s t h a n 6 m o n t h s

0

. G

6 m o n t h s t o 2 y e a r s

4 ,

f 1 . 1

2 y e a r s t o 5 y e a r s

-

1 1

3 0 . 6

6 y e a r s t o 1 0 ' y e a r s

7

1 9 . 4

1 1 o r m o r e y e a r s

1 4

3 8 . 9

T o t a l s

)

3 6 1 0 0 . %

T e n u r e

5 . 6

e s s t h a n 6 m o n t h s


. 2

1 0

2 7 . 7


4 1 . 7

6 y e a r s t o 1 0 y e a r s

. 4

1 1 . 1

1 1 o r m o r e y e a r s -

5

1 3 . 9

T o t a l s

3 6

1 0 0 . %

J o b T r a i n i n g

,

B u s i n e s s / v o c a t i o n a l s c h o o l

1 9 . 4

F o r m a l i n - h o u e t r a i n i n g

3

8 . 3

O n , t h e j o b t a i n i n g

2 4

6 6 . 7

O t h e r

-

s

1

2 . 8

D i d n o t r e s p o n d

1

2 . 8

T o t a l s

3 6

1 0 0 . 7

E d u c a t i o n

,

0

. 0

e s s t h a n h i g h s c h o o l g r a d u a t e

h i g h s c h o o l g r a d u a t e

1 4

3 8 . 9

1 y e a r o f c o l l e g e

8

2 2 . 2

' 2 y e a r s o f c o l l e g e

2

3 - 4 y e a r s o f c o l l e g e

5

c 0 1 1 e g e g r a d u a t e

7

1 . 9 . 4

T o t a l s

3 6

. 1 0 0 %



T a b l e 1 - C o n t i n u e d

i a t e g o r y

t `

F r e q u e n c y

P e r c e n t a g e -

T i m e s i n c e l a s t t r a i n i n g

A



m o r e t h a n 2 y e a r s

n e v e r

1

T o t a l s

7

7

1 8

4

3 6

1 9 . 4

1 9 . 4

5 0 . 0

1 1 . 2

1 0 0 . %

,

A g e

1 8 - 2 4

7

1 9 . 4

2 5 , 7 . 3 1

1 1

3 0 . 6

3 2 - 3 8

5

1 3 . 9

3 9 - 4 4

.

7 ,

. 1 9 . 4

4 5 - 5 0

2

5 . 6

5 1 o r m o r e

-

4

1 1 . 1

T o t a l s

3 6

. . . , l o c h %

4

J o b D e s c r i p t i o n

, 1

T y p i n g / f i l i n g / r e c o r d k e e p i n g

2 0

5 5 . 6

A s s i s t a n t t o s u p e r v i s o r

1 3

3 6 . 0

-

S u p e r v i s o r

2

5 . 6

R e s e a r c h / I n v e s t i g a t i o n

. 1

2 . 8

T o t a l s °

, 3 6

1 0 0 . 7 .

1 1 ,

9



T a b l e 2

F r e q u e n c y C h a r t - :

P e r c e i v e d T r a i n i n g N e e d s

.

8

N e e d - R a t i n g

F r e q u e n c y

P e r c e n t a g e

v b . .

: T y p i n g

n o b e n e f i t

1 8

5 0 . 0

s l i g h t b e n e f i t

8

2 2 . 2

m o d e r a t e b e n e f i t

5

1 3 . 9

h i g h b e n e f i t

5

1 3 . 9

T o t a l s

3 ' 6

1 0 0 . %

\

G r a m m a r

1 4

n o b e n e f i t

.

6

1 6 . 7


1 3

3 6 . 1


4

1 1 . 1


1 3

3 6 . 1

T o t a l s

3 6

1 0 0 . %

S h o r t h a n d / D i c t a t i o n

n o b e n e f i t

1 5

4 1 . 7

/


5

1 3 . 9


8

2 2 . 2


8

2 2 . 2

%

,

T o t a l s ,

. 3 6

1 0 0 . %

F i l i n g P r o c e d u r e s /

R e c o r d K e e p i n g

n o b e n e f i t

1 0

2 7 . 8


1 1

3 0 . 6


1 2

3 3 . 3


3

8 . 3

T o t a l s

3 6

1 0 0 . %

r

B u s i n e s s C o r r e s p o n d e n c e

n o b e n e f i t




T o t a l s

,

. . ,

7

1 9 . 4

1 0

2 7 . 8

9

2 5 . 0

1 0

2 7 . 8

3 6

1 0 0 . %

. .

,

i 1 J

,

I

:



9

T a b l e 2 - C o n t i n u e d

N e e d 1 R a t i n g

I n t e r p e i s o n a l C o m m u n i c a t i o n

n o b e n e f i t




T o t a l s

I n - h o u s e C o m m u n i c a t i o n

n o b e n e f i t




T o t a l s

-

T e l e p h o n e C o m m u n i c a t i j o n

n o b e n e f i t




T o t a l s

R e c e i v i n g _ a n d S c r e e n i n g V i s i t o r s

n o b e n e f i t

, '




T o t a l b

W b r d P r o c e s s o r

n o b e n e f i t




T o t a l s

C o p y i n g E q u i p m e n t

n o b e n e f i t




T o t a l s

F r e q u e n c y

P e r c e n t a g e

7

7

9

1 3

3 6

,

1 9 . 4

1 9 . 4

2 5 . 0

3 6 . 2

1 0 0 . %

9

2 5 . 0

1 3

3 6 . 1

3

1 3 . 9

9

2 5 , 0 - -

3 6 1 0 0 . %

1 1

3 0 . 6

1 3

3 6 . 1

8

2 2 . 2

4

1 1 . 1

3 6 .

1 0 0 %

9

2 5 . 0

1 6

4 4 . 5

8

2 2 . 2

3

8 . 3

3 6

1 0 0 . %

5

1 3 . 9

1

2 . 8

7

1 9 . 4 '

2 3

6 3 . 9

3 6

1 0 0 . %

1 7

4 7 . 2

8

2 2 . 2

8

2 2 . 2

3

8 . 3

3 6

I 1 0 0 . 7 .

1 1

/



a

k

4

"

: T a b l e , 2 - C o n t i n u e d

N e e d

R a t i n g

.

J

0

D i c t a p h o n e

n o b e n e f i t

.




T o t a l s

T e l e p h o n e

n o b e n e f i t




T o t a l s

,

O t h e r

R e s p o n d e d

.

D i d n o t r e s p o n d

T o t a l s

, .

- - - - ,

1 0

F r e q u e n c y

P e r c e n t a g e

2 0

5

5

_ 6

3 6

-

5 5 . 6

1 3 . 9

.

1 3 . 9

1 6 . 7

1 0 0 . 7 .

2 1

5 8 . 3

A

8 2 2 . 2

1 .

5

1 3 . 9

2 .

5 . 6

T 6

1 0 0 . %

3

8 . 4

3 3

9 1 7

3 6

1 0 0 . %

. ,

a

. . .

.

.

i

f T h

*

'

\

1

1

i

)

4 .

,

:

. .

,

-

,



T a b l e 3

F r e q u e n c y C h a i t :

S u b j e c t s ' F i r s t R a n k e d N e e d s

l r

N e e d - F r e q u e n c y

P e r c e n t a g e

T y p i n g

3

8 . 3

G r a m m a r

5

1 3 . 9 .

S h o r t h a n d / D i c t a t i o n 3

8 . 3

F i l i n g P r o c e d u r e s / R e c o r d i K e e p i n g

0

. 0


3

8 . 3

I n t e r p e r s o n a l C o m m u n i c a t i o n

6

1 6 . 7

I n . - h o u s e C d m m u n i c a t i o n

0

. 0

T e l e p h o n e , C o m m u n i c s a o n

0

. 0

R e c e i v i n g a n d S c r e e n i n g V i s i t o r s

2 5 . 6

W o t d P r o c e s s o r


0

1

0

D i c t a p h o n e

T e l e p h o n e ,

O t h e r

T o t a l s

2 5 . 0 ,

. 0

. 0

4

1 1 . 1

A k 4 ,

3 6

1 0 0 . %



,

s s

/

A

T a b l e

4

F r e . q u e n c y , C h a r t :

,

O v e r a l l R a n k i n g s o f T o p T h r e e

' N e e d s

°

N e e d

t ,

*

F r e q u e n c y

P e r c e n t a g e

9

.

T y P i n g

I

/

5

5 . 0

5

r .

J

1

G r a m m a r

1 3

1 3 . 0

i

S h o r t b a n d / D i c t d t i o n

1 0

1 0 , 0

F i l i n g P r o c e d u r e s / R e c o r d

K e e p i n g

5

5 . 0


1 2

1 2 . 0

I .

I n t e r p e r ' s o n a l C o m m u n i c a t i o n

1 3

1 3 . 0

,


3

3 . 0

i o n

T e l e p h o n e C o m m u n i c a t i o n ,

-

_

0

,

. 0

R e c e i v i n g a n d S c r e e n i n g V i s i k o r s

4

4 . 0

W o r d P r o c e s s o r

i .

2 1

2 1 . 0


3

3

.

0

D i e t a p h o n e -

i

3

3

.

0

0 '

T e l e p h o n e

2

2 . 0

O t h e r

.

6

6 . 0

T o t a l s

1 0 0

1 0 0 . %

,

1 4

,

l '



1 3

. T a b l e 5

F r e q u e n c y C h a r t :

'

T i m e s W i l l i n g . t o A t t e n d

T q i t l i n g S e s s i o n s

T i m e - A l t e r n a t i v e

' F r e q u e n c y ,

' P e r c e n t a g e

, A f t e r W o r k

y e s

n o

u n d e c i d e d

T o t a l s

8

2 2 . 2

2 3

6 3 . 9

1 3 . 9

7 . . ,

l o o . %

O n S a t u r d a y s

y e s

n o

u n d e c i d e d

T o t a l s

W e e k e n d T r i p

,

y e s

n o

u n d e c i d e d

T o t a l s

' D u r i n g W o r k D a y

y e s

n o

u n d e c i d e i l

T o t a l s

9

1 4

2 5

2

2 5 . 0

6 9 . 4

5 . 6

1 0 0 . %

7

1 9 . 4

2 6

7 2 . 3

3

8 . 3

3 6

1 0 0 . 7

3 2

8 8 . 9

1

2 . 8

3

8 . 3

3 6

1 0 0 . %



. z

1

4 '

T y p i n g

T a b l e 6

C o r r e l a t i o n M a t r i x :

D e m o g r a p h i c V a r i a b l e s b y T r a i n i n g N e e d s

' ' G r a m m a r

5 h o r t h a n d /

D i c r a t i b n

F i l i n g /

R e c o r d s

B u s i n e s s -

C o r r e s .

r I

c I

. . ( 3 )

, L )

I n t e r p e r .

4 - 1

i - i l

C O M .

- - -

>

I n - h o u s e

7 1

W

.

C o M .

T e l e p h o n e

C o m .

R e c e i v i n g /

S c - r e e n i n g

W o r d

P r o c e s s o r - .

C o p y i n g

,

E q u i p m e n t "

D i c t a p h o n e

- - I

T e l e p h o n e

D e m o g r a p h i c V a r i a b l e s

' E x p e r i e n c e

T e n u r e

E d u c a t i o n

- . 3 2 3

f t

- . 3 0 7

- . 2 8 2

* n = 3 6 ,

( a )

R 4 . 0 5 , . r = . 3 3 0

.

( b ) p < . 0 1 , r = . 4 2 0

. 0 3 1

- . 1 1 4

- . 4 4 8 ( b )

- . 2 5 5

- . 1 2 8

. 1 5 0

. 0 5 9

- . 0 5 4

- . 3 7 8 ( a )

. 0 0 1

- . 3 5 1 ( a )

. 1 6 0 , . 6 2 3

- . 4 0 2 ( a )

. 0 3 4

- . 1 5 1

- . 5 4 5 ( b )

t

- . 0 0 8 - . k 5 8

, .

- . 6 0 9 ( b )

. .

.

. . 1 0 7

. 0 0 0 +

- . 4 5 4 ( b )

- . 1 3 3

- . 1 9 5

- . 2 7 4

- . 1 6 7

- . 3 3 1 ( a )

- . 3 4 1 0 . ( a )

- . 5 2 8 ( b )

- . 3 0 9

- . 1 2 8

- . 1 9 2

- . 2 5 4

- . 2 4 5

1 6 S ,

1 4

P

T i m e s i n c e

l a s t t r a i n .

- . 2 4 5

- . 0 7 3

L . 2 8 6

- . 2 0 3

. 0 5 6

- . 3 2 7

- . 2 6 0

. 0 0 8

- . 3 7 5 ( a )

- . 0 7 7

- . 2 0 6 . 0 0 9 . (

,

- . 1 9 5

- . 0 9 2

e

, 7 . 2 3 4 1

. 0 2 3

- . 2 7 6

- . 0 2 7

- . 0 6 6

\ - . 0 3 9

- . 0 7 2

- . 0 3 8

/

- . 2 4 2

- . 2 5 9

- . 0 8 8

- . 2 0 5



1 5

w i t h n e e d e d t r a i n i n g f o r

c o P y i n g e q u i p m e n t ( r = - . 3 3 1 . , p < 1 . 0 5 ) .

F i n a l l y ; , t h e l a s t

s i g n i f i c a n t r e l a t i o n s h i p f o u n d w a s a

n e g a t i v e c o r r e l a t i o n b e t w e e n t h e t i m e

e l a p s e d s i n c e t h e

l a S t t r a i n i n g s e s s i o n a n d b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e t r a i n -

4

i n g d e s i r e d ( r = - . 3 7 5 ,

D i g c u s s i o n

I t w a s n o t s u r p r i s i n g t h a t o n l y a

f e w s e c r e t a r i e s b e l i e * v e d t h a t t r a i n -

i n g i n t y p i n g w o u l d b e a s i g n i f i c a n t

b e n e f i t .

A s i m i l a r p a t t e r n w a s f o u n d A o r

s h o r t h a n d / d i c t a t i o n .

T h e m o s t p r o b a b l e r e a s o n f o r

t h e s e ' f i n d i n g s i s t h a

t h e s e s k i l l s a r e l i k e l y t o b e

. c o n s i d e r e d a n i m p o r t a n t f a c t o r i n h i r i n g s o m e

o n e a s a s e c r e t a r y .

I f o n e c a n n o t p e r f o r m t h e S e t a s k s ,

t h e y a r e p r o b a b l y n o t

h i r e d a s a s e c r e t a r y .

\ J

T r a i n i n g o n t h e

r

o r d p r o c e s s o r w a s v i e w e d b y m o s t a s a

h i g h l y i m p o r -

.

t a n f t r a i n i n g n e e d .

T h i s f i n d i n g i s c o n s i s t e n t w i t h

t h e h i g h e s t n u m b e r o n e

r a n k e d n e e d , a s w e l l a s

t ' h e h i g h e s t o f t h e t o p t h r e e c o m b i n e d r a n k i n g s .

I t )

s e e m s t h a t s e c r e t a r i e s

v i e w e d t h e ' w o r d p r o c e s s o r a s a

d e v e l o p m e n t t h a t w o u l d

m a k e t h e i r t a s k s e a s i e r .

S e c r e t a r i e s m a y h a v e f e l t t h a t t h e

w o r d p r o c e s s o r ,

w o u l d a l l o w t h e m t o s p e n d l e s s t i m e

t y p i n g a n d a l l o w t h e m m o r e

f r e e d o m t o a c -

c o m p l i s h o t h e r c h o r e s .

O n t h e o t h e r h a n d , s e c r e t a r i e s m a y

h a v e p e r c e i v e d

) )

t h i s a s t

e o p p o r t u n i t y t o

a d v a n c e i n ' t h e i r c a r e e r s .

T h e y m a y h a v e h o p e d

t o b e c o m e m o r e i m p o r t a n t t o

t h e i r p r e s e n t o r g a n i z a t i o n , o r t o

i n c r e a s e t h e i r

e m p l o y a b i l i t y w i t h o t h e r p o t e n t i a l

e m p l o y e r s .

F i n a l l y , o b s e r v i n g t h a t n o n e

o f t h e s e c r e t a r i e s

s u r i e y e d i n t h i s s t u d y h a d a c c e s s t o a

w o r d . p r o c e s s o r ,

f t

t h e y m a y h a v e v i e w e d i t a s

i m p o r t a n t s i m p l y d u e t o t h e i r

c u r i o s i t y .

l i f t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n , g r a m m a r ,

a n d b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e

f o l -

l o w e d t h e w o r d p r o c e s s o r i n

r a n k i n g s o f t h e t o p t h r e e t r a i n i n g

n e e d s .

I n t e r -

p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n a n d g r a m m a r w e r e

b o t h l i s t e d b y m a n y a s t h e i r

n u m b e r

o n e t r a i n i n g n e e d .

P e r h a p s t h e s e s k i l h ; a r e r e c o g n i z

b y s e c r e t a r i e s a s a n

1



c

i m p o r t a n t p a r t o f t h e i r j o b s

b u t o n e s i n w h i c h . t h e y h a v e n e v e r r e c e i v e d f o r -

\

.

m a l t r a i n i n g .

T h i

w o u l d s e e m t o b e e s p e c i a l l y t r u e i n s i t u a t i o n s

w h e r e t h e

.

s e c r e t a r y w a s h i r e d f o r h e r t y p i n g s k i l l s . y . i t

e x p e c t e d i o p e r f o r m t h e r o l e

. o f r e c e p t . i o n i s t , p u r c h a s i n g a g e n t , o i o f f i c e m a n a g e r . .

F i n a l l y , i t w a s ' a p p a r e n t t h a t s e c r e t a r i e s d i d n o t w a n t

t o l i n t e r r u p t

t h e i r p e r s o n a l t i m e t o a t t e n d t r a i n i n g p r o g r a m s .

F a m i l y o b l i g a t i o n s a r e

7

. 1

p r o b a b l y t h p b i g g e i t r e a s o n f o r t h i s r e s

s e , a l t h o u g h t h e s u b j e c t s

i n t h e c o l l e g e c o m m u n i t y m a y h a v e M e a f t t t h e y h a d

c o m m i t m e n t s t o s & o o l .

S i n c e

, t h e s u b j e c t s w e r e a l l f r o m a s m a l l t o w r i , i t

w o u l d ' b e o f i n t e r e s t t o s e e . i f u r -

b a n i t e s w o u l d t e s p o n d i n t h e s a m e p a t t e r n .

P e r h a p s s d b j e c t s f r o m u r b a n a r e a s

w o u l d p r o v e t o h a v e f e w e r t r a d i t i o n a l f a m i l y t i e s

a n d t e n d t o ) 1 k m 6 r e c a r e e r

o r i e n t e d .

U s i n g t h e P e a r s o n C o r r e i a t i o n C o e f f i c i e n t , s e v e r a l

r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n

d e m o g r a p h j c v a r i a b l e s a n d p e r c e i v e d t r a i n i n g

n e e d s t o o k o n a c l e a r e r m e a n i n g . .

O f t h e c o r r e l a t i o n s t h a t r e a c h e d a l e v e l

o f s i g n i f i c a n c e , a l l o f t h e m w e r e

° n e g a t i v e l y

c o r r e l a t e d :

O v e r a l l , e d u c a t i o n w a s s i g n i f i c a n t i y

c o r r e l a t e d w i t h m o r e i t e m s t h a n

a n y o t h e r .

T h e m o r e e d u c a t i o n p e o p l e h a d , t h e l e s s t h e y

f e l t t h e y n e e d e d

t r a i n i n g i n g r a m m a r , f i l i n g p r o c e d u r e s / r e c o r d

k e e p i n g , b u s i n e s s c o r r e s p o n d e n c e ,

i n t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n , i n - h o u s e c o m m u n i c a t i o n ,

t e l e p h o n e c o m m u n i c a t i o n ,

r e c e i v i n g a n d s c r e e n i n g v i s i t o r s , a n d

w o r k i n g c o p y i n g e q u i p m e n t .

S e v e r a l

r e a s o n s m a y e x p l a i n t - h e s e o c c u r r e n c e s .

S e c r e t a r i e s w i t h h i g h e r l e v e l s o f

e d u c a t i o n m a y h o l d h i g h e r l e v e l p o s i t i o n s . w h i c h

d o n o e r e q u i r e m a n y o f t h e s e

m o r e m e n i a l t a s k s s u c h a s

f i l i n g n n d s h o r t h a n d .

E v e n t h o u g h a m o r e e d u c a t e d

s e c r e t a r y _ m i g h t h o l d a h i g h e r l e v e l p o s i t i o n ,

s h e m i g h t p e r c e i v e m a n y o f t h e

s k i l l s a s m o r e b a s i c t o m a n y o f t h e

o t h e r a b i l i t i e s s h e h a L t g a i n e d t h r o u g h

h e r e d u c a t i o n .

1 8



r

7

A s f o r t h e m o r e c r e a t i v e c o m m u n i c a t i v e t y p e s k i l l s s u c h a s b u s i n e s s c o r -

4 0 ,

r e s p o n d e n c e , i n t e r p e r s o n a l c o m m u n i c a t i o n , a n d e v e n t o s o m e d e g r e e i n - h o u s e

a n d t e l e p h o n e c o m m u n i c a t i o n , t h e h i g h e r e d u c a t e d p e r s o n p r o b a b l y h a s a g r e a t e r

v e r b a l p r o p e n s i t y t h a n t h o s e w i t h l e s s e r d e g r e e s o f e d u c a t i o n .

T h i s i s n o t

t o i m p l y

t h a e e d u c a t i o n n e c e s s a r i l y

c r e a t e s s u p e r i o r c o m m u n i c a t i v e , a b i l i t i e s ,

b u t t h a t t h e p e r s o n w h o e x c e l s , o r a t l e a s t h a s t h e p o t e n t i a l t o e x c e l a c a d e m -

i c a l l y , w i l l q u i t e p r o b a b l y h a v e g r e a t e r v e r b a l c o m p e t e n c e t h a n w i l l . t h o s e w h o

A

a r e u n a b l e t o g a i n e d u c a t i c i n .

L e n g t h o f e x p e r i e n c e w a s f o u n d

t o - t e c i e g a t i v e l y c o r r e l a t e l w i t h

p e r -

.

%

c e i v e d t r a i n i n g n e e d e d o n t h e d i c t a p h o n e m a c h i n e .

A s i m i l a r r e l a t i o n s h i p w a s

f o u n d b e t w e e n t e n u r e a n 5 1 ( c o p y i n g e q u i p m e n t .

T h e s e e r n s a r e p r o b A b l y

s i d e r e d t f a s i c t o s e c r e t a i i a l w o r k , a n d t h e r e f o r e , t h e m o r e e x p e r i e n c e d s e d r e J

t a r y e i t h e r h a s l e a r n e d t o u s e t h e e q u i p m e n t t h o r o u g h l y

o r . n o l o n g e r n e e d s

t o u t i l i z e t h e m i n o r a e r t o a c c o m p l i s h h e r t a s k s .

A p o s s i b l e

e x p l a n a t i o n f o r

c o p y i n g e q u i p m e n t b e i n g a s s o c i a t e d w i t h t e n u r e b u t n o t e x p e r i e n c e m i g h t b e

t h a t a p e r s o n w h o ' h e s w o r k e d w i t h a n o r g a n i z a t i o n f o r a n u m b e r o f y e a r s i s

) (

m o r e f a m i l i a r w i t h t h a t c o m p a n y ' s . e q u i p m e n t t h a n a n e w e r e m p l o y e e

i e g a r d l e s s

o f e x p e r i e n c e .

L i m i t a t i o n s o f P r e s e n t S t u d y a n d C o n c l u s i o n s

O b v i o u s l y , a n y c o n c l u s i o n s r e s u l t i n g f r o m t h i s s t u d y . s h o u l d b e a p -

p r o a c h e d w i t h c a u t i o n .

A l t h o u g h t h i s s t u d y m a k e s s o m e h e a d w a y t o w a r d u n d e r -

s t a n d i n g s e c r e t a r i a l t r a i n i n g n e e d s , s e v e r a l l i m i t a t i o n s a r e a p p a r e n t .

A l a r g e r s a m p l e o f s e c r e t a r i e s n e e d e d t o b e i n t e r v i e w e d , a n d a n y r e p l i -

A

c a t i o n o f t h e s t u d y s h o u l d c o n s i d e x i n c r e a s i n g t h e n u m b e r o f s u b j e c t s .

A l s o , t h e p o p u l a t i o n o f s u b j e c t s w a s s o m e w h a v r e s t r i c t e d i n t h a t m a n y o f t h e m

c a m e f r o m a n a c a d e m i c c o m m u n i t y .

S e v e r a l e x t r a n e o u s v a r i a b l e s c o u l d h a v e e f -

f e c t e d t h e o v e r a l l f i n d i n g s , s u c h a s t h e t y p e o f t a s k s , e d u c a t i o n a l b a c k g r q u n d

a n d e v e n t h e a g e g r o u p t h a t i s d r a w n t o t h i s s t y p e o f e n v i r o n m e n t .

1 9



1 8

A n i h e r l i m i t a t i o n w a s t h e s u r v e y i n s t r u m e n t i t s e l f .

I t i s d i f f i c u l t t o

t e l l w h e t h e r i t r e a l l y d i s c r i m i n a t e d o n s u c h i t e m s a s j o b , t y p e o r s p e c i f i c

t r a i n i n g b a c k g r o u n d . A l s o t h e i t e m o n " t i n i e r s W e l a s t t i a i n i n g s e s s i o n "

r -

. p r q a b l y d i d n o t a c c o m p l i s h w h a t i t w a s i n t e n d e d t o . I C . w a s h o p e d t h a t t h i s '

i t e m w o u l d i n d i c a t e i n n o v a t i v e o r g a n i z a t i o n s . o r , a g g r e s s i v e i n d i v i

a l s s e e k -

,

i n g i m p r o v e m e n t .

P e r h a p s a f u t t v e s u r v e y . c o u l d c l e a r l y c i i s t i a u i s h b e t w e e n

j o b l e v e l s , a n

l s o b e t w e e n v a r i o u s t y p e s

f t r a i n i n g b a c g r o u n d s .

F u r t h e r ,

1 1 -

r

o v a t i v e a g e n c i e s a n d s e l f - m o t i v a t e d p e o -

i >

s o m e m e t h o d o f b e t E e r i d e n t i f y i n g

p l e m i g h t b e d e v e l o p e d .

' A l C h - T i u g h t h e p r e s e n t . s t u d y p r e s e n t s f i n d i n g s w i t h l i m i t e d g e n e r a l i z a b i l -

,

i t y , . t h e s e

r e s u l t j a r e

a s t a r t i n g p o i n t f o r f u t u r e i n q u i r y .

I t a p p e a e s t h a t

b u s i n e s s e s h a v e a g r e a t d e a l t o g a i n f r o m i r e s t i g a t i n g t r a i n i n g n e e d s .

I f '

o r g a n L a t i o n s c a n m o r e a c c u r a t e l y a s s e s s t h e i r s e c r e t a r i e i t r a i n i n g n e e d s ,

t h e n m o n e y s p e n t i n t r a i n i n g p r o g r a m s w i l l y i e l d a g r e a t e r r e t u r n u p o n i n -

v e s t m e n t .

S e c o n d l y , i f c e r t a i n d e m o g r a p h i c v a r i a b l e s a r e f o u n d t o b e c o r -

,

r e l a t e d w i t h c e r t a i n d e s i r a b l e t r a i t s i n s e c r e t a r i e s , t h a n o r g a n i z a t i o n s m a y

J r .

t m p l e m e n t a m o r e s y s t e m a t i c m e a n s o f r e c r u i t i n g e m p l o y e e s .

N o t o n l y c o u l d

t h i s h e l p c u t c a s t b y r e d u c i n g t u r n o v e r , b u t i t c o u l d e n a b l e p e r s o n n e r m a n a -

g e r s t o k n o w w h a t k i n d o f s k i l l d e f i c i e n c i e s o r o v e r - q u a l i f i c a t i o n s t o e x -

,

p e c t f r o m a n a p p l i c a n t .

I n t h i s m a n n e r , t h e t g r g a n i z a t i o n w i l l b e m a x i m i z i n g

/

t h e g o o d n e s § o f f i t b e t w e e n t h e s e c e t a r y a n d h e r t a s k s .

\

0



A p p e n d i x

1 9 .

S u r v e y Q u e s t i o n n a i i e

T h i s r e s e a r c h p r o j e c t s e e k s t o

d e t e r m i n e p e r c e i v e d t r a i n i n g n e e d s

o f g e c r e t a r -

l e s a c r o s s a

b r o a d s p e c t r u m o l o r g a n i z a t i o n s .

T h e a n a l y s i s w i l l b e b a s e d . o n

f h e

c o l l e c t i v e r e s p o n s e s o f

i n d i v i d u a l s .

I t w i l l n o t b e n e c e s s a r y t o

i d e n t i f y

a n y i n d i v i d u a l s

w h o f i l l o u t t h i s s u r v e y , t h e r e f o r e ,

p l e a s e t o n o t i d e n t A f y

y o u r s e l f b y n a m e a n y w h e r e o n t h i s s u r v e y .

T h e r e s u l t s o f t h i s

p r o j e c t w i l l b e t r e a t e d a s c o

d e n t i a l .

I f t h e r e s u l t s

w e r e - t o b e p u b l i s h e d , o r

o t h e r w i s e r e p o r t e d , , t h e n a m e o f t h i s

o r g a n i z a t i o n a n d

i t s t y p e o f s e r v i c e w o u l d b e

o m d t t e d . /

I h ' f i l l i n g o u t t h i s s u r v e y , p l e a s e b e

f r a n k a n

h o n e s t i n o r d e r t o e n s u r e a n

A c c u r a t e a n a l y s i s o f t h e S i t u a t i o n .

T H A N K Y O U

1 .

P A R T I

P l e a s e a n s w e r t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n s b y

p l a c i n g a m a r k b y t h e a n s w e r t h a t m o s t

a p p r o p r i a t e l y d e s c r i b e s y o u .

1 .

L e n g t k o f e x p e r i e n c e a s ' a s e c r e t a r y .


6 5 m o n t h s t o t w o y e a r




3 .

S p e c i f i c j o b t r a i n i n g .

B u s i n e s s o r t r a d e s c h o o l

F o r m a l i z e d t r a i n i n g i n c o m p a n y

O n t h e j o b t r a i n i n g

O t h e r

2 .

L e n g t h o f e x p e r i e n c e w i t h t h i s

o r g a n i z a t


6 m o n t h s t o 2 y a a T - s - _ _ _ , , _




/ 0

3 .

E d u c a t i o n a l b a c k g r o u n d . '

L e s s , t h a n h i g h s c h o o l g r a d u a t e

H i g h s c h o o l g r a d u a t e

1 y e a r o f c o l l e g e

2 y e a r s o f c o l l e g e

3 - 4 y e a r s o f c o l l e g e

C o l l e g e g r a d u a t e

5 .

H o w l o n g h a s i t b e e n - s i n c e . y d u

a t t e n d e d a t r a i n i n g s e s s i o n

d i r e c t l y r e l a t e d t o y o u r j o l i .

L e s s t h a n 6 m o n t h s

6 .

Y o u r a g e .

1 8 - 2 4

7 .

W h i c h b e s t d e s c i b e s y o u r

j o b d u t i e s ?

T y p i n g / f i l i n g / r e c o r d k e e

5 - 3 1

3 2 - 3 8

A s s i s t a n t t o s u p e r v i s o r


3 9 - 4 4

S u p e r v i s o r

M d r e t h a n 2 y e a r s

4 5 - 5 0

R e s e a r c h / I n v e s t i g a t i o n

N e v e r

5 1 +

k .



P A I 1 T I I

2 0

I f a t r a i n i n g p r a g r a m w a s

o f f e r e d , h o w w o u l d e a c h o f t h e f o l l o w i n g a r e a s b e n e f i t y o u ?

' P l e a s e r e s p o n d b y p l a c i n g a m a r k i n t h e b o x t h a t m o s t

a c c u r a t e l y d e s c r i b e s y o u r f e e l i n g

J o b R e l a t e d

A r e a s o r S k i l l q

e

T y p i n g

,

W o u l d b e

o f n o

b e n e f i t

W o u l d b q

s l i g h t l y

W o u l d b e

m o d e r a t e l y

W o u l d b e

h i g F y

b e n e r i c i a l

b e n e f i c i a l

b e n e f i c i a l

G r a m m a r

.

.

,

I

S h o r t h a n d /

D i c t a t i o n

.

.

F i l i n g P r o c e d u r e s /

R e c o r d K e e p i n g


( a u t h o r i n g l e t t e r s )

.

,

4

. .

4

I n t e r p e r s o n a l C o m m u n i c a -

t i o n S k i l l s

.


T e l e p h o n e C o m m u n i c a t i o n

,

.

R e c e i v i n g a n d S c r e e n i n g

V i s i t o r s

E q u i p m e n t S k i l l s

U s e o f : ,

W o r d P r o c e s s o r

,


.

D i c t a p h o h e

.

T e l e p h o n e

O t h e r

1

I n c l u d i n g t h e t o p i c s l i s t e d i n g a r t I I , a n d a n y

e t h e r j o b r e l a t e d a r e a s y o u e a n t h i n k

o f , p l e a s e r a n k - o r d e r t h e t h r e e y o u f e e l y o u

w o u l d m o s t b e n e f i t f r o m .

W o u l d y o u c o n s i d e r a t t e n d i n g

2 °

2 .

3 .

r t

t r a i n i n g s e s s i o n s :

Y E S

N O

U N D E C I D E D

A f t e r w o r k d u r i n g t h e w e e k

O n S a t u r d a y s

.

O n a . W e e k e n d T r i p

. .

.

. . .



2 1

g e f e r e n c e s

B a l s l e y , I . W .

V i e w f r o m t h e t o p .

M a n a g e m e n t W o r l d , 1 9 7 9 , 8 ,

1 - 1 8 ,

4 1 1 ,

H a c h e y , M .

A c h e c k l i s t f o r i n - h o u s e

s e c r e t a r i a l t r a i n i n g .

P e r s o n n e l

J o u r n a l , 1 9 8 0 ; 5 9 , 5 9 - 6 0 .

H i l l i a d s , V . J .

T e n c o m m o n m i s t a k e s o f

s e c r e t a r i a l t r a i n i n g .

P e r s o n -

a e l J o u r n a l , 1 9 7 7 , - 5 6 , 4 1 0 - 4 1 3 .

M e h a l l i s , M . V . , & F a i r , K .

O c c u p a t i o n a l a n a l y s i s :

A b a s i s f o r c u r r i -

,

c u l u m d e v e l o p m e n t a n d e v a l u a t i o n .

. P u b l i a h e A b y t h e E m p l o y m e n t

a n d

T r a i n i n g A d m i n i a t r a t i o n , W a s h i n g t o n ,

D . C : , 1 9 7 9 .

O c c u p a t i o n a l O u t l o o k H a n d b o o k .

P u b l i s h e d b y t h e B u r e a u o f

L a b o r S t a t i s -

t i c s , W a s h i n g t o n , 1 9 7 8 ,

( B u l l e t i n # 1 9 5 5 - 5 ) .

R d d n i t s k y , A .

L o s A f l e e 5 s C o u n t y O f f i c e

S u r v e y . ' P u b l i s h e d b y t h e L o s

A n k e l e s C i t y C o l l e e , 1 9 8 0 , ( R e s e a r c h

# 8 0 - 9 ) .

S e i x a s , S .

T h e c a s e o f t h e d i s a p p e a r i n g s e c r e t a r y .

h o n e y , 1 9 / 8 0 , 1 0 ,

8 4 - 8 7 .

S S

2 : 3

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